manual de normas, procesos y procedimientos del departamento de

Transcripción

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE LA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Realizado por:
Ing. Sara Yépez
Dirección de Servicios de Información Administrativa
Diciembre, 2006.
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Léster Rodríguez Herrera
RECTOR
Humberto Ruíz
VICERRECTOR ACADÉMICO
Mario Bonucci
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Nancy Rivas de Prado
SECRETARIA
Jesús Calderón
Director de la Dirección de Servicios de
Información Administrativa (DSIA)
MERIDA, DICIEMBRE 2006
EQUIPO DE TRABAJO
DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:
Ing. Sara Beatriz Yépez V.
PERSONAL COLABORADORES
Personal Administrativo y Obrero del Departamento de Transporte
Administrador de la Dirección de Servicios Generales
Secretaria de la comisión de Licitaciones
PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA
EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
ASESOR
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ
Especialista Organizacional de la DSIA
MÉRIDA, DICIEMBRE 2006
Contenido.
1. INTRODUCCIÓN
2. ANTECEDENTES HISTORICOS
3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Organigrama de la Dirección de Servicios Generales – Departamento de
Transporte.
Organigrama Funcional del Departamento de Transporte
4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS
5. DIRECTORIO
6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO DEL SISTEMA DE TRANSPORTE
Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.
Cadena de Valor del Sistema de Negocio.
Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).
Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).
9. PROCESO
FUNDAMENTAL
DEL
SISTEMA
DE
TRANSPORTE
PF-1.1:
OTORGAMIENTO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE
9.1.
Información General del Proceso de Otorgamiento del Servicio de
Transporte.
9.2.
Diagrama de Proceso de Otorgamiento de Servicio de Transporte.
9.3.
Índice de Procedimientos del Proceso de Otorgamiento del Servicio de
Transporte
Diagrama de Actividades PF-1.1.1.: Planificación Anual de Rutas Estudiantiles y
de Personal.
Procedimiento PF-1.1.1: Planificación Anual de Rutas Estudiantiles y de
Personal.
Diagrama de Actividades PF-1.1.2.: Asignación semanal de unidades de
transporte para actividades intra/extra universitarias extra urbanas.
Procedimiento PF-1.1.2: Asignación semanal de unidades de transporte
para actividades intra/extra universitarias extra urbanas.
Diagrama de Actividades PF-1.1.3.: Control diario por turnos de autobuses para
rutas estudiantiles y de personal.
Procedimiento PF-1.1.3: Control diario por turnos de autobuses para rutas
estudiantiles y de personal.
Diagrama de Actividades PF-1.1.4: Asignación de cavas y camiones para
mudanzas, traslados y transporte de mobiliario interno y externo de bienes
inmuebles de la ULA.
Procedimiento PF-1.1.4: Asignación de cavas y camiones para mudanzas,
traslados y transporte de mobiliario interno y externo de bienes inmuebles de
la ULA.
Diagrama de Actividades PF-1.1.5.: Sustitución de cauchos y baterías de
unidades de la flota de la ULA.
Procedimiento PF-1.1.5: Sustitución de cauchos y baterías de unidades de
la flota de la ULA.
Diagrama de Actividades PF-1.1.6.: Cálculo de viáticos, horas y días extras de
chóferes asignados a rutas extra urbanas.
Procedimiento PF-1.1.6: Cálculo de viáticos, horas y días extras de chóferes
asignados a rutas extra urbanas.
Diagrama de Actividades PF-1.1.7.: Reparación de unidades de transporte de los
núcleos Barinas, Táchira y Trujillo.
Procedimiento PF-1.1.7: Reparación de unidades de transporte de los
núcleos Barinas, Táchira y Trujillo.
Diagrama de Actividades PF-1.1.8.: Elaboración del informe de gestión
administrativa y operativa del Departamento de Transporte.
Procedimiento PF-1.1.8: Elaboración del informe de gestión administrativa y
operativa del Departamento de Transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.1.9.: Control de asistencia laboral del personal del
taller, de lavado y engrase del Dpto. de Transporte.
Procedimiento PF-1.1.9: Control de asistencia laboral del personal del taller,
de lavado y engrase del Dpto. de Transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.1.10.: Elaboración de informe de estado de una
unidad o unidades de transporte sometidos a trabajos de reparación en el taller
mecánico.
Procedimiento PF-1.1.10: Elaboración de informe de estado de una unidad o
unidades de transporte sometidos a trabajos de reparación en el taller
mecánico.
10.
PROCESO FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE TRANSPORTE PF-1.2:
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE VEHÍCULOS
10.1. Información General del Proceso de Mantenimiento Rutinario de
Vehículos.
10.2. Diagrama del Proceso de Mantenimiento rutinario de Vehículos.
10.3. Índice de Procedimientos del Proceso de Mantenimiento Rutinario de
Vehículos.
Diagrama de Actividades PF-1.2.1.: Consumo de combustible de unidades de la
flota de la ULA.
Procedimiento PF-1.2.1: Consumo de combustible de unidades de la flota de
la ULA.
Diagrama de Actividades PF-1.2.2.: Control mensual de lavado y engraseCambios de filtro y aceite en unidades de la flota de la ULA.
Procedimiento PF-1.2.2: Control mensual de lavado y engrase-Cambios de
filtro y aceite en unidades de la flota de la ULA.
11. PROCESO FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE TRANSPORTE PF-1.3:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE VEHÍCULOS
11.1. Información General del Proceso de Mantenimiento preventivo y
correctivo de vehículos.
11.2. Diagrama del Proceso de Otorgamiento de Servicio de Transporte.
11.3. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Mantenimiento preventivo y
11.4. Índice de Procedimientos del Proceso de Mantenimiento preventivo y
11.5. Proceso Fundamental PF-1.3.1.: Asignación de trabajos.
Diagrama de Actividades PF-1.3.1.1.: Distribución diaria de actividades de
reparación según requerimiento de unidades de transporte.
Procedimiento PF-1.3.1.1.: Distribución diaria de actividades de reparación
según requerimiento de unidades de transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.3.1.2.: Asignación de reparación interna y de
trabajo en otro taller (TOT).
Procedimiento PF-1.3.1.2.: Asignación de reparación interna y de trabajo en
otro taller (TOT).
11.6. Proceso Fundamental PF-1.3.2.: Supervisión de unidades.
Diagrama de Actividades PF-1.3.2.1.: Control de entrada de unidad de transporte
al Taller Mecánico.
Procedimiento PF-1.3.2.1: Control de entrada de unidad de transporte al
Taller Mecánico.
Diagrama de Actividades PF-1.3.2.2.: Supervisión contínua de trabajos de labores
de reparación de unidades de transporte reportados.
Procedimiento PF-1.3.2.2: Supervisión contínua de trabajos de labores de
reparación de unidades de transporte reportados.
Diagrama de Actividades PF-1.3.2.3.: Control de egreso de unidades de
transporte del Taller Mecánico.
Procedimiento PF-1.3.2.3: Control de egreso de unidades de transporte del
Taller Mecánico.
Diagrama de Actividades PF-1.3.2.4.: Inspección de unidades de transporte
siniestrados y posteriormente reparados remozados.
Procedimiento
PF-1.3.2.4:
Inspección
de
unidades
de
transporte
siniestrados y posteriormente reparados remozados.
11.7. Proceso Fundamental 1.3.3.: Almacenamiento de materiales, repuestos,
insumos, herramientas y equipos.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.1.: Control de préstamo de herramientas y/o
equipos de trabajo en el Taller Mecánico.
Procedimiento PF-1.3.3.1.: Control de préstamo de herramientas y/o equipos
de trabajo en el Taller Mecánico.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.2.: Solicitud de materiales y/o repuestos de
uso inmediato para labores de reparación de unidades de transporte.
Procedimiento PF-1.3.3.2.: Solicitud de materiales y/o repuestos de uso
inmediato para labores de reparación de unidades de transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.3.: Solicitud de materiales y/o repuestos de
alta rotación para labores de reparación de unidades de transporte.
Procedimiento PF-1.3.3.3.: Solicitud de materiales y/o repuestos de alta
rotación para labores de reparación de unidades de transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.4.: Recepción de materiales, repuestos,
insumos, herramientas y equipos en el almacén del Taller Mecánico.
Procedimiento PF-1.3.3.4.: Recepción de materiales, repuestos, insumos,
herramientas y equipos en el almacén del Taller Mecánico.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.5.: Almacenamiento de materiales, repuestos,
Procedimiento PF-1.3.3.5.: Almacenamiento de materiales, repuestos,
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.6.: Entrega de materiales, repuestos e insumos
solicitados al almacén.
Procedimiento PF-1.3.3.6.: Entrega de materiales, repuestos e insumos
solicitados al almacén.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.7.: Dotación bianual de herramientas y equipos
de trabajo para el personal del Taller Mecánico.
Procedimiento PF-1.3.3.7.: Dotación bianual de herramientas y equipos de
trabajo para el personal del Taller Mecánico.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.8.: Dotación de Implementos de Higiene y
Seguridad Laboral del Personal del Dpto. de Transporte.
Procedimiento PF-1.3.3.8.: Dotación de Implementos de Higiene y
Seguridad Laboral del Personal del Dpto. de Transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.9. Dotación anual de indumentaria para
personal obrero del Dpto. de Transporte.
Procedimiento PF-1.3.3.9. Dotación anual de indumentaria para personal
obrero del Dpto. de Transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.10. Recarga semestral de extintores de polvo
seco contra incendio de áreas de trabajo del Dpto. de Transporte.
Procedimiento PF-1.3.3.10. Recarga semestral de extintores de polvo seco
contra incendio de áreas de trabajo del Dpto. de Transporte.
Diagrama de Actividades PF-1.3.3.11: Inventario anual de materiales, repuestos,
insumos, herramientas, equipos e implementos de higiene y seguridad laboral del
Almacén del Taller Mecánico del Dpto. de Transporte.
Procedimiento PF-1.3.3.11: Inventario anual de materiales, repuestos,
insumos, herramientas, equipos e implementos de higiene y seguridad laboral
del Almacén del Taller Mecánico del Dpto. de Transporte.
12.
PROCESO
DE
APOYO
DEL
SISTEMA
DE
TRANSPORTE
PA-1:
SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
12.1. Información General del Proceso de Apoyo de Administración Directa de
Vehículos y Transporte.
12.2. Diagrama del proceso de apoyo de Sistematización de la Información.
12.3. Índice de Procedimientos del Proceso de Apoyo de Sistematización de la
Información.
Diagrama de Actividades PA-1.1.: Apertura de orden de trabajo en el Sistema
SATULA.
Procedimiento PA-1.1.: Apertura de orden de trabajo en el Sistema SATULA.
Diagrama de Actividades PA-1.2.: Registro de unidades de la flota asignadas para
actividades extra urbanas.
Procedimiento PA-1.2.: Registro de unidades de la flota asignadas para
actividades extra urbanas.
Diagrama de Actividades PA-1.3.: Registro De solicitud, adquisición y entrega de
repuestos, materiales, insumos, herramientas y equipos de trabajo.
Procedimiento PA-1.3.: Registro De solicitud, adquisición y entrega de
repuestos, materiales, insumos, herramientas y equipos de trabajo.
Diagrama de Actividades PA-1.4.: Control de consumo de combustible de las
Procedimiento PA-1.4.: Control de consumo de combustible de las unidades
de la flota de la ULA.
Diagrama de Actividades PA-1.5.: Control de lavado y engrase-Cambio de filtro
de filtro y aceite de las unidades de la flota de la ULA.
Procedimiento PA-1.5.: Control de lavado y engrase-Cambio de filtro de filtro
y aceite de las unidades de la flota de la ULA.
Diagrama de Actividades PA-1.6.: Control de egresos y gastos del Departamento
de Transporte.
Procedimiento PA-1.6.: Control de egresos y gastos del Departamento de
Transporte.
Diagrama de Actividades PA-1.7.: Emisión de Reportes en General.
Procedimiento PA-1.7.: Emisión de Reportes en General.
Diagrama de Actividades PA-1.8.: Mantenimiento del Software y del Hardware del
sistema SATULA.
Procedimiento PA-1.8.: Mantenimiento del Software y del Hardware del
sistema SATULA.
13. PROCESO
DE
APOYO
DEL
SISTEMA
DE
TRANSPORTE
PA-2:
ADMINISTRACÓN DIRECTA DE VEHÍCULOS Y TRANSPORTE.
13.1. Información General del Proceso de Apoyo de Administración Directa de
Vehículos y Transporte.
13.2. Diagrama de Proceso de Apoyo de Administración Directa de Vehículos y
Transporte.
13.3. Índice del Procedimientos del Proceso de Apoyo de Administración
Directa de Vehículos y Transporte.
Diagrama de Actividades PA-2.1.: Matriculación de unidades de la flota de la ULA.
Procedimiento PA-2.1.: Matriculación de unidades de la flota de la ULA.
. Diagrama de Actividades PA-2.2.: Aseguramiento y exclusión de las unidades de
la flota de la ULA.
Procedimiento PA-2.2.: Aseguramiento y exclusión de las unidades de la
flota de la ULA.
. Diagrama de Actividades PA-2.3.: Tratamiento de unidades siniestradas.
Procedimiento PA-2.3.: Tratamiento de unidades siniestradas.
. Diagrama de Actividades PA-2.4.: Desincorporación de unidades de flota de la
ULA.
Procedimiento PA-2.4.: Desincorporación de unidades de flota de la ULA.
14.
PROCESO
DE
APOYO
DEL
SISTEMA
DE
TRANSPORTE
PA-3.
ADMINISTRACIÓN SECTORIAL DE BIENES Y SERVICIOS:
14.1.Información General del Proceso de Apoyo de Administración sectorial
de bienes y servicios.
14.2.Diagrama de Proceso de Apoyo de Administración sectorial de bienes y
servicios.
14.3.Índice del Procedimientos del Proceso de Apoyo de Administración
sectorial de bienes y servicios.
Diagrama de Actividades PA-3.1. Relación de facturas para pago a proveedores.
Procedimiento PA-3.1. Relación de facturas para pago a proveedores.
Diagrama de Actividades PA-3.2. Manejo y distribución de artículos de oficina y
de limpieza.
Procedimiento PA-3.2. Manejo y distribución de artículos de oficina y de
limpieza.
Diagrama de Actividades PA-3.3. Solicitud y distribución de formatos y
formularios.
Procedimiento PA-3.3. Solicitud y distribución de formatos y formularios.
Diagrama de Actividades PA-3.4. Chequeo y reposición de caja chica del Dpto. de
Transporte.
Procedimiento PA-3.4. Chequeo y reposición de caja chica del Dpto. de
Transporte.
Diagrama de Actividades PA-3.5. Solicitud de inspección, mantenimiento y
construcción en la edificación e instalaciones del Dpto. de Transporte.
Procedimiento
PA-3.5.
Solicitud
de
inspección,
mantenimiento
y
construcción en la edificación e instalaciones del Dpto. de Transporte.
15.
PROCESO DE APOYO DEL SISTEMA DE TRANSPORTE PA-4. APOYO
LOGÍSTICO:
15.1.Información General del Proceso de Apoyo Logístico.
15.2.Diagrama de Proceso de Apoyo Logístico.
15.3.Índice del Procedimientos del Proceso de Apoyo Logístico.
Diagrama de Actividades PA-4.1. Limpieza y acondicionamiento diario de las
áreas de trabajo.
Procedimiento PA-4.1. Limpieza y acondicionamiento diario de las áreas de
trabajo.
Diagrama de Actividades PA-4.2. Control de entrada y salida de correspondencia
del Departamento de Transporte.
Procedimiento PA-4.2. Control de entrada y salida de correspondencia del
Departamento de Transporte.
Diagrama de Actividades PA-4.3. Solicitud de documento en archivo.
Procedimiento PA-4.3. Solicitud de documento en archivo.
Diagrama de Actividades PA-4.4. Atención al público.
Procedimiento PA-4.4. Atención al público.
Diagrama de Actividades PA-4.5.Distribución mensual de estados de cuenta de la
nómina del personal del Departamento de Transporte.
Procedimiento PA-4.5.Distribución mensual de estados de cuenta de la
nómina del personal del Departamento de Transporte.
16. PROCESO
DE
APOYO
DEL
SISTEMA
DE
TRANSPORTE
PA-5.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE BIENES Y SERVICIOS:
16.1.Información General del Proceso de Apoyo de Administración central de
bienes y servicios.
16.2.Diagrama de Proceso de Apoyo de Administración central de bienes y
servicios.
16.3.Índice del Procedimientos del Proceso de Apoyo de Administración
central de bienes y servicios.
Diagrama de Actividades PA-5.1. Compras de bienes y contratación de servicios.
Procedimiento PA-5.1. Compras de bienes y contratación de servicios.
Diagrama de Actividades PA-5.2. Licitación General de bienes y servicios.
Procedimiento PA-5.2. Licitación General de bienes y servicios.
Diagrama de Actividades PA-5.3. Licitación Selectiva de bienes y servicios.
Procedimiento PA-5.3. Licitación Selectiva de bienes y servicios.
Diagrama de Actividades PA-5.4. Adjudicación directa de bienes o servicios.
Procedimiento PA-5.4. Adjudicación directa de bienes o servicios.
17. PROCESO FUNDAMENTAL DE SERIVICO DE CORREO.:
17.1. Información General del Proceso Fundamental de Servicio de
Correo.
17.2.
Diagrama de Proceso Fundamental de Servicio de Correo.
17.3.
Índice del Procedimientos del Proceso Fundamental de Servicio de
Correo.
Diagrama
de
Actividades
C.1.1.:
Correspondencia
externa
nacional
e
internacional enviada a las diferentes Dependencias Universitarias de la ULA.
Procedimiento C.1.1.: Correspondencia externa nacional e internacional
enviada a las diferentes Dependencias Universitarias de la ULA.
Diagrama de Actividades C.1.2.: Correspondencia interna enviada por las
diferentes Dependencias Universitarias de la ULA.
Procedimiento C.1.2.: Correspondencia interna enviada por las diferentes
Dependencias Universitarias de la ULA.
Diagrama de Actividades C.1.3.: Carga periódica de la Máquina Franqueadora.
Procedimiento C.1.3.: Carga periódica de la Máquina Franqueadora.
Diagrama de Actividades C.1.4.: Impresión de estampillas y tarjetas postales en
máquina impresora.
Procedimiento C.1.4.: Impresión de estampillas y tarjetas postales en
máquina impresora.
18. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
18.1. Modelo Proceso - Actor – Rol.
18.2. Modelo Rol – Actividad.
19. ANEXOS
Formatos – Planillas utilizadas en el Departamento de Transporte y en las
Dependencias Universitarias.
1. Introducción.
La Universidad de Los Andes (ULA) como universidad nacional autónoma, financiada por
el Estado, tiene su razón de ser en la formación de profesionales íntegros en las distintas
carreras que en su seno se imparten, de la mano de una estructura académica y de una
administrativa que interactúan para lograr esa ambiciosa misión.
La estructura administrativa por su parte y circunscrita bajo los lineamientos del
Vicerrectorado Administrativo, se compone de una serie de entes o sistemas
interrelacionados definidos para planificar, coordinar y dirigir toda la administración
financiero-contable de la Universidad de Los Andes. Entre estos sistemas se delimita la
Dirección de Servicios Generales que le ofrece a la comunidad universitaria de una serie
de servicios de apoyo para cumplir la ambiciosa meta de formación.
El Departamento de Transporte por su parte, es una de las áreas que componen la
Dirección citada, que hace posible el traslado de la población estudiantil y del personal
técnico-obrero a las diferentes Dependencias Universitarias, sin obviar que efectúa
actividades de soporte académico para la realización de visitas industriales, interinstitucionales y prácticas de campo, así como actividades de apoyo logístico.
Actualmente, la Dirección de Servicios Generales es conducida por el Ing. José Tomas
Castrillo, el cual delega la responsabilidad del Departamento de Transporte bajo la
Jefatura del Economista Moisés Solana y la Coordinación del Prof. Rolando Rodríguez.
Entendiendo el importante papel que representa esta dependencia dentro de la
universidad, tanto la Dirección como el Departamento mencionado, apoyan los trabajos
inherentes al Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la dirección a su cargo,
basado en el Método BMM (Business Modeling Method) propuesto por los profesores
Jonás Montilva y Judith Barrios de la Escuela de Ingeniería de Sistema de la Universidad
de Los Andes, que integra una colección de modelado de negocios, a modo de
caracterizar los procesos de negocios propios de la dirección y de los departamentos que
la conforman y, cuyo desarrollo esta siendo coordinado a través de la Dirección de
Servicios de Información Administrativa (DSIA),.
En este manual de normas, procesos y procedimientos del Departamento de Transporte,
se evidencia lo correspondiente al Modelado de Sistemas y al Modelado de Negocios
orientado por objetos del área de análisis antes citada, los procesos que la delimitan y los
procedimientos que los definen como tal.
2. Antecedentes Históricos.
A partir de la década de los sesenta, el Gobierno Nacional inicia el otorgamiento de
prebendas democráticas al movimiento estudiantil y principalmente al universitario, es así
como en el año 1963, se otorgan a las Universidades Autónomas Nacionales los primeros
recursos económicos necesarios para la creación de la estructura que dará soporte
administrativo y técnico al transporte universitario. La Universidad de Los Andes por
intermedio de su Consejo Universitario asigna a la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento, la tarea de iniciar el servicio de transporte universitario del núcleo Mérida,
como razón de servicio social para el beneficio de los estudiantes y del personal de la
institución.
Pero es a partir del año 1977, cuando se dan los primeros cambios organizacionales en la
estructura administrativa de la universidad, creándose la Dirección de Servicios Generales como la
responsable de la ejecución y control de los servicios de apoyo de la institución. Siendo la función
de control de transporte universitario una de las actividades centrales de la misma a cargo del
Departamento de Comunicaciones, designado para tal labor.
Se suceden cambios posteriores dentro de la Dirección de Servicios Generales, definiéndose en
noviembre de 1990, el Departamento de Transporte que agrupa la estructura actual que agrupa a
las secciones de transporte, taller mecánico, mantenimiento, servicios e inclusive correos, que esta
planteado como una sección independiente de este departamento que le reporta directamente a la
Dirección de Servicios Generales.
3. Organigrama de la Unidad Administrativa.
La Dirección de Servicios Generales, ha sufrido desde su creación como dirección del
Vicerrectorado Administrativo, algunas modificaciones en su estructura interna respondiendo en
cada una, a los objetivos y acciones que la delimitan dentro del contexto universitario. De allí que
en la Fig. No. 1 se detalle el Organigrama actual de dicha dirección, resaltando el Departamento
de Transporte (en rojo) y las secciones que lo componen, así como la sección de correos que
responde directamente ante la Dirección.
ORGANIGRAMA
Departamento de Transporte
Vicerrectorado
Administrativo
Dirección de
Servicios Generales
Secretaría
Comedor
Unidad de
Unidad
deApoyo
apoyo
Administrativa
administrativo
Comité de
Licitaciones
Departamento de
Transporte
Departamento
Técnico
Departamento de
Carpintería
Sección de
Producción
Sección de
Tranporte
Sección de
Telefonía
Sección de
Producción
Sección de
Recepción y
Almacen
Sección de
Taller Mecánico
Sección de
Electromecánica
y Refrigeración
Sección de
Recepción y
Almacén
Sección de
Distribución
Mantenimiento y
Servicios
Sección de
Recepción y
Almacén
Sección de
Mantenimiento
Unidad de
Planificación
Mantenimiento del
Edificio
Administrativo
Servicio de
Correo
Fig. 1. Organigrama de la Dirección de Servicios Generales – Departamento de Transporte.
Por su parte, el Departamento de Transporte de la Dirección de Servicios Generales, así como el
conjunto de unidades organizacionales que se interrelacionan entre sí, conforman la jerarquía de
distribución de trabajo, poder y por ende, de toma de decisiones. El modelado de la estructura
organizacional (Ingeniería de Requisitos 2005, Prof. Jonás Montilva), plantea el organigrama
funcional del sistema de transporte de tal manera que se establecen las responsabilidades de los
actores de cada unidad y la línea jerárquica de cada una. Se incorporará en el modelo de
estructura organizacional que sigue, la Sección de correos, por estar inmersa dentro de las
instalaciones del Dpto. de Transporte de la ULA y por cuanto su figura como tal, a pesar de
reportar según la Memoria y Cuenta de 2005, aún tiene interrelación directa en este departamento
(falta la aprobación definitiva del proyecto de separación organizacional).
Vicerrectorado Administrativo
Modelo de Estructura Organizacional
Actor-Unidades
Sistema Transporte
Vicerrector Administrativo
Prof. Mario Bonucci
Dirección de
Servicios Generales
Director
Prof. Jose Castrillo
Departamento
de Transporte
Coordinador del Departamento
Prof. Rolando Rodriguez
Apoyo administrativo
sectorial
Sección del Sistema
Automatizado de transporte de
la ULA (SATULA)
Asistente de Contabilidad
Jorge Mendez
Administrador Jefe
Pedro Candela
2 Asistente en recursos de Apoyo de Informática
1 Analista de organización y sistemas
1 Aseador
Sección de
Transporte
Sección de
Taller Mecánico
Sección de Mantenimiento.
y Servicios
Supervisor de Serv. Gen.
Moisés Solana
Jefe de Taller Automotor
Carlos Bracho
Carlos Bracho
1 Secretaria
24 Chofer
3 Despachador de Vehiculo
12 Mecánico
6 Ayudante de Mecánico
2 Electromecánico
1 Herrero-Soldador
1 Latonero
1 Ayudante de Servicio
1 Despachador de
Combustible
Servicio de Correo
1 Oficinista
Fuente: Modelo de Estructura Organizacional. Curso Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft
Fig. 2. Organigrama Funcional del Sistema de transporte.
4. Modelo de Jerarquía de Sistemas.
El modelado de sistemas es el proceso mediante el cual se concibe el dominio de negocio, que en
este particular es el Departamento de Transporte de la Dirección de Servicios Generales, como un
sistema que interactúa con sus partes y su ambiente. Entendiéndose que el dominio de aplicación
del Manual o el sistema de negocios donde se ubicará el mismo y al cual prestará sus servicios,
esta definido por la gestión administrativa como el departamento antes mencionado.
Por su parte en la Fig. No. 3. se muestra el modelo de jerarquía de sistemas del Departamento de
Transporte que forma parte de la Dirección de Servicios Generales, bajo la concepción del 1er.
Modelo de Hitchins (2000), donde se resalta la jerarquía de los sistemas que se delimitan dentro
de la Administración Universitaria de Servicios Generales (Super sistema), que contiene los
sistemas pares: Sistema Comedor, Servicios Técnicos, Carpintería, la Sección de Correo, la
Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo, y Transporte; conformándose bajo un
mismo nivel de responsabilidades y compromisos, y circunscribiéndose en torno al sistema
gerencial administrativo de la Universidad de Los Andes. El sistema del Departamento de
Transporte, lo integran a su vez, tres subsistemas: Transporte, Taller Mecánico y Mantenimiento y
Servicios los cuales mantienen relaciones estrechas entre sí y que rigen por un apoyo gerencial
sectorial propio del Dpto. y centralizado de la dirección de Servicios Generales que establece las
directrices administrativas.
M odelado de Sistemas
ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
DE SERVICIOS GENERALES
Sistema
Suprasistema
Subsistema
Sistema de Transporte
Mtto.
y servicios
Transporte
Adm.
sectorial
SATULA
Taller
Mecánico
Carpintería
Comedor
Apoyo
Gerencial
Administrativo
Sección de
Mantenimiento
del Edificio
Administrativo
Servicios
Técnicos
Sección de
Correo
Fuente: Primer Modelo de Hitchins 2000. Curso Modela do de Sistemas 2005. Jonás Montilva. CEISoft.
Fig. 3. Modelo de Sistemas del Departamento de Transporte.
5. Directorio.
Este modelo destaca el personal que labora para las secciones que integran el sistema de
Transporte así como las unidades de apoyo administrativo, que está registrado en la Relación de
Cargos de la dependencia. De igual manera, resalta los expertos de dominio que han contribuido y
que en adelante facilitarán el proceso de levantamiento de la información. Se detalla en este
directorio, que 56 empleados, técnicos y obreros están adscritos a esta unidad universitaria, y
distribuidos tal como se explica a continuación, mientras que correos tiene un solo trabajador:
Sección de Transporte
20
Sección de Taller Mecánico
19
Sección de Mantenimiento y Servicios
1
Apoyo administrativo sectorial
1
Sistema de Transporte de la Universidad de los Andes (SATULA)
4
Trabajadores en proceso de jubilación
2
Trabajadores adscritos al Dpto. pero transferidos a otra dependencia
9
Sección de Correo
1
-
Igualmente, en el sistema de Transporte, se tiene una nómina de jubilados que asciende a un
número de 45 trabajadores, y 5 que están pensionados por enfermedad o incapacidad (Ver Tabla 1).
DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
No.
Nombre y Apellido
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Moises Cabello Solana
Jose M. Albornoz Timaure
Humberto A. Araque Corredor
Felix G. Benitez Vargas
Victor J. Carmona Valero
Hernan J. Carrillo Ruiz
Jesús A. Candalas Briceño
Edgar J. Araque Contreras
Jose H. La Cruz Molina
Candelario Lara Barrios
Jimmi Gregorio Ovalle Sanchez
Victor M. Castillo Sanchez
Jose Genadio Contreras Araque
Ciria Contreras de Solana
Orlando Duran Contreras
Javier Contreras Fernandez
Cesar O. Figueredo Contreras
Jesús I. Flores Dugarte
Martin Hernandez H.
Carlos E. Hernandez M.
Feliz E. Rangel Nieto
Domingo Santander Flores
Erasmo Vera
Juan Carlos Ovalles Escalona
Cargo en Nómina
Experto
Dominio
Cond.
Laboral
Nivel
instrucción
3990
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3991
3988
3991
3990
3988
3988
3988
3988
3988
3988
3993
X
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
PROFESIONAL
3994
3994
3994
X
Extensión
SECCIÓN: TRANSPORTE
Jefe de Departamento
Chofer
Despachador de Vehículo
Chofer
Chofer
Chofer
Mecánico
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Aseador
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
X
X
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
SECCIÓN: TALLER MECÁNICO
1
2
3
Carlos A. Bracho Pereira
Trino Jose Alarcón Carrero
Fidel A. Alarcon Dugarte
Mecánico
Mecánico
FIJA
FIJA
FIJA
TÉCNICO
SUPERIOR
OBRERO
OBRERO
DIRECTORIO
No.
Nombre y Apellido
Cargo en Nómina
Extensión
Experto
Dominio
Cond.
Laboral
Nivel
instrucción
X
X
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
X
FIJA
OBRERO
X
FIJA
APOYO
CONTINUACIÓN SECCIÓN: TALLER MECÁNICO
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Juan A. Briceño Carrilo
Robert Contreras Ceballos
Pastor A. Gonzalez Diaz
Jose Y. Marquina Peña
Pedro Angel Medina Parra
Frank Reinaldo Peña Rodriguez
Nelsón de Jesús Peña Romero
Ernesto del C. Rengel
Alber E. Rojas Guerrero
Jesús Alberto Ruiz Ramirez
Carlos José Sanchez Rojas
Jose Ali Uzcategui Albarran
Jose Gerardo Uzcategui Rojas
Pedro Jose Villasmil Rivas
Orlando de J. Diaz Briceño
Gil A. Molina Meza
Mecánico
Mecánico
Ayudante de Mecánico
Mecánico
Electromecánico
Herrero-Soldador
Mecánico
Mecánico
Mecánico
Electromecánico
Latonero
Mecánico (Latonero)
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
3994
SECCIÓN: MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
1
Jesús Enrique Plaza Sanchez
Despachador de Combustible
3988
APOYO ADMINISTRATIVO: ADMINISTRACIÓN SECTORIAL
1
Jorge L. Mendez Valero
Asistente de Contabilidad
3989
APOYO ADMINISTRATIVO: SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE DE LA ULA (SATULA)
1
2
3
4
Ricardo Carmona Contreras
Sigilfredo Gomez Mora
Diógenes R. Andrade Reyes
Pedro G. Candela Marchione
Asistente en Recursos Apoyo Inform.
Asistente en Rec. Apoyo Informatica
Analista de Organización y Sistemas
Administrador / Tecnología Informac.
3993
3994
3993
3993
X
X
X
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
APOYO
APOYO
PROFESIONAL
PROFESIONAL
SECCIÓN DE CORREO
1
Midian L. Duran Delgado
Oficinista
3995
FIJA
APOYO
FIJA
FIJA
OBRERO
OBRERO
PERSONAL EN PROCESO DE JUBILACIÓN
1
2
Jesus María Davila
Pedro A. Camacho Merchan
Ayudante de Servicio
Chofer
3994
3988
JUBILADOS
1
Jose Briceño Valero
Almacenista Jefe
JUB
2
Inardo R. Silguero Z.
Supervisor de Transporte
JUB
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Isaias R. Zambrano Urrea
Jose L. Angulo
Rafael Antonio Ardila Abril
Jose S. Briceño Hernandez
Mario Buitrago Marquez
Daniel Castillo Sanchez
Jose Anuario Chacon
Aristobulo Contreras Marquez
Juan Climaco Davila Peña
Estanislao Diaz
Jose M. Duque Contreras
Supervisor de Servicios de Mtto.
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
Portero
Mecánico
Chofer III
Latonero
Chofer
Chofer
Ayudante de servicio
Chofer III
Mecánico
Obrero I
TÉCNICO
SUPERIOR
TÉCNICO
SUPERIOR
TÉCNICO
SUPERIOR
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
DIRECTORIO
No.
Nombre y Apellido
Cargo en Nómina
Extensión
Experto
Dominio
Cond.
Laboral
Nivel
instrucción
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
JUB
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
PENS
PENS
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
FIJA
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
OBRERO
CONTINUACIÓN JUBILADOS
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Ciro Jose Gomez Rondon
Gustavo Echevarria
Mario R. Flores Albornoz
Jose Vicente Gutierrez Angulo
Jose R. Hernandez Calderon
Oscar L. Ibarra Ildesa
Canlos Gonzalo Mendoza
Antonio J. Molina Balza
Elio Molina
Luis Alfonso Moreno
Benigno Moreno Quintero
Jose G. Moreno Quintero
Reinaldo Antonio Muñoz
Jose Vicente Parra
Ricardo Peña
Castor I. Perez Marquez
Manuel Elbano Pineda
Jesus A. Puente Calderon
Maximino Quintero Ramirez
Mario C. Ramirez Rosales
Jose M. Rangel Rivas
Manuel A. Rivas De Jesus
Jesus Manuel Rivera Villareal
Elias Rodriguez Velasco
Miguel Antonio Santana Ruiz
David Toro Guerrero
Carlos A. Uzcategui Gavidia
Martin Vielma Rodriguez
Jose R. Villasmil
Noe Fernandez
Antonio Jose Maldonado
Carmen Rangel Ramos
Mecánico
Chofer
Chofer
Chofer
Mecánico
Despachador de Combustible
Controlador de Rutas
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer
Chofer III
Chofer
Chofer
Chofer III
Mecánico
Chofer II
Chofer III
Chofer
Chofer III
Chofer
Mecánico
Controlador de Rutas
Chofer
Chofer
Chofer III
Mecánico
Chofer Mensajero
Mensajero Interno
Mensajero Externo
PENSIONADOS
1
2
3
4
5
Simón Antonio Barrios Rondon
Tomas Diaz Dugarte
Daniel Flores
Luis Alfonso Gavidia Gavidia
Victor José Valero Parra
Mecánico II
Mecánico
Mecanico
Macánico
Mecánico
PENS
PENS
PENS
PERSONAL TRANSFERIDO A OTRAS DEPENDENCIAS
1
2
3
4
5
6
Gladys Teresa Angulo Carmona
Jairo D. Buitrago Rondon
Fredy Rene Contreras
Ramon A Guarache Rivas
Oscar A. Jimenez B.
William Londoño Oliveros
Aseador
Chofer
Aseador
Mecánico (Chofer)
Chofer
2636
3940
1617
1617
2309
2991
DIRECTORIO
No.
7
8
9
6.
Extensión
Cond.
Laboral
Nivel
instrucción
3970
3985
3988
FIJA
FIJA
FIJA
OBRERO
OBRERO
OBRERO
Experto
Dominio
CONTINUACIÓN PERSONAL TRANSFERIDO A OTRAS DEPENDENCIAS
Nombre y Apellido
Jhony J. Marquez Rey
Teofilo Peña Dugarte
Edgar Angulo
Cargo en Nómina
Mecánico
Chofer
Chofer
Modelo de Objetivos del Sistema de Negocios.
El modelo de objetivos expresa los propósitos e intenciones del dominio de negocio, acentuando
(Modelado de Objetivos – Ingeniería de Requisitos V3 – Jonás montilva):
- La Visión o meta ambiciosa que aspira el sistema de Servicios Generales.
- La Misión o razón de ser del sistema.
- Los objetivos, tanto generales como específicos, que permiten el logro de la misión establecida.
De allí, que en la Fig. No. 4, que aparece a continuación, se establezcan todos los propósitos
planteados para y por este departamento, que guían los procesos y actividades del mismo. Vale
acotar que para la recopilación de dicha información se consultaron documentos disponibles en el
particular (Anexo 1- Ver cuadro Resumen de Objetivos): Memoria y Cuenta año 2005 de la ULA,
Página Web de ésta casa de estudio, por ser éstas las más actualizadas al respecto.
Fig. 4. Modelo de Objetivos del Sistema de Transporte.
7.
Modelo de Reglas.
El modelado de las reglas de negocio (Ingeniería de Requisitos V3) identifica las reglas
(leyes, reglamentos, normas u otros) implícitas en los procesos de negocio, por cuanto
controlan, restringen, limitan y condicionan la ejecución de los procesos tanto
fundamentales como de apoyo del Sistema de transporte, en este caso. En la Fig. 5, se
resaltan las reglas de negocio de dicha unidad administrativa universitaria. En el anexo no.
2, se dispone del cuadro resumen de las distintas reglas por las cuales se rigen tanto la
dirección como los departamentos y secciones de la misma.
<<regla>>
REGLASDEL N EGO CIO
DEPARTAM ENTO DE TRAN SPO RTE
Regla
<<regla>>
<<proceso>>
regula
Proceso del Negocio
Regla del Negocio
<<regla>>
<<regla>>
REGLAMENTO
. Reglamento para la
Administración, Uso, Guarda
y Custodia del Parque
Automotor de la ULA
(07/09/2004)
. Reglamento de Compras y
contratación de servicios
ULA (10/02/2003)
. Reglamento de Contraloría
Interna de la ULA
(13/05/1998)
. Reglamento de Sistema de
Inventario de la ULA
(12/03/1987)
<<regla>>
<<regla>>
OTROS
LEY
NORMA
. Normas COVENIN:
Alimentos
Salud
Transporte
Madera
. Normas internas de la
Dirección de Servicios
Generales.
. Normas internas del
departamento
. Estatuto de Personal
Administrativo, Técnico y
Obrero (28/03/90).
. Resoluciones de
Consejos: Universitario,
Facultad, Escuela y
Departamento.
. Política de renovación del
Parque automotor de la
Universidad.
. Manual de Pólizas del
Seguro Parque Automotor
ULA
. Constitución Nacional de
la República Bolivariana de
Venezuela (1999)
. Ley Orgánica del Trabajo
(1997)
. Ley Orgánica de la
Administración Pública(17/
10/2001)
. Ley orgánica de
prevención, condiciones y
medio ambiente de trabajo
LOPCYMAT (26/07/05)
. . Ley del Estatuto de la
Función Pública(06/09/2002)
. Ley de Universidades(2/09/
1970)
. Ley de Licitaciones(13/11/
2001)
. Ley de Tránsito Terrestre y
su reglamento
Fuente: Modelo de Reglas de Negocio
. Curso Ingeniería de Requisitos2005. Jonás Montilva. CEISoft
Fig. 5. Reglas de Negocio del Sistema de Transporte.
8.
Modelo de Procesos del Negocio.
El modelado de procesos utiliza el lenguaje UML Business, representa esquemáticamente los
procesos de negocios que consumen, usan, producen o involucran al conjunto de objetos de
negocios que hacen posible su consecución, los cuales son transformados o manipulados para
generar el producto deseado. Destaca de igual forma, las reglas del negocio que rigen los
procesos y a las cuales deben apegarse, y los eventos que lo activan tanto internos como
externos. A continuación, se observan cada uno de los modelos de procesos característicos del
sistema de Transporte.
8.1. Diagrama de proceso del Sistema de Servicios Generales.
El diagrama de proceso del sistema de Transporte, representa los conceptos que delimitan la
obtención de los propósitos u objetivos del mismo, destacando los actores que controlan, ejecutan
y apoyan el logro de cada uno de los procesos fundamentales y de apoyo que se despliegan a
partir del proceso macro de prestación del servicio de transporte universitario, las leyes que lo
enmarcan, y cada uno de los elementos que allí se resaltan tal y como se explico anteriormente
(Fig. No. 6 - Notación Ericksson y Penker 2000 del UML Business para modelar un proceso de negocio-).
Fig. 6. Diagrama de proceso del sistema de Transporte.
8.2. Cadena de Valor del Sistema.
La Cadena de Valor es el equivalente al mapa de proceso de cualquier organización (según el
Modelado de Negocios orientado por objetos), y la correspondiente al sistema de Transporte,
especifica los procesos primarios que definen a dicha dependencia, los procesos de apoyo
(administrativos y técnicos) requeridos para la consecución de los anteriores así como la relación
entre los mencionados.
En la Fig. No. 7, que sigue en adelante, se observa que el Departamento de Transporte determina
tres (3) procesos fundamentales independientes que atienden a las secciones que lo componen, y
de seis (6) procesos de apoyo que permiten el desarrollo de los primarios. Entretanto, la sección
de correos define un proceso primario como es el de manejo de correo.
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS
FUNDAMENTALES
CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE TRANSPORTE
Otorgamiento
del
Servicio
de
Transporte
Mantenimiento
Rutinario
De
Vehículos
Mantenimiento
Preventivo y
Correctivo de
Vehículos
Sistematización de la información
A
Administración directa de vehículos y transporte
Administración sectorial de bienes y servicios
Mantenimiento de la Unidad
Apoyo logístico
Administración central de bienes y servicios
Fuente: Cadena de Valor. Curso Modelado de Negocios orientado por objetos 2005. Prof. Judith Barrios, Prof. Isabel Besembel. ULA
Fig. 7. Cadena de Valor del Sistema de Transporte.
8.3. Árbol de Procesos y Procedimientos.
El árbol de procesos y procedimientos desglosa los procesos tanto fundamentales como
de apoyo que sustentan el macro-proceso del sistema de Transporte, evidenciando al
mismo tiempo, los procedimientos que hacen posible la consecución de los mismos.
Para el levantamiento de la información contenida, se han consultado informes de
actividades, manuales y documentos de la dependencia así como de los departamentos y
secciones que la conforman. Igualmente, se han realizado entrevistas con algunos de los
actores y usuarios de las entidades citadas.
A continuación se detallan cada uno de los árboles de procesos, por separado, que
conforman el árbol total:
-Procesos fundamentales de la cadena de Valor (Fig. 8-9).
- Procesos de Apoyo de la cadena de valor (Fig. 10-11)
De igual forma se muestra el árbol del proceso de la Sección de Correo de la dirección de
Servicios Generales, el cual se detalla y desglosa en este manual (Fig. 12).
8.3.1. Procesos Fundamentales
Árbol de Procesos y Procedimientos
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACRO
PROCESO
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
PF-1.1.1 PLANIFICACIÓ N ANUAL DE RUTAS DE TRANSPO RTE ESTUDIANTIL Y DE PERSO NAL
S
E
R
V
I
C
I
O
D
E
PF-1.1.2. ASIGNACIÓ N SEM ANAL DE UNIDADES DE TRANSPO RTE PARA ACTIVIDADES INTRA /EXTRA
UNIVERSITARIAS EXTRA URBANAS
PF-1.1.3. CO NTRO L DIARIO PO R TURNOS DE AUTO BUSES PARA RUTAS ESTUDIANTILES Y DE PERSO NAL
PF-1.1.4. ASIGNACIÓ N DE CAVAS Y CAM IO NES PARA M UDANZAS, TRASLADOS Y TRANSPO RTE DE
M O BILIARIO EXTERNO/INTERNO
1.1
OTORGAMIENTO DEL SERVICIO DE
TRANSPORTE
PF-1.1.5. SUSTITUCIÓ N DE CAUCHOS Y BATERÍAS DE UNIDADES DE LA FLO TA DE LA ULA
PF-1..1.6. CALCULO DE VIÁTICOS, HORAS Y DÍAS EXTRAS DE CHÓFERES ASIGNADO S A RUTAS EXTRA
URBANAS
PF-1.1.7. REPARACIÓ N DE UNIDADES DE TRANSPO RTE DE LOS NÚCLEO S BARINAS, TÁCHIRA Y TRUJILLO
T
R
A
N
S
P
O
R
T
E
PF-1.1.8. ELABO RACIÓN DE INFO RM E ANUAL DE GESTIÓN ADM INISTRATIVA Y O PERATIVA DEL
DEPARTAM ENTO DE TRANSPO RTE
PF-1.1.9. CO NTRO L DE ASISTENCIA LABORAL DEL PERSO NAL DEL TALLER, LAVADO Y ENGRASE DEL
DPTO. DE TRANSPO RTE
PF-1.1.10. ELABO RACIÓN DE INFO RM E DE ESTADO DE UNIDAD O UNIDADES DE TRANSPO RTE
SO M ETIDAS A TRABAJO S DE REPARACIÓN EN EL TALLER M ECÁNICO
1.2.
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE
VEHÍCULOS
PF-1.2.1. CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA
PF-1.2.2. CONTROL MENSUAL DE LAVADO Y ENGRASE- CAMBIO DE FILTRO Y ACEITE DE
UNIDADES DE TRANSPORTE DE LA ULA
MACRO
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS
1.3.1.
ASIGNACIÓN DE TRABAJOS
PF-1.3.1.1. DISTRIBU CIÓ N DIARIA DE ACTIVIDADES DE REPARACIÓ N SEGÚN
REQ U ERIM IEN TO DE UN IDADES DE TRAN SPO RTE
PF-1.3.1.2. ASIGN ACIÓ N DE REPARACIÓ N INTERN A Y DE TRABAJO EN O TRO
TALLER (TO T)
PF-1.3.2.1. CON TROL EN TRADA DE UN IDAD DE TRAN SPORTE AL
TALLER M ECÁN ICO
S
E
R
V
I
C
I
O
D
E
T
R
A
N
S
P
O
R
T
E
PF-1.3.2.2. SUPERVISIÓN CON TIN UA DE TRABAJOS DE LABORES DE
1.3.2.
SUPERVISIÓN DE UNIDADES
REPARACIÓN DE UN IDADES DE TRAN SPORTE REPORTADAS
PF.1.3.2.3. CON TROL DE EGRESO DE UN IDADES DE TRAN SPORTE DEL
TALLER MECÁN ICO
PF-1.3.2.4. IN SPECCIÓN DE UN IDADES DE TRAN SPORTE SIN IESTRADOS Y
POSTERIORMEN TE REPARADOS REMOZADOS
PF-1.3.3.1. CON TROL DE PRÉSTAM O DE H ERRAM IEN TAS Y/O
EQUIPOS DE TRABAJO EN EL TALLER M ECÁN ICO
PF-1.3.3.2. SO LICITU D DE M ATERIALES Y/ O REPU ESTO S DE U SO IN M EDIATO
PARA LABO RES DE REPARACIÓ N DE UN IDAD DE TRANSPO RTE
1.3.
M ANTENIM IENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE VEHÍCULOS
PF-1.3.3.3. SO LICITU D DE M ATERIALES Y/O REPU ESTO S DE ALTA RO TACIÓ N
PARA LABO RES DE REPARACIÓ N DE UN IDAD DE TRANSPO RTE
PF-1.3.3.4. RECEPCIÓN DE M ATERIALES, REPUESTOS E IN SUM OS EN
EL ALM ACEN DEL TALLER M ECÁN ICO
1.3.3.
ALM ACENAM IENTO DE INSUM OS,
REPUESTOS, HERRAM IENTAS Y
EQUIPOS
PF-1.3.3.5. ALM ACEN AM IEN TO DE REPU ESTO S, M ATERIALES, IN SU M O S,
H ERRAM IENTAS Y EQ U IPO S DEL ALM ACÉN DE TALLER M ECÁN ICO
PF-1.3.3.6. EN TREGA DE M ATERIALES
, REPUESTOS E SOLICITADOS AL
ALM ACÉN
PF-1.3.3.7. DOTACIÓN BIAN UAL DE H ERRAMIEN TAS Y EQUIPOS DE
TRABAJO PARA EL PERSON AL DEL TALLER MECÁN ICO
PF-1.3.3.8. DOTACIÓN DE IMPLEMEN TOS DE H IGIEN E Y SEGURIDAD
LABORAL DEL PERSON AL DEL DPTO. TRAN SPORTE
PF-1.3.3.9. DOTACIÓN AN UAL DE IN DUMEN TARIA PARA PERSON AL
OBRERO DEL DEPARTAMEN TO DE TRAN SPORTE
PF-1.3.3.10. RECARGA SEMESTRAL DE EXTINTORES DE POLVO SECO CON TRA
IN CEN DIO DE ÁREAS DE TRABAJO DEL DPTO . DE TRANSPORTE
PF-1.3.3.11. INVEN TARIO ANUAL DE MATERIALES, REPUESTOS, IN SUMOS,
HERRAMIEN TAS Y EQUIPOS DEL ALMACÉN DEL TALLER MECÁNICO DEL DPTO . DE
TRAN SPORTE
8.3.2. Procesos de Apoyo
MACRO
PROCESO
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
PA-1.1. APERTURA DE ORDEN DE TRABAJO EN SISTEM A DE SATULA
S
E
R
V
I
C
I
O
PA-1.2. REGISTRO DE UN IDADES DE LA FLOTA ASIGN ADAS PARA ACTIVIDADES EXTRA
URBAN AS
PA-1.3. REGISTRO DE SOLICITUD, ADQUISICIÓN Y EN TREGA DE REPUESTOS,
M ATERIALES, IN SUM OS, H ERRAM IEN TA Y E.T.
PA-1.
SISTEMATIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
D
E
PA-1.4. CON TROL DE CON SUM O DE COM BUSTIBLE DE UN IDADES DE LA FLOTA DE LA
ULA
PA-1.5. CON TROL DE LAVADO Y EN GRASE– CAM BIO DE FILTRO Y ACEITE DE LAS
UN IDADES DE LA FLOTA DE LA ULA
PA-1.6. CON TROL DE EGRESOS Y GASTOS DEL DPTO. DE TRAN SPORTE
PA-1.7. EM ISIÓN DE REPORTES EN GEN ERAL
T
R
A
N
S
P
O
R
T
E
PA-1.8. M AN TEN IM IEN TO DE H ARDWARE Y SOFTWARE DEL SISTEM A DE SATULA
PA-2.1. MATRICULACIÓN DE UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA
PA-2.
ADMINISTRACIÓN DIRECTA DE
VEHÍCULOS Y TRANSPORTE
PA-2.2 ASEGURAMIENTO Y EXCLUSIÓN DE UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA
PA-2.3. TRATAMIENTO DE UNIDADES SINIESTRADAS
PA-2.4. DESINCORPORACIÓN UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE APOYO
MACRO
PROCESO
SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
PA-3.1. RELACIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I
Ó
N
PA-3.2. M AN EJO Y DISTRIBUCIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICIN A Y DE LIM PIEZA
PA-3.
ADM INISTRACIÓN SECTORIAL DE
BIENES Y SERVICIOS
PA-3.3. SOLICITUD Y DISTRIBUCIÓN DE FORM ATOS Y FORM ULARIOS DEL
DPTO . DE TRAN SPORTE
PA-3.4. CH EQUEO Y REPOSICIÓN DE CAJA CH ICA DEL DPTO. DE
TRAN SPORTE
PA-3.5. SO LICITUD DE INSPECCIÓ N , M ANTENIM IENTO Y REPARACIÓ N DE EDIFICACIO NES E
INSTALACIO NES DEL DPTO . DE TRANSPO RTE
D
E
R
E
C
U
R
S
O
S
PA-4.1. LIMPIEZA Y ACON DICION AMIENTO DIARIO DE LAS ÁREAS DE TRABAJO DEL
DPTO. DE TRANSPORTE
PA-4.2. CO NTRO L DE ENTRADAS Y SALIDAS DE CO RRESPO NDENCIA DE LA JEFATURA DEL
DPTO . DE TRANSPO RTE
PA-4.
APOYO LOGISTICO
PA-4.3. SOLICITUD DE DOCUM EN TO EN ARCH IVO
Y
PA-4.4. ATEN CIÓN AL PÚBLICO
A
P
O
Y
O
S
E
C
R
E
T
A
R
I
A
L
PA-4.5. DISTRIBUCIÓN M EN SUAL DE ESTADOS DE CUEN TA DE LA N ÓM IN A
DEL PERSON AL DEL DPTO. DE TRAN SPORTE
PA-5.1. COM PRA DE BIEN ES Y CON TRATACIÓN DE SERVICIOS
PA-5.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE
BIENES Y SERVICIOS
PA-5.2. LICITACIÓN SELECTIVA DE BIEN ES Y SERVICIOS
PA-5.3. LICITACIÓN GEN ERAL DE BIEN ES Y SERVICIOS
PA-5.4. ADJUDICACIÓN DIRECTA DE BIEN ES Y SERVICIOS
8.3.3. Procesos de la Sección de Correos
MACRO
PROCESO
S
E
R
V
C
I
O
D
E
C
O
R
R
E
O
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
C-1.1. RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ULA
C.1.
MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA
C-1.2. RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ULA
C-1.3. CARGA PERIÓDICA DE MÁQUINA FRANQUEADOTA EN
IPOSTEL
C-1.4. IMPRESIÓN DE ESTAMPILLAS Y TARJETAS POSTALES EN
MÁQUINA IMPRESORA
9. PROCESO PF-1.1.
OTORGAM IENTO DEL
SERVICIO DE TRANSPORTE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos del Departamento de
Transporte de la Dirección de Servicios Generales
Proceso Fundamental 1.1.: Otorgamiento del Servicio de Transporte
9.1. Información General del Proceso de Otorgamiento del Servicio de
Transporte.
OBJETIVO
Establecer los pasos requeridos para ofrecer un oportuno y
eficiente servicio de transporte tanto a la población estudiantil
como al personal técnico-obrero de la universidad; sin obviar
la realización de las actividades complementarias de
formación académica como son las prácticas de campo,
visitas
industriales,
intercambios
inter-institucionesles,
congresos, entre otros; al igual que las labores de apoyo
logístico de mudanza, traslado y transporte de bienes
inmuebles de la ULA.
CLIENTES
INICIALES
o Autoridades Universitarias
o Personal Docente y de Investigación
o Estudiantes
o Unidades Académicas y Administrativas
o Centro de Estudiantes
o Instituciones Extra Universitarias
FINALES
o Estudiantes
o Instituciones Extra Universitarias
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS
o Dependencia Universitaria
o Dirección de Servicios Generales
o Departamento de Transporte
o Sección de Transporte
o Vice-Rectorado Administrativo
ENTRADAS
- Solicitud del Plan anual de Rutas Estudiantiles y de
Personal.
- Solicitud de unidad de transporte para la realización de
actividades universitarias extra urbanas.
- Requerimiento de Control de realización de rutas
estudiantiles y de personal.
- Solicitud de entrega de cauchos y/o baterías.
- Orden de viaje de chofer para realizar viaje extra urbano,
que requiere de la asignación de viáticos para el mismo.
- Oficio de solicitud de cava o camión para realizar
traslado, transporte de bienes inmuebles o mudanzas.
- Reporte de reparación de unidad de transporte adscrita
a uno de los Núcleos de la ULA (Barinas, Táchira, Trujillo).
- Solicitud anual del Informe de Gestión administrativa y
operativa del Departamento de Transporte.
- Libro de control diario del Personal del Dpto. de
Transporte.
- Oficio de solicitud del informe sobre el estado de una o
varias unidades de transporte en reparación.
SALIDAS
- Plan de Rutas de Transporte Estudiantil y de Personal.
- Servicio de Transporte extra urbano.
- Planillas de chequeos de rutas efectuadas en turno A
y B.
- Reposición de cauchos y/o baterías en unidades de la
flota de la ULA.
- Viáticos estimados para chofer asignado a Ruta Extra
Urbana.
- Transporte para actividades de mudanza, traslado o
transporte de bienes inmuebles.
- Unidad de transporte del Núcleo (Barinas, Táchira o
Trujillo) reparada y disponible.
|- Informe anual de Gestión administrativa y operativa del
Dpto. de Transporte.
- Reporte mensual de asistencia del personal del Dpto.
de Transporte.
- Informe del estado de una unidad o unidades de
transporte sometidas a trabajos de reparación.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el Jefe del Dpto. de Transporte
delimita las prioridades de las rutas de
transporte tanto estudiantil como del personal
de la Universidad de Los Andes (ULA).
SE TERMINA
Cuando el Director de Servicios Generales, el
Coordinador del Dpto. de Transporte u
autoridad universitaria dispone del Informe de
estado de una unidad o unidades de transporte
sometidas a trabajos de reoparación.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de Universidades (1953 – 1958 – 1970)
Ley de Tránsito Terrestre y su Reglamento.
Estatuto de Personal Docente y de Investigación (1980 –
1990)
Reglamento de los Departamentos de Facultades/Núcleos
Resoluciones de los Consejos: Universitario, Facultad,
Escuelas y Departamentos.
Reglamento para la Administración, Uso, Guarda y
Custodia del Parque Automotor de la ULA (07/09/2004)
Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA
(10/02/2003)
Reglamento de Contraloría Interna de la ULA (13/05/1998)
Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA
(12/03/1987)
Manual de Pólizas del Seguro Parque Automotor ULA
Normas internas del Departamento
FORMULARIOS
Planilla “Solicitud de Vehículo” utilizada por el
Departamento de Transporte (Anexo 3).
Planilla “Trabajo en otro Taller” utilizada por el Dpto. de
Transporte (Anexo 4).
Planilla “Orden para Viaje” utilizada por el Departamento
de Transporte (Anexo 5).
Planilla “Chequeo de Rutas – Turno A” (Anexo 6)
Planilla “Chequeo de Rutas – Turno B” (Anexo 7).
Planilla “Memorando” utilizada por el Departamento de
Transporte (Anexo 8).
“Relación de Horas Extras” (Anexo 9).
Solicitud de financiamiento de Gastos de Viaje (Anexo
10).
Solicitud de permisos del personal (Anexo 11 y 12).
RECURSOS
HUMANOS
o Decanos de Facultades/Núcleos
o Directores de Escuelas, Institutos y Centros de
Investigación y de Dependencias Centrales
o Representantes
de
Instituciones
extra
universitarias
o Secretaría de la Dirección de Servicios Generales
o Director de Servicios Generales
o Secretaria del Vice-Rectorado Administrativo
o Vice-Rector Administrativo
o Jefe de Sección de Transporte
o Chóferes de Sección de Transporte
o Personal de administración de Dependencias
Universitarias o de institución extra universitaria
solicitante
o Personal de Vigilancia del Dpto. de Transporte
o Personal del Sistema Automatizado de Transporte
de la Universidad de Los Andes
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
o Manual Operativo de la ULA (1993)
Computacionales
o Sistema Automatizado de Transporte de la
Universidad de Los Andes (SATULA).
INFRAESTRUCTURA
o Facultades/Núcleos de la ULA
o Dependencias Centrales de la ULA
o Dirección de Servicios Generales de la ULA
o Departamento de Transporte de la ULA
PRESUPUESTARIO-FINANCIEROS
o Partidas presupuestarias asignadas a las
dependencias
académico-administrativas
que
intervienen en el proceso.
MATERIALES Y EQUIPOS
o Materiales y equipos de oficina.
o Tecnología de Información: Hardware, Software,
Redes.
9.2. Diagrama del Proceso de Otorgamiento del Servicio de Transporte.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de otorgamiento del
servicio de transporte (Fig. 13):
<<reglas>>
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela
(1999)
. Ley Orgánica del Trabajo(1997)
. Ley orgánica de prevención, condiciones y medio ambiente de trabajo
LOPCYMAT (26/07/05)
. Ley de Universidades(2/09/1970)
. Ley de Tránsito Terrestre y su reglamento
. Ley de Licitaciones(13/11/2001)
. Normas COVENIN
. Estatuto de PersonalAdministrativo, Técnico y Obrero (28/03/90).
. Reglamento para la Administración, Uso, Guarda y Custodia del Parque
Automotor de la ULA(07/09/2004)
. Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA(10/02/2003)
. Reglamento de Contraloría Interna de la ULA(13/05/1998)
. Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA(12/03/1987)
. Manual de Pólizas del Seguro Parque Automotor ULA
. Normas internas del Departamento
DIAGRAMA DEL PROCESO DE
“OTORGAMIENTO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE”
<<actor>>
Jefe del Departamento
de Transporte
controla
regula
Jefe Dpto. de
Dependencias
univarsitarias / Centro de
Estudiantes
<<objeto negocio>>
Solicitud del transporte:
- Interno
- Extra universitario
requiere
<<fin>>
Otorgar el servicio de
transporte a la comunidad
universitaria a las
dependencias universitarias
cumple
<<producto>>
Transporte:
- Interno
- Extra universitario
< < proceso> >
1.1
Otorgamiento del
Servicio de
Transporte
<<información>>
. Cuadro de rutas mensual de acuerdo a personal y
rutas asignadas a dependencias
. Cronograma de actividades del departamento
. Control de rutas
Orden de trabajo
Comunidad
Universitaria
<<producto>>
Informes periódicos de
gestión
Director de Servicios
Generales
Apoya
Consulta
<<actor>>
Personal ATO: Administrativo
Técnico y Obrero, adscrito a la
Sección de Transporte
Ejecuta
<<actor>>
Personal de la sección de
transporte
WEB´s DE LA ULA:
RedULA: Red de la Universidad de Los Andes
SISTEMAS ULA:
SATULA: Sistema de planificación, análisis, control y toma de
decisiones del área de transporte
<<información>>
. WEB´s: RedULA
Sistemas: SATULA
Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva . CEISoft
Fig. 13. Diagrama del Proceso “Otorgamiento del Servicio de Transporte”.
9.3. Índice del Proceso de Otorgamiento del Servicio de Transporte.
El proceso de Otorgamiento del Servicio de Transporte define los siguientes procedimientos:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
PF-1.1.1. Planificación anual de rutas estudiantiles y de personal.
PF-1.1.2. Asignación semanal de unidades de transporte para actividades
intra/extra universitarias extra urbanas.
PF-1.1.3. Control diario por turnos de autobuses para rutas estudiantiles y de
personal.
PF-1.1.4. Asignación de cavas y camiones para mudanzas, traslados y transporte
de mobiliario interno y externo de bienes inmuebles de la ULA.
PF-1.1.5. Sustitución de cauchos y baterías de unidades de la flota de la ULA.
PF-1.1.6. Cálculo de viáticos, horas y días extras de chóferes asignados a rutas
extra urbanas.
PF-1.1.7. Reparación de unidades de transporte de los núcleos de Barinas, Táchira
y Trujillo.
PF-1.1.8. Elaboración del informe anual de gestión Administrativa y operativa del
PF-1.1.9. Control de asistencia laboral del personal del Taller, Lavado y Engrase del
PF-1.1.10. Elaboración de informe de estado de una unidad o unidades de trabajo
sometidos a trabajos de reparación en el Taller Mecánico del Dpto.
Procedimiento PF-1.1.1.: Planificación anual de rutas estudiantiles y de personal
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.1.
“PLANIFICACIÓN ANUAL DE RUTAS
ESTUDIANTILES Y DE PERSONAL”
DIRECTOR DE
SERVI CI OS G ENERALES
Procedimiento No. PF-1.1.1. Planificación anual de Rutas Estudiantiles y de Personal.
<<información>>
Solicitud de Plan anual de Rutas
de Transporte Estudiantil y de
Personal
Disponer de Plan de Rutas
Estudiantiles y de Personal
para autorizar publicación
del mismo
Revisar información
contenida en informes
enviados por oficinas
solicitadas para iniciar la
elaboración del plan
Delimitar prioridades de
Rutas de Transporte tanto
estudiantil como de personal
J EFE DEL TALLE R MECÁNICO
Inicio
Solicitar a la Oficina
Regional de Transporte y
Comunicación información de
rutas de transporte masivo ,
eventos anuales , etc .
Establecer requerimiento
de unidades de acuerdo a
población estudiantil y zonas
de concentración y flujo de
traslado
Solicitar a la OCRE / DAES la
población estudiantil y de
personal dispuesta por zonas
Convocar la conformación
de un Comité de
Planificación de Rutas de
Transporte
Evaluar rutas alternas ,
paralelas y troncales de
transporte estudiantil y de
personal
Determinar cantidad y
capacidad de buses de
acuerdo a zona de
población estudiantil y de
personal
Compilar información
acordada y elaborar el Plan
de Rutas Estudiantiles y de
Transporte de año siguiente
Solicitar la realización
de una mesa de trabajo para
establecer las rutas más
adecuadas al flujo
estudiantil
Evaluar turnos de rutas de
transporte de acuerdo a
posibles cambios de turnos
de clases (nocturnos )
Establecer chóferes
disponibles para cobertura
de rutas estudiantiles y de
personal
Respaldar plan diseñado
mediante registro de firmas de
actores participantes y
representantes de todos los
sectores estudiantiles, fecha y
sello de Dpto.
Determinar concentración de
población estudiantil y flujos
de traslado
Evaluar horas “pico” de flujo
estudiantil y traslado
Delimitar turnos de vigilancia
y chequeo de rutas de
transporte
Cambios en
sistema transporte
masivo
Verificar cambios de rutas
de transporte masivo público
y privado
Sistema de
Transporte masivo no
sufre alteraciones
Repetir planificación de
Rutas Estudiantiles y de
Personal aplicado en el año
en curso
Determinar población
estudiantil y personal por
facultad , núcleos de
facultades y zonas de
habitación
O CRE /
DAES
O FICINA
REGIONAL DE
TRANSPO RTE Y
COMUNICACION
ES
<<información >>
Plan de Rutas de Transporte
Estudiantil y de Personal
Elaborar un cronograma
anual de eventos político ,
deportivos , culturales , etc .
regionales , nacionales e
internacionales
Elaborar cuadro resumen
con información contentiva
de población estudiantil
universitaria y personal
Determinar rutas de
transporte masivo de
sistemas de transporte
público, líneas privadas y
cambios de vialidad
Comité de Planificación de Rutas Estudiantiles y de Transporte esta conformado
Elaborar un informe
detallado de la red víal de la
ciudad dispuesta para el
siguiente año
Generar Plan Macro de
Rutas Estudiantiles y de
Personal de año siguiente
junto con Jefe de Taller y
Coordinador del Dpto .
Ajustar cobertura de
transporte estudiantil y
personal a eventos intra y
extra universitarios
Colocar firma de personal
encargado y jefe , fecha y
sello de la sección
universitaria
Respaldar plan de rutas
estudiantiles y de personal
mediante registro de firma
de actores participantes ,
fecha y sello del Dpto .
Consignar información al
Autorizar entrega de informe
mediante respaldo de firma
y sellos de autoridades de la
oficina regional
: Coordinador del Dpto . de Transporte , Jefe del Dpto . de Transporte , Jefe de Taller Mecánico , Representante Estudiantil , Representante Académico .
Enviar Plan Macro de Rutas
a la Dirección de Servicios
Generales
Enviar Plan Macro de Rutas
a la Dirección de Servicios
Generales
RESPONSABLE
ACCION
1. Solicita la Planificación anual de Rutas de
Transporte Estudiantil y de Personal.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
2. Delimita las prioridades de las rutas de
transporte tanto estudiantil como del personal
de la Universidad de Los Andes (ULA).
2.1. Solicita a la Oficina Regional de
Transporte y Comunicación información de
rutas de transporte masivo, eventos anuales,
entre otros para el año de consulta.
