estudio de convenencia - 4-72

CP-JU-001-FR-001
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
VERSIÓN: 01
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
Jefatura Nacional de Almacén, Especies y
Franqueadoras
Área solicitante:
COM-
Vigencia
2011
A continuación presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido para adelantar el
proceso de selección y la consecuente celebración del contrato.
JUSTIFICACIÓN
Como parte de la planeación y previsión que hace el área de infraestructura a través de la Jefatura
Nacional de Almacenes para suplir las necesidades de la entidad y teniendo en cuenta:
a. Que SIPOST ha adelantado su puesta en marca en distintas fases; la primera de ellas en Pereira,
Manizales, Popayán y Cali, donde se adelantaron las primeras pruebas piloto.
b. Que en una segunda fase se harían pruebas en las ciudades capitales y otras ciudades
seleccionadas de cada regional.
c. Que en una tercera fase se incluirían la totalidad de las oficinas y puntos operativos del país.
d. Que el contrato 158 de 2010, por medio del cual se compraron equipos para ser utilizados en la
operación del SIPOST y en general la operación de la entidad, ya concluyó y
consecuentemente se han instalado equipos en todo el país y estos ya están siendo utilizados.
e. Que los insumos con que cuentan los almacenes han cubierto la primera fase y cubrirían una
parte de la segunda fase, pero no su totalidad, así como tampoco el inicio total del
funcionamiento del sistema SIPOST.
Resulta necesario poder abastecer a los almacenes del país de manera suficiente, de los insumos y
elementos que se requieren para la operación de los equipos correspondientes a la operación de
SIPOST:
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER
Se debe comprar todos los consumibles necesarios para la operación de los distintos equipos que están
relacionados con la operación del sistema de trazabilidad de envíos, ya no solamente para las pruebas
piloto sino para su operación normal a nivel nacional.
Para este efecto, se han establecido insumos que resultan necesarios con base en los equipos que
intervendrán, a saber:
Equipo
Uso
Consumibles Usados
Impresoras
GK420T
Zebra
Impresión de etiquetas en oficinas pequeñas
Cinta en Resina
Etiquetas Adhesivas
Impresoras
ZM400
Zebra
Impresión de etiquetas en oficinas grandes y centrales
de tratamiento
Cinta en Resina
Etiquetas Adhesivas
Impresoras
Epson
TMU
Impresión de facturas
Cinta negra
Papel bond
Papel auto-copiante
Impresión de guías y documentos asociados al
proceso
Guías en blanco
Papel Blanco
Tóner negro
Impresoras Xerox
Phaser (Laser)
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De acuerdo con la discriminación anterior y teniendo en cuenta la naturaleza de los insumos, se tramita
en este ECO, los relacionados con tóner, cintas, papel bond, etiquetas, cabezales, rollos y unidades
fusoras.
Con base en la información suministrada por el área de operaciones y relacionada directamente con los
consumos estimados por la aplicación en mención, y el análisis que se hace con base en los despachos
normales mensuales de los insumos que se estima que serían reemplazados con la operación se
establecen estimados de compra mensual que se proyectan a una contratación que abastezca de
estos elementos a la entidad por un periodo al menos de ocho (08) meses; de acuerdo con lo que se
determina cifras como se relaciona a continuación:
Equipo
Suministro
Cinta x Facturadora ERC-38 - Negro
Facturadora >
Epson TM- Rollo de papel bond 65g - 76mm X 40m
U220
Rollo
Rollo
Rollo papel químico a 2 partes 76 mm x 40 m
Rollo
Cinta en Resina (ZEBRA Genuina)
110mm X 450m
Rollo
Térmica Alto Etiqueta PPBB(60 a 64)-P4-G(60 a 62)
Rendimiento
7,6cm X 12,9 cm X 1.000 etiq. Buje 3"
>
Zebra ZM400 Etiqueta PPBB(60 a 64)-P4-G(60 a 62)
7,0 cm X 3,3 cm X 1.000 etiq. Buje 3"
Cabezal térmico Zebra ZM400
Cinta en Resina (ZEBRA Genuina)
110mm X 74m
Térmica
Etiqueta PPBB(60 a 64)-P4-G(60 a 62)
Mediano
Rendimiento 7,6cm X 12,9 cm X 500 etiq. Buje 1"
>
Etiqueta PPBB(60 a 64)-P4-G(60 a 62)
Zebra Gk420t
7,0cm X 3,3 cm X 500 etiq. Buje 1"
Laser >
Xerox Phaser
3435
Unidad
Rollo
Rollo
Unidad
Rollo
Rollo
Rollo
Consumo
mensual
estimado
Compra
total
estimada
987
7,896
3,947
31,576
395
3,160
43
344
119
952
33
264
3
24
374
2,992
293
2,344
324
2,592
2
16
2,000
288
136
256
Cabezal térmico Zebra Gk420t
Unidad
Tóner Negro Xerox Phaser 3435 rendimiento
10,000 pp (106R01415)
Unidad
Rodillo de Transferencia Xéros Phaser 3435
Unidad
Rodillo de recogida Xéros Phaser 3435
Unidad
250
36
17
Unidad del Fusor Xéros Phaser 3435
Unidad
32
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Objeto:
Suministro de insumos para la operación a nivel nacional del sistema SIPOST.
