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Manual de Tutor – Oficina Virtual SENA___________________________________________
V 1.0_
OFICINA VIRTUAL SIS
MANUAL DE TUTOR
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Tabla de Contenidos
Capitulo 1 – Bienvenido a la Oficina Virtual SIS ………………………………………… 4
Introducción ……………………………………………………………………………… 4
Descripción General de la Oficina Virtual SIS ……………………………………….. 4
Uso de la Oficina Virtual SIS ……………………………………………………………5
Ingreso a la Oficina Virtual SIS …………………………………………………………6
Consulta Certificación…………………………………………………………………….7
Capitulo 2 – Herramientas de Cursos ……………………………………………………… 8
Asignación estado de alumnos ………………………………………………………… 8
Cierre de cursos ………………………………………………………………………… 9
SGC (Descargar Listado)..………………………………………………………………11
Recordatorio contraseña ………………………………………………………………. 13
Envío de Correo ………………………………………………………………………….14
Correos enviados ………………………………………………………………………...16
SGC (Descargar notas). ……………………………………………………………….16
Ver información de cursos ………………………………………………………………17
Capitulo 3 – Herramientas de Usuario…………………………………………………….…19
Ver detalle de usuario …………………………………………………………………….19
Listado de integradores …………………………………………………………………..20
Cambio de correo …………………………………………………………………………21
Cambio de contraseña ……………………………………………………………………21
Salir del sitio ……………………………………………………………………………….22
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Capitulo 1 – Bienvenido a la Oficina Virtual SIS
1.1 Introducción
La Oficina Virtual SIS (Student Information System) es la herramienta
que permite realizar los procesos administrativos correspondientes a la
formación en ambientes virtuales de aprendizaje, registra y muestra
información contenida en la base de datos de la Comunidad Educativa
Virtual.
El manual de tutor de la Oficina Virtual SIS comienza por la descripción
general de la aplicación, definición de las áreas de la oficina virtual y la
forma de uso de las herramientas incluidas en ésta. Posteriormente se
realiza la descripción detallada de cada una de las herramientas y
cómo deben utilizarse de manera secuencial.
1.2 Descripción General
La Oficina Virtual SIS esta comprendida por tres partes básicas
distribuidas dentro de la página como se muestra a continuación:
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Encabezado
Muestra el logo del SENA y el banner de la comunidad educativa
virtual (CEV).
Área de Trabajo
Es el espacio destinado para interactuar con las herramientas de la
aplicación, en ésta área se muestra información de cursos,
inscripciones etc. Como también aparecerán los formularios y/o
formatos de ingreso de datos dependiendo de la herramienta utilizada.
Menú
En ésta área se encuentran las herramientas del usuario organizadas
por temas, los temas se encuentran en letra blanca con fondo gris
oscuro y las herramientas con letra negra con fondo gris claro. Para
acceder a las herramientas se debe hacer clic sobre el respectivo
vínculo.
1.3 Uso de la Oficina Virtual SIS
Las herramientas incluidas en la oficina virtual siguen un sistema
secuencial por pasos los cuales se encuentran definidos en la parte
derecha del área de trabajo, al ir completando cada paso la aplicación
mostrará el siguiente hasta que termine el proceso respectivo
finalizando con la confirmación por parte del sistema en el que se
indica que el proceso se llevó a cabo correctamente como se muestra
a continuación:
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1.4 Ingreso a la Oficina Virtual SIS
Para ingresar a la oficina virtual SIS se debe hacer clic en el vínculo
Ingreso a la oficina virtual que se encuentra en el menú de la parte
izquierda dentro de la página de inicio de la Comunidad Educativa
Virtual del SENA de senavirtual (http://www.senavirtual.edu.co) o
ingresar directamente dentro del navegador la dirección
http://oficina.senavirtual.edu.co de las dos formas se ingresa al módulo
de validación.
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Al ingresar al módulo de validación el sistema solicita el nombre de
usuario y la contraseña, esta información es la misma utilizada por el
usuario para ingresar a la plataforma blackboard en el vínculo Iniciar
sesión, se deben incluir éstos datos dentro de los campos respectivos
y posteriormente hacer clic en el botón ingresar.
Se encuentra también el vínculo ¿Olvido su contraseña? Que envía un
correo electrónico al usuario con la clave personal y el vínculo Haga
clic aquí para ver nuestra oferta de cursos actual el cual lleva al
usuario a la oferta de cursos de la Comunidad Educativa Virtual.
