Manejo de Correspondencia Digital e Impacto sobre los Costos de

Transcripción

Manejo de Correspondencia Digital e Impacto sobre los Costos de uso del
Papel
Andrea Paola Palencia Argel1
Jeimmy Paola García Jiménez2
Agosto de 2012
Resumen:
El presente trabajo es el resultado preliminar de una investigación cuyo horizonte temporal es de un año.
El objetivo es identificar y cuantificar los costos asociados al uso intensivo del papel en la Facultad de
Ciencias Económicas de la Universidad Nacional. Se caracteriza el uso de documento en papel y
documentos electrónicos teniendo en cuenta el impacto de las tecnologías de la información y las
comunicaciones sobre el manejo de los mismos y se precisa en la importancia y el papel de la gestión
electrónica de documentos como recursos estratégicos para el logro de los objetivos planteados en la
investigación. En esta primera etapa de la labor investigativa, los esfuerzos se concentraron en dos tareas
específicas: el diseño y aplicación de una encuesta a una muestra del personal administrativo de la FCE y
la revisión de la normatividad vigente en la Universidad en materia de Gestión Documental. Los
resultados obtenidos justifican una transición de documentos en papel a documentos electrónicos, ya sea
modificando el Sistema de Gestión Documental vigente o sustituyéndolo por otro sistema que resulte
mas eficiente.
Palabras Clave: Gestión Documental, Costos de uso del papel, SIMEGE, Sistemas de Gestión de
Documentos, Evaluación de normatividad.
Digital Correspondence Management and Impact on Cost of Use of Paper
Abstract:
The present work is the preliminary result of an investigation whose time horizon is one year. The aim is
to identify and quantify the costs associated with paper-intensive in the Faculty of Economics, National
University. It features the use of paper documents and electronic documents taking into account the
impact of information technology and communications on their management and explained in the
importance and role of electronic document management as strategic resources for achieving the goals
outlined in the research. In this first stage of the investigative work, efforts were concentrated on two
specific tasks: the design and implementation of a survey of a sample of the administrative staff of the
FCE and revision of current regulations at the University in Document Management. The results justify a
transition from paper documents to electronic documents, either by amending the existing document
management system or replacing it with another system be more efficient.
Keywords: Document Management, Paper Usage Costs, SIMEGE, Document Management Systems,
Assessment regulations.
1
Estudiantes de Economía de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, y
monitoras de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas. Correo
Electrónico: [email protected] y [email protected]
INV- Manejo de Correspondencia Digital/2012-I
Estudiantes Auxiliares:
Álvaro Andrés Morales Montenegro
Andrea Paola Palencia Argel
Bryan Daniel Umbarila Rubiano
Camilo Andrés Valencia Gómez
Cindy Melissa Cárdenas Plazas
Cristian Fabián Hernández Guevara
Daniel Darío Fula Argüello
Daniel Francisco Rojas Martín
David Mauricio Mahecha Salas
Edward Frankchesko Yanquen Brinez
Jeimmy Paola García Jiménez
Jenny Paola Mancera Fandiño
Jhonathan David Rodríguez Chacón
Juan David Mogollón Plazas
Laura Cristina Delgado Delgado
Leonardo Alexander Cárdenas Beltrán
Miguel Ángel Hernández Carvajal
Paola Alejandra Alvarado castillo
Sebastián Álvarez Luque
Viviana María Oquendo Patiño
Walter Helberth Calderón Espitia
Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación:
Juan Felipe Reyes Rodríguez
Coordinadores:
Jasmin Guerra Cárdenas
Juan Calos Tarapuez Roa
Coordinador Servicios Web:
John Jairo Vargas
Analista de Infraestructura y
Comunicaciones:
Diego Alejandro Jiménez Arévalo
Analista de Sistemas de
Información:
Víctor Hugo Ramos Ramos
Este documento es resultado de un
trabajo conjunto y coordinado de los
integrantes de la Unidad de Informática y
Comunicaciones de la Facultad de
Ciencias Económicas de la Universidad
Nacional de Colombia.
Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de Creative
Commons.
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2
MANEJO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL E
IMPACTO SOBRE LOS COSTOS DE USO DEL PAPEL
Tabla de contenido
1.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4
2.
MARCO TEORICO ......................................................................................................................... 6
Tecnologías de la Información y la Comunicación .......................................................................... 7
Sistemas de información o de gestión documental ....................................................................... 8
Implementación de un Sistema de Gestión Documental .............................................................. 13
No aceptación generalizada de los documentos electrónicos ...................................................... 14
Costos asociados al uso intensivo del papel ................................................................................. 14
3.
4.
METODOLOGÍA .......................................................................................................................... 17
3.1.
CONSTRUCCIÓN, DISEÑO Y APLICACIÓN DE UNA ENCUESTA ........................................... 17
3.2.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN UN-SIMEGE ....................................................... 18
RESULTADOS.............................................................................................................................. 19
4.1.
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS ARROJADOS POR LA ENCUESTA ...................................... 19
4.1.1.
DESCRIPCION DE LA POBLACION ............................................................................... 20
4.1.2.
ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN ........................................................................... 21
4.1.3.
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA,
CONTEMPLANDO TIEMPOS DE RECUPERACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD. ......................... 23
4.1.4.
IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS .......... 25
4.1.5.
EVALUACIÓN DEL SIMEGE Y DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ........................................................................................................................... 27
4.1.6.
DOCUMENTOS QUE PUEDEN SER MIGRADOS A UN SEGD ....................................... 29
4.1.7.
DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL............................................. 29
5.
CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 37
6.
REFERENCIAS ................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
3
MANEJO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL E
IMPACTO SOBRE LOS COSTOS DE USO DEL PAPEL
1. INTRODUCCIÓN
Son innegables los avances tecnológicos que se han venido dando desde hace algún tiempo,
los cuales han permitido que se geste una revolución de la vida cotidiana, que se observa en
muchos ámbitos, desde la comunicación hasta las actividades de entretenimiento. Sin duda,
uno de las características más importantes de esta nueva era es la generación y el acceso
cada vez más rápido a la información de todo tipo, así como su amplia difusión, y es por ello
que a esta nueva época se le denomina Sociedad de la Información o Sociedad del
Conocimiento.
Frente a este nuevo paradigma que atraviesa la sociedad moderna, es apenas lógico el
surgimiento de la necesidad de adaptación no solo por parte de las empresas privadas, sino
también de las entidades de carácter público. Uno de los aspectos en los que se debe innovar
constantemente es en los procesos de gestión de la información o gestión documental de las
organizaciones, en vista de la importancia que adquiere día tras día el acceso rápido a
información pertinente.
El uso de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicaciones, es la vía para que las
organizaciones de cualquier naturaleza se adapten a las recientes dinámicas sociales y
económicas que les rodean, porque no solo frena un poco el creciente deterioro
medioambiental, sino que también mejora los procesos dentro de las mismas entidades
haciendo ganen en eficiencia, debido al ahorro de costos de uso de papel que se deriva del
uso de documentos electrónicos, como sustitutos del papel. Al respecto se advierte que “Los
analistas de la industria forestal consideran que la perspectiva del aumento del consumo es
una señal de crecimiento económico saludable y de la mejora de la calidad de vida. El
consumo de papel es utilizado como un “indicador de desarrollo”, cuando en realidad es un
indicador de despilfarro de los recursos naturales” (Greenpeace, 2004).
Se ha establecido entonces que el uso de las TIC’s dentro de las organizaciones trae consigo
un ahorro en costos de uso del papel, de manera que se mejora la eficiencia en materia de
gestión documental, pero ¿Qué impacto tiene el uso intensivo del papel en una organización
en términos de eficiencia? Esta pregunta, alude a un problema de cuantificación costos. Es
por eso que el principal objetivo de este estudio es identificar y cuantificar el impacto del uso
4
intensivo del papel en el caso específico de la Facultad de Ciencias Económicas de la
Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá. La importancia de dar solución a este
problema es que al calcular cuales son los costos que se podrían ahorrar eventualmente al
sustituir los documentos de papel por documentos electrónicos y correspondencia digital, es
posible evaluar las ventajas concretas que ello representa y hacer posteriormente un análisis
costo beneficio respecto a la transición de documentos en papel a documentos electrónicos.
Para dar cumplimiento al objetivo general planteado en la investigación se propusieron tres
objetivos más específicos. El primero es identificar los elementos que sirvan como base
teórica, el segundo consiste en Evaluar el impacto económico del uso intensivo del papel en
la FCE, y el tercero es diseñar una propuesta para la implementación de un sistema de
gestión documental que facilite el manejo de la correspondencia digital, en principio en la
facultad, con miras a ser extendida en toda la Universidad Nacional.
