Introducción al diseño y manejo de Bases de Datos en

Transcripción

Introducción al diseño y manejo
de Bases de Datos en Access
Una Herramienta para la
Conservación y Manejo
de los Recursos Naturales
Geobicom
Ciencia para la conservación
Jaime Ernesto Rivera Hernández
Introducción al
Diseño y manejo
De Bases de Datos
en Access
Una Herramienta para la Conservación
y Manejo de los Recursos Naturales
DIRECTORIO
CENTRO DE ESTUDIOS GEOGRÁFICOS, BIOLÓGICOS
Y COMUNITARIOS, S.C.
JAIME ERNESTO RIVERA HERNÁNDEZ
DIRECTOR GENERAL Y PRESIDENTE
GRACIELA ALCÁNTARA SALINAS
VICEPRESIDENTE Y DIRECTORA DE PROYECTOS
ELSA RAMÍREZ RODRÍGUEZ
TESORERA
FELIPE ANDRÉS GÓMEZ VIVEROS
HORACIO MORALES IGLESIAS
ANA LUISA HERNÁNDEZ GARCÍA
VOCALES
SAÚL GERMÁN SEGURA BURCIAGA
DIRECTOR DE CONSULTORÍAS
MARA GUADALUPE HIGINIA NERI FAJARDO
COORDINADORA DE PROYECTOS
JORGE A. ESCANDÓN CALDERÓN
COORDINADOR DE CONSULTORÍAS
ANTOEVÁN VERGARA VILLAMIL
DIEGO ALMARAZ VIDAL
JAQUELINE NÁJERA HERNÁNDEZ
INVESTIGADORES
D.R. 2010. JAIME ERNESTO RIVERA HERNÁNDEZ
PRIMERA EDICIÓN
SE PROHÍBE LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTA OBRA, POR
CUALQUIER MEDIO, SIN PERMISO POR ESCRITO DEL AUTOR.
MICROSOFT WINDOWS Y MICROSOFT ACCESS SON MARCAS
REGISTRADAS DE MICROSOFT CORPORATION EN LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMÉRICA Y OTROS PAÍSES.
CRÉDITOS DE FOTOGRAFÍAS DE PORTADA:
Venado Cola Blanca (Odocoileus virginianus) por Marcelo Aranda
Gato montés (Lynx rufus) por Marcelo Aranda
Coyote (Canis latrans) por Marcelo Aranda
Zacatuche (Romerolagus diazi) por Marcelo Aranda
Garzón Blanco (Ardea alba) por Marcelo Aranda
Cincuate (Pituophis deppei) por Jaime Rivera
Dalia (Dahlia coccinea) por Jaime Rivera
Maguey (Agave filifera) por Jaime Rivera
Víbora de Cascabel (Crotalus triseriatus) por Jaime Rivera
Mantis religiosa por Jaime Rivera
Hongo mantecoso (Amanita caesarea) por Jaime Rivera
COMPOSICIÓN DE PORTADA Y DISEÑO GRÁFICO:
DISEÑO DE FIGURA DE FONDO:
D.G. Irad Guillén Cruz
Forma preferente de citar este manual:
Rivera-Hdez, J.E. 2010. Introducción al diseño y manejo de bases de datos en
Access.Una herramienta para la conservación y manejo de los recursos
naturales. Versión Digital. Centro de Estudios Geográficos, Biológicos y
Comunitarios, S.C. 106 p.p.
ISBN: 978-607-00-2385-9
www.geobicom.org
IMPRESO Y HECHO EN MÉXICO
ÍNDICE
AGRADECIMIENTOS
i
INTRODUCCIÓN
ii
ANTES DE USAR ESTE MANUAL
iii
CAPÍTULO UNO. INTRODUCCIÓN
1
¿Qué es Access?
Estructura de Access
Ventajas del ambiente Access
2
3
4
CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS
5
Crea una base de datos
Ejercicio 1. Crea una base de datos
6
7
¿Qué es una tabla?
Pasos para crear una tabla
Definición de un campo
Ejercicio 2. Define campos
8
9
10
12
Definición de las propiedades de un campo
Ejercicio 3. Define propiedades del campo
13
14
Definir clave principal
Ejercicio 4. Establece la clave principal
Ejercicio 5. Crea nuevas tablas
Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel
Ejercicio 7. Establece objetos ole
Ejercicio 8. Crea columnas de búsqueda
16
17
18
21
24
26
Relaciones e Integridad Referencial
Ejercicio 9. Establece relaciones
Ejercicio 10. Captura información en la tabla Localidades
Ejercicio 11. Borra valores predeterminados por default
Ejercicio 12. Ordena alfabéticamente tus listas de búsqueda
Ejercicio 13. Captura información en la tabla Colectas
29
30
33
34
35
37
¿Qué es una consulta?
Ejercicio 14. Haz una consulta de selección básica
Ejercicio 15. Haz una consulta de parámetros
Ejercicio 16. Haz una consulta de referencias cruzadas
Ejercicio 17. Haz una consulta de actualización
Ejercicio 18. Haz una consulta de eliminación
Ejercicio 19. Haz una consulta de datos anexados
Ejercicio 20. Haz una consulta de creación de tabla
38
41
43
44
47
50
52
54
CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS
56
¿Qué es un formulario?
Diagrama de transición de pantallas
Cuadro de herramientas
Uso de herramientas
Propiedades de formato
Ejercicio 21. Haz un formulario de una tabla
Ejercicio 22. Crea botones en tu formulario
Ejercicio 23. Haz un formulario que abra otros formularios
Ejercicio 24. Haz la pantalla de bienvenida de tu base de datos
Ejercicio 25. Utilizando la función autoformulario
57
58
59
59
60
61
64
66
68
72
CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS
73
¿Qué es un informe?
Ejercicio 26. Crea un informe básico
Ejercicio 27. Crea una etiqueta
Ejercicio 28. Crea una lista de especies con formato
74
75
77
80
CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS
84
¿Qué es un macro?
