directiva "organización, administración, custodia y conservación de

Transcripción

DIRECTIVA
"ORGANIZACIÓN,
ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y
CONSERVACIÓN DE BIENES
BIBLIOGRÁFICOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DEL PROYECTO
ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y
BAJO MAYO"
TARAPOTO, ABRIL 2014
P ROVEC T O ESPl:CIAL
HUALLAGA CE NTRAL V BAJO MAYO
DIRECTIVA PARA LA
ORG ANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y
CONSERVA CIÓN DE BIENES BIBLIOGRAFICOS Y PATRIMONIO
DOCUMENTAL DEL PROYECTO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y
BAJO MAYO
l. OBJETIVO
Artíc ulo 1°
Establecer las disposiciones que regulen la organización, administración,
custodia y conservaciones de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio
Documental producidas y recibidas por el PEHCBM ; asl como transferencia,
eliminación de los mismos, con la finalidad de optimizar el tratamiento,
preservación y aprovechamiento de la información que el PEHCBM posee. en
cuanto a su legitimidad, oportunidad, mérito o conveniencia.
11. FINALIDAD
Articulo 2°
Establecer los lineamientos sobre la administración y organización de los
Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental de acuerdo a la Legislación
Archivlstlca vigente.
Articulo 3°
Garantizar la custodia y conservación de Bienes Bibliográficos y Patrimonio
Documental de la Institución.
Artíc ulo 4°
Facilitar la disponibilidad de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental
a los usuarios (Trabajadores, Órganos de Control y público usuario en
general). ajustándose a las normas legales y administrativas vigentes.
Artic u lo 5°
Programar y coordinar la integridad y conservación del Patrimonio
Documental concerniente a los PIPs que ejecuta la Institución en formato
original por triplicado, con sus respectivos archivos digitales en PDF.
Artíc u lo 6"
Programar y coordinar las transferencias de Documentos de Archivo cuyos
periodos de retención hayan vencido en los diferentes niveles de archivo.
Articu lo 7°
Programar y coordinar la selección y eliminación de Documentos de Archivo
cuyos periodos de retención hayan vencido en los diferentes niveles de
archivo.
A rticulo 8°
Agilizar la localización oportuna de los Bienes Bibliográficos y Patrimonio
OFICINA 06 PLANIFICACIÓN Y PRESUPU6STO - PEHCBM · 2014
Página 1
Documental, para uso de la información en las diferentes modalídades de
servicio archivlstico: Consulta, Préstamo y Expedición de copias.
Articulo 9°
Definir las medidas de contingencia ante casos siniestros, con el fin de
sáliláguál'étéif los Bienes Bibliográficos y Patrimonio Documental de la
Institución.
Articulo 10"
Viabílizar la eliminación de documentos de valor temporal en Jos diferentes
niveles de archivo, de acuerdo a las normas establecidas.
Articulo 11º
Aprovechar convenientemente el espacio flsico, el mobiliario
disponibles.
y los equipos
111. BASE LEGAL
Articulo 12"
Para la Directiva de organización, administración, custodia y conservación de
Bíenes Bibliográficos y Patrimonio Documental del Proyecto Especial
Huallaga Central y Bajo Mayo - PEHCBM, se considera la siguiente base legal:
1. Constitución Polltica del Perú, Art. Nº 21.
2. Decreto Ley Nº 19414(16.05.1972) "Ley de Defensa, Conservación e
Incremento del Patrimonio Documental de Ja Nación".
3. Ley Nº 25323 (11.06.91) "Ley del Sistema Nacional de Archivos·.
4. Decreto Supremo Nº 008-92.JUS (26.06.92), Reglamento de la Ley Nº ,
25323.
5. Resolución Jefatura! Nº 073-85/AGN.J (31.05.85), que aprueba las •
Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.
6. Resolución Jefatura! Nº 133-85/AGN.J (04.10 95.) que precisa Ja
aplicación de la Resolución Jefatura! Nº 073-85- AGN.J.
7. Resolución Jefatura! Nº 117 -86/ AGN-DGA J, "Normas de Ja
Formulación, Ejecución y Evaluación del Plan Anual de Archivo
Administrativo del Sector Público Nacional".
8. Resolución Jefatura! Nº 173-86/AGN.J. (18.11 .96) que Aprueba las
Normas para Ja Formalízación del Programa de Control, Transferencia,
Eliminación y Conservación de Documentos:
./ Directiva Nº· 004-86/AGN-OGAJ "Normas para la Formulación del
Programa de Control de Documentos en los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional".
./Directiva Nº 005-86/AGN-DGAJ -"Normas para la Trasferencia de
Documentos en Jos Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional".
./ Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI - "Normas para la Eliminación de
Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público
Ol'ICINA DE PLANll'ICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Páglna2
.
-· ·- ------~----------------------PROYECTO ESPECIAL
HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO
l
san~t!
~
Nacional".
"' Directiva Nº 007/86-AGN-DGAl-ªNonnas para la Conservación de •
Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional•.
.,- Directiva Nº 001/92-AGN-DNDA- 818.09.92)
"Normas
Complementarias para la Transferencia del Archivo Documental en
los Organismos Públícos en el Proceso de Desactivación, Fusión y
Privatlzación·.
9. Resolución Jefatura! Nº 153-92-AGN/J (19.08.1992). que aprueba las
"Normas Complementarias para la Transferencia del Acervo
Documental en los Organismos Públicos en Proceso de Desactivación,
Fusión y/o Privatización·.
10. Resolución Jefatura! Nº 112-93-AGN/J (06.09.1993), que aprueba las
'Nonnas para la Supervisión y Asesoramiento de los Archivos
Integrantes del Sistema Nacional de Archivos•.
11 . Ley Nº 27444 (21.03.2001), Ley del Procedimiento Administrativo
General.
12. Ley Nº 27806 (02.08.2002), Ley de Transferencia y Acceso a la
Información Pública.
13. Decreto Supremo Nº 072-2003-0CM (06.08.2003), Reglamento de la
Ley de Transferencia y Acceso a la lnfonnación Púbf1ca.
14. Directiva General Nº 002-96-AG-VM-OA, Norma para la Foliación
MINAG.
15. Manual de Procedimientos Archivísticos del PEHCBM, elaborado
según nonnatividad vigente emitida por el Archivo General de la
Nación.
IV. ALCANCE
Artículo 13º
La presente directiva rige a partir de fecila de aprobación y es de cumplimiento
obligatorio en los archivos de las administraciones de obra en los diferentes
puntos del ámbito de acción de la Institución, archivos de gestión y/o
secretariales de las Direcciones. Oficinas, Unidades y Archivo Central del
PEHCBM.
V. DEFINICIONES Y NOMENCLATURAS
Artículo 14°
Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de estas
Normas técnicas, debe entenderse por:
1. Archivo Central: Unidad técnico-administrativa que actúa como
órgano rector y asesor de los archivos de gestión y/o secretariales.
2. Archivo de Gestión y/ o Secretaria! y Administraciones de Obra:
Archivos de documentos administrados por las diferentes
dependencias del PEHCBM (Direcciones, Oficinas, Administraciones
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página 3
de Obra).
3. Comité: Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CSED).
4 . Dependencia: Unidad administrativa dentro de la estructura
organizacional del PEHCBM.
5. Documento: Medio textual, gráfico, sonoro, audiovisual, electrónico o
informático, que actúa como testimonio ofreciendo pruebas y
justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los
administradores y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes
para agilizar una gestión o bien, como fuente de historia.
6. Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el
cual se maneje alguna información de interés, el cual puede ser
almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia del mismo y
para su fácil manejo.
7. Patrimonio documental, Documentos de archivo o Acervo
documental: Está integrado por el conjunto de documentos sean de
cualquier tipo documental que se encuentran custodiados en los
diferentes archivos del sistema. El patrimonio documental comprende
una amplia gama de registros inscritos textuales y no textuales;
imágenes (fijas); registros sonoros, audiovisuales y virtuales que son
conservables, reproducibles y trasladables, que a través de su estudio
y difusión contribuyen al conocimiento de una sociedad, un tiempo o un
proceso determinado y a crear vínculos entre el pasado y el presente.
6. PEHCBM: Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
9. Servidor: Personal que prestan sus servicios materiales, intelectuales
o de ambos géneros al PEHCBM a nombre y por cuenta de ésta como
parte de su organización, en virtud de un acto válido y eficaz de
investidura, con entera
independencia del carácter imperativo,
representativo, remunerado, permanente o público de la actividad
respectiva.
10. Tabla de Plazos de Conservación de Documentos: Es el
instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que
se producen o reciben en el PEHCBM. Igualmente, se determina su
vigencia administrativa y legal, su valor cientlfico-cultural, la cantidad,
cuáles oficinas tienen originales o copias, en que clase documental
están almacenados, y otros datos de carácter general que permite
controlar la producción documental en el PEHCBM.
11 . Tipo documental: Se refiere a la forma en que esté presentada la
información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar
. de actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, oficios,
memorándums, comprobantes de pago, convenios, cierres contables,
acuerdos, licitaciones, otros.
VI. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
6.1. Del Sistema de Archivos
Articulo 15º
OFICINA DE Pl..ANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página4
PROYECTO ESPECIAL
ltUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO
El Sistema de Archivos del PEHCBM está conformado por.
1. El Archivo Central, centraliza el acervo documental y material
bibliográfico del PEHCBM.
2. Los Archivos de Gestión y/o Secretariales, conjunto de documentos
generados o recibidos en las diferentes Direcciones, Oficinas y
Unidades del PEHCBM.
3. Archivos de las Administraciones de Obra, está integrado por el
conjunto de documentos sean de cualquier tipo generados o recibidos
en los díferentes obras en ejecución del ámbito de acción del PEHCBM.
6.2. Del propósito del Archivo Central
Articulo 16º
El Archivo Central es la unidad rectora que asesora el Sistema de Archivos de
la Institución, encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar, y facilitar la documentación producida y recibida. Es
la Unidad encargada de cumplir y hacer cumplir la Directiva.
