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Transcripción

Book Norwegian
Motor de Reservas Online
para agentes de viajes
Instructivo Completo
Contenido
Acceder a Book Norwegian .................................................................................................. 3
Pantalla Log-In .................................................................................................................................4
Página Inicial ....................................................................................................................................4
Hacer una nueva reserva ..................................................................................................... 5
Perfil Agencia ...................................................................................................................................5
Criterios de búsqueda .....................................................................................................................7
Resultados de búsqueda ................................................................................................................9
Categoría ....................................................................................................................................... 11
Camarote ....................................................................................................................................... 14
Información sobre los clientes .................................................................................................... 16
Datos de cliente ............................................................................................................................ 16
Opciones de vuelo/Traslados ..................................................................................................... 18
Paquete terrestre .......................................................................................................................... 22
Servicios especiales ..................................................................................................................... 23
Factura ........................................................................................................................................... 24
Informaciones de pago ................................................................................................................ 26
Resumen de reserva .................................................................................................................... 30
Solicitar una confirmación de la reserva en pdf ....................................................................... 31
“Estado” de la reserva .................................................................................................................. 32
Cancelar una Reserva........................................................................................................ 33
Mis Reservas – ‘My Reservations’...................................................................................... 35
Modificar una reserva existente.................................................................................................. 35
Book Norwegian – Instructivo Completo / Versión: 11.06.2015
NCL (Bahamas) Ltd., Oficina Wiesbaden, Central Europea Continental, Kreuzberger Ring 68, D - 65205 Wiesbaden
E-mail: [email protected]
Página 1 de 46
Reservar Cenas/Entretenimiento/Spa en anticipo................................................................... 36
Excursiones en tierra ................................................................................................................... 40
Paquetes de regalo ...................................................................................................................... 41
Copiar una reserva ....................................................................................................................... 43
Segundo localizador – ‘Alt Res ID’ ............................................................................................. 43
Facturación Online; Check-In Online ......................................................................................... 43
Grupos ............................................................................................................................... 44
Cambiar contraseña ........................................................................................................... 44
Gestionar mi agencia ......................................................................................................... 45
Datos de contacto .............................................................................................................. 46
Página 2 de 46
Acceder a Book Norwegian
Para acceder al motor de reservas para agentes de viajes entra en
www.es.ncl.eu y en el centro de la página a la derecha, debajo del banner
grande, pincha en el botón naranja ‘Sección de Agencias’ para entrar en la
página inicial del área exclusiva para agentes de viajes. Si lo prefieres puedes
guardar este link en favoritos y entrar directamente http://www.agents-es.ncl.eu/
En el lado rosa, a la izquierda haz clic en el botón amarillo BOOK NORWEGIAN para acceder.
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Pantalla Log-In
Recibiste tu nombre de usuario y palabra clave mediante un e-mail automático de nuestro sistema
cuando dimos de alta tu agencia con Norwegian Cruise Line. Sin tener un número de agencia con
Norwegian Cruise Line no puedes tener acceso al motor de reservas. Para el nuevo motor de
reservas, tu nombre de usuario y palabra clave siguen siendo los mismos que tenías para el antiguo
motor. En caso de haber olvidado tu nombre de usuario y palabra clave, y quieras recibirlos otra vez
por e-mail, pincha en ¿Clave de acceso olvidado?. Si todavía no tienes acceso contacta con
nuestro equipo de Apoyo a las Agencias en [email protected] o llámanos al 93 176 34 70.
Antes de iniciar la sesión, elige primero el idioma „español (España) a través del menú a la derecha
„Selecciona Idioma“. El idioma seleccionado será guardado en tu perfil y aparecerá automáticamente
en tu próximo Log In. Si en este paso ya tienes un problema, nos puedes avisar a través de
„Comunicar el problema“.
Página Inicial
Una vez dentro, estás en la página Inicial que se llama ‘Mis reservas’.
Desde aquí puedes hacer una nueva reserva o buscar una reserva existente que hayas hecho
con tu número de agencia.
Arriba del todo verás más opciones disponibles.
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Nueva Reserva: Para consultar disponibilidad
Mis reservas: Para buscar reservas existentes con tu localizador.
Clientes: Para buscar clientes repetidores con su número ‘Latitudes’
Pagar reserva: Esto es una opción para el futuro, todavía no funciona.
Tour Credit: Esto es una opción para el futuro, todavía no funciona.
Puntos de beneficio: Esto es una opción para el futuro, todavía no funciona.
Mi agencia: Para ver toda la información en el perfil de tu agencia, por ejemplo dirección, teléfono,
e-mail y comisión. Esta área está disponible solamente para la persona con estatus ‘Supervisor’ en
tu agencia. También se pueden añadir más agentes y gestionar sus accesos a Book Norwegian.
Para más información ver el apartado gestionar mi agencia.
Grupos: Para hacer reservas dentro de bloqueos de grupos existentes para tu agencia.
Hacer una nueva reserva
Para empezar una nueva reserva, pincha en
de la pantalla.
en la parte superior izquierda
Perfil Agencia
La pantalla del perfil de tu agencia muestra tu número de agencia, nombre de la agencia y teléfono.
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Si eres la sucursal de una cadena de agencia de viajes, puede ser que todas las reservas se
realicen a nombre de tu central. En este caso aparecerán los datos de contacto de tu central bajo el
punto “Agencia principal y agente”.
-
Si conoces tu número de agencia (el número que te hemos enviado por E-mail al darte de
alta en nuestro sistema):
Para colocar la reserva en la cuenta de tu oficina, tienes que introducir tu número de agencia en el
campo AGENCIA bajo “Agencia sucursal y agente” y hacer clic en algún otro campo para que el
sistema aplique tu número. Después haz clic en “continuar” para buscar un crucero.
- Si no conoces tu número de agencia, introduce el nombre de la agencia, código postal o
algún dato de tu oficina y haz clic en BUSCAR y podrás encontrar entre la lista de agencias
la tuya
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Puedes ignorar la parte derecha si ves que bajo “Nombre del agente” esta puesto “No Agent”
Selecciona tu agencia y haz clic en “Continuar”. Llegarás de nuevo a la parte inicial de la Agencia,
pero los campos estarán rellenados con tu número de agencia y solo tienes que hacer clic en
“continuar”.
Criterios de búsqueda
Ahora aparece la pantalla para buscar cruceros disponibles.
