Declaración de Ética Comercial

Honestidad
Entusiasmo
Respeto
Obligación
Declaración de
Ética Comercial
Declaración de ética comercial de jcpenney
En jcpenney, nuestro compromiso a medios de integridad que actuamos sólo con los estándares
éticos más altos. Nuestra Declaración de ética que nosotros hacemos eso introduciendo los tipos
de actitudes y conducto que continúan nuestra tradición larga de negociar con integridad.
Índice
1
Carta del Presidente
2
Por Qué Tenemos una Declaración de Ética Comercial
2
Cada Uno de Nosotros es un Ejemplo de
Integridad HERO
3
Tradición de TRIUNFAR JUNTOS
4
Tenemos la Responsabilidad de Cumplir con esta Declaración y Divulgar los Conflictos
4
Cómo Mostrar Nuestra Integridad
5 HONESTIDAD
19
Obedecemos la Ley
Leyes sobre Salarios y Horarios
Leyes sobre Títulos
Actividades Políticas
Antimonopolio
Prohibición de sobornos
Leyes sobre salarios y horarios
25
Protegemos la Información Confidencial de Nuestra Compañía, Nuestros Clientes y los Asociados
Protección de la Información de la Compañía
Uso y Protección de la Información de los Clientes
Privacidad de los Asociados
30
6
Somos Sinceros en Nuestras Comunicaciones 31
con los Demás
Publicidad
7
No Robamos y Preservamos los Bienes de la
Compañía
34
Preservación de los Bienes de la Compañía
Invenciones
Estamos Comprometidos con la Exactitud de
Todos los Registros de la Compañía
35
Libros, Registros y Cuentas
9
10 ENTUSIASMO
11
Actuamos por el Bien de jcpenney
Conflictos de Intereses
Relaciones con los Proveedores
Regalos
Comidas
Entretenimiento y Viaje
Préstamos
Ex-Asociados
Familiares
Interés en los Competidores
Desviación de la Oportunidad Corporativa
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RESPETO
Tratamos a los Demás con Cortesía, Dignidad y
Respeto
Actividades Personales de los Asociados Inclusión y Diversidad
Seguridad del Producto
Fomentamos un Entorno Seguro
Salud y Seguridad
Prácticas Ambientales
Tratamos con Justicia a Nuestros Proveedores,
Contratistas y Otros Contactos de Negocios
Solicitudes de Proveedores para Organizaciones sin Fines de Lucro
Obligación
37
Formulamos Preguntas y Presentamos Informes cuando hay Algo que No Parece estar Bien
39
jcpLine
41
Nunca Tomamos Represalias en Contra de Nadie
por Plantear estos Tipos de Inquietudes e Informamos las Tomas de Represalias Siempre que
Sospechemos que Existan
42
Cómo Funciona jcpLine
43
Certificado de Cumplimiento
Carta del presidente
Estimados asociados:
Juntos estamos transformando de manera rápida nuestra empresa. Les
ofrecemos a nuestros clientes mercadería irresistible y una forma de comprar
impactante y significativa a través de nuestras marcas. Usted y más de 150
000 asociados que demostraron un compromiso con la excelencia son parte
integral de estos esfuerzos.
Dado que trabajamos para alcanzar nuestros objetivos, debemos seguir
dedicándonos a mantener el patrimonio ético de nuestra empresa, fundado en
la filosofía personal y comercial de la Regla de oro. Más de un siglo después,
esta idea sigue vigente en nuestro principio de integridad de TRIUNFAR
JUNTOS. Nuestro compromiso es simple, pero fundamental: actuamos con
los mayores estándares éticos en todo lo que hacemos.
Cada año les pedimos a todos los asociados que reafirmen este compromiso
con la integridad como un recordatorio de nuestros valores constitutivos y
como una promesa de honrarlos en nuestras decisiones comerciales de hoy
en día. Revea con atención la Declaración de ética comercial dado que expone
los estándares y los procedimientos que consideramos en jcpenny para
fomentar una cultura de integridad a fin de TRIUNFAR JUNTOS y para cumplir
con las normas.
Junto con nuestra junta directiva y con todo el equipo de dirección, apoyo
completamente la Declaración de ética comercial. Prometemos mantener la
reputación y el compromiso de la empresa en el mayor estándar ético y le
pedimos a usted que haga lo mismo.
Atentamente.
Myron E. (Mike) Ullman, III
Presidente y Director Ejecutivo
1
Declaración de Ética Comercial
Cada Uno de Nosotros es un
Ejemplo de Integridad HERO
Como Asociados de jcpenney, somos una parte importante
de la prolongada tradición de TRIUNFAR JUNTOS con
integridad que ostenta nuestra compañía. Y demostramos
nuestra integridad al ser un ejemplo de HERO, cada día y en
todo lo que hacemos. Ésta es la forma en la cual cada uno
de nosotros es un ejemplo de integridad HERO:
HONESTIDAD
• Somos sinceros en nuestras comunicaciones con los
demás.
• No robamos y preservamos los bienes de la compañía.
Por qué Tenemos una Declaración
de Ética Comercial
En jcpenney, nuestro objetivo es TRIUNFAR JUNTOS:
• Con nuestros Clientes, al construir relaciones
comerciales más profundas y duraderas;
• Con nuestros Asociados, al aumentar la participación y
retención de los Asociados; y
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• Estamos comprometidos con la exactitud de todos los
registros de la compañía.
enTUSIASMO
• Actuamos por el bien de jcpenney.
• Obedecemos la ley.
• Protegemos la información confidencial de nuestra
compañía, nuestros clientes y los Asociados.
RESPETO
• Con nuestros Inversores, al ofrecerles un desempeño
financiero líder.
• Tratamos a los demás con cortesía, dignidad y respeto.
Nuestra alta integridad resulta esencial para cumplir cada
uno de estos objetivos.
• Tratamos con justicia a nuestros proveedores, contratistas
y otros contactos de negocios.
Esta Declaración de Ética Comercial fue creada por
James Cash Penney, nuestro fundador y fundada en su
creencia de hacer negocios siguiendo el estándar de la
Regla de oro: “Trata a los demás como te gustaría que
te trataran a ti”. En 1913, El Sr. Penney y seis de sus
socios interpretaron el significado de la Regla de oro para
su negocio cuando elaboraron el conjunto de principios
que hoy conocemos como La idea Penney. Ésta termina
con la pregunta: “¿Esto cuadra con lo que es correcto y
justo?” Estas palabras expresan la integridad que todos
consideramos como algo fundamental para nuestro
negocio y que todavía rige nuestras decisiones en la
actualidad.
OBLIGACIÓN
• Fomentamos un entorno de trabajo seguro.
• Formulamos preguntas y presentamos informes cuando
hay algo que no parece estar bien.
• Nunca tomamos represalias en contra de nadie por
plantear estos tipos de preocupaciones.
• Informamos las tomas de represalias siempre que
sospechemos que existan.
En jcpenney, continuamos nuestra tradición de
comportamiento ético con nuestros principios de TRIUNFAR
JUNTOS. Éstos reflejan la creencia de jcpenney de que
deberíamos trabajar unos con otros, nuestros socios de
negocios, nuestros clientes y nuestras comunidades.
Los principios de TRIUNFAR JUNTOS
®
asociados
Valoramos, desarrollamos y recompensamos las contribuciones y talentos de todos nuestros Asociados
integridad
Siempre actuamos según las más altas normas de la ética
desempeño
Proveemos entrenamiento y sugerencias para lograr desempeñarnos al más alto nivel
reconocimiento
Celebramos los triunfos de los demás
trabajo en equipo
Juntos logramos el éxito a través de liderazgo, colaboración,
comunicación abierta y honesta y respeto
calidad
Nos esforzamos para lograr la excelencia en nuestro trabajo,
productos y servicios
innovación
Alentamos el pensamiento creativo y el tomar riesgos de
manera inteligente
comunidad
Nos preocupamos por nuestras comunidades y participamos
en ellas
esto lo hacemos por nuestros...
clientes
desarrollamos relaciones duraderas ofreciendo un servicio superior y calidad a buen precio
accionistas
aspiramos lograr un rendimiento económico superior
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Declaración de Ética Comercial
Tenemos la Responsabilidad de
Cumplir con esta Declaración y
Divulgar los Conflictos
La Declaración de ética comercial de jcpenney se aplica a todos
los Asociados de jcpenney. Todos los Asociados de gerencia,
oficina central y determinados Asociados administrativos deben
certificar su cumplimiento. Si es gerente, además se espera
que garantice que todos los individuos que supervisa tienen
conocimiento de estas políticas y estos procedimientos y que
fomente su cumplimiento. Cualquier exención de la Declaración de
ética comercial o sus disposiciones sólo puede ser realizada por el
Comité de cumplimiento legal y ética comercial. Cualquier exención
de la Declaración de ética comercial para directores ejecutivos de
la Compañía sólo puede ser realizada por la Junta directiva y debe
divulgarse oportunamente a los inversores.
Si bien esta Declaración pretende ser una comunicación positiva
de nuestros elevados estándares éticos, es más que una
expresión de deseo de que se respeten determinadas ideas. Los
Asociados deben ser conscientes de que el incumplimiento de
las políticas descritas en esta Declaración, incluidos los requisitos
de divulgación, puede tener como resultado la toma de acciones
disciplinarias hasta, e incluida, la terminación del empleado.
También puede haber importantes implicancias económicas, como
la pérdida del derecho a los pagos de compensación de incentivos
y la terminación de los premios de equidad.
Cómo mostrar
Nuestra Integridad
La Declaración de ética comercial no
puede abarcar específicamente cada
situación que pueda enfrentar. Pero en la
mayoría de los casos, podrá solucionar los
problemas éticos y mostrar su integridad al
hacer referencia a la guía que se encuentra
en esta Declaración y al utilizar su buen
criterio. Si no está seguro acerca de lo que
debe hacer, pregúntese:
Cuando no sabe qué camino elegir, un primer paso importante es decir lo que piensa.
Formule preguntas y haga públicas sus preocupaciones. Hable con su gerente, con
un representante de Recursos Humanos o con el Grupo de ética y cumplimiento del
Departamento Legal. Si todavía no está seguro, comuníquese con la jcpLine.
4
Honestidad
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Somos Sinceros en Nuestras Comunicaciones
con los Demás
Honestidad
Nuestros accionistas, clientes, Asociados, proveedores y comunidades saben que
pueden confiar en que haremos lo que decimos. Ningún Asociado debe manipular,
ocultar ni tergiversar la información material cuando se comunica con otras personas.
Publicidad
jcpenney tiene el orgullo de ser un socio en el cual sus clientes pueden confiar. Nuestra publicidad proporcionará información
clara y exacta para ayudar a los clientes a tomar decisiones con respecto a sus compras. El objetivo de la publicidad siempre
ha sido destacar la calidad de nuestros productos y la equidad de nuestros precios. Creemos que un cliente bien informado
será un cliente leal.
Existe la exigencia legal de que toda la publicidad utilizada por la compañía sea verdadera y no engañosa ni tergiversante de
manera alguna. Además, toda la publicidad de jcpenney debe cumplir con las leyes de las áreas de información de productos,
precios, precios comparativos, disponibilidad de productos, términos de crédito, declaraciones de garantía y procedimientos
de pedidos telefónicos y por correo electrónico, entre otras. Todas las afirmaciones sobre los productos o los precios deben
estar sustanciadas por los datos de respaldo antes de realizarse. Debemos tener cuidado para asegurar que los clientes no se
decepcionen por afirmaciones sobre nuestros productos que no estén respaldadas por el desempeño de éstos.
P: Soy un Asociado de compras en el departamento de accesorios para damas. Uno de los pañuelos para el
cuello de nuestra variedad para el otoño contiene un 20% de lana de angora y el proveedor dice que otras
tiendas minoristas están utilizando la frase “Pañuelo fino de angora para el cuello” para describir los artículos
que tienen un contenido de lana de angora del 20% o menos. Incluso en la fábrica, les colocan etiquetas colgantes que dicen simplemente “Pañuelo fino de angora para el cuello”. No estamos seguros de que debamos
utilizar la declaración de marca sugerida por el proveedor. ¿Qué debemos hacer?
R: Deben consultar al Departamento legal para determinar una declaración de marca adecuada para este producto. Si
la etiqueta de contenido de fibra divulga que el pañuelo para el cuello contiene sólo un 20% de lana de angora, es
tergiversante colocar una etiqueta colgante que simplemente diga “Pañuelo fino de angora para el cuello”. Además, si
hacemos referencia a una fibra en particular en nuestras publicidades escritas, debemos incluir la información completa
del contenido de fibra que se exige en la etiqueta, a excepción de los porcentajes.
P: Mi equipo en Desarrollo de productos está creando una línea de productos “ecológicos”. La línea de productos incluye sábanas de algodón orgánico y felpudos para baño de algodón reciclado. ¿Debemos solicitarle al
proveedor alguna documentación que demuestre los atributos ecológicos de los productos?
R: Definitivamente. Su equipo debe verificar que el proveedor tenga la documentación que respalda las afirmaciones que
estamos realizando acerca de estos productos.