6.3. De In fUnclon. . del Archivo Central
Articulo 17º.· El Archivo Central tendrá las siguientes funciones:
1. Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 25323,
artlculos 2.
2. Coordinar con las diferentes dependencias de la Institución, la
organización y administración de los Archivos de Gestión y/o
Secretariales y de las Administraciones de Obra, que son las fuentes
primarías de información para alimentar el Archivo Central.
3. l:jercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y
conservación de la documentación custodiada.
4. Velar porque el sistema de archivos disponga de los medios técnicos
que faciliten su labor.
5. Brindar asesoría técnica y capacitación a los encargados de los
archivos de gestión y/o secretaria!, archivos de las administraciones de
obra, para facilitar el desarrollo archivlstico del PEHCBM.
6. Atender las consultas técnicas sobre los documentos custodiados.
7. Examinar y valorar los documentos de acuerdo a su Importancia y valor
histórico.
8. Revisar si los plazos de conservación de los documentos son aún
válidos, asl como determinar si los criterios están acordes a la vigencia
del documento.
9. Elaborar y mantener actualizados los procedimientos e Instructivos del
Archivo Central.
6.4. De las ínstalacíon. . del Archivo Central
Artículo 18º
El lugar destinado para el Archivo Central deberá contar con cuatro áreas
Página 5
PROYECTO ESh:Ll'"'l
,definidas:
1. Administrativa.
2. De consulta.
3. De depósito.
4. De microfilmación o digitalización.
6.5. Del propósito de los Archivos de Gestión y/o Secretarlales de las
diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades.
Articulo 19º
Los Archivos de Gestión y/o Secretariales, son los archivos de las diferentes
Direcciones, Oficinas y Unidades encargadas de reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación
producida, recibida. Así mismo revisar los que hayan cumplido su vigencia
administrativa para ser transferidos al Archivo Central.
6.6. De las funciones de los Archivos de Gestión y/o Secretariales de las
diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades.
Articulo 20º.- Los Archivos de Gestión y/o Secretariales de las diferentes
Direcciones, Oficinas y Unidades, tendrá las siguientes funciones:
1. Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 25323.
2. Coordinar la organización y administración de todo documento, que son
la fuente primaria de información para alimentar el Archivo Central en
función a los plazos establecidos.
3. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y
6.7. Del propósito de los Archivos de las Administraciones de Obra en
los diferentes puntos del ámbito de acción del PEHCBM.
Artículo 21º
Los Archivos de las Administraciones de Obra son las encargadas de reunir,
conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, y facilitar la
documentación producida y recibida. Asi mismo revisar Jos que hayan
cumplido su vigencia administrativa para ser transferidos al Archivo Central
6.8. De las funciones de los archivos de las administraciones de obra.
Articulo 22º.- Los archivos de las administraciones de obra tendrán las
siguientes funciones:
1. Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 25323.
Página 6
· lsan~
--
PROYECTO ESPECIAL
2. Coordínar la organízaclón y administración de todo documento, que son
la fuente primaria de información para alimentar el Archivo Central en
función a los plazos establecidos.
3. Velar por la integridad y conservación del patrimonio documental
concerniente a los PIPs que eíecuta y está bajo su administración,
considerando todo el proceso desde la aprobación del expediente hasta
la liquidación de obra, el cual debe guardarse en el archivo central en
triplicado original con sus respectivos archivos digitales en PDF.
4. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y
VII.
CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
7 .1. De la claaiflcación documental.
Articulo 23º
El Material Bibliográfico y Patrimonio Documental que se conserva en el
sistema de archivos del PEHCBM se organizará por medio de los sistemas de
clasiflcación y los métodos de ordenación archivisticos definidos por el Archivo
Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los
documentos.
7.2. De la conservación de loa documentos.
Artículo 24º
El Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias para garantizar la
conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado de
humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz e insectos o situaciones
similares. Además, deberá contar con las medidas técnicas para la extinción
y prevención de incendios y robos.
Artículo 25º
Para la preservación de los documentos que conserva el Sistema de Archivos
del PEHCBM, deben respetarse las siguientes medidas:
1. Para la conservación de los documentos debe observarse lo
establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 25323.
2. Existirán los equipos de extinción de fuego necesarios.
3. Se realízará al menos una fumigación anual con los químicos
adecuados que no perjudiquen los documentos ni la salud del personal
y los usuarios.
Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar
anomalías que afecten la documentación.
Velar porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte del
personal del sistema de archivos y usuarios en general.
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014
Página 7
... :;:,
L.'-
-
VIII. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
Artículo 26º
El Archivo Central recibirá debidamente organizada toda la documentaclón
dispersa que ha sido producida y recibida por las Direcciones, Oficinas I
Unidades I Administraciones de Obra del PEHCBM, de acuerdo con los plazos
de conservación y requisitos establecidos.
Artículo 27º
La remisión de los documentos de los Archivos de Gestión y/o Secretaríales y
Administraciones de Obra al Archivo Central, debe hacerse con las siguientes
indicaciones:
1. Que su trámite administrativo haya tenninado.
2. La documentación debe estar, debidamente clasificada, ordenada,
foliada y en su respectivo file fonnalmente rotulado, indicando su
contenido.
3. Cuando se incluya coplas del mismo documento, indicar claramente
con un sello COPIA.
4 . Toda documentación debe enviarse con su respectiva hoja de remisión ,
detallada en orden organlzacional y fecha de la emisión del documento.
5. Enviar al Archivo Central por correo electrónico borrador de la tabla de
plazos y hoja de remisión para corregir errores y deficiencias que note.
6. El Archivo Central reenviará por el mismo medio la tabla de plazos y la
hoja de remisión analizada y corregida. Igualmente facultará a los
archivos del sistema para que efectúen la transferencia de los
documentos de confonnidad con lo descrito en la hoja de remisión.
7. Los trabajadores del Archivo Central, confrontarán los documentos con
sus respectivas hojas de remisión.
8. La transferencia que no cumpla con las indicaciones antes
mencionados, no será admitida.
Artículo 28"
En caso de que alguna dependencia de la Institución desaparezca por
reestructuración organizacional, toda su documentación deberá ser remitida
al Archivo Central.
IX. DEL PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
Artículo 29º
El préstamo de documentos puede hacerse a los trabajadores del PEHCBM,
previa solicitud con el fonnato de préstamo diseñado para tal fin; pero no
podrán salir de las instalaciones flsicas del PEHCBM, salvo con la
autorización expresa del Jefe de la Dirección u Oficina que solicita.
Artículo 30°
Para el préstamo externo de documentos a entidades públicas autorizadas
para ello (Tribunales de Justicia, de la Contralorfa General de la República,
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014
Página 8
PROYECTO ESPECIAL
de otras instancias públicas por motivos debidamente fundamentados), aquel
deberá operar ante mandamíento expreso emitido para tales efectos. La
remisión se hará por medio de Oficio, que deberá hacer mención del
mandamiento recibido, fecha de emisión y de la autoridad que lo solicita, tipo
de documento(s) que pretende, número de folios que contiene, y fecha de
entrega o envio, conservándose copia del mismo con el respectivo recibido.
El préstamo externo estará supedítado al mandato o necesidad del solicitante,
mencionando en el formato el tiempo de devolución.
Articul o 31 º
El préstamo interno no podrá exceder el término de ocho dlas hábiles, salvo
casos de excepción debidamente acreditados y autorizados por el
responsable del Archívo Central, Director o Jefe de Oficina o Administrador de
Obra según corresponda.
Articulo 32º
El Archivo Central y los Archívos de Gestión y/o Secretaria! o de
Administraciones de Obra llevarán un control de préstamo interno o de
usuarios de consulta en el mismo Archivo, préstamo externo, mediante la
utilización del formato llamado "Préstamo de Documentos• que contiene la
siguiente·información:
1. Nombre del usuario o de la dependencia solicitante.
2. Descripción del material o documentación solicitada.
3. Número de folios y signatura del documento solicitado, de acuerdo con
la hoja de remisión.
4. Nombre, firma, cédula y teléfono de quien retira .
5. Fechas de la solicitud, entrega y devolución del documento.
6. Nombre y firma del funcionario del Archivo Central, del Archivo de
Gestión ylo Secretaria! o Archivo de Administraciones de Obra.
Artículo 33º
El Material Bibliográfico y Patrimonio Documental devueltos producto de
préstamos de las diferentes Instancias de los archívos de la Institución, serán
revisados por el personal de éstos, para constatar su estado.
Artícul o 34°
los expedientes de los funcionarios y de los ex funcionarios tienen carácter
de confidencialidad, por lo cual su trato obedece a una directiva expresa para
tal fin.
.<>ºª•••..
\•~
\
•.·1·J.~}
·. •,.,
·11.
<f'·-----------------------------
..,,;
,, ""''"".,:~'/,,
'~'."4.t.A'~<.t
Artículo 35°
Sobre los documentos devueltos que presenten danos, deberán notificársela
al responsable del Archivo Central o Archivo de Gestión y/o Secretaria!, o
Archivos de las Administraciones de Obra para que se realice las gestiones
correspondientes a fin de que sea sancionado el prestatario y éste asuma el
costo de la correspondiente reparación o reposíción, sin prejuicio de las
acciones legales que resulten pertinente.
OFICINA DE PLANIFICACIÓN YPRESUPUESTO - PEHCBM ·2014
Página 9
-
::.
Articulo 36º
Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o
expedientes al vencimiento del plazo conferido, el Archivo Central o Archivo
de Gestión y/o Secretaria!, o Archivos de las Administraciones de Obra, según
corresponda, procederá a solicitarle por escrito la entrega dentro de los
siguientes tres dias.
Articulo 37°
Cuando algún servidor no efectúe la devolucíón del documento dentro de los
siguientes tres dlas, se le mantendrá en suspenso cualquier otra solicitud en
el tanto persísta esa situación, sin prejuicio de las acciones legales que
resulten pertinente.