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En el buscador puedes meter varios cruceros. Así saldrá un listado de cruceros que más reflejan tus
requisitos. *Vas a poder seleccionar más tarde camarotes múltiples. Ahora introduce la
ocupación para el primer camarote aquí. Si tus clientes viajan con niños (2-17 años) o con bebés
(menor de 2 años) ya lo puedes indicar.
Clientes repetidores / miembros del programa Latitudes Rewards
En caso que el cliente haya viajado con Norwegian Cruise Line en el pasado, activa la opción
‘Miembro Latitudes’. Si existe una oferta especial para clientes Latitudes, se indicaría.
Clientes mayores de 55 anos
También puedes activar la opción ’uno o más clientes de 55 años’. Si disponemos de tarifas mayores
de 55 años, se indicaría.
Os rogamos utilizar el calendario para elegir una fecha de salida.
En caso de que quisieras añadir un paquete aéreo terrestre de Norwegian Cruise Line, no puedes
hacerlo online, pero después de haber reservado el crucero, llama a nuestro equipo de reservas.
Como ves, todas la pantallas en la función ‘Nueva Reserva‘ tienen unos aspectos comunes.
El primero es la barra navegador superior.
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Cuando te muevas de una pantalla a la
siguiente, el nombre de la página sigue
cambiando el color de azul a negro. La página
actual se muestra en negrita.
Puedes volver y modificar información en una
página anterior si pinchas en el nombre en la
barra navegador superior. Para confirmar la
modificación, pincha en ‘Continuar‘. Si no la
confirmas, siempre utiliza el navegador superior
para ir a otra pantalla.
El segundo aspecto común es un resumen de la
reserva que aparece a la izquierda de cada
pantalla. Procesando, más y más detalles
aparecen aquí. Algunas notas son enlaces para
ver más información. Estos enlaces pueden ser
identificados por su subrayado si le pasas por
encima con el cursor. Cuando mueves el cursor
sobre estos enlaces el cursor cambia a una
mano y se abre una ventana Pop Up con
detalles de la factura.
Resultados de búsqueda
La pantalla con los cruceros disponibles muestra resultados basados en la información que has
puesto en el buscador anterior. En función de los filtros utilizados.
Para cada crucero, la información siguiente está preparada:
Esta columna muestra el nombre del barco. Para ver información sobre el barco,
pincha en
.
Barco
Inicio
viaje
del
La columna Inicio del viaje muestra la fecha en que empieza el crucero.
Día de inicio
La columna Día de inicio muestra el día de la semana que corresponde a la
fecha de salida.
Días
de
navegación
La columna Días de navegación muestra la cantidad de noches de este
itinerario.
Información
del itinerario
Para ver el itinerario detallado, pincha en el
Comentarios
La columna Comentarios muestra cualquier comentario adicional en cuanto a
este destino.
Días en tierra
Para ver cualquier paquete en tierra adicional. ‘N/A’ significa ‘no disponible’.
en la columna Infor...
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Ten en cuenta que los precios que ves son precios ‘desde’ de ‘solo crucero’ para la primera
persona del camarote y para la categoría principal de camarote (Suite, Balcón, Exterior,
Interior). El precio ya contiene las tasas.
Por favor, selecciona uno de los cruceros para ver los precios completos en la siguiente
página.
En caso de que los cruceros que aparecen no cumplan tus requisitos o quieras ver otra cosa, pincha
en ‘Criterios de búsqueda’ en la barra superior de la página para volver al buscador. Está opción
está disponible durante todo el proceso de reservas.
Para continuar, pincha en Seleccionar al lado de tu crucero preferido.
Los precios por categoría principal están disponibles en la pantalla ‘Resultados de búsqueda’ para
ver inmediatamente, a primera vista, que salida tiene los mejores precios.
Puedes pinchar en uno de los precios para ver todas las subcategorías disponibles dentro de la
categoría principal.
Página 10 de 46
Categoría
Esta página te ofrece información de precios para todas las subcategorías disponibles.
Categoría
(Ca..)
Esta columna es la categoría. Pincha en el enlace o en
esta categoría.
Actualización
(Act..)
Esta columna dice si está disponible un Upgrade, mostrándote la nueva categoría
de camarote que podría ser aplicada. Nota que de momento este concepto no se
utiliza en Europa Continental.
Actualización
disponible
(Act..)
La columna Actualización disponible te dice cuántos Upgrades están
disponibles para esta categoría. Nota que de momento este concepto no se utiliza
en Europa Continental.
Descripción
Esta columna es la descripción de la categoría. (en inglés)
Capacidad
máxima
(C…)
La columna Capacidad máxima muestra la cantidad de clientes que pueden ser
alojados dentro de, por lo menos, uno de los camarotes disponibles en esta
categoría.
Cuna
La columna Cuna indica si se puede acomodar una cuna plegable o andador para
un bebé.
(C…)
para ver un imagen de
OK indica que camarotes están disponibles, con número de camarote específico.
Estado (E..)
GTY indica que camarotes están disponibles pero no podemos dar un número
concreto en este momento.
*** Las cabinas Garantizadas (GTY) no están disponibles para cruceros
combinados, suites o camarotes especiales como camarotes familiares o spa.***
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Camarote
disponible
Promo
La columna Camarote disponible muestra la cantidad de camarotes disponibles
en esta categoría. En caso que el número es 7+, esto significa que hay 7 o más
camarotes disponibles en esta categoría.
Esta columna nos informa sobre el código promocional asociado al Mejor Precio
Disponible para esta categoría. Pincha en el enlace del código promocional para
ver tarifas alternativas y también para aplicar el prepago de cargo por servicio.
Precio total
de reserva
La columna Precio total de reserva es el coste total de la reserva, incluidos
todos los componentes (crucero, tasas, seguro, cargo por servicio (si aplicado),
etc.).
Precio
por
cliente 1-2
La columna Precio por cliente 1-2 es el precio para la primera persona en la
reserva. Para ver el precio por persona, haz clic en el precio.
Precio
por
cliente 3-8
Si has elegido más que dos clientes, la columna Precio por cliente 3-8 te da el
precio para la 3a persona en la reserva. Para ver el precio por persona, haz clic
en el precio.
Total
del
grupo FS
Todavía sin funcionalidad (a venir).