P: Muy bien. Tenemos la documentación del proveedor y ahora estamos trabajando con el equipo de embalaje
para diseñar etiquetas para cada producto que dicen: “Sábanas de algodón orgánico” y “Felpudos para baño
reciclables”. También trabajamos con Marketing para crear una declaración de marca para la nueva línea:
“Producto ecológico: Más saludable para usted, su familia y el medio ambiente”. ¿Hay alguna señal de advertencia que debamos tener en cuenta?
R: Sí. Las tiendas minoristas deben ser muy específicas acerca de los beneficios ambientales precisos que fomentan. Por
ejemplo, frases como “producto ecológico” son demasiado ambiguas y deben evitarse. En el caso de las sábanas, la
etiqueta colgante debe incluir una declaración acerca de los beneficios ambientales del algodón orgánico. La etiqueta
colgante del felpudo de baño es incorrecta porque los felpudos de baño están hechos de algodón reciclado, no de
materiales reciclables, y la etiqueta no describe los beneficios ambientales del algodón reciclado. Finalmente, debemos
evitar cualquier referencia a la salud o a los beneficios de bienestar relacionados con los productos “ecológicos”.
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Honestidad
No Robamos y Preservamos los
Bienes de la Compañía
Preservación de los Bienes de la Compañía
Los bienes de jcpenney deben adquirirse, utilizarse y
disponerse para el beneficio de la Compañía y de sus
accionistas, y no para el enriquecimiento personal de
los Asociados. Cada Asociado debe cumplir con los
procedimientos de jcpenney para proteger los bienes de
la Compañía y no debe crear situaciones que puedan
dañar la reputación de jcpenney ni crear responsabilidades
económicas.
Cualquier acto de robo, fraude, malversación o apropiación
indebida de la propiedad queda estrictamente prohibido.
No deberán utilizarse fondos ni bienes corporativos para
ningún propósito ilegal. Además, ningún Asociado deberá
apropiarse de la propiedad de jcpenney ni ponerla a
disponibilidad de terceros con fines ajenos a la Compañía.
Esto incluye los bienes tangibles como el dinero en efectivo,
el inventario, el equipo, los suministros, los exhibidores,
las muestras y los bienes intangibles como las marcas
de la Compañía, las marcas registradas, las ideas, las
invenciones, los planes y procesos estratégicos y los datos
y las informaciones a los cuales los Asociados tienen acceso
como resultado de sus responsabilidades laborales. La
información de la Compañía no debe enviarse a cuentas de
correo personales ni descargarse en unidades portátiles a
menos que haya un fin comercial y que se tenga el cuidado
razonablemente necesario para proteger la información, por
ejemplo, mediante su codificación.
computadoras, los teléfonos celulares y otros dispositivos
portátiles, deben ser utilizados por los asociados para
llevar a cabo negocios legítimos de la empresa. El uso
personal eventual es admisible siempre y cuando (a) no
viole su deber de lealtad con jcpenney, (b) no consuma
más que una cantidad nominal de recursos, (c) no afecte la
confidencialidad de la información de jcpenney ni viole de
otra manera la Declaración de ética comercial ni ninguna
otra política de jcpenney, (d) no ponga en riesgo las redes ni
la información de la empresa, y (e) no interfiera de manera
indebida con la actividad comercial. La autorización para
acceder a los recursos electrónicos de jcpenney se rescinde
de manera automática cuando un asociado los utiliza de
una manera que no conviene a los intereses de jcpenney o
cuando se termina o suspende el empleo de un asociado.
Además, al certificar el cumplimiento de la Declaración de
ética comercial, los asociados reconocen que utilizarán
cualquier teléfono celular provisto por la empresa para
negocios de jcpenney principalmente y que limitarán el
uso personal de estos. jcpenney mantiene derechos de
propiedad sobre toda la información contenida en sus
recursos electrónicos y se reserva el derecho a acceder
en cualquier momento a cualquier información contenida
en sus recursos electrónicos. El contenido de los archivos
electrónicos puede revelarse a otras personas sin el
consentimiento previo del asociado.
Cada Asociado debe estar familiarizado con los
procedimientos correspondientes con sus responsabilidades
y debe asegurarse de seguirlos, especialmente en relación
con la adquisición, el uso o la disposición de los bienes
de jcpenney. Los Asociados que desempeñen el rol de
supervisores además deben exigir el cumplimiento por parte
de aquellas personas a su cargo, en especial en los casos
en que jcpenney pueda haber obtenido el uso de material
bajo la licencia de un proveedor.
Los recursos electrónicos de jcpenney, entre los que se
incluye: Internet, los sistemas de correo electrónico, las
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Honestidad
P: Estoy apurado porque tengo que terminar un montón de cosas antes de salir en un viaje de negocios
y tengo muchas facturas de proveedores que debo aprobar antes de irme. ¿Cuál es el problema si
autorizo el pago sin seguir los procedimientos de la Compañía a la perfección?
R: Puede estar apurado, pero tomar atajos a la hora de aprobar facturas y autorizar pagos viola la Declaración
de ética comercial. Como Asociado designado para aprobar facturas de los proveedores, debe seguir los
procedimientos de la Compañía y determinar que jcpenney haya recibido o vaya a recibir el valor absoluto de
lo que está pagando, en términos de costo, cantidad y calidad. También es responsable de asegurarse que el
proveedor haya puesto a disponibilidad la documentación de respaldo exacta que fuera necesaria.
P: Mi compañero de trabajo me pidió que le hiciera una copia de un programa de software que utilizamos en nuestro departamento. ¿Debería ayudarlo?
R: No a menos que haya recibido autorización para hacerlo. El hecho de copiar el software puede violar nuestro
acuerdo de licencia con el proveedor y también puede constituir una violación de las leyes federales de
derechos de autor. Nunca copie ninguna tecnología, incluso para uso comercial, a menos que tenga la autorización de su gerente para hacer la copia.
P: Sé que se me permite algún uso personal eventual de mi cuenta de correo electrónico de jcpenney.
¿Eso significa que puedo utilizar mi dirección de correo electrónico laboral para hacer cosas como
enviar mi opinión a un miembro del concejo municipal, publicar comentarios acerca de un producto
en el sitio web del fabricante o registrarme para recibir noticias referidas al fútbol universitario?
R: No necesariamente. Aunque se permite el uso personal eventual de su correo electrónico de jcpenney, debe
asegurarse de no utilizar sus privilegios de correo electrónico de manera indebida al enviar mensajes que
podrían violar otras políticas de nuestra Compañía, incluidas aquellas acerca de cómo tratamos a los demás
y de la protección de la información confidencial. Además, a quienes reciben sus mensajes les puede resultar
engañosamente fácil confundirse acerca de si está comunicando sus pensamientos personales o aquellos de
la Compañía. Lo mismo ocurre si utiliza su dirección de correo electrónico de jcpenney para identificarse cuando realiza publicaciones en un foro en Internet o comentarios en línea. En ambas situaciones, el uso de su
dirección de correo electrónico podría implicar que representa a jcpenney, y cualquier persona que lea sus comentarios puede considerarlos como la opinión de la Compañía. Lo que escriba podría arriesgar la reputación
de la Compañía e incluso someter a jcpenney a posibles implicancias legales. Y como no estaría actuando
por el bien de jcpenney, sus acciones violarían la Declaración de ética comercial.
Invenciones, Diseños y Otras Creaciones
Las invenciones, los diseños, los esquemas o las innovaciones concebidos o creados por asociados constituyen un bien de
jcpenney cuando (a) surgen del trabajo realizado por un asociado para la empresa o son sugeridos por este, (b) surgen del
uso de tiempo, instalaciones, equipos o suministros de la empresa por parte del asociado, o (c) surgen del uso de recursos,
secretos comerciales o información confidencial de jcpenney por parte del asociado o son sugeridos por este. Cuando la
invención de un asociado se considera como un bien de jcpenney, el asociado debe cederle los derechos de la invención a la
empresa.
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Honestidad
Estamos Comprometidos con la Exactitud de Todos los Registros de la
Compañía
Libros, Registros y Cuentas
Debemos llevar libros, registros y cuentas, que reflejen las transacciones comerciales en razonable detalle como también de
manera exacta y justa. Las anotaciones falsas o tergiversantes no están permitidas y no deben realizarse en ningún libro ni
registro de la Compañía por ningún motivo. Ningún fondo, bien o cuenta de la Compañía debe establecerse o adquirirse con
fin alguno a menos que dicho fondo, bien o cuenta se refleje con exactitud en los libros y registros de la Compañía. Si sabe de
cualquier situación que involucre información falsa en los registros de jcpenney, tiene la responsabilidad de comunicárselo a su
gerente o llamar a jcpLine al 800-527-0063.
P: Soy Comprador y llamé a un proveedor para solicitarle una asignación de $2 millones en el trimestre actual
debido a reducciones de precios mayores de lo esperadas en su producto. El proveedor dice que nos dará
la asignación pero sólo si realizo un pedido del doble del producto en la próxima temporada porque el
proveedor tiene una obligación de efectivo. Nuestra documentación en respaldo de la asignación indica que
es para sustentar las reducciones de precios, pero ¿es necesario que incluya una referencia a la disposición
de compra adicional?
R: Sí. Sin incluir la información acerca del requisito de compra adicional, su documentación no describe con exactitud la
naturaleza de la asignación y, en consecuencia, viola la política de la Compañía. La información inexacta o incompleta
en asuntos como éste además puede hacer que las presentaciones públicas de las declaraciones económicas de
la Compañía sean falsas. El reconocimiento de la asignación sólo puede ocurrir una vez que se cumplió con las
disposiciones adicionales del acuerdo.
P: Parece que mi área va a tener una variación del presupuesto mensual, pero realmente quiero evitar esto si de
alguna manera es posible. ¿No puedo simplemente retener una factura y esperar hasta el próximo mes para
procesar el pago?
R: No. Esto viola la política de la Compañía porque provoca una afirmación errónea acerca de los gastos de la
Compañía.
P: Trabajo en Finanzas y el viernes pasado en las últimas horas de la tarde un Asociado de otra área me
llamó para decirme que era necesario realizar una reparación de emergencia para corregir un problema
crítico del sistema. Me puse a trabajar de inmediato para preparar el cambio necesario, que requería varias
aprobaciones porque afecta una aplicación del sistema financiero. Debido a lo tarde que era, no pude
encontrar a los contactos adecuados para obtener la aprobación. Como necesitábamos corregir el problema
de inmediato, instalé el cambio con la intención de obtener las aprobaciones luego. ¿Cuán importante es que
realice el seguimiento y documente las aprobaciones?
R: El hecho de no obtener las aprobaciones necesarias, pero realizar el cambio de todas maneras, viola la política de la
Compañía y evade los controles que están en vigencia para lograr el cumplimiento legal de la Ley Sarbanes-Oxley. Si
instala un cambio no autorizado sin el nivel de revisión adecuado con respecto al impacto financiero, puede provocar
una representación errónea de los informes financieros de la Compañía. Es de vital importancia que los Asociados
respeten todos los procedimientos de la Compañía en relación con los sistemas y registros financieros.
P: El Gerente de mi tienda le dijo a nuestro equipo de gerencia que debemos hacer todo lo que sea necesario
para mejorar nuestra calificación de servicio al cliente. En privado, el Subgerente de la tienda me solicitó que
utilice los recibos de los clientes para completar encuestas de clientes en línea con resultados favorables.
¿Qué debo hacer?
R: El Gerente de la tienda violó la Declaración de ética comercial al indicarle que falsifique registros de la Compañía.
Si cumple con la indicación del Gerente de la tienda, usted también cometerá una violación. Debe informarle este
problema de inmediato a su Gerente del distrito o llamar a jcpLine al 1-800-527-0063.
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Entusiasmo
10
Entusiasmo
Actuamos por el bien de jcpenney
Conflictos de intereses
En jcpenney tenemos el deber de ser leales con la compañía. Esto significa que debemos tomar medidas que sean por el
bien de jcpenney, libres de los conflictos de intereses de otras organizaciones o personas. Los Asociados deben evitar las
actividades, los intereses o las relaciones que pudieran crear un conflicto con los intereses de la Compañía. Los Asociados
también deben evitar las actividades, los intereses o las relaciones que creen el surgimiento de un conflicto de intereses.
Todos los asociados deben ser capaces de llevar a cabo sus tareas y ejercer su criterio en nombre de la Compañía sin la
influencia o el surgimiento de la influencia de una actividad, un interés o una relación ajeno a la Compañía. Por consiguiente,
para evitar problemas es necesario realizar una divulgación completa y oportuna de los hechos con respecto a los conflictos
potenciales. La determinación acerca de si hay un conflicto, o el surgimiento de un conflicto, será realizada por la Compañía y
no por los Asociados involucrados.
P: Trabajo en Compras y uno de mis proyectos actuales
es ayudar a TI a seleccionar una compañía que
le suministre a jcpenney un nuevo producto de
software. Últimamente aprendí mucho acerca de
la industria de la tecnología y estoy pensando en
comprar 100 acciones de uno de los proveedores que
participó en la licitación. ¿Debería preocuparme por
algún asunto ético?
R: Su compra de acciones crearía un conflicto de intereses
porque el hecho de poseer acciones del proveedor
potencial podría influenciar o parecería influenciar su
proceso de toma de decisiones. En términos generales,
existe un conflicto cuando las tareas o la posición del
Asociado le permiten influenciar la decisión de jcpenney
acerca de la adquisición de bienes, servicios, suministros,
propiedades o instalaciones de una organización en la
cual el Asociado tiene un interés.
