Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

Transcripción

ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
1
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
Directorio
2
Directorio
Lic. Heriberto Félix Guerra
SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL
Ing. Luis Mejía Guzmán
SUBSECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO
Arq. Sara Topelson de Grinberg
SUBSECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO
Lic. Marco Antonio Paz Pellat
SUBSECRETARIO DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN
Lic. Germán de la Garza Estrada
OFICIAL MAYOR
Lic. Samuel Martínez Aceves
COORDINADOR DE DELEGACIONES
Lic. Cesar Ignacio Romero Jacobo
COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Mtro. Luis Rodolfo Zamorano Ruiz
DIRECTOR GENERAL DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA EN ZONAS URBANO-MARGINADAS
Dr. Héctor Martínez Reyes
COORDINACIÓN INSTITUCIONAL
Teodoro Arias García
Omar Valencia Domínguez
APOYO TECNICO INSTITUCIONAL.
INSTITUCIÓN RESPONSABLE DE LA SERIE: LOCALLIS S.C.
COORDINACIÓN GENERAL: Raúl I. Solis Barrueta
DISEÑO EDITORIAL: León Felipe Gual Bojalil
DESARROLLO TEMATICO Y PEDAGOGICO:
Arturo Pontifes Martínez
APOYO TECNICO
José Octavio Acosta Arévalo
Jaime Netzáhuatl Jiménez
Ana Delia García Ortiz
Braulio Olvera de León
Erika Patricia Ledezma Barragán
Teresa López López
María Elena Acosta Arévaloz
Primera edición 2010
•Secretaría de Desarrollo Social
•Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio
•Dirección General de Equipamiento e Infraestructura de Zonas Urbano-Marginadas
Av. Paseo de la Reforma 116, Col Juárez, C.P. 06600, México D.F.
La Serie La Administración Municipal Paso a Paso, forma parte del Programa Nacional de Formación de Servidores Públicos Locales”, auspiciado por el Gobierno Federal con recursos del Banco Mundial, de acuerdo a la donación IDF Grant No. TF091989 No de
Contrato: 10 - 7 – FI- H – 003 – Y – 0 – 10, otorgado a la SEDESOL.
Se autoriza la reproducción del contenido de esta obra citando la fuente. Los conceptos y opiniones expresados en el presente documento representan únicamente el punto de vista de los autores; no refleja necesariamente la visión de la Secretaría de Desarrollo
Social.
Impreso en México/Printed in México
Contenido
ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL..............................................................
7
INTRODUCCIÓN...............................................................................................................................................
7
OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................................
7
MAPA DE CONTENIDOS..................................................................................................................................
8
AÑO CERO..........................................................................................................................................................
9
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................
9
OBJETIVO...........................................................................................................................................................
9
IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN...........................................................................................
9
CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN.........................................................
10
¿QUÉ ES LA ENTREGA – RECEPCIÓN?..........................................................................................................
10
¿QUÉ SE INFORMA?.........................................................................................................................................
10
AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO ENTREGA - RECEPCIÓN..........
15
EL AYUNTAMIENTO.........................................................................................................................................
15
SÍNDICO MUNICIPAL.......................................................................................................................................
15
REGIDORES........................................................................................................................................................
15
COMISIÓN DE HACIENDA Y PATRIMONIO MUNICIPAL.............................................................................
15
SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO..............................................................................................................
15
TESORERO MUNICIPAL...................................................................................................................................
16
TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL...............
16
MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN..........................................
16
EJERCICIO PARA EL AÑO CERO.....................................................................................................................
20
AÑO UNO...........................................................................................................................................................
21
3
4
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................
21
OBJETIVOS.........................................................................................................................................................
21
EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN..........................................................................
21
CONSECUENCIAS O EFECTOS DE LA REVISIÓN DEL INFORME,
EXPEDIENTES Y PRUEBAS DOCUMENTALES Y EVIDENCIAS FÍSICAS DE LA ENTREGA.....................
25
EJERCICIO PARA EL AÑO UNO.......................................................................................................................
28
AÑO DOS............................................................................................................................................................
30
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................
30
OBJETIVO...........................................................................................................................................................
30
INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS.............................................................................................................
30
INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS...............................................................................
32
CUENTA PÚBLICA ANUAL..............................................................................................................................
32
INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL...........................................................................................................
33
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL MUNICIPIO.............................................................................
34
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES...............................................................................................................
34
RELACIÓN Y REGISTRO DE ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA..............................................................
35
PADRÓN DE RESGUARDO DE BIENES...........................................................................................................
35
EJERCICIO PARA EL AÑO DOS........................................................................................................................
36
AÑO TRES..........................................................................................................................................................
38
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................
38
OBJETIVOS.........................................................................................................................................................
38
PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES...............................................
38
ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.........................................
38
ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO..................................................................
40
PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN..........................................................................................................
43
VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL..................................................
45
RECURSOS HUMANOS....................................................................................................................................
46
RECURSOS MATERIALES................................................................................................................................
46
RECURSOS FINANCIEROS...............................................................................................................................
46
IRREGULARIDADES..........................................................................................................................................
46
EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS DE VALORES..................................................................................
47
EJERCICIO PARA EL AÑO TRES......................................................................................................................
48
5
6
Entrega – recepción de la
administración municipal
I n t ro d u cc i ó n
En este tema se tratan las generalidades del proceso de entrega – recepción de la administración municipal, mismo
que obliga a las autoridades salientes a integrar mediante una serie de informes, integración de expedientes, entrega
de pruebas documentales y verificaciones físicas diversas, todos los elementos muebles, inmuebles, de equipo,
archivos, almacenes, inventarios y demás elementos documentales relacionados con los programas, presupuestos,
recursos y demás elementos que integran en su totalidad la administración municipal.
Las autoridades entrantes juegan un papel fundamental en el proceso, ya que les corresponde constatar que, en
efecto, lo que se reporta como entrega existe y se encuentra en las condiciones que se describen y que obliga el
marco legal del municipio.
Las incongruencias que pudieran presentarse entre lo informado y lo realmente verificado, es motivo de aclaraciones
y de la comprobación que establece la legislación y lineamientos que norma el proceso, así como, en su caso, de la
realización de auditorías y revisiones prescritas por las instancias fiscalizadoras del municipio.
En este documento se analizan los roles, medios normativos, procesos generales y la aceptación y liberación final
de los reportes que contenga el informe, expedientes y actas de la entrega y su recepción afirmativa por parte de
las nuevas autoridades municipales.
Objetivo
general
Identificar y examinar las diferentes etapas de la entrega – recepción de una administración municipal, los elementos
y conceptos que la integran, el rol de las autoridades participantes y las posibles situaciones que se presentan por
motivo de la revisión y constatación de congruencia entre aquello que se reporta y lo que se comprueba mediante
las verificaciones que realizan las nuevas autoridades.
7
Objetivos específicos
Destacar el marco conceptual de la entrega recepción a efecto de lograr la máxima comprensión de los elementos que la
integran
Identificar el marco normativo y las autoridades con atribuciones de revisión y fiscalización de los informes, expedientes
y actas de la entrega recepción.
Conocer el proceso general que se lleva a cabo para integrar la entrega y realizar la recepción de la administración
municipal.
Mapa de Contenidos
CONTENIDO
AÑO “0”
TEMÁTICO
ENTREGA
RECEPCIÓN
8
-
1ER. AÑO
CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO
NORMATIVO
 IMPORTANCIA DE LA ENTREGA –
RECEPCIÓN.
 CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO CONCEPTOS BÁSICOS Y
MARCO NORMATIVO
DE ENTREGA – RECEPCIÓN.
 ¿QUÉ ES LA ENTREGA –
 INTRODUCCIÓN.
RECEPCIÓN?.
 OBJETIVOS PARA EL AÑO
 ¿QUÉ SE INFORMA?.
UNO.
 AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS
PARTICIPANTES EN EL PROCESO  EL ACTO PROTOCOLARIO
DE
LA
ENTREGA
ENTREGA – RECEPCIÓN..
RECEPCIÓN.
o EL AYUNTAMIENTO.
 CONSECUENCIAS
O
o SÍNDICO MUNICIPAL.
EFECTOS
DE
LA
o REGIDORES.
REVISIÓN
DEL
o COMISIÓN DE HACIENDA Y
INFORME, EXPEDIENTES
PATRIMONIO MUNICIPAL.
Y
PRUEBAS
o SECRETARIO
DEL
DOCUMENTALES
Y
AYUNTAMIENTO.
EVIDENCIAS FÍSICAS DE
o TESORERO MUNICIPAL.
LA ENTREGA.
o TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS
Y
ENTIDADES
DE
LA
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.
 MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL
PROCESO
DE
ENTREGA
–
RECEPCIÓN.
2º. AÑO
3ER. AÑO
DESARROLLO DEL TEMA
 INFORME DE INGRESOS Y
DESARROLLO DEL TEMA
EGRESOS.
 INFORMES MENSUALES DE
ESTADOS FINANCIEROS  PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES
DEL CAMBIO DE AUTORIDADES.
 CUENTA PÚBLICA ANUAL.
 INFORME DE GOBIERNO  ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA
DE
LA
ADMINISTRACIÓN
MUNICIPAL.
MUNICIPAL.
 INVENTARIO DE BIENES
INMUEBLES
DEL  ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL
EQUIPO DE TRABAJO.
MUNICIPIO.
DE
LA
 INVENTARIO DE BIENES  PREPARACIÓN
INFORMACIÓN..
MUEBLES.
 RELACIÓN Y REGISTRO DE  VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES
DEL PATRIMONIO MUNICIPAL..
ACTAS DE BIENES

R
ECURSOS
HUMANOS.
DADOS DE BAJA.
ECURSOS

R
MATERIALES
 PADRÓN DE RESGUARDO

R
ECURSOS
FINANCIEROS.
DE BIENES.
 IRREGULARIDADES.
 EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS
EJERCICIO PARA EL AÑO EJERCICIO PARA EL AÑO
DE VALORES.
UNO.
DOS
EJERCICIO PARA EL AÑO CERO
EJERCICIO PARA EL AÑO TRES.
año cero
Objetivo
La entrega – recepción de una administración municipal
se realiza mediante un acto protocolario, en el cual el
ayuntamiento saliente hace una relación detallada de los
asuntos en curso de la administración, los programados
y los realizados, así como de los expedientes, archivos,
materiales, equipo y elementos de infraestructura y
equipamiento con los que se desempeña la administración
municipal, lo cual incluye todo tipo de bienes y efectos
materiales, con su correspondiente documentación.
Analizan algunas medidas viables para que las nuevas
autoridades se familiaricen con la administración que van
La entrega puede interpretarse como un cambio a una casa
amueblada y funcionando, de la cual habrá de cerciorarse
que todo se encuentra como se detalla en la lista de
elementos que se entrega al nuevo ocupante.
La lista de bienes viene acompañada con instructivos
acerca de cómo funcionan las cosas, incluidos los “trucos”
de aquellos equipos que requieren una operación especial.
a recibir.
Importancia
de la
Entrega –
recepción
En atención a la importancia que reviste el acto protocolario
y legal de la entrega de la administración municipal por
parte de los ayuntamientos salientes y de la recepción
que efectúan los ayuntamientos entrantes, según los
términos de la legislación estatal, en este documento es un
instrumento práctico se realizan una serie de precisiones
relacionadas a los conceptos que son útiles para que las
autoridades municipales se habiliten en forma apropiada
para la ejecución de dicho proceso.
También se citan las medidas recomendadas para generar
economías.
La entrega recepción puede entenderse como un proceso
informativo y de comprobación en el cual intervienen
de manera responsable y legal tanto las autoridades en
funciones como las que tomarán posesión en el período
correspondiente. La finalidad esencial de la entrega
recepción es acopiar e integrar en un documento legal el
conjunto de pruebas documentales, informes e indicadores
sobre el estado financiero, patrimonial, económico y
administrativo de un ayuntamiento en el momento del
relevo de sus autoridades, con objeto de dar cuenta
clara sobre la situación vigente en el ayuntamiento y su
administración y de esta manera facilitar la asunción de
asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades,
recursos y la atención de los compromisos que quedan en
puerta o por resolver en una gestión gubernamental.
Todo lo anterior puede equipararse, toda proporción
guardada con el proceso de entrega – recepción de una
administración municipal.
La gestión de los ayuntamientos, no obstante el cambio
de sus autoridades, no puede interrumpirse o verse
frenada por falta de datos técnicos o administrativos ni
Vienen también las cuentas de los proveedores, adeudos y
las facturas pagadas y por pagar, así como todos seguros y
los contratos que se tienen para que la casa funcione con
los servicios públicos apropiados.
En caso de tener empleados que hagan funcionar la casa,
se entregan sus contratos y una referencia detallada de las
obligaciones salariales que se tienen con ellos.
En la misma lista se entregan los pendientes de
mantenimiento, refaccionamiento y otros arreglos
requeridos o en proceso.
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En términos contables: es el conjunto de datos de
verificación y comprobación, basados en ordenamientos
legales del municipio, relativos al desempeño financiero y
presupuestal de la administración municipal, en uso de sus
recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se
le confieren a esta instancia de gobierno. En este sentido
se trata de un proceso de demostración probatoria del
Tradicionalmente el procedimiento de entrega - recepción correcto ejercicio administrativo del ayuntamiento, según
se constituía principalmente por información de carácter las normas generalmente aceptadas para la contabilidad
económico, financiero, patrimonial, y presupuestal, por gubernamental.
lo que su materia principal era la hacienda pública, sin
embargo, en atención a la necesidad de un procedimiento En términos organizativos: es el conjunto de actividades
más acabado que permitiera una integración rápida e que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos,
informada por parte de las nuevas autoridades, la entrega pruebas documentales y demás información necesaria para
- recepción incluye ahora otros datos representativos la integración del documento de la entrega - recepción.
relativos al avance de obras, gestiones administrativas Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación
en proceso, compromisos regulares del ayuntamiento y para dar cuenta y fe de la situación actual de una
otros temas y asuntos que regularmente involucraban administración municipal en el momento en que sus
con compromisos sociales al ayuntamiento saliente con autoridades son relevadas en atención al procedimiento
diferentes instancias públicas y privadas, pero sobre todo previsto en la Constitución estatal.
por imprecisiones informativas sobre el destino y situación
de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el
patrimonio del municipio debe permanecer con su carácter
imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de
enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital
de la entrega - recepción.
con la comunidad
10
C o n c e p t o s b á s i co s
– recepción
¿Q u é
es la entrega
–
d e l p ro c e s o d e e n t r e g a
recepción?
En términos jurídicos: es el acto legal por el cual se hace
entrega la administración municipal a las autoridades
entrantes y la recepción que estas efectúan aceptando
las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si
bien las autoridades salientes deslindan parte de sus
responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter
jurídico de este proceso no las exime de responsabilidades
accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que
acaban de concluir, sino en los términos y prescripciones
que señalan las propias leyes del Estado.
En términos administrativos: es el proceso de verificación
de la situación que guarda la gestión administrativa
del ayuntamiento y el patrimonio municipal, incluida
la hacienda pública, en el momento del cambio de las
autoridades municipales.
¿Q u é
se informa?
En este proceso se ordenan integran y se presentan
informes, datos, registros, pruebas documentales y
evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con:
• Bienes muebles propiedad del municipio. Todos aquellos
objetos que pueden ser transportables y que tienen
como función respaldar la operación de la administración
municipal.
•Bienesinmueblespropiedaddelmunicipio.Todosaquellos
que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano,
terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas,
que el municipio tenga como propiedad legítima.
• Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento,
explotación, custodia, comodatos1, donación, usufructo o
concesión en favor del municipio. Aquellos que el municipio
haya asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos
que aseguren que no se pierde la propiedad municipal sobre
dichos bienes.2
efectivo destinado a retenciones del IVA, impuesto sobre la
renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos).
Relación de deudores del municipio. Lista extraída de
los padrones de contribuyentes y proveedores de bienes
y servicios del municipio que tengan créditos fiscales o
adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban ser
Bienes patrimoniales dados de baja. Constituye una reintegrados a la hacienda municipal, tanto por aquellos
relación de los bienes muebles e inmuebles que, por razón que han sido debidamente notificados, como por los que
legal y mediante procedimiento debidamente acreditado están en proceso de ser requeridos.
ante las autoridades competentes y sustentado en la
legislación de bienes municipales, el ayuntamiento ha Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro
enajenado, destruido o desechado por obsolescencia, daños de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos
irreparables o por condición que los hace inviables para ser obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable
en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre,
aprovechados por el municipio.
domicilio y datos personales del contribuyente; actividad
Recursos materiales, insumos, enseres, equipo e que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le
instalaciones y demás componentes de obras y servicios obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas
públicos. Incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles, o consumos aplicables de conformidad a la actividad y
equipamiento de obras públicas y de servicios públicos, base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,
necesarios para su adecuada operación, sin mermas que estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y
afecten su funcionamiento y de conformidad con las devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de
especificaciones técnicas de su instalación o de los manuales déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos
suministrados por los proveedores o casas comerciales en coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos
que hubieren adquirido.
aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.
Bienes y recursos materiales de los almacenes municipales.
Contabilizados, verificados en su existencia y condiciones
de uso reales, resguardados en los espacios físicos que los
contengan, de conformidad con un inventario de bienes;
incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas
y bajas, así como sus respectivos programas de compras de
reposición, catálogo de artículos y sus respectivas altas y
bajas, entre otros datos relevantes.
Estado de avance y cumplimiento del Presupuesto de
egresos. Acuerdo de Cabildo que aprueba el presupuesto
de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas;
clasificación del presupuesto y montos por partida;
objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicaciones
programadas; aplicaciones por solicitud de liberación de
partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contra
lo programado; procedimiento de autorización de pagos
con cargo al presupuesto; procedimiento de autorización
Fondos del erario municipal (efectivo en caja, fondos fijos,
de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdos
fondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos
modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes y
pendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados,
ampliaciones presupuestales, entre otros datos.
1 Se entiende por comodato: El contrato que, a título gratuito, celebra el ayuntamiento con una persona
jurídica para otorgarle el uso temporal de un bien inmueble, para fines de carácter social, sin propósitos
de lucro, pero susceptible de generar un beneficio público, o para mantener en condiciones adecuadas dicho
bien, en términos del interés público.
2 Para tener una mejor noción sobre la amplitud de los bienes municipales y su clasificación puede consultar
el Reglamento de Bienes Municipales del Municipio de Oaxaca, disponible en la siguiente dirección
http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/OAXACA/Municipios/Oaxaca/OAJReg23.pdf
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12
Contabilidad gubernamental del municipio (cuentas
revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores
y mayores que registran las operaciones financieras del
municipio: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre
activos y pasivos, reales y potenciales del municipio. En la
entrega del sistema contable, se prevé, cuando menos, lo
siguiente: contabilidad de gasto corriente y obligaciones
fiscales del municipio; contabilidad de contratos que generan
obligaciones de pago por mantenimiento y reparaciones
de infraestructura y equipamiento municipal; contabilidad
de financiamiento de proyectos de inversión; contabilidad
de pago de deuda; contabilidad de gastos extraordinarios;
contabilidad de ingresos por cada concepto de tributación
propia y recuperación de derechos y aprovechamientos;
contabilidad por ingresos de transferencias de fondos y
financiamientos que ingresan como recursos propios a
la hacienda municipal; contabilidad de transferencias de
fondos y financiamientos destinados a fines específicos
que no forman parte de los ingresos propios de la Hacienda
Municipal pero que opera el municipio en apoyo a programas
estatales o federales; contabilidad de recuperaciones
resultantes del ejercicio de la facultad económico coactiva
del ayuntamiento; otros registros contables previstos en
el sistema de contabilidad aplicable y formalizado en el
municipio.3
de dependencia debe tener por lo menos los siguientes
acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,
con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de
los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos
que generan obligaciones de índole diversa o recuperación
de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones
diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;
entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo
de la administración que entrega, con Minutas, registros
clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,
vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,
con los datos y documentos clasificados de los asuntos
concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo
electrónico de documentos generados por la dependencia
municipal que corresponda, organizado de conformidad
con la norma que para tal efecto haya aprobado el
ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que
deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo
la autoridad saliente.4
Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento.
Este expediente contiene todos los datos de cada uno de
los trabajadores y funcionarios que tengan una relación
laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede
variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo
los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario;
Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del nombramiento expedido; copia de documentos oficiales
Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y (Acta de Nacimiento o certificado de naturalización;
relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio, registro federal de contribuyente; en su caso, cédula
las actas generadas por el cabildo saliente; las actas profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en
generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro
del municipio que se conservan como parte de un acervo de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral;
propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad
haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.
social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos
o nombramientos en el municipio, fecha de separación,
Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes
dependencias de la administración municipal. Cada archivo
3 Como ejemplo de un sistema de cuentas, se incluye un Catálogo publicado por el Congreso del Estado de
Yucatán, relacionado con las cuentas en que se registran los ingresos de la hacienda municipal en dicha
entidad federativa. Disponible en: http://www.congresoyucatan.gob.mx/cmh/sistema/v2-1/CATALODOS%20PDF/
05.%20CUENTAS%20DE%20RESULTADOS%20ACREEDORAS.pdf
4 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una
referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:
http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf
de certificados de salud; constancias de incapacidades
médicas; constancias de capacitación; actas administrativas
por incidencias laborales; actas administrativas de registro
de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera.
colección de sellos municipales y los recibos de tesorería
municipal, se trata de una compilación de todos los
formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de
solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias,
autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de
Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de inspección y verificación administrativa, aclaraciones,
Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen quejas y demás documentos empleados en la gestión de
institucional que se manejó durante el periodo que cubre servicios y registros municipales, como el de fierros o el de
la entrega, de tal manera que se disponga de referencias tablajeros.
técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como
parte de los documentos formalmente reconocidos por el Avances de obras públicas. En este caso, los documentos
ayuntamiento y sus dependencias y organismos.
que permiten registrar el avance son, entre otros, el
expediente único de obra, presupuesto, contratos o
Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos autorización por administración directa, acompañado de sus
elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones proyectos ordenadores (estructural, hidráulico, eléctrico,
en los distintos documentos que respaldan los diversos arquitectónico, de acabados, etcétera), el programa de
actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus avance físico y financiero de la misma, así como los distintos
dependencias y organismos.
programas de residencia, supervisión, control, entrega y
Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería recepción de la obra y auditoría del proceso, entre otros.
municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas
impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo
que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones
en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio
hacendario municipal.
Expedientes técnicos (planos y especificaciones de
instalaciones, sistemas operativos, equipo, etcétera) de
obras y servicios públicos. Compendio del expediente
original del proceso de la obra y planos ordenadores en
sus diferentes presentaciones del modelaje, descripción
Relación de giros de las actividades de los particulares. técnica de instalaciones y demás especificaciones incluidas
Constituye un padrón especial en el que se registran los en los mismos.
diferentes establecimientos que se han instalado de Avance en el cumplimiento de metas y objetivos de
manera formal en el territorio del municipio y sus distintas programas, proyectos y acciones derivados de los planes
demarcaciones, conforme a los reglamentos establecidos y de gobierno y desarrollo del ayuntamiento. En este caso
mediante las condiciones aprobadas en la licencia expedida se toma como referencia al Plan Municipal de Desarrollo,
por el ayuntamiento. Dicho padrón sirve también como los programas enunciados en el mismo y los programas
elemento de regulación y verificación del cumplimiento operativos anuales aprobados por el cabildo, con sus
de distintas normas de funcionamiento de los respectivos respectivos expedientes de avance físico – financiero y
establecimientos, al tiempo que permite el seguimiento de documentación que acredite el ejercicio de las partidas
obligaciones fiscales entre otras medidas.
presupuestales asignadas y los registros de comprobación
Relación de documentación oficial de servicios y registros contable aplicados a los presupuestos aprobados y ejercidos
públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la con la autorización de sus posibles modificaciones. Se
adicionan los reportes de avance programático, indicadores
13
14
de seguimiento de procesos y productos y resultados, así contables, administrativos y de gestoría aplicables en los
como la constatación o pruebas físicas y documentales del sistemas administrativos del municipio.
cumplimiento de objetivos y metas establecidos.
Expedientes de asuntos jurídicos en proceso. Con la
Relación de reglamentos y normatividad administrativa relación, estudios, expedientes y documentos probatorios
expedida por el ayuntamiento en funciones. Colección de trámites de denuncias, controversias, arbitrajes,
certificada por la Secretaría del Ayuntamiento mediante amparos, revisiones, copias de averiguaciones previas y
minuta descriptiva, de los números de la Gaceta Municipal demás asuntos en los que se deba hacer valer el interés
que contenga los reglamentos municipales vigentes en jurídico del municipio y que se encuentren en proceso
el municipio o, en su defecto, las copias y referencias judicial o administrativo, por tipo de asunto y antecedentes
hemerográficas del periódico oficial del estado u otro medio completos de cada uno. Junto con esta relación se requiere
oficial donde se hayan publicado los reglamentos y bandos la presentación de un reporte cronológico de plazos y
del municipio.
términos que deban cumplirse para dar continuidad debida
a los procesos en curso.
Programas de desarrollo social. Relación documentada de
programas de desarrollo social promovidos directamente Registros de firmas de funcionarios municipales y
por el ayuntamiento y relación documentada de programas autoridades auxiliares del municipio.
de desarrollo social de procedencia estatal y municipal,
reportados de conformidad con sus respectivas reglas Inventarios diversos, como son: Inventarios físicos de
de operación, cuentas presupuestales o administrativas, armamento y equipo de la policía municipal, Inventario
informes de avances y resultados, contabilidad de la de vehículos, inventario de herramientas de talleres
aplicación de recursos, calendarios de ministraciones municipales, inventario y resguardos de bienes de oficina,
o trámites pendientes para su ejecución; evidencias de inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo
cumplimiento e informes de campo relacionadas con los de comunicación y telefonía celular propia o a nombre del
bienes, servicios, obras y demás productos establecidos por municipio.
cada programa reportado.
Los conceptos anteriores son parte de los elementos que
Convenios de colaboración administrativa con el Estado,
Federación y/o municipios diversos. Documentos originales
de los convenios firmados por el presidente municipal que
generan obligaciones y compromisos que se extienden
más allá del periodo de gestión del ayuntamiento saliente
y aquellos que pueden ser refrendados mediante actos de
actualización.
deben incluirse en los reportes y expedientes de la entrega
– recepción, misma que puede integrarse por materias,
por áreas o por objetos de operación de la administración
municipal, lo cual depende necesariamente de la norma
que ordene legalmente dicho proceso.
Manuales administrativos y reglas de operación vigentes.
Relación documentada, por materias o áreas de la
administración municipal, que contenga los Manuales de
organización, procesos, procedimientos, de gestión de
calidad, Catálogos de puestos, padrones de proveedores,
normas y reglas de operación de diversos procesos
Autoridades y funcionarios participantes
e l p ro c e s o E n t r e g a - r e c e p c i ó n . 5
en
Regidores
En el seno de sus respectivas comisiones, los regidores son
responsables de verificar que en cada dependencia de la
El ayuntamiento
administración municipal o en su sector correspondiente,
Todos sus miembros asumen la responsabilidad directa de se preparen los informes relacionados con los asuntos en
verificar que se efectúe la entrega - recepción en el tercer proceso, cumplimiento de metas y acciones comprometidas,
año como procedimiento complementario a lo previsto en avances de obras y asuntos en trámite, entre otras materias,
el artículo 33 de la Ley orgánica del municipio libre donde que sean requeridos para formar parte de los datos e
se les instruye como obligación en el mes de diciembre, información de la entrega - recepción. (Art. 38. Fracción
rendir un informe del estado que guarda la administración IV. Ley Orgánica del Municipio Libre).
municipal.
Comisión de hacienda y patrimonio municipal
Presidente Municipal
Es responsable directo de llevar a cabo los trabajos
de organización del proceso, integración de comités
de levantamiento de información, y verificación de la
integración de los informes y actas correspondientes de
la entrega - recepción, con base en sus atribuciones de
ejecución de las resoluciones del ayuntamiento y facultad
de mando para ordenar que se efectúen los trabajos propios
de la administración municipal. (Art. 36. fracciones. IV y
XIX. Ley Orgánica del Municipio Libre).
Síndico
municipal
Como procurador de la defensa de los interés municipales
y como representante jurídico del ayuntamiento y de la
hacienda municipal el Síndico asume la responsabilidad
de la vigilancia directa del manejo del patrimonio y la
hacienda municipal, actuando como autoridad calificadora
y sancionadora de las cuentas e inventarios del municipio
(Art. 37 Fracciones I, III, VII, IX y X. Ley Orgánica del
Municipio Libre). Su intervención en el proceso entrega recepción es fundamental ya que valida internamente en el
ayuntamiento la información y actas que se integren para
tal efecto.
Integrada por el Síndico y otros regidores, tiene la
responsabilidad de vigilar las gestiones de la hacienda del
municipio a cargo de la Tesorería municipal, previniendo
que se cumpla la legislación en la materia y se dé una
administración adecuada de los fondos, valores y patrimonio
que la constituyen, además de vigilar los procesos de
adquisiciones, suministro de bienes, inventarios y demás
que se efectúen con relación al patrimonio municipal y,
en su caso, proponer la realización de auditorías. (Art. 45.
Fracciones I, II, III, V, VII y VIII. Ley Orgánica del Municipio
Libre)
Secretario
del
Ayuntamiento
Como funcionario encargado de los asuntos generales del
gobierno municipal, tiene la responsabilidad de asistir al
presidente municipal y al ayuntamiento en la organización
de los trabajos de la entrega - recepción, convocando a las
reuniones de cabildo que le sean instruidas, preparando
expedientes técnicos de su área y coordinando a las demás
dependencias en sus respectivas tareas informativas que
les sean requeridas para este propósito.