En cuanto a la metodología de este estudio (y teniendo en cuenta que el horizonte temporal
de la investigación es de un año), se siguieron dos etapas: la primera fue la elaboración e
aplicación de una encuesta dirigida a una parte del personal administrativo de la FCE, y la
segunda consistió en realizar un estudio de la normatividad vigente en la Universidad en
materia de gestión documental, con el fin de buscar las falencias que se deben corregir.
Los resultados que se obtuvieron al finalizar el análisis de la información recolectada en la
encuesta y la revisión de las normas justifican la necesidad de un cambio en cuanto a gestión
de documentos con miras a aumentar la eficiencia de la institución y reducir los costos de
uso del papel en la misma.
En cuanto a los datos arrojados por la encuesta realizada, se realizó un análisis general de la
gestión documental, los agentes que participan, la tipología documental, los flujos de estados
para la documentación técnica, la estructura documental, los roles de usuarios, entre otros.
Por un lado, se encontró que los documentos vitales en la facultad son los informes, las
solicitudes y los oficios, los cuales representan el tipo de documentos que necesitan ser
migrados a medios electrónicos con mayor urgencia. Por otro lado, respecto a otros costos
asociados al uso intensivo del papel como la recuperación de los documentos se encontró
que la mayoría de funcionarios tarda entre 20 y 30 minutos en la recuperación de
documentos, que acumulando las veces que deben hacer esta tarea, representa un costo de
oportunidad relativamente alto.
Aparte de ello, para la evaluación del UN-SIMEGE se hizo una revisión de documentos
oficiales de la universidad tales como el Manual de Mejor Gestión, el Instructivo para el uso y
administración del SIMEGE ELECTRONICO Modulo documentos, el Manual de Procesos y
Procedimientos, entre otros. Allí se encontraron algunas generalidades importantes del
5
Sistema de Mejor Gestión de la Universidad y detalles de los procesos de gestión
documental. Se descubrió que la gestión de documentos en términos formales esta muy bien
organizada y estructurada en el software de Soft Expert, y sin embargo se destacan algunas
fallas de éste (no todas) y se concluye que es pertinente hacer una revisión mas profunda del
software, para determinar si resulta mas conveniente hacer una cambio para mejorar lo que
ya esta vigente en la Universidad, o si por el contrario, resulta mas benéfico realizar una
transición completa que implica adoptar un nuevo software que sea mucho mas eficiente.
Finalmente, se presentan una serie de objetivos específicos futuros para dar continuidad a la
investigación y alcanzar plenamente el objetivo general planteado desde un principio.
Además de esta introducción, este documento cuenta con cuatro partes más, a saber: el
marco teórico, en el que se explican los conceptos teóricos de relevancia para la presente
investigación y el estado del arte en la materia; La metodología, en la que se detalla como se
hizo la recolección de la información; los resultados, en la que se describe el análisis de los
datos obtenidos; y las conclusiones del trabajo en las que se enseñan los principales
resultados de la investigación y se presenta la propuesta para dar continuidad a la misma.
2. MARCO TEORICO
El uso del papel en las organizaciones tiene un impacto ambiental negativo en cuanto
contribuye al detrimento de los recursos naturales; el aumento del consumo del papel en el
mundo y las previsiones de crecimiento que se hacen de él se sustentan en modelos
económicos insostenibles, enormemente derrochadores y contrarios al principio de
precaución con el Medio Ambiente (Greenpeace, 2006).
Sin embargo, con el surgimiento de las nuevas tecnologías de la información y
comunicaciones, surge la oportunidad de reducir los costos de uso de papel dentro de las
organizaciones públicas y privadas, de tal forma que existe la posibilidad no solo de reducir
tales impactos negativos, sino de mejorar la eficiencia - entendida como la capacidad de
hacer el mejor uso posible de lo medios disponibles para lograr un objetivo deseado (Spencer,
1993)- al interior de las entidades.
Según González (2010) existe un número cada vez mayor de organizaciones que parecen
estar decididas a hacer un uso intensivo de las tecnologías de la información y la
comunicación para mejorar la comunicación con públicos internos y externos, así como
automatizar procesos, ahorrando espacio, tiempo y energía.
6
Al respecto Artiles (2009) considera que a partir de la gestión de información entendido
como un proceso de alta dirección que facilita la creación de un conocimiento nuevo; se
concreta en acciones estratégicas a partir del re direccionamiento de los recursos con los
cuales opera (humanos, tecnológicos, de información), con el objetivo de elevar los niveles
de eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de una meta u objetivo de cualquier
organización.
Con lo anterior y como resultado de la observación y revisión literaria al respecto se han
identificado tres sub-áreas temáticas de búsqueda que resultarán trascendentales para la
edificación de una sólida base teórica, a saber: impacto del uso de las tecnologías de la
información, sistemas de gestión documental y los costos asociados al uso intensivo del
papel.
Tecnologías de la Información y la Comunicación
Hace unas cuantas décadas se inicio un proceso de transformación en el que la innovación
tecnológica y avances científicos han jugado un papel muy importante. El rápido desarrollo
de las nuevas tecnologías ha provocado cambios en la sociedad, se habla ahora de la
sociedad del conocimiento, y la era de la información. Entonces, en la sociedad de hoy el que
tenga a su disposición la mejor y mayor cantidad de información tiene una gran ventaja sobre
los demás.
En esta era de la información a la que nos referimos, muchas organizaciones han superado
muchas de las desventajas en materia de su “entorno operativo” que poseían en la era
industrial, y en este sentido se está expandiendo una brecha en relación a las que no se han
adaptado a la era de la información. Artiles (2009) hace referencia a algunos de los aspectos
del entorno operativo que se han visto mejorados en la era de la información como:
Funciones: Es posible la integración de todos los procesos productivos para mejorar la
eficiencia, la velocidad y la calidad de los procesos.
Vinculo con clientes y proveedores: Mejoras en costo, calidad y tiempo de respuesta.
Segmentación de los clientes: Se ofrecen productos a la medida de la demanda del
cliente.
Escala global: Competencia a escala mundial y poseer clientes el todo el mundo.
Innovación: la rápida innovación tecnológica permite anticiparse a las necesidades
futuras de los clientes.
7
Empleados de nivel: Se reducen las funciones tradicionales del trabajo, se exige más
personal en funciones analíticas.
Las anteriores ventajas que posee la era de la información en relación a la era industrial están
enfocadas a las entidades de carácter privado. Sin embargo, las entidades públicas también
pueden sacar provecho de algunas de estas ventajas como por ejemplo, en materia de
funciones, vinculo entre clientes y proveedores, Innovación y empleados de nivel.
En este contexto, en el ámbito de la producción y la organización de las empresas e
instituciones, tanto del sector privado como del público, el acceso a la información de
manera rápida y precisa es de vital importancia en términos de eficiencia. Ahora, con la
aparición de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC), los procesos
de gestión de la información dentro de las organizaciones deben evolucionar y aprovechar
las ventajas de los avances tecnológicos. En palabras de Artíles (2009):
“Un elemento importante en este escenario es el impacto de las TIC. Ellas ejercen una
notable influencia en los procesos de generación, producción, transmisión, difusión y
organización de la información y el conocimiento en las empresas. Y sirven de palanca
para que las organizaciones puedan desempeñarse mejor frente a la creciente
competencia regional e internacional, que exige como condición una innovación
tecnológica y organizacional permanente, con vistas a garantizar niveles altos de
competitividad y de respuesta a una demanda mayor de los gobiernos y la sociedad de
responsabilidad ante los pueblos.” (Artiles, 2009, p. 4-5)
De esta forma se concibe al progreso tecnológico y al uso de las TIC como un factor
trascendental para aumentar la competitividad de las empresas privadas, permitiendo que se
incluyan con mayor facilidad en el nuevo paradigma tecno-económico. Sin embargo, como el
fin último de las entidades públicas no es hacerse competitivas en determinado mercado, el
uso de las TIC en ese contexto permitiría a dichas organizaciones mejorar la eficiencia en la
prestación de los servicios públicos.
Sistemas de gestión documental
Ciertamente, el acceso de las organizaciones de los países en vías de desarrollo a los sistemas
de gestión de documentos electrónicos es muy limitado debido a los altos costos que
representa tal modernización de la empresa. Sin embargo, se debe tener en cuenta que
puede resultar muy ventajoso incurrir en dichos costos, pues a largo plazo se podrían ahorrar
costos relacionados con la poca eficiencia de la organización y su incapacidad de adaptarse a
8
las dinámicas modernas del manejo y transmisión de la información. Algunas de las ventajas
que pueden adquirir las organizaciones al sustituir la gestión tradicional de documentos, por
una gestión electrónica se enumeran en el siguiente apartado:
“reducir el espacio físico de archivo, mantener un único conjunto de información que
contenga todo aquello que fue o es importante para la organización, posibilitar la
localización rápida por una gran diversidad de criterios, facilitar el procesamiento
paralelo de información contenida en documentos, en lugar de que el usuario deba
esperar porque otro termine con ellos para consultarlos, preservar los documentos
originales, con la eliminación de los riesgos que trae consigo el deterioro de los
documentos por su uso, integrar la documentación en procesos de trabajo, controlar
versiones, eliminar las copias incontroladas, distinguir el papel en circulación,
controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad, eliminar la pérdida de
documentación, mejorar, de forma general, el manejo de información que puede
resultar determinante para el desarrollo de la organización, relacionar información
por grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la documentación.”(García,
2001, p.196)
Dentro de las Tecnologías de Información que mejoran el desempeño de las entidades, se
encuentra las tecnologías para la gestión de documentos o Sistemas de Información (SI). Se
trata de un sistema en el cual los documentos de la organización estén digitalizados, de tal
forma que sean accesibles en cualquier momento y por cualquier persona de la organización.
