Gerente Administrativo y Financiero

Transcripción

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios para Empresas Públicas Nacionales Estratégicas
Boliviana de Aviación BoA. (RE-SABS-EPNE –BoA)
REGLAMENTO ESPECÍFICO DE BOLIVIANA DE AVIACION DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS
NACIONALES ESTRATÉGICAS (RE-SABS-EPNE)
1.
OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
Implantar en la Empresa Pública Nacional Estratégica Boliviana de Aviación (BoA), las
contrataciones directas de bienes, servicios generales, consultoría, contratación de empresa de
seguro y reaseguro, adquisición directa de maquinaria, equipo reacondicionado, lubricantes y
combustibles, manuales de operación aeronáutica, ejecución de obras y otras adquisiciones que
coadyuven con el cumplimiento de los objetivos de Boliviana de Aviación.
2.
ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
El presente reglamento es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades de la Empresa
Pública Nacional Estratégica Boliviana de Aviación (BoA), a nivel nacional e internacional.
3.
BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
Constitución Política del Estado.
Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales.
Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de
Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001,
que lo modifica.
Decreto Supremo Nº 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios.
Decreto Supremo Nº 29318, de 24 de octubre de 2007, que crea la Empresa Pública Nacional
Estratégica “Boliviana de Aviación – BoA”.
Decreto Supremo Nº 29482, de 19 de marzo de 2008, que aprueba el Estatuto de la Empresa
Pública Nacional Estratégica “Boliviana de Aviación – BoA”.
Ley 2902 de 29 de octubre de 2004
4.
DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA
Boliviana de Aviación – BoA.
5.
MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE)
La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Gerente General.
6.
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
El responsable de la elaboración del presente RE-SABS - EPNE es la Unidad de Adquisiciones
del Departamento Administrativo.
El presente RE-SABS-EPNE será aprobado mediante Resolución emitida por el Directorio de
Boliviana de Aviación - BoA.
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7.
PREVISIÓN
En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del
presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones
establecidas en el Artículo 83.- (EMPRESAS PUBLICAS NACIONALES ESTRATEGICAS)
del Decreto Supremo N° 0181.
8.
SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS-EPNE, dará lugar a
responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N°
1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones
conexas.
9.
PRINCIPIOS
La aplicación del presente reglamento está orientada bajo los siguientes principios:
a) Solidaridad. Los recursos públicos deben favorecer a todas las bolivianas y bolivianos;
b) Participación. Las bolivianas y bolivianos tienen el derecho de participar en los procesos de
contratación de bienes y servicios;
c) Control Social. Las bolivianas y bolivianos tienen el derecho de velar por la correcta
ejecución de los recursos públicos, resultados, impactos y la calidad de bienes y servicios
públicos;
d) Buena Fe. Se presume el correcto y ético actuar de los servidores públicos y proponentes;
e) Economía. Los procesos de contratación de bienes y servicios, manejo y disposición de
bienes, se desarrollarán con celeridad y ahorro de recursos;
f) Eficacia. Los procesos de contratación de bienes y servicios, manejo y disposición de bienes,
deben permitir alcanzar los objetivos y resultados programados;
g) Eficiencia. Los procesos de contratación de bienes y servicios, manejo y disposición de
bienes, deben ser realizados oportunamente, en tiempos óptimos y con los menores costos
posibles;
h) Equidad. Los proponentes pueden participar en igualdad de condiciones, sin restricciones y de
acuerdo a su capacidad de producir bienes y ofertar servicios;
i) Libre Participación. Las contrataciones estatales deben permitir la libre participación y la más
amplia concurrencia de proponentes, a través de mecanismos de publicidad, con el objeto de
obtener las mejores condiciones en cuanto a precio y calidad; salvo en aquellos procesos con
plazos de contratación limitados.
j) Responsabilidad. Los servidores públicos en lo relativo a la contratación, manejo y
disposición de bienes y servicios, deben cumplir con toda la normativa vigente y asumir las
consecuencias de sus actos y omisiones en el desempeño de las funciones públicas;
k) Transparencia. Los actos, documentos y la información de los procesos de contratación,
manejo y disposición de bienes y servicios, son públicos.
h) Oportunidad Las contrataciones emergentes de las operaciones deberán ser convenientes y
oportunas en tiempo y lugar.
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10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Los Responsables del proceso de contrataciones, según su naturaleza serán:







Gerente General
Gerente de Mantenimiento
Gerente de Operaciones
Gerente Administrativo y Financiero
Gerente Comercial
Gerentes Regionales
Gerentes en el exterior
11. PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN







Máxima Autoridad Ejecutiva
Gerentes de Area
Unidad solicitante
Departamento Administrativo
Departamento Legal
Departamento de Finanzas
Directorio de Boliviana de Aviación
12. PROCESOS DE CONTRATACIÓN
Boliviana de Aviación de acuerdo a su naturaleza jurídica y al objeto de su creación, establece los
siguientes procedimientos de contratación:








Contrataciones de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las Operaciones
Aeronáuticas
Contrataciones de Bienes y Servicios con categoría AOG (AIRCRAFT ON GROUND)
Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas
Contrataciones de Bienes y Servicios Comunes Emergentes de las Operaciones
Aeronáuticas
Arrendamiento y Adquisición de Bienes (Aeronaves).
Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios hasta Bs. 20.000,00.Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs. 20.000,00
Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios en el Exterior.
Contrataciones de Servicios de Publicidad Corporativa
Para los procedimientos antes mencionados, las Unidades solicitantes son los responsables por la
verificación de existencia en almacenes, siendo requisito para la presentación de las solicitudes.
Asimismo, posterior al proceso de compra la Unidad Solicitante deberá solicitar el ingreso a
Almacenes de los Bienes adquiridos.
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13. PROCEDIMIENTOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION
13.1
Contrataciones de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las Operaciones
Aeronáuticas
El Responsable de Contratación de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las
Operaciones Aeronáuticas, es el Gerente General de Boliviana de Aviación.
Se designarán como Responsables de llevar adelante o desarrollar las Contratación de Bienes y
Servicios Recurrentes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas al Gerente de
Mantenimiento, Gerente de Operaciones y Gerente Administrativo y Financiero, Gerente
Regional y en el Exterior, debiendo ser designados por la Máxima Autoridad Ejecutiva, mediante
Resolución Administrativa.
Bienes y Servicios Recurrentes son todos aquellos que la Empresa requiere de manera
ininterrumpida y que permiten el cumplimiento de las operaciones aeronáuticas.
La Unidad Solicitante podrá estar compuesta por las siguientes Gerencias:





Gerencia de Operaciones
Gerencia de Mantenimiento
Gerencia Administrativa y Financiera
Gerentes Regionales
Gerentes en el Exterior
Los Bienes y Servicios clasificados como recurrentes emergentes de las operaciones aeronáuticas
son los siguientes:









Combustibles y Lubricantes
Servicios de Tráfico y atención a pasajeros
Servicios de soporte de aeronaves de Tierra
Servicios de Comunicación
Servicios de Aeropuerto
Servicios de Alquiler de Oficinas
Servicios de Alquiler de Equipos
Otros Bienes y Servicios relacionados a la operación aérea
Servicios de Soporte y/o Mantenimiento de aeronaves en tierra
El procedimiento para contrataciones de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las
Operaciones Aeronáuticas cumplirán los siguientes pasos:
Descripción del Procedimiento
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
1
Actividad
Solicitud del Bien o
Servicio
Detalle
La Unidad Solicitante realiza la
solicitud, especificando el bien o
servicio,
adjuntado
documentos
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Gerente General
2
Análisis
solicitud
3
Verificación
documentos
elaboración
contrato
de
y
de
Jefe
de
Departamento
Legal
(Para
montos mayores a
un
millón
de
Bolivianos)
3.1
Protocolización
contrato
de
Jefe
de
Departamento
Administrativo
4
Registro y control de
contrato
Unidad
Adquisiciones
5
Archivo de proceso
Jefe
Departamento
Legal
de
de
de
la
legales del proveedor y el precio
referencial, verifica su inscripción en
el POA y saldos presupuestarios, para
su posterior remisión a la Gerencia
General.
El Gerente General analiza la solicitud
y autoriza la suscripción de contrato
del bien o servicio, y remite al jefe del
Departamento Legal.
El Jefe de Departamento Legal
verifica los documentos legales y
procede a la elaboración y suscripción
de contrato, para su correspondiente
remisión al Jefe de Departamento
Administrativo.
El Jefe de Departamento Legal, para
procesos mayores a un millón de
bolivianos,
procede
a
la
protocolización del contrato ante la
notaria de gobierno, para después
remitir
al
Departamento
Administrativo.
El
Jefe
de
Departamento
Administrativo, registra en su base de
datos y archiva el contrato, y remite
el proceso a la Unidad de
Adquisiciones.
La Unidad de Adquisiciones procede a
informar al SICOES y al archivo del
proceso.
Para procesos mayores a un millón de bolivianos el Gerente General, solicitará la aprobación
del Directorio de Boliviana de Aviación. En procesos en los que la firma de contrato ponga en
riesgo las operaciones aéreas, el Gerente General aprobará la solicitud, debiendo informar al
Directorio en la próxima reunión.
La Unidad Solicitante será la encargada de administrar y controlar el contrato, para
posteriormente emitir la conformidad, adjuntando la factura solicitar su pago o registro
contable a la Gerencia Administrativa y Financiera.
13.2 Contrataciones de Bienes y Servicios con Categoría AOG (AIRCRAFT ON GROUND)
Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas
El Responsable del presente proceso de contratación es el Gerente General de Boliviana de
Aviación.
Servicios con Categoría AOG Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas al Gerente de
Mantenimiento y Gerente de Operaciones, debiendo ser designados por la Máxima Autoridad
Ejecutiva, mediante Resolución Expresa.
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Para efectos del presente procedimiento la “Categoría AOG” es interpretada como aeronave en
tierra o inminente riesgo de paralización de una aeronave por carencia del Bien o Servicio
requerido, la misma que deberá justificar en cada solicitud.


Los Bienes y Servicios clasificados en la Categoría AOG Emergentes de las Operaciones
Aeronáuticas son los siguientes:




Repuestos de la aeronave en categoría AOG
Repuestos de equipos que presten servicio y asistencia a las aeronaves en categoría AOG
Servicios de mantenimiento a la aeronave que se encuentre con reporte AOG
Otros Bienes y Servicios relacionados a la operación aérea en los que se encuentren en
categoría AOG
El procedimiento para contrataciones de Bienes y Servicios en Categoría AOG Emergentes de las
Descripción del Procedimiento
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
1
Actividad
Servicio
Gerente General
2
Análisis
solicitud
Gerente
Administrativo y
Financiero
Jefe
del
Departamento
Administrativo
3
Elaboración
Solicitud de Pago
4
Instruye solicitud de
pago
Gerente
Administrativo y
5
Firma de solicitud de
pago
de
la
de
Detalle
La Unidad Solicitante, presenta un
informe técnico y solicitud de pago al
Gerente General, comunicando las
causas por las que la aeronave entro
en categoría AOG y cuales son las
acciones que fueron tomadas. Adjunta
el INVOICE o similar para su proceso
de pago.
El Gerente General analiza la
solicitud, aprueba el informe y remite
al
Gerente
Administrativo
y
Financiero para su revisión proceso de
pago.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero remite al Departamento
Administrativo para solicitud de pago.
El
Jefe
de
Departamento
Administrativo instruye a la Unidad
de Adquisiciones la elaboración de la
solicitud de pago y posterior remisión
de la misma al Gerente Administrativo
y Financiero. En procesos mayores a
Bs. 20.000 se comunicará al SICOES.
El Gerente Administrativo y
Financiero firma la solicitud de pago y
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Financiero
Jefe de
Departamento de
Finanzas
6
Proceso de pago
remite el proceso al Jefe del
Departamento de Finanzas.
El Jefe de Departamento de Finanzas
procede a realizar el pago y archivo de
proceso.
La Unidad Solicitante deberá comunicar al Gerente General y/o Gerente Administrativo y
Financiero, las condiciones en las que se tomo las decisiones de contratación. El Gerente
General deberá informar al Directorio de las contrataciones realizadas en la próxima reunión.
13.3 Contrataciones de Bienes y Servicios Comunes Emergentes de las Operaciones
Aeronáuticas
Aviación.
Servicios Comunes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas al Gerente de Mantenimiento y
Gerente de Operaciones, debiendo ser designados por la Máxima Autoridad Ejecutiva, mediante
Resolución Administrativa.
Para el presente procedimiento, se entiende por Bienes y Servicios Comunes a aquellos que no
ponen en riesgo o paralización de la aeronave en el corto plazo, fruto de las Operaciones
Aeronáuticas.


Los Bienes y Servicios clasificados como Comunes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas
son los siguientes:






Repuestos para Aeronaves
Repuestos para equipos que presten servicio y asistencia a las Aeronaves
Servicios de mantenimiento a aeronaves o sus componentes
Equipos adicionales para soporte de Aeronaves
Herramientas y equipos para el Mantenimiento de Aeronaves
Otros Bienes y Servicios relacionados a la operación aérea y al Mantenimiento de la
Aeronave
El procedimiento para contrataciones de Bienes y Servicios Comunes Emergentes de las
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
1
Actividad
Servicio
Detalle
La Unidad Solicitante realiza la
solicitud, con cotizaciones y cuadro
comparativo adjunto, documentos
legales, verifica su inscripción en el
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Gerencia General
2
Análisis
solicitud
Gerente General
(Para
procesos
mayores a un
millón
de
bolivianos)
Directorio
de
Boliviana
de
Aviación
2.1
Solitud de informe
2.2
Análisis de solicitud
Departamento
Legal
2.3
Comunicación
resolución
Directorio
de
de
3
Verificación
documentación
de
4
Firma de Orden de
Compra y solicita el
pago.
Jefe
de
Departamento
Administrativo
5
Solicitud de pago
Unidad
Adquisiciones
6
Elabora e informa
7
Firma e instruye el
pago
8
Proceso de pago
Jefe
Departamento
Legal
Gerente
Administrativo
Financiero
Gerente
Administrativo
Financiero.
de
y
de
y
Jefe
del
Departamento de
de
la
POA y certificación presupuestaria,
para posteriormente remitir a la
Gerencia General.
El Gerente General analiza la solicitud,
la aprueba, firma la Orden de Compra
y remite al Jefe del Departamento
Legal.
El Gerente General instruye al
Departamento Legal preparar informe
para presentación al Directorio de
Boliviana de Aviación
El Directorio de Boliviana de
Aviación, analiza la solicitud, cuando
considere necesario solicitará mayor
información,
y
comunicará
su
determinación mediante Resolución de
Directorio.
El Departamento Legal, mediante nota
interna, informará a la Gerencia
Administrativa y Financiera la
determinación de Directorio.
El Jefe de Departamento Legal verifica
la documentación e incluye en su base
de datos para posteriormente firmar la
Orden de Compra y remite al Gerente
Administrativo y Financiero.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero remite la Orden de Compra
a la Unidad Solicitante para su proceso
de pedido, paralelamente deriva el
proceso al Jefe de Departamento
Administrativo para su revisión y
proceso de pago.
El
Jefe
del
Departamento
Administrativo instruye la elaboración
de solicitud de pago previa revisión y
verificación del proceso e informe al
SICOES por parte de la Unidad de
Adquisiciones, cuando corresponda.
La Unidad de Adquisiciones elabora la
solicitud de pago y remite al Gerente
Administrativo y Financiero para su
firma. Adicionalmente si el monto
fuese mayor a Bs. 20.000 procede a
informar al SICOES.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero firma la solicitud de pago e
instruye al Jefe del Departamento de
Finanzas
realizar
el
pago
correspondiente.
El Jefe del Departamento de Finanzas
procede al pago, y remite copia de la
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Finanzas
Unidad Solicitante
9
Emisión
Conformidad
de
constancia de pago a la Unidad
Solicitante
para
efectos
de
seguimiento.
La Unidad Solicitante con el
comprobante de pago coordina la
entrega del bien o servicio, para
posteriormente dar la conformidad y
remitir al Jefe del Departamento de
Finanzas para su archivo en proceso.
Para procesos mayores a un millón de bolivianos el Gerente General, solicitará la aprobación
del Directorio de Boliviana de Aviación. En procesos en los que la firma de contrato ponga en
riesgo las operaciones aéreas, el Gerente General aprobará la solicitud, debiendo informar al
Directorio en la próxima reunión.
13.4 Arrendamiento y adquisición de bienes (Aeronaves).
El Responsable del Proceso de Arrendamiento y adquisición de bienes Aeronaves es el Gerente
General de Boliviana de Aviación.
Para efectos del presente proceso quienes ejecutan y componen la Unidad Solicitante, serán las
siguientes gerencias y departamentos:




Gerencia Comercial
Jefatura de Planificación
El procedimiento para Arrendamiento y Adquisición de bienes cumplirán los siguientes pasos:
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
Actividad
1
Presentación
informe
Máxima Autoridad
Ejecutiva
2
Análisis de solicitud
Gerente
Administrativo y
Financiero
3
Análisis y solicitud de
informes
Departamento de
Finanzas y
Departamento de
4
Verificación
de
presupuesto
e
inscripción en el POA
de
Detalle
La Unidad Solicitante presentan
informes
económico,
comercial,
operacional y técnico de su
requerimiento a la Máxima Autoridad
Ejecutiva. Adicionalmente, el Jefe del
Departamento de Planificación elabora
un estudio de análisis de antecedentes
técnicos presentados.
La Máxima Autoridad Ejecutiva,
analiza y remite el informe a la
Gerencia Administrativa y Financiera.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero, analiza y remite el proceso
al
Departamento de Finanzas y
Departamento de Planificación, para
certificación
presupuestaria
y
verificación de inscripción en el POA.
El Departamento de Finanzas y
Departamento
de
Planificación,
verifican la existencia de fondos e
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Planificación
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Máxima Autoridad
Ejecutiva
5
Elaboración
Informe
Administrativo
6
de
Solicita informe legal
Departamento
Legal
7
Elaboración
Informe Legal
Máxima Autoridad
Ejecutiva
8
Presentación
al
Directorio
de
Boliviana de Aviación
Directorio de
Boliviana de
Aviación
9
Análisis
solicitud
Máxima Autoridad
Ejecutiva
10
Comunicación
Directorio
Equipo técnico de
búsqueda y
selección
(Compuesta por la
Gerencia de
Mantenimiento,
Operaciones,
Comercial y
Jefatura de
Planificación)
Equipo técnico de
búsqueda y
selección
11
Análisis y búsqueda
de aeronaves
12
Elaboración
informe
Gerente General
13
Solicita análisis legal
Jefe de
Departamento
Legal
14
Emite opinión legal
de
de
la
de
de
inscripción de POA.
La
Gerencia
Administrativa
y
Financiera
elabora
el
informe
administrativo a la Máxima Autoridad
Ejecutiva, en base los informes de la
Unidad Solicitante y normativa
vigente.
La Máxima Autoridad Ejecutiva remite
el proceso al Departamento Legal para
elaboración de Informe.
El Departamento elabora el Informe
Legal para su posterior remisión a la
Máxima Autoridad Ejecutiva.
La MAE solicita reunión de directorio
para presentación y aprobación de
inicio de proceso de Arrendamiento o
adquisición de Aeronave.
El Directorio de Boliviana de Aviación
analiza la solicitud, e instruye la
emisión de la resolución de Directorio
autorizando inicio de proceso.
La Máxima Autoridad Ejecutiva
comunica la decisión tomada por
Directorio a la Unidad Solicitante, y
designa un equipo de búsqueda y
selección de la aeronave.
El equipo técnico realiza el estudio y
análisis de mercado de aeronaves.
El Equipo Técnico elabora el informe
técnico,
respaldado
con
la
documentación generada en el estudio
de mercado, en la que recomienda
posibles Empresas ofertantes en el
mercado y sugiere el arrendamiento o
adquisición de la aeronave, y remite el
mismo a la Máxima Autoridad
Ejecutiva.
El Gerente General solicita al Jefe de
Departamento Legal el análisis legal
para la solicitud de firma de la Carta de
Intenciones.
El Jefe de Departamento Legal, emite
la opinión legal sobre la firma de la
carta de intenciones y remite a
Gerencia General.
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Máxima Autoridad
Ejecutiva
Directorio de
Boliviana de
Aviación
15
Máxima Autoridad
Ejecutiva
17
Firma de Carta de
Intenciones
Gerente
Administrativo
18
Proceso de Pago
Gerencia de
Mantenimiento y
Gerencia de
Operaciones
19
Análisis y verificación
de la aeronave
Equipo Técnico
20
Inspección técnica
Gerencia de
Mantenimiento y
Gerencia de
Operaciones
21
Elaboración
informe
de
Departamento
Legal
22
Elaboración
informe
de
Máxima Autoridad
Ejecutiva
23
Convoca a Directorio
de BoA
Directorio de BoA
24
Análisis de Solicitud
Máxima Autoridad
Ejecutiva
25
Firma de Contrato
16
Presentación
a
Directorio de BoA
Análisis
de
la
sugerencia
solicita a reunión de Directorio.
El Directorio de BoA analiza los
resultados y sugerencias presentadas,
en caso de aprobación autoriza la
suscripción de la Carta de Intenciones
con la Empresa seleccionada.
procede a la firma de carta de
intenciones y solicita a la Gerencia de
Mantenimiento
y
Operaciones,
proceder con los trámites siguientes.
Paralelamente solicita al Gerente
Administrativo y Financiero el pago
por concepto de la firma de la carta de
intenciones.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero instruye el desembolso por
la firma de la carta de intenciones.
Las Gerencia de Mantenimiento y
Gerencia de Operaciones proceden a la
verificación y trámites para la
concretización del arrendamiento o
adquisición de la aeronave.
El equipo técnico realiza la inspección
técnica de la aeronave para la
elaboración
de
informe
de
recomendación.
La Gerencia de Mantenimiento y
Gerencia de Operaciones elaboración
el informe técnico de conveniencia
para el arrendamiento o adquisición de
la aeronave y solicita al Departamento
Legal el análisis de contrato.
El Departamento Legal elabora el
informe del contrato y las condiciones
planteadas por la empresa arrendataria
y emite su opinión legal.
solicita al Directorio de BoA la
aprobación de firma de contrato.
El Directorio de BoA analiza la
solicitud, en caso afirmativo autoriza la
firma de contrato.
procede a la firma de contrato, instruye
al
Departamento
Legal
la
protocolización
del
mismo.
Paralelamente remite una copia del
proceso a la Gerencia Administrativa y
Financiera para su proceso de pago
según cláusulas estipuladas en
contrato.
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Departamento
Legal
26
Protocolización
comunicación a
CGR
y
la
Máxima Autoridad
Ejecutiva
27
Designa comisión de
recojo de aeronave
El Departamento Legal procede a la
protocolización
de
contrato
y
comunicación del mismo a la
Contraloría General de la República, y
remite una copia del mismo al
Departamento Administrativo
designa la comisión de recojo de la
aeronave para su posterior trámite ante
la Dirección General de Aeronáutica
Civil.
13.5 Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios hasta Bs. 20.000
El Responsable del presente proceso de contratación es el Gerente de Area o el Gerente Regional
de Boliviana de Aviación.
Se designará como Responsable de llevar adelante o desarrollar el Proceso de Contrataciones de
Bienes, Obras y Servicios hasta Bs. 20.000 a los siguientes cargos:
Cargo
Ubicación
Reemplazo en ausencia
Jefe de Departamento
Administrativo o Jefe de
Departamento de Finanzas
Gerente Administrativo y
Financiero
Oficina Central
Encargado Administrativo
Financiero
Oficinas:
La Paz
Santa Cruz
Sucre
Tarija
Cobija
Trinidad
Puerto Suarez
Otra regional que se abriera
Gerente Administrativo y
Financiero
La Máxima Autoridad Ejecutiva designará los cargos antes mencionados, mediante la emisión de
una Resolución Administrativa.
Para el presente proceso de contratación, se considera como Unidad Solicitante a todas las
Unidades de Boliviana de Aviación, las mismas que se encuentran bajo la dependencia de las
Gerencias establecidas en la Empresa de acuerdo a Organigrama vigente.
El procedimiento para Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios hasta Bs. 20.000, cumplirán
los siguientes pasos:
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
Actividad
1
Servicio
La Unidad
pedido,
Detalle
Solicitante realiza el
especificando
las
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Gerente de
Administrativo ó
Gerente Regional
2
Análisis
solicitud
de
la
Jefe de Dpto. de
Finanzas o
Encargado
Administrativo y
Financiero (según
corresponda)
3
Proceso
adquisición.
Unidad Solicitante
4
Recojo del bien o
servicio
Jefe del
Departamento de
Finanzas
5
Archivo
Documentación
de
de
características del bien o servicio,
proveedor y precio referencial,
posteriormente,
verifica POA y
presupuesto para así remitir al Gerente
de Administrativo ó Gerente Regional.
El Gerente de Administrativo ó
Gerente Regional analiza la solicitud,