5 Descripción basada en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
15
Fracción XIII. Aprobar las leyes que contengan las bases
normativas, conforme a las cuales los ayuntamientos
Como funcionario encargado de la gestión administrativa de elaborarán y aprobarán su presupuesto de egresos, los
la hacienda municipal, tiene la responsabilidad de preparar bandos de policía y gobierno, así como los reglamentos,
y presentar para su aprobación, la información económica, circulares y disposiciones administrativas de observancia
fiscal, financiera, contable y presupuestal correspondiente general dentro de sus respectivos municipios;
a los ingresos, egresos y patrimonio del municipio, así
XXIX. Revisar las Cuentas Públicas del Gobierno del
como aquella de procedimientos administrativos y recursos
Estado y de los ayuntamientos con el apoyo del Órgano de
financieros del ayuntamiento que estén comprometidos
Fiscalización Superior del Estado;
en obligaciones, responsabilidades administrativas, obras,
servicios y demás asuntos que impliquen erogaciones Fracción III, numeral 5 del Artículo 67. “Son atribuciones
vigentes o próximas. (Art. 72. Fracciones VIII, XII, XIII, y del Órgano de Fiscalización Superior:
XIV. Ley Orgánica del Municipio Libre).
a) Iniciar y sustanciar el procedimiento de fiscalización
T i t u l a r e s d e l a s d e p e n d e n c i a s y e n t i d a d e s d e l a de las Cuentas Públicas, para comprobar, inspeccionar,
investigar y determinar, en términos de ley, los actos u
omisiones que pudieran configurar alguna irregularidad,
Con base en el plan de trabajo establecido por el presidente
incumplimiento de disposiciones legales o conducta ilícita
municipal y las referencias, los titulares de las diferentes
en la gestión financiera de los entes fiscalizables;
dependencias y entidades de la administración municipal
recaban e integran los informes correspondientes a la b) Ordenar y efectuar revisiones de gabinete y visitas
gestión de sus respectivas áreas, principalmente aquella domiciliarias o de campo, en los términos previstos por
relacionada con la aplicación de recursos presupuestales la ley, para comprobar la gestión financiera de los entes
y sus respectivos resultados en obras, acciones y servicios fiscalizables;
consolidados, en trámite o comprometidos.
c) Determinar los daños y perjuicios que afecten a las
haciendas públicas de los entes fiscalizables y fincar
M a r co L e g a l y n o r m a t i v o d e l p ro c e s o d e
directamente a los responsables las indemnizaciones y
entrega - recepción
sanciones pecuniarias correspondientes, las que tendrán el
carácter de créditos fiscales; al efecto, el Poder Ejecutivo
Constitución Política del Estado. 6
del Estado aplicará el procedimiento administrativo de
ejecución para su cobro, en términos de ley;
En materia de control de la gestión administrativa de los
ayuntamientos:
d) Promover ante las autoridades competentes, con motivo
Te s o r e ro
16
municipal
del procedimiento de fiscalización, el fincamiento de otras
responsabilidades de orden administrativo, penal o civil
Fracción V. El Congreso del Estado aprobará la ley de que correspondan.”
ingresos de los ayuntamientos y revisará sus cuentas
Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de
públicas, cuando menos una vez al año;
Ignacio de la Llave.7
Artículo 33. Son Facultades y Obligaciones del Congreso:
6 Se toma como ejemplo: Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave
7 Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://
www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/FISCA210710.pdf
En materia de fiscalización de la gestión financiera de los
ayuntamientos.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público
Municipal
Artículo 6 de la “Son Entes Fiscalizables el Poder
Público, los Organismos, la Universidad Veracruzana, los
Ayuntamientos, Entidades Paraestatales, Paramunicipales,
organismos descentralizados, fideicomisos y empresas
de participación estatal o municipal, así como mandatos,
fondos o cualquier otra figura jurídica; y, en general,
cualquier persona física o moral, pública o privada, que
recaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos
públicos.”
Regula y norma los procesos de programación,
presupuestación, contabilidad gubernamental y ejercicio
del gasto público de los ayuntamientos, mediante
disposiciones que aseguran el apego al principio de legalidad
del sistema de planes y programas del municipio, así como
diversos controles que favorecen a una estricta disciplina
en el ejercicio del gasto, únicamente vinculado a los efectos
previstos en el presupuesto y programas autorizados por el
ayuntamiento.
De la misma Ley el artículo 25 señala:
Uno de los rubros de mayor importancia que regula esta
ley es el Presupuesto, el cual está previsto contenga como
1. Los Ayuntamientos presentarán al Congreso los estados mínimo lo siguiente: 9
financieros mensuales que señala la Ley Orgánica del
Municipio Libre; así como los estados de obra pública Descripción clara de los programas que sean la base del
mensuales que contengan la información de los expedientes mismo, en los que deberán señalarse los objetivos, metas
técnicos sobre el inicio, avance o conclusión de obra, según y unidades responsables de su ejecución, así como los
sea el caso, de acuerdo a lo que en esta materia señalen las egresos estimados por programa;
Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el procedimientos
de Fiscalización Superior en el Estado. Igual obligación
tendrán las Entidades Paramunicipales.
2. Los Ayuntamientos y las Entidades Paramunicipales
presentarán, a la Secretaría de Fiscalización del Congreso
y al Órgano los estados financieros y los estados de obra
pública a que se refiere el párrafo anterior, a través de
medios electrónicos y de conformidad con las reglas de
carácter general que emita el Órgano.”
Explicación y comentarios de los principales programas y,
en especial, de aquellos que abarquen dos o más ejercicios
presupuestales;
Una información detallada de la situación hacendaria del
municipio durante el ejercicio fiscal con las condiciones
previstas para el próximo, con la opinión al respecto del
Contralor Municipal;
Estimación de ingresos y gastos para el ejercicio
presupuestal que se propone, así como la calendarización
Como determinación general para las atribuciones del órgano
del egreso para cada uno de los meses;
superior de Fiscalización, la Ley de Fiscalización señala que
“El Órgano tendrá acceso a los datos, libros y documentación Indicación del número de plazas incluidas, clasificadas por
justificativa y comprobatoria relativa al ingreso y gasto categoría presupuestal y unidad administrativa;
del Poder Público, Ayuntamientos y de los entes públicos
estatales y municipales, así como a la demás información Las previsiones de egresos correspondientes a cada
que resulte necesaria, siempre que al solicitarla se expresen programa, para el sostenimiento y desarrollo de los servicios
públicos;
los fines a que se destine dicha información.” 8
8 Ibídem. Artículo 64.
9 Transcrito del artículo 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal del Estado de
Colima.
17
y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará
siguiendo los lineamientos, términos, instructivos,
formatos, cédulas y demás documentación que disponga
Situación de la deuda pública estimada al final del ejercicio la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado
presupuestal en curso y de la que tendrá al término del para el caso, misma que tendrá en ese acto, la intervención
inmediato siguiente;
que establezcan las leyes. La documentación que se señala
anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de
El informe detallado del avance en el cumplimiento de
cabildo por los integrantes del ayuntamiento a los cuales
las metas y objetivos plasmados en el Plan Municipal de
se les entregará una copia de la misma. El ayuntamiento
Desarrollo y el programa de gobierno municipal;
saliente, a través del presidente municipal, presentará al
Los demás informes financieros y datos estadísticos que ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura ,
se consideren convenientes para la mejor comprensión de un documento que contenga las observaciones, sugerencias
la política hacendaria y del programa de administración y recomendaciones en relación a la administración y
gobierno municipal.”11
municipal.
Estimación final de ingresos y gastos del ejercicio
presupuestal en curso;
Ley orgánica del municipio libre
18
Otro ejemplo, aunque menos explícito lo ofrece la Ley
Orgánica Municipal de Baja California Sur: Artículo 18...
Siguiendo con la referencia del marco jurídico del municipio A continuación el ayuntamiento saliente entregará al
veracruzano, se anota lo siguiente “Durante el mes de entrante los fondos municipales mediante el corte de caja
diciembre, el Presidente Municipal deberá rendir a los respectivo, así como sus inventarios, cuya verificación
ciudadanos y al Ayuntamiento un informe sobre el estado pueda hacerse desde luego por los miembros de ambos
que guarda la administración pública municipal. Dicho acto ayuntamientos, o dentro de los tres días siguientes, si lo
se realizará en Sesión pública y solemne de Cabildo.”10
acepta el segundo”12
La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, establece
lo siguiente en su Artículo 19: “A las nueve horas del
primer día del año siguiente en el que se hayan efectuado
las elecciones municipales, el ayuntamiento saliente dará
posesión de las oficinas municipales a los miembros del
ayuntamiento entrante, que hubieren rendido la protesta de
ley, cuyo presidente municipal hará la siguiente declaratoria
formal y solemne: Queda legítimamente instalado el
ayuntamiento del Municipio de... que deberá funcionar
durante los años de (...) A continuación se procederá a la
suscripción de las actas y demás documentos relativos a
la entrega - recepción de la administración municipal, con
la participación de los miembros de los ayuntamientos y
los titulares de sus dependencias administrativas salientes
Legislación fiscal
Señala las contribuciones y conceptos fiscales que el
municipio puede recaudar en uso de su capacidad tributaria
y sirve de referencia en el proceso de entrega - recepción
para verificar la estructura de la hacienda municipal y las
operaciones que se previenen en favor del ayuntamiento
para cumplir sus atribuciones y responsabilidades fiscales
ante los contribuyentes.
Reglamentación Municipal
Con el objeto de conseguir el más estricto apego a la
normatividad vigente en los municipios, la entrega -
10 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Publicada en:
http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf
11 Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ed. Gobierno del Estado de México. Impresa en Talleres de Graficarte S.A. Toluca, México. 1993. Pág. 57.
12 Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur. En Legislación Fiscal Ed. Sría de Finanzas del Estado. La
paz, B.C. 1990. Págs. 203 y 204.
recepción deberá fundarse también en los diferentes
Reglamentos municipales que estén relacionados con el
manejo, aprovechamiento y resguardo de bienes, valores,
fondos y demás recursos del municipio, así como aquellos
que determinen cuales son las responsabilidades de las
diferentes dependencias de la administración municipal.
Entre estos reglamentos destacan: el Interior del
ayuntamiento, el Interior de la Administración Municipal
y los relacionados con las Obras públicas, Patrimonio
municipal, y la Hacienda del municipio. Como ejemplo de
un Reglamento de entrega – recepción municipal, puede
consultarse el “Reglamento de entrega – recepción de
los bienes asignados a la Administración Municipal del
Municipio de Reynosa, Tamaulipas”13
Guías, Normas, Instructivos, Manuales y otras disposiciones
administrativas, expedidas por la legislatura o el órgano
superior de fiscalización de la entidad federativa.
En este caso se trata del documento oficial que contiene
los lineamientos, procedimientos y formatos para integrar
el Informe, las actas y expedientes de la entrega recepción,
que hace más de veinte años, las legislaturas, a través de
sus respectivas comisiones de hacienda, y ahora, por medio
de los órganos superiores de fiscalización, han expedido
y entregado a los municipios para que se sujeten a los
mismos.
Mediante estos el análisis de estos lineamientos, tanto la
autoridad saliente como la que deba tomar posesión puede
establecer las estrategias de revisión que juzgue más
adecuadas, así como los controles de registros que deben
realizarse con la mayor transparencia y objetividad que
exige el cumplimiento de la legislación vigente.14
La entrega - recepción de la Administración Municipal
Objetivos de la entrega - recepción
Entre los propósitos globales que persigue este proceso de
carácter jurídico y administrativo destacan los siguientes:
Integrar organizada y sistemáticamente la información
necesaria de carácter general y probatorio que de muestra
de la situación que guardan fondos, valores, bienes
patrimoniales y los diferentes asuntos y procedimientos
vigentes, atendidos y por atender, de parte de un
ayuntamiento al momento de ser relevado en sus
funciones.
Clasificar, protocolizar, legalizar y dar fe de la documentación
probatoria que ampara y demuestra la existencia y
condiciones del patrimonio municipal y de las diferentes
gestiones de la administración del municipio.
Facilitar la incorporación de las nuevas autoridades
municipales en su respectivo ámbito de competencia y en
el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, a
partir de los informes de la entrega - recepción.
Dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno y
aquellos programas que por su naturaleza sean de vital
importancia o interés para la comunidad municipal.
Formalizar y dar legalidad al acto de entrega y recepción
a efecto de garantizar el cumplimiento de derechos,
obligaciones y responsabilidades tanto del ayuntamiento
saliente y funcionarios que se desincorporen como de las
autoridades y funcionarios de nuevo ingreso.
Cumplir las disposiciones de regulación y control de los
actos administrativos del ayuntamiento previstos en favor
de la Legislatura del estado.
Metodología para efectuar la entrega - recepción de la
De acuerdo a lo señalado por el INDETEC, se presentan
dos grandes fase dentro del proceso de entrega - recepción,
la primera se desarrolla previamente el cambio de
13 Disponible en: http://www.reynosa.gob.mx/REGLAMENTOS/Reglamento-Entrega-Recepcion-Recursos-AyuntamientoReynosa.pdf
14 Como muestra de estas Guías se incluye en este apartado la Guía para la Entrega Recepción de la Administración Municipal, expedida por el Congreso de Nayarit, a efecto de formalizar la entrega de los ayuntamientos para el periodo 2005 – 2008. Disponible en: http://www.ofsnayarit.gob.mx/varios/guiaentregarecepcion.pdf
19
administración y la segunda se efectúa al momento del
cambio. A continuación se resumen estas dos fases:15
Ejercicio
p a r a e l a ñ o c e ro
Ejercicio de aprendizaje:
la aceptación de la entrega recepción?
9. Investigue: ¿Las autoridades auxiliares del municipio
también realizan la entrega de los elementos de apoyo
que tienen a su resguardo para el funcionamiento de su
ayudantía, delegación, agencia, o equivalente a su cargo?
10. Razone y fundamente consultando la Ley Orgánica
En atención a los temas vistos para el año cero de este
curso, resuelva el siguiente cuestionario, consultando la Municipal de su estado: ¿Debe ser nombrado un nuevo
Tesorero Municipal y un nuevo Secretario del Ayuntamiento
legislación que corresponda en su entidad federativa.
para proceder a la realización, tanto de la sesión solemne
Resuelva lo siguiente:
de cambio de autoridades, como las que se realicen para
1. ¿Porque se considera que la entrega recepción de un la revisión, análisis y validación del informe de entrega
gobierno municipal debe ser una entrega integral y no – recepción?
únicamente la entrega de las finanzas municipales?
2. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entrega recepción?
3. ¿En qué consiste la naturaleza gubernativa de la entrega
recepción?
4.¿Cómoesrepresentadoelinterésde lasociedadmunicipal
en el acto de entrega recepción de la administración
municipal?
20
5. En su entidad federativa, ¿Cuáles son los pasos para
proceder a la sesión de cabildo en que se efectúa la entrega
recepción de la administración municipal?
6. ¿Cuál es la importancia que representa el archivo de
actas municipales en el proceso de la entrega recepción de
la administración municipal?
7. ¿Según la Ley de responsabilidades de los servidores
públicos al servicio del estado y municipios de su entidad
federativa, cuando prescribe la responsabilidad de las
autoridades municipales salientes, con relación a sus
funciones en el ayuntamiento?
8. ¿Una vez que se firman las actas de Cabildo,
correspondientes a la sesión solemne de cambio
de autoridades municipales, quedan eximidas de
responsabilidad las autoridades salientes por haberse dado
15 Cuadro adaptado de: Entrega-recepción de una Tesorería Municipal. Ed. Instituto Técnico para el Desarrollo
de las Haciendas Públicas. INDETEC. Guadalajara, Jalisco. México. 1985. Págs. 46 a 52.
A ño U no
El
acto
p ro t o co l a r i o
de
la
entrega
recepción
Este es uno de los actos más importantes del gobierno
municipal y viene respaldado por el principio republicano de
El primer año de la gestión municipal se inicia con el acto
la transmisión del mando, en ejercicio de las atribuciones de
protocolario de la entrega recepción de la administración
una autoridad que concluye su periodo de gobierno y una
municipal, y los trabajos de revisión de su informe,
autoridad que lo asume, antes de que se forme un vacío de
expediente, previo a la firma definitiva del Acta global y
poder público. En consecuencia, la legislación municipal de
actas parciales que acrediten el proceso. Tanto el acto de
todo el país lo señala como un Acto solemne.
entrega recepción, como la revisión y constatación de la
congruencia entre lo reportado y lo verificado, son objeto Este tipo de actos requiere del cumplimiento de un protocolo
de regulación de la legislación, reglamentos y disposiciones de declaración formal de la solemnidad de la reunión de
administrativas que emiten las autoridades de fiscalización cabildo que se llevará a cabo para la transmisión del mando;
del municipio, así como del propio ayuntamiento en su la asunción del mismo a cargo del Presidente Municipal; la
reglamentación y normas correspondientes.
toma de protesta del cargo que realice el mismo alcalde, y
la toma de que realiza el Presidente Municipal ya investido
En este apartado se incluyen los temas relacionados con el
del mando, a los miembros del ayuntamiento con el que
proceso de recepción y sus efectos y medios a recurrir por
ejercerá el gobierno del municipio; la ceremonia de entrega
parte de la autoridad municipal que toma posesión.
y recepción de la administración municipal, y el inicio
Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas formal de los trabajos de revisión a cargo de los equipos
a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan saliente y entrante.
en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio
correspondientes.