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1.5 Consulta Certificación
La validez de los certificados electrónicos puede ser consultada a
través de la página de inicio de la Oficina Virtual (SIS), ésta utilidad es
de gran importancia para la confirmación de los datos incluidos en una
certificación electrónica, estos datos están protegidos para que no
puedan ser modificados y por lo tanto sean veraces, estos datos
pueden ser consultados por el estudiante o por un tercero (ej: un
empleador).
Detalles
La función Consulta Certificación requiere el ingreso del número de
registro del certificado para ubicar la información en la base de datos
como se muestra en la figura:
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El sistema mostrará entonces los datos correspondientes al número de
registro ingresado por la persona que consulta, incluyendo: Numero de
registro del certificado, número de documento del estudiante, tipo de
documento del estudiante, nombre del estudiante, nombre del curso,
duración del curso, fecha de expedición del certificado, Centro de
formación, Regional responsable y ciudad.
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Capitulo 2 – Herramientas de cursos
2.1
Asignación estado de alumnos
Los alumnos dentro de la oficina virtual SIS, tienen diferentes estados
o condiciones, cuando el integrador de la regional correspondiente
asigna alumnos a un curso, éstos alumnos se encuentran en estado
“esperando aprobación”, en éste estado los usuarios todavía no tienen
acceso al curso, por lo cual uno de los primeros pasos que debe seguir
el tutor es colocarlos en estado “en formación”, así los alumnos podrán
comenzar a tomar el curso.
La asignación de alumnos en formación se realiza para las personas
que se pusieron en contacto con el tutor antes de comenzar el curso, si
algún usuario no se contactó con el tutor o no mostró interés por
comenzar a tomar el curso esta persona debe colocarse en estado
“rechazado”.
Detalles
Al hacer clic en la opción Asignación estado de alumnos el sistema
muestra los cursos asignados al tutor que se validó para ingresar en la
oficina virtual mostrando la siguiente información: ID, nombre del
curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor
debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del
curso.
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Posteriormente el sistema mostrará la información del curso junto con
el listado de alumnos asignados a esta sección, el tutor deberá asignar
por medio de un botón de radio el estado respectivo de cada uno de
los alumnos y luego dar clic en el botón ingresar que se encuentra en
la parte final de la página (abajo) para actualizar esta información en la
base de datos.
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2.2
Cierre de cursos
Los cursos deben cerrarse cuando se ha terminado el desarrollo de los
mismos, si no se cierran aparecerán como activos lo cual restringe la
asignación de nuevos cursos al tutor debido a que el sistema no
permite mas de cierto número de cursos activos.
Todos los alumnos al cerrar un curso deben aparecer en alguno de los
tres estados disponibles indicados por la aplicación.
Detalles
Al hacer clic en la opción Cierre de cursos el sistema muestra los
cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la
siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de
inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso al cual va a
afectar haciendo clic en el ID del curso.
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Al ingresar a un curso el sistema muestra el curso elegido, si el curso
ya se encuentra cerrado aparecerá un aviso junto con los datos del
curso.
Si el curso no se encuentra cerrado se llevará a cabo el proceso de
validación de notas del curso, el sistema buscará dentro de la
aplicación Blackboard el libro de calificaciones y verificará la existencia
de las notas y su correcta ponderación, si existen errores se mostrará
una ventana de aviso (la ponderación debe sumar 100%).
Luego de la validación de las notas la aplicación muestra el listado de
alumnos de acuerdo con la información contenida en el libro de
calificaciones, es decir, si el alumno aparece con la calificación que le
permite aprobar el curso aparecerá en el estado “Por certificar”. Los
estados en los que deben estar todos los alumnos del curso para que
éste se pueda cerrar son los siguientes:
•
Por certificar: El alumno completó las actividades del curso
satisfactoriamente y puede ser aprobado.
•
Desertado: El alumno no completó con las actividades del
curso y se retiró durante el proceso del mismo.
•
No aprobado: El alumno realizó las actividades pero no fueron
satisfactorias y no puede ser aprobado.
Al colocar todos los alumnos en alguno de estos tres estados se hace
clic en el botón Ingresar para seguir con el siguiente paso.
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Después de recibir los datos en el área de trabajo aparecerán los
detalles del cierre del curso mostrando el login del usuario, el nombre,
el correo electrónico y la condición actualizada para ese curso en
particular.
2.3
SGC (Descargar Listado)
Esta función permite al tutor entregar en un archivo electrónico las
fichas de matrícula correspondientes a los alumnos de un curso
asignado al sistema de gestión de centros, esto con el fin de agilizar le
proceso de matrícula y minimizar errores en la digitación.