Con relación a los sistemas de gestión de documentos electrónicos, García (2001) dice:
“podemos referirnos a la gestión de documentos electrónicos como el proceso de creación,
almacenamiento y utilización de los documentos electrónicos, que incluye su selección,
clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y diseminación, a partir de
dispositivos electrónicos.”(p. 191)
Por otra parte, Cortina (2009) hace referencia a que los sistemas de gestión de documentos
electrónicos pretenden tres cosas:
a) “Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe que
documentos tiene que guardar, cuando, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo
encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
b) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo,
evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de
datos, etc.
9
c) Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en
ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la
experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia
acumulada.” (p. 6)
Para poder implementar un sistema de Información en cualquier organización, es necesario
que se tengan en cuenta aspectos como los requerimientos de información de la
organización, la forma como se adquiere la información, el comportamiento de los miembros
de la organización respecto al procesamiento de la información, la misma naturaleza de la
información, la forma como es usada la información, y el papel que juega esa tecnología en el
procesamiento de la información.
Los sistemas de información facilitan todas las funciones relacionadas con la gestión de la
información al interior de las organizaciones, como la administración, el almacenamiento, la
dirección y la opción de compartir documentos. Por ejemplo, Artiles (2009) resalta que una
importante función de la gestión de la información es la de mantener la información en un
formato que permita su acceso oportuno y es evidente que los software de gestión
documental facilitan en gran medida esta función.
En Rodríguez (2008) se hace un análisis de aspectos básicos del diseño y desarrollo de un
sistema de información “concebido no sólo para adaptar una organización a las exigencias de
la nueva era informacional, sino como instrumento para el control de la gestión operacional,
con cierta tendencia jerárquica” (p.529). Según esta autora, los sistemas de información
sirven para: “a) aumentar la productividad, b) adaptar la organización a cambios
tecnológicos que permitan su sobrevivencia, c) mejorar la gestión y efectividad en la toma de
decisiones; y d) mejorar la calidad del producto o servicio.” (p. 530). Sin lugar a dudas, La
función los sistemas de información va mas allá de brindar información a las organizaciones,
lo más importante es que brinda un apoyo a la gestión y a la toma de decisiones.
García (2001, p.192) presenta un listado de software especializado en la gestión de
documentos electrónicos que se tendrán en cuenta para la construcción de una propuesta a
ser implementada en la U. Nacional:
“Cuadra Associates, que produce el STAR.2
EDUCOM Business Solution, que produce el RecordMANAGER.3
Information Network, Inc., con su programa InSight.4
ProvenanceSystems, que produce el ForeMost.5
La compañía TOWER Software, actualmente en el mercado con el TRIM.6
10
Altris Software, Inc., que ha creado el eB.7
Hyland Software, Inc., con el software OnBase para la gestión.8
IBM Corporation, produciendo el Content Manager y el Enterprise Information
Portal.9,10
Identitech, Inc., con el FYI.11
Magellan Software, en el mercado con el SpyVision.12
Optical Image Technology, Inc., produce el Total Solution.13
SolCom, Inc., con su Suite de Productos SolCom, además del MultiManager.14
TREEV, Inc., que vende actualmente el TREEV 2000.”
En cuanto a la clasificación de los Sistemas de Información (García, 2001), distingue que las
tecnologías de la gestión documental se pueden clasificar en varias categorías que son: la
gestión de documentos, la gestión del conocimiento, “Imaging”, Flujos de trabajo, y sistemas
para almacenamiento y gestión.
En primer lugar, los software para la gestión de documentos son programas que sirven como
herramientas para trabajar con documentación independientemente del formato en que se
encuentren (archivos de office 32 o 64 bits, archivos en línea, en MS-DOS, etc.) y una de sus
ventajas es que permite a los miembros de las organizaciones recuperar rápidamente los
archivo creados electrónicamente, y se muestren las características de los documentos
electrónicos como: tipo de documento o extensión, autor, ubicación, tamaño, etc. Así como
también permite añadirles seguridad.
La gestión del conocimiento es un proceso que relaciona la información y la experiencia y los
pone a disposición del personal de la organización para aumentar la eficiencia con la que se
realizan las tareas. Permite compartir el capital humano de cada trabajador. El software
especializado en ello se encarga de recopilar toda la información, dividirla en categorías,
distribuirla, de tal forma que se facilite la colaboración entre los usuarios de la información
en la consulta y aplicación de todos los conocimientos de la organización.
Por su parte, “Imaging” hace referencia al proceso mediante el cual se digitalizan los
documentos impresos en formato de imágenes, “Todo esto permite que la organización
recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos impresos.”
(García, 2001, p. 193) El Formato PDF es actualmente el más utilizado para almacenar este
tipo de documentación electrónica.
11
A diferencia del “imaging”, los flujos de trabajo permiten la creación de nuevos documentos
electrónicos basados en documentos que fueron inicialmente en papel, es decir, permite
editar en el computador documentos que fueron elaborados inicialmente a mano. Y por
último, se encuentra el almacenamiento y gestión de información, que no es más que una
forma de archivar documentos y datos, así como ponerlos a disposición de los usuarios. Se
mantiene los conceptos de archivos personales, transitorios y oficiales y los mecanismos para
insertar, recuperar o eliminar documentos.
En este orden de ideas, los encargados de la gestión documental se dedican a clasificar los
registros, archivarlos de una forma que permita su rápida recuperación, buscar la localización
de los registros, recuperarlos y destruirlos o archivarlos permanentemente y por lo tanto los
sistemas de gestión de documentos electrónicos deben incorporar estas tareas. Pero realizar
una gestión de archivos de manera eficiente implica que se deben maximizar los beneficios
obtenidos del uso de la información contenida en los documentos electrónicos y minimizar
los costos incurridos en todas estas tareas relacionadas(García, 2001, p.195-196).
Otra clasificación de los Sistemas de Información, es aquella según la cual un sistema formal
coexiste dentro de la organización con un sistema informal. Por un lado, el Sistema de
Información formal hace referencia al conjunto de normas y procedimientos que permiten
que la información se genere y se distribuya de forma correcta entre el personal de la
organización; y por el otro, el Sistema de Información informal, es aquel que está basado en
la comunicación no formal entre las mismas personal de la organización (Rodríguez, 2008,
p.530)
Más aún, se encontró una clasificación más de los Sistemas de Información relacionados con
las funciones que desempeñan (Rodríguez, 2008), entre los cuales podemos distinguir los
siguientes:
Sistemas transaccionales: (creación de valor) permiten la automatización de procesos
Sistemas de Apoyo a las decisiones: (toma de decisiones) son plataformas de
información que integra los sistemas transaccionales más importantes de la empresa.
Sistemas estratégicos: (crear relaciones) son relativos a la interacción de la empresa
con el exterior.
Es importante destacar que debe existir cierto grado de interacción entre estos tipos de
sistemas de información, pues eso permitirá utilizarlos como una herramienta de control en
12
la gestión de la organización en conjunto, se trata entonces de poseer un Sistema integrado
de toda la información de la organización.
Implementación de un Sistema de Gestión Documental
Un aspecto de importancia en los procesos de Gestión de las organizaciones es la elaboración
y análisis de indicadores que revelen el estado de los procesos y dependencia dentro de una
organización, y un completo Sistema de Información debe ser capaz de brindar
“…información sintetizada mediante indicadores y generalmente graficada, de modo que
permita reconocer las tendencias, facilite la supervisión, el análisis de causas y la
planificación, sugiriendo alternativas para la toma de decisiones.” (Rodríguez, 2008, p.534)
Una vez se tienen los indicadores es de vital importancia su análisis que puede ser un análisis
de desviaciones, un análisis estático o sincrónico, un análisis histórico o diacrónico y/o un
análisis causal.
