Manual de Expositor

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Manual de Expositor

Manual de Expositor
El Expo Congreso del Sector Eléctrico más Importante de México
ACOEO | Asociación de Constructores de Obras Eléctricas de Occidente A.C.
Isla Australia No. 2374/ Col. Bosques de la Victoria | Tel. (33) 1812-4458 / 4459 www.electricon.com.mx
[email protected]; [email protected]
BIENVENIDOS
Estimado Expositor
Nos complace saludarlo una vez más y darle la bienvenida a la dieciseisava edición de Expo- Congreso
Electricón.
“ELECTRICIDAD PROGRESO PERMANENTE”
Queremos extenderle un agradecimiento por la confianza depositada en el evento. Tenemos la plena
convicción que una vez más cumpliremos con las metas y rebasaremos las expectativas al ofrecer un
evento de primera calidad y talla Nacional.
El Comité Organizador y un servidor quedamos a sus órdenes.
Atentamente
GENERALIDADES
Aceptación de las Normas de Participación
Todas las empresas que soliciten su participación como expositores en EXPO-CONGRESO ELECTRICÓN,
aceptan las presentes normas generales que forman parte integral del contrato de exposición, además
del reglamento de operaciones específico del evento.
Todos los formatos indicados para el Registro de Gafetes, Anuncios Publicitarios* e Información de su
Empresa para el Directorio de Expositores deberán ser enviados antes del 24 de Julio.
La información e indicaciones que a continuación se presenta son de suma importancia, por lo que le
pedimos leer toda la información sin omitir ningún dato.
*El Anuncio Publicitario aplica para aquellas empresas que lo contrataron o que incluye dentro de su
patrocinio.
Para mayor información con:
COMITÉ ORGANIZADOR
Oscar Miranda
[email protected]
INFORMACIÓN RELEVANTE
_ Horario
Su personal debe presentarse en el stand por lo menos media hora antes del horario de exposición al
público y no retirarse hasta que concluya la jornada. El horario de exposición es de 12:00 a 20:00 horas
durante los 3 días.
_ Sobre el acceso al recinto ferial
El acceso al recinto de los expositores se autorizará exclusivamente los días de exposición. Si el expositor
decide permanecer en el área de exposición en los horarios de montaje y desmontaje será bajo su responsabilidad, debido a las maniobras de maquinaria y materiales de montaje de su stand y de los demás
expositores que puedan presentar un riesgo. La responsabilidad por la custodia de los gafetes será exclusivamente por parte del expositor y el comité queda deslindado de cualquier responsabilidad.
_ No niños
El evento está enfocado a ser un punto de encuentro entre proveedores y compradores, por lo que el
acceso a niños dificulta se cumpla con los objetivos comerciales, por lo que no se les permitirá el ingreso
a menores de 16 años.
_ Materiales de promoción
La distribución y exhibición de muestras, folletos y toda clase de material promocional se realizará únicamente dentro del espacio de cada expositor. No se deberán de exhibir en pasillos o áreas comunes.
_ Hospedaje
Le recomendamos visitar la página de internet www.electricon.com.mx para obtener más información
respecto a los hoteles donde se puede hospedar y obtener tarifa especial.
REGLAMENTO GENERAL
Maniobras
1.
El ingreso de materiales y mercancías para Exposición es por la Av. De las Rosas por la PUERTA 3,
NO se permite estacionar en forma permanente vehículos de ninguna clase en zonas de carga y descarga;
realizadas estas maniobras de inmediato deberán desalojar las áreas.
2.
El tiempo máximo para maniobras de carga y descarga dentro del patio de maniobras será según
lo asignado, si excede este tiempo, se sancionará al conductor y/o responsable del vehículo con $ 100.00
más IVA por cada 5 minutos excedidos.
3.
El cargo de la multa se genera en la caseta de salida donde se canalizan al módulo de servicios
para su respectivo pago y, en caso de ser requerida, su facturación.
4.
Si trae equipo que requiera grúa favor de llegar en horas de montaje del día 29 de Septiembre y
ponerse en contacto con el personal de Control para hacer esta maniobra.
5.
Una vez descargado el vehículo se deberá retirar del patio de maniobras, quedando el andén libre
para maniobras.