Articulo 38º
Cuando un servidor cese en su relación laboral con el PEHCBM o se ausente
por un periodo mayor al del tiempo otorgado para el préstamo de la
documentación, ya sea por vacaciones, licencia, o permiso, deberá devolver
al Archivo Central o Archivo de Gestión y/o Secretaria!, o Archivos de las
Administraciones de Obra, según corresponda, los documentos prestados,
dentro de los cinco dlas hábiles a su retiro temporal o definitivo, sin prejuicio
de las acciones legales que resulten pertinente.
Artículo 39º
El servidor que extravíe o devuelva en mal estado la documentación prestada,
no podrá ser objeto de nuevos préstamos y únicamente podrá hacer uso del
servicio de consulta dentro del Archivo Central o Archivo de Gestíón y/o
Secretaria!, o Archivos de las administraciones de Obra y obtención de
fotocopias.
Artículo 40º
Cualquiera sea el caso del archivo y el método que utiliza para facilitar la
consulta de Material Bibliográfico y Patrimonio Documental, el usuario debe
tratar adecuadamente los archivos facilitados, y en caso de daño, el usuario
se expondrá a las sanciones disciplinarias aplicables y será responsable de
su reparación o reposición, según proceda, todo de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
X.
RESPONSABILIDADES EN LOS ARCHIVOS CENTRALES, DE
GESTIÓN Y/O SECRETARIALES, Y DE ADMINISTRACIONES DE OBRA
10.1 Del Archivo Central.
_.,oREs~
~
1 ::J;
11~\
ºt
"º'..~ º"
·~
Artículo 41 º
El responsable del Archivo Central es el encargado de corrtrolar y hacer
efectivas las recomendaciones dadas por las Normas Archivlsticas. Este
servidor tendrá a su cargo la organización de los documentos de acuerdo con
a capacitación y asesoria técnica recibida.
}} ______________!'"lm..,________________________._._._. . . .._.
~~ ~~~ v pfl
~~,_
''4,...,.~
FICTNA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014
Página 10
san'ñ§!:!~
1
-
PROYECTO ESPECIAL
_.....!l!l!IOOI
Articulo 42°
Para la descripción de los documentos, se elaborará registros de entrada y
salida de documentos, listas de remisión de documentos, tablas de plazos de
conservación y cualquier otro instrumento que facilite la descripción.
10.2 De los Archivos de Gestión y/o Secretarla!.
Articulo 43º
En los Archivos de Gestión y/o Secretaria! son las secretarias o fas que hacen
sus funciones en las Direcciones, Oficinas o Unidades fas encargadas de
controlar y hacer efectivas las recomendaciones dadas por el Archivo Central.
Este servidor tendrá a su cargo la organización de los documentos de acuerdo
con fa capacitación y asesorfa técnica impartidas por el personal del Archivo
Central.
Articulo 44°
conservación y cualquier otro Instrumento que facilite la descripción.
10.3 De los archivos de fas Admi nistraciones de Obra.
Artículo 45º
En los Archivos de las Administraciones de Obra son los Administradores de
Obra los encargados de controlar y hacer efectivas fas recomendaciones
dadas por el Archivo Central. Este servidor tendrá a su cargo la organización
de los documentos de acuerdo con la capacitación y asesorla técnica
impartidas por el personal del Archivo Central.
Artic ulo 46°
conservación y cualquier otro instrumento que facilite la descripción.
10.4 Genéricas.
Artículo 47°
El Sistema de Archivos de la Institución, está en la obligación de facilitar a
sus usuarios los documentos en su poder, de acuerdo con lo que establece la
Constitución Polftica y la norma del Sistema Nacional de Archivos, para lo cual
deberá llevarse un registro de préstamo de documentos.
Articulo 48°
Los servidores responsables de los archivos deben:
1. Aplicar y observar el cumplimiento en las dependencias en que laboran
las medidas de preservación documental que se Indican en las normas
técnicas.
2. Enviar al Archivo Central los documentos descritos en la hoj a de
OFICI NA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUl!STO - PEHCBM -2014
Página 11
r
l'
t,;_\_. f ~1. Jtt--.....l -L
HUALLAGA CENTRAL Y BAJ O MAYO
remisión y en la tabla de plazos. Estas remisiones se realizarán en las
fechas que el Archivo Central establezca y de acuerdo con las
instrucciones dadas en materia de remisión documental.
3. Cumplir y velar porque se ejecuten en los archivos a su cargo estas
nonnas técnicas y las disposiciones emanadas del Archivo Central.
4. Abstenerse de eliminar documentos que hayan sido declarados con
valor cientlfico y cultural por parte de la Comisión o que no hayan
cumplido su plazo de vigencia administrativa y legal.
XI.
MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 49º
El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo
del Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De
Igual fonna, cualquier otra tecnologia presente o futura que afecte la gestión
documental del PEHCBM. En caso de que alguna dependencia desee aplicar
cualquiera de los procesos aqui descritos deberá coordinarlo de previo con el
Archivo Central.
Artículo 50°
La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier
otro proceso tecnológico presente o futuro que garantice su conservación,
almacenamiento o disposición final al menos por alguna de las siguientes
razones:
1. Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor
pennanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del
papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la
destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.
2. .Complemento: Para complementar los fondos cuando los documentos
originares relacionados con esos mismos se encuentran en otros
lugares.
3. Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de invest(gación
de las dependencias y de los archivos.
4. Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio.
sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto
sea posible y legal.
Artículo 51 º
Los documentos que se vayan a microfilmar o digitalizar deben estar
debidamente clasificados. ordenados y libres de objetos que produzcan darlos
al equipo o distorsiones en la fotografía, (grapas, ligas, clips, etc.) y contar con
el indice de localización respectivo, cuando sea necesario.
XII. SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 52°
El proceso de selección y eliminación de documentos del Archivo Central,
Página 12
PROYECTO ESPECIAL
HUALLAGA CENTRA L Y BAJO MAYO
deberá estar regulado por el Comité de Selección y Eliminación de
Documentos - CSED, el cual lo conformará la Gerencia General del PEHCBM
e integrado de la siguiente forma:
1. El encargado de Archivo, quién es responsable del Archivo Central.
2. El Asesor Jurldico o legal.
3. El responsable de la Unidad de Patrimonio o por quién éste delegue.
Dicho Comité tendrá las siguientes potestades:
1 . Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los
documentos. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos
de conservación en los archivos de Administración de Obra, Gestión
y/o Secretaria!, y en el Archivo Central.
2 . Convocar a reunión a las personas que considere pertinentes para
decidir con mayor objetividad la conservación o eliminación de
documentos del PEHCBM.
3. Eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y
no existan tablas de plazos aprobadas.
4. Normalizar los diferentes tipos documentales que se utilizan en la
Institución.
Artíc ulo 53º
Los miembros del CSED elegirán, por mayoría absoluta, dentro de su seno a
un presidente y un secretario, de acuerdo con lo que establ~ al respecto la
Ley General de la Administración Pública, quienes durarán en el cargo dos
años, pudiendo ser reelectos. Dicho Comité establecerá sus normas de
trabajo y la frecuencia de las reuniones.
Artic ulo 54°
El CSED podrá solicitar apoyo técnico, cuando el caso se amerite, tomando
en cuenta los objetivos y funciones específicos de cada dependencia.
XIII. DE LAS EXPOSICIONES Y CAPACITACIÓN A USUARIOS
Artículo 55°
El Archivo Central podré realizar exposiciones de documentos con el fin de
colaborar con la cultura del pals, la celebración de los acontecimientos
importantes o para divulgación y promoción de los documentos que custodia
el Archivo Central.
También podrá organizar conferencias., publicaciones, visitas guiadas u otras
actividades que permitan mostrar el funcionamiento y la organización del
Archivo Central.
Artic u lo 56°
~--
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM · 2014
Página 13
--
·· - 1·~ñlt!l'!P.!
organicen técnicamente.
XIV. PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS
Articulo 57º
Los procedimientos que se aplicarán en los procesos archivístícos con la
finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo en los
procesos de transferencia, organización, selección, eliminación y servicio,
buscando el principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes
niveles de archivo del PEHCBM, de acuerdo a los procedimientos indicados
en los anexos adjuntos.
XV. DE LA VIGENCIA
Articulo 58º
Página 14
~~~~~-:::::----:=:-..,-,,~--:==================================== ~
· 1san~
PROYECTO ESPECIAL
-
PROCEDIMIENTOS Nº 01
ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE BIENES BIBLIOGRÁFICOS Y
PATRIMONIO DOCUMENTAL
1.1 CONCEPTO:
La administración y organización de bienes bibliográficos y patrimonio
documental es un proceso archivlstico que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de
cada nivel de archivo.
1.2 FINALIDAD;
- Facilitar el rápido acceso a la Información.
- Establecer criterios uniformes para la organización de los bienes
bibliográficos y patrimonio documental en los archivos de gestión y/o
secretariales, administraciones de obra y archivo central.
- Mantener organizada ta documentación de manera integral y orgánica
como producto de las actividades de los archivos del Proyecto Especial
Huallaga Central y Elajo M ayo.
- Custodiar la documentación generada por las diferentes dependencias
orgánicas del PEHCBM, al vencimiento de su plazo de retención.
- Garantizar la integridad y custodia del patrimonio documental del
PEHCBM.
1.3
REQUISITOS:
La administración y organización de bienes bibliográficos y patrimonio
documental se deberá establecer basándose en dos criterios:
- La clasificación a través del establecimiento de series documentales.
- El ordenamiento cronológico, numérico, alfabético o en su defecto una
combinación de los sistemas indicados.
1 .4 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:
EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y/O SECRETARIALES O ARCHIVOS
DE ADMINISTRACIÓN:
- El responsable del archivo de gestión y/o secretaria! o archivo de
administración de obra deberá ordenar las unídades documentales que
conforman cada serie mediante el sistema más conveniente, numérico
cronológico o en su defecto se hará una combinación de los sistemas
indicados.