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Entusiasmo
Relaciones con los proveedores
La política de jcpenney es seleccionar a los proveedores sobre la base de los precios, la calidad y el desempeño de sus
productos. Los Asociados deben evitar involucrarse de manera personal, económica o de otro tipo con un proveedor con
quien hacen o pueden llegar a hacer negocios. Además, los Asociados no deben comprar productos directamente de los
proveedores con quienes hacen negocios o con quienes jcpenney planea hacer negocios, a menos que dicha compra sea
realizada bajo circunstancias y a los precios ofrecidos al público en general. Las ofertas promocionales o los regalos de
productos suministrados por los proveedores de jcpenney no deben ser ofrecidos a nuestros Asociados si además no se les
ofrecen de manera general a los clientes en los mismos términos, a menos que lo apruebe el Grupo de ética y cumplimiento.
Debe presentar cualquier solicitud de aprobación a [email protected]. Los Asociados no deben solicitarles a los
proveedores que se involucren en actividades fuera de la relación comercial. Dicho envolvimiento y dichas actividades podrían
provocar que un Asociado seleccionara a un proveedor por motivos distintos del precio, la calidad y el desempeño de sus
productos.
P: Conozco desde hace mucho tiempo a un representante de proveedores con quien trato como Comprador de
jcpenney. Me preguntó si me interesa sumarme a él y a cinco personas más en la formación de una sociedad
de inversión en bienes raíces. Se trataría de una inversión personal y que no estaría relacionada con su
compañía ni con jcpenney. Eso significa que no hay ningún conflicto de intereses, ¿verdad?
R: Aunque el fin de la inversión es personal, el hecho de tener una sociedad financiera con este representante de
proveedores sigue siendo un conflicto de intereses profesionales. Cualquier relación comercial ajena a la Compañía
con el representante de un proveedor crea la posibilidad de un conflicto si las tareas del Asociado en la Compañía
incluyen las negociaciones con ese proveedor o las decisiones relacionadas con el uso de ese proveedor. Debido a
los tratos comerciales en representación de jcpenney que mantiene con el representante, debe rechazar la oferta de
unirse a su grupo de inversión.
P: Trabajo en Reabastecimiento en una tienda de jcpenney. Siempre fui realmente hábil y sé que, en ocasiones,
nuestro equipo de Decoración a medida utiliza contratistas para instalar accesorios de ventana si el equipo
habitual de instalación está excedido de trabajo. ¿Puedo ofrecer mis servicios como instalador contratista?
R: Esto crearía un conflicto de intereses y podría violar las leyes laborales y de empleo. Un Asociado no puede ser
además un proveedor de la Compañía.
: La división de Ropa para damas desea realizar una venta denominada “Vestida para el éxito” en la Oficina
Central. Nos hemos asociado con uno de nuestros proveedores de etiqueta privada para ofrecerles a los
Asociados la oportunidad de comprar trajes profesionales para damas hechos de telas de alta calidad a
precios especiales. ¿Esto está permitido? ¿Cómo puedo saberlo con seguridad?
R: El evento está permitido siempre y cuando estos trajes se les ofrezcan a nuestros clientes en una gran cantidad
de tiendas o en jcp.com. Pueden darles a los Asociados el descuento habitual para Asociados, pero ofrecerles a
nuestros Asociados mercaderías suministradas por un proveedor de jcpenney a un precio mucho inferior a su valor
de mercado crea la apariencia de un conflicto de interés. Cuando tenga dudas acerca de una oferta como esta,
comuníquese con el Grupo de ética y cumplimiento ([email protected]) para contar con su asesoramiento y
aprobación.
P: Participo en la adquisición de servicios de telecomunicaciones para la Compañía y uno de nuestros
proveedores en esa área me propuso ofrecerles a nuestros Asociados descuentos especiales en el servicio
telefónico celular personal. ¿Permitimos ese tipo de cosas?
R: Sí, siempre que la compañía de telecomunicaciones les ofrezca programas comparables a sus demás clientes
corporativos, por ejemplo, si el proveedor de telefonía celular les ofrece programas similares a los empleaos de sus
demás clientes. Si tiene dudas, escriba un correo electrónico a [email protected].
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Entusiasmo
Regalos
Las buenas relaciones comerciales se construyen mediante
la confianza y la integridad, no mediante el intercambio de
regalos y otros favores. Los asociados no deben aceptar ni
ofrecer regalos de dinero en efectivo ni ninguna otra cosa de
valor, de manera directa ni indirecta, de cualquier persona
que haga negocios con jcpenney o pueda llegar a hacerlos.
Esto está permitido únicamente con regalos distintos de
dinero en efectivo, de valor nominal, que en general se
utilizan con fines promocionales por parte de la persona
que los entrega. “Valor nominal” significa, generalmente, no
más de $ 50 en valor de venta al por menor. Si un asociado
recibe, de parte de un proveedor, un regalo que tenga un
valor de venta al por menor de $ 50 o más, debe notificar
a su gerente de inmediato. Los regalos y las gratificaciones
nunca deben influenciar su criterio ni deben utilizarse
para influenciar el criterio de alguien más. Si el hecho
de aceptar un regalo, incluso de valor nominal, podría
influenciar su criterio comercial, no debe aceptarlo.
Lo mismo se aplica si cree que el motivo del regalo es
influenciar su criterio comercial.
Es posible que su unidad o departamento tenga
requisitos adicionales acerca del informe y la
obtención de aprobación antes de aceptar regalos,
comidas, opciones de entretenimiento o viajes que
involucren a los proveedores. Es una buena idea que
consulte a la gerencia de su departamento o de su
unidad con respecto a este tema.
P: La semana próxima asistiré a una conferencia de la industria que siempre incluye una gran exposición de
proveedores. Por lo general, la mayoría de los proveedores realizan algún tipo de sorteo en su puesto,
como por ejemplo, de un iPod o de un Kindle. ¿Está bien que deje mi tarjeta comercial y participe de
esos sorteos?
R: No debe participar del sorteo. El hecho de aceptar un premio podría crear la apariencia de que el proveedor
potencial le ofreció un incentivo para que prefiriese sus servicios. Y, en algunos casos, ganar un premio podría
afectar el criterio comercial de un asociado.
P: Un proveedor me envió una canasta de alimentos gourmet como regalo de Navidad. ¿Qué debo hacer?
R: Debe hablar con su gerente acerca de lo que debe hacer con el regalo. Según las circunstancias y la política
de su departamento, es posible que sea adecuado compartirlo con los demás asociados o devolvérselo al
proveedor.
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Entusiasmo
Enthusiasm
Comidas
La participación en eventos relacionados con el negocio, incluida, en ocasiones, la aceptación de almuerzos u otras
comidas, es una práctica comercial normal y admisible. No obstante, se debe tener cuidado para garantizar que dichos
eventos realmente cumplan funciones comerciales, que su valor y su frecuencia no sean excesivos y que
haya reciprocidad.
Es posible que su unidad o departamento tenga requisitos adicionales acerca del informe y la obtención de aprobación
antes de aceptar regalos, comidas, opciones de entretenimiento o viajes que involucren a los proveedores. Es una buena
idea que consulte a la gerencia de su departamento o de su unidad con respecto a este tema.
P: Para celebrar la temporada festiva, un proveedor me invitó a una cena en un restaurante de moda,
especializado en carnes, nuevo en la ciudad. No planeo invitar al proveedor a otra cena como
esta, pero me tienta la idea de aceptar la invitación porque realmente he querido ir a este nuevo
restaurante. ¿Debería aceptar la invitación del proveedor?
R: Como no tiene intención de retribuir la invitación, no sería adecuado que acepte en esta ocasión.
P: Hago muchos negocios con el representante de un proveedor en particular. Él me invitó junto con
mi cónyuge a una cena en su casa. No quiero rechazar la invitación porque la cena podría ayudar a
construir una buena relación laboral y planeo retribuirle la invitación más adelante. ¿Está permitido?
R: Debido al fin comercial y a la intención de reciprocidad, se le permitiría aceptar esta invitación. Si la retribución
no pareciera factible, entonces su gerente debería brindar su aprobación antes de que pueda aceptar la
invitación.
P: Tengo una buena amiga que trabaja para un proveedor de jcpenney y almorzamos juntos con
frecuencia. Mi amiga tiene una cuenta de gastos, entonces casi siempre para la cuenta. ¿Acaso esto
no es simplemente un almuerzo con una amiga, en lugar de algo que deba informarle a la Compañía?
R: Incluso durante el almuerzo, usted continúa siendo representante de jcpenney y su amiga, representante de
su compañía. El hecho de pasar tiempo de manera ocasional con proveedores o proveedores potenciales
en un entorno social puede ser aceptable, pero debe evitar los almuerzos frecuentes y otras actividades
sociales con un proveedor porque pueden influenciar, o parecer que influencian, su relación comercial con el
proveedor. Si no existe una buena posibilidad de que usted pueda retribuirle la atención o si no está seguro
de que la actividad sea adecuada, deberá obtener primero la aprobación de su gerente.
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Entusiasmo
Entretenimiento y Viaje
Los entretenimientos o las salidas ocasionales, como por ejemplo a eventos deportivos locales, cenas, obras teatrales o
fechas de golf, pueden aceptarse si tienen un fin comercial y si el Asociado retribuye la invitación. En los casos en los cuales
la retribución no parezca posible, pero el Asociado considere que su asistencia es buena para la Compañía, deberá obtener la
aprobación de su gerente.
Los viajes de entretenimiento incluso a costos parciales del proveedor no deben aceptarse. En pocas ocasiones, puede ser
adecuado que los proveedores paguen los gastos de viaje de los Asociados, pero sólo si el viaje es exclusivamente con fines
comerciales y cuenta con la aprobación previa del gerente del Asociado.
P: Un proveedor nos ofreció a mí y a mi asistente de compras dos entradas para el próximo partido
del equipo local de la NBA. El proveedor no puede asistir, entonces mi asistente de compras y yo
pensamos ir solos. ¿Debemos aceptar las entradas?
R: Como el proveedor no va a asistir al partido con ustedes, no es posible que esta salida tenga un fin comercial.
Las entradas serían un regalo de valor superior al nominal de parte del proveedor y no deben aceptarlas.
P: Uno de nuestros proveedores me ofreció entradas para el Super Bowl XLV en el estadio de los
Cowboys. Si los asientos están cerca de los de algunos empleados del proveedor y prometo hablar
de negocios en el partido, ¿eso significa que puedo aceptar?
R: No, porque es poco probable que una breve conversación comercial haga que esta salida tenga un fin
comercial verdadero. Además, como tiene la obligación de proteger la información confidencial de la
Compañía, es posible que haya limitaciones sobre lo que puede decir acerca del negocio de jcpenney en un
entorno tan público. Incluso si considera que su asistencia al evento es por el bien de jcpenney, necesita la
aprobación de su gerente antes de aceptar, ya que el fin comercial es dudoso, la retribución es poco probable
y su asistencia podría crear la posibilidad de un conflicto de intereses.
P: Trabajo en Marketing y trato con una cantidad de proveedores que le brindan servicios creativos a la
Compañía. Uno de esos proveedores me invitó a asistir a una reunión en New York, a su cargo. Se
trata de una reunión comercial, entonces, puedo aceptar directamente si así lo deseo, ¿verdad?
R: No. Debe obtener la aprobación de su gerente antes de aceptar la invitación del proveedor. Su gerente
debe brindar la aprobación sólo si el viaje es necesario con fines comerciales y su asistencia es por el bien
de la Compañía. Si prolonga el viaje por motivos de entretenimiento o razones personales, entonces será
responsable de esos gastos adicionales.
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Enthusiasm
Entusiasmo
Invitaciones y viajes
Los entretenimientos o las salidas ocasionales, como por ejemplo a eventos deportivos locales, cenas, obras teatrales o
fechas de golf, pueden aceptarse si tienen un fin comercial y si el asociado retribuyese la invitación. En los casos en los cuales
la retribución no parezca posible, pero el asociado considere que su asistencia es buena para los intereses de la empresa,
deberá obtener la aprobación de su gerente.
Los viajes de entretenimiento incluso a costos parciales del proveedor no deben aceptarse. En raras ocasiones, puede ser
adecuado que los proveedores paguen los gastos de viaje de los asociados, pero solo si el viaje es exclusivamente con fines
comerciales y cuenta con la aprobación previa del gerente del asociado.
Es posible que su unidad o departamento tenga requisitos adicionales acerca del informe y la obtención de
aprobación antes de aceptar regalos, comidas, opciones de entretenimiento o viajes que involucren a los
proveedores. Es una buena idea que consulte a la gerencia de su departamento o de su unidad con respecto a
este tema.
P: Un proveedor nos ofreció a mí y a mi asistente de compras dos entradas para el próximo partido
del equipo local de la NBA. El proveedor no puede asistir, entonces mi asistente de compras y yo
pensamos ir solos. ¿Debemos aceptar las entradas?
R: Como el proveedor no va a asistir al partido con ustedes, no es posible que esta salida tenga un fin comercial.
Las entradas serían un regalo de valor superior al nominal de parte del proveedor y no deben aceptarlas.