6.
Para el desmontaje, deberá trasladar previamente sus equipos y/o materiales del área del evento
al área de andenes; en este momento el personal de control vehicular le proporcionará una autorización
de acceso para ingresar su vehículo.
7.
El área de andenes NO es estacionamiento, ni área de almacenaje, únicamente podrá ser utilizado
en maniobras de carga y descarga para eventos que se lleven a cabo en Expo Guadalajara.
8.
Expo Guadalajara no se hace responsable en el caso de robo o daños ocasionados a sus vehículos, así como a sus equipos y/o materiales.
9.
Expo Guadalajara se reserva el derecho de ingreso de vehículos y peatones al patio de maniobras.
10.
Ningún vehículo podrá permanecer en el interior de los salones o vestíbulos, excepto los que formen parte integral de la exhibición y quede autorizado por Expo Guadalajara.
11.
cas).
Únicamente se podrá fumar en las áreas autorizadas (plazoleta, terraza, zona escaleras eléctri-
Montaje y Desmontaje
12.
No se permite ejecutar labores de montaje y desmontaje bajo los efectos de bebidas embriagantes y/o substancias enervantes.
13.
No puede enviar equipo o producto antes del 29 de Septiembre 2015 a Expo Guadalajara ya que
este NO será recibido, quedando el Comité Organizador y Expo Guadalajara liberados de cualquier reclamo por pérdida, daño y robo total o parcial.
14.
El Expositor está obligado a retirar todo material, equipo y mercancías de su empresa dentro del
horario del Desmontaje (Ver Tabla 1.2 Fechas de montaje, eventos y desmontaje). Cualquier costo que
ocasione al Comité Organizador la remoción de esto, será cobrado al Expositor.
15.
El Comité Organizador se libera de toda responsabilidad sobre cualquier elemento que quede en
Expo Guadalajara antes y después de las fechas oficiales del montaje y desmontaje. El cobro por almacenaje que determine Expo Guadalajara será pagado por el Expositor.
16.
No se permite el uso de pirotecnia de ninguna especie en el interior del recinto, de la misma manera queda restringido el uso de elementos decorativos que utilicen fuego (velas, candiles, etc.)
17.
Por seguridad del evento y de Expo Guadalajara queda estrictamente prohibido fumar durante el
montaje y desmontaje.
18.
Está prohibido cruzar los pasillos o áreas comunes con cables electrónicos o instalaciones que
ofrezcan peligro, tanto en el piso como en la parte superior.
19.
Los salones se cerrarán fuera del horario de exposición y habrá guardia. No habrá seguridad y/o
servicio de vigilancia dentro de las áreas de exposición/evento, así como de las instalaciones propias de
éstos durante el montaje y horarios de exposición, todos sus materiales, artículos y/o productos, queda
bajo responsabilidad del Expositor; por lo tanto podrán contratar la seguridad adicional que consideren
necesaria en caso de que usted o alguna persona responsable del stand no esté presente durante este
horario.
Los guardias que contrate el Comité Organizador tendrán la función específica de cuidar los pasillos y
vigilar en concordancia con la seguridad de Expo Guadalajara el correcto desempeño de las labores al
interior del espacio expositivo.
20.
Expo Guadalajara y el Comité Organizado no se hacen responsables por pérdidas de objetos y/
equipos dejados en el interior de los vestíbulos, área de exposiciones o pasillos que hagan uso de las
áreas de maniobras, ni por daños causados a éstos por fenómenos naturales, incendio y/o robo total o
parcial. En caso de así requerirlo, el Expositor puede contratar un seguro para sus bienes dejados en la
exposición el cual debe ser cubierto y contratado por ustedes mismos.
Stand
El Comité Organizador tendrá el derecho de solicitar al Expositor que modifique el diseño de su espacio
si éste no cumple con los lineamientos del Reglamento General.
21.
La altura máxima de cualquier elemento de decoración dentro del espacio para exposiciones es
de 5 metros. (Revisar alturas máximas en medidas y pesos)
22. Queda prohibida la utilización de yeso, tablaroca o cualquier material de construcción que
requiera de labores pesadas, o que emane partículas al aire. Clavar cualquier cosa a las paredes o
columnas del recinto ni pegar cintas que dejen marcas o residuos, estas acciones las penalizará Expo
Guadalajara con cargo al Expositor.