El impacto positivo o negativo de la implementación de un sistema de información depende
del grado de aceptación de los operadores del mismo, que a su vez depende de factores
como el grado de satisfacción de las necesidades de información del personal de la entidad;
la oportunidad y pertinencia de la información generada y almacenada; la facilidad de uso de
la interfaz del programa; el grado de integración de las bases de datos, y entre las
dependencias de la entidad; y los costos que representen la utilización del sistema de
información (Rodríguez, 2008, p. 537)
Por otro lado, dentro de las medidas para promover la gestión interna de documentos
electrónicos se pueden encontrar las expuestas por García (2001, p.198):
“Definir o sistematizar las políticas de gestión de la documentación (impresa y
electrónica) en la organización,
involucrar en la ejecución de estas políticas a todos los miembros de la organización,
sin excepción alguna,
invertir en la tecnología necesaria para crear una red local de computadoras en la
organización y enlazarla en lo posible a las redes de organizaciones análogas y a
Internet, de ser posible,
crear bases de datos que almacenen, tanto la información necesaria para los distintos
departamentos como la historia de la organización, es decir, su archivo,
crear mecanismos de acceso a estas bases de datos a través del web,
crear mecanismos de trabajo en grupos y facilidades tecnológicas para ello,
13
llevar a cada uno de los miembros al trabajo con las nuevas estrategias.”
No aceptación generalizada de los documentos electrónicos
Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que posee el manejo de los Sistemas Electrónicos
de Gestión Documental, existe un problema de difícil solución, y que por tanto, esta fuera del
alcance de la presente investigación y es que, “A pesar de los avances alcanzados en los
últimos años con respecto al reconocimiento de los documentos en formato electrónico, no se
aprecian avances significativos en el carácter probatorio de este tipo de documento, sólo es
aceptable el formato papel. En términos legislativos y económicos, un documento en formato
electrónico carece de validez, y esto es un problema que las organizaciones deben considerar
en el futuro.” (Artiles, 2009, p. 13).
Pero no solo es preocupante este problema en términos externos a las organizaciones, para
los alcances del presente trabajo, definiendo en ámbito de estudio únicamente en una
facultad de la Universidad, representa una dificultad la aceptación y reconocimiento de los
documentos electrónicos por parte de los organismos centrales de la misma. Por tal motivo,
se debe tener en cuenta que puede llegar a ser contraproducente la digitalización de todos
los documentos que se manejan dentro de la Facultad, debido a que en algunos casos,
representaría realizar un doble trabajo para los funcionarios, y en vez de reducir los costos y
aumentar la productividad, se presentaría la situación contraria.
Costos asociados al uso intensivo del papel
Esta investigación pretende analizar los impactos que tiene el uso intensivo del papel sobre
los costos en los que incurre una organización. La reducción en el consumo de papel y demás
elementos que la documentación física requiere contribuirá a la optimización del uso de los
recursos y permitirá una comunicación interna y externa más eficaz.
Se cree que, al contrario de la tendencia prevista hacia una oficina sin papel3, el consumo de
papel ha crecido significativamente. El reciclaje de papel en las oficinas reduciría
considerablemente el impacto medioambiental que esto implica. En Colombia, en el 2012, el
3
Fue la primera promesa que, afectados por el excesivo optimismo que acompañó a la revolución de las TIC,
realizaron los expertos en el terreno de la Intranet (Climente)
14
47% del consumo de papel y cartón se recicla; mientras que en Estados Unidos se recoge
aproximadamente el 60% y en España el 70% (APE, 2012).
Cortina (2009), profesor vinculado a la Universidad Carlos III de Madrid, España, muestra de
manera clara en su trabajo titulado “Diseño e implantación de un gestor documental en un
proyecto de ingeniería en el sector energético”, los costos asociados al uso de documentos en
papel y advierte sobre los problemas asociados al uso de documentos electrónicos.
Adicionalmente desarrolla un “recetario” para la creación de un sistema de gestión
documental que cubra de manera eficaz y eficiente con los requerimientos de un
organización especifica.
En cuanto al uso de documentos en papel, señala, la extremada ineficiencia de esta forma de
trabajo, que se hace notoria cuando se analizan los costos asociados al uso intensivo del
papel entre los cuales se destacan: los costos salariales en los cuales se incurre con la
localización, recuperación de los documentos, el tratamiento y gestión de los documentos; la
distribución de los documentos, aspecto que incluye la calidad y gestión en el servicio en
cuanto al tiempo que tarda en entregar documentos solicitados por los usuarios de la
información dentro y fuera de la organización; los costos administrativos, que incluyen el
costo que representa el espacio de almacenamiento y la pérdida del mismo para ser
empleado en algo que le represente mayores beneficios a la organización, el
almacenamiento de la documentación, el material de archivo (papel, carpetas, AZ, cajas,
entre otros); el costo en seguridad, aspecto que se centra en el control de acceso a la
documentación para mantener confidencialidad y evitar la eventual pérdida de documentos.
Acerca de los problemas asociados al uso de documentos electrónicos Cortina expone que en
contraste con la disminución de costos que implica el traslado de la gestión documental en
papel a una gestión electrónica documental, existen una serie de dificultades añadidas a la
implantación de estos sistemas a saber: la longevidad; la vida estimada para un Cd-ROM es
de 30 años (Cortina, 2009), a lo que habría que añadir la vida de los equipos, en términos
generales, la normativa contable en Colombia considera que los computadores tienen una
vida útil de 5 años4. Legalidad, cada vez hay más cobertura legal a los documentos en
4
Decreto 3019 DE 1989(Diciembre 26). Por el cual se modifica el Decreto 1649 de 1976 y se reglamenta
parcialmente el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos
Nacionales.
15
formato electrónico y poco a poco se va promulgando legislación específica sobre el tema,
existe jurisprudencia al respecto: la Ley 527 de 19995.
La documentación electrónica en el marco jurídico colombiano está regulada por los
artículos 1, 8,9, 12 y 13 (entre otros), que dictan criterios, respectivamente, sobre: la
información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos,
internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; la integridad de los
documentos o, dicho de otra forma, la no alteración de la información en el proceso de
comunicación electrónica; y los artículos 12 y 13 son aplicables a la conservación de archivos
y datos por medios electrónicos.
La firma digital6 en el marco jurídico colombiano (Artículos 7, 28 y 30 de la ley 527 de 1999),
se regula a través de procedimiento de algoritmos matemáticos que con la intervención de
una entidad de certificación digital que permite garantizar la identidad del firmante, la
integridad de la información y los compromisos adquiridos con la información y su envío.
Y, el último, pero no menos importante problema asociados al uso de documentos
electrónico es el cambio cultural. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones
más sencillas, no se elimina en rápidamente, y menos en este contexto, ya que la Universidad
Nacional de Colombia está constituida por Sedes y Sedes de Presencia Nacional, son Sedes
las de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y son Sedes de Presencia Nacional las del
Caribe, Pacífico, Amazonia y Orinoquia; la sede Bogotá cuenta con once facultades, entonces
para que una sola facultad, en este caso la Facultad de ciencias económicas más subsedes y
oficinas anexas, migre a un sistema electrónico de gestión documental diferente al empleado
convencionalmente en la universidad se requiere de un horizonte temporal suficiente para
que se aplique no solo en la facultad sino en la universidad en general.
5
“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico
y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” (Agosto 18
de 1999)
6
Según las disposiciones generales de la Ley 527 de 1999, se entenderá la firma digital como un valor numérico
que se adhiere a un mensaje de datos.
16
3. METODOLOGÍA
La presente investigación está planeada para un horizonte temporal de dos semestres y cuyo
ámbito de estudio y aplicación de una propuesta para el manejo de correspondencia digital,
es la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional, sede Bogotá. Durante el
primer semestre de investigación el trabajo se concentró en dos tareas fundamentales que
son: la aplicación de una encuesta al personal administrativo de la Facultad de Ciencias
Económicas para recolectar datos cuantitativos susceptibles de ser analizados
estadísticamente; y la evaluación de la normatividad que rige actualmente en la Universidad
Nacional sede Bogotá en materia de gestión documental, a la cual se encuentra sometida la
Facultad, como dependencia de dicha entidad. A continuación se describe en detalle cada
una de estas fases.
3.1.
CONSTRUCCIÓN, DISEÑO Y APLICACIÓN DE UNA ENCUESTA
La recolección y análisis de datos es fundamental, ya que la información obtenida es de gran
relevancia para la evaluación del problema planteado, la comprobación de la pertinencia y
eficacia del sistema electrónico de gestión documental alternativo y si es comparable con el
sistema SIMEGE utilizado para la recolección, tratamiento y distribución de la información
consignada hasta ahora en la Universidad Nacional de Colombia. Se recurrió a un
cuestionario como fuente de información, ya que este puede proporcionar una visión más
amplia del problema planteado
Con el propósito de realizar un diagnóstico integrado de la situación actual de la facultad en
cuanto a aspectos acerca de los archivos en papel, documentos electrónicos y gestión
documental se diseñó una encuesta virtual, la cual fue diligenciada por 30 personas
pertenecientes al personal administrativo de la Facultad de ciencias económicas de la
Universidad Nacional de Colombia (Sede Bogotá).