OFICINA REGIONAL DE TRANSPORTE Y
COMUNICACIONES
2.1.1. Elabora un cronograma anual de
eventos políticos, culturales, deportivos,
etc.,
regionales,
nacionales
e
internacionales planificados para el año
de consulta.
2.1.2. Determina rutas de transporte
masivo, de sistemas de transporte
públicos, líneas privadas y cambios de
vialidad.
2.1.3. Elabora un informe detallado de
la red vial de la ciudad dispuesta para el
siguiente año.
2.1.4. Autoriza la entrega de informe
mediante el respaldo de las firmas y
sellos de las autoridades de la oficina
nacional.
2.2. Solicita a la OCRE/ DAES, la población
estudiantil y de personal de la ULA dispuesta
por zona.
OCRE / DAES
2.2.1. Determina
la
población
estudiantil y de personal por facultad,
núcleos de facultades y zona de
habitación.
2.2.2. Elabora cuadro resumen con
información contentiva de la población
estudiantil universitaria y de personal.
2.2.3. Registra firma de personal
encargado y jefe, fecha y sello de la
sección universitaria.
2.2.4. Consigna
información
al
Departamento de Transporte de la ULA.
JEFE DE TALLER MECÁNICO
3. Revisa información contenida en informes
enviados por las oficinas antes mencionadas,
solicitada para iniciar la elaboración del plan.
4. Establecer los requerimientos de unidades de
transporte, de acuerdo a la población
estudiantil, zona de concentración y flujo de
traslado.
5. Verifica cambios de ruta de transporte
masivo, públicos y privados.
5.A. Si el sistema de transporte masivo no
sufre alteración alguna:
5.A.1. Repite la planificación de las rutas
estudiantiles y de personal, aplicada en el
año en curso.
5.A.2. Ajusta cobertura de l transporte
estudiantil y de personal, a eventos intra y
extra universitarios.
5.A.3. Genera el plan macro de rutas
estudiantiles y de personal del año siguiente,
junto con el Jefe del Taller y el Coordinador
del Dpto.
5.A.4. Respalda el plan de rutas estudiantiles
y de personal mediante el registro de las
firmas de los actores participantes en su
elaboración, así como la fecha y el sello del
Dpto.
5.A.5. Envía el plan macro de rutas a la
5.B. Si el sistema de transporte masivo sufre
cambios:
5.B.1.
Convoca la conformación de un
comité de planificación de Rutas de
Transporte (constituido por representantes de
las autoridades universitarias, académicos,
estudiantiles, de los gremios de sindicatos y
de
personal
del
Departamento
de
Transporte).
5.B.2. Solicita la realización de una mesa de
trabajo para establecer las rutas más
adecuadas al flujo estudiantil.
5.B.3. Determina la concentración de la
población estudiantil y flujos de traslado.
5.B.4. Evalúa rutas alternas, paralelas y
troncales de transporte estudiantil y de
personal.
5.B.5. Evalúa turnos de rutas de transporte
de acuerdo a los posibles cambios de turnos
de clase (nocturnos).
5.B.6. Evalúa horas “pico” de flujo estudiantil
y traslados.
5.B.7. Determina la cantidad y capacidad de
buses de acuerdo a la zona de la población
estudiantil y de personal.
5.B.8. Establecer los chóferes disponibles
para coberturas de rutas estudiantiles y de
personal.
5.B.9. Determina turnos de vigilancia y
chequeos de rutas de transporte.
5.B.10. Compila información acordada para
elaborar el Plan de Rutas Estudiantiles y de
Personal para el año siguiente.
5.B.11. Respalda el plan diseñado mediante
el registro de firma de los actores
participantes y representantes de todos los
sectores estudiantiles, así como la fecha y
sello del Departamento.
5.B.12. Envía el plan macro de rutas a la
DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES
6. Dispone del Plan de Rutas Estudiantiles y de
Personal para autorizar la publicación del
mismo.
Procedimiento PF-1.1.2.: Asignación semanal de unidades de transporte para actividades
intra/extra universitarias extra urbanas
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.2.
ASIGNACIÓN SEM ANAL DE UNIDADES
DE TRANSPORTE PARA ACTIVIDADES
INTRA/EXTRA UNIVERSITARIAS EXTRA
URBANAS
SECRETARIA DE LA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA /
INSTITUCIÓN
EXTRA
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PF-1.1.2.: Asignación semanal de unidades de transporte para actividades intra/extra universitarias extra urbanas.
<<información >>
Oficio o planilla de solicitud de
unidad de transporte para
actividad intra o extra
universitaria extra urbana
Inicio
Procesar pago viáticos a
chofer asignado para con
documentación emitida por
Transporte
No
compete
Verificar destino de
correspondencia enviada
Copiar planilla de solicitud
de vehículo con oficio
Devolver correspondencia
Sí
compete
Firmar libro de
correspondencia recibida de
dependencia universitaria
Abrir correspondencia para
registro de firma , fecha , hora
y sello de recibido
DIRECTOR
Verificar si procede solicitud
de unidad de transporte
para activ . intra o extra
Discutir prioridades y
disponibilidad para
asignación unid . transporte
solicitada juntamente con
Jefe Sección Transporte
No procede
Sí
procede
No hay
disponibilidad
SECRETARIA
DEL
VICE-RECT OR
ADMIN IST RATIVO
Preparar respuesta de
solicitud de unidad de
transporte rechazada
Asigna respuesta de
rechazo de solicitud a
personal de la Dirección
Rechazar solicitud de unidad
de transporte intra o extra
Solicitar al Vice -Rector
Administrativo aprobación
en 2da instancia
Entregar planilla de solicitud
aprobada a Direc . de
Servicios Generales
Tramita solicitud de vehículo
aprobada por Director de
Servicios Generales ante
Vice-Rector Administrativo
VICE-R ECTOR
A DMINISTRATIVO
Archivar planilla de solicitud
de vehiculo y oficio en
carpeta de Depend . Univers.
o institución solicitante
Disponibilidad
Completar planilla de
solicitud de vehículo
colocando firma y sello de
aprobación en 1ra instancia
Revisar planilla de solicitud
de vehículo aprobada en 1ra
instancia por Director de
Servicios Generales
Revisar datos de planilla de
solicitud de vehículo (o de
oficio) aprobada en 1ra y
2da instancia
JEFE DE SECCIÓN DE
TRANSPORTE
Registra correspondencia en
libro interno de la Dirección
Entregar viáticos a chofer
junto con documentación
Aprobar en 2da instancia
solicitud de unidad de
transporte mediante registro
de firma en casilla de planilla
Seleccionar unidad
disponible y apta para act .
univ . extra urbana
Asignar chofer a unidad
seleccionada para act . univ.
extra urbana
Elaborar “Orden para viaje”
que detalle información dal
viaje, datos de la unidad y
del chofer
Entregar “Orden para viaje”
al chofer asignado , junto con
la planilla de solicitud de
vehículo aprobada (y oficio)
Copiar oficio de solicitud
aprobada , solicitud de
vehículo , orden para viaje , y
recibo pago de viáticos para
archivo interno
CHOFER ASIGNADO A UNIDAD
Verificar viáticos y
documentación anexa
Consignar en Transporte
documentación recibida de
administ . de dependencia
solicitante del viaje
SISTEMA
AUTOMATIZAD
O DE
TRANSPORTE
DE LA ULA
SATULA
Solicitar pago de viáticos
con “Orden para viaje” en
Entregar las llaves de la
unidad a Vigilancia del Dpto .
para posterior entrega a
chofer
Disponer la unidad para
emprender viaje en fecha
establecida
Solicitar llaves de la unidad
en fecha para viaje
VIGILANCIA
DEL DPTO.
DE
TRANSPORTE
Ejecutar procedimiento PA 1. 2. Registro de Traslado de
unidades con el formato
recibido
<<servicio>>
Transporte para actividades
universitarias extra urbanas
unidad los fines de semana
Solicitud que debe realizarse con 15 días de
anticipación para previa planificación
Solicitud que debe realizarse con 3 días de
antelación al viaje
unidad a chofer asignado
Fin de
semana o
feriado
Enviar oficio de solicitud
aprobada a SATULA para
registro en sistema
Detallar información e
instrucciones en “Orden
para viajes”
Dia jornada
normal
Verificar fecha de viaje para
entrega de llaves
RESPONSABLE
ACCION
PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA /
REPRESENTANTES INSTITUCION EXTRA
UNIVERSITARIA
1. Llena la planilla de solicitud de vehículo para
realizar actividades universitarias extra
urbanas o en su defecto (aún más si
corresponde a una institución extra
universitaria) elabora el oficio de solicitud
correspondiente, dirigido a la Dirección de
Servicios Generales de la Universidad de Los
Andes.
SECRETARIA DE DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
2. Verifica el destino de la correspondencia que
llega a la dirección.
En caso de que la documentación no
corresponda a dicha entidad administrativa,
realiza la devolución inmediata a la
dependencia universitaria o institución extra
universitaria que remite.
3. Firma el libro de correspondencia recibida de
la dependencia universitaria o la copia del
oficio si procede de una institución extra
universitaria, indicando fecha y hora.
4. Abre la correspondencia para registro de
firma, fecha, hora y sello de recibido.
5. Registra en el libro de correspondencia
interna de la dirección, los datos de la
documentación recibida.
6. Verifica si procede la solicitud de la unidad de
transporte para actividades intra o extra
universitarias extra urbana, tomando en
cuenta que:
Debe formularse con 15 días de
anticipación para realizar la planificación
respectiva.
Se da prioridad a las actividades de tipo
universitario, dejándose como última opción a
tomarse en cuenta lo solicitado por
instituciones foráneas.
No proceden las solicitudes para
actividades de connotación política ni
religiosa.
7. Discute conjuntamente con el Jefe de la
Sección de Transporte, la disponibilidad de
unidades de transporte para las fechas
solicitadas, tomando en cuenta el orden de
prioridades:
Prácticas de campo (*).
Visitas industriales (*).
Congresos estudiantiles.
Actividades culturales/deportivas.
Otras actividades universitarias donde se
involucre
la
institución
(encuentros
estudiantiles).
Actividades extra universitarias, si para la
fecha
no
se
tienen
compromisos
universitarios.
(*) Carácter obligatorio: Deben realizarse sin
excepción.
8. Completa la planilla de solicitud de vehículo,
colocando firma y sello de aprobación en 1ra.
Instancia.
En caso de que la solicitud se formule
mediante oficio, se llena la planilla de
solicitud de vehículo.
9. Solicita
al
Vice-Rector
Administrativo,
aprobación en 2da. Instancia.
SECRETARIA DEL VICE-RECTOR
ADMINISTRATIVO
10. Tramita la solicitud de vehículo aprobada por
el Director de Servicios Generales,
realizando los correspondientes registros en
libros de correspondencia recibida e interno.
VICE-RECTOR ADMINISTRATIVO
11. Revisa la planilla de solicitud de vehículo
aprobada, para tener conocimiento de las
actividades formuladas que justifican dicha
solicitud y como responsable de los bienes
de la Universidad de Los Andes.
12. Aprueba en 2da instancia la solicitud de
unidad de transporte, registrando la firma en
la planilla de solicitud de vehículo.
SECRETARIA DEL VICE-RECTOR
ADMINISTRATIVO
13. Remite la planilla de solicitud de vehículo
aprobada en 2da instancia por el Vice-Rector
Administrativo, a la Dirección de Servicios
Generales, realizando los correspondientes
registros de correspondencia enviada.
SECRETARIA DEL DIRECTOR DE SERVICIOS
GENERALES
14. Recibe la planilla de solicitud de vehículo
aprobada por el Vice-Rector y saca una copia
de la misma así como del oficio de solicitud si
corresponde al caso.
15. Archiva la planilla de solicitud de vehículo así
como el oficio de solicitud si es el caso, para
respaldo interno, en la carpeta asignada a la
dependencia universitaria solicitante o en la
carpeta de instituciones extra universitarias.
16. Remite la planilla original de solicitud de
vehículo aprobada en 1ra. y 2da instancia (al
igual que el oficio de solicitud si atañe), al
Jefe de la Sección de Transporte para su
respectivo procesamiento.
JEFE DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE
17. Recibe y revisa al detalle la planilla de
solicitud de la unidad de transporte, en lo que
concierne a la fecha, destino y motivo del
viaje formulado.
18. Selecciona la unidad disponible y apta para
la solicitud realizada, de la flota que se tiene
para rutas extra urbanas.
19. Asigna el chofer a la unidad seleccionada.
20. Elabora la “Orden para Viaje”, donde detalla
información del viaje, datos de la unidad, del
chofer e indica los viáticos del mismo
previamente calculados.
21. Solicita al chofer de la unidad y hace entrega
del formulario “Orden para viaje”, junto con la
planilla de solicitud del vehículo al igual que
el oficio de solicitud si corresponde.
CHOFER ASIGNADO DE LA SECCIÓN DE
TRANSPORTE
22. Detalla información en la “Orden para viajes”
así como las instrucciones indicadas.
23. Solicita (con tres -3- días de antelación) en la
administración
de
la
dependencia
universitaria o de la institución extra
universitaria que requiere la unidad de
transporte para la actividad extra urbana, el
pago de los viáticos señalados en la “Orden
para viaje” que va respaldada junto con la
planilla de solicitud de vehículo (y el oficio de
solicitud).
ADMINISTRACIÓN DE LA DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA / INSTITUCIÓN EXTRA
UNIVERSITARIA
24. Procesa pago de viáticos a chofer asignado a
la actividad extra urbana solicitado por dicha
entidad, verificando con departamento
solicitante la información y disponibilidad
presupuestaria.
25. Efectúa el pago de los viáticos respectivos
emitiendo el recibo de pago donde el chofer
registra la firma de conforme, al igual que la
planilla de solicitud de vehículo, la orden para
viaje y el oficio si es el caso.
TRANSPORTE
26. Verifica que el pago recibido sea el indicado
al igual que la documentación esta completa.
De no ser así formula inmediatamente y en
caja la queja para que se solvente la
situación.
27. Consigna en la sección de transporte toda la
documentación recibida, incluyendo el recibo
de pago de viáticos.
JEFE DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE
28. Recibe la documentación y efectúa una copia
de la misma como respaldo del proceso
realizado.
29. Archiva la documentación en la carpeta de
“Rutas extra urbanas”.
30. Envía a la unidad del Sistema Automatizado
de Transporte de la Universidad de Los
Andes (SATULA) la documentación.
PERSONAL DEL SISTEMA AUTOMATIZADO
DE TRANSPORTE DE LA UNIVERSIDAD
DE LOS ANDES
31. Registra en sistema la información detallada
en los formulación y documentos del proceso
de asignación de unidad de transporte para
actividades intra o extra universitarias extra
urbanas.
32. Archiva la documentación en “Rutas extra
urbanas”.
TRANSPORTE
En fecha de viaje
33. Solicita las llaves de la unidad asignadas
para el viaje, dependiendo del día que
corresponde a la salida, a:
Si corresponde a un día de jornada
laboral normal, al Jefe de la Sección de
Transporte.
Si corresponde a un fin de semana o
feriado, al personal de vigilancia de la
sección de transporte, a quienes les fue
entregada previamente, por el Jefe de la
Sección de Transporte.
34. Dispone de la Unidad de transporte para
realizar el viaje.
Procedimiento PF-1.1.3.: Control diario por turno de autobuses para rutas estudiantiles y de
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.3.
“CONTROL DIARIO POR TURNOS DE
AUTOBUSES PARA RUTAS
ESTUDIANTILES Y DE PERSONAL”
SISTEMA
AUTOMATIZAD
O DE
TRANSPORTE
DE LA ULA
SATULA
DESPACHADOR DE VEHÍCULOS ZONA NORTE
(LA HECHICERA)
DESPACHADOR DE VEHÍCULOS ZONA SUR
(CAMPO DE ORO)
JEFE DEL DPTO. DE TRANSPORTE
Procedimiento No. PF-1.1.3. Control diario por turno de autobuses para rutas estudiantiles y de personal.
<<información>>
Requerimiento de Control de
realización de rutas de transporte
estudiantil y de personal
Inicio
Determinar parejas de chóferes
disponibles para la semana
siguiente
Establecer el número de unidades
de transporte disponibles para
cubrir rutas estudiantiles diarias
Elaborar listado de unidades de
transporte interna y privadas así
como chóferes asignados para
cubrir las rutas establecidas
Establecer el número de unidades
de transporte contratadas para
cubrir rutas de personal diarias
Seleccionar las planillas de
“Chequeo de Rutas” para turno A y
B, tomando en cuenta el número
requerido de unidades de
transporte para cada turno
Iniciar llenado de planilla de
“Chequeo de Rutas” con chóferes
asignados presentes y unidades
disponibles , priorizando rutas
urbanas estudiantiles y personal
Indicar en planilla “Chequeo de
Rutas” , la hora de salida de
unidades de transporte internas y
privadas , refiriéndola junto a la
casilla de hora más próxima
Dar las instrucciones de las rutas y
las unidades a usar a cada chofer
asignado
Respaldar la información
registrada en la planilla mediante la
colocación del nombre , turno y
fecha
Continuar llenado de planilla
“Chequeo de Rutas” completando
Rutas Extra Urbanas y lo
correspondiente al turno de la tarde
Entregar planillas de “Chequeo
de rutas” parcial y previamente
llenadas al Despachador de
Vehículos Zona Hechicera
Revisar la información detallada en
la planilla de “Chequeo de Rutas”
para conocimiento propio
Respaldar la información registrada
en la planilla mediante la colocación
del nombre en la casilla de
observaciones
Ratificar el cumplimiento de ruta
realizada en sector Hechicera por
cada unidad despachada en la
Zona Sur , indicando la hora de
paso en una casilla abajo
Entregar planillas de
“Chequeo de Rutas” y listado de
unidades disponibles y chóferes
asignados al Despachador de
Vehículos Zona Sur
Enviar planillas de control a
SATULA con el chofer de la última
unidad de transporte del turno
Completar la planilla con cada una
de las unidades que circulan por la
zona
Ejecutar procedimiento PA -1.2.
Registro de Traslado de
Unidades
Envíar planillas originales a la
sección de Transporte
Procedimiento que se inicia todos los viernes a última
hora ( hasta la entrega de documentación al Despachador
de Vehículos Zona Sur
El llenado de la planilla comienza a las 6:00 a.m. para el turno A
y a la 1:00 p.m. por el mismo personal para turno B
Archivar documentación para
respaldo físico de operación
<<información >>
Planillas de chequeo de Rutas
efectuadas en Turno A y B
RESPONSABLE
ACCION
35. Determina el requerimiento de Control de
realización de rutas de transporte estudiantil
y de personal.
36. Establece el número de unidades de
transporte disponible para cubrir las rutas
estudiantiles diarias
37. Establece el número de unidades de
transporte contratadas para cubrir las rutas
de personal de la Universidad (ULA) diarias.
38. Determina
las
parejas
de
chóferes
disponibles para la semana siguiente para
cubrir las rutas estudiantiles y de personal.
39. Elabora el listado de transporte interna
privada así como los chóferes asignados
para cubrir las rutas establecidas.
40. Selecciona las planillas de “Chequeo de
Rutas” para los turnos A (6:00 a.m. a 1:00
p.m.) y B (1:00 p.m. a 8:00 p.m.), tomando en
cuenta el número requerido de unidades de
transporte para cada turno.
41. Entrega las planillas de “Chequeo de rutas” y
el listado de las unidades disponibles como
de los chóferes asignados al Despachador de
Vehículos de la Zona Sur (Campo de Oro).
DESPACHADOR DE VEHÍCULOS ZONA SUR
(CAMPO DE ORO)
42. Inicia el llenado de planillas de “Chequeo de
Rutas” con los chóferes asignados presentes
y las unidades disponibles, priorizando rutas
urbanas estudiantiles y de personal.
43. Da las instrucciones de las rutas y de las
unidades a usar a cada chofer asignado.
44. Continua el llenado de las planillas citadas
complementando rutas extra urbanas y lo
correspondiente al turno de la tarde.
45. Indica en la planilla, las horas de salida de la
unidad de transporte interno y privadas,
refiriéndolas junto a las casillas de horas
indicadas más próximas a las reales
registradas.
46. Respalda la información registrada en la
planilla mediante la colocación del nombre,
turno y fecha.
47. Entrega las planillas de “Chequeo de Rutas”
parcial
y
previamente
llenadas
al
Despachador de Vehículos de la Zona norte
con uno de los chóferes que realiza la ruta (a
media mañana).
DESPACHADOR DE VEHÍCULOS ZONA NORTE
(LA HECHICERA)
48. Revisa la información detallada en las
planillas de chequeo, para conocimiento
propio.
49. Ratifica el cumplimiento de rutas realizadas
en el sector de La Hechicera por cada unidad
despachada en la Zona Sur, indicando la
hora de paso en una de las casillas abajo
ubicadas en dicho documento.
50. Completa la planilla con cada una de las
unidades que circulan por la zona.
51. Respalda la información registrada en la
planilla, mediante la colocación del nombre
en la casilla de observaciones.
52. Envía las planillas de control a SATULA con
el chofer de la última unidad de transporte del
turno.
SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE DE
LA ULA (SATULA)
53. Ejecuta
el
procedimiento
PA-1.2.
denominado Registro de Traslado de
unidades para llevar en el sistema lo
correspondiente a las Rutas Estudiantiles y
de Personal realizadas (unidades, personal,
turnos).
54. Envía planillas originales al Dpto. de
Transporte.
55. Archiva documentación para el respaldo
físico de las operaciones.
Procedimiento PF-1.1.4.: Asignación de cavas y camiones para mudanzas, traslados y
transporte de mobiliario interno y externo de bienes inmuebles de la ULA
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.4.
“ASIGNACIÓN DE CAVAS Y CAM IONES
PARA M UDANZAS, TRASLADOS Y
TRANSPORTE DE M OBILIARIO
INTERNO Y EXTERNO DE BIENES
INM UEBLES DE LA ULA”
DE PENDE NCIA
UNIV ERSITARIA
Procedimiento No. PF-1.1.4. Asignación de cavas y camiones para mudanzas, traslados y transporte de
mobiliario interno y externo de bienes inmuebles de la ULA.
<<información >>
Oficio de solicitud de cava o
camión para realizar traslado ,
transporte de bienes
inmuebles o mudanza
Preparar para la fecha de la
mudanza, traslado o
transporte todo el material a
trasladar
CHOFER ASIGNADO A
UNIDAD
SISTEMA
AUTOMATIZAD
O DE
TRANSPORTE
DE LA ULA
SATULA
JE FE DEL DPTO. DE TRANSP ORTE
Devolver correspondencia
Inicio
Verificar motivo y
autorización de la solicitud
de asignación de cava o
camión
Seleccionar unidad de
transporte disponible y apta
de acuerdo al tipo de carga
No
autorizado
Actividad
universitaria
autorizada
Enviar a dependencia
copia del memorando de
procesamiento de solicitud
de cava o camión para
conocimiento
Revisar fecha , destino y
tipo de carga para
procesamiento de solicitud
Seleccionar chofer que
continuamente trabaje con el
vehículo asignado
Elaborar cuatriplicado de
memorando interno para
ejecución de mudanza ,
traslado o transporte
Archivar para respaldo de
operación original de
memorando y oficio de
solicitud
Entregar a chofer asignado
copia del memorando ,
número de la unidad de
transporte e instrucciones
Entregar copia de
memorando interno a
SATULA para registro en
sistema
Ejecutar procedimiento No .
PA-1.2. Registro de
Traslado de
Transporte
Detallar información e
instrucciones en
Memorando interno
Solicitar llaves de vehículo
asignado a Vigilancia del
Dpto. de Transporte
Solicitud que es procesada diariamente por prioridad
Disponer la unidad de
transporte asignada para el
trabajo de mudanza ,
traslado o trnasporte
<<servicio >>
Transporte para actividades
de mudanza , traslados o
transporte de bienes
inmuebles
RESPONSABLE
ACCION
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA
1. Elabora un oficio de solicitud de cava o
camión para realizar el traslado, transporte
de bienes inmuebles o mudanza.
2. Verifica el motivo y autorización de solicitud
de cava o camión.
- Se devuelve la solicitud si el motivo es
personal y la solicitud no esta debidamente
autorizada
(firma
de
autoridad
o
administrador y sello de la dependencia).
3. Revisa la fecha, el destino y el tipo de carga
para procesar la solicitud de la cava o
camión.
4. Selecciona la unidad de transporte disponible
y apta de acuerdo al tipo de carga (cerrada o
abierta, si la carga es susceptible a la
intemperie; pues todas estas unidades tiene
una capacidad de 350 Kg.).
5. Selecciona el chofer, preferiblemente uno
que continuamente trabaje con el vehículo
asignado, para garantizar mayor cuidado de
la unidad.
6. Elabora por cuadriplicado el Memorando
Interno para ejecución de mudanza, traslado
o transporte.
7. Archiva para el respaldo de operación, el
original del memorando y el oficio de
solicitud.
8. Entrega a SATULA copias del memorando
interno para registro en el sistema.
SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE
DE LA ULA (SATULA)
8.1. Ejecuta el procedimiento PA-1.2.
Registro de Traslado de Transporte.
9. Envía a la Dependencia solicitante, la copia
del Memorando Interno que detalla el
procesamiento y aprobación de la solicitud de
cava o camión para su conocimiento.
9.1. Prepara para la fecha de la mudanza,
traslado o transporte todo el material a
trasladar.
10. Entrega a Chofer asignado la copia del
memorando, indicando el número de la
unidad y las instrucciones correspondientes a
la mudanza, traslado o transporte.
CHOFER ASIGNADO A UNIDAD DE TRANSPORTE
10.1. Detalla información e instrucciones en
memorando interno.
10.2. Solicita las llaves del vehículo
asignado a la Vigilancia del Dpto. de
Transporte.
10.3. Dispone de la Unidad de Transporte
asignada para el trabajo de mudanza,
traslado o transporte.
Procedimiento PF-1.1.5.: Sustitución de cauchos y baterías para unidades de la flota de la
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.5.
“SUSTITUCIÓN DE CAUCHOS Y
BATERÍAS DE UNIDADES DE LA FLOTA
DE LA ULA”
<<información >>
Solicitud de entrega de cauchos
y /o batería
Verificar procedencia de
oficio de solicitud de entrega
de cauchos y / o batería
Inicio
Elaborar memorando por
cuadriplicado especificando
datos unidad , tipos de
caucho y nro ., y/o tipo de
batería
detallada en memorando
interno para efectuar
revisión de cauchos y / o
batería
Dependencia
Universitaria
Dpto . de
Transporte
Inspeccionar la unidad
determinando que los
repuestos solicitados sean
bienes de la ULA
Archivar última copia de
respaldo
No identificados
con nombre ULA
tinta indeleble
Debidamente
identificados
ALMACENISTA
DEL TALLER
MECÁNICO
Elaborar requisición para
solicitar cotización de
cauchos y / o batería en
proveedor seleccionado por
licitación
Entregar a Buscador de
Repuestos requisición ,
original y copia del
memorando interno
aprobado y oficio solicitud
Buscar cotización de
cauchos y / o batería en
proveedor aprobado por
licitación , con
documentación disponible
Disponer de cotización
sellada y de documentación
Consignar en la
Administración de Dirección
de Servicios Generales de
documentación completa
Ejecutar procedimiento PA 6.1. Compra de Bienes y
contratación de
servicios
Verificar estado físico y
operativo de cauchos y / o
batería solicitados para
reposición junto con
mecánico
Archivar copia de
memorando interno
aprobado
Entregar a chofer la
para que se dirija a
proveedor aprobado para
cauchos y / o batería
Registrar firma en informe
en conjunto con firmas de
Jefe de Taller y Mecánico , y
sello de la Dpto . de
Transporte
Requieren
sustitución
No todos
los bienes
requieren
cambio
Aprobar sustitución de
cauchos y /o batería que
realmente requieren cambio
Asignar mecánico para el
troquelado con equipo
destinado para tal fin ya sea
de los cauchos o de la
batería
Asigna nuevo código a los
repuestos de cambio de
acuerdo al listado de cauchos
y baterías registrados y
codificados en el sistema
Entrega la documentación
al Jefe del Dpto . de
Transporte para su
consignación posterior al
chofer de la unidad
Consignar en
administración de Proveedor
aprobado el memorando
interno, cotización aprobada
y oficio de solicitud
PROVEEDOR
APROBADO DE
CAUCHOS Y/O
BATERÍA
Colocación de repuestos
Llevar la unidad al taller del
proveedor que hará el
cambios de los cauchos y /o
batería
Revisar que la
documentación contenga los
sellos y firma de aprobación
correspondientes
Autorizar colocación de
cauchos y / o batería
Ejecutar el procedimiento
PA -3 .1. Relación de facturas
para pago a
proveedores
1.3. Registro de solicitud,
adquis ición y entrega de
materiales, repuestos ,
y otros
Devolver la solicitud de
entrega de cauchos y /o
batería con informe de
reporte de irregularidad a la
Dependencia solicitante
Preceder a realizar la
cancelación de la relación
de facturas consiganadas
ASISTENT E
A DMINISTRATIVO
DEL DPTO. DE
TRANSPORTE
CHOF ER DE
UNIDAD
SOLICITANTE DE
CAUCHOS Y/O
BATERÍA
Enviar con chofer a Jefe
de Taller , el original y 2
copias de memorando
interno y oficio de solicitud
para revisión de transporte
Enviar con chofer de unidad
solicitante memorando con
aprobación , a almacenista
BUSCADOR DE
REPUESTOS
Archivar copia de
respaldo
Revisar información del
memorando interno y
aprobación realizada
SISTEMA
AUTOMAT IZADO
DE
TRANSPORTE
DE LA ULA
SATU LA
Elaborar informe sobre
situación presentada con
bienes (cauchos o batería )
solicitados para cambio y
rechazo de requisición
Devolver solicitud de
entrega de cauchos y / o
batería por falta de
autorización
Autorizado
Aprobar la solicitud
registrando firma de
respaldo y colocando el sello
del Dpto .
Otorgar Visto Bueno en
memorando interno para dar
aprobación a entrega de
cauchos y /o batería
solicitados
No
autorizado
Verificar respaldo de
autoridad universitaria o
administración de la
dependencia solicitante
ADMINISTRACIÓN
DE SERVICIOS
GENERALES
DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PF-1.1.1.5. Sustitución de cauchos y baterías para unidades de la flota de la ULA.
Entregar a Administración
de Dirección de Servicios
Generales la relación de
pago registrada con
facturas de respaldo
Entregar unidad de
transporte en taller de
proveedor para sustitución
de cauchos y /o batería
Generar factura de cauchos
y/o batería adquiridos y
colocados a unidad
solicitante
Disponer de unidad de
transporte con nuevos
repuestos
Consignar copia factura
con documentación de
respaldo para entrega de
cauchos y / o batería a Dpto .
de Transporte
Llevar la unidad al Taller
Mecánico para identificar los
repuestos nuevos
Supervisar el marcaje del
código correspondiente y la
identificación “ULA” a los
nuevos repuestos
Registra en el listado de
cauchos y batería el código
asignado al repuesto
cambiado de la unidad
específica
Indicar al chofer de la unidad
que puede disponer de la
misma
<<información >>
Reposición de cauchos y /o
batería y cancelación de
repuestos
Procedimiento PF-1.1.5: Sustitución de cauchos y baterías para unidades de la flota de la ULA
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite la solicitud de entrega de cauchos y/o
batería para unidad de la flota de la ULA.
2. Verifica la procedencia de la solicitud de
entrega de cauchos y/o batería:
2.A. Que la solicitud de entrega de cauchos
y/o baterías es para una unidad del Dpto. de
Transporte.
2.B. Si la solicitud es formulada por una
Dependencia Universitaria:
2.B.1. Verifica que la solicitud venga
con el respaldo (firma y sello) de la
autoridad o de la administración de la
dependencia:
- Si no esta autorizado devuelve
la solicitud de entrega de
cauchos y/o batería.
3. Elabora
memorando
interno
por
cuadriplicado especificando los datos de la
unidad, tipos y números de los cauchos y/o
tipo de la batería.
4. Aprueba la solicitud registrando la firma de
respaldo y colocando el sello del Dpto.
5. Archiva la última copia del memorando
interno para respaldo.
6. Envía con el chofer de la unidad al Jefe del
Taller Mecánico, el original y las dos copias
del memorando interno así como el oficio de
solicitud para revisión del transporte.
JEFE DEL TALLER MECÁNICO
7. Revisa la información detallada en el
memorando interno para efectuar la revisión
de los cauchos y/o la batería.
8. Inspecciona la unidad, determinado que los
repuestos solicitados sean bienes de la ULA
8.1.
Si
los
repuestos
no
están
identificados con el nombre de la ULA
(en tinta indeleble):
8.1.1. Elabora un informe sobre la
situación presentada con los bienes
(cauchos y/o batería) solicitados para
cambio
y
rechazados
para
la
requisición.
8.1.2. Registra la firma en el informe en
conjunto con las firmas del Jefe de
Taller Mecánico y mecánico asignado
para la inspección de la unidad así
como la colocación del sello del Dpto.
de Transporte.
8.1.3. Devuelve la solicitud de entrega
de cauchos y/o batería con el informe
de reporte de la irregularidad detectada
a
la
Dependencia
Universitaria
solicitante.
8.2. Si los cauchos y/o la batería están
debidamente identificados:
8.2.1. Verifica el estado físico y
operativo de los cauchos y/o batería
solicitados para reposición, junto con
mecánico.
8.2.2.1. Si se determina que no
todos los bienes requieren
cambio:
8.2.2.1.1.
Aprueba la
solicitud de sustitución
de cauchos y/o batería
para aquellos repuestos
que realmente requieren
cambio.
8.2.2.2. Si se comprueba que
efectivamente los repuestos
deben ser sustituidos:
8.2.2.2.1.
Otorga
el
“Visto Bueno” en el
dar la aprobación a la
entrega de cauchos y/o
batería solicitados.
8.2.2. Archiva la copia del memorando
interno para respaldo.
8.2.3. Envía con el chofer de la unidad
solicitante
el
memorando
con
aprobación, al almacenista.
ALMACENISTA DEL TALLER MECÁNICO
8.2.4. Revisa la información del
memorando
interno
y
la
aprobación otorgada.
8.2.5. Elabora
requisición
de
materiales para solicitar la
cotización de cauchos y/o
batería
en
el
proveedor
seleccionado previamente por
licitación.
8.2.6. Entrega
al
Buscador
de
Repuestos la requisición original
y la copia del memorando
interno aprobado así como el
oficio de solicitud.
BUSCADOR DE REPUESTOS
8.2.7. Busca la cotización de cauchos
y/o batería en el proveedor
aprobado por licitación, con la
documentación disponible.
8.2.8. Dispone de la cotización sellada
por el proveedor y de la
documentación.
8.2.9. Consigna en la Administración
de la Dirección de Servicios
Generales
la documentación
completa para la adquisición de
los cauchos y/o batería.
ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
8.2.10. Ejecuta el procedimiento PA6.1. de Compra de Bienes y
contratación de servicios.
8.2.11. Entrega la documentación al
Jefe del Dpto. de Transporte
para la consignación posterior
de ésta al chofer de la unidad.
8.2.12. Archiva la copia del memorando
interno aprobado.
8.2.13. Entrega al chofer de la unidad la
documentación completa para
que se dirija al proveedor
aprobado para el cambio de
CHOFER DE LA UNIDAD SOLICITANTE DE
CAUCHOS Y/O BATERÍA
8.2.14. Lleva la unidad al taller del
Proveedor que colocará los
8.2.15. Consigna en la Administración
del proveedor aprobado, el
memorando
interno,
la
cotización aprobada y el oficio
de solicitud.
PROVEEDOR APROBADO DE CAUCHOS
Y/O BATERÍAS
8.2.16. Revisa que la documentación
contenga los sellos y firma de
aprobación correspondientes.
8.2.17. Autoriza la colocación de los
cauchos.
8.2.18. Genera la factura de los
cauchos y/o batería adquiridos y
colocados
a
la
unidad
solicitante.
8.2.18.1. Consigna copia de la
factura con la documentación de
respaldo para entrega cauchos
y/o batería a la Administración
del Dpto. de
Transporte.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DPTO. DE
TRANSPORTE
8.2.18.2.
Ejecuta
el
procedimiento PA-3.1. de la
Relación de facturas para pago
a proveedores.
SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE DE
LA ULA (SATULA)
8.2.18.3.
Ejecuta
el
procedimiento
PA-1.3.
de
Registro de solicitud, adquisición
y
entrega
de
repuestos,
materiales e insumos de uso
inmediato.
8.2.18.4.
Entrega
a
la
Administración de la Dirección
de Servicios Generales, la
relación de pago registrada con
facturas de respaldo.
ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
8.2.18.5. Procede a realizar la
cancelación de la relación de
facturas consignadas.
CHOFER DE LA UNIDAD SOLICITANTE DE
CAUCHOS Y/O BATERÍA
8.2.19. Entrega la unidad de transporte
al
taller del proveedor para la
sustitución de los cauchos y/o batería.
8.2.19.1.
Espera
por
la
colocación de los repuestos.
8.2.19.2. Dispone de la unidad
de transporte con los repuestos
nuevos.
8.2.19.3. Lleva la unidad al
Taller Mecánico para identificar
los repuestos nuevos.
JEFE DE TALLER MECANICO
8.2.19.4. Asigna el mecánico
para el troquelado con el equipo
destinado para tal fin, ya sea el
de los cauchos como el de las
baterías.
8.2.19.5. Asigna nuevo código a
los repuestos de cambio de
acuerdo al listado de cauchos y
baterías
registrados
y
codificados en el sistema
8.2.19.6. Supervisa el marcaje
del código correspondiente y de
la identificación ULA a los
nuevos repuestos.
8.2.19.7. Registra en el listado
de cauchos y batería el código
asignado al repuesto cambiado
de la unidad específica.
8.2.19.8. Indica al chofer de la
unidad que ya puede disponer
de la misma.
Procedimiento PF-1.1.6.: Cálculo de viáticos, horas y días extras de chóferes asignados a
rutas extra urbanas
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.6.
“CÁLCULO DE VIÁTICOS, HORAS Y DÍAS
EXTRAS DE CHÓFERES ASIGNADOS A
RUTAS EXTRA URBANAS”
Procedimiento No. PF-1.1.6. Cálculo de Viáticos, Horas y Días Extras de chóferes asignados a Rutas Extra Urbanas.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPO RTE /
<<información >>
Orden de Viaje de chofer para
realizar viaje extra urbano que
requiere de la asignación de
viáticos para el mismo
Determinar sueldo base del
chofer asignado (S.B.)
Establecer número de días
que corresponde al viaje
Fin de semana
y/o feriado
Calcular el valor de día
laborable del chofer
asignado (VD=S.B..*12/360)
Asignar seis (6) horas extras
por día de viaje
Congresos
Estudiantiles
Inicio
Establecer viáticos del
chofer (alojamiento +
comida) de acuerdo al
número de días fuera de la
ciudad
Determinar el día de retorno
del viaje para otorgar viático
por concepto de comida
Verificar días de la semana
que corresponden al número
de días del viaje
Deducir valor hora laborable
(HL=V.D./7)
Verificar actividad
relacionada con el viaje de
ruta extra urbana
Demás
actividades
Entre
semana
Establecer como viáticos lo
calculado de alojamiento
más comida
Fijar valor hora extra A
partir del valor hora
laborable (HE=HL*1.5)
Sumar alojamiento, comida,
el doble o triple del día extra
por ser sábado o domingo, más
el doble de cada uno si es
feriado (Formato relación de
horas extras)
(*) El cálculo de los viáticos para chóferes cuyos recursos salen de la Dirección de Servicios Generales lo realiza la Secretaria del Departamento de Transporte
consignada por esta Dirección .
Dejar cálculo de horas extra
para pago posterior
mediante relación de horas
extras emitida por Delegado
Registrar viáticos calculados
en el formato “Orden para
viaje” consignado al chofer
asignado para cobro en las
dependencias solicitantes
<<información>>
Viáticos estimados para
chofer asignado a Ruta Extra
Urbana
. Se formalizan estos viáticos en la planilla de “Solicitud de Financiamiento de Gastos de Viaje”
,
rutas extra urbanas
RESPONSABLE
ACCION
1. Llena el formato “Orden para viaje” a chofer
asignado para realizar viaje extra urbano,
determinado la asignación de viáticos para el
mismo (o planilla Solicitud de Gastos de
Financiamiento de Gastos de Viaje – ViceRectorado Administrativo de la ULA).
2. Establece el número de día que corresponde
al viaje extra urbano.
3. Establece los viáticos del chofer en lo que
respecta al alojamiento y la comida de éste
durante los días que estará fuera de la
ciudad (según Reglamento Interno de Gastos
de Viaje – Vice-Rectorado Administrativo de
la ULA).
4. Determina el día de retorno del viaje, para
otorgar el viático por concepto de comida.
5. Verifica los días de la semana que
corresponden al número de días del viaje.
5.A. Si el viaje se realiza durante los días
de jornada laboral (entre semana):
5.A.1. Establece como viáticos lo calculado
anteriormente de alojamiento más comida.
5.B. Si el viaje comprende días del fin de
semana
5.B.1. Determina el sueldo base del chofer
asignado (S.B.).
5.B.2. Calcula el valor del día laborable del
chofer asignado (VD): VD=S.B.*12/360.
5.B.3. Deduce el valor de la hora laborable
(HL): HL=VD/7).
5.B.4. Fija el valor de la hora extra a partir
de la hora laborable (HE): HE= HL*1.5.
5.B.5. Suma lo correspondiente al
alojamiento, lo de la comida, las horas
extras tomando en cuenta que si
corresponde a un día sábado o domingo se
considerará
como
doble
o
triple
respectivamente más el doble de cada uno
si cae un día feriado. Para ello, se hace uso
del formato “Relación de Horas Extras”.
6. Verifica la actividad relacionada con el viaje
de la ruta extra urbana:
rutas extra urbanas
6.A. Si la actividad se corresponde con un
congreso estudiantil:
6.A.1. Asigna seis (6) horas extras por día
de viaje .
6.B. Otras actividades (prácticas de campo,
visitas industriales, etc.):
6.B.1. Dejar el cálculo de horas extras para
pago posterior mediante relación de horas
extras emitida por el Delegado de la
actividad extra urbana.
7. Registrar los viáticos calculados (incluyendo
horas y días extras) en el formato “Orden
para viaje” de modo que el chofer pueda
cobrarlos en la administración de la
Dependencia solicitante.
Procedimiento PF-1.1.7.: Reparación de unidades de Transporte de los Núcleos Barinas,
Táchira y Trujillo
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.7.
“REPARACIÓN DE UNIDADES DE
TRANSPORTE DE LOS NÚCLEOS DE
BARINAS, TÁCHIRA Y TRUJILLO”
JE FE DEL DEP ARTAME NTO DE TRANSPO RTE
SE CCI ÓN DE TRANS PORTE
DE NÚCLE OS BARINAS /
TRUJ ILLO / TACHIRA
Procedimiento No. PF-1.1.7. Reparación de Unidades de Transporte de los Núcleos Barinas, Táchira y Trujillo.
<<información>>
Reporte de requerimiento de
reparación de unidad de transporte
Estacionar unidad de
transporte en
estacionamiento del núcleo
Inicio
Revisar información en oficio
de reporte de reparación de
unidad de transporte
Trabajos
mayores
(motor )
Verificar junto con el Jefe del
Taller Mecánico los trabajos
requeridos según reporte
En Taller
externo
ubicado
en zona
del núcleo
Solicitar a Jefe sección
el traslado de unidad de
transporte hasta Taller
Mecánico del Dpto . para
realizar reparaciones
Diagnóstico
Enviar mecánico
confuso especializado del taller para
hacer evaluación de la
unidad por imposibilidad de
otros talleres realizar trabajo
<<Objeto >>
Unidad de Transporte de
Núcleo Barinas / Trujillo y
Táchira reparado y disponible
Dispone del listado de
repuestos y materiales
requeridos por mecánico
para poner operativa la
Aprobar reparación en taller
interno o TOT con los
repuestos y materiales
adquiridos y consignados
Solicitar al Jefe del Taller
ejecución del procedimiento
No. 1.3.1.2.de Asignación de
reparación interna (núcleo o en
Mérida) y TOT
Solicitar que el chofer de
la unidad (comúnmente
asignado ) realice pruebas
de verificación de
funcionamiento
Solicita al almacenista la
ejecución del procedimiento
No. 1.3.3.2. de Solicitud de
materiales, repuestos e
insumos de uso
inmediato
Solicitar al Jefe de la Sección
de transporte del Núcleo
indique el traslado de la unidad
al Dpto. de Transporte del
mismo
Táchira y Trujillo
RESPONSABLE
ACCION
SECCIÓN DE TRANSPORTE DE NÚCLEO DE
LA ULA (BARINAS, TÁCHIRA Y TRUJILLO)
1. Emite oficio de reporte de requerimiento de
reparación de unidad de transporte.
2. Revisa la información detallada en el. Oficio
de reporte de reparación de la unidad de
transporte adscrita a núcleo de la ULA.
3. Verifica junto con el Jefe del Taller Mecánico,
los trabajos requeridos por la unidad
reportada según el reporte.
3.A. La reparación puede ser efectuada por
taller externo en la zona de ubicación del
núcleo de la ULA
3.B. Si la reparación implica trabajos
mayores (motor):
3.B.1. Solicita al Jefe de la sección el
traslado de la unidad hasta el taller
mecánico del Dpto. para realizar las
reparaciones pertinentes.
3.C. Si el diagnóstico de la unidad es confuso
e implica reparaciones mayores, sin
posibilidad de movilidad de la unidad:
3.C.1. Envía un mecánico especializado
del Taller para que efectúe la
evaluación de la unidad.
4. Dispone del listado de repuestos y materiales
requeridos por mecánico para poner
operativa la unidad de transporte.
5. Solicita al Jefe del Taller Mecánico la
ejecución del procedimiento No. 1.3.1.2. de
Asignación de reparación interna (en núcleo
o en Mérida) y trabajo en otro taller (TOT).
6. Solicita al almacenista la ejecución del
procedimiento No. 1.3.3.2. de Solicitud de
materiales, repuestos e insumos de uso
inmediato.
7. Aprueba la reparación en el taller interno o el
trabajo en otro taller con los repuestos y
materiales adquiridos y consignados.
8. Solicita que el chofer de la unidad
(comúnmente asignado) realice pruebas de
verificación de funcionamiento.
Táchira y Trujillo
9. Solicitar al Jefe de la Sección de transporte
del Núcleo indique el traslado de la unidad al
Dpto. de transporte del mismo.
SECCIÓN DE TRANSPORTE DE NÚCLEOS
(BARINAS / TÁCHIRA / TRUJILLO)
10. Estacione la unidad de transporte en el
estacionamiento del núcleo.
Procedimiento PF-1.1.8.: Elaboración del informe anual de Gestión Administrativa y Operativa
del Departamento de Transporte
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.8.
“ELABORACIÓN DEL INFORM E ANUAL
DE GESTIÓN ADM INISTRATIVA Y
OPERATIVA DEL DEPARTAM ENTO DE
TRANSPORTE”
CO ORDI NADOR
DEL
DEPARTAMENTO
DE TRAN SPORTE
JEFE DE L DEPARTAMENTO DE TRANSPO RTE
DIRECTOR DE
SERV ICIOS
GENERALES
Procedimiento No. PF-1.1.8. Elaboración del Informe anual de Gestión Administrativa y Operativa del Departamento de Transporte.
Disponer del Informe
Anual de Gestión del Dpto .
de Transporte para
conocimiento y reporte en
Memoria y Cuenta
<<información >>
Solicitud anual de informe de
Gestión administrativa y
operativa del Departamento de
Transporte
Inicio
Revisar en oficio de
solicitud si se requiere una
información específica o
general de las actividades
del Departamento
Disponer de los diferentes
“archivos” de formatos y
oficios procesados para
compilar la información
requerida
Reportar las actividades
de lavado y engrase
autorizadas y ejecutadas en
el Departamento
Informar las reposiciones
de cauchos y baterías
autorizadas por el
Departamento
Indicar los traslados ,
mudanzas y transporte de
mobiliario en cavas y
camiones del Departamento
Señalar el promedio diario
de estudiantes y obreros
trasladados durante el año
Indicar el control diario de
transporte que cubre la ruta
estudiantil y de personal
durante el año
Especificar el número de
horas laborales perdidas y
principales causas
Registrar el número de
unidades atendidas al año
por reparaciones y ajustes
Destacar el número de
reparaciones efectuadas en
el taller del Dpto . y los
trabajos realizados en otros
talleres
Reportar el número de
unidades reportadas como
sinistradas
Especificar el número de
unidades reparadas y
remozadas por siniestros
Establecer una relación final
en Bolívares de facturación
anual discriminada por tipo
de gastos
Reportar oportunidades de
mejoras del Departamento
para reforzar las actividades
que allí se realizan
Registrar la firma, fecha y
sello del departamento para
respaldar el contenido del
informe de gestión anual
Archivar una copia del
informe para soporte del
mismo
Enviar al Director de
Servicios Generales el
Informe Anual de Gestión
Administrativa y Operativa
del Dpto . de Transporte
Enviar al Coordinador del
Dpto. de Transporte una
copia del Informe enviado a
la Dirección de Servicios
Generales
Disponer del Informe Anual
de Gestión Administrativa y
Operativa del Dpto .
reportada por la Jefatura
para contraste con sistema
<<información >>
Informe Anual de Gestión
Administrativa y Operativa del
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite oficio de solicitud anual del Informe de
Gestión administrativa y operativa del
2. Revisa en oficio de solicitud si se requiere
una información específica o general de las
actividades del Departamento.
3. Dispone de los diferentes archivos de
formatos y oficios procesados para compilar
la información requerida.
4. Reporta las actividades de lavado y engrase
(incluyendo los cambios de filtro y aceite)
autorizadas y ejecutadas en el Dpto.
5. Informar las reposiciones de cauchos y
baterías autorizadas por el Departamento.
6. Indicar los traslados, mudanzas y transporte
de mobiliario en cavas y camiones del Dpto..
7. Señala el promedio diario de estudiantes y
personal técnico y obrero trasladados
durante el año en los autobuses de la ULA.
8. Indica el control diario de transporte que
cubre la ruta estudiantil y de personal durante
el año.
9. Especifica el número de horas laborales
perdidas y las principales causas.
10. Registra el número de unidades atendidas al
año por reparaciones y ajustes.
11. Destaca el número de reparaciones
efectuadas en el taller del Dpto. y los trabajos
realizados en otros talleres.
12. Reporta el número de unidades reportadas
como siniestradas.
13. Especifica el número de unidades reparadas
y remozadas por siniestros.
14. Establece una relación final en bolívares de
facturación anual discriminada por tipo de
gastos.
15. Reporta oportunidades de mejoras del
Departamento para reforzar las actividades
que allí se realizan.
16. Registra la firma, fecha y sello del
departamento para respaldar el contenido del
informe de gestión anual.
17. Archiva una copia del informe para soporte
del mismo.
18. Envía al Coordinador del Dpto. de Transporte
una copia del informe enviado a la Dirección
de Servicios Generales
COORDINADOR DEL DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
18.1. Dispone del informe anual de gestión
administrativa y operativa del Dpto. reportada
por la Jefatura para contraste con el sistema
SATULA.
19. Envía al Director de Servicios Generales el
Informe anual de Gestión administrativa y
operativa del Dpto. de Transporte.
19.1. Dispone del Informe anual de gestión
administrativa y operativa del Dpto. de
Transporte para conocimiento y reporte en
Memoria y Cuenta.
Procedimiento PF-1.1.9.: Control de asistencia laboraL del personal del taller, de lavado y
engrase del Dpto. de Transporte
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.9.
“CONTROL DE ASISTENCIA LABORAL
DEL PERSONAL DEL TALLER, DE
LAVADO Y ENGRASE DEL DPTO . DE
TRANSPORTE”
ADMINI STRACIÓN
DE LA DIRECCIÓ N
DE SERVICIO S
G ENERALES
VI GILANCIA DEL
DPT O. DE
TRANSPO RTE
Revisar el libro de control
de personal en cuanto a
registros diarios de apertura
de libro
Pasar una raya entre el
último trabajador registrado
del dia anterior y el final de
la hoja
Registrar en el membrete
de la página siguiente al
ultimo registro, la fecha del
nuevo día de jornada
Registrar nombre , apellido
y hora de entrada del turno
de la mañana en el libro de
control diario de personal
Registrar la hora de
Salida en el turno de la
tarde , en la casilla próxima
al registro personal
realizado en la mañana
Informar sobre permisos
de acuerdo a lo establecido
en ley para ausencias
temporales o mayores a dos
días
JEFE DEL DEPARTA MENTO DE TRAN SPORTE
<<información >>
Libro de control diario de
personal del Departamento de
Transporte
PERSONAL DEL
DPTO. DE
TRANSPO RTE
Procedimiento No. PF-1.1.9. Control de asistencia laboral del personal del taller, lavado y engrase del Dpto. de Transporte.
Relacionar días
asistidos , faltas , ausencias ,
amonestaciones y
justificaciones de todo el
personal del Dpto . de
Transporte
Personal
ausente
Verificar diariamente el flujo
de entrada del personal
Más de dos
días
Verificar período de
ausencia
No presenta
justificativo
Comparecencia en tribunales o ante abogados
Causa mayores: Enfermedad / Operación / Convalecencia en hospital
Motivo legal u otro que obligue a salir fuera de la ciudad
Causa mayor Buscar con el jefe inmediato
justificada
el documento probatorio
una vez se incorpore el
personal al puesto de
trabajo
Enviar semanalmente a
Administración de Servicios
Generales, el libro de control
de personal, justificativos y
amonestaciones
Verificar la consignación de
documento probatorio por
causas justificada
Presenta
justificativo
Causa justificada: Consulta médica / Emergencia médica
Verificar causa de ausencia
a través de familiares y
compañeros de trabajo
Injustificada
1-2 días
Comunicar al personal que
fata que no debe incurrir en
faltas frecuentes
<<información >>
Reporte mensual de asistencia
del personal del Dpto . de
Transporte
Disponer en un sitio de la
vigilancia, de fácil ingreso y
manejo, el libro marcado de
control diario de personal
Entrada a
deshoras
Buscar información con
jefe inmediato de personal
que entra posterior a la hora
de entrada
Enviar mensualmente
relación de información del
Transporte a la Dirección de
Personal
Enfermedad de hijo o familiar cercano
Levantar amonestación a
persona ausente sin
justificación
Solicitar a personal
amonestado la firma y fecha
de recibido
Fallecimiento de un familiar cercano
Fallecimiento de un familiar fuera de la ciudad
Procedimiento PF-1.1.10.: Elaboración del informe de estado de una unidad o unidades de
transporte sometidos a trabajos de reparación en el taller mecánico
RESPONSABLE
ACCION
ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN
1. Envía al Departamento de Transporte el “Libro de
Control diario de personal del Departamento”.
VIGILANCIA DEL DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
2. Revisa el libro de control de personal en cuanto a
registros diarios de apertura de libro.
3. Pasa una raya entre el último trabajador registrado
del día anterior y el final de la hoja.
4. Registra en el membrete de la p{agina siguiente al
último registro, la fecha del nuevo día de jornada.
5. Dispone en un sitio de la vigilancia, de fácil ingreso
y manejo, el libro marcado de control diario de
personal.
PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
6. Registra el nombre, apellido, hora de entrada del
turno de mañana en el libro de control diario de
personal.
7. Registra la hora de salida del turno de la tarde en
la casilla próxima al registro personal realizado en
la mañana.
8. Informa sobre permisos de acuerdo a lo
establecido en la Ley del Trabajo, para ausencia
temporales o mayores a dos (2) días.
9. Verifica diariamente el flujo de entrada del
personal:
9.A. Si se determina que hay personas que han
entrado al puesto de trabajo a deshoras:
9.A.1. Busca información con el Jefe inmediato
del personal que entro al trabajo posterior a la
hora estipulada de llegada.
9.A.2. Comunica al personal que entra a
deshoras que no debe incurrir en faltas
frecuentes.
9.B. Si se detecta en el libro de registros que se
ausento algún personal:
9.B.1. Verifica el período de ausencia:
9.B.1.1. Si el personal se ausento de 1 a
2 días:
9.B.1.1.1. Verifica la consignación
del documento probatorio por
causas justificadas:
9.B.1.1.1.1.
Si
presenta
justificativo:
9.B.1.1.1.1.1.
Comunica
al
personal que falto que no debe
incurrir en faltas frecuentes.
9.B.1.1.1.2. Si no presenta
justificativo:
9.B.1.1.1.2.1
Levanta
una
amonestación al personal ausente
sin justificación.
9.B.1.1.1.2.2. solicita al personal
amonestado la firma y fecha de
recibido.
9.B.1.2. Si el personal se ausento más de
dos días:
9.B.1.2.1. Verifica la causa de la
ausencia a través de familiares y
compañeros de trabajo:
9.B.1.2.1.1. Si la causa se
considera mayor justificada:
9.B.1.2.1.1.1. Busca con el Jefe
inmediato el documento probatorio
una vez que se incorpore el
personal al puesto de trabajo.
9.B.1.2.1.2. Si la causa es
injustificada:
9.B.1.2.1.2.1.
Levanta
una
amonestación al personal ausente
sin justificación.
9.B.1.2.1.2.2. Solicita al personal
amonestado la firma y fecha de
recibido.
10. Envía semanalmente a la Administración de
Servicios Generales, el libro de control de
personal, los justificativos así como las
amonestaciones si corresponde al caso.
ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN
11. Relaciona los días asistidos, faltas, ausencias,
amonestaciones y justificaciones de todo el
personal del Dpto. de Transporte.
12. Envía mensualmente la relación de información del
personal del Dpto. de Transporte a la Dirección de
Personal de la ULA.
PROCEDIM IENTO
PF-1.1.10.
“ELABORACIÓN DEL INFORM E DE
ESTADO DE UNA UNIDAD O UNIDADES
DE TRANSPORTE SOM ETIDOS A
TRABAJOS DE REPARACIÓN EN EL
TALLER M ECÁNICO ”
SISTEMA
AUTOMA TIZADO
DE
TRANSPORTE
SATU LA
DIRECTOR DE SERVICIOS
GENERALES /
COORDINADOR DEL
DPTO. DE TRANSPORTE /
AUTORIDAD
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PF-1.1.10. Elaboración de informe de estado de una unidad o unidades de transporte sometidas a
trabajos de reparación en el Taller Mecánico.
<<información >>
Oficio de solicitud de informe
sobre estado de una o varias
unidades de transporte en
reparación
Inicio
Revisar la información
contenida y requerida en el
oficio de solicitud de informe
sobre estado de unidades
de transporte en reparación
Colocar sello de recibido
en original y copia de oficio
registrando fecha y firma al
igual que sello de la Dpto .
de transporte
Disponer de informe de
estado de unidad o
unidades de transporte
inspeccionadas
Archivar memorando interno
para registro
Revisar contenido de
informe solicitado de estado
de unidad o unidades de
transporte
Archiva una copia del
informe para respaldo
Enviar informe original a la
Dirección o Coordinación de
Transporte según
corresponda
Enviar al Jefe de Taller
Mecánico original de oficio
de solicitud de informe y
memorando interno
Registrar firma y sello de la
Dpto. de transporte de
respaldo y aprobación
Distribuye el informe tanto el
original como las copias
Enviar copia del informe a
SATULA
Elaborar memorando
interno por duplicado
indicando instrucciones de
elaboración de informe, fecha
tope de entrega y firma
Copiar por triplicado informe
solicitado de estado de
unidad o unidades de
transporte
Determinar en memorando
interno y en oficio de
solicitud la información
requerida para elaborar el
informe de forma detallada
Evaluar condiciones
externas de la unidad
(cauchos , baterías , etc .)
Iniciar redacción de
informe con datos del
formato de evaluación
interna y planilla control de
entrada o estado de
cauchos y batería
Seleccionar al mecánico
de más pericia sobre
unidades pesadas o livianas
según el caso
Realizar la inspección de
la unidad o unidades de
transporte en conjunto con
el mecánico seleccionado
para la revisión
Complementar informe
con diagnóstico , estado de
avance de la reparación y
personal asignado a unidad
o unidades de transporte
Establecer un cronograma
de trabajo para inspección
completa de la unidad o las
solicitadas
Establecer diagnostico del
estado de la unidad o de las
Anexar los formatos antes
mencionados para respaldar
lo indicado en el informe
Disponer del formato de
“Reporte de Fallas” del
vehículo con el cual se
registra la información en
sistema
Determinar estado de
avance de trabajo de
reparaciones en la unidad o
unidades evaluadas
Registrar la firma del
mecánico encargado de la
reparación , del encargado
de la inspección y la propia
Disponer de información
de unidades de transporte
procesadas , personal a
cargo y TOT en fase de
solicitud de cotización
<<información >>
Informe de estado de unidad o
sometidas a trabajos de
reparación
Enviar copia del informe al
Jefe de Taller Mecánico
Consignar informe al Jefe
de la Dpto . de Transporte
para registro de firma y
envío
Archivar copia del informe
para respaldo interno
RESPONSABLE
ACCION
DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES/
COORDINADOR DEL DPTO. DE TRANSPORTE/
AUDITORIA UNIVERSITARIA
1. Elabora el oficio de solicitud del informe sobre el
estado de una unidad o varias unidades de
transporte sometidas a trabajos de reparación en
el Taller Mecánico.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
2. Revisa la información contenida y requerida en el
oficio de solicitud de informe sobre estado de
unidades de transporte en reparación.
3. Coloca el sello de recibido en original y copia del
oficio registrando fecha y firma igual que el sello de
la sección de transporte.
4. Elabora memorando interno por duplicado
indicando instrucciones de elaboración de informe,
fecha tope de entrega y firma.
5. Archiva memorando interno para registro.
6. Envía al Jefe del Taller Mecánico, el original del
oficio de solicitud de informe y memorando interno.
7. Determina en memorando interno y en oficio de
solicitud de información la información requerida
para elaborar el informe de forma detallada.
8. Selecciona al mecánico de más pericia sobre
unidades pesadas o livianas según el caso.
9. Establece un cronograma de trabajo para
inspección completa de la unidad o unidades de
transporte solicitadas.
10. Dispone del formato de “Reporte de fallas” del
vehículo con el cual se registra la información en el
sistema.
11. Evalúa las condiciones externas de la unidad o
unidades (cauchos, baterías, etc.).
12. Realiza la inspección de la unidad o unidades de
transporte en conjunto con el mecánico
seleccionado para la revisión.
13. Establece el diagnóstico del estado de la unidad o
de las unidades de transporte.
14. Determina el estado de avance de trabajo de
reparaciones en la unidad o unidades evaluadas.
15. Inicia la redacción del informe con datos del
formato de evaluación interna y planilla de control
de entrada o estado de cauchos y batería.
16. Complementa el informe con el diagnóstico, el
estado de avance de la reparación y la información
del personal asignado a la unidad o unidades de
transporte.
17. Anexa los formatos antes mencionados para
respaldar lo indicado en el informe.
18. Registra la firma del mecánico encargado de la
reparación, del encargado de la inspección y la
propia.
19. Consigna el informe al Jefe del Dpto. de
Transporte para registro de firma y envío.
20. Revisa el contenido del informe solicitado del
estado de unidad o unidades de transporte.
21. Registra la firma y sello del Dpto. de Transporte de
respaldo y aprobación.
22. Copia por triplicado el informe solicitado de estado
de unidad o unidades de transporte.
23. Archiva una copia del informe para respaldo.
24. Distribuye el informe original como las copias.
25. Envía una copia del informe al Jefe del Taller
Mecánico.
25.1. Archiva la copia del informe para respaldo
interno.
26. Envía otra copia del informe a SATULA.
26.1. Dispone de la información de unidades de
transporte procesadas, personal a cargo y trabajos
en otro taller (TOT) en fase de solicitud de
cotización.
27. Envía el informe original a la Dirección de
Servicios Generales o Coordinador del Dpto. de
Transporte.
DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES/
COORDINADOR DEL DPTO. DE TRANSPORTE/
AUDITORIA UNIVERSITARIA
27.1. Dispone del informe de estado de la unidad o
unidades de transporte inspeccionadas.
Proceso Fundamental 1.2.: Mantenimiento Rutinario de Vehículos
10. PROCESO PF-1.2.
M ANTENIM IENTO RUTINARIO DE
VEHÍCULOS
Vehículos.
OBJETIVO
Determinar el control de consumo de combustible de las
unidades adscritas a las diferentes dependencias
universitarias, en las bombas contratadas por la ULA para
asegurar el servicio de transporte interno así como los
mecanismos de control de las unidades que se someten a
actividades de mantenimiento rutinario de lavado y engrase,
cambio de filtro y aceite para mantener las partes mecánicas
lubricadas y operativas.
CLIENTES
INICIALES
o Chóferes de las unidades de la flota de la ULA
FINALES
INTERNAS
ENTRADAS
- Planilla de solicitud de “Suministro de Gasolina” a
- Solicitud verbal de chofer de una unidad, de lavado y
engrase de la misma.
SALIDAS
- Consumo de combustible de unidades de la flota de la
ULA.
- Control mensual de lavado y engrase-Cambio de filtro y
aceite.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el Jefe del Departamento de
Transporte verifica la procedencia de la
solicitud del suministro de combustible.
SE TERMINA
Cuando en el sistema SATULA se registran los
lavados y engrase (cambios de filtro y aceite)
realizados en el mes.
Constitución Nacional de la República Bolivariana de
Venezuela (1999)
. Ley Orgánica del Trabajo (1997)
. Ley orgánica de prevención, condiciones y medio
ambiente de trabajo LOPCYMAT (26/07/05)
. Ley de Universidades (2/09/1970)
. Ley de Licitaciones (13/11/2001)
. Normas COVENIN
. Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero
(28/03/90).
. Reglamento para la Administración, Uso, Guarda y
Custodia del Parque Automotor de la ULA (07/09/2004).
Reglamento del Ministerio de Minas e Hidrocarburos
(1989) sobre suministro de combustible in situ a
actividades no autorizadas por el ministerio.
. Reglamento de Compras y contratación de servicios
ULA (10/02/2003)
. Reglamento de Contraloría Interna de la ULA
(13/05/1998)
. Reglamento de Sistema de Inventario de la ULA
(12/03/1987)
FORMULARIOS
Planilla “Solicitud de Gasolina” utilizada por el
Departamento de Transporte (Anexo 13).
Planilla “Control de lavado y engrase-Cambio de aceite”
utilizada por el Departamento de Transporte (Anexo 14).
RECURSOS
HUMANOS
o Decanos de Facultades/Núcleos
o Directores de Escuelas, Institutos y Centros de
Investigación y de Dependencias Centrales
solicitante
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
dependencias
que
o Materiales y equipos de oficina
o Tecnología de Información: Hardware, Software,
Redes.
10.2. Diagrama del Proceso de Mantenimiento Rutinario de Vehículos.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de otorgamiento del
servicio de transporte (Fig. 14):
<<reglas>>
(1999)
LOPCYMAT (26/07/05)
. Normas COVENIN
. Reglamento para la Administración, Uso, Guarda y Custodia del Parque
. Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA
(10/02/2003)
<<actor>>
Jefe del Departamento
de Transporte
controla
regula
Jefe Dpto. de
Dependencias
universitarias
<<objeto negocio>>
Solicitud de:
- Consumo de combustible.
- Lavado y engrase de unidades de la
Flota de la ULA
requiere
<<información>>
. . Cronograma de actividades del departamento
. Control de rutas
. Control de revisión diaria de unidades de transporte
. Control de consumo de combustible
. Control de lavado y engrase de vehículos
. Control de herramientas y equipos
. Inventario de refacciones, repuestos,
herramientas y equipos
Orden de trabajo
<<fin>>
Otorgar el servicio de reposición de
combustible así como de lavado y
engrase de vehículos y autobuses
de la flota de la ULA
cumple
<<producto>>
- Consumo de Gasolina y
Gasoil en Estaciones de Servicio
- Servicio de Lavado y engrase
< < proceso> >
1.2.
