Subcontratas

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Undécima Edición. Abril 2009.
Índice
INTRODUCCIÓN............................................................................................ 5
SUBCONTRATAS ......................................................................................... 7
CONFIGURACIÓN DE LA TABLA AUXILIAR AUXDOP ............................... 7
ACTIVACIÓN DE LA PESTAÑA "DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR" .............. 9
PROVEEDORES ............................................................................ 9
OBRA ........................................................................................ 10
CLIENTES .................................................................................. 13
PESTAÑA "DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR" ....................................... 15
PROCESO PARA ASOCIAR IMÁGENES O DOCUMENTOS ......................... 19
PANEL DE SUBCONTRATAS .............................................................. 24
Introducción
El “módulo de subcontratistas” de Sigrid surge como respuesta a la entrada en vigor de la LEY 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el
Sector de la Construcción.
Dicha ley entró en vigor el día 19 de Abril de 2007 y es de obligado cumplimiento
para las empresas constructoras que realicen tareas de excavación, movimiento
de tierras, construcción, montaje y desmontaje de elementos prefabricados, acondicionamientos o instalaciones, transformación, rehabilitación, reparación, desmantelamiento, derribo, mantenimiento, conservación y trabajos de pintura y
limpieza, o saneamiento.
El estricto cumplimiento de la ley requiere la gestión, por parte del promotor, de
un importante volumen de información, que surge de la necesidad de disponer de
los documentos acreditativos del cumplimiento de todas las normas de contratación y subcontratación enumeradas en la citada ley.
Introducción / 5
El módulo de subcontratistas permite el control y seguimiento detallado de toda
esta documentación incluyendo la de la obra, los contratistas, los subcontratistas,
y de los empleados. También permite visualizar los niveles de subcontratación,
garantizando el fiel cumplimiento de los requisitos marcados en la normativa.
Se previenen de esta forma incumplimientos provocados por carecer de determinados permisos y/o documentos cuya responsabilidad recae sobre el promotor de
la obra.
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\ Subcontratas. Guía de uso
Subcontratas
Configuración de la tabla auxiliar AUXDOP
Antes de comenzar a utilizar este módulo es necesario definir, en la Tabla auxiliar
"subcontratas: documentación a presentar", los documentos que es necesario presentar. Esta tabla es accesible desde el menú Empresa - Tablas Auxiliares.
Subcontratas / 7
El nombre de la tabla es AUXDOP - Subcontratas: Documentación a presentar.
Una vez seleccionada la tabla se pueden comenzar a definir cada uno de los tipos
de documento que deben ser presentados. Para ello se indicará un código y un
nombre (resumen) para denominar al documento.
Además, se podrá definir una abreviatura para cada documento, con el fin de que
se muestre un código más intuitivo en los listados correspondientes.
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\ Subcontratas. Guía de uso
La columna Dependiente obra sirve para indicar que ese documento ha de ser
presentado por cada obra. Por lo tanto, al presentarlo, se deberá indicar para qué
obra será válido. En el Panel de Subcontratas, la información de este documento
se mostrará en los bloques De obra subcontratista o De obra recurso en lugar de
Propia subcontratista o Propia recurso.
Un documento puede ser requerido para una o varias entidades. Para ello, en las
columnas correspondientes (de subcontratista, de recurso, de obra o de cliente) se
utilizarán los siguientes códigos:
0 ó vacío: El documento no tiene que ser presentado por la entidad correspondiente a la columna.
1: El documento puede ser requerido para ser presentado por la entidad
correspondiente a la columna, pero se seleccionará posteriormente en la
Pestaña de Documentación a presentar.
2: El documento es requerido para ser presentado por la entidad correspondiente a la columna, y aparecerá incluido por defecto en el apartado
Estado de la documentación a presentar de la Pestaña de documentación
a presentar.
En esta ventana también puede indicarse, si procede, el periodo de vigencia (en
meses) de los documentos, lo que será tenido en cuenta en pasos posteriores para
calcular la caducidad de la misma, si no se facilita una fecha concreta.
Por último. es posible insertar un texto explicativo con comentarios relativos a cada tipo de documento.
Una vez que se finalice la introducción de las diferentes tipologías en la tabla
auxiliar, se pueden comenzar a utilizar las opciones del módulo.
Activación de la pestaña "documentación a presentar"
La pestaña "documentación a presentar" se puede activar en los tipos de conceptos proveedor, obra, recurso y cliente.
