Dificultades en la Gestión del Tiempo. El dilema de Recursos
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Dificultades en la Gestión del Tiempo. El dilema de Recursos
Dificultades en la Gestión del Tiempo. El dilema de Recursos Humanos Introducción En 2016 los equipos de RR.HH. se están enfrentando a un entorno de cambio constante. Las características específicas de una plantilla muy heterogénea que trabaja remotamente, las normativas locales y la compleja gestión del riesgo requieren constante atención. Al mismo tiempo, los empleados están empezando a exigir que su trayectoria profesional sea una experiencia fácil y personalizada. Las nuevas exigencias complican cada vez más la gestión del tiempo y del trabajo como parte de la Gestión del Capital Humano. La optimización y la integración de los sistemas y los procesos existentes parece imposible. La rápida transformación de los negocios globales está generando muchos más datos para manejar, y cada vez resulta más difícil gestionar estratégicamente los horarios y la presencia de los empleados, algunos de los cuales nunca van a la oficina. Subtítulo Según datos de la Federación de Empresarios Internacionales1, el 18% de la población activa de la UE trabaja media jornada y el 14,8% tiene contratos temporales. Según Deloitte, la necesidad de disponer de empleados bajo demanda va a seguir creciendo en los próximos tres a cinco años: "El departamento de Recursos Humanos fue diseñado en su momento principalmente como una herramienta para el cumplimiento legal. Hoy en día debe ser ágil, estar Las características específicas de una plantilla muy heterogénea que trabaja remotamente, las normativas locales y la compleja gestión del riesgo Requieren mucha atención. La mayoría de organizaciones se ven desbordadas por sistemas anticuados y obsoletos que limitan el rendimiento. La Federación de Empresarios Internacionales Trabajadores de la UE con contratos a tiempo parcial1 18% Todos los empleados Empleados con contratos temporales1 14,8% Empleados integrado en el negocio, gestionar bien los datos y tener la capacidad de atraer, retener y desarrollar el talento... RR.HH. necesita una transformación profunda basada en la necesidad de tener un mayor impacto en la empresa y de impulsar la innovación en RR.HH. y en la empresa en general."2 En Europa se observan tendencias similares. Un equipo de trabajo bajo demanda ofrece a las compañías la posibilidad de acceder a amplias redes de profesionales técnicos. Pero sólo las empresas con los procesos y la tecnología adecuados pueden disfrutar de esta agilidad. En realidad, la mayoría de organizaciones se ven desbordadas por sistemas anticuados y obsoletos que limitan el rendimiento. 1. European Human Resource Trends, FedEE Global 2. Deloitte (2015), HCM Trends Study 3 El dilema de Recursos Humanos El ahorro de tiempo es vital para la supervivencia del negocio Las organizaciones están perdiendo mucho dinero a causa de sistemas ERP y de Gestión del Tiempo y Ausencias imprecisos y obsoletos. El Human Capital Management Institute calculó que la suma total de los salarios de los empleados, los honorarios por horas, las horas extra y la remuneración indirecta constituía el 70% de los costes de explotación de una organización; una cifra que ha ido aumentando cada año desde 2005.3 Asimismo, IMS Research y Gartner estiman que entre el 1,5% y el 3% del gasto en soluciones de software empresarial se dedica a la Gestión de Recursos Humanos. Según HR Magazine: "la mayoría de organizaciones todavía no ha explorado el potencial que representa una gestión integral de un equipo de trabajo. Puesto que las empresas están pensando en invertir en IT en los próximos años, la Gestión de Recursos Humanos debería ser una de sus prioridades."4 Esto es especialmente cierto en el caso de las grandes organizaciones multinacionales. Uno de los objetivos de un gran porcentaje de las empresas es reducir el absentismo. Sin embargo, sólo una cuarta parte de ellas (25%), independientemente del sector, logró el nivel de absentismo que se había fijado como objetivo el año anterior, y cuanto más grande es la empresa, más probabilidades tiene de no lograrlo.5 70% El 70% de los costes