M antenimiento
Rutinario de
Vehículos
Dependencias
Universitarias
<<producto>>
gestión
Generales
Apoya
Consulta
Ejecuta
<<actor>>
Mantenimiento y servicios
WEB´s DE LA ULA:
SISTEMAS ULA:
<<actor>>
Sección de Mantenimiento y
Servicios
<<información>>
. WEB´s: RedULA
Sistemas: SATULA
Fuente: Modelo UML. Curso Ingenieria de Requisitos 2005. Jonás Montilva. CEISoft
Fig. 14. Diagrama del Proceso “Mantenimiento Rutinario de Vehículos”.
10.3. Índice del Proceso de Mantenimiento Rutinario de Vehículos.
El proceso de Mantenimiento Rutinario de Vehículos define los siguientes procedimientos:
o
o
PF-1.2.1. Consumo de combustible de unidades de la flota de la ULA.
PF-1.2.2. Control mensual de lavado y engrase-Cambios de filtro y aceite en unidad
de la flota de la ULA.
Procedimiento PF-1.2.1.: Consumo de combustible de unidades de la flota de la ULA
PROCEDIM IENTO
PF-1.2.1.
“CONSUM O DE COM BUSTIBLE DE
UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA”
ADMINISTRACIÓN
SISTEMA
DE LA
AUTOMATIZADO
ASISTENTE
DIRECCIÓN DE
DE
ADMINISTRATIVO
SERVICIOS
TRANSPORTE
DEL DPTO. DE
GENERALES
DE LA ULA
TRANSPORTE
(DSG)
SATULA
ADMINISTRACIÓN
DE ESTACIÓN DE SERVICIO
CONTRATADA
BOMBERO DE LA ESTACIÓN DE
SERVICIO SUPLIDORA
CHOFER DE
UNIDAD
SOLICITANTE
JEFE SECCIÓN DE TRANSPORTE
DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PF-1.2.1. Consumo de combustible de unidades de la flota de la ULA.
<<información >>
Planilla de solicitud de “Suministro
de Gasolina” a unidades de la flota
de la ULA
Dependencia
Universitaria
solicitud de suministro de
combustible
Dpto . de
Transporte
Inicio
No
autorizado
dependencia en planilla de
suministro de gasolina
Autorizado
Asignar la estación de
servicio más cercana a la
dependencia o a la sección
de transporte
Llevar la unidad de
transporte que requiere
combustible hasta la
estación de servicio indicada
en la planilla
suministro de gasolina por
falta de autorización
registrando firma de
respaldo y colocando sello
del Dpto .
Entrega a bombero de
estación de servicio
contratada la solicitud para
que realice el suministro
No
autorizado
Revisar que la solicitud de
suministro de gasolina
tenga firma y sello de
aprobación
Entrega la planilla al chofer
solicitante para que realice
el suministro
Validar factura registrando la
firma
Consignar en administración
de E /S planilla de solicitud y
la factura entregada por el
bombero
Rechazar solicitud de
suministro, mediante
devolución de planilla a
chofer
Autorizado
Realizar suministro de
combustible hasta la
cantidad indicada en la
solicitud
Elaborar factura indicando
nombre , fecha , número de la
unidad de transporte ,
combustible y cantidad
suministrado
Entregar factura al chofer de
la unidad solicitante
Revisa los documentos
colocando sello de estación
de servicio , firma y fecha
Archivar en carpeta
correspondiente la planilla
de solicitud y la factura
Elaborar relación de
suministro de combustible a
transporte de ULA ,
indicando fecha , detalle de
suministro y nro . factura
Disponer del pago emitido
por la DSG , indicando en
recibo la firma de
conformidad y fecha de
recibido
Registrar en sistema interno
la información
correspondiente al
suministro de combustible
realizado
Acumular documentación
de suministro de
combustible a unidades de
transporte de la ULA para
pasar relación quincenal
Consignar al Asistente
Administrativo de Transporte
la relación quincenal de
suministro y facturas
Consignar a Administración
de Servicios Generales de
recibo de pago confirmado y
documentación de soporte
Ejecutar procedimiento PA 3. 1. Relación de factura para
pago de
proveedores
Entregar a Administración
de Dirección de Servicios
Generales la relación de
pago registrada con las
facturas de soporte
Ejecutar procedimiento PA 1 .4. Control de Consumo de
Combustible
detallada en relación de
pago conmparando con
facturas presentadas
Estación de servicio suplidora de combustible
Aprobar pago de facturas
contraídas en estación de
servicio
:
<<información >>
Suministro de Combustible y
cancelación de consumo
realizado
Disponer fondos de partida
presupuestaria de egresos
por concepto de consumo
de combustible
Elaborar cheque y recibo de
pago a nombre de estación
de servicio
Archivar en carpeta de
egresos por concepto de
consumo de combustible
recibo de pago y soportes
Notificación de pago de
facturas a estación de
servicio contratada
E.S. “El Retorno” (Inicio Sector Hechicera )→ Abastece Núcleo Hechicera , Núcleo Liria , Forestal , Geografía , Artes Visuales , Santa Rosa
E.S. “Inversiones Avenida” (Inicio Av . Urdaneta ) → Abastece Edificio Administrativo , Medicina , Farmacia, Bioanálisis , Ingeniería y Mantenimiento
E.S. “La Pedregosa” (Metros abajo entrada norte Sector La Pedregosa
) → Abastece vehículos autoridades universitarias
E.S. “Libertador” (Frente al Cementerio La Inmaculada )→ Abastece unidades de transporte de gasoil
(autobuses , camiones , cavas )
, Cultura , Zona Sur
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite la planilla de solicitud de “Suministro
de Gasolina” a una unidad particular de la
flota de la ULA.
suministro de combustible.
2.A. Que la solicitud de combustible es para
una unidad del Dpto. de Transporte.
2.B. Si la solicitud es formulada por una
dependencia:
la solicitud de suministro de
gasolina
por
falta
de
autorización.
3. Asigna la estación de servicio más cercana a
la dependencia universitaria o al Dpto. de
Transporte, tomando en cuenta que se
disponen de cuatro estaciones contratadas:
E.S. “El Retorno” (Inicio Sector Hechicera)→
Abastece Núcleo Hechicera, Núcleo Liria,
Forestal, Geografía, Artes Visuales, Santa
Rosa.
E.S. “Inversiones Avenida” (Inicio Av.
Urdaneta)
→
Abastece
Edificio
Administrativo,
Medicina,
Farmacia,
Bioanálisis, Ingeniería y Mantenimiento,
Cultura, Zona Sur.
E.S. “La Pedregosa” (Metros abajo entrada
norte Sector La Pedregosa) → Abastece
vehículos autoridades universitarias
E.S. “Libertador” (Frente al Cementerio La
Inmaculada) → Abastece unidades de
transporte de gasoil (autobuses, camiones,
cavas)
5. Entrega al chofer de la unidad de transporte
solicitante la planilla para que realice el
suministro.
CHOFER DE LA UNIDAD SOLICITANTE
6. Lleva la unidad de transporte que requiere el
combustible hasta la estación de servicio
indicada en la planilla de solicitud.
7. Entrega al bombero de la estación de servicio
contratada la solicitud para que realice el
suministro.
BOMBERO DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO
SUPLIDORA
8. Revisa que la solicitud de suministro de
gasolina tenga la firma y el sello de
aprobación:
8.A. Si no esta autorizado:
8.A.1. Rechaza la solicitud de
suministro, mediante la devolución de la
planilla al chofer.
9. Realiza el suministro de combustible hasta la
cantidad indicada en la solicitud.
10. Elabora la factura indicando nombre, fecha,
número de la unidad de transporte,
combustible y cantidad suministrada.
11. Entrega la factura al chofer de la unidad
solicitante.
CHOFER DE LA UNIDAD SOLICITANTE
12. Valida la factura registrando la firma.
13. Consigna en la administración de la E/S la
planilla de solicitud y la factura entregada por
el bombero.
ADMINISTRACIÓN DE ESTACIÓN DE
SERVICIO CONTRATADA
14. Revisa los documentos colocando el sello de
la estación de servicio, firma y fecha.
15. Registra en el Sistema interno de la estación
suplidora la información correspondiente al
suministro de combustible realizado.
16. Archiva en la carpeta correspondiente la
planilla de solicitud y la factura respectiva.
17. Acumula documentación de suministros de
combustible a unidades de transporte de la
ULA para pasar la relación quincenal.
18. Elabora la relación de suministro de
combustible a transporte de la ULA,
indicando fecha, detalle de suministro y
número de la unidad y número de la factura.
19. Consigna al Asistente Administrativo del
Dpto. de Transporte la relación quincenal de
suministros y facturas.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DPTO.
DE TRANSPORTE
20. Ejecuta el procedimiento No. PA-3.1. de la
Relación de factura para pago de
proveedores.
DE LA ULA (SATULA)
21. Ejecuta el procedimiento No. PA-1.4. de
Control de consumo de combustible.
22. Entrega a la Administración de la Dirección
de Servicios Generales, la relación de pago
registrada con las facturas de soporte.
SERVICIOS GENERALES
23. Revisa la información detallada en la relación
de pago comparándolas con las facturas
presentadas.
24. Aprueba pago de facturas contraídas en la
estación de servicio contratada.
25. Dispone de los fondos de la partida
presupuestaria de egresos por concepto de
consumo de combustible.
26. Elabora cheque y recibo de pago a nombre
de la estación de servicio contratada.
27. Notifica pago de facturas a la estación de
servicio contratada.
ADMINISTRACIÓN DE ESTACIÓN DE SERVICIO
SUPLIDORA
28. Dispone del pago emitido por la DSG,
indicando la firma de conformidad y fecha de
recibido.
29. Consigna a la administración de la Dirección
de Servicios Generales, el recibo de pago
confirmado con la documentación de soporte.
SERVICIOS GENERALES
30. Archiva en la carpeta de Egresos por
concepto de consumo de combustible, el
recibo de pago y los respectivos soportes.
Procedimiento PF-1.2.2: Control mensual de lavado y engrase-Cambio de filtro y aceite en
unidades de la flota de la ULA
PROCEDIM IENTO
PF-1.2.2.
“CONTROL M ENSUAL DE LAVADO Y
ENGRASE-CAM BIO DE FILTRO Y ACEITE
EN UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA”
SISTEMA
AUTOMATIZADO DE
TRANSPO RTE DE LA
ULA
PERSONAL DE LAVADO Y ENGRASE
J EFE DE DPTO. DE
TRANSPO RTE
CHOFER DE LA
UNIDAD DE
TRANS PORTE
Procedimiento No. PF-1.2.2.: Control mensual de Lavado y Engrase – Cambio de Filtro y Aceite en unidades de la
flota de la ULA.
<<información >>
Solicitud verbal del chofer de
una unidad del lavado y
engase de la misma
Archivar copia de control de
lavado y engrase para
respaldo interno
Inicio
Ordenar el lavado y engrase
de acuerdo al orden de
llegada de la solicitud
Llenar planilla de control
con copia de lavado y
engrase-cambio de aceite con
datos de unidad , dependencia
y trabajo a realizar
Disponer de la unidad de
transporte requerida por
control de lavado y engrase
Vestir la indumentaria
asignada para el trabajo de
lavado y engrase : braga ,
botas , mascarilla, etc
Extraer del contenedor de
aceite la cantidad requerida
para la unidad
Efectuar el lavado del motor
y engrase
Estacionar la unidad de
transporte en el
estacionamiento del Dpto .
de Transporte concluido el
trabajo
Registrar en el libro de
control de lavado y engrase
la fecha , nro. de unidad ,
dependencia , nombre de
trabajador
Disponer de filtro de aceite
especifico para unidad
solicitado previamente en
almacén
Disponer del material
requerido para el trabajo :
mopa, champú , jabón , etc
Efectuar el cambio de filtro y
aceite
Efectuar el lavado y secado
de la unidad de transporte
Indicar al chofer de la unidad
que ya puede retirarlo
Entregar mensualmente a
SATULA la copia de control
de lavado y engrase y
detalle de trabajo para
soporte
PA-1.5. Control de Lavado y
Engrase – Cambio de filtro
de aceite
<<información >>
Control mensual de lavado y
engrase – Cambio de filtro de
aceite
Aceite para unidades a gasolina: Mecánico 50 W, 40-50W
Aceite para unidades a gasoil: RIMULA
Aprobar lavado y engrase –
cambio de aceite registrando
firma y sello de Dpto .
Asignar trabajo a personal
de lavado y engrase ,
haciendo entrega de planilla
de control e instrucciones
RESPONSABLE
ACCION
CHOFER DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE
1. Solicita de forma verbal el lavado y engrase de la
unidad de transporte a su cargo.
2. Ordena la actividad de lavado y engrase de cuerdo
al orden de llegada de la solicitud.
3. Llena la planilla de “Control de lavado y engraseCambio de aceite” con copia, con datos de la
unidad de la dependencia y trabajos a realizarse.
4. Aprueba el lavado y engrase-cambio de aceite,
registrando la firma y el sello del Departamento.
6. Archiva la copia del “Control de lavado y engrasecambio de aceite” para respaldo interno.
7. Asigna trabajo al personal de lavado y engrase,
haciendo entrega del control y referencia a las
instrucciones pertinentes.
7.1. Dispone de la unidad de transporte requerida
por control de lavado y engrase.
7.2. Dispone del filtro de aceite específicos para la
unidad, solicitándolo previamente en el almacén.
7.3. Hace uso de la indumentaria asignada para el
trabajo de lavado y engrase: Braga, botas antiresbalante, mascarillas, entre otros.
7.4. Dispone del material requerido para el trabajo:
Mopa, champú o jabón para carros, jabón en
polvo, cepillo, entre otros.
7.5. Extrae del contenedor de aceite la cantidad
requerida para la unidad.
7.6. Ejecuta el cambio de filtro y aceite.
7.7. Ejecuta el lavado del motor y el respectivo
engrase.
7.8. Ejecuta el lavado y secado de la unidad de
transporte.
7.9. Estacionar la unidad de transporte en el
estacionamiento del Dpto. de Transporte concluido
el trabajo.
7.10. Indicar al chofer de la unidad que ya puede
retirarla.
7.11. Registra en el libro de control de lavado y
engrase, la fecha, el número de la unidad,
dependencia a la que esta adscrita y el nombre.
7.12. Entrega mensualmente a SATULA, la copia
del control de lavado y engrase, con los detalles
para soporte.
DE LA ULA (SATULA)
7.13. Ejecuta el procedimiento PA-1.5. de Control
de lavado y engrase-Cambio de filtro y aceite, para
registrar en el sistema las operaciones realizadas.
Proceso Fundamental 1.3.: Mantenimiento preventivo y correctivo de Vehículos
11. PROCESO PF-1.3.
M ANTENIM IENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE VEHÍCULOS
Vehículos.
OBJETIVO
Determinar los mecanismos para distribuir y supervisar las
unidades reportadas al taller y las labores de reparación con
los recursos materiales y humanos disponibles. Definir los
elementos de control de uso, solicitud, adquisición,
almacenamiento y entrega de materiales, repuestos, insumos,
herramientas, implementos de higiene y seguridad laboral,
indumentaria y equipos que utiliza el personal del Taller
Mecánico para garantizar la ejecución de las labores de
reparación y acondicionamiento de unidades así como el
estado operativo de las mismas, propiciando una cultura de
cuidado.
CLIENTES
INICIALES
o Director de Servicios Generales.
o Administrador de la Dirección de Servicios
Generales.
o Jefe del Dpto. de Transporte
o Buscador de Repuestos
o Almacenista
o Mecánicos del Taller Mecánico.
FINALES
o Director de Servicios Generales.
o Administrador de la Dirección de Servicios
Generales.
o Buscador de Repuestos
o Almacenista
INTERNAS
o Dirección de Personal
o Sindicatos de Obreros de la ULA
EXTERNAS
o Empresa suplidora de implementos de seguridad
industrial.
o
Empresa(s) suplidora de indumentaria
personal técnico-obrero de la ULA.
para
ENTRADAS
-
-
Solicitud verbal de herramientas y/o equipos de
trabajo en el almacén del taller mecánico.
Solicitud verbal de materiales, repuestos e insumos
requeridos para la reparación de la unidad de
transporte asignada.
Inventario mensual de materiales, repuestos e
insumos de alta rotación del almacén.
Ingreso al almacén del Taller Mecánico, los
materiales y repuestos recién adquiridos junto con la
factura emitida por el proveedor.
Recepción de materiales, repuestos e insumos de
nueva adquisición en el almacén del Taller
Mecánico.
Solicitud bianual de dotación de herramientas y
equipos de trabajo del Taller Mecánico.
Notificación anual de la visita de inspectores de la
Sección de Higiene y Seguridad Laboral de la ULA al
Departamento de Transporte para solicitar la
dotación y determinar las condiciones de trabajo.
Notificación anual del proceso de dotación de
indumentaria para personal obrero.
Aviso de fecha de recarga semestral de los
extintores de fuego de capacidad variada del Dpto.
de Transporte.
Oficio de solicitud del inventario anual de materiales,
repuestos, insumos, herramientas y equipos
existentes en el almacén del Taller Mecánico del
SALIDAS
-
Disponibilidad de herramientas / equipos en el
almacén del Taller Mecánico.
Materiales y/o repuestos adquiridos para uso
inmediato.
Materiales y/o repuestos de alta rotación adquiridos.
Facturas de materiales, repuestos e insumos
recibidas y en proceso de pago.
Materiales, repuestos e insumos almacenados en las
zonas asignadas para su resguardo.
Materiales y repuestos disponibles en el Taller
Mecánico.
Herramientas y equipos de trabajo disponibles por el
personal del Taller Mecánico.
Implementos de Higiene y Seguridad Laborar
disponibles para mecánicos y chóferes.
-
Asignación anual de indumentaria reglamentaria del
personal obrero del Dpto. de Transporte.
Inventario de materiales, repuestos, insumos,
herramientas y equipos del almacén del Taller
Mecánico del Dpto. de Transporte.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el Almacenista del Taller Mecánico
verifica en el almacén la disponibilidad
(existencia) de la herramienta y/o equipo de
trabajo solicitado.
SE TERMINA
Cuando la Administración de la Dirección de
Servicios Generales dispone del inventario
anual detallado por rubros del almacén del
Taller Mecánico del Dpto. de Transporte.
Constitución Nacional de la República Bolivariana
de Venezuela (1999)
. Normas COVENIN
. Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y
Obrero (28/03/90).
. Reglamento para la Administración, Uso, Guarda
y Custodia del Parque Automotor de la ULA
(07/09/2004)
. Reglamento de Compras y contratación de
servicios ULA (10/02/2003)
(13/05/1998)
(12/03/1987)
. Manual de Pólizas del Seguro Parque Automotor
ULA
. Normas internas del Departamento.
FORMULARIOS
Planilla “Control de Herramienta en préstamo”
utilizada por el Departamento de Transporte
(Anexo 15).
Planilla “Memorando Interno” utilizada por el
Planilla “Solicitud de material y/o repuestos”
(Anexo 16).
Planilla “Nota provisional de Entrega” utilizada por
el Departamento de Transporte (Anexo 17).
RECURSOS
HUMANOS
Autoridades Universitarias
o Almacenista del Taller Mecánico.
o Buscador de Repuestos del almacén.
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
dependencias
que
o Materiales y equipos de oficina Tecnología de
Información: Hardware, Software, Redes.
11.2. Diagrama del Proceso de Mantenimiento preventivo y correctivo
de vehículos.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de mantenimiento
preventivo y correctivo de vehículos (Fig. 15):
<<reglas>>
(1999)
LOPCYMAT (26/07/05)
. Normas COVENIN
. Reglamento para la Administración,Uso, Guarda y Custodia del Parque
. Reglamento de Compras y contratación de servicios ULA
(10/02/2003)
<<actor>>
Jefe del Taller Mecánico
controla
cumple
regula
Jefe Dpto. de
Dependencias
universitarias
<<objeto negocio>>
Solicitud del servicio mantenimiento a
unidades adscritas a D.U.
<<fin>>
Otorgar el servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo a la flota de
unidades de la ULA
<<producto>>
Mantenimiento a Unidades:
- Del Dpto. de Transporte
. Adscritas a otras Depend. Universit.
< < proceso> >
1.3.
M antenimiento
preventivo y correctivo
de vehículos y autobuses
requiere
<<información>>
. Control de revisión diaria de unidades de transporte
. Solicitudes de mtto. de transporte adscrito a
dependencias
. Reporte semanal de reparaciones
. Control de herramientas y equipos
. Inventario de refacciones, repuestos,
Orden de trabajo
Dependencias
Universitarias
<<producto>>
gestión
Generales
Apoya
Consulta
<<actor>>
Sección de Mantenimiento y
Servicios
Ejecuta
<<actor>>
Mantenimiento y servicios
<<información>>
. WEB´s: RedULA
Sistemas: SATULA
WEB´s DE LA ULA:
SISTEMAS ULA:
Fig. 15. Diagrama del Proceso “Mantenimiento preventivo y correctivo de Vehículos”.
11.3. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Mantenimiento preventivo
y correctivo de vehículos.
Jerarquía del Proceso “Mantenimiento Preventivo y correctivo de vehículos”
SISTEMA DE TRANSPORTE
Servicio de Transporte
<<proceso>>
1.1.
Otorgamiento
Del Servicio de
Transporte
<<proceso>>
1.2.
Mantenimiento
Rutinario de
Transporte
<<proceso>>
1.3.
Mantenimiento
Preventivo y
Correctivo
De transporte
<<proceso>>
1.3. Mantenimiento preventivo y correctivo de transporte
Fuente: Modelo Jerarquía de Procesos. Curso Modelado de
Negocios orientado por objetos2005. Prof. Judith Barrios, Prof.
Isabel Besembel. ULA
<<proceso>>
1.3.1.
Asignación de
Trabajos
<<proceso>>
1.3.2.
Supervisión de
Unidades
<<proceso >>
1.3 .3.
Almacenamiento
de Repuestos ,
Insumos,
herramientas
y equipos
Fig. 16. Diagrama de Jerarquía del Proceso “Mantenimiento preventivo y correctivo de Vehículos”.
11.4. Índice del Proceso de Mantenimiento preventivo y correctivo de
Vehículos.
El proceso de Mantenimiento preventivo y correctivo de Vehículos define los siguientes subprocesos y a su vez los procedimientos que se señalan:
PF-1.3.1. Asignación de Trabajos:
PF-1.3.1.1. Distribución diaria de actividades de reparación según requerimiento
de unidades de transporte.
PF-1.3.1.2. Asignación de reparación interna y de trabajo en otro taller (TOT).
PF-1.3.2. Supervisión de unidades:
PF-1.3.2.1. Control de entrada de unidad de transporte al taller mecánico.
PF-1.3.2.2. Supervisión contínua de trabajos de labores de reparación de
unidades de transporte reportadas.
PF-1.3.2.3. Control de egreso de unidades de transporte del Taller Mecánico.
PF-1.3.2.4. Inspección de unidades de transporte siniestrados y posteriormente
reparados remozados.
PF-1.3.3. Almacenamiento de materiales, repuestos, insumos, herramientas y
equipos:
PF-1.3.3.1. Control de préstamo de herramientas y/o equipos de trabajo en el
taller mecánico.
PF-1.3.3.2. Solicitud de materiales y/o repuestos de uso inmediato para labores
de reparación de unidad de transporte.
PF-1.3.3.3. Solicitud de materiales y/o repuestos de alta rotación para labores
de reparación de unidad de transporte.
PF-1.3.3.4. Recepción de materiales, repuestos, insumos, herramientas y
equipos en el almacén del taller mecánico.
PF-1.3.3.5. Almacenamiento de repuestos, materiales, insumos, herramientas y
equipos en el almacén del taller mecánico.
PF-1.3.3.6. Entrega de materiales, repuestos e insumos solicitados al almacén.
PF-1.3.3.7. Dotación bianual de herramientas y equipos de trabajo para el
personal del taller mecánico.
PF-1.3.3.8. Dotación de implementos de higiene y seguridad laboral del
personal del Dpto. de Transporte.
PF-1.3.3.9. Dotación anual de indumentaria para personal obrero del
departamento de transporte.
PF-1.3.3.10.Recarga semestral de extintores de polvo seco contra incendio de
áreas de trabajo del Dpto. de Transporte.
PF-1.3.3.11. Inventario anual de materiales, repuestos, insumos, herramientas,
equipos, implementos de higiene y seguridad laboral del almacén del taller
mecánico del dpto. de Transporte.
Proceso Fundamental 1.3.1.: Asignación de Trabajos
11.5. PROCESO PF-1.3.1.
ASIGNACIÓN DE TRABAJOS
Procedimiento PF-1.3.1.1.: Distribución diaria de trabajos de reparación según requerimientos
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.1.1.
“DISTRIBUCIÓN DIARIA DE TRABAJOS
DE REPARACIÓN SEGÚN
REQUERIM IENTOS DE UNIDADES DE
TRANSPORTE”
J EFE DE TALLER MECÁNICO
ALMACE NIS TA DEL
TALLE R ME CÁNICO
Procedimiento No. PF-1.3.1.1. Distribución diaria de actividades de reparación según requerimientos de unidades
de transporte.
Disponer de información
procesadas , personal a
cargo y TOT en fase de
solicitud de cotización
<<información >>
Planilla de Registro diario de
ingreso y egreso de Vehículos
en el Taller Mecánico
Proporcionar información
del listado de unidades en
proceso de reparación a
chóferes o dependencias
universitarias
<<información>>
Listado de Unidades de
transporte en proceso de
reparación
Revisar en el registro diario
del día anterior las unidades
pendientes por asignar
Reasignar trabajos a
mecánicos en unidades
requeridas con carácter de
urgencia
Reasignar mecánicos por
ausencia de otros en
trabajos en proceso que no
pueden pararse
Asignar TOT a unidades de
autoridades falta de
personal para dar
disponibilidad inmediata
Copia listado para
disposición propia
Determinar los trabajos de
reparación pendientes por
tipo y complejidad
Asignar trabajos a
mecánicos con
disponibilidad inmediata
Asignar TOT a unidades de
transporte solicitantes no
procesadas
Indicar mecánicos para
trabajos de inspección final
a unidades de transporte
que están por salir del taller
Entrega listado al
almacenista sobre as
asignaciones realizadas y
las unidades de transporte
en proceso de reparación
Determinar mecánicos
disponibles para asignar
trabajos pendientes en
vehículos
Asignar trabajos a
mecánicos en espera de
tiempo considerable
por repuestos
Asignar TOT a unidades
de transporte que requieren
ajustes posteriores a
trabajos de reparación
mayor
Elaborar el listado de
manejo interno de trabajos y
mecánicos asignados
Inicio
Actividad que se lleva a cabo a primera hora (7:00 – 7:15 a.m.)
TOT: Trabajo en otro Taller
RESPONSABLE
ACCION
1. Entrega al Jefe del Taller Mecánico la planilla de
“Registro de Ingreso y Egreso de Vehículos en el
Taller Mecánico”.
2. Revisa en el registro diario del día anterior las
unidades pendientes por asignar.
3. Determina los trabajos de reparación pendientes
de acuerdo al tipo de trabajo y complejidad.
4. Determina los mecánicos disponibles para asignar
los trabajos pendientes por ejecutar en los
vehículos.
5. Reasigna trabajo a mecánicos, en unidades
requeridas con carácter de emergencia.
6. Asigna trabajos a mecánicos con disponibilidad
inmediata.
7. Asigna trabajos a mecánicos en espera de tiempo
considerable por repuestos.
8. Reasigna mecánicos por ausencia de otros en
trabajos en procesos que no pueden detenerse.
9. Asigna trabajos en otros talleres (TOT) a unidades
de transporte solicitantes no procesadas.
de transporte que requieren ajustes posteriores a
trabajos de reparación mayor (motor) .
de autoridades universitarias que por falta de
personal no puede dársele rápida respuesta, y de
esta forma otorgarle disponibilidad inmediata.
12. Indica los mecánicos que deben realizar los
trabajos de inspección final
a unidades de
transporte que deben salir del taller.
13. Elabora el listado de manejo interno del trabajo y
los mecánicos asignados.
14. Copia el listado para disposición propia.
15. Entrega el listado original al almacenista sobre
asignaciones realizadas y las unidades de
transporte en proceso de reparación..
16. Dispone de la información de unidades de
transporte procesadas, personal a cargo así como
los trabajos a realizarse fuera del taller (TOT) en
fase de solicitud de la información.
17. Proporciona información del listado de unidades en
proceso de reparación, a chóferes y dependencias
universitarias.
Procedimiento PF-1.3.1.2.: Asignación de reparación interna y de trabajos en otro taller (TOT)
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.1.2.
“ASIGNACIÓN DE REPARACIÓN
INTERNA Y DE TRABAJO EN OTRO
TALLER (TOT)”
<<información >>
Formato de “Reporte de Falla” u
Oficio de solicitud de reparación
Dependencia
Universitaria
solicitud de reparación de
unidad
Inicio
Dpto. de
Transporte
No
autorizado
dependencia en solicitud de
reparación
Devolver formato de
“Reporte de Falla” u oficio
de solicitud de reparación
por falta de autorización
Elaborar “Reporte de Orden
Interna” detallando trabajos
solicitados para la unidad de
transporte
Consignar a SATULA
formado y oficio de solicitud
aprobada para registro de
operación
Aprobar la solicitud de
reparación mediante registro
de firma y sello del Dpto .
Revisar documentación
enviada para determinar
proveedor aprobado
Indicar al chofer de
unidad de transporte a
reparar se dirija al
proveedor seleccionado con
documentación para TOT
Entregar al Almacenista
Orden de Trabajo anexando
solicitud aprobada y
registrada
Ejecutar procedimiento PA 1.1. Apertura de Orden de
Trabajo en sistema
Indicar datos de unidad
que solicita trabajos de
reparación en formato
“Registro interno de Ingreso
y Egreso de Vehículos”
Verificar existencia de
repuestos solicitados por
mecánico en al almacén
Existencia de
repuestos en
almacén
Inexistencia
de repuestos
en almacén
Entregar Orden de
Trabajo, “Reporte de Falla” o
solicitud y Reporte de Orden
interna aprobada al Jefe de
Taller Mecánico
Verificar en “Orden de
Trabajo” y otros documentos
los trabajos requeridos por
la unidad de transporte
<<Servicio >>
Unidad reparada en taller
externo
Autorizado
Revisa información de
formato de “Reporte de
Falla” indicada por taller
para conocimiento
Ejecutar
procedimiento No . 1.3.3. 7.
de Entrega de materiales ,
repuestos e insumos a
personal del Taller
1.3. 3.2. de Solicitud de
materiales , repuestos e
insumos de uso inmediato
Trabajo
interno
Trabajo a realizar
otro taller
No permite
movilidad
Enciende y
permite
movilidad
Movilizar el vehículo para
detectar ruido y /o falla
reportada y descartar otros
sintomas
Entregar documentación a
Buscador de Repuestos
para solicitud de cotización
de trabajos requeridos
Iniciar labores de reparación
sobre la unidad
Solicitar repuestos en
almacén del Taller mecánico
para realizar reparaciones
Envía a SATULA
memorando interno y /o
planilla “Trabajo en Otro
taller (TOT”) con el nuevo
reporte de falla
Emitir memorando interno y /
o planilla TOT para indicar
falla detectada no reportada
y trabajos a realizarse
Verificar en conjunto con
mecánico asignado , las
condiciones operativas de la
Asignar mecánico a
encargarse de la reparación
de la unidad
Llenar por triplicado el
formato “Trabajo en Otro
Taller” (TOT) con datos de la
unidad y trabajos requeridos
MECÁNICO
ASIGNADO
PARA
LABORES DE
REPARACIÓN
ALMACENISTA DEL TAL LER
MECÁNICO
SISTEMA
AUT OMATIZADO
DE
T RANSPORTE
DE LA ULA
SATULA
JEFE DPTO. DE TRANSPORTE
DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PF-1.3.1.2. Asignación de reparación interna y de trabajo en otro taller (TOT).
Desarmar junto al
mecánico asignado , sistema
o pieza que se presume falla
para determinar la causa y
corregirla
Otra
falla
No
falla
Falla
inminente
Entrega copia de
memorando interno a
mecánico detallando por
escrito las reparaciones
requeridas
Revisar junto con mecánico
otros sistemas hasta
determinar la falla que
reporta el síntoma detectado
Disponer de los repuestos ,
materiales e insumos
requeridos para reparar la
unidad
1.3. 2.2.de supervisión
continua de trabajos
de reparación
Entregar la unidad al chofer
responsable de la misma
<<Servicio >>
Unidad reparada en el taller
mecánico
Reparar la unidad adscrita a
Dependencia Universitaria
Entregar unidad reparada al
Jefe de Taller mecánico
para su última verificación
BU SCADOR DE
REPUESTOS
Entregar a proveedor
copia de TOT emitido por
Jefe de Taller Mecánico que
detalla el trabajo requerido
ADMINISTRACIÓN
DE LA DIRECCIÓN
DE SERVICIOS
GENERALES
0 – 2 días
Entrega de pres upuestos
Copiar planilla TOT tantas
veces (3 mínima) por
proveedor
PA -6.1. Compra de bienes y
contratación de
servicios
Enviar la documentación
de solicitud de reparación,
cotizaciones revisadas y
cotización aprobada a Jefe de
Dpto. de Transporte
Trabajos realizados por otro taller (TOT):
Consignar a administración
Generales la documentación
de solicitud y cotizaciones en
sobres cerrados
Reparaciones y/o recarga de aire acondicionado , alineación y balanceo , tapicería, colocación de vidrios, rectificación de motores y cigüeñales, reparaciones de vehículos de motores compactos manejados por una computadora central (Van a taller de concesionario autorizado ).
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite el formato “Reporte de falla” u oficio de
solicitud de reparación de la unidad de transporte
reparación de la unidad.
2.A. Que la solicitud proceda del mismo Dpto.
de Transporte:
2.A.1. Revisa la información contendida
en el formato “Reporte de falla” indicada por
el taller mecánico, para su conocimiento.
2.B. Que la solicitud proceda de otra
dependencia:
el formato de “Reporte de falla”
u oficio de solicitud de
reparación
por
falta
de
autorización.
3. Elabora “Reporte de orden interna” detallando los
trabajos solicitados para la unidad de transporte.
4. Aprueba la solicitud de reparación mediante el
registro de la firma y el sello del Dpto.
5. Consigna a SATULA el formato u oficio de solicitud
aprobado para registros de operación.
DE LA ULA (SATULA)
6. Ejecuta el procedimiento PA-1.1. de Apertura de
orden de trabajo en sistema.
7. Entrega al almacenista la orden de trabajo interna
anexando la solicitud aprobada y registrada.
8. Indica los datos de la unidad que solicita trabajos
de reparación en el formato “Registro interno de
ingreso y egreso de vehículos”.
Entrega la Orden de trabajo interna, el
“Reporte de falla” u oficio de solicitud y
reporte de orden interna aprobada al
Jefe del Taller Mecánico.
9. Verifica en orden de trabajo interna y los toros
documentos los trabajos requeridos por la unidad
de transporte:
9.1. Si el trabajo que se solicita se realiza en
otros talleres contratados (TOT) como
reparaciones
y/o
recarga
de
aire
acondicionado, alineación y balanceo,
tapicería, colocación de vidrios, rectificación
de motores u cigüeñales, reparación de
vehículos de motores compactos manejados
por una computadora central:
9.1.1. Llena por triplicado el formato
“Trabajo en otro taller” (TOT) con los
datos de la unidad y los trabajos
requeridos.
9.1.2. Entrega la documentación al
Buscador de Repuestos para la
solicitud de cotizaciones del trabajo
requerido.
9.1.3. Copia las planillas TOT como a
tantos
proveedores se le consignara (tres
mínima).
9.1.4. Entrega a proveedores la copia
de la
planilla TOT emitida por Jefe de Taller
Mecánico que detalla el trabajo
requerido.
9.1.5. Espera de 0 a 2 días la
entrega de
presupuestos por parte de los
proveedores.
9.1.6. Consigna a la Administración
de la
Dirección de Servicios Generales
(DSG), la documentación de solicitud y
las cotizaciones recibidas en sobres
cerrados.
SERVICIOS GENERALES
9.1.7. Ejecuta el procedimiento PA6.1. de
Compra de bienes y contratación de
servicios.
9.1.8. Envía la documentación de
solicitud de reparación, las cotizaciones
revisadas, y cotización aprobada al Jefe
del Dpto. de Transporte.
9.1.9. Revisa
la
documentación
enviada
para determinar el proveedor aprobado
por la DSG.
9.1.10. Indica al chofer de la unidad
de
transporte a reparar se dirija al
proveedor
seleccionado
con
la
documentación para que efectúen el
trabajo en otro taller (TOT).
9.2. Si el trabajo solicitado puede ser
realizado en el Taller mecánico (interno):
9.2.1. Asigna mecánico a encargarse
de la reparación de la unidad.
9.2.2. Verifica en conjunto con el
mecánico asignado, las condiciones
operativas de la unidad de transporte:
9.2.2.1. Si la unidad enciende y
permite movilidad:
9.2.2.1.1. Moviliza el
vehículo para detectar
ruidos
y/o
fallas
reportadas
y
así
descartar otros síntomas.
9.2.2.2. Que el vehículo no
enciende.
9.2.3. Desarma junto al mecánico
asignado el sistema o pieza que se
presume falla para determinar la causa
y corregirla.
9.2.3.1. Si se detecta otra falla
no reportada:
9.2.3.1.1.
Emite
memorando interno y/ o
planilla TOT para indicar
falla
detectada
no
reportada y el trabajo
requerido a realizarse.
9.3.1.2. Envía a SATULA
memorando interno y/o
planilla “Trabajo en Otro
taller (TOT”) con el nuevo
reporte de falla.
9.3.1.3.
Efectúa
nuevamente el paso No. 6
y
las
instrucciones
siguientes al mismo.
9.2.3.2. Si la falla reportada es
inminente:
9.3.2.1. Entrega copia de
memorando
interno
a
mecánico detallando por
escrito las reparaciones
requeridas.
9.3.3. Si no se detecta falla
alguna:
9.3.3.1. Revisa junto al
mecánico otros sistemas y
piezas hasta determinar la
falla que reporta el síntoma
detectado.
MECÁNICO ASIGNADO PARA LABORES DE
REPARACIÓN
9.2.4. Inicia labores de reparación sobre
la unidad.
9.2.5. Solicita repuestos en el almacén
del taller
mecánico para realizar
reparaciones.
9.2.6. Verifica existencia de repuestos y
materiales solicitados por mecánico en
el almacén:
9.6.1. Se determina inexistencia
de repuestos en el almacén:
9.6.1.1.
Ejecuta
el
procedimiento
No.
1.3.3.2. de Solicitud de
insumos
de
uso
inmediato.
9.6.2. Se dispone en existencia
de
todos
los
repuestos
solicitados.
9.2.7. Ejecuta el procedimiento No.
1.3.3.7. de Entrega de materiales,
repuestos e insumos al personal del
taller.
MECÁNICO ASIGNADO PARA LABORES DE
REPARACIÓN
9.2.8. Dispone de los repuestos,
materiales e insumos requeridos para
reparar la unidad.
9.2.9. Repara la unidad adscrita a
dependencia universitaria.
9.2.10. Entrega la unidad al Jefe del
Taller mecánico para última verificación.
1.3.2.2. de Supervisión continua de
trabajos de reparación.
9.2.12. Entrega la unidad al chofer
responsable de la misma.
Proceso Fundamental 1.3.2: Supervisión de unidades
11.6. PROCESO PF-1.3.2.
SUPERVISIÓN DE UNIDADES
Proceso Fundamental 1.3.2.: Supervisión de Unidades
Procedimiento PF-1.3.2.1.: Control de entrada de unidades de transporte al Taller Mecánico
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.2.1.
“CONTROL DE ENTRADA DE UNIDADES
DE TRANSPORTE AL TALLER
MECÁNICO”
SIS TEMA AUTO MATIZADO DE
TRANS PO RTE S ATULA
P ERS ON AL DE VIG ILANCI A DE L DP TO. DE
T RANSP O RTE
CHOFE R DE
UNIDAD ADSCRITA
A DEPENDENCIAS
UNIVE RSITARIAS U
OTRA
UNIV ERSI DAD
NACI ONAL
Procedimiento No. PF-1.3.2.1. Control de entrada de unidades de transporte al taller mecánico.
<<objeto>>
Solicitud de Ingreso de unidad de
transporte adscrita a una dependencia
universitaria u otra universidad
nacional, al Taller Mecánico
Trasladar la unidad de la
flota de la ULA o de otra
universidad al
estacionamiento del Taller
Mecánico
Solicitar al chofer de la
unidad que va a ingresar ,
apearse para realizar la
revisión pertinente
Realizar inspección visual
a la unidad para determinar
condición de latonería ,
estado de retrovisores ,
micas y antena
Solicitar al chofer el
encendido de la unidad para
determinar funcionamiento de
luces, las de cruces,
parabrisas, antena (de ser
eléctrica)
Solicitar la firma del chofer
responsable de unidad de
transporte
Entregar al chofer copia
amarilla de la planilla de
control de entrada
Disponer de la planilla de
“Control de entrada” para
registro de información
Solicitar al chofer la
apertura de maletero para
determinar presencia de
gato , triangulo , llaves de
tuercas , y otros
Registrar en planilla
kilometraje y nivel de
combustible indicado en
tablero de la unidad de
transporte
Buscar la firma del Jefe
del Taller Mecánico para
respaldo de la revisión
realizada
Archivar copia rosada de la
planilla control de entrada
Indicar en planilla el nro . de
la unidad y como
observación datos del
chofer y dependencia
universitaria
Realizar revisión interna
para determinar presencia y
estado operativo de radio ,
guantera , asientos , cinturón
de seguridad y otros
Registrar firma de vigilante
de turno que realiza la
inspección
Distribuir copias de planilla
de control de entrada
Enviar a SATULA al final del
Turno el original de la
planilla control de entrada
Inicio
Ejecutar procedimiento
de PA-1.1. de Apertura de
Orden de Trabajo para indicar
en las observaciones lo
correspondiente a la entrada al
taller
<<información>>
Registro de entrada de unidad
de transporte al taller
mecánico
RESPONSABLE
ACCION
CHOFER DE UNIDAD ADSCRITA A
DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
U OTRA UNVERSIDAD NACIONAL
1. Solicita el ingreso de la unidad de transporte
adscrita a una dependencia universitaria u otra
universidad nacional, al Taller Mecánico.
PERSONAL DE VIGILANCIA DEL DPTO. DE
TRANSPORTE
2. Solicita al chofer de la unidad que va a ingresar,
apearse para realizar la revisión pertinente.
3. Dispone de la planilla “Control de entrada” para
registro de información.
4. Indica en la planilla el número de la unidad y como
observación datos del chofer y la dependencia
universitaria
5. Realiza una inspección visual a la unidad para
determinar la condición de la latonería, estado de
los retrovisores, micas y la antena.
6. Solicita al chofer la apertura del maletero para
determinar la presencia del gato hidráulico,
triángulo de seguridad, llaves de tuercas, y otros
objetos allí ubicados.
7. Realiza una revisión interna de la unidad para
determinar la presencia y el estado operativo de la
radio, la guantera, los asientos, el cinturón de
seguridad y otros objetos allí colocados.
8. Solicita al chofer el encendido de la unidad para
determinar el funcionamiento de las luces, las de
cruces, los parabrisas (tanto delanteros como
traseros si los trae) y de la antena si esta es
eléctrica.
9. Registra en la planilla el kilometraje y el nivel de
combustible indicado en el tablero de la unidad de
transporte.
10. Registra la firma como vigilante de turno que
realiza la inspección.
11. Solicita la firma del chofer responsable de la
unidad de transporte.
12. Busca la firma del Jefe del Taller Mecánico para
respaldo de la revisión realizada.
13. Distribuye las copias de las planillas de control de
entrada.
14. Entrega al chofer de la unidad la copia amarilla de
la planilla de control de entrada.
CHOFER DE UNIDAD ADSCRITA A
U OTRA UNVERSIDAD NACIONAL
15. Traslada la unidad de la flota de la ULA o de
otra universidad al estacionamiento del Taller
Mecánico.
16. Envía a SATULA al final del turno el original
de la planilla control de entrada.
DE LA ULA (SATULA)
16.1. Ejecuta el procedimiento PA-1.1. de
Apertura de Orden de Trabajo para indicar en
las observaciones lo correspondiente a la
entrada al taller.
17. Archiva la copia rosada de la planilla control
de entrada para respaldo interno.
Procedimiento PF-1.3.2.2.: Supervisión continua de trabajos de reparación de unidades de
transporte reportadas
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.2.2.
“SUPERVISIÓN CONTINUA DE
TRABAJOS DE REPARACIÓN DE
UNIDADES DE TRANSPORTE
REPORTADAS”
Procedimiento No. PF-1.3.2.2.: Supervisión continua de trabajos de reparación de unidades de transporte
reportadas.
<<información >>
Memorando interno que detalla el
diagnóstico de averías y daños
presentados en la unidad de
transporte.
Inicio
Inspeccionar durante el
desarrollo de las labores de
reparación y ajustes , los
trabajos que efectúa el
mecánico asignado
Realizar pruebas de
operatividad y corrección de
fallas posterior a la
reparación o ajuste
Aprobar o no trabajos de
reparación mayor de piezas
o sistemas , de adaptaciones
y/o reemplazos
Inspeccionar trabajos de
ajuste y ensamble de piezas
y/o sistemas
Sintoma persiste
Hacer observaciones al
mecánico para continuar
reparación o ajustes
No se reporta
síntoma ni falla
alguna
Estacionar unidad de
transporte en el
estacionamiento del
Departamento
Determinar estado de la
Unidad en perfecto estado
operativo
1.3.2.3.Control de egreso de
Requiere TOT por
reparaciones
mayores realizadas
1.3. 1.2. de Asignación de
reparación interna trabajo en
otro taller (TOT)
<<Objeto >>
Unidad de Transporte
disponible y en estado
operativo
Procedimiento PF-1.3.2.2.: Supervisión continua de trabajos de reparación de unidades de
transporte reportadas
RESPONSABLE
ACCION
1. Dispone en el Memorando interno, el detalle
2.
3.
4.
5.
6.
7.
del diagnostico de averías y daños
presentados en unidad de transporte.
Inspecciona durante el desarrollo de las
labores de reparación y ajustes, los trabajos
que efectúa el mecánico asignado.
Aprueba o no los trabajos de reparación mayor
de piezas o sistemas, de adaptaciones y/o
reemplazos.
Inspecciona los trabajos de ajuste y ensamble
de piezas y/o sistemas.
Realiza pruebas de operatividad y corrección
de fallas posterior a la reparación o ajuste:
5.1. Si el síntoma de la falla persiste:
5.1.1. Hace observaciones al mecánico
para continuar las reparaciones o
ajustes.
Estaciona la unidad de transporte en el
estacionamiento
del
Departamento
de
Transporte.
Determina estado de la unidad de transporte:
7.1. Establece que la unidad requiere
trabajos en otro taller (TOT) por reparaciones
mayores realizadas sobre la misma.
1.3.1.2. de Asignación de reparación
interna y trabajos en otro taller (TOT).
7.2. Establece que la unidad esta en perfecto
estado operativo.
1.3.2.3. Control de Egreso de unidades
de transporte.
Procedimiento PF-1.3.2.3.: Control de egreso de unidades de transporte del Taller Mecánico
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.2.3.
“CONTROL DE EGRESO DE UNIDADES
DEL TALLER M ECÁNICO”
MECÁNICO DE
CADA UNIDAD DE
TRANSPORTE
SOMETIDA A
REPARACIÓN
Procedimiento No. PF-1.3.2.3.: Control de egreso de unidades de transporte del Taller Mecánico.
<<información >>
Unidad de transporte reparada
disponible
Ingreso y Egreso diario de
unidades de transporte del
Taller Mecánico
Obtener del mecánico un
informe verbal de los
trabajos realizados sobre la
Determinar en el formato la
falla reportada en la
solicitud de reparación
Registrar en formato de
ingreso y egreso el
diagnóstico de reparación y
trabajos realizados
Obtener del mecánico
asignado a la unidad de
transporte un informe verbal
de las condiciones
operativas iniciales
Indicar en el formato
citado el o los mecánicos
asignados a la unidad y
cualquier trabajo pendiente
a realizarse posteriormente
Enviar a SATULA el
formato de Ingreso y egreso
de vehículos al taller del
Dpto . de Transporte para
reportar el egreso
Llamar a dependencia
universitaria para que el
chofer retire la unidad de
transporte
SISTEMA AUTOMATIZADO
DE TRANSPORTE (SATULA)
CHOFER DE LA
UNIDAD DE
TRANSPORTE
REPARADA
Inicio
Retira la unidad de
transporte reparada
Ejecuta los pasos 1-10 del
procedimiento PA -1.1 . de
Apertura de Orden de
trabajo
Indi c ar en l a c as i l l a de
obs erv ac i ones l a s al i da del
v ehíc ul o reparado
Respaldar lo indicado en el
formato registrando fecha ,
firma y sello del taller
mecánico
Establecer en el formato la
condición operativa de la
unidad
<<información >>
Unidad retirada del
estacionamiento del Dpto . de
Transporte
<<información>>
Registro de Unidades de
transporte reparadas
Procedimiento PF-1.3.2.3.: Control de egreso de unidades de transporte del Taller Mecánico
RESPONSABLE
ACCION
MECÁNICO DE CADA UNIDAD DE TRANSPORTE
SOMETIDA A REPARACIÓN
1. Indica que la unidad de transporte reparada esta
disponible.
2. Dispone del formato de Ingreso y Egreso diario
de unidades de transporte del Taller Mecánico.
3. Determina en el formato la falla reportada en la
solicitud de reparación.
4. Obtiene del mecánico asignado a la unidad de
transporte un informe verbal de las condiciones
operativas iniciales.
5. Obtiene del mecánico un informe verbal de los
trabajos realizados sobre la unidad de
transporte.
6. Registra en el formato de ingreso y egreso, el
diagnóstico de reparación y trabajos realizados.
7. Indica en el formato citado, el o los mecánicos
asignados a la unidad y cualquier trabajo
pendiente a realizarse posteriormente.
8. Respalda lo indicado en el formato, registrando
fecha, firma y sello del taller mecánico.
9. Establece en el formato la condición operativa
de la unidad.
10. Envía a SATULA el formato de “Ingreso y Egreso
de vehículos al taller del Dpto. de Transporte”
para reportar el egreso.
DE LA ULA (SATULA)
10.1. Ejecuta los pasos 1 al 10 del procedimiento
PA-1.1. de Apertura de Orden de Trabajo.
10.2. Indica en la casilla de observaciones la
salida del vehículo reparado, para cerrar el
proceso.
11. Contacta a la Dependencia Universitaria para que
el chofer retire la unidad de transporte.
CHOFER DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE
REPARADA
11.1. Retira la unidad de transporte reparada.
Procedimiento PF-1.3.2.4.: Inspección de unidades siniestradas posteriormente remozadas y
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.2.4.
“INSPECCIÓN DE UNIDADES
SINIESTRADAS POSTERIORM ENTE
REM OZADAS Y REPARADAS”
Procedimiento No. PF-1.3.2.4.: Inspección de unidades de transporte siniestradas posteriormente remozadas y
reparadas.
J EFE DE TALLER MECÁNICO
SISTE MA
AUTOMATIZADO DE
TRANSP ORTE DE LA
ULA
SATULA
Procedimiento No. PF-1.3.2.4.: Inspección de unidades de transporte siniestradas posteriormente remozadas y
reparadas.
<<información>>
“Orden de Trabajo” interna a partir
del oficio de solicitud de reparación de
la unidad de transporte siniestrada
dirigida a SATULA
Inicio
Revisar información en
reporte generado por
SATULA sobre unidad de
transporte siniestrada
Realizar una inspección visual
detallada a la unidad de
transporte siniestrada junto con
latonero para reportar cambios
de pieza y trabajos necesarios
PA-2.3. de Tratamiento de
unidades siniestradas
Comunicar al Jefe del Taller
Mecánico la disponibilidad de
la unidad de transporte en el
Dpto., para su revisión
Autorizar salida de unidad
de transporte
Efectúar revisión detallada
junto con latonero del
remozamiento efectuado
sobre la unidad de
transporte
Verificar en conjunto con
mecánico asignado , las
condiciones operativas de la
Enciende y permite Movilizar el vehículo para
movilidad
detectar ruido y /o falla
<<Objeto >>
Unidad de la flota de la ULA
remozada y reparada
Realizar revisión mecánica
detallada y pruebas de
funcionamiento junto con
mecánico asignado iniicialmente
reportada y descartar otros
sintomas
No permite
movilidad
Determinar condiciones
operativas de la unidad de
transporte
Asignar mecánico de
gasolina o de gasoil según
el tipo de unidad de
transporte siniestrado
Determinar piezas o
sistemas en falla de la
unidad siniestrada
Enviar a SATULA el
participar daños mecánicos y
de latonería detectados en la
siniestrada
Reportar observaciones
determinadas a SATULA
para que participe a taller
requerimiento de ajustes o
rectificaciones
Fallas en trabajo
realizado
Notifica al chofer y a la
que se puede retirar la
unidad remozada y reparada
Trabajo bien
ejecutado Dar Visto Bueno a trabajo
efectuado en notificación a
SATULA
RESPONSABLE
ACCION
DE LA ULA (SATULA)
1. Entrega “Orden de trabajo” interna a partir del
oficio de solicitud de reparación de la unidad de
transporte siniestrada dirigida a SATULA.
2. Revisa la información en el reporte generado por
SATULA sobre la unidad de transporte siniestrada.
3. Realiza una inspección visual detallada a la unidad
de transporte siniestrada junto con el latonero,
para reportar cambios de pieza y trabajos
necesarios.
4. Asigna mecánico de gasolina o gasoil, según el
tipo de unidad de transporte siniestrada.
5. Verifica en conjunto con el mecánico asignado, las
condiciones operativas de la unidad de transporte.
5.1. Si la unidad enciende y permite
movilidad.
5.1.1. Moviliza el vehículo para detectar
ruido y/o falla reportada y descartar
otros síntomas.
5.2. La unidad no enciende, no permite
movilidad.
6. Determina las piezas o sistemas en falla de la
unidad siniestrada.
7. Envía a SATULA el memorando interno para
participar daños mecánicos y de latonería
detectados en la unidad siniestrada.
DE LA ULA (SATULA)
8. Ejecuta el procedimiento PA-2.3. de Tratamiento
de unidades siniestradas.
9. Comunica al Jefe del Taller Mecánico, la
disponibilidad de la Unidad de Transporte en el
Dpto. para su revisión.
10. Efectúa la revisión detallada junto con el latonero
del remozamiento efectuado sobre la unidad de
transporte.
11. Realiza la revisión mecánica detallada y pruebas
de funcionamiento junto con el mecánico asignado
inicialmente.
12. Determina las condiciones operativas de la unidad
de transporte.
12.1. Reporta fallas de los trabajos realizados.
12.1.1. Reporta las observaciones
determinadas a SATULA, para que
participe al Taller requerimiento de
ajustes o la rectificación debida.
12.1.1. Repite el paso No. 8.
12.2. Determina que se efectúo un buen
trabajo.
12.1.1. Da el “Visto Bueno” al trabajo
efectuado en la notificación a SATULA.
DE LA ULA (SATULA)
12.1.2. Autoriza la salida de la unidad
de transporte.
12.1.3. Notifica al chofer y a la
Dependencia Universitaria que se
puede retirar la unidad remozada y
reparada.
Proceso Fundamental 1.3.3.: Almacenamiento de materiales, insumos, repuestos,
11.7. PROCESO PF-1.3.3.
ALM ACENAM IENTO DE M ATERIALES,
INSUM OS, REPUESTOS, HERRAM IENTAS
Y EQUIPOS
Proceso Fundamental 1.3.3.: Almacenamiento de materiales, repuestos e insumos.
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.1.
“CONTROL DE PRÉSTAM O DE
HERRAM IENTAS Y/O EQUIPOS DE
TRABAJO A PERSONAL DEL TALLER
M ECÁNICO”
MECÁNICO DEL
TALLE R
MECÁNICO DEL
DPTO. DE
TRANSPORTE
ALMACENIS TA DE T ALLER MEC ÁNICO / CHO FER DE
AUTO BÚS
MECÁNI COS
ASI GNADO S A
TRAB AJO S DE
REPARA CIÓN DE
UN IDADES DE
T RANSPOR TE
Procedimiento No. 2.3.3.1.: Control de préstamo de herramientas y/o equipos de trabajo a personal del Taller
Mecánico
<<información >>
Solicitar de forma verbal
herramientas y equipos de
trabajo dentro del taller
mecánico
Verificar en almacén la
disponibilidad (existencia)
de la herramienta y /o equipo
solicitado
Inicio
No disponible
Comunicar al mecánico /
chofer solicitante que la
herramienta y /o equipo esta
ocupados y que tiene que
esperar
Notificar al mecánico /chofer
que tiene la herramienta
y/o equipo sobre su
requerimiento para que la
retorne a la brevedad
Disponibilidad
Llenar la planilla “Control de
Herramienta en préstamo” ,
indicando especificaciones
de la herramienta y /o equipo
Solicitar al mecánico /chofer
el registro en el formato de
sus datos , fecha y firma
Solicitar al mecánico /chofer
datos de la unidad y trabajo
de reparación que requiere
del uso de la herramienta y /
o equipo
Entregar la herramienta y /o
equipo al mecánico /chofer
solicitante indicando las
condiciones de uso
Hacer uso de la herramienta
y/o equipo en labores de
reparación
Condiciones
inoperantes
Verificar estado de
herramienta y /o equipo
Operativa
Entregar al mecánico el
formato original de “Control
de Herramientas en
préstamo” para su
eliminación
Almacenar la herramienta y /
o equipo en su lugar de
almacenamiento asignado
Archiva copia del formato
“control de Herramienta”
para control y respaldo
interno
<<información>>
Disponibilidad de herramientas /
equipos en el almacén del taller
mecánico
Devolver la herramienta y /o
equipo al finalizar el trabajo
o al finalizar la jornada
laboral
Herramientas y Equipos disponibles para mecánicos del taller
: Llaves , copas , palanquines , reloj de compresímetro , torquímetros , gatos hidráulicos de botella de presentación
variable (12, 20 y 36 TON).
Los chóferes de autobuses del Dpto . de Transporte pueden solicitar únicamente gatos hidráulicos .
Condiciones de uso de las herramientas y /o equipos :
- Se detalla que la pieza que se esta préstando esta en condiciones operativas
.
- Se establecen algunas características particulares de la pieza .
- Se indica que debe retornar la pieza al finalizar la jornada laboral
(2:00 p.m.), así la requiera nuevamente para el día siguiente
Notificar al Jefe del Taller
Mecánico para que levante
una observación al
mecánico y solicite una
nueva herramienta /equipo
.
RESPONSABLE
ACCION
MECÁNICOS ASIGNADOS A TRABAJOS
DE REPARACIÓN DE UNIDADES DE
TRANSPORTE / CHOFER DE AUTOBUS
1. Realiza la solicitud verbal de herramientas y/o
equipos de trabajo en el almacén del Taller
Mecánico.
2. Verifica en el almacén la disponibilidad (existencia)
de la herramienta y/o equipo solicitado, tomando
en cuenta que para los mecánicos están
almacenadas llaves, copas, palanquines relojes de
compresímetros, torquímetros, gatos hidráulicos
de botellas de presentación variable (12, 20 y 36
TON) y para los chóferes únicamente los gatos
hidráulicos.
2.1. Se determina que la herramienta no esta
disponible:
2.1.1. Comunica al mecánico / chofer
solicitante que la herramienta y/o equipo de
trabajo están ocupados y que tiene que
esperar para utilizarlos.
2.1.2. Notifica al mecánico / chofer que tiene
la herramienta y/o equipo sobre su
requerimiento para que la retorne a la
brevedad.
2.2. Si esta disponible la herramienta y/o equipo
de trabajo solicitado:
2.2.1. Llena la planilla “Control de
Herramienta en préstamo” indicando las
especificaciones de la herramienta y/o
equipo.
2.2.2. Solicita al mecánico / chofer los datos
de la unidad y trabajo de reparación que
requiere del uso de la herramienta y/o
equipo.
2.2.3. Solicita al mecánico / chofer el registro
en el formato de sus datos, fecha y firma.
2.3.4. Entrega la herramienta y/o equipo al
mecánico / chofer solicitante indicando las
condiciones
de
uso:
Operatividad,
indicaciones particulares de uso, y que debe
retornarse al finalizar la jornada laboral (2:00
p.m.).
MECÁNICO DEL TALLER MECÁNICO DEL
DPTO. DE TRANSPORTE / CHOFER DE
AUTOBUS
2.3.5. Hace uso de la herramienta y/o equipo
en las labores de reparación.
2.3.6. Devuelve la herramienta y/o equipo al
finalizar el trabajo o al finalizar la jornada
laboral.
2.3.7. Verifica el estado de la herramienta y/o
equipo devuelto.
2.3.7.1. Si determina que la
herramienta y/o equipo esta en
condiciones operativas:
2.3.7.1.1.
Almacena
la
herramienta y/o equipo Ens.
Lugar de almacenamiento
asignado.
2.3.7.1.2. Entrega al mecánico
el formato original de “Control
de Herramienta en préstamo”
para su eliminación.
2.3.7.1.3. Archiva una copia
del formato “Control de
Herramienta en préstamo”
para control y respaldo
interno.
2.3.7.2. Si la herramienta y/o equipo
es devuelta inoperante:
2.3.7.2.1. Notifica al Jefe del
Taller Mecánico para que
levante una observación al
mecánico y solicite una nueva
herramienta y/o equipo.
Procedimiento PF-1.3.3.2.: Solicitud de materiales y/o repuestos de uso inmediato para
labores de reparación de unidades de transporte
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.2.
“SOLICITUD DE M ATERIALES Y /O
REPUESTOS DE USO INM EDIATO PARA
LABORES DE REPARACIÓN DE
UNIDADES DE TRANSPORTE”
DIRECTOR DE
SERVICIOS
GENERALES
COORDINADOR DEL
DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
JEFE DE T ALLER
MECÁNICO
MECÁNICO
ASIGNADO A
REPARAR
UNIDAD DE
TRANSPORTE
Procedimiento No. 2.3.3.2.: Solicitud de materiales y/o repuestos de uso inmediato para labores de reparación de unidades de transporte.
<<información>>
Solicitar de forma verbal los
materiales , repuestos e insumos
requeridos para la reparación de
la unidad de transporte asignada
Verificar existencia en
almacén de materiales ,
repuestos e insumos
solicitados
Existencia
Procedimiento No . XX.
Entrega de materiales ,
personal del taller
mecànico
Registrar el nombre así
como el del mecánico
solicitante
Iniciar llenado del formato de
solicitud registrando el nro .
de la unidad en reparación ,
nro. placa y fecha
Archivar la última copia de la
solicitud para respaldo
interno
Completar el formato
indicando materiales ,
repuestos e insumos
solicitados en el memorando
interno
Anexar al cuadruplicado
de la solicitud , la orden de
trabajo , el duplicado del
memorando interno y la
solicitud de la dependencia
Consignar varias
solicitudes acumuladas al
Coordinador del
para su aprobación
No se dispone lo
solicitado en
almacén
Inicio
Notificar inexistencia en
almacén de materiales ,
repuestos e insumos al Jefe
del Taller Mecánico
Elaborar memorando
interno (por triplicado)
especificando listado de
insumos requeridos
“Solicitud de material y / o
repuestos” para realizar la
solicitud (Quintuplicado )
Indicar en memorando
interno, nombre del
mecánico solicitante , fecha,
unidad en reparación y
trabajo de reparación
Cantidades no
justificadas
Verificar los datos de la
solicitud realizada por el
almacenista y detallada en
la documentación
Registrar la firma así como
del mecánico solicitante
para dar conformidad a lo
alli indicado
Archivar la ultima copia del
memorando interno como
soporte de la operación
realizada
Anular el formato de
“Solicitud de material y /o
repuestos” , mediante la
colocación del sello de
anulación y fecha
Llenar una nueva planilla
de solicitud , siguiendo los
pasos antes indicados y con
las correcciones del
coordinador
Elaborar la relación de
entrega de solicitud de
materiales y repuestos
aprobadas , indicando por
unidad , insumos respectivos
Registrar fecha y firma en
relación de solicitudes para
respaldar información
Consignar al Buscador de
Repuestos , la relación de
solicitudes , cuadriplicado de
solicitud, orden de trabajo y
solicitud de dependencia
Consignar al almacenista y
por duplicado el memorando
interno para su
procesamiento
Solicitar al almacenista
cambios en las cantidades
indicadas
Solicitud justificada
mediante la colocación del
sello de revisado , firma y
fecha
Copiar (como mínimo 3
veces ) las solicitudes
aprobadas
Entregar copias de
solicitudes aprobadas a
diferentes proveedores
autorizados por la Dir . de
Servicios Generales
Revisar la documentación
emitida por el almacenista
de taller mecánico y las
cotizaciones emitidas por
casas autorizadas
Devolver al almacenista
para procesamiento de la
solicitud
Solicitar al proveedor un
tiempo de entrega de la
proforma, recordando que la
misma debe tener sello e ir
en sobre cerrado
Compilar tres sobres
cerrados como mínimos de
cotizaciones emitidas sobre
solicitudes realizadas
Elaborar informe de
unidades , repuestos
solicitados y proveedores
licitantes , indicando fecha y
firma de entrega
1-3 días
Evaluar con el resto de
integrantes del comité , las
cotizaciones emitidas por los
proveedores autorizados
Montos
manejables
Montos muy
elevados
Entregar a la cotización
aprobada con sello y firma
Generales , a proveedor
informe para respaldo propio
Consignar al Director de
Servicios Generales y al
comité de compras la
Seleccionar una cotización
colocando el sello de Visto
Bueno aprobado , fecha y
firma
Consignar al almacenista
copia del informe para
conocimiento de unidades
en proceso de adquisición
de materiales y repuestos
Colocar el sello de revisado ,
fecha y firma al resto de
cotizaciones verificadas no
seleccionadas
<<Objeto >>
Materiales y Repuestos
disponibles para realizar labores
de reparación de unidades de
transporte
Consignar a la Secretaria
De la Direc . de Servicios
generada en proceso de
selección de cotizaciones
Pr oc. N o. XX Licitación de mater iales y r epuestos
SECRETA RIA DE
SERVICIOS
GENERA LES
Disponer de la información
detallada en informe de
relación entregada por el
para conocimiento
Revisar las cotizaciones
aprobadas y las que no así
como los proveedores
correspondientes
Elaborar una relación de
proveedores aprobados ,
montos admitidos , unidad
correspondiente , fecha y
firma del comité de compras
Solicitar firmas a cada uno
de los integrantes del comité
de compras para soportar
información relacionada
Archivar una copia de la
relación de cotizaciones
aprobadas para respaldo
interno
Entregar al Buscador de
Repuestos , documentación
generada en el proceso de
solicitud y la relación de
proveedores aprobados
La documentación completa relaciona: Tres (3) cotizaciones como mínimo, cuadruplicado de la solicitud de materiales y/o repuestos, orden de trabajo interna emitida por SATULA y oficio de solicitud de reparación de unidad de transporte (Reporte de Fallas).
Comité de Compras, lo integran : Director de Servicios Generales, Administrador de la Dirección, Asistente Administrativo de la Dirección
RESPONSABLE
ACCION
MECÁNICO ASIGNADO A UNIDAD DE
TRANSPORTE
10. Solicita Verbalmente los materiales, repuestos e
insumos requeridos para la reparación de la unidad de
transporte asignada.
11. Verifica la existencia en el almacén de materiales,
repuestos e insumos solicitados.
2.1. Si se determina la existencia de los
artículos.
1.3.3.6. de Entrega de materiales,
repuestos e insumos solicitados al
almacén.
2.2. Si la existencia es nula.
2.2.1. Notifica la inexistencia en
almacén de materiales, repuestos e
insumos solicitados al Jefe del Taller
Mecánico.
2.2.2. Elabora memorando interno
por triplicado especificando el listado
de materiales, repuestos e insumos
requeridos.
