objetivos

A NEXO C
MANUAL DE EGRESOS PARA LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS DE LOS PROYECTOS
Los recursos deben estar íntimamente relacionados con los propósitos, por lo cual el presupuesto debe responder
exclusivamente a la atención de necesidades de fondos para cubrir el pago de obligaciones que permitan desarrollar las
actividades programadas y el logro de objetivos y metas, sirviendo de parámetro para evaluar el cumplimiento del
mismo. El presupuesto debe formularse sobre la base de efectivo, es decir cuando se espera realizar los pagos.
En este sentido, se ha elaborado el Manual de Egresos que deberá ser utilizado como la guía para elaborar el
presupuesto del proyecto, el cual contiene los lineamientos necesarios para codificar los insumos, materiales, recurso
humano, etc., necesarios para el normal funcionamiento del proyecto, tanto de fondos FIAES como de Contrapartida
Finalmente, pretendemos resaltar la importancia que tiene el presupuesto, ya que se constituye en un elemento de
planificación y control expresados en términos cuantitativos que contribuyen en alcanzar los objetivos planteados en las
propuestas de los proyectos presentados.
OBJETIVOS
GENERAL
 Brindar los elementos técnico financieros que permitan elaborar una herramienta de control
administrativo/financiero que garantice la adecuada asignación, control y administración razonable de los
recursos financieros otorgados por el FIAES y los aportados por las Ejecutoras.
ESPECIFICOS
 Proporcionar una estructura estandarizada de clasificación de gastos elegibles en consistencia con los criterios
establecidos en los manuales vigentes.
 Establecer una guía de codificación de cuentas que sirva para el diseño del presupuesto, para controlar y medir
los resultados cuantitativos y cualitativos del proyecto.
 Cuantificar de una forma lógica y secuencial, los materiales e insumos que se utilizaran en cada una de las
actividades a realizar en el proyecto.
1.
1.1
CONSIDERACIONES GENERALES
DEFINICION DE PRESUPUESTO
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta, expresada en valores y términos financieros que, debe ejecutarse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
1.2
ESTRUCTURA DE CUENTAS
La estructura del catálogo de egresos está elaborada aplicando los criterios de flexibilidad y universalidad. Es decir que,
debido a la estructura diseñada se favorece la incorporación de conceptos apegados a las características del proyecto.
1.3
DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Facilitará la ubicación de los diferentes elementos de egreso que le fueron aprobados en la aceptación del proyecto, en
el presupuesto respectivo. Asimismo, se anticipa a cualquier modificación que pueda presentarse durante su ejecución y
con previa aprobación del FIAES.
1.4
PERIODICIDAD
Fijar los plazos para la ejecución de cada una de las actividades es una de las tareas más importantes en la etapa de
elaboración del presupuesto.
Para poder describir el costo de las actividades conformadas en cada uno de los objetivos del proyecto, es necesario
haber elaborado el cronograma de actividades, formato. 11, ya que la ejecución de las actividades en los tiempos deberá
ser consistente con la cuantificación de las necesidades materiales y/o humanas descritas en los formatos de
presupuestos, tanto de fondos FIAES como de contrapartida.
1.5
PRINCIPIOS SUSTANTIVOS Y FORMALES PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
 PLANIFICACIÓN: Implica la necesidad de formular planes y programas con amplio alcance y abarcando las
diferentes fases en un período de tiempo determinado.
 UNIVERSALIDAD: Indica que se deben incluir todos los elementos cuantitativos.
 PREVISIÓN-PERIODICIDAD: El programa debe ordenar las actividades por realizar en un plazo determinado.
 CLARIDAD: Hay que especificar todas las acciones para alcanzar los objetivos planteados en la propuesta del
proyecto.
 EXACTITUD: Las estimaciones que contenga el presupuesto deben ser reales y confiables.
1.6
ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
Para una mejor comprensión y facilitar la elaboración del presupuesto se ha estructurado el Catálogo de Cuentas de
Egresos, el cual contiene los niveles siguientes:
DOS DIGITOS
CUATRO DIGITOS
SEIS DIGITOS
RUBROS DE AGRUPACIÓN
CUENTAS PRINCIPALES
SUB-CUENTAS
Los rubros y cuentas descritos en este manual no pueden modificarse. La ejecutora podrá crear cuentas principales del
rubro 40 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES, si las necesidades propias lo requieren y que no estén consideradas en
este manual. Respecto al último nivel, le corresponde a la ejecutora crear las Sub-Cuentas de acuerdo a las
necesidades y particularidades del proyecto. El orden ascendente siempre deberá conservarse en esta estructura.