Los precios iniciales primero excluyen el cargo por servicio. Como sabes, se trata de un cargo
opcional de 12,95 USD por persona y día que los clientes pagan en su cuenta de a bordo. Este
cargo es de 14,95 USD para las categorías Suite y The Heaven. Si quieren puedes pagar este cargo
en EUR y antes de la salida (11€ y 12,5€ respectivamente sujeto a cambios).
Para añadirlo a la reserva, pincha en el código promocional indicado bajo la columna Promo.Brochure.
Ahora estas en una página secundaria „Plan de precios“. En el lado izquierdo (Factura actual y
promociones) ves lo que actualmente está disponible en esta reserva. Más abajo en la página se ven
códigos de promociones alternativos que puedes elegir para esta reserva.
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Activa el cuadrito aplicable para cada cliente (‘CEPSC’ es el prepago del cargo por servicio) y pincha
en el botón
. Ahora veras en el lado derecho en “Calculación actualizada” el nuevo
precio de la reserva incluyendo el cargo por servicio. Veras una comparación entre el precio inicial
(Factura actual y promociones) y el nuevo precio (Calculación actualizada) Para confirmar este
cambio pincha en
.
Página 13 de 46
Camarote
Esta pantalla te da un listado de camarotes disponibles en la categoría que acabas de elegir.
El mejor camarote disponible sale primero. Puedes consultar un plano de la cubierta también.
En esta pantalla no aparece si has elegido una cabina garantizada ‘GTY’ porque en este caso no
puedes elegir el número de camarote.
El listado de camarotes te permite agrupar/filtrar según tus criterios:






Categoría
Ubicación del Camarote n°
Cubierta
Capacidad de personas
Connecting Staterooms / Camarotes comunicados
Disabled Staterooms / Camarotes para personas con discapacidades
El orden del listado empieza con los mejores camarotes arriba.

Si buscas un número de camarote especial, puedes introducir el número del camarote en el campo
Búsqueda rápida y si está disponible todavía, el sistema te mostrará el resultado.
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Puedes poner filtros también. Pincha en Filtrar arriba de la página. Si quieres buscar características
en categorías múltiples, mantén las teclas Shift/flechas presionadas cuando activas los cuadritos al
lado de las características diferentes y luego pincha en
Las características son:
Aft Section = popa
Connecting Rooms = Camarotes comunicados
Hearing Impaired = Equipado para personas con discapacidad auditiva
Porthole = ojo de buey
Pullout Bed = cama nido
Starboard Side = estribor
Bathtub = bañera
Crib = cuna
Midship Section = centro del barco
Port Side = babor
Separate Bedroom with a door = dormitorio separado con puerta
Wheelchair accessible = accesible para silla de rueda
Certified Butler Service = servicio de mayordomo
Forward Section = proa
Picture Window = ventana panorámica
Pullman Bed = litera
Separate Shower = ducha separada
Para seleccionar un camarote, pincha en el cuadro que corresponde al camarote y luego haz clic en
‘Seleccionar’. Es posible seleccionar más de un camarote si quieres hacer más de una reserva a la
vez. Las reservas adicionales se pueden encontrar a la izquierda de la pantalla para ser
completadas más tarde (“Reservas abiertas”).
Ahora llegas a la pantalla Seguro de viaje, la cual puedes ignorar y seguir con “continuar”, ya que
nosotros te remitiremos para la protección en viajes a nuestro colaborador “Europäische
Reiseversicherung AG” (ERV) – nuestro colaborador para seguros de viajes en toda Europa – con
efecto inmediato, ya que no ofrecemos más este servicio directamente. Ver más información con
este enlace: www.es.ncl.eu/reservas-ya-realizadas/seguros-de-viaje/
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Información sobre los clientes
Datos de cliente
Si todavía no estás listo para introducir los datos de los clientes ahora, puedes pinchar en Continuar
pero tienes que volver más tarde para completar la información, antes de guardar la opción.
Para buscar un cliente en nuestra base de datos Latitudes Rewards, pincha en Buscar en la fila del
cliente correspondiente.
La pantalla de búsqueda que aparece dice ‘Buscar cliente.
Si tienes el número del cliente para el programa Latitudes Rewards, introdúcelo en el campo
Latitudes n° y pincha en Buscar cliente.
Si no tienes el número de cliente disponible, puedes buscarle con
○sus apellidos y nombre MÁS
○su fecha de nacimiento O
○número de teléfono.
Los apellidos tienes que escribirlos tal y como figuran en el pasaporte, pero todos juntos, sin
espacios.
Cuando hayas puesto los criterios para buscar, pincha en Buscar cliente.
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Crear un nuevo cliente en la base de datos
Si el cliente nunca ha viajado con Norwegian, tienes que crearle en la base de datos y añadirle a tu
reserva.
Para hacer esto, primero pincha en Crear nuevo en la línea del cliente correspondiente y así
aparece la pantalla que se llama Editar cliente.
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Los campos marcados con “*” son obligatorios:
 Título
 Nombre (tal como figura en pasaporte)
 Apellidos (tal como figuran en pasaporte, pero escrito en una sola palabra, sin
espacios)
 Sexo (se rellena automáticamente según el tratamiento)
 Nacionalidad
 Fecha de nacimiento
 Todos
los demás campos son opcionales, aunque se recomienda rellenar toda la
información posible. Se pide de rellenar también el campo Segundo nombre, sobre todo si
figura asi en el pasaporte del cliente.
Vía el botón „añadir pasajero“ puedes reservar otra/s persona/s más. Atención: Puede ser que la
categoría elegido anteriormente ya no es disponible y que tendrás volver a “Categoría” afín de elegir
un nuevo camarote.
Con „Eliminar“ puedes eliminar un pasajero que ya estaba introducido y para poder reservar otra
persona. Con „Cancelar“ cancelas la persona completa de la reserva y así cambias la ocupación del
camarote.
No puedes cambiar nada en perfiles de clientes ya existentes. Si deseas efectuar un cambio, te
rogamos contactes con nuestro departamento de Reservas, indicándole el número de Latitudes.
Opciones de vuelo/Traslados
En esta sección se puede agregar un traslado Norwegian a tu vuelo reservado por separado. Así se
incrementa el precio total del viaje por este traslado. Un resumen de todos los traslados con precios
se encuentran aquí. La reserva online de un paquete aéreo-terrestre (compuesto por vuelo y
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servicio de traslado) actualmente no está posible por este sistema. Por favor contactarnos
por 93 176 34 70.