2.2.3. Indica en memorando interno,
el nombre del mecánico solicitante, la
fecha, la unidad de reparación y el
trabajo de reparación a realizarse.
2.2.4. Registra la firma así como del
mecánico
solicitante
para
dar
conformidad a lo allí indicado.
2.2.5. Archiva la última copia del
memorando interno como soporte de
la operación realizada.
2.2.6. Consigna al almacenista y por
duplicado el memorando interno para
su conocimiento.
2.2.7. Dispone del formato de
“Solicitud de material y/o repuestos”
para
realizar
la
solicitud
(Quintuplicado).
2.2.8. Inicia el llenado del formato de
solicitud registrando el número de la
unidad en reparación, número de
placa y la fecha.
2.2.9. Completar el formato indicando
materiales, repuestos e insumos
solicitados en el memorando interno.
2.2.10. Registra el nombre así como
el del mecánico solicitante.
2.2.11. Archiva la última copia de la
solicitud para respaldo interno.
2.2.12. Anexa el cuadriplicado de la
solicitud, la orden de trabajo, el
duplicado del memorando interno y la
solicitud de la dependencia.
2.2.13. Consigna varias solicitudes
acumuladas al Coordinador de
Transporte para su aprobación.
TRANSPORTE
2.2.14. Verifica los datos de la
solicitud realizada por el almacenista
y detallada en la documentación.
2.2.14.1. Se observa que la
solicitud esta debidamente
justificada.
2.2.14.2. Se determina que las
cantidades son excesivas y no
se justifica su solicitud
2.2.14.2.1. Solicita al
almacenista cambios
en
las
cantidades
indicadas.
2.2.14.2.2. Anula el
formato de solicitud de
material y/o repuestos,
mediante la colocación
del sello de anulación
y la fecha.
2.2.14.2.3. Llena una
nueva
planilla
de
solicitud siguiendo los
pasos antes indicados
y las correcciones del
Coordinador.
TRANSPORTE
2.2.15. Aprueba la solicitud mediante
la colocación del sello de revisado,
firma y fecha.
2.2.16. Devuelve al almacenista la
documentación para procesamiento
de la solicitud.
2.2.17.
Elabora la relación de
entrega de solicitudes de materiales y
repuestos aprobadas, indicando por
unidad los insumos respectivos.
2.2.18. Registra la fecha y firma en la
relación de solicitudes para respaldar
la información.
2.2.19. Consigna al Buscador de
Repuestos, la relación de solicitudes,
cuadriplicado de la solicitud, orden de
trabajo y la solicitud de la
dependencia.
2.2.20. Copiar como mínimo tres
veces, las solicitudes aprobadas.
2.2.21. Entregar las copias de las
solicitudes aprobadas a los diferentes
proveedores
registradas
en
la
2.2.22. Solicita al proveedor
un
tiempo de entrega de la proforma,
recordando que la misma debe tener
sello e ir en sobre cerrado.
2.2.23. Espera por las cotizaciones
entre 1 y 3 días.
2.2.24. Compilar tres sobres cerrados
como mínimos de cotizaciones
emitidas sobre solicitudes realizadas.
2.2.25. Elabora el informe de
unidades, repuestos solicitados y
proveedores concursantes, indicando
fecha y firma de entrega.
2.2.26. Archiva una copia del informe
para respaldo.
2.2.27. Consigna al Almacenista,
copia del informe para conocimiento
de las unidades en proceso de
adquisición
de
materiales
y/o
repuestos.
2.2.27.2. Dispone de la
información detallada en el
informe para informar a
Dependencia Universitarias y
chóferes la fase en la que esta
la unidad en reparación.
2.2.28. Consigna a la Administración
Generales
la
documentación
completa.
SERVICIOS GENERALES
2.2.28.1.
Revisa
la
documentación emitida por el
Almacenista
del
Taller
Mecánico y las cotizaciones
entregadas por las casas
autorizadas.
2.2.28.2.
Evalúa
las
proveedores autorizados.
2.2.28.2.1.
Si
los
montos de las facturas
son menores a 1000
U.T.
2.2.28.2.1.1. Ejecuta el
proceso PA-6.1. de
Compras de bienes y
contratación
de
servicios.
2.2.28.2.2.
Si
los
montos son superiores
a 1000 U.T.
2.2.28.2.2.1. Ejecuta el
procedimiento PA.6.2.,
PA.6,3 o PA.6.4 de
Licitaciones
y
Adjudicación
Directa
según el caso.
2.2.28.3. Entrega la cotización
aprobada con sello y firma de
Generales,
al
proveedor
seleccionado
(o
la
adjudicación por licitación).
Procedimiento PF-1.3.3.3.: Solicitud de materiales y/o repuestos de alta rotación del almacén
para labores de reparación de unidades de transporte
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.3.
“SOLICITUD DE M ATERIALES Y /O
REPUESTOS DE ALA ROTACIÓN PARA
LABORES DE REPARACIÓN DE
UNIDADES DE TRANSPORTE”
DIRECTOR DE
SERVICIOS
GENERAL ES
BUS CADOR DE REPUESTOS
COO RDINADOR DEL
DE PARTAME NTO DE
TRANSPORTE
ALMACENIS TA DE L TALLER
MECÁNICO
SISTEMA
AUTOMATIZADO
DE
TRANSPORTE
DE LA ULA
SATULA
Procedimiento No. 2.3.3.3.: Solicitud de materiales y/o repuestos de alta rotación para labores de reparación de unidades de transporte.
<<información >>
Inventario mensual de
materiales , repuestos e insumos
de alta rotación del almacén
Inicio
Verificar en inventario
(listado) el nivel de
existencia de materiales ,
repuestos e insumos de alta
rotación
Registrar el nombre así
como el del mecánico
solicitante
Superior a
stock
mínimo
Por debajo
de stock
mínimo
Archivar la última copia de la
solicitud para respaldo
interno
solicitud (Quintuplicado )
Anexar al cuadruplicado
de la solicitud , la orden de
trabajo , el duplicado del
memorando interno y la
solicitud de la dependencia
Cantidades no
justificadas
Verificar los datos de la
solicitud realizada por el
almacenista y detallada en
la documentación
Iniciar llenado del formato de
solicitud registrando el nro .
de la unidad en reparación ,
nro. placa y fecha
Completar el formato
indicando materiales ,
repuestos e insumos
solicitados en el memorando
interno
Consignar varias
solicitudes acumuladas al
Coordinador del
para su aprobación
Anular el formato de
repuestos” , mediante la
anulación y fecha
Elaborar la relación de
entrega de solicitud de
aprobadas , indicando por
unidad , insumos respectivos
Llenar una nueva planilla
de solicitud , siguiendo los
pasos antes indicados y con
las correcciones del
coordinador
Registrar fecha y firma en
relación de solicitudes para
respaldar información
Consignar al Buscador de
Repuestos , la relación de
solicitudes , cuadriplicado de
solicitud, orden de trabajo y
solicitud de dependencia
detallada en informe de
relación entregada por el
para conocimiento
Solicitar al almacenista
cambios en las cantidades
indicadas
Solicitud justificada
sello de revisado , firma y
fecha
Copiar (como mínimo 3
veces ) las solicitudes
aprobadas
Entregar copias de
solicitudes aprobadas a
diferentes proveedores
autorizados por la Dir . de
Servicios Generales
emitida por el almacenista
de taller mecánico y las
casas autorizadas
Devolver al almacenista
para procesamiento de la
solicitud
Solicitar al proveedor un
misma debe tener sello e ir
en sobre cerrado
1-3 días
Evaluar con el resto de
integrantes del comité , las
proveedores autorizados
Compilar tres sobres
solicitudes realizadas
informe para respaldo propio
Elaborar informe de
unidades , repuestos
solicitados y proveedores
licitantes , indicando fecha y
firma de entrega
Consignar al Director de
Servicios Generales y al
comité de compras la
Montos
manejables
Montos muy
elevados
Seleccionar una cotización
colocando el sello de Visto
Bueno aprobado , fecha y
firma
Consignar al almacenista
copia del informe para
conocimiento de unidades
en proceso de adquisición
de materiales y repuestos
Colocar el sello de revisado ,
fecha y firma al resto de
cotizaciones verificadas no
seleccionadas
Entregar a la cotización
aprobada con sello y firma
Generales , a proveedor
<<Objeto>>
Materiales y Repuestos De alta
rotación disponibles para
realizar labores de reparación
Consignar a la Secretaria
De la Direc . de Servicios
generada en proceso de
selección de cotizaciones
SEC RETARIA DE
SERVICIOS
GENERALES
Pr oc. N o. XX Licitación de mater iales y r epuestos
Revisar las cotizaciones
aprobadas y las que no así
como los proveedores
correspondientes
Elaborar una relación de
proveedores aprobados ,
montos admitidos , unidad
correspondiente , fecha y
firma del comité de compras
Solicitar firmas a cada uno
de los integrantes del comité
de compras para soportar
información relacionada
relación de cotizaciones
aprobadas para respaldo
interno
Repuestos , documentación
solicitud y la relación de
proveedores aprobados
Materiales, repuestos e insumos de alta rotación: Bombillos , bujías, ampollas, grasas, aceite hidráulico y de motor (diesel y gasolina), valvulinas, liga de frenos, desengrasantes (de mano , piso y de motores), arandelas , tornillos, rodamientos , estoperas, formula mecánica, acido y limpiador de carburador, agua de
batería, cableado para automóviles , filtros (aire , gasolina , aceite), pastillas, resortes y bandas de frenos, espejos laterales de autobuses, gomas de ballestas o resortes, terminaciones eléctricas, mangueras de alta presión, etc.
La documentación completa relaciona : Tres (3) cotizaciones como mínimo, cuadruplicado de la solicitud de materiales y/o repuestos, orden de trabajo interna emitida por SATULA y oficio de solicitud de reparación de unidad de transporte (Reporte de Fallas).
Comité de Compras, lo integran : Director de Servicios Generales, Administrador de la Dirección, Asistente Administrativo de la Dirección
RESPONSABLE
ACCION
DE LA ULA (SATULA)
1. Genera el inventario mensual de
materiales, repuestos e insumos de alta
rotación del almacén.
2. Verifica en inventario (listado) el nivel de
existencia de materiales, repuestos e
insumos de alta rotación, tales como:
Bombillos, bujías, ampollas, grasas,
aceite hidráulico y de motor (diesel y
gasolina), valvulita, liga de frenos,
desengrasantes, (de mano, piso y de
motores),
arandelas,
tornillos,
rodamientos,
estoperas,
formula
mecánico,
ácido
y
limpiador
de
carburador, agua de batería, cableado
para automóviles, filtros (aire, gasolina y
aceite), pastilla, resortes y bandas de
frenos, espejos laterales de autobuses,
gomas
de
ballestas
o
resortes,
terminaciones eléctricas, mangueras de
alta presión, entre otros.
2.1. Si se determina que el nivel de
existencia es superior al stock
mínimo, no se solicita ningún
material.
2.2. Si se determina artículos en
existencia por debajo del stock
mínimo.
2.2.1. Dispone del formato de
“Solicitud de materiales y/o
solicitud por quintuplicado.
2.2.2. Inicia el llenado del
formato de solicitud registrando
en la casilla de número de la
unidad la palabra “Stock” y
luego indica la fecha.
2.2.3. Completa el formato
indicando materiales, repuestos
e insumos en bajo nivel de
existencia.
2.2.4. Registra el nombre en la
solicitud.
2.2.5. Archiva la última copia de
la solicitud para respaldo
interno.
2.2.6. Anexa el cuadriplicado de
la
solicitud,
el
inventario
generado por SATULA.
2.2.7. Consigna la solicitud y el
inventario al Coordinador de
Transporte para su aprobación.
TRANSPORTE
2.2.8. Verifica los datos de la
solicitud
realizada
por
el
almacenista y detallada en la
documentación.
2.2.8.1. Se observa que la
solicitud esta debidamente
justificada.
2.2.8.2. Se determina que
las
cantidades
son
excesivas y no se justifica
su solicitud
2.2.8.2.1.
Solicita
al
almacenista cambios en
las cantidades indicadas.
2.2.8.2.2. Anula el formato
de solicitud de material y/o
repuestos, mediante la
anulación y la fecha.
2.2.8.2.3. Llena una nueva
planilla
de
solicitud
siguiendo los pasos antes
indicados
y
las
correcciones
del
Coordinador.
TRANSPORTE
2.2.9. Aprueba la solicitud
mediante la colocación del sello
de revisado, firma y fecha.
2.2.10. Devuelve al almacenista
la
documentación
para
procesamiento de la solicitud.
2.2.11. Elabora la relación de
entrega de solicitudes de
materiales
y
repuestos
aprobadas, indicando por unidad
los insumos respectivos.
2.2.12. Registra la fecha y firma
en la relación de solicitudes para
respaldar la información.
2.2.13. Consigna al Buscador de
Repuestos, la relación de
solicitudes, cuadriplicado de la
solicitud, orden de trabajo y la
solicitud de la dependencia.
2.2.14. Copiar como mínimo tres
veces,
las
solicitudes
aprobadas.
2.2.15. Entregar las copias de
las solicitudes aprobadas a los
diferentes
proveedores
registradas en la Dirección de
Servicios Generales.
2.2.15. Solicita al proveedor un
misma debe tener sello e ir en
sobre cerrado.
2.2.17.
Espera
por
las
cotizaciones entre 1 y 3 días.
2.2.18. Compilar tres sobres
solicitudes realizadas.
unidades, repuestos solicitados
y proveedores concursantes,
indicando fecha y firma de
entrega.
2.2.20. Archiva una copia del
informe para respaldo.
2.2.21.
Consigna
al
Almacenista, copia del informe
para conocimiento de las
unidades
en
proceso
de
adquisición de materiales y/o
repuestos.
2.2.21.2. Dispone de la
información detallada en el
informe para informar a
Dependencia
Universitarias y chóferes la
fase en la que esta la
unidad en reparación.
2.2.22.
Consigna
a
la
Administración de la Dirección
de Servicios Generales la
documentación completa.
SERVICIOS GENERALES
2.2.22.1.
Revisa
la
documentación emitida por
el Almacenista del Taller
Mecánico
y
las
cotizaciones
entregadas
por las casas autorizadas.
2.2.22.2.
Evalúa
las
los
proveedores
autorizados.
2.2.22.2.1. Si los montos
de
las
facturas
son
menores a 1000 U.T.
2.2.22.2.1.1. Ejecuta el
proceso
PA-6.1.
de
Compras de bienes y
2.2.22.2.2. Si los montos
son superiores a 1000 U.T.
2.2.22.2.2.1. Ejecuta el
procedimiento
PA.6.2.,
PA.6,3 o PA.6.4 de
Licitaciones y Adjudicación
Directa según el caso.
2.2.22.3.
Entrega
la
cotización aprobada con
sello y firma de la
Generales, al proveedor
seleccionado
(o
la
adjudicación por licitación).
Procedimiento PF-1.3.3.4.: Recepción de materiales, repuestos e insumos en el almacén del
Taller Mecánico
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.4.
“RECEPCIÓN DE M ATERIALES,
REPUESTOS E INSUM OS EN EL
ALM ACÉN DEL TALLER M ECÁNICO”
Procedimiento No. 2.3.3.4.: Recepción de materiales, repuestos e insumos en el almacén del Taller Mecánico.
Revisar en la
documentación cual es el
faltante
Solicitar la factura al
proveedor u otro papel
rezagado en la Dirección de
Servicios Generales
Verificar junto al
mecánico solicitante y el
Jefe de Taller Mecánico las
especificaciones de los
Documentación
completa y en Colocar a la copia de la
factura , sello de recibido ,
orden
fecha y firma así como sello
del almacén del taller
mecánico
Clasifica materiales y
repuestos de acuerdo a la
unidad solicitante
Verificar junto al
mecánico solicitante y el
Jefe de Taller Mec ., las
especificaciones y estado de
los materiales y repuestos
Solicitar el cambio del
material y /o repuesto
devuelto con las
especificaciones requeridas
y en buen estado
Solicitar el cambio de la
factura
Disponer de la nueva factura
con los cambios y
correcciones realizadas por
el proveedor
No coinciden
especificaciones con
solicitadasa, insumo
incompleto o en mal
estado
Especificaciones
coinciden e insumos
en perfecto estado
Error en
Factura
Archivar en el almacén una
copia de la factura
Consignar al Asistente
Administrativo del Dpto . de
Transporte , documentación
del proceso de solicitud y la
factura revisada
ASIS TE NTE
ADMINISTRATIV
O DEL DP TO . DE
TRANSPO RTE
Inicio
Verificar que la
documentación generada en
el proceso de solicitud de
repuestos y /o materiales
este copleta
Falta consignar
algún documento
Soportar lo indicado en la
factura con la firma ,
verificando previamente la
colocación de los sellos de
recibido del almacén
del proceso de solicitud y de
adquisición materiales y /o
repuestos
Elabora la relación de
pago semanal de las
facturas acumuladas de
varios procesos de solicitud
y adquisición
Colocar sello y firma de
respaldo de información
detallada en la relación de
pago
Registra la recepción de
materiales y /o repuestos en
el sistema mediante revisión
de información detallada en
la documentación
Respaldar el registro
realizado mediante la firma
delCoordinador del Sistema
Enviar la documentación de
todo el proceso al
Coordinador del Dpto . de
Transporte
Revisa la información
destacada en la
documentación para
conocimiento
Soporta la información
colocando el sello de la
Coordinación , fecha y firma
en la Relación de Pago
Enviar la documentación a la
Administración de Servicios
Generales para el
procesamiento del pago
CO ORDI NADOR DEL DPTO.
DE TRANSPO RTE
Disponer de documento
faltante , para entregar al
almacenista
Regresar el material y /o
repuesto devuelto por el
almacenista al proveedor
SIS TE MA
AUTOMATIZADO
DE
TRANSP ORTE
DE LA ULA
S ATULA
<<objeto e información >>
Ingresar al almacén del taller
mecánico , los materiales y repuestos
recien adquiridos junto con la copia
de la factura emitida por el proveedor
solicitud de repuestos y /o
materiales , de la factura
revisada en el almacén y de
la relación de pago
Entrega la documentación
generada en procesos de
solicitud y adquisición de
materiales y /o repuestos y la
relación de pago
<<Objeto e información >>
disponibles en el almacén y
factura en proceso de pago
La documentación completa relaciona: factura, cotizaciones revisadas no aprobadas, triplicado de la solicitud de materiales y/o repuestos, orden de trabajo interna emitida por SATULA y oficio de solicitud de reparación de unidad de transporte (Reporte de
Fallas).
Taller Mecánico
RESPONSABLE
ACCION
1. Ingresa al almacén del Taller Mecánico, los
materiales y repuestos recién adquiridos
junto con la factura emitida por el proveedor.
2. Verifica que la documentación generada en
el proceso de solicitud de repuestos y/o
materiales este completa.
2.1. Si se determina que falta por consignar
algún documento:
2.1.1. Revisa en la documentación cual
es el faltante.
2.1.2. Solicita la factura al proveedor u
otro papel rezagado en la Dirección de
2.1.3. Dispone del documento faltante,
para entregar al almacenista.
3. Coloca a la factura, el sello de recibido, la
fecha y firma así como el sello del almacén
del Taller Mecánico.
4. Clasifica los materiales y repuestos de
acuerdo a la unidad solicitante o según el tipo
de artículo (si es de alta rotación).
5. Verifica junto al mecánico solicitante y al Jefe
del taller Mecánico, las especificaciones y
estado de los materiales y repuestos.
5.1. Se determina que las especificaciones
de los artículos coinciden y están en perfecto
estado.
5.2. No coinciden las especificaciones con
las solicitadas, o los insumos están
incompletos o en mal estado:
5.2.1. Regresar el material y/o repuesto
devuelto por el almacenista al proveedor.
5.2.2. Solicita al proveedor el cambio
del material y/o repuesto devuelto con las
especificaciones requeridas y en buen
estado.
5.2.3. Busca la nueva factura con el
proveedor de manera que refleje los cambios
realizados.
Taller Mecánico
5.2.4. Dispone de la nueva factura con
los cambios y correcciones realizas por el
proveedor.
6. Respalda lo indicado en la factura con la
firma, y colocando los sellos de recibido del
almacén
7. Archiva en el almacén una copia de la
factura.
8. Consigna al asistente administrativo del Dpto.
de Trasporte, la documentación del proceso
de solicitud de artículos y la factura revisada.
DE TRANSPORTE
9. Ejecuta el procedimiento No. PA-3.1. de
Relación de factura para pago a
proveedores.
DE LA ULA (SATULA)
10. Ejecuta el procedimiento PA-1.6. de Control
de Egresos y Gastos del Dpto. de
Transporte.
11. Envía la documentación de todo el proceso a
la Coordinación del Dpto. de Transporte.
COORDINADOR DEL DPTO. DE TRANSPORTE
12. Revisa la información destacada en la
documentación, para su conocimiento.
13. Soporta la información colocando el sello de
Coordinación, fecha y firma en la relación de
pago.
14. .Envía la documentación a la Administración
de
Servicios
Generales
para
el
procesamiento del pago.
Procedimiento PF-1.3.3.5.: Almacenamiento de repuestos, materiales, insumos, herramientas
y equipos de trabajo en el almacén del Taller Mecánico
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.5.
“ALM ACENAM IENTO DE REPUESTOS,
M ATERIALES, INSUM OS,
HERRAM IENTAS Y EQUIPOS DE
TRABAJO EN EL ALM ACÉN DEL TALLER
M ECÁNICO ”
Procedimiento No. 1.3.3.5.: Almacenamiento de repuestos, materiales, insumos, herramientas y equipos en el
Almacén del Taller Mecánico.
<<procedimiento >>
Recepción de materiales , repuestos e
insumos de nueva adquisición en el
almacén del Taller Mecánico
Inicio
Disponer del material ,
repuestos e insumos que
serán almacenados para
posterior uso
Clasificar los materiales,
repuestos e insumos de
acuerdo al código de
almacenamiento (alfabético )
Iniciar el proceso de
almacenamiento con los
materiales , respuestas e
insumos de ubicación más
remota
Colocar resortes de ballesta
o tambores para resorte de
ballestas nuevos más
próximos al suelo y los de
compra anterior de primeros
Colocar cajas de liga
de frenos y de aceite por litro
nuevas, próximas al suelo y
en la zona trasera y de
compra anterior cerca del
recibidor
Ubicar los repuestos y
materiales más pesados y
grandes dimensiones en los
niveles más bajos de los
estantes
Almacenar herramientas
y equipos de recién
adquisición en la estantería
asignada , a un lado de los
otros disponibles
Ubicar los tambores de
200 lts. de aceite y químicos de
lavado y engrase en la zona
posterior lateral izquierda del
almacén, y los anteriores más
al frente
Almacenar mangueras
de alta presión, correas de
alternador, de a/a y de caja
dirección nuevas, en ganchos
superiores disponibles
Ubicar los materiales y
repuestos nuevos según el
método PIPS
Ubicar implementos de
seguridad industrial en las
áreas de ubicación asignada
(extintores próximo a
recibidor lateral derecho )
Colocar bolsas de estopas
de 20 Kgs. Más recientes
más próximos a la pared y
los de compra anterior
adelante
Continuar el
almacenamiento de
repuestos ubicados en
estantes marcados
alfabéticamente
Almacenar gomas , cilindros
y tapones de frenos en el
“gavetero” que se situa
próximo a las ballestas ,
según método PIPS
Almacenar de último
tornillería, arandelas y
piezas pequeñas en las
respectivas gavetas
asignadas
<<información >>
Materiales , Repuestos e
insumos almacenados en las
zonas asignadas para su
resguardo
Se dispone de planos del almacén del Taller Mecánico de la ULA
RESPONSABLE
ACCION
1. Realiza el procedimiento de recepción de
materiales, repuestos e insumos de nueva
adquisición en el almacén del Taller Mecánico.
2. Dispone del material, repuestos e insumos que
serán almacenados para posterior uso.
3. Clasifica los materiales, repuestos e insumos
de acuerdo al código del almacenamiento
(orden alfabético).
4. Inicia el proceso de almacenamiento con los
materiales repuestos e insumos de ubicación
más remota al recibidor del almacén.
5. Coloca los resorte de ballestas, tambores para
resorte de ballestas nuevos más próximos al
suelo y los de compra anterior de primeros.
6. Coloca las bolsas de estopas de 200 Kg. más
recientes próximas a la pared y los de compra
anterior delante de éstos..
7. Coloca las cajas de ligas de freno y de aceite
por litro nuevas, próximas al suelo y bajo la
escalera de la mezanine de chatarra.
8. Ubica los tambores de 200 L. De aceite y
químicos de lavado y engrase en la zona
posterior lateral izquierda del almacén, y los de
compra anterior en una posición más próxima a
la entrada de la zona.
9. Almacena las mangueras de alta presión,
correas del alternador, de aire acondicionado
(a/a) y de la caja de dirección nuevas, en los
ganchos superiores disponibles del tablero.
10. Continua el almacenamiento de repuestos
ubicados
en
los
estantes
marcados
alfabéticamente.
11. Ubica los repuestos y materiales más pesados
y grandes dimensiones en los niveles más
bajos de los estantes.
12. Ubica los materiales y repuestos nuevos
según el método PIPS (lo primero en ingresar
es lo primero en salir).
13. Almacena gomas, cilindros y tapones de
frenos en el “gavetero” situado próximo a las
ballestas según el método PIPS.
14. Almacena herramientas y equipos recién
adquiridos en la estantería asignada para tal fin
próxima al tablero de las mangueras, a un lado
de los otros disponibles.
15. Ubica los implementos de seguridad industrial
en las áreas de ubicación asignada (los
extintores próximos a la base de la escalera de
la mezanine de chatarra).
16. Almacena de {ultimo lo correspondiente a la
tortillería, arandelas y piezas pequeñas en las
respectivas gavetas asignadas.
Procedimiento PF-1.3.3.6.: Entrega de materiales, repuestos e insumos solicitados al almacén
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.6.
“ENTREGA DE M ATERIALES, REPUESTOS
E INSUM OS SOLICITADOS AL
ALM ACÉN ”
MECÁNICO SOLICITANTES
ASIGNADO A UNIDAD DE
TRANSPORTE
Procedimiento No. 2.3.3.6.: Entrega de materiales, repuestos e insumos solicitados al almacén.
Trasladar los materiales ,
repuestos e insumos hasta
cubículo de trabajo para
continuar labores de
reparación
<<información>>
Solicitar materiales , repuestos e
insumos para realizar labores de
reparación de unidad de transporte
Inicio
insumos en el almacén del
taller mecánico
No
Pr oc. N o. XX Solicitud de
mater iales, r epuestos e
insumos par a uso inmediato
Si
Dispone del formato “Nota
provisional de entrega” para
suministro de materiales ,
repuestos e insumos
Inicia el llenado del formato
registrando materiales ,
utilizar y la cantidad
Recopilar las cantidades de
insumos solicitados en el
mostrador
Revisar junto al mecánico
solicitante las
especificaciones y estado de
insumos
Solicitar al mecánico
asignado los repuestos
viejos instalados en la
unidad para conservarla en
el inventario de “chatarra”
Entregar los materiales ,
repuestos e insumos
solicitados para la
reparación de una unidad
sin registro en formato
Complementar el formato ,
registrando , para cada
artículo el código respectivo
en el sistema , la fecha , nro.
de unidad y datos mecáncio
No coinciden
especificaciones o
mal estado
Ubicar en los puestos de
almacenamiento
respectivos , los diferentes
insumos solicitados
Realiza el cambio de las
“piezas” no coincidentes y
en mal estado por otras en
existencia
“Piezas” en
orden
Hacer la entrega formal de
insumos solicitados
Solicitar el registro de la
firma y cédula de identidad
del mecánico solicitante
SISTEMA
AUTOMATIZADO
DE
TRANSPORTE
DE LA ULA
SATULA
nota de entrega provisional
Registrar en el sistema la
información contenida en la
nota provisional de entrega
para descontar la existencia
del almacén
Consolidar el registro de la
información,mediante firma
en el formato del
Coordinador del Sistema
<<Objeto >>
disponibles en el taller
mecánico
Archivar en la carpeta de
nota provisional de entrega
el formato respectivo
Consignar a SATULA el
formato “Nota Provisional de
Entrega” para manejo del
inventario del almacén
RESPONSABLE
ACCION
MECÁNICO SOLICITANTE ASIGNADO A
UNIDAD DE TRANSPORTE
1. Realiza la solicitud de materiales, repuestos e
insumos para realizar las labores de reparación de
unidad de transporte.
2. Verifica la existencia de materiales, repuestos e
insumos en el almacén del Taller Mecánico.
2.1. No se dispone en existencia del almacén
lo solicitado.
2.1.1. Ejecuta el procedimiento
No. 1.3.3.2. de Solicitud de
para uso inmediato.
2.1.2. Entrega los materiales, repuestos
e insumos solicitados para la reparación
de una unidad sin registro en formato.
2.2. Se determina existencia en almacén de
lo solicitado:
2.2.1. Dispone del formato “Nota
provisional de Entrega” para suministro
de materiales, repuestos e insumos.
2.2.2. Inicia el llenado del formato
registrando los materiales, repuestos e
insumos a utilizar y la cantidad.
2.2.3. Completa el formato, registrando
para cada artículo el código respectivo
en el sistema, la fecha, número de la
unidad y los datos del mecánico.
2.2.4. Ubica en los puestos de
almacenamiento
respectivos,
los
diferentes materiales, repuestos e
insumos solicitados
2.2.5. Recopila las cantidades de
solicitados en el mostrador o recibidor
del almacén.
2.2.6. Revisa junto al mecánico
solicitante las especificaciones y estado
de materiales, repuestos e insumos.
2.2.6.1. Los repuestos no
coincides
con
las
especificaciones solicitadas o
están en mal estado.
2.2.6.1.1.
Realiza el
cambio de las piezas no
coincidentes y/o en mal
estado por otras piezas
en existencia.
2.2.6.1.2.
Reporta
a
SATULA en memorando
interno,
la
situación
presentada con artículos
en el Almacén.
2.2.6.2. Los artículos solicitados
cumplen especificaciones.
2.2.6.2.1.
Solicita
al
mecánico asignado los
repuestos
viejos
instalados en la unidad
para conservarlo en el
inventario de chatarra.
2.2.6.2.2.
Solicita
el
registro de la firma y
cédula de identidad del
mecánico solicitante.
2.2.6.2.3.
Hacer
la
entrega
formal
al
mecánico,
de
los
insumos solicitados.
2.2.6.2.4. Archivar una
copia de la nota de
entrega provisional para
respaldo interno.
2.2.6.2.4.1. Consignar a
SATULA
el
formato
“Nota provisional de
entrega” para manejo del
inventario del almacén.
DE LA ULA (SATULA)
2.2.6.2.4.2. Ejecuta el
procedimiento PA-1.3. de
registro de solicitud,
adquisición y entrega de
insumos.
MECANICO SOLICITANTE ASIGNADO A
UNIDAD DE TRANSPORTE
3. Traslada los materiales, repuestos e insumos
hasta el cubículo de trabajo para continuar labores
de
reparación.
Procedimiento PF-1.3.3.7.: Dotación bianual de herramientas y equipos de trabajo para el
personal del Taller Mecánico
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.7.
“DOTACIÓN BIANUAL DE
TRABAJO PARA EL PERSONAL DEL
TALLER M ECÁNICO”
ALMACE NIS TA
DE L TALL ER
ME CÁNICO
J EFE DEL TALLER MECÁNICO
J EFE DE L
DEPARTAMENTO
DE TRANSP ORTE
Procedimiento No. 2.3.3.7.: Dotación bianual de herramientas y equipos de trabajo para el personal del Taller
Mecánico.
<<información>>
Solicitar bianualmente los
requerimientos de dotación de
trabajo del taller mecánico
Inicio
solicitada en el listado para
conocimiento interno
Registrar firma, fecha y sello
de recibido para solicitarle al
almacenista realice la
requisición efectiva
Proc. No. XX Solicitud
de materiales, repuestos e
insumos de alta rotación
(aplica el mismo)
Disponer de factura de
adquisición para registro de
firma, fecha y sello de
recibido
Entregar factura y
documentación al
almacenista para entrega a
personal de dotación
2 días
Notificar mediante aviso
al personal del taller
mecánico sobre próxima
dotación de herramientas y
equipos de trabajo
Realizar una inspección
de los materiales de trabajo
del personal para determinar
a grandes rasgos
condiciones de trabajo real
Verificar las cantidades ,
solicitados para sincerar
solicitud
Existencia
Solicitud no
fundamentada
Solicitar al personal del taller
mecánico, pasar por escrito
los requerimientos de
trabajo en un lapso breve
Elaborar listado definitivo
de requerimientos reales de
herramientas y equipos del
personal de taller por tipo de
Se
trabajo
corresponde
Reajustar cantidades ,
solicitados
Incorporar a criterio propio
uso común no disponibles
en el taller o en mal estado
Colocar firma, fecha y sello
del almacén a la factura (s)
de compra de herramientas
y equipos de trabajo del
personal del taller
Ubicar en zona de acceso
restringido , las herramientas
y equipos a entregarse al
personal del taller
Compilar los listados
personales de requerimiento
de cada puesto de trabajo
Respaldar información
plasmada en la solicitud de
dotación de herramientas y
equipos del personal con la
firma, fecha y sello
Consignar el listado de
solicitud con los listados
individuales del personal del
taller mecánico al Jefe del
Dpto. de Transporte
Solicitar al Jefe del Taller
realizar la entrega al
personal de acuerdo a
listado generado
Llaves, alicates, herramientas de mano , de precisión , Equipos de soldadura autógena y eléctrica , grúas, señoritas , cortadora y dobladora de tubos , entre otros
Disponer del listado
aprobado por la
Coordinación del Dpto . de
Transporte durante el
proceso de solicitud
Realizar la entrega de
trabajo al personal haciendo
referencia a la cultura de
uso y cuidado
<<Objeto>>
Herramientas y equipos de
trabajo disponibles por el
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite la solicitud bianual de dotación de
herramientas y equipos de trabajo del Taller
Mecánico.
2. Notifica mediante aviso escrito al personal del
Taller Mecánico sobre la próxima dotación de
herramientas y equipos de trabajo.
3. Realiza una inspección de los materiales de
trabajo del personal para determinar a grandes
rasgos las condiciones de trabajo real.
4. Solicitar al personal de Taller Mecánico,
pasándolo por escrito, los requerimientos de
trabajo en un lapso breve.
5. Espera
por
entrega
de
listados
de
requerimientos en dos (2) días.
6. Compila
los
listados
personales
del
requerimiento de cada puesto de trabajo.
7. Verifica las cantidades, herramientas y equipos
solicitados para sincerar la solicitud.
7.1. Los artículos y cantidades solicitados
se corresponden con las necesidades del
área.
7.2.
Las solicitudes realizadas no se
corresponden con la realidad.
7.2.1. Reajusta las cantidades, las
herramientas
y
los
equipos
solicitados.
7.2.2. Incorpora a criterio propio
herramientas y equipos de uso
común no disponibles en el taller o en
mal estado.
8. elabora el listado definitivo de requerimientos
reales de herramientas y equipos del personal
del taller por tipo de trabajo.
9. Respalda la información plasmada en la solicitud
de dotación de herramientas y equipos del
personal, con la firma, fecha y sello.
10. consigna el listado de solicitud con los listados
individuales del personal del taller mecánico al
Jefe del Dpto. de Transporte.
11. . Revisa la información solicitada en el listado
para conocimiento interno.
12. Registra la firma, fecha y sello de recibido para
solicitarle al almacenista realice la requisición
efectiva.
13. Ejecuta el procedimiento No. 1.3.3.2. de
Solicitud de materiales, repuestos, insumos,
herramientas y equipos de trabajo de uso
inmediato.
14. Dispone de la factura de adquisición de los
bienes solicitados, colocando la firma, fecha y
sello del almacén.
15. Ubica en zonas de acceso restringido las
herramientas y equipos a entregarse al personal
del taller.
16. Solicita al Jefe del taller realizar la entrega al
personal la entrega correspondiente, de acuerdo
al listado generado.
17. Dispone del listado aprobado por la Jefatura del
Dpto. de Transporte durante el proceso de
solicitud.
18. Ejecuta e procedimiento No. 1.3.3.6. de Entrega
de materiales, repuestos, insumos, herramientas
y equipos haciendo énfasis en el cuidado y uso
de las mismas.
Procedimiento PF-1.3.3.8.: Dotación anual de implementos de Higiene y Seguridad Laboral al
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.8.
“DOTACIÓN DE IM PLEM ENTOS DE
HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL AL
PERSONAL DEL DEPARTAM ENTO DE
TRANSPORTE”
JEFE DE L TALLER
MECÁNICO
JEFE DE L DEPARTAMENTO DE TRANSPO RTE
DI RECCI ÓN DE
SE RVICIO S
GENERA LES
S ECCIÓN DE HIG IENE Y
SE LUG IDAD LABORAL DIRECCIÓN DE PERS ONAL
Procedimiento No. 2.3.3.8.: Dotación de implementos de Higiene y Seguridad laboral al personal del Departamento de
Transporte.
<<información >>
Notificar anualmente la visita de
inspectores de Higiene y Seguridad
laboral al Departamento de Transporte
para solicitar dotación y determinar
condiciones de trabajo
Elaborar informe de Inspección
del dpto. de Transporte ,
destacando implemento a
dotar, condiciones de trabajo y
aspectos a mejorar
Enviar al Dpto . de
Transporte Informe con
fechas tope de cumplimiento
para conocimiento
Establecer fechas de
verificación de cumplimiento
de aspectos a corregir a
corto plazo
Enviar a la Direcctón de
Servicios Generales Informe y
fechas tope de cumplimiento
para hacer seguimiento
Inicio
Archivar copia de
notificación de inspección
para registro interno en
carpeta del Dpto . de
Transporte
Enviar notificación de Visita de
Inspección anual de Higiene y
Seguridad Laboral al
Notificar al personal de
Transporte mediante aviso
escrito sobre la próxima
visita de los inspectores de
Higiene y Seguridad Laboral
Indicar a inspectores la
ubicación actual del
personal dentro del
departamento
Presentar ante inspectores
chóferes , despachadores de
vehículos y vigilantes para
entrevistas
Solicitar al personal de
transporte la asistencia al
lugar de trabajo el día de la
visita visita
Establecer una relación de
las actividades que se llevan
a cabo en el Departamento
de Transporte
Firmar formatos de inspección
como responsable del
Departamento de Transporte y
consignar a inspectores
responsables de la visita
Atender a los inspectores
de la Sección de Higiene y
Seguridad Laboral como
representante del Dpto . de
Transporte
Hacer un recorrido con
inspectores de H &SL y Jefe
de Taller Mecánico por las
instalaciones del
Departamento
Solicitar al Jefe de Taller
Mecánico su participación
en la inspección
Mostrar para su inspección
autobuses operativos y fuera
de servicio , cavas y
camiones
Presentar a personal del
taller mecánico , almacenista
y buscador de repuesto para
entrevistas
Mostrar documentación
de recarga de extintores ,
entrega de implementos de
SL de alta rotación y
repuestos en almacén
Fecha de ejecución
trabajos
Disponer Informe de
Inspección y fechas tope de
cumplimiento para apoyar y
acelerar proceso de dotación
de implementos a personal y
adaptaciones instalaciones
Solicitar a la Dirección de
Ingeniería y Mantenimiento
trabajos de mantenimiento
de instalaciones
Revisar informe para
procesar dotación de
implementos de seguridad
industrial y reparaciones y
ajustes en instalaciones
15 días para
entrega de
Informe
Inspección
Archivar copias de formatos
de inspección como
respaldo de operación
realizada
Enviar listado de
implementos de SL
reportados al almacenista
para realizar solicitud de los
mismos
Mecánico atender a
inspectores en entrevistas a
personal del taller mecánico
y almacén
Participar durante toda la
inspección completando
información requerida
Enviar copia del informe de
Higiene y Seguridad Laboral
y de Informe interno del
Dpto. de Transporte para
delimitar fechas tope
Firmar formatos de
inspección como
representante del
Departamento , colocando
fecha y sello del Taller
Solicitar a la Dirección de
Servicios Generales autorice
según informe interno trabajos
de reparación y ajustes de
instalaciones del Departamento
de Transporte
Proc. N o. XX Solicitud
de materiales, repuestos e
insumos de uso inmediato
(aplica el mismo)
Mecánico realizar la
dotación al personal del
taller mecánico y chóferes
Consignar copias de
formatos de inspección a
Jefe de Dpto . deTransporte
Entregar al personal del
taller mecánico y chóferes
los implementos de H &SL
<<objetos>>
Implementos de Higiene y
Seguridad Laborar disponibles
para mecánicos y chóferes
Implementos de Seguridad Industrial : Mascarillas, guantes de carnaza , caretas de protección para esmerilado , lentes de protección de soldadura , careta para soldadura eléctrica , mascarilla con filtros respiraderos , caballetes , camilleros para mecánicos , lentes de recambio , filtros respiraderos de recambio , entre otros .
RESPONSABLE
ACCION
SECCIÓN DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
DE LA DIRECCIÓN DE PERSONAL
1. Emite la notificación anual del proceso de
dotación de indumentaria para personal obrero.
2. Copia para archivo la notificación de inspección
para registro interno en carpeta del Dpto. de
Transporte.
3. Envía la notificación de Visita de inspección
anual de Higiene y Seguridad Laboral al Dpto.
de Transporte.
4. Notifica al personal de Transporte mediante
aviso escrito, sobre la próxima visita de los
inspectores de Higiene y Seguridad Laboral.
5. Convoca al personal del Dpto. de Transporte la
asistencia sin falta al lugar de trabajo, el día de
la visita.
6. Atiende a los inspectores de la Sección de
Higiene y Seguridad Laboral (H&SL) como
representante del Dpto. de Transporte.
7. Solicita al Jefe del Taller Mecánico su
participación en la inspección.
8. Indicar a los inspectores la ubicación actual del
personal dentro del Dpto..
9. Establecer una relación de las actividades que
se llevan a cabo en el Dpto. de Transporte.
10. Hace un recorrido con los inspección de H&SL y
Jefe del Taller Mecánico por las instalaciones del
Dpto.
11. Muestra para la inspección los autobuses
operativos y fura de servicio, cavas y camiones.
12. Presenta ante los inspectores a los chóferes,
despachadores de vehículos y vigilantes para
sus respectivas entrevistas.
13. Firma los formatos de inspección como
responsable del Dpto. de Transporte para
consignación a los inspectores.
14. Solicita al Jefe del Taller Mecánico atender a los
inspectores en las entrevistas a personal del
taller mecánico y al almacén.
14.1. Presenta el personal del taller
mecánico al almacenista y buscador de
repuestos para que se efectúen las
respectivas entrevistas.
14.2. Muestra los documentos de recarga
de extintores, entrega de implementos de
seguridad laboral de alta rotación y
repuestos en almacén.
14.3. Participa durante toda la inspección
completando la información requerida.
14.4. Firma los formatos de inspección
como representante del Dpto., colocando la
fecha y sello del Taller.
14.5. Consigna copias de los formatos de
inspección al Jefe del Dpto. de Transporte.
15. Archiva copias de formatos de inspección como
respaldo de la operación realizada
16. Espera 15 días aproximadamente por la entrega
del informe de inspección.
16.1. Elabora informe de inspección del
Dpto.
de
Transporte,
destacando
implementos a dotar, condiciones de
trabajo y aspectos a mejorar
16.2. Establece las fechas de verificación
de cumplimientos de aspectos a corregir a
corto plazo.
16.3. Envía al Dpto. de Transporte el
informe con fechas tope de cumplimiento
para su conocimiento.
16.3.1. Revisa el informe para
procesar la dotación de implementos
de H&SL y las reparaciones
necesarias
y
ajustes
en
las
instalaciones.
16.3.2. Ejecuta a través del Asistente
Administrativo el procedimiento PA3.5. de Solicitud
de inspección,
mantenimiento y construcción en
edificaciones e instalaciones del
16.3.3. Solicita al almacenista ejecute
el procedimiento No. 1.3.3.2 de
Solicitud de materiales, repuestos e
insumos de uso inmediato.
16.3.3.1. Entrega al personal
del Taller Mecánico y chóferes
los implementos de H&SL.
16.4. Envía a la Dirección de Servicios
Generales, el informe y fechas topes de
cumplimiento para hacer seguimiento
16.4.1. Dispone del informe de
inspección y fechas topes de
cumplimiento para apoyar y acelerar
el
proceso
de
dotación
de
implementos
al
personal
y
adaptaciones a instalaciones.
Procedimiento PF-1.3.3.9.: Dotación anual de indumentaria de personal obrero del
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.9.
“DOTACIÓN ANUAL DE
INDUM ENTARIA DE PERSONAL
OBRERO DEL DEPARTAM ENTO DE
TRANSPORTE”
DIRECCIÓN DE
PERSONAL
Procedimiento No. 1.3.3.9.: Dotación anual de indumentaria de personal obrero del Departamento de Transporte.
JEFE DEL
DEPART AMENTO
DELEG ADOS DEL SINDI CATO EN EL DEPARTA MENTO
DE TR ANSPORT E
SINDICATO DE O BRERO S DE LA
ULA
<<información>>
Notificación anual del proceso de
dotación de indumentaria para
personal obrero
Notificar a Representantes del
Sindicato de Obreros en el
sobre proceso anual de
dotación de indumentaria
contenida en el informe
Revisar listado entregado por
delegados del Sindicato en el
Dpto . de Transporte para
actualizar información de
relación de cargos
Recolectar información de
todo el personal obrero de la
ULA para la dotación de
indumentaria
Inicio
Notificar a Jefe del
Departamento de Transporte y
Jefe del Taller sobre el proceso
de levantamiento de
información para dotación de
indumentaria
Compilar información sobre
personal obrero del
Elaborar listado de personal
activo y tallas de chóferes
activos y despachadores de
vehículos
Registrar en los listados
firmas respectivas de
acuerdo a representación y
fecha
Elaborar listado de personal
activo y tallas de mecánicos,
almacenistas, latóneros,
engrasadores , despachador de
combustible
Copiar listado para registro y
manejo interno de la
información
Verificar fecha de solicitud
para asignar camión de
traslado de indumentaria
Someter a proceso de
licitación de proveedores con
representantes del sindicato de
obreros de adquisición de
indumentaria
Elaborar informe de
requerimientos de
indumentaria para personal
obrero de la ULA
Adquirir pantalones , blue
jeans, camisas con logo, batas,
bragas, botas de seguridad,
calzado, entre otros
Enviar informe anual de
requerimiento de dotación
de indumentaria a la
Dirección de Personal
Registrar la firma de los
representantes sindicales de
obreros de la ULA en el
informe para respaldar la
información
Consignar listado a
Sindicato de obreros para
procesamiento de
información
Hacer entrega a Sindicato de
Obreros de indumentaria
mediante traslado desde casas
fabricantes hasta proveeduría
de la ULA
Clasificar indumentaria
recién adquirida de acuerdo
a listado de dependencias
universitarias
Solicitar a Delegados del
pasar a recoger
indumentaria para dotación
a personal
Disponer en bolsas
plásticas y de acuerdo a tipo
de indumentaria la de cada
dependencia y
departamento
Notificar mediante aviso
a mecánicos, chóferes demás
personal obrero del Dpto . de
Transporte sobre fecha de
entrega de indumentaria en el
almacén del taller
Solicitar a Jefe del Dpto.
de Transporte la asignación de
un camión para el traslado de
la indumentaria dispuesta en la
proveeduría hasta el almacén
del taller
Hacer entrega a
Delegados del Dpto . de
Transporte en instalaciones de
la proveeduría de la ULA de la
indumentaria seleccionada en
el camión asignado
Solicitar la firma de recibido
de los delegados del
sindicato en el Dpto . de
Transporte en las planillas de
entrega de la indumentaria
Ubicar indumentaria de
personal obrero del Dpto . de
Transporte en el almacén para
entrega en fecha acordada
Entregar según el listado del
personal del Dpto. , la
asignación anual de
indumentaria
<<objetos>>
Asignación anual de
Indumentaria reglamentaria
del personal obrero del Dpto .
de Transporte
Ejecutar procedimiento
N o. 1.1.4. Asignación de cavas y
camiones para mudanzas,
traslados y transporte
de mobiliario
Indumentaria asignada anualmente para personal obrero del Dpto . de Transporte: Mecánicos / Engrasador / Latonero: (4) Botas de seguridad , (4) blue jeans, (4) batas o bragas con logo ULA , (1) paraguas . Chóferes / Despachador de Vehículos : (4) pantalones de gabardina , (4) camisas blanca manga larga con logo
ULA, (4) zapatos de suela, (4) corbatas color azul, (1) paraguas . Aseador : (3) blue jeans , (3) camisas manga corta color beige con logo ULA , (1) paraguas .
RESPONSABLE
ACCION
DIRECCIÓN DE PERSONAL DE LA ULA
1. Emite la notificación anual del proceso de
dotación de indumentaria para personal obrero.
SINDICATO DE OBREROS DE LA ULA
2. Notifica a los representantes del Sindicato de
Obreros en el Departamento de Transporte
sobre el proceso anual de dotación de
indumentaria.
DELEGADOS DEL SINDICATO EN EL DEPARTAMENTO
DE TRANSPORTE
3. Notifica al Jefe del Departamento de Transporte
y Jefe del Taller sobre el proceso de
levantamiento de información para la dotación
de indumentaria.
4. Elabora el listado de personal activo y las tallas
de chóferes y despachadores de vehículos.
5. Elabora listado de personal activo y tallas de
mecánicos,
almacenista,
engrasadores,
despachador de combustible.
6. Compila información sobre personal obrero del
7. Registrar en los listados las firmas respectivas
de acuerdo a la representación de cada
delegado y la fecha.
8. Copia el listado para registro y manejo interno de
la información.
9. Consigna el listado al Sindicato de Obreros para
procesamiento de la información.
10. Revisa el listado entregado por los Delegados
del Sindicato en el Dpto. de Transporte para
actualizar la información de la relación de cargos
11. Recolecta información de todo el personal
obrero de la ULA para la dotación de la
indumentaria.
12. Elabora el informe de requerimientos de
indumentaria para el personal obrero de la ULA.
13. Registra la firma de los representantes sindicales
de obreros de la ULA en el informe para
respaldar la información.
14. Envía el informe anual del requerimiento de
dotación de indumentaria a la Dirección de
Personal.
DIRECCIÓN DE PERSONAL DELA ULA
15. Revisa la información contenida en el informe
emitido por el Sindicato de Obreros.
16. Somete a proceso de licitación de proveedores
con representantes del sindicato de obreros, la
adquisición de indumentaria.
17. Adquirir pantalones, blue jeans, camisas con
logo, batas, bragas, botas de seguridad,
calzado, entre otros.
18. Hacer entrega al Sindicato de Obreros de la
indumentaria mediante el traslado desde casas
fabricantes hasta la proveeduría de la ULA.
19. Clasifica la indumentaria recién adquirida de
acuerdo
al
listado
de
dependencias
universitarias.
20. Dispone en bolsas plásticas y de acuerdo al tipo
de indumentaria la de cada dependencia y
departamento.
21. Solicita a los Delegados del Departamento de
Transporte pasar a recoger la indumentaria para
la dotación al personal.
DE TRANSPORTE
22. Notifica mediante aviso escrito a mecánicos,
chóferes y demás personal obrero del Dpto. de
Transporte sobre la fecha de entrega de
indumentaria en el almacén del taller.
23. Solicita al Jefe del Dpto. de Transporte la
asignación de un camión para el traslado de la
indumentaria dispuesta en la proveeduría hasta
el almacén del taller.
24. Verifica la fecha de solicitud para asignar el
camión de traslado de la indumentaria.
25. Ejecuta el procedimiento No. 1.1.4. de
Asignación de cavas y camiones para
mudanzas, traslados y transporte de mobiliario.
26. Hace la entrega a Delegados del Dpto. de
Transporte en las instalaciones de la
proveeduría de la ULA de la indumentaria
seleccionada en el camión asignado.
27. Solicita la firma de recibido de los delegados del
sindicado del Dpto. de Transporte
en las
planillas de entrega de la indumentaria.
DE TRANSPORTE
28. Ubica la indumentaria de personal obrero del
Dpto. de Transporte en el almacén para la
entrega en la fecha acordada.
29. Entrega según el listado del personal del Dpto.
de Transporte, la asignación anual de la
indumentaria.
Procedimiento PF-1.3.3.10.: Recarga semestral de extintores de polvo seco contra incendio
de áreas de trabajo del Dpto. de Transporte
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.10.
“RECARGA SEM ESTRAL DE EXTINTORES
DE POLVO SECO CONTRA INCENDIO
DE ÁREAS DE TRABAJO DEL DPTO . DE
TRANSPORTE”
Procedimiento No. 2.3.3.10.: Recarga semestral de Extintores de polvo seco contra incendio de áreas de trabajo del Dpto.
de Transporte.
SISTEMA DE SEG URIDAD “ANDES”
<<información>>
Avisar sobre fechas de Recarga
semestral de extintores de capacidad
variada del Departamento de
Transporte
Verificar manómetros y de
los diferentes cilindros
Proc. N o. XX Solicitud de
insumos para uso inmediato
Elementos en buen
estado y operatividad
Recargar los extintores de
acuerdo al requerimiento de
cada uno
Inicio
Notificar mediante aviso a
Transporte, sobre las cuatro
fechas de recarga de
extintores
Indicar la planificación de
consignación en el almacén
de extintores dispuestos en
el área de trabajo
Solicitar al personal de
asignado a disposición de
extintores su respectiva
consignación en la fecha
planificada
Retirar la etiqueta de
registro de fecha de recarga
anterior con identificación de
la empresa y codificación
COVENIN
Entregar a empresa
suplidora de servicio de
extintores dispuestos en el
almacén , en oficinas y
vigilancia
Colocar en sitio visible del
cilindro la nueva etiqueta de
registro de recarga y
próxima fecha
Entregar al almacén los
extintores recargados para
su devolución y factura
generada
Llamar telefónicamente al
personal responsable de
extintores para su entrega
Entregar al finalizar el primer
día de recarga programada
de extintores , la mitad de los
mecánicos del taller y la
mitad de autobuses
ASIS TE NTE
ADMINISTRATIVO
DEL DP TO . DE
TRANSPO RTE
Hacer “entrega” de los
extintores de 100 lbs .
Dispuestos en la estación de
combustible (gasoil ) del
departamento para recarga
Disponer de las facturas
generadas en la recarga de
extintores
Elaborar relación de pago
indicando la información de
las facturas de la empresa
encargada de la recarga de
extintores
Respaldar lo indicado en la
relación de pago mediante
registro de firma y fecha
información contenida en
facturas y relación de pago
Respaldar lo registrado
en el sistema mediante
colocación en facturas y
relación de pago , firma del
Enviar a la Administración
Generales de las facturas y
la relación de pago
registrada
Consignar a SATULA las
facturas y la relación de
pago
Solicitar la ubicación de los
extintores en plataformas
dispuestas para su
respectiva colocación , en el
área de trabajo
<<Objeto >>
Extintores de 10, 20, 50 y 100
Lbs. Recargadas , en buen
estado y dispuesto en áreas
de trabajo
Entregar al finalizar el
segundo día de recarga
programada , la mitad
restante de los mecánicos
del taller y la mitad de
autobuses
SISTEMA
AUTOMATIZADO
DE TRANS PORTE
DE LA ULA
SATULA
ALMACE NISTA DEL TALLE R MECÁNICO
Manómetros
defectuosos y /o
cilindros perforados
Colocar sello de recibido ,
firma y fecha así como sello
del almacén
Consignar factura al
Asistente Administrativo
para su procesamiento
RESPONSABLE
ACCION
EMPRESA SUPLIDORA DE IMPLEMENTOS
DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
1. Notifica al Dpto. de Transporte un aviso de fecha
de recarga semestral de los extintores de fuego
de capacidad variada allí ubicados.
2. Notifica mediante aviso escrito al personal del
Dpto. de Transporte, sobre las cuatro fechas de
recarga de extintores.
3. Indica la planificación de consignación en el
almacén de extintores dispuestos en las áreas
de trabajo.
4. Solicita al personal responsable de los extintores
de cada área de trabajo, su respectiva
consignación en la fecha planificada.
5. Entrega a la empresa suplidora de extintores
dispuestos en el almacén, oficinas y vigilancia.
6. Entrega al finalizar el primer día de recarga
programada de los extintores, los extintores de la
mitad de los mecánicos y de los chóferes de
autobuses.
7. Entrega al finalizar el segundo día de recarga
programada, los extintores de la mitad restante
de los mecánicos
y de los chóferes de
autobuses.
8. Hace “entrega” de los extintores de 100 Lb.
dispuestos en la estación de combustible (gasoil)
del Dpto. para recarga.
EMPRESA SUPLIDORA DE EQUIPOS DE
SEGURIDAD INDUSTRIAL
9. Verifica la operatividad de manómetros e
integridad de los cilindros.
9.1. Se determina que los manómetros están
defectuosos y/o los cilindros de algunos están
perforados
9.1.1. Ejecuta el procedimiento No. 1.3.3.2.
de Solicitud de materiales, repuestos e
insumos para uso inmediato, a manera de
tener repuestos en el almacén.
9.2. Se determinan elementos en buen estado y
operatividad:
9.2.1. Recarga los extintores de acuerdo a
los requerimientos de cada uno.
9.2.2. Retira las etiquetas de registro de
fechas
de
recargas
anteriores
con
identificación de empresa y codificación
COVENIN.
9.2.3. Coloca en sitio visible del cilindro la
nueva etiqueta de recarga así como la
próxima fecha requerida.
9.2.4. Entrega al almacén los extintores
recargados para su devolución así como la
factura generada por el servicio,
9.2.5. Dispone de los extintores recargados
para su distribución y de la factura.
9.2.6. Llama por vía telefónica a los Jefes de
las áreas de trabajo para que el personal
responsable retire los extintores recargados.
9.2.6.1. Recomienda la ubicación de
los
extintores
en
plataformas
dispuestas
para
su
respectiva
colocación en las áreas de trabajo.
9.2.7. Colocar sello de recibido, firma y fecha
así como sello del almacén en las facturas
consignadas por el proveedor.
9.2.7.1. Consigna la factura al
Asistente
Administrativo
para
su
procesamiento.
DE TRANSPORTE
9.2.7.2. Ejecuta el procedimiento PA3.1. de la Relación de facturas para
pago a proveedores.
DE LA ULA (SATULA)
9.2.7.3. Ejecuta el procedimiento PA1.6. de Control de Egresos y gastos
Procedimiento PF-1.3.3.11..: Inventario anual de materiales, repuestos, insumos, herramientas
y equipos del almacén del taller mecánico del Dpto. de Transporte
PROCEDIM IENTO
PF-1.3.3.11.
“INVENTARIO ANUAL DE M ATERIALES,
REPUESTOS, INSUM OS, HERRAM IENTAS
Y EQUIPOS DEL ALM ACÉN DEL TALLER
M ECÁNICO DEL DPTO . DE
TRANSPORTE”
SI STEMA
AUTOMATI ZADO
DE TRANSP ORTE
DE LA ULA
SATULA
A DMINIS TRACI ÓN DE LA
D IRE CCIÓ N DE S ERV ICI OS
GE NE RALE S
Procedimiento No. 2.3.3.11.: Inventario anual de materiales, repuestos, insumos, herramientas y equipos del almacén del Taller Mecánico
<<información>>
Solicitar mediante oficio la realización del
inventario anual de materiales , repuestos,
insumos, herramientas y equipos existentes
en el almacén del Taller Mecánico del Dpto .
de Transporte
Inicio
Generar el listado de
artículos existentes a la
fecha en almacén del taller
mecánico dejando en blanco
la columna de cantidades
Disponer del Inventario
Anual detallado por rubros
del Almacén del Taller
Mecánico del Dpto . de
Trnasporte
Colocar la firma del analista
responsable del listado
generado y la fecha
información contenida en el
listado para relacionar
existencia real en el
almacén
Entregar al almacenista la
copia del oficio de solicitud
de realización del inventario
anual y del listado
Colocar el sello de recibido ,
firma y fecha así como sello
de la administración de la
Dirección para posterior
procesamiento
Consolidar el registro de la
información , mediante firma
en el formato del
COORDINADO
DE
TRANSPO RTE
Culminar borrador mientras asignar
personal durante dos (2) días
Solicitar al Jefe de la
Sección de Transporte para
que se asignen tres (3)
personas y colaboren en el
inventario
Notificar mediante aviso ,
al personal del Dpto . de
Transporte sobre el Cierre
del almacén por Inventario
durante 10 días
Elaborar borrador interno del
inventario para vaciar
información sobre
cantidades en existencia
Registrar al igual que el
personal , cantidades y
observaciones (estado de
uso o inexistencia ) de cada
material, insumo, etc
Completar el listado en un lapso de
dos (2) días
Realizar levantamiento de la
información durante cinco (5) días
Compilar al finalizar la
jornada diaria todos los
registros realizados por el
personal asignado para el
inventario
Distribuir el trabajo de
inventario al personal
disponible por zonas de
trabajo
Solicitar a cada uno de los
colaboradores del inventario
el registro de fecha y firma ,
culminado el levantamiento
de información
Colocar sello del almacén ,
fecha y firma de soporte de
la información contenida en
el listado de inventario
Archivar una copia de los
borradores y del listado de
inventario del almacén para
respaldo interno
Consignar al Coordinador
del Dpto . de Transporte ,
original del listado de
inventario y borradores
interno para aprobación
contenida en el listado del
inventario del almacén para
conocimiento de existencia
real y movimiento interno
Aprobar el listado del
inventario anual del almacén
,mediante firma , fecha y
sello de coordinación
Consignar la documentación
aprobada a SATULA
Registrar la firma como
supervisor del proceso de
levantamiento de
información en cada
borrador de registro
Llenar la columna vacía
de cantidades del listado
original de inventario con la
información de los
borradores
Borrador interno del inventario consta de : Columna de c {odigo , columna de descripción , columna de cantidad (en blanco ) y una columna de observaciones
Archivar en la carpeta copia
del listado de inventario para
respaldo interno de la
operación
<<información >>
Inventario de materiales ,
repuestos, insumos, herramientas
y equipos del almacén del Taller
mecánico del Dpto . de Transporte
Enviar documentación a la
Administración de la
Generales para relacionar
activos
RESPONSABLE
ACCION
SERVICIOS GENERALES
1. Emite un oficio de solicitud del inventario
anual de materiales, repuestos, insumos,
herramientas y equipos existentes en el
almacén del Taller Mecánico del Dpto. de
Transporte..
DE LA ULA (SATULA)
2. Genera el listado de los artículos existentes
a la fecha en el almacén registrado en el
sistema, dejando en blanco la columna de
cantidades.
3. Registra la firma el analista responsable del
listado generado así como la fecha.
4. Entrega al almacenista la copia del oficio
de solicitud de realización del inventario y
el listado.
5. Solicita al Jefe del Dpto. de Transporte la
asignación de tres (3) personas para que
colaboren en la realización del inventario.
6. Notifica mediante aviso, al personal del
Dpto. de Transporte sobre el cierre del
almacén por inventario durante 10 días.
7. Elabora un borrador interno del inventario
para vaciar la información sobre las
cantidades en existencia.
8. Culmina el borrador en un lapso de dos (2)
días mientras se asigna al personal
solicitado.
9. Distribuye el trabajo al personal disponible
por zonas de trabajo.
10. Registra al igual que el personal, las
cantidades, observaciones (estado de uso
e inexistencia) de cada material, repuesto,
insumo, herramienta y equipo de trabajo.
11. Compila al finalizar la jornada diaria, todos
los registros tomados por el personal
encargado del inventario.
12. Realiza el levantamiento de la información
durante cinco (5) días junto al personal
asignado.
13. Solicita a cada uno de los colaboradores
del inventario, el registro de la fecha y
firma, una vez culminado el levantamiento
de la información.
14. Registra la firma como supervisor del
proceso
del
levantamiento
de
la
información en cada borrador de registros.
15. Llena la columna vacía de cantidades del
listado original de inventario con la
información de los borradores.
16. Completa el listado en un lapso de dos (2)
días.
17. Coloca el sello del almacén, la fecha y la
firma de soporte de la información
contenida en el listado de inventario.
18. Archiva una copia de los borradores y del
listado de inventario del almacén para
respaldo interno.
19. Consigna al Coordinador del Dpto. de
Transporte, el original del listado de
inventario y borradores interno para
aprobación.
20. Revisa la información contenida en el
listado del inventario del almacén para
conocimiento de la existencia real y del
movimiento interno.
21. Aprueba el listado del inventario anual del
almacén mediante la firma, fecha y
colocación del sello de la Coordinación.
22. Consigna la documentación aprobada a
SATULA.
DE LA ULA (SATULA)
23. Ejecuta el procedimiento PA-1.3. de
Solicitud, adquisición y entrega de
materiales,
repuestos,
insumos,
herramientas y equipos para actualizar la
base de datos de los mismos.
24. Envía la documentación registrada y
aprobada a la Administración de la
Dirección de Servicios Generales para
relacionar los activos.
SERVICIOS GENERALES
25. Dispone del inventario anual de artículos
detallado por rubros, del Almacén del Taller
Mecánico del Dpto. de Transporte.
26. Coloca el sello de recibido, fecha y firma
así como el sello de la Administración de la
Dirección para posterior procesamiento.
Proceso de Apoyo PA-1.: Sistematización de la Información
12. PROCESO DE APOYO PA-1.
SISTEM ATIZACIÓN DE LA
INFORM ACIÓN
12.1. Información General del Proceso de Apoyo de Sistematización
de la Información.
OBJETIVO
Definir los pasos que se deben ejecutar para registrar las
solicitudes en el Sistema Automatizado de Transporte de la
ULA (SATULA) de reparación de las unidades la flota de la
ULA que reportan, de mudanza y traslados de bienes
inmuebles, de artículos del almacén, del consumo de
combustible, de las actividades mínimas de mantenimiento
rutinario (de lavado y engrase de vehículos) y de los gastos
en que se incurren dentro del Dpto. de Transporte para
atender los diversos requerimientos de la unidad, esto a
manera de ser más eficiente determinando la capacidad de
respuesta del mismo.
CLIENTES
INICIALES
o Personal de la Unidad de Apoyo SATULA
o Jefes de las áreas de trabajo del Dpto. de
Transporte
o Administración de la Dirección de Servicios
Generales.
FINALES
Transporte
Generales.
INTERNAS
EXTERNAS
o Empresa especialista de efectuar el mantenimiento
del Hardware de SATULA.
ENTRADAS
-
-
-
-
Oficio de solicitud de reparación o formato de
“Reporte de Falla” de una unidad de la flota de la
ULA, firmada y sellada por el Dpto. de Transporte.
Oficio de solicitud de asignación de unidades de la
flota de la ULA para actividades extra urbanas,
firmada y sellada por el Jefe del Dpto. de
Transporte.
Factura legal de adquisición de repuestos,
materiales, insumos, herramientas y equipos de
trabajos, registrada previamente como egreso en
el sistema.
Factura de consumo de combustible emitida por
Administración de Estación de Servicio contratada,
con el sello de recibido del Dpto. de Transporte.
Formato “Control de Lavado y Engrase – Cambio
de filtro de aceite”, consignado a SATULA.
Factura emitida por proveedor de repuestos,
materiales e insumos o de contratación de
servicios con sello de recibido del Dpto. de
Transporte.
Requerimiento de la emisión de un reporte de
información particular.
Requerimiento periódico de mantenimiento del
software y del hardware que sustenta al sistema
SATULA.
SALIDAS
-
Orden Interna impresa y procesada.
Registro de asignación de unidad de la flota para
actividad extra urbana.
Registro en sistema de facturas de adquisición de
artículos varios y entrega de los mismos.
Registro en sistema de factura de consumo de
combustible o lubricante.
Registro en sistema, de lavados, engrases, cambio
de filtros y aceite efectuados por unidad.
Registro en sistema de la factura de adquisición de
repuestos, materiales e insumos / contratación de
servicios.
Reporte escrito de información particular contenida
en el sistema.
Hardware limpio, debidamente conectado y
sustentable.