A continuación se exponen diversos artículos que regulan
este acontecimiento constitucional
Los temas se han organizado en textos breves que procuran
Ley del Municipio Libre de Veracruz 16
llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los
ejemplos y ejercicios sugeridos.
“Artículo 27. El Presidente Municipal deberá rendir protesta
públicamente el día 31 de diciembre inmediato posterior
Objetivos
a su elección ante los Ediles del nuevo Ayuntamiento y,
acto seguido, tomará protesta a los demás Ediles. Cuando
Identificar los elementos formales del acto de entrega por circunstancias imprevistas no se pudiera rendir la
recepción de la administración municipal, a efecto de protesta conforme a lo antes señalado, el Congreso del
constatar los puntos críticos que deban atenderse por parte Estado o la Diputación Permanente señalarán el nuevo
de las nuevas autoridades.
día en que deba verificarse dicho acto y nombrará a un
representante para que tome la protesta a los Ediles del
Distinguir con precisión los elementos del Informe de
nuevo Ayuntamiento.”
la entrega – recepción, de conformidad con las normas
aplicables al proceso.
16 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en:
www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf
http://
21
Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero17
“ARTÍCULO 36.- Los ayuntamientos se instalarán el día
30 de septiembre del año en que deba renovarse, previa
protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente
en sesión que se celebrará el día anterior. La instalación
es un acto meramente solemne y la responsabilidad del
Ayuntamiento saliente cesa el 29 de Septiembre del año de
la elección a las 0:00 horas en que inicia la responsabilidad
del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará
inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del
Estado y a los Ayuntamientos de Municipios limítrofes.
ARTICULO 37.- La protesta a que se refiere el artículo
anterior se rendirá con las
Siguientes formalidades:
I. Los miembros del Ayuntamiento electo protestarán ante
el Ayuntamiento saliente;
II. Si no fuera así, el Congreso designará a la persona ante
quien se rinda la protesta;
III. La protesta se rendirá en estos términos:
22
“¿Protestan guardar y hacer guardar la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado, las leyes
que de una y otra emanen y cumplir fiel y patrióticamente
con los deberes de su encargo?”. Los interpelados deberán
contestar: “Si Protestamos”. El Presidente saliente, o la
persona que los sustituya, replicará: “Si no lo hicieren así,
que el Municipio o el Estado se los demanden”.
tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de
Ley correspondiente.
Artículo 14. El Presidente Municipal saliente debe convocar
a los integrantes electos del Ayuntamiento, para que se
presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la
hora que se señale en la convocatoria, y les debe tomar la
protesta de ley.
Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa
obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir
la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos
del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente
debe tomar dicha protesta a los demás miembros del
Ayuntamiento.
En caso de falta absoluta por defunción del Presidente
entrante, debe tomar protesta el Presidente entrante
suplente, quien ejerce la función de Presidente Municipal
Provisional, y se procede a nombrar a un Presidente
Municipal Sustituto en los términos del artículo 70 de esta
ley, dentro de los siguientes treinta días.
El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente
de que les fue tomada la protesta a sus integrantes.
Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se
presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de
ley en la próxima sesión del Ayuntamiento.
Cuando exista causa justificada pueden rendir la protesta
A continuación el nuevo Presidente declarará: “Queda de ley dentro de los 90 días siguientes.”
legítimamente instalado el
Ley Orgánica de los municipios de Michoacán19
Ayuntamiento del Municipio de... que funcionará el
trienio...”
“Artículo 18. Los miembros electos del Ayuntamiento
tomarán posesión de su cargo, en un acto solemne y
Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del
público, el primer día de enero del año inmediato siguiente
Estado de Jalisco18
a su elección.
“Artículo 13. Todos los servidores públicos municipales, al
17 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. Disponible en: http://www.guerrero.gob.mx/pics/
legislacion/97/LOMLEG.pdf
18 Disponible en la Página del Congreso del Estado: http://www.congresojal.gob.mx/
19 Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Disponible en: http://www.congresomich.gob.mx/
Modulos/mod_Biblioteca/archivos/393_bib.pdf
Sólo por causas consignadas en el Código Electoral del el pueblo me ha conferido mirando en todo por el bien y
Estado, los Ayuntamientos podrán instalarse en fecha la prosperidad de la Nación, del Estado y del Municipio,
posterior.
y si así no lo hiciere que me lo demanden’’. Enseguida el
Artículo 19. Para efectos de la instalación del Ayuntamiento, Presidente Municipal preguntará a los demás miembros
en la última sesión ordinaria del mes inmediato anterior a del Ayuntamiento que permanecerán de pie: “Protestan
la fecha de terminación de la gestión del Ayuntamiento guardar y hacer guardar la Constitución Política de los
saliente, se nombrará una comisión instaladora del Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y las leyes que
Ayuntamiento electo, la cual estará encabezada por el de ambas emanen y desempeñar leal y patrióticamente
el cargo que el pueblo les ha conferido, mirando en todo
Síndico Municipal.
por el bien y la prosperidad de la Nación, del Estado y
La comisión instaladora, previo acuerdo con el Presidente del Municipio”? Los interrogados deberán contestar: “Sí
electo, convocará a los integrantes del Ayuntamiento protesto”; el Presidente dirá entonces: “Si así no lo hicieren,
electo, de conformidad con la constancia de mayoría que se los demanden”.
emitida por el órgano correspondiente o, en su caso la
resolución del Tribunal Estatal Electoral, para que acudan Igual protesta está obligado a rendir el integrante del
a la sesión solemne de instalación; la invitación se hará Ayuntamiento que se presente después y cualquiera que
fuere llamado o designado para suplir a su propietario.”
extensiva a la comunidad en general.
La invitación deberá incluir lugar, fecha y hora de la sesión, De la lectura de los artículos anteriores, se desprende que
cada entidad federativa realiza los arreglos institucionales
así como el orden del día correspondiente.
necesarios para darle la solemnidad debida al acto de
La comisión instaladora del Ayuntamiento electo deberá instalación del nuevo ayuntamiento y de la toma de
citar a los integrantes propietarios del mismo, al menos con protesta de sus autoridades.
anticipación de cinco días naturales, para que concurran a
la sesión de instalación.
En este caso, y sin llegar a describir todavía el proceso
El Ayuntamiento electo, en reunión previa a la sesión de la entrega recepción pueden destacarse los siguientes
de instalación, designará de entre sus integrantes a un elementos distintivos de la instalación de las nuevas
secretario, para el único efecto de levantar el acta de autoridades.
instalación.
Determinación de una fecha precisa para la instalación del
Artículo 20. El día señalado para la instalación, el Presidente nuevo ayuntamiento, que marca el inicio del ejercicio de
Municipal electo rendirá protesta ante los miembros del la autoridad, por lo regular en coincidencia con el ciclo del
Ayuntamiento y enseguida les tomará protesta a los demás año electoral o año fiscal correspondiente.
miembros del Ayuntamiento.
La protesta se rinde con un orden, Primero el presidente
Una vez declarado el quórum legal, el Presidente Municipal ante el ayuntamiento saliente o, en su defecto, ante el
electo, puesto en pie al igual que todos los miembros del representante del Congreso del Estado y, enseguida,
Ayuntamiento, dirá: “Protesto guardar y hacer guardar la los miembros del nuevo ayuntamiento, ante el nuevo
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Presidente Municipal. En ambos casos se realiza mediante el
del Estado y las leyes que de ambas emanen y desempeñar pronunciamiento de términos que declaran un compromiso
leal y patrióticamente el cargo de Presidente Municipal que y sustentan un juramento de cumplimiento.20
20 Los efectos legales de una rendición de protesta son equiparables a las de un juramento o pronunciamiento
hacia la veracidad de lo dicho o del compromiso que se adquiere, con todos los efectos legales para exigir
mediante medios jurídicos su cumplimiento. Por tanto no es una formula retórica o un acto de carácter subjetivo que muestra un acto humano y personal de fe y sinceridad.
23
24
Se prevén algunos casos de ausencias que pudieran ocurrir
y se prescriben soluciones al respecto. Por ejemplo, en
el caso de la ausencia del nuevo presidente, se cubre
con la rendición de protesta del suplente o mediante la
autorización que haga el Congreso del estado de una nueva
fecha para la toma de posesión; la ausencia de miembros
del nuevo ayuntamiento se subsana en Jalisco al aplazar la
rendición de su protesta a la fecha de la segunda reunión de
cabildo; y la ausencia del ayuntamiento saliente, cubierta
por un representante designado por el Congreso de la
entidad federativa.
El Congreso del Estado podrá designar representantes
para que participen como observadores en la entrega y
recepción.
El acto formal de la entrega – recepción.
IV. La situación de la deuda pública municipal y la
documentación relativa a la misma;
Artículo 187. Los documentos a que se refiere el artículo
anterior deberán ser:
I. Los libros de actas de las sesiones de cabildo del
Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar
donde se encuentran los libros de las administraciones
municipales anteriores;
II. La documentación relativa a la situación financiera y
estados contables que deberán contener los libros diario,
La ceremonia se realiza en el margen de un día previo y un mayor y de inventarios y balances, así como los registros
día posterior a la fecha de término del ejercicio del mandato, auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente; y la
lo cual significa un conteo de horas en que puede coincidir documentación comprobatoria de los ingresos, patrimonio
la ceremonia en una hora cero. Regularmente las doce de la y gastos;
noche, según se observa en el caso de Guerrero.
III. La documentación relativa al estado que guarda la
La expedición de una acta de sesión solemne que da lugar cuenta pública del Municipio, la que incluirá los oficios
a la publicación de un bando o la propia difusión de la de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o
misma, entre la comunidad, el Congreso del Estado y otras apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización
autoridades municipales y del gobierno del estado a través Superior o por el Congreso del Estado a los servidores o ex
de su Secretaría de gobernación o equivalente.
servidores públicos responsables;
Al igual que la toma de protesta, la instalación del nuevo
ayuntamiento y el inicio del ejercicio de su autoridad están
regulados por la ley orgánica municipal, motivo por el cual
se transcriben los términos previstos en algunas de ellas.
V. El estado de la obra pública ejecutada, así como la que esté
en proceso, y la documentación relativa a su planeación,
programación, presupuestación y ejecución, señalando
debidamente el carácter federal, estatal o municipal de los
Siguiendo con el ejemplo de la Ley Orgánica del Municipio recursos utilizados;
Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público
prevé lo siguiente:
de los recursos federales y estatales, así como informes y
comprobantes de los mismos;
“Artículo 186. La entrega y recepción de la documentación
impresa y electrónica que contenga la situación que guarda VI Bis. El Estado que guarda el cumplimiento de obligaciones
la administración pública municipal se realizará el día en que fiscales, incluidas las de seguridad social, de carácter federal,
se instale el nuevo Ayuntamiento, en términos del presente estatal o municipal, según sea el caso;
título, cuyas disposiciones se desarrollarán mediante los VII. La plantilla y los expedientes del personal al servicio del
lineamientos que al efecto expida el Congreso del Estado. Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos
y demás información conducente;
Artículo 189. Una vez concluida la entrega y recepción, el
Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,
de la que deberán formar parte, al menos, el tesorero,
el director de obras públicas y el titular del órgano de
IX. La documentación relativa a los programas municipales
control interno municipal, que se encargará de analizar el
y proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado
expediente integrado con la documentación conducente,
que guarden los que estén en proceso de ejecución;
para formular un dictamen en un plazo de treinta días
X. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes naturales.
muebles e inmuebles de propiedad municipal;
El dictamen se someterá dentro de los quince días
X Bis. El inventario de los programas informáticos con que naturales siguientes al conocimiento y consideración
se cuenta y el respaldo electrónico de la información y de del Ayuntamiento, el cual podrá llamar a los servidores
las bases de datos;
públicos de la administración anterior, para que expresen
XI. La documentación relativa al estado que guardan los lo que a su interés convenga, respecto de las observaciones
que el dictamen contenga o para solicitar información
asuntos tratados por las Comisiones del Ayuntamiento;
o documentación complementaria. En todo caso, se
XI Bis. Los juicios en trámite, su estado procesal y el
concederá un plazo prudente para la respuesta, que no
pasivo contingente en cantidad líquida o numeraria que
será menor a setenta y dos horas, contadas a partir de la
representen;
notificación.
XI Ter. Los asuntos, contratos, convenios u obras pendientes
Artículo 190. Sometido a su consideración el dictamen, el
de atención o trámite, conforme al ejercicio de atribuciones
Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, en vía
del Ayuntamiento, Ediles y servidores públicos municipales;
de opinión.
y
El Ayuntamiento dentro de los quince días hábiles
XII. Toda la información que se estime relevante para
siguientes, remitirá copia del expediente de entrega y
garantizar la continuidad de la Administración Pública
recepción al Congreso del Estado para el efecto de revisión
Municipal.
de las cuentas públicas municipales.”
Artículo 188. El Síndico del Ayuntamiento entrante
levantará acta circunstanciada de la entrega y recepción, C o n s e c u e n c i a s o e f e c t o s d e l a r e v i s i ó n d e l
la cual deberá ser firmada por los que intervinieron y se i n f o r m e , e x p e d i e n t e s y p r u e b a s d o c u m e n t a l e s
proporcionará copia certificada a los integrantes del
y evidencias físicas de la entrega
Ayuntamiento saliente que participaron, así como al
representante del Congreso del Estado, en su caso.21
De la lectura de los artículos 186 a 190 de la Ley en
El Síndico del Ayuntamiento deberá remitir copia certificada comento, se infiere que la entrega – recepción es un acto
del acta de entrega y recepción al Órgano de Fiscalización
Superior.
VIII. La documentación relativa a convenios o contratos
que el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado,
con la Federación o con particulares;
21 El Acta circunstanciada acredita el cumplimiento de la obligación de las autoridades salientes para entregar de manera formal la Administración Municipal, pero no lleva consigo de manera tácita la aprobación
de su contenido, mismo que está sujeto, en todos los casos a una revisión y constatación de la veracidad y
existencia de pruebas documentales, testimoniales y físicas de lo que el informe y expedientes suscriben. De
ahí que los artículos de la Ley aquí transcrita realicen la previsión de un periodo de revisión y análisis
para proceder, en su caso a una aprobación o al levantamiento y requerimiento de observaciones preventivas,
correctivas y la presunción, en su caso, de irregularidades.
Un ejemplo de formato de Acta de entrega – recepción que da muestra de su carácter informativo y circunstanciado de hechos, declaraciones, reportes y demás elementos documentales que se registran en el informe de la
entrega recepción, se constata en el formato que establece la Legislatura del Estado de México a través de su
órgano de fiscalización, misma que puede consultarse en la siguiente dirección electrónica: http://www.osfem.
gob.mx/Vinculos/Ent-Rec/ACTA_E-R.pdf
25
informativo y parte de una rendición de cuentas que
aprueba, en primera instancia y que autoriza o sanciona el
Congreso del Estado, a través de u órgano de fiscalización.