Ejercicio 29. Crea un macro para maximizar y restaurar
85
86
CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES
88
Exportar, importar y analizar una tabla de Excel
Ejercicio 30. Exporta e importa una tabla a Excel
Ejercicio 31. Importa y analiza una tabla de Excel
89
90
92
Inicia tu base de datos como una aplicación
Ejercicio 32. Indica las opciones de inicio de tu base de datos
97
98
Protege tu base de datos con una contraseña
Ejercicio 33. Asigna una contraseña a la base de datos
99
100
Compacta y repara tu base de datos
Ejercicio 34. Compacta y repara tu base de datos
102
103
Crea un acceso directo para tu base de datos
Ejercicio 35. Crea un acceso directo para tu base de datos
104
105
AGRADECIMIENTOS
A la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER) del Gobierno del
Distrito Federal, en donde inicié la elaboración de este manual, en especial, para el M. en C.
Marcelo Aranda Sánchez, por otorgarme el tiempo necesario para concebir la idea, diseño,
contenido y elaboración del presente manual.
A mis alumnos de la Facultad de Ciencias Biológicas y Agropecuarias de la Universidad
Veracruzana, Campus Peñuela, que en el año 2002 sirvieron de conejillos de indias en el primer
curso de bases de datos que impartí y del cual surgió la idea e interés por realizar este manual.
A mis alumnos del curso de bases de datos que impartí en las oficinas de la Comisión de
Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER), en el año 2006, quienes me ayudaron a
probar una de las primeras versiones de este manual, y cuyas correcciones y sugerencias
enriquecieron enormemente el contenido del mismo.
Al Centro de Estudios Geográficos, Biológicos y Comunitarios, S. C., porque sin su apoyo,
hubiera sido imposible terminar esta obra.
A la Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) y a la
Agencia Japonesa de Cooperación Internacional (JICA), quienes a través de las becas que me
proporcionaron, apoyaron mi capacitación respecto a las bases de datos en Access.
A mi familia, por impulsarme siempre a la consecución de mis metas y a que cada día intente
ser mejor.
i
INTRODUCCIÓN
Las bases de datos informáticas se han convertido hoy en día en una herramienta muy
útil para la sistematización de la información, cualquiera que sea su origen o su tipo. Ellas
fueron concebidas para ayudar a la sistematización de información financiera y económica, sin
embargo, sus cualidades se pueden aprovechar en un sinfín de tareas de diferente índole.
Desde el punto de vista biológico, las bases de datos se están convirtiendo en una
herramienta imprescindible para el manejo de información, ya sea para la sistematización de
inventarios biológicos, que actualmente involucran miles de registros, por lo que su manejo y
actualización sería muy difícil sin la ayuda de una base de datos relacional o bien, para
conformar bancos de información de diferentes tipos que auxilian en la planeación y toma de
decisiones para la conservación de los Recursos Naturales.
Actualmente, la toma de decisiones en cuanto a la conservación de Recursos Naturales
se apoya en gran medida en el análisis de información a través de los sistemas de información
geográfica. Sin embargo, el principio básico de un sistema de información geográfica radica en
la vinculación y análisis entre la información contenida en bases de datos informáticas con el
entorno geográfico, por lo que antes de intentar el manejo de estos sistemas, resulta
imprescindible conocer el manejo de las bases de datos.
Desafortunadamente, el uso de las bases de datos aún no ocupa el lugar de importancia
que le corresponde, debido principalmente a la falta de capacitación para popularizar su uso.
Por lo anterior, es común ver bancos de datos biológicos capturados en entornos como Excel o
Word, programas que fueron diseñados con otros fines, pero que sin embargo, al ser de uso
popular, se convierten en alternativas para almacenar estos datos.
Actualmente existe una alternativa dentro del entorno Microsoft, que nos permite
manejar nuestra información de una manera sencilla, organizada y muy amigable con el usuario
no especializado y que se llama Microsoft Access. Este programa representa una verdadera
opción para quienes no estamos muy familiarizados con los entornos de programación y que
únicamente deseamos un programa con las características necesarias para almacenar, manejar
y actualizar nuestra información biológica o de conservación de recursos naturales.
El presente manual presenta un ejemplo de cómo diseñar una base de datos biológica,
basándose en un sistema para manejar una colección botánica. No obstante lo anterior, los
ejemplos aquí presentados sirven como base para el diseño de cualquier tipo de información y
cualquier tipo de base de datos que se requiera. En el ejemplo manejado en este manual, se
trató de abarcar la mayor parte de las funciones de Access, además de que el formato en el que
se diseñó el manual, basado en un ejemplo que se detalla pantalla a pantalla, está pensado
para que el usuario pueda, por sí solo, completar el curso. Sin embargo, el autor siempre estará
disponible para consultas a través de correo electrónico (ver sección, ANTES DE USAR ESTE
MANUAL).
ii
ANTES DE USAR ESTE MANUAL
El presente manual fue elaborado para que los ejercicios sean desarrollados bajo el sistema
operativo WINDOWS XP, utilizando Microsoft Office XP o Microsoft Office 2003, ya que al ser
usado bajo WINDOWS 98, 98 SE, 2000 o Millenium, algunas pantallas y menús cambian y no
se podrán seguir pantalla a pantalla algunos ejercicios.
Es muy importante también que antes de iniciar el curso impartido en este manual, verifiques
que el programa ACCESS se encuentre instalado completamente, es decir, que se encuentren
instalados todos los asistentes, ya que en los ejercicios se utilizan varios asistentes con los
cuales se facilita el uso del programa. También es necesario que se encuentre instalado en el
sistema el programa MICROSOFT PHOTO EDITOR, con el fin de poder ver las imágenes que
se incorporarán en nuestra base de datos de ejemplo.