1.6.1
RUBROS DE AGRUPACIÓN-DOS DIGITOS
Es la clasificación más genérica de los egresos. El porcentaje máximo de los rubros se encuentran establecidos en los
términos de referencia de este documento.
Los Rubros de Agrupación fijos son los siguientes:
10- PERSONAL OPERATIVO DEL PROYECTO
20- SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
30- SUBCONTRATOS EN INFRAESTRUCTURA FISICA
40- ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
50- GASTOS DE ADMINISTRACION
60- AUDITORIA Y PUBLICIDAD
1.6.2
CUENTAS PRINCIPALES- CUATRO DIGITOS
En este rubro se concentran las cuentas por la naturaleza del egreso
1.6.3
SUB-CUENTAS – SEIS DIGITOS
Comprenden los bienes o servicios, su estructura es variable. Se establecerán según las necesidades del proyecto y su
incorporación es libre para la elaboración del presupuesto. Los cambios posteriores a la aprobación deberán ser
presentados a FIAES para su autorización.
2.
CONCEPTUALIZACION DE CUENTAS DE AGRUPACION-FONDOS FIAES Y CONTRAPARTIDA
10-PERSONAL OPERATIVO DEL PROYECTO
En este rubro se incluyen las remuneraciones y prestaciones sociales establecidas por la legislación laboral
para el personal permanente del proyecto.
1001 – Personal Técnico
En esta cuenta se consideran los valores del salario mensual asignado al personal técnico permanente del
proyecto: Coordinador/a del proyecto, así como los aportes patronales ISSS, AFP o IPSFA y prestaciones de
ley.
20-SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
Incluye todos los servicios, materiales e insumos adquiridos para ejecutar las diferentes actividades del
proyecto, de acuerdo al respectivo cronograma. Su clasificación debe hacerse atendiendo la naturaleza del
egreso.
2001 – Productos alimenticios para personas
Incluye los gastos por la adquisición de productos alimenticios, manufacturados o no, bebida en sus diversas
formas. Asimismo, comprende los gastos en concepto de alimentación
2002 – Productos alimenticios para animales
Incluye los gastos por la adquisición de toda clase de alimentos para animales; por ejemplo, concentrados de
inicio, de engorde, etc.
2003 – Productos agropecuarios y especies acuáticas
Incluye los gastos por la adquisición de animales o especies menores y acuáticas con el fin de reproducir o
conservar: por ejemplo, gallinas ponedoras, gallos mejorados, tortugas marinas, peces,etc., asimismo los
productos para el cuido y mantenimiento de estos, como son vacunas y desparasitantes. También, aquellos
insumos necesarios para el establecimiento y mantenimiento de viveros. ,.
2004 – Equipos, herramientas y accesorios
Comprende aquellos equipos y herramientas necesarias para realizar actividades vinculantes al proyecto, y que
por su naturaleza y uso tienen vida limitada (un año o menos). Además, por su valor inmaterial no son objeto de
depreciación.
2005 – Uniformes y equipamiento
Incluye prendas de vestir, calzado, identificación y otras prendas que sean necesarias para los , comités de
protección u otros grupos formados o potenciados en el marco del proyecto; los cuales deberán estar de
acuerdo a las exigencias de la institución encargada de regular o establecer la vestimenta para este personal.
Asimismo, se podrá incluir la compra de equipo que permita a estos realizar sus actividades de manera
adecuada. Todo uniforme sin excepción llevará el logo institucional de FIAES.
2006 – Material plástico
Incluye los gastos por la adquisición de material elaborado en plástico, como lo son guacales, bolsas, depósitos
para basura, etc. No promovemos el uso de desechables en las capacitaciones o reuniones
2007 – Impresiones, publicaciones y reproducciones
Incluye los gastos por los servicios de impresiones, copias y encuadernaciones, prestados por terceros; así
como publicaciones o divulgaciones de carácter técnico y/o científico.
2008 – Artículos promocionales
Incluye los gastos por los servicios de elaboración de artículos promocionales con el fin de dar a conocer el
proyecto y sus actividades, entre los que se pueden mencionar, camisetas, gorras, lapiceros, calendarios,
mochilas, etc.