P: Uno de nuestros proveedores me ofreció entradas para el Super Bowl. Si los asientos están cerca de
algunos de los empleados del proveedor y prometo hablar de negocios en el partido, ¿eso significa
que puedo aceptar?
R: No, porque es poco probable que una breve conversación comercial haga que esta salida tenga un fin
comercial verdadero. Además, dado que además tiene la obligación de proteger la información confidencial
de nuestra empresa, es posible que haya limitaciones sobre lo que puede decir acerca del negocio de
jcpenney en un entorno tan público. Incluso si considerara que su asistencia al evento es por el bien de
jcpenney, necesitaría la aprobación de su gerente antes de aceptar, ya que el fin comercial es dudoso, la
retribución es poco probable y su asistencia podría crear un conflicto de intereses aparente.
P: Trabajo en Marketing y trato con una cantidad de proveedores que le brindan servicios creativos a la
empresa. Uno de esos proveedores me invitó a asistir a una reunión en Nueva York, a su cargo. Se
trata de una reunión comercial, entonces, puedo aceptar directamente si así lo deseo, ¿verdad?
R: No. Debe obtener la aprobación de su gerente antes de aceptar la invitación del proveedor. Su gerente debe
brindar la aprobación solo si el viaje es necesario a los fines comerciales y su asistencia es por el bien de la
empresa. Si prolonga el viaje por motivos de entretenimiento o razones personales, entonces usted se hará
responsable de esos gastos adicionales.
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Entusiasmo
P:Estoy planificando unas vacaciones en el sur de Florida y el representante de un proveedor me ofreció
utilizar el condominio de su familia en la playa, ya que ellos no lo utilizarán en ese momento. Sé que
no puedo utilizar simplemente el condominio de manera gratuita, pero si pagara la limpieza una vez
que me retiro, ¿eso significaría que no estoy violando la Declaración de ética comercial?
R: El uso del condominio por razones personales crearía un conflicto o un conflicto aparente, por lo cual debe
rechazar esta oferta. Esto es cierto incluso si le paga al representante del proveedor algún monto de dinero
que sea inferior al valor razonable de mercado por su estadía. Debe hablar con su gerente cada vez que un
proveedor le haga una oferta como esta, más allá de si el viaje es por motivos comerciales o personales y sin
importar el descuento que le ofrezca el proveedor, si lo hubiera.
Préstamos
Los asociados no deben aceptar préstamos de ninguna
persona o entidad que haga o busque hacer negocios
con jcpenney, a excepción de las instituciones financieras
reconocidas, a las tasas de interés normales que se ofrecen
al momento del préstamo. A la hora de discutir las finanzas
personales con los bancos, ningún Asociado debe afirmar
o implicar que la respuesta del banco puede afectar de
cualquier manera su relación con jcpenney. Nuestras
relaciones comerciales con las instituciones financieras no
deben ser utilizadas para influenciar de ninguna manera los
préstamos personales a los Asociados.
Ex-Asociados
Para fomentar el hecho de que el proceso de toma de
decisiones esté libre de la influencia de ex-Asociados que
trabajan por el bien de otros intereses, cualquier Asociado
que abandona jcpenney por cualquier motivo tiene prohibido
llamar a la Compañía como representante de un proveedor
que vende o pretende vender bienes o servicios, a menos
que haya pasado un período de un año desde que el exAsociado abandonó la Compañía.
Familiares
Un Asociado no debe estar en la posición de tomar una
decisión o influenciar una decisión con respecto a que jcpenney
haga negocios con otra compañía en la cual un familiar o
amigo cercano tiene interés. Además, los Asociados no deben
estar en la posición de obtener algún beneficio indirecto de una
transacción de la Compañía que involucre a un familiar. Con
estos fines, “familiar” incluye al cónyuge, la pareja de hecho,
el hijo, el padre, el hermano, la hermana y sus cónyuges. No
se permitirá que ningún familiar de un Asociado de jcpenney
que esté en un puesto administrativo de participación en
los beneficios llame a las unidades de la Compañía como
representante que vende o busca vender bienes y servicios
hasta que el asunto haya sido divulgado y aprobado con
anterioridad por el Departamento de recursos humanos o
por el Comité de cumplimiento legal y ética comercial. Un
Asociado debe procurar dicha aprobación al divulgar la relación
en la casilla Divulgaciones del Certificado de cumplimiento
que se encuentra disponible mediante el Associate Kiosk.
El Departamento de recursos humanos y el Comité de
cumplimiento legal y ética comercial basarán sus decisiones en:
• El grado, si correspondiera, en el cual el puesto del
Asociado puede influenciar la relación comercial de la
Compañía con la compañía del familiar; y
• La probabilidad de que la relación provoque la apariencia
o posibilidad de un conflicto de intereses.
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Enthusiasm
P: Estoy trabajando en un proyecto especial que involucra la contratación de una consultoría para que
asesore a jcpenney en un aspecto comercial específico. Mi cuñada es socia de una firma que es una
de las mejores en este campo. ¿Puedo contratar a su firma para hacer el trabajo necesario?
R: Antes de contratar a la firma, debe divulgar la relación en la casilla de Divulgaciones del Certificado de
cumplimiento, disponible mediante el Associate Kiosk, y recibir una respuesta positiva. En esta situación
puede existir un conflicto de intereses porque su familiar tiene un interés en la firma que seleccionó para
suministrarle los servicios a la Compañía y puede parecer que eso influyó en su proceso de toma de
decisiones.
P: Mi esposa inició una firma de mercadería hace varios años y se ha vuelto muy exitosa. Como soy
Comprador y trabajo en el área a donde ella debería llamar, no se ha involucrado en ninguna venta
directa a jcpenney. Si contratara un gerente de ventas para que maneje las negociaciones de su
compañía con jcpenney, ¿eso resolvería cualquier conflicto de intereses?
R: No, todavía habría un conflicto. Su esposa es la dueña y directora de la empresa y en consecuencia, no
puede separar ni evitar una violación del espíritu de esta Declaración al utilizar este enfoque.
P: Soy Director de planificación y distribución. Mi hija ha ingresado al mundo del modelaje y tiene mucho
potencial. No tengo ninguna participación personal en la participación de las modelos que jcpenney
utiliza en las publicidades y los catálogos pero conozco a la persona que lo hace. Si la agencia de
mi hija la envía a una selección de modelos para jcpenney, ¿es necesario que lo divulgue? Si es así,
¿cómo debo hacerlo?
R: Sí, debe realizar la divulgación al iniciar sesión en el Associate Kiosk y hacer clic en el enlace Ética comercial.
Deberá explicar la situación en la casilla de Divulgaciones y esperar una respuesta. Incluso si no está
directamente involucrado en la selección de modelos para la Compañía, puede haber un conflicto de
intereses y es posible que no sea admisible.
P: Cuando mi unidad tiene eventos especiales, soy responsable de organizar los servicios de catering
o la entrega de los alimentos. ¿Cuál es el problema de que pida el próximo conjunto de almuerzos
en caja a la tienda de comidas selectas de mi yerno? A todos les encanta su comida y como somos
familiares, él le ofrece a jcpenney un precio realmente bueno.
R: Como usted es el Asociado que está a cargo de realizar los arreglos de catering, un pedido a la tienda de
comidas selectas de su yerno sería un conflicto de intereses que viola nuestra Declaración de ética comercial.
Incluso si la tienda de comidas selectas ofrece comidas excelentes a un precio muy bueno, seleccionar el
negocio de su yerno daría la apariencia de que jcpenney eligió su tienda debido a la relación familiar.
Interés en los Competidores
Debido a nuestro deber de lealtad hacia jcpenney, los Asociados no deben tener ningún interés directo ni indirecto en, ni
relación con ningún competidor de la Compañía si eso pudiera interferir con, influenciar o parecer que influencia el desempeño
de ese Asociado en las tareas de su Compañía. A los fines de esta Declaración, competidores incluyen a cualquier compañía
que ofrezca servicios o productos similares a los ofrecidos por jcpenney, o que compita en el mismo rubro. Un Asociado
puede, no obstante, vender productos o trabajar para otra compañía siempre y cuando la actividad para la compañía no
tenga relación con, no afecte y no interfiera con el puesto del Asociado en esta Compañía. El Asociado debe divulgar esta
actividad y obtener la aprobación necesaria mediante la casilla de Divulgaciones del Certificado de cumplimiento disponible en
el Associate Kiosk antes de involucrarse en esta actividad.
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Entusiasmo
La propiedad de acciones en una empresa competidora no será considerada como un conflicto de intereses si existen las dos
condiciones a continuación: (a) las acciones se comercian de manera pública, y (b) la cantidad poseída por el Asociado no
supera un décimo del 1% del saldo.
P: Soy Asociado de gerencia en el Departamento de Desarrollo Inmobiliario y quiero venderles productos y
mercaderías Mary Kay a mis amigos y vecinos. ¿Esto representa un interés prohibido en un competidor?
R: Depende. Debe divulgar esta actividad propuesta en el Certificado de cumplimiento, disponible mediante el Associate
Kiosk, y esperar una decisión antes de ingresar al negocio. La Compañía considerará los hechos relevantes
relacionados con sus responsabilidades de jcpenney y esta actividad. En este caso, es probable que la actividad sea
aprobada porque la venta de cosméticos es probable que no se relacione con, afecte ni interfiera con su trabajo para
la Compañía. De todos modos, debe recordar no involucrar el tiempo, los bienes o los Asociados de jcpenney en su
actividad comercial exterior.
Desviación de la Oportunidad Corporativa
Un Asociado no debe apropiar ni desviar a ninguna otra persona o entidad una oportunidad comercial o financiera que el
Asociado conozca o pueda anticipar razonablemente, que la Compañía tenga interés en perseguir.
P: En una reunión de la Compañía, escuché sin querer que jcpenney iba a buscar un nuevo lugar para
un centro de logística cerca del pueblo en donde crecí. Tengo un viejo amigo que todavía vive allí y le
comenté esta información. Él formó una corporación que adquirió un lugar adecuado y luego se lo vendió
a jcpenney. Si bien mi amigo obtuvo ganancias, yo no recibí ninguna parte del dinero de la venta. ¿Hice
algo malo?
R: Esta situación incluye una desviación de la oportunidad corporativa incluso aunque usted no haya obtenido
ganancias personales. Aunque es posible que no haya tenido la intención de hacerlo, desvió una oportunidad que
le pertenecía a la empresa hacia otra persona. Además, a menos que el plan de jcpenney con respecto a adquirir
terrenos en la zona ya se hubiera dado a conocer públicamente, también violó la Declaración de ética comercial al
divulgar información confidencial de la empresa.
Obedecemos la ley
Como residentes y ciudadanos de los países en los cuales operamos, tenemos el deber y la responsabilidad de respetar las
leyes del estado. Esperamos que cada Asociado de la Compañía, mientras actúa de manera personal o en nombre de la
Compañía, cumpla con las leyes vigentes. Como todos sabemos, la violación de las leyes puede provocar responsabilidades
corporativas y personales, como también daños a la reputación de la Compañía. jcpenney reconoce que no todos somos
abogados y que no podemos conocer todas las leyes que pudieran aplicarse. Cuando tenga dudas acerca de un asunto
legal, comuníquese con el Departamento legal. Si no está seguro de con qué abogado debe comunicarse, consulte la página
web Directorio legal por tema.
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Enthusiasm
Entusiasmo
Leyes sobre Salarios y Horarios
jcpenney se compromete a respetar todas las leyes y
reglamentaciones aplicables al salario mínimo, pago de las
horas extras, trabajo infantil y otras leyes y reglamentaciones
referidas al salario y los horarios de trabajo.
También exigimos que nuestros proveedores cumplan
con esas leyes. Para obtener más información acerca
del cumplimiento legal de los proveedores, consulte la
Declaración de cumplimiento legal del proveedor.
Para asegurarse de que todo el trabajo para jcpenney se
compense correctamente, es esencial informar y registrar
con exactitud todo el tiempo de trabajo. Cada asociado es
responsable de esta importante tarea de mantenimiento de
registros, tanto para usted como para cualquier Asociado
bajo su supervisión.
Leyes sobre Títulos
jcpenney obedece todas las leyes designadas para
proteger al público inversor con respeto a la divulgación de
información material. La información se considera material
si podría esperarse que afecte la decisión de un inversor
razonable acerca de la compra, la venta o la conservación
de acciones de jcpenney. Algunos ejemplos serían una
revisión ascendente o descendente de los pronósticos de
ganancias, un cargo reestructural significativo, un cambio
administrativo principal o una adquisición o desposeimiento
significativo.
Los Asociados no deben efectuar ni asesorar ni alentar
de ninguna manera a nadie para que efectúe ninguna
transacción sobre los títulos de jcpenney -incluido el
ejercicio de opciones y transacciones en el Plan de
ahorros 401(k)- u otra compañía involucrada con jcpenney
mientras el Asociado tenga información material no pública
acerca de jcpenney o de la otra compañía. Además, los
Asociados no pueden ingresar en opciones de comercio
o venta al descubierto de títulos de jcpenney porque estas
transacciones generarían la apariencia de operaciones
inadecuadas o parecerían desleales. Además, estos actos
son inconsistentes con los deberes del Asociado en relación
con jcpenney.
