Requerimientos generales de formato para las guías

Requerimientos generales de formato para las guías

Importación de COI 5.0 a Contafiscal
¡¡IMPORTANTE!!
Para seguir esta guía, es indispensable que las extensiones de sus archivos de la base
de datos que va a importar sean las que se exponen en esta guía, si no es así, no
será posible importar.
Para realizar la importación de información de COI al sistema de contafiscal, debe
primero localizar donde se encuentra la base se datos de su sistema de COI.
Una vez localizadas la base de datos, debemos identificar la información que va a
servir para la importación de datos.
La tabla archivo que contiene el catálogo de cuentas es:
CC 020607.db
Este archivo se estructura de la siguiente forma:
CC= Catalogo de cuentas
021504 = Donde 02= Mes, 15= Año, 04= Al número de la empresa del catálogo de
empresas de COI Versión 5.0
La tabla archivo que contiene las partidas es:
MO021504.db
Este archivo se estructura de la siguiente forma:
MO= MOvimientos
021504= Donde 02= Mes, 15= Año, 04= Al número de la empresa del catálogo de
empresas de COI Versión 5.0
La tabla archivo que contiene los encabezados de las pólizas es:
PO021504.db
Este archivo se estructura de la siguiente forma:
PO= Encabezados de POlizas
021504= Donde 02= Mes, 15= Año, 04= Al número de la empresa del catálogo de
empresas de COI Versión 5.0
NOTA:
El archivo utilizado para mostrar la estructura del mismo es solo un ejemplo y como tal
puede variar.
Una vez identificados los archivos, se procede a importar la información al sistema de
Contafiscal.
Ingrese al Sistema de Contafiscal, dé de alta una nueva empresa, solo tenga en
cuenta lo siguiente, en la pestaña de cuentas, cuando está dando de alta su
empresa, debe especificar los niveles de las cuentas a como lo manejaba en COI,
esto se hace eligiendo la opción de Creación manual.
Una vez que se dio de alta la empresa, se procede a importar el catálogo de
cuentas, esto se logra escogiendo el Menú – Herramientas – Importar cuentas y
pólizas ASCII.
En esta ventana es la que se ocupará para realizar la importación de datos, tanto
del catálogo de cuentas como el de pólizas.
De la ventana ya mencionada, se da clic en el botón Archivo y aparecerá la
siguiente ventana.
De esta ventana, se buscará la carpeta que tiene la base de datos desde el campo
Buscar en: Se localizara el directorio donde está la base de datos.
Tipo: elija la opción Paradox(*.db), aparecerán los archivos de su base de datos de
COI, por ultimo localice el archivo del catálogo de cuentas, seleccione el archivo y
de clic en el botón abrir.
En la ventana siguiente ya se insertó la ruta donde está la tabla de cuentas, ahora
de clic en el botón Leer Archivo.
Aparecerá la siguiente ventana
A esta ventana debe indicar que no, en el
botón No, en la parte inferior de la ventana se
visualiza el contenido de la información de la tabla
Pero esta desordenada, deberá parametrizar los siguientes campos como se ve en la
imagen:
Campo Separador de campos: Elija Otro en el campo siguiente ingrese el carácter
comilla simple (‘), enseguida en separador de texto elija comillas dobles y en tabla a
importar elija Cuentas.
Localice donde está la columna de cuentas, de clic sobre la primer cuenta y en el
campo Nombre del campo elija Cuenta, verá como la columna (el encabezado) se
renombra como Cuenta, así deberá hacerlo con la columna de la descripción.
Las columnas que sobran se rellenan con el encabezado No se usa, como se ve en la
imagen siguiente.
Y da clic en siguiente
, aparecerá la siguiente ventana
Aquí solo hay que darle siguiente
, a continuación se presentan las cuentas que
se van a importar y de clic en siguiente y comienza la importación, por cada cuenta
de mayor el sistema le pedirá Naturaleza de la cuenta y Rubro Contable.
Importación de Pólizas
El proceso para importar pólizas es similar, como ya sabemos las tablas PO y MO son
las que tienen los movimientos, para importarlos necesitamos ya tener importado el
catálogo de cuentas.
En el Menú – Herramientas – Importar cuentas y pólizas ASCII. Se abre la siguiente
ventana, de clic al botón Archivo:
Al dar clic en el botón Archivo aparecerá la siguiente ventana.
En Buscar en: Deberá indicar la ubicación de la base de datos,
Tipo, deberá elegir el tipo de archivo Paradox (*.db) y al elegir el tipo aparecerán las
tablas de sus empresas, primero se selecciona la tabla de los encabezados de las
pólizas archivo PO040503, se da clic en el botón Abrir, de la ventana que aparece,
daremos clic al botón Leer Archivo.