de explotación de una empresa provienen de los salarios de los empleados, los honorarios pagados por horas, las horas extras y la remuneración indirecta.3 Josh Bond, Senior Editor de Modern Materials Handling, opina: "A veces las malas costumbres están tan arraigadas, que incluso los sistemas que han demostrado mejorar drásticamente la eficiencia laboral parecen incompatibles con la cultura operativa actual... Una planificación y previsión efectiva se está convirtiendo en una de las principales áreas donde debemos focalizar nuestra atención.”6 Si bien esto se refiere a la fabricación, donde el tiempo es un elemento esencial de la productividad, esta afirmación podría aplicarse también a la venta al por menor, la distribución, los servicios financieros, jurídicos y de IT o a cualquier sector con empleados que cobren por horas o con programación de horas extra. 3. HR Magazine (2014) "The advantages of workforce management" 4. Sambartolo, M. (2014) "The advantages of workforce management", HR Magazine 5- CIPD, Absence Management Annual survey report 2015 6. Bond, J. "Labor management systems: The (very near) future of LMS", Modern Materials Management, 01 Dec 2012 4 5 El dilema de Recursos Humanos Ciertos incumplimientos pueden conducir a errores muy costosos, multas, reclamaciones, y demandas que pueden dañar la reputación y los resultados finales de la empresa. El dilema de Recursos Humanos Cumplimiento legal: perder el rastro de los empleados puede arruinar el negocio Dado el incremento de la popularidad del trabajo en casa y del trabajo en remoto, la optimización de la plantilla se ha convertido en una tarea cada vez más especializada. Un proyecto de investigación del gobierno del Reino Unido llevado a cabo en 2014 para comprender la naturaleza cambiante de los empleados, descubrió que de los 30,2 millones de personas contratadas entre enero y marzo de 2014 en el Reino Unido, 4,2 millones trabajaban desde casa, lo que lleva al 13,9% el porcentaje de la población activa que trabaja a domicilio, el mayor porcentaje desde que se llevan registros comparables.7 Según la experta en derecho laboral Katie Williams, de Withers LLP, el trabajo a domicilio comporta "una serie de inconvenientes que tanto la empresa como el empleado deben superar para que la relación laboral se desarrolle satisfactoriamente. Estos son algunos de los retos: la sensación del empresario de que pierde el control de sus empleados; el daño potencial a la cultura de oficina y al espíritu de equipo; las dificultades para apoyar a los empleados que trabajan desde casa al mismo nivel que a los empleados de oficina; la superación de la desconfianza; y el miedo de que alguien que trabaja en casa no vaya a esforzarse tanto.”8 Obstáculos que hay que superar: Pérdida de control sobre los empleados Superar la desconfianza Daño potencial a la cultura de oficina y al espíritu de equipo Dificultades para apoyar a los empleados que trabajan desde casa al mismo nivel que a los empleados de oficina 6 Temor de que alguien que trabaja desde casa no vaya a esforzarse tanto 7. UK Office for National Statistics, Characteristics of Home Workers, 2014 8. Williams, K. (2015) Home truths: homeworkers and the law, Personnel Today Menor coste de gestión de nóminas y horarios Las multinacionales se enfrentan a una serie de graves problemas de Gestión del Capital Humano. Según un estudio de 2015 del ADP Research Institute, una compañía multinacional tiene que gestionar más de 30 sistemas de RR.HH. y de gestión de nóminas. Y estas cifras ni siquiera tienen en cuenta el número de sistemas de gestión del talento implicados.9 Un enfoque estandarizado de la gestión y planificación de Recursos Humanos mejora la visibilidad y el control de la organización. Sin embargo, según el CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development), menos de dos quintas partes de las organizaciones controlan el coste de las ausencias de los empleados, a pesar de que el coste medio general del absentismo por empleado es de 700€. Según el último estudio del Impacto Financiero Total del Absentismo de los Empleados en Europa, el 67% de los encuestados considera que las ausencias de los empleados tienen un