Proveedores
Para establecer que un proveedor determinado lleva control de documentación de
subcontratas, desde la pestaña Comercial de su ficha, tenemos que activar la casilla Debe presentar documentación.
Esta última opción provocará que se genere una la pestaña referente a la Documentación a presentar en la parte superior derecha. Mediante esta pestaña podremos definir la documentación que es necesario presentar para cada proveedor
y darla de alta cuando esté disponible, según se ha explicado previamente.
Subcontratas / 9
Obra
Pestaña documentación a presentar
Para establecer que una obra determinada lleva control de documentación de
subcontratas, se accede a la pestaña General de la ficha de la obra.
Una vez en esta ventana, se debe marcar la casilla Debe presentar documentación,
lo que hace aparecer la pestaña Documentación a presentar.
10 \ Subcontratas. Guía de uso
Pestaña Intervinientes
Además de esta posibilidad, el módulo de Documentación de subcontratas afecta
a la pestaña Intervinientes, que permite definir todas las entidades y recursos que
participan en la obra/proyecto y efectuar el seguimiento del estado de la documentación presentada (vigente / caducada) o pendiente de presentar, así como de
los niveles de subcontratación (limitados a 3 por la LEY 32/2006).
Al seleccionar dicha pestaña, en la ventana se muestra otra barra de pestañas
para seleccionar el grupo de intervinientes con los que se va a trabajar.
Empleados (permisos y firmas)
Al añadir un empleado, éste pasa a mostrarse en el listado ( se permite selección
múltiple). Si se selecciona uno de estos empleados se muestra la ficha del empleado participante.
Al activar la casilla "debe presentar documentación", se mostrará al igual que en
los casos anteriores, las pestaña "Documentación a presentar" con el funcionamiento ya explicado.
Esta ficha permite definir una serie de parámetros propios del empleado para una
determinada obra:
Identificación del técnico:
Empleado: se asocia aquí al empleado correspondiente.
Función que desempeña en la obra: se elige de la tabla auxiliar Obras y
promotoras: funciones técnicos.
Rol/roles para esta obra (para firma): se asocia el rol o roles que este
empleado tendrá para esta obra, lo que se tendrá en cuenta al firmar documentos (hoja de contratación, comparativos de ofertas y documentos de
compra y venta) de la obra.
Fecha de alta y baja respectivamente: fechas de intervención del empleado en la obra.
% participación [opcional]: porcentaje de participación del empleado en
la obra.
Subcontratas / 11
Observaciones / Comentario
Texto libre.
Proveedores y subcontratistas
Intervinientes externos (proveedores y subcontratistas): en esta pestaña se
muestra la lista de proveedores y/o subcontratistas que intervienen en la obra.
En el caso de subcontratistas, se puede incluir información de las subcontratas
dependientes de otras, lo que se representará mediante una estructura de árbol.
Se muestra información de la función de la subcontrata en la obra, así como de la
persona de contacto, etc.
Al hacer doble clic en una línea, se abre la Ficha del proveedor / subcontratista.
Al añadir nuevos proveedores o subcontratistas, se irán mostrando en el listado,
tal y como sucedía en la pestaña de Empleados. Al seleccionar una de estos proveedores o subcontratistas, se abrirá su ficha.
Esta ficha permite definir los parámetros del proveedor o subcontratista para la
obra seleccionada:
Función que desempeña: campo cuyo contenido se selecciona entre los
definidos en la tabla auxiliar Obras y promotoras: funciones técnicos.
Persona de contacto asociada: Permite seleccionar a una persona de
contacto entre las definidas para el proveedor.
Fechas de alta / baja: definen el periodo de asignación del proveedor o
subcontratista a la obra.
12 \ Subcontratas. Guía de uso
También puede definirse en este ficha si la entidad es proveedor o subcontratista
(marcar casilla), e indicar si es subcontratista de otro proveedor.
Asimismo puede activarse la casilla Debe presentar documentación que mostrará
la pestaña correspondiente, para poder efectuar el seguimiento, solicitud y presentación de documentos.
Recursos internos y externos
Recursos intervinientes internos y externos: se muestran tanto recursos internos (mano de obra o maquinaria), como externos (recursos pertenecientes a subcontratas). Éstos últimos aparecen como dependientes de los proveedores o subcontratas a los que pertenecen e incluyen datos acerca del estado de la documentación de cada uno de ellos.