Antes de iniciar el curso, crea una carpeta en C:/mis documentos/ y asígnale el nombre de
CURSO ACCESS. Copia en esta carpeta los archivos contenidos en el disco compacto que
viene con el presente manual.
El presente curso está programado para ser completado en aproximadamente 25 – 30 horas de
trabajo en computadora. Toma tu tiempo para leer y entender bien los textos y en seguir con
cuidado cada ejercicio. Recuerda que para cualquier duda que tengas, puedes contactarme al
correo electrónico [email protected]. Si estás interesado en tomar un curso presencial
con el autor, también puedes contactarme a esta dirección de correo electrónico.
Ahora estás listo para iniciar el curso. Mucha suerte ! !
El autor
iii
CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN
1
¿QUÉ ES ACCESS?
Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos relacionales
que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por Microsoft
Corporation en los Estados Unidos.
Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una
computadora o también funciona como una base de datos multiusuario en una red
local. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan
ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consulta
o bien, para captura de información.
El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y aplicaciones,
así como también es muy fácil de manejar y diseñar, aún por personas no
familiarizadas con las bases de datos.
Este sistema funciona muy diferente a la hoja de cálculo Microsoft Excel. La
primera gran diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipo
de valor en una celda y en Access se debe definir primero la estructura de la tabla
y el tipo de datos a almacenar en cada columna. La segunda gran diferencia entre
estos dos software, es que en Excel la información está presentada como en un
póster, es decir, en una gran tabla plana, en cambio en Access la información está
distribuida como en un rompecabezas, en diferentes tablas relacionadas entre sí.
Existen todavía más diferencias, pero estas son las más importantes.
2
ESTRUCTURA DE ACCESS
DATABASE (MDB)
TABLA
CONSULTA
FORMULARIO
MACRO
PÁGINA
INFORME
MÓDULO
Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con la
extensión (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de objetos (Tabla,
Consulta, Formulario, Informe, Página, Macro y Módulo).
Access combina sus objetos para desarrollar una aplicación (o base de datos).
-
Tabla. Es un objeto para almacenar información en filas. Esta es la base de las
aplicaciones de Access. Aquí se debe definir la estructura de la
información.
-
Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en
lenguaje SQL (Structure Query Language).
-
Formulario. Se trata de un objeto diseñado para capturar y confirmar
información en una pantalla amigable con el usuario.
-
Informe. Una manera de extraer la información de la base de datos de forma
ejecutiva y en un formato de impresión.
-
Página. Un objeto recientemente añadido. Con este objeto es posible utilizar
una base de datos a través de la web.
-
Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas hacer
mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable.
-
Módulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero
directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.
3
VENTAJAS DEL AMBIENTE ACCESS
-
Presenta una interfase standard con los demás software de Microsoft.
Sobresale la fácil manipulación con el mouse.
-
Construcción con asistentes. Access presenta una gran cantidad de
asistentes con los cuales puedes construir tu base de datos de una manera
muy fácil.
-
Formulación automática de SQL con las consultas, en una interfase muy
fácil que permite manejar la información de una manera sencilla y rápida.
-
Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser desarrollados fácilmente
aún para aquellos que no tengan experiencia en programación.
-
Generación automática de documentos e informes.
-
Podemos generar nuestra base de datos como un pequeño programa muy
amigable para aquellos que solo capturan información y que no están
familiarizados con Access. Esto se hace a través de ventanas y botones
creados con el objeto Formulario.
4
CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS
5
CREA UNA BASE DE DATOS
Al crear una nueva base de datos, Access presenta varias opciones:
-
Base de datos. Crear una base de datos en blanco, sin ningún objeto.
Página de acceso a datos. Diseñar una página para el acceso desde Internet.
Proyecto (base de datos nueva o existente). Es un nuevo formato de archivo
de Access (.adp) y fue creado básicamente para manejar bases de datos
en una red local multiusuarios.
Bases de datos preestablecidas:
o Administración de contactos
o Administración de llamadas
o Administración de actividades
o Control de activos
o Control de inventario
o Gastos
o introducción de pedidos
o Libro mayor
o Programación de recursos
o Tiempo y facturación
6
EJERCICIO 1. CREA UNA BASE DE DATOS
Abre el programa ACCESS, para lo cual
debes hacer clic en el botón INICIO y
seleccionar Microsoft Access del menú
PROGRAMAS.
Selecciona BASE DE DATOS EN BLANCO.
Graba tu archivo en la carpeta:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/
Asígnale el nombre: PRÁCTICA
Haz clic en el botón CREAR.
Una nueva base de datos (PRÁCTICA) ha
sido creada.
Puedes corroborar el nombre de tu base de
datos en la barra de título de tu ventana de
base de datos.
7
¿QUÉ ES UNA TABLA?
ESPECIES
CLAVE
ESPECIE
001
002
FAMILIA
GÉNERO
ESPECIE
POACEAE
ASTERACEAE
Chusquea
Pittocaulon
bilimekii
praecox
COLECTAS
CLAVE
FECHA
COLECTA COLECTA
5241
28/05/99
CLAVE
ESPECIE
001
COLECTOR
J. LÓPEZ
NÚMERO
COLECTA
2354
Fila (registro)
Columna (campo)
Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido específico en una
tabla de dos dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas.
La columna (campo) es una colección de datos con la misma categoría y con el
mismo tipo de datos. La fila (registro) es una colección de datos de cada columna.
Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmente
numéricos. En el ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS
están relacionadas por el campo CLAVE ESPECIE.
De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente o
descendentemente, los registros se ordenarán de acuerdo al campo seleccionado
pero no perderán la relación que tienen con los datos de las demás columnas.
Esta es otra diferencia con Excel.
8
PASOS PARA CREAR UNA TABLA
1. Definir campos
2. Definir las propiedades de los campos
3. Definir clave primaria
4. Definir relaciones e integridad referencial
5. Capturar datos en las filas (introducir registros)
En general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos arriba marcados.