impacto entre "moderado" y "grande" sobre la productividad y los ingresos.10 En términos de bajas por enfermedad, las cifras en el Reino Unido indican que las enfermedades leves (como resfriados, gripe, dolor de estómago, dolor de cabeza y migraña) son la causa más común del absentismo de corta duración entre todos los empleados. Las lesiones osteomusculares, el dolor de espalda y el estrés también se encontraban entre las causas más comunes. Sin embargo, el 30% de las organizaciones sigue señalando que las ausencias no justificadas son una de las principales causas de absentismo de corta duración, lo cual lleva al CIPD a sugerir que "llegar a acuerdos laborales flexibles puede ayudar a reducir las ausencias no justificadas."11 El 67% de los encuestados consideran que las ausencias de los empleados tienen un impacto entre “moderado” y “grande” sobre la productividad y los ingresos.10 9. Harnessing Big Data: The Human Capital Management Journey to Achieving Business Growth 10. The Total Financial Impact of Employee Absences in Europe, 2014 11. CIPD, Absence Management Annual survey report 2015 7 El dilema de Recursos Humanos Aumentar la productividad para crecer y prosperar El CIPD también señala que el número de organizaciones que declaran un aumento del absentismo relacionado con el estrés y con trastornos de salud mental va en aumento. Recursos Humanos no puede perder de vista la necesidad de dar un enfoque más "humano" a la gestión de personal. No sorprende que las organizaciones que tienen como objetivo reducir el absentismo, o que tienen los niveles de absentismo como un indicador clave de rendimiento, utilicen unos métodos mucho más proactivos.12 95% El 95% de los encuestados cree que podrá trabajar desde cualquier lugar del mundo.12 Los departamentos de Recursos Humanos tienen que trabajar para mejorar la conectividad global. Con el aumento del trabajo remoto, los profesionales de RR.HH. tendrán que esforzarse más para asegurarse de que sus equipos están bien conectados. Según el informe The Evolution of Work, de ADP, el 95% de las personas encuestadas cree que podrá trabajar desde cualquier lugar del mundo. “Los cambios tecnológicos y culturales siempre han impulsado los avances y la innovación en el mundo laboral, pero hoy en día asistimos a una transformación global aún más rápida, y las empresas deben tenerla en cuenta.” Manuela Montagnana, VP Human Resources EMEA, ADP 8 "Los cambios tecnológicos y culturales siempre han impulsado los avances y la innovación en el mundo laboral, pero hoy en día asistimos a una transformación global aún más rápida, y las empresas deben tenerla en cuenta", afirma Manuela Montagnana, VP Human Resources EMEA en ADP. “Para lograr los objetivos de la empresa - y seguir siendo competitivos - las empresas tienen que permitir una mayor flexibilidad, y apoyarla con tecnología que facilite el desarrollo profesional y proporcione formas de cultivar los intereses personales sin dejar de impulsar la misión de la compañía.” Según un influyente artículo de HR Magazine,13 "Un enfoque automatizado de la gestión de los Recursos Humanos pone a disposición de los responsables datos tangibles, permitiéndoles tomar mejores decisiones. Ser capaz de asignar a las personas adecuadas, con los conocimientos requeridos, en el momento justo y al coste apropiado apoya directamente la capacidad de una organización de responder a los objetivos fluctuantes de producción sin poner en peligro la calidad. Según el Grupo Aberdeen, las organizaciones que utilizan soluciones automatizadas para la planificación de tareas tienen una utilización de la plantilla superior en un 4% a la media, y consiguen considerables mejoras de productividad. La gestión automatizada de los Recursos Humanos mejora la implicación y refuerza la confianza de los empleados porque aumenta la transparencia y mejora la comunicación entre managers y empleados." Según el mismo informe del Grupo Aberdeen, las organizaciones que consiguen mejores resultados en la optimización de su plantilla ven cómo la satisfacción de sus empleados mejora anualmente en un 11%, en comparación con sólo el 2% en los demás casos; el uso de soluciones automatizadas para el control