Los Asociados no deben divulgar información material no
pública a nadie ajeno a la Compañía (incluidos familiares,
proveedores y otros contactos comerciales), excepto en los
casos en que la divulgación fuera necesaria para permitir
que jcpenney lleve a cabo su negocio y siempre que se
hayan tomado las medidas necesarias para garantizar la
protección de esa información.
Dentro de jcpenney, los Asociados sólo deben discutir o
divulgar la información material no pública cuando sea
necesario para llevar a cabo el negocio de jcpenney y
cuando no tengan motivos para creer que la información
podría ser mal utilizada o divulgada incorrectamente por
parte del receptor.
El uso inadecuado de la información material no pública
puede provocar responsabilidades criminales, civiles o
ambas. Si un Asociado transmite información material no
pública a cualquier persona que actúa en relación con ella,
tanto el Asociado como la Compañía, o cualquiera de ellos,
podría ser responsable de la acción de esa tercera persona.
P: En la reunión de equipo de hoy, me enteré que las ganancias de la Compañía van a ser menores que la
tendencia comunicada anteriormente y, en consecuencia, la Compañía planea emitir un comunicado de
prensa mañana reduciendo su pronóstico. ¿Puedo transferir los bienes que tengo en mi Plan de ahorros
401(k) de las acciones de jcpenney a otra opción de inversión?
R: El hecho de hacer eso antes de que se libere al público el pronóstico revisado violaría la política de la Compañía,
la Declaración de ética comercial de jcpenney y las leyes sobre títulos al operar con las acciones de jcpenney
basándose en información interna.
20
Entusiasmo
P: Debido a mi trabajo en jcpenney, sé que
otra compañía va a hacer un anuncio de
gran importancia que debería aumentar
considerablemente el valor de sus acciones.
Estoy pensando en comprar 500 acciones antes
de que la noticia se haga pública. Como esta
operación no tendría relación con las acciones
de jcpenney, no se puede considerar como una
operación interna, ¿verdad?
R: No, esto es incorrecto. El hecho de operar sobre
las acciones de la otra compañía mientras posee
información material no pública acerca de su
negocio viola de todas maneras las leyes sobre
títulos incluso si usted no es empleado de la
compañía. Además, al comprar estas acciones
también violaría la Declaración de ética comercial
al utilizar información adquirida solamente como
resultado de su puesto en jcpenney para obtener
un beneficio personal.
P: En mi puesto, tengo acceso a información
acerca de las ganancias de jcpenney. En
ocasiones, visito un foro en Internet dedicado
a asuntos que afectan la industria minorista.
He realizado el borrador de una publicación
con mis opiniones acerca del futuro de la
venta minorista, incluida una predicción de
que jcpenney superará las estimaciones
de ganancias mientras que uno de sus
competidores no alcanzará las suyas. ¿Debo
realizar la publicación de manera anónima?
R: No debería publicar esta información en absoluto,
ya sea de manera anónima o no. Al divulgar
información no pública, su publicación violaría
la política de la Compañía sobre la protección
de la información de la Compañía y podría ser
potencialmente responsable bajo las leyes sobre
títulos referidas a las operaciones internas.
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Enthusiasm
Actividades Políticas
jcpenney alienta a los asociados a que participen del
proceso político en su tiempo libre, si les interesa hacerlo.
No obstante, dichas actividades deben estar restringidas al
uso de los recursos y de las instalaciones personales de un
asociado. Un asociado no se verá favorecido ni perjudicado
en ninguna condición de empleo como resultado de su
realización o no realización de contribuciones políticas.
jcpenney y nuestros asociados tienen intereses legítimos en
la composición de nuestros gobiernos estatales, locales y
federales y en las leyes que prescriben las formas en que se
debe llevar a cabo el negocio. No obstante, esto es un área
sumamente regulada.
Los pagos corporativos de cualquier cosa de valor, incluido
el dinero en efectivo, las mercaderías o los servicios, en
relación con actividades políticas, por lo general, son ilegales
o están regulados estrictamente por la ley. Las actividades
en cuestión incluyen campañas electorales, campañas de
promoción de una causa y propuestas. Todos los pagos
propuestos, las donaciones o los servicios en cualquiera
de estas áreas deben ser revisados con anticipación y
aprobados por escrito por el representante designado del
Grupo de relaciones gubernamentales del Departamento
Legal. El incumplimiento de esta política puede provocar
problemas con el cumplimiento de la normativa y atención
indeseada de los medios de comunicación para la empresa y
nuestros asociados.
No obstante, una corporación puede establecer un Comité
de acción política, que una a los individuos en un grupo para
proporcionar apoyo económico para el avance de intereses
políticos comunes. En jcpenney, diseñamos el PenneyPAC
(un comité de acción política) para proveerles dicha
oportunidad a los asociados administrativos. El PenneyPAC
no se involucra en políticas partidarias. Sus contribuciones
se basan en el registro de votación de un candidato sobre
los asuntos de importancia para jcpenney, en su capacidad
o en su posible capacidad (en gran parte, como resultado
de las tareas del comité, de las posiciones de liderazgo o
de la antigüedad) para proteger o promover los intereses de
jcpenney, así como también en otros criterios relacionados
con la promoción de los intereses de la empresa.
El contacto de una corporación con los legisladores y con los
oficiales del poder ejecutivo federal, estatal o local también
está regulado por ley. Los asociados deben contactar al
Grupo de relaciones gubernamentales del Departamento
Legal antes de contactarse con oficiales públicos en lo que
se refiere a asuntos y temas de la empresa.
Para obtener más información o si tiene preguntas acerca
de la participación política, visite el Sitio web Relaciones
gubernamentales/PenneyPAC, envíe un mensaje de correo
electrónico a [email protected] o llame al 972-431-1763.
En el caso de un asociado que ocupe un cargo público, ya
sea electivo o por designación, se debe tener en cuenta
el potencial de conflictos de intereses o los conflictos
de intereses aparentes. En consecuencia, los asociados
deben divulgar su intención de postularse para un cargo
público ante su gerente y en el Certificado de cumplimiento
disponible mediante el Associate Kiosk y recibir una
respuesta positiva antes de iniciar cualquier acción.
P: Soy amigo de un representante estatal y coincidimos en muchos asuntos políticos. Me gustaría que la
Compañía hiciera una contribución para la campaña de reelección de mi amigo. ¿jcpenney considera este
tipo de solicitudes?
R: La empresa ha establecido un Comité de acción política (PAC, por sus siglas en inglés), denominado
PenneyPAC, que está regulado por la Comisión de elección federal y que opera cumpliendo con todas las leyes
y reglamentaciones para realizar contribuciones políticas a los candidatos. Las solicitudes de contribuciones de
PenneyPAC deben enviarse a Arnold Grothues, el secretario de PenneyPAC a la dirección de correo electrónico
[email protected].
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Entusiasmo
Antimonopolio
jcpenney cree en la competencia libre y justa en cumplimiento de las leyes antimonopolio de los Estados Unidos. Con
respecto al negocio de la venta minorista, la preocupación principal de las leyes antimonopolio son las acciones concertadas
de los vendedores competidores o de proveedores y vendedores minoristas individuales, que elevan los precios, limitan la
disponibilidad o la selección de mercadería o dividen los mercados para perjudicar a los consumidores. Los Asociados deben
evitar los acuerdos o convenios con competidores o representantes de proveedores que puedan tener alguno de estos
efectos anticompetitivos u otros diferentes. Las violaciones pueden producir consecuencias extremadamente graves tanto
para la Compañía como para los individuos involucrados.
El hecho de inducir a un proveedor a proporcionar precios, términos, asignaciones promocionales o servicios discriminatorios
también puede violar las leyes antimonopolio. Esto no significa que no podamos y que no debamos negociar agresivamente
con los proveedores en todas las áreas. Simplemente significa que no debemos procurar una ventaja injusta sobre nuestros
competidores.
P: Un representante de un proveedor de marcas nacionales me dijo que otros vendedores minoristas se han
quejado de que jcpenney ofrece y publicita los productos del proveedor a precios inferiores a los precios
mínimos sugeridos para minoristas. Como yo soy el comprador que adquiere esta línea, el representante me
exigió que le asegurara que jcpenney aumentará sus precios a esos niveles. ¿Qué debo hacer?
R: Además de discutir el asunto con su gerente, debe consultar al Departamento Legal antes de responder a la exigencia
del proveedor. El grado hasta el cual un vendedor minorista y un fabricante pueden acordar de manera permisible acerca
de los precios minoristas está sujeto a estándares potencialmente conflictivos y exige un análisis caso por caso. En la
situación que describió, el hecho de que el proveedor responda a reclamos múltiples puede verse como una actitud del
proveedor para facilitar un acuerdo ilegal para fijar precios entre los vendedores minoristas que realizan los reclamos. En
ese caso, una garantía por parte de jcpenney puede considerarse como una decisión de sumarse al acuerdo ilegal.
P: Un representante de un proveedor le ofreció a jcpenney un respaldo publicitario cooperativo a un grado más
elevado del que afirma ofrecerles a otros vendedores minoristas. Como el comprador que trata con este
proveedor en particular, ¿es necesario que obtenga alguna información adicional antes de aceptar?
R: Sí. Es importante que le informe al representante del proveedor que, por lo general, jcpenney no puede aceptar
asignaciones y servicios promocionales que no se ofrecen en términos igualmente proporcionales a los clientes
competidores del proveedor. Antes de aceptar la oferta del proveedor, debe obtener una garantía por escrito de un
representante responsable del proveedor que indique que el proveedor le hará disponible el respaldo publicitario
cooperativo ofrecido a jcpenney (o las asignaciones o servicios funcionalmente equivalentes, en términos y
condiciones proporcionalmente iguales) a todos los vendedores minoristas que compiten con jcpenney en las áreas de
comercialización de jcpenney.
23
Enthusiasm
Entusiasmo
P: Soy un asociado de la Cadena de suministros y me han invitado a asistir a la reunión anual de un
“grupo de trabajo” de la industria, que incluye representantes de vendedores minoristas competidores.
El objetivo de la reunión es discutir las mejores prácticas y los estándares de la industria en nuestro
campo. Los organizadores del evento me dijeron que habrá sesiones temáticas en las cuales los
participantes podrán discutir las prácticas actuales de nuestras empresas, como los precios que
cobramos por el envío y el manejo, y las empresas de transporte que utilizamos. ¿Hay asuntos
especiales que deba tener en cuenta al asistir a un evento como este?
R: Definitivamente. Si bien la participación en “grupos de trabajo” puede ser por el bien de la empresa, puede
suscitar asuntos delicados, entonces, debería comunicarse con el Departamento Legal antes de participar.
Algunas de las actividades que describió violarían la política de jcpenney e incluso podrían representar una
violación a la ley antimonopolios. No debe divulgar la información privilegiada de jcpenney a otros participantes
del grupo. De la misma manera, debe negarse a discutir con otros miembros del grupo cualquier precio o
información promocional específicos de la empresa, incluidas las listas de precios, los montos de descuento,
los precios de venta minorista, los arreglos económicos, los términos de venta, las deducciones financieras, las
publicidades futuras o los planes de promoción, etc. Además, por ninguna razón debe acordar con ningún otro
miembro que tomará medidas disciplinarias en contra de vendedores minoristas o de proveedores específicos,
como tampoco que trabajará o que no trabajará con ellos. Si en algún momento durante las reuniones del
“grupo de trabajo” surgen estos temas, debe solicitar que el consejo antimonopolios comente acerca del
decoro de las discusiones. Se deben evitar por completo las conversaciones entre miembros en privado acerca
de estos asuntos delicados.
Ley sobre Prácticas Corruptas Extranjeras
Los asociados tienen estrictamente prohibido el uso de fondos de la Compañía y otros bienes de la Compañía para cualquier
fin ilegal, poco ético o inadecuado. Independientemente de si es o no una práctica aceptada en un país en particular, los
Asociados no pueden entregar, ofrecer ni prometer el pago de un soborno, una comisión ilícita u otro pago o regalo similar
ilegal o inadecuado a ningún funcionario, departamento o agencia extranjero, partido político extranjero, funcionario de un
partido político o candidato a un cargo político extranjero con el objetivo de obtener o mantener un negocio, dirigir un negocio
a cualquier persona en particular o garantizar una ventaja inadecuada para la Compañía. Los asociados no pueden utilizar,
emplear o autorizar a proveedores, agentes de terceros o a cualquier persona o entidad ajena con el objetivo de evadir esta
política.
Aunque la prohibición en contra de los sobornos no se aplica a los pequeños pagos “facilitadores” infrecuentes realizados a
un funcionario oficial para realizar tareas no facultativas, ministeriales o clericales, esta excepción se interpretará de manera
restringida y sólo se aplicará a los pequeños pagos infrecuentes realizados para facilitar las acciones gubernamentales de
rutina, que de manera habitual y común son realizadas por un funcionario del gobierno extranjero, como el procesamiento de
papeles del gobierno o la proporción de insumos de trabajo. Todos los pagos “facilitantes” deben ser revisados y aprobados
por el Departamento legal antes de realizar pago alguno. Además, todos esos pagos deben justificarse de manera exacta y
veraz en los libros y registros de la Compañía.