Este archivo deberá entregarse en el Centro respectivo a Gestión de
Centros para que realicen el descargue de la información de los
alumnos y así queden registrados dentro del sistema (SGC), el sistema
(SGC) tendrá la opción para realizar este proceso.
Detalles
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Al hacer clic en la opción Gestión de centros el sistema muestra los
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El sistema realizará posteriormente la validación que permite
descargar el archivo, ésta validación consiste en verificar que ninguno
de los alumnos se encuentre en estado esperando aprobación es decir
que el paso del numeral 2.1 se haya efectuado, así como también el
verificar que todos los alumnos tengan diligenciada la ficha de
matrícula.
Si alguna de estas validaciones no está completa el sistema no
permitirá descargar el archivo y mostrará un aviso de error. Si la
validación está completa aparecerá la información del curso y se debe
hacer clic en el botón continuar.
La aplicación indica el lugar donde se encuentra el vínculo para
descargar el archivo para entregar al sistema de gestión de centros,
este archivo puede entregarse en diskette, cd o por correo electrónico.
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2.4
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Recordatorio de contraseña
La contraseña es esencial para el ingreso a la plataforma del SENA y
el ingreso a la Oficina Virtual, en muchos de los casos los estudiantes
olvidan o pierden ésta información, debido a que la contraseña es
privada su publicación no es permitida, ésta herramienta permite que
esta información vuelva al estudiante de forma directa enviándola al
correo personal del alumno.
Detalles
Al hacer clic en la opción Recordatorio de contraseña el sistema
muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual
con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro,
fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso
haciendo clic en el ID del curso.
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Posteriormente se muestra el listado de los alumnos del curso
seleccionado, el tutor puede escoger por medio de un botón de radio
los estudiantes a los cuales se les va a enviar la contraseña por medio
de correo electrónico, luego debe hacer clic en el botón ingresar.
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2.5
V 1.0_
Envío de Correo
La función Envío de correo permite al tutor enviar correos electrónicos
a los estudiantes de un curso por subgrupos de acuerdo a su condición
(por certificar, rechazados etc.) para así definir rápidamente la
información que se le debe enviar a cada estudiante.
Detalles
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Al hacer clic en la opción Envío de correo el sistema muestra los
inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso haciendo
clic en el ID del curso.
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La aplicación mostrará la descripción del curso seleccionado y los
campos para diligenciar el correo electrónico en donde se incluyen
para quien va dirigido, nombre del originador, correo del cual va a
proceder el mensaje, asunto del correo, archivos para adjuntar, copia
personal, mensaje del correo y las opciones de formato. Es importante
anotar que dependiendo de la cuenta de correo que tenga el usuario
que recibirá el correo, el formato se conservará completa o
parcialmente, es decir si la cuenta de la persona que recibe el correo
no acepta cierto tipo de formato, éstas características de formato no
serán mostradas en el correo recibido.
Para que los correos enviados sean personalizados para cada uno de
los estudiantes el sistema facilita un filtro el cual reemplaza un “código”
determinado por la información en la base de datos, es decir si un tutor
escribe:
Estimado |nombre|
El sistema reemplazará la palabra “|nombre|” por el nombre de cada
uno de los estudiantes del curso seleccionado al enviar el correo, la
tabla de relaciones es la siguiente:
Código
|curso|
|micorreo|
|nombre|
|estado|
Descripción
Nombre del curso
Correo del Tutor
Nombres y apellidos del estudiante
Condición del estudiante (rechazado etc.)
Se deben utilizar el signo |, al principio y al final del código.
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2.6
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Correos enviados
La herramienta Correos enviados permite al usuario – tutor tener la
información de una forma organizada de los correos que ha enviado a
sus alumnos con el fin de realizar consultas y reutilizar mensajes
enviados con anterioridad.
Detalles
2.7
Al hacer clic en la opción correos enviados el sistema muestra la
información general de los correos enviados pro el tutor incluyendo
fecha, asunto y curso, para ingresar a algún mensaje en particular se
debe hacer clic en la fecha del correo.
Descargar notas
Esta función permite al tutor entregar en un archivo electrónico las
notas correspondientes a los alumnos de un curso asignado al sistema
de gestión de centros, esto con el fin de agilizar le proceso de cierre de
cursos y minimizar errores en la digitación.
Este archivo deberá entregarse en el Centro respectivo a Gestión de
Centros para que realicen el descargue de la información de los
alumnos y así queden registrados éstos datos dentro del sistema
(SGC), el sistema (SGC) tendrá la opción para realizar este proceso
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Detalles
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Al hacer clic en la opción Descargar notas el sistema muestra los
El sistema mostrará los datos del curso seleccionado, para generar el
archivo se debe hacer clic en el botón “continuar” en la parte inferior de
la página, posteriormente aparecerá el vínculo para descargar el
archivo con las notas del curso.