Sin embargo, puedes iniciar a capturar información después del paso 3 en
algunas tablas, además de que otra manera de crear una tabla es la
importación de tablas prediseñadas en otros formatos (por ejemplo, en Excel).
9
DEFINICIÓN DE UN CAMPO
La estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta vista
nos solicita información sobre:
- Nombre del campo. Define el nombre de las columnas.
- Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en
el campo.
- Descripción. Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción puede
ser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.
TIPO DE DATOS.
- Texto. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 255 caracteres.
- Memo. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 65,535
caracteres.
- Numérico. Sólo datos numéricos y permite hacer cálculos matemáticos.
- Fecha/hora. Sólo permite fechas y horas. Desde el año 100 hasta el 9999.
- Moneda. Evita redondeo en cálculos. Se permiten 15 decimales.
- Autonumérico. Números secuenciales exclusivos (con incremento de una
unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se
agrega un registro.
- Si/no. Contiene sólo uno de dos valores posibles, Sí/No, Verdadero/Falso.
10
- Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojas
de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios),
creados en otros programas, que se pueden incrustar en una tabla de Access.
- Hipervínculo. Utilizado para crear un vínculo con otras aplicaciones, es decir,
para que desde ACCESS puedas abrir algún otro archivo desde otra aplicación.
- Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.
DESCRIPCIÓN DEL TAMAÑO DEL CAMPO PARA EL TIPO DE DATOS
NUMÉRICO
-
Byte. Maneja datos numéricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntos
decimales y no puede manejar fracciones.
Entero. Maneja datos numéricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sin
puntos decimales y no puede manejar fracciones.
Entero largo. Maneja datos numéricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~
2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones
Simple. Maneja datos numéricos dentro del rango -3.402823 x 1038 ~
3.402823 x 1038. Acepta siete dígitos a la derecha del punto decimal.
Doble. Maneja datos numéricos dentro del rango:
-1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores
negativos.
1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores
positivos. Acepta 15 dígitos a la derecha del punto decimal.
REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOS
En Microsoft Access, los nombres de los campos:
-
Pueden tener hasta 64 caracteres.
-
Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y
caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el
acento grave (´) y corchetes ([ ]).
-
No pueden comenzar por un espacio en blanco.
-
No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
-
No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o
procedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.
11
EJERCICIO 2. DEFINE CAMPOS
Crea una nueva tabla a partir de la ventana
de base de datos.
Selecciona CREAR UNA TABLA EN VISTA
DISEÑO y haz doble clic.
Captura el nombre del campo y el tipo de
dato. Puedes capturar una descripción si lo
deseas.
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO
- ID COL
Autonumérico
- NOMBRE CIENTÍFICO Texto
- COLECTOR
Texto
- NÚMERO DE COLECTA Número
- FECHA DE COLECTA Fecha/Hora
- LOCALIDAD
Texto
- OBSERVACIONES
Texto
- NÚMERO DE DUPLICADOS Número
- DETERMINÓ
Texto
- MEXU
Sí/No
- CORENA
Sí/No
12
DEFINICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO
Los atributos de cada campo son definidos por la propiedad del campo. El
contenido de la propiedad del campo es diferente de acuerdo al tipo de datos del
campo.
Propiedad de
campo
Tamaño del
campo
Formato
Lugares
decimales
Máscara de
Entrada
Título
Contenido
- Especifica en datos de texto, el número de caracteres (1-255)
- Especifica el tipo de datos numéricos (entero, entero largo,
decimal, etc)
- Especifica el modo de desplegar los datos en un formato
consistente.
- Especifica los dígitos a desplegar después del punto decimal
- Especifica el formato de entrada (para texto y fecha/hora
únicamente)
- Especifica una etiqueta para formularios o reportes
Valor
- Especifica un valor que se adicione automáticamente en un
predeterminado nuevo registro en la tabla.
Requerido
- Especifica si los datos en ese campo son necesarios o no
13
EJERCICIO 3. DEFINE PROPIEDADES DEL CAMPO
Especifica el tamaño del campo de los tipos
de datos de texto, como se te indica a
continuación:
- Nombre científico
30
- Colector
50
- Localidad
100
- Observaciones
150
- Determinó
30
Haz
clic
en
el
campo
FECHA
DE
COLECTA.
Haz clic en el renglón de MÁSCARA DE
ENTRADA en las propiedades del campo.
Haz clic en el botón
Haz clic en SÍ en la caja de mensaje acerca
de salvar la tabla.
Introduce el nombre COLECTAS
Haz clic en ACEPTAR para salvar.
14
En la siguiente ventana, ACCESS te indica
que no hay ninguna clave principal definida
y te pregunta si deseas crear una.
Haz clic en NO, ya que esta clave principal
será definida en un ejercicio posterior.
El asistente para la máscara de entrada es
desplegado.
Selecciona fecha corta (dd/mm/aaaa) para
la máscara de entrada y haz clic en
SIGUIENTE.
En esta ventana se te muestran algunas
opciones de cómo mostrar la máscara de
entrada,
sin
embargo,
ahora
cambiaremos nada.
Haz clic en FINALIZAR.
15
no
DEFINIR CLAVE PRINCIPAL
Definir clave principal
La clave principal es un campo el cual es definido como tal para identificar con
datos únicos a cada registro de una tabla. Una vez que la clave principal es
definida, la combinación o relación de múltiples tablas llega a ser posible, es decir,
si no tenemos definida una clave principal en cada una de nuestras tablas, éstas
no podrán relacionarse entre sí. En estas relaciones, la clave principal sirve para
indicar claramente qué registro de la tabla A está relacionado con qué registro de
la tabla B.
Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en ella como el número de
cada jugador de un equipo de fútbol. Un equipo de fútbol puede tener jugadores
con el mismo nombre, la misma posición e incluso la misma edad, entonces en
una base de datos habría dos registros con los mismos datos, pero a través del
número de la playera asignado a cada uno de ellos, es que podemos saber de
quién estamos hablando.