- El responsable de las distintas instancias de archivo, deberá identificar
cada unídad de las series documentales para su archivamiento (file de
manila, file de palanca, caja, paquetes, etc.) con los siguientes datos:
Página 15
./
./
./
./
Unidad orgánica.
Serie documental.
Fecha .
Nº correlativo de la unidad de conservación.
EN EL ARCHIVO CENTRAL:
- Se respetará el príncipio de procedencia y de orden orígen oríentado por
la estructura original.
- El responsable del archivo, una vez realizada la transferencia de la
documentación dispondrá la colocación de las unidades de
archivamiento en la estanterla o en el lugar más adecuado.
- El responsable del archivo, determinara la conservación de las unidades
de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio
fisico que exista en el archivo.
- Empleando el sistema de base de datos, ingresará los datos de las senes
documentales debidamente codificadas incluyendo el número de código,
para facilitar la búsqueda.
1.5DURACIÓN:
El presente procedimiento es de duración permanente.
1.6 FLUJOGRAMA:
La secuencia del procedimiento de la organización documental. fYer
Flujograma 01).
Página 16
PROYECTO ESPECIAL
Flujograma Nº 01: Organización de documentos en el PEHCBM.
ORGANIZACIÓN DE OOCUMENfOS EH El PROVECTO ESKOAL HUAUAGACENTRAL Y 8AJO MAYO
ARCHNOS OE 6'ST1ÓN V/O SECTINHAI. O
ARClllVOS OE ADMNtSTRACIÓH DE OllAAS
!ORDENAR LAS UNIDADES
OOCUMENTAIES QUE
icONFOtlMAN CADA WUE.
1
.~
AltCMIVO CENTRAL
IDENTIFICACIÓN. CLASlflCAOÓN
Y ORDENAMIENTO OE LAS
SERIES DOCUMENTALES
IDENllFICAR CADA UNIDAD DE
CONSERVACIÓN (FIU,
ARCHIVAOOR, PAQUETES. ETC).
COl.OCAA LAS UNIDADES DE
AROUVAMIENTO EN AS
ESTM.fll!RIAS, DE ACUeROO A
LOS PRINCIPIOSAllCHIVISTICOS•
COLOCAR LAS UNIDADES DE
ARCHIVAMl(NTO, OE ACUIEROO Al
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL
FONDO DOCUMENTAL
DETERMlt¡AR LA COHSERVCIÓN DE
LAS UNIOAllt.$ 0E AllCHIVAMIENTO
DE ACUEROO, AL ESPACIO Y AL
OAOEN OE lUGAl>A.
1
..
ti
•
1
j
§
r
¡
i
l!I
1
1 REMmllALARCHIVOl
CENTRAL
8
Página 17
PROCEDIMIENTO Nº 02:
TRANSFERENCIA DOCUMENTOS
1.1 OBJETIVOS
Orientar las acciones archivístícas para la transferencia de los documentos de
los Archivos de Gestión y/o Secretarial o Archivos de Administración de Obras
del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
1.2 FINALIDAD:
" Descongestionar los Archivos de Gestión y/o Secretarial o Archivos de
Administración de Obra para provechar la disponibilidad de espacio físico,
equipos y materiales.
" Custodiar en el Archivo Central, la documentación generada por las
diferentes dependencias orgánicas constituidas del Proyecto Especial
Huallaga Central y Bajo Mayo, al vencimiento de sus plazos de retención.
" Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental del
Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
.,' Orientar las acciones archivlstícas para la transferencia de los
documentos de los Archivos de Gestión y/o Secretariales y Archivos de
Administración de Obra al Archivo Central.
1.3 REQUISITOS:
" Las unidades de conservación serán rotuladas en una parte visible donde
se anotara el nombre de la oficina productora.
" Los comprobantes de pago, resoluciones en general, convenios, serán
transferidos con una relación pormenorizada por cada tipo documental.
" Los expedientes técnicos, serán transferidos en dos (02} originales,
folíados y anillados de ser el caso, con copia digital de respaldo en PDF.
" Serán transferibles los documentos que cuenten con un minimo de un
(02} ano de antigüedad, cuya vigencia administrativa inmediata haya
concluido.
1.4 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:
" El Archivo central y los archivos de cada unidad del Proyecto Especial,
son los encargados de elaborar el cronograma de transferencias anual,
de preferencia tomando en cuenta la jerarqula del archivo de cada unidad
del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
" Los responsables del Archivo de Gestión y/o Secretarial y Archivo de
Administración de Obra, encargados de la transferencia, llenaran el
formato "Inventario de Transferencia" (Ver Anexo: Formato Nº 01 y 02},
los mismos que tendrán un visto de autorización y sello del jefe o
encargado de la Oficina de origen.
" El Archivo Central recepciona y verifica el contenido de las unidades de
archivamíento, asi como la cantidad de documentos a transferir; el plazo
de verificación no excederá de cinco días hábiles por cada oficina.
Página 18
../ En señal de conformidad, el encargado del Archivo Central , pondrá a
disposición el formato "Inventario de Transferencia", al jefe de área,
procediendo este a colocar sus respectivos sellos y firmas, conservando
el original y devolviendo la copia al archivo remitente.
../ El formato original será archivado y conservado para futuras consultas.
1.5 DURACIÓN:
La transferencia de documentos, en caso de las unidades, oficinas,
direcciones y administraciones de obra no deberá excederse del plazo de 45
di as útiles.
1 .6 FLUJOGRAMA:
Se muestra en el inventario de transferencia de documentos. 0fer el
Flujograma 02).
Flujograma Nº 02: Transferencia de documentos de los Archivos de
Gestión ylo Secretaria!, Administraciones de Obra al Archivo Central
del PEHCBM.
--l
TRANSl'OlENCIA OC OOCUME:tn_._ - - LOS AROtfV05 DE OUTION Y /O SCa.T~
O«
OeaAAl.~ C:ENT'RAl.
Dli"L PacrtliPO • SHCIAL Mll•l l itiG.111 CCN'l'RAL. Y atAJO MAYO
s.ct....... . . Olr.cd6",. Oftdn.a.
u~
o Admlnb
(
i
~
i
¡,·-····-············
1 e~.,.~·
1
d•
Tr..\s...-.t'lit:t. 1
l
1
&
1
1
•
..
1
1
~
·~
Ar~ 4- O• tNn
y/o
Arct.two c.nt .... Pl:HC9M
s.uei....1 u Aclmlnkt. o. obr.
)
1
1
b
V•rtftc.ck:)n
c:or.teftido
················-··············-·....................., ·-···--········-····-···¡
1 o-on.oar•m• d•
··-~ ·
......._._....._
1
....._
.
..
~._,.,.,n
,.,..~
.
~
.......
Tr~'-l"tlftda
1
~
. ._
....
....
...._,....,._.,.__.......
........
.,,.t. ~y
~fte -
~
~
,
l.-
.. ..,,..,.,__...
--u-.God.~de
pd4
,_
el~ '
J.
ft-
,.............. ,
-__-•->-·..·
••«~
1- " ° ·
pO!on• ..
'"°""'"°
...... ...,....,.."° h
~
c0r..,_...
1s
-~
;
1..
T'Nt•k•• :d•
l
-0
--·
- . , 1:·
s
r -!
c;ORf?S~~~
,¡~~
,~
l\ f.
•c-,ó
•O
e~
""<.
~.y
~y ~'(l.
B
~
j .,}.
~~~~~
r,
!
.(¡
y
...,, , ......,.y
~--
1
/ .;}~ • QflCt..y'f
1
1-·
._......1
ooc. 'Tnl-'..rt•
l
(
)
Página 19
•
L( . ~ ' ,,
.. .,,
1.7 FORMATOS
El i nventario con sta dos partes:
a) Inventario de transferencia de documentos 0fer Anexo: Formato Nº
01).
b) Inventario - Registro 0/er Anexo: Formato Nº 02).
CARACTERÍSTICAS
Material
Medidas
Papel Bond 80 grs y 1 CD.
Tamal'loA-4.
INSTRUCCIONES
a) Inventario de Transf erencia de Documentos.
1. Nombre de la Dirección, Oficina, Unidad u Administración de Obra
cuya documentación va a transferirse.
2. Datos de remisión .
3. Indicar el código de identíficación de la Dirección, Oficina, Unidad
u Administración de Obra remitente; ano del envió y el numero
secuencial según la primera remisión de documentos efectuada por
la unidad orgánica al archivo.
4. Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas
extremas.
5. Anotar el número total de los documentos a transferirse.
6. Fecha, nombres, apellidos, firma y sello del jefe de la ofici na
remitente y receptor.
b) Inventario-Registro.
1. Número de orden correlativo de las unidades de archivo a
transferirse.
2. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivo,
según la serie que lo conforman.
3. Indicar las fechas extremas de cada una de las series
documentales.
4. Se indicara el número de caja donde se encuentran las series
documentales.
5. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor
compresión de la documentación transferida.
OFICLNA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página20
PROYECTO ESPECIAL
SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS .
1.1 CONCEPTO:
La selección es un proceso archivlstico que consiste en identificar, analizar y
evaluar todas las series documentales de la institución, para determinar sus
periodos de retención, en base a los cuales se formulara el Programa de Control
de Documentos.
El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los
plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series
documentales de la Institución.
1.2 FINALIDAD:
-
Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente.
Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los
diferentes niveles archivo.
Programar la eliminación de documentos de acuerdo a su ciclo vital.
Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio físico y
los equipos disponibles.
1.3 REQUISITOS:
- Acta del Comité Evaluador de Documentos.
Programa de Control de Documentos.
- Tabla de Retención de Documentos.
a) Com ité de Selección y Evaluación de Documentos (C.S.E.D.)