Norwegian Cruise Line solo ofrece el traslado directo del aeropuerto al puerto respectivamente y
viceversa al revés. Por favor introducir aquí el horario del vuelo reservado por separado. Por favor
tomar nota de las horas de llegada y salida que se deben tener en cuenta para que tus clientes no
pierdan ni el crucero ni el vuelo de vuelta. Estas se encuentran en la página web de información para
agencias de viajes.
Si quieres reservar traslados sueltos, puedes hacerlo en esta pantalla. Si no quieres, puedes dar
“Continuar” y seguir sin traslados.
Pincha en “Anadir vuelo”. En “Introducir o cambiar aeropuerto” tienes que poner ‘Llegada
autónoma’.
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Tienes que rellenar los datos de los vuelos que ha contratado el cliente independientemente de
nuestro crucero. El traslado se puede reservar también para parte de las personas de la reserva. Si
los clientes tienen vuelos distintos, simplemente tienes que repetir los pasos de nuevo eligiendo la
persona en cuestión. Ahora ingresa los horarios del vuelo reservado por tu cuenta. Las casillas que
llevan “estrella” son obligatorias.
 En caso de que se trate de un vuelo transatlántico y el vuelo de vuelta llegue a España el día
siguiente, tienes que cambiar la fecha al próximo día.
Completa tu reserva de traslado con ‘Guardar’. Los precios de los traslados se encuentran aquí:
http://www.es.ncl.eu/reservas-ya-realizadas/vuelos-traslados-y-aparcamiento/#!/reservas-yarealizadas/vuelos-traslados-y-aparcamiento/traslados/
La información sobre los vuelos individuales y los detalles de los traslados ahora aparecerán
también en la página resumen al final del proceso de reservas. Apartado Factura
Página 20 de 46
Si se haya reservado un traslado, este no aparece por separado pero está incluido en el precio del
crucero (Voyage Fare).
Página 21 de 46
Paquete terrestre
La pestaña ‘Paquete terrestre’ proporciona un listado de los paquetes de hoteles disponibles
después o antes del crucero.
Para ver el listado, tienes que pinchar en Añadir paquete de hotel. Información más detallada
sobre los distintos hoteles encuentras en nuestra página web: http://www.es.ncl.eu/reservas-yarealizadas/hoteles/
1.
2.
Para añadir un paquete hotelero a tu reserva, pincha en
la fila del paquete
deseado. Los hoteles solo pueden ser reservados para todos los clientes en la reserva, no
para solo una persona.
Después de seleccionar, pincha en el botón “Aplicar”.
 Si antes
ya has reservado un traslado, obtendrás un mensaje de error, porque no se pueden
combinar hotel y traslado. Si reservas un hotel a través de Norwegian, solo el traslado del hotel
al puerto/ del puerto al hotel está incluido. El traslado del hotel o al hotel desde el aeropuerto no
está incluido. En el marco de un paquete aeroterrestre Norwegian, todos los traslados están
incluidos.
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Ahora aparecerán los detalles del paquete hotelero en el resumen de la reserva.
Servicios especiales
1.
Para añadir un pedido especial, pincha en la pestaña “Servicios especiales”.
Aparece la pantalla de pedido. Si eliges Ningún agrupamiento en el campo Agrupamiento,
todos los servicios disponibles aparecen. Con el ‘Agrupamiento’ puedes sortear por tipos.
2.
Selecciona el tipo del pedido (por ejemplo ‘cabin attribute’), pincha en la caja de control del
cliente que vaya a recibir el pedido especial e introduce la fecha de entrega apropiada si es
necesario.
•
Pedidos de ‘Cabin Attribute’ y ‘Dietary’ no requieren una fecha de entrega.
•
No es necesario de rellenar el campo ‘Comentarios’.
3.
Haz clic en el botón ‘Continuar’ (en caso que se trata de una nueva reserva) o el botón
‘Aplicar’ (en caso que se trata de una reserva existente) para guardar el pedido.
Se puede añadir más de un pedido especial a la vez a una reserva.
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Factura
Esta pestaña es un resumen muy completo de los costes, tanto para el precio individual por persona,
como para el total de la reserva.
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Voyage Fare es el precio del crucero sin tasas. Las dos primeras personas en una reserva pagan el
precio de ocupación doble. Los demás personas en la reserva pagan la tarifa de la 3ª a 8ª persona o
la tarifa de niño/bebé según su edad. Cualquier suplemento para ocupación individual será incluido
en el precio de la primera persona, si aplica. Si has reservado un traslado, este estará incluido en el
precio del crucero y no aparece en una fila separada.
Tax & Fees es la cantidad de tasas portuarias no comisionables.
Si aplicable, el cargo de servicio pre-pagado (Service Charges) y/o paquetes terrestres (Land
Programs) aparecen por separado.
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Bajo el punto ‘Factura y pagos’ encuentras tu comisión básica además de una posible
sobrecomisión cargada junto con el total neto y bruto que resulta. Ten en cuenta que la comisión
para traslados y hoteles es siempre un 10%, independiente de tu comisión básica para el crucero.
Estos precios están sujetos a cambios en caso de que hagas cambios en la reserva.
Pincha en “Continuar” para revisar los plazos de pago y para hacer el bloqueo en el sistema.
Informaciones de pago
Por favor, revisa los plazos de pago e informaciones de pago:








Chequear las cantidades para depósito y pago final
Chequear los plazos para efectuar depósito y pago final (fecha de entrega en la cuenta
de Norwegian Cruise Line)
Ver el plazo de opción, que corresponde a la fecha para el primer depósito
Hacer un pago con tarjeta de crédito
Utilizar un vale (como pago)
Prorrogar una opción en el marco de lo posible
Confirmar la reserva directamente (ver la pestaña código de confirmación)
Hacer una reserva en estatus “Opción” (bloqueo) sin realizar un pago todavía *
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*Todas las reservas son opciones que tienen que ser reconfirmadas con pago por tarjeta de crédito,
por teléfono (93 176 34 70) o por e-mail a [email protected].
La primera pestaña “Tarjeta de crédito” incluye los campos siguientes:
1. Forma de pago – Por defecto es ‘Guest’ = Cliente, así que si quieres pagar con tarjeta de la
compañía, tienes que cambiarlo a ‘Agency = Agencia’.
