2609-3646-1-SP - XVIII Convención Científica de Ingeniería y

2609-3646-1-SP - XVIII Convención Científica de Ingeniería y

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO CON BONITA OPEN
SOLUTION
1,2
Reynier Lester Claro Escalona1, Alina Suros Vicente2
Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI), Centro de Identificación y Seguridad Digital (CISED),
Carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Boyeros, Ciudad de La Habana, Cuba.
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e-mail:[email protected]
RESUMEN
Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS) son una suite de tecnologías BPM que incluyen
los módulos funcionales, capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo en un único entorno. Uno de
estos BPMS es Bonita Open Solution, solución multiplataforma que se adapta al uso de estándares y que
cuenta con una amplia comunidad que provee documentación, ejemplos y contribuciones para la
automatización de los procesos de negocio de las empresas. La presente investigación describe las
características, funcionalidades y uso de este BPMS para la automatización de los procesos de negocio en
una empresa y así obtener una mayor producción y capacidades de rapidez en respuesta a los cambios. Se
presenta además un caso práctico que ejemplifica la automatización de procesos de negocio con el
mencionado BPMS.
PALABRAS CLAVES: BPMS, gestión de procesos de negocio, bonita open solution.
ABSTRACT
Business Process Management Systems (BPMS) is a suite of BPM technologies including the functional,
technical and support infrastructure in a single environment. One such BPMS is Bonita Open Solution,
multiplatform solution that adapts to the use of standards and has a large community that provides
documentation, examples and contributions to the automation of business processes of companies. The
present investigation describes the features, functionality and use of this BPMS for automating business
processes in a company and gets a higher production speed and capabilities in response to changes. It also
presents a case study that exemplifies the automation of business processes with BPMS said.
KEY WORDS: BPMS, business process management, bonita open solution.
INTRODUCCIÓN
La necesidad de cambio se ha convertido en la principal demanda de las operaciones empresariales hoy
en día. Muchas empresas fracasan porque se ven imposibilitadas ante eventos y circunstancias cambiantes
que afectan su productividad y rendimiento. Una herramienta que proporciona agilidad a los procesos al
reducir el tiempo y esfuerzo para convertir las necesidades e ideas empresariales en acciones es BPM.
Podemos entender BPM como un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizadas para
diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado
en los procesos de negocio que son un conjunto de tareas relacionadas de forma lógica, para lograr un
resultado definido teniendo una condición previa (entradas) y su condición posterior (salida), además
cuenta con su propia notación para modelar los procesos de negocio llama BPMN (Notación para el
Modelado de Procesos de Negocio), notación grafica estandarizada que evita las dificultades de
comunicación que tiene el lenguaje común, proporcionando un método normalizado para representar los
procesos de negocio y facilitar su entendimiento entre los usuarios de negocio y los técnicos.(Group,
2012) Su versión más difundida entre la comunidad es la 1.2 pero por sus ventajas la versión 2.0 es
ampliamente utilizada.
Para la automatización de los procesos de negocio las empresas apuestan por una nueva categoría de
software empresarial: los BPMS o ‘Business Process Management Suite’ por sus siglas en inglés,
completo conjunto de software que facilita todos los aspectos de la gestión de procesos de negocio como
diseño de procesos, flujo de trabajo, aplicaciones, integración y supervisión de la actividad para entornos
centrados tanto en los sistemas como en el ser humano.(Kiran Garimella, 2008) Este tipo de software le
permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es
decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su
conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las
tareas de los procesos.(AuraPortal, 2010)
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Dentro de los beneficios que aporta la utilizacion de este tipo de herramientas tenemos:
- Implementación de procesos horizontales (“cross functional”) de una forma ágil y efectiva.
- Integración de la información del negocio dispersa en diferentes sistemas.
- Participación de los usuarios en todas las etapas del ciclo de vida de los procesos (diseño,
ejecución, seguimiento y evolución).
- Monitoreo del cumplimiento de los factores clave del negocio.
- Medio para el mejoramiento y eficiencia continua de los procesos de negocio.
- Mayor rapidez en la incorporación de mejoras a los procesos de negocio.
- Reducción de tiempo a menos de la mitad en la incorporación de nuevas funcionalidades.
(Gravitar, 2012)
MATERIALES Y MÉTODOS
Bonita Open Solution
BonitaSoft es una empresa dedicada a brindar soluciones de gestión de procesos de negocio en software
libre, fue fundada en el 2009 por los fundadores del proyecto bonita, Miguel Valdés Faura, Charles
Charles Souillard y Rodrigue Le Gall, con sede en Grenoble, Francia. Su solución fácil e intuitiva con
coste de implantación mínimo es utilizada por empresas de todo tipo para proyectos simples o complejos.