Conformado por funcionarios nombrados por la Gerencia General, cuya
función es evaluar los fondos documentales del Proyecto Especial Huallaga
Central y Bajo Mayo, a fin de que en su oportunidad se realícen los
procedimientos establecidos de transferencia o eliminación, conforme a los
procedimientos establecidos en las directivas N° 004-86/AGN-DGAI, Nº
005/86-AGN-DGAI y Nº 006/8S..AGN-DGAI.
El Comité estará integrado por:
./ El encargado del Archivo Central, quien actuara como secretario.
./ El Jefe de la Oficina de Asesoría Legal o su representante .
./ El Jefe de la Unidad de Patrimonio o su representante.
b) Prog ram a de Contro l d e Documentos (P.C.D.)
El programa de control de documentos (PCD), es un documento de gestión
archivistica que establece las series documentales que produce o recíbe la
Página 21
l
sañ~i!!!
. .,
c....,...-a,.
U
CL
Institución como resultado de sus actividades, precisando el número de años
que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo
hasta su transferencia al archivo del Gobierno Regional o a su eliminación,
según Indicaciones de la Resolución del Archivo General de la Nación
autorizando su eliminación.
El PCD estará conformado por:
.r Inventario de las Series Documentales.
./ La tabla General de Retenciones de Documentos.
.r El Indice Alfabético de las Series Documentales.
c) Inventarlo de las Serles Documentales.El inventario será utilizado para describir las series documentales que
conservan una unidad orgánica y sirve para establecer los periodos de
retención de las mismas.
d) La Tabla General de Retención de Documentos.
La tabla general de Retenciones de Documentos será utilizada para registrar
esquemáticamente los asuntos principales y los tltulos de las series
documentales que les integran, asl como sus correspondientes periodos de
retención. 0fer Anexo: Formato Nº 03 y 04).
e) El Indice Alfabético del Programa de Control de Documentos.
Será utilizado para anotar en orden alfabético los nombres de las series
documentales, el asunto principal y el código respectivo. 0fer Anexo:
Formato Nº 05).
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:
CONCEPTO:
La eliminación de documentos son unos procedimientos archivlsticos que
consisten en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el
Archivo General de la Nación.
REQUISITOS:
-
Acta del Comité evaluador de Documentos.
Tabla General de Retención de Documentos.
Inventario y Muestras de documentos a eliminar.
Documentación organizada e inventariada.
ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:
~'Es4<1<
o f1C1"r
,
'/.J>">
lf!f;! ( • 0 \
\l; ~
\ ,..'\"'e
.,P..,:.
,,.
J]
-
El encargado del Archivo Central, formulará el cronograma anual de
eliminación de documentos, en caso ya exista documentación a
eliminarse.
l' l"~t.:~~--------'"'!'---------------------..,'t;;,,1,,
~...... «
FICINA DE PLANIFICACIÓN y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página 22
•,
PROYECTO ESPECIAL
-
-
-
-
-
Al vencimiento de los periodos de retención de las series documentos
establecidos en el "Programa de Control de Documentos•, se identificara
y separará la documentación a elíminar.
Se elaborará el inventario general de documentos a eliminarse 0/er
Anexo: Formato Nº 06 y 07), y se extraerá las muestras de cada serie.
El Comité de Selección y Evaluación de Documentos de Proyecto
Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, en sesión, emitirá opinión
favorable o desfavorable sobre la procedencia de eliminación de las series
inventariadas, haciendo constar en actas su decisión.
La Gerencia General del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo,
solicitara al Archivo General de la Nación la autorización para la
eliminación, acompañando el inventario de eliminación documental, la
resolución de designación del Comité de Selección y Evaluación de
Documentos, el acta suscrita por este comité 0/er Anexo: Formato Nº 08),
debidamente legalizada notarialmente y las muestras documentales.
El encargado del Archivo Central, facilitará la labor de verificación y
supervisión que le corresponda ejecutar al funcionario designado por el
Gobierno Regional y al funcionario del Archivo General de la Nación.
Una vez que el Archivo General de la Nación expida la Resolución de
Eliminación respectiva, se les hará entrega de la documentación a
eliminar, firmándose el Acta de Entrega (orig.inal y copia), entre el
encargado del archivo central y el representante del Gobierno Regional
designado para tal fin.
1.4 DIAGRAMACIÓN:
La secuencia del procedimiento se muestra en el Diagrama de Flujos.
1.5DURACIÓN:
1.6 FORMULARIO:
Se muestra en la Tabla de "Retención de Documentos•, Indice Alfabético del
Programa de Control de Documentos", Inventario General de Documentos a
eliminarse·, Acta del Comité de Selección y Evaluación de Documentos• 0/er
Anexo: Formatos Nº 03, 04 y 05).
1.7FLUJOGRAMA:
Se muestra en el inventario de transferencia de documentos. 0/er el Flujograma
03).
~f"i~~
~ ·-;""" ~.
'§[
i((t
f
•o~
}!
~~~~~~~~<i',~íí'ii------------------------------------------------------~,_1_-•
ICINA DE PLANIFICACIÓN YPRESUPUESTO - PEHCBM ·2014
Página 23
· · .- --,·1sañnfi:!!íi
---
Flujograma Nº 03: Eliminación de documentos en el Archivo Central y/o
archivos periféricos del PEHCBM
......
·-.YBAJO MAYO.
""' PROYECTO ESPECIAi. HWWA.GA -CINTRAI.
AREA ADMINISTRATIVA
DEL AROllVO aNTRAl
e
;
~
>
1
INICIO
COMITt lVAlUADOR
-·t
l
......,.....,..,
l ~°:I
~
l
1--·1
Doc._..
1
1
1~·1
~oa:.. L.
1
IC
~
1
"
IOfic:Mha Promd. I _
1Doc.•- 1
~
:cmamon•~J
_)
5alkita SuF: e
alAGN
!
B
~
1
1
1 • •11... •,Cid
l
---
-..ao1oc.•
1
1
1
J--""".1
preWtc001•*'6n
1
-
Flll
)
lM Instituciones del Ett.clo no Eliminan aoa-..100
sin Autorlzad6n clel Atdlhro ~ral ele la Nad6n
( ""' ;;1
~·""0i1c1.·.._..
t1 J.~
~
,,\~
1
:Ub6c. ~. elimlNlrf
e
~;~.,,
1
I E>colde.....iudón l
1CeRal Resoluclól> 1
1
=
'
~rlftuOoc..
Comuni.. Atchlvol
1
:---1
*'°'
;
i
LA NACIÓN
....--lól>
a~en .. •t*t•
1
1
AllCMIVO GEN(AAI. D€
,.,...,
)
ll
1s
1
ARQllVO CCHTRAL
~
~
-?;;,
~~ ·.-.•
~~
Página 24
·:·1-
sa
_n
_
'ma
_
=
_i:!!
_,_!!
_..,...,.,......,...~-~---~~--~-- -- ,- ·.
~-
PROYECTO ESPECIAL
-~PROCEDIMIENTOS Nº 04
CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE BIENES BIBLIOGRÁFICOS Y
PATRIMONIO DOCUMENTAL.
1.1 CONCEPTO:
La custodía y conservación de bienes bibliográficos y patrimonio documental es
un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad del soporte y del
texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de
medidas de preservación.
1.2 OBJETIVOS:
- Asegurar la integridad física de los documentos.
- Garantizar la custodia y conservación de los Bienes Bibliográficos y
Patrimonio Documental del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo
M ayo.
1.3 MEDIDAS DE PRESERVACIÓN:
DEL LOCAL:
../
../
Preferir el uso de los locales construidos con material noble.
Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en
perfecto estado, contando con una supervisión periódica.
../ Se usara iluminación (artificial). fluorescentes por tener mayor
ámbito de iluminación y se podrá controlar poniendo protectores UV,
los mismos que son ubicados entre estante a una distancia de 30
cm. aproximadamente del techo para evitar que dañe el fondo
documental.
../ La ventilación ideal es la artificial, se deberá en lo posible, usar los
ventiladores de hélice que serán ubicados en las partes céntricas del
Archivo .
../ El mobiliario archivlstico debe ser preferente de metal (estantes).
DE DOCUM ENTOS:
../
../
../
../
../
../
../
../
El área destinada para el archivo deberá en lo posible, ser construida
con material noble.
La fumigación del local debe efectuarse por lo menos una (01) vez
por al\o.
Ventilación natural o uso de ventilación artificial.
Evitar la incidencia de la luz natural o artificial sobre los documentos.
No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal.
Disponer de extintores de polvo qulmico.
Adoptar medidas convenientes a fin de evitar la sustracción de los
documentos.
Restringir el servicio de los documentos en deterioro.
Página 25
·---
1.4 MEDIDAS DE SEGURIDAD:
- Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustracción Indebida
de los documentos, como el ingreso de personas extraflas.
- Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada
laboral.
- No fumar, comer, beber en los archivos.
- Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente.
- No mantener en los archivos materiales inflamables.
- Realizar uri plan de Prevención de Siniestros.
1.5 DURACIÓN:
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PllHCBM -2014
Página26
PROYECTO ESPECIAL
SERVICIO ARCHIViSTICO
1.1 CONCEPTO:
El servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de
los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información.
1.2 FINALIDAD:
- Facilitar al usuario' el servicio de información, regular su acceso, garantizar
el uso adecuado de los bienes bibliográficos y patrimonio documental, asi
como dar fe del documento que se otorga.
- Orientar las acciones del servicio de consulta, préstamo y expedición de
copias de documentos al usuario. en forma eficiente y oportuna.
1.3 BASE LEGAL:
- Decreto Legislativo Nº 120, Ley Orgánica del Archivo General de la
Nación.
- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley Nº de Transferencia y Acceso a la Información Pública.
- Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de
Transferencia y Acceso a la Información Público.
1.4 REQUISITOS:
a)
Para consulta:
-' Para los usuarios internos, documentos de identidad (fotochek) que
acredite ser empleado de la institución.