en caso positivo aprueba y firma como
constancia, para ser remitido al Jefe
del Dpto. de Finanzas o Encargado
Administrativo y Financiero según
corresponda.
El Jefe del Dpto. de Finanzas o
Encargando
Administrativo
y
Financiero, procede al pago, emitiendo
el cheque a nombre del proveedor,
debiendo ser la Unidad Solicitante la
que una vez recibido el bien o servicio
proceda la entrega del cheque.
La Unidad Solicitante procede al
recojo o recepción del bien o servicio,
debiendo emitir la conformidad del
mismo y realizar el ingreso a
almacenes,
para
posteriormente
remitir al Jefe del Departamento de
Finanzas o Encargado Administrativo
y Financiero, la fotocopia del cheque
entregado, conformidad e ingreso a
almacenes.
o Encargado Administrativo y
Financiero procede verificar los
documentos recibidos e instruye el
archivo de la documentación en el
proceso.
Para todos aquellos procesos con la modalidad de pago de intercambio de servicios, cumplirá
con el mismo procedimiento, exceptuando la elaboración de cheque, debiendo remitir toda la
documentación al Gerente Administrativo y Financiero o Gerente Regional para su apertura de
cuenta y registro contable.
13.6 Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs. 20.000
Aviación.
Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs. 20.000 al Gerente Administrativo y Financiero, en
ausencia del mismo, será el Jefe del Departamento Administrativo o el Jefe del Departamento
Financiero quienes podrán asumir dicha función, debiendo ser nombrados temporalmente
mediante Resolución Administrativa de la Gerencia General.
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El Responsable del Proceso de Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs.
20.000 será designado por la MAE, mediante Resolución Expresa,
Para el presente proceso de contratación, se considera como Unidad Solicitante a todas las
Unidades de Boliviana de Aviación, las mismas que se encuentran bajo la dependencia de las
Gerencias establecidas en la Empresa de acuerdo a Organigrama vigente
El procedimiento para Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs. 20.000,
cumplirán los siguientes pasos:
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
Actividad
1
Presentación
Solicitud
de
Gerente General
(Para procesos
mayores a un
millón de
bolivianos)
Jefe del
Departamento
Legal
1.1
Solicitud
aprobación
de
1.2
Elabora informe
Directorio de
Boliviana de
Aviación
Jefe de
Departamento
Legal
1.3
Analiza el Proceso
1.4
Informa
determinaciones
Gerente
Administrativo y
Financiero
2
Instruye proceso de
contratación
Jefe del
Departamento
Administrativo
3
Invitación
proveedores
potenciales
las
a
Detalle
La Unidad Solicitante verifica
existencia en almacenes de los bienes
requeridos, en caso de no contar con
saldos necesarios, realiza la solicitud
adjuntando
las
Especificaciones
Técnicas del bien o servicio requerido,
verifica inscripción de POA y
Presupuesto, y con la aprobación de su
inmediato superior envía al Gerente
Administrativo y Financiero para
proceso de compra.
El Gerente General, cuando la solicitud
sea mayor a un millón de bolivianos,
solicitará al Jefe de Departamento
Legal un informe para ser presentado
al Directorio de Boliviana de Aviación
El Jefe del Departamento Legal,
procede a emitir el informe y adjunta l
proceso a ser presentado al Directorio
de Boliviana de Aviación.
El Directorio de Boliviana de Aviación
analizar el proceso y comunica los
resultados mediante Resolución.
El Jefe del Departamento Legal,
informa mediante nota interna sobre
las determinaciones de Directorio al
Gerente Administrativo y Financiero.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero, remite el proceso al Jefe
del Departamento Administrativo para
cursar invitaciones, y cuando considere
necesario publicar en medios de
prensa.
El
Jefe
del
Departamento
Administrativo conjuntamente con la
Unidad de Adquisiciones proceden a
cursar invitaciones para la presentación
de propuestas económicas y técnicas
cuando corresponda; a proveedores
potenciales; estableciendo claramente
documentos requeridos, fecha y hora
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Gerente
Administrativo y
Financiero
Comisión de
Calificación
4
Designación
de
comisión
para
apertura de sobres
5
Apertura
calificación
propuestas
y
de
Gerente
Administrativo y
Financiero
6
Análisis de Informe
Jefe de
Departamento
Legal
7
Verificación y firma
Gerente
Administrativo y
Financiero (Si la
8
Designa Comisión de
Recepción
de presentación en sobre debidamente
cerrado y lacrado. Cuando considere
necesario publicara en un medio de
prensa
para
obtener
mayores
propuestas.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero, una vez conocido los
plazos de presentación de propuestas
designa mediante memorando la
comisión de calificación de propuestas,
compuesta de por lo menos un
funcionario
de
la
Unidad
Administrativa y un funcionario de la
Unidad Solicitante.
La Comisión de Calificación, de
acuerdo a fechas establecidas, realiza
en acto público el cierre de recepción
de propuestas y apertura de las
mismas, dando lectura a la cantidad de
propuestas y precios ofertados.
Posteriormente realizan la verificación
de propuestas y cumplimiento con las
especificaciones técnicas, para así
emitir el informe de recomendación
dirigido al Gerente Administrativo y
Financiero.
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero, analiza el informe y decide
si acepta o no la recomendación, en
caso de apartarse deberá emitir un
informe justificando la decisión
tomada. Posteriormente instruye al
Jefe de Departamento Administrativo
comunicar los resultados a los
proponentes, estableciendo plazos de
acuerdo a requerimiento. Cuando el
proceso así lo requiera y para cuantías
superiores a Bs. 200.000 se remitirá el
proceso al Jefe del Departamento
Legal para la suscripción de contrato,
caso contrario instruye al Jefe de
Departamento
Administrativo
la
emisión de la Orden de Compra y
remisión al Jefe de Departamento
Legal.
El Jefe de Departamento Legal
procede a la verificación de
documentación y firma de Orden de
Compra, para remitir al Gerente
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero, firma la Orden de Compra
y
emite
el
memorando
de
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MAE delega la
función de
Comisión de
Recepción)
Comisión de
Recepción
8
Verificación
de
recepción del bien o
servicio
Gerente
Administrativo y
Financiero
9
Autorización de pago
Jefe del
Departamento
Administrativo
10
Verificación
solicitud de pago
Unidad de
Adquisiciones
11
Elaboración
solicitud
información
y
de
de
Gerente
Administrativo y
Financiero
12
Firma de Solicitud de
Pago
Jefe del
Departamento de
Finanzas
13
Proceso de pago
nombramiento de la comisión de
recepción, a un funcionario de la
Unidad de Almacenes y un funcionario
de la Unidad Solicitante como mínimo.
La Comisión de Recepción en los
plazos establecidos procede a la
recepción del bien o servicio,
verificando cantidades, características
y
otros
establecidos
en
las
especificaciones técnicas. Para después
emitir el informe al Gerente
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero, una vez recibido el informe
de la Comisión de Recepción autoriza
el pago, y remite el proceso al Jefe del
Departamento Administrativo.
El
Jefe
del
Departamento
Administrativo,
verifica
la
documentación e instruye a la Unidad
de Adquisiciones la elaboración de
solicitud de pago.
La Unidad de Adquisiciones elabora la
solicitud de pago y procede a informar
al SICOES la adquisición realizada.
Posteriormente remite la solicitud de
pago al Gerente Administrativo y
Financiero.
El Gerente Administrativo firma la
solicitud de pago y remite al Jefe del
Departamento de Finanzas para su
correspondiente pago.
procede al pago según normas
establecidas.
Para procesos mayores a un millón de bolivianos, necesariamente deberá publicarse en al
menos dos medios de prensa escrita a nivel nacional, siendo el responsable de su publicación
el Jefe del Departamento Administrativo.
13.7 Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios en el Exterior
Aviación.