Las tareas desarrolladas en este contexto fueron: Definición de la muestra a la que se
aplicará la encuesta; diseño y construcción de encuestas aplicables a los sujetos
anteriormente identificados; aplicación de encuestas; digitación y consolidación de la
información existente.
17
3.2.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN UN-SIMEGE
La implementación de un Sistema Electrónico de Gestión Documental en la Facultad,
requiere de un arduo estudio sobre los procesos de gestión de documentos que se llevan a
cabo actualmente, para lo cual hay que tener en cuenta que la gestión de la información
tiene tres elementos que deben ser identificados en el presente estudio, el primero es la
tecnología de la información, es decir, el hardware y software implementado en dicha tareas;
el segundo elemento es un sistema de información, que es el conjunto de metodologías para
el tratamiento de la información; y el tercer y ultimo es el proceso de gestión de información
y los conocimientos de la organización como tal.
Adicionalmente, es importante el hecho de que la gestión de la información en una
organización es un proceso que consta básicamente de seis actividades o etapas
estrechamente relacionadas, como lo son: la identificación de las necesidades de
información, la adquisición de la información, la organización y almacenamiento de la
información, el desarrollo de productos y servicios de información, la distribución de la
información y el uso de la información7. Estas fases, son pertinentes sin importar el sistema
de gestión de la información, ya sea de documentos físicos o documentos electrónicos.
Con el fin de identificar y analizar todos los elementos antes expuestos, es necesario hacer
una revisión de la normatividad vigente en la Facultad de Ciencias Económicas de la
Universidad, que es el ámbito de estudio en el que se centra la presente investigación. Sin
embargo, como dependencia de una organización mayor, es necesario remitirse
primeramente a la normatividad de la Universidad en la sede Bogotá, en cuanto a la gestión
documental y de la información. Se trata del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE que es el
sistema que permite a la universidad dar cumplimiento a su misión de manera eficaz.
7
Ver Artíles, 2009, p.15
18
4. RESULTADOS
4.1.
DEFINICIÓN DE LA MUESTRA
Para llevar a cabo el estudio del manejo de la correspondencia digital, el manejo de sistemas
electrónicos de gestión documental y su impacto sobre los costos del papel se determinara la
proporción en la población de personal administrativo de la Facultad de ciencias económicas
de la Universidad Nacional de Colombia cuyo trabajo requiere usar de manera intensiva el
papel. Sea e el margen de error;
Se tiene que la formula para determinar el tamaño adecuado de la muestra esta dada por:
Donde es el tamaño de la muestra, el tamaño de la población,
representa la
8
desviación estándar de la población , Z es el valor obtenido mediante niveles de confianza y
es el límite aceptable de error maestral.
La Facultad de Ciencias Económicas cuenta con veintitrés dependencias, y un total de ciento
veinticuatro administrativos, por tanto el tamaño de la población será igual a 124.
Para la estimación de la proporción poblacional se trabajara con un grado de confianza de
95%. Según Anderson, Sweeney, & Williams (2008) la proporcion muestral
dará el
mayor tamaño de muestra que se puede recomendar. De manera que al usar una proporción
muestral igual a 0,50 se garantizara que el tamaño de la muestra sea suficiente para obtener
el margen de error deseado.
Para estimar el tamaño de la muestra el margen de error permitido para la investigación será
15,6%9. El cálculo se realizará asumiendo un nivel de confianza de 95% y una probabilidad de
8
La varianza de la población se puede expresar como
donde es la probabilidad de éxito y
la probabilidad de fracaso.
9
Con dicho margen de error la formula para determinar el tamaño adecuado de la muestra satisface los
requerimientos de
y
para usar una distribución normal (Anderson & Sweeney, 2008)
19
éxito-fracaso de 50% para ambos casos. Con lo anterior se obtiene un tamaño de muestra
igual a 30 administrativos.
4.2.
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS ARROJADOS POR LA ENCUESTA
4.2.1. DESCRIPCION DE LA POBLACION
Genero
De las personas encuestadas, el
porcentaje de población femenina fue
de 53% frente a un 47% de población
masculina, situación descrita en la
ilustración 1.
ILUSTRACIÓN 1: GENERO
Rangos de edad
En la ilustración 2 se observa la composición de
la población encuestada. El 30% de los
encuestados están en una edad que oscila entre
los 20 y 25 años, seguido por 23% con una edad
de 31 a 35 años; 13% con una edad que oscila
entre los 36 y 40 años; 7% de la población con
una edad entre 41 y 45 años y otro 7% con una
edad entre los 51 a 55 años, y por ultimo 3% de
la población en edades entre 46 y 50 años.
ILUSTRACIÓN 2: RANGOS DE EDAD
20
Dependencia y Cargo
De la población encuestada el 18% esta vinculado a la Unidad administrativa, 13% a la
Secretaria de Facultad, 13% a la Unidad de Informática y Comunicaciones, 10% a la Escuela
de Economía, 10% a la Unidad de Emprendimiento, 7% a la Carrera de Economía, 7% a la
Dirección de Bienestar y el 15% restante corresponde a personas vinculadas a la Carrera
Contaduría Pública, a la Maestría en Ciencias Económicas, a la Escuela de Administración de
Empresas y Contaduría, a la ORI y al Programa de Egresados. 23% de los encuestados son
asistentes, 20% son coordinadores, 20% contratistas, 17% auxiliares 13% secretarios (a) y el
7% restante son asesores.
ILUSTRACIÓN 3: DEPENDENCIA & CARGO
4.2.2. ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN
Estudio de los documentos vitales
Existe una amplia variedad de documentos tanto electrónicos como físicos. Hay muchos
documentos cuya impresión es fundamental dependiendo de la dificultad del proceso u
operación que soporte, por tanto la clasificación de tales documentos permite un mejor
manejo de la información, por tanto es importante conocer el volumen de los documentos
emitidos. En la ilustración 5 sobre el volumen la cantidad de documentos físicos emitiditos y
la frecuencia con la cual se emiten se detectó que:
Los informes son los documentos con la frecuencia mensual más elevada con un 63%
segudidos por las actas con un 33%. Los oficios y solicitudes se emiten en gran volumen y
con gran frecuencia; se observo que 17% de los encuestados emiten más de 10 solicitudes
21
semanales, 20% emite entre una y cinco solicitudes semanalmente y 10% emite entre seis y
diez solicitudes semanalmente; por otro lado el 23% de los que respondieron emite mas de
10 oficios semanalmente y el 20% emite entre una y cinco oficios semanalmente.
1-4 mensuales
Otros
Oficios
Solicitudes
Resoluciones
Recibos o facturas
Informes
Contratos
Certificados
Boletines y revistas
Autorizaciones
Avisos y anuncios
Actas
1-5 semanales
13%
7% 3%
10%
20%
20%
13% 0% 13%
13% 3%
0%
3%
6-10 semanales
13%
3%
20%
23%
10%
Más de 10 semanales
17%
63%
17%
10% 0%
23%
7% 3% 10%
7% 0%
3%
0%
27%
7%
10% 0%
13%
20%
13% 0%
33%
7% 7% 0%
13%
10% 3%
ILUSTRACIÓN 4: VOLUMEN DE LOS DOCUMENTOS
Luego de conocer cuántos documentos se emiten de cada tipo se requiere saber y el tamaño
promedio de cada uno (Ilustración 5) para hacer un cálculo aproximado del volumen total de
documentos manejados por la organización y realizar un análisis del impacto que tiene el uso
del papel sobre ella.
1o2
3a8
9 a 15
43%
Oficios
7%
7%
10%
10%
Otros
40%
Solicitudes
10%
7%
10%
0%
Resoluciones
0%
13% 3%3%
Recibos o…
13%
47%
Informes
0%
7%
20%
3%
Contratos
30%
3%3%3%
Certificados
3%
0%
Boletines y… 3%3%
0%
23%
7%0%
Autorizaciones
0%
40%
0%
Avisos y anuncios
20%
10% 3% 10%
Actas
ILUSTRACIÓN 5: FOLIOS PROMEDIO POR DOCUMENTO
22
Más de 16
3%
10% 0%
23%
3%
0%
27%
7%
La mayoría de encuestados concuerdan en que los documentos no superan los 8 folios en
promedio. Solo para algunos funcionarios (en todos los casos inferiores al 10%) emiten
documentos con un tamaño promedio de más de 16 folios, entre ellos, resoluciones,
informes, Actas, boletines y revistas y otros.
4.2.3. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LA
EMPRESA, CONTEMPLANDO TIEMPOS DE RECUPERACIÓN Y MEDIDAS DE
SEGURIDAD.
Tiempos de recuperación
La localización y recuperación de los documentos se presenta como un factor determinante
en los costos del uso intensivo del papel, ya que representa una pérdida significativa de
tiempo para cualquier empleado.