Aparecerá una ventana que pregunta si se quiere agregar un identificador, se le
indica que SI.
Enseguida en la ventana identificador, se agrega el valor 1 y se da clic en el botón
OK.
Cuando da clic en OK se presenta la ventana siguiente ya desplegando los datos de
la tabla de encabezados de la póliza.
Ahora toca el turno para agregar la tabla de las partidas, para ello debemos dar clic
nuevamente al botón Archivo, como se ve en la imagen anterior y aparecerá la
siguiente ventana.
En el campo Buscar en: localice la carpeta donde están sus empresas de COI, paso
siguiente en el campo Tipo elija la opción Paradox (*.db) y elija ahora la tabla de las
partidas de las pólizas archivo MO050403, se da clic en el botón Abrir, al dar clic en
el botón abrir regresamos a la ventana siguiente, de clic en el botón Leer Archivo.
Aparecerá la siguiente ventana, a la que dará clic en Si.
Enseguida aparece la ventana donde hay que indicar un identificador y el cual
llevará el valor de 2 y de clic en OK.
Ahora debemos de hacer lo siguiente, ya tenemos las tablas PO y MO del mismo mes
y mismo año, ahora de la ventana que aparece al dar OK a la ventana de
identificador, se tiene que parametrizar de la siguiente manera.
Campo Separador de campos: Elija Otro en el campo siguiente ingrese el carácter
comilla simple (‘),
Separador de texto elija comillas dobles (“)
Tabla a importar elija Pólizas / partidas.
Nombre del Campo elija Id. Póliza / partidas y enseguida le aparecerá la siguiente
ventana.
En la ventana anterior en identificador de pólizas debe de indicar el número 1 y en
identificador de partidas el número 2, hágalo tal y como aparece en la imagen
anterior, inmediatamente después, damos clic en el botón siguiente
la siguiente ventana.
, aparecerá
En esta ventana debemos de indicar que campos vamos a importar, para esto hay
que etiquetarlos, hago de la siguiente manera.
Como ve en las imágenes anteriores la ventana se divide en 2, arriba los
encabezados y abajo las partidas, debe tomar columna por columna y elegir el tipo
de datos que tiene cada una como se puede ver en las ventanas anteriores.
A continuación se enlista las columnas y los valores que tienen:
Parte superior de la ventana (encabezados), se enlista las columnas a utilizar, de
izquierda a derecha se enumeran las columnas para indicar los datos que llevan
cada una.
Columna 1 a la 5 se indica a cada columna que No se usa.
Columna 6 Tipo de póliza
Columna 7 No se usa
Columna 8 No de póliza
Columna 9 No se usa
Columna 10 Fecha
Columna 11 No se usa
Columna 12 Descripción
Columna 13 – 26 No se usa
Parte inferior de la ventana (partidas), se enlista las columnas a utilizar, de izquierda a
derecha se enumeran las columnas para indicar los datos que llevan cada una.
Columna 1- 5 No se usa
Columna 6 Tipo de póliza
Columna 7 No se usa
Columna 8 No de póliza
Columna 9 No se usa
Columna 10 Fecha
Columna 11 No se usa
Columna 12 Cuenta
Columna 13 No se usa
Columna 14 Descripción
Columna 15 No se usa
Columna 16 Naturaleza
Columna 17 No se usa
Columna 18 Imp. Cargos / Abonos
Columna 19 – 28 No se usan
Una vez parametrizadas las columnas se da clic en el botón siguiente
a la siguiente ventana.
y se pasa
En esta ventana debemos llenar los campos
Tipos de pólizas.- Aquí se utilizan predeterminados 3 tipos:
-
Diario – Dr =1
-
Ingresos – Ig = 2
-
Egresos – Eg = 3
Si usted dio de alta más tipos de póliza deberá indicar en la parte de Tipos de
póliza la equivalencia, como muestra el ejemplo, extra tenemos cheques y a ese tipo
de póliza en COI se le asigno Ch, por lo que en el campo equivalencia se pone Ch.
Formato de fecha: Debe ser Día/Mes/Año y Separador (/).
Naturaleza: Cargos (D) y Abonos (H)
Una vez llenados estos parámetros se da clic en siguiente
.
La ventana siguiente solo se muestra la información ya acomodada que se va a
importar, se le da clic al botón siguiente
y comienza la importación.
Esta es la última parte de la importación, esta ventana solo te muestra las pólizas
importar, para comenzar de clic al botón
pólizas.
, Comienza la importación de las
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