Bienes, Obras y Servicios en el Exterior a los Gerentes en el Exterior, debiendo ser nombrados
mediante Resolución Administrativa de la Gerencia General.
Para el presente proceso de contratación, se considera como Unidad Solicitante a los funcionarios
dependientes de la Gerencia en el Exterior.
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En aplicación al Artículo 77, del D.S. 0181, Boliviana de Aviación realizará sus contrataciones
en el Exterior, bajo los siguientes pasos:
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
1
Actividad
Servicio
Gerente
Exterior
el
2
Análisis
solicitud
Funcionario
responsable
del
área administrativa
y financiera
3
Elaboración
cheque y compra
en
de
la
de
Detalle
La Unidad Solicitante verifica
existencia en almacenes, POA y
presupuesto, en caso de no contar con
saldos, realiza la solicitud, adjuntando
cotizaciones y precio referencial del
proceso, para ser presentada al
Gerente en el Exterior.
El Gerente en el Exterior, analiza la
solicitud, en caso positivo aprueba e
instruye la elaboración del cheque
para la compra.
El responsable administrativo en el
exterior verifica saldos en la cuenta
bancaria, emite el cheque a nombre
del proveedor, realiza la compra. Da
la conformidad conjuntamente con el
Gerente en el Exterior, para
posteriormente ingresar a Almacenes,
y archiva la documentación a efectos
de auditorias posteriores.
Las presentes contrataciones se regirán a normativa y leyes del país en el que se genera el
proceso.
13.8 Contrataciones de Servicios de Publicidad Corporativa
Aviación.
Se designará como Responsable de llevara adelante o desarrollar el Proceso de Contrataciones de
Servicios de Publicidad Corporativa a los siguientes cargos:
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Cargo
Ubicación
Gerente Comercial
Oficina Central
Gerente o Responsable
Regional
Gerentes en el Exterior
Reemplazo en ausencia
Jefe de Departamento de
Ventas o Jefe de Departamento
Comercial
Oficinas:
La Paz
Santa Cruz
Sucre
Tarija
Cobija
Trinidad
Puerto Suarez
Otra regional que se abriera
Oficinas en el Exterior
Gerente Comercial
Gerente Comercial
La Máxima Autoridad Ejecutiva, designará a los cargos antes mencionados a través de una Resolución
Administrativa.
Para el presente proceso de contratación, se considera como Unidad Solicitante a las Jefaturas
dependientes de la Gerente Comercial en la Oficina Central y a los Responsables de Marketing y
publicidad en las Oficinas Regionales de Boliviana de Aviación, de acuerdo a Organigrama
vigente.
El procedimiento para Contrataciones de Servicios de Publicidad Corporativa, cumplirá los
siguientes pasos:
Responsable
Unidad Solicitante
Paso
Actividad
1
Solicitud del Servicio
de Publicidad
Gerente General
2
Análisis del Plan de
Difusión
de
Publicidad
Gerente Comercial
3
Armado de Carpetas
Detalle
Las Unidades Solicitantes, a la cabeza
del Gerente Comercial, de acuerdo a su
Programa Anual de Operaciones,
elaboran el Plan de Difusión de
Publicidad Corporativa de la gestión,
en función a su presupuesto aprobado,
para ser remitida al Gerente General.
El Gerente General analiza el Plan de
Difusión de Publicidad Corporativa, si
considera necesario solicita ampliación
o justificación del mismo. En caso de
aprobación autoriza el mismo al
Gerente Comercial.
El Gerente Comercial instruye el
armado de carpetas por proveedor del
servicio, en la que se adjuntara la
aprobación del Plan de Difusión de
Publicidad Corporativa y documentos
legales de la Empresa como plazos,
forma
de
pago
y
demás
especificaciones técnicas para ser
remitidas al Jefe del Departamento
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Jefe del
Departamento
Legal
4
Elaboración
contratos
de
Gerente Comercial
5
Remite
copia
Gerente
Administrativo
Financiero
Informe y control
al
Gerente
Administrativo y
Financiero
6
Jefe de
Departamento
Administrativo
7
y
Registro y control de
contrato
Legal.
El Jefe del Departamento Legal
procede a la verificación de la
documentación legal, para posterior
elaboración y suscripción de contrato y
remisión al Gerente Comercial.
El Gerente Comercial remite copia de
todo
el
proceso
al
Gerente
El
Gerente
Administrativo
y
Financiero remite al Jefe del
Departamento
Administrativo
el
proceso para informe al SICOES en
contratos mayores a Bs. 20.000, y
archivo de la carpeta.
El
Jefe
del
Departamento
Administrativo procede al registro y
control de contratos y remisión del
proceso a la Unidad de Adquisiciones
para archivo y cuando corresponde
informe al SICOES. Cuando la
modalidad de pago sea mediante
intercambio de servicios, remitirá al
Departamento de Finanzas para
apertura de cuenta corriente y control.
Para proceso con cuantías mayores a un millón de bolivianos el Gerente General solicitará al
Directorio de Boliviana de Aviación la aprobación y posterior protocolización por parte del Jefe
del Departamento Legal.
La Unidad Solicitante será la encargada de administrar y controlar el contrato, para
posteriormente emitir la conformidad, adjuntando la factura solicitar su pago o registro
contable a la Gerencia Administrativa y Financiera.
14 CONTROL SOCIAL
El control social será ejercido por personas naturales y/o jurídicas en los procesos de contratación
de acuerdo a lo establecido en el Artículo 62 del D.S. 0181, y/o posteriores normas que regulen la
participación y control social en las contrataciones.
15 GARANTIAS Y ANTICIPOS
14.1 Garantías a ser solicitadas:
La garantía a ser solicitada para la ejecución de contratos será la Garantía de Cumplimiento de
Contrato, la misma será equivalente al siete por ciento (7%) del monto del contrato. Cuando se
tengan programados pagos parciales, en sustitución de la Garantía de Cumplimiento de Contrato,
se podrá prever una retención del siete por ciento (7%) de cada pago.
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Las Micro y Pequeñas Empresas, Asociaciones de Pequeños Productores Urbanos y Rurales y
Organizaciones Económicas Campesinas presentarán una Garantía de Cumplimiento de Contrato
por un monto equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) del valor del contrato o se hará una
retención del tres y medio por ciento (3.5%) correspondiente a cada pago cuando se tengan
previstos pagos parciales.
15.2 Anticipos
En caso de convenirse anticipo, el proponente deberá presentar una Garantía de Correcta
Inversión de Anticipo, equivalente al cien por ciento (100%) del anticipo otorgado. El monto
total del anticipo no deberá exceder el veinte por ciento (20%) del monto total del contrato.
MANEJO DE BIENES
16. COMPONENTES DEL MANEJO DE BIENES
Los componentes del Manejo de Bienes son los siguientes:
a)
b)
c)
17.
Administración de Almacenes.
Administración de Activos Fijos Muebles
Administración de Activos Fijos Inmuebles.
RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES
El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es Responsable de Activos Fijos,
Almacenes y Servicios Generales.
18.
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES, ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES
El manejo de Almacenes de Boliviana de Aviación – BoA, será regulado de manera interna de
acuerdo a Reglamentos Internos aprobados por el Directorio de Boliviana de Aviación
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DISPOSICIÓN DE BIENES
19.
TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES
Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes:
a)
Disposición Temporal con las modalidades de:
1. Arrendamiento
2. Préstamo de Uso o Comodato
b)
Disposición Definitiva, con las modalidades de:
1. Enajenación
2. Permuta
20.
RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES
El Responsable por la disposición de bienes es el Gerente General, quien deberá precautelar el
cumplimiento de lo establecido en la de Disposición de Bienes.
21.
BAJA DE BIENES
La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de
un bien en forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con
cada una de las causales establecidas en el Artículo 234.- de las Normas Básicas, son los
siguientes:
Disposición definitiva de bienes.