Software sin errores y libre de virus.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el Personal de la unidad de apoyo
SATULA, revisa el oficio de solicitud o el
reporte de falla para conocimiento.
SE TERMINA
Cuando el Coordinador de SATULA dispone de
equipos de computación mantenidos y puede
encender los equipos terminales para continuar
labores propias del sistema.
de Venezuela (1999)
. Normas COVENIN
Obrero (28/03/90).
(07/09/2004)
(13/05/1998)
(12/03/1987)
ULA
FORMULARIOS
Ninguno.
RECURSOS
HUMANOS
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
dependencias
que
12.2. Diagrama del Proceso de Apoyo de Sistematización de la
Información.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de apoyo de la
Sistematización de la Información (Fig. 17):
DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO “SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
<<reglas>>
(1999)
. Resoluciones deConsejos: Universitario, Facultad, Escuela y
Departamento
. Políticas de la Dirección
. Normas internas de la Dirección
regula
Secciones del
Departamento de
Transporte / Coordinador
del Dpto. de Transporte /
Generales
<<actor>>
Administrador de Tecnología
de Información y
Comunicaciones
controla
cumple
requiere
<<producto>>
- Reportes de
. De trabajos de reparación.
. De unidades para activid.
extra urbanas
. De traslados y mudanzas.
- Gastos y consumos
<<objeto negocio>>
. Solicitud de Reportes de
. De trabajos de reparación.
. De unidades para actividades extra urbanas
. De traslados y mudanzas.
- Gastos y consumos
- Asistencia técnica de software y hardware
- Instalación y prueba de nuevos sistemas de
información
- Actualización de data
<<fin>>
Brindar apoyo técnico de
informativa al Departamento de
Transporte
< < proceso> >
PA-1
SISTEMATIZACIÓN
DE LA
INFORMACIÓN
<<producto>>
Asistencia técnica de
Software y hardware
<<producto>>
Data actualizada
Dpto. de Transporte /
Dirección de servicios
Generales
<<producto>>
Informes técnicos de estados
Operativos de equipos y
sistemas
<<información>>
. Cronograma de actividades del área de informática
- Manuales de usuarios de sistemas de información
- Normas y procedimientos de flujo de información
Consulta
Apoya
Ejecuta
<<actor>>
Asistentes de apoyo en
informática y analista de
organización y sistema
WEB´s DE LA ULA:
SISTEMAS ULA:
<<información>>
. WEB´s: RedULA
<<actor>>
Técnico y Obrero, adscrito al
Fig. 17. Diagrama del Proceso de Apoyo “Sistematización de la Información”.
12.3. Índice del Proceso de Apoyo de Sistematización de la
Información.
El proceso de apoyo de Sistematización de la Información define los siguientes procedimientos:
PA-1.1. Apertura de orden de trabajo en el Sistema SATULA.
PA-1.2. Registro de unidades de la flota asignadas para actividades extra
urbanas.
PA-1.3. Registro De solicitud, adquisición y entrega de repuestos, materiales,
insumos, herramientas y equipos de trabajo.
PA-1.4. Control de consumo de combustible de las unidades de la flota de la
ULA.
PA-1.5. Control de lavado y engrase-Cambio de filtro de filtro y aceite de las
PA-1.6. Control de egresos y gastos del Departamento de Transporte.
PA-1.7. Emisión de Reportes en General.
PA-1.8. Mantenimiento del Software y del Hardware del sistema SATULA.
Proceso de Apoyo 1: Sistematización de la Información
Procedimiento PA-1.1.: Apertura de orden de trabajo en sistema SATULA
PROCEDIM IENTO
PA-1.1.
“APERTURA DE ORDEN DE TRABAJO
EN SISTEM A SATULA”
PERSONAL DE LA UNIDAD DE APOYO SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE (SATULA) DEL
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE LA ULA
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TRANSPORTE
Procedimiento No. PA-1.1. Apertura de Orden de Trabajo en Sistema SATULA.
<<información >>
Oficio de solicitud de reparación o
Reporte de Falla de una unidad de la
flota de la ULA, firmada y sellada por el
Jefe del Dpto . de Transporte
Revisar el oficio de solicitud
o el reporte de falla para
conocimiento
Accesar al sistema SATULA
activando la opción
“Básicos” de la pantalla
principal
Seleccionar el submenú
“Taller”
Pulsar la opción “Orden
Interno” del submenú para
activar la pantalla “Ordenes
Definidas”
Filtrar la información que
aparece en la pantalla
“Ordenes Internas” tocando
el icono “Filtro”
Indicar en la pantalla de
filtro, el número de la unidad
a la cual se le abre la orden
de trabajo
Pulsar la pantalla “Definición
de ordenes” para abrir una
nueva orden de trabajo
Ingresar en la nueva
pantalla la fecha y el número
de la unidad ( que activa la
dependencia y el responsable
que aparece en la base de
datos)
Registrar en la casilla
“Notas” de la pantalla de
nueva orden , el nro. y fecha
de la solicitud , pulsando al
final aceptar
Seleccionar de la pantalla
Trabajo Interno la pestaña
“Definición de Fallas”
Pulsar el icono de base de
datos de los tipos de fallas
Seleccionar la falla reportada
por el solicitante ( una por una
si son varias), pulsando al final
aceptar
Imprimir la orden de trabajo
interna pulsando el icono de
impresión
Anexar la orden interna
impresa a la solicitud de
reparación o el reporte de
falla
Colocar el sello de la unidad
de apoyo “SATULA”
Buscar la firma del
“SATULA”
Entregar al almacenista
del Dpto . de Transporte la
orden interna con la solicitud
para iniciar la reparación de
la unidad
<<Objeto >>
Orden interna impresa y
procesada
RESPONSABLE
ACCION
1. Entrega a SATULA el oficio de solicitud de
reparación o “Reporte de Falla” de una
unidad de la Flota de la ULA, firmada y
sellada.
PERSONAL DE LA UNIDAD DE APOYO
DE LA ULA (SATULA)
2. Revisa el oficio de solicitud o el reporte de
falla para conocimiento.
3. Accesa al sistema SATULA, activando la
opción “Básicos” de la pantalla principal.
4. Selecciona el submenú “Taller”.
5. Pulsa la opción “Orden Interna” del submenú
para activar la pantalla de “Ordenes
definidas”.
6. Filtra la información que aparece en la
pantalla “Ordenes Internas” tocando el icono
“Filtros”.
7. Indica en la pantalla de filtro el número de la
unidad a la cual se le abre automáticamente
la orden de trabajo.
8. Pulsa la pantalla “Definición de ordenes” para
abrir una nueva orden de trabajo.
9. Ingresa en la nueva pantalla la fecha, y el
número de la unidad (que activa la
dependencia y el responsable que aparece
en la base de datos).
10. Registra en la casilla “Notas”, de la pantalla
de “Nueva Orden”, el número y fecha de la
solicitud, pulsando al final “Aceptar”.
11. Selecciona de la pantalla “Trabajo interno” la
pestaña “Definición de Fallas”.
12. Pulsa el icono de la base de datos de los
tipos de falla.
13. .Selecciona la falla reportada por el
solicitante (una por una si son varias),
pulsando al final “Aceptar”
14. Imprime la orden de trabajo interna, pulsando
el icono de impresión.
15. Anexa la orden interna impresa a la solicitud
de reparación el reporte de falla.
16. Coloca el sello de la unidad de apoyo
SATULA.
17. Busca la firma del Coordinador del sistema
SATULA.
18. Entrega al Almacenista del Dpto. de
Transporte la Orden Interna con la solicitud
para iniciar la reparación de la unidad.
Procedimiento PA-1.2.: Registro de unidades de la flota asignadas para actividades extra
PROCEDIM IENTO
PA-1.2.
“REGISTRO DE UNIDADES DE LA FLOTA
ASIGNADAS PARA ACTIVIDADES EXTRA
URBANAS”
PERSONAL DE LA UNIDAD DE APOYO SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE (SATULA) DEL
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE LA ULA
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TRANSPORTE
Procedimiento No. PA-1.2. Registro de unidades de la flota asignadas para actividades extra urbanas.
<<información >>
Copia del oficio de solicitud de la
Asignación de unidades de la flota de
la ULA para actividades extra urbanas
firmada y sellada por el Jefe del Dpto .
de Transporte
Revisar el oficio de
solicitud de asignación de
una unidad de la flota para
actividad extra urbana y la
Orden para Viaje anexa
Pulsar el icono “Ordenes
nuevas” para limpiar la
pantalla anterior
principal
Seleccionar en la pantalla de
ordenes nuevas el tipo de
traslado (Equipos, Traslado A,
B y C)
Registrar la fecha de regreso ,
destino, hora de regreso y en
la casilla de causa el motivo
expuesto por la dependencia
solicitante
Indicar en la casilla de
“Notas” de la pantalla de
ordenes nuevas si viaja un
chofer de esa dependencia o
Pulsar la opción “aceptar” de
la pantalla para registrar toda
la información
correspondiente al traslado
Imprimir el reporte de
asignación
Cerrar la sesión y el sistema
SATULA
Archivar en la carpeta de
Asignación de unidades de la
flota para actividades extra
urbanas la documentación
correspondiente
Tipo de Traslados : Equipos → Cava/camiones para mobiliarios .
Traslado B → Ciudades cercanas (Trujillo, Barinas , Táchira – involucra un chofer )
“Supervisor”
Seleccionar la dependencia de
la base de datos en la casilla
respectiva para que se active
el código registrado
Pulsar el icono de
aceptar e inmediatamente la
pestaña “Montos y
Recursos” de la pantalla
“Ordenes de Traslado”
Colocar el sello de la unidad
de apoyo “SATULA”
Pulsar la opción “Traslados”,
para activar la pantalla
“Ordenes de Traslado”
Registrar la fecha de solicitud y
de cierre, la fecha de salida,
origen y la hora de salida
Seleccionar el icono de “Nueva
información” indicando el
número de la unidad , el
nombre del ( los) conductor (es)
Buscar la firma del
“SATULA”
<<Objeto >>
Registro de Asignación de
unidad de la flota para
actividad extra urbana
procesado y archivado
Traslado A → Ciudades capitales (involucra dos chóferes ).
Traslado C → Regional - interurbana
RESPONSABLE
ACCION
1. Entrega a SATULA la copia del oficio de
solicitud de asignación de unidades de la
flota de la ULA, para actividades extra
urbanas, firmada y sellada.
DE LA ULA (SATULA)
2. Revisa el oficio de solicitud de asignación de
una unidad de la flota para actividad extra
urbana y la orden para viaje.
4. Selecciona el submenú “Supervisor”.
5. Pulsa la opción de “Traslados”, para activar
la pantalla “Ordenes de Traslados”.
6. Pulsa el icono “ordenes Nuevas” para limpiar
la pantalla anteriormente mencionada.
7. Selecciona en la pantalla citada el tipo de
traslado:
Equipos:
Cava
/
Camines
para
mobiliarios.
Traslado A: Ciudades capitales (involucra
dos chóferes).
Traslado B: Ciudades cercanas (Trujillo,
Barinas, Táchira – involucras un chofer).
Traslado C: Regional e inter urbano.
8. Selecciona la dependencia de la base de
datos en la casilla respectiva para que se
active el código registrado.
9. Registra la fecha de solicitud de cierre, la
fecha de salida, origen y hora de salida.
10. Registra la fecha de regreso, destino, hora de
regreso y en la casilla de causa el motivo
expuesto por la dependencia solicitante.
11. Indica en la casilla de “Notas” de la pantalla
de órdenes nuevas, si viaja un chofer de esa
dependencia o un chofer del Dpto. de
Transporte.
12. Pulsa el icono de “Aceptar” e inmediato la
pestaña “Montos y Recursos” de la pantalla
“Ordenes de Traslados”.
13. Selecciona el icono de “Nueva información”
indicando el número de la unidad, el nombre
del (los) conductor (es).
14. Pulsa la opción “Aceptar” de la pantalla para
registrar toda la información correspondiente
al traslado.
15. Imprime el reporte de asignación.
16. Coloca el sello de la unidad SATULA.
17. Busca la firma del Coordinador del Sistema
SATULA.
18. Cierra la sesión y el sistema SATULA.
19. Archiva en la carpeta de asignación de
unidades de la flota para actividades extra
urbana, la documentación correspondiente.
Procedimiento PA-1.3.: Registro de solicitud, adquisición y entrega de repuestos,
materiales, insumos, herramientas y equipos de trabajo
PROCEDIM IENTO
PA-1.3.
“REGISTRO DE SOLICITUD ,
ADQUISICIÓN Y ENTREGA DE
REPUESTOS, M ATERIALES, INSUM OS,
TRABAJO”
PERSO NAL DE LA UNIDAD DE APO YO S ISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPO RTE (SATULA) DEL
DEP ARTAMENTO DE TRANSPORTE DE LA ULA
AS ISTENTE
ADMINISTRATIVO
DEL DPTO. DE
TRANSPO RTE
Procedimiento No. PA-1.3. Registro de solicitud, adquisición y entrega de repuestos, materiales, insumos, herramientas
y equipos de trabajo.
<<información >>
Factura legal de adquisición de
repuestos, materiales , insumos,
herramientas y equipos de trabajo
registrada previamente como egreso en
el sistema
principal
Pulsar el icono de la carpeta
vacía de ordenes externas
para registrar un TOT
Pulsar el submenú “Básicos”
Pulsar la pestaña “Definición
del artículo” de la pantalla
factura de compras por tipo
Seleccionar el recurso editado
anteriormente en el icono a la
derecha de la casilla de
repuestos del cual toma el
costo más alto registrado
“Almacén”
Registrar la fecha de
entrada (igual al de la salida),
número de la unidad (que
activa la dependencia,
solicitante y responsable), el
nombre del taller externo
Pulsar la opción de “Opciones
de Compra”
Determinar los registros de
facturas de compras más
recientes en la pantalla de
ordenes definidas ingresadas
desde el año 1999 a la fecha
Pulsar la carpeta vacía de
repuestos para ingresar los
repuestos adquiridos
Buscar en la base de datos de
la casilla de los repuestos que
aparece en la pantalla
“Repuestos de orden - Nuevo”
Ingresar la fecha , el nro.
de la factura, el proveedor
pulsando el icono de la base
de datos donde se anexa el
código respectivo de registro
de la ULA
de Orden” de la pantalla
Factura de Compras
Artículo
registrado
No esta registrado
el artículo
Seleccionar el repuesto de
interés , activando
automáticamente el código ,
nombre y línea
Continuar el ingreso del
monto de la factura y en la
sección “Notas” se indica el
número de la unidad y los
repuestos comprados
Agregar todos los repuestos
determinados en la factura
procediendo de la misma
forma como se indico
anteriormente
Seleccionar la opción
“inventario”
Pulsar el icono de filtro de la
pantalla que aparece de
nombre “Inventario”
Seleccionar el tipo de
repuesto de los diferentes
tipos que aparecen
pulsando el de interés
Ir a la opción “Entrega a
Unidades” (incluyendo cauchos
y baterias)
Pulsar la pestaña
“Definición de Orden” de la
pantalla que se despliega para
determinar el último registro del
listado que aparece en las
ordenes de entrega
Pulsar el icono carpeta vacía
de orden de entrega -nueva
Pulsar en la lista que se
despliega en la casilla
“Artículo” el que tenga la
descripción más parecido
Efectuar el cambio en la
casilla código , nombre y
línea del repuesto el
asociado automáticamente
al seleccionado
Pulsar la opción “Aceptar” a
manera de registrar el
artículo nuevo
Iniciar el registro indicando la
fecha y el número de unidad
(activándose la dependencia y
el responsable)
Indicar en la casilla “Notas” de
la pantalla de entregas nuevas,
en la casilla “Notas” el número
de la factura , proveedor, quien
recibe y si tiene TOT
Pulsar el icono Carpeta vacía
de “Recurso de orden de
entrega” para ingresar los
repuestos
Se cambia el monto del
repuesto en la sección
“Pedida” indicando así el valor
real de la factura
Agregar todos los repuestos
de la factura para descontar
del inventario lo
anteriormente anexado
manera de registrar la
entrega realizada
<<Objeto >>
Registro en sistema de factura
de adquisición de artículos
varios y entrega de los
mismos
Procedimiento PA-1.3.: Registro de solicitud, adquisición y entrega de repuestos, materiales,
insumos, herramientas y equipos de trabajo
RESPONSABLE
ACCION
DE TRANSPORTE
1. Entrega la factura legal de adquisición de
repuestos, materiales, insumos, herramientas y
equipos de trabajos, registrada previamente
como egreso en el sistema.
DE LA ULA (SATULA)
3. Selecciona el submenú “Almacén”.
4. Pulsa la opción de “Opciones de Compras”.
5. Determina los registros de facturas de compras
más recientes en la pantalla de “Ordenes
definidas” ingresadas desde el año 1999 a la
fecha.
6. Pulsar la pestaña “Definición de Orden” de la
pantalla factura de compras.
7. Ingresa la fecha, el número de la factura, el
proveedor pulsando el icono de la base datos
donde se anexa el código respectivo de
registro de la ULA.
8. Continua el ingreso del monto de la factura y
en la sección “Notas” indica el número de la
unidad y los repuestos comprados.
9. Pulsa el icono de la carpeta vacía de “Ordenes
Externas” para registrar un Trabajo en otro
taller (TOT).
10. Registra la fecha de entrada (igual al de la
salida), número de la unidad (el cual activa la
dependencia solicitante y el responsable) y el
nombre del taller externo.
11. Pulsa la carpeta vacía de repuestos para
ingresar los repuestos adquiridos.
12. Busca en la base de datos de la casilla de los
repuestos que aparece en la pantalla
“Repuestos de Orden – Nuevo”.
12.1. Si el artículo ya esta registrado.
12.1.1. Selecciona el repuesto de interés,
activando automáticamente el código, el
nombre del repuesto y la línea a la que
pertenece.
12.2. Si el artículo no aparece.
12.2.1. Pulsa el submenú “Básicos”.
12.2.2. Selecciona la opción “Inventario”.
12.2.3. Pulsa el icono de filtro de la pantalla
que aparece de nombre “Inventario”
12.2.4. Selecciona el tipo de repuesto de los
diferentes tipos que aparecen pulsando el de
interés.
12.2.5. Pulsa la pestaña “Definición del
artículo” de la pantalla factura de compras por
tipo.
12.2.6. Pulsa en la lista que se despliega en la
casilla “Artículo” el que tenga la descripción
más parecida.
12.2.7. Efectúa el cambio en la casilla código,
nombre y línea del repuesto el asociado
automáticamente al seleccionado.
12.2.8. Pulsa la opción “Aceptar” a manera de
registrar el artículo nuevo.
13. Agrega todos los repuestos determinados en la
factura procediendo de la misma forma como
se indico anteriormente.
14. Va a la opción “Entrega a unidades”
(incluyendo cauchos y baterías si es el caso).
15. Pulsa la pestaña “Definición de orden” de la
pantalla que se despliega para determinar el
{ultimo registro del listado que aparece en las
ordenes de entrega.
16. Pulsa el icono “Orden de Entrega –Nueva”
(parecida a una carpeta vacía).
17. Inicia el registro indicando la fecha y el número
de la unidad (activándose la dependencia y el
responsable).
18. Indica en la casilla “Notas” de la pantalla de
“Entregas Nuevas”, el número de la factura,
proveedor, quien recibe y si tiene trabajo en
otro taller (TOT).
19. Pulsa el icono “Recurso de ordenes de
entrega” (parecida a una carpeta vacía) para
ingresar los repuestos.
20. Selecciona el recurso editado anteriormente en
el icono a la derecha de la casilla de repuestos
(del cual el sistema toma el costo más alto
registrado).
21. Cambia el monto del repuesto en la sección
“Pedida” indicando así el valor real de la
factura.
22. Agrega todos los repuestos de la factura para
descontar del inventario lo anteriormente
anexado.
23. Pulsa la opción “Aceptar” a manera de registrar
la entrega realizada.
Procedimiento PA-1.4: Control de consumo de combustible de las unidades de la flota de
PROCEDIM IENTO
PA-1.4.
“CONTROL DE CONSUM O DE
COM BUSTIBLE DE LAS UNIDADES DE LA
FLOTA DE LA ULA”
PERSONAL DE LA UNIDAD DE APOYO SI STEMA AUTOMATIZADO DE
TRANSPORTE (SATULA) DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE
LA ULA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
DEL DPTO. DE
TRANSPO RTE
Procedimiento No. PA-1.4. Control de consumo de combustible de las unidades de la flota de la ULA.
<<información >>
Factura de consumo de combustible
emitida por administración de estación
de servicio contratada , con el sello de
recibido del Dpto . de Transporte
principal
“Supervisor”
Pulsar la opción de “Estaciones
contratadas”
facturas más recientes en la
pantalla de ordenes definidas
que aparece, dando registros
Orden” para observar el último
consumo registrado
Pulsar el icono “Nuevo
consumo” (que parece una
carpeta vacía ) para registrar la
factura de interés
Ingresar en la fecha , el
monto, el número de la
unidad , el nombre de la
estación de servicio
contratada
Ingresar en la pantalla
“Recurso de orden” que se
activa al indicar el tipo de
consumo , la estación con
modalidad contratada
Seleccionar el tipo de
consumo pulsando el icono
respectivo ubicado a la
derecha de la casilla
correspondiente
Indicar en las casillas de la
sección “pedida” la cantidad y
costo unitario por litro el
combustible o lubricante
consumido
manera de registrar la
factura del consumo
correspondiente
Tipo de consumo: -Aceite motor de gasoil
- Aceite motor gasolina
- Gasolina
-Gasoil
<<Objeto >>
de consumo de combustible o
lubricante
- Aceite Transfluid (Hidráulico)
- Aceite dos tiempos
Procedimiento PA-1.4: Control de consumo de combustible de las unidades de la flota de la
RESPONSABLE
ACCION
DE TRANSPORTE
1. Entrega la factura de consumo de
combustible emitida por la Administración
de la Estación de Servicio contratada, con
el sello de recibido del Dpto. de Transporte.
DE LA ULA (SATULA)
3. Selecciona el submenú “Supervisor”.
4. Pulsa
la
opción
de
“estaciones
Contratadas”.
5. Determina los registros de facturas más
recientes en la pantalla de “Ordenes
definidas” que aparece, dando registros
desde el año 1999 a la fecha.
6. Pulsa la pestaña “Definición de Orden” para
observar el último consumo registrado.
7. Pulsar el icono “Nuevo consumo” (que
parece una carpeta vacía) para registrar la
factura de interés.
8. Ingresa la fecha, monto, número de la
unidad, y el nombre de la estación de
servicio contratada.
9. Ingresa en la pantalla “Recurso de orden”
que se activa al indicar el tipo de consumo,
la estación con modalidad contratada. En
esta sección se indica el tipo de consumo
ya sea aceite motor de gasoil, aceite motor
de gasolina, gasolina, gasoil, aceite
trasfluid (hidráulico) y aceite dos tiempos
10. Selecciona el tipo de consumo, pulsando el
icono respectivo ubicado a la derecha de la
casilla correspondiente.
11. Indica en las casillas de la sección
“Pedida”, la cantidad y el costo unitario por
litro el combustible o lubricante consumido.
12. Pulsa la opción “Aceptar” a manera de
registrar
la
factura
del
consumo
correspondiente.
Procedimiento PA-1.5.: Control de lavado y engrase – Cambio de filtro de aceite de las
PROCEDIM IENTO
PA-1.5.
“CONTROL DE LAVADO Y ENGRASE –
CAM BIO DE FILTRO Y ACEITE DE LAS
UNIDADES DE LA FLOTA DE LA ULA ”
PERS ONAL DE LA UNI DAD DE APOYO SISTEMA AUTOMATI ZADO DE TRANSPORTE
(SATULA) DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPO RTE DE LA ULA
PERSONAL DE
LAVADO Y
ENG RASE
Procedimiento No. PA-1.5. Control de lavado y engrase – cambio de filtro de aceite de las unidades de la flota de
la ULA.
<<información >>
Formato “Control de Lavado y Engrase
– Cambio de filtro de aceite”
consignado a SATULA
Pulsar la opción de “Lavado”
Determinar los lavados más
recientes en la pantalla de
ordenes de lavado que
aparece, dando registros
Seleccionar la unidad
correspondiente en la pantalla
de filtrado, en la casilla así
identificada para que muestre
las ordenes de lavado
definidas desde el 99
Pulsar el icono de ordenes
de lavado nuevas (parecida
a una carpeta vacía )
Registrar en esta pantalla
la fecha de entrada (igual a la
de la salida), la dependencia
(que activa el solicitante por
defecto), las horas hombre y el
costo respectivo (*)
de Recursos” de la pantalla
ordenes definidas para
asignar los recursos
consumidos en la labor
Pulsar el icono de nuevo
recursos (parecido a una
carpeta vacía )
principal
“Taller”
Filtrar las ordenes de lavado
observadas, pulsando el icono
de filtro de información
Pulsar la opción “Aceptar”
para registrar el lavado
Indicar la cantidad consumida
y el costo del repuesto antes
seleccionado, en la sección
“actualizada” de la pantalla
Tipo de Repuesto :
- Aceite de motor.
Repetir el paso de adición
de repuestos como insumos
de este tipo se hayan
consumido
- Filtro de aceite.
lavado y engrase efectuado
- Valvulina
Seleccionar el repuesto
usado pulsando el icono de
la base de datos que esta a
la derecha de la casilla así
identificada
<<Objeto >>
Registro en sistema de
lavados , engrases y cambios
de filtro efectuados por unidad
- Desengrasante
(*) Las horas hombre se definen : 0.5 para vehículos y 0 .8 para buses, cavas y camiones. En cuanto al costo, se tienen valores en la base de datos asociado a la hora hombre.
RESPONSABLE
ACCION
1. Entrega a SATULA, el formato “Control de
Lavado y Engrase – Cambio de filtro de
aceite”.
DE LA ULA (SATULA)
3. Selecciona el submenú “Taller”.
4. Pulsa la opción de “Lavado”.
5. Determina los lavados más recientes en la
pantalla de ordenes de lavado que
aparecen, dando registros desde el año
1999 a la fecha.
6. Filtra las órdenes de lavado observadas,
pulsando el icono de “filtro de información”.
7. Selecciona la unidad correspondiente en la
pantalla de filtrado, en la casilla así
identificada, para que muestre las ordenes
de lavado definidas desde el 99 de la
unidad.
8. Pulsa el icono de órdenes de lavado
nuevas (parecida a una carpeta vacía).
9. Registra en la pantalla que aparece, la
fecha de entrada (igual a la de la salida), la
dependencia (que activa automáticamente
el solicitante registrado por defecto), las
horas hombre y el costo respectivo,
tomando en cuenta que las horas hombre
se definen en 0.5 para vehículos y 0.8 para
autobuses, cavas y camiones. En cuanto al
costo se tienen valores en base de datos
asociados a la hora hombre.
10. Pulsa la opción “Aceptar” para registrar el
lavado.
11. Pulsa la pestaña “Definición de Recursos”
de la pantalla órdenes definidas para
asignar los recursos consumidos en la
labor.
12. Pulsa el icono “Nuevo Recurso” (parecido a
una carpeta vacía).
13. Selecciona el repuesto usado, pulsando el
icono de la base de datos que esta a la
derecha de la casilla así identificada: Aceite
de motor, filtro de aceite, valvulina,
desengrasante.
14. Indica la cantidad consumida y el costo de
repuesto antes seleccionado, en la sección
“Actualizada” de la pantalla.
15. Repite el paso de adición de repuestos
como insumos de este tipo se hayan
consumido.
16. Pulsa la opción “Aceptar” a manera de
registrar el lavado y engrase efectuado.
Procedimiento PA-1.6.: Control de egresos y gastos del Dpto. de Transporte
PROCEDIM IENTO
PA-1.6.
“CONTROL DE EGRESOS Y GASTOS DEL
DEPARTAM ENTO DE TRANSPORTE”
AS ISTENTE
ADMINISTRATIVO
DEL DPTO. DE
TRANSPO RTE
Procedimiento No. PA-1.6. Control de egresos y gastos del Departamento de Transporte.
PE RSONAL DE LA UNIDAD DE AP OYO SIS TEMA
AUTOMATI ZADO DE TRANSP ORTE (SATULA)
DEL DEP ARTAME NTO DE TRANS PORTE DE LA
ULA
<<información>>
Factura emitida por proveedor de
repuestos , materiales e insumos o de
contratación de servicios con sello de
recibido del Dpto . de Transporte
Causa:
principal
“Administración”
Pulsar la opción de “Egresos”
facturas más recientes en la
pantalla de egresos que
aparece, dando registros
Pulsar el icono de Nuevo
Egreso (similar a una carpeta
vacía) para registrar la nueva
factura
Indicar en la pantalla que
aparece “Egreso del
Presupuesto - Nuevo”, la
causa, número de factura (*),
monto y fecha
Registrar el Nombre del
proveedor registrado en la
ULA que activa el código
correspondiente
egreso correspondiente
- Almacén Stock
- Trabajos en otro taller (TOT)
- Repuestos de unidad X
- Remozamiento TOT
- Baterias de Unidad X
- Gasolina (global)
- Cauchos de unidad X
- Gasoil (Global)
(*) Si se indica un número de factura existente en sistema, se rechaza el registro (dando comentario de Nro . Factura ya existente)
- Seguro TOT
<<Objeto >>
de adquisición de repuestos ,
materiales e insumos /
Contratación de servicios
Procedimiento PA-1.6.: Control de egresos y gastos del Dpto. de Transporte
RESPONSABLE
ACCION
AIATENTE ADMINISTRATIVO DEL DPTO.
DE TRANSPORTE
1. Entrega la factura emitida por el proveedor de
repuestos, materiales e insumos o de la
contratación de servicios con sello de recibido
ISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE
DE LA ULA (SATULA)
3. Selecciona el submenú “Administración”.
4. Pulsa la opción de “Egresos”.
5. Determina los registros de facturas más
recientes en la pantalla de egresos que
aparece, dando registros desde el año 1999 a
la fecha.
6. Pulsa el icono “Nuevo Egreso” (similar a una
carpeta vacía), para registrar la nueva factura.
7. Indica en la pantalla que aparece “Egresos del
presupuesto – Nuevo”, la causa, número de la
factura (tomando en cuenta que si se registra
un número de factura ya existente en el
sistema, se rechaza el registro – dando
comentario del número de factura existente-),
monto y fecha. Se puede seleccionar en la
casilla de causa, los tipos que se detallan:
8. Almacén stock.
9. Repuesto de unidad X.
10. Batería de unidad X.
11. Cauchos de unidad X.
12. Trabajos en otro taller (TOT).
13. Remozamiento TOT.
14. Gasolina (Global).
15. Gasoil (Global).
16. Seguro TOT.
17. Registra el nombre del proveedor registrado en
la ULA que automáticamente activa el código
correspondiente.
18. Pulsa la opción “Aceptar” a manera de registrar
el egreso correspondiente.
Procedimiento PA-1.7.: Emisión de reportes en general.
PROCEDIM IENTO
PA-1.7.
“EM ISIÓN DE REPORTES EN GENERAL ”
PERSO NAL DE LA UNIDAD DE APOY O S ISTEMA AUTO MATIZADO DE
TRANSP ORTE (SATULA) DEL DE PARTAMENTO DE TRANSPO RTE DE LA
ULA
DIRE CTOR DE
S ERVICIOS
GENE RALES /
COORDINADO R O
JEFE DEL DPTO.
DE TRANS PORTE
Procedimiento No. PA-1.7. Emisión de reportes en general.
<<información>>
Requerimiento de la emisión de un
reporte de información particular
principal
“Reportes”
Indicar en la pantala que
aparece “Impresión de
Información” el registro
adicional que se requiere
acompañe el título del reporte
Seleccionar el período de
tiempo de interés
Indicar el año, trimestres,
semana o día específico
requerido tal como lo solicita la
pantalla
Pulsar la opción de interés:
Supervisor, Almacén, Taller
Mecánico y General
Pulsar la opción interna de la
opción anteriormente
seleccionada
Manual
Indicar la fecha de inicio y de
finalización del período de
información requerida
Señalar la unidad o la
dependencia según la
información de interés
Anual, trimestral,
semanal, diaria
Pulsar el icono de Impresión
para generar el reporte
requerida en el reporte impreso
<<Objeto >>
Reporte escrito de
información particular
Segundos mientras se
imprime información
Opciones de Reportes:
- Supervisor:
- Relación de combustible por unidad
- Relación de combustible por Dependencia
- Relación de combustible dependencia global
- Relación de combustible contratado
- Relación de combustible dependencia propia
- Resumen global de lubricantes
- Almacén:
- Entrada de Repuestos
- Estada de líneas (tipos de repuestos)
- Salida de repuestos por dependencias
- Salida de repuestos por unidad - Salida general de repuestos
- Salida general de líneas de repuestos
- Salida general de repuestos por dependencias
- Monto totales por dependencias
- Taller Mecánico:- Frecuencia de Salida de unidades- Relación de fallas por unidad
- Fallas más comunes
- General:
- Movimiento de Unidades
DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES /
1. Emite el requerimiento de la emisión de un
reporte de información particular.
DE LA ULA (SATULA)
2. Accesa al sistema SATULA activando la
3. Selecciona el submenú “Reportes”.
4. Pulsa la opción de interés: Supervisor,
Almacén, Taller Mecánico y General).
5. Pulsa la opción interna de la anterior
seleccionada:
Supervisor:
- Relación de combustible por unidad.
- Relación de combustible por
dependencia.
- Relación de combustible dependencia
global.
- Relación de combustible contratado.
- Relación de combustible dependencia
propia.
- Resumen global de lubricantes.
Almacén:
- Entrada de repuestos.
- Entrada
de
líneas
(tipos
de
repuestos).
- Salida
de
repuestos
por
dependencias.
- Salida de repuestos por unidad.
- Salida general de repuestos.
- Salida
general
de
líneas
de
repuestos.
- Salida general de repuestos por
dependencia.
- Monto totales por dependencias.
Taller Mecánico:
- Frecuencia de salida de unidades.
- Relación de fallas por unidad.
- Fallas más comunes.
General:
- Movimiento de unidades.
6. Indica en la pantalla que aparece “Impresión
de Información”, el registro adicional que se
requiere acompañe el título del reporte.
7. Selecciona el período de tiempo de interés.
7.1. Si el período comprende fechas
particulares.
7.1.1. Indica la fecha de inicio y de
finalización del período de información
requerida.
7.2. Si la información se requiere en un año,
semestre, trimestre, semana o día particular.
7.2.1. Indica el año, trimestre, semana o
día específico requerido, tal como lo
solicita la pantalla.
8. Señala la unidad o la dependencia según la
información de interés.
9. Pulsa el icono de impresión para generar el
reporte.
10. Espera segundos mientras se imprime la
información.
11. Dispone de la información requerida en el
reporte impreso.
Proceso de Apoyo 1.: Sistematización de la Información
Procedimiento PA-1.8.: Mantenimiento del Software y Hardware de SATULA
PROCEDIM IENTO
PA-1.8.
“M ANTENIM IENTO DEL SOFTWARE Y
HARDWARE DEL SISTEM A SATULA ”
ADMINIS TRACIÓN
DE LA DI RE CCI ÓN
DE SE RV ICIOS
GE NE RALE S
COORDINADOR DE LA UNIDAD DE AP OYO SIS TEMA AUTOMATIZADO DE TRANS PORTE (SATULA) DEL
DEP ARTAMENTO DE TRANSPORTE DE LA ULA
Procedimiento No. PA-1.8. Mantenimiento del Software y Hardware de SATULA.
<<información >>
Requerimiento periódico de
mantenimiento del software y del
hardware que sustenta el sistema
SATULA
Definir el tipo de
mantenimiento a realizar
sobre el sistema : Software o
Hardware
Software (**)
Hardware (*)
Realizar listado de equipos
de computación (incluyendo
servidor ) con características
detalladas de las mismas
Solicitar presupuestos a entes
externos especializados para
que efectúen el trabajo de
mantenimiento de los equipos
Mantener la información
de las bases de datos
actualizada mediante nuevos
registros, la modificación,
renovación y desincorporación
de las mismas
Buscar presupuestos
emitidos por entes externos
consultados
Efectuar la depuración de la
información manejada por el
sistema ingresando a la opción
“Básicos” del sistema
“Taller”
Seleccionar el presupuesto
que ofrezca un servicio
completo y al mismo tiempo un
precio accesible y
correspondiente con el trabajo
solicitado
Apagar los terminales del
sistema dejando encendido el
servidor
Pulsar la opción de
“Mantenimiento del Sistema”
Observar detalles de
resultados en pantalla, en
cuanto errores , autoregeneración , datos negativos
y espacios en blanco
20 min
Elaborar oficio de solicitud
de mantenimiento del
hardware por ente externa
especializada
Revisar que la empresa y el
costo del mantenimiento del
hardware estén claramente
definidos
Colocar en el oficio de solicitud
la firma y el sello de SATULA
Generales la solicitud por
aprobación y el presupuesto
seleccionado
Consignar al ente externo
el presupuesto aprobado por
Generales indicando la fecha
exacta que debe efectuarse el
trabajo
Supervisar el trabajo de
mantenimiento realizado
durante el período establecido
por el ente externo contratado
Buscar la firma del Director de
Servicios Generales para
aprobación, colocando sobre
esta el sello de la dependencia
Enviar la solicitud aprobada a
SATULA
Encender los equipos
terminales para continuar
labores propias del sistema
Disponer de equipos de
computación mantenidos
<<información >>
Software sin errores y libre de
virus
<<objeto >>
Hardware limpio , debidamente
conectado y sustentable
Bases de datos del sistema:
- Personal: Ingreso a la ULA , ingreso al Dpto., salario, responsabilidad, área trabajo , turno , procedencia, cargo nominal, cargo funcional, cursos, fecha último curso y permisos desde el ingreso.
- Áreas: Administración, Taller Mecánico, Lavado y engrase, almacén, transporte , SATULA y correos .
- Turnos : A → 6:00 a.m. – 1:00 p.m. B → 1:00 – 8:00 p.m.
- Inventario: Código , nombre del artículo, cantidad, precio, línea del artículo.
- Líneas: Diferentes tipos de bienes en el inventario.
- Proveedores : De repuestos y servicios→ Código secuencial, número de registro en la ULA , dirección fiscal, teléfono, fax, RIF, NIT, ciudad y país.
- Unidades: De la flota de la ULA.
- Dependencias: Áreas de trabajo de la universidad que tienen relaciones con el Dpto.
– Fallas: Tipos de fallas reportadas en el taller mecánico.
RESPONSABLE
ACCION
COORDINADOR DE LA UNIDAD DE APOYO
DE LA ULA (SATULA)
8. Emite el requerimiento periódico de
mantenimiento del software y del hardware
que sustenta al sistema SATULA
9. Define el tipo de mantenimiento a realizar
sobre el sistema: Software y Hardware.
2.1. Se debe mantener el hardware
(semestralmente).
2.1.1. Realiza el listado de los equipos
de computación (incluyendo el servidor)
con las características detalladas de la
misma.
2.1.2. Solicita presupuestos a entes
externos especializados para que
efectúen el trabajo de mantenimiento de
los equipos.
2.1.3. Busca presupuestos emitidos por
entes externos consultados.
2.1.4. Selecciona el presupuesto que
ofrece un servicio completo y al mismo
tiempo
un
precio
accesible
y
correspondiente
con
el
trabajo
solicitado.
2.1.5. Elabora el oficio de solicitud de
mantenimiento del Hardware por ente
externo especializado.
2.1.6. Coloca en el oficio de solicitud la
firma y el sello de SATULA.
2.1.7. Envía a la Administración de la
Dirección de Servicios Generales, la
solicitud
para
aprobación
y
el
presupuesto seleccionado.
SERVICIOS GENERALES
2.1.8. Revisa que la empresa y el costo
del mantenimiento del costo del
Hardware estén claramente definidos.
2.1.9. Busca la firma del Director de
Servicios Generales para aprobación,
colocando sobre esta el sello de la
Dependencia.
2.1.10. Envía la solicitud aprobada a
SATULA
COORDINADOR DE LA UNIDAD DE APOYO
DE LA ULA (SATULA)
2.1.11. Consigna al ente externo el
presupuesto aprobado por la Dirección
de Servicios Generales, indicando la
fecha exacta en que debe efectuarse el
trabajo (al final del mes de Julio o al
inicio del mes del Enero).
2.1.12. Supervisa el trabajo de
mantenimiento realizado durante el
período por el ente externo contratado.
2.1.13. Dispone de equipos de
computación mantenidos.
2.2. Se determina que debe realizarse
mantenimiento al Software (trimestralmente).
2.2.1. Mantiene la información de las
bases de datos actualizadas, mediante
nuevos
registros,
modificaciones,
renovaciones y desincorporaciones de
las mismas. Estas bases de datos son:
Personal: Ingreso a la ULA, ingreso
al Dpto. de Transporte, Salario,
responsabilidad, área de trabajo,
turno, procedencia, cargo nominal,
cargo funcional, cursos, fecha del
{ultimo curso y permiso desde el
ingreso.
Áreas: Administración sectorial,
Taller Mecánico, Lavado y Engrase,
Almacén, Transporte, SATULA y
Correos.
Turnos: A (6:00 a.m. a 1:00 p.m.)
B (1:00 p.m. a 8:00 p.m.)
Inventario: Código, nombre del
artículo, cantidad, precio y línea del
artículo.
Líneas: Diferentes tipos de bienes
en el inventario.
Proveedores: De repuestos y
servicios,
código
secuencial,
número de registro en la ULA,
Dirección fiscal, Teléfonos, FAX,
RIF, NIT, Ciudad y País.
Unidades: De la flota de la ULA.
Dependencias: Áreas de trabajo de
la universidad que tienen relaciones
con el departamento.
Fallas: Tipos de fallas reportadas en
el taller mecánico.
2.2.2. Efectúa la depuración de la
información manejada por el sistema
ingresando a la opción “Básicos”, del
sistema.
2.2.3. Selecciona el submenú “Taller”.
2.2.4.
Pulsa
la
opción
de
“Mantenimiento del Sistema”.
2.2.5. Apaga los terminales del sistema,
dejando encendido únicamente el
servidor.
2.2.6. Espera 20 minutos para que el
sistema se auto-calibre y auto-limpie.
2.2.7. Observa detalle de resultados en
pantalla, en cuanto a errores, autoregeneración,
datos
negativos
y
espacios en blanco.
2.2.8. Enciende los terminales para
continuar las labores propias del
sistema.
Proceso de Apoyo PA-2.: Administración directa de vehículos y transporte
ADM INISTRACIÓN DE DIRECTA DE
VEHÍCULOS Y TRANSPORTE
13.1. Información General del Proceso de Apoyo de Administración de
vehículos y transporte.
OBJETIVO
Determinar los requisitos que deben cumplir las unidades de
la flota de la ULA a registrarse en el Instituto Nacional de
Tránsito y Transporte Terrestre, así como para asegurarse
bajo la modalidad de RCV o de cobertura flota, o cuando se
va a desincorporar una unidad fuera de servicio. Igualmente,
establecer los pasos a seguir para manejar el caso de una
unidad de la flota de la ULA cuando sufre un siniestro.
CLIENTES
INICIALES
Generales
o Instituto Nacional de tránsito y transporte terrestre
(INTTT) – Oficina Mérida
o Personal de OFISEULA (Oficina de Seguros de la
ULA)
o Consejo Universitario de la ULA
FINALES
Generales
(INTTT) – Oficina Mérida
ULA)
o Consejo Universitario de la ULA
INTERNAS
o Unidad de Apoyo SATULA
ULA)
EXTERNAS
– Oficina Mérida
ENTRADAS
-
Unidad de la flota de la ULA adscrita a Dependencia
Universitaria o Notificación del cambio de
características.
Requerimiento de aseguramiento de la flota de la
ULA o de la exclusión de una de las mismas.
Reporte de unidad de la flota de la ULA siniestrada.
Solicitud de desincorporación de unidad de la flota
adscrita a una dependencia universitaria.
SALIDAS
-
Unidad de la flota matriculada en el sistema del
INTTT.
Certificados de pólizas de seguros de cada unidad
de la flota de la ULA archivadas.
Oficio de exclusión de unidad de la flota de la ULA
archivadas.
Certificado de pólizas de seguro de unidades nuevas
o reubicadas de la flota de la ULA archivadas.
Vehículo reparado posterior a un siniestro.
Unidad de la flota desincorporada y subastada a
terceros ajeros a la ULA.
Unidad de la flota reubicada en otra dependencia
universitaria.
Piezas de la unidad valoradas dispuestas en el
almacén del Dpto. de Transporte para uso en otras
unidades.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando
el
Coordinador
del
Sistema
Automatizado de Transporte (SATULA) del
Dpto. de Transporte, verifica si se dispone de
la documentación comprobatoria de propiedad
de la ULA en los archivos de la unidad.
SE TERMINA
Cuando el Cuando el Analista de Organización
y Sistemas de SATULA, hace entrega formal
de la unidad y de la documentación
previamente firmada por las partes al nuevo
propietario de la misma.
de Venezuela (1999)
. Normas COVENIN
Obrero (28/03/90).
(07/09/2004)
(13/05/1998)
(12/03/1987)
ULA
FORMULARIOS
Ninguno.
RECURSOS
HUMANOS
o
Secretaría de la Dirección de Servicios
Generales
o Personal de la Oficina de Seguros de la ULA
(OFISEULA).
solicitante
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
dependencias
que
13.2. Diagrama del Proceso de Apoyo de Administración directa de
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de apoyo de
Administración directa de vehículos y Transporte (Fig. 18):
DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO “ADMINISTRACIÓN DIRECTA DE VEHÍCULOS Y
TRANSPORTE”
<<reglas>>
(1999)
- Ley de Tránsito y Terrestre y su reglamento
Departamento
regula
<<actor>>
Administrador de Tecnología
de Información y
Comunicaciones
controla
<<fin>>
Brindar apoyo técnicoadministrativo a OFISEULA y al
Dpto. de Transporte en el manejo
de las unidades operativas y
fuera de servicio de la ULA
cumple
<<producto>>
Departamento de
Transporte /
Dependencias
Universitarias
<<objeto negocio>>
. Solicitud de:
- Matriculación de una unidad de la flota de la
ULA.
- Aseguramiento de unidad de la flota de la ULA
- Tratamiento de unidad siniestrada
- Desincorporación de unidad de flota de la ULA
requiere
<<información>>
. Reporte de adquisición de unidades
. Expedientes de unidades de flota de la ULA
. Copia de contrato de seguro de bienes inmuebles ULA
<<producto>>
Informes técnicos de estados
Operativos de equipos y
sistemas
Generales /
Dependencias
Universitarias
Consulta
Apoya
Ejecuta
<<actor>>
Asistentes de apoyo en
informática y analista de
organización y sistema
WEB´s DE LA ULA:
SISTEMAS ULA:
Unidades:
Matriculadas en el INTTT
Aseguradas ante empresa tercera
Unidades siniestradas
en proceso de reparación
Desincorporadas o reubicadas
< < proceso> >
PA-2
ADMINISTRACIÓN
DIRECTA DE
VEHÍCULOS Y
TRANSPORTE
<<información>>
. WEB´s: RedULA
<<actor>>
Fig. 18. Diagrama del Proceso de Apoyo “Administración directa de vehículos y
transporte”.
13.3. Índice del Proceso de Apoyo de Administración directa de
El proceso de apoyo de Administración directa de Vehículos y Transporte define los siguientes
procedimientos:
PA-2.1. Matriculación de unidades de la flota de la ULA.
PA-2.2. Aseguramiento y exclusión de las unidades de la flota de la ULA.
PA-2.3. Tratamiento de unidades siniestradas.
PA-2.4. Desincorporación de unidades de flota de la ULA.
Proceso de Apoyo 2: Administración directa de unidades de la flota de la ULA
Procedimiento PA-2.1.: Matriculación de unidades de flota de la ULA
PROCEDIM IENTO
PA-2.1.
“M ATRICULACIÓN DE UNIDADES DE
FLOTA DE LA ULA”
DEPE NDENCIA
UNI VERSI TARIA
Procedimiento No. PA-2.1.: Matriculación de unidades de la flota de la ULA.
<<información >>
Unidad de la flota de la ULA adscrita a
Dependencia Universitaria o
Notificación de cambio de
características unidad de flota
Inicio
No hay documento
comprobatorio y
desconoce
Solicitar en INTTT la revisión
proveedor
Verificar si se dispone
documentación
comprobatoria de propiedad
de la ULA en los archivos de
la unidad
No aparece
en sistema de la unidad con
los datos del vehículo
Solicitar al INTTT Mérida el
Registro Original de la unidad
de interés
1-2 meses
Llegada de documento a
INTTT Mérida
Si tiene
CO ORDI NADOR DEL S ISTE MA AUTOMATIZADO DE TRANSP ORTE (SATULA) DEL DPTO. DE TRANS PORTE
Disponer de documentación
solicitada para completar
expediente de la unidad
Verificar la matriculación
de la unidad por cambio de
características o por
incorporación a la flota de la
ULA
Verificar si se tiene el
Certificado Original de la
unidad
No tiene
Buscar en INTTT Mérida
carta duplicado de título
Ejecutar el procedimiento de se
aseguramiento de la unidad de
la flota según el caso
Solicitar el Título de Propiedad
con el duplicado del Título, RIF
de la ULA y copia del seguro
Elaborar oficio de reporte de
cambio de características de
la unidad de la flota
Buscar firmas de ViceRector Administrativo,
Autoridad Máxima de la
Dependencia a la que esta
adscrita la unidad, del Director
Definir caso de matriculación
según el cambio de
característica realizado sobre
la unidad
Cambio de
características
de la unidad
Unidad inscrita
en la flota
de la ULA
Cambio de
características
De 2da.
mano
Verificar la adquisición de la
unidad inscrita en la flota de
la ULA y adscrita a
De
concesionario
Verificar si tiene Copia de
Título de Propiedad o Carnet
de Circulación o documento de
propiedad tipo M3 o algún
documento comprobatorio
Si tiene
Disponer de factura legal
de trabajos de cambios de
características de la unidad, el
Título de Propiedad y el RIF
de la ULA
Tiene M3
Colocar dentro de carpeta
el Documento de venta
notariado y el certificado
original de propiedad de la
unidad
Pérdida
de placas Disponer de la denuncia en el
CICPC de las placas
pérdidas, el Título de
Propiedad y el RIF de la ULA
Solicitar vía telefónica o
personalmente en Oficina de
INTTT Mérida información
sobre arancel a pagar según
caso de matriculación y lo del
sobre de SETRA
Solicitar al INTTT la
asignación de placas de de
cuatro letras y dos números
Placas año 2002
en adelante Solicitar a INTTT Mérida el
(vigente)
documento de traspaso de
Verificar las placas asignadas
a la unidad
la unidad a nombre de la
ULA
Placas
anteriores
a año 2002
Solicitar al INTTT la
asignación de placas de de
cuatro letras y dos números y
documento de traspaso de la
unidad a nombre de la ULA
Verificar si tiene la factura
de adquisición de la unidad
Tiene Copia del
Título o carnet de
circulación
No tiene
Verificar si tiene la factura
de adquisición de la unidad
Registro Original con cambio
de características de la unidad
Verificar si tiene la factura de
adquisición de la unidad
Si tiene
Buscar en el concesionario el
documento certificado de venta
Registro Original con el M3 y el
Depositar en entidad bancaria
indicada por el INTTT el monto
total correspondiente para
adquirir el sobre SETRA -INTTT
y solicitar la matriculación
Someter en el INTTT la
revisión de la documentación
para realizar cualquier ajuste
necesario para la matriculación
Colocar dentro el sobre del
SETRA previamente registrado
con datos de la unidad, la
documentación comprobatoria
dispuesta de la misma,el RCV y
el RIF de la ULA
Solicitar la matriculación en el
INTTT entregando el sobre
SETRA y el depósito bancario
No tiene
Si tiene
Buscar en el concesionario la
Copia certificada de Registro
Original con sellos Húmedos
Solicitar en el INTTT el
Registro Original Rezagado
con el M3 y la factura de venta
Si tiene
1-2 Meses
Llegada de matricula
No tiene
Solicitar al INTTT el Registro
Original del Vehículo con el
Certificado Original y la factura
o el documento certificado de
venta
Registro Original con la copia
certificada del registro con
sellos húmedos y la factura
Solicitar al INTTT el Registro
Original con el documento
certificado de venta, la copia
del título o carnet de
circulación
Archivar en carpeta expediente
de la unidad la documentación
original de la misma y la
matricula recién adquirida
<<Objeto >>
Unidad de la flota
matriculada en el sistema
del INTTT
RESPONSABLE
ACCION
1. Reporta una unidad de la flota de la ULA adscrita a
la misma o notifica el cambio de características.
COORDINADOR DEL SISTEMA AUTOMATIZADO
DE TRANSPORTE DE LA ULA (SATULA)
2. Verifica si se dispone de los documentos
comprobatorios de propiedad de la ULA en los
archivos de la unidad de apoyo.
2.1.
No
se
tienen
documentos
comprobatorios y se desconoce el proveedor.
2.1.1. Solicita en el INTTT – Mérida, la
revisión en sistema de la unidad con los
datos de la misma.
A. En el INTTT-Mérida notifican que la
unidad no aparece en sistema.
- Solicita al instituto el registro original de
la unidad de interés.
B. Aparece la unidad en el sistema.
- Busca en el INTTT-Mérida la carta
duplicado del título original de la unidad
particular.
- Ejecuta el procedimiento PA-2.2. de
Aseguramiento de la unidad dela flota
según el caso.
- Solicita el Título de propiedad con el
duplicado del Título, RIF de la ULA y
copia de la póliza del seguro.
2.2.
Se dispone de documentos en el
expediente.
2.2.1. Verifica la matriculación de la
unidad por cambio de características o
por incorporación a la flota de la ULA.
A. Se requiere la matriculación por
cambio de características en la unidad.
- Elabora oficio de reporte de cambio de
características de la unidad de la flota
(motor, color de la unidad, entre otros).
- Busca la firma del Vice-Rector
Administrativo, Autoridad máxima de la
Dependencia a la que esta adscrita a la
unidad y la del Director de Servicios
Generales.
- Define el caso de matriculación según el
cambio de características realizado sobre
la unidad.
Si atiende a los cambios de
características del vehículo:
- Dispone de la factura legal
de los trabajos de cambios
de características de la
unidad, el título de propiedad
y el título de la ULA.
- Solicita al INTTT-Mérida el
registro original con los
cambios de características
de la unidad.
Si el caso de matriculación
reporta pérdida de las placas.
- Dispone de la denuncia en el
CICPC
de
las
placas
perdidas,
el
título
de
propiedad y el RIF de la
ULA.
- Solicita
al
instituto
la
asignación de placas de
cuatro letras y dos números.
B. Si corresponde al caso de una
unidad inscrita en la flota de la ULA.
- Verifica la adquisición de la unidad
inscrita en la flota de la ULA y
adscrita
a
una
Dependencia
Universitaria particular.
Si el vehículo es comprado de
2da. Mano (es usado).
- Coloca dentro de la carpeta
de la unidad, el documento
de venta notariado y el
certificado
original
de
propiedad de la unidad.
- Verifica las placas asignadas
a la unidad.
Si las placas que tiene el
vehículo son del año 2002 a
la
fecha
(numeración
vigente).
o
Solicita al INTTTMérida, el documento de
traspaso de la unidad a
nombre de la ULA.
Si las placas son de
numeración anterior al año
2002.
o
Solicita al INTTTMérida, la asignación de
placas de cuatro letras y
dos
números,
y
documento de traspaso
de la unidad a nombre
de la ULA.
Si la unidad es adquirida en un
concesionario.
- Verifica si se tiene el
certificado original de la unidad.
Si la unidad no tiene el
certificado original.
o
Verifica si tiene
copia del título de
propiedad o el carnet de
circulación o documento
de propiedad tipo M3 u
algún
documento
comprobable.
a. Tiene el documento
de propiedad tipo
M3.
a.1. Verifica si tiene la
factura de adquisición de
la unidad.
- No tiene la factura de
compra.
*
Busca
en
el
concesionario,
el
documento certificado de
venta
* Solicita al INTTTMérida el registro original
con
el
M3
y
el
venta.
- Se dispone de la
factura de adquisición.
* Solicita en el INTTTMérida,
el
Registro
original Rezagado con el
M3 y el registro de venta.
b. La unidad dispone de
la copia del titulo de
propiedad o carnet de
circulación.
b.1. Verifica si tiene la
factura de adquisición de
la unidad.
- Tiene la factura de
compra.
*
Busca
en
el
concesionario la copia
certificada del registro
original
con
sellos
húmedos.
* Solicita al INTTTMérida el registro original
con la copia certificada
de registro con sellos
h{húmedos y la factura.
- No se cuenta con la
factura de adquisición.
*
Busca
en
el
concesionario
el
venta.
* solicita al INTTTMérida,
el
Registro
Original
con
el
venta, la copia del título
o carnet de circulación.
Si por el contrario la unidad
dispone del certificado original de
venta:
o Verifica si tiene la factura
de adquisición de la unidad:
a. Si la unidad no tiene
factura de venta.
- Busca
en
el
concesionario
el
venta.
b. Si se cuenta con la factura
de venta.
Solicita al INTTT-Mérida el
registro original del Vehículo
con el certificado original y la
factura
o
documento
certificado de venta.
3. Espera de 1 a 2 meses la llegada de los
documentos a INTTT - Mérida.
4. Dispone de los documentos solicitados para
completar el expediente de la unidad.
5. Solicita vía telefónica o personalmente en oficina
INTTT – Mérida, información sobre el arancel a
pagar según de matriculación y lo correspondiente
a la compra del sobre del SETRA.
6. Deposita en entidad bancaria indicada por el
INTTT, el monto total correspondiente para adquirir
el sobre SETRA-INTTT y solicitar la matriculación.
7. Somete en el INTTT, la revisión de la
documentación para realizar cualquier ajuste
necesario para la matriculación.
8. coloca dentro del sobre de SETRA previamente
registrado con datos de la unidad, la
documentación comprobatoria dispuesta de la
misma, el RCV y el RIF de la ULA.
9. Solicita la matriculación en el INTTT, entregando el
sobre SETRA y el depósito bancario.
10. Espera de 1 a 2 meses la llegada de la matricula.
11. Archiva en carpeta el expediente de la unidad, la
documentación original de la misma y la matricula
recién adquirida.
Procedimiento PA-2.2.: Aseguramiento y exclusión de las unidades de la flota de la ULA
PROCEDIM IENTO
PA-2.2.
“ASEGURAM IENTO Y EXCLUSIÓN DE
LAS UNIDADES DE LA FLOTA DE LA
ULA”
EMPRESA
ASEGURADORA
CONTRATADA POR
LA UNIVERSIDAD DE
LOS ANDES
OFICINA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD DE
LOS ANDES (OFISEULA)
COORDINADOR DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE (SATULA) DEL DPTO. DE
TRANSPORTE
DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PA-2.2. Aseguramiento y exclusión de las unidades de la flota de la ULA.
<<información >>
Requerimiento de aseguramiento de
unidades de la flota de la ULA o de
exclusión de las mismas
Redactar oficio de
comunicación solicitando la
exclusión de una unidad
particular de la flota de la ULA
y estableciendo el motivo de
la misma
Exclusión de
unidad del seguro
Inicio
Establecer el proceso de
aseguramiento o de
exclusión de unidades de la
flota de la ULA
Enviar oficio de solicitud de
exclusión a OFISEULA
Inclusión de nuevas
unidades o reubicación
Disponer de la
de unidades de la flota
documentación de la unidad
al seguro
Aseguramiento anual
a incluirse o reubicada en la
flota de la ULA adscrita a una
de las dependencias
universitarias
Ejecutar el procedimiento No .
PA-1. 6 Emisión de Reportes en
General para generar ellistado
de unidades de la
flota de la ULA
Determinar las unidades de la
flota que estén activos,
operativos e inactivos en el
listado disponible
Elaborar oficio que establezca
a criterio las unidades de la
flota que deben ser
asegurados
Indicar en el oficio el tipo de
seguro ( RCV o cobertura total )
a criterio que debe asignarse a
cada unidad
Registrar en el oficio la firma y
sello de la unidad de apoyo
SATULA para respaldar la
información
Enviar oficio de listado de
unidades a asegurar a la
Oficina de Seguros de la ULA
(OFISEULA)
Convocar los representantes
de empresa aseguradora para
evaluar el seguro de las
unidades ( o unidad particular)
Discutir junto con
representantes de empresa
aseguradora el tipo de póliza
de unidad o listado de
unidades generado por
SATULA
Archivar en expediente de la
unidad el certificado original de
la póliza de seguro
<<Objeto >>
Certificados de pólizas de
seguros de cada unidad de
la flota la ULA archivadas
Archivar el oficio de exclusión
de la unidad particular en el
expediente de la misma
<<Objeto >>
Oficio de exclusión de
unidad de la flota de la ULA
archivadas
Solicitar a OFISEULA a
través de un oficio , la
definición de la póliza de
seguro que consideren debe
otorgársele a la unidad
Lapso de Respuesta
Realizar el proceso interno de
aseguramiento de las unidades
Emitir por duplicado los
certificados de las pólizas de
las unidades de la flota y los
recibos de pago
Definir el tipo de póliza de
seguro y la cobertura de cada
Enviar el duplicado original del
certificado de cada póliza a
SATULA
Disponer de los certificados de
las pólizas de las unidades de
la flota de la ULA
Archivar el certificado original
de cada póliza de seguro de
las unidades de la flota de la
ULA
Consignar los certificados a
OFISEULA
Comunicar a la empresa
aseguradora la exclusión una
<<Objeto >>
Certificados de pólizas de
seguros de unidades de la
flota la ULA archivadas
Disponer del oficio original
por duplicado de
exclusión de la unidad por
parte de la empresa
aseguradora y cancelación del
proceso de cobro
Enviar duplicado original de
oficio de exclusión de unidad
de la flota de la ULA a SATULA
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite el Requerimiento de aseguramiento de
la flota de la ULA o de la exclusión de una de
las mismas.
2. Establece el proceso de aseguramiento o de
exclusión de unidades de la flota de la ULA.
2.1. Si se determina que se requiere excluir
una unidad del seguro.
2.1.1.
Redacta
un
oficio
de
comunicación solicitando la exclusión de una
unidad particular de la flota de la ULA y
estableciendo el motivo de la misma.
2.1.2. Envía el oficio de solicitud de
exclusión de la unidad a la Oficina de
Seguros de la ULA (OFISEULA).
OFICINA DE SEGUROS DE LA ULA (OFISEULA)
2.1.3. Comunica a la empresa
aseguradora la exclusión de una unidad de la
flota de la ULA.
2.1.4. Espera un lapso de tiempo por la
respuesta de la empresa aseguradora.
2.1.5. Dispone del oficio original por
duplicado de exclusión de la unidad por parte
de la empresa aseguradora y cancelación del
proceso de cobro.
2.1.6. Archiva el oficio original en
carpeta de la unidad de la flota.
2.1.7. Envía el duplicado original del
oficio de exclusión de la unidad de la ULA a
SATULA.
2.1.8. Archiva el oficio de exclusión de
la unidad particular en el expediente de la
misma.
2.2. Si se requiere incluir una nueva unidad
o reubicar unidad de la flota en el seguro (en
cualquier mes del año).
2.2.1. Dispone de la documentación de
la unidad a incluirse o reubicarse en la
flota de la ULA adscrita a una de las
2.2.2. Solicita a OFISEULA a través de
un oficio, la definición de la póliza de
seguro
que
consideren
debe
otorgársele a la unidad.
2.3. Si se requiere realizar el aseguramiento
anual de la flota de la ULA.
2.3.1. Ejecuta el procedimiento No. PA1.6. de Emisión de reportes en General
para generar el listado de unidades de
la flota de la ULA.
2.3.2. Determina las unidades de la
flota que están activas, operativas e
inactivas en el listado disponible.
2.3.3. Elabora un oficio que establece a
criterio las unidades de la flota que
deben ser aseguradas.
2.3.4. Indicar en el oficio el tipo de
seguro: RCV o Cobertura Total, a
criterio que debe asignarse a cada
unidad.
2.3.5. Registra en el oficio la firma y el
sello de la unidad de apoyo SATULA
para respaldar la información.
2.3.6. Envía el oficio y listado de
unidades a asegurar a OFISEULA.
3. Convoca a los representantes de la Empresa
Aseguradora para evaluar el seguro de las
unidades (o unidad particular), de la flota de
la ULA.
4. Discute junto con los representantes de la
Empresa Aseguradora el tipo de póliza de la
unidad o el listado de unidades generado por
SATULA.
5. Define el tipo de póliza de seguro y la
cobertura de cada unidad de la flota de la
ULA.
EMPRESA ASEGURADORA CONTRATADA POR
LA ULA
6. Realiza el proceso interno de aseguramiento
de las unidades de la flota de la ULA.
7. Emite por duplicado, los certificados de las
pólizas de las unidades de la ULA y los
recibos de pago.
8. Consigna los certificados a OFISEULA.
9. Dispone de los certificados de las pólizas de
las unidades de la flota de la ULA.
10. Archiva el certificado original de cada póliza
de seguro de las unidades de la flota de la
ULA
11. Enviar el duplicado original del Certificado de
cada póliza a SATULA.
11.1. Archiva en expediente de la unidad el
certificado original de la póliza del
seguro.
Procedimiento PA-2.3.: Tratamiento de unidades siniestradas
PROCEDIM IENTO
PA-2.3.
“TRATAM IENTO DE UNIDADES
SINIESTRADAS”
CHOFER DE UNIDAD DE FLOTA DE
LA ULA O TERCERO AFECTADO
Procedimiento No. PA-2.3.: Tratamiento de unidades de la flota de la ULA
siniestradas.