Al hacer doble clic en una línea, se abre la Ficha del recurso externo o
interno.
Como en el resto de fichas que se han comentado a lo largo de esta ayuda, se
puede indicar si el recurso precisa presentar documentación. Al activar la casilla
aparecerá la pestaña Documentación a presentar, con el funcionamiento ya mencionado.
Clientes
El módulo de Documentación de subcontratas también permite el control de la
documentación de los clientes.
Una vez en la ventana de propiedades de un determinado cliente, se puede determinar que necesita presentar documentación en la pestaña Comercial, subpestaña Datos comerciales.
Subcontratas / 13
Dentro del contenido de esta sub-pestaña, se encuentra la casilla Debe presentar
documentación. Al marcar esta casilla aparecerá la pestaña Documentación a presentar en la parte superior derecha de la ventana de propiedades del concepto.
Accediendo a esta pestaña se puede definir y aportar la documentación requerida
para un cliente determinado, siguiendo las indicaciones facilitadas previamente
en el apartado sobre la pestaña de Documentación a presentar de esta misma ayuda.
14 \ Subcontratas. Guía de uso
Pestaña "documentación a presentar"
Esta pestaña se activa como se explica en el apartado Activación de la pestaña
"documentación a presentar".
Al acceder a esta pestaña aparece la ventana dividida en dos apartados principales:
Documentación a presentar
Si en la tabla auxiliar Subcontratas: Documentación a presentar se ha seleccionado
el modo “2” (por defecto), para alguno de los documentos a presentar, este aparecerá en el apartado Estado de la documentación a presentar. Esto será válido si se
accede a la Pestaña de Documentación a presentar desde algún concepto para la
que de haya definido dicho modo “2” en la columna correspondiente de la tabla
auxiliar.
Si no aparece ningún documento en el apartado Estado de la documentación a
presentar, o bien se desea añadir alguno más, se utiliza en botón Añadir documentos a presentar.
EJEMPLO: si en la tabla auxiliar Subcontratas: Documentación a presentar se ha
definido un documento relativo a un Seguro de Accidentes como modo “2” (por defecto) para los subcontratistas (concepto “proveedor”) y para las obras, como modo
“1” para los recursos y como modo “0” para los clientes, este documento aparecerá directamente en el apartado Estado de la documentación a presentar de la
Pestaña de Documentación a presentar, si se accede a la misma desde un concepto
“obra” o “proveedor”; no aparecerá pero podrá ser seleccionado para presentar
(utilizando el botón Añadir documentos a presentar) si se accede a la pestaña desde un concepto “recurso”, y no podrá ser seleccionada en ningún caso si se accede
a la pestaña desde un concepto “cliente”.
Al pulsar el botón de Añadir documentos, se abre una ventana con una lista que
permite seleccionar nuevos documentos que deben ser presentados.
Subcontratas / 15
La ventana de la derecha, Datos seleccionados, muestra aquellos documentos que
ya hemos seleccionado, y permite ordenarlos seleccionando uno de ellos y utilizando las flechas (subir/bajar) que aparecen entre ambas ventanas. La flecha roja
permite quitar de la selección los documentos marcados.
Los documentos seleccionados pasan a mostrarse en el apartado Estado de la documentación a presentar.
Inicialmente, la documentación figura como no presentada, lo que se refleja en la
columna estado con un punto rojo. Esta columna puede presentar tres colores:
Rojo: Documentación pendiente de presentar.
Amarillo: Documentación presentada, pero fuera de su periodo de vigencia (caducada).
Verde: Documentación presentada y vigente.
Documentación presentada
Para que la documentación conste como presentada, se utiliza el segundo apartado de la pestaña, Documentación presentada.
Cuando el proveedor vaya presentando los documentos requeridos, se utilizará el
botón Presentar documentación para introducirla en el sistema.
Al pulsar este botón se abre una ficha de documentación presentada.
16 \ Subcontratas. Guía de uso
Tipo de documento: En ella se selecciona, utilizando el listado desplegable, el tipo de documento que se va a presentar (de entre los definidos en Estado de la documentación a presentar).
Fecha de inicio de validez: por defecto será la fecha de presentación del documento
Fecha de caducidad: Esta fecha es opcional. Si no se introduce, se tomará la periodicidad indicada en la tabla auxiliar Subcontratas: Documentación a presentar.