2. Nombre del titular de la tarjeta de crédito - Por defecto es el nombre del primer cliente en la
reserva (si ‘Forma de pago‘ = Guest). En el menú desplegable puedes elegir otra persona en
la reserva.
3. Importe total – Rogamos introducir o el depósito exacto o la suma total exacta, para evitar
exceso de pago e inconvenientes para el departamento de contabilidad.
4. Tipo de tarjeta – Se rellena automáticamente después de haber puesto el número de la
tarjeta.
5. Número de la tarjeta de crédito – Introduce el número sin espacios.
6. Fecha de expiración – Por favor, utiliza el calendario para seleccionar la fecha
7. Dirección de factura - la dirección postal del propietario de la tarjeta
Después de haber rellenado toda esta información, pincha en el botón pagar.
Por favor nota que tienes que introducir el código de confirmación 123 (véase el punto en página
29: La cuarta pestaña „Codigo de confirmación (introducir 123)).
Si quieres comprobar si hemos recibido el dinero, por favor ve al menú: Factura
En el casillero Pago recibido podrás ver la cantidad que has pagado.
Adicionalmente se muestra el pago con la tarjeta de crédito a final del resumen de reserva en la
parte nueva „resumen de pagos“ (el número de la tarjeta no se muestra completamente).
Actualmente aun no puedes utilizar la función de la parte baja „OPCIONAL – Pago final automático”
Si todavía no quieres pagar o no quieres pagar con tarjeta de crédito, pincha en
para completar la opción de reserva. Recibirás una
confirmación de opción durante el día por Email (o te la puedes enviar tú mismo, ver punto: solicitar
una confirmación de reserva en PDF)
Pinchando en “confirmo que estoy de acuerdo…” estás aceptando los términos y condiciones de
Norwegian Cruise Line que aplican inmediatamente. Consulta las condiciones aquí:
http://www.es.ncl.eu/informacion-util/condiciones-generales/
El plazo de pago “First Deposit” para el primer depósito indica al mismo tiempo el plazo de opción.
Si no pagas con tarjeta de crédito inmediatamente, tienes tiempo hasta esta fecha para reconfirmar
Página 27 de 46
la opción. Si no reconfirmas la opción enviándonos un e-mail a [email protected], llamándonos por
teléfono o confirmando la opción directamente por BOOK Norwegian, la opción se cancela
automáticamente en la fecha y hora indicada y pierdes el camarote. Ten en cuenta que nuestro
sistema indica la hora en Miami (EST – Eastern Standard Time) y para la hora correspondiente
en España, tienes que deducir 6 horas. Para reconfirmar, no es suficiente hacer una transferencia
bancaria porque puede llegar a nuestra cuenta demasiado tarde. Si quieres pagar por transferencia,
rogamos que además nos envíes un e-mail reconfirmando.
Si no aparece ningún depósito, el pago completo vence inmediatamente y también hay que
reconfirmar la opción inmediatamente.
La segunda pestaña ‘Vales’:
Cuando tus clientes están a bordo de nuestra flota, pueden hacer ya un depósito de US $ 250 para
un futuro crucero con Norwegian Cruise Line. Para darles las gracias, reciben un crédito a bordo
para gastar en el crucero en el que estén en ese momento. Esto se llama Cruise Rewards.
Con la pestaña ‘Vales’ puedes cobrar un Cruise Reward, lo que reduce el importe de la nueva
reserva por el depósito ya hecho por los clientes. Se puede cobrar un Cruise Reward por reserva.
Esto no afecta a tu comisión.
Si un Cruise Reward o cualquier otro bono está guardado en el perfil de cliente, vas a verlo
inmediatamente en la pestaña ‘Vales’.
Introduce el importe del vale en el campo ‘Importe total’ y luego pincha en el ‘Vale n°’.
La aplicación de un Cruise Reward es un pago, pero tienes que introducir el código de confirmación
123.
La tercera pestaña “Prorrogar opción”
Página 28 de 46
Ahora tienes la posibilidad de prorrogar tu opción en el marco de lo posible.
Simplemente tienes que dar clic al botón „Prorrogado“. No hace falta elegir una duración, porque el
sistema va a añadir automaticamente el nuevo periodo de opción, según nuestros condiciones. Para
poder ver la nueva fecha de opción, te tendrás que enviar tu mismo una confirmación de opción a
través de “Enviar confirmación” en el lado izquierdo (más información en el punto “Solicitar una
confirmación de reserva en pdf”) Atención: No se enviará una nueva confirmación automatica! Por
favor ten en cuenta que para categorías como Suites y para reservas de ultimo momento, no se
pueden prorrogar opciones. Solo puedes prorrogar una opción una vez!
La cuarta pestaña „Codigo de confirmación (introducir 123)
Esta función es nueva y te da la posibilidad de confirmar en firme la reserva. Tan pronto como
confirmes la reserva con el codigo 123, la reserva estará confirmada y cancelaciones serán posibles
unicamente según nuestros terminos y condiciones generales. Por favor comprueba muy bien, si
todos los datos están bien, antes de ir a “Enviar“. Por favor no pongas ningun comentario en el
campo, ya que no podrán ser trasmitidos al sistema.
Página 29 de 46
Resumen de reserva
La pestaña ‘Resumen de reserva’ te dará un resumen de todos los componentes de la reserva.
El estado de la reserva es OFFER = Opción o BOOKED = reserva confirmada.
Si tienes dos reservas que viajan juntos puedes vincularlas con la funcionalidad Conectar reservas
que se encuentra en el resumen de la reserva a la izquierda. Busca las reservas en cuestión, marca
el tipo de conexión y crea la conexión. Como tipo se tiene que elegir siempre “camarote”, todos los
demás puntos solo si se aplican a todas las reservas. Atención: Solo se pueden conectar reservas
que se han hecho con tu código de agencia.
Página 30 de 46
Solicitar una confirmación de la reserva en pdf
Dentro de las 24 horas siguientes a haber hecho el bloqueo, te enviaremos un pdf con un resumen
de todos los datos de la opción o tu reserva confirmada. Si no quieres esperar, también puedes
enviarte tú mismo la confirmación.
Para enviar la confirmación, pincha en Enviar confirmación en la parte izquierda de la lista de
menú (ver indicación arriba).
Aparece la pantalla ‘Enviar confirmación’.