24
Entusiasmo
Prohibición de sobornos
Es ilegal ofrecer o recibir un soborno con la intención de influenciar la conducta comercial. Ningún activo de la empresa ni
ningún otro fondo puede utilizarse para sobornar o influenciar cualquier decisión de un oficial, un director, un empleado o
un agente de otra empresa o a cualquier oficial gubernamental, departamento o agencia, partido político o funcionario, o
candidato a un cargo político. Los asociados tienen estrictamente prohibido aceptar sobornos, comisiones ilícitas, coimas u
otros tipos de pagos por parte de cualquier organización o individuo que busque hacer negocios con jcpenney, esté haciendo
negocios o compita con ella. Para información acerca de regalos, invitaciones y asuntos relacionados vea las secciones de
Relaciones con los proveedores, Regalos, Comidas e Invitaciones.
La ley de los EE. UU. sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero y las leyes de otros países prohíben estrictamente el ofrecer,
prometer o dar, de manera directa o indirecta, dinero o cualquier cosa de valor a los funcionarios de los gobiernos extranjeros
o a los candidatos políticos de gobiernos extranjeros a fin de conseguir o mantener negocios o cualquier ventaja comercial
deshonesta. Los asociados no pueden dar, prometer, ofrecer ni autorizar, de manera directa o indirecta, cualquier tipo de
pago a los funcionarios de gobierno de cualquier país.
P: Me han dicho que en algunos países no se pueden obtener las aprobaciones gubernamentales sin
realizar un pago a un funcionario del gobierno. ¿El hecho de tener un asesor o un abastecedor que
“haga avanzar las cosas” y, simplemente, no preguntar cómo es que se obtuvo la aprobación, es
aceptable?
R: No. La ley prohíbe el pago de sobornos así se realicen de manera directa o indirecta. Es por esto que no puede
realizar dichos pagos y no puede permitir que se realicen estos pagos a terceros a nombre de jcpenney. Si
sospecha que se están llevando a cabo estos pagos, contáctese con el Departamento Legal de inmediato.
Protegemos la Información Confidencial de Nuestra Compañía,
Nuestros Clientes y los Asociados
Protección de la Información de la Compañía
La información de jcpenney es un bien valioso. Toda la información no pública y los registros con respecto a cualquier aspecto
del negocio de jcpenney o adquirido por los Asociados como resultado de su empleo en la Compañía son confidenciales.
Los Asociados no pueden divulgar a otras personas, o utilizar para su beneficio o para el beneficio de otra persona, cualquier
información confidencial de jcpenney, incluida la información acerca de las operaciones internas, el desempeño, los planes, los
clientes, los proveedores o los Asociados sin la autorización adecuada.
Su obligación de preservar la información confidencial de jcpenney continúa incluso después de la finalización de su empleo.
Si se lleva información privilegiada o confidencial de jcpenney cuando abandona la Compañía, o si accede a información de
jcpenney sin autorización, puede estar sujeto a responsabilidades civiles y criminales.
Los Asociados también deben proteger la información confidencial de otras compañías. Los Asociados no deben divulgar ni
utilizar la información confidencial de sus empleadores anteriores ni de cualquier otra compañía cuando realizan negocios en
nombre de jcpenney.
25
Enthusiasm
Para obtener más información acerca de cómo proteger la información de la Compañía, consulte la Política de protección de
la información confidencial de la empresa de jcpenney.
Los Asociados deben dirigir todas sus consultas de medios con respecto a cualquier asunto corporativo al Departamento de
comunicaciones corporativas llamando al 972-431-3400. Los Asociados deben dirigir todas sus consultas de la comunidad
de inversión al Departamento de relaciones con los inversores llamando al 972-431-5575. Para obtener una guía más
detallada con respecto a las declaraciones públicas, consulte las Políticas y pautas sobre relaciones públicas.
Los Asociados no deben realizar presentaciones, participar en paneles de discusión, dictar cursos ni escribir artículos o libros
relacionados con sus actividades de trabajo sin obtener la aprobación adecuada de su jefe de departamento u otro personal
de supervisión correspondiente. Es necesaria la autorización de Relaciones públicas en los casos en los cuales es probable
que las presentaciones que involucran a jcpenney sean utilizadas por los medios.
P: Una Asociada de cortinas de mi tienda destaca el hecho de que trabaja en jcpenney en su página
de Facebook. Ella me preguntó, como Gerente de la tienda, si puede publicar información sobre las
próximas ventas y ofertas de nuevos productos cuando se entera de ello, lo que me consta que ocurre
mucho antes de que sean publicitados. Planea invitar a todas las personas de su lista de sugerencias,
como también a sus familiares y amigos a que vean su página de Facebook. Considera que esa es una
excelente herramienta de marketing para nuestras cortinas y otros productos y una forma de poder
aumentar sus ventas. ¿Qué debo decirle?
R: Es posible que la Asociada tenga buenas intenciones, pero debe explicarle que si llevara a cabo su plan,
estaría divulgando información confidencial de la compañía de manera inadecuada. Además, es posible que
se represente de manera errónea como agente de la Compañía en este formato de publicidad, y exponga
a jcpenney a una responsabilidad por cualquier representación errónea de la publicidad, incluso si lo hiciera
de manera accidental. Quizás deba trabajar con ella para pensar en otras ideas para promocionar lo que su
departamento puede ofrecer, mientras protegen la información confidencial de la Compañía.
P: Me acabo de enterar de algunos cambios organizativos planificados dentro de la compañía, que todavía
no se anunciaron oficialmente. Inicié sesión en Twitter e hice una publicación al respecto. ¿Esto viola la
Declaración de ética comercial incluso si no divulgo los nombres de las personas involucradas?
R: Sí, este uso de la información de la Compañía viola la Declaración de ética comercial. Divulgó información
confidencial al publicar el hecho de que la Compañía realizaría cambios en su estructura organizativa, incluso si
no reveló los nombres o los puestos de las personas involucradas.
P: Encontré una copia del Calendario promocional, que identifica las próximas ventas, cerca del cesto de
reciclaje del salón de fotocopiado de mi departamento. Si bien está marcada como “Confidencial”, no
debe ser importante para la Compañía porque la encontré en la basura. Entonces estoy pensando en
publicar la información en mi blog. ¿Puedo hacer eso?
R: El hecho de publicar la información en su blog o compartirla de otra manera con cualquier persona que no tenga
la necesidad comercial legítima de conocer la información, violaría la Declaración de ética comercial. Aunque el
Calendario promocional parezca haber sido desechado, eso no elimina la naturaleza confidencial o privilegiada del
documento o su contenido.
26
Entusiasmo
P: Un nuevo Asociado a mi cargo me trajo materiales internos de su empleador anterior sin la autorización de
éste. Pensó que la información sería útil para una presentación interna de jcpenney que estoy preparando.
¿Qué debo hacer?
R: El nuevo Asociado violó la política de la Compañía al traer a jcpenney el material interno de otra compañía. No
debe utilizar la información de la otra compañía en su presentación, porque hacerlo también sería una violación.
Debe informar la conducta del nuevo Asociado a su gerente para que, juntos, puedan decidir si es necesario
entrenar al Asociado, capacitarlo o tomar medidas disciplinarias para abordar el asunto.
P: Soy Asociado de administración en una tienda de jcpenney. Recién tomé una llamada de alguien que dice
ser del “departamento de computación” en la Oficina central. Esta persona llamó por un problema con la
red inalámbrica de nuestra tienda y solicitó el número de acceso y la contraseña. ¿Qué debo hacer?
R: Nunca debe divulgar información confidencial acerca de la red de jcpenney por teléfono a ninguna persona.
Indíquele a la persona que llama que necesita ponerla en espera mientras verifica su identidad, y luego llame
al Escritorio de servicio de tecnología de la información (Information Technology Service Desk, ITSD) al 1-800214-4822. La divulgación de esta información a la persona que llama violaría la política de la Compañía y podría
exponer la red de jcpenney a una potencial vulneración de la seguridad.
P: Tengo amigos que no trabajan en jcpenney y me preguntan con frecuencia cómo va el negocio. Debido a
mi trabajo, me mantengo informado sobre los resultados de ventas que se publican en Infovision. ¿Qué
información puedo compartir con mis amigos?
R: A menos que tenga una razón comercial legítima para hacerlo, y haya discutido esa razón con su gerente, no debe
discutir ninguna información no pública sobre ventas o ganancias con individuos que no son Asociados de jcpenney.
Casi todos los datos disponibles en Infovision son confidenciales y no han sido o nunca serán revelados al público.
Cuando tenga inquietudes como ésta, lo mejor es adherirse a la información que ya se ha revelado al público
P: TEn verdad, este amigo mío solía trabajar para jcpenney. Dado que es un exasociado, ¿puedo compartir
datos sobre las ganancias y sobre la venta de acciones con él?
R: No. No, a menos que la información específica ya se haya revelado al público. El hecho de que su amigo sea un
exasociado de jcpenney no le da derecho a acceder a ninguna información privada de la empresa, en especial
a resultados de ventas y a planes de ganancias que no se han publicado. Recuerde que solo debe compartir la
información confidencial de la empresa con aquellos que tienen una razón comercial legítima para saberla. Si cree que
hay una razón comercial legítima para compartir información confidencial con alguien fuera de la empresa, incluso un
exasociado, entonces primero debe discutir la razón con su gerente.
Uso y Protección de la Información de los Clientes
jcpenney reconoce y respeta la privacidad de los clientes. En consecuencia, toda la información acerca de nuestros clientes debe
tratarse con cuidado. El Manual de manejo de archivos de los clientes de nuestra Política de privacidad debe consultarse para las
políticas y los procedimientos relacionados con el uso de información acerca de los clientes. Los asociados deben utilizar o divulgar
esa información a otras personas, ya sea a otros Asociados o a terceros, sólo según sea necesario para fines comerciales autorizados
de la Compañía en conformidad con leyes y reglamentaciones vigentes.
Además, esta responsabilidad incluye la realización de los pasos necesarios para evitar la divulgación no autorizada, el uso de o
el acceso no autorizado a información sobre nuestros clientes, en particular, información personal como nombres, direcciones,
números telefónicos, números de licencia de conducir y números de tarjetas de crédito o débito o de cajas de ahorros. También
incluye el desecho adecuado de los datos de los clientes en todas sus formas. La Política de protección de la información
confidencial de la compañía describe las medidas que deben tomar los Asociados cuando manejan información de los clientes.
27
Entusiasmo
Enthusiasm
P: Soy Gerente del salón de belleza. Una estilista del salón de belleza con 20 años de antigüedad anunció sus planes de
renunciar y abrir su propio negocio. Antes de que nuestro recepcionista se enterara de la renuncia, la estilista solicitó
una copia de su amplia lista de clientes, que contiene los nombres, las direcciones, los números telefónicos y las
direcciones de correo electrónico de los clientes. La recepcionista imprimió dos copias de manera accidental, entonces
le dio una a la estilista y tiró la otra en el cesto de reciclaje. ¿Qué debo hacer?
R: Hable de inmediato con el Gerente de la tienda o el Gerente de recursos humanos. Ambos Asociados pusieron en riesgo la
información de los clientes y es posible que sus acciones además violen la ley estatal como también la Política de protección de
la información confidencial de la compañía. La estilista no tiene derecho a utilizar la información de la Compañía para su nuevo
emprendimiento ni a ofrecerles a los clientes servicios ajenos a jcpenney. La recepcionista no debería proporcionarle información
personal de los clientes a nadie sin la autorización adecuada, que debe ser generalmente la del Gerente de la tienda o del salón
de belleza. Además, la recepcionista debería haber destruido la copia adicional de la lista de clientes en lugar de colocarla en un
cesto de reciclaje o basura de donde puede extraerla cualquier persona.
P: Soy Gerente de ventas y me estoy desempeñando como el Gerente del día de la tienda. Un Asociado de atención al
cliente de nuestro Departamento de niños recibió una llamada de “Brett, del Centro de prevención de pérdidas”, que
le dijo que más temprano, alguien había utilizado una tarjeta de crédito de manera fraudulenta en ese departamento.
“Brett” le dijo al Asociado que necesitaba los números de cuenta de otras transacciones con tarjeta bancaria realizadas
en esa caja registradora. El Asociado le proporcionó 38 números de cuenta a esa persona. ¿Qué debo hacer?
R: Informe la divulgación al Escritorio de servicio de tecnología de la información (ITSD, por sus siglas en inglés) llamando de
inmediato al 1-800-214-4822. La acción del asociado puso en riesgo de cargos fraudulentos a todos los números de cuenta de
los clientes y al divulgar el número de tarjeta de crédito de un cliente a una persona no autorizada, violó la Política de protección
de la información de la empresa.
P: Acabo de darme cuenta de que un palet de documentos que esperaba para ser transportado al Centro de asistencia
a tiendas (Store Support Center, SSC) para su destrucción fue tirado al contenedor de basura de la tienda de manera
accidental y retirado por la compañía local de recolección de residuos. Los documentos contienen información
confidencial personal de los clientes. Los documentos iban a ser destruidos de todos modos, entonces ¿es necesario
que informe el palet faltante?
R: Sí. Esta es una situación potencial de incumplimiento de la privacidad. Es posible que una persona no autorizada haya retirado
la información de los clientes de la basura y la utilice para llevar a cabo actividades fraudulentas. Debe informar de inmediato
cualquier contravención sospechosa de la información personal al Escritorio de servicio de tecnología de la información (ITSD)
al 1-800-214-4822 o a la Oficina central al 972-431-6900. El hecho de no hacerlo constituye una violación de la Política de
seguridad de la información de la empresa, de las leyes estatales y de otros requisitos regulatorios y posiblemente la Política de
privacidad de la empresa.