-' Para los usuarios externos, documento de identídad y verificación
del encargado del archivo del Proyecto Especial Huallaga Central y
Bajo Mayo.
-' Para consulta del material del archivo dentro del ambiente de la sala
de lectura del archivo Central del Proyecto Especial Huallaga Central
y Bajo Mayo, solo con la autorización del encargado del archivo.
b)
f
,.úOll~~
Of~(~ ·!to
-i:!
~ ·.;o. c)
e~}
!!~
~~
·~...\,
JJ
.,.:...--:".,.l'l>R6 ~
Para Préstamo:
-' Estas podrán efectuarse mediante formato de préstamo disel'lados
para tal fin.
" Plazo de préstamo de 08 dias hábiles, sin embargo; de acuerdo a la
naturaleza del requerimiento, el plazo podrá ser ampliado previo
requerimiento del solicitante.
para expedición de copias:
-' Autorización por escrito del jefe del archivo.
~Uc~t:
Página 27
PROYECTO ESPECIAL
1.5 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:
CONSULTA:
./ la oficina solicitante podrá tener acceso a la documentación
requerida, presentando el fonnato de préstamo al encargado del
archivo central del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
./ El personal del archivo ubicará la documentación solicitada y
entregara la infonnación al usuario previa identificación de este.
./ El archivero solicitará al usuario firmar el registro de consulta.
1.6 PRf:STAMO DE MATERIAL DEL ARCHIVO:
./
Los usuarios solicitarán el préstamo de material del archivo.
mediante el fonnato de préstamo •solicitud de servicios archivlsticos•
0Jer Anexo: Fonnato Nº 09). autorizado por el jefe de cada área,
dirigido al responsable del archivo central del Proyecto Especial
Huallaga Central y Bajo Mayo.
./ El responsable del archivo central, recepcionará a la solicitud
indicando el documento que requiere.
./ El personal ubica y entrega al usuario según corresponda la
documentación solicitada
./
El original del fonnato quedara en el archivo y la copia en poder del
usuario.
./ El tiempo de permanencia del material del archivo solicitado por los
diferentes Usuarios no deberá exceder de los 08 dlas hábiles; en
caso que los solicitantes requieran contar con material del archivo
por un periodo mayor al establecido, deberá fonnular el
requerimiento respectivo al responsable del archivo central del
Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
./ Al vencimiento del plazo de préstamo, el usuario devolverá el
material del archivo al Archivo Central y /o archivos. en las mismas
condiciones que salió del archivo. El personal del archivo verificará
su conservación; si notara irregularidades, estas deben comunicarse
inmediatamente al personal del Archivo que verificará su
conservación, que deberá ser comunicado inmediatamente al
responsable del archivo central según corresponda .
./ El usuario después de devolver el material del archivo, debe verificar
que en su copia del formato •préstamo de Material del Archivo•, se
anota la palabra "DEVUELTO".
./ El personal del Archivo, colocará el material del archivo prestado, en
su lugar establecido.
PEHCBM -2014
Página28
PROYECTO ESPECIAL
1.7 EXPEDICIÓN DE COPIAS.
- El usuario solicitara el servicio de •expedición de copias", presentando
el formato ·solicitud de servicios archlvisticos", (Ver Anexo: Formato Nº
09), al encargado del archivo del Proyecto especial Huallaga Central y
Bajo Mayo.
- El archivero recepcionará, la solicitud de ·expedición de copias•
autorizada por el respectivo jefe inmediato que pide la copia.
- El personal ubica el material del archivo requerido.
- Seguidamente se procederá a sacar las copias respectivas y /o su
certificación y su entrega.
- El usuario dejara constancia del servicio requerido.
1.8 DEL PERSONAL:
- El personal del archivo central brindara este servicio en el siguiente
horario:
08:00 a.m. a 01 :00 p.m.
03:00 p.m. a 06:00 p.m.
El personal del archivo deberá orientar a los usuarios, sobre el
adecuado uso de los auxiliares descriptivos, informando acerca del
contenido, los servicios que ofrece el archivo y la manera de solicitanos.
- Cautelar la integridad de la documentación.
- Exigir a los usuarios respeto y cuidado del material del archivo en caso
contrario estará facultando a suspender el servicio.
- Instruirá a los usuarios para que no efectúen anotaciones, escriban
sobre los documentos y no humedezcan las páginas, se exigirá el
cumplimiento estricto de estas prohibiciones, bajo responsabilidad.
1.9 DURACIÓN:
1.10 FORMULARIO:
Se muestra en "Solicitud de servicio Archivlstioo" y "Préstamo de Documentos•
(Ver Anexo: Formatos Nº 09 Y 10).
1.11 FLUJOGRAMA
Se muestra en el inventario de transferencia de documentos. (Ver el flujograma
04).
~....
/ ,,.j º!'e,, o·~~
/
~
\
..
~j
1,,i
·~
~-4'&.
~~~ .....~ --------------------------------------------------.......
Página 29
5an'ñ%,i!'!l
1
~~
Flujograma Nº 04: Atención de servicio de documentos del Archivo
Central y/o Archivo Periféricos del PEHCBM.
A"'ltc..uuN DE SERVICIO DE DOCUMENTOS OEl AROllVO C9fTRAL Y/O ARCHIVO PERIFERICOS Da.
PltOYECTO [Sll(CIAl llUAUAGll CDfTIIAI. Y BAJO MAYO.
ARCHIVO CDmlAI. Y/O ARClllV05 PfJllFÜUCOS
USUARIO
e
INICIO )
-1 --·· /
-.·_
......
...
-
-·. ..
o
y/o
~
--¡
~
, ,.
••wl 1
..
........
-
__,..,._..:
....-
y/o
1
o
u
•
·-
1
.
1- -1
i
•
1
1
1
1
1
,,..,....
1
11 .....
1
,.,..,,... ..
·--
1 v.il9Clldifl#
1
fOmiMo .,.,..,.. •
0.DJll
e
s
í
1
1
1
i
~
11
/ ,jJ'> . o~<C r:..
1·
~
1
~
t .
~llCIP
~ . ...
__- ...
1
,
.. o
'
1
1
1-.........
A f!il ._., CM'\Oltll
-
Oat~
'""'°'
1
1
1
NO
1
1
e
'"~
ªi
•1
.
•'\.,c-,ó f.~$
' <t-,7,~t.<~ FICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
ll '.{. ~
....... _ 1
---
1
~
1
1
. .,_... .
1
""
~·~,,...
OOCWmt MU
a
....,~·.--::;:-fe.O•«$,
L
1
fll•c:.
1;:
"
-·
1s,.clftca .. ffc. Soldt:aot
Docluf!llMCOI
i
!
..
....
J.
J.
FIN
)
Página30
PROYECTO ESPECIAL
ANEXO
#{~'
f'~~ Gr
'°~,,,,·,,~
¡; '1 ;;
~1 \
¡' ? ¡l.
,,~ "!>;
~~~
.................
!::}
...... ~ICINA DE PLANIFICACIÓN
""'...........................................
~--~
Y PRESUPUESTO - PEHCBM · 2014
P¡\gina 31
~•••
~i'.
--
san~.J!!!!
1
PROCEDIMIENTO Nº 02:
TRANSFERENCIA DOCUMENTOS
FORMATO Nº 01
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
(Pág.... de... Páginas)
1.- !~FORMACIÓN GENERAL
1.1 Dirección, Oficina, Unidad o Administración de Obra:
1.2 Secretaria/Administrador de obra
1.2 Responsable de Dirección, Oficina, Unidad o Administración de Obra :
1.4 Datos de Remisión :
1.4 .1 Código
1.4.2 Ano
1.4.3 Remisión Nº :
11.- DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE
2. 1
2.2
2.3
2.4
2.5
2 .6
111. .- DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE
................................................................... Documentos Transferidos.
-
~º?::~
IV. LUGAR Y FECHA
V. LUGAR Y FECHA
Tarapoto,
Tarapoto,
.... .. .................. .. ... ... ... ........... ...
..................................................
Jefe de la Oficina
(Remitente)
Responsable del Archivo
(Receptor)
¡? ~
f.~""
•'r y.¡of\~+Y'
~i.l.(».C
FICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM ·2014
Página 32
FORMATO Nº 02
r
1
INVENTARIO -REGISTRO
Oficina: •.•••••.•.........................•••••.••....••.•.....•.••..••.••••...........................
Desde •...•.....•.........•••••.•.•..•...•••.•.•.....•••••••............................•....•.........•
Hasta............................................................................................. .........
1.Nº Ord
· ~i
1
3.Fechas
Extremas
4. Ubicación
s.
Obser.
.e.o~~ 4
()Flr•
,_.
#'""
2. Descripción de
Documentos
°'. ''
~ ~.
~~
~"
~~"'.·• '~'~·1
~'
ºICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Pág!na33
I sa~'!~
-..-O_!!!IOIW.
El inventario consta dos partes:
a) Inventario de transferencía de documentos 0Jer Anexo: Formato Nº 01 ).
b) Inventario - Registro 0/er Anexo: Formato Nº 02).
CARACTERÍSTICAS
Material
Medidas
Papel Bond 80 grs y 1 CD.
Tamalio A-4.
INSTRUCCIONES
a) Inventario de Transferencia de Documentos.
1. Nombre de la Dirección, Oficina, Unidad u Administracíón de Obra.
2. Responsable de la secretaria de la Dirección, Oficina, Unidad u
Administración de Obra remitente; ano del envió y el nl'.lmero
secuencial segl'.ln la primera remisión de documentos efectuada por la
unidad orgánica al archivo.
3. Señalar' sucintamente las series documentales y sus fechas extremas.
4 . Anotar el nl'.lmero total de los documentos a transferirse.
5. Fecha, nombre, apellidos, firma y sello del jefe de la oficina Remitente.
b) Inventario - Registro.
1. Número de orden correlativo de las unidades de archivamiento a
transferirse.
2. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de
archivamíento, según la serie que lo conforman.