Hay 2 opciones para enviar confirmaciones:
 Agencia – Para solicitar una copia para la agencia, enviada a la dirección guardada en el
perfil de la agencia. Si hubo un cambio en tu perfil, rogamos contactes nuestros compañeros
de apoyo a las agencias ([email protected])
 Agente – Para solicitar una copia para el agente, enviada a la dirección guardada en el perfil
del agente
Para solicitar la confirmación por favor, seleccionar el documento Confirmation_CE. Nota: La copia
de agencia y agente contienen información personal de la agencia.
Página 31 de 46
Para enviar la confirmación, primero comprueba que pone SPA (por Spanish = español) en el
menú seleccionable de idiomas.
1. Selecciona el documento CONFIRMATION_CE.
3. NO cambies NADA en los campos ‘Asunto’ y ‘Mensaje’.
4. Pincha en el botón “Enviar confirmación”.
“Estado” de la reserva
Esto es un listado de las diferentes posibilidades que hay para el “estado” de una reserva:
OFFER
(OF)
Opción – la reserva es guardada en el sistema. No hay un pago todavía y se
cancela automáticamente después del plazo de opción.
BOOKED
(BK)
Confirmada – la reserva ya es fija en nuestro sistema de reservas y si se
cancela, aplican cargos de cancelación.
CANCELLED
(CX)
Cancelada – la reserva está cancelada, el espacio está perdido.
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Cancelar una Reserva
Para cancelar una reserva, rogamos selecciones
el botón “Cancelar reserva”
en el menú a la izquierda. El resumen de
cancelación aparecerá. Cualquier cargo de
cancelación que aplique aparecerá ahora.
Revisa los cargos antes de cancelar la reserva.
Los cargos de cancelación aplican según los
términos y condiciones de Norwegian Cruise
Line.
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Puedes elegir una razón especifica ‘Comentarios de cancelación’ para la reserva, pero no hace falta
para completar la cancelación.
Solo pincha en Continuar para terminar la cancelación.
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Mis Reservas – ‘My Reservations’
Esta opción te permite obtener un listado de tus reservas.
Hay dos opciones para buscar reservas:
• Por localizador
• Por nombre y apellido, barco y fecha de salida
Para buscar por localizador, introduce el número de la reserva
‘Número de reserva’ y pincha en ‘Buscar’. Esta es la búsqueda más fácil.
en
el
campo
Para buscar por nombre y apellido y salida, rellena por lo menos tres de las siguientes casillas a
disposición:





Apellido
Nombre
Fecha de salida
Barco
Desde/Hasta
Introduce más información para afinar la búsqueda. Los resultados dependen de tu nivel de
seguridad. Si eres Supervisor de la agencia puedes ver todas las reservas de tu agencia. Si estas
dado de alta como Agente, puedes ver solamente tus propias reservas.
Para revisar una reserva, pincha en el localizador y así entrarás en la pestaña correspondiente.
Desde aquí puedes hacer ciertas modificaciones* o cancelar la reserva.
*Las modificaciones que se permiten son las siguientes: añadir excursiones en tierra,
entretenimiento, hoteles, traslados, reservas para mesas en restaurantes, tratamientos del
spa, comprar amenidades, aplicar pagos, prorrogar opciones, confirmar opciones y añadir
pedidos especiales. Si cambias la fecha de salida o la categoría, el sistema genera cargos.
Todos los cargos serán aplicados según los Términos y Condiciones de Norwegian Cruise Line.
Para otras modificaciones, rogamos llames al 93 176 34 70.
Modificar una reserva existente
Pincha en „Activar modo de edición“ para poder actualizar la reserva y acceder el modo de edición.
Utiliza la barra de navegación arriba para poder entrar en la pestaña correspondiente. Las pestañas
que no están disponibles para cambios aparecen en gris. Al estar fijada la reserva se pueden ver dos
pestañas adicionales: Cenas/Entretenimiento/Spa y Excursiones en tierra.
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Por ejemplo, si quieres añadir un pedido especial, pincha en ‘Servicios especiales’.
Ten en cuenta que pueden aplicar cargos para los cambios que hagas. Los cargos de cancelación
para vuelos y paquetes terrestres pueden aplicar incluso si no cancelas la reserva del crucero por
completo. Por favor, contacta con nuestro equipo de reservas para consultas.
Cualquier cambio que hagas será aplicado automáticamente a la reserva. No hagas ninguna
modificación si no estás seguro de que quieras efectuar el cambio.
Cuando estás en ‘Modo de edición’, cualquier cambio que hagas puede ser borrado de nuevo
cuando seleccionas ‘Cancelar edición’. Solo si seleccionas el botón naranja ‘Store’, los cambios
serán permanentes.
Reservar Cenas/Entretenimiento/Spa en anticipo
Se puede añadir reservas para cenas, entretenimiento y spa desde 45 días hasta 2 días antes de la
salida (tratamientos de SPA solo hasta 4 días antes de la salida). La pre-compra desde 55 días de
antelación está disponible sólo para clientes de ‘The Haven’ y Suites (no posible via Book
Norwegian, por favor contacta con nuestro departamento de reservas).La reserva tiene que estar en
estatus ‘confirmada’ (BK).
Las reservas para restaurantes se pueden hacer para todos los barcos. Las reservas para
entretenimiento y spa se pueden hacer solo para el Norwegian Epic, Norwegian Breakaway y
Norwegian Getaway. Los clientes tienen que tener más de 18 años para entrar al Spa. Toma nota de
los cargos de cancelación y de que los pagos se efectúan en la moneda correspondiente (EUR).
Puedes encontrar una traducción al español en nuestra página Web aquí: www.es.ncl.eu/reservasya-realizadas/myncl/condiciones-generales/
Actividades de a bordo pre-compradas son parte de la reserva y tienen que ser pagadas antes de
la salida, en € y con tarjeta de crédito (la única opción).
Para reservar restaurantes, entretenimiento y tratamientos del spa, ve a la pestaña correspondiente
y pincha en el botón.
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Cenas
Elige una fecha y un restaurante para ver las cenas disponibles. Puedes también elegir todos los
días del crucero y todos los restaurantes que hay a la vez. Luego indica la cantidad de participantes
en la mesa en el campo ‘Numero de personas’, poniendo la cantidad de personas. Pincha en el
botón ‘Mostrar cenas disponibles’.