P: Utilizo mi computadora, que es propiedad de jcpenney, para abrir Facebook, pero tengo cuidado de nunca publicar
ninguna información confidencial en el sitio. ¿Por qué debería preocuparme acerca de la posibilidad de exponer
información de los clientes debido a mi actividad personal de navegación?
R: El simple hecho de hacer clic en una imagen, un video o un enlace que un amigo publicó en su muro o en un comentario puede
instalar malware en su computadora que es propiedad de la Compañía. Algunos tipos de malware pueden buscar información
confidencial de la Compañía y acceder a ésta, incluida información de identificación personal acerca de los clientes, tanto
en su computadora como en la red de sistemas de la Compañía. Sus acciones pueden provocar violaciones de las leyes y
regulaciones federales y estatales aplicables sobre privacidad y seguridad de datos, la Política de protección de la información
confidencial de la compañía y el Estándar de seguridad de datos estándar de la industria de las tarjetas de pago.
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Privacidad de los Asociados
jcpenney y sus Asociados también tienen el deber de
manejar la información personal de todos los Asociados con
cuidado y prevenir la divulgación y el uso no autorizados
o el acceso no autorizado a esta información. Este deber
también incluye el desecho adecuado de la información
personal acerca de los Asociados más allá del formato en el
cual se mantenga.
P: Me estoy preparando para llevar a cabo
reuniones de evaluación del desempeño
con los Asociados que superviso. Imprimí
todos los documentos de la evaluación y
los coloqué en una carpeta con una hoja
de cálculo que muestra los antecedentes
de desempeño y la información de pago
de cada miembro del equipo. ¿Qué debo
hacer con la carpeta cuando no necesito
utilizarla?
R: Debe guardar la carpeta en un gabinete o
cajón cerrado, asegurándose que ningún otro
Asociado tenga acceso a ese lugar. El hecho
de no guardar los registros confidenciales
como estos en una ubicación segura viola la
política de la Compañía sobre la protección
de la privacidad de los Asociados y puede
violar las leyes y regulaciones estatales y
federales sobre la privacidad y la seguridad
de los datos. Cuando ya no necesite las
impresiones, debe asegurarse de destruirlas.
P: Debido a mi trabajo, tengo acceso a una
base de datos que contiene información
personal, incluidos los números de seguro
social, de una cantidad de Asociados. En
ocasiones, necesito enviar información de
la base de datos a otras personas de la
Compañía o a proveedores externos por
correo electrónico. ¿Eso está bien?
R: Antes de enviar información personal fuera de
la Compañía, asegúrese de que el receptor
esté autorizado para recibirla y en ese caso,
sólo envíela en un formato codificado. El
hecho de enviar información personal no
codificada acerca de los asociados en un
adjunto de correo electrónico puede poner
información personal delicada en las manos
de ladrones de identidad. Además, viola la
política de la compañía sobre la protección de
la privacidad de los Asociados y puede violar
las leyes y regulaciones estatales y federales
sobre la privacidad y la seguridad de los
datos.
29
Respeto
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Respeto
Tratamos a los Demás con
Cortesía, Dignidad y Respeto
En jcpenney nos tratamos unos a otros con cortesía,
dignidad y respeto. Esto significa, por ejemplo, que las
decisiones de empleo se toman sin tener en cuenta la
raza, el color, la religión, el origen étnico, el origen nacional,
el sexo, la orientación sexual, la identidad y la expresión
del género, el estado civil, el estado familiar, el estado de
veterano, la edad, la discapacidad u otro estado protegido
por la ley.
El trato recíproco con cortesía, dignidad y respeto también
significa que todos los Asociados tienen derecho a trabajar
en un entorno libre de acoso. Si cree haber sido acosado
o que otro Asociado lo ha sido, notifique de inmediato a
su gerente o a su representante de Recursos humanos. Si
lo prefiere, puede llamar a jcpLine al 800-527-0063. Sus
inquietudes serán investigadas a la brevedad y tratadas de
manera confidencial.
P: Un Asociado me envió algunos mensajes de
correo electrónico con bromas e imágenes
sexualmente explícitas. Me resultan
realmente ofensivas. ¿Qué debo hacer?
R: No existe ninguna razón comercial para que un
Asociado utilice recursos de la Compañía, como
nuestro sistema de correo electrónico y nuestra
conexión a Internet, para acceder de manera
conciente y voluntaria a materiales “adultos”
o potencialmente ofensivos, imprimirlos o
distribuirlos. Las acciones del otro Asociado
violan la política de jcpenney, entonces debe
informar de inmediato a su gerente acerca
de los correos electrónicos y plantearle su
inquietud. Si prefiere hablar con otra persona,
debe comunicarse con el gerente de su
gerente o llamar a jcpLine al 800-527-0063. La
Compañía trata estos reclamos con seriedad y
tomará las medidas adecuadas.
P: Una Asociada de atención al cliente me dijo
que siente que su supervisor la trata de
manera diferente debido a su origen étnico.
Si bien soy Gerente de ventas en la misma
tienda, no estoy a cargo de la Asociada ni de
su supervisor. ¿Debo hacer algo al respecto?
R: Definitivamente. Tiene el deber de informarle la
inquietud de la Asociada al Gerente de la tienda
o a Recursos humanos. También debe alentar a
la Asociada para que hable con el Gerente de la
tienda acerca de este tema.
31
Respect
Respeto
Actividades Personales de los Asociados
En la mayoría de las circunstancias, es posible que los
Asociados mantengan la confidencialidad sobre sus
actividades fuera del lugar de trabajo. No obstante,
siempre debe tener en cuenta que es un representante
de jcpenney. Además, si utiliza el equipo o los recursos
de jcpenney para cualquier comunicación de o a alguien
o para almacenar datos, le brinda su consentimiento a
jcpenney para que acceda a dicha información. No utilice
los equipos o recursos de jcpenney si pretende mantener
la privacidad de una comunicación. Por ejemplo, cualquier
uso de equipos de jcpenney o de su red para enviar
o recibir comunicaciones o para conectarse a Internet
nunca es una comunicación privada.
Inclusión y Diversidad
jcpenney crea y fomenta activamente un entorno que
incluya a todas las personas y sus habilidades, fortalezas
y diferencias únicas. Respetamos y aceptamos la
diversidad en cada uno, nuestros clientes, proveedores y
cualquier otra persona con quien interactuemos.
P: Soy Gerente de tienda y estuve entrevistando candidatos
para un puesto vacante de supervisor. Actualmente no
tenemos ningún supervisor ni gerente hispano en nuestra
tienda, aunque tenemos muchos clientes hispanos. ¿El
compromiso de jcpenney con la inclusión y la diversidad
significa que debo descalificar a todos los candidatos
que no sean hispanos? ¿Debo incluir objetivos de
contratación concentrados en la diversidad, como una
cantidad determinada de contrataciones diversas, en mis
objetivos de desempeño anual como subgerente?
Inclusión y diversidad de jcpenney, dentro del
Departamento de recursos humanos, proporciona
liderazgo para los Asociados con problemas de diversidad
y fomenta la diversidad como una ventaja comercial
estratégica y competitiva para la Compañía. Si desea
obtener más información acerca de la inclusión y la
diversidad en jcpenney o si tiene inquietudes acerca de
problemas de inclusión y diversidad, hable con su
gerente, comuníquese con el Director de inclusión
y diversidad al 972-431-5598, o visite el Sitio
web de inclusión y diversidad.
Desarrollo de diversidad de proveedores
de jcpenney, dentro del Departamento de
compras, fomenta la diversidad en nuestra
base de proveedores al alentar el uso de
proveedores provenientes de minorías y
cuyas propietarias son mujeres en toda la
compañía. Para obtener información acerca
del Desarrollo de la diversidad de proveedores,
comuníquese con el Gerente de diversidad
de proveedores al 972-431-4339, envíe
un correo electrónico a supplierdiv@
jcpenney.com o visite el Sitio web
de diversidad de proveedores.
R: No. Si lo hiciera, violaría la política de jcpenney y la ley. Nuestro
compromiso con la inclusión y la diversidad significa que
valoramos la singularidad que cada Asociado y Asociado
potencial aporta al trabajo. Pero no discriminamos a ningún
candidato sobre la base de su raza, color, religión, origen
étnico, nacionalidad, sexo, orientación sexual, identidad y
expresión del género, estado civil, estado familiar, estado
de veterano, edad, discapacidad o cualquier otro estado
protegido por la ley y no tenemos objetivos numéricos de
diversidad.
32
32
Respeto
P: Trabajo en Atención al cliente. Varios
clientes se comunicaron con la Compañía
para reclamar que los sujetadores de la
cremallera de unos suéteres de marca
privada para niños se salieron por la parte
superior de las prendas de vestir. Algunas
personas incluso informaron que sus hijos
casi se ahogan con el sujetador. ¿Qué
debo hacer?
R: Debe notificar de inmediato al Coordinador
de seguridad de productos de jcpenney y
al Comprador del producto acerca de los
reclamos. El Coordinador de seguridad
de productos iniciará y supervisará una
investigación con respecto al cumplimiento
de seguridad del producto. El Comprador
emitirá una “detención de venta” inmediata
para todos los productos afectados hasta
que se complete la investigación. Cuando
sea adecuado, el Coordinador de seguridad
de productos organizará la prueba de los
productos, notificará a la Comisión de
seguridad de productos para el consumidor
de los Estados Unidos (U.S. Consumer
Product Safety Commission, CPSC) y
trabajará junto a la CPSC, al Comparador, el
Departamento legal, la cadena de suministro,
las operaciones de venta minorista y directa,
y el proveedor para implementar el retiro del
producto. El Coordinador de seguridad de
productos coordinará con Responsabilidad
pública sobre el manejo de cualquier reclamo
de los clientes con respecto a lesiones
relacionadas con el producto.
Seguridad del Producto
En jcpenney, la seguridad de nuestros clientes es lo más
importante. Todos los productos que vendemos no sólo
deben cumplir con todos los estándares de seguridad
correspondientes establecidos por la ley, sino que además
deben cumplir con los estándares de seguridad de
jcpenney. Nuestra política es no vender a sabiendas ningún
producto inseguro y minimizar, tanto como sea posible,
los peligros de los productos que implican algún riesgo
de manera inherente. Nuestros clientes tienen derecho a
esperar que nuestros productos no pongan en riesgo su
salud ni su seguridad de ninguna manera. Los asociados
deben reportar cualquier información o reclamo acerca
de la seguridad de los productos que vende jcpenney al
Coordinador de seguridad de productos de jcpenney al 972
431-9813 o a jcpLine al 800-527-0063.
33
Respect
Fomentamos un Entorno Seguro
Salud y seguridad
Nuestro objetivo es proporcionarles a todos los Asociados un entorno de trabajo limpio, seguro y saludable. Para lograr este
objetivo, debemos reconocer nuestra responsabilidad compartida con el respeto de todas las reglas y prácticas de seguridad,
de colaborar con los funcionaros que hacen cumplir estas reglas y prácticas, para realizar los pasos necesarios para protegernos
nosotros mismos y a otros Asociados, de asistir a la capacitación de seguridad necesaria y de informar de inmediato todos los
accidentes, las lesiones y las prácticas o condiciones inseguras a la gerencia o a jcpLine al 1-800-527-0063.
P: ¿La capacitación en seguridad está disponible para todos los asociados?
R: Sí. jcpenney se preocupa por la seguridad de nuestros asociados y de nuestros clientes, por lo tanto podemos
ofrecer capacitación básica en seguridad en jTrain.
Prácticas Ambientales
Como empresa y como individuos, debemos ejercer el buen criterio con respecto al impacto ambiental de nuestro uso de
los recursos, las instalaciones y los bienes raíces de jcpenney. Trabajamos constantemente para garantizar que hagamos
negocios de manera responsable con el medio ambiente. También buscamos continuamente garantizar que todas nuestras
operaciones, hasta el mayor grado que sea factible, preserven y mejoren el medio ambiente, como también que protejan
la salud y la seguridad de nuestros asociados, clientes y comunidades en donde hacemos negocios. Puede obtener más
información acerca de los pasos que estamos dando para hacer que nuestras operaciones sean “ecológicas” en el sitio en
línea Responsabilidad social: medio ambiente. Además, jcpenney ha adoptado una Declaración de principios sobre el medio
ambiente para otorgarle contenido más específico a nuestra política de responsabilidad con el medio ambiente.
P: La tienda en donde trabajo acaba de cambiar varias bombillas y arrancadores quemados. Como Gerente
de la tienda, si le solicito a un Asociado que deseche las bombillas quemadas, ¿debo asegurarme de que
además sepa cómo reciclarlas?
R: Sí. La política de nuestra Compañía es reciclar todas las lámparas (bombillas) y los arrancadores, que pueden
contener materiales tóxicos como plomo y mercurio. Cada Asociado debe llevar a cabo el negocio de la
Compañía de manera ambientalmente responsable y no violar ninguna ley ni regulación ambiental, como
tampoco la política de la Compañía. Los gerentes de las unidades son responsables de informarse sobre
estos requisitos y garantizar su cumplimiento. Para ayudarlo a hacer esto, la Compañía desarrolló un centro de
recursos en línea para la Seguridad de la tienda, su construcción y los asuntos operativos.