3. Indicar las fechas extremas de cada una de las series documentales.
4 . Se indicara el número de caja donde se encuentran las series
documentales.
5. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor
compresión de la documentación transferida.
PEHCBM -2014
Página 34
..
·- -·-- ---- --- ---- - - -·----- - - lsan~
PROYECTO ESPECIAL
SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.
FORMATO Nº 03
TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE DOCUM ENTOS.
Pág .... ..... .
Oficina Ejecutora : ..... ........ ,.........•,..... ............ .............. ................. ..... ...... ................ .
Código
CÓDIGO
DE
SERIE
.......... .... ........ ..................... ................... ... .... .... ........ .................... .
TfTULODELA
SERIE
DOCUMENTAL
PERIODO DE
BREVE
OFICINA QUE
RETENCIÓN
DESCRIPCIÓN VALOR
CONSERVA EL
DELAS
DE LASERJE
MISMO TIPO
1-~---~---1
DOCUMENTAL SERIES A.S A.C P.P TOTAL DOCUMENTAL
Página 35
---
-- · · . ~ . l sanf19!!!
CARACTERISTICAS
Papel Bond 80 grs, 1 CD
2 originales, 2 copias.
TamanoA-4
Material
Cantidad
Medidas
INSTRUCCIONES
1. Información General.
1.1 Anotar el nombre de la oficina o entidad remitente.
1.2 Anotar el nivel de archivo (archivo Secretaria!).
1.2.1 Anotar el nivel del archivo.
1.2.2 Anotar el ano.
1.2.3 Anotar 1-200 ... ..
2. Descripción general de series documentales:
Anotar todas las series documentales generales por la oficina o
entidad. (Ej. CONTABILIDAD - BALANCE DE COMPROBACIÓN).
3. Lugar y fecha:
Anotar en la parte inferior izquierda el lugar, la fecha, y el nombre del
jefe de la oficina o entidad remitente.
Anotar en la parte inferior derecha el lugar, la fecha y firma del
responsable del Archivo (Receptor).
Cada oficina deberá presentar el presente documento firmado y con
su respectivo sello.
~~.
'i:/.. , .e;:¡"&
..,, '•""':@!!
;..· :!'
I'
en::,,._. ....
'l;';f
:.·
~
~,!\'~:
\':~......"t ,JA';.~~\
~
~-
Página36
--t+í
1
- --- ··--==-----:==-=---===========
PROYE =====
TO ESPECIAL
·
san~,;;!;!
~~
FORMATO Nº 04
OFICINA EJECUTORA:
Anotar el nombre de la oficina.
CÓDIGO:
Anotar el código de la oficina.
CÓDIGO DE LA SERIE:
La oficina de Archivo Central, será la encargada de codificar cada serie
documental.
TITULO DE LA SERIE:
Anotar el nombre específico de cada serie documental que se va analizar. (Ej.
Contabilidad - Balance de Comprobación).
BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL:
Describir brevemente la función que cumple cada serie documental en la
institución.
VALOR DE LA SE.RIE DOCUMENTAL:
Anotar con la letra T si es valor Temporal, o con la letra Psi es Permanente.
PERIODO DE RETENCIÓN:
Anotar los períodos de retención en cada uno de los niveles de archivo:
A.G. (ARCHIVO DE GESTIÓN Y/ O SECRETARIAL o ARCHIVO DE
ADMINISTRACIÓN DE OBRA):
En este nivel de archivo, tendrá un máximo de duración de 2 años.
- A.C. (ARCHIVO CENTRAL.):
En este nivel de archivo, tendrá un máximo de duración de 25 anos.
- P.P (PLAZO PRECAUCIONAL):
Tendrá un máximo de duración de 2 años.
TOTAL:
Anotar el número total de anos de retención .
OFICINA QUE CONSERVA EL MISMO TIPO DOCUMENTAL:
Anotar todas oficinas que recepcionan por diversos motivos, las series
documentales generadas por su oficina.
f ."!/
··------------------------------OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPU ESTO - PEHCBM ·2014
Página 3 7
FORMATO Nº 05
INDICE ALFABÉTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.
Pág ........ de.•...... Págs.
1.- TITULO DE LA SERIE
DOCUMENTAL
¡·~\
con.r
3.-CÓDIGO
~
.... _.~,r.~~~
·~~GP-t
---
2.-ASUNTO PRINCIPAL
CINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM - 2014
Página 38
1san'ma-::_!!
PROYECTO ESPECIAL
HUA L LAGA CENTRAL Y BAJO MAYO
CARAC TERISTICA S
Material
Papel bond 80 grs.
Cantidad
Original y 2 copias.
Medidas
Tamano A-4.
INSTRUCCION ES
1. Anotar el título de las series documentales en orden alfabético.
2 . Indicar el asunto principal de la serie documental.
3. Anotar el código de la serie documental. Ejemplo:
Acta de emisión de bonos
Contabílidad
Cont /02.
Auxiliar Standars
Contabilídad
Cont. 104
Comprobante de Pago
Contabilidad
Cont. /03.
Catálogo de Bienes
Abastecimiento
Abas/07.
Las paginas deberán numerarse consecutivamente, iniciándose con el
numero •uno• que será seguido de la p roposición "de" y número total de
páginas de las Tablas General.
DISTRIBUCIÓ N .
-
_,,-.="'·
.-4'
-.t;:Jf,;:,~,:.....~.
O{ • .:· ry
Original, al Archivo Central.
Primera y Segunda Copia, al Archivo Regional de San Martln.
¡ ·'·-. ·,,
!; .~:\
Ji
'1~.;~~='.~~"'~of'-F-IC_l_N_A_D_E P_LA_N_l_F_ICA_C_l'!'Ó·N·Y·P·R·E·s·u·p·u·E·ST--O·--P-EH_C.
BM -·2·
014-------P~ágm
··-a·39
... ,,.,.\
¡,5,.,
-¡
~
!(;
__
FORMATO Nº 06
INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE
Pág....... de......... págs......
INFORMACIÓN GENERAL
?.-Autorización de Elíminación
de Documentos.
1. Sector
2. Entidad
3. Unidad
4. Encargado del archivo central
5. Dirección
6 . Teléfono
8.- Descripción General de Documentos a Eliminarse:
9.- Nro de documentos a Eliminarse:
...................................................................................................
10.
.................................... ......... ..
Lugar y Fecha
Gerencia General
..
;~
...:.; ~ ~
.., o
••
q
·~
¿:~
,!.~.._J
~<\~'""
~
OFICINA DI! PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página40
- -·-- - ------- --- -----------PROYECTO ESPECIAL
FORMATO N º 07
J
INVENTARIO - REGISTRO
pág...........de... ... ....págs.
11 . Número
Orden
12. Descripción de las
series Documentales
13. Fechas
Extremas
14. Observaciones
/;,.,:.~
, :,.
¡I·
1 •""-~~-------------------------------_..J
_r,cne_,,.,.
c f •C1% ..,.
°:"'
[:(... r.v.... ,l.~:~~~FICINA
....--------------------------------,, .ci\,
, ...,
~
~
DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página 41
Toda eliminación de documentos se solicitara utilizando el formulario "Inventario
General de Documentos a Eliminarse• en original y dos copias.
El Inventario consta de dos partes:
1.
2.
Información general (Formato Nº 06),
Inventario - Registro (Formato Nº 07).
CARACTERISTICAS
Material
Papel bond 60 grs. (original y dos copias) .
Medidas
TamañoA-4.
INSTRUCCIONES
a).INFORMACIÓN GENERAL (1-10).
1-3 Nombres del sector, la entidad y la unidad orgánica cuya
documentación va a la eliminación.
4
Nombre y apellidos del encargado del archivo central.
5-6
Dirección y teléfono del Archivo Central y/o de los archivos
periféricos.
7
Dejar en blanco para ser usado por el Archivo Regional de San
Martin.
6
Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas
extremas.
9
Anotar el número total en metros iíneales de los documentos a
eliminarse.
10
Fecha y firma de la Gerencia General.
b).
INVENTARIO-REGISTRO (11-14).
11
12
13
14
Indicar el número correlativo de las unidades de conservación a
eliminarse.
Senalar detalladamente la serle documental que conforman cada
unidad de archivamiento.
Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada una de las
series a elíminarse.
Anotar la información complementaria que sea necesaria para
mejor compresión de la documentación innecesaria.
~'Zi>>¡..
¡'3:-,;.~ t
t;fV:.·1~:"':i.
...... <
il .,
5
2$
/:1 </
~1·:~... #r,jjJ'.fl-------~--------------------
"<..~:_~
FICINA
DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM -2014
Página 42
·- -------- -------·---------- - - -- ·- ·- - PROYECTO ESPECIAL
' l san'iTFfa-
--
FORMATO Nº 08
ACTA DEL COMITÉ DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE MATERIAL DEL
ARCHIVO
En la ciudad de Tarapoto, siendo las......horas del día...... del año.......... , en las
instalaciones del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo en la oficina
de........................ .. ................. .. .. .. . .. . . .. .. Provincia
de San Martin, se
reunió el Comité de Selección y Evaluación de Documentos designado mediante
resolución
Nº ........ ........... de fecha ...............de... ...........del 2014 con la
asistencia
del
Asesor
Legal
o
su
representante
sel'lor. .............. ................... ................................... .... .... ........Presidente
del comité, representante de la Oficina de Patrimonio o su representante Señor
.................. ......... .... ........ ............................................ ... ..............y
representante
del
Archivo
Sel'lor. ........ ... ..................... ........ ....... .. ............................... .. .
el
Central
quien
actúa como Secretario de la Comisión.
El presidente del comité evaluador de material del archivo sometió a evaluación
el material seleccionado debidamente suscrito y acordaron proceder de
conformidad con las normas de archivo remitiendo el expediente y solicitando la
autorización del Archivo Regional de San Martln para la eliminación del material
de archivo en mención por resultar innecesarios para esta entidad.