Las visitas a su página web desde donde se puede descargar la herramienta y documentación asociada a la
misma demuestran la confianza de empresas de varios países en el uso de este BPMS.
Con la herramienta Bonita Open Solution podemos modelar procesos de negocio complejos conformes a
la especificación BPMN 2.0, la integración de los procesos con reglas de negocio, una personalización a
medida de las aplicaciones BPM así como la importación de procesos existentes en los formatos BPMN
2.0, XPDL y JPDL para facilitar la migración de procesos desde otras soluciones de BPM como Tibco,
Lombardi / IBM, Oracle, SoftwareAG, RedHat / JBoss o Mega. La interoperabilidad con otras
plataformas y sistemas también forma parte de las nuevas funcionalidades de su última versión 5.7. En
total, la solución cuenta con más de 100 conectores nativos, a los cuales hay que añadir más de 40
contribuidos por la comunidad de software libre de BonitaSoft. (SomosLibres.org, 2011)
Dentro de sus principales características se encuentran:
- Open Source y ligera.
- Compatibilidad con BPMN 2.0.
- Interfaz intuitiva y potente herramienta.
- Personalización de las herramientas.
- Integración de los procesos con reglas de negocio.
- Fácil importación de procesos desde otras herramientas.
- Conectores nativos (+ de 100): SAP, Microsoft Exchange, entre otros.
Conectores propios (realizados por la comunidad de BonitaSoft).
Bonita Open Solution integra tres herramientas BPM en una:
1. Bonita Studio: herramienta que permite modelar los procesos de negocio, conectar los procesos
a otras fuentes de información externas o internas y el diseño de los formularios para la
aplicación web final.
2. Bonita User XP: proveedor de una interfaz visual para interactuar con los procesos, permitiendo
al administrador gestionar los mismos, así como la gestión de usuarios del sistema. BonitaSoft
proporciona versiones de servidores de aplicaciones como el JBOSS o el Apache Tomcat pre
configurado con el Bonita Execution Engine y el User XP.
3. Bonita Execution Engine: encargado de interpretar los modelos creados en el Bonita Studio, es
el motor de BPM que conecta los procesos existentes en el sistema, así como el despliegue y
ejecución de los mismos. Este motor es genérico y extensible con lo que se puede añadir nuevos
estándares o servicios que aparezcan en el mundo BPM.
4. Bonita Form Builder: encargado de mostrar los formularios a los usuarios de la aplicación.
Funcionalidades de Bonita Open Solution
La automatización de procesos de negocio con tecnologías BPM, está creciendo de manera acelerada, las
empresas invierten en estas tecnologías pero sin un adecuado proceso metódico a corto o mediano plazo
significara un gasto para las empresas y no la ganancia esperada. Por esta razón desde que es seleccionada
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una herramienta BPMS se debe ser metódico para no volver a cometer los errores del pasado cuando los
sistemas que se desarrollaban no seguían un método, ni técnicas de análisis y diseño. Bonita Open
Solution como herramienta BPMS suministra varias funcionalidades para cada etapa de desarrollo de un
proyecto según BonitaSoft, estas funcionalidades permiten modelizar, desarrollar, ejecutar y controlar los
procesos de negocio. A continuación se abordan algunas de estas funcionalidades las cuales se deben
tener en cuenta en cada una de las etapas de desarrollo propuestas por BonitaSoft.
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5.
Etapa de Modelización
- Actualización en directo de procesos: Cambio en cualquier momento de la definición de los
procesos y aplicación al vuelo de estos cambios en su entorno de producción.
- Aportación de nuevos conectores: Acceso en un clic a numerosos conectores aportados por la
comunidad Bonita.
- Modelización de procesos BPMN2: Creación de sus propios procesos empresariales según el
formato Business Process Modeling Notation (BPMN) versión 2.0.
- Resolución avanzada de roles y del filtrado: Definición y resolución de roles de forma
dinámica y utilización de filtros para una atribución eficaz de las tareas a todos los miembros de
un grupo.
- Simulación de procesos: Simulación del procesamiento de los indicadores establecidos como
costes, duración, consumo de recursos, calendario, etc. e identificación de cuellos de botella.
Etapa de Desarrollo
- Editor de formularios: Edición avanzada de formularios web con dependencias de campos,
rellenado dinámico de campos, reglas de validación preconstruidas.
- Editor de gestión de datos: Escritura sencilla de scripts Groovy con el editor de gestión de
datos, que facilita su desarrollo y permite probarlos.
- Personalización de la interfaz: Para una adaptación de su aplicación de BPM al logotipo y los
colores de su empresa.
- Interfaz de desarrollo de conectores: Desarrollo y prueba de sus conectores en Bonita Studio.