26
constatado que no hayan sido producidas por causas
negligentes o incumplimiento de las normas vigentes
en la administración municipal, pero cuya situación
puede explicarse por motivos, previamente registrados y
En consecuencia, la responsabilidad de la veracidad, documentados como de fuerza mayor o causas no imputables
integridad y legalidad de los actos declarados y de su a la voluntad o acción de las autoridades y funcionarios
comprobación fehaciente, tanto documental como de municipales, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas
evidencia física, corresponde a las autoridades entrantes que hubieran dado fe de tales circunstancias.
y, por el periodo que determine la legislación en materia
de responsabilidades de los servidores públicos, para las Cuarto, que existan diferencias entre lo reportado y lo
autoridades salientes. De ahí que la misma Ley prevea la constatado que hayan sido producidas por omisiones, y
apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento
dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y de normas, transgresión de disposiciones legales y
demás elementos informativos y demostrativos que han reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera
sido recibidos de parte de las autoridades salientes.
ostensible irregularidades que no puedan justificarse por
causas de fuerza mayor, pero que no signifiquen o impliquen
Los supuestos que pueden ocurrir en este caso, derivan de daños al patrimonio municipal o que no representen
la revisión sustentada en los lineamientos de presentación, obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad
contenido, comprobación y documentación que establezca de la administración del municipio.
la legislatura del estado para la integración y presentación
de contenidos, expedientes, pre actas y actas del Informe Quinto, que las diferencias entre lo reportado y lo
de la Entrega y Recepción, y son los siguientes:
constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo,
error, omisión u otras causas imputables a los responsables
Primero, que el contenido de los informes, expedientes, de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma
y documentos probatorios coinciden a plenitud con las o pérdidas irreparables al patrimonio municipal y a la
evidencias físicas y la constatación en campo de los eficacia y/o eficiencia de la administración municipal,
reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales, o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas
fondos, valores, y bienes muebles e inmuebles que forman autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por
parte del patrimonio municipal, entre otros elementos de la los afectados.
Sexto que la información de la entrega no cumpla con las
Segundo, que existan diferencias entre lo reportado y lo especificaciones establecidas en las normas expedidas por
constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de el Congreso del Estado.
datos, presentación de pruebas o comprobación del estado
real que guardan los objetos de la observación, en cuyo Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero
caso, con una intervención apropiada de los funcionarios de la lista anterior, pueden ser requeridos a los propios
municipales responsables, pueden subsanarse y adicionarse funcionarios de la administración municipal saliente,
como solventadas en el reporte correspondiente.
por conducto de los titulares de las dependencias y
organismos que hayan tenido a su cargo la gestión de los
Tercero, que existan diferencias entre lo reportado y lo asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la
entrega, mismos que deberán atender los requerimientos
de solventación hasta su presentación y acreditación
satisfactoria.22
requerido el servidor público o sujeto obligado saliente y
proceda a su aclaración.
Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio
municipal, con la presunción de responsabilidades penales
directas, serán denunciados por parte del Síndico ante las
autoridades ministeriales de procuración de justicia del
estado.
Si el servidor público o sujeto obligado entrante considera
que no se aclaran dichas inconsistencias, la Contraloría o el
Órgano Interno de Control, procederá a
La Contraloría o el Órgano Interno de Control de que se
trate, una vez recibido el escrito que señale las probables
Los efectos que producen los supuestos cuarto, quinto
irregularidades detectadas en la verificación del acta de
y sexto, deberán ser registrados en una Acta especial de
Entrega-Recepción, citará dentro de los quince días hábiles
revisión, con el expediente que demuestre los hechos
siguientes, a los servidores públicos o sujetos obligados
identificados y su documentación respectiva, y presentados
entrantes y salientes, a efecto de solicitarles las aclaraciones
ante el nuevo ayuntamiento, mismo que, por medio del
pertinentes y que proporcionen la documentación
Síndico, deberá ser reportado al Congreso del Estado para
que, en su caso, resultare faltante, levantando un acta
que su órgano de fiscalización superior los analice y proceda
circunstanciada, dejando asentadas las manifestaciones
al establecimiento o deslinde de las responsabilidades que
que al respecto deseen rendir los servidores públicos sobre
corresponda.
las inconsistencias detectadas.
realizar las investigaciones a que haya lugar; y de resultar
que se constituye probable responsabilidad administrativa,
Algunas disposiciones estatales prevén que las tratándose de servidores públicos, se procederá conforme
observaciones e irregularidades detectadas en el informe de lo dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores del
entrega recepción, deban ser canalizadas al órgano interno Estado y de los Municipios, sin perjuicio de lo que señalen
de control del municipio, esto también es procedente, otros ordenamientos.
aunque dicho órgano, en el caso de haber deslindado Artículo 48.- Ningún servidor público, podrá dejar el
responsabilidades debe dar a conocer lo procedente al presupuesto sin llevar a cabo el acto de Entrega-Recepción
Ayuntamiento, en su carácter de máxima autoridad del correspondiente; para cuyo efecto, el superior jerárquico
Municipio. A continuación se ejemplifica el criterio anterior, o la autoridad competente deberá designar al sustituto o
con las disposiciones establecidas en la Ley para la Entrega encargado provisional en un plazo no mayor de quince días
Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y naturales, contados a partir de la fecha en que sea aceptada
Municipios de Durango.23
la renuncia, se notifique la baja o se lleve a cabo el cambio
“Artículo 47.- En caso de que el servidor público o sujeto
obligado entrante se percate de irregularidades en los
documentos y recursos recibidos, dentro de un término de
treinta días hábiles, contados a partir de la fecha del acto de
Entrega-Recepción, deberá hacerlas del conocimiento de la
Contraloría o el Órgano Interno de Control, a fin de que sea
del servidor público.
Artículo 49.- En caso de que algún servidor público no
cumpla con lo dispuesto en la presente Ley, la Contraloría o
el Órgano Interno de Control, según H. Congreso del Estado
de Durango 17 corresponda, llevará a cabo el procedimiento
respectivo para deslindar las responsabilidades en los
términos de la ley de la materia.”
22 Habrá que mencionar que los titulares de las dependencias pueden ser ratificados o nombrados por parte del
Presidente Municipal y/o por el Ayuntamiento, de lo cual deriva la pertinencia de no realizar nombramientos
hasta haber concluido la revisión de la entrega y, en su caso, la formulación de solventaciones a los casos
observados.
23 Ley para la Entrega Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y Municipios de Durango. Disponible en: http://www.congresodurango.gob.mx/Leyes/entrega.PDF
27
Finalmente, para documentar lo expuesto en este
apartado se sugiere consultar el facsimilar del Acta de la
entrega recepción de la administración municipal de San
Pedro, Garza García Nuevo León, publicada en: http://
www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/
m9/t4p4_acta.ent_recep.pdf la cual da muestra del acto
protocolario que deberá ser revisado de conformidad con
las previsiones antes señaladas.
Ejercicio
para el año uno
a efecto de que se habilite como responsable de la revisión
y verificación de los bienes municipales y elementos de la
hacienda y la administración municipal, o lo puede hacer
con el Tesorero que se encuentra en funciones?
7. ¿Puede el nuevo Presidente Municipal requerir al
Presidente Municipal saliente a que comparezca en las
siguientes sesiones de Cabildo para que resuelva las
posibles observaciones que se presenten en el proceso de
revisión del informe de entrega recepción?
8. ¿Cuál es el plazo en que las autoridades salientes deben
aportar información para subsanar observaciones derivadas
Resuelva el siguiente cuestionario relacionado con de la revisión del informe de entrega recepción?
situaciones reales que pueden presentarse en el proceso de
9. ¿Es válida la intervención de un notario público para
entrega recepción de la administración municipal.
acreditar que se ha efectuado la entrega recepción de la
Para tal efecto consulte el marco normativo que lo regula y administración municipal?
corresponda a su entidad federativa
10. ¿Se necesita la intervención de un funcionario del
congreso del estado o del poder ejecutivo de la entidad
Cuestionario:
para que el acto de entrega recepción sea válido?
1. ¿Cómo se resuelve la inasistencia del Presidente
Municipal electo al acto de entrega recepción?
Segundo ejercicio de aprendizaje:
Primer ejercicio de aprendizaje
28
2. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de alguno de los
Investigue en la WEB, bajo las palabras de búsqueda
nuevos miembros del cabildo al acto de toma de protesta
siguientes:
de su mandato?
• Observaciones al informe de entrega recepción
3. ¿La inasistencia de una minoría de los nuevos regidores
municipal
al acto de entrega recepción invalida el proceso de cambio
• Observaciones a la entrega recepción municipal
de autoridades?
4. ¿Cómo se resuelve la ausencia del Presidente Municipal
saliente a la sesión solemne de Cabildo en la que se efectúa
el cambio de autoridades municipales?
• Observaciones entrega municipio
• Problemas detectados entrega recepción municipal
• Irregularidades en la entrega recepción municipal
5. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de la mayoría
de los regidores del ayuntamiento saliente a la sesión
• Otros términos que localicen casos de controversias en
solemne de Cabildo en la que debe efectuarse el cambio de entrega recepción de los municipios
autoridades del municipio?
Determine:
6.¿Esobligatorio para las nuevas autoridadesmunicipales,
nombrar en la primera sesión de Cabildo un Nuevo Tesorero, ¿Cómo pueden subsanarse los asuntos que se reporten en
los casos identificados?
¿Cuál es la obligación de la autoridad municipal entrante
y cuáles son las responsabilidades de las autoridades
municipales salientes?
¿Ante cual instancia del estado puede recurrirse
para esclarecer o asignar las responsabilidades
correspondientes?
¿Cuáles son las afectaciones administrativas, penales o
civiles que asumen las nuevas autoridades municipales en
caso de no resolver las observaciones identificadas en la
entrega recepción?
29
AÑO DOS
INTRODUCCIÓN
En el segundo año de la administración municipal debe
consolidarse su organización y marco normativo y
procedimental que le permita actuar con eficacia, eficiencia
y seguridad jurídica en todos sus actos de gobierno y
gestión de provisiones y servicio público. En este apartado
del curso, se hace referencia a diversos instrumentos que
articulan un sistema de rendición de cuentas propio de la
administración municipal, el cual tendría que basarse en
una lógica simple pero efectiva de control: Primero, definir
los programas a desarrollar; segundo, normar su operación,
Aun y cuando los trabajos de entrega recepción se inician con reglas de estricto cumplimiento que aseguren sus
en el año tres del gobierno municipal, en el segundo año resultados; tercero, definir los procedimientos a desarrollar,
puede avanzarse en forma sustancial para generar una normalizarlos y apegarse a ellos al cien por ciento; cuarto,
disciplina de informes y de presentación de resultados que corregir cualquier desviación y quinto, consolidar resultados
facilitarán enormemente dichos trabajos.
y evaluarlos.
Durante el segundo año de la administración municipal
es recomendable que se completen y operen todos los
sistemas y normas de operación y administración de
los programas y recursos institucionales del Municipio,
así como los registros correspondientes al sistema de
contabilidad municipal, archivos, registros programáticos y
presupuestales y demás medios que sean requeridos para
el sistema de cuenta pública y presentación de informes del
estado que guarda la administración municipal.
30
En este sentido, este apartado se destina a formular
una serie de recomendaciones para que en el curso del
segundo año se acondicionen los sistemas de registro
de información y se cuente con un medio de acopio y
recapitulación documentada de la situación y los avances
de la administración municipal.
Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas
a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan
en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio
correspondientes.
Desde esa perspectiva, los distintos informes y medios de
registro de los avances de la administración municipal son
parte de la secuencia descrita, solamente que organizada y
ordenada por los informes de tipo técnico a los que obliga
la Ley.
Esos informes se esquematizan a continuación, incluyendo
de manera complementaria otros instrumentos de registro
y control que son útiles y aplicables, en su momento para
el proceso de entrega recepción.
INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS 24
Los temas se han organizado en textos breves que procuran
llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los Es la relación consolidada mensual o con otra periodicidad,
de los ingresos y egresos previstos en el presupuesto
aprobado por el ayuntamiento.
OBJETIVO
Sus conceptos se agregan en comparativos de partida
Identificar diversas medidas para preparar los registros de doble:
información y la documentación de la situación que guarda
la administración municipal, así como aquella relativa a sus
avances y resultados.
24 Ver Informe de Atotonilco de Tula,
2/000/000/032/357/Enero.pd
Hidalgo, publicado en:
http://ss1.webkreator.com.mx/4_
Ingresos
Egresos
Impuestos
Recursos propios
 Propiedad Inmobiliaria
 Predial
 Servicios personales
 Materiales y suministros
 Servicios generales
 Ayudas, subsidios, y
transferencias
 Obras
Derechos
 Servicios públicos
 Registros
 Licencias
Productos
 Arrendamientos
 Uso de piso
Aprovechamientos





Recargos
Multas administrativas
Donativos
Rezagos
Multas de tránsito
Participaciones Federales
 Participaciones del Fondo
de Operación
de Inversión
de Infraestructura Social
de
Fortalecimiento
Municipal
Fondo de Operación
 Servicios personales
 Materiales
suministros
 Servicios generales
 Ayudas, subsidios,
transferencias
y
y
Participaciones del Fondo
de Inversión




Servicios personales
Materiales
suministros
Servicios generales
Ayudas, subsidios,
transferencias
y
y
de
Infraestructura
Social




Materiales
suministros
Servicios generales
Ayudas, subsidios,
transferencias
y
y
de
Fortalecimiento
Municipal




Materiales
suministros
Servicios generales
Ayudas, subsidios,
transferencias
y
y
31
Informes
mensuales de
E s t a d o s F i n a n c i e ro s 25
En este informe se presenta un Balance de disponibilidad y obligaciones, reportado mediante las figuras de análisis
contable de Activos (disponibilidad financiera), Pasivos (Obligaciones financieras) y Patrimonio (Consolidación del valor
del Patrimonio municipal al momento del Balance). Por lo general incluye los siguientes elementos:
Activo
Pasivo
Circulante
Circulante (A corto Plazo)
 Fondos Fijos
 Bancos
 Inversiones en valores
 Cuentas por cobrar
 Deudores diversos
 Anticipos varios
 Anticipos de obra
 Depósitos otorgados en
garantía
 Ramos ajenos
 Proveedores
Patrimonio
Suma del valor total del
patrimonio municipal
A Largo Plazo
 Capital deuda
 Intereses
Fijo
Bienes Inmuebles
Bienes Muebles
C u e n t a Pú b l i c a A n u a l
32
En todos los años de la administración municipal, su
ayuntamiento tiene la revisar la cuenta pública que presenta
el Presidente municipal, relacionada con la información
contable, financiera, programática y presupuestal y demás
vinculada a las finanzas y el patrimonio municipal en sus
diferentes movimientos y en correspondencia con el Plan
Municipal de Desarrollo, sus programas de ejecución y los
programas operativos anuales con sus respectivos acuerdos
de aprobación y, en su caso, de modificación.
y aprobación de egresos, contratación y cumplimiento
de obligaciones de la deuda pública; administración,
ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos
financieros y bienes públicos; ejecución de obra pública; así
como diversas aplicaciones y rendimiento de los bienes del
patrimonio municipal y, en general, de los recursos públicos
que emplea el ayuntamiento para la ejecución de los
objetivos contenidos en los planes y programas aprobados,
de conformidad con las leyes y demás disposiciones en la
materia, en un periodo determinado.