El Gerente de Administración y Finanzas en un plazo inferior a 10 días hábiles después
de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes de BoA, enviará un
ejemplar de toda la documentación al Departamento de Contabilidad y Finanzas para
efectuar la baja contable correspondiente.
El Gerente de Administración y Finanzas, instruirá al Encargado de Activos Fijos y
Servicios Generales la actualización de los registros de información física de los activos
de la entidad.
Robo o pérdida fortuita, hurto y siniestro.


El funcionario afectado de Boliviana De Aviación (BoA) responsable del bien y bajo su
custodia, informará de forma inmediata el hecho de robo, hurto o siniestro del bien al
Gerente de Administración y Finanzas, en forma escrita y detallando lo acontecido.
Conocido el hecho por parte del Gerente de Administración y Finanzas, presentará la
denuncia ante los organismos públicos pertinentes e iniciara el proceso de investigación
interna y complementaria.
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


Asimismo, el Gerente Administrativo y Financiero instruirá al Departamento Contable
Financiero la realización del cargo contable al responsable del uso del bien hasta
conocer el informe sobre los indicios de responsabilidad.
Al concluir la investigación, se levantará el Acta que será el documento justificativo
para la baja del bien de los registros de BoA.
En el caso de que si existen los suficientes indicios de responsabilidad, por parte del
funcionario de afectado responsable del bien y bajo su custodia, el Gerente de
Administración y Finanzas informará al Gerente General, quien instruirá la iniciación de
acciones legales. En caso de no existir indicios de responsabilidad, el Gerente de
Administración y Finanzas emitirá una Resolución Administrativa autorizando la baja
definitiva del bien.
Vencimiento, alteración o deterioro, descomposición y merma.