Plazo:
Ocho (08) meses a partir del cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y legalización del contrato y/o hasta agotamiento de la
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partida presupuestal asignada, lo que ocurra primero.
Valor:
De acuerdo con lo planteado en la descripción de la necesidad a satisfacer y
con base en el estudio de mercado adelantado y redondeando en millares esta
cifra, los insumos requeridos pueden llegar a costar un mil trescientos ochenta y
dos millones, cuatrocientos cuarenta y seis mil pesos ($1.382’446.000.oo) de
acuerdo con el sondeo de mercado anexo.
Forma de Entrega:
Se requieran entregas parciales de acuerdo con las necesidades de la
operación y solicitadas por el supervisor del contrato.
Forma de Pago:
Se pagará dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de cada
factura acompañada de la entrada al almacén correspondiente.
Obligaciones especiales del contratista
Sin prejuicio de las demás obligaciones que se emanan de la ley y del contrato que se va a celebrar, el
contratista esta especialmente obligado a:
a. Garantizar la oportuna y eficaz prestación del objeto a contratar, respondiendo por la calidad de
los bienes entregados.
b. Entregar los elementos en el Almacén General ubicado en la Diagonal 25 G # 95 A 55 de la ciudad
de Bogotá en remisiones parciales de acuerdo con los requerimientos que realice el Supervisor del
Contrato en un término no superior al presentado en la oferta comercial y que no puede ser superior
a cinco (05) días hábiles.
c. Cuando se deje de entregar dentro del plazo mencionado anteriormente ya sea parcial o
totalmente una solicitud, y de acuerdo con la revisión del Supervisor del Contrato del impacto
causado por el evento, el proveedor deberá otorgar un descuento financiero en todos los
elementos de la misma solicitud correspondiente al 5% del valor del mismo; y por cada día hábil
posterior al segundo día de atraso, un 0.25% adicional.
d. Reemplazar los elementos que sean catalogados como defectuosos o que no cumplen con las
especificaciones técnicas indicadas en la oferta del proveedor, para lo cual el Supervisor del
Contrato comunicará por escrito la situación presentada al Contratista, y este, en un término no
superior a los cinco (05) días hábiles siguientes efectuará la reposición de los bienes en el Almacén
General en la dirección indicada anteriormente.
e. El Contratista deberá entregar los elementos empacados de tal forma que no sufran daños o
deterioros para facilitar su embalaje, almacenamiento y transporte.
f. En caso de que La Entidad requiera un elemento que no se encuentre relacionado previamente
dentro del contrato, el Contratista lo suministrará previa verificación por parte del Supervisor del
Contrato de que el Contratista presenta la mejor oferta económica mediante un sondeo de
mercado realizado con dos (02) proveedores más.
g. Mantener los precios presentados en la oferta comercial durante toda la vigencia del Contrato y sus
eventuales prorrogas y/o adiciones.
h. Observar las restricciones de horario y seguridad que exige la entidad.
i. Cumplir con las obligaciones de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
j. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato.
k. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato.
l. Las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del objeto contratado.
ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN:
Calidad por el 20% sobre el valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y
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Cuatro (4) meses mas
Cumplimiento por el 10% sobre el valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de
ejecución y Cuatro (4) meses más
SOPORTE ECONÓMICO ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DE PRECIOS DE MERCADO
Se anexa cuadro con resumen de las propuestas firmado por el solicitante y el ordenador de gastos, así
como copias de las cotizaciones presentadas por los proveedores que participaron en el estudio de
mercado.
EVALUACIÓN DE OFERTAS
Se seleccionará el proveedor que obtenga mayor puntaje en la calificación realizada de acuerdo con
los términos de referencia que se aprueben para el desarrollo de la convocatoria resultante.
RECOMENDACIONES
Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas, en atención a lo
anteriormente expuesto y contando la entidad con los recursos económicos; es viable, conveniente y
oportuno adelantar el proceso de selección y contratación respectivos para satisfacer la necesidad aquí
planteada.
Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir
con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la
Entidad, por consiguiente se solicita adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento
Área Solicitante
Vo.Bo.
Julio César Valdés Silva
Jefe Nacional de Almacén, Especies y
Franqueadoras
Oscar Mauricio Naranjo S.
Director Nacional de Infraestructura
Vo.Bo.
Vo.Bo.
Héctor Rafael Rincón
Jefe Nacional de Compras (E)
Carlos A. Garzón B.
V.P. Soporte Corporativo
Ordenador de Gasto
Revisó
Juan Ernesto Vargas
Presidente
Sonia Patricia Cáceres Martínez
Secretaría General
CON APROBACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
a
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