23.
No se podrán construir puentes o uniones sobre los pasillos. Ni hacer pasillos con unión de 2
espacios debido a que esto cortaría el acomodo en laberinto y perjudicaría a los demás Expositores.
24.
En actividades de pegado de pisos aparentes como son duela, losetas y alfombra únicamente
se podrá utilizar cinta doble de la marca JANEL, la cual deberá de ser retirada por la empresa responsable una vez concluido el evento.
REQUERIMIENTOS DE MONTAJE
Construcción y Tipos de Stands
La fecha de ingreso para el montaje será el 29 de Septiembre de 2015 en los siguientes horarios:
TABLA 1.2
•
No se permitirá montar nada el día de la inauguración.
•
El desmontaje no podrá hacerse antes de la clausura.
•
No se permiten los dobles pisos.
•
Altura máxima permitida de display 5 metros (incluyendo decoración y elementos colgantes)
•
Los gafetes o acreditación de montaje, le serán entregados el 29 de Septiembre de 2015, día en
que podrán realizar el ingreso del equipo y todo lo necesario para la preparación de su stand. Favor de
verificar la Tabla 1.2 “Fechas de montaje, evento y desmontaje” para revisar su horario de acuerdo a la
zona de su stand.
Descripción del Stand
El stand se entregará con paredes de melanina, acabado en blanco brillante con una altura de 2.50 mts
(incluyendo marco de aluminio), estructura de aluminio, una lámpara slimline (spots) para iluminación,
número de identificación del stand, letrero (no logotipo) del nombre de su empresa (máximo 20 caracteres), toma de corriente de 110 volts y 500 watts y alfombra de uso rudo. Ninguno de estos elementos
puede ser perforado, engrapado ni modificado; de lo contrario el expositor deberá cubrir con los gastos
necesarios para la reposición de estos elementos.
Habrá vigilancia general 24 hrs. En áreas comunes y se darán Gafetes para el personal.
Características del Stand por ubicación
• El tipo de montaje de los stands depende de su ubicación, la cual puede ser en esquina o al centro.
• Los stands se montan únicamente con mamparas con los vecinos.
• Los stands en esquina van abiertos en 2 de sus lados, a menos que el expositor indique lo contrario.
• Los stands centrales van cerrados en 3 de sus lados.
*El color en antepecho es sólo para destacar dicho elemento. Los stands llevan antepecho color blanco,
con marco metálico y rótulo en color negro.
Nota: Si no requiere de mamparas, favor de comunicarlo al Comité Organizador de ACOEO.
FORMATO DE REQUERIMIENTOS DE MONTAJE
(Anexo 1.)
Esta información deberá ser capturada en su computadora y enviada por correo electrónico a
[email protected] o podrá ser llenada a través de nuestra página web www.electricon.com.mx
antes de la fecha límite 18 de Septiembre de 2015.
Por favor indique el nombre o rótulo a colocar en la marquesina, capturando una letra por cada espacio
(Máximo 20 caracteres), sugerimos omitir S.A, S.A de C.v, S. de R. L., etc.
*Las modificaciones a su montaje que no sean en tiempo y forma tendrán un costo adicional.
El expositor deberá entregar conforme al programa de fechas límite la información de requerimientos generales solicitados en este Manual, quedando el Comité Organizador liberado de cualquier reclamación
sobre los requerimientos no solicitados en los cuestionarios y formatos que no se hayan hecho dentro de
este plazo.
Para mayor información con el montaje, favor de contactar a:
Expo Congresos
Juan José Sánchez
[email protected]
Cel: (33) 1248 8892
SERVICIOS ADICIONALES
El Comité Organizador proporciona dentro del paquete del espacio de exposición un contacto doble monofásico de 500w por cada diez metros cuadrados que se contrate. Cualquier instalación adicional tendrá
un cargo extra que deberá ser cubierto por el Expositor por anticipado para su ejecución.
