funciones en excel ii - TECNOLOGIA E INFORMATICA

funciones en excel ii - TECNOLOGIA E INFORMATICA

FUNCIONES EN EXCEL II
OPERADORES RELACIONALES EN EXCEL
Al igual que en matemáticas, estos operadores nos permitirán evaluar las relaciones (igualdad, mayor, menor, etc) entre
un par de operandos (en principio, pensemos en números). Los operadores relacionales de los que disponemos son
varios, los cuales los mostramos a continuación.
¿QUÉ ES UN OPERADOR DE RELACION EN EXCEL?
Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Los operadores relacionales, también
denominados operadores binarios lógicos y de comparación, se utilizan para comprobar la veracidad o falsedad de
determinadas propuestas de relación (en realidad se trata respuestas a preguntas). Las expresiones que los contienen se
denominan expresiones relacionales. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la
pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano.
Éstos nos sirven para realizar comparaciones entre datos.
LISTA DE LOS OPERADORES DE RELACION DE EXCEL.
Operador
Acción
=
Igual que
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual que
<=
Menor o igual que
<>
Desigual/Diferente que (desigualdad)
SINTAXIS
OBSERVACIONES. Se deben de comparar datos del mismo tipo. Por lo tanto el operando 1 y el operando 2deben de ser
del mismo tipo.
¿CUÁNDO SE UTILIZAN?
Se utilizan para establecer una relación entre dos valores. Compara estos valores entre si y esta comparación produce
un resultado de certeza o falsedad (verdadero o falso).
Los operadores relaciónales comparan valores del mismo tipo (numéricos o cadenas).
Tienen el mismo nivel de prioridad en su evaluación.
Función CONTAR
Descripción
LA FUNCIÓN CONTAR CUENTA LA CANTIDAD DE CELDAS QUE CONTIENEN NÚMEROS Y CUENTA LOS NÚMEROS
DENTRO DE LA LISTA DE ARGUMENTOS. USE LA FUNCIÓN CONTAR PARA OBTENER LA CANTIDAD DE ENTRADAS
EN UN CAMPO DE NÚMERO DE UN RANGO O MATRIZ DE NÚMEROS. POR EJEMPLO, PUEDE ESCRIBIR LA SIGUIENTE
FÓRMULA PARA CONTAR LOS NÚMEROS EN EL RANGO A1:A20:
=CONTAR(A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.
Sintaxis
CONTAR(valor1; [valor2],...)
La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:


valor1
Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.
valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar
números.
NOTA Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo
se cuentan los números.
Observaciones






Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo,
un número entre comillas, como "1").
Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la
lista de argumentos.
No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números.
Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia.
No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.
Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la función CONTARA.
Si desea contar sólo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI o la función
CONTAR.SI.CONJUNTO.
FILTRAR, ORDENAR Y SUBTOTALIZAR DATOS EN EXCEL
Filtrar los datos
Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo.
Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se
correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.
AUTOFILTRO
Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún
motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un
menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar
el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que
tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para
indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas),
reaparecerán todos los registros de la lista.
COMO FILTRAR


Seleccione los datos que desee filtrar.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtrar.

Haga clic en la flecha
en el encabezado de columna para mostrar una
lista de la cual puede seleccionar filtros.
Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta
acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y
haga clic en Aceptar para ver los resultados.

Ordenar los datos
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden
alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Para ordenar rápidamente los datos, realice lo siguiente:


Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o
C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para
identificar las filas o las columnas.
Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

Haga clic en
para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del
número menor al mayor).

Haga clic en
para clasificar en orden descendente (de Z a A o del
número mayor al menor).
Para ordenar según un criterio específico, realice lo siguiente:
Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.



Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
 En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.
 En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
 En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o
numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o
de mayor a menor para los números).
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo
ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento
desplegamos el menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de diálogoOrdenar donde podemos seleccionar hasta tres campos
distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos.
En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón
sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos
especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
Normalmente
Excel
ordena
los
datos
numérica
o
alfabéticamente, pero
puede
existir
ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o días de la
semana.
Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad,
desplegando
el
cuadro
combinado Primer
criterio
de
ordenación: podemos escoger qué tipo de ordenación queremos.
Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y alfanumérico).
Una lista se puede ordenar de la siguiente manera:
Cronologicamente-----Fechas
Alfabeticamente-------Rotulos
Numericamente-------Valores
Una lista puede ser:
Un solo campo(ascendente o descendente)
Multiples campos (ascendente o descendente) (máximo 3 campos)
LA FUNCIÓN SI EN EXCEL
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para
determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.
Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de
acuerdo al resultado de la función.



Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO
o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea
VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una función
de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a otra
celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones
correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la
calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La
función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las
celdas de la columna C.
Utilizar una función como prueba lógica
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI siempre y cuando
esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función
ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un
valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A
efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la
hoja:
Función SI anidada
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es probar si una condición
es verdadera ó falsa. Si la condición es verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa
entonces se hace otra cosa diferente.
Explicación de la función SI anidada
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe
alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número
de posibles resultados a probar.
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números de la siguiente
manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor
será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))
El resultado será el siguiente:
¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una “C” debemos colocar
el valor 20. La función SI anidada será la siguiente:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))
Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero no debes hacer un
uso excesivo de esta funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad
antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus
funciones SI anidadas.
Utilizar una función como valor de regreso
Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de regreso. Utilizando
como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numérico
se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que me ayudará a realizar esta operación es la
siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de que la prueba lógica
sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:
Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera podríamos colocar
una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.
MODA (función MODA)
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.
IMPORTANTE Esta función se ha reemplazado con una o varias funciones nuevas que puede que proporcionen
mayor precisión y cuyos nombres pueden reflejar más claramente su uso. Esta función todavía está disponible por
compatibilidad con versiones anteriores de Excel. No obstante, si la compatibilidad con versiones anteriores no es
necesaria, debería usar las nuevas funciones de ahora en adelante, ya que describen mejor su funcionalidad.
Sintaxis
MODA(número1;[número2];...])
La sintaxis de la función MODA tiene los siguientes argumentos:


Número1
Obligatorio. El primer argumento numérico para el que desea calcular la moda.
Número2;...
Opcional. De 2 a 255 argumentos numéricos cuya moda desea calcular. También puede usar
una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.
Observaciones




Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan
por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.
Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A.
NOTA La tendencia central de medidas de la función MODA, que es la ubicación del centro de un grupo de
números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:



Promedio Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación por
el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.
Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son superiores
a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3,
3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de 2, 3,
3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales.
Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.