Si no se ha definido periodicidad en esta tabla auxiliar y no se rellena el campo fecha de caducidad, se entenderá que el periodo de validez es ilimitado.
Número documento / Referencia: permite asignar un posible código de localización (o similar) al documento.
Ubicación: permite señalar una ubicación física del documento (archivo, obra,
etc.…) entre las definidas en la tabla Documental: Ubicaciones.
Obra: para asignar esta documentación a una obra / proyecto.
Añadir nuevo documento: Opcionalmente, existe la posibilidad de asignar una
imagen correspondiente al documento presentado. Esta imagen puede seleccionarse de un concepto tipo “documento” preexistente utilizando los campos dispuestos al efecto, o bien generarse en el momento utilizando el botón Añadir nuevo documento... Posteriormente se ofrecerá documentación detallada acerca de este proceso.
Texto / Comentario: Una vez finalizadas las tareas de asociación de archivo /
documento, si se han considerado necesarias, el campo restante, Texto/Comentario, de la Ficha de documentación presentada, ofrece la posibilidad de
insertar comentarios acerca del documento facilitado.
Una vez hecho esto aparecerá en el apartado Documentación presentada una nueva línea con los datos que se han facilitado para el documento, incluyendo la imagen / documento relacionado, si es que se ha definido. Asimismo, en el recuadro
superior Estado de la documentación a presentar se mostrarán las fechas de vi-
Subcontratas / 17
gencia del documento que se ha presentado y el color de estado cambiará en función de los datos introducidos.
Presentar documentación en bloque (entrada rápida): El botón Presentar documentación en bloque (entrada rápida) permite validar, en una misma acción, la
documentación de múltiples recursos de manera simultánea. Esta posibilidad es
válida únicamente para recursos (disponible desde el subcontratista (proveedor)
de los recursos. No se puede utilizar esta opción para presentar documentos de
obra, proveedor o cliente.
18 \ Subcontratas. Guía de uso
Los pasos a realizar son los mismos que los indicados para una presentación de
un solo documento. La diferencia está en que, en la parte superior, debemos seleccionar los recursos para los que será válida la documentación presentada.
A tener en cuenta:
1.- Si se ha accedido a la Pestaña de Documentación a presentar desde la
pestaña de Intervinientes de un concepto tipo “obra”:
En el apartado Documentación presentada aparece la casilla Filtrar por tipo. Si se selecciona, se establecerá un filtro para seleccionar solo ese determinado tipo de documento.
2.- Una vez realizadas todas las operaciones indicadas, el indicativo de color en la columna correspondiente según la pestaña seleccionada Empleados (Permisos y firmas); Proveedores y subcontratistas; Recursos( internos
y externos) cambiará con los siguientes significados:
Verde: indica que toda la documentación está presentada y vigente.
Amarillo: Documentación caducada, documentación a presentar
no definida, o no ha presentado ninguno de los documentos requeridos.
Rojo: Falta parte de la documentación requerida.
Proceso para asociar imágenes o documentos
Como se ha señalado en apartados anteriores, dentro de la Ficha de documentación presentada existe un campo que permite asociar un concepto “documento” a
uno de los documentos presentados.
Subcontratas / 19
Este concepto “documento” por lo general será una imagen escaneada del original.
Si el concepto “documento” ya existe en la base de datos, basta con seleccionarlo
en el desplegable que se abrirá al seleccionar con el ratón el campo correspondiente. En caso contrario el concepto “documento” puede generarse utilizando el
botón Añadir nuevo documento.
Al pulsar este botón, se muestra una ventana que permite generar un nuevo concepto “documento” que quedará relacionada con el que estemos presentando.
20 \ Subcontratas. Guía de uso
Una vez introducidos los datos y pulsado el botón Acepta, los campos referentes al
documento se habrán completado y se habrá activado el botón
acceder a la ventana de propiedades del documento.
, que permite
Esta ventana permite definir una serie de parámetros del concepto “documento”.
Datos generales
La pestaña Datos generales permite definir el tipo de gráfico/documento, en función de las que se hayan definido en al tabla auxiliar Documental: Tipo de gráfico y
la ubicación del mismo, según lo definido en la tabla auxiliar Documental: ubicaciones. El campo dedicado al Número y/o texto de revisión está pensado para controlar si el documento es una evolución o revisión de otro; y el campo Texto / Comentario permite insertar cualquier información relevante acerca del documento.