El sistema muestra la disponibilidad para la fecha deseada. Escoge ahora le fecha y el restaurante
que quiere reservar y añade el horario y el nombre de la persona que será responsable para la
reserva.
Acepta los términos y condiciones clicando en la pestaña y pincha Guardar. En la parte derecha se
ve ahora un resumen de las actividades escogidas. Se puede continuar con la reservación de otras
actividades.
Entretenimiento
Selecciona
una
fecha
y
un
espectáculo para ver las opciones
disponibles
o mira todas las
posibilidades disponibles y luego
selecciona tu espectáculo, marcando
las diferentes personas en la reserva y
eligiendo una hora.
Los espectáculos incluidos en el
precio del crucero no se cobran (p.ej.
Blue Man Group, Legends in Concert,
etc.). El precio de los espectáculos
sujetos a cargos se mostrará en paréntesis. Tienes que aceptar las condiciones de reserva antes de
poder pinchar ‘Guardar’.
Spa
Selecciona una fecha y tratamiento,
escoge una fecha y el tratamiento spa
deseado o pincha en ‘Todos” para
escoger todo. Luego selecciona el
tratamiento spa y la persona que lo
recibirá junto al horario deseado. Ten
en cuenta que se puede escoger un
tratamiento spa con horario fijo
solamente para una persona dentro de
la reserva.
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Después puedes ver las
opciones en el lado derecho
de la pantalla. Aquí aún es
posible
cancelar
las
reservaciones
anticipadas.
Siendo parte de la reserva,
las actividades de a bordo se
añadirán al lado izquierdo
(en el resumen de reserva).
No se pagan comisiones
sobre estos servicios.
No se te olvide pinchar en ‘
’ en la parte superior para finalizar la reserva
anticipada. Después aparece una ventana con el nuevo importe de factura. Pinchando en “Guardar
cambios” aceptas el nuevo importe de factura y reservas la actividad. Ahora tienes que insertar los
datos de tu tarjeta de crédito en la pestaña ‘Informaciones de pago’ para pagar las actividades
escogidas. El pago del crucero se puede efectuar a través de depósito bancario o con tarjeta de
crédito respetando las fechas límites indicadas. Pero, si las actividades no se pagan
inmediatamente con tarjeta de crédito, estas serán canceladas automáticamente.
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Excursiones en tierra
Se pueden reservar excursiones en tierra hasta 2 días antes de la salida o por parte de los clientes
una vez a bordo. La reserva tiene que estar confirmada (BK) para poder añadir excursiones. Si
compras las excursiones con antelación para tus clientes, tienes que pagar las excursiones
inmediatamente con tarjeta de crédito. Aprovechamos para recordarte nuestro incentivo para
reservas de excursiones en tierra en los cruceros de Europa y Transatlánticos en 2015/2016:
Reservando al menos un paquete de 3 excursiones en tierra por persona en un crucero, tu cliente
recibe un 10% de descuento en el precio del paquete y tú recibes un incentivo del 10% sobre la
reserva. Este descuenta será restado automáticamente al reservar la tercera excursión. El pago del
incentivo se efectuará al principio del año 2016. Solamente cuentan las reservas a través de Book
Norwegian.
Ve a la pestaña correspondiente que se llama ‘Excursiones en tierra’ y pincha en
. Luego, selecciona
.
Puedes agrupar los resultados por puerto de escala (‘destinacin’) o fecha y también buscar
excursiones específicas si conoces sus nombres. Haz tu selección y pincha en Aplícar.
Puedes seleccionar más excursiones o borrar excursiones elegidas de nuevo. Como las excursiones
serán parte del importe total de la reserva, serán añadidas al total de factura en el Resumen de
reserva a la izquierda de la pantalla.
Para completar la pre-compra, no olvides pinchar en
en la parte superior a la derecha de
tu pantalla. Vas a ver de nuevo un resumen de tu reserva y tienes que pinchar en ‘Guardar
cambios’. El resumen de la reserva detalla las excursiones que se han pre-comprado para tus
clientes.
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Ahora, puedes ir a la pestaña Informaciones de pago para insertar los detalles de la tarjeta de
crédito (véase el punto “Informaciones de pago” de éste manual) para pagar las excursiones
seleccionadas. El pago final del crucero se puede efectuar a través de transferencia bancaria o
tarjeta de crédito según la fecha de vencimiento. Pero si no pagas las excursiones
inmediatamente con tarjeta de crédito (de los clientes), se cancelarán automáticamente.
Paquetes de regalo
En la categoría “Regalos al camarote” en el menú izquierdo puedes reservar pequeños detalles para
tus clientes. Podría ser lo siguiente:
 Paquete de refrescos
 Frutas frescas
 Flores
®
 Vales regalo para tratamientos en el Mandara Spa
 Crédito a bordo o crédito para gastar en el casino
 Botella de vino
 Paquetes para celebraciones (incl. La decoración, pastel, globos, etc.)
 Paquetes románticos (p.ej. Espumante y fresas al camarote)
 Paquete de luna de miel
 Más paquetes de regalo en nuestra página web en la parte de “Reservas ya realizadas”
Para añadir un paquete de regalo, selecciona “Regalos al camarote” en el menú a la izquierda de tu
pantalla. Se abre la página de resumen de los pedidos de regalos.
Primero, pincha en ‘Nuevo’ para entrar en la página de pedidos (‘Pedido de regalo’).
Jua
Pon el nombre de la persona que debe recibir el regalo en el campo ‘Destinatario de la carta’.
Luego selecciona del menú plegable ‘Mensaje de la carta’ el tema de la carta que recibirá, por
ejemplo ‘Birthday Greetings’ para un cumpleaños o ‘Welcome aboard’ para un mensaje de
bienvenida a bordo. En el cuadro ‘Saludos de’ puedes poner tu nombre o el nombre de tu agencia
de viajes y si quieres un texto individual para tus clientes que será impreso en la carta que el cliente
encontrará en su camarote.
Continua con ‘Guardar’, seguido por ‘Añadir’.
Utiliza la posibilidad de agrupar regalos por categoría para buscar más rápido. Para pedir un regalo,
introduce la cantidad en el campo amarillo para cada cliente. Confirma con Añadir a pedido.
Finaliza tu pedido de regalos pinchando en ‘Guardar’.
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Aquí es importante que indiques el día de entrega del regalo porque si no, todas los regalos serán
entregados el primer día del crucero.