Realizando un cálculo aproximado del costo de recuperación de los documentos, tomando la
jornada ordinaria de trabajo (ocho horas al día)10 y el salario mínimo mensual legal vigente
para el año 201211, se obtiene que un minuto de trabajo representa un costo salarial
aproximado de $ 42,16. Para un periodo de uno a treinta minutos, el costo salarial promedio
por jornada laboral mensual es de $ 1264,95.
La mayoría de encuestados coinciden en que la localización y recuperación de los
documentos evaluados tarda máximo veinte minutos, excepto por los informes (tardan
máximo 30 minutos).
De lo anterior se puede deducir que por cada salario mínimo legal vigente que gane la
persona el costo incurrido en la localización y recuperación de los documentos por empleado
oscila entre $421,65 y $843, lo que corresponde a 10 minutos mínimo y 20 minutos máximo.
10
Según artículo 61 del código sustantivo del trabajo la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de
ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana, para un total de 480 minutos en una jornada laboral
diaria.
11
Según la decisión tomada el 15 de diciembre de 2011 por la Comisión Permanente de Concertación de
Políticas Salariales y Laborales, es de quinientos sesenta y seis mil setecientos pesos ($566.700 moneda
corriente).
23
1 a 10 Minutos
10 a 20 Minutos
33%
Otros
Oficios
10%
Resoluciones
Recibos o facturas
Contratos
Certificados
43%
7%
Avisos y anuncios
Actas
33%
43%
43%
30%
40%
33%
Más de 30 Minutos
0%
3%
7% 10%
3% 7%
27%
0%
7%0%
3%
27%
23%
33%
57%
Autorizaciones
30%
30%
Solicitudes
Informes
20 a 30 Minutos
37%
37%
33%
27%
27%
30%
3%
3%3%
3%3%
10% 0%
7%0%
0%
3%
7%0%
ILUSTRACIÓN 6: TIEMPO DE LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN
Evaluación del sistema de seguridad.
El acceso a la documentación se puede tornar inmanejable si no existen instalaciones ni
medidas de protección adecuadas ante posibles eventualidades. La falta de seguridad de los
documentos conllevaría problemas asociados a la no confidencialidad y la pérdida de
documentos, con graves implicaciones sobre
los encargados de la gestión de
documentos.
ILUSTRACIÓN 7: SEGURIDAD DOCUMENTAL
Una evaluación del nivel de seguridad
documental en la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad Nacional de
Colombia, sede Bogotá, arrojo que del 50%
de los encuestados no emplean un sistema
de seguridad documental, el 50% restante
accede a los documentos archivados en sus
respectivas dependencias a través del uso de
claves o contraseñas (47%), autenticación a
través de carnet o credencial (10%) y otros
sistema empleados al interior de la
dependencia (3%).
ILUSTRACIÓN 8: NIVEL DE SEGURIDAD
24
En cuanto al nivel de seguridad de los documentos archivados12, de acuerdo a la calificación
dada por los encuestados se deduce que en la mayoría de los casos el sistema de seguridad
empleado es seguro (10% muy seguro y 43% seguro). Sin embargo existe un porcentaje
considerable que considera que el sistema de seguridad documental empleado en su
dependencia es aceptable o insuficiente (37% y 10% respectivamente)
Almacenamiento e impresión de los documentos
Se deben considerar los costos administrativos que trae consigo el manejo de documentos en
papel tales como el material de archivo empleado. Para ello se evalúa los instrumentos en
que se almacena y emiten los documentos impresos de gestión.
Según la normativa de SIMEGE los documentos
deben ser archivados o almacenados en cajas,
AZ y carpetas, lo cual se ve reflejado en los
datos en la Ilustración 9.
ILUSTRACIÓN 9: ALMACENAMIENTO
Según las directrices técnicas para la
adquisición de impresoras en la Universidad
hay tres tipos de impresora: la impresora laser
monocromática, impresora laser color y la
impresora laser multifuncional. De las cuales,
los encuestados no usan la impresora laser
color.
ILUSTRACIÓN 10: TIPO DE IMPRESORA UTILIZADA
4.2.4. IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Para realizar una propuesta de un Sistema Electrónico de Gestión Documental es necesario
tener claro el ámbito de aplicación de la misma. Se requiere conocer cómo funciona la
gestión de documentos y el flujo de los mismos (quién los crea y quién los consulta).
12
De acuerdo al grado de confidencialidad de los mismos y según la frecuencia con la que se pierden los
documentos.
25
La mayoría de las personas que
consultan los documentos son
Funcionarios
vinculados
a
la
dependencia y Funcionarios vinculados
otras dependencias, seguido por
docentes, entidades externas a la
Universidad y estudiantes.
ILUSTRACIÓN 11: CONSULTA O SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Por otra parte, la distribución de los
documentos representa un costo importante del uso de papel en las organizaciones. Se
pretende entonces calcular la cuantía que éstos representan en términos de tiempo y si
existe o no un costo monetario. Para ello se evalúa cuánto tiempo tarda en atender la
solicitud si alguien requiere un documento13 y establecer quién es responsable de enviar los
documentos.
El envío o distribución de los
documentos se realiza en mayor
medida por un mensajero contratado
por la facultad y por la persona que
emite el documento solicitado. Esto
representa un costo para la
organización ya que se debe considerar
ILUSTRACIÓN 12: RESPONSABLE DE ENVIAR LOS
el costo de mensajería o el costo
DOCUMENTOS
salarial y la pérdida de eficiencia que
representa el tiempo desperdiciado en el envío de documentos.
Este es un costo que puede ser disminuido o incluso eliminado con la implementación de un
gestor electrónico de documentos, ya que al estar los documentos accesibles en cualquier
puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc.
13
Tiempo en días hábiles
26
4.2.5. EVALUACIÓN DEL SIMEGE Y DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Con el fin de evaluar la viabilidad de la implementación de un Sistema Electrónico de Gestión
Documental es importante conocer la opinión de los funcionarios de la Facultad respecto al
sistema de gestión documental empleado actualmente.
En la Ilustración 14 se puede observar que el 50%
conoce sobre la existencia de Sistemas Electrónicos de
Gestión Documental.
ILUSTRACIÓN 14: SE APEGAN A LA
NORMATIVIDAD DEL SIMEGE
Del total de los encuestados el 90% pertenece a
dependencias que se apegan a la normatividad del
SIMEGE en cuanto a gestión documental, es decir,
ejecutan labores administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las
dependencias, desde su origen hasta su destino final.
Adicionalmente se evaluó la percepción que tiene los
encuestados respecto a la Gestión Documental
establecida con el SIMEGE de la Universidad Nacional de
Colombia bajo los criterios de eficiencia, seguridad,
rapidez, accesibilidad y facilidad en el manejo. A lo cual
ILUSTRACIÓN 14: CONOCE SOBRE LA
en la mayoría de los puntos evaluados el sistema de
EXISTENCIA DE SEGD
gestión documental establecido con el SIMEGE fue
clasificado como aceptable y es destacable en cuanto a eficiencia14. Resulta alarmante que
los encuestados califican como pésimo el sistema de gestión documental establecida por
SIMEGE en cuanto a eficiencia con un 7%, seguridad con un 3%, rapidez 13%, accesibilidad
3% y facilidad en el manejo 10%.
14
Según Coll Serrano & Blasco Blasco (2006) el concepto de eficiencia esta relacionado con la economia de los
recursos.
27
Excelente 0%
30%
Bueno
30%
50%
Aceptable
30%
20%
43%
33%
13% 23% 23% 20%
Malo
30%
EFICIENCIA
57%
SEGURIDAD
23%
RAPIDEZ
ACCESIBILIDAD
37%
FACILIDAD EN EL MANEJO
7%
3%
13%
3%
10%
Pésimo
0%
50%
100%
150%
200%
250%
ILUSTRACIÓN 15: CALIFICACIÓN SIMEGE
La gestión electrónica documental supone replantear el tratamiento de la documentación y
archivos, de cualquier tipo. Para este caso en particular, se evaluó la posibilidad de utilizar un
Sistema Electrónico de Gestión Documental alternativo para sustituir el empleado
actualmente; a lo cual el 97% de los encuestados respondieron afirmativamente. De lo
anterior, y basados en los criterios de evaluación descritos arriba se deduce que la Gestión
Electrónica de documentos actual requiere en gran medida un replanteamiento.
El replanteamiento del sistema electrónico de gestión documental actual representa el
primer paso para incorporar la enorme cantidad actual de información soportada en papel a
un sistema que realice digitalmente el tratamiento de la misma. Se quiere almacenar,
recuperar y reproducir los documentos de forma automatizada y minimizando el tiempo
perdido en la recuperación y consulta y reducir significativamente los costos asociados a ello.