Entonces, la clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada
registro de una tabla con un valor único e irrepetible en la tabla, de esta manera
cada registro estará plenamente identificado.
16
EJERCICIO 4. ESTABLECE LA CLAVE PRINCIPAL
En la VISTA DISEÑO de la tabla
COLECTAS selecciona el campo ID COL
haciendo clic sobre él.
Haz clic en el botón CLAVE PRINCIPAL
que se encuentra en la barra DISEÑO DE
TABLA.
De esta manera le haz indicado a ACCESS
que el campo ID COL será tu clave principal.
Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DE
DATOS
localizado
en
la
parte
superior izquierda de la pantalla.
ACCESS te indica que primero debes
guardar la tabla.
Haz clic en el botón SÍ para salvar la tabla.
Ahora tu tabla está lista para ingresar datos.
Haz clic en el botón rojo de cerrar
de la
tabla COLECTAS, localizado en la parte
superior derecha de la ventana de la tabla.
17
EJERCICIO 5. CREA NUEVAS TABLAS
Crea la tabla LOCALIDADES, que conste
de los siguientes campos, tipos de datos y
tamaño de campo:
-
ID LOC
(AUTONUMÉRICO)
LOCALIDAD
(TEXTO, 100)
DELEGACIÓN
(TEXTO, 20)
ANP
(TEXTO, 50)
ENTIDAD
(TEXTO, 20)
COORD N
(TEXTO, 20)
COORD W
(TEXTO, 20)
ALTITUD
(TEXTO, 10)
TIPO DE VEGETACIÓN (TEXTO, 50)
Define ID LOC como clave principal, si no
recuerdas cómo, revisa el ejercicio 4.
En
el
campo
ENTIDAD,
ve
a
las
propiedades del campo, haz clic en VALOR
PREDETERMINADO y escribe: DISTRITO
FEDERAL.
De esta manera, ya en vista hoja de datos
nos aparecerá el Distrito Federal por default
en ese campo.
Haz clic en el campo COORD N.
En las propiedades del campo, haz clic en
MÁSCARA DE ENTRADA y escribir 00° 00’
00” N
Efectúa lo mismo en el campo COORD W,
sólo cambia la última N por W.
18
Haz
clic
en
el
campo
TIPO
DE
VEGETACIÓN.
Haz clic en el TIPO DE DATOS y elige
ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS.
Un asistente se desplegará y en él elige la
segunda
opción:
ESCRIBIRÉ
LOS
VALORES QUE DESEE.
Haz clic en SIGUIENTE.
Captura en la COL1 los siguientes datos:
- Bosque de Abies religiosa
- Bosque de Pinus
- Bosque de Quercus
- Matorral xerófilo
- Pastizal
- Vegetación Acuática
19
En la siguiente pantalla, el asistente te
pregunta ¿Qué etiqueta deseas para la
columna de búsqueda?.
La etiqueta que te da por default es correcta
(TIPO DE VEGETACIÓN).
Haz clic en el botón VISTA HOJA DE
DATOS
para ver tu tabla.
Access te pregunta si deseas salvar los
cambios, haz clic en SÍ y te pedirá que le
asignes un nombre a tu tabla, escribe
LOCALIDADES y haz clic en ACEPTAR.
Haz clic en los campos COORD N y TIPO
DE VEGETACIÓN para ver los resultados
de tu ejercicio.
Cierra la tabla LOCALIDADES.
20
EJERCICIO 6. IMPORTA UNA TABLA DE EXCEL
Haz clic en el menú ARCHIVO, elige
OBTENER DATOS EXTERNOS y luego
elige IMPORTAR…
Ahora una ventana para Importar se te
despliega.
Haz clic en TIPO DE ARCHIVO, elige
MICROSOFT EXCEL y busca el archivo:
ESPECIES en la siguiente ubicación:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS
UTILES/
Haz clic en IMPORTAR.
Enseguida se desplegará un Asistente para
importación de hojas de cálculo.
Elige MOSTRAR HOJAS DE TRABAJO y
entonces elige HOJA 1.
Nota que se te muestran los datos de la
tabla que quieres importar.
21
Marcar
PRIMERA
FILA
CONTIENE
TÍTULOS DE COLUMNAS, haciendo clic en
la casilla de verificación para ello.
Nota que la primera fila de la tabla se
convierte en los títulos de las columnas.
Ahora en esta pantalla te pregunta el
Asistente en donde deseas almacenar los
datos que vas a importar.
Elige EN UNA NUEVA TABLA, haciendo
clic
en
la
casilla
de
verificación
correspondiente.
En esta página, tienes diferentes opciones,
como por ejemplo especificar la información
sobre cada campo a importar, tal como el
título o bien, tienes la opción de elegir algún
campo que no quieras importar.
Sin embargo, nosotros no modificaremos
nada.
22
En esta ventana, ACCESS te recomienda
que definas una clave principal para la nueva
tabla.
Elige PERMITIR A ACCESS AGREGAR LA
CLAVE PRINCIPAL.
Nota que abajo te crea un campo ID.
En la siguiente ventana, tienes que asignarle
un nombre a la nueva tabla que vas a
importar.
Escribe
ESPECIES
en
el
espacio
IMPORTAR A LA TABLA:
El asistente te indica que la importación del
archivo
de
Excel
ESPECIES
ha
sido
importada con Éxito.
Haz clic en ACEPTAR.
Abre tu tabla ESPECIES desde la ventana
de base de datos para checar los datos y ve
a VISTA DISEÑO y cambia el nombre del
campo ID por ID SP. Cierra la tabla y guarda
cambios.
23
EJERCICIO 7. ESTABLECE OBJETOS OLE
En la ventana de Base de datos, haz un clic
sobre la tabla ESPECIES para seleccionarla.
