1 - Ministerio del Interior
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1 - Ministerio del Interior
Código: TH.BS.P3 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Versión: 6 Vigente Desde: 06/12/2016 1. OBJETIVO Orientar las necesidades de capacitación y formación de los funcionarios del Ministerio del Interior mediante la formulación, implementación y evaluación del Plan Institucional de Capacitación - PIC, tendiente a fortalecer las competencias, conocimientos, destrezas, habilidades y actitudes de los funcionarios de la entidad, con el fin de perfeccionar su desempeño laboral para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y el eficaz desempeño de las funciones cargo. 2. ALCANCE Inicia con el diagnóstico de necesidades de capacitación, continúa con su consolidación y priorización para formular el Plan Institucional de Capacitación, su ejecución y culmina con la evaluación del mismo. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Aprendizaje: Es el proceso social de construcción de conocimiento en forma colaborativa en el cual interactúan dos o más sujetos para construirlo, a través de la discusión, reflexión y toma de decisiones, este proceso social trae como resultado la generación del conocimiento compartido, que representa el entendimiento de un grupo con respecto al contenido de un dominio específico. Aprendizaje Basado en Problemas: Los problemas deben entenderse como una oportunidad para aprender a través de cuestionamientos realizados sobre la realidad laboral cotidiana, haciendo énfasis en aquellos aspectos que los individuos deben investigar, proponer y ejercitar para mejorar su desempeño y el de sus compañeros de trabajo. Capacitación: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal o educación para el trabajo y el desarrollo humano, como la informal, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Competencias: Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. Conocimientos: Es la capacidad de resolver un determinado conjunto de problemas con una efectividad determinada. Es un conjunto integrado por información, reglas, interpretaciones y conexiones dentro de un contexto y de una experiencia. Constructivista: Enfoque pedagógico que fundamenta el conocimiento como descubrimiento o construcción. El ser humano construye su conocimiento a partir de su propia forma de ser; participa activamente en el proceso y se conoce la realidad a través de los modelos que construimos para explicarla y que pueden ser cambiados y mejorados. Cultura Institucional: Formas de conducta aprendidas y compartidas por los miembros de una organización, que constituyen su principal instrumento de adaptación y que se consideran válidas o como el modo correcto de percibir, pensar, sentir y actuar para el cumplimiento de sus finalidades sociales. Dimensión Hacer: Corresponde al conjunto de habilidades y de procedimientos necesarios para el desempeño de una actividad, mediante los cuales se pone en práctica el conocimiento que se posee. Se refiere a la utilización de materiales, equipos y diferentes herramientas. Debe identificarse lo que debe saber hacer la persona, es decir, los procedimientos y las técnicas requeridas para asegurar la solución del problema. Dimensión de Saber: Es el conjunto de teorías, conceptos, datos que se requieren para poder desarrollar las acciones previstas o resolver los retos laborales que se reciben del medio ambiente, de un texto, un docente o cualquier otra fuente de información. Dimensión Ser: Comprende el conjunto de características personales (motivación, compromiso con el trabajo, disciplina, liderazgo, entre otras) que resultan determinantes para la realización personal, el trabajo en equipo , el desempeño superior que genera valor agregado y el desarrollo personal dentro de las organizaciones. Página 1 de6 Código: TH.BS.P3 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Versión: 6 Vigente Desde: 06/12/2016 Educación Informal: Conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres comportamientos sociales y otros no estructurados. Educación para el trabajo y el desarrollo humano (no formal): Educación que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir, conocimientos y formar aspectos académicos o laborales, sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos. Estrategia de Aprendizaje: Son procedimientos que pueden incluir varias técnicas, operaciones o actividades específicas. Persiguen un propósito determinado: el aprendizaje y la solución de problemas académicos y/o aquellos otros aspectos vinculados con ellos. Son instrumentos socioculturales aprendidos en contextos de interacción con alguien que sabe más. Indicador: Es la representación cuantitativa o cualitativa (variable o relación entre variables) verificable objetivamente, que refleja la situación de un aspecto de la realidad y el estado de cumplimiento de un objetivo, actividad o producto deseado en un momento del tiempo para hacer su respectivo seguimiento y evaluación, sirve para valorar el resultado medido y para medir el logro de objetivos