De conformidad con las leyes orgánicas municipales, la
De manera sumaria y convencional se reconoce que la cuenta pública se presenta, primero ante la Comisión de
cuenta pública municipal es el documento en el cual se Hacienda Municipal, ahí se revisa y, en caso de no tener
puede observar el estado de ingreso, gasto, destino y observaciones, se aprueba por parte del Síndico municipal,
programas financiados con sus respectivos avances, por quien preside dicha Comisión. Enseguida, se presenta ante
Cabildo para que proceda a su sanción y aprobación. Una
parte del ayuntamiento.
vez aprobada el Cabildo ordena su envío al H. Congreso del
La cuenta pública es el reflejo de la gestión financiera del Estado, para que sea revisada por el órgano de fiscalización
ayuntamiento, bajo la conducción del Presidente Municipal superior de dicha soberanía.
y representa la actividad relacionada directamente con el
Los elementos que integran la cuenta pública son los
ejercicio presupuestal; captación de ingresos; programación
siguientes:
25 Ver informes Financieros consolidados del Municipio de Veracruz, en: http://www.veracruz-puerto.gob.mx/tesoreria/pdf/EF_octubre2008.pdf
• Periodo que cubre la cuenta pública
al Ayuntamiento un informe sobre el estado que guarda la
administración pública municipal. Dicho acto se realizará
• Balance General o Estado de Situación Financiera.
en Sesión pública y solemne de Cabildo.”31
• Estado de Ingresos y Egresos.
Con lo cual se entiende dicha responsabilidad es ineludible
26
• Estado de Flujo de Efectivo.
y constituye al mismo tiempo una de las obligaciones de
este representante popular.
• Estado de Variaciones en el Patrimonio.27
• Notas a los Estados Financieros.
Al constituir un informe detallado, es necesario articular
un esquema que asegure su adecuada cobertura y, sobre
• Estado del Ejercicio del Presupuesto.28
todo que logre dar detalle de la “situación que guarda
29
• Estados Programáticos.
la administración municipal”, entendida esta como una
organización en activo, es decir, con un conjunto de
• Estado de Deuda Pública.30
atribuciones, responsabilidades, obligaciones, funciones,
•Los estados analíticos e información general que permita
planes, programas, proyectos y acciones que encamina
el análisis de
al logro de los cometidos de un gobierno municipal, bajo
• resultados, que incluyan los datos económicos.
los principios de legalidad, acción pública planificada,
• Consolidación de la información presentada al órgano observancia de los fines del gobierno democrático y
republicano, como valores constitucionales y, sobre todo, en
fiscalizador mensual o trimestralmente
términos de justicia social y la generación de oportunidades
Informe de Gobierno Municipal
adecuadas para el desarrollo integral y armónico de sus
habitantes.
El informe de gobierno se identifica con el acto en el que
El informe se presenta ante el Cabildo y es a esta instancia
el presidente municipal rinde ante el cabildo en sesión
a la que corresponde su recepción, análisis y, en su caso,
pública un reporte anual y detallado del estado que guarda
aprobación, pudiendo requerir al propio Presidente o a los
la administración pública.
funcionarios titulares de las dependencias y organismos
Según la Ley del Municipio Libre del Estado de Veracruz, municipales su comparecencia para que aclaren cualquier
y para ilustrar lo anterior, “Durante el mes de diciembre, punto que, a juicio del Cabildo deba efectuarse, de tal
el Presidente Municipal deberá rendir a los ciudadanos y manera que el informe quede solventado en los mejores
26 Ejemplo de estado de flujo de efectivo, del H. Ayuntamiento de Comitán de Domínguez, Chiapas. Publicado
en: http://www.comitan.gob.mx/content/view/219/50/
27 “Estado de Variaciones en el Patrimonio: El patrimonio del municipio se compone de los bienes que son de
su propiedad, de los que adquiera conforme a la ley, del producto de las contribuciones decretadas por el
Congreso del Estado, de los vacantes y mostrencos que estén en su territorio, de los créditos que obtenga a
su favor, de los subsidios y de las participaciones en el rendimiento de las contribuciones federales y estatales que deba percibir de acuerdo a la ley.” Definición transcrita del Portal del H. Ayuntamiento de Nanacamilpa de Mariano Arista, Tlaxcala SECCION: Transparencia.- Balance General y Estados financieros. Disponible
en la siguiente dirección electrónica: http://www.nanacamilpa.gob.mx/wb/Tlaxcala/nanacamilpa_balances
28 Ver ejemplo de Estado de resultados de presupuesto del Municipio de Motul, Yucatán, disponible en: http://
www.motul.gob.mx/pdfs/SUBCIDIO_JULIO.pdf
29 Ver ejemplo del Estado del Gasto presupuestal programático del Municipio de Guanajuato, Guanajuato, en:
http://www.guanajuatocapital.gob.mx/uai/presasi.pdf
30 Ver ejemplo del Estado detallado de la Deuda Pública Municipal, en Documento expedido por la Secretaría de
Finanzas del Estado de Oaxaca, con dicha información, disponible en: http://www.finanzasoaxaca.gob.mx/pdf/
contabilidad/cuenta_publica/2010/jul-ago/6_POLITICA_DEUDA_PUBLICA_CUENTA_2010.pdf
31 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz, disponible en: http://portal.
veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/TANTIMA/DOCUMENTOS/MARCOLEGAL/LEY_ORGANICA.PDF
33
términos de una demostración objetiva del trabajo de la
Inventario
de bienes inmuebles del municipio
Este instrumento está integrado por un registro de
Al constituir una atribución del presidente municipal y al los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio
mismo tiempo una obligación en el cumplimiento de los municipal. Su integración está organizada por fichas
deberes de su cargo, no existe una norma legal o directriz técnicas que corresponden a los datos legales de tipo
que indique el contenido de los informes municipales ni registral, ubicación física – domiciliaria, valor catastral (de
que regule la manera que asume su formato.
ser posible, también es recomendable reportar su valor
Por consiguiente, podrían establecerse diversas pautas para comercial), origen de la apropiación a favor del municipio,
y tipo de asignación o usufructo, usuarios, arrendatarios, o
su integración.
beneficiarios, y especificaciones técnicas, reporte de estado
Primera pauta: Sustentar el informe en los objetivos,
y aprovechamiento y licencia de uso del bien relacionado.
estrategias, programas y acciones establecidas en el Plan
El inventario está directamente relacionado con un conjunto
Municipal de Desarrollo.
de responsabilidades fiscales, jurídica y administrativas de
Segunda Pauta: Sustentar el informe a partir del Programa
sus usufructuarios, por lo cual es exigible el cumplimento
Operativo Anual y sus acciones específicas
de diversas obligaciones, mismas que pueden ser objeto de
Tercera Pauta: Una descripción de los compromisos revisión, y, en su caso de sanción. El Patrimonio municipal
sectoriales de la administración municipal, cuyo eje tiene que administrarse en términos de la legislación de
sería presentar el trabajo y resultados de cada una de las bienes patrimoniales, por lo cual es de vital importancia
dependencias y organismos municipales, según sus propias mantener actualizado y en constante supervisión su
especialidades.
aprovechamiento.
34
Cuarta Pauta: Una descripción que divida en dos grandes
segmentos: 1) el avance de la administración municipal,
con un reporte de todos los avances programáticos y
presupuestarios, en reportes semejantes a los que se
presentan en la cuenta pública, y 2) el reporte descriptivo
y cuantitativo de resultados de programas establecidos y
aprobados por el ayuntamiento.
Inventario
de bienes muebles
Este inventario establece el registro, de bienes, características y
datos de su uso y valor, ubicación, adjudicación y responsiva de los
bienes muebles propios de la administración municipal de todas y
cada una de sus unidades administrativas y sus espacios físicos.
Forman parte del inventario de bienes municipales, mediante
Quinta Pauta. Una combinación de las modalidades
descripciones que refieran marca, modelo, serie, orden de compra,
anteriores.
valor de adquisición, proveedor, uso, etc., los siguientes:
Para efectos de una visión técnica y de las implicaciones de
Muebles de oficina
organización, acopio de información, integración de datos
útiles y de una adecuada racionalidad en la elaboración de Máquinas y equipos de oficina
los informes de gobierno municipal, puede consultarse le Equipos de radio e instrumentos musicales.
Guía para la Elaboración del Primer Informe de Gobierno
Libros, registrados por materia o tema, título, editorial, valor de
Municipal de los Municipios del Estado de Guerrero32
adquisición, año de impresión, proveedor.
Vehículos
32 Coordinación General de Fortalecimiento Municipal del Estado de Guerrero. Guía para la elaboración y presentación del Primer Informe de Gobierno Municipal 2009, publicada en : http://www.guerrero.gob.mx/pics/art/
articles/10623/file.informe2009.pdf
Maquinaria pesada: tipo de vehículo o maquinaria, marca,
modelo, color, año de fabricación, número de motor,
número de chasis, número de inscripción de registros, placa
patente, avalúo fiscal, etc.
Máquinas y herramientas: descripción, marca, modelo,
serie, proveedor, valor de adquisición, etc.
Materiales y otros: existencia física de bienes de consumo,
tales como alimentos, vestuario, calzado, materiales y
útiles de aseo, materiales para operación y mantenimiento,
etc. Este tipo de bienes se registra en Almacén o Bodega,
en las respectivas tarjetas de existencia.
Relación
de baja.
y r e g i s t ro d e
Actas
de bienes dados
Constituye un inventario de los bienes del patrimonio
municipal que han sido dados de baja por diversos motivos
justificados y formalizados en cumplimiento de la legislación
del patrimonio inmobiliario y sus procedimientos, de
tal manera que se han desincorporado de los activos
y contabilidad de bienes del municipio con los efectos
correspondientes.
P a d ró n
de resguardo de bienes
Constituye el registro en una relación de los bienes muebles
existentes en el municipio y de las personas a las que han
sido asignados para su uso y aprovechamiento funcional;
el resguardo constituye la asignación formal del bien de
uso, bajo la propia responsabilidad del usuario en todos los
efectos legales de cuidado, aseguramiento y buen empleo
durante el tiempo que lo emplee y dentro de las oficinas o
lugar de trabajo que tenga asignado.
Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro
de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos
obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable
en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre,
domicilio y datos personales del contribuyente; actividad
que genera la obligación fiscal; servicio contratado que le
obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifas
o consumos aplicables de conformidad a la actividad y
base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,
estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros y
devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite de
déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos
coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentos
aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.
Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del
Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y
relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio,
las actas generadas por el cabildo saliente; las actas
generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas
del municipio que se conservan como parte de un acervo
propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no
haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.
Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las
dependencias de la administración municipal. Cada archivo
de dependencia debe tener por lo menos los siguientes
acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,
con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de
los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos
que generan obligaciones de índole diversa o recuperación
de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones
diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;
entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo
de la administración que entrega, con Minutas, registros
clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,
vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,
con los datos y documentos clasificados de los asuntos
concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo
electrónico de documentos generados por la dependencia
municipal que corresponda, organizado de conformidad
con la norma que para tal efecto haya aprobado el
ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que
deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo
la autoridad saliente.33
33 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:
http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf
35
Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento.
Este expediente contiene todos los datos de cada uno de
los trabajadores y funcionarios que tengan una relación
laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede
variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo
los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario;
nombramiento expedido; copia de documentos oficiales
(Acta de Nacimiento o certificado de naturalización;
registro federal de contribuyente; en su caso, cédula
profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en
el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro
de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral;
entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad
social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos
o nombramientos en el municipio, fecha de separación,
fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes
de certificados de salud; constancias de incapacidades
médicas; constancias de capacitación; actas administrativas
por incidencias laborales; actas administrativas de registro
de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera.
36
Relación de documentación oficial de servicios y registros
públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la
colección de sellos municipales y los recibos de tesorería
municipal, se trata de una compilación de todos los
formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de
solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias,
autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de
inspección y verificación administrativa, aclaraciones,
quejas y demás documentos empleados en la gestión de
servicios y registros municipales, como el de fierros o el de
tablajeros.
Ejercicio
para el año dos
1. Ejercicio de aprendizaje:
Analice el tipo de información que debe generarse para
dar cumplimiento a la rendición de cuentas, informes
de gobierno y registro de información en materia del
patrimonio municipal que debe integrar la autoridad
municipal y resuelva el cuestionario siguiente:
Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de
1. ¿Cuáles son las diferencias que existen entre el Estado
Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen
de cuenta de Ingresos y Egresos del Municipio y el Estado
institucional que se manejó durante el periodo que cubre
del balance financiero de la administración municipal?
la entrega, de tal manera que se disponga de referencias
2. ¿Cuál es la diferencia entre el Estado de avance
técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como
parte de los documentos formalmente reconocidos por el programático y el Estado del ejercicio presupuestal?
ayuntamiento y sus dependencias y organismos.
3. ¿Cómo respaldan los distintos informes financieros del
Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos municipio el informe anual del Presidente Municipal?
elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones
4. ¿Cuál es la importancia de la información reportada en
en los distintos documentos que respaldan los diversos
actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus los inventarios municipales en materias de la rendición
de cuentas a que están obligadas las autoridades
dependencias y organismos.
municipales?
Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería
5. ¿Cómo dividiría las partes de un Informe de Gobierno
municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas
impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo Municipal atendiendo las distintas pautas señaladas en el
que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones material de este curso?
en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio
hacendario municipal.
A saber:
• Sustentar el informe en los objetivos, estrategias,
programas y acciones establecidas en el Plan Municipal de
Desarrollo.
• Sustentar el informe a partir del Programa Operativo
Anual y sus acciones específicas.
• Descripción de los compromisos sectoriales de la
administración municipal, cuyo eje sería presentar el trabajo
y resultados de cada una de las dependencias y organismos
municipales, según sus propias especialidades.
• Descripción que divida en dos grandes segmentos: 1)
el avance de la administración municipal, con un reporte
de todos los avances programáticos y presupuestarios, en
reportes semejantes a los que se presentan en la cuenta
pública, y 2) el reporte descriptivo y cuantitativo de
resultados de programas establecidos y aprobados por el
ayuntamiento.
• Una combinación de las modalidades anteriores.
37
A ño
tres
Pr i m e r a
f a s e d e l p ro c e s o :
Antes
del cambio
de autoridades
Según de observa en el mapa temático del presente curso,
existen dos momentos o fases del proceso de la entrega
El último año de la administración municipal convierte a recepción. El primero corresponde ejecutarlo en su totalidad
las autoridades que están en funciones en los depositarios a la autoridad municipal que concluye su periodo, para lo
de la responsabilidad de entregar la administración a otro cual organiza a sus funcionarios y dispone el estudio de
ayuntamiento. El ciclo, con esta encomienda se vuelve a la norma que regula dicho proceso, y se identifica con los
iniciar, por lo que en este apartado, se tratan los aspectos preparativos para la entrega, con la suficiente antelación al
más técnicos de la entrega recepción, es decir, la integración acto protocolario que la formaliza.
del informe y la integración de su contenido; trabajo en el
En la actualidad, la información que debe inscribirse en el
que deben participar la mayor parte de los funcionarios
reporte de entrega, debe ser generada por cada una de las
municipales y las autoridades con atribuciones en materia
dependencias del municipio, por lo que es difícil que un
de rendición de cuentas.
grupo reducido de funcionarios pudieran tener la cobertura
Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas de compilación de datos, análisis, e interpretación para los
a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan efectos de redactar las partes descriptivas del informe y
en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio para llenar con precisión los formatos establecidos.
correspondientes.
38
La segunda fase, se ejecuta durante el proceso de
Los temas se han organizado en textos breves que procuran entrega a las nuevas autoridades y compromete a los
llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los equipos participantes por comisiones, tanto del nuevo
ayuntamiento, como del que deja el mando.