Cantidad
‘Cantidad’ - En esta columna introduces la cantidad por día.
Día
Esta columna muestra el día del entrego.
Esta columna muestra el horario de entrego – ¡No cambia nada en
este campo!
Tiempo de entrego
Finaliza tu pedido de la amenidad con el botón ‘Guardar’ al final de la página. Ahora tienes que
proceder a pagarlos. Pincha en ‘Pagos’ para llegar a una nueva página de “Pago de regalos”. Inserta
los detalles de la tarjeta de crédito (véase el punto “Informaciones de pago” de este manual) para
pagar los pedidos de regalos. Si no pagas los regalos antes de la fecha de salida, no serán
entregados a los clientes. Los paquetes regalos no son comisionables.
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Como los pedidos de regalos figuran en una factura separada no cambia el total de la reserva. Se
puede añadir un regalo a una reserva hasta 4 días antes de la salida.
Copiar una reserva
Si quieres hacer exactamente la misma reserva otra vez para otro cliente, puedes ir al ‘dashboard’ a
la izquierda de tu pantalla y pinchar en ‘Copiar reserva’. Esta función hace una copia de todos los
detalles de la reserva en la que estás trabajando actualmente y crea una nueva reserva. Lo único
que no se puede copiar en la nueva reserva son los pedidos especiales, las excursiones en tierra,
los restaurantes, el entretenimiento, los tratamientos del spa y los paquetes de regalo.
Ahora solo tienes que cambiar los nombres de los clientes y ya está hecha tu nueva reserva. Si no
estás de acuerdo con el camarote que el sistema ha seleccionado automáticamente, simplemente
cámbialo. Introduce los nombres para completar la reserva.
Segundo localizador – ‘Alt Res ID’
Si tu compañía trabaja con su propio sistema de reservas y quieres poner tu localizador interno en
las reservas hechas con Norwegian Cruise Line, puedes hacerlo pinchando en el botón “Tu
localizador” que se encuentra en el menú en la parte izquierda de tu pantalla. Simplemente inserta
tu localizador propio en la nueva ventana que se abrirá. Ten en cuenta que esta función solo está
disponible si estás en ‘Modo de edición’.
Facturación Online; Check-In Online
No olvides la facturación online para tus clientes. Book Norwegian te ofrece un enlace directo a la
página Web del Check-In Online de Norwegian Cruise Line, pinchando en el botón “Facturación
Online” que está localizado en el ‘dashboard’ a la izquierda de tu pantalla. El Online Check-In se
puede hacer hasta 4 días antes de la fecha de salida.
Además de los puntos ya mencionados tienes la posibilidad de volver a revisar el itinerario, tu
comisión y ver los datos de contacto de Norwegian a través del menú del lado izquierdo de la
pantalla clicando en Documentos de viaje. Se puede ver en la columna derecha ‘Edoc listo’, si los
eDocs ya están listos para imprimirse, pinchando en el enlace de ‘Documentos de viaje’. Se puede
imprimir ya a través de http://edocs.ncl.com/edocs si figura una ‘Y’. El caso contrario puede tener dos
motivos:
1. La reserva no está completamente pagada (antes no será posible recibir los documentos de viaje),
2. Es demasiado temprano porque los documentos de viajes no se pueden imprimir antes de los 60
días antes de salida.
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Grupos
Book Norwegian para grupos te permite:
 Crear reservas dentro de tu cupo e indicar nombres de pasajeros.
 Cambiar nombres dentro de tu cupo antes de la fecha de cierre (release).
 Elegir números de camarote directamente y acceder a información detallada sobre estos
camarotes.
 Indicar pedidos especiales como por ejemplo cunas o juntar las camas.
 Reservar excursiones.
Así puedes confirmar la reserva inmediatamente a tus clientes. Después de haber hecho la reserva,
recibes un localizador y puedes acceder a la reserva en cualquier momento. Por favor solicita el
proprio manual para la gestión de grupos a través de Book Norwegian.
Cambiar contraseña
Puedes cambiar tu contraseña mediante el botón correspondiente en la esquina derecha, en la parte
superior de tu pantalla clicando sobre el nombre de tu agencia y posteriormente sobre ‘Cambiar
contraseña’. Aquí también puedes cambiar el idioma o cerrar la sesión.
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Gestionar mi agencia
Si estás dado de alta como el supervisor/administrador de tu agencia, puedes actualizar las claves
de tus compañeros entrando en el perfil de la agencia a través de ‘Mi agencia’ en la parte superior a
la izquierda. Seleccionando ‘Ver agentes’ obtienes un resumen de todos los agentes registrados.
Para insertar un nuevo usuario tienes que pinchar en ‘Crear un nuevo agente’.
Indica la información necesaria y selecciona el nivel de seguridad. Éste diferencia entre ‘Agente’ y
‘Supervisor’. Mientras que un agente regular solo puede ver sus propias reservas, hechas con sus
propias claves, el supervisor puede ver todas las reservas de la agencia, hechas con todas las
claves individuales así como acceder al perfil de todos los agentes que trabajan en la agencia.
Después pincha en ‘Guardar perfil de agente’.
Para activar el acceso a Book Norwegian tienes que proceder como sigue:
Escoge un usuario a través de ‘Editar’, en la columna derecha. Define un usuario y pincha en
‘Guardar perfil de agente’. Ten en cuanto que el usuario no puede tener más de 12 caracteres.
Selecciona de nuevo el usuario a través de ‘Editar’.
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A través de ‘cambiar contraseña’ puedes enviar la primera contraseña al usuario. Vuelve a abrir el
perfil y pincha en ‘Actualizar clave’ para remplazar la contraseña generada del sistema.
Datos de contacto
Si necesitas asistencia adicional, por favor contacta con nosotros.
Para información de tu perfil de agencia o para problemas con tus claves de acceso, contacta con
nuestro equipo de Apoyo a las Agencias:
Teléfono: 93 176 34 70, Opción 2
Para reservas o cambios en reservas, contacta con nuestro equipo de reservas:
Teléfono: 93 176 34 70, Opción 1
E-Mail: [email protected] o [email protected]
Para ver un video instructivo, pincha en los vínculos siguientes:
Video 1: Cómo acceder al motor de reservas
Video 2: Cómo reservar un crucero
Video 3: Cómo añadir extras al crucero
Video 4: Qué más se puede hacer con el motor de reservas
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