Imagen
La pestaña Imagen permite generar una reproducción gráfica de un documento.
Para ello se ofrecen varias opciones partiendo de los siguientes botones:
Subcontratas / 21
El primero de ellos
sirve para iniciar el proceso de reconocimiento
óptico del texto del documento que se haya escaneado.
El siguiente botón
inicia el proceso para el escaneado de un documento. Al pulsar este botón se abre la ventana de captura de documentos.
22 \ Subcontratas. Guía de uso
Esta ventana permite definir una serie de parámetros necesarios para capturar
documentos desde un escáner.
Nombre del Documento: es imprescindible asignar un Nombre del Documento,
con el que este se guarda en la base de datos; también, seleccionar el formato elegido para la imagen que se va a generar (TIFF es la aconsejado, si se van a requerir funciones de reconocimiento de texto) y si necesitamos elaborar un único documento con varias páginas, o bien que cada hoja escaneada sea un documento
diferente.
Modo de trabajo: posteriormente, se puede seleccionar entre el modo de trabajo
Incrustado (la imagen se incorpora a la base de datos, lo que puede aumentar la
seguridad, pero hace que la base de datos aumente de tamaño rápidamente) o
Vincula y copia (la imagen se conserva en una carpeta externa, a la que se accede
en el momento de solicitar su visualización desde el base de datos).
Si se selecciona la segunda opción es necesario seleccionar un directorio en el que
se guardarán las imágenes.
Los botones más significativos de la barra de herramientas de esta ventana tienen
las siguientes funcionalidades:
Inicia el proceso de captura de datos según los parámetros
definidos. Se abrirá una nueva ventana cuyo funcionamiento depende del
hardware (escáner) utilizado.
Permite escoger entre varios orígenes (escáner) para el proceso de captura de la documentación.
Subcontratas / 23
Este botón solo estará activo si se ha capturado previamente alguna imagen. Al pulsarlo, se validan las imágenes escaneadas,
que se encuentran detalladas en la ventana Estado.
Los botones
y
permiten copiar una imagen capturada al portapapeles de Windows, o incorporar una imagen desde este mismo portapapeles para asimilarla al documento.
Una vez capturada una imagen, se podrá visualizar tanto en la pestaña Imagen
como en la pestaña Vista previa.
En ambos casos, en la parte inferior de la imagen se mostrará la ruta donde se
encuentra ubicada (en el caso de Copia y vincula) o el nombre de la misma si está
incrustado. Se indica además la fecha de incorporación de la imagen al sistema.
Panel de Subcontratas
El panel de situación de estado de la documentación de subcontratistas muestra,
de forma resumida y mediante un código de colores, el estado de la documentación que deben presentar tanto los subcontratistas como sus recursos asociados.
Los códigos de colores responden a los siguientes estados:
Gris: No necesita presentar esta documentación.
Rojo: Documentación pendiente de presentar.
Amarillo: Documentación presentada, pero fuera de su periodo
de vigencia (caducada).
Verde: Documentación presentada y vigente.
24 \ Subcontratas. Guía de uso
Vistas
Por subcontratista: lista el árbol de conceptos agrupado por proveedor.
Por obra: lista el árbol de conceptos agrupado por obra.
Cabecera
Mes y año: permite seleccionar el mes que servirá de referencia para comprobar
el estado de los documentos en esa fecha concreta.
Filtro Empresa, Delegación u Obra: permite filtrar el listado por cualquiera de
estos conceptos. El filtro por obra admite máscaras.
Estado/s: filtro de estados de las obras.
Campos o columnas
Subcontratista (proveedor) - Árbol: muestra el listado de conceptos en forma de
árbol jerarquizado (obra-proveedor-recurso). Se permite expandir o contraer cada
ramificación. La agrupación cambia según la selección de los parámetros Por subcontratista o Por obra.
Detalles subcontratista - EST: muestra el estado global de la documentación a
presentar del concepto de la línea seleccionada.
Propia subcontratista: muestra los estados del grupo de documentos que debe
presentar cada subcontratista.
De obra subcontratista: muestra los estados del grupo de documentos que debe
presentar cada subcontratista para la obra seleccionada.
Propia Recurso: muestra los estados del grupo de documentos que debe presentar cada recurso.
De obra Recurso: muestra los estados del grupo de documentos que debe presentar cada recurso para la obra seleccionada.
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