Esta precisión de dos vías es indispensable y útil, ya que
de alguna manera la responsabilidad se divide, pero al final
se comparte, ya que de una adecuada demostración de la
Examinar los aspectos organizativos y técnicos que deben realidad municipal y de los datos que la sustentan, depende
realizarse en el tercer año de gobierno para ordenar, un adecuado ejercicio de asunción del poder público y el
sistematizar e integrar la información que debe presentarse inicio de una buena base de planeación, al identificar, las
en el informe de entrega recepción para las nuevas nuevas autoridades, los pormenores acerca de la capacidad
autoridades.
institucional que reciben para su gobierno.
Objetivos
Proveer al lector una pauta de análisis, a partir de un
modelo de gestión institucional para proceder a organizar o r g a n i z a c i ó n p a r a l a
los trabajos de la entrega.
entrega
de
la
En reconocimiento de estas dos grandes fases, pueden
organizarse los trabajos de preparación preliminar de la
entrega y la planeación del acto protocolario en el momento
del cambio de autoridades, para lo cual se pueden prever
las siguientes etapas:
1a. Etapa de la Fase 1: Planeación de los trabajos de
entrega - recepción.
proceso de la entrega recepción, más allá que el simple
ejercicio contable y de corte financiero y administrativo,
para reconocer que la gestión del próximo gobierno
dependerá en una importante medida de la información
que encuentre debidamente sistematizada y de la guía que
en el fondo significa el informe de la entrega.
Participan en las actividades de esta etapa: Presidente
municipal, Comisión de Hacienda, Secretario y Tesorero Previsión de información necesaria; que puede ser:
Municipal y Funcionarios designados de las dependencias
y organismos municipales.
En materia de leyes, reglamentos y disposiciones
administrativas vigentes. Cuadros básicos de legislación y
Revisión e interpretación de la normatividad vigente emitida reglamentación por área o especialidad de la administración
por parte de la Contaduría de glosa de la Legislatura del municipal.
Estado. De conformidad con el marco jurídico que regula el
ejercicio de planes, programas, presupuesto, contabilidad En materia de ingresos, los catálogos de ingresos y las
y movimientos y registros financieros del municipio, la cuentas de concentración de flujos y fondos en los que son
autoridad municipal ya tiene una práctica en la integración aplicados.
de la cuenta pública y los reportes del estado de resultados
de las finanzas municipales, lo cual aventaja los aspectos En materia del ejercicio presupuestal. La documentación
de tipo contable y programático presupuestal que se aprobatoria, los registros y asientos contables de su ejercicio
incluyen en el reporte. Por lo que respecta a los demás y las autorizaciones correspondientes a las modificaciones
conceptos que deben incluirse en el informe, es necesario efectuadas al mismo.
identificar y estudiar su marco legal, reglamentario y de En materia de fondos y valores, el estado de cuenta
normas administrativas y técnicas que los regula, esto del numerario existente en cuentas bancarias, títulos
para no omitir aspectos de forma en la manera de registrar de e instrumentos de depósito y de inversión, que el
o reportar su desempeño y de fondo, en cuanto a la ayuntamiento haya dispuesto y aprobado para el manejo
observancia de responsabilidades que contrae la autoridad de los recursos de la hacienda municipal.
durante su gestión. Se entiende que prácticamente todos
los elementos previstos en las guías y lineamientos de la En inventarios de bienes muebles e inmuebles, con los
entrega, tienen un marco normativo específico.
registros, levantamiento físico y resguardos actualizados
En lo concerniente a programas procedentes del estado y la
federación, deberá analizarse el marco normativo vinculado
a los reportes de avance programático y presupuestal, así
como a las modalidades y contenidos de los informes que
son requeridos durante y al término de su operación.
En materia de documentos contables y financieros, en
sus bases de registro manual y electrónico, debidamente
comprobado y resguardado, con base en el sistema de
contabilidad aprobado por el cabildo.
En materia de títulos de propiedad, facturas y certificaciones,
Determinación de las necesidades de capacitación e que acrediten de manera fehaciente la legalidad, vigencia y
información para el desarrollo de trabajos de la entrega apropiación legítima del patrimonio municipal y de todos
– recepción. En este sentido, es de suma utilidad recibir sus componentes, así como las autorizaciones sobre el
la asesoría o la capacitación debida para comprender el usufructo de dichos bienes.
39
En materia de contratos y licitaciones. Documentados con datos, informes y reportes que constituyan insumos para el
sus títulos originales y las copias acreditadas ante autoridad informe de la entrega recepción.
competente que les confiere su valor y legitimidad.
Elaboración del Plan de recopilación, sistematización,
En materia de registro público de la propiedad municipal. registro y validación de información. El Presidente
Inscripciones, constancias, cartas de no adeudo y demás Municipal, con la asistencia técnica del Tesorero y la
elementos probatorios de los destinos y aplicaciones de los intervención del Síndico, establecerán las estrategias para la
bienes municipales, en sus modalidades de uso común y recopilación de información, definiendo el proceso general
de uso privado del municipio, así como los adscritos a la y el método de recopilación, sistematización y validación
operación de servicios públicos.
de la información que sea requerida a todas y cada una de
las áreas; asimismo, establecerán las comisiones necesarias
En materia de expedientes de obras y servicios públicos, la para que los funcionarios del municipio se habiliten en esa
documentación formal y técnica que deberá formar parte tarea y determinará el calendario de ejecución del proceso
del expediente único de cada obra.
y las fechas de entrega de resultados. La planeación se
En materia de personal, los expedientes de los servidores acompaña de las previsiones propias de la comunicación
públicos, las nóminas base y actualizable por quincena oficial de las comisiones asignadas, la capacitación
y mes, los convenios de seguridad social, catálogos de prevista para el caso y la atención y resolución de dudas
puestos, hojas de servicio, nombramientos y demás y observaciones que se presenten por parte de los
componentes en materia de acreditación de las relaciones responsables de los levantamientos de información.
laborales vigentes en el municipio.
Organización
40
En materia de planes y programas y estado de avance de
proyectos y acciones. Documentados en el orden previsto
en el Plan Municipal de Desarrollo, las modificaciones
del mismo, los programas expedidos y publicados, y
los Programas Operativos Anuales con sus respectivas
adecuaciones y acuerdos modificatorios.
e integración del equipo de
trabajo
Según lo que señala el material del año cero de este curso,
en los trabajos de integración del informe de la entrega
recepción, participan tanto autoridades como funcionarios
municipales, por lo cual es necesario integrar un buen
equipo que puede sustentarse en un Comité de entrega
Previsión y acuerdo en Cabildo de las normas
- recepción de la administración municipal, mismo que
generales para el desarrollo de los trabajos de entrega
tendrá las responsabilidades centrales del proceso.
– recepción. Fundamentación de los trabajos de la
entrega recepción mediante los acuerdos de Cabildo que Participantes en estas Actividades: Comité de entrega
instruyen, ordenan y establecen normas para su realización - recepción de la administración municipal, regidores y
y cumplimiento en los términos de los lineamientos funcionarios municipales
aplicables.
Actividades programables
Asignación de responsabilidades de autoridades y
• Integración del Comité de entrega - recepción de la
funcionarios en el proceso. Relación de Oficios, Circulares
y órdenes específicas que por escrito se hayan girado para administración. La viabilidad de estos comités ha sido
asignar funciones y responsabilidades en la recopilación, probada, en la medida que permite tener una amplia
sistematización registro, validación y presentación de cobertura y un grado mayor de detalle en la información
y datos que se reportan, al mismo tiempo que permite
que los funcionarios municipales continúen con la gestión
de sus asuntos. De otra manera, el Tesorero Municipal, el
Oficial Mayor y el Secretario del Ayuntamiento tendrían
una sobrecarga de trabajo por la atención dedicada al
proceso.34
que apruebe el Presidente municipal, el Contralor es el
funcionario que encabeza los grupos técnicos y revisa la
integración de información y expedientes. En los aspectos
hacendarios, este trabajo lo hace en coordinación con el
Tesorero municipal.
Tesorero municipal, quien tendrá las funciones de carácter
ElComitédeentregarecepcióndelaadministración técnico necesarias para dirigir los trabajos de acopio de
información y preparación de inventarios, comprobaciones,
municipal, puede integrarse de la manera siguiente:
validación de documentos de propiedad, acreditación,
Presidente municipal, quien lo encabeza y dirige
contables, financieros, fiscales, presupuestales y
programáticos que genere tanto la tesorería municipal,
Síndico Primero o único, que fungirá como procurador
como las dependencias entidades de la administración
y contralor de la legalidad de los trabajos de entrega central y descentralizada del municipio. El tesorero
recepción y coordinador de la Comisión de Hacienda en los
municipal asume el carácter de Secretario o vocal técnico
efectos de integración, revisión y validación de informes
del Comité de referencia.
contables, financieros y del patrimonio municipal y sus
respectivos inventarios.
Delimitación de responsabilidades del comité, autoridades
Secretario del Ayuntamiento, que tendrá por cometido
coordinar los trabajos de entrega -recepción entre las
diferentes dependencias y entidades de la administración
municipal, transmitiendo y aclarando la normatividad de
carácter legal para tal efecto y aquella que se acuerde por
parte del propio ayuntamiento. Es importante destacar
que el propio Secretario asumirá trabajos de acopio de
información, coordinación y seguimiento de los asuntos
de su propia área y del ayuntamiento, en especial aquellos
que deban ser presentados por parte de los Directores de
Organismos y entidades descentralizadas del municipio, las
que deberán participar en el proceso de entrega - recepción
aunque sus titulares no deban necesariamente cambiar o
dejar sus cargos ante el relevo de autoridades municipales.
Contralor Municipal35, con la responsabilidad de coordinar
los trabajos de tipo técnico y la vigilancia del cumplimiento
del proceso. En cierta medida, y de acuerdo con los términos
y funcionarios municipales, con las respectivas ordenes de
trabajo con base en la clasificación de rubros de análisis y las
respectivas competencias de los diferentes participantes.
Fijar el trabajo con base en un calendario de actividades y
fechas límite de entrega de informes.
Clasificación de las grandes áreas de responsabilidad
y análisis que comprenderá el documento de entrega
- recepción, mismas que corresponden a las divisiones
funcionales que presenta la administración municipal.
Representa también una especie de lista de verificación,
acerca de los apartados que tendrá el Informe Final. En
este caso, es importante mencionar que en cada municipio,
la definición de rubros o apartados que deberá contener el
documento capitular de la entrega recepción, depende en
estricto sentido de los lineamientos, guías, reglamentos
34 Una relación detallada de las actividades que deben realizar distintos funcionarios de la administración
municipal en los momentos preparativos de la entrega recepción puede encontrarse en la
Guía Técnica para la
Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congreso
del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.
pdf
35 Para tener una mejor idea acerca de las funciones de una Contraloría Municipal, puede consultarse la Guía
para la entrega recepción del municipio de León, Guanajuato, publicada en: http://www.leon.gob.mx/gobierno/
direcciones/contraloria/guia_entrega_recepcion.pdf
41
u otro documento normativo que expida el congreso del (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión
estado y/o su órgano de fiscalización superior.
correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de
todas las dependencias municipales)
A continuación se da un ejemplo de clasificación de estas
áreas:
•Inventario de adecuaciones a Bandos de policía y buen
gobierno, Reglamentos Municipales y Disposiciones
Rubros patrimoniales, contables y financieros: administrativas
(Responsables: Presidente municipal, Tesorero y Síndico)
•Patrimonio documental y archivos del municipio
• Presupuesto y contabilidad municipal
Rubros de la aplicación de planes y programas de desarrollo
• Ingresos municipales (incluye fondos y valores>)
• Recursos humanos
• Inventario de recursos materiales
• Inventario de Mobiliario y equipo
• Inventario de inmuebles
Rubros de obras y servicios públicos: (Responsables:
Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente,
Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de
obras y servicios públicos)
• Obras públicas (concluidas, en proceso y programadas)
42
•Expedientestécnicosdeserviciospúblicos(equipamiento,
mobiliario, equipo, insumos, información técnica,
etcétera)
del municipio (Responsables: Presidente municipal, regidor
de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero,
funcionarios de todas las dependencias municipales)
•Reportesdeavancesdemetasyobjetivosdelosprogramas
de cada dependencia y sector de la administración
municipal
Rubros de programas especiales del ayuntamiento
(Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión
correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de
todas las dependencias municipales)
•Seguridad pública
•Asistencia social
•Desarrollo comunitario
• Padrones de usuarios
•Desarrollo económico
• Convenios de colaboración administrativa
•Turismo
• Concesiones
•Educación, recreación y cultura
• Contratos y licitaciones de proveedores y prestadores de
servicios
Rubros del patrimonio cultural (Responsables: Presidente
municipal, regidor de la comisión correspondiente,
Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de
Educación, recreación, cultura y deportes)
•Protección al ambiente
•Otros
Rubros de programas derivados de la coordinación con
el Estado (Responsables: Presidente municipal, regidor
funcionarios con áreas afines al programa de procedencia)
• Bienes patrimoniales del municipio con valor social y
•Programas de inversión estatal
cultural
Rubros de programas derivados de la coordinación con la
Rubros de la normatividad municipal vigente y archivos Federación (Responsables: Presidente municipal, regidor
•Programas de inversión federal
Rubros de programas derivados de la coordinación con otros
municipios (Responsables: Presidente municipal, regidor
•Programas y acciones de cooperación
Todo lo anterior, podría considerarse como un esquema
de organización de la información, en realidad habrá que
atender los lineamientos y guías emitidas por el Congreso
del estado y/o su órgano de fiscalización superior, donde
se establecen las instrucciones definitivas para integrar el
contenido de la entrega recepción. Como muestra de esta
definición formal, puede consultarse el contenido que prevé
el modelo de Acta circunstanciada de entrega recepción,
establecida en la Guía Técnica para la Entrega Recepción
Municipal del Estado de Puebla37., misma que divide el
total de la información en siete grandes apartados:
Rubros de la operación del sector descentralizado de
la administración municipal (Responsables: Presidente
municipal, regidor de la comisión correspondiente, Situación Programática de la administración municipal;
Secretario,
Tesorero,
funcionarios
del
sector Descripción de la estructura orgánica de la administración
correspondiente, y titulares de los órganos de gobierno y municipal;
dirección de los organismos y entidades de la administración
descentralizada del municipio)
• Situación presupuestal;
•Informes patrimoniales, contables y financieros
• Situación financiera;
•Informes programáticos presupuestales
• Recursos financieros;
•Informes de avance en el cumplimiento de metas y
objetivos
• Recursos materiales;
En todos los casos anteriores, es necesario considerar
un rubro adicional de Observaciones recomendaciones
y sugerencias que se retoma de una práctica que se
viene desarrollando en otras entidades federativas: “ La
experiencia acumulada por cada uno de los integrantes
del ayuntamiento y de las dependencias, entidades y
organismos que conforman la administración pública
municipal, durante los tres años de gestión, deberá quedar
plasmada en un documento que contenga las principales
observaciones, recomendaciones y sugerencias en forma
clara y objetiva, para que los sucesores correspondientes
cuenten con una información valiosa que les permita
retomar las acciones de gobierno y administración
procurando la continuidad del esfuerzo realizado por los
servidores públicos municipales salientes.” 36
• Asuntos en trámite;
• Recursos humanos; y
Pr e p a r a c i ó n
de la información.
En todos los casos la información que se presente debe
considerar que se hayan cumplimentado los siguientes
requisitos:
•La referenciaal actadecabildo,fundamento, autorización,
acuerdo u otro acto por el cual el ayuntamiento haya
dispuesto u ordenado la atención de un asunto, trámite
o gestión sobre procedimientos, recursos, obras, servicios,
etcétera.