7%
60%
23%
60%
43%
27%
70%
37%
37%
53%
23%
77%
27%
Actas
Avisos y anuncios
Autorizaciones
Certificados
Contratos
Informes
Recibos o facturas
Resoluciones
Solicitudes
Oficios
Otros*
Ninguno
ILUSTRACIÓN 16: DOCUMENTOS QUE PODRIAN SER MIGRADOS A UN SEGD
28
4.2.6. DOCUMENTOS QUE PUEDEN SER MIGRADOS A UN SEGD
De los encuestados la mayoría estaría dispuesto trasladar el manejo de ciertos documentos
a un sistema electrónico de gestión documental. Los Resultados obtenidos se muestran en la
siguiente ilustración.
De los documentos manejados, de los que podrían ser migrados se destacan los informes,
solicitudes y actas, con un 77%, 70% y 60%, respectivamente. Seguidos por los certificados
con un 53% y los avisos y anuncios con un 43%. Se observa que los Boletines y revistas
cuentan con 37% de aprobación, sin embargo hay que tener en cuenta que es uno de los
documentos con menor volumen de emisión y baja frecuencia. Los contratos, por otro lado,
son emitidos con una frecuencia regular y a una frecuencia considerable, no cuentan con la
aceptación que se esperaría.
4.2.7. DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Se requiere de una identificación de los puntos fuertes del sistema actual y de las
oportunidades de mejora detectadas. Esto consiste en una delimitación del problema que
incluye la definición del Sistema de gestión documental establecido actualmente por la
normativa de SIMEGE, un análisis general de la gestión documental los agentes, tipología
documental, flujos de estados para la documentación técnica, estructura documental, roles
de usuarios, entre otros.
4.3.
EVALUACIÓN DEL UN-SIMEGE
Como parte del desarrollo organizacional de la institución, existe el Manual de Mejor Gestión
cuyo objetivo es establecer “las condiciones generales en las cuales se enmarca la
implementación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de
Colombia…”. Este documento se divide en ocho partes que son: generalidades,
antecedentes, direccionamiento estratégico, gestión documental, satisfacción del usuario, y
mejora. Para los fines de esta investigación, se prestará especial atención en la parte en la
que se expone el proceso de gestión documental en la Universidad.
En este documento definen de forma muy general al sistema de mejor gestión UN-SIMEGE
destacando que es “el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, procesos y
procedimientos articulados sistemáticamente” que le permiten a la universidad dar
cumplimiento a sus objetivos y se trata de un sistema que cubre todas las necesidades en
29
todas las sedes de la Universidad Nacional, cumpliendo con los requisitos impuestos por la
normatividad nacional “NTCGP 1000:2009, el MECI Sistema Estándar de Control Interno, en
los Normogramas por proceso, así como también la Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004,
la Ley 87 de 1993, el Decreto1599 de 2005 y la Ley 489 de 1998”.
Un aspecto interesante es que en la visión de la Universidad a mediano plazo (año 2017) se
piensa en la prestación de servicios en línea.
“La Política de Mejor Gestión es definida y actualizada en cada PLAN GLOBAL DE
DESARROLLO, crea el marco de referencia a partir del cual se establecen las líneas centrales
que se constituyen en los Objetivos de Mejor Gestión, a partir de los cuales se establecen los
proyectos y programas que le dan vida al desarrollo estratégico y táctico de la Universidad
Nacional de Colombia.” Esto indica que cada tres años con el cambio de gobierno
universitario, cambian también las políticas y objetivos de Mejor Gestión, ello representa un
problema en la medida en que se puede perder la continuidad en los procesos que se
desarrollan al interior de la Universidad Nacional. Sin embargo, la planificación siempre se
articula por medio de dos aspectos: planeación de la inversión y la planeación operativa, con
los cuales se facilita el seguimiento y cumplimiento de los objetivos planteados al principio
de cada gobierno.
En este orden de ideas, el sistema de Mejor Gestión, UN-SIMEGE, “pretende optimizar la
prestación de los servicios y la gestión de los procesos mediante la emisión de los actos
administrativos…” en todas las sedes de la Universidad Nacional, y mediante la cual se hace
efectivo lo expuesto en la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública.
Uno de los elementos estratégicos para lograr la consolidación institucional es la
comunicación permanente entre los miembros de la comunidad académica, lo cual implica
información permanente acerca de todos los procesos desarrollados al interior de la
universidad. Este proceso de comunicación se divide en la Comunicación de la Información, a
cargo de UNIMEDIOS, y la Comunicación Organizacional, que no esta a cargo de ninguna
dependencia en particular, solo se dice que “es realizada por múltiples medios”, incluyendo
UNIMEDIOS.
Es importante resaltar que se reconoce la importancia de generar cambios en la gestión de la
universidad, que tengan impacto sobre los procesos desarrollados al interior de la institución,
para lo cual se debe diseñar un plan de transición “que incluya actividades, responsables y
tiempos orientado a prevenir los efectos que generan las transformaciones propuestas.”. Un
plan elaborado debe ser remitido a la coordinación general UN-SIMEGE donde se evalúa la
pertinencia del mismo.
30
El centro del Sistema de Mejor Gestión es la gestión documental, la cual es adoptada por la
universidad por medio de la resolución de Rectoría 711 de 200915.
Los procesos de gestión de documentos se articulan en los macro procesos que se llevan a
cabo en la institución, en los cuales se enmarcan los procesos y subprocesos de toda la
organización. Para mostrar las relaciones entre los llamados Macro procesos, estos están
organizados en el Mapa de Macro procesos.
“El Mapa de Macro procesos, que es el esquema del Modelo de Operación por procesos de la
Universidad Nacional de Colombia, determina la secuencia e interacción de los procesos que
los conforman, articulándose entre sí los distintos tipos de macro procesos existentes.” Este
se presenta en el siguiente esquema:
15
Disponible en: http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=35475
31
Fuente: Manual de Mejor Gestión. Universidad Nacional de Colombia
32
Como se observa en la figura anterior, en la Universidad existen varios tipos de Macro
procesos como lo son:
Los estratégicos, entre los que se encuentran el direccionamiento institucional, el
desarrollo organizacional, las relaciones inter-institucionales y la comunicación.
Los misionales, que son investigación, creación artística e innovación; formación; y
extensión.
Los de apoyo, cuyos procesos son el bienestar universitario, la gestión del talento
humano, gestión de recursos y servicios bibliotecarios, la gestión de laboratorios, la
gestión de la información, la gestión administrativa y financiera, y la gestión jurídica.
Los especiales, relacionados con la seguridad social en salud.
Los de evaluación, donde están los procesos relacionados con la evaluación, control y
seguimiento de los procesos en general.
A cada uno de esos macro procesos antes expuestos, se le identifican los rasgos específicos
como los proveedores, las entradas, los subprocesos o entradas, las salidas, los usuarios, los
requisitos, indicadores, riesgos, recursos, etc., en los que se conoce como procesos de
caracterización.
La forma de llevar a cabo o ejecutar los procesos es por medio de los procedimientos
documentados, que se encuentran controlados en el Modulo Documento del SIMEGE
ELECTRÓNICO, que es “Software tipo web que permite la operación en línea de la Gestión del
mejoramiento del Sistema de mejor gestión UN SIMEGE de la Universidad Nacional de
Colombia” 16 . Existe un instructivo para el Uso y administración SIMEGE ELECTRONICO
módulo documentos en el que se explica detalladamente los pasos para la elaboración y
modificación de documentos electrónicos en el sistema. El modulo documentos esta
compuesto por cinco partes que pueden asociarse a las etapas correspondientes al proceso
de gestión de documentos, estas son:
1. Registro, en el que se hace el proceso de elaboración de documentos en el sistema,
este puede ser asociado con las fases de identificación de las necesidades de
información y la adquisición de la información.
2. Gestión, es la organización y almacenamiento de la información. Mediante este menú
es posible hacer revisiones, revalidaciones, planear capacitaciones y aprobar la
distribución de copias impresas de los documentos registrados en el sistema.
3. Ejecución, mediante este menú los documentos registrados en el sistema pasan por
una etapa de revisión exhaustiva y aprobación, se ejecuta el conocimiento o
16
Tomado de: Instructivo. Uso y administración SIMEGE ELECTRÓNICO módulo documentos.
33
recepción de copias y se consolidan los foros de discusión. Esto corresponde a la
etapa de desarrollo de productos y servicios de información.
4. Consulta, por medio de este, es posible para los usuarios acceder y hacer uso de la
información registrada en el sistema, y es posible hacer consultas por Documento,
Revisión, Revalidación, Capacitación, Copia, Auditoria del sistema, o Tarea pendiente.
Esto corresponde a las etapas de la distribución de la información y uso de la
información.
A continuación se presenta la interfaz gráfica del software SIMEGE ELECTRÓNICO, que
funciona bajo la sistema de Soft Expert. Se ingresó por medio de un usuario público, por lo
que el único componente del modulo documentos es el de Consulta.
