R-SI-SIG-006 - Procedimiento control de registros_rev E
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R-SI-SIG-006 - Procedimiento control de registros_rev E
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Código Documento PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS R-SI-SIG-006 Fecha 06-09-2014 Dependencia SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión E Aprobado REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 1. NOMBRE 2. PROCESO CONTROL DE REGISTROS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Pág. 1(4) 3. OBJETIVO: Establecer la metodología para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final de los registros que proporcionan evidencia objetiva de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad en la Institución. 4. ALCANCE: Comienza con la identificación de los registros necesarios dentro del SGC, hasta la actualización del LMD en la página web de la institución. Aplica para todos los documentos del SIG que se utilicen en los procesos de la institución. 5. RESPONSABLE: Coordinador del Sistema Integrado de Gestión 6. DEFINICIONES: Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra físicamente el registro Disposición: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminación. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad. Identificación: Nombre ó código con el que se reconoce cada registro (Formato) Legibilidad: Que pueda leerse la información contenida en el registro. LMD: Listado maestro de documentos Listado de novedades: Documento que describe los cambios que realizan los procesos a sus documentos. Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. Protección: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil. Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación. Tiempo de retención: Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo físico o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación. UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Código Documento PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS R-SI-SIG-006 Fecha Dependencia SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Revisión 06-09-2014 E Aprobado REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Pág. 2(4) Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Revisión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad SIG: Sistema Integrado de Gestión, proceso institucional de mejora, que gestiona el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad y lo articula con el modelo estándar de control interno en la UFPSO. 7.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 1 Identificación de los registros del Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo a los requerimientos normativos e institucionales. Los cuales serán diligenciados en los formatos definidos por los procesos, relacionados en el LMD. Funcionario responsable de la actividad relacionada con el registro F-SI-SIG-010 Funcionario responsable de la actividad relacionada con el registro F-SG-ARC-001 2 Si se requiere crear, elaborar, modificar, actualizar o eliminar un formato se debe seguir el Procedimiento de Control de Documentos. Los registros son conservados, identificados, mantenidos y ubicados por el período que se determine, según lo establecido en las tablas de retención de acuerdo a los lineamientos del Sistema de archivo y correspondencia. Profesional SIG Los registros en papel se mantienen en lugares limpios y en condiciones apropiadas que no permitan su deterioro, esto es, libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservación. Para el caso de registros electrónicos estos se archivan en los equipos de cómputo de cada proceso. Todos los documentos del SIG se UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Código Documento PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS R-SI-SIG-006 Dependencia SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha 06-09-2014 Revisión E Aprobado REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Pág. 3(4) encuentran archivados en medio electrónicos, en un repositorio de información del proceso SIG el cual se encuentra con acceso restringido, mediante una clave de acceso al equipo de cómputo, con el fin de evitar cambios no intencionales. Cada semana se realizan copias de seguridad a esta información y son almacenadas en un espacio definido dentro del servidor de la universidad. 3 Cada vez que se identifique una novedad documental que afecte el LMD, este debe ser actualizado de manera similar al procedimiento de control de documentos. Profesional SIG F-SI-SIG-010 El control de cambios de los formatos (registros) se registran únicamente en el LMD, a excepción de los documentos relacionados con el diseño y desarrollo para procesos misionales. El LMD se actualiza en la página web de la institución mensualmente y el listado de novedades del mes por proceso se envía por medio del correo electrónico administrador de la institución. 8. DOCUMENTOS REFERENCIALES: Manual de codificación documental M-SG-ARC-002 Procedimiento identificación, elaboración, aplicación y actualización de las TRD R-SG-ARC004 Procedimiento control de documentos R-SI-SIG-005 9.ANEXOS: Formato Listado Maestro de Documentos F-SI-SIG-010 Formato Tablas de retención documental F-SG-ARC-001 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA Código Documento PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS R-SI-SIG-006 Fecha 06-09-2014 Dependencia SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN REVISÓ: Revisión E Aprobado REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Pág. 4(4) APROBO: COORDINADOR SIG FECHA 01-07-2010 01-03-2011 23-08-2012 09-09-2013 06-09-2014 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN CONTROL DE CAMBIOS Creación del documento. Actualización del procedimiento en cuanto a responsables y registros. Inclusión en la actividad 2 del sitio donde debe estar la documentación del sistema de gestión de calidad y el formato F-SG-ARC-001 Inclusión en la activad 3 de la relación de los documentos del LMD y tiempo de actualización del LDM en la página institucional. Actualización del alcance e inclusión de “aplica para todos los procesos del SIG de la institución” Actualización de todas las actividades del procedimiento La actividad 4 pasa para la actividad 2 Inclusión del Procedimiento de Control de Documentos en el campo de Documentos referenciales. En las definiciones de incluye el concepto de “Listado de novedades” En la actividad 3 se actualiza el control de cambio de los registros y se incluye el listado de novedades. REVISIÓN A B C D E