'•
, ,..~~'1UCfNA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM · 2014
1LUG~~r..;.'Y/'•'
~~
Página43
... -~,- ,5an"~t!!!!
--
PROCEDIMIENTOS Nº 05:
SERVICIO ARCHIVÍSTICO
FORMATO Nº 09
ARCHIVO CENTRAL
1
SOLICITUD DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS.
1
2
3
4
5
Dependencia solícítante: ......... ......... ... ... ... .. ............. ........... ..... ... ... ..... .
Solicitud Nº:...... ............. ......... .. ... ... ......... ... ... ....................... .... .. ..... ..
) préstamo (
).
Expedición de copias (
Consulta (
).
Objetivo: ... ...... ...... .... ...... ..... ... .. . ... ............ ....... ...... ............ ............ .. .
Relación de fa material de archivo requerida: .. .......... ...... ... ...... ....... .. ... .. .
ltem
Descripción del Material del Archivo
Fecha
Observaciones
6 Plazo de préstamo: .................•.. .............. .. ... ......... ... ........... ... .....dfas.
7 Fecha de la solicitud: ........... .... ......... .................. ............... ... ............. .
8 Nombre del usuario: ........ .......... ............................. , .......... ... ........ .......
FIRMA Y SELLO DEL
JEFE DE LA OFICINA
SOLICITANTE
ARCHIVO CENTRAL
SOLICITUD DE SERVICIO:
,~oRf-.i; :,,.. RECEPCIÓN: FECHA ~----1
1
#
¡;,/¡!
of1c,,..,. \,,"'\
Q;' "
\·~~\., { ¿r . 1.
~~4'.11 .., ¡¡.'\l
~~t~I';.·~
HORA
,
ENTREGA: FECHA ~------1
HORA .
' !CIÑA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO- PllHCBM · 2014
Página44
••
INSTRUCCIONES
La Solicitud se Servicios Archivístícos se realizará de la siguiente manera:
PARA PRÉSTAMO: mediante un formulario de préstamo.
PARA CONSULTA Y EXPEOICION DE COPIAS: Solo será necesario presentar
documento de identificación.
En caso de préstamo, se deberán llenar de la siguiente manera:
1. Seña la.r el nombre de la oficina solicitante.
2. Sei'ialar el número de la solicitud.
3. Marcar con una
·x· el tipo de servicio que se requiere.
-4. lndica.r el objetivo principal del requerimiento.
5. Detallar la relación de los documentos requeridos, teniendo en cuenta las
siguientes informaciones:
a). ltem: serlalar la correlación numérica de los documentos sottcltados
(1 , 2,3....).
b). Descripción documental: lndlca.r especlficamente del documento
requerido.
c). Fecha: Indicar las fechas que comprende dicho documento.
d). Observaciones: Anotar Información complementaria que sea
necesaria para una mejor identíficación del documento.
6. En caso de requerir el documento en calidad de préstamo, deberá anotar
el tiempo que necesitan el documento para su análisis, no excediendo de
los 15 dlas hábiles.
7. Anotar la fecha de requerimiento del documento.
8. Anotar el nombre de la persona que está solicitando dichos documentos.
9. Firma y sella el jefe de la oficina dando autorización a dicha solicitud.
ARCHIVO CENTRAL:
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEH CBM · 2014
Página4S
,._._,' L-' _,-
~
_. , • ..........
~
FORMATO Nº 10
ARCHIVO CENTRAL
PR~STAMO DE MATERIAL DE ARCHIVO
Solicitud Nº:
Sección:
Objetivo:
Referencia:
Plazo de préstamo:
Relación de documentos en calidad de préstamo:
ítem
Unidad de
Descripción De
conH rvación
Material
FECHA:
. . _ I_ __
__.
Fechas
Extremas
Observación
Datos archivo
HORA:
Nombre del usuario:
Cargo:
Firma y sello del Jefe
@;:g:;~, de la Oficina Solicitante
1 ••,..<,,f• ~\
'
o·~\
Firma y sello del encargado
del Archivo Central
é~ !i
'\
~'~~~.!~
;· ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~--'
.....A.,i'l
•. . !~~7
.·,..,.'lf'iJ-.....~-------. .-Y-- - - - - - -2014
- - - - - - - -Página
- -46
1>FICINA DI! Pl..ANIFl(:ACIÓN
PRESUPUESTO
- PEHCBM
_
,
-
PROYECTO E S P ECI Ai.
HUALLAG A CENTRAL Y B AJO MAYO
Instrucciones
Solicitud Nº:
Cada Oficina tendrá un correlativo de las Solicitudes que requiera. El Archivo
Central colocará el número de solicitud que corresponda.
Sección y/o sub sección :
Sella lar el nombre de la oficina que está solicitando el documento.
Objetivo:
Sellalar el objetivo principal de dicho préstamo documental.
Referencia:
Colocar el documento con que fue solicitado el documento.
Plazo de Préstamo:
Sellalar el plazo de préstamo del documento solicitado, no excediendo los 08
dlas hábiles.
ltem:
Sellalar la correlación numérica de las unidades de archivamiento.
Unidad de Conservación:
Sellalar el tipo de soporte del documento, (ej. anillado, file, libro, etc.).
Descripción Documental:
Sellalar detalladamente los documentos que se están dando en calidad de
préstamo.
Fechas Extremas:
Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada de los documentales.
Observaciones:
Anotar información complementaria que sea necesaria para una mejor
identiflC8ción del documento.
Datos del Archivo:
Sellafar información complementaria para la ubicación del documento.
Fecha y Hora:
Sellalar la fecha y la hora exacta en que fue recepcionado el documento
requerido.
Nombre del Usuario
Sellafar e l nombre y apellido de la persona que recepciona el documento.
Finna y Sello del Jefe de la Oficina Solicitante:
Firmará y sellara el jefe del área, previa verificación de la documentación
prestada.
...=o-- Flnna y Sello del Encargado del Archivo Central.
'~"-'~-.,.Firmará y sellara en el momento en que se envia la documentación.
!
• (.,ltCbl 1
1.
' :.
~
' " ..
o ·l '
~~~'•~.,_ ..•(¿;..~;r.--------~--------------------'·~··'
FICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO - PEHCBM · 2014
Página 47
l'"RC>VIEC:TC>
F~lrF<
•tlJAl LAGA C:ENTR.l'\l
V
t"l
' ' " JC:t ...... AVC>
•
Resolución Gerencial
Nº J 15 - 2014-GRSM-PEHCBM/GG
Tarapoto, 06 de Junio del 2014
VISTO:
El Informe Nº O19·2014·GRSM·PEHCBMIGG., de fecha 09 de Mayo del 2014, del ]efe
de Planificación y Presupuesio del Proyeao Especial Huallaga C~11ral y BA/o Mayo, que remiie la
Dlrealva: Organización, Administración, CuJtodla y Conservadón de Bienes Blbllográfkos y
Patrimonio Document.il del Proyecto E.speclal Hual/aga Cenera/ y Bajo Mayo", para su aprobadón, y¡
CONSIDERANDO:
Que, con Ley Nº 25323 se aprueba la Ley del Sistema Nacional de Archivos y
mediante Decreto Supremo Nº 008·92·JUS, se aprueba el Reglamento de la Ley 25323;
Que, medlance Resolución Jefatura/ Nº 117·86/AGN·DGA ], se aprueba las
"Normas de la Fonnul.Jdón, E/ecudón y Evalwáón del Plan de Anual de Archivo Administrativo del
Sector Públko Nacional"
Que, mediante Resolución Jefawral Nº 173·86/AGN·], se aprueba las Normas
para la Formaflzaclón del Programa de Control, Translt!ré~, E/imirodón y Conservadón de
Documentos";
Que, medlanc.e Resoluc/6n Jefatura/ Nº l 12·93·AGNI], se aprueba las
"Normas para la Supervisión y Asesoramiento de los Archivos lnterrantes del S/s1ema Naciorol de
Archivosn
Que, es necesario establecer las dlSPOsldones que reKUlan la organlzadón,
admlnistraCÍÓll, custodia y conservaciones de los bienes blbllogr~ficos y patrimonio documental
producidas y recibidds por el Proyecto Espec/.JJ Hwffaga Central y Ba/o Mayo¡ as/ como iransferencla,
effmlnac/6n de Jos mismos, con la finalidad de optimizar el tratamiento preservación y
aprcwedlamienco de la lnformadóo que la Entidad posee, en cuanto a su l~tlmldad, oportuniddd,
mérito o conveniencia, por lo que debe aprobarse la Direaiva correspondiente¡
Estando a las conslderadones expuestas y en uso de l.u facult.ides conferidas en
la Resolución Ejecutiva Regional Nº 926·2011-GRSMIPGR, y Resoludón E/ecuclva ReBforol Nº
1555·2011-GRS~PGR, ratificado con Reso/udón Ejecutiva Reetonal Nº 1199·201 J.
GRSM/PGR, y co las vlsaclones de la Oficina de Asesor/a Legal, Of/dna de Plan/f/cac/ón y
Presupuesto y Ofic a de Administración.
f"R<>VFC 1 C> 1 S f ,F< I A t
1 1 l 1At 1 A.C.'' C FN 1 RA L V t l A ll «> MAVO
.._
•
Resolución Gerencial
Nº J 15 - 2014-GRSM-PEHCBM/GG
Tarapoto, 06 de Junio del 2014
SE RESUELVE:
Artlculo Onlco.·
Aprobar /a Directiva Nº 002-2014-GRSM·PEHCBM, sobre: "Organización,
Administración, Custodia y Conservación de Bienes BlbflogrJflcos y Patrimonio Documental del
Proyect-0 Espeda/ Hual/aia Central y Bajo M;ryo", que entrará en vigencia a p;¡rrir del dfa siguiente de
su aprobación.

directiva "organización, administración, custodia y conservación de

Transcripción

Documentos relacionados

PELÍCULAS Este documental está compuesto de cuatro