<<información >>
Reporte de Unidad de Flota de la ULA
siniestrado
Acudir a la unidad de apoyo
administrativo SATULA del
Dpto . de Transporte
Retirar del estacionamiento
del Dpto . de Transporte el
vehiculo reparado y
entregado por SATULA
Reportar el siniestro ocurrido
con la unidad de la flota al
Coordinador de SATULA y
los datos respectivos
<<Objeto >>
Vehiculo reparado posterior a
un siniestro
Número de la unidad , fecha
del siniestro , lugar donde se
dio el siniestro más el
expediente de tránsito
Bus c ar en l as c arpetas
de arc hi v os de s oporte del
s i stema el res pec ti v o a la
“Tabla de Si nies tro c on póli za
de s eguro” c orres pondi ente al
mes de oc urrenc ia
Tercero
Solicitar información
correspondientes al siniestro
dependiendo de quien hace
el reporte
Número de la unidad ,
nombre , dependencia a la
que esta adscrita la unidad ,
fecha y lugar del siniestro ,
expediente de tránsito
Chofer
Indic ar el número del s i ni es tro
c orrelativ o reportado en el año
de la uni dades de l a flota de la
ULA
Abrir el sistema general de
SATULA ingresando a la
opción “Básicos” y luego a la
opción “Base de Datos”
Cerrar la tabla de siniestros
en el sistema
Indicar al tercero que solo
queda reportar a la empresa
aseguradora el siniestro
para que tramite la cobertura
correspondiente
COORDINADOR DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DEL DPTO. DE TRANSPORTE
(SATULA)
Tercero
Buscar en la opción
“Unidades” , la dependencia
a la que esta asignada
según registros la unidad
reportada
Regi s trar el número de
c ertific ado res pec ti v o s egún l a
pól iz a, nro . de la unidad,
dependenc i a c orres pondiente y
datos del c onduc tor (s i
c ompete)
Soli c itar al pers onal de la
uni dad de SATULA la toma de
fotografías a l a uni dad de l a
flota s ini es trada
Continuar el proceso interno
de registro del sinistro ,
tomando en cuenta quien
hace el reporte
PERSONAL DE LA UNIDAD DE
APOYO SATULA
ADMINISTRACIÓN
DE LA DIRECCIÓN
DE SERVICIOS
GENERALES
Revisar la planilla OTE y los
presupuestos consignados
Señalar la des c ri pc i ón
del ac c i dente indic adas por el
chofer de l a unidad o por el
ex pedi ente de tráns ito
(i nc luy endo c as o de hurto)
Indicar en la declaración del
siniestro la información
ubicada , la fecha , lugar y
hora del sinistro
Copiar el formato en blanc o de
la pl anil la de s ini es tro
“Dec l arac ión de s ini s tro de
automóv il es” dentro de la
c arpeta de l a uni dad
Indicar el número de
siniestro correlativo en el
año , nro. de la póliza con
que se asegura la flota en la
empresa aseguradora
Abrir el archivo de la
declaración para iniciar el
registro de información
Apuntar los daños sufridos
por la unidad de la flota de
la ULA reportados por el
chofer o según expediente
de tránsito
Registrar la firma del chofer
de la unidad si es el caso
Regi s trar la fi rma c omo
res pons abl e y la fec ha de
reporte del s ini es tro a SATULA
Indicar al pie de la página
del reporte la notificación a
la empresa aseguradora si
hay daños a terceros
Imprimir las fotos tomadas a
la unidad siniestrada
Regis trar en l a pl anil la
O TE el nro. Correlativ o de
s i nis tro en el año, l os datos del
v ehic ul o, des c ripc i ón de l a
reparac i ón y repues tos de
l atonería y pintura a requerir
Copiar la planilla OTE como
mínimo tres (3) veces
Enviar las copias de la OTE
a tres (3 ) proveedores
registrados en la ULA como
mínimo
Buscar la firma del
Transporte en la planilla OTE
original
Retratar l a unidad s ini es trada
des de las diferentes v is tas de
la mis ma a manera de
ev i denc i ar los daños
Cons i gnar las fotografías
tomadas al Coordinador del
s is tema
Ej ec utar el proc edimiento de
Compras de material es ,
repues tos , i ns umos , artíc ul os
de ofi c ina, de l impi ez a,
entre otros
Completar el reporte de
daños sufridos según lo
observado en las fotografías
del siniestro
Comunicar a SATULA el
otorgamiento de la Buena
Pro al proveedor
seleccionado
Enviar al chofer con la
unidad siniestrada al taller
del proveedor seleccionado
para realizar el trabajo de
reparación
Imprimir el reporte del
sinistro para posterior cierre
de archivos y del sistema
Abrir el archivo de la planilla
de “Orden de Trabajo
Externo” ubicado en la
carpeta de “Siniestros” de
soporte del sistema
Anexar las fotos del siniestro
a la planilla de declaración
del siniestro
2 -3 por presupuestos
Enviar la documentación
citada a la Administración de
Generales
Ubic ar la unidad
s i nies trada en el
es tac ionami ento del Dpto. de
Trans porte o en la z ona de
resguardo partic ul ar para
tras l adars e has ta l a mis ma
Aperturar dentro de la
carpeta citada una nueva
con el número de la unidad
siniestrada
Esperar por fotos
Bus c ar en la bas e de datos
(arc hiv o y a abierto) l os datos
l egales del v ehíc ulo: Regis tro
ori ginal del INTTT y número de
plac a
Anex ar l os presupues tos
env iados por l os prov eedores a
la planil la O TE fi rmada por el
Coordinador
Dis poner de una c ámara
fotográfic a digi tal para retratar
el v ehi cul o s i nies trado
Bus c ar c arpetas de arc hiv os
de s oporte del s is tema la
i ndic ada c on el nombre de l a
Dependenc ia Univ ers itari a
donde es ta ads c ri ta la uni dad
Con/s in la pres enc ia
del c hofer
Copiar el archivo de la
planilla de orden de trabajo
externo (OTE ) en la carpeta
de la unidad siniestrada
Tercero
Rev i sar l os pres upues tos
c ons ignados por l os
prov eedores en c uanto al
trabaj o i ndic ado
No c oi nc ide
c on s olic i tado
Coinc i de l o
s oli c itado y
propuesto
No hay
daños
oc ul tos
Contactar al taller que
somete a reparación la
unidad siniestrada para
tener conocimiento del
trabajo que se realiza
Veri fi c ar en c onv ers ac ión c on
res pons able del tall er
ex i s tenc ia de daños oc ul tos
(daño mec ánic o o piez a en la
l atonería no ev aluada )
Acudir en compañía de
Jefe de Taller y mecánico
experto al taller que hace la
reparación para
inspeccionar la unidad
Comprobar existencia de
daños ocultos mediante
revisiones y pruebas
El aborar una s egunda ( 2da.)
O TE por daños oc ultos
Bus c ar aprobac i ón del
Coordi nador del Dpto . y de la
Direc ci ón de Serv i c ios
G enerales c on pres upues to del
Tall er donde ll ev an a cabo la
reparac ión
Ejecutar el procedimiento de
Inspecciones de unidades
siniestradas posteriormente
remozadas
Completar tabla de s i nies tros
en el año regis trando el monto
i ndic ado en la fac tura
Emitir el pago del trabajo
real iz ado s i el s i nies tro no
i mpl ic o daños a terc eros
Arc hi v ar l a doc umentac ión
generada en el proc es o de
reparac i ón de la uni dad en la
c arpeta de Póli z a de
s i nies tral idad por año
Indi c ar a proveedores
c ons ignar nuev o pres upues to
c on c orrec c iones
Tiempo requerido
para reparac ión
Recibir del proveedor la
unidad reparada en el
estacionamiento del Dpto .
de Transporte junto con la
factura del trabajo
Ex is tenc ia de
daños oc ul tos
Entregar presupuesto
aprobado de daños ocultos
para continuar la reparación
de los mismos
Notific ar a la dependenc ia a l a
c ual la unidad reparada es ta
ads c rita para s u reti ro
Entregar al c hofer de l a unidad
el v ehic ulo reparado
RESPONSABLE
ACCION
CHOFER DE LA UNIDAD DE LA FLOTA DE LA
ULA O TERCERO AFECTADO.
1. Notifica el reporte de una unidad de la flota
de la ULA siniestrada.
2. Acude a la unidad de apoyo administrativo
SATULA del Dpto. de Transporte.
3. Reporta el siniestro ocurrido con la unidad de
la flota al Coordinador de SATULA e indica
los datos respectivos.
4. Busca en las carpetas de archivos de soporte
del sistema SATULA, el respectivo a la Tabla
de Siniestros con póliza de seguro
correspondiente al mes de ocurrencia.
5. Solicita información correspondiente al
siniestro dependiendo de quien hace el
reporte.
5.1. La notificación la realiza un tercero
afectado.
5.1.1. Indica el número de la unidad,
fecha del siniestro, lugar se dio el
siniestro más el expediente emitido por
tránsito.
5.2. El siniestro lo reporta el chofer de la
unidad.
5.2.1. Indica el número de la unidad,
nombre, dependencia a la que esta
adscrita la unidad fecha y lugar del
siniestro y el expediente de tránsito.
6. Indica el número del siniestro correlativo
reportado en el año de la unidad de la flota
de la ULA.
7. Cierra la tabla de siniestros en el sistema.
8. Abre el sistema general de SATULA,
ingresando a la opción “Básicos” y luego a la
opción “Base de Datos”.
9. Busca en la opción “Unidades”, la
dependencia a la que esta asignada según
registros, la unidad reportada.
10. Continua el proceso interno del registro del
siniestro tomando en cuenta quien hace el
reporte.
10.1. Si el reporte lo formula un tercero.
10.1.1. Indica al tercero que solo queda
reportar a la empresa aseguradora el
siniestro para que tramite la cobertura
correspondiente.
10.2. Si el reporte se hace con o sin la
presencia del chofer.
10.2.1. Busca la carpeta de archivos de
soporte del sistema, la indicada con el
nombre de la Dependencia Universitaria
donde esta adscrita la unidad.
10.2.2. apertura dentro de la carpeta
citada una nueva con el número de la
unidad siniestrada.
10.2.3. Copia el formato en blanco de la
planilla de siniestro “Declaración de
siniestro de automóviles” dentro de la
carpeta de la unidad.
10.2.4. Abre el archivo de la declaración
para iniciar el registro de la información.
10.2.5. Indica el número de siniestro
correlativo en el año, el número de la
póliza con la que se asegura la flota en
la empresa aseguradora.
10.2.6. Registra el número de
certificado respectivo según la póliza,
número de la unidad, dependencia
correspondiente y datos del conductor
(si compete).
10.2.7.
10.2.8. Solicita a personal de la unidad
de SATULA la toma de fotografías a la
unidad de la flota siniestrada.
PERSONAL DE LA UNIDAD DE APOYO SATULA
10.2.8.1. Dispone de una cámara
fotográfica digital para retratar el
vehículo siniestrado.
10.2.8.2. Ubica la unidad siniestrada
en el estacionamiento del Dpto. de
Transporte o en la zona de
resguardo
particular,
para
trasladarse hasta la misma
10.2.8.3.
Retrata
la
unidad
ministrada desde las diferentes
vistas de la misma, a manera de
evidenciar los daños.
10.2.8.4. Consigna las fotografías
tomadas
al
Coordinador
del
Sistema.
10.2.9. Busca el memorando interno
resultado de los pasos 1-7 del
procedimiento
No.
1.3.2.4.
de
Inspección de unidades siniestradas
posteriormente remozadas y reparadas.
10.2.10. Completa el reporte de daños
sufridos según lo observado en las
fotografías del siniestros.
10.2.11. Imprime le reporte del siniestro
para posterior cierre de archivos y del
sistema.
10.2.12. Registra la firma del chofer de
la unidad (si es el caso).
10.2.13. Registra la firma como
responsable y la fecha de reporte del
siniestro a SATULA.
10.2.14. Indica al pie de la página del
reporte la notificación a la empresa
aseguradora si hay daños a terceros.
10.2.15. Anexa las fotos del siniestro a
la planilla de la declaración del
siniestro, previamente impresas.
10.2.16. Abre el archivo de la planilla de
orden de trabajo externo, ubicado en
las carpetas de “Siniestros” de soporte
del sistema.
10.2.17. Copia el archivo de la planilla
de orden de trabajo externo (OTE) en la
carpeta de la unidad ministrada.
10.2.18. Registra en la planilla OTE el
número correlativo de siniestro en el
año, los datos del vehículo, la
descripción de la reparación y
repuestos de latonería y pintura a
requerir.
10.2.19. Copia la planilla OTE como
mínimo tres (3) veces.
10.2.20. Envía las copia de la OTE a
tres (3) proveedores registrados en la
ULA como mínimo.
10.2.21. Busca la firma del Coordinador
del Departamento de Transporte en la
planilla OTE original.
10.2.22. Espera de 2 a 3 días por
presupuestos.
10.2.23. Revisa los presupuestos
consignados por los proveedores en
cuanto al trabajo indicado.
10.2.23.1. Lo relacionado por el
proveedor no coincide con lo
solicitado.
10.2.23.1.1. Indica a
proveedores consignar
nuevos
presupuestos
con correcciones.
10.2.23.2. Coincide lo solicitado
y lo propuesto.
10.2.24. Anexa los presupuestos
enviados por los proveedores a la
planilla
OTe
firmados
por
el
Coordinador.
10.2.25. Envía la documentación citada
a la Administración de la Dirección de
ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
10.2.26. Revisa la planilla OTE y los
presupuestos consignados.
10.2.27. Ejecuta el procedimiento PA6.1. de Compra de Bienes y
Contratación de Servicios.
10.2.28. Comunica a SATULA el
otorgamiento de la “Buena Pro” a l
proveedor seleccionado.
10.2.29. Envía al chofer con la unidad
siniestrada al taller del proveedor
seleccionado para realizar el trabajo de
reparación.
10.2.30. Contacta al taller que somete a
reparación la unidad siniestrada para
tener conocimiento del trabajo que se
realiza.
10.2.31. Verifica en conversación con
responsable del taller, la existencia de
daños ocultos (daños mecánicos o
piezas en la latonería no evaluada)
10.2.31.1. Si se reportan daños
ocultos.
10.2.31.2.1. Acude en
compañía del efe del
Taller
y
mecánico
experto al Taller que
hace la reparación para
inspeccionar la unidad.
10.2.31.2.2. Comprueba
la existencia de daños
ocultos
mediante
revisiones y pruebas.
10.2.31.2.3. Elabora una
segunda
OTE
para
daños ocultos.
10.2.31.2.4.
Busca
aprobación
del
Coordinador del Dpto. y
de la Dirección de
Servicios Generales con
presupuesto del taller,
donde llevan a cabo la
reparación.
10.2.31.2.5. Entrega al
responsable del taller, el
presupuesto
aprobado
de daños oculto para
continuar la reparación
de los mismos.
10.2.31.2. Si el responsable de
la empresa externa no reporta
daños oculto.
10.2.32. Espera un tiempo requerido
para la reparación según lo indicado por
el Taller externo.
10.2.33. Recibe del proveedor la unidad
reparada en el estacionamiento del
Dpto. de Transporte junto con la factura
del trabajo.
10.2.34. Ejecuta los pasos del 8-19 del
procedimiento
No.
1.3.2.4.
de
Inspección de unidades siniestradas
posteriormente remozadas y reparadas.
10.2.35. Completa la “Tabla de
Siniestros en el año” registrando el
monto indicado en la factura.
10.2.36. Emite el pago del trabajo
realizado si el siniestro no implico
daños a terceros.
10.2.37. Archiva la documentación
generada en el proceso de reparación
de la unidad en la carpeta de póliza de
siniestralidad por año.
10.2.38. Notifica a la Dependencia a la
cual la unidad reparada esta adscrita
para su retiro.
10.2.39. Entrega al chofer de la unidad
el vehículo reparado.
CHOFER DE LA UNIDAD DE LA FLOTA DE LA
ULA O TERCERO AFECTADO.
10.2.40. Retira del estacionamiento del
Dpto. de Transporte el vehículo
reparado y entregado por SATULA.
Procedimiento PA-2.4.: Desincorporación de unidades de flota de la ULA
PROCEDIM IENTO
PA-2.4.
“DESINCORPORACIÓN DE UNIDADES
DE FLOTA DE LA ULA”
ADMINISTRADOR DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS DE LA UNIDAD DE APOYO
SISTEMA AUTOMATIZADO DE TRANSPORTE (SATULA) DEL DPTO. DE
TRANSPORTE
DEPENDENCIA
UNIVERSITARIA
Procedimiento No. PA-2.4.: Desincorporación legal de unidades de la flota de la ULA.
<<información >>
Solicitud de desincorporación de
unidad de la flota adscrita a una
desincorporación por falta
de autorización
Dependencia
Universitaria
oficio de solicitud de
desincorporación
Dpto. de
Transporte
Inicio
Continuar la inspección
realizando prueba de
encendido de la unidad
No enciende
No
autorizado
autoridad universitaria en el
oficio de solicitud (firma y
sello de la dependencia )
Disponer de la Planilla
“Condiciones de Vehículo”
para realizar el avalúo de
unidad a desincorporar
Autorizado
Notificar al Jefe del T aller
Mecánico, el requerimiento de
su participación en el avalúo
de una unidad y la asignación
de mecánico experto
Buscar historial de la unidad
para determinar la inversión
realizada
Concluir la inspección
mecánica de la unidad
Enciende
Utilizar sus
partes
Buscar historial de la unidad de
la flota para determinar los
costos de inversión realizada
Determinar costos de
recuperación y funcionamiento
con mecánico experto y Jefe
de T aller Mecánico
Establecer decisión de
Desincorporación por sus
condiciones inoperantes
Emitir avalúo interno
realizado a la Dirección de
Servicios Generales
Elaborar oficio de solicitud a
empresa especialista y
conocida de avalúo de
bienes
Enviar solicitud de avalúo
externo a empresa
seleccionada
Elaborar oficio detallado
de unidad sugerida a
desincorporar según avalúo
interno y recomendaciones
de avalúo externo
Anexar a oficio emitido
sobre unidad de interés
informes de avalúo interno y
externo
Buscar la firma del Director
de Servicios Generales y
sello de la dependencia
Enviar documentación de
valoración de unidad al
Consejo Universitario
para discusión y posterior
desición
Determinar las condiciones
mecánicas y operativas de
recuperación de la unidad
Convocar a la Comisión
de Tránsito a partir del oficio
de aprobación de
desincorporación de unidad
particular
Definir junto a la Comisión
de Tránsito el cronograma
de subasta
Liderar la reunión de la
Comisión de Tránsito
enterándola de la unidad a
desincorporarse y las
condiciones de inoperancia de
la misma
Iniciar la elaboración del
Acta de Unidad de Auditoria
Interna detallando las
condiciones de legalidad de la
unidad y la base de fijación de
precios según avalúas
Enviar a las receptorias de
dos periódicos de circulación
nacional y regional el aviso
de prensa de convocatoria de
la subasta
Subastar la subasta
seleccionando al mejor postor
mediante presentación de
posterior depósito en cuenta
bancaria de la Dirección de
Servicios Generales
Revisar informe de solicitud
de desincorporación de
unidad y avalúo interno y
externo
Registrar resultados y
recomendaciones en planilla
de “Condiciones de Vehículo”
Comparar costos de
inversión y de recuperación
Indicar la ubicación de la
unidad a valorar a la
empresa encargada del
avalúo externo para su
revisión y valoración
Establecer las condiciones
de la venta o subasta de la
unidad desincorporada junto
con la Comisión de Tránsito
Incluir el pliego de requisitos
de la subasta definiendo
normas y condiciones de
venta, y la tabla de partes de la
unidad con respectivos seriales
y características
Someter a decisión de
aprobación la solicitud de
particular
Aprobar
Comisión de Tránsito integrada por : Director de Servicios Generales , Jefe del Dpto . de Transporte , Representante del Rector .
Iniciar el avalúo de la unidad
solicitada a desincorporar junto
al mecánico y el Jefe del Taller
Mecánico realizando una
revisión de la parte externa
Disponer de informe de avalúo
externo debidamente
certificado
Buscar la firma del ViceRector Administrativo como
aprobación en 2da. instancia
Enviar acta de notificación de
utilización de piezas a SATULA
para su almacenamiento
Enviar copia de oficio de
aprobación de
de la flota a la Dirección de
Servicios Generales
Elaborar Acta de entrega
detallando los documentos
comprobatorios del proceso
de subasta
Anexar los documentos
originales de la unidad
subastada
Hacer entrega formal de la
unidad y de la documentación
previamente firmada por las
partes al nuevo propietario de
la misma
Establecer la decisión de
reubicación junto con la
función de uso determinada
según condiciones
operativas
Desincorporar
Emitir acta de decisión de
utilización de partes de unidad
con características especificas
a ser almacenadas para
posterior uso en el almacén del
Emitir oficio de aprobación
de solicitud de
sometida a valoración
Enviar copia de oficio de
aprobación de
de la flota a la Unidad de
Autiditoria Interna
1-3 días
Emiten informe luego de
aceptar solicitud
Determinar en detalle en
avalúo las características del
motor de la unidad y /o
partes con serial reutilizado
Enviar documentos a
Analista de Organización y
Sistema para formalizar la
entrega al comprador
Reubicar
Indicar decisión final de
situación de la unidad
Evaluar informe de avalúo
según función de uso
recomendada para reubicar
la unidad
Desaprobar
Emitir oficio de
desaprobación de solicitud de
desincorporación en espera
de próxima evaluación para
posible donación
Fijar fecha y hora de avalúo
de unidad una vez asignado
el mecánico experto
Determinar utilización de
partes dispuestas en el
almacén para unidades de
igual características
1 – 6 meses
Discusión en agenda semanal
CONSEJO UNIVERSITARIO DE LA ULA
Iniciar llenado de planilla
registrando los datos de la
unidad (nro . De la unidad,
placa, nro . De registro
automotor, serial, etc)
solicitada a desincorporar
Consignar avalúo externo de
la empresa seleccionada a
Generales
Reubicar
Utilización de
partes
Comunicar la decisión de
utilización de partes de
unidad valorada a Vice Rector Administrativo
<<Objeto >>
Piezas de la unidad valorada
dispuestas en almacén del
Dpto. de Transporte para uso
en otras unidades
Decidir la dependencia a la
cual se le reubicara la unidad
de acuerdo a la función de uso
y orden de llegada de solicitud
de unidad
Buscar la firma del ViceRector Administrativo como
Consignar planilla de avalúo
con decisión a la Dirección de
Servicios Generales
Emitir acta de decisión de
reubicación de unidad a
elegida con respaldo de la
firma del Director de Servicios
Generales
Enviar acta de notificación de
reubicación de unidad de la
flota a la dependencia
universitaria seleccionada para
su dispoción
<<Objeto >>
Unidad de la flota
desincorporada y subastada
a terceros ajenos a la ULA
Comunicar la decisión de
reubicación a dependencia
universitaria a Vice -Rector
Administrativo
<<Objeto >>
Unidad de la flota reubicado
en otra dependencia
universitaria
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite la solicitud de desincorporación de la unidad
de la flota adscrita a una dependencia
universitaria.
ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
DE LA UNIDAD DE APOYO SISTEMA AUTOMATIZADO
2. Verifica la procedencia de oficio de solicitud de
desincorporación.
2.1. Si la solicitud procede de una Dependencia
Universitaria.
2.1.1. Verifica el respaldo de autoridad
universitaria en el oficio de la solicitud (firma y
sello de la Dependencia).
2.1.1.1. Si la solicitud no esta
autorizada.
2.1.1.1.1. Devuelve la solicitud
de desincorporación por falta
de autorización.
2.1.1.2. La solicitud esta debidamente
autorizada.
2.2. La solicitud es emitida por el mismo
3. Dispone de la planilla “Condiciones de Vehículo”
para realizar el avalúo de la unidad a
desincorporar.
4. Inicia el llenado de la planilla registrando los datos
de la unidad (Nro. de la unidad, placa, Nro. de
registro automotor, serial, etc.) solicitada a
desincorporar.
5. Notifica al Jefe del Taller Mecánico el
requerimiento de su participación en evalúo de
una unidad y la asignación del mecánico experto.
6. Fija fecha y hora de avalúo de unidad una vez
asignado el mecánico experto.
7. Inicia el avalúo de la unidad solicita a
desincorporar junto al mecánico y el jefe del Taller
Mecánico realizando una revisión de la parte
externa.
8. Continúa la inspección realizando pruebas de
encendido de la Unidad.
8.1. El vehículo no enciende.
8.1.1. Concluye la inspección mecánica de la
unidad.
8.1.2. Busca historial de la unidad para
determinar la inversión realizada.
8.2. La unidad enciende.
8.2.1. Determina las condiciones mecánicas
y operativas de recuperación de la unidad.
8.2.2. Busca el historial de la unidad de la
flota para determinar los costos de inversión
realizada.
8.2.3. Determina costos de recuperación y
funcionamiento con mecánico experto y Jefe
del Taller Mecánico.
8.2.4. Compara costos de inversión y de
recuperación.
9. Registra resultados y recomendaciones en la
planilla de Condiciones de Vehículo.
10. Indica la decisión final de situación de la unidad.
10.1. Se considera que la decisión más acertada
es utilizar sus partes mecánicas.
10.1.1. Determina la utilización de las partes
dispuestas en el almacén para unidades de
igual características.
10.2. Se determina que lo aconsejable es reubicar
la unidad.
10.2.1. Establece la decisión de reubicación
junto con la función de uso determinada
según las condiciones operativas.
10.2.2. Consigna la planilla de avalúo con
decisión a la Dirección de Servicios
Generales.
10.2.3. Evalúa el informe de avalúo según
función de uso recomendada para reubicar la
unidad.
10.2.3.1.
Determina
que
efectivamente se debe reubicar.
10.2.3.1.1. Decide la dependencia
a la cual se le reubicará la unidad
de acuerdo a la función de uso y
orden de llegada de solicitud de
unidad.
10.2.3.1.2. Emite acta de decisión
de reubicación de unidad a
Dependencia Universitaria elegida
con respaldo de la firma del
Director de Servicios Generales.
10.2.3.1.3. Comunica la decisión
de reubicación a la D.U., al ViceRector Administrativo.
10.2.3.1.4. Busca la firma del
Vice-Rector Administrativo como
10.2.3.1.5.
Envía
acta
de
notificación de unidad de la flota a
la D.U. seleccionada para su
disposición.
10.2.3.2. Determina que deben
utilizarse las partes de la unidad.
10.2.3.2.1. Determina en detalle
en avalúo las características del
motor de la unidad o partes
reutilizables con serial.
10.2.3.2.2. Emite acta de decisión
de utilización de partes de unidad
con características específicas a
ser almacenadas para posterior
uso en el almacén del Dpto. de
Transporte.
10.2.3.2.3. Comunica la decisión
de utilización de partes al ViceRector Administrativo de unidad
valorada.
Vice-Rector Administrativo como
10.2.3.2.5.
Envía
acta
de
notificación de utilización de
piezas a SATULA para su
almacenamiento.
10.3. Se considera que es mejor desincorporar.
10.3.1.
Establece
la
decisión
de
desincorporación por sus condiciones
inoperantes
10.3.2. Elabora el oficio de solicitud a
empresa especialista y conocida de avalúo
de bienes.
10.3.3. Envía la solicitud de avalúo externo a
empresa seleccionada.
10.3.4. Indica la ubicación de la unidad a
valorar a la empresa encargada del avalúo
externo para su revisión.
10.3.5. Espera de 1 a 3 días para emisión
del informe luego de aceptar la solicitud de
avalúo.
10.3.6. Dispone del informe de avalúo
externo debidamente certificado.
10.3.7. Consigna el avalúo externo de la
empresa seleccionada a la Dirección de
SERVICIOS GENERALES
10.3.8. elabora oficio detallado de unidad
sugerida a desincorporar según avalúo
interno y recomendaciones de avalúo
externo.
10.3.9. Anexa a oficio emitido sobre
unidades de interés, los informes de avalúo
interno y externo.
10.3.10. Busca la firma de del Director de
Servicios Generales y sello de la
Dependencia.
10.3.11. Envía la documentación de
valoración de unidad al Consejo Universitario
para discusión y posterior decisión.
CONSEJO UNIVERSITARIO DE LA ULA
10.3.12. Espera de 1 a 6 meses la discusión
en agenda semanal del caso de
desincorporación.
10.3.13. Revisa el informe de solicitud de
desincorporación de unidad y avalúo interno
y externo.
10.3.14. Somete a decisión de aprobación la
solicitud de desincorporación de unidad
particular.
10.3.14.1. Se aprueba la decisión.
10.3.14.1.1. Emite oficio de
aprobación
de
solicitud
de
desincorporación
de
unidad
sometida a valoración.
10.3.14.1.2. Envía copia del oficio
de
aprobación
de
desincorporación de unidad de la
flota a la Dirección de Servicios
Generales.
10.3.14.1.2.1. Convoca a la
Comisión de Tránsito (Director de
Servicios Generales, Jefe del
Dpto.
de
Trnasporte,
Representante del Rector) a partir
del oficio de aprobación de
desincorporación
de
unidad
particular.
10.3.14.1.2.2. Lidera la reunión de
la
comisión
de
tránsito
enterándola de la unidad a
desincorporarse y las condiciones
de inoperancia de la misma.
10.3.14.1.2.3.
Establece
las
condiciones de la venta o subasta
de la unidad desincorporada junto
con la Comisión de Tránsito.
10.3.14.1.2.4. Define junto a la
comisión, el cronograma de
subasta.
10.3.14.1.2.5. Inicia la elaboración
del acta de unidad de auditoria
interna detallando las condiciones
de legalidad de la unidad y la
base de fijación de precios según
avalúo.
10.3.14.1.2.6. Incluye el pliego de
requisitos
de
la
subasta
decidiendo
las
normas
y
condiciones de venta y la tabla de
partes
de
la
unidad
con
respectivos
señales
y
características.
10.3.14.1.2.7.
Envía
a
las
receptorías de dos (2) periódicos
de circulación nacional y regional
el
aviso
de
prensa
de
convocatoria de la subasta.
10.3.14.1.2.8. Subasta la unidad
seleccionada al mejor postor
mediante la presentación de
posterior depósito en cuenta
bancaria de la Dirección de
10.3.14.1.2.9. Envía documentos
a Analista de Organización y
Sistemas para formalizar la
entrega al comprador.
ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
DE LA UNIDAD DE APOYO SISTEMA AUTOMATIZADO
10.3.14.1.2.10. Elabora acta de
entrega
detallando
los
documentos comprobatorios del
proceso de subasta.
10.3.14.1.2.11.
Anexa
los
documentos originales de la
unidad subastada.
10.3.14.1.2.12. Hace entrega
formal de la unidad y de la
documentación
previamente
firmada por las partes al nuevo
propietario de la misma.
Proceso de Apoyo PA-3.: Administración sectorial de Bienes y Servicios
ADM INISTRACIÓN SECTORIAL DE
BIENES Y SERVICIOS
14.1. Información General del Proceso de Apoyo de Administración
Sectorial de Bienes y Servicios.
OBJETIVO
Determinar los pasos requeridos para realizar el pago
oportuno y seguro a los proveedores de repuestos, artículos
varios y servicios. Establecer el mecanismo de solicitud,
distribución y control periódico de los artículos de oficina así
como los que utiliza el personal de limpieza del
Departamento. Establecer los pasos requeridos para solicitar,
distribuir y entregar los formatos y formularios de trabajo del
Dpto. de Transporte, que permite el procesamiento eficaz de
la información. Llevar un control detallado de los egresos de
montos pequeños en que se incurren en el Dpto. de
Transporte y sustentados por la Caja Chica.Determinar el
“modus operandi” de mantener la estructura física del Dpto.
de Transporte en buen estado operativo y de acuerdo a las
necesidades del mismo, cumpliendo siempre las exigencias
de Higiene y Seguridad Laboral.
CLIENTES
INICIALES
o Personal de la Unidad de apoyo de administración
sectorial
Transporte
Generales.
FINALES
sectorial
Transporte
Generales.
INTERNAS
o Unidad de Apoyo SATULA
ENTRADAS
Consignación de facturas por adquisición de repuestos y
Memorando interno de solicitud de artículos de oficina y
de limpieza.
Solicitud de los formatos
internos del Dpto. de
Transporte, del formato de “Suministro de combustible”
y/o del formato de “Reporte de Falla”.
Cheque emitido a nombre del cuentadante del Dpto. de
Transporte (Jefe) por concepto de manejo de caja chica.
Requerimiento de inspección, mantenimiento y/o
reparación en edificación e instalaciones del Dpto. de
Transporte.
SALIDAS
Relación de facturas para procesamiento de pago.
Registro de distribución de artículos de oficina y de
limpieza.
Registro de formatos y formularios disponibles en el Dpto.
de Transporte.
Relación de facturas para reposición de caja chica.
Documentos comprobatorios de trabajos realizados en
áreas mantenidas y adaptadas del Dpto. de Transporte.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el Asistente Administrativo del Dpto.
de Transporte,
verifica la documentación
reglamentaria que acompaña a cada factura.
SE TERMINA
Cuando el Asistente Administrativo del Dpto.
de Transporte, archiva la documentación del
trabajo de inspección, mantenimiento
y/o
reparación de tipo civil o técnico realizado en
áreas del Dpto. de Transporte.
de Venezuela (1999)
. Normas COVENIN
Obrero (28/03/90).
(07/09/2004)
(13/05/1998)
(12/03/1987)
ULA
FORMULARIOS
Ninguno.
RECURSOS
HUMANOS
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
dependencias
que
14.2. Diagrama del Proceso de Apoyo de Sistematización de la
Información.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de apoyo de la
Sistematización de la Información (Fig. 19):
DIAGRAMA DEL PROCESO DE APOYO “ADMINISTRACIÓN SECTORIAL DE BIENES Y
SERVICIOS”
<<reglas>>
(1999)
- Ley de Carrera Administrativa
Departamento
. Reglamento de Imputación Presupuestaria de la ULA
regula
<<actor>>
controla
<<fin>>
Proporcionar la asistencia
administrativa complementaria a
la central necesaria para la
consecución de las actividades
de las secciones del Dpto. de
Transporte
cumple
<<producto>>
Departamento de
Transporte /
<<objeto negocio>>
. Solicitud de:
- Elaboración de relación de facturas.
- Solicitud de artículos de oficina
, de limpieza y
formularios del Dpto.
- Cuadre de la Caja Chica
- Solicitud de inspección y mantenimiento de
instalaciones a la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento
requiere
<<información>>
. Registro de Proveedores de la ULA
- Facturas, Notas de Debido y Crédito de los
Departamentos.
<<producto>>
Informes administrativos del
Dpto. de Transporte
Generales
Consulta
Apoya
Ejecuta
<<actor>>
WEB´s DE LA ULA:
SISTEMAS ULA:
- Relación de facturas.
- Distribución de artículos
de oficina,
de limpieza y
formularios del Dpto.
- Cuadre de la Caja Chica
< < proceso> >
PA-3
ADMINISTRACIÓN
SECTORIAL DE
BIENES Y
SERVICIOS
<<información>>
. WEB´s: RedULA
<<actor>>
Fig. 19. Diagrama del Proceso de Apoyo “Administración sectorial de Bienes y Servicios”.
14.3. Índice del Proceso de Apoyo de Administración sectorial de
Bienes y Servicios.
El proceso de apoyo de Administración sectorial de Bienes y Servicios define los siguientes
procedimientos:
PA-3.1. Relación de facturas para pago a proveedores.
PA-3.2. Manejo y distribución de artículos de oficina y de limpieza.
PA-3.3. Solicitud y distribución de formatos y formularios PA-1.4. Control de
consumo de combustible de las unidades de la flota de la ULA.
PA-3.4. Chequeo y reposición de caja chica del Dpto. de Transporte.
PA-3.5. Solicitud de inspección, mantenimiento y construcción en la edificación e
instalaciones del Dpto. de Transporte.
Proceso de Apoyo 3: Administración sectorial de Bienes y Servicios
Procedimiento PA-3.1.: Relación de facturas para pago a proveedores
PROCEDIM IENTO
PA-3.1.
“RELACIÓN DE FACTURAS PARA PAGO
A PROVEEDORES”
PROVEEDORES
DE
REPUESTOS Y
SERVICIOS
Procedimiento No. PA-3.1.: Relación de Facturas para pago a proveedores.
<<objeto>>
Consignación de facturas por
adquisición de repuestos y
Emitir una nueva factura con
las correcciones indicadas por
la administración sectorial del
Devolver factura a
proveedor por faltante de
documentos aprobatorios
originales
Devolver factura a
proveedor por falta de
autorización del Coordinador
y/o Almacenista
Devolver factura a
proveedor por falta de
autorización del Director
Devolver al proveedor la
factura indicando las fallas
ASISTEN TE ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
Sin firma ni sello
Documentos
originales faltantes
Documentos
completos
Verificar la documentación
reglamentaria que
acompaña a cada factura
Faltan copias de
documentos
Sin firma ni sello
Colocar sello de “Imputación
Presupuestaria de la ULA”
en la parte posterior de la
factura
Copiar los documentos
originales con copias
faltantes
Reunir las facturas emitidas
por un mismo proveedor ,
previamente revisadas
Verificar el registro de la
Generales y el sello de
aprobación en la cotización
emitida por el proveedor
relación de facturas
Emitir nueva relación
de factura, eliminando la
factura o las facturas
señaladas por el coordinador
hasta finalizado el trabajo de
reparación
Iniciar la relación de facturas
indicando lo correspondiente a
la unidad referida en la factura ,
el número de la misma, y la
fecha de admisión de la factura
Extraer la factura o las facturas
originales temporalmente
rechazadas del grupo
relacionado
Iniciar llenado de imputación
presupuestaria indicando la
partida asignada por el CPE de
acuerdo a cada repuesto o
servicio indicado en la factura
Registrar para cada factura ,
el sub total sin IVA , el IVA, el
total de la factura y la
retención del IVA
Entregar al Coordinador del
Dpto. para aprobación
Firma
Registrada y sello
aprobación
Verificar el registro de la
firma del Coordinador y del
almacenista del Dpto. de
Transporte en la Solicitud de
materiales y/o repuestos. o en
formato TOT
Indicar el código SPG y
SPSE determinado para
cada partida según el CPE
Llenar el cuadro resumen
de la relación de facturas,
registrando el monto total sin
IVA, monto total del IVA, el
total de la retención del IVA y
el total a pagar
Sin firma
De uno o
ambod
Firma
registrada
Colocar sello de recibido ,
firma y fecha en la parte
inferior frontal de la factura
Información
coincide
Cuantificar cada partida
relacionada según el CPE ,
posterior a la codificación
Indicar a la izquierda del
cuadro resumen , el
porcentaje de retención
exigido por el SENIAT en el
Art. 3
Buscar firma del Jefe del
Verificar que lo detallado en la
factura coincida con la
cotización aprobada
Copiar relación de factura
aprobada en primera y
segunda instancia
Colocar la firma en la
sección indicada en el sello
de imputación
presupuestaria como
responsable
elaboración de la relación y el
nombre como responsable en
la sección respectiva ubicada
en la parte final
Buscar la firma del Jefe del
avalar la codificación
Anexar a la relación de
facturas elaborada las
facturas originales y demás
documentos originales
de Servicios Generales la
relación de facturas
aprobadas , facturas y
documentos originales
Colocar el sello del Dpto . de
Transporte sobre los
registros del sello de
imputación presupuestaria
Agrupar todas las copias de
la documentación de las
facturas relacionadas
Solicitar la aprobación del
Transporte de la relación de
facturas
<<información >>
Relación de Facturas para
procesamiento de pago
SISTEMA
AUTOMATIZADO
DE TRANSPORTE
SATULA
COORDINADOR DEL
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
Entregar a SATULA copia
de la relaciçon , copias de
facturas y copias de
documentos de respaldo
para registro interno
Verificar la información
indicada en la relación de
facturas y la documentación
original respectiva
Inconforme
Indicar en informe , la
justificación de
inconformidad de una o
varias facturas relacionadas
Conforme
Aprobar la relación de
facturas mediante la
colocación del sello de Visto
Bueno , firma y fecha
Devolver documentación
aprobada al asistente
administrativo para
procesamiento
Ejecutar procedimiento de
registro en el sistema de
egresos
La documentación reglamentaria : Solicitud de reparación o reporte de falla, original de orden interna , original y dos copias de Solicitud de repuestos / original y dos copias de formato TOT,, original y copia de memorando interno , original y copia de cotización aprobada, originales de cotizaciones revisadas, facturas y copias (dos cuando
se trate de repuestos y tres cuando se trate de un TOT
)
CPE: Clasificador presupuestario de egresos de la Dirección de Programación y Presupuesto de la ULA
SPG : Sub- partida de gastos
SPSE : Sub -partida de egresos
RESPONSABLE
ACCION
PROVEEDORES DE REPUESTOS Y
SERVICIOS
1. Realiza la consignación de facturas por adquisición
de repuestos y contratación de servicios.
DE TRANSPORTE
2. Verifica la documentación reglamentaria (solicitud
de la reparación o reporte de falla, original de
orden interna, original y dos copias de la solicitud
de repuestos/original y dos copias de formatos
TOT, original y copia de memorando interno,
original y copia de cotización aprobada, originales
de cotizaciones revisadas, facturas y copias –dos
cuando se trate de repuestos y 3 cuando se trate
de un TOT-), que acompaña a cada factura.
2.1. Se determina que faltan documentos.
2.1.1. Devuelve la factura al proveedor
por faltante de documentos originales
aprobados.
2.2. Se determina que la documentación esta
completa.
2.3. Faltan copias de los documentos
reglamentarios.
2.3.1. Copia los documentos originales
con copias faltantes.
3. 3. Verifica el registro de la firma del Director de
Servicios Generales y el sello de aprobación en la
cotización emitida por el proveedor.
3.1. Se observa que viene la factura sin firma
ni sello.
3.1.1. Devuelve la factura al proveedor
por falta de autorización del Director.
3.2. Se observa que tiene la factura la firma
registrada y el sello de aprobación.
3.2.1. Verifica el registro de la firma del
Coordinador del Dpto. de Transporte y
del almacenista, en la solicitud de
materiales, repuestos, etc. O en formato
de trabajo en otro taller (TOT).
3.2.1.1. La solicitud viene sin
firma de uno o de ambos.
3.2.1.1.1. Devuelve la
factura al proveedor por
falta de autorización del
Coordinador
y
del
almacenista.
3.2.1.2.
La
solicitud
esta
debidamente autorizada.
3.2.2.1.1. Verifica que lo
detallado en la factura
coincida
con
la
cotización aprobada.
3.2.2.1.1.1.
Si
la
información no coincide.
3.2.2.1.1.1.1. Devuelve
al proveedor la factura
indicando la falla.
PROVEEDORES DE REPUESTOS Y
SERVICIOS
3.2.2.1.1.1.2. Emite una
nueva factura con las
correcciones indicadas
por la administración
sectorial del Dpto. de
Transporte.
DE TRANSPORTE
4. Coloca el sello de recibido, firma y fecha en la
parte inferior frontal de la factura.
5. Coloca el sello de “Imputación Presupuestaria
de la ULA” en la parte posterior de la factura.
6. Inicia el llenado de la imputación
presupuestaria indicando la partida asignada por
el Clasificador presupuestario de egresos de la
Dirección de Programación y Presupuestos de la
ULA (CPE) de acuerdo a cada repuesto o
servicio indicado en la factura.
7. Indicar el código de sub-partida de gastos
(SPG) y de la sub-partida de egresos (SPSE),
determinado para cada partida según el CPE.
8. Cuantificar cada partida relacionada según el
CPE, posterior a la codificación.
9. Coloca la firma en la sección indicada en el
sello de imputación presupuestaria, como
responsable.
10. Busca la firma del Jefe del Dpto. de
Transporte para avalar la codificación.
11. Coloca el sello del Dpto. de Transporte sobre
los registros del sello de imputación
presupuestaria.
12. Reunir las facturas emitidas por un mismo
proveedor, previamente revisadas.
13. Dispone del formato de “Relación de
facturas”.
14. Inicia la relación de facturas indicando lo
correspondiente a la unidad de transporte
referida a la factura, el número de la misma, y la
fecha de admisión de la factura.
15. Registra para cada factura el sub-total sin
IVA, el IVA, el total de la factura y la retención
del IVA.
16. Llena el cuadro resumen de la relación de
facturas, registrando el monto total sin IVA,
monto total del IVA, el total de retención del IVA
y el total a pagar.
17. Indica a la izquierda del cuadro resumen el
porcentaje de retención exigido por el SENIAT
en el artículo 3.
18. Registra la fecha de elaboración de la
relación y el nombre como responsable en la
sección respectiva ubicada en la parte final.
19. Anexa a la relación de facturas elaboradas la
facturas originales y demás documentos
originales.
20. Agrupa todas las copias de la documentación
de las facturas relacionadas.
21. Solicita la aprobación del Coordinador del
Dpto. de Transporte de la Relación de facturas.
COORDINADOR DEL DEPARATAMENTO DE
TRANSPORTE
22. Verifica la información indicada en la relación
de facturas y la documentación original
respectiva.
22.1. Determina inconformidad por insumos y
montos relacionados en facturas.
22.1.1. Indica en informe, la justificación
de inconformidad de una o varias
DE TRANSPORTE
22.1.2. Emite una nueva relación de
facturas, eliminado la (s) factura (s)
señalada (s) por el Coordinador hasta
finalizado el trabajo de reparación de la
unidad.
22.1.3. Extrae
la (s) factura(s)
originales temporalmente rechazadas
del grupo relacionado.
22.1.4. Entrega al Coordinador del
Dpto. para aprobación.
22.1.5. Repite el paso 22.
TRANSPORTE
22.2. Determina conformidad de la relación.
22.2.1. Aprueba la relación de la factura
mediante la colocación del sello de
Visto Bueno, la firma y la fecha.
22.2.2. Devuelve la documentación
aprobada al asistente administrativo
para procesamiento.
DE TRANSPORTE
22.2.3. Busca la firma del Jefe del
Dpto. de Transporte para aprobación en
2da. Instancia.
22.2.4. Copia la relación de facturas
aprobadas en primera y segunda
instancia.
22.2.5. Entrega a SATULA, la copia de
la relación, copias de facturas y de los
documentos de respaldo para registro
interno.
DE LA ULA (SATULA)
22.2.5.1.
Ejecuta
el
procedimiento
PA-1.5.
de
Control de Egresos y gastos del
22.2.6. Envía a la Administración de
Servicios Generales, la relación de
facturas aprobadas, las facturas y
documentos originales.
Procedimiento PA-3.2.: Manejo y distribución de artículos de oficina y de limpieza
PROCEDIM IENTO
PA-3.2.
“M ANEJO Y DISTRIBUCIÓN DE
ARTÍCULOS DE OFICINA Y LIM PIEZA ”
ADMINISTRACIÓ N DE LA DIRECCIÓN DE
S ERV ICIOS GENERALE S
S ISTEMA AUTOMATIZADO DE
TRANSPORTE
SATULA
ASISTENTE ADMINI STRA TIVO D EL DEPARTAMENTO
DE TRANSPO RTE
JEFES DE
ÁREAS Y
P ERSONAL DE
LIMPIEZA DEL
DPTO. DE
TRANSPO RTE
Procedimiento No. PA-3.2.: Manejo y distribución de artículos de oficina y de limpieza.
<<información >>
Memorando interno de solicitud
de Artículos de Oficina y de
limpieza
Determinar en la solicitud el
tipo y la cantidad de
artículos requeridos
Buscar la firma y sello de
la Jefatura del Dpto . de
Transporte para ambos
formatos impresos como
aprobación
Elaborar un cuadro resumen
de artículos de limpieza
solicitados , detallando la
descripción y cantidad
Compilar m ensualm ente
las diferentes solicitudes de
artículos de oficina y de
limpieza generadas en las
áreas del Dpto . de Transporte
elaboración y firma en
ambos cuadro resumen
Elaborar un cuadro resumen
de artículos de oficina
solicitados , detallando la
descripción y cantidad
Entregar a SATULA los
cuadro resumen elaborados
para vaciado en sistema
Buscar en el sistema los
formatos de “Requisición de
Artículos de Oficina” y de
“Requisición de Artículos de
Limpieza”
Generar el formato impreso
de requisición de artículos
de oficina
Colocar el sello del sistema
en ambos formatos
Vaciar en los formatos
citados la información
respectiva solicitada e
indicada en los cuadros
resumen
Generar el formato impreso
de requisición de artículos
de oficina
Devolver al asistente
administrativo los formatos
impresos y los cuadro
resumen de soporte
Enviar las solicitudes
aprobadas a la Administración
de la Dirección Servicios
Generales para procesamiento
Acatar la notificación
trasladándose a la Dirección
Cotejar los artículos
entregados con lo
relacionado en las notas de
entrega respectivas
Registrar la firma, fecha y
sello del Dpto . en las notas
de entrega de los artículos
de oficina y de limpieza
Dejar pendiente para
próxima solicitud
Revisar los formatos de
requisición de artículos de
oficina y de limpieza
Realizar un listado de
artículos faltantes
Verificar en el deposito de la
Generales la existencia de los
artículos solicitados
Solicitar tres (3) cotizaciones
mínimas a proveedores
registrados en la ULA
Inexistencia de
pocos artículos (no
mas de 3)
Todos los artículos
en existencia
Gran numero de
artículos faltantes
Ejecutar el procedimiento de
Compras de materiales ,
repuestos , insumos, artículos
de oficina, de limpieza,
entre otros
Artículos
faltantes
relacionados
Información
coincide
Entregar notas de entregas
respectivas firmadas
Compilar los artículos de
oficina y limpieza para su
posterior entrega
Extraer los artículos del
deposito de la Dirección de
Servicios Generales
Trasladar de la Dirección de
Servicios Generales al Dpto.
de Transporte los artículos
solicitados y las copias de las
notas de entrega
Indicar falla en la nota de
entrega donde este mal
registrado el articulo
Elaborar las “Notas de
Entrega” para los artículos
de oficina y otra para los
artículos de limpieza
Solicitar al Asistente
Administrativo de Transporte
el retiro de los artículos
citados en la Dirección de
Servicios Generales
Registrar la firma y fecha en
los memorandos internos de
solicitud como recibido
Disponer de los artículos de
oficina o limpieza en el sitio de
trabajo
Notificar a cada Jefe de área y
personal de limpieza el retiro
de los artículos solicitados
Archivar en la carpeta
de “Solicitud de artículos de
oficina y limpieza”, las notas de
entrega emitidas por la
administración central y los
memorandos internos
contenida en las solicitudes de
artículos por área de trabajo
Clasificar los artículos por área
para su posterior entrega
Copiar notas de entrega de
ambos tipos de artículos
<<información >>
Registros de distribución de
artículos de oficina y limpieza
archivados
Consignar al asistente
administrativo del Dpto . de
Transporte de las copias
sacadas
Archivar solicitud de artículos
de oficina y de limpieza y notas
de entrega correspondientes
para el Dpto . de Transporte en
carpeta con igual identificación
RESPONSABLE
ACCION
JEFES DE ÁREAS Y PERSONAL DE LIMPIEZA
DEL DPTO. DE TRANSPORTE
1. Emite memorando interno de solicitud de artículos
de oficina y de limpieza.
DE TRANSPORTE
2. Determina en la solicitud el tipo y la cantidad de
artículos requeridos.
3. Compila mensualmente las diferentes solicitudes
de artículos de oficina y de limpieza generadas en
las áreas del Dpto. de Transporte.
4. Elabora un cuadro resumen de artículos de oficina
solicitados, detallando la descripción y la cantidad.
5. Elabora un cuadro resumen de artículos de
limpieza solicitados, detallando la descripción y la
cantidad.
6. Registra la fecha de elaboración y firma de ambos
cuadros resumen.
7. Entrega a SATULA los cuadros resumen,
elaborados para el vaciado de los mismos en el
sistema.
DE LA ULA (SATULA)
8. Busca en el sistema los formatos de “Requisición
de artículos de oficina” y de “Requisición de
artículos de limpieza”.
9. Vacía en los formatos citados la información
respectiva, solicitada e indicada en los cuadros
resumen.
10. Genera el formato impreso de requisición de
artículos de oficina.
11. Genera el formato impreso de requisición de
artículos de limpieza.
12. Coloca el sello de SATULA en los formatos
impresos.
13. Devuelve al asistente administrativo los formatos
impresos y los cuadros resumen de soporte.
DE TRANSPORTE
14. Busca la firma y sello del Jefe del Dpto. de
Transporte para ambos formatos impresos como
aprobación.
15. Envía las solicitudes a la Administración de la
Dirección de Servicios Generales para su
procesamiento.
SERVICIOS GENERALES
16. Revisa los formatos de requisición de artículos de
oficina y de limpieza.
17. Verifica en el depósito de la Dirección de Servicios
Generales, la existencia de los artículos
solicitados.
17.1. Se determina la inexistencia de pocos
artículos (no más de tres – 3 -).
17.1.1. Deja pendiente para próxima
solicitud.
17.2. Falta un gran número de artículos.
17.2.1. Realiza un listado de artículos
faltantes.
17.2.2. Solicita tres (3) cotizaciones
mínimas a proveedores registrados en
la ULA.
17.2.3. Ejecuta el procedimiento PA6.1. de Compra de bienes y servicios.
17.3. Se tienen todos los artículos en
depósito.
18. Compila los artículos de limpieza y de oficina para
posterior entrega.
19. Elabora las “Notas de entrega”, una para los
artículos de oficina y otra pata los artículos de
limpieza.
20. Solicita al Asistente Administrativo del Dpto. de
Transporte el retiro de los artículos en la Dirección
de Servicios Generales.
DE TRANSPORTE
21. Acata la notificación trasladándose a la Dirección
22. Coteja los artículos entregados con lo relacionado
en las Notas de Entrega respectivas.
22.1. Si se observan artículos faltantes,
relacionados.
22.1.1. Indica falla en la nota de entrega
donde este mal registrado el artículo.
22.2. Se observa que la información y el
físico coinciden.
23. Registra la firma, fecha y sello del Dpto. en las
notas de entrega de los artículos de oficina y de
limpieza.
24. Entrega las notas de entrega respectivas,
firmadas.
SERVICIOS GENERALES
25. Copia las notas de entrega de ambos tipos de
artículos.
26. Archiva la solicitud de artículos de oficina y de
limpieza y las notas de entrega correspondientes
para el Dpto. de Transporte, en la carpeta con
igual identificación.
27. Consigna al Asistente Administrativo del Dpto. de
transporte, las copias sacadas.
DE TRANSPORTE
27.1. Traslada de la Dirección de Servicios
Generales al Dpto. de Transporte, los
artículos solicitados y las copias de las notas
de entrega.
27.2. Revisa la información contenida en las
solicitudes de artículos por áreas de trabajo.
27.3. Clasifica los artículos por área para su
posterior entrega.
27.4. Notifica a cada Jefe de área y personal
de limpieza el retiro de los artículos
solicitados.
JEFES DE ÁREAS Y PERSONAL DE LIMPIEZA
DEL DPTO. DE TRANSPORTE
27.5. Registra la firma y fecha en los
memorandos internos de solicitud como
“recibido”.
27.6. Dispone de los artículos de oficina y de
limpieza en el sitio de trabajo.
DE TRANSPORTE
27.7. Archiva en la carpeta de “solicitud de
artículos de oficina y de limpieza”, las notas
de entrega emitidas por la administración
central y los memorandos internos.
Procedimiento PA-3.3.: Solicitud y distribución de formatos y formularios internos del Dpto. de
Transporte
PROCEDIM IENTO
PA-3.3.
“SOLICITUD Y DISTRIBUCIÓN DE
FORM ATOS Y FORM ULARIOS
INTERNOS DEL DEPARTAM ENTO DE
TRANSPORTE”
PERSONAL DEL
DPTO. DE
TRANSPORTE /
DEPENDENCIAS
UNIVERSITARIAS
Procedimiento No. PA-3.3.: Solicitud y distribución de formatos y formularios internos del Departamento de Transporte.
<<información >>
Solicitud de los formatos
internos de transporte , del
formato de de Suministro de
Combustible o del formato de
Reporte de Falla
ASISTENTE AD MINISTRATI VO DEL DEPA RTAMENT O D E T RANSPO RTE
oficio de solicitud de
formatos y /o formularios de
registro o según
requerimiento verbal
Ubicar el formato o talonario
del formulario solicitado en
la casilla del estante de
almacenamiento
Dependencias
Universitarias
Autorización
reglamentaria
Área del Dpto . de
Transporte
Retirar la cantidad de
formatos o talonarios
requeridos
Entregar el material solicitado a
Transporte
Existencia menor a 5
talonarios o 1 paquete
de formulario
Verificar el inventario de los
formatos y formularios
disponibles en estante de
almacenamiento
Sin autorización
ni sello
Verificar la firma de la
autoridad y sello de la
dependencia
Determinar el formato
solicitado y la caqntidad
Devolver el oficio de
solicitud a la dependencia
universitaria por falta de
autorización
Ubicar el material solicitado
en estante de
almacenamiento
Buscar firma de responsable o
representante de Dependencia
Universitaria que retira el
material en oficio de solicitud
Entregar los formatos
requeridos a personal de la
Dependencia solicitante
Archivar oficios de solicitud
en carpeta identificada con el
mismo nombre , según la
15 a 30 días
Notificación de retiro
Llenar el formato citado ,
registrando el nombre del
formato o formulario , cantidad
requerida y numero de copias
Registrar firma y fecha de
solicitud en formato de solicitud
Buscar firma del Jefe del Dpto.
de Transporte para avalar la
solicitud
Entregar el formato de solicitud
a la sección de correos para su
consignación en los Talleres
Gráficos
Acatar la notificación de retiro
trasladándose hasta Talleres
Gráficos de la ULA
Revisar la talonarios y
paquetes consignados para
el Dpto. de Transporte
Colocar la firma y fecha en la
planilla de solicitud como
recibido
Disponer de una copia de la
solicitud de talonarios y
formatos con registro de
recibido
Llevar el material impreso al
Dpto. de Transporte
Ubicar los formatos recibidos
en las casillas
correspondientes del estante
de almacenamiento
Llevar un registro interno de la
cantidad de formatos y
talonarios disponibles a la
fecha de recibidos los nuevos
Archivar en la carpeta
respectiva de formatos y
formularios la nota de entrega
de Talleres Gráficos y el
registro interno del inventario
existente a la fecha
“Solicitud de formularios –
Talleres Gráficos ULA”
Existencia
abastecida
Mantener el inventario de
formatos y formulario por
encima del nivel de
inventario m {inimo
<<información >>
Registro de formatos y
formularios disponibles en el
Dpto. de Transporte
Formatos Internos: Memorando interno, Orden de Lavado y Engrase, Permisos (cortos) de personal, Entrada y Salida de Vehículos, Orden de Viaje, Chequeo de Rutas, Reporte de Falla, Suministro de Combustible, Trabajo en otro taller.
Solicitud de formatos del Dpto. de Vigilancia: Suministro de Combustible.
Solicitud de formatos de varias Dependencias Universitarias: Reporte de Fallas y Suministro de Combustible.
Clasificar los talonarios y
paquetes de formatos para su
almacenamiento
Transporte
RESPONSABLE
ACCION
PERSONAL DEL DPTO. DE TRANSPORTE /
1. Emite solicitud de los formatos internos del Dpto.
de Transporte, del formato de “Suministro de
Combustible” o de “Reporte de Falla”.
DE TRANSPORTE
2. Verifica la procedencia del oficio de solicitud de
formatos y/o formularios de registro o según
requerimiento verbal.
2.1. Si el oficio procede de alguna Dependencia
Universitaria el Dpto. revigilancia realiza la
solicitud del formato de suministro de combustible
y las demás Dependencias Universitarias este
último citado y el de Reporte de fallas).
2.1.1. Verifica la firma de la autoridad y sello
de la dependencia.
2.1.1.1. Si a la solicitud le falta la
firma y/o el sello.
2.1.1.1.1. Devuelve el oficio
de solicitud a la Dependencia
Universitaria por falta de
autorización.
2.1.1.2.
Si
la
solicitud
esta
debidamente autorizada.
2.1.1.2.1.
Determina el
formato
solicitado
y
la
cantidad.
2.1.1.2.2. Ubica el material
solicitado en el estante de
almacenamiento
respectivo
(situado en el salón contiguo
al de la administración).
responsable o representante
de
la
Dependencia
Universitaria que retira el
material detallado en el oficio
de solicitud.
2.1.1.2.4.
Entrega
los
formatos
requeridos
al
personal de la Dependencia
solicitante.
Transporte
2.1.1.2.5. Archiva los oficios
de solicitud en carpeta
identificada con el mismo
nombre,
según
la
Dependencia Universitaria.
2.2. Si la solicitud la efectúa personal del área del
Dpto. de Transporte (Memorando interno, Control
de Lavado y Engrase, Permisos (cortos) de
personal, Control de entrada y salida de vehículos,
Orden de viaje, Chequeo de Rutas, Reporte de
Fallas, suministro de Combustible, Trabajo en otro
taller –TOT-).
2.2.1. Ubica el formato o talonario del
formulario solicitado en la casilla del estante
de almacenamiento.
2.2.2. Retira la cantidad de formatos o
talonarios requeridos.
2.2.3. Entrega el material al personal del
3. Verifica el nivel de inventario de los formatos y
formularios disponibles en el estante de
almacenamiento.
3.1. Si se observa que la existencia esta
abastecida.
3.1.1. Mantiene el inventario de formatos y
formularios por encima del nivel de inventario
mínimo.
3.2. Se determina que la existencia de algunos
formatos y formularios esta por debajo de los
niveles mínimos (cinco talonarios y 1 paquete de
formularios)
3.2.1. Dispone del formato de “Solicitud de
formularios – Talleres Gráficos de la ULA”
3.2.2. Llena el formato citado, registrando el
nombre del formato o formulario, cantidad
requerida y número de copias.
3.2.3. Registra la firma y fecha de la solicitud
en el formato de solicitud.
3.2.4. Busca la firma del Jefe del Dpto. de
Transporte para avalar la solicitud.
3.2.5. Entrega el formato a la sección de
correos para su consignación en los Talleres
Gráficos.
3.2.6. Espera de 15 a 30 días por la
notificación de retiro.
Transporte
3.2.7. Acata la notificación de retiro del
material trasladándose hasta los Talleres
Gráficos de la ULA.
3.2.8. Revisa los talonarios y paquetes
entregados para el Dpto. de Transporte.
3.2.9. Coloca la firma y fecha en la planilla de
solicitud como recibido.
3.2.10. Dispone de un acopia de la solicitud
de talonarios y formatos con registro de
recibido.
3.2.11. Lleva el material impreso al Dpto. de
Transporte.
3.2.12. Clasifica los talonarios y paquetes de
formatos para su almacenamiento.
3.2.13. Ubica los formatos recibidos en las
casillas correspondientes del estante de
almacenamiento.
3.2.14. Lleva un registro interno de la
cantidad de formatos y talonarios disponibles
a la fecha de recibidos los nuevos.
3.2.15. Archiva en la carpeta respectiva de
formatos y formularios la nota de entrega de
Talleres Gráficos de la ULA y el registro
interno del inventario existente a la fecha.
Procedimiento PA-3.4.: Chequeo y reposición de caja chica del Departamento de Transporte
PROCEDIM IENTO
PA-3.4.
“CHEQUEO Y REPOSICIÓN DE CAJA
CHICA DEL DEPARTAM ENTO DE
TRANSPORTE”
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DPTO. DE
TRANSPORTE
ADMINISTRACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
Procedimiento No. PA-3.4.: Chequeo y reposición de caja chica del Departamento de Transporte.
<<objeto>>
Cheque emitido a nombre del
cuentadante del Dpto . de
Transporte (Jefe) por concepto
de caja chica
Errores en
relación
Cotejar relación de fondos con
Solicitar al asistente
administrativo correcciones en
relación, y cuadro resumen por
descarte de factura (s)
Relación
concuerda
Registrar “Visto Bueno” ,
firma del administrador jefe y
fecha de aprobación en
relación de fondo y cuadro
resumen
Retirar cheque en la
Generales mediante registro
de firma en recibo de pago
Cobrar el cheque en la
entidad bancaria respectiva
de un monto aproximado a ≈
100 U.T.
Resguardar el monto
cobrado en la “Caja de
seguridad de l Dpto .”
Emitir cheque de monto
relacionado por concepto de
reposición de caja chica
Recibir solicitud de recursos
económicos por parte del
Transporte
<<información >>
Relación de Facturas para
reposición de caja chica
Motivo no
autorizado y/o
monto superior
a 50000 Bs.
Verificar si el motivo o monto
de la solicitud puede ser
cubierto por la caja chica
Negar solicitud por no
cumplir normas de
otorgamiento de fondo de
caja chica
Cumple requisitos
Retirar el monto solicitado
de la caja chica
Exigir al personal solicitante
la presentación de la factura
legal con registro “pagado”
que justifique el egreso
Registrar el egreso , nombre y
firma de la persona solicitante
y fecha de de consignación de
factura
Buscar con la persona
responsable del egreso
reportado en la factura
rechazada , una nueva
debidamente elaborada
Datos incompletos o
factura inconsistente
Verificar la legalidad de cada
factura entregada : RIF, NIT ,
Nro . de Unidad , descripcion,
monto reflejado y registro
“pagado o cancelado”
Entregar factura de
reposición al asistente
administrativo
Entregar el monto requerido
por la persona solicitante
Compilar las facturas
consignadas de cada egreso
de caja chica
Revisar la relación
elaborada y el cuadro
resumen para conocimiento
Aprobar ambos formatos
mediante el registro de la
firma y colocación del sello
Registrar el nro . De cada
pagina , nombre y fecha de
elaboracion
Iniciar llenado de
formulario “Relación de fondos
de trabajo y/o anticipos”
indicando el nombre y código
de la dependencia (Transporte )
Continuar llenado de
formulario , registrando el
numero de comprobantes o
facturas, beneficiario o
proveedor, nro. y fecha de
factura , codificación y monto
Llenar formato “Resumen
de relación de fondo de trabajo
y/o anticipo” indicando el
monto de apertura de la caja
chica, disponible, monto
relacionado y saldo
Indicar nombre y fecha de
elaboración en formato
resumen
Monto establecido en Reglamento de Compras de la Universidad de Los Andes, Capitulo II, Articulo No.
Devolver formatos aprobados y
facturas relacionadas al
asistente administrativo para
procesamiento
Enviar relación de fondos ,
cuadro resumen y facturas a
la administración de la
Generales
Reportar al Jede de
Transporte , la factura
rechazada para su reposición
Cumple factura
Codificar la factura revisada
según renglón establecido en
Plan Único de Cuentas de la
Dirección de Programación y
Presupuesto
Consignar las facturas
acumuladas al asistente
administrativo una vez cubierta
la caja chica
Emitir nueva documentación
de justificación de caja chica
Indicar al final de cada hoja de
registro de facturas , el monto
parcial y al concluir el registro
el monto total relacionado
Anexar a la relación de
fondos , las facturas
relacionadas
Descartar factura o realizar
cambio en relación de
fondos y cuadro resumen
Solicitar la firma y sello del
Jefe del Dpto . de Transporte
.Siglas U.T.: Unidades Tributarias.
Motivo justificado de uso de la caja chica del Dpto. de Transporte: Peaje para viajes de rutas extra urbanas, Reparaciones menores (cauchos, carga de batería), Repuestos menores urgentes, pago de combustible y lubricantes en horas no laborables,
días festivos o fines de semana, cafetería, medicinas, contingencia de artículos de oficina o de limpieza.
RESPONSABLE
ACCION
SERVICIOS GENERALES
1. Entrega el cheque emitido a nombre del
cuentadante (Jefe) del Dpto. de Transporte por
concepto de la caja chica.
JEFE DEL DEPARATAMENTO DE TRANSPORTE
2. Retira el cheque en la Dirección de Servicios
Generales, mediante el registro de su firma en el
recibo de pago.
3. Cobra el cheque en la entidad bancaria respectiva
con un monto aproximado a 100 Unidades
Tributarias (U.T.).
4. Resguarda el monto cobrado en la caja de
seguridad del Dpto.
5. Recibe la solicitud de recursos económicos por
parte del personal del dpto. de Transporte.
6. Verifica si el motivo o monto de la solicitud puede
ser cubiertos por la caja chica (Peaje para viajes
de rutas extra urbanas, reparaciones menores
como cauchos, carga de batería, entre otros,
repuestos menores urgentes, pago de combustible
y lubricantes en horas no laborables, días festivos
y fines de semana, cafetería, medicinas,
contingencia de artículos de limpieza y oficina).
6.1. Si se determina que el motivo no esta
autorizado y el monto es superior a 50000 Bs.
6.1.1. Niega la solicitud por no cumplir las
normas de otorgamiento del fondo de la caja
chica.
6.2. Si la solicitud cumple los requisitos.
6.2.1. Retira el monto solicitado en la caja
chica.
6.2.2. Exige al personal solicitante, la
presentación de la factura legal con registro
pagado que justifique el egreso.
6.2.3. Registra el egreso, nombre y firma de
la persona solicitante y fecha de
consignación de la factura.
6.2.4. Entrega el monto requerido por la
personal solicitante.
6.2.5. Compila las facturas consignadas de
cada egreso de caja chica.
6.2.6. Consigna las facturas acumuladas al
Asistente Administrativo, una vez cubierta la
caja chica.
DE TRANSPORTE
6.2.7. Verifica la legalidad de cada factura
entregada: RIF, NIT, Nro. de la unidad,
descripción, monto reflejado y “registro
pagado o cancelado”.
6.2.7.1. Si se determina una o varias
facturas con datos incompletos o
inconsistentes.
6.2.7.1.1. Reporta al Jefe del
Dpto. de Transporte, la factura
rechazada para su reposición.
JEFE DEL DEPARAMENTO DE TRANSPORTE
6.2.7.1.2. Busca con la
persona
responsable
del
egreso reportado en la factura
rechazada,
una
nueva
debidamente elaborada.
6.2.7.1.3. Entrega la factura
de reposición al Asistente
Administrativo.
DE TRANSPORTE
6.2.7.2. La factura o facturas cumplen
con los requisitos de legalidad.
6.2.8. Codifica la factura revisada según
renglón establecido en el Plan Único de
Cuentas de la Dirección de Programación y
Presupuestos.
6.2.9. Inicia el llenado del formulario
“Relación de fondos de trabajo y/o anticipos.
6.2.10. Continúa el llenado del formulario,
registrando el número de comprobantes o
facturas, beneficiario o proveedor, número y
fecha de la factura, codificación y monto.