Haz clic en el botón DISEÑO de la misma
ventana de base de datos.
Adiciona un campo al final de la lista, que se
denomine FOTOS.
En el tipo de datos elige OBJETO OLE.
Haz clic en VISTA HOJA DE DATOS.
ACCESS te preguntará si deseas guardar la
tabla.
Haz clic en SI.
24
Ya en la VISTA HOJA DE DATOS, haz clic
sobre el registro uno de la tabla, en el
campo FOTOS y haz clic
con el botón
derecho.
En el menú que se despliega, elige
INSERTAR OBJETO.
Un asistente se te desplegará, elige CREAR
DESDE ARCHIVO, haciendo clic en la
casilla de verificación correspondiente.
Ahora haz clic en el botón EXAMINAR para
buscar el archivo con la foto que necesitas.
Busca la ruta siguiente:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS
UTILES/
Elige el archivo con el nombre: QUERCUS
LAURINA.JPG
Haz clic en ACEPTAR en ambas ventanas.
Para los demás registros, realiza el mismo
procedimiento, eligiendo el archivo cuyo
nombre coincida con la especie de cada
registro.
Al final la tabla ESPECIES, quedará como
se muestra en la imagen de al lado.
Asegúrate que en el campo FOTOS diga:
Photo Editor 3.0, si no, no podrás ver las
fotos y deberás instalar este programa.
Cierra la tabla ESPECIES.
25
EJERCICIO 8. CREA COLUMNAS DE BÚSQUEDA
En la ventana de Base de datos, haz clic
sobre
la
tabla
COLECTAS
para
seleccionarla.
Después haz clic sobre el botón DISEÑO.
Haz
clic
en
el
campo
NOMBRE
CIENTÍFICO, y luego en la columna TIPO
DE
DATOS,
elige
ASISTENTE
PARA
BÚSQUEDAS.
Un asistente se te despliega.
Haz clic en la primera opción:
DESEO
QUE
LA
COLUMNA
DE
BÚSQUEDA BUSQUE LOS VALORES EN
UNA TABLA O CONSULTA.
26
Elige la tabla ESPECIES, que es la tabla que
queremos
que
nuestra
columna
de
búsqueda muestre.
En esta ventana tenemos que especificar
que campos se mostrarán en nuestra
columna de búsqueda.
Elige el campo FAMILIA y luego oprime el
botón . .
Haz lo mismo con el campo GÉNERO y
ESPECIE.
Haz más grande cada columna (1 o 2 cm),
haciendo clic en donde se muestra en la
imagen de al lado.
27
La etiqueta que te da por default es
correcta (NOMBRE CIENTÍFICO).
Ahora, se te pide que guardes la tabla
para que se establezca la relación entre
las tablas.
Haz clic en SÍ.
Ahora puedes revisar tu tabla COLECTAS
en la VISTA HOJA DE DATOS. Haz clic
en el campo NOMBRE CIENTÍFICO e
inmediatamente se te desplegará la lista
que acabas de hacer. Sigue el mismo
procedimiento
para
el
campo
LOCALIDAD de la tabla COLECTAS,
eligiendo de la tabla LOCALIDADES, los
campos LOCALIDAD, ALTITUD y ANP.
Observa la lista creada en el campo
LOCALIDAD. Cierra la tabla COLECTAS.
28
RELACIONES E INTEGRIDAD REFERENCIAL
Relaciones
Integridad Referencial
Las relaciones son hechas para crear conexiones entre tablas. Una relación no es
más que una indicación que le debemos hacer a ACCESS de cuales son los
campos que contienen los datos claves para que dos tablas puedan relacionarse
(ver figura de la página 8), es decir, una relación trabaja por el empalme de datos
iguales de campos clave en diferentes tablas.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para
garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean
válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados.
Puede establecerse la integridad referencial cuando se cumplen todas las
condiciones siguientes:
- El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un
índice único.
- Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos.
Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:
- No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla
relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal.
- No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en una tabla relacionada.
- No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese
registro tiene registros relacionados.
29
EJERCICIO 9. ESTABLECE RELACIONES
Haz clic en el menú HERRAMIENTAS y
elige RELACIONES.
Las tres tablas que creaste aparecerán en tu
ventana de relaciones, con las relaciones
que hicimos al establecer COLUMNAS DE
BÚSQUEDA. Acomódalas como aparece en
la figura de al lado.
Ahora haz clic con el botón derecho en la
línea negra que conecta la tabla ESPECIES
y la tabla COLECTAS.
Elige MODIFICAR RELACIÓN.
Se abre la ventana MODIFICAR RELACIONES,
en donde se muestran las dos tablas y campos
relacionados.
Haz clic en las tres cajas:
EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL
ACTUALIZAR EN CASCADA LOS CAMPOS
RELACIONADOS
ELIMINAR EN CASCADA LOS REGISTROS
RELACIONADOS.
Nota que abajo se indica el tipo de relación que
estás utilizando: UNO A VARIOS.
30
En la línea negra que marca la relación entre
las tablas ahora en un extremo está el
número 1 y
en el otro el símbolo ,
señalando una relación uno a muchos que
acabas de establecer.
Ahora haz clic con el botón derecho en la
línea que une a la tabla LOCALIDADES y a
la tabla COLECTAS y elige MODIFICAR
RELACIÓN.
Se abre otra vez la ventana MODIFICAR
RELACIONES, en donde se muestran las
dos tablas y campos relacionados.
Haz clic en las tres cajas de abajo y después
haz clic en ACEPTAR.
Ahora puedes ver que en la línea negra ya
se ha establecido una relación de uno a
muchos entre estas dos tablas.
Ahora también están relacionadas las tablas
ESPECIES y LOCALIDADES mediante la
tabla COLECTAS, en una relación MUCHOS
A MUCHOS.
Haz clic en el botón CERRAR
.
31
Access te pregunta si deseas guardar los
cambios que hiciste en el diseño de tus
relaciones.