de Políticas, programas y proyectos. Su lectura se realiza en forma cuantitativa o cualitativa. Inducción: Proceso que busca la adaptación y ambientación inicial del nuevo funcionario del Ministerio, para que la integración con sus compañeros y el resto de componentes de su área y en general de la organización sea más efectiva. Metodología: Conjunto de acciones secuenciales que orientan el desarrollo de un determinado programa o proceso y que se apoya en instrumentos para facilitar la consecución de los objetivos propuestos. Métodos de Enseñanza: Son las distintas secuencias de acciones del profesor que tienden a provocar determinadas acciones y modificaciones en los aprendices en función del logro de los objetivos propuestos. Plan Institucional de Capacitación (PIC): Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que, durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública. Plan Nacional de Formación y Capacitación: Hace parte del Sistema Nacional de Capacitación y es a su vez, fundamento del Sistema de Desarrollo Administrativo; es formulado y actualizado por el Departamento Administrativo de la Función Pública en coordinación con la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP- y señala la política general en materia de capacitación y las prioridades que deben atender las entidades públicas; establece los mecanismos de coordinación, cooperación, asesoría, seguimiento y control. Proceso de Formación: Es el proceso que tiene por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. Proyecto de Aprendizaje en Equipo (PAE): Es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de empleados para resolver necesidades de aprendizaje y al mismo tiempo, transformar y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. Reinducción: Es reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos (2) años o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios e incluirá obligatoriamente, un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. 4. RESPONSABILIDAD El Subdirector(a) de Gestión Humana, junto con el funcionario que maneja el procedimiento y el Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos. Página 2 de6 Código: TH.BS.P3 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Versión: 6 Vigente Desde: 06/12/2016 5. DESARROLLO No. 1 2 3 4 ACTIVIDAD Realizar Diagnóstico de Necesidades de Capacitación Consolidar y Priorizar las Necesidades de Capacitación Formular el Plan Institucional de Capacitación Identificar las Entidades de Capacitación TAREA PUNTO DE CONTROL Formato Realizar el diagnóstico de necesidades de Diagnóstico de capacitación de acuerdo con el Formato Necesidades Diagnóstico de Necesidades de Capacitación de Anexo 1 TH-BS-P3-F1. Capacitación Consolidar y priorizar las necesidades de capacitación a partir de la información diligenciada por cada dependencia, adicionalmente se tienen en cuenta las necesidades de capacitación identificadas por los Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAE). La consolidación se realiza clasificando las necesidades, de acuerdo con la mayoría, es decir que el primer lugar lo ocupa la temática que haya sido solicitada mayoritariamente por las diferentes dependencias. Formular el Plan Institucional de Capacitación de la vigencia, de acuerdo con la información obtenida a partir del diagnóstico de necesidades de capacitación, producto de la consolidación de las necesidades presentadas. El PIC debe contener como mínimo los siguientes aspectos (Presentación, Marco Normativo, Objetivos, Plan de Acción, Seguimiento y Evaluación). Identificar las entidades públicas o privadas que con o sin financiación y de acuerdo con el presupuesto asignado, pueden impartir las actividades de capacitación que harán parte del Plan Institucional de Capacitación. Listado de Necesidades Identificadas RESPONSABLE Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina Profesional que maneja el procedimiento Subdirección de Gestión Humana Plan Institucional de Capacitación 5 Presentación del PIC Presentar el PIC al Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos para su Acta de aprobación, la cual debe constar en acta, suscrita Aprobación por los miembros del Comité. 6 Elaborar Estudios Previos y de Mercado Elaborar los Estudios Previos y de Mercado, con el fin de adelantar con la Subdirección de Gestión Estudios Contractual los trámites de la contratación previos y de requerida, para desarrollar las actividades mercado programadas en el PIC. Profesional que maneja el procedimiento Subdirección de Gestión Humana Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos. Profesional que maneja el procedimiento Subdirección de Gestión Humana Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos Subdirección de Gestión Contractual Subdirección de Gestión Humana Página 3 de6 Código: TH.BS.P3 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN No. 7 8 9 10 11 12 ACTIVIDAD Establecer la Logística Realizar Convocatoria s Inscribir Funcionarios Solicitar y Archivar las Actas de Compromiso Desarrollar de las Actividades de Capacitación