2009 – Combustibles y lubricantes
Incluye la adquisición de petróleo en sus diferentes derivados como: Gasolina, Diesel, aceite de mezcla, grasas
y lubricantes para uso de los medios de transporte y equipos asignados al proyecto.
2010 – Materiales de construcción
Esta considera todo tipo de material que sea necesario en la construcción de obras y otras actividades
relacionadas. Ejemplo: Cemento, hierro, alambre, pintura, clavos, láminas, etc.
2011 – Material didáctico y fotográfico
Incluye todo material que sea necesario en la realización de capacitaciones, según los objetivos del proyecto.
Además, Considera el costo de los rollos fotográficos y el revelado de estos, así como la impresión de fotos
digitales, las cuales son utilizadas para la secuencia fotográfica incluida en el informe técnico trimestral.
2012 – Eficiencia energética y/o energías renovables.
Se consideran todos los gastos orientados al uso eficiente de la energía y a la implementación de nuevas
tecnologías renovables, entre los cuales podemos mencionar: pequeñas plantas hidroeléctricas, tecnología
eólica y solar, etc.
2013 – Análisis e insumos para purificación y desinfección de suelo, agua y aire.
Comprende todos los gastos para el tratamiento y análisis de agua, suelo y aire. Así como también, todos los
insumos para llevar a cabo tanto la purificación como la desinfección de los mismos.
2014 – Alquileres o arrendamientos de maquinaria
Comprende el costo de alquilar o arrendar maquinaria necesaria para llevar a cabo las actividades del proyecto,
entre las cuales se puede mencionar: Bootcat, retroexcavadora, etc.
2015 – Alquiler de local para capacitaciones
Incluye toda clase de alquiler o arrendamiento que tenga relación con los objetivos y actividades del proyecto
tales como: Bodegas, local para capacitaciones, muebles, aparatos, sillas, Canopis, etc. siempre que la
institución incurra en el gasto
2016 – Servicios de transporte de persona
Considera los pagos en concepto de servicios de transporte, específicamente, para intercambios de
experiencia. Nota: El transporte por traslado de materiales e insumo debe ser considerado dentro del costo
unitario de cada uno de ellos.
2017- Servicios generales
Comprende todo de servicios que sea adquirido para cumplir actividades de apoyo para el proyecto, entre ellas
podemos mencionar: Mantto. De equipo de comunicación, grupo artístico, alquiler de sonido, premios,
alojamientos, etc.
2018- Servicios Técnicos y Especializados
Comprende los pagos efectuados para la contratación de servicios técnicos y especializados para la ejecución
y mantenimiento de infraestructura física, así como también para establecer, conservar aquellas obras
realizadas de acuerdo a los objetivos del proyecto, por ejemplo: Viveristas, Especialista en marcaje de tortuga
marina, Facilitadores, Promotores, Albañiles, Carpinteros, etc.
2019- Jornales
Comprende los pagos a los trabajadores que desempeñan actividades cuya ejecución no requiere de estudios y
experiencia previa, tales como: Establecimiento y mantenimiento de corrales, Obras de conservación de
sueldos, Protección de fuentes de agua.
2020- Servicios auxiliares(contrapartida)
Se considera el aporte de mano de obra no calificada(ayudantes) para la ejecución y mantenimiento de
infraestructura física, así como también para establecer, conservar aquellas obras realizadas de acuerdo a los
objetivos del proyecto, por ejemplo: Ayudante de albañil, Ayudante de carpintería, etc.
2021- Incentivos en compensación por recolección Huevos de Tortuga marina
Comprende los fondos destinados para la realización de actividades de emprendedurismo y/o proyectos de
desarrollo sostenible que incluyan la adquisición de infraestructura, equipos, materiales e insumos para los
mismos; como incentivo en compensación por la recolección de huevos de tortugas, a las ejecutoras y a su
grupo de tortugueros.
30 – SUBCONTRATOS EN INFRAESTRUCTURA FISICA
Comprende los desembolsos efectuados para la construcción de obras de infraestructura del proyecto, cuya
finalidad es el fortalecimiento de las comunidades participantes.
Incluye los costos por construcción de obras de infraestructura física, independientemente de su diseño y tipo
de material, siempre que estos sean otorgados por contratos a terceros.
40 – ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
Comprende los gastos destinados a honorarios, orientados a estudios o trabajos especializados de instituciones
o empresas consultoras, profesionales, especialistas u otras personas naturales o jurídicas que prestan dichos
servicios, mediante convenios, acuerdos o contratos.
50- GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Comprende todos los gastos en que incurren las ejecutoras para lograr una transparente, sana y eficiente
administración en el desarrollo del proyecto financiado por el FIAES. Para su clasificación, no deben
considerarse aquellos insumos que serán definitivamente propiedad de las comunidades participantes en la
ejecución del proyecto.
5001- Salarios personal administrativo
Corresponden al valor del personal administrativo durante la ejecución del proyecto.
5002- Servicios Financieros
Comprende compra de chequeras,certificación de cheques, emisión de estados de cuenta bancarios, notas de
cargo por elaboración de cheques de caja o gerencia y transferencias cablegrafías. Se excluyen notas de cargo
emitidas por el banco por rechazo de cheques y cualquier otra operación que sea responsabilidad de la unidad
ejecutora.
5003- Servicios básicos
Comprende el costo de los servicios de agua, energía eléctrica, teléfono e Internet.
5004- Arrendamiento de local para oficina (Exclusivo para Contrapartida)
Dentro de esta cuenta se podrá considerar el valor del espacio físico de oficina asignado y utilizado para el
desarrollo del proyecto.
5005- Mobiliario y equipo
Incluye el uso de muebles y equipo de oficina, por ejemplo: contómetro, equipo de cómputo, batería para
computadora, impresor, mueble para PC, equipo de radio, teléfonos móviles, fotocopiadora, proyector y todo
equipo que será de beneficio para el funcionamiento administrativo y operativo del proyecto.
5006- Artículos de oficina
Considera la compra de implementos de oficina para el uso administrativo de la ejecutora, como por ejemplo:
Bolígrafos, fólderes, papel bond, fasteners, engrapadora, perforador, saca grapas, CDs, tinta para impresor,
clips, etc. Se exceptúa la compra de artículos de lujo y accesorios de equipo de oficina. (Porta lápices, porta
clips, etc.)
5007- Mantenimiento preventivo (afinado menor) de equipo de transporte
Comprende el costo de repuestos y mano de obra para tener en óptimas condiciones de funcionamiento el
equipo de transporte al servicio del proyecto (Automóviles, lanchas, motocicletas, etc.) como por ejemplo:
Cambios de aceite, filtros, limpieza y regulación de frenos. Se exceptúan las compras de accesorios, tales
como: Equipo de sonido, rines especiales, adaptación de aire acondicionado, todo tipo de adornos, llantas,
baterías, enderezado y pintura en general y mantenimiento correctivo.
5008- Viáticos
Contendrá el valor a reconocer al personal técnico del proyecto y directivos en misión oficial del proyecto por
pagos en concepto de transporte y alimentación, por el número de actividades realizadas en un período
determinado, las cuales serán consideradas siempre y cuando no exista medio de transporte por parte de la
ejecutora y a la vez no se utilice el gasto de combustible. Además, este valor no es un pago fijo, por lo tanto no
forma parte del salario mensual. Este gasto será liquidado de acuerdo a lo requerido en los términos de
referencia de estas bases de concurso.
5009 – Gastos Generales
Comprende los gastos no considerados en los cuentas anteriores.
60-AUDITORIA Y PUBLICIDAD
Incluye los costos de auditoría externa y publicidad del proyecto, , de acuerdo al porcentaje establecido en las
bases del concurso y se retendrá para ser administrado directamente por el FIAES
6001-Auditoria y Publicidad del proyecto
Comprende el costo de auditoría y publicidad del proyecto, de acuerdo a la cuota o porcentaje establecido en
las bases de concurso y se retendrá para ser administrado directamente por FIAES.
