Infraestructura Organizacional y Sustentabilidad del

Infraestructura Organizacional y Sustentabilidad del

Technical Bulletin
Infraestructura Organizacional y Sustentabilidad
del Programa (OIPS, por sus siglas en inglés)
Visión de la Agencia
Los boletines técnicos son documentos que brindan lineamientos sobre las
competencias centrales específicas que se necesitan para respaldar, implementar,
adaptar y evaluar las intervenciones de prevención del VIH. Este boletín técnico
se centra en la infraestructura organizacional y en cómo puede ésta mejorar el
rendimiento de sus programas.
¿Qué es la infraestructura organizacional?
La Infraestructura organizacional se refiere a los elementos que establece una agencia basada en la comunidad para orientar y respaldar sus
operaciones diarias. Esto consiste en un número de elementos importantes
que podemos resumir como: (1) la misión y el objetivo de la organización,
(2) las personas que realizan el trabajo, y (3) la manera en que se realiza el
trabajo dentro de la organización. Desglosemos cada uno de ellos.
1. La misión y el objetivo de la organización: La misión de una organización comunica a las personas de afuera lo que desea lograr la
organización con las personas que contrata, dónde se ubica, y el
trabajo que realiza. Indica el objetivo y la dirección final para lo que
desea hacer la organización para las circunscripciones tanto internas
como externas. Por ejemplo, la misión de una escuela es educar a
sus alumnos; la misión de un hospital es atender a los enfermos.
Estos son ejemplos muy amplios de lo que es una misión. Algunas
organizaciones tienen objetivos muy limitados o específicos, como
ofrecer tratamiento y servicios de salud mental a personas de color
recientemente liberadas de prisión en la Ciudad de Nueva York.
2. Las personas que realizan el trabajo: La fuerza de cualquier organización es el talento – las personas – dentro de la organización.
Las personas son aquellas que realizan el trabajo y ponen en marcha
la misión de la organización, desde la persona que recibe el correo
hasta el líder de la organización. Dentro de la organización, las
personas ocupan distintos roles y cargos. Los roles son el conjunto
de tareas y actividades que se esperan de una persona – en otras
palabras, las obligaciones o la descripción del trabajo de cada
persona. Un cargo, como el de “asesor” o “gerente de programa”, nos
dice el título de la persona y, en cierta medida, su lugar dentro de la
organización y cuáles pueden ser las obligaciones del trabajo. Algunos
cargos son altamente especializados y requieren un conjunto de
habilidades específicas. Otros cargos requieren un amplio conjunto
de habilidades de modo que quien ocupe el cargo pueda adaptarse a
las necesidades del entorno. Todas estas habilidades y roles hacen que
cada uno de los cargos y las personas sean valiosas y esenciales para
el funcionamiento de la organización.
3. La manera en que se realiza el trabajo dentro de la organización: Gran
parte del trabajo que se realiza en una organización está dirigido por
un conjunto de procedimientos y procesos orientados hacia la misión
de la organización según las ejecutan las personas que realizan el
trabajo. Estos procedimientos y procesos incluyen: cómo fluye la
información y la comunicación dentro de la organización; cómo se
contrata y se despide a las personas; cómo las personas organizan su
día de trabajo y a quiénes responden dentro de la organización; quién
participa en la toma de decisiones; cómo se elaboran las decisiones y
cómo se las transmite a través de la organización; cómo se relacionan
entre sí los grupos o las unidades dentro de la organización para
facilitar el proceso de trabajo; la manera en que se crea el producto
final/el servicio y se lo distribuye a los clientes, y demás.
¿Por qué es importante la
infraestructura organizacional?
Imaginemos que decide realizar un viaje. ¿Adónde irá? ¿Qué incluirá en su
equipaje? ¿Cómo llegará allí? ¿Dónde se alojará? ¿Cuánto tiempo estará afuera?
Sin tener un plan, hacer un viaje puede ser muy difícil. La infraestructura organizacional es como todos los elementos que se incluyen dentro de la planificación
de un viaje. El destino es el objetivo de la organización, hacia dónde desea ir la
organización. El objetivo y la misión de una organización deben ser claros para
Infraestructura Organizacional/p2
que puedan ser alcanzables. Si la misión no es clara, entonces es posible que
sea muy difícil motivar a la gente – a los clientes, a los empleados, a los financistas, etc. – a formar parte de los servicios y los productos de la organización.