36 Normatividad para la entrega - recepción de la administración municipal Ed. Gobierno del Estado de México.
H. Poder Legislativo. Toluca, México. 1993. Pág. 17.
37 Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado
de Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Págs. 51 a 57. Publicada en http://www.ofspuebla.
gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf
43
• La referencia a las obligaciones, derechos y compromisos 1a. Etapa de la Fase 2. Designación de los responsables que
de la administración municipal en Convenios, concesiones, intervienen en el acto de entrega recepción.
contratos y demás actos de derecho que hayan suscrito sus
En esta etapa, el presidente municipal saliente y el nuevo
autoridades y funcionarios.
presidente, designan cada quien, a un representante que
• La cumplimentación de los requisitos fiscales y tendrá la responsabilidad de signar en los diferentes reportes
protocolarios legales de todos los documentos probatorios, y expedientes del informe al que haga referencia el Acta
facturas, títulos de propiedad, contratos, concesiones, circunstanciada que formaliza el acto de entrega recepción.
licencias, etcétera.
En el entendido que se realizarán todas las observaciones
• Las autorizaciones necesarias expedidas por la Legislatura necesarias para dar satisfacción plena a la veracidad del
del estado en actos de enajenación, contratación de contenido de los reportes, documentos y verificaciones
empréstitos, concesiones, contratación de obras, etcétera, físicas, de tal manera que se subsanen las omisiones de
que den razón de la legalidad de los actos que se estén información o se establezcan las observaciones pertinentes,
que deban requerirse por los medios legales establecidos.
informando.
• La integración de cuentas documentadas, con los
requisitos probatorios en facturas, comprobantes y demás
formulas legales que permitan demostrar y, en su caso
aclarar, la transparencia en la gestión de los diferentes actos
administrativos del ayuntamiento y sus dependencias.
44
Por lo general, el funcionario que es designado por el
Presidente Municipal saliente es el Tesorero Municipal,
ya que es él quien ha sistematizado la información
más relevante que consolida el estado de resultados
programáticos y financieros de la administración del
municipio.
• Las aprobaciones correspondientes a los actos de revisión
de la cuenta pública municipal emitidas por la Contaduría
Por parte del muevo presidente municipal, puede designar
de Glosa de la Legislatura estatal.
a un representante, mismo que deberá acreditar con
• Las certificaciones de procedencia del Presidente la instrucción que en la sesión de entrega recepción se
Municipal, Síndico, Secretario y Tesorero de los inventarios realice, debiendo hacerse constar dicha representación
anuales de bienes muebles e inmuebles en cumplimiento y la aceptación del nombrado, en el acta de cabildo
de la Ley orgánica del municipio libre.
correspondiente.
Con la verificación de estos atributos informativos,
el Comité de entrega recepción de la administración
municipal asistido por las demás autoridades y funcionarios
municipales se darán a la tarea de integrar los expedientes
de la entrega - recepción en el orden que se determine en
los formatos oficiales de la Contaduría mayor establecidos
para dicho efecto.
Las obligaciones del representante del ayuntamiento
saliente son de carácter administrativo y no suplen las
que de suyo poseen las autoridades del cabildo o las que
tengan los funcionarios municipales responsables de los
distintos despachos de la administración municipal y sus
asuntos. En todo caso se le atribuye la responsabilidad de
conducir los trabajos de revisión, aportar los elementos
Segunda fase del proceso: En el cambio de autoridades informativos complementarios, instruyendo para tal efecto
municipales (trabajos de análisis, verificación y validación a los funcionarios municipales que corresponda, así como
la validación conjunta con el representante del nuevo
del informe de la entrega recepción)
ayuntamiento de la información general y específica del
informe de la entrega recepción.
En el caso del representante del nuevo ayuntamiento, su
responsabilidad se ciñe a corroborar que todos los datos,
documentos, expedientes y reportes del entrega recepción,
corresponden a situaciones reales y comprobadas, de tal
manera que sea requerida a la autoridad saliente cualquier
diferencia u omisión con respecto a lo reportado.
circunstanciada de la entrega – recepción, mediante el
enunciado de sus principales mecanismos de operación, de
tal manera que se conozca y asiente el criterio de la revisión
física. En todo caso se hará referencia a una comprobación
a satisfacción plena que cubra, entre otros, los aspectos
siguientes:
Además de la designación de los responsables de la
verificación y corroboración de la veracidad y correcta
correspondencia entre lo informado y lo constatado por
medios físicos, es importante que el Presidente Municipal
entrante, nombre a custodios de los bienes que deban
resguardarse de inmediato, para evitar que ocurran
incidentes que los afecten. En este caso, se establece
como medio general de control que los funcionarios del
ayuntamiento en funciones sean los que responsan por la
integridad de los bienes que correspondan a sus respectivos
despachos conforme a los inventarios y asignaciones
administrativas, programáticas y presupuestarias que
les hayan sido autorizadas y que obren bajo su cargo.
También habrá que mencionar que en ocasiones el nuevo
ayuntamiento no realiza todos los nombramientos de
funcionarios en la primera sesión, por lo cual se entiende
que la responsabilidad de los funcionarios en funciones
no prescribe de manera automática al ingresar las nuevas
autoridades, sino que, se requiere un acto jurídico laboral,
como la renuncia o la liquidación para que esto tenga
efectos legales.
• Plena correspondencia entre bienes que se describen y
los que se presentan físicamente como tales.
Ve r i f i c a c i ó n f í s i c a d e l o s b i e n e s d e l p a t r i m o n i o
municipal.
Además de la entrega jurídica-formal y documental es
indispensable proceder a una revisión física de todos los
bienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las
oficinas, materiales y equipo de toda naturaleza.
Los procedimientos de revisión e inspección deben
formar parte del acuerdo general establecido en el Acta
• Número de bienes o cantidades de medición en plena
equivalencia entre lo que existe realmente y lo que se
reporta.
• Estado físico de los bienes, los cuales deberán estar en
condiciones adecuadas de carácter físico, conservación y
funcionalidad, de no ser así, debiera haberse anotado en el
reporte su situación real.
• Lugar asignado y lugar en que se encuentras físicamente
el bien, en plena concordancia.
• Resguardos físicos documentados con la firma del titular
del área y su plena correspondencia con la persona que
hace la entrega física de instalaciones y bienes.
• Revisión en orden de inventarios y localización en el
mismo orden de los bienes relacionados.
En el proceso de verificación física, intervienen los custodios
y toda revisión se formaliza mediante acta administrativa
de hallazgos y confrontas. Como ejemplo de las actividades
generales que se llevan a la práctica en el proceso de
revisión física se transcriben algunas medidas establecidas
en el Manual de Entrega – Recepción de los Ayuntamientos
del Estado de Chiapas.38
“Se sugiere que la verificación física sea efectuada por cada
uno de los titulares de las áreas, ya que son responsables
de los bienes que tienen bajo su custodia; se deberá revisar
la información contenida en los 38 formatos de acuerdo a
lo siguiente:
38 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, Manual de Entrega-Recepción de los Ayuntamientos
del Estado de Chiapas. Págs. 21 y 22.
http://www.ofscechiapas.gob.mx/normatividad/entregarep.pdf
45
proporcionados en los formatos correspondientes.
Recursos Humanos
Además de recibir el organograma correspondiente, se
debe verificar que el Ayuntamiento cuente con una copia
del nombramiento de cada servidor público, documento
principal que ampara cualquier erogación por sueldos
y salarios; también se deberá constatar que se cuente
con los movimientos nominales (altas, bajas, cambios)
correspondientes, debidamente respaldados con las
autorizaciones necesarias.
Independientemente de que la presidencia maneje o no el
área administrativa (encargada de los recursos humanos),
el Ayuntamiento debe contar con los expedientes del
personal, los cuales deberán contener como mínimo:
o Nombramiento.
o Solicitud de empleo.
o Fotografías.
o Constancias de estudio.
o Acta de Nacimiento.
Además deberá contar con los expedientes de nóminas;
plantillas de personal con
46
Es importante señalar que la verificación física deberá
abocarse a los bienes de mayor costo continuando en
orden decreciente hasta aquellos que por su cuantía sean
considerados irrelevantes.
R e c u r s o s F i n a n c i e ro s
Para la verificación de los Recursos Financieros, se propone
que partiendo de lo registrado en el Estado Financiero
específicamente en lo que se refiere a los rubros de Activo
y Pasivo, verificar las cantidades contra los analíticos
correspondientes de cada una de las diferentes cuentas.
Se deberá verificar que la documentación soporte de las
operaciones cumpla con la Normatividad Hacendaria para
la Presentación de las Cuentas Públicas Municipales y
con los requisitos fiscales y administrativos establecidos
por las autoridades correspondientes. Estas operaciones
deberán estar debidamente registradas en la contabilidad
y su documentación deberá estar ordenada y clasificada,
de tal manera que permita observar su correcto apego a los
lineamientos establecidos.
Nombre, puesto, área de adscripción, fecha de ingreso y
Irregularidades
sueldo; constancias de cambios, incapacidades, licencias,
etc.
La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes
Con base en la documentación anterior es pertinente paquetes (Expediente Protocolario) no liberan de
efectuar una verificación del personal comisionado, así responsabilidades a los Ayuntamientos salientes; por tanto,
como del personal con licencias, permisos e incapacidades. cuando se presente alguna irregularidad, el Ayuntamiento
Cualquier incidente, irregularidad o faltante de entrante tomará nota, debiendo informar de ello al órgano
documentación, deberá especificarse en el formato que de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para los
efectos que correspondan.
corresponda.
Con lo anterior, se busca que el cambio de administración
municipal se realice en un ambiente de cooperación
Por lo que se refiere al Patrimonio Municipal en cuanto a los y solidaridad por parte de todos los funcionarios que
Bienes Muebles e Inmuebles; así como, a los Archivos del intervienen.”
Ayuntamiento, deberán ser verificados físicamente por los
miembros que el Ayuntamiento entrante haya designado
apoyándose en los inventarios, relaciones y resguardos
Recursos Materiales
Ejecución
“Artículo 43. Una vez concluida la entrega-recepción, el
Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,
En esta etapa se hace la revisión física de la documentación integrada de manera plural y proporcional a la conformación
oficial, actualizada y con sus respectivas autorizaciones, del Ayuntamiento, que se encargará de analizar el
correspondiente a la información de carácter Financiero- expediente integrado con la documentación conducente,
Contable: Estados de Situación Financiera, Cortes de debiendo elaborar con la participación de la contraloría
Caja, Relación de Cheques por Entregar, Libros Contables, municipal, un informe en un plazo de treinta días hábiles.
Expedientes de Proveedores, Acreedores y Otros, y toda la El informe deberá referirse a todos y cada uno de los puntos
información que integra tanto la Cuenta Pública Municipal, contenidos en el expediente a que se refiere el artículo 41
como los Informes Trimestrales de Avance de Gestión de la presente ley; el cual se someterá dentro de los quince
Financiera, correspondientes al ejercicio que concluye en días hábiles siguientes al conocimiento y consideración
el momento de la entrega recepción.
del Ayuntamiento, y éste podrá llamar a los servidores
de arqueos y fondos de valores
Los arqueos que se realicen deben tener una correspondencia
exacta de registros de flujo de ingresos y pagos, con las
respectivas denominaciones identificadas en el numerario,
dichos arqueos incluyen los conceptos de: Caja, Ingresos,
Fondos Fijos, y Otros Valores.
públicos que intervinieron en el acta de entrega-recepción,
para solicitar cualquier información o documentación
relacionada con la misma; los que estarán obligados a
proporcionarla y atender las observaciones consecuentes.
4a. Etapa de la Fase 2. Analizar, comprobar y aclarar los
informes del documento de la entrega recepción.
El Ayuntamiento, dentro de los quince días hábiles
siguientes, remitirá copia del expediente de entregarecepción al Congreso del Estado, para efecto de revisión
de las cuentas públicas municipales.”
Artículo 44. Sometido a su consideración el dictamen, el
Los Estados de cuenta deberán estar actualizados al día Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, mismo
de la revisión y, en su caso, hasta el cambio de firma de que no exime de responsabilidad a los integrantes y
servidores públicos del Ayuntamiento saliente.
titulares de las cuentas.
En esta etapa se realiza la revisión conjunta, entre
representantes del ayuntamiento saliente y las nuevas
autoridades, de la información contenida en el informe
y la realización de acuerdos para que se solventen las
observaciones presentadas en los procesos de verificación
física y arqueos de fondos y valores, así como de la revisión
de los documentos que detallan la organización, sistema de
administración de personal, planes, programas, reglamentos,
archivos, libros de actas y demás componentes que forman
parte de la administración municipal.
De lo anterior se desprende que de no proporcionar el servidor
público saliente las aclaraciones que le fueron solicitadas,
se estará a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos del Estado.
5a. Etapa de la Fase 2. Elaboración del Acta General de la
entrega recepción revisada
El representante del ayuntamiento entrante, tiene la
responsabilidad de integrar el Acta general de la entrega
Los términos de la revisión y el procedimiento para la recepción revisada y corroborada con la verificación física y
atención re irregularidades por lo general forman parte documental, así como por los arqueos de fondos y valores,
de la Ley Orgánica Municipal, al respecto se transcribe lo entre otras medidas de verificación efectuadas.
siguiente de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de
Guanajuato:39
39 Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Artículos 43 y 44. http://www.congresogto.gob.mx/legislacion/Leyes/acrobat/OMEstado2.pdf
47
El acta debe incorporar los reportes de observaciones
emitidas, observaciones solventadas y observaciones no
solventadas, con sus respectivos antecedentes y Oficios de
aviso a la Contraloría Interna del Municipio, así como para
la Comisión de Hacienda del H. Ayuntamiento. El proyecto
de Acta deberá presentarse al Presidente Municipal para
ser aprobada en una primera instancia, posteriormente
el propio Presidente Municipal, en caso de no tener
observaciones, la presentará en sesión de Cabildo para
su respectiva aprobación, a efecto de enviarla al órgano
superior de fiscalización del estado para su revisión y
validación definitiva.
Ejercicio
para el año tres
en: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/lineamientos/
MER2009.pdf
Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del
Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de
Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010.
Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/
guiaentregarecepcion2010.pdf
4. Programa de recopilación e integración de información
(Se sugiere una planeación que, como mínimo inicie en el
segundo trimestre del tercer año de gobierno y concluya
un mes antes de la sesión de entrega – recepción)
5.Productosquedebenentregarlosdiferentesresponsables
al funcionario que consolidará la información en el Informe
General de la entrega recepción.
Ejercicio de aprendizaje:
Elabore un plan de trabajo para la entrega – recepción de
una administración municipal, conforme a los siguientes
elementos de organización, distribución de tareas,
calendarización y productos que deban elaborarse e
integrarse.
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1.Designaciónderesponsablesdelprocesoderecopilación
de información
2.Designacióndelfuncionarioresponsabledelaintegración
del Informe de la entrega recepción
3. Principales tareas para la recopilación de información:
Instrucciones generales para todas las áreas. Listado de
información requerida y asignación de las áreas que deban
proveerla. Para la elaboración de la Lista de Información,
puede retomar la información que se prevé en los
siguientes documentos:
“Lineamientos para la Entrega-Recepción de la
Administración Pública Municipal, Dependencias
Administrativas
y
Organismos
Descentralizados
Municipales.” Poder Legislativo. Órgano de Fiscalización
Superior de Fiscalización del Estado de México. Publicado
49
50

Entrega-Recepcion de la Administración Municipal.

Transcripción

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