Haz clic en SÍ.
Tabla con información para utilizar en el Ejercicio 10.
32
EJERCICIO 10. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA LOCALIDADES
En la ventana de base de datos, haz doble
clic en la tabla LOCALIDADES.
Captura la información contenida en la tabla
de la página anterior, o bien, puedes abrir el
archivo en formato de imagen de la
siguiente dirección:
C:
Mis
documentos/CURSO
ACCESS/
ARCHIVOS UTILES/ DATOS LOCALIDADES
Checa en tu tabla que las máscaras de
entrada de los campos COORD N y
COORD W están funcionando y que la
columna de búsqueda del campo TIPO DE
VEGETACIÓN también funciona.
Al terminar de capturar la información, cierra
la tabla LOCALIDADES.
Si hiciste más ancho o más angosto o
cambiaste de posición algún campo de la
tabla, al cerrarla te pedirá que guardes los
cambios en el diseño de la tabla.
Haz clic en SÍ.
Estos cambios sólo son a nivel de
presentación en pantalla, y no afectan la
estructura de la tabla.
33
EJERCICIO 11. BORRA VALORES PREDETERMINADOS POR DEFAULT
En la ventana de base de datos, haz clic en
la tabla COLECTAS y luego en ABRIR.
Ahora haz clic en el botón VISTA
DISEÑO.
Haz
clic
en
el
campo
NOMBRE
CIENTÍFICO y en sus propiedades, haz clic
en VALOR PREDETERMINADO y borra el
cero (0) que tiene como valor por default.
Haz lo mismo con los campos LOCALIDAD,
NÚMERO DE COLECTA y NÚMERO DE
DUPLICADOS.
34
EJERCICIO 12. ORDENA ALFABÉTICAMENTE TUS LISTAS DE BÚSQUEDA
Sin cerrar la tabla COLECTAS, haz clic en
el botón VISTA HOJA DE DATOS
.
Access te indicará que primero debes
guardar la tabla.
Haz clic en SÍ.
Haz
clic
en
el
campo
NOMBRE
CIENTÍFICO y nota que las especies no
están ordenadas alfabéticamente, sino en el
orden en que fueron capturadas.
Esto no es conveniente, pues cuando tienes
muchas especies, encontrar la que buscas
resultaría muy difícil.
Para cambiar esto, haz clic en el botón
VISTA DISEÑO
Haz
clic
en
.
el
campo
NOMBRE
CIENTÍFICO y después en las propiedades,
en la carpeta BÚSQUEDA, haz clic en
ORIGEN DE LA FILA y finalmente haz clic
en el botón
.
35
En la ventana que se abre, haz clic en el
campo de FAMILIA y en la fila de ORDEN
elige de la lista ASCENDENTE.
Haz lo mismo para los campos GÉNERO Y
ESPECIE.
.
Access te pregunta si deseas guardar los
cambios.
Haz clic en SÍ.
Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DE
DATOS
y te pedirá que guardes la
tabla. Luego haz clic en el campo NOMBRE
CIENTÍFICO y verás que la lista de especies
desplegada,
ahora
está
ordenada
alfabéticamente por FAMILIA.
.
36
EJERCICIO 13. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA COLECTAS
Abre nuevamente la tabla COLECTAS.
Captura la información que se señala en la
tabla de abajo. Si lo deseas, también
puedes abrir el archivo desde:
C:
Mis
documentos/CURSO
2005/ARCHIVOS
UTILES/
ACCESS
DATOS
COLECTAS.
37
¿QUÉ ES UNA CONSULTA?
CONSULTA
RESULTADO
Una consulta es definida como el requerimiento específico de información dirigido
a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Las
consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información específica de todas
nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para una consulta
pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable, ya que a pesar de que
estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured Query Language),
Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera sencilla, pero en la que
sin embargo, debemos tener mucho cuidado con las tablas y campos que
necesitamos para obtener realmente la información que solicitamos. Después de
definir y ejecutar la consulta, los resultados serán desplegados en un formato de
hoja de datos.
Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente,
éstas son:
Consultas de Selección. Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de
consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una
hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas
restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los
registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
Consultas de Parámetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un
cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para
recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la
consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que
solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se
encuentren entre esas dos fechas.
38
Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular y
reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de
tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro
tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia
abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte
superior. Por ejemplo:
Tabla 1. Consulta de selección. Esta consulta agrupa los totales verticalmente, por
empleado y categoría, con un mayor número de registros, lo que hace que la
comparación entre totales de los distintos empleados sea más complicada.
APELLIDOS
MARTÍNEZ
MARTÍNEZ
MARTÍNEZ
RUVALCABA
RUVALCABA
RUVALCABA
CATEGORÍA
COMIDA
CONDIMENTOS
BEBIDAS
COMIDA
CONDIMENTOS
BEBIDAS
VENTAS
88302.09
25789.35
57182.13
111047.76
49566.21
80005.35
Tabla 2. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra la
misma información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por
tanto, la hoja de datos es más compacta y más fácil de analizar.
APELLIDOS
MARTÍNEZ
RUVALCABA
COMIDA
88302.09
111047.76
CONDIMENTOS
25789.35
49566.21
BEBIDAS
57182.13
80005.35
Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por
ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que se
colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación, siempre se
eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.
Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de
una o más tablas. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de
las tablas existentes.
Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas
al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies
en una base de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a su
base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta información en su
base de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para agregar los
nuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal.
Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o
una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla
son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de
Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
39
En la siguiente tabla se indican los criterios más comunes que se utilizan para la
ejecución de consultas:
CRITERIO
DESCRIPCIÓN
> 234
En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de
colecta mayores de 234
< 1200
En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de
colecta menores de 1200
>= Díaz
En un campo de sólo apellidos, para conocer todos los nombres desde
Díaz hasta el final del alfabeto
25/05/2005
En el campo fecha, para conocer las colectas realizadas el 25/05/2005
Entre 01/01/2005 Y
01/03/2005
En el campo Fecha de Colecta, para conocer las colectas que se realizaron
entre enero y marzo de 2005
Año([Fecha de colecta]) =
2005
En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas del año 2005
Negado P.