Asimismo, la gente que realiza el trabajo es como toda la gente que lo ayuda a
llegar a su destino. Si viajara en avión y el piloto decidiera no venir a trabajar por
un par de días, entonces usted no podrá llegar a su destino en el momento que
pensaba hacerlo. Se necesita un liderazgo efectivo para mantener a la organización funcionando y acercándose al objetivo. Contar con miembros competentes
entre el personal que entiendan la misión de la organización es fundamental
para tener éxito. Finalmente, saber cómo desea viajar – en tren, en avión, en
auto, en bicicleta – hace que sea más fácil llegar a destino. La manera en que se
realiza el trabajo es el medio de transporte. Por ejemplo, si no se transmite la
información de manera efectiva dentro de toda la organización, la gente no sabrá
qué decisiones se han tomado, qué cambios es necesario implementar, y de qué
manera esos cambios afectan su trabajo. Si el personal no sabe a quién informar
los problemas o cómo resolver los conflictos con los clientes y otros empleados, el
trabajo se detiene, y el alcance del objetivo queda interrumpido mientras todos
buscan un nuevo camino hacia el objetivo final.
¿Cómo puede la infraestructura
organizacional mejorar nuestro rendimiento?
La declaración de la misión debe ser una declaración de impacto claro,
breve, conciso y enfocada hacia los objetivos de la organización. Asegurar
que el objetivo de la organización sea claro y distintivo puede marcar una
gran diferencia. Tener un objetivo orientado puede ayudar:
• Asusclientessaberqueustedbrindalosserviciosqueestánbuscando.
• Alosfinancistassaberqueustedestácomprometidoconlosmismos
objetivos que ellos financian.
Para más información sobre asistencia técnica y nuestro
programa Shared Action, visítenos en www.sharedaction.org
misión de la organización. Dentro de la organización, ¿hay prioridades
claras y compartidas? ¿Todos los empleados saben cuáles son las prioridades y los objetivos a corto plazo actuales de la organización? Al igual que
las personas, las organizaciones tienen objetivos a corto plazo, a mediano
plazo y a largo plazo.
• Losobjetivosalargoplazoengeneralestánrelacionadosconlamisión
global de la organización, hacer que la organización sea sostenible
durante todo este largo camino.
• Losobjetivosamedianoplazopuedenincluircosastalescomotener
acceso a un nuevo mercado, abrir una clínica satelital o un lugar de
actividad, o solicitar un proyecto de demostración de CDC.
• Losobjetivosacortoplazosonlasnecesidadesyprioridadesinmediatas para organizar el trabajo en torno a los objetivos de mediano y
largo plazo.
Si el personal no sabe qué trabajo priorizar y qué objetivos tienen prioridad,
entonces pueden surgir conflictos, mala administración del tiempo, frustraciones y malestar.
¿Cómo puede ayudar el acceso a la
asistencia para el desarrollo de capacidad?
Comprometerse a evaluar la infraestructura organizacional puede ayudar a
motivar a actores sociales clave y a promover eficiencias en la organización.
Puede ser un proceso complejo y se requiere un conjunto de habilidades y conocimientos orientados que se pueden aumentar mediante el acceso a la asistencia
para el desarrollo de capacidad (CBA). Estos programas ayudan a las agencias
a desarrollar nuevas habilidades a los miembros del personal, y aumentan
la capacidad de la agencia para cumplir sus objetivos, y, como consecuencia,
mejorar el rendimiento de la organización.
• Alosempleadosmantenerladirecciónylaorganizaciónenlaruta
para proveer servicios de la mejor calidad posible.
Asegurar que las prioridades actuales y los objetivos a corto plazo se
comuniquen con claridad y que estas prioridades se relacionen con la
Shared Action y Shared ActionHD son programas de AIDS Project Los Angeles
en colaboración con Center for HIV Identification, Prevention and Treatment Services
y son financiados por los Centers for Disease Control and Prevention.