6.2.11. Indica al final de cada hoja de registro
de facturas, el monto parcial y al concluir el
registro, se indica el monto total relacionado.
6.2.12. Registra el número de cada página,
nombre y fecha de elaboración de la
relación.
6.2.13. Llena el formato “Resumen de la
relación de fondo de trabajo y/o anticipo”,
indicando el monto de apertura de la caja
chica, el disponible, monto relacionado y
saldo.
6.2.14. Indica el nombre y fecha de la
elaboración en el formato resumen.
6.2.15. anexa a la relación de fondos, las
facturas relacionadas.
6.2.16. Solicita la firma y sello del Jefe del
JEFE DEL DEPARATAMENTO DE TRANSPORTE
6.2.17. Revisa la relación elaborada y el
cuadro resumen para conocimiento.
6.2.18. Aprueba ambos formatos mediante el
registro de la firma y colocación del sello del
Dpto. de transporte.
6.2.19. Devuelve los formatos aprobados y
las facturas relacionadas al Asistente
Administrativo para su procesamiento.
DE TRANSPORTE
6.2.20. Envía la relación de fondos, el cuadro
resumen y las facturas a la Administración de
la Dirección de Servicios Generales.
ADMINISTRACIÓN DELA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
6.2.21. Coteja la relación de fondos con las
facturas relacionadas.
6.2.21.1. Se observan errores en la
relación.
6.2.21.1.1.
Solicita
al
Asistente
Administrativo
realizar correcciones en la
relación, y en el cuadro
resumen por descarte de
factura (s).
DE TRANSPORTE
6.2.21.1.2. Descarta la factura
o realizar cambio en la
relación de fondos y cuadro
resumen.
6.2.21.1.3. Emite una nueva
documentación de justificación
de caja chica.
ADMINISTRACIÓN DELA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
6.2.21.2. La relación de facturas
concuerda
con
las
facturas
entregadas.
6.2.21.2.1.Registra
“Visto
Bueno”,
la
firma
del
Administrador Jefe y la fecha
de aprobación en la relación
de fondo y el cuadro resumen.
6.2.21.2.2. Emite el cheque
del monto relacionado por
concepto de reposición de
caja chica.
Procedimiento PA-3.5.: Solicitud de inspección, mantenimiento y reparación de la
edificación e instalaciones del Dpto. de Transporte
PROCEDIM IENTO
PA-3.5.
“SOLICITUD DE INSPECCIÓN ,
M ANTENIM IENTO Y CONSTRUCCIÓN
EN EDIFICACIÓN E INSTALACIONES DEL
ASIST ENTE ADMI NISTRATI VO DEL DEPAR TAMENT O DE T RANSPOR TE
JEFE DE
ÁRE AS DEL
DPTO. DE
TRANSPORTE
Procedimiento PA-3.5.: Solicitud de inspección, mantenimiento y reparación de la edificación e instalaciones del Dpto. de
Transporte.
<<objeto>>
Requerimiento de inspección ,
mantenimiento y /o reparación en
edificación e instalaciones del
Dpto. de Transporte
Verifica el tipo de solicitud
de mantenimiento o
reparación formulado por
responsable de área del
Dpto. de Transporte
Servicio
Tecnicos
Solicitar vía telefónica los
servicios del Dpto . Técnico
Generales
Trabajos
civiles
1 – 3 semanas
respuesta
solicitud de servicios de
mantenimiento de la
Generales
Registrar la información
correspondiente a la
solicitud, indicando la falla
reportada y el área de
trabajo requerida
Dpto. de Trnasporte y sello
respectivo
Solicitar al Jefe del área
donde se efectuaron los
trabajos, la elaboración de un
informe escrito concluidos las
labores respectivas
Confirma el registro de la
firma del jefe del área en las
planillas de la dependencia
ejecutora del trabajo
Anexa el informe escrito
del Jefe del área , tanto a la
planilla de la dependencia
como a la copia del formato
de solicitud
Enviar la solicitud original a
la dependencia indicada
(D.I.M. o S.T.) para la
ejecución de trabajos
requeridos
Archivar documentación
de trabajo de inspección,
mantenimiento y/o reparación
de tipo civil o técnico realizado
en áreas del Dpto . de
Transporte
Departamento de Servicios Técnicos (S.T.): Instalaciones Eléctricos, Electromecánicos, Electrónicos y Telefónicos
Dirección de Ingenieria y Mantenimiento (D.I.M.): Construcción y mantenimiento de obras, albañilería , plomería, jardinería , herrería, carpintería.
Comprobar la realización de
trabajos de tipo civil o
técnicos
<<información >>
Documentos comprobatorios de
trabajos realizados en áreas
mantenidas y adaptadas del Dpto .
de Transporte
RESPONSABLE
ACCION
JEFES DE ÁREAS DEL DEPARATAMENTO
DE TRANSPORTE
1. Formula verbalmente el requerimiento de inspección,
mantenimiento y/o
reparación en la edificación e
instalaciones del Dpto. de Transporte.
DE TRANSPORTE
2. Verifica el tipo de solicitud de mantenimiento y/o
reparación formulado por el responsable del área del
2.1. Se determina que se requiere de los servicios
del Dpto. Técnico (todo lo relacionado a
instalaciones
eléctricas,
electromecánicas,
electrónicas y telefónicas).
2.1.1. Solicita vía telefónica los servicios del
Dpto. Técnico de la Dirección de Servicios
Generales.
2.2. Los trabajos requeridos son de tipo civil
(construcción y mantenimiento de obras,
albañilería, plomería, jardinería, herrería, pintura,
carpintería, entre otros).
3. Dispone del formato de solicitud de servicios de
mantenimiento de la Dirección de Servicios Generales.
4. Registra la información correspondiente a la solicitud,
indicando la falla reportada y el área de trabajo que
requiere atención.
5. Busca la firma del Jefe del Dpto. de Transporte.
6. Envía la solicitud original a la Dependencia indicada, ya
sea la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento (DIM) o
al Departamento Técnico (DT), para la ejecución de los
trabajos requeridos.
7. Espera un lapso de 1 a 3 semanas por respuesta o
atención de las dependencias mencionadas.
8. Comprueba la realización de trabajos de tipo civil o
técnicos.
9. Solicita al Jefe del área donde se efectuaron los
trabajos, la elaboración de un informe escrito concluidos
las labores respectivas.
10. Confirma el registro de la firma del jefe del área en las
planillas de la dependencia ejecutora del trabajo.
11. Anexa el informe escrito del Jefe del área, tanto a la
planilla de la dependencia como a la copia del formato
de solicitud.
12. Archiva la documentación del trabajo de inspección,
mantenimiento y/o reparación de tipo civil o técnico
realizado en áreas del Dpto. de Transporte.
Proceso de Apoyo PA-4.: Apoyo Logístico.
APOYO LOGÍSTICO
15.1. Información General del Proceso de Apoyo de Logístico.
OBJETIVO
Determinar el recorrido y forma de trabajo que ejecuta el personal
de limpieza del Dpto. para garantizar áreas despejadas y acordes a
las necesidades de las actividades propias de cada una. Establecer
una metodología certera y confiable de toda la información,
correspondencia y documentación que se maneja en la Jefatura del
Dpto. de Transporte a manera de dar cumplimiento a todas las
solicitudes de transporte que formulan tanto los entes internos de la
ULA como externos, así como los requerimientos del personal y de
las áreas de trabajo del Dpto. Determinar la forma en que se entera
el personal de la fecha exacta mes a mes así como del monto a
percibir del salario correspondiente, mediante la notificación y
registro de la nómina.
CLIENTES
INICIALES
sectorial
o Jefes de las áreas de trabajo del Dpto. de Transporte
o Administración de la Dirección de Servicios Generales.
FINALES
sectorial
o Jefes de las áreas de trabajo del Dpto. de Transporte
o Administración de la Dirección de Servicios Generales.
INTERNAS
o Dependencias Universitarias
o
ENTRADAS
- Requerimiento diario de mantenimiento en estado de limpieza y
orden de las áreas del Dpto. de Transporte.
- Correspondencia que llega al Departamento de Transporte.
- Oficio de solicitud de documento que reposa en archivo.
- Solicitud o recepción de información en la Secretaría del Dpto.
de Transporte por vía telefónica o personalmente.
- Nómina mensual del Personal del Dpto. de Transporte y los
respectivos estados de cuenta.
SALIDAS
-
Áreas del Dpto. de Transporte limpias y ordenadas durante el
día.
Correspondencia recibida y copia de la enviada archivada.
Documento emitido en fechas anteriores nuevamente en
archivo.
Información manejada por el Jefe del Dpto. de Transporte para
su procesamiento.
Copia de la Nómina del mes firmada y archivada.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el personal de limpieza del Dpto. de
Transporte,
dispone diariamente de los
implementos de limpieza: escobas, mopas,
haraganes, palas para basura, esponjas, cepillos,
cepillos para tela de arañas, entre otros.
Cuando la Secretaria del Dpto. de Transporte,
verifica el destino de la correspondencia enviada.
SE TERMINA
Cuando la Secretaria del Dpto. de Transporte,
archiva la copia de la nómina correspondiente al
mes en la carpeta de Personal del Dpto.
Venezuela (1999)
. Normas COVENIN
. Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero
(28/03/90).
Custodia del Parque Automotor de la ULA (07/09/2004)
. Reglamento de Compras y contratación de servicios
ULA (10/02/2003)
(13/05/1998)
(12/03/1987)
FORMULARIOS
Ninguno.
RECURSOS
HUMANOS
o Personal
de
administración
de
Dependencias
solicitante
o Personal del Sistema Automatizado de Transporte de la
Universidad de Los Andes
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
o Partidas presupuestarias asignadas a las dependencias
académico-administrativas que intervienen en el
proceso.
o Materiales y equipos de oficina Tecnología
de
15.2. Diagrama del Proceso de Apoyo de Logístico.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de apoyo logístico del
Dpto. de Transporte (Fig. 20):
DIAGRAMA DEL PROCESO DE “APOYO LOGISTICO”
<<reglas>>
- Constitución Nacional de la República(1999)
. Estatuto de PersonalAdministrativo, Técnico y Obrero (28/
03/90).
. Resoluciones deConsejos: Universitario, Facultad,
Escuela y Departamento
. Normas internas de la Dirección.
Jefatura del Dpto . de
Transporte /
Dirección de
Servicios Generales
<<objeto negocio>>
- Solicitud de:
. Limpieza y mantenimiento del Dpto.
. Control de Correspondencia,
Trascripción de Documentos,
Archivos de Documentación,
Reproducción de Documentación,
Control de Atención al Público y
Control de Llamadas.
<<fin>>
Proporcionar la asistencia administrativa de secretaría
, de
archivo y de mantenimiento, necesaria a todos los componentes
del departamento, mediante el eficiente y oportuno
cumplimiento de sus funciones en las áreas de recepción
,
correspondencia, trascripción, apoyo logístico, reproducción,
archivo, mensajería y limpieza.
<<actor>>
Jefe del Departamento de
Transporte
cumple
regula
controla
<<producto>>
Informes y documentos de
Gestión Técnico-administrativa
del Dpto.
<<producto>>
{Áreas limpias y mantenidas
<<producto>>
- Manejo de la Correspondenia.
requiere
< < proceso> >
PA-4
APOYO LOGÍSTICO
<<producto>>
- Archivo de Documentación.
<<información>>
- Agenda Diaria de la Dirección,
Departamentos y Administración.
- Control de Pago a Proveedores.
- Normas y Procedimientos de la Dirección.
Departamento de
Transporte
Apoya
Ejecuta
<<actor>>
Personal de secretariado y
limpieza
WEB´s DE LA ULA:
<<producto>>
- Agenda Diaria de Actividades.
Consulta
<<información>>
WEB’s: RedULA
<<actor>>
Técnico y Obrero del Dpto. de
Transporte
<<producto>>
- Reproducción de
Documentación.
<<producto>>
- Comunicación Telefónica.
Fig. 20. Diagrama del Proceso de Apoyo “Apoyo Logístico”.
15.3. Índice del Proceso de Apoyo Logístico.
El proceso de apoyo logístico siguientes procedimientos:
PA-4.1. Limpieza y acondicionamiento diario de las áreas de trabajo.
PA-4.2. Control de entrada y salida de correspondencia del Departamento de
Transporte.
PA-4.3. Solicitud de documento en archivo.
PA-4.4. Atención al público.
PA-4.5.Distribución mensual de estados de cuenta de la nómina del personal del
Proceso de Apoyo 4: Apoyo Logístico
Procedimiento PA-4.1.: Limpieza y acondicionamiento diario de las áreas de trabajo
PROCEDIM IENTO
PA-4.1.
“LIM PIEZA Y ACONDICIONAM IENTO
DIARIO DE LAS ÁREAS DE TRABAJO DEL
Procedimiento No. PA-4.1.: Limpieza y acondicionamiento diario de las áreas de trabajo.
PERSONAL DE LIMPIEZA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE DE LA ULA
<<información>>
Requerimiento diario de mantenimiento
en estado de limpieza y orden de las
áreas del Dpto . de Transporte
Disponer diariamente de los
implementos de limpieza:
Escobas, mopas, haraganes,
palas para basura , esponjas,
cepillos, cepillos para telarañas
Limpiar el mobiliario de la
oficina del Jefe del Taller
Mecánico y de SATULA
ubicado en el almacén
Buscar en almacén insumos
de limpieza: jabón en polvo ,
cloro, desinfectantes
Iniciar limpieza de baños de
mecánicos del taller, limpiando
las pocetas, urinarios y duchas
(4 c/u ) con jabón en polvo,
cloro y desinfectantes.
Continuar limpieza de
baños aseando lavamanos,
pasando paños humedecidos
en desinfectante y cloro por
mobiliarios, ventanas y
paredes
Asear el piso de las oficinas
citadas tal como se hace en los
baños
Asear el piso del almacén
respetando los espacios
destinados para resguardo de
los materiales, insumos y otros
artículos
Higienizar los baños(poceta,
ducha, lavamanos, paredes,
lockers y piso) del almacén
tanto del almacenista como del
Jefe del Taller Mecánico
Asear el piso de los baños de
mecánicos del taller pasando
primero una escoba y
posteriormente dos coletos con
cloro y desinfectantes
Limpiar los baños de los
conductores tal y como se
hace en los baños de los
mecánicos
Limpiar las oficinas de la
sección de correos, realizando
el ordenamiento del mobiliario
y el aseo de las ventanas y
pisos
Ordenar la sala de espera y la
de lockers de los conductores,
acomodando el mobiliario en el
lugar correspondiente
Asear los pisos de ambas
salas de los conductores
barriendo inicialmente y
pasando la mopa dos veces al
piso impregnada en cloro y
desinfectantes
Limpiar la oficina del
Transporte efectuando el
arreglo del mobiliario y el aseo
de los pisos y ventanas
Limpiar las oficinas de la
Jefatura del Dpto., secretariado
y administración sectorial,
ordenando el mobiliario y
aseando ventanas y pisos
Limpiar los baños tanto de
caballeros como de damas
del área de oficinas
(pocetas , lavamanos ,
paredes y pisos )
Asear los baños de SATULA,
pasillo interno y oficina del área
de SATULA , realizando el
ordenamiento del mobiliario y
aseo correspondiente al área
Recolectar la basura de los
estacionamientos de la zona
delantera del Dpto . y de
ubicación de la estación de
expendio de combustible
Recolectar la basura de los
estacionamientos de los buses
de la ULA y del Taller
Mecánico
Sacar las bolsas de la basura
recogida durante el día en las
diferentes áreas de trabajo del
Dpto., colocándolas dentro de
la “jaula” del servicio municipal
Colocar el papel higiénico y
jabón desengrasante para las
manos en los dispensadores
de todos los baños
Revisar constantemente las
áreas para que se mantengan
ordenadas y limpias
Limpiar el área de resguardo
del material de limpieza y de
cambio del uniforme de
limpieza, realizando el
ordenamiento del mobiliario y
aseo del área
<<servicio >>
Áreas del Departamento de
Transporte limpias y
ordenadas durante el día
RESPONSABLE
ACCION
PERSONAL DE LIMPIEZA DEL DEPARTAMENTO
DE TRANSPORTE
1. Define el requerimiento diario de mantenimiento
en estado de limpieza y orden de las áreas del
2. Dispone diariamente de los implementos de
limpieza: escobas, mopas, haraganes, palas
para basura, esponjas, cepillos, cepillos para
tela de arañas, entre otros.
3. Busca en el almacén los insumos de limpieza:
Jabón en polvo, cloro, desinfectantes, entre
otros.
4. Inicia la limpieza de los baños de los mecánicos
del taller, limpiando las pocetas, urinarios y
duchas (cuatro cada una), con jabón en polvo,
cloro y desinfectantes.
5. Continúa la limpieza de los baños aseando los
lavamanos, pasando paños humedecidos en
desinfectantes y cloro por mobiliarios, ventanas y
paredes.
6. Asea el piso de los baños de los mecánicos del
taller, pasando primero una escoba y
posteriormente dos coletos con cloro y
desinfectantes.
7. Limpia el mobiliario de las oficinas del Jefe del
taller Mecánico y de SATULA, ubicado dentro del
almacén.
8. Asea el piso de las oficinas tal como se hace en
los baños.
9. Asea el piso del almacén respetando los
espacios destinados para resguardo de los
materiales, insumos y otros artículos.
10. Higieniza los baños (poceta, ducha, lavamanos,
paredes, lockers, ventanas y pisos) del almacén
tanto del almacenista como del Jefe del taller
Mecánico, tal como se detallo anteriormente.
11. Limpia los baños de los conductores tal y como
se hace en los baños de los mecánicos.
12. Limpia las oficinas de las secciones de correos,
realizando el ordenamiento del mobiliario y el
aseo de las ventanas y pisos.
13. Ordena la sala de espera y la de lockers de los
conductores, acomodando el mobiliario en el
lugar correspondiente.
14. Asea los pisos de ambas salas de los
conductores barriendo inicialmente y pasando la
mopa dos veces impregnada en coloro y
desinfectantes.
15. Limpia la Oficina del Coordinador del Dpto. de
Transporte efectuando el arreglo de mobiliario y
el aseo de los pisos y ventanas.
16. Limpia las oficinas
de la Jefatura del
Dpto.,Secretaría, y la de Administración
Sectorial, ordenando el mobiliario y aseando
ventanas y pisos.
17. Limpia los baños tanto de caballeros como de
damas del área de oficinas (pocetas, lavamanos,
paredes y pisos).
18. Asea los baños de SATULA, pasillo interno y
oficina del área de SATULA realizando el
ordenamiento
del
mobiliario
y
aseo
correspondiente al área.
19. Recolecta la basura de los estacionamientos de
la zona delantera del Departamento y de
ubicación de la Estación de expendio de
combustible.
20. Recolecta la basura de los estacionamientos de
los buses de la ULA y del Taller Mecánico.
21. Saca las bolsas de la basura recogida durante el
día en las diferentes áreas de trabajo del dpto.,
colocándola dentro de la “jaula” del servicio
municipal.
22. Coloca el papel higiénico y jabón desengrasante
para las manos en los dispensadores de todos
los baños.
23. Revisa constantemente las áreas para que se
mantengan ordenadas y limpias.
24. Limpia el área de servicios, donde se guarda el
material de limpieza y la indumentaria.
Proceso de Apoyo 4: Apoyo logístico
Procedimiento PA-4.2.: Control de entrada y salida de correspondencia del Jefatura de
PROCEDIM IENTO
PA-4.2.
“CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE
CORRESPONDENCIA DEL
JE FE DEL DEP ARTAMENT O D E TRANSPO RTE
SECRETARI A DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
DEP ENDENCIAS
UNIVERS ITARI OAS
O I NS TITUCI ONES
EXTRA
UNIVERSITARIAS
Procedimiento No. PA-4.2.: Control de entrada y salida de correspondencia del Departamento de Transporte.
<<información >>
Correspondencia que llega al
No
Compete
correspondencia recibida
Sí
compete
Devolver correspondencia a
Dependencia Universitaria o
Institución Extra
Universitaria
Para
archivo
Verifica decisión tomada por
el Jefe del Dpto . para
proceder
Dar
respuesto
Archiva el documento
recibido y la copia de la
correspondencia enviada en la
sección respectiva de la
carpeta de la D.U . o de la
Institución Extra Univers.
<<Objeto >>
Correspondencia recibida y
copia de la enviada archivada
Anexos incompletos
Verificar sí la
correspondencia trae
anexos
No trae
anexos
Anexos
completos
Elaborar oficio o informe de
acuerdo a las indicaciones
formuladas por el Jefe del
Dpto.
Efectuar correcciones sobre
documento
Colocar el sello del Dpto . en
la parte posterior del mismo
Entrega el documento
elaborado al Jefe del Dpto.
para revisión
Solicitar la firma del Jefe del
Dpto. en el documento
corregido
Preparar documento para
envío a destinatario
Vía fax
Colocar el documento en la
máquina de fax para hacer
efectivo el envío
Enviar el fax marcando el
número del (los) destinatario
(s) en la máquina
Vía correo
Firmar el libro de
correspondencia recibida de la
Dependencia universitaria o la
copia del oficio de la Institución
Extra Universitaria
Revisar la correspondencia y
anexos (si trae)
Abrir correspondencia para
registro de firma , fecha , hora
y sello de recibido
Tomar decisión sobre el asunto
de la correspondencia recibida
Todo
Conforme
Verificar contenido de oficio o
informe redactado
Redacción
no conforme
Solicitar a la secretaria realizar
correcciones sobre el
documento elaborado
Consignar correspondencia
al Jefe del Dpto . de
Transporte
Copiar el documento para
archivo
Devolver a la secretaria del
Dpto . la correspondencia con
decisión respectiva
Firmar oficio o informe
Elaborar sobre indicando
nombre del destinatario y
dirección de la dependencia
universitaria o institución extra
universitaria
Colocar el documento dentro
del sobre marcado
Envía la correspondencia a
la sección de correos para
su distribución
RESPONSABLE
ACCION
DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS O
INSTITUCIONES EXTRA UNIVERSITARIAS
1. Emite
correspondencia
que
llega
al
SECRETARIA DE LA JEFATURA DEL
2. Verifica el destino de la correspondencia
recibida.
2.1. La documentación no corresponde a esta
dependencia.
2.1.1. Devuelve la correspondencia a la
Dependencia Universitaria o a la Institución
extra universitaria que la envió.
2.2. La documentación le compete al Dpto. de
Transporte.
2.2.1. Verifica si la correspondencia trae
anexos.
2.2.1.1. Si trae anexos incompletos.
2.2.1.1.
Devuelve
la
correspondencia
a
la
Dependencia Universitaria o a la
Institución extra universitaria
que la envió.
2.2.1.2. La documentación trae los
anexos completos o simplemente no
trae anexos.
2.2.2. Firma el libro de correspondencia
recibida de la Dependencia Universitaria o la
copia del oficio de la Institución Extra
Universitaria.
2.2.3. Abre la correspondencia para registro
de la firma, fecha, hora y sello de recibido.
2.2.4. Consigna la correspondencia recibida
al Jefe del Dpto. de Transporte.
2.2.5. Revisa la correspondencia y anexos
(si trae).
2.2.6. Toma la decisión sobre el asunto de la
correspondencia recibida.
2.2.7. Devuelve a la secretaria del Dpto. , la
correspondencia con la decisión respectiva.
SECRETARIA DE LA JEFARUTA DEL DPTO.
DE TRANSPORTE
2.2.8. Verifica la decisión tomada por el Jefe
del Dpto., para proceder.
2.2.8.1. La documentación debe ser
archivada.
2.2.8.2. Debe darse respuesta al oficio
recibido.
2.2.8.2.1. Elabora oficio o
informe de acuerdo a las
indicaciones formuladas por el
Jefe de Transporte.
2.2.8.2.2. Entrega el documento
elaborado al Jefe de Dpto. para
su revisión.
2.2.8.2.3. Verifica el contenido
del oficio o informe redactado.
2.2.8.2.3.1. La información
esta
conforme
a
lo
indicado.
2.2.8.2.3.2. El contenido
del oficio no corresponde
con
lo
indicado
en
borrador.
2.2.8.2.3.2.1. Solicita a la
secretaria
realizar
correcciones
sobre
el
documento elaborado.
SECRETARIA DE LA JEFARUTA DEL DPTO.
DE TRANSPORTE
2.2.8.2.3.2.2.
Efectúa
correcciones
sobre
el
documento.
2.2.8.2.3.2.3. Solicita la
firma del Jefe del Dpto. en
el documento corregido.
2.2.8.2.4. Firma el oficio o
informe.
2.2.8.2.5. Coloca el sello del
Dpto. en la parte posterior del
mismo.
2.2.8.2.6. Prepara el documento
para envío al destinatario.
2.2.8.2.6.1. Si el envío es
por vía fax.
2.2.8.2.6.1.1. Coloca el
documento en la máquina
de fax para hacer el envío
efectivo.
2.2.8.2.6.1.2. Envía el fax
marcando el número de
(los) destinatario (s) en la
máquina.
2.2.8.2.6.2. Si el envío es
por correo.
2.2.8.2.6.2.1. Copia el
documento para archivo.
2.2.8.2.6.2.2. Elabora el
sobre indicando el nombre
del destinatario y dirección
de
la
dependencia
universitaria o institución
extra universitaria.
2.2.8.2.6.2.3. Coloca el
documento dentro del
sobre marcado.
2.2.8.2.6.2.4. Envía la
correspondencia
a
la
sección de correos para su
distribución.
2.2.9. Archiva el documento recibido y la
copia de la correspondencia en viada en la
sección respectiva de la carpeta de la
Dependencia Universitaria o de la Institución
Extra Universitaria.
Procedimiento PA-4.3.: Solicitud de documento en archivo
PROCEDIM IENTO
PA-4.3.
“SOLICITUD DE DOCUM ENTO EN
ARCHIVO”
DEP ENDENCIAS
UNIVE RS ITARI OAS
O I NS TITUCI ONES
EXTRA
UNIVE RSITARIAS
Procedimiento No. PA-4.3.: Solicitud de documento en archivo.
<<información>>
Solicitud de documento que reposa en
archivo
No
Corresponde
S ECRETARI A DE LA JE FATURA DEL DEPARTAME NTO DE TRANS PORTE
Verificar si la documentación
solicitada corresponde al
Sí
corresponde
Determinar si la
documentación esta en archivo
muerto o en archivo temporal
del año en curso, según el año
de emisión detallado en la
solicitud
Ubicar la carpeta de la
Dependencia universitaria o
de la institución extra
universitaria indicada en la
solicitud
documento a Dependencia
Universitaria o Institución
Extra Universitaria
solicitante
Determinar en la carpeta
correspondiente si compete a
correspondencia emitida o
recibida según lo indicado en
la solicitud del documento
No existe
documento
en archivo
Revisar en la solicitud el
asunto de la documentación
Elabora un oficio dirigido
al ente solicitante y firmado
por el Jefe de Transporte
sobre la inexistencia de la
documentación en archivos
del Dpto .
Documento
en archivo
Archivar la notificación
para respaldo en la carpeta
correspondiente a la
dependencia universitaria o
instituto extra universitario
solicitante
Lapso de devolución del
ente solicitante
Retirar de la carpeta el
documento original
Registrar el préstamo de la
documentación respectiva
en el libro de registro de
documentación o en archivo
de registro
Elaborar oficio de entrega de
documentación original
dirigido al ente solicitante
Anexar a oficio de entrega
documento orginal
Archivar el documento original
en la carpeta de donde fue
extraído
Buscar firma del Jefe del
respaldar entrega
Enviar la notificación a
correo para que haga la
entrega a la dependencia
universitaria o extra
universitaria correspondiente
Enviar la documentación a la
sección de correo para su
distribución
Indicar en registro de
préstamo la fecha de
devolución del documento
<<Objeto >>
Documento emitido en fechas
anteriores nuevamente en
archivo
RESPONSABLE
ACCION
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA O
INSTITUCIÓN EXTRA UNIVERSITARIA
1. Emite un oficio de solicitud de documento
que reposa en archivo, por haber sido
emitido en fechas anteriores. .
2. Verifica si la documentación solicitada
corresponde
al
Departamento
de
Transporte.
2.1. Si se determina que el documento no
corresponde al Dpto. de Transporte.
2.1.1. Devuelve la solicitud de
documento
a
la
Dependencia
universitaria
o
institución
extra
universitaria solicitantes.
2.2.
Si
la
documentación
solicitada
corresponde al Dpto. de Transporte.
2.2.1. Determina si la documentación
esta en archivo muerto o en archivo
temporal del año en curso, según el año
de emisión del documento detallado en
la solicitud
2.2.2. Ubica la carpeta de la
Dependencia universitaria o institución
extra universitaria indicada en la
solicitud.
2.2.3. Determina en la carpeta
correspondiente
si
compete
a
correspondencia emitida o recibida,
según lo indicado en la solicitud del
documento.
2.2.4. Revisar en la solicitud el asunto
de la documentación.
2.2.4.1. Si se determina que el
documento no existe en el archivo.
2.2.4.1.1. Elabora un oficio
dirigido al entre solicitante y
firmado
por
el
Jefe
de
Transporte sobre la inexistencia
de
la
documentación
en
archivos del Dpto.
2.2.4.1.2. Envía la notificación a
correo para que realice la
entrega a la Dependencia
Universitaria o a la institución
extra
universitaria
correspondiente.
2.2.4.1.3. Archiva la notificación
para respaldo interno en la
carpeta correspondiente al ente
solicitante.
2.2.4.2.
Si se encuentra el
documento en el archivo.
2.2.4.2.1. Retira de la carpeta el
documento original.
2.2.4.2.2. Registra el préstamo
de la documentación respectiva
en el libro de registro de
documentación o en archivo de
registro.
2.2.4.2.3. Elabora un oficio de
entrega del documento original
dirigido al ente solicitante.
2.2.4.2.4. Busca la firma del Jefe
del Dpto. de Transporte para
respaldar la entrega.
2.2.4.2.5. Anexa al oficio den
entrega el documento original.
2.2.4.2.6. Envía a la sección de
correo la documentación para su
distribución.
2.2.4.2.7. Espera por el retorno
del documento el lapso de
devolución que establezca el
ente solicitante.
2.2.4.2.8. Indica en el registro de
préstamo la fecha de devolución
del documento.
2.2.4.2.9. Archiva nuevamente
el documento original en la
carpeta de donde fue extraído.
Procedimiento PA-4.4.: Atención al público
PROCEDIM IENTO
PA-4.4.
“ATENCIÓN AL PÚBLICO”
SECRETARIA DE LA J EFATURA DEL DEP ARTAMENTO DE TRANSPO RTE
DEP ENDENCIAS
UNIVE RS ITARI OAS
O I NS TITUCI ONES
EXTRA
UNIVE RSITARIAS
Procedimiento No. PA-4.4.: Atención al público.
<<información>>
Solicitud / Recepción de información
en la Secretaría del Dpto . de Transporte
por vía telefónica o personalmente
Recepción de
información
Verificar si se trata de la
solicitud o recepción de
información
Solicitud de
información
Solicitar los datos de la
persona y el asunto a que
corresponde la solicitud
Registrar el asunto de la
información y de la persona
que la emite en la agenda
diaria del Departamento de
Transporte
Tiene
Autorización
Consultar con el Jefe del
Dpto. de Transporte por vía
telefónica la autorización
para dar respuesta al asunto
solicitado
No tiene
autorización
Comunicar la no autorización
de la información solicitada o
de la ubicación de la persona
requerida
Notificar información
recopilada al Jefe de Dpto .
de Transporte
Emitir información o
respuesta sobre persona o
asunto particular
Registrar en agenda horario
de cita o asistencia de jefe
del Dpto.
<<información >>
Información manejada por el
Jefe del Dpto. de Transporte
para procesamiento
Procedimiento PA-4.4.: Atención al público
RESPONSABLE
ACCION
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA O
INSTITUCIÓN EXTRA UNIVERSITARIA
1. Emite solicitud o comunica información en
la Secretaría del Dpto. de Transporte por
vía telefónica o personalmente.
2. Verifica si se trata de la solicitud o
recepción de información.
2.1. Si se trata de la recepción de alguna
información.
2.1.1. Registra el asunto de la
información y de la persona que la
emite, en la agenda diaria del Dpto. de
Transporte.
2.2. Si se trata de la solicitud de información.
2.2.1. Solicita los datos de la persona y
el asunto a que corresponde la
solicitud.
2.2.2. Consulta con el Jefe de
Transporte por vía
telefónica la
autorización para dar respuesta al
asunto solicitado.
2.2.2.1. Si el Jefe le aclara que
no tiene autorización.
2.2.2.1.1. Comunica la
no autorización de la
información solicitada.
2.2.2.2. Si el Jefe autoriza la
respuesta.
2.2.2.2.1.
Emite
la
información o respuesta
sobre persona o asunto
particular.
2.2.2.1.2. Registra en
agenda el horario de cita
o asistencia del Jefe del
Dpto.
3. Notifica la información recopilada al Jefe del
Procedimiento PA-4.5.: Distribución mensual de estados de cuenta de la nómina del
personal del Departamento de Transporte
PROCEDIM IENTO
PA-4.5.
“DISTRIBUCIÓN M ENSUAL DE ESTADOS
DE CUENTA DE LA NÓM INA DEL
PERSONAL DEL DEPARTAM ENTO DE
TRANSPORTE”
Procedimiento No. PA-4.5.: Distribución mensual de estados de cuenta de la nómina del personal del Departamento de
Transporte.
S ECRE TARIA DE LA JEFATURA DE L DEPARTAMENTO DE TRANSP ORTE
DIRECCIÓN DE
PERS ONAL DE LA
ULA
Procedimiento No. PA-4.5.: Distribución mensual de estados de cuenta de la nómina del personal del Departamento de
Transporte.
<<objeto>>
Nómina mensual del Personal del Dpto .
de Transporte y Estados de Cuenta
Revisar disposición
completa de la nómina
mensual y de los estados de
cuenta del personal del
departamento
Solicitar por teléfono a los
Jefes de áreas del Dpto . de
Transporte la notificación al
personal bajo su cargo de la
disposición de la nomina
Estados de
cuenta
faltantes
Información
completa
Registrar la firma en la
nómina
Entrega de los edos . de
cuenta faltantes
Notificar a la Dirección de
Personal la falta de estado
de cuenta para envío
inmediato
Disponer del estado de
cuenta personal para
archivo
Colocar en sitio accesible la
nómina del Dpto . de
Trnasporte
Indicar la ubicación de la
nómina al personal para
registro de la firma
Firma de todo el
personal
Entrega el estado de cuenta
correspondiente al personal
que va firmando la nómina
Copiar la nomina para
archivo interno
Devolver la nómina a la
Genrales
Archivar la copia de la
nómina correspondiente al
mes en la carpeta de
personal del Dpto .
<<Objeto >>
Copia de nómina del mes
firmada y archivada
Procedimiento PA-4.5.: Distribución mensual de estados de cuenta de la nómina del
personal del Departamento de Transporte
RESPONSABLE
ACCION
DIRECCIÓN DE PERSONAL DE LA ULA
1. Envía la nómina mensual del personal del
Dpto. de Transporte y los respectivos
estados de cuenta a la dependencia.
2. Revisa la disposición completa de la
nómina y de los estados de cuenta del
personal del Dpto.
2.1. Si se determinan estados de cuenta
faltantes.
2.1.1. Notifica a la Dirección de
Personal, la falta del estado de cuentas
para envío inmediato.
2.1.2. Espera por la entrega de los
estados de cuenta faltantes.
2.2. Se determina que toda la información
esta completa.
3. Solicita por teléfono a los Jefes del Dpto.
de Transporte, la notificación al personal
bajo su cargo de la disposición de la
nómina.
4. Registra la firma en la nómina.
5. Dispone del estado de cuenta personal
para archivo.
6. Coloca en un sitio accesible la nómina del
7. Indica la ubicación de la nómina al personal
para registro de la firma.
8. Entrega
el
estado
de
cuenta
correspondiente al personal que va
firmando la nómina.
9. Espera por la firma de todo el personal.
10. Copia la nómina para archivo interno del
Dpto.
11. Devuelve la nómina a la Dirección de
12. Archiva
la
copia
de
la
nómina
correspondiente al mes en la carpeta de
Personal del Dpto.
Proceso de Apoyo PA-5.: Administración central de Bienes y Servicios
ADM INISTRACIÓN CENTRAL DE BIENES
Y SERVICIOS
Vehículos.
OBJETIVO
Determinar la metodología aplicada por la Administración de la
Dirección de Servicios Generales para otorgar la compra de un
bien o la contratación de un servicio cuyo monto se comprende
entre las 100-1000 Unidades Tributarias (U.T.), así como
efectuar una adjudicación directa o para participar en un
proceso de Licitación Selectiva -1000 y 10000 Unidades
Tributarias (U.T.)- o General –superiores a 10000 UT- de bienes
y servicios.
CLIENTES
INICIALES
FINALES
o Proveedores o entes externos.
INTERNAS
o Sección de Transporte
EXTERNAS
o Empresa suplidora de bienes y/o servicios.
ENTRADAS
- Requerimiento de compra de repuestos, materiales,
insumos y equipos de trabajo así como la contratación de
servicios por montos superiores a 100 Unidades Tributarias
(U.T.) y menores a 1000 U.T.
- Requerimiento de adquisición de motor, repuestos,
equipos de trabajo o contratación de servicios cuyos montos
superan las 10000 U.T.
equipos de trabajo o contratación de servicios cuyos montos
se ubican entre 1000 y 10000 U.T.
equipos de trabajo o contratación de servicios con
presentación de carta de adjudicación.
SALIDAS
- Compra de bienes o contratación de servicios autorizada
y procesada ante el proveedor.
- Bien o servicio adjudicado en proceso de licitación
general a uno o varios proveedores.
- Bien o servicio adjudicado en proceso de licitación
selectiva a uno o varios proveedores.
- Adjudicación directa de compra de bien o contratación de
servicio a empresa determinada.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando la Comisión de Compras, verifica que la
solicitud de adquisición de bienes o contratación
de servicios (TOT) contenga las firmas y sellos de
aprobación del Coordinador y del Jefe del Dpto.
de Transporte.
SE TERMINA
Cuando la Secretaria de la Comisión de
Licitaciones, archiva el expediente original en el
estante destinado para ese fin y ubicado
siguiendo el correlativo por mes de realización del
proceso.
Venezuela (1999)
. Normas COVENIN
Obrero (28/03/90).
Custodia del Parque Automotor de la ULA
(07/09/2004)
.
Reglamento de Compras y contratación de
(13/05/1998)
(12/03/1987)
ULA
FORMULARIOS
Ninguno.
RECURSOS
HUMANOS
o
o
o
o
o
o
Vice-Rector Administrativo
Director de Servicios Generales.
Comisión de Compras.
Comisión de Licitaciones.
Administrador de la Dirección de
Generales.
Jefe del Departamento de Transporte.
Servicios
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
o Partidas
presupuestarias
asignadas
a
dependencias
las
que
de vehículos.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso de mantenimiento
preventivo y correctivo de vehículos (Fig. 21):
DIAGRAMA DEL PROCESO DE “ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS”
<<reglas>>
- Constitución Nacional de la República(1999)
- Ley Orgánica de la Administración Pública(17/10/2001)
Ley de Universidades(2/09/1970)
- Ley del Estatuto de la Función Pública(06/09/2002)
Departamento
. Reglamento de Compras de la Universidad
. Normas internas de la Dirección.
Generales y
Departamentos
<<objeto negocio>>
- Solicitud de Compras Menores.
- Solicitud de Reportes de Control de Bienes y
Servicios.
- Solicitud de Registro de Proveedores
.
- Solicitud de Manejo y Control de Caja Chica
.
- Solicitud de Compra de Bienes y Contratación
de Servicios.
- Solicitud de Movimientos del Personal ATO
.
regula
<<fin>>
Proporcionar la asistencia
administrativa necesaria a todas las
unidades que conforman la Dirección
de Servicios Generales, mediante el
eficiente y oportuno cumplimiento de
los servicios requeridos en las áreas
de: Presupuesto, Contabilidad,
Personal y Compras en apoyo a
todas las operaciones programadas
por la Dirección.
<<actor>>
Administrador - Jefe de la
Generales
controla
cumple
requiere
<<información>>
- Reportes Administrativos y Financieros de
los Departamentos y Secciones.
- Cotizaciones de Bienes y Servicios.
- Facturas, Notas de Debido y Crédito de los
Departamentos.
- Informes de análisis de costos y
presupuestos de obras.
- Reportes Control de Movimientos de
Personal de los Departamentos.
< < proceso> >
PA 2.
ADM INISTRACIÓN
CENTRAL DE BIENES
Y SERVICIOS
<<producto>>
Compras de Insumos y
Materiales.
Departamento de
Transporte/ Director de
Servicios Generales
Apoya
Ejecuta
<<actor>>
- Miembros de la Unidad de
Administración dela
Generales
WEB´s DE LA ULA:
<<producto>>
Registro y Control
Presupuestario de los Recursos.
Consulta
<<información>>
WEB’s: RedULA
<<actor>>
Técnico y Obrero de la
Generales
Fig. 21. Diagrama del Proceso “Administración central de Bienes y Servicios”.
16.3. Índice del Proceso de Apoyo de Administración central de Bienes
y Servicios.
El proceso de Apoyo de Administración central de Bienes y Servicios define los siguientes
procedimientos que se señalan:
PA-5.1. Compras de bienes y contratación de servicios.
PA-5.2. Licitación General de bienes y servicios.
PA-5.3. Licitación Selectiva de bienes y servicios.
PA-5.4. Adjudicación directa de bienes o servicios.
Proceso de Apoyo 5: Administración central de Bienes y Servicios
Procedimiento PA-5.1: Compra de Bienes y Contratación de Servicios
PROCEDIM IENTO
PA-5.1.
“COMPRAS DE BIENES Y
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS”
DEL DPTO. DE TRNASPORTE
SECRETARIA DE LA
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS
GENERALES
DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES, ADMINISTRADOR DE LA DIRECCIÓN Y OTRO
REPRESENTANTE DESIGNADO POR EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE UNIDAD DE
APOYO ADMINISTRATIVO
(COMISIÓN DE COMPRAS)
DEPARTAMENTO
DE TRANSPORTE
Procedimiento No. PA-5.1: Compras de bienes o contratación de servicios.
<<información >>
Requerimiento de compra de repuestos ,
materiales , insumos, herramientas y equipos
de trabajo así como la contratación de
servicios por montos superiores a 100 U.T. y
menores a 1000 U. T.
Verificar que la solicitud de
adquisición de bienes o de
contratación de servicios ( TOT)
contenga las firmas y sellos de
aprobación del Coordinador y
del Jefe del Dpto.
Revisar la solicitud de
materiales y / o repuestos
emitida por el almacenista o
formato “Trabajo en otro
taller”
Descartar la proforma por no
estar inscrito el proveedor
en la ULA
No
autorizadas
Debidamente
autorizada
Devolver solicitud al
almacenista del Dpto . de
Transporte por falta de la
debida autorización
Abrir los sobres cerrados
contentivos de las ofertas
emitidas por los proveedores
(mínimo tres )
Colocar sello de revisado e
indicar motivo de rechazo de la
factura
Verificar la inscripción de
los Proveedores
participantes en el Registro
General de la Dirección de
Servicios Generales
Aparecen en el
registro
Revisar que el contenido de
Coincide
cada cotización coincida con
lo solicitado
No aparecen en el
registro
Indicar disponibilidad
presupuestaria de la
dependencia
Analizar las ofertas recibidas
en cuanto a monto más bajo,
tiempo de respuesta y garantía
No coincide
Colocar el sello de Visto
Bueno para aprobar la
cotización seleccionada
Registrar la firma del Director y
la fecha
Colocar el sello de la Dirección
Colocar el sello de revisado a
las demás cotizaciones
analizadas no seleccionadas
Consignar documentación
a la Secretaria de la Dirección
de Servicios Generales para
procesar la compra de los
bienes o la contratación del
servicio
Compilar la documentación de
diversas solicitudes de
adquisición de bienes o
Entregar la cotización
aprobada al proveedor
correspondiente para que
procese la compra del bien o la
contratación del servicio
solicitada
Elaborar relación de las
proveedores aprobadas de
diferentes procesos de solicitud
<<información >>
Compra de bienes o
contratación deservicios
autorizada y procesada ante el
proveedor
Indicar monto admitido , unidad
correspondiente a la solicitud y
fecha de aprobación
Determinar la oferta más
conveniente a los intereses de
la universidad
Buscar las firmas de los
integrantes de la Comisión de
Compras
Copiar la relación de
proveedores firmadas por la
Comisión de Compras
Archivar la relación original de
cotizaciones aprobadas en la
carpeta igualmente identificada
Repuestos la copia de la
relación citada y la
documentación respectiva de
cada solicitud aprobada
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite el requerimiento de compra de repuestos,
materiales, insumos, herramientas y equipos de trabajo
así como la contratación de servicios por montos
superiores a 100 Unidades Tributarias (U.T.). y menores
a 1000 U.T.
COMITÉ DE COMPRAS (DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES, ADMINISTRADOR
DE LA DIRECCIÓN Y REPRESENTANTE
DESIGNADO POR EL DIRECTOR)
2. Verifica que la “Solicitud de materiales y/o repuestos de
uso inmediato” o el formato TOT contenga las firmas y
sellos de aprobación del Coordinador y del Jefe del
2.1. Se observa que la solicitud no esta
autorizada.
2.1.1. Devuelve la solicitud del almacenista
del Dpto. de Transporte por falta de la debida
autorización.
2.2. La documentación esta debidamente
autorizada.
2.2.1. Revisa la “Solicitud de materiales y/o
repuestos” emitida por el almacenista o
formato “Trabajo en otro taller” (TOT).
2.2.2. Abre los sobres cerrados contentivos
de las ofertas emitidas por los proveedores
(mínimo tres -3-).
2.2.3. Verifica la inscripción de los
proveedores participantes en el registro
General de la Dirección de Servicios
Generales.
2.2.3.1. Si los proveedores no aparecen
en el registro.
2.2.3.1.1. Descarta la pro forma por no
estar inscrito el proveedor en la ULA.
2.2.3.1.2. Coloca el sello de revisado e
indica el motivo de rechazo de la
factura.
2.2.3.2. El proveedor esta registrado
en la ULA.
2.2.3.2.1. Revisa que el contenido de
cada cotización coincida con lo
solicitado.
2.2.3.2.1.1. Si los datos no coinciden.
2.2.3.2.1.1.1. Descarta la pro forma por
no coincidir la información.
2.2.3.2.1.1.2. Coloca el sello de
revisado e indica el motivo de rechazo
de la factura.
2.2.3.2.1.2. Si los datos coinciden.
2.2.3.2.1.2.1. Analiza las ofertas
recibidas en cuanto al monto más bajo,
tiempo de respuesta y garantía.
2.2.3.2.1.2.2. Determina la oferta más
conveniente a los intereses de la ULA.
2.2.3.2.1.2.3. Indica la disponibilidad
presupuestaria de la dependencia.
2.2.3.2.1.2.4. Coloca el sello de Visto
Bueno para aprobar la cotización
seleccionada.
2.2.3.2.1.2.5. Registra la fecha y la
Generales.
2.2.3.2.1.2.6. Coloca el sello de la
2.2.3.2.1.2.7. Coloca el sello de
revisado a las demás cotizaciones
analizadas no seleccionadas.
3. Consigna la documentación a la Secretaría de la
Dirección de Servicios Generales para procesar la
compra del bien o la contratación del servicio.
SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
4. Compila la documentación de diversas solicitudes de
adquisición de bienes o de contratación de servicios.
5. Elabora la relación de los proveedores aprobados de
diferentes procesos de solicitud.
6. Indica el monto admitido, la unidad correspondiente a la
solicitud y la fecha de aprobación.
7. Busca las firmas de los Integrantes de la Comisión de
Compras.
8. Copiar la relación de proveedores firmadas por la
Comisión de Compras.
9. Archiva la relación original de cotizaciones aprobadas
en la carpeta igualmente identificada.
10. Entrega al buscador de Repuestos, la copia de la
relación citada y la documentación respectiva de cada
solicitud aprobada.
BUSCADOR DE REPUESTOS DEL DPTO.
DE TRANSPORTE
11. Entrega la cotización aprobada al proveedor
correspondiente para que se procese la compra del bien
o la contratación del servicio solicitada
Procedimiento PA-5.2: Licitación General de bienes y servicios
PROCEDIM IENTO
PA-5.2.
“LICITACIÓN GENERAL DE BIENES Y
SERVICIOS”
DIRECTOR DE
SERVICIOS
GENERALES
(PRESIDENTE DE
LA COMISIÓN DE
LICITACIONES)
Procedimiento No. PA-5.2.: Licitaciones Generales para adquisición de bienes o contratación de servicios.
<<información >>
Requerimiento de adquisición de
motor, repuestos, equipos de trabajo o
contratación de servicios cuyos
montos superan las 10000 U.T.
de adquisición de bien o
contratación de servicio
superior a las 10000 U.T.
Colocar en oficio firma y
sello del Dpto . de Transporte
Anex ar documentación
referenci a (presupuestos y
espec ifi caci ones técnic as) al
ofic io de s ol ici tud
y la documentación anexada
para conocimiento
Coloc ar la firma y el s ell o de la
Direcc ión de Servi cios
G eneral es c omo reci bido
Solic itar a l a Sec retaria de la
Comis ión de Li citac iones l a
apertura el proc es o de
li ci tac iones para el bien o
s ervi cio s ol ic itado
SECRETARIA DE LA COMISIÓN DE LICITACIONES
Verifi car que la s ol ici tud
de apertura de proc es o de
l ic itación vi ene ac ompañada de
las c arac terís tic as técnic as y
de la certi fic ac ión de recurs os
financi eros para la c ompra
Abrir expediente de
licitación foliado y
estructurado con cada
documento que se va
generando en el proceso
Sol ici tud
incompl eta
Recaudos
c ompletos
Es tablecer l a l ic itación
de adquis ici ón de bienes o de
c ontratación de s ervic ios de
ti po general por s uperar las
10000 U .T.
Indi car al J efe del Dpto. de
Trans porte l os doc umentos
faltantes para s u inmedi ata
c onsignac ión
Referir aclaratoria de dudas
técnicas a la Dependencia
solicitante para emisión de
respuesta
Aclarar dudas referentes al
proceso de licitación (pliego )
Notificar a los expertos
al servicio de la institución
sobre su nombramiento como
miembros de la sub -comisión
técnica y parti ci pación en la
Finalizar el acta del proceso
de licitación realizado
Bus car las características
téc ni cas del bien solic itado c on
el Jefe del Taller Mecánico y/o
el certi fic ado pres upuestario
con la Admi ni stradora de
Serv ici os G eneral es
Env iar c omunic ación a la
Di rec ci ón de Servic ios
G eneral es c omo pres idente de
la Comi si ón de Lic itaci ones de
la ULA
Entregar por escrito las
respuestas de las consultas
del pliego y las de tipo técnica
(realizadas por la
dependencia ) a cada
proveedor
fecha fijada
Entregar en fecha de reunión
Final a la Comis ión de
li ci tac iones
, l os s obres
contentiv os de las ofertas de los
proveedores y el i nforme de
evaluac ión téc ni ca
Registrar la firma de cada
uno de los miembros de la
Comisión de Licitaciones
Elaborar avi so de prens a
para hacer l lamado a
prov eedores para retiro de
pliego del proc es o de li ci tac ión
de adquis ic ión de bien o
contratac ión de serv ic ios
12 –15 días
Mani fes taci ón de v ol untad de prov eedores
a parti r de notificaci ón en prens a
Dis poner temporalmente de la
doc umentac ión del proc es o de
evaluac ión téc nic a de la oferta
para pos terior evaluac ión
financi era
Entregar a la brev edad pos ible
l a documentación ex igida a la
Secretari a de la Comisi ón de
Lici tac iones
Envi ar av is o de prensa a
rec eptoria para s u publi caci ón
en dos peri ódic os( uno de
ci rculaci ón nac ional y uno
regional) durante dos días
Elaborar en la víspera al
proces o de lic itac ión la l ista de
as istenci a de prov eedores al
acto de rec epc ión de sobres
(as í no hayan retirado el
pliego)
Elaborar listado de
registro de proveedores que
retiran el pliego de licitación
para certificar el acuse de de
recepción de invitación al
proceso
Elaborar lista de
asistencia al proceso de
licitación de los miembros de
la Comisión de licitaciones y
demás invitados
Elaborar carta de
noti fic ac ión de la Buena Pro al
o a los prov eedores
selecc ionados para la
adqui si ción del bien o para la
c ontratac ión del serv ic io
Copiar el expediente del
proceso de licitación
Entregar Pliego de Lic itaci ón
(as pec tos l egales, jurídic os,
admi nis trati vos y financieros
)y
c arac terístic as técnic as
medi ante pres entación de s el lo
o carta autori zada de empres a
Dar apertura al proc es o de
l ici taciones con la concurrenc ia
de los mi embros del Comisi ón
de li citac iones y un míni mo de
dos ( 2) prov eedores notifi cados
Iniciar levantamiento de
acta del proceso de licitación
indicando la concurrencia de
los miembros de la Comisión,
los proveedores invitados y
los asistentes
Enviar c arta tanto a los
selecc ionados ( para s u
c ontacto c on la dependencia
s olic itante para la recepc ión de
la orden de c ompra ) c omo a
los res tantes
Elaborar carta de
agradecimiento s los
proveedores que no
obtuvieron la adjudicación
Archivar el expediente
original en el estante
destinado para ese fin y
ubicado siguiente un
correlativo por mes de
realización
Enviar copia del expediente
a la dependencia solicitante ,
al Vice-Rectorado
Administrativo y a la Unidad
de Auditoria Interna
Elaborar l a conv oc atoria de
asis tenc ia para los miembros
de la Comi si ón de l ici tac iones
Recopilar información de
todo el proceso de
licitaciones para indicarlo en
acta
Incluir en el expediente toda
la documentación faltante
licitación aún no compilada
<<información >>
Bien o servicio adjudicado en
proceso de licitación general a
uno o varios proveedores
de l a Sub- Comi sión Técnic a
,
los s obres contentiv os de l as
ofertas de los prov eedores y l as
característi cas téc nicas
requeri das a l os miembros
MIEMBROS DE
LA SUBCOMISIÓN
TÉCNICA
MIEMBROS DEL COMISIÓN DE LICITACIONES
Dar l ec tura a las bas es y
as pec tos del proc es o de
l ic itación
Aperturar sobres
consignados por los
proveedores asistentes al
Dar derecho de palabra o
algún miembro de la
comisión para puntualizar
aspectos y aclarar dudas
Cerrar debate concluida la
discusión solicitando la firma
de los proveedores
asistentes
No, califica
el prov eedor
Verificar la calificación de la
documentación solicitada a
los proveedores (según
pliego)
Notificar el inicio de recepción
de sobres contentivos de la
documentación de la
empresa exigida en el pliego
Devolver documentación al
proveedor indicando la
negativa de consignación de
oferta
Indicar al proveedor que
debe retirarse de la sala para
que continúe el proceso de
licitación con el resto de
proveedores asistentes
Analizar el informe técnico
levantado por la Sub Comisión Técnica
Registrar las firmas de la
concurrencia de la Comisión
de Licitaciones
Analizar los aspectos
financieros , garantías ,
tiempos de entrega y
servicios post -venta
Decidir el otorgamiento de la
Bueno Pro a uno o varios
(parcial) de los proveedores
calificados analizados
Cerrar el proceso de
licitaciones entregando el
informe final a la Secretaria
de la comisión para la
notificación de la Buena Pro
Cali fic a el prov eedor
Notificar a los proveedores
calificados la recepción de
los sobres cerrados con la
oferta
Recopilar todos los sobres
con las ofertas respectivas
para posterior análisis
Notificar la fecha de
Pro
Pedir el retiro de la sala de
los proveedores restantes
Dar por concluido el proceso
de licitación
Realizar el nombramiento
de la Sub-Comisión Técnica
evaluadora de las ofertas
consignadas en su aspecto
técnico
Establecer fecha de
reunión de la Sub -Comisión
Técnica (antes de la fecha
de otorgamiento de la
Buena Pro )
Establecer la fecha de
análisis financiero de las
ofertas (posterior a
evaluación técnica )
Someter a evaluac ión l a oferta
des de el punto de v is ta técnic a
al igual que l a solic itud
formulada
Elaborar el informe de
evaluación respaldado por las
firmas de los miembros de la
sub-comisión ténica
Entregar el informe a la
Secretaria de la Comisión de
Licitaciones
(•) La notificación del proceso de licitación general a los proveedores debe formularse con
15 días mínimos de anticipación antes de la fecha de recepción y apertura de sobres indicados
(Ley de Licitaciones . Capitulo III . Reglamento de Compras y Contratación de Servicios de la ULA
Miembros de la Comisión de licitaciones : Director de Servicios Generales (Presidente ), Representante del Rector , Máxima autoridad de la Dependencia solicitante , Administrador de la Dependencia solicitante , observador de la Unidad de Auditoria Interna de la ULA
(*) Cuando el proceso compete a los estudiantes
(Comedor , Uniformes deportivos , entre otros ) se convoca al Director de DAES y el Presidente de la FCU
(**) Cuando el proceso compete a los trabajadores técnicos y obreros de la ULA
(Uniformes de trabajo , Bono Alimentario , entre otros ) se convoca a un representante de cada gremio sindical
. Para la selección de los uniformes se convoca además a un Médico Laboral de la ULA
(••) El proceso de declara desierto cuando ningún proveedor califica según el pliego de licitaciones
.
) )
Levantar acta del desarrollo
de la reunión y de las
decisiones tomadas
RESPONSABLE
ACCION
JEFE DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
1. Emite el requerimiento de adquisición de motor,
repuestos, equipos de trabajo o contratación de
servicios cuyos montos superan las 10000 U.T.
2. Elabora el oficio de solicitud de adquisición de bien
o contratación de servicio superior a las 10000
U.T..
3. Coloca en el oficio la firma y el sello del Dpto. de
Transporte.
4. Anexa la documentación referencial (presupuestos
y especificaciones técnicas) al oficio de solicitud.
5. Envía la comunicación al Director de Servicios
Generales como Presidente de la Comisión de
Licitaciones de la ULA.
6. Revisa el oficio de solicitud y la documentación
anexada para su conocimiento.
7. Coloca la firma y el sello de la Dirección de
Servicios Generales como recibido.
8. Solicita a la Secretaria de la Comisión de
Licitaciones la apertura del proceso de Licitaciones
para el bien o servicio solicitado.
9. Verifica que la solicitud de apertura de proceso de
licitación viene acompaña de las características
técnicas y de la certificación de recursos
financieros para la compra.
9.1. La solicitud viene incompleta.
9.1.1. Indica al Jefe del Dpto. de
Transporte, los documentos faltantes
para su inmediata consignación.
9.1.2. Busca las características técnicas
del Bien solicitado con el Jefe del Taller
Mecánico
y/o
el
certificado
presupuestario con la Administradora
9.1.3. Entrega a la brevedad posible la
documentación exigida a la Secretaria
de la Comisión de Licitaciones.
9.2. Los recaudos están completos.
10. Establece la licitación de bienes o de contratación
de servicios de tipo General por superar las 10000
U.T.
11. Elabora el aviso de prensa para hacer el llamado a
los proveedores, para el retiro del pliego de
proceso de licitación de adquisición de bienes o de
12. Envía el aviso de prensa a la receptoría para su
publicación en dos periódicos (uno de circulación
nacional y uno regional) durante dos días.
13. Elabora el listado de registro de proveedores que
retiran el pliego de licitación para certificar el acuse
de la recepción de invitación al proceso.
14. Entrega el pliego de licitación (aspectos legales,
jurídicos, financieros, administrativos) y las
características técnicas, mediante la presentación
del sello o carta autorizada por la empresa.
15. Elabora la convocatoria de asistencia para los
miembros de la Comisión de Licitaciones, los
cuales están integrados por:
El
Director
de
Servicios
Generales
(Presidente), un representante del Rector, la
máxima autoridad de la Dependencia
solicitante, administrador de la Dependencia
solicitante, observador de la Unidad de
Auditoria Interna de la ULA.
16. Abre el expediente de la licitación foliado y
estructurado con cada documento que se va
generando en el proceso.
17. Aclara dudas referentes al proceso de licitación
(pliego).
18. Refiere aclaratoria de dudas técnicas a la
Dependencia solicitante para emisión de
respuesta.
19. Entrega por escrito las respuestas de las consultas
del pliego y las de tipo técnico (realizadas por la
Dependencia a cada proveedor).
20. Espera un lapso de 12-15 días por la
manifestación de voluntad de proveedores a partir
de la notificación en prensa.
21. Elabora en la víspera al proceso de licitación la
lista de asistencia de proveedores al acto de
recepción de sobres (así no hayan retirado el
pliego.
22. Elabora la lista de asistencia al proceso de
licitación de los miembros de la comisión de
licitaciones y demás invitados.
23. Da la apertura del proceso de licitación del
proceso con la concurrencia de los miembros de la
Comisión de Licitaciones y un mínimo de dos (2)
proveedores notificados.
24. Inicia el levantamiento del acta del proceso de
Licitación indicando la concurrencia de los
miembros de la Comisión, los proveedores
participantes y los asistentes.
25. Recopila información de todo el proceso de
licitaciones para indicarlo en acta.
MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE LICITACIONES
26. Da lectura a las bases y aspectos del proceso de
licitación.
27. Da derecho de palabra a algún miembro de la
comisión para puntualizar aspectos y aclarar
dudas.
28. Cierra debate, concluida la discusión solicitando la
firma de los proveedores asistentes.
29. Notifica el inicio de recepción de sobres
contentivos de la documentación de la empresa
exigida en el pliego.
30. Apertura los sobres consignados por los
proveedores asistentes al proceso de licitación.
31. Verifica la calificación de la documentación
solicitada a los proveedores (según pliego).
31.1. El proveedor no califica.
31.1.1. Devuelve documentación al
proveedor indicando la negativa de
consignación de oferta.
31.1.2. Indica al proveedor rechazado
que debe retirarse de la sala para que
continúe el proceso de licitación con el
resto de proveedores asistentes.
31.2. El proveedor califica.
31.2.1. Notifica a los proveedores
calificados la recepción de los sobres
cerrados con la oferta.
31.2.2. Recopila todos los sobres con
las ofertas respectivas para posterior
análisis.
31.2.3.
Notifica
la
fecha
de
otorgamiento de la “Buena Pro”.
31.2.4. Pide el retiro de la sala de los
proveedores restantes.
31.2.5. Realiza el nombramiento de la
sub-comisión técnica evaluadora de las
ofertas consignadas en su aspecto
técnico.
31.2.6. Establece fecha de reunión de
la sub-comisión técnica (antes de la
fecha de otorgamiento de la “Buena
Pro”).
31.2.7. Establece la fecha de análisis
financiero de las ofertas (posterior a la
evaluación técnica)
31.2.8. Dar por concluido el proceso de
licitación.
31.2.9. Finaliza el acta del proceso de
licitación realizado.
31.2.10. Notifica a los expertos al
servicio de la institución sobre su
nombramiento como miembro de la
sub-comisión técnica y participación en
la fecha fijada.
31.2.11. Registra la firma de cada uno
de los miembros de la Comisión de
Licitaciones.
31.2.12. Entrega en fecha de reunión
de la sub-comisión técnica, los sobres
contentivos de las ofertas de los
proveedores y las características
técnicas requeridas a los miembros.
MIEMBROS DE LA SUB-COMISIÓN TÉCNICA
DE LICITACIONES
31.2.13. Somete a evaluación la oferta
desde el punto de vista técnico al igual
que la solicitud formulada.
evaluación respaldado por las firmas de
los miembros de la Sub-Comisión
Técnica.
31.2.15. Entrega el informe ala
Secretaria
de
la
Comisión
de
Licitaciones.
31.2.16. Dispone temporalmente de la
documentación del proceso de evaluación
técnica de la oferta para posterior evaluación
financiera.
fijada a la Comisión de Licitaciones, los
sobres contentivos de las ofertas de los
proveedores y el informe de la evaluación
técnica.
31.2.18. Analiza el informe técnico
levantado por la sub-comisión técnica.
31.2.19.
analiza
los
aspectos
financieros, garantías, tiempos de entrega y
servicios post-venta.
31.2.20. Decide el otorgamiento de la
“Buena Pro” a uno o varios (parcial) de los
proveedores calificados analizados.
31.2.21. Levanta el acta de desarrollo
de la reunión y de las decisiones tomadas.
31.2.22. Registra la firma de la
concurrencia de la Comisión de Licitaciones.
31.2.23.
Cierra
el
proceso
de
licitaciones, entregando el informe final a la
Secretaria de la Comisión para la notificación
de la “Buena Pro”.
31.2.24. Elabora la carta de notificación
de la “Buena Pro” al o a los proveedores
seleccionados para la adquisición del bien o
para la contratación del servicio.
31.2.25.
Elabora
la
carta
de
agradecimiento a los proveedores que no
tuvieron la adjudicación.
31.2.26. Envía cartas tanto a los
seleccionados (para contacto con la
Dependencia solicitante para la recepción de
la “Orden de Compra”) como a los restantes.
31.2.27. Incluye en el expediente toda
la documentación faltante generada en el
proceso de licitación aún no compilada.
31.2.28. Copia el expediente del
proceso de licitación.
31.2.29. Envía copia del expediente a la
Dependencia solicitante, al Vice-Rectorado
Administrativo y a la Unidad de Auditoria
Interna.
31.2.30. Archiva el expediente original
en el estante destinado para tal fin y ubicado
siguiendo el correlativo a mes de ejecución.
Procedimiento PA-5.3: Licitación Selectiva de bienes y servicios
PROCEDIM IENTO
PA-5.3.
“LICITACIÓN SELECTIVA DE BIENES Y
SERVICIOS”
DIRECTOR DE
SERVICIOS
GENERALES
(PRESIDENTE DE
LA COMISIÓN DE
LICITACIONES)
Procedimiento No. PA-5.3.: Licitaciones Selectivas para adquisición de bienes o contratación de servicios.
<<información>>
Requerimiento de adquisición de motor ,
repuestos, equipos de trabajo o
contratación de servicios cuyos montos
se ubican entre 1000 -10000 U.T.
de adquisición de bien o
superior a las 1000 U. T.