RUBRO CUENTAS
10
DESCRIPCIÓN
PERSONAL OPERATIVO DEL PROYECTO
1001
20
Personal Técnico
SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
2001
Productos alimenticios para personas
2002
Productos alimenticios para animales
2003
Productos agropecuarios, forestales y especies acuáticas
2004
Equipos, Herramientas y Accesorios
2005
Uniformes y equipamiento
2006
Materiales plásticos
2007
Impresiones, publicaciones y reproducciones
2008
Artículos promocionales
2009
Combustible y lubricantes
2010
Materiales de construcción
2011
Material didáctico y fotográfico
2012
Eficiencia energética y/o energías renovables
2013
Análisis e insumos para purificación y desinfección de suelos, agua y aire
2014
Alquiler o arrendamiento de maquinaria
2015
Alquiler de local para capacitaciones
2016
Servicios de transporte de persona
2017
Servicios generales
2018
Servicios técnicos y especializados
2019
Jornales
2020
Servicios auxiliares (Contrapartida)
2021
Incentivos en compensación por recolección Huevos de Tortuga marina
30
SUBCONTRATOS EN INFRAESTRUCTURA FISICA
40
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
50
GASTOS DE ADMINISTRACION
5001
Salarios personal administrativo
5002
Servicios financieros
5003
Servicios básicos
5004
Arrendamiento de local de oficina
5005
Mobiliario y equipo de oficina
5006
Artículos de oficina
5007
Mantenimiento preventivo (afinado menor) de equipo de transporte
5008
Viáticos
5009
60
Gastos generales
AUDITORIA Y PUBLICIDAD
6001
Auditoría y Publicidad del proyecto
NOTA: Este catalogo comprende la estructura básica establecida por el FIAES. El nivel de subcuentas del presupuesto,
será incorporado por las ejecutoras de acuerdo a la naturaleza y necesidades de cada uno de los proyectos.
4.
CONSIDERACIONES BASICAS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
En esta guía se proporciona lineamientos básicos para la elaboración del presupuesto.
El formato del presupuesto que servirá para la ejecución financiera del proyecto, está basado en la estructura del Manual
de Egresos y términos de referencia vigentes.
El formulario para el diseño del presupuesto está elaborado en Excel e incluye las fórmulas que permiten realizar las
sumas horizontales y verticales del presupuesto y así facilitar el proceso. Además, podrán insertar filas de acuerdo a las
necesidades y conveniencias de cada proyecto.
Recomendación: Apoyarse en los conceptos y criterios establecidos en el manual y términos de referencia descritos al
inicio.
Los aspectos a considerar son los siguientes:
a) Antes de ubicar un gasto, en cualquier rubro y cuenta principal verificar, en el Manual de Egresos, cuál es su
clasificación apropiada.
Utilizar los nombres y códigos de cuentas de acuerdo al Manual de Egresos. Es decir, que los Rubros y Cuentas
principales de dos y cuatro dígitos no podrán modificarse, ya que han sido establecidas como niveles fijos, sujetos a
modificación solo por el FIAES
Ejemplo:
20
2010
201001
201002
SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
Materiales de construcción
Hierro
Cemento
CÓDIGO FIJO
CÓDIGO FIJO
ESTABLECIDO POR EJECUTORA
ESTABLECIDO POR EJECUTORA
b) El formato de presupuesto para aportes de contrapartida está estructurado en el mismo esquema que el de
fondos FIAES. .
5.
RECOMENDACIONES
a) No alterar, ni cambiar el formato entregado en EXCEL, el tipo y tamaño de letra, así como la estructura del
presupuesto deben respetarse.
b) Para la presentación del presupuesto utilizar el archivo proporcionado por FIAES para su formulación y
guardarlo con las siglas de la ejecutora y el ciclo de proyectos, ejemplo: ADESCOXYZ -Convocatoria No.18.
c) No vincular el presupuesto de fondos FIAES y de contrapartida con otros cuadros y/o archivos que las
ejecutoras hayan utilizado en la elaboración de estos.
d) El presupuesto y todos los formatos relacionados como es el caso de Actividades e Insumos, Formato 12,
deberá ser presentado en dólares de los Estados Unidos de América . Estas cantidades deberán estar
separadas por comas “,” para los miles y por punto “.” para los decimales.
Ejemplo:
40
ESTUDIO E INVESTIGACIONES
$
8,000.00
4001
Estudio para determinar el grado de azolvamiento
2,000.00
4002
Diseño del sistema de manejo de excretas
4003
Estudio sobre la dinámica de corrientes
4004
Monitoreo de estrés por niveles de salinidad en manglares
2,000.00
2,000.00
2,000.00
Dos decimales
e) Revisar y cuadrar los presupuestos a entregar, es decir, que deben verificar las sumas de forma horizontal y
vertical para cada uno de los totales.
f)
No alterar el formato entregado de los presupuestos, incorporando cualquier comando u ocultando celdas,
líneas o columnas, ya que ello podría conllevar a una alteración y desconfiguración de los valores del
presupuesto.
g) Para todos los proyectos los periodos deben de ser trimestrales y deben coincidir con el trimestre calendario.
Nota: Las ejecutoras deben ajustarse a los formatos y sugerencias para la presentación de los presupuestos de no
hacerlo no serán considerados en la evaluación de estos.