P: ¿Adónde debo arrojar los aerosoles usados, los perfumes que se devolvieron, los elementos del salón de
belleza o los productos de limpieza?
A: La política de nuestra empresa es la de manejar todos los residuos de forma adecuada. Estos elementos deben
desecharse poniéndolos en los receptáculos ubicados en la Zona de acumulación de residuos de su unidad.
Para obtener más información acerca del manejo adecuado de los residuos para otros desechos, visite el Centro
de recursos en línea.
34
Respeto
Tratamos con Justicia a Nuestros Proveedores, Contratistas
y Otros Contactos de Negocios
Solicitudes de Proveedores para Organizaciones sin Fines de Lucro
En jcpenney, nos preocupamos por nuestras comunidades y participamos en ellas. Esto con frecuencia incluye la
participación en actividades en nombre de organizaciones sin fines de lucro. Es admisible que un Asociado le solicite
ocasionalmente a un proveedor una contribución nominal para una organización de caridad reconocida en un evento de
recolección de fondos. Sin embargo, se debe tener cuidado de evitar cualquier impresión de que se espera una contribución
de parte del proveedor para mantener su relación con jcpenney.
En ninguna circunstancia se les debe solicitar a los proveedores que contribuyan con dinero para una organización sin fines de
lucro a cambio de acceso a la gerencia de jcpenney. Además, si un Asociado acepta pagos inusuales de una organización sin
fines de lucro, debe evitar que se cree la impresión de que jcpenney proporciona respaldo financiero a la organización y que
los proveedores también deben hacerlo.
P: Un grupo de personas de la División nacional desea
organizar un torneo de golf en beneficio de United
Way. Nos gustaría invitar a los representantes de los
proveedores a participar. ¿Existe alguna pauta que
debamos tener en cuenta?
A: You may invite vendors to participate in a United Way or
jcpenney Afterschool Fund benefit so long as:
(a) todos los participantes -los Asociados, los
representantes de los proveedores y el público
en general-paguen una tarifa de ingreso igualitaria;
(b) no se espere que los proveedores donen premios costosos ni hagan otras contribuciones;
(c)
se les garantice a los proveedores que la
participación es puramente voluntaria y que no tendrá relación con sus negocios con la
Compañía, y
(d) no haya ningún evento que involucre el pago de dinero adicional para cenar con un vicepresidente de jcpenney u obtener acceso a él de otra manera.
35
Obligación
36
Obligación
Formulamos Preguntas y
Presentamos Informes Cuando
Hay Algo Que No Parece
Estar Bien
Un ejemplo de HERO hace lo correcto, incluso si lo correcto
no es fácil de hacer. Si piensa que algo está mal o cree que
otro Asociado puede haber violado las políticas de jcpenney,
incluidas las políticas establecidas en esta Declaración, tiene
el deber de hacer preguntas y plantear sus inquietudes de
inmediato. El hecho de informar una preocupación puede
requerir coraje, pero un HERO sabe que es importante que
informe de inmediato lo que no parece estar bien y que
jcpenney tiene una política estricta contra las represalias.
En jcpenney, tenemos una Política de puertas abiertas, lo
que significa que nuestra gerencia está disponible para
atender en cualquier momento a cada Asociado que desee
expresar inquietudes o realizar sugerencias. A pesar de que
los Asociados pueden plantear un problema a cualquier
nivel, por lo general, la más efectiva y mejor manera de
resolver un problema es reunirse con su supervisor o gerente
inmediato. También puede discutir sus inquietudes con el
siguiente nivel de gerencia, como su Líder de Unidad.
37
Obligación
Ownership
P: Me está costando mucho llevarme bien con uno de mis compañeros de trabajo. Simplemente no
estamos de acuerdo sobre las mejores maneras de realizar el trabajo. ¿Qué debo hacer?
R: Hable con el gerente y solicítele su guía para solucionar los problemas con el compañero de trabajo.
P: Soy Gerente de ventas y recientemente descubrí que dos Asociados que trabajan en mi tienda están
involucrados entre ellos a nivel romántico y conviven. Uno de esos Asociados es un Funcionario de
prevención de pérdidas, lo que significa que su relación, mientras trabajen en la misma tienda, viola
la política de la Compañía. Le informé el problema al Gerente de la tienda hace aproximadamente un
mes, pero me dijo que eso realmente no le preocupaba y no ha hecho nada para solucionarlo. ¿Qué
debo hacer?
R: Hizo lo correcto al informar lo que considera como una violación de la política de jcpenney. Si siente que el
Gerente de la tienda no ha tratado su inquietud, puede volver a hablar del tema con él o dirigirse directamente
a su Gerente de distrito; e incluso, no está cómodo con acudir a su Gerente de distrito, entonces debe
comunicarse con su Gerente de recursos humanos. Si aún así no puede encontrar una solución o si prefiere
hablar con otra persona, puede llamar a jcpLine o comunicarse en línea, como dos formas más de informar
su nueva inquietud.
38
Ownership
jcpLine (linea de jcpenney)
jcpLine es la línea de jcpenney para inquietudes sobre
asuntos relacionados con la ética, el cumplimiento legal,
los recursos humanos, la justificación de reclamos, la
prevención de pérdidas, la seguridad y el medio ambiente.
Puede comunicarse con jcpLine mediante una llamada
telefónica gratuita al 1-800-527-0063 o bien puede visitar el
sitio web de jcpLine en www.jcpjline.com. Los Asociados y
otras personas fuera de los Estados Unidos pueden llamar
a un número gratuito internacional. En www.jcpjline.com
encontrará un directorio de números telefónicos por país.
jcpLine es operado por una organización independiente
de jcpenney. Si lo desea, puede comunicarse con jcpLine
en forma anónima. Cuanta más información proporcione,
mejor podrá la Compañía investigar y tomar las medidas
adecuadas. Cuando llame a jcpLine, se le proporcionará un
número de caso que deberá utilizar si desea volver a llamar
para obtener o proporcionar más información al respecto.
39
Ownership
Obligación
P: ¿Qué sucede cuando llamo a jcpLine?
R: jcpLine es respondido por un equipo de operadores externos, que escucharán su inquietud y le formularán
una serie de preguntas para obtener más información. La información que proporcione será enviada a los
Asociados del departamento adecuado de jcpenney (Recursos humanos, Legal, Auditoría o Prevención de
pérdidas) para la revisión y la toma de medidas al respecto. La información que proporciona se mantiene
tan confidencial como sea posible y sólo será compartida con quienes deban conocerla y puedan tomar las
medidas necesarias. Además, la Compañía sigue una estricta política contra las represalias, de modo que no
debe temer la toma de represalias en su contra por plantear su inquietud de buena fe.
P: Si informo una inquietud a jcpLine de manera anónima, ¿la Compañía la tratará de todos modos?
R: Sí. Si decide informar un problema de manera anónima, jcpenney igualmente tratará la inquietud con seriedad
y la investigará hasta el grado que sea posible. Independientemente de que se comunique con jcpLine por
teléfono o a través de www.jcpjline.com, recibirá un número de referencia que puede utilizar para volver
a llamar a jcpLine más adelante y consultar sobre el estado de su informe. Los Asociados que intenten
investigar o solucionar su problema pueden presentar actualizaciones, información o preguntas para el
operador de jcpLine lea cuando vuelva a llamar con su número de referencia. Como la Compañía no tiene
su nombre y no puede comunicarse directamente con usted, ésta suele ser la única manera de que quienes
intentan solucionar su problema pueden obtener la información que necesitan para hacerlo.
40
Obligación
Nunca Tomamos Represalias en Contra de Nadie por Plantear estos
Tipos de Inquietudes e Informamos las Tomas de Represalias Siempre
que Sospechemos que Existan
jcpenney tiene una estricta política contra las represalias. La Compañía no toma ni tolerará ninguna acción adversa ni
represalia contra un Asociado porque informe de buena fe cualquier inquietud o posible violación de la ley, la ética o la política
de la Compañía.
Si planteó una pregunta o informó una violación a la gerencia o a jcpLine y todavía no está seguro de la solución o cree que no
recibió una respuesta adecuada, debe discutir la situación con el Grupo de ética y cumplimiento ([email protected]).
P: Creo que el criterio comercial de un Asociado fue influenciado por su relación personal cercana con
uno de nuestros proveedores. Quiero informar el problema, ¿pero qué pasa si me equivoco? No quiero
involucrarme en un problema, arruinar la reputación de una persona ni hacer quedar mal a mi gerente
ni al departamento.
R: Mientras que actúe de buena fe, jcpenney no lo hará responsable si sus sospechas resultan incorrectas.
Consideraremos su inquietud con seriedad y si es necesario, llevaremos a cabo una investigación justa y
exhaustiva. Además, tomamos medidas para garantizar la protección de la reputación de nuestros Asociados
al mantener las investigaciones tan confidenciales como sea posible. Éste parece un asunto que usted ya
sabe que debería informar, pero siempre puede hablar con su gerente su necesita ayuda para decidir cuál
será su próximo paso.
P: Un Asociado a mi cargo informó una violación potencial de la política de jcpenney a través de jcpLine.
¿Eso significa que no puedo emitirle una advertencia de violación de política por un comportamiento
reprochable no relacionado?
R: No necesariamente. La llamada del Asociado a jcpLine y su propia violación de la política de la Compañía
son dos asuntos independientes que deben tratarse por separado. Asegúrese de discutir cualquier inquietud
específica con su Gerente de recursos humanos.
41
Ownership
Cómo funciona jcpLine
Usted informa una inquietud a
jcpLine por teléfono o a través de
www.jcpjline.com
1
El departamento adecuado de
jcpenney asigna un equipo de
investigación
4
Si ocurrió una violación de la
política de jcpenney, el equipo
de investigación trabajará con la
gerencia y con Recursos humanos para determinar la medida
adecuada a tomar a continuación
y el seguimiento con usted para
informarle que se completó la
investigación
7
42
Un operador en vivo, que
trabaja para nuestro proveedor
independiente, toma nota de
los detalles y lo ayuda a identificar
el problema. No se le exige que
proporcione su nombre si no
desea hacerlo.
2
Incluso si no es necesario realizar
una investigación, el departamento
adecuado de jcpenney se comunicará con usted e intentará solucionar la situación
5
Y si hay una debilidad en un
proceso, una política o un procedimiento, la compañía trabajará para
identificar y abordar la causa
8
Sobre la base de los problemas
involucrados, el informe se envía
al Grupo de ética y cumplimiento,
Recursos humanos, Auditoría o
Prevención de pérdidas para su
investigación y resolución
3
Si es necesario, el equipo investigará el problema, que puede
incluir una entrevista con usted y
con otros Asociados o la revisión de
los registros y otra información de la
Compañía
6
Si no ocurrió una violación de la
política de jcpenney, el equipo de
investigación cerrará el asunto y
le notificará que se completó la
investigación
9
Certificado de Cumplimiento
Esta Declaración de Ética Comercial incluye un Certificado
de cumplimiento que deben completar todos los
Asociados de la oficina central, los Asociados de gerencia
y determinados Asociados de las unidades de campo.
Este certificado está disponible a través del Associate
Kiosk. El Certificado de cumplimiento también contiene
una casilla de divulgación para que ingrese cualquier
circunstancia que pueda afectar el cumplimiento de esta
Declaración. Debe realizar cualquier divulgación que
correspondiera de inmediato cuando se presenten las
circunstancias correspondientes y debe volver a hacer la
divulgación cada año durante el proceso de certificación
anual mientras las circunstancias se mantengan vigentes.
Para firmar el Certificado de cumplimiento o hacer una
divulgación:
llevará a la página del Certificado, desde donde además
puede acceder a la Declaración de ética comercial
completa si todavía no la leyó.
• Aparecerá la página de actualización del Certificado de
cumplimiento. Haga clic en la pestaña en la parte superior,
titulada “Actualización de ética comercial.”
• Ingrese cualquier divulgación aplicable en la casilla de
Divulgaciones en la parte inferior del Certificado de
cumplimiento y haga clic en el botón Guardar.
NO FIRME el Certificado hasta que haya leído,
comprendido y aceptado los principios contenidos tanto
en la Declaración de ética comercial como en el Certificado
de cumplimiento. El Certificado de cumplimiento no es un
contrato de empleo ni una garantía de empleo continuo.
• Inicie sesión en el Associate Kiosk.
• Haga clic en “Tiene tareas de Asociado” en la columna
de la derecha.
• Haga clic en el enlace para “Se requiere la firma.”
• Siga las instrucciones de la página del Certificado de
cumplimiento, incluido el ingreso de las divulgaciones
correspondientes y luego incorpore su firma electrónica
en el Certificado.
Si no tiene el mensaje “Tiene tareas de Asociado”,
puede incorporar su firma electrónica en el Certificado al
completar los siguientes pasos:
• Inicie sesión en el Associate Kiosk.
• Seleccione “Autoservicio del asociado” en el menú de la
izquierda.
• Haga clic en “Ética comercial (Ver/Firmar)”. Esto lo
43
J. C. Penney Company, Inc. 6501 Legacy Drive Plano, TX 75024 jcp.com and jcpenney.net