2.8
Ver Información de cursos
La función Ver información de cursos permite al tutor tener acceso
rápido a las características de un curso, adicionalmente se puede ver
el listado de usuarios de un curso específico lo cual se convierte en
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una herramienta para el seguimiento de los estudiantes por parte del
tutor.
Detalles
Al hacer clic en la opción Ver información de cursos el sistema muestra
los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la
inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso haciendo
clic en el ID del curso.
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La aplicación realiza el consolidado de los datos del curso y muestra
los datos de los usuarios del curso con la siguiente información: login
del usuario, nombres del usuario, correo electrónico del usuario y la
condición en el respectivo curso.
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V 1.0_
Capitulo 3 – Herramientas de usuario
3.1 Ver detalle de usuario
Esta herramienta permite al tutor obtener información sobre un
estudiante específico que se encuentre dentro de la base de datos de
la oficina virtual siempre y cuando esté o haya tomado alguno de los
cursos impartidos por el tutor.
Detalles
Al hacer clic en la opción Ver detalle de usuario el sistema muestra el
buscador de usuario el cual recibe cualquiera de los siguientes
parámetros: cédula, correo electrónico o apellido del usuario a buscar.
Los resultados de la búsqueda se muestran en el Área de trabajo
dependiendo el criterio y la información colocada en la entrada de
texto, el tutor puede seleccionar al alumno haciendo clic en el login del
usuario.
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V 1.0_
La aplicación muestra la siguiente información: login del usuario,
nombres y apellidos, correo electrónico, rol en la oficina virtual, ID del
curso, nombre del curso, fecha de inicio, fecha de finalización, estado
del curso, centro responsable, regional responsable, condición del
alumno.
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3.2
Listado de integradores
El listado de integradores permite al usuario saber cual es el
coordinador regional respectivo para cada uno de los cursos que haya
impartido dentro de la comunidad educativa virtual, cada curso tiene un
instructor, un centro y una regional responsable del correcto desarrollo
del curso, los comentarios o solicitudes que tenga el usuario se deben
hacer como primera instancia con el instructor del curso, en los casos
que se requiera la solicitud puede ser escalada al integrador
respectivo.
Detalles
La función listado de integradores no requiere de ingreso de
información, la aplicación devuelve el código del curso, el nombre del
curso, la regional, el integrador de la regional y el correo electrónico
del integrador como se muestra en la siguiente gráfica:
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3.3
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Cambio de correo
El correo electrónico del usuario debe estar actualizado y activo para
que pueda recibir la información enviada por la Comunidad Educativa
Virtual a través de este medio. La función cambiar correo permite
modificar el correo electrónico que se tiene registrado en la base de
datos de la oficina virtual.
Detalles
Para modificar el correo electrónico se debe colocar en el formulario la
nueva cuenta de correo electrónico y luego dar clic en el botón enviar
datos, el sistema registrará el cambio y enviará un correo electrónico
de confirmación a la cuenta de correo actualizada del usuario junto con
un link de validación, para que el cambio quede registrado en la base
de datos el usuario debe hacer clic en el link que viene dentro del
correo electrónico.
El sistema por defecto coloca en el espacio de correo electrónico la
cuenta que esté registrada en ese momento en la base de datos.
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3.4
Cambio de contraseña
La contraseña es el código o la palabra utilizada junto con el nombre
de usuario para ingresar a la plataforma Blackboard y a la Oficina
Virtual, la contraseña es de uso exclusivo del usuario y no debe darse
a conocer a terceros. El cambio periódico de la contraseña evita
suplantaciones, envíos de información que no corresponden al usuario
etc.
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Detalles
V 1.0_
Para cambiar la contraseña es necesario colocar en el espacio
contraseña actual la contraseña que se ha estado utilizando para
ingresar a la plataforma o la que se recibió en el correo electrónico al
realizar la primera inscripción.
Posteriormente en el espacio nueva contraseña se coloca la
contraseña actualizada y se realiza la confirmación colocando
nuevamente ésta contraseña en el espacio vuelva a escribir su nueva
contraseña.
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3.5
Salir del sitio
Esta opción envía al usuario a la página de inicio de la Oficina Virtual
SIS. Es importante señalar que la forma correcta de salir de la
aplicación es a través de este vínculo para eliminar la sesión existente.
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