El Expositor o su contratista de montaje no podrán tener acceso directo a las fuentes de suministro de
energía eléctrica de Expo de Guadalajara. Cualquier requerimiento canalícelo por medio del Comité Organizador.
Expo Guadalajara es el proveedor de alimentos y bebidas, NO podrá ser contratado ningún otro proveedor para este servicio, Expo Guadalajara pone a su consideración algunas propuestas para alimentos y
bebidas, o en su caso, descorche si ustedes desean traer sus bebidas deberán solicitárselo a la Operadora de Ferias y Exposiciones (Expo) por lo menos 48 horas hábiles de anticipación al inicio del evento.
La contratación de equipo, mobiliario, alfombras y servicios en general, deberá ser realizada directamente por el Expositor. Para facilitar la localización de estos proveedores, el Comité Organizador incluye dentro de este Manual una tabla de “Contactos para Comunicación) (Ver tabla 1.3), quedando el Expositor
en libertad de contratar con quien más le convenga, sin que esto signifique una obligación o imposición.
Para realizar la solicitud de servicios adicionales, se deberá consultar la tabla de servicios adicionales que
maneja el recinto. Este formato deberá ser enviado a Servicios Adicionales de Expo Guadalajara para realizar
su solicitud.
Para mayor información con el recinto, favor de contactar a:
Liliana Orozco
Módulo de Servicios
[email protected]
(33) 3343 3000 ext. 2530/2540/2550
GAFETES
Los gafetes son intransferibles y usted no podrá circular en el interior de la exposición sin ellos. La cantidad de gafetes asignada es de acuerdo al número de stands contratados (Ver Tabla 3)
Para obtener sus gafetes deberá haber ingresado en la liga http://electricon.com.mx/expositor y haber
cargado previamente los datos antes del día 24 de Julio 2015. Los gafetes se entregarán el día 29 de Septiembre de 2015 en el área de registro de Electricon.
La cantidad de gafetes, cortesías y becas de su empresa será de acuerdo a la cantidad de stands contratados y/o patrocinio adquirido, tal y como se describe en la siguiente tabla:
TABLA 3 GAFETES, CORTESIAS Y BECADOS
* Si contrató algún patrocinio favor de sumar las cortesías y becas correspondiente a su patrocinio de elección.
* Los gafetes son para el personal (staff) de su empresa y edecán que estará brindando apoyo y/o exhibiendo sus productos.
** Las Cortesías son para que el Expositor las regale a sus invitados especiales (clientes) y así ellos no
pague ingreso alguno al área de Exposición.
*** Las Becas son para que el Expositor las regale a sus invitados especiales (clientes) y/o a sus empleados
para que ninguno de ellos pague el ingreso al área del Congreso.
DIRECTORIO DE EXPOSITORES
Favor de proporcionar la información de la empresa que desea que aparezca en el Directorio de Expositores.
Esta información debe ser llenada a través de nuestra página web www.electricon.com.mx/expositor o
bien a través de este formato (Anexo.2) capturado en su computadora y enviado por correo electrónico a
[email protected]
ANUNCIO PUBLICITARIO
En caso de querer colocar un anuncio en alguna página del directorio el diseño será enviado por el Expositor. Se debe de cumplir estrictamente con los requerimientos, especificaciones y fechas de entrega
establecidas por el Comité Organizador. En caso de no cumplir con esto, no se podrá incluir dicho anuncio en el directorio.
Adicionalmente, el directorio de expositores incluirá una sección de reportaje. Para mayor información
para la publicación de sus datos y contratación de Anuncios Publicitarios, favor de contactar al Comité
Organizador.
*Las especificaciones del anuncio son: 300 dpis, base 10 cm x altura 20.8 y con un rebase de 3mm por
cada lado.
Es importante mencionar que el anuncio que cada expositor nos haga llegar para el directorio, se publicará
tal cual como sea recibido, por lo que recomendamos, revise bien su anuncio en cuanto a ortografía, diseño
y calidad de resolución para evitar que el anuncio aparezca “pixeleado” y/o con errores.
TABLA DE CONTACTOS
A continuación se anexa la siguiente tabla 1.3 donde usted podrá encontrar al proveedor de adecuado
para realizar las siguientes actividades.
Tabla 1.3

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