El personal de almacén, de activos fijos y/o el Encargado de abastecimientos
dependiente de la Gerencia de Mantenimiento informará por escrito y en detalle al
Gerente de Administración y Finanzas, la causal constatada de baja del bien.
El Gerente de Administración y Finanzas instruirá la inspección y verificación de lo
señalado en el informe, y posteriormente mediante disposición interna autorizada la baja
de los registros físicos y contables,
Cuando se trate de productos y materiales consumibles adquiridos con fechas de
expiración, el Gerente de Administración y Finanzas instruirá la destrucción de esos
bienes.
Inutilización y obsolescencia.





El funcionario de Boliviana de Aviación informará al Gerente de Administración y
Finanzas sobre la inutilización u obsolescencia del bien a su cargo y solicitando la baja
respectiva.
El Gerente de Administración y Finanzas instruirá la verificación del bien inutilizado u
obsoleto, y si corresponde remitirlo al almacén general de Boliviana de Aviación para su
posterior baja.
Antes de dar de baja al bien, se considerará la recuperación de las partes, accesorios y
componentes que sean útiles para Boliviana de Aviación.
Elaborar un informe técnico y administrativo emitido por los técnicos de Boliviana de
Aviación sobre el bien.
El Gerente de Administración y Finanzas dispondrá del bien, según la modalidad
pertinente.
Desmantelamiento total o parcial de edificaciones.


Elaborar un informe técnico realizado por el Área de Activos Fijos y Servicios
Generales al Gerente de Administración y Finanzas, donde se establece la evaluación de
la edificación a desmantelarse y las recomendaciones sobre las partes e instalaciones del
inmueble que se retirarán.
El Gerente de Administración y Finanzas informará al Gerente General sobre el informe
técnico realizado por el Área de Activos Fijos y Servicios Generales de la evaluación de
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

la edificación y los inmuebles a retirarse, para que autorice la ejecución de las acciones
sugeridas.
Una vez realizado el desmantelamiento, el Gerente de Administración y Finanzas
instruye al personal de Activos Fijos y Servicios Generales la verificación de los bienes
obtenidos del inmueble desmantelado.
Con el informe emitido, se instruirá de la verificación el ajuste al registro físico y
contable del bien desmantelado.
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Gerente Administrativo y Financiero

Transcripción

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