Evaluar la Satisfacción de la Capacitación TAREA Para cada uno de los eventos de capacitación, es necesario gestionar el auditorio, el apoyo técnico en el préstamo e instalación del video beam y el equipo portátil; adicionalmente preparar los demás aspectos que permitan el adecuado desarrollo de los eventos (tablero, marcadores y agenda, entre otros). Versión: 6 Vigente Desde: 06/12/2016 PUNTO DE CONTROL Solicitud intranet y/o correo institucional Implementar el PIC formulado, a través de las convocatorias para participar en los diferentes eventos de capacitación. Correo Las convocatorias como mínimo deben incluir: la institucional denominación del evento, fechas, horarios y lugar de realización del evento. Inscribir a quienes cumplan con los requisitos de la actividad de capacitación, dentro de los cuales se encuentran: contar con la autorización del superior inmediato, tener en cuenta que quienes se inscriben adquieren el compromiso de asistir Inscripción cumplidamente a cada una de las jornadas programadas y ser multiplicadores de los conocimientos, habilidades y actitudes desarrolladas, durante la capacitación. Solicitar y archivar las Actas de Compromiso Acta de Anexo 2, para los eventos de capacitación Compromiso superiores a 40 horas Desarrollar los cursos, conferencias, talleres u otros eventos de capacitación, correspondientes a Lista de las convocatorias e inscripciones realizadas. Asistentes Utilizar el formato Lista de Asistentes SI-G1-F2. RESPONSABLE Profesional que maneja el procedimiento Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera Profesional que maneja el procedimiento Técnico Administrativo Profesional que maneja el procedimiento Subdirección de Gestión Humana Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores y Jefes de Oficina Profesional que maneja el procedimiento Técnico Administrativo Subdirección de Gestión Humana Técnico Administrativo Profesional que maneja el procedimiento Subdirección de Gestión Humana Evaluar la Capacitación, a través del formato de Evaluación de Evaluación de Satisfacción Anexo 3. Satisfacción Entidad Cooperante o Contratista. Página 4 de6 Código: TH.BS.P3 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Versión: 6 Vigente Desde: 06/12/2016 6. DOCUMENTO/REGISTRO REGISTROS Diagnóstico de Necesidades de Capacitación Listados de Asistencia Acta de Compromiso Evaluación de Satisfacción RESPONSABLE Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores y Jefes de Oficina FRECUENCIA UBICACIÓN Anual Archivo PIC Subdirección de Gestión Humana y Profesional que maneja el procedimiento Cada vez que se requiera Archivo PIC Cada vez que se requiera Cada vez que se requiera Archivo PIC Asistentes Subdirección de Gestión Humana y Profesional que maneja el procedimiento Archivo PIC 7. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 14-10-2009 21-06-2011 30/11/2011 11/02/2013 28/11/2016 CAMBIO El documento fue cambiado en su totalidad. El formato de procedimiento se cambia por la plantilla para elaborar procedimiento por tarea. Se modificó la redacción del objetivo, el alcance, la política de operación, las definiciones y el desarrollo en las tareas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Fueron creados varios numerales adicionales, en la parte de desarrollo (8, 9, 10, 11 y 12). Se cambió el orden de la normatividad según su orden cronológico y se agrego: la Ley 115 de 1994, la Carta Iberoamericana de la Función Pública de 2003, el Decreto 4665 de 2007, y las Normas ISO 9001: 2008 y NTC-GP 1000: 2009. Fue actualizado el formato TH-BS-P-03-F01 Formato Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. Fue actualizado el formato TH-BS-P-03-F02 Formato de Inscripción a Actividades de Capacitación. Fue actualizado el Anexo No.1 Acta de Compromiso de asistencia a actividades de capacitación. Es incluido el Anexo No.2 Evaluación de Satisfacción actividades de capacitación. Se actualizan en los nuevos formatos, el procedimiento y los anexos. Se cambia de versión. Se actualizan en los nuevos formatos, el procedimiento y los anexos. Se cambia de versión. Fue actualizado el formato TH-BS-P-03-F01 Formato Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. Fue suprimido el formato TH-BS-P-03-F02 Formato de Inscripción a Actividades de Capacitación. Fue actualizado el Anexo No.1 Acta de Compromiso de asistencia a actividades de capacitación. Se actualiza el Anexo No.2 Evaluación de Satisfacción actividades de capacitación. Se actualiza la versión 5 el logo y lema, junto con todos los numerales y sus formatos. VERSIÓN 2 3 4 5 6 Página 5 de6 Código: TH.BS.P3 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Versión: 6 Vigente Desde: 06/12/2016 8. CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó y Aprobó _________________________ Astrid Elena Sandoval Pérez Profesional Especializado _______________________ María Jimena Acosta Illera Subdirectora de Gestión Humana 9. ANEXOS Anexo 1 Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. TH-BS-P3-F1 Anexo 2 Acta de Compromiso. Anexo 3 Evaluación de Satisfacción Página 6 de6