- Reglas de negocio: Integra tablas de decisión que permiten a los usuarios definir sus reglas de
negocio sin depender de un sistema externo o tener que codificarlas.
Etapa de Ejecución
- Ejecución sincrónica/asincrónica: Ejecución asincrónica para evitar el bloqueo de instancias de
procesos por tareas en espera.
- Gestión de tareas humanas: Atribución de tareas a los usuarios en función de su rol.
- Herramienta de migración: Actualización sencilla de Bonita Open Solution gracias a su
herramienta de migración integrada.
- Motor transaccional: Bonita Execution Engine es un motor totalmente transaccional que
permite llamadas agrupadas, definiciones de equipos, etc. para la gestión de averías.
- Procesamiento de eventos: Correlación de eventos entre sí y activación de un proceso a partir
de la ejecución de otro.
Etapa de Experiencia del Usuario
- Etiquetas y categorías: Gestión fácil y rápida de tareas, organización del trabajo y seguimiento
de tareas y casos.
- Integración sencilla: Bonita UserXP es una aplicación liviana y de autenticación única, para una
integración rápida y fiable en los portales existentes y en las inter, intra y extranets.
- Seguimiento y alertas en tiempo real: Seguimiento en tiempo real de procesos y casos y
recepción de alertas.
- Una interfaz del usuario final innovadora: Bonita Open Solution reinventa la experiencia del
usuario gracias a una interfaz intuitiva de tipo "bandeja de entrada".
- Parámetros de usuario: Definición de los cuadros de mando predeterminados y/o según los
roles atribuidos a los usuarios finales.
Etapa de Monitoreo
- BAM y BI: Informes y estadísticas: Implementación de informes personalizados, para una visión
estadística de su proceso y caso.
- Control en tiempo real de la actividad: Fotograma instantáneo de su proyecto y caso con las
funcionalidades de Bonita User XP BAM.
- Gestión de usuarios: Gestión de usuarios y grupos, y/o sincronización con anuarios existentes
(LDAP).
- Indicadores claves de rendimiento (KPI): Definición de indicadores claves en cada etapa de su
proceso, y de su seguimiento en los cuadros de mando.
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Gestión del ciclo de vida de los procesos: Gestión del ciclo de vida de sus procesos:
des/activación, archivo.(BonitaSoft, 2011)
RESULTADOS Y DISCUCIÓN
El Centro de Identificación y Seguridad Digital (CISED) perteneciente a la Universidad de las Ciencias
Informáticas (UCI), es un centro de desarrollo de soluciones integrales, productos y servicios en el campo
de la identificación y la seguridad digital. El centro está formado por 5 departamentos: tarjetas
inteligentes, biometría, seguridad digital, identificación y soluciones integrales, además cuenta con varias
subdirecciones y un grupo de asesores. Dentro del centro se han identificado varios procesos de negocio,
uno de estos procesos es solicitud de un trabajador al centro en el que se crea una solicitud para la
incorporación de un nuevo trabajador al centro, así como la asignación de un recurso de red para el acceso
a los servicios del centro. En la Tabla 1 Especificación de proceso de negocio se detalla dicho proceso,
esta tabla de elaboración propia aborda los elementos principales para la modelación de dicho proceso.
Tabla 1 Especificación de proceso de negocio
Nombre
Solicitud de un trabajador al centro.
Crear la Boleta de solicitud que será impresa y archivada si es aprobada así como la
asignación de un recurso de red.
El envío de una solicitud de un trabajador por parte de un jefe de departamento o el
Evento(s) que director del centro al encargado de planificación y control y la planilla de solicitud de
lo generan
recurso de red para un trabajador por un jefe de departamento o directivo del centro al
Subdirector de tecnología.
Objetivos
Precondiciones
Se requiere captar el nombre, apellidos, solapín, plaza y área donde labora el
trabajador. Datos del personal especificados correctamente en la solicitud.
Se confecciona la boleta que corresponde con los datos del trabajador solicitado.
Poscondiciones La solicitud tiene que ser firmada por el jefe de departamento y por el subdirector de
tecnología para ser válida legalmente.
Responsable(s)
Planificación y Control. Jefe de departamento o directivo y subdirector de tecnología.
Cliente(s)
Los jefes de departamento y el director. Profesores.
Rol
Rol(es)
Función.
-Envían una solicitud la cual puede ser verbal o mediante
una vía alterna como el correo electrónico, al encargado
de Planificación y Control con el nombre, apellidos,
Jefes de departamento y el
solapín, plaza y área donde trabaja.
director del CISED.
-Llenan un formulario de solicitud de servicio y lo firma
digitalmente, luego es enviado al subdirector de
tecnología.
Planificación y Control del -Crea una boleta con estos datos la cual es impresa y si es
CISED.
aprobada se archiva en recursos humanos.