Para la elaboración de todos los documentos dentro del sistema electrónico se debe tener en
cuenta la estructura documental ya establecida, que consiste en cuatro niveles que son: en el
primer nivel se encuentra el Manual de Mejor Gestión en el que se describe de manera
general el SIMEGE. En el segundo nivel están los Macro procesos y Procesos, entre los que se
encuentran: Mapa de Macroprocesos, Caracterizaciones de Procesos, Normogramas, Mapas
de Riesgos, Manuales, que son documentos en los que se especifican todos los macro
procesos y procesos de la universidad. En el tercer nivel se encuentran los procedimientos,
en los que se describe de forma detallada como se ejecutan todas las actividades dentro de
la Universidad. Y por ultimo, en el cuarto nivel están los registros del SIMEGE, que son los
34
documentos en los cuales se da cuenta de los resultados obtenidos y evidencia de todas las
actividades efectuadas.
Es de resaltar que todos los documentos generados en el sistema UN-SIMEGE se elaboran
con base en la plantilla que se muestra a continuación, que debe ser llenada y modificada
con los contenidos específicos del documento que se vaya a elaborar.
Además de ello existen una serie de procedimientos que son de obligatorio cumplimiento,
como los son:
1. Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos y Registros: En el que
se presentan “los parámetros generales para la elaboración de documentos, su
codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control de
cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos
obsoletos, en el marco del UN-SIMEGE con el fin de facilitar su presentación,
utilización y disposición final.”17
2. Procedimiento Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de
Mejora: en el que se identifican “acciones o actividades requeridas para
identificar, analizar y eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales
dentro de un proceso, con el fin de prevenir que ocurran o que vuelvan a ocurrir.
Así mismo aplica para la identificación de oportunidades de mejora de los
procesos, productos o servicios de la Universidad.”
17
Esta y las demás descripciones de los procedimientos obligatorios fueron obtenidas de:
http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=178
35
3. Procedimiento para el Tratamiento de las Fallas en la Prestación del servicio: en el
cual se establece “las acciones a aplicar y las responsabilidades para el
tratamiento de las fallas en la prestación de los servicios (servicio no conforme)
de la Universidad Nacional de Colombia, para prevenir el uso o entrega no
intencionada al usuario de este servicio.”
4. Procedimiento Auditorías Internas a UN SIMEGE: Cuyo objetivo es “Verificar y
evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Mejor Gestión por medio
de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las auditorías internas a
UN-SIMEGE, así como para informar sus resultados y mantener los registros que
se deriven de su aplicación.”
5. Procedimiento Revisión por la Dirección: cuya función principal es la de “Revisar el
Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, por parte de Alta Dirección de la
Universidad, en el Nivel Nacional y cada una de sus Sedes, con el fin de asegurar
su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.”
Una vez realizado todo el estudio del sistema de gestión de documentos electrónicos
implementado en la Universidad Nacional, UN-SIMEGE, y a partir de los resultados obtenidos
en la encuesta, cabe hacer unas anotaciones adicionales sobre el software implementado. En
primer lugar, es posible darse cuenta de que cada documento debe pasar por una gran
cantidad de etapas antes de ser aprobado como documento oficial, lo cual hace que el
proceso de gestión documental requiera de gran cantidad de tiempo y personal, esto no
resulta ser demasiado eficiente.
Por otra parte, el tipo de documentos generados en el sistema son muy limitados, pues solo
se trata de manuales sobre el procedimiento para llevar a cabo todas las actividades de la
Universidad, y las plantillas de los formatos que son requeridos para el desarrollo de cada
una de ellas, los cuales deben ser impresos para diligenciarse a mano por los funcionarios.
Adicionalmente las copias de los documentos deben ser impresas para poder ser distribuidas
posteriormente después de pasar por la fase de aprobación de los documentos; estas
dificultades se deben principalmente a que el acceso al sistema es muy restringido incluso
para el mismo personal de la universidad. Por tanto, este sistema de gestión de documentos
no implica ahorro en costo de uso de papel, ya que este material se sigue utilizado y de
manera muy intensiva; además de ello, no se sustituyen muchos de los documentos que aun
circulan en las dependencias de la Universidad en papel.
36
Otra desventaja que se encontró es que el software no es compatible con otros navegadores
que no sea Internet Explorer, lo cual puede representar ciertas limitaciones, pues es de
conocimiento general que existen mejores navegadores como Mozilla y Chrome, que se han
popularizado mucho. A parte de eso, como dan cuenta las encuestas realizadas, aunque el
SIMEGE ELECTRONICO resulta ser aceptable para la mayoría de encuestados en aspectos
como eficiencia, seguridad y accesibilidad; en aspectos como facilidad en el manejo y
rapidez, muchos lo calificaron como Malo e incluso pésimo.
A pesar de todas las anteriores observaciones, que destacan algunas de las desventajas que
se pueden percibir a simple vista, no se debe dejar de lado que este sistema en lo formal, es
decir, en lo referido a las normas escritas y forma de hacer los procedimientos, está lo
suficiente bien estructurado lo que le da cierta solidez al sistema, por lo tanto, resulta
pertinente evaluar mas a fondo el software Soft Expert, para determinar si es posible migrar
los documentos que aun se utilizan en papel, a dicho sistema, en lugar de sustituirlo, con el
fin de no incurrir en la totalidad de los costos que implicaría la transición completa a un
sistema de gestión documental diferente.
5. CONCLUSIONES
Considerando los nuevos retos que imponen las nuevas dinámicas sociales y económicas
características del nuevo paradigma tecno-económico en el que se está incursionando, y las
dificultades que ello representa para el medio ambiente, es importante la una organización
como la Universidad Nacional de Colombia implementar nuevas estrategias y metodologías
para mejorar la calidad en la prestación del servicio que le corresponde, por medio del
aumento en la eficiencia de los procesos y la reducción de costos. Uno de los cambios que
resultan muy convenientes es la transición de documentos físicos a documentos electrónicos.
Para efectos del presente trabajo, se delimitó el ámbito de estudio a la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad, pero teniendo en cuenta que para la correcta implementación
de un Sistema Electrónico de Gestión Documental existen serias restricciones. Por lo anterior,
se debe aclarar que el presente estudio pretende tener un alcance en toda la Universidad,
para garantizar un mayor impacto en términos de eficiencia y ahorro de costos.
Se expuso en el presente documento la situación en de la FCE en cuanto a la documentación
con un sistema de gestión basado en el papel focalizándose algunos de los problemas que
37
lleva asociado. Los resultados arrojados por la encuesta confirman la necesidad de construir
una propuesta de implementación de un sistema electrónico de gestión documental que
considere las características y necesidades de la facultad. Lo anterior se deriva del acuerdo
casi unánime de los administrativos encuestados frente a la posibilidad de utilizar un Sistema
Electrónico de Gestión Documental alternativo para sustituir el empleado actualmente y de
la calificación que recibió la SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia bajo los criterios
de eficiencia, seguridad, rapidez, accesibilidad y facilidad en el manejo.
Por otra parte, con la revisión de la normatividad vigente en la institución en materia de
gestión de documentos (UN-SIMEGE) se llega a la conclusión de que, a pesar de que parece
estar bastante bien estructurado y es de gran funcionalidad, contiene algunas falencias, por
lo cual se requiere de una evaluación mas exhaustiva del software Soft Expert con el fin de
determinar si resulta mas conveniente modificar lo que ya se tiene, o cambiarlo
completamente por un software que resulte mas sencillo de manejar y mas eficiente. Todo
esto, teniendo siempre presente que lo trascendental es lograr que los costos asociados al
uso intensivo del papel se reduzcan de forma significativa.
Una vez dicho esto y con el fin de dar cumplimiento al objetivo principal de la investigación
se trazan los siguientes objetivos para dar continuidad a la presente investigación:
1. Evaluar el impacto económico del uso intensivo del papel en la Facultad de Ciencias
Económicas. Para tal fin se propone llevar a cabo las siguientes actividades
metodológicas: Estudio de la estructura financiera de la Facultad de Ciencias
Económicas, con el fin de determinar la ponderación de los costos asociados al uso
del papel. Programar una entrevista con la dirección de la Unidad Administrativa de la
Facultad, teniendo en cuenta los requerimientos de tiempo que las partes tienen.
2. Realizar un costeo del proceso de digitalización que incluye: Costo hora por
trabajador, Costo hora por maquina (energía, elementos que hacen parte del
proceso: computadores, escáner, etc.), consumo de energía.
3. Se desea tener una herramienta de gestión documental con capacidad para
almacenar y gestionar de una forma eficaz la información. Para esto se realizaran las
siguientes actividades metodológicas: Evaluación del sistema de gestión documental
de la Universidad Nacional de Colombia a través de una entrevista a los encargados
para contrastar su percepción acerca del uso de documentos en papel frente a la
documentación electrónica. Evaluar la pertinencia de los sistemas de gestión
documental (Orfeo y Soft Expert). A partir de los resultados arrojados tras la
evaluación de SIMEGE identificar los elementos relevantes para la construcción de
una propuesta alternativa de gestión electrónica de documentos.
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