Anexar doc umentación
referencia (presupuestos y
especificaciones técnicas
) al
oficio de solicitud
para conocimineto
Colocar la firma y el sello de la
G enerales como recibido
Solicitar a la Secretaria de la
Comisión de Lic itaciones la
apertura el proceso de
licitaciones para el bien o
servicio solicitado
Verificar que la solicitud
de apertura de proces o de
lic itación viene acompañada de
las característic as técnicas y
de la certificación de recursos
financieros para la compra
Notificar vía telefónica o
e-mail participación en el
proceso de licitación para
determinar forma de envío o
retiro en oficina de
documentación ( •)
Elaborar lista de
licitación de los miembros de
la Comisión de licitaciones y
demás invitados
Solicitud
incompleta
Recaudos
completos
Solicitar al responsable de
la empresa contactada por
teléfono el nombre y cargo
dentro de la empresa o correo
electrónic o de acuse de
notificación recibida por e
-mail
Dar apertura al proceso de
licitaciones c on la concurrencia
de los miembros del Comisión
de licitaciones y un mínimo de
dos (2) proveedores notificados
Establecer la lic itación
de adquisición de bienes o de
contratación de servicios de
tipo selec tiva por estar
contenida entre 1000 y 10000
U. T.
Indicar al Jefe del Dpto. de
Trans porte los documentos
faltantes para su inmediata
c onsignación
Exigir para retiro de
notificación y anexos en oficina
de Comisión de licitaciones el
sello de la empresa o correo
electrónico de acuse de recibido
si fue enviado a la empresa
Elaborar la convocatoria de
asis tencia para los miembros
de la Comisión de licitaciones
Iniciar levantamiento de
acta del proceso de licitación
indicando la concurrencia de
los miembros de la Comisión,
los proveedores invitados y
los asistentes
todo el proceso de
licitaciones para indicarlo en
acta
Notificar a los expertos
al servicio de la institución
sobre su nombramiento como
miembros de la sub -comisión
técnica y participación en la
Finalizar el acta del proceso
de licitación realizado
Disponer temporalmente de la
documentación del proceso de
evaluación técnica de la oferta
para posterior evaluación
financiera
fecha fijada
MIEMBROS DEL COMISIÓN DE LICITACIONES
MIEMBROS DE
LA SUBCOMISIÓN
TÉCNICA
Aperturar sobres
consignados por los
proveedores asistentes al
Entregar a la brevedad posible
la documentac ión exigida a la
Lic itaciones
Buscar en el Registro de
Proveedores de la ULA
cinco (5) proveedores que
suplan el bien o servicio
solicitado para compra
Abrir expediente de
licitación foliado y
estructurado con cada
documento que se va
Elaborar comunicación
personalizada a cada proveedor
s electo indicando lugar
, día,
hora y condic iones de
presentación de documentación
y oferta de compra
Aclarar dudas referentes al
proceso de licitación (pliego)
Elaborar c arta de
notificación de la Buena Pro al
o a los proveedores
seleccionados para la
adquis ición del bien o para la
contratación del s ervicio
Final a la Comisión de
licitaciones
, los sobres
proveedores y el informe de
evaluación técnica
Anexar a la comunicación
las características técnicas
del bien o servicio solicitado
Referir aclaratoria de dudas
técnicas a la Dependencia
solicitante para emisión de
respuesta
Elaborar carta de
agradecimiento s los
proveedores que no
obtuvieron la adjudicación
a la dependencia solicitante,
al Vice-Rectorado
Dar derecho de palabra o
algún miembro de la
comisión para puntualizar
aspectos y aclarar dudas
Cerrar debate concluida la
discusión solicitando la firma
de los proveedores
asistentes
No, califica
el proveedor
Verificar la calificación de la
documentación solicitada a
los proveedores (según
pliego)
Notificar el inicio de recepción
de sobres contentivos de la
empresa exigida en el pliego
Devolver documentación al
proveedor indicando la
negativa de consignación de
oferta
Indicar al proveedor que
debe retirarse de la sala para
que continúe el proceso de
licitación con el resto de
proveedores asistentes
Analizar el informe técnico
levantado por la Sub Comisión Técnica
Registrar las firmas de la
concurrencia de la Comisión
de Licitaciones
Analizar los aspectos
financieros , garantías ,
tiempos de entrega y
servicios post -venta
licitaciones entregando el
informe final a la Secretaria
de la comisión para la
notificación de la Buena Pro
Califica el proveedor
Notificar a los proveedores
calificados la recepción de
los sobres cerrados con la
oferta
Adjuntar igualmente el Pliego
de Licitación que detalla
aspectos legales , jurídicos,
administrativos y financieros
del proceso de licitación
Entregar por escrito las
respuestas de las consultas
del pliego y las de tipo técnica
(realizadas por la
dependencia) a cada
proveedor
5 – 8 días
Manifestación de
voluntad de prov eedores
Enviar carta tanto a los
s eleccionados ( para su
c ontacto con la dependenc ia
solicitante para la rec epción de
la orden de compra ) como a
los res tantes
ubicado siguiente un
realización
Elaborar listado de
registro de proveedores
seleccionados notificados
para certificación de
recepción de invitación al
proceso
Elaborar en la víspera al
proceso de licitación la lista
de asistencia de
proveedores al acto de
recepción de sobres
licitación aún no compilada
<<información >>
Bien o servicio adjudicado en
proceso de licitación selectiva
a uno o varios proveedores
de la Sub- Comisión Técnica
,
los sobres c ontentivos de las
ofertas de los proveedores y las
caracterís ticas técnicas
requeridas a los miembros
Registrar la firma de cada
uno de los miembros de la
Comisión de Licitaciones
Dar lectura a las bases y
aspec tos del proceso de
licitación
Busc ar las características
técnicas del bien s olicitado con
el Jefe del Taller Mecánico y/o
el certific ado presupuestario
con la Administradora de
Servicios G enerales
Enviar comunicación a la
G enerales como presidente de
la Comisión de Licitac iones de
la ULA
Recopilar todos los sobres
con las ofertas respectivas
para posterior análisis
Notificar la fecha de
Pro
Pedir el retiro de la sala de
los proveedores restantes
Realizar el nombramiento
de la Sub-Comisión Técnica
evaluadora de las ofertas
consignadas en su aspecto
técnico
Establecer fecha de
reunión de la Sub -Comisión
Técnica (antes de la fecha
de otorgamiento de la
Buena Pro )
Establecer la fecha de
análisis financiero de las
ofertas (posterior a
evaluación técnica )
Dar por concluido el proceso
de licitación
Someter a evaluación la oferta
desde el punto de vista técnica
al igual que la solic itud
formulada
Elaborar el informe de
evaluación respaldado por las
firmas de los miembros de la
sub-comisión ténica
Entregar el informe a la
Licitaciones
(•) La notificación del proceso de solicitación a los proveedores debe formularse con
8 días mínimos de anticipación antes de la fecha de recepción y apertura de sobres indicados en dicha notificación
(Capitulo II . Ley de Licitaciones )
Miembros de la Comisión de licitaciones : Director de Servicios Generales (Presidente ), Representante del Rector , Máxima autoridad de la Dependencia solicitante , Administrador de la Dependencia solicitante , observador de la Unidad de Auditoria Interna de la ULA
(*) Cuando el proceso compete a los estudiantes
(Comedor , Uniformes deportivos , entre otros ) se convoca al Director de DAES y el Presidente de la FCU
(**) Cuando el proceso compete a los trabajadores técnicos y obreros de la ULA
(Uniformes de trabajo , Bono Alimentario , entre otros ) se convoca a un representante de cada gremio sindical
. Para la selección de los uniformes se convoca además a un Médico Laboral de la ULA
(••) El proceso de declara desierto cuando ningún proveedor califica según el pliego de licitaciones
.
Decidir el otorgamiento de la
Bueno Pro a uno o varios
(parcial) de los proveedores
calificados analizados
Levantar acta del desarrollo
de la reunión y de las
decisiones tomadas
RESPONSABLE
ACCION
1. Emite el requerimiento de adquisición de motor,
servicios cuyos montos se ubican entre los 1000 y
10000 U.T..
2. Elabora el oficio de solicitud de adquisición de bien
o contratación de servicio superior a las 1000 U.T..
3. Coloca en el oficio la firma y el sello del Dpto. de
Transporte.
4. Anexa la documentación referencial (presupuestos
y especificaciones técnicas) al oficio de solicitud.
5. Envía la comunicación al Director de Servicios
Generales como Presidente de la Comisión de
anexada para su conocimiento.
Licitaciones la apertura del proceso de Licitaciones
para el bien o servicio solicitado.
9. Verifica que la solicitud de apertura de proceso de
licitación viene acompaña de las características
técnicas y de la certificación de recursos
financieros para la compra.
9.1. La solicitud viene incompleta.
9.1.1. Indica al Jefe del Dpto. de
Transporte, los documentos faltantes
para su inmediata consignación.
9.1.2. Busca las características técnicas
del Bien solicitado con el Jefe del Taller
Mecánico
y/o
el
certificado
presupuestario con la Administradora
9.1.3. Entrega a la brevedad posible la
documentación exigida a la Secretaria
de la Comisión de Licitaciones.
9.2. Los recaudos están completos.
10. Establece la licitación de bienes o de contratación
de servicios de tipo Selectiva por estar contenida
entre 1000 y 10000 U.T.
11. Busca en el Registro de Proveedores de la ULA,
cinco (5) proveedores que suplan el bien o servicio
solicitado para la compra.
12. Elabora comunicación personalizada a cada
proveedor selecto indicando el lugar, día, hora y
condiciones de presentación de documentación y
oferta de compra.
13. Anexa a la comunicación las características
técnicas del bien o servicio solicitado.
14. Adjunta igualmente el pliego de licitación que
detalla aspectos legales, jurídicos, administrativos
y financieros del proceso de licitación.
15. Elabora el listado de registro de proveedores
seleccionados notificados para certificación de
recepción de invitación al proceso.
16. Notifica vía telefónica o e-mail la participación en el
proceso de licitación para determinar la forma de
envío o retiro en oficina, de la documentación. Esta
notificación debe formularse con ocho (8) días
mínimos de anticipación antes de la fecha de
recepción de apertura de sobres indicados en
dicha invitación (Capítulo II de la Ley de
Licitaciones).
17. Solicita al responsable de la empresa contactada
por teléfono el nombre y cargo dentro de la
empresa o correo electrónico de acuse de
notificación recibida por e-mail.
18. Exige para retiro de notificación y anexos el sello
de la empresa o correo electrónico de acuse de
recibido si fue enviado a al empresa, en la oficina
de la Comisión de Licitaciones,
19. Elabora la convocatoria de asistencia para los
miembros de la Comisión de Licitaciones, los
cuales están integrados por:
El
Director
de
Servicios
Generales
máxima autoridad de la Dependencia
solicitante, administrador de la Dependencia
solicitante, observador de la Unidad de
Auditoria Interna de la ULA.
20. Abre el expediente de la licitación foliado y
estructurado con cada documento que se va
generando en el proceso.
21. Aclara dudas referentes al proceso de licitación
(pliego).
22. Refiere aclaratoria de dudas técnicas a la
Dependencia solicitante para emisión de
respuesta.
23. Entrega por escrito las respuestas de las consultas
del pliego y las de tipo técnico (realizadas por la
Dependencia a cada proveedor).
24. Espera un lapso de 8-10 días por la manifestación
de voluntad de proveedores a partir de la
notificación en prensa.
25. Elabora en la víspera al proceso de licitación la
lista de asistencia de proveedores al acto de
recepción de sobres (así no hayan retirado el
pliego.
26. Elabora la lista de asistencia al proceso de
licitación de los miembros de la comisión de
licitaciones y demás invitados.
27. Da la apertura del proceso de licitación del
proceso con la concurrencia de los miembros de la
Comisión de Licitaciones y un mínimo de dos (2)
proveedores notificados.
28. Inicia el levantamiento del acta del proceso de
Licitación indicando la concurrencia de los
miembros de la Comisión, los proveedores
participantes y los asistentes.
licitaciones para indicarlo en acta.
30. Da lectura a las bases y aspectos del proceso de
licitación.
31. Da derecho de palabra a algún miembro de la
comisión para puntualizar aspectos y aclarar
dudas.
32. Cierra debate, concluida la discusión solicitando la
firma de los proveedores asistentes.
33. Notifica el inicio de recepción de sobres
contentivos de la documentación de la empresa
exigida en el pliego.
34. Apertura los sobres consignados por los
proveedores asistentes al proceso de licitación.
35. Verifica la calificación de la documentación
solicitada a los proveedores (según pliego).
35.1. El proveedor no califica.
35.1.1. Devuelve documentación al
proveedor indicando la negativa de
consignación de oferta.
35.1.2. Indica al proveedor rechazado
que debe retirarse de la sala para que
continúe el proceso de licitación con el
resto de proveedores asistentes.
35.2. El proveedor califica.
35.2.1. Notifica a los proveedores
calificados la recepción de los sobres
cerrados con la oferta.
35.2.2. Recopila todos los sobres con
las ofertas respectivas para posterior
análisis.
35.2.3.
Notifica
la
fecha
de
otorgamiento de la “Buena Pro”.
35.2.4. Pide el retiro de la sala de los
proveedores restantes.
35.2.5. Realiza el nombramiento de la
sub-comisión técnica evaluadora de las
ofertas consignadas en su aspecto
técnico.
35.2.6. Establece fecha de reunión de
la sub-comisión técnica (antes de la
fecha de otorgamiento de la “Buena
Pro”).
35.2.7. Establece la fecha de análisis
financiero de las ofertas (posterior a la
evaluación técnica)
35.2.8. Dar por concluido el proceso de
licitación.
35.2.9. Finaliza el acta del proceso de
licitación realizado.
35.2.10. Notifica a los expertos al
servicio de la institución sobre su
nombramiento como miembro de la
sub-comisión técnica y participación en
la fecha fijada.
35.2.11. Registra la firma de cada uno
de los miembros de la Comisión de
Licitaciones.
de la sub-comisión técnica, los sobres
proveedores y las características
técnicas requeridas a los miembros.
MIEMBROS DE LA SUB-COMISIÓN TÉCNICA
DE LICITACIONES
35.2.13. Somete a evaluación la oferta
desde el punto de vista técnico al igual
que la solicitud formulada.
evaluación respaldado por las firmas de
los miembros de la Sub-Comisión
Técnica.
35.2.15. Entrega el informe ala
Secretaria
de
la
Comisión
de
Licitaciones.
35.2.16. Dispone temporalmente de la
documentación del proceso de evaluación
técnica de la oferta para posterior evaluación
financiera.
fijada a la Comisión de Licitaciones, los
sobres contentivos de las ofertas de los
proveedores y el informe de la evaluación
técnica.
35.2.18. Analiza el informe técnico
levantado por la sub-comisión técnica.
35.2.19.
analiza
los
aspectos
financieros, garantías, tiempos de entrega y
servicios post-venta.
35.2.20. Decide el otorgamiento de la
“Buena Pro” a uno o varios (parcial) de los
proveedores calificados analizados.
35.2.21. Levanta el acta de desarrollo
de la reunión y de las decisiones tomadas.
35.2.22. Registra la firma de la
concurrencia de la Comisión de Licitaciones.
35.2.23.
Cierra
el
proceso
de
licitaciones, entregando el informe final a la
Secretaria de la Comisión para la notificación
de la “Buena Pro”.
35.2.24. Elabora la carta de notificación
de la “Buena Pro” al o a los proveedores
seleccionados para la adquisición del bien o
para la contratación del servicio.
35.2.25.
Elabora
la
carta
de
agradecimiento a los proveedores que no
tuvieron la adjudicación.
35.2.26. Envía cartas tanto a los
seleccionados (para contacto con la
Dependencia solicitante para la recepción de
la “Orden de Compra”) como a los restantes.
35.2.27. Incluye en el expediente toda
la documentación faltante generada en el
proceso de licitación aún no compilada.
35.2.28. Copia el expediente del
proceso de licitación.
35.2.29. Envía copia del expediente a la
Dependencia solicitante, al Vice-Rectorado
Administrativo y a la Unidad de Auditoria
Interna.
35.2.30. Archiva el expediente original
en el estante destinado para tal fin y ubicado
siguiendo el correlativo a mes de ejecución.
Procedimiento PA-5.4: Adjudicación Directa de Bienes y Servicios
PROCEDIM IENTO
PA-5.4
“ADJUDICACIÓN DIRECTA DE BIENES O
SERVICIOS”
MIEMBROS DEL COMISIÓN DE
LICITACIONES
DIRECTOR DE
SERVICIOS
GENERALES
(PRESIDENTE DE
LA COMISIÓN DE
LICITACIONES)
Procedimiento No. PA-5.4.: Adjudicación directa de bienes o servicios.
<<información >>
Requerimiento de adquisición de
motor, repuestos, equipos de trabajo o
contratación de servicios con
presentación de carta de adjudicación
Redactar nuevamente junto
con los expertos el informe
técnico de solicitud de
adjudicación directa de compra
de bien o servicio
, corrigiendo y
detallando aspectos resaltados
Anexar informe técnico (*)
al oficio de solicitud
, así como
la oferta , documentos de la
empresa según pliego de
licitaciones y la certificación
presupuestaria
Enviar oficio a la Dirección de
Servicios Generales como
presidente de la Comisión de
Licitaciones de la ULA
Abrir expediente de
adjudicación directa con cada
documento que se va
Elaborar lista de
adjudicación directa de los
miembros de la Comisión de
licitaciones
Dar apertura al proceso de
adjudicación directa con la
concurrencia de los
miembros del Comisión de
licitaciones
todo el proceso de
adjudicación directa para
indicarlo en acta
Elaborar carta de
otorgamiento de Buena Pro
por adjudicación directa a la
empresa indicada por la
Dependencia Solicitante
Enviar notificación a
empresa que se le adjudico
compra de bien o servicio
proceso de adjudicación
directa
a la dependencia solicitante ,
al Vice-Rectorado
de apertura de proceso de
adjudicación directa para
adquisición de bien o
Elaborar junto con personal
experto al servicio de la ULA
informe técnico justificado que
establezca el porque de la
adjudicación de compra a
empresa particular
para conocimiento
Colocar la firma y el sello de la
G enerales como recibido
Solicitar a la Secretaria de la
Comisión de Licitaciones la
apertura del proceso de
adjudicación directa para el
bien o servicio solicitado
Convocar a los Miembros de la
Comisión de Licitaciones para
discusión de proceso de
adjudicación directa
Revisar el oficio de solicitud de
adjudicación directa y demás
documentos presentados
adjudicación aún no
compilada
ubicado siguiendo el
realización del proceso
Analizar informe técnico
enviado por el Dpto. de
Transporte que respalda la
solicitud de adjudicación
directa de bien o servicio a
empresa externa
Analizar la oferta financiera
presentada por la empresa a la
cual se solicita adjudicar de
forma directa la compra del
bien o la contratación del
servicio
Enviar nuevamente a la
Comisión de Licitaciones el
informe técnico “mejorado”
<<información >>
Adjudicación directa de
Compra de bien o contratación
de servicio a empresa
determinada
Informe
sin debida
justificación
Establecer si el informe esta
debidamente justificado
Solicitar al Jefe del dpto . de
Transporte aclaratorias en
puntos refutados en informe
y detallar más los aspectos
técnicos
Reanalizar el informe
técnico “mejorado” para su
aprobación
Informe conforme
Elaborar acta de constancia
de adjudicación directa del
bien o servicio solicitado
contemplado dentro del Cap .
II de la Ley de Licitaciones
Registrar en acta la firma
como miembros de la
comisión de licitaciones que
concurrieron al proceso y
listado de asistencia
adjudicación directa
entregando el acta y la
documentación analizada
durante el proceso
(•) El informe técnico debe ampararse en lo indicado en el Capitulo II de la Ley de Licitaciones sobre el proceso de Adjudicación directa
Miembros de la Comisión de licitaciones : Director de Servicios Generales (Presidente ), Representante del Rector
.
, Máxima autoridad de la Dependencia solicitante
, Administrador de la Dependencia solicitante
, observador de la Unidad de Auditoria Interna de la ULA
RESPONSABLE
ACCION
JEFES DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
1. Emite el Requerimiento de adquisición de motor,
servicios con presentación de carta de
adjudicación.
2. Elabora el oficio de solicitud de apertura del
proceso de adjudicación directa para la adquisición
de bien o la contratación de servicio.
3. Coloca en oficio la firma y sello del Departamento..
4. Elabora junto con el personal experto al servicio de
la ULA, un informe técnico debidamente justificado
que establezca el porque la adjudicación de
compra a la empresa particular.
5. Anexar el informe técnico (amparado en el
Capítulo II, de la Ley de Licitaciones sobre el
proceso de Adjudicación directa), al oficio de
solicitud, así como la oferta, documentos de la
empresa según pliego de Licitaciones y la
certificación presupuestaria.
6. Enviar oficio al Director de Servicios Generales,
por ser el presidente de la Comisión de
(PRESIDENTE DE LA COMISIÓN DE
LICITACIONES)
anexada para conocimiento.
licitaciones, la apertura del proceso de
adjudicación directa para la compra del bien o la
contratación del servicio solicitado.
SECRETARIA DE LA COMISIÓN DE
LICITACIONES
10. Revisa el oficio de solicitud de adjudicación directa
y demás documentos presentados.
11. Convoca a los Miembros de la Comisión de
Licitaciones para la discusión del proceso de
adjudicación directa. Esta comisión esta integrada
por el Director de Servicios Generales
máxima autoridad de la dependencia solicitante,
administrador de la Dependencia solicitante y el
observador de la Unidad de Auditoria Interna de la
ULA..
12. Abre el expediente de Adjudicación directa con
cada documento que se va generando en el
proceso.
13. Elabora una lista de asistencia al proceso de
adjudicación directa de los miembros de la
Comisión de Licitaciones.
14. Da apertura al proceso de adjudicación directa con
la concurrencia de los miembros de la Comisión de
Licitaciones.
adjudicación directa para indicarlo en acta.
MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE
LICITACIONES
16. Analiza informe técnico enviado por el Dpto. de
Transporte, que respalda la solicitud de
adjudicación directa del bien o el servicio de
empresa externa.
17. Analiza la oferta financiera presentada por la
empresa a la cual se solicita adjudicar de forma
directa la compra del bien o la contratación del
servicio
18. Establece si el informe esta debidamente
justificado.
18.1. El informe no esta justificado.
18.1.1. Solicita al Jefe del Dpto. de
Transporte la aclaratoria de puntos
refutados en el informe y que detalle
aún más los aspectos técnicos.
18.1.2. Redacta nuevamente junto con
los expertos el informe técnico de
solicitud de adjudicación directa de
compra de bien o servicio, corrigiendo y
detallando aspectos resaltados.
18.1.3. Envía nuevamente a la
Comisión de Licitaciones el informe
técnico “mejorado”.
MIEMBROS DE LA COMISIÓN DE
LICITACIONES
18.1.4. Reanaliza el informe técnico
“mejorado” para su aprobación.
19. Elabora el acta de constancia de adjudicación
directa de la compra del bien o la contratación del
servicio solicitado contemplado dentro del Capítulo
II de la Ley de Licitaciones.
20. Registra en acta la firma como miembros de la
comisión de licitaciones que concurrieron al
proceso así como el listado de asistencia.
21. Cierra el proceso de adjudicación directa
entregando el acta y la documentación analizada
durante el proceso a la Secretaria de la comisión.
SECRETARIA DE LA COMISIÓN DE
LICITACIONES
22. Incluir en el expediente toda la documentación
faltante generada en el proceso de adjudicación
aún no compilada.
23. Elaborar carta de otorgamiento de “Buena Pro” por
adjudicación directa a la empresa indicada por la
dependencia solicitante.
24. Envía la notificación a la empresa que se le
adjudico la compra del bien o la contratación del
servicio.
25. Copia el expediente del proceso de adjudicación
directa.
26. Envía la copia del expediente a la dependencia
solicitante, al Vice-Rectorado Administrativo y a la
Unidad de Auditoria interna.
27. Archiva el expediente original en el estante
destinado para ese fin y ubicado siguiendo el
correlativo por mes de realización del proceso.
Proceso de Fundamental: Servicio de Correo
17. PROCESO FUNDAM ENTAL
SERVICIO DE CORREO
17.1. Información General del Proceso del Servicio.
La sección de correos desde la creación de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento en el año
1963, ha estado ligada a las funciones del transporte, por cuanto se utilizaban las unidades o
vehículos de la flota de la ULA para aquel entonces para efectuar las labores propias del manejo
de correspondencia. Inclusive al instaurarse la Dirección de Servicios Generales, es el
Departamento de Transporte y Comunicaciones, el encargado de velar por el cumplimiento de las
labores inherentes al correo que se distribuye dentro y fuera de la Universidad. Desde hace unos
años, se dispone de un proyecto de desincorporación e independencia de la sección de correos
del Dpto. de Transporte, el cual aún no ha sido aprobado ante el Consejo Universitario, que
establece relación directa en la línea de mando ante la Dirección de Servicios Generales.
OBJETIVO
Determinar el esquema de trabajo que debe ejecutarse para
decepcionar y distribuir de forma organizada y segura la
correspondencia interna y externa que se maneja en las
diversas Dependencias Universitarias de la ULA, sin obviar
las actividades pertinentes a al manejo de las máquinas
impresoras de tinta y a las recargas de la máquina
franqueadora que coloca el monto del envío de la
correspondencia, avalada por el Instituto Nacional Postal
Telegráfico de Venezuela (IPOSTEL).
CLIENTES
INICIALES
o Personal de la Sección de Correos.
Generales.
FINALES
o Personal de la Sección de Correos.
Generales.
INTERNAS
o Sección de Correos
EXTERNAS
o IPOSTEL
ENTRADAS
- Correspondencia externa enviada a las diferentes
- Correspondencia interna enviada por las diversas
dependencias de la ULA.
- Requerimiento de impresión de estampillas para
correo nacional e internacional.
SALIDAS
- Correspondencia externa entregada a las diferentes
Dependencias universitarias.
- Correspondencia interna entregada a las diferentes
Dependencias universitarias y/o instituciones extra
universitarias.
- Estampillas Impresas.
- Tarjetas postales impresas.
FRONTERAS
SE INICIA
Cuando el Oficinista de la Sección de Correos
de la ULA, verifica que la máquina impresora
de estampillas y tarjetas postales esta
conectada al punto de conexión eléctrica.
SE TERMINA
Cuando el Oficinista de la Sección de Correos
de la ULA, marca el número de estampillas
requeridas para el envío de correo nacional e
internacional.
de Venezuela (1999)
Ley Orgánica del Trabajo (1997)
Ley orgánica de prevención, condiciones y medio
Ley de Universidades (2/09/1970)
Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y
Obrero (28/03/90).
Normas internas de la Sección.
Tarifas nacionales postales telegráficas emitidas
por IPOSTEL.
FORMULARIOS
Ninguna.
RECURSOS
HUMANOS
o
o Oficinista de la Sección de Correos.
o Mensajeros de la Sección de correos (adscritos a
otra dependencia o contratados).
TECNOLÓGICOS:
Organizacionales
Computacionales
INFRAESTRUCTURA
dependencias
que
de vehículos.
A continuación se evidencia el diagrama característico del proceso del servicio de correo
(Fig. 22):
DIAGRAMA DEL PROCESO DE “SERVICIO DE CORREO”
<<reglas>>
(1999)
LOPCYMAT (26/07/05)
Departamento
. Normas internas de la sección
regula
Dependencias
Universitarias y
Administrativas
<<objeto negocio>>
Solicitud del Servicio de correo:
- Interno
- Externo
requiere
<<actor>>
Jefe de la Sección de
Servicio de Correo
controla
<<fin>>
Prestar el servico de correo
interno y externo a las
Dependencias Universitarias
cumple
<<producto>>
Servicio de correo:
- Interno y Externo
< < proceso> >
1.6.
SERVICIO
DE CORREO
Dependencias
Iniversitarias y
Administrativas
<<producto>>
gestión
Generales
<<información>>
. Cronograma de actividades del departamento
. Control de personal
. Rutas de transporte establecidas
Consulta
Apoya
Ejecuta
<<actor>>
correo
WEB´s DE LA ULA:
SISTEMAS ULA:
<<información>>
. WEB´s: RedULA
Sistemas:
<<actor>>
Generales
Fig. 22. Diagrama del Proceso “Servicio de Correo”.
17.3. Índice del Proceso de Servicio de Correo.
El proceso de Servicio de Correo define los siguientes procedimientos que se señalan:
C.1.1.: Correspondencia externa nacional e internacional enviada a las
diferentes Dependencias Universitarias de la ULA.
C.1.2.: Correspondencia interna enviada por las diferentes Dependencias
Universitarias de la ULA.
C.1.3.: Carga periódica de la Máquina Franqueadora.
C.1.4.: Impresión de estampillas y tarjetas postales en máquina impresora.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Sección de
Correos de la Dirección de Servicios Generales
Proceso Fundamental: Servicio de Correo
Procedimiento C.1.1.: Correspondencia externa nacional e internacional enviada a las
diferentes Dependencias Universitarias de la ULA
PROCEDIM IENTO
C-1.1.
“RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
CORRESPONDENCIA EXTERNA
NACIONAL E INTERNACIONAL
ENVIADA A LAS DIFERENTES
DEPENDENCIAS DE LA ULA”
MENSAJERO DE LA SECCIÓ N DE CORREOS DE LA U.L.A.
INSTITUTO
POSTAL
TELEGRÁFICO DE
VENEZUELA
(IPOSTEL)
Procedimiento No. C.1.1.: Recepción y distribución de correspondencia enviada a las diferentes dependencias de la ULA
<<objeto>>
Correspondencia externa nacional e
internacional enviada a las diferentes
Dependencias de la Universidad de Los
Andes
No hay
correspondencia
Verificar diariamente en caja
de IPOSTEL correspondencia
enviada a dependencias de la
U.L.A.
Correspondencia
por entregar
Correspondencia
Certificada
correspondencia certificada
enviada a las dependencias
de la ULA
Registra en recibo de
entrega de correspondencia
certificada las fallas y dispone
de la correspondencia bien
relacionada, dejando la que no
coincide
Notificar verbalmente en
la sección de correo de la
ULA que en IPOSTEL no se
ha recibido correspondencia
para la ULA
Cotejar lo detallado en
el recibo de entrega de
correspondencia certificada en
cuanto a número de
certificados y los datos del
destinatario
No hay
correspondencia
certificada
Número y-o
destinatarios
no coincide
Disponer de la valija de
correspondencia corriente
Información
coincide
Retirar la correspondencia
de IPOSTEL
Distribuir la correspondencia
enviada a cada dependencia
universitario o departamento
tanto corriente como
certificada
Registra la firma , fecha y
hora de recepción en el
Recibo de entrega de
OFICINISTA DE LA SECCIÓ N DE CORREOS
Correspondencia
corriente
Manejar la correspondencia
de acuerdo al tipo
Solicitar la firma de la persona
que recibe la correspondencia
certificada en el formato de
“Control de Correspondencia”
<<Objeto >>
Correspondencia corriente y
certificada externa recibida
distribuida en cada
Trasladar la
correspondencia recibida
hasta la sección de correos
de la ULA
Colocar sello “Devuelto de
Correo ULA” en parte frontal de
correspondencia
Solicitar al mensajero la
colocación de la
correspondencia sobre el
mesón de trabajo de la
sección
Disponer de la valija de
Dirección
personal o
insuficiente
Dependencia
universitaria
Colocar sello de motivo de
devolución, con firma y cédula
de identidad, en parte posterior
de correspondencia
Devolver a IPOSTEL para
devolución a remitente
Clasificar la correspondencia
por dependencia universitaria o
departamento
Abrir la valija contentiva de
departamento
Disponer del formatos de
por tantas dependencias o
departamentos tengan
Completar registro de la
indicando el nro. certificado,
destino, tipo de pza., nombre
del destinatario y origen
Colocar a cada
correspondencia certificada el
sello de recibido y la fecha de
entrega o salida
Iniciar registro de
el formato citado, indicando el
año en curso , la fecha, nro . de
hoja, nombre de la
dependencia o dpto .
Colocar la fecha de entrega
estipulada de acuerdo a la ruta
(Norte o Sur ) que efectúe el
mensajero al día siguiente
Agrupar la correspond .
certificada de cada
dependencia con el formato de
respectiva dentro de sobres
manila
Ubicar la correspondencia
de cada dependencia en la
casilla respectiva dispuesta
en la sección de correos
Correspondencia certificada
Abrir la valija de
Dependencia
universitaria
Dirección
personal o
insuficiente
Devolver a IPOSTEL para
devolución a remitente
Se tiene establecidas dos rutas de mensajeria / correo:
Ruta Norte : Instituto de Investigación Agropecuaria , Finca Sta . Rosa, Facultad de Ciencias , Facultad de Ingeniería , Facultad de Arquitectura , Geografía , Facultad de Ingeniería Forestal , Gremios Universitarios , Instituto de Investigación
Ruta Sur : Rectorado , Facultad de Odontología , Edificio Administrativo , Facultad de Medicina , Facultad de Enfermería , Facultad de Farmacia , Bioanalisis , IPP, Carpintería , Dirección de Cultura , Gremios Universitarios , Servicios Técnicos
Cada ruta la recorre el mensajero en un día , y se alterna durante la semana .
Indicar al mensajero la
correspondencia por distribuir
RESPONSABLE
ACCION
INSTITUTO POSTAL TELEGRÁFICO DE
VENEZUELA (IPOSTEL)
1. Dispone de correspondencia externa nacional e
internacional
enviada
a
las
diferentes
Dependencias de la Universidad de Los Andes.
MENSAJERO DE LA SECCIÓN DE CORREOS
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES (ULA)
2. Verifica diariamente en la caja de IPOSTEL la
existencia de correspondencia enviada a las
dependencias de la ULA.
2.1. Si no hay correspondencia.
2.1.1. Notifica verbalmente en la
sección de correos de la ULA que en
IPOSTEL
no
se
ha
recibido
correspondencia para la ULA.
2.2. Si hay correspondencia por entregar.
2.2.1. Verifica la existencia de
correspondencia certificada enviada a
las distintas dependencias.
2.2.1.1.
Se
tiene
correspondencia certificada.
2.2.1.1.1. Coteja lo detallado en
el recibo de entrega de
correspondencia
certificada
emitido por IPOSTEL, el cuanto
al número de documentos
certificados y los datos del
destinatario.
A El número de documentos y/o
los datos del destinatario no
coinciden en el físico con lo
detallado en el recibo.
A.1. Registra en el recibo de
entrega, las fallas detectadas y
dispone de la correspondencia
bien relacionada, dejando en la
oficina de IPOSTEL la no
coincidente para que estos
procedan a devolverla a su
origen.
B. Tanto los documentos como
los datos del destinatario
coinciden.
2.2.1.1.2.
Registra la firma,
fecha y hora de recepción en el
recibo de entrega de la
correspondencia
certificada
emitido por IPOSTEL.
2.2.1.1.3. Dispone de la valija de
2.2.1.2. No hay correspondencia
certificada.
2.2.1.2.1. Disponer de la valija
de correspondencia corriente.
2.2.2. Retira la correspondencia de
IPOSTEL.
2.2.3. Traslada la correspondencia
recibida hasta la sección de correos de
la ULA.
OFICINISTA DE LA SECCIÓN DE CORREOS
DE LA ULA
2.2.4.
Solicita al mensajero la
colocación de la correspondencia sobre
el mesón de trabajo de la sección.
2.2.5. Maneja la correspondencia de
acuerdo al tipo.
2.2.5.1.
Se
determina
correspondencia corriente.
2.2.5.1.1.
Abre
la
valija
contentiva de correspondencia
corriente.
2.2.5.1.2. Verifica el destino de
la correspondencia corriente.
A. La correspondencia recibida
corresponde a una dirección
personal y no institucional o la
misma es insuficiente para
determinar el destinatario.
Coloca
el
sello
“Devuelto de Correo ULA” en la
parte
frontal
de
la
correspondencia - recibida.
Coloca el sello de
“Motivo de devolución” en la
parte
posterior
de
la
correspondencia, registrando la
causa, la firma y la cédula de
identidad.
Devuelve al chofer de la
sección para devolución a
IPOSTEL y por ende, a su
remitente.
B.
Se determina que la
correspondencia va dirigida a
una dependencia universitaria.
Clasifica
la
correspondencia
por
dependencia universitaria o
departamento.
2.2.5.2.
Se dispone de
2.2.5.2.1. Abre la valija de
2.2.5.2.2. Verifica el destino de
la correspondencia certificada.
a. La correspondencia va
dirigida
a
dependencias
universitarias particulares.
a.1. Clasifica la correspondencia
departamento.
a.2. Dispone del formato de
“Control de correspondencia por
cada
dependencia
o
departamento
con
a.3. Inicia el registro de
el formato citado, indicando la
fecha el número de hoja y el
nombre de la dependencia o
dpto.
a.4. Completa el registro de la
correspondencia
certificada
indicando
el
número
de
certificado
(señalado
por
IPOSTEL), el destino, el tipo de
la pieza, el nombre del
destinatario y el origen de la
misma.
a.5. Coloca la fecha de entrega
estipulada de acuerdo a la ruta
norte o sur que efectúe el
mensajero al siguiente día:
- Ruta Norte: Instituto de
Investigación
Agropecuaria,
Finca Santa Rosa, Facultad de
Ciencias,
Facultad
de
Ingeniería, Fac. de arquitectura,
Geografía, Fac. de Ingeniería
Forestal, Gremios Universitarios.
- Ruta Sur: Rectorado, Fac. de
Odontología,
Edificio
Administrativo,
Fac.
de
Medicina, Fac. de Enfermería,
Fac. de Farmacia, Fac. de
Bionanálisis, IPP, Carpintería,
Dirección de Cultura, Talleres
Gráficos, Servicios Técnicos y
Gremios Universitarios. Cada
ruta la recorre el mensajero en
un día y se alterna durante la
semana.
a.6.
Coloca
a
cada
correspondencia certificada el
sello de recibido y la fecha de
entrega o salida.
a.7. Agrupa la correspondencia
certificada de cada dependencia
con el formato de “Control de
Correspondencia”
respectivo
dentro de sobres manilas.
b. Se determina que la dirección
esta incompleta o es persona y
no institucional.
b.1.
Ejecuta
los
pasos
2.2.5.1.2. A.
2.2.6. Ubica la correspondencia de
cada dependencia en la casilla
respectiva dispuesta en la sección de
correos.
2.2.7.
Indica
al
mensajero
la
correspondencia por distribuir.
2.2.8. Distribuye la correspondencia
enviada
a
cada
dependencia
universitaria o departamento, tanto
corriente como la certificada.
2.2.9. Solicita la firma de la personal
que
recibe
la
correspondencia
certificada en el formato de “Control de
correspondencia respectivo.
Procedimiento C.1.2.: Correspondencia interna enviada por las diferentes Dependencias
Universitarias de la ULA
PROCEDIM IENTO
C-1.2.
“RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
INTERNA ENVIADA POR LAS
DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA
ULA”
ME NSAJERO DE LA
S ECCIÓN DE
CORRE OS DE LA
U. L.A.
INSTITUTO
POS TAL
TELEGRÁFICO DE
VE NE ZUE LA
(IP OSTEL)
Procedimiento No. C.1.2.: Recepción y distribución de correspondencia interna emitida por las diferentes dependencias de la ULA.
<<objeto>>
Correspondencia interna enviada por
las diferentes Dependencias de la ULA
a otras dependencias y /o instituciones
extra universitarias nacionales e
internacionales
Recopilar la correspondencia
emitida por las diferentes
dependencias universitarias
diferenciando la corriente de la
requerida como certificada
Trasladar la
correspondencia recogida a
la Sección de Correos de la
ULA
Solicitar al mensajero la
colocación de la
correspondencia sobre el
mesón de trabajo de la
sección
Separar sobre el mesón
de trabajo la
correspondencia que llega
de cada dependencia ,
departamento o facultad
Llevar a la sección de
mantenimiento del edificio
administrativo la
correspondencia enviada a los
diferentes núcleos para
posterior envío y distribución
Entregar en IPOSTEL la
correspondencia nacional e
internacional, solicitando recibo
de acuse de correspondencia
certificada si es el caso
Datos
incompletos o
ausencia de
sello
Verificar datos del
remitente , del destinatario y
la colocación del sello de la
ULA referente a la
dependencia o dpto .
Distribuir la correspondencia
por dependencia,
departamento , facultad o
institución local extra
universitaria
Solicitar la firma de quien
recibe, sello de la dependencia
o institución, fecha y hora en el
formato de “Control de
Correspondencia” respectivo
<<Objeto >>
Correspondencia corriente y
certificada interna enviada
distribuida en diferentes
destinos
0-1 día por
rectificación
Notificar por vía telefónica al
remitente sobre la
información faltante o sobre
el requerimiento del sello
Datos y sello completos
OFICINIS TA DE LA SECCIÓN DE CO RRE OS
Interna / Local /
Núcleos Barinas ,
Trujillo y Tachira
Nacional
emitida de acuerdo al
destino
Disponer del formato “Control
de Correspondencia” por
dependencia, núcleo univ. o
institución extra universitaria
local que tenga correspondencia
enviada
Identificar cada formato con
el nombre de la dependencia ,
núcleo universitario o
institución local extra
universitaria respectivamente
Registrar los datos del
remitente y destinatario de la
documentación en el formato
correspondiente a cada
dependencia, nucleo, etc.
Indicar la fecha de entrega de
cada correspondencia según la
ruta que le corresponda al
mensajero en el día o la
siguiente
Colocar en sobres manilla y
con el formato respectivo de
control la correspondencia de
cada dependencia, núcleos e
instituciones locales e.u.
Pesar cada correspondencia
con destino nacional en la
balanza dispuesta en la
sección de correos
Determinar costo de envío
nacional de acuerdo al peso en
las Tarifas de IPOSTEL y
Telegráficos indicadas
Ejecutar procedimiento C .1.4.
de Impresión de Estampillas
indicando en máquina
franqueadora el costo
específico
Colocar la estampilla impresa
con el costo del envío en la
esquina superior derecha de la
correspondencia
Verificar si el envío nacional es
corriente o certificado
Internacional
Pesar cada correspondencia
con destino internacional en la
balanza dispuesta en la
sección de correos
Determinar costo de envío
nacional de acuerdo al peso y
a la zona de destino en las
Tarifas de IPOSTEL y
Telegráficos indicadas
Colocar la estampilla impresa
con el costo del envío en la
esquina superior derecha de la
correspondencia
Colocar los sellos “IMPRESO”
y “SAL” en la parte superior
izquierda del paquete o caja
paquetes y
cajas de máx .
3 Kg.
Verificar si la presentación de
la correspondencia
Verificar si el envío es corriente
o certificado
corriente
Colocar en una valija
identificada la correspondencia
nacional corriente
Oficio
Ejecutar procedimiento de
Impresión de Estampillas
C.1.4. indicando en máquina
franqueadora el costo
específico
Colocar el sello “SAL” en la
parte superior izquierda del
oficio
Se tiene establecidas dos rutas de mensajeria / correo:
Ruta Norte: Instituto de Investigación Agropecuaria , Finca Sta . Rosa, Facultad de Ciencias , Facultad de Ingeniería , Facultad de Arquitectura , Geografía , Facultad de Ingeniería Forestal , Gremios Universitarios, Instituto de Investigación
Ruta Sur : Rectorado , Facultad de Odontología , Edificio Administrativo , Facultad de Medicina , Facultad de Enfermería , Facultad de Farmacia , Bioanalisis , IPP, Carpintería , Dirección de Cultura , Gremios Universitarios, Servicios Técnicos
Cada ruta la recorre el mensajero en un día , y se alterna durante la semana .
Colocar sobre el mesón de la
sección de correo la
correspondencia clasificada
Envío corriente
Envío
certificado
Indicar al mensajero la
correspondencia por distribuir
Verificar la presentación de la
correspondencia para la
colocación de los sellos
Colocar el sello “por avión” en
la parte superior izquierda del
oficio
Compilar todos los oficios para
envío nacional corriente
paquetes /cajas máx .3 Kg.
Colocar sello “por avión” en la
esquina superior izquierda del
oficio, paquete o caja
Identificar el formato como
“Nacional” y como
“internacional”con todos los
datos en sus respectivas
casillas de la correspondencia
Pegar en la esquina
superior izquierda, el recibo de
consignación donde se indican
los datos del remitente e
IPOSTEL registra el numero
de control
Colocar en valijas identificadas,
la correspondencia nacional y
la internacional certificada con
su respectivo formato de
Disponer del formato “Control
de Correspondencia” para la
correspondencia nacional y
otra para internacional
certificada
Oficios
Colocar el sello “libros
nacionales” en la parte superior
izquierda del oficio
Compilar todos los paquetes y
cajas para envío nacional
corriente
Colocar en una valija
identificada, la
correspondencia nacional
corriente
RESPONSABLE
ACCION
DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS DE LA
ULA
1. Emite correspondencia interna dirigida a
otras dependencias de la universidad así
como a instituciones extra universitarias
nacionales e internacionales.
2. Recopila la correspondencia enviada por
las
dependencias
universitarias
diferenciando la corriente de la certificada.
3. Traslada la correspondencia recogida a la
Sección de Correos de la ULA
DE LA ULA
4. Solicita al mensajero la colocación de la
correspondencia sobre el mesón de trabajo
de la sección.
5. Separa sobre el mesón de trabajo la
correspondencia que llega de cada
dependencia, departamento o faculta.
6. Verifica data del remitente, del destinatario
y la colocación del sello de la ULA referente
a la dependencia o departamento.
6.1. Si se determina que los datos están
incompletos o la ausencia del sello
correspondiente.
6.1.1. Notifica por vía telefónica al
remitente sobre la información faltante o
sobre el requerimiento del sello.
6.1.2. Espera un día por la rectificación
debida.
6.2. Los datos y el sello están debidamente
registrados.
7. Clasifica la correspondencia emitida de
acuerdo al destinatario.
7.1. Se determina que la correspondencia
va dirigida a una dependencia interna, a una
institución extra universitaria local o a los
Núcleos Barinas, Trujillo y Táchira.
7.1.1. Dispone del formato “Control de
Correspondencia” por dependencia,
núcleo universitario o instituto extra
universitario
local
que
tenga
correspondencia enviada.
7.1.2. Identifica cada formato con el
nombre de la dependencia, núcleo
universitario o instituto local extra
universitario respectivamente.
7.1.3. Registra los datos del remitente y
el destinatario de cada correspondencia
en el formato a cada dependencia, y así
sucesivamente.
7.1.4. Indica la fecha de entrega de
cada correspondencia según la ruta que
corresponde al mensajero en el día
siguiente. Tomando en cuenta que se
tiene establecido dos rutas de
mensajería:
- Ruta Norte: Instituto de Investigación
Agropecuaria, Finca Santa Rosa,
Facultad de Ciencias, Facultad de
Ingeniería,
Fac.
de
arquitectura,
Geografía, Fac. de Ingeniería Forestal,
Gremios Universitarios.
- Ruta Sur: Rectorado, Fac. de
Odontología, Edificio Administrativo,
Fac. de Medicina, Fac. de Enfermería,
Fac. de Farmacia, Fac. de Bionanálisis,
IPP, Carpintería, Dirección de Cultura,
Talleres Gráficos, Servicios Técnicos y
Gremios Universitarios. Cada ruta la
recorre el mensajero en un día y se
alterna durante la semana.
7.1.5. Coloca en sobres Manila y con el
formato de control respectivo la
correspondencia de cada dependencia,
núcleos universitarios e instituciones
extra universitarias locales.
7.2. La correspondencia va dirigida a una
institución extra universitaria nacional.
7.2.1. Pesa cada correspondencia con
destino nacional en la balanza
dispuesta en la sección de correos.
7.2.2. Determina el costo de envío
nacional de acuerdo al peso en las
“Tarifas de IPOSTEL y telegráficos”
indicados.
7.2.3. Ejecuta el procedimiento de
impresión de estampillas No. C-1.4.,
indicando en la máquina franqueadota
el costo específico al envío.
7.2.4. Coloca la estampilla impresa con
el costo de envío en la esquina superior
derecha de la correspondencia.
7.2.5. Verifica si el envío nacional es
corriente o certificado.
7.2.5.1. Si el envío nacional es
corriente.
7.2.5.1.1.
Verifica
la
presentación
de
la
correspondencia para la
colocación de los sellos
respectivos.
A.
Si
la
presentación del
envío
corresponden a
oficios.
A.1. Coloca el
sello “Por avió”
en
la
parte
superior izquierda
del oficio.
A.2. compila
todos los oficios
para
envío
nacional
corriente.
B.
Si
la
presentación del
envío
corresponde a un
paquete o caja de
máximo 3 Kg.
B.1. Coloca el
sello
“Libros
Nacionales” en la
parte
nacional
izquierda.
B.2.
Compila
todos
los
paquetes y cajas
para
envío
nacional
corriente.
7.2.5.1.2. Coloca en una
valija
identificada
la
correspondencia
nacional corriente.
7.2.5.2. Si es envío nacional es
certificado.
7.2.5.2.1. Coloca el sello
“Por avión” en la esquina
superior izquierda del
oficio, paquete o caja.
7.2.5.2.2. Pega en la
esquina
superior
izquierda el recibo de
consignación, donde se
indican los datos del
remitente e IPOSTEL
registra luego el número
de control.
7.2.5.2.3. Dispone del
formato
“Control
de
Correspondencia” para la
correspondencia
nacional certificada.
7.2.5.2.4. Identifica el
formato como “Nacional”
y con todos los datos en
sus respectivas casillas
de la correspondencia.
7.2.5.2.5. Coloca en la
valija
identificada
la
correspondencia
nacional certificada con
su respectivo formato de
control.
7.3. La correspondencia va dirigida a una
institución extra universitaria nacional.
7.3.1. Pesa cada correspondencia con
destino internacional en la balanza
dispuesta en la sección de correos.
7.3.2. Determina el costo de envío
internacional de acuerdo al peso y a la
zona de destino según las “Tarifas de
IPOSTEL y telegráficos” indicadas.
7.3.3. Ejecuta el procedimiento de
Impresión de estampillas No. C-1.4.
indicando en la máquina franqueadota
el costo específico.
7.3.4. Coloca la estampilla impresa en
la esquina superior derecha de la
correspondencia.
7.3.5. Verifica la presentación de la
correspondencia.
7.3.5.1. Si la presentación
corresponde a oficios.
7.3.5.1.1. Coloca el sello
“SAL” en la esquina superior izquierda
del oficio.
7.3.5.2. Si la presentación
corresponde a paquetes o cajas de 3
Kg.
7.3.5.2.1. Coloca los
sellos “Impreso” y “SAL” en la parte
superior izquierda de la caja o paquete.
7.3.6. Verifica si el envío es corriente o
certificado.
7.3.6.1. Si el envío internacional
es corriente.
7.3.6.1.1. Coloca en una
valija
identificada
la
correspondencia
internacional corriente.
7.3.6.2. El envío internacional es
certificado y se ejecutan los
pasos
desde 7.2.5.2.1. al
7.2.5.2.5., tomando en cuanta
que se trata de correspondencia
fuera del país.
8. Coloca sobre el mesón de la sección de
correos, la correspondencia clasificada e
identificada.
9. Indica al mensajero la correspondencia por
distribuir.
10. Entrega en IPOSTEL la correspondencia
nacional e internacional, solicitando el
recibo de acuse de correspondencia
certificada si es el caso.
11. Lleva
a
la
Sección
del
Edificio
Administrativo la correspondencia enviada
a los diferentes núcleos para posterior
envío y distribución así como la respectiva
a las oficinas del Edificio Administrativo.
12. Distribuye
la
correspondencia
por
dependencia, departamento, facultad o
instituto local extra universitario.
13. Solicita la firma de quien recibe, sello de la
dependencia o institución, fecha y hora en
el formato de control de correspondencia
respectivo.
Procedimiento C.1.3.: Carga periódica de la Máquina Franqueadora
PROCEDIM IENTO
C-1.3.
“CARGA PERIÓDICA DE LA M ÁQUINA
FRANQUEADORA”
Procedimiento No. C.1.3.: Carga periódica de máquina franqueadota en IPOSTEL
OFICINISTA DE LA SECCIÓN DE CO RREO DE LA ULA
<<objeto>>
Requerimiento de impresión de
estampillas para correo nacional e
internacional
Observar continuamente los
dígitos contadores de la
máquina franqueadora
Detallar las características de
la máquina franqueadora , el
monto total de carga , monto en
efectivo, IVA, retención del IVA
y total a pagar
Estimar próxima carga
de la máquina franqueadora
cuando los dígitos
contadores estén indicando
cerca de 1000000
Indicar en la esquina inferior
derecha de la relación, el
número de la clasificación
presupuestaria respectiva a la
operación más el total de
monto a pagar
Disponer de una hoja oficio
membreteada del
departamento de transporte
y de la sección de correos
ADMINISTRACI ÓN DE LA DIRECCIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
DI RECTO R DE
SERVICIO S
G ENERALES
Dpto. de Transporte y el
sello del mismo para
respaldo de la operación
Copiar el oficio de relación
de carga de la máquina
franqueadora
Iniciar la relación de carga
de la máquina franqueadora
dirigiendo la comunicación al la
Generales en nombre del Dpto .
de Transporte
MENSAJERO
DE LA SECCI ÓN
DE CO RREOS
DE LA ULA
Elaborar nuevamente el oficio
con las correcciones indicadas
por la administración de la
Generales
Enviar con el mensajero
la relación de carga de la
máquina franqueadora para su
consignación en la Dirección
Elaborar el cheque de
pago a IPOSTEL por el monto
relacionado para la carga de la
máquina franqueadora y a la
orden del Banco indicado por
tal institución
Devolver a la sección de
correos indicando correcciones
Información
faltante o
errónea
Verificar el contenido de la
relación de carga de la
Revisar la relación de carga de
la máquina franqueadora para
conocimiento
Consignar en IPOSTEL la
máquina franqueadora y la
documentación generada en
el proceso para la carga de
dicha máquina
Información
completa
Aprobar la relación de carga
sello de Visto Bueno, firma ,
fecha y sello de la dirección
1-2 días
Guardar la copia de la
relación de carga para
posterior archivo con toda la
operación
Disponer de la documentación
entregada por IPOSTEL y de la
Iniciar relación de pago
en oficio membretado
dirigida a IPOSTEL detallando
características de la máquina
franqueadora , monto a pagar e
IVA
Pegar la estampilla impresa
sobre la relación de pago y
al lado del registro del RIF y
NIT
Guardar la máquina
franqueadora hasta que la
máquina en uso requiera la
sustitución
Completar el expediente
de la relación de carga de la
respectiva con la copia de la
relación de carga antes
guardada
Completar la relación
pago indicando el número de
deposito del comprobante de
retención del IVA , detalle del
cheque de pago e institución
bancaria
Dpto. de Transporte y el
sello de dicho dpto . como
respaldo de la operación
Copiar la documentación
generada en el proceso
Archivar el expediente de
carga de máquina
franqueadora en la carpeta
identificada con el mismo
nombre
Registrar en la esquina
inferior izquiera de la
relación de pago , el número
de RIF y de NIT de la ULA
Entregar al mensajero la
relación de pago , la relación de
carga autorizada , el cheque de
pago, el comprobante de
retención del IVA y la máquina
franqueadora
Enviar con el mensajero la
documentación original a la
administración de la Dirección
Emitir recibo de pago, cheque
y comprobante de retención del
IVA previamente depositado en
institución bancaria indicada
por IPOSTEL
Devolver a la administración
para el procesamiento del
pago
Retirar la copia del
depósito bancario del cheque
de pago , la relación de pago
con la autorización del SENIAT
respectiva y demás
documentos
c.1 .4.de impresión de
estampilla por el monto
correspondiente a una (1)
unidad tributaria
<<Objeto >>
Expediente de Carga de
archivada
Entregar el oficio de relación
de carga verificado al
Generales para su
Retirar en caja de IPOSTEL
la máquina franqueadora
determinando la carga referida
en la relación de pago en los
dígitos contadores
Detallar información del
cheque y del comprobante
de retención del IVA
Trasladar la máquina
franqueadora y la
documentación a la sección de
correos de la ULA
Enviar con el mensajero, la
relación de carga aprobada , el
cheque, el recibo de pago y el
comprobante de retención del
IVA a la sección de correos
Disponer de documentación de
carga de máquina
franqueadora para justificar
egresos
RESPONSABLE
ACCION
DE LA ULA
1. Determina el requerimiento de impresión de
estampillas para envío de correo nacional e
internacional.
2. Observa
continuamente
los
dígitos
contadores de la máquina franqueadota.
3. Estima la próxima carga de la máquina
franqueadota,
cuando
los
dígitos
contadores de la misma están indicando
cerca de 10.000 (que corresponde a 10.000
Bs.).
4. Dispone de una hoja oficio membreteada
del departamento de transporte y de la
sección de correos.
5. Inicia la relación de la carga de la máquina
franqueadora dirigiendo la comunicación a
la Dirección de Servicios Generales en
nombre del Dpto. de Transporte.
6. Detalla las características de la máquina
franqueadora, el monto total de la carga en
efectivo (8 millones actualmente), lo
correspondiente al IVA, la retención del IVA
y el monto total a pagar.
7. Busca la firma del Jefe del Dpto. de
Transporte y el sello del mismo para
respaldar la operación.
8. Copia el oficio de la relación de carga de la
máquina franqueadora.
9. Guarda la copia de la relación de la carga
para posterior archivo con toda la
documentación de la operación.
10. Envía con el mensajero la relación de la
carga de la máquina franqueadora para su
consignación en la Dirección de Servicios
Generales.
SERVICIOS GENERALES
10.1. Verifica el contenido del oficio de la
relación de carga de la máquina
franqueadora.
10.1.1. Se observa que la información
de la máquina y de la carga esta
incompleta o errada.
10.1.1.1. Devolver a la sección
de
correos
indicando
las
correcciones requeridas.
10.1.1.2. Elabora nuevamente el
oficio con las correcciones
indicadas por la administración
Generales.
10.1.1.3. Ejecuta nuevamente
los pasos 7-10.
10.1.2. La información esta completa y
exacta.
10.1.2.1. Entrega el oficio de
relación de carga verificado al
Director de Serviicos Generales
para su revisión.
10.1.2.2. Revisa la relación de
carga
de
la
máquina
franqueadora para conocimiento
interno.
10.1.2.3. Aprueba la relación de
carga mediante la colocación del
sello de Visto Bueno, la firma, la
fecha y el sello de la Dirección.
10.1.2.4.
Devuelve
a
la
Administración
para
el
procesamiento del pago.
SERVICIOS GENERALES
10.1.2.5. Elabora el cheque de
pago de IPOSTEL por el monto
relacionado para la carga de la
máquina franqueadora y a la
orden del Banco indicado por tal
institución.
10.1.2.6. Emite recibo del pago,
el cheque y el comprobante de
retención del IVA previamente
depositado en la institución
bancaria
señalada
por
IPOSTEL.
10.1.2.7.
Envía
con
el
mensajero, la relación de carga
aprobada, el cheque y el recibo
de pago, y el comprobante de
retención del IVA, a la sección
de correos.
DE LA ULA
10.1.2.8. Detalla la información
del cheque y del comprobante
de retención del IVA.
10.1.2.9. Inicia la relación de
pago en un oficio membreteado
dirigido a IPOSTEL, detallando
las características de la máquina
franqueadora, el monto a pagar
y el IVA.
10.1.2.10. Completa la relación
de pago indicando el número del
depósito del comprobante de
retención del IVA, detalle del
cheque de pago e institución
bancaria.
10.1.2.11.
Registra
en
la
esquina inferior izquierda de la
relación de pago, el número de
RIF y de NIT de la ULA.
10.1.2.12.
Ejecuta
el
procedimiento de impresión de
estampillas No. C-1.4., por el
monto correspondiente a una (1)
unidad tributaria.
10.1.2.13. Pega la estampilla
impresa sobre la relación de
pago y al lado del registro del
RIF y del NIT.
10.1.2.14. Busca la firma del
Jefe del Dpto. de Transporte y el
sello de dicho dpto., como
respaldo de la operación.
10.1.2.15. Entrega al mensajero
la relación de pago, la relación
de carga autorizada, el cheque
de pago, el comprobante de
retención del IVA y la máquina
franqueadora.
DE LA ULA
10.1.2.16.
Consigna
en
IPOSTEL
la
máquina
franqueadora
y
la
documentación generada en el
proceso para la carga de dicha
máquina.
10.1.2.17. Espera de uno a dos
(1-2) días por la entrega de la
máquina franqueadora cargada
y la respectiva documentación.
10.1.2.18. Retira en la caja de
IPOSTEL
la
máquina
franqueadora determinando la
carga referida en la relación de
pago, en los dígitos contadores
de la misma.
10.1.2.19. Retira la copia del
depósito bancario del cheque de
pago, la retención del pago con
la debida autorización del
SENIAT
y
los
demás
documentos antes generados en
el proceso.
10.1.2.20. Traslada la máquina
franqueadora
y
la
documentación a la sección de
correos de la ULA.
DE LA ULA
10.1.2.21.
Dispone de la
documentación entregada por
IPOSTEL y de la máquina
franqueadora.
10.1.2.22. Guarda la máquina
franqueadora hasta que la otra
máquina en uso requiere ser
sustituida.
10.1.2.23. Copia el resto de la
documentación generada en el
proceso.
10.1.2.24.
Completa
el
expediente de carga de la
máquina
franqueadora
respectiva con la relación de
carga antes guardada.
10.1.2.24.1. Archiva el
expediente de carga de
la máquina franqueadora
en la carpeta identificada
con el mismo nombre.
10.1.2.25.
Envía
con
el
mensajero la documentación
original a la administración de la
Dirección
de
Servicios
Generales.
SERVICIOS GENERALES
10.1.2.25.1. Dispone de
la documentación de
carga de la máquina
franqueadora
para
justificar egresos.
Procedimiento C.1.4.: Impresión de estampillas y tarjetas postales en máquina impresora
PROCEDIM IENTO
C-1.4.
“IM PRESIÓN DE ESTAM PILLAS Y
TARJETAS POSTALES EN M ÁQUINA
IM PRESORA”
Procedimiento No. C.1.4.: Impresión de estampillas y tarjetas postales en máquina impresora.
<<objeto>>
Requerimiento de impresión de
estampillas para correo nacional e
internacional
Verificar que la máquina
impresora de estampillas y
tarjetas postales está
conectada al punto de
conexión eléctrica
Desconectada
Proceder a enchufar la
máquina a la red eléctrica
OFICINIS TA DE LA SECCIÓN DE CORRE O DE LA ULA
Conectada
Disponer de la máquina
franqueadora para imprimir
las estampillas o tarjetas
postales
Colocar la máquina
franqueadora en el cabezal
de la máquina impresora ,
ubicado en la parte superior
derecha
Si es cercano o
igual a 10000
Verificar la carga de la
determinando el registro de
los dígitos contadores
Sustituir la máquina
franqueadora por la otra
máquina cargada
Carga suficiente >>>1000000
Levantar la tapa superior
central de la máquina de
impresión ubicada a la
izquierda de la máquina
franqueadora
Bajo nivel
de tinta
Verificar el nivel de tinta en
el tanque portatinta
Verter tinta color rojo en el
tanque porta tinta hasta
alcanzar el límite superior
indicado
Nivel de tinta
cercano al límite
superior
Tarjetas
postales
Verificar el tipo de impresión
requerido
Disponer de las tarjetas
postales que se requieren
imprimir
Colocar las tarjetas postales
a imprimir próximas a la
ranura de alimentación de
tarjetas
Fijar el precio de las tarjetas
postales en la máquina
franqueadora
Activar la máquina de
impresión a modo directo
colocando la pestaña de
encendido ubicada en la parte
superior izquierda, de la
posición STOP a STAR
Alimentar la máquina de
impresión con las tarjetas
pasándola por la ranura hasta
completar el número requerido
Estampillas
Apagar la máquina de
impresión, colocando la
pestaña de encendido de la
posición STAR a STOP
Disponer de la cinta de
estampillas en blanco
distribuidas por IPOSTEL ,
con el registro de la ULA
Colocar el rollo de cinta de
estampillas en blanco en el eje
porta cintas
Alimentar la máquina de
impresión con la cinta
moviendo en sentido horario el
perno de alimentación ubicado
a la derecha del eje porta cinta
Fijar en la máquina
franqueadora el monto de
impresión de cada estampilla
Tipear el número de
estampillas reuqeridas para el
envío de correo nacional e
internacional
Abrir la puerta inferior frontal
de la máquina impresora
Enfilar la primera estampilla de
la cinta por el riel transportador
de cinta
Disponer de los montos de
impresión
Bajar la palanca de impresión
manual para imprimir cada
estampilla
<<Objeto >>
Estampillas impresas
<<Objeto >>
Tarjetas postales impresas
RESPONSABLE
ACCION
DE LA ULA
1. Determina el Requerimiento de impresión
de estampillas para correo nacional e
internacional.
2. Verifica que la máquina impresora de
estampillas y tarjetas postales esta
conectada al punto de conexión eléctrica.
2.1. Se observa que la máquina esta
desconectada.
2.1.1. Procede a enchufar la máquina a
la red de conexión eléctrica.
3. Dispone de la máquina franqueadora para
imprimir las estampillas o tarjetas postales.
4. Coloca la máquina franqueadora en el
cabezal de la máquina impresora, ubicado
en la parte superior derecha.
5. Verifica la carga de la máquina
franqueadora determinando el registro de
los dígitos contadores.
5.1. Si la carga es cercana o igual a 10000.
5.1.1.
Sustituye
la
máquina
franqueadora por la otra máquina
cargada.
5.2. Si la carga de la máquina es bastante
superior a 1000000.
6. Levanta la tapa superior central de la
máquina de impresión ubicada a la
izquierda de la máquina franqueadora.
7. Verifica el nivel de tinta en el tanque portatinta de la máquina franqueadora.
7.1. Si la tinta se encuentra en un nivel bajo.
7.1.1. Vierte tinta color rojo en el tanque
porta-tinta hasta alcanzar el límite
superior indicado.
7.2. Si el nivel de la tinta esta en la
indicación superior o cercana a esta.
8. Verifica el tipo de impresión requerido.
8.1. Si la impresión se trata de tarjetas
postales.
8.1.1. Dispone de las tarjetas postales
que se requieren imprimir (y que vienen
con el sello de la ULA).
8.1.2. Coloca las tarjetas postales a
imprimir próximas a la ranura de
alimentación de tarjetas.
8.1.3. Fija el precio de las tarjetas
postales en la máquina franqueadora.
8.1.4. Activa la máquina de impresión a
modo directo, colocando la pestaña de
encendido ubicada en la parte superior
izquierda, de la posición STOP a la
posición STAR.
8.1.5. Alimentar la máquina de
impresión con las tarjetas, pasándolas
por la ranura hasta completar el número
requerido.
8.1.6. Apaga la máquina de impresión,
colocando la pestaña de encendido de
la posición STAR a STOP.
8.2. Si la impresión se trata de estampillas.
8.2.1. Dispone de la cinta de
estampillas en blanco, distribuidas por
IPOSTEL, con el registro de la ULA.
8.2.2. Abre la puerta inferior frontal de
la máquina impresora.
8.2.3. Coloca el rollo de cinta de
estampillas en blanco en el eje portacintas.
8.2.4. Enfila la primera estampilla de la
cinta por el riel transportador de la cinta.
8.2.5. Alimenta la máquina de impresión
con la cinta moviendo en sentido
horario el perno de alimentación,
ubicado a la derecha del eje portacinta.
8.2.6. Dispone de los montos de
impresión.
8.2.7. Fija en la máquina franqueadota
el monto de impresión de cada
estampilla.
8.2.8. Baja la palanca de impresión
manual para imprimir cada estampilla.
8.2.9. Tipear el número de estampillas
requeridas para el envío de correo
nacional e internacional.
18.
Modelo Actores y Unidades Organizacionales del Sistema de
Transporte.
El modelo actores y unidades organizacionales establece una serie de modelos que define
los actores responsables de la ejecución de las actividades que se desarrollan dentro de
las unidades organizacionales que componen el Sistema de Transporte.
18.1. Modelo Proceso – Actor - Rol.
El modelado de proceso-actor-rol propuesto a partir del modelado de negocios 2005 de
la Prof. Judith Barrios, muestra los actores que participan en cada uno de los procesos
del sistema de transporte y cada una de las denominaciones como actor que le
corresponden ejercer al igual que el rol que cumple tanto nominal como funcional dentro
de tales procesos. El actor funge como tal, cuando ejerce funciones temporales y
adicionales a las establecidas por el rol nominal. Este rol por su parte, corresponde al
conjunto de actividades indicadas en el manual de cargo correspondiente y que ejecuta
dentro de la unidad a la cual esta adscrito, a diferencia del rol funcional que se ejerce por
convenios internos del área o mandatos temporales (Fig. 23-24).
18.2. Modelo Rol - Actividad.
El modelado de rol-actividad también establecido por el método de Modelado de
Negocios 2005 de la Prof. Judith Barrios, detalla cada una de las actividades antes
mencionadas relacionadas con los roles nominales o definidos en las relaciones de
cargo de cada uno de los integrantes de las unidades organizacionales inherentes al
proceso de transporte (Fig. 25-30).
18.1. MODELO PROCESO - ACTOR - ROL
Fig. 23. Modelo de Proceso – Actor- Rol del Sistema de Transporte (1/2).
Fig. 24. Modelo de Proceso – Actor - Rol del Sistema de Transporte (2/2).
18.2. MODELO ROL - ACTIVIDADES
Fig. 25. Modelo Rol-Actividad del Sistema de Transporte (1/6).
Fig. 29. Modelo Rol-Actividad del sistema de transporte (5/6).
19. ANEXOS

manual de normas, procesos y procedimientos del departamento de

Transcripción

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