de horarios, ausencias y turnos resulta en una reducción de los costes de sustitución de entre el 8% y el 20% (como porcentaje del salario anual) en los empleados por horas, lo que se puede atribuir al menor coste administrativo necesario para gestionar dichas funciones manualmente, mientras que los ingresos medios por empleado a tiempo completo se multiplicaron por cuatro en organizaciones con una tecnología automatizada de la Gestión de Tiempo y Ausencias.14 12. ADP Research Institute (2016), Evolution of Work 13. Sambartolo, M. (2014) ‘The advantages of workforce management’, HR Magazine 14. Aberdeen Group (2013), Total Workforce Management 2013: Absence Management 9 El dilema de Recursos Humanos Datos exactos: la esencia de la empresa moderna Las decisiones empresariales se basan cada vez más en la comprensión y en la interpretación de datos. Según un estudio realizado en 2015 entre directivos, el 72% estaba de acuerdo con la siguiente declaración "Nuestra estrategia de RR.HH. está muy influenciada por el análisis de los datos del negocio y de las personas a través de todas nuestras operaciones", y el 70% espera empezar a usar o incrementar el uso de Big Data y de analítica avanzada en los próximos tres años para informar a RR.HH. y ayudarles en la toma de decisiones. Sin embargo, sólo el 67% estaba de acuerdo con que sus responsables de RR.HH. son capaces de demostrar claramente las correlaciones tangibles entre las iniciativas de Gestión de Recursos Humanos y los resultados de la empresa.15 Para que la programación, la asignación de personal, la carga y las horas de trabajo y otros aspectos no se basen en meras suposiciones, es necesario que los empleados introduzcan los datos a través de sus dispositivos móviles mientras están fuera de la oficina. El software de Gestión de Tiempo y Ausencias debe ser muy fácil de usar, permitiendo actualizar los datos de forma ágil y con regularidad. Se han acabado los días de las evaluaciones tradicionales; hoy en día la evaluación del desempeño es una herramienta clave para lograr un mayor compromiso por parte de los empleados. Según el último estudio global de ADP, en el que se ha entrevistado a miles de empleados en Norteamérica, Europa, América Latina y Asia-Pacífico, el 91% de los encuestados cree que los empleados confían principalmente en sí mismos para resolver los problemas y desarrollar sus tareas hoy o en el futuro.16 Asimismo, el 95% piensa que "la tecnología permitirá a las organizaciones ajustar proactivamente el rendimiento individual/de los equipos, mientras que el 82% está convencido de que pronto los empleados "definirán su propio horario de trabajo". Lejos de temerlos, la mayoría de los encuestados consideran dichos cambios positivos. 70% El 70% espera utilizar o incrementar su uso de Big Data y herramientas de análisis avanzadas.15 KPMG defiende que "muchas grandes compañías ya tienen una buena base de datos bien organizados". Pequeños equipos de analistas muy comprometidos con la estrategia de RR.HH., están ayudando a sus compañeros a ver los beneficios de basar la gestión de RR.HH. en datos tangibles y a gestionarlo de la manera más efectiva. Los éxitos medibles del uso de los datos, algunos de los cuales son especialmente atractivos, contribuirán a incrementar el tan necesario entusiasmo de los altos directivos y a impulsar la inversión en el desarrollo y la contratación de conocimientos que consolidarán el progreso... Los días en los que las decisiones se tomaban basándose en caprichos o en motivos personales de la persona al mando están viendo su fin. Las organizaciones que reconocen esa certeza ya han dado un gran paso." 15. KMPG (2015), Evidence Based HR: The bridge between your people and delivering business strategy 16. ADP Research Institute (2016), Evolution of Work 10 11 Mejorar la precisión de los informes Conclusión El Grupo Pulte, sociedad constructora con 5.000 empleados, necesitaba una solución que pudiera integrarse sin problemas con su sistema de Gestión de RR.HH. para mejorar la visibilidad de las horas que trabajan los empleados, ya que la mayoría no van cada día a la oficina. La solución de Gestión de Tiempo que implantaron les ayudó a mejorar la