INFORME ANUAL DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE

Transcripción

INFORME ANUAL DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE
SECRETARÍA DE
SEGURIDAD PÚBLICA
Dirección General de la Policía Auxiliar del Distrito Federal
Dirección Ejecutiva de Desarrollo Institucional y Servicios de Apoyo
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Unidad Departamental de Almacenes, Inventarios y Archivo
INFORME ANUAL
DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013
“POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL”
ENERO 2014
PRESENTACIÓN
Con fundamento a lo estipulado en el artículo 15 fracción XIV de la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Distrito Federal; artículos 1, 3, 6, 20 fracción I, II, III, VII, VIII y IX,
21 fracción III y V, 37, 38, 41, 42, y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal; artículos
13 y 14 fracción XIII de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal; artículo 99 fracción VII del Reglamento Interior de la Administración
Pública del Distrito Federal; numerales 7.4.13 fracción I, VI y último párrafo, 7.4.14 fracción
III y 7.12 de la Circular Uno 2012 “Normatividad en Materia de Administración de Recursos
para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo
Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del
Distrito Federal”, se elabora el presente “Informe Anual del Programa Institucional de
Desarrollo Archivístico 2013” de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, relativo a las
actividades archivísticas que en esta Corporación se han desarrollado durante el
transcurso del año 2013.
FUNDAMENTO LEGAL
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal artículo 15 fracción XIV.
Ley de Archivos del Distrito Federal artículos 1, 3, 6, 20 fracción I, II, III, VII, VIII y IX, 21
fracción III y V, 37, 38, 41, 42 y 43.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal artículos 13 y
14 fracción XIII.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal artículo 99 fracción VII.
Circular Uno 2012 denominada “Normatividad en Materia de Administración de Recursos
para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo
Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del
Distrito Federal” numerales 7.3.14 fracción I, VI y último párrafo, 7.4.14 fracción III y 7.12.
Oficio OM/DGRMSG/001/2014, de fecha 13 de enero del 2014, girado por la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno
del Distrito Federal.
RESULTADOS
Sobre las actividades archivísticas desarrolladas en la Policía Auxiliar del Distrito Federal
durante el 2013, cabe mencionar que la Corporación es un ente público que como
resultado de la aplicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos
Personales para el Distrito Federal, se incorporó al ámbito archivístico por lo que la
organización de sus acervos documentales revisten una relevante importancia, a la fecha
dentro de la organización archivística se encuentra en la fase de ordenación, desde luego
después de haber identificado y clasificado la documentación, en el 2013 se obtuvieron los
siguientes resultados:
ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
1. Se identificaron, clasificaron y ordenaron por Series Documentales, expedientes de
diferentes Unidades Administrativas de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.
2. Se capturaron en la Base de Datos, expedientes de diferentes Unidades
Administrativas de la Corporación.
3. Se elaboraron carátulas estandarizadas de diferentes Unidades Administrativas de
la Institución.
4. Se elaboraron etiquetas para cajas archivadoras de diferentes Unidades
Administrativas de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.
5. Se seleccionaron y prepararon para Baja Documental, expedientes de la serie
expedientes individualizados del personal operativo incluidos en el trámite de la
Licencia Oficial Colectiva No 6.
6. Se prepararon para Baja Documental, Credenciales de Identidad que se emitieron al
personal de la Corporación, durante el periodo comprendido de 1999 al 2008,
mismas que dejaron de tener vigencia y de cumplir los fines para los cuales fueron
expedidas.
7. Se foliaron y se legajaron expedientes personales de elementos que causaron baja
por diferentes motivos.
8. Se proporcionó asesoría a diferentes Unidades Administrativas de la Policía Auxiliar
del Distrito Federal.
9. Se reubicaron cajas archivadoras en el Archivo de Concentración durante el
desarrollo de sus actividades.
DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD
ARCHIVÍSTICA
 En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito
Federal y del numeral 7.4.6 de la Circular Uno 2012, con fecha 9 de julio del 2013
en su Primera Sesión se integró el Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.
 Con fecha 27 de agosto del 2013, se llevó a cabo la Segunda Sesión del Comité
Técnico Interno de Documentos de la Corporación, en la cual se actualizaron y
fueron aprobados los siguientes Instrumentos de Control Archivístico:
1. Manual Específico de Operación Archivística.
2. Tabla de Determinantes de Oficina.
3. Cuadro General de Clasificación Archivística.
4. Catálogo de Disposición Documental.
5. Carátula Estandarizada de Expedientes.