Subdirector de tecnología.
-Firma la planilla en caso de que no existan errores en la
solicitud y asigna los recursos al personal solicitado.
-Rechaza la solicitud si esta contiene errores en su
contenido, enviándola de vuelta al jefe de departamento
para su corrección.
Entradas
Solicitud con el nombre, apellidos, solapín, plaza y área donde laborara el trabajador.
Datos para la solicitud de recursos de red.
Salidas
Boleta de solicitud de un trabajador impresa. Planilla de solicitud de servicio de red
firmada.
En la Figura 1 Diagrama de flujo del proceso se expone el proceso Solicitud de un trabajador al centro
modelado con la notación BPMN 2.0 utilizando la herramienta Bonita Open Solution versión 5.7.
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Figura 1 Diagrama de flujo del proceso
La solución fue diseñada mediante una arquitectura en capas donde los usuarios interactúan directamente
con una versión personalizada del Bonita User XP, siendo la interfaz principal una aplicación web
dividida en dos vistas fundamentales la de usuario y administrativa. La vista administrativa tiene como
objetivo facilitar la gestión de procesos, usuarios y reportes de los procesos alojados en el servidor de
aplicaciones, permitiendo además el control sobre las etiquetas de los usuarios, opciones de
sincronización y preferencias generales del sistema. La vista de usuario está encaminada a los usuarios
finales de la solución, está diseñada para llamar a ejecución los procesos alojados en el servidor con un
alto grado de personalización.
De los conectores que brinda Bonita Open Solution se utilizaron para la automatización del proceso
Solitud de un trabajador al centro los siguientes:
- LDAP: Permite realizar consultas a un servidor de LDAP (Protocolo Ligero de Acceso a
Directorios).
- SMTP: Permite el envío de mensajes por correo electrónico. Para notificar a los usuarios que
deben realizar una acción en el sistema.
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-
Base de datos PostgreSQL: Permite realizar consultas a una base de datos de PostgreSQL.
Script de Groovy: Permite la creación de scripts usando el lenguaje de programación Groovy.
Para validaciones de los formularios y generación de PDF.(S.A, 2011)
Para comprobar la eficiencia del proceso automatizado se compararon los tiempos de ejecución, estos se
obtuvieron mediante el método de entrevista al personal involucrado en los mismos y con los resultados
obtenidos del KPI promedio de duración de los casos mediante un reporte que brinda los tiempos medios
de ejecución de varias iteraciones de ejecución de un proceso. El tiempo de ejecución sin automatizar el
proceso es de 2 a 6 horas según los entrevistados, mientras que el de ejecución usando el sistema después
de tres iteraciones fue 7:32 min, lográndose de esta forma una agilidad en la ejecución del proceso
automatizado.
CONCLUSIONES
En esta investigación se han descrito de forma general las principales características y funciones del
sistema de gestión de procesos de negocio Bonita Open Solution, enfocándose en las herramientas que
conforman dicho software, las funciones que proporciona en cada una de las etapas de desarrollo de un
sistema utilizando la tecnología BPM, así como la modelación de un proceso de negocio en la notación
BPMN 2.0 con Bonita Open Solution. Se abordaron los principales conectores utilizados para la
automatización de un proceso de negocio, la arquitectura de la solución así como una pequeña prueba
realizada para verificar la eficiencia del proceso automatizado con la herramienta abordada en el trabajo.
REFERENCIAS
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2012.]
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S.A, BonitaSoft. 2011. Bonita Open Solution 5.5 Connectors Reference Guide. s.l. : BonitaSoft S.A,
2011.
SOBRE LOS AUTORES
Alina Suros Vicente: Graduada de Ingeniería Informática, en la Universidad de Holguín año 2004.
Profesor Asistente perteneciente al Centro de Identificación y Seguridad Digital. Vinculado a la
producción de software por más de 8 años obteniendo varios reconocimientos por su participación en el
proyecto Sistema Nacional de Identificación, Migración y Extranjería de la República Bolivariana de
Venezuela. Ha publicado varios artículos científicos en revistas y eventos de la Universidad de las
Ciencias Informáticas y en eventos nacionales.
Reynier Lester Claro Escalona: Graduado de Ingeniero en Ciencias Informáticas, en la Universidad de
Ciencias Informáticas año 2008. Profesor Instructor perteneciente al Centro de Identificación y Seguridad
Digital. Vinculado a la producción de software por más de 6 años obteniendo varios reconocimientos por
su participación en el proyecto Sistema Nacional de Identificación, Migración y Extranjería de la
República Bolivariana de Venezuela. Ha publicado varios artículos científicos en revistas y eventos de la
universidad de las ciencias informáticas y en eventos nacionales.
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