gestión de las hojas de asistencia por parte de los managers y a mejorar también la precisión de dicha información. La preocupación que los trabajadores de campo tenían por no estar en la oficina y no poder demostrar el tiempo trabajado dejó de ser un obstáculo, ya que el nuevo sistema ayudaba a reforzar la confianza y la moral de los empleados, a la vez que mejoraba la precisión de la información. ADP le ofrece métodos para maximizar la productividad de sus empleados y de su negocio, manteniendo su satisfacción y su compromiso. Ha llegado el momento de pasar a la acción Los directores de Recursos Humanos necesitan liberar a sus organizaciones de la compleja red de sistemas internos que intentan controlar los horarios y la presencia de los empleados. El panorama es demasiado complejo. Los sistemas de control de horarios y presencia poco precisos y obsoletos están lastrando a las empresas, con consecuencias potencialmente fatales para el mercado global. El estrés y los trastornos de salud mental están provocando absentismo, aunque uno de los principales problemas siguen siendo las "ausencias injustificadas" que representan una tercera parte del total de ausencias. Es necesario disponer de un sistema IT unificado capaz de integrar el mundo laboral actual, que tenga en cuenta las peculiaridades del trabajo en casa y de los empleados remotos; una solución única de gestión de personal que permita reducir los costes laborales, mejorar el cumplimiento legal y aumentar el compromiso de los empleados. Una solución de Gestión de los Recursos Humanos integrada ayuda a las organizaciones a reducir los costes laborales, a mejorar el cumplimiento legal y a aumentar el compromiso de los empleados para tomar las decisiones adecuadas en los momentos oportunos y apoyar los objetivos de la empresa. Los departamentos de Recursos Humanos tienen que adoptar un enfoque más "humano" de la gestión de personal, ayudando por igual a los empleados y a los directivos. Con el aumento del número de empleados que trabajan remotamente, los profesionales de RR.HH. tendrán que esforzarse al máximo para conseguir que sus equipos estén bien conectados. Dada la gran complejidad de la legislación laboral, tanto local como global, es necesario contar con sistemas de software integrados gestionados por partners expertos. Las soluciones de outsourcing se están convirtiendo en la opción preferida de las grandes compañías, que desean ofrecer a sus empleados soluciones completas de software en entornos móviles, gestionadas por un proveedor con experiencia global. La tecnología de Gestión del Tiempo y Ausencias puede introducir una nueva flexibilidad tanto para las empresas como para los empleados. Esto permite proporcionar a los empleados una mayor sensación de libertad, y a las empresas un mayor nivel de eficiencia, con más conectividad para ambos, en todos los sectores, sin las tradicionales limitaciones de tiempo y ubicación. Actualmente, gracias a los dispositivos móviles, muchos empleados tienen más autonomía y ejercen un mayor control de las condiciones de su puesto de trabajo. Tienen mayor libertad para decidir cómo, cuándo y dónde trabajar. Hoy en día los empleados se guían más por la búsqueda de significado y de flexibilidad. Las organizaciones buscan soluciones de gestión más Los departamentos de RR.HH. deben mantenerse al día de las novedades en programas y servicios para asegurarse de que los equipos están siempre bien conectados. eficientes y precisas, al mismo tiempo que ofrecen más flexibilidad a sus empleados y a los consultores externos que trabajan desde casa o desde otras ubicaciones remotas, por lo que los departamentos de RR.HH. deben mantenerse al día de las novedades en programas y servicios para asegurarse de que los equipos están siempre bien conectados. Sobre ADP (NASDAQ-ADP) Tecnología líder con un enfoque humano. Empresas de todos los tipos y tamaños en todo el mundo confían en el software en la nube de ADP y en su conocimiento experto para ayudar a liberar el potencial de sus empleados. RR.HH. Talento. Beneficios. Nómina. Cumplimiento legislativo. Trabajando juntos para desarrollar el talento. 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