6. Inventario de Archivo de Trámite.
7. Inventario de Archivo de Concentración.
8. Inventario de Archivo Histórico.
9. Inventario de Transferencia Primaria.
10. Inventario de Transferencia Secundaria.
11. Inventario de Baja Documental.
12. Control de Préstamo de Expedientes y Estadística de Usuarios.
13. Calendario de Caducidades.
14. Controles de Concentración y Restauración de Documentos.
15. Mapas de Ordenación Topográfica.
16. Guía General de Fondos del Archivo Histórico;
17. Control de Correspondencia de Entrada y Salida;
18. Informe Anual del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2012;
19. Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2013;
20. Programa de Trabajo del Comité Técnico de Administración de Documentos.
 Con fecha 26 de noviembre del 2013, se llevó a cabo la Tercera Sesión del Comité
Técnico Interno de Documentos de la Corporación, en la cual se modificaron y se
autorizaron los siguientes Instrumentos de Control Archivístico:
1. Tabla de Determinantes de Oficina.
2. Cuadro General de Clasificación Archivística.
3. Catálogo de Disposición Documental.
4. Inventario de Archivo de Trámite.
5. Inventario de Archivo de Concentración.
6. Inventario de Archivo Histórico.
7. Inventario de Transferencia Primaria.
8. Inventario de Transferencia secundaria.
9. Inventario de Baja Documental.
10. Calendario de Caducidades.
11. En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 17 de la Ley de Archivos, se
aprobó el Calendario de Sesiones del Comité Técnico Interno de Documentos de
la Corporación para el año 2014.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE REALIZA FUNCIONES
ARCHIVÍSTICAS
1. El Coordinador de Archivos asistió los días 29, 30 y 31 de mayo del 2013 al Curso
Taller “GOBIERNO ABIERTO DEL DISTRITO FEDERAL EN MATERIA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL”, que se impartió en las instalaciones del Instituto de
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito
Federal.
2. El Coordinador de Archivos asistió los días 21 y 23 de octubre del 2013 al Curso
“INTRODUCCIÓN A LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA
EL DISTRITO FEDERAL”, que se impartió en las instalaciones de la Policía Auxiliar
del Distrito Federal, por la Dirección de Capacitación y Cultura de la Transparencia
del “INFOdf”.
3. El Coordinador de Archivos asistió los días 24 y 25 de octubre del 2013 al Seminario
denominado “HACIA UN SISTEMA INTEGRAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS EN
EL DISTRITO FEDERAL”, que se llevó a cabo en el Centro Cultural “SAN ANGEL”
Delegación Álvaro Obregón, Distrito Federal., en donde el Sistema de Gestión
Archivos fue un tema preponderante en las ponencias.
ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES
1. En el 2013, no se arrendo el inmueble previsto para el Archivo de Concentración.
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES DE ARCHIVÍSTICA
1. Se actualizaron, se modificaron y aprobaron los Instrumentos Archivísticos,
buscando la mejora continua, conforme a los estándares estipulados en la Ley de
Archivos del Distrito Federal y la Circular Uno 2012.
2. Se optimiza el aprovechamiento de la base de datos para agilizar que la consulta
sea expedita.
DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN DE UNA NUEVA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
1. Se concientiza al personal de la importancia del trato y uso de los archivos, para el
desempeño de sus funciones.
2. Durante las asesorías se aprovecha para difundir la importancia de poseer una
cultura archivística, como medio para la eficaz gestión inherente a sus obligaciones
como servidores públicos.
CONSERVACIÓN Y
DOCUMENTALES
PRESERVACIÓN
DE
LOS
ACERVOS
1. Se recomienda a las Unidades Administrativas, no usar cintas adhesivas y eviten el
uso excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.) en el manejo de
documentos.
2. La limpieza diaria del local destinado para el archivo,
es una medida para la
conservación del mobiliario y del acervo documental.
3. El legajado de los expedientes de la segunda edad, es decir aquellos que ya
concluyeron su trámite o su consulta es esporádica, como medio para evitar la
desintegración de los mismos.
4. Se realizó una visita de supervisión a las diferentes Unidades Administrativas,
recomendando sobre la mejor conservación de sus acervos documentales.
5. Así mismo para mejorar la conservación de la documentación de la segunda edad
que aún poseen las diferentes Unidades Administrativas, se solicitará el
arrendamiento de un inmueble para el Archivo de Concentración.
6. Periódicamente se fumigan las diferentes Unidades Administrativas de la Policía
Auxiliar del Distrito Federal.
7. Anualmente son recargados los extintores existentes en las diferentes Unidades
Administrativas de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.
PLANES DE EMERGENCIA ANTE SINIESTROS
1. Se está actualizando el Plan de Evacuación para el personal del Archivo de
Concentración de la Policía Auxiliar del Distrito Federal.
Atentamente
Lic. Iván Piña Calva
_______________________________
J.U.D de Almacenes, Inventarios y Archivo
de la Policía Auxiliar del Distrito Federal

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