RAMMAMORTHY, 2005
En el campo Determinó, para conocer todas las colectas que no haya
determinado P. Rammamorthy en el 2005
Negado 2
En el campo Número de Duplicados, para conocer todas las colectas cuyo
número de duplicados no es 2
Negado T*
Para conocer los colectores cuyo primer nombre no empieza con T
Bouvardia
En el campo Género, para conocer en donde hemos colectado Bouvardia
Bouvardia O Quercus
En el campo Género, para obtener las colectas de los géneros Bouvardia y
Quercus
>="N"
En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre comienza
por las letras de la N a la Z.
L*
En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre empieza
por la letra S
Arbusto*
En el campo Observaciones, para obtener todos los registros que son
Arbustos (que empiezan con la palabra Arbusto).
[E-L]*
En el campo Colector, para obtener a aquellos colectores cuyo nombre
empieza por las letras de la E a la L.
*flores*
En el campo Observaciones, para obtener todas las colectas con flores.
Fecha()
En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas de hoy
Es Nulo
En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas no
determinadas, es decir, que el campo esté vacío.
No es Nulo
En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas
determinadas, es decir, que el campo NO esté vacío.
[FROM]![Localidades]![ANP]
En el campo ANP, para obtener todas las especies colectadas en
determinada ANP (p.e. Desierto de los Leones)
40
EJERCICIO 14. HAZ UNA CONSULTA DE SELECCIÓN BÁSICA
En la ventana de base de datos, selecciona
CONSULTAS.
Luego haz doble clic en CREAR UNA
CONSULTA EN VISTA DISEÑO.
Te aparecerá la caja MOSTRAR TABLA,
haz clic en la tabla COLECTAS y luego haz
clic en AGREGAR.
Para agregar una tabla también puedes
hacer doble clic en la tabla que desees
agregar.
Haz lo mismo con las tablas ESPECIES y
LOCALIDADES.
Nota que las tablas aparecen en la ventana
de arriba, así como sus relaciones.
Para verlas mejor, acomoda tus tablas como
en la figura de al lado.
41
Para agregar campos a tu consulta, debes
arrastrar el campo que desees hasta el
espacio correspondiente sin soltar el clic, o
bien hacer doble clic en el campo que
quieras agregar.
Agrega los campos FAMILIA, GÉNERO,
ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN de
la tabla ESPECIES. También agrega los
campos
COLECTOR,
NÚMERO
DE
COLECTA,
FECHA
DE
COLECTA,
OBSERVACIONES y DETERMINÓ de la
tabla COLECTAS. Por último, de la tabla
LOCALIDADES agrega todos los campos,
excepto ID LOC.
Haz clic en el botón EJECUTAR
.
El resultado se te desplegará en formato de
hoja
de
datos,
puedes
ver
ahora
información que solicitaste.
Guarda la consulta y asígnale el nombre:
BÁSICA.
42
la
EJERCICIO 15. HAZ UNA CONSULTA DE PARÁMETROS
En esta consulta, haz clic en el botón de
VISTA DISEÑO
.
En el campo ANP, en el renglón de
CRITERIOS, escribe:
[FROM]![Localidades]![ANP]
Haz clic en EJECUTAR
.
Te aparecerá una ventana que te pedirá el
valor del parámetro.
Escribe: Sierra de Guadalupe
Te
aparecerán
datos
de
las
colectas
realizadas sólo en la Sierra de Guadalupe.
En el Menú ARCHIVO, Haz clic en SALVAR
COMO y asígnale el nombre:
PARÁMETROS.
43
EJERCICIO 16. HAZ UNA CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS
En la ventana de base de datos, selecciona
CONSULTAS.
Luego haz doble clic en CREAR UNA
CONSULTA EN VISTA DISEÑO.
Añade otra vez las tres tablas.
Añade los campos GÉNERO y ESPECIE de
la tabla ESPECIES, el campo ANP de la
tabla LOCALIDADES y el campo NÚMERO
DE COLECTA de la tabla COLECTAS.
.
Nota que se muestran cuales especies
están en cada ANP, así como el número de
la colecta.
Haz clic en VISTA DISEÑO
.
44
Haz clic en el Menú CONSULTA y elige
CONSULTA
DE
TABLA
DE
REFERENCIAS CRUZADAS.
Dos renglones se adicionan a tu consulta
(TOTAL y TAB REF CRUZ). En el renglón
TOTAL,
en
el
campo
NÚMERO
DE
COLECTA cambia el valor por SUMA. En el
renglón TAB REF CRUZ, en los campos
GÉNERO y ESPECIE, elige ENCABEZADO
DE
FILA,
en
el
campo
ANP
elige
ENCABEZADO DE COLUMNA y en el
campo NÚMERO DE COLECTA, elige
VALOR. Haz clic en EJECUTAR
.
Ahora los mismos datos de la consulta de
selección se te despliegan, pero ordenados
en diferente formato. Nota que ahora las
ANP son desplegadas como columnas y los
números de colecta como valores que
intersectan la especie con el ANP.
45
Cierra la consulta y Access te preguntará si
deseas guardar los cambios en el diseño de
la consulta “Consulta 1”
Haz clic en SÍ.
Te pedirá que le asignes un nombre a la
nueva consulta.
Escribe REF CRUZ.
46
EJERCICIO 17. HAZ UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
Importa la tabla NUEVAS ESPECIES, que
se encuentra en nuestro directorio: C: Mis
documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS
UTILES/. El archivo se encuentra en
formato de Excel.
Para importar la tabla, haz clic con el botón
derecho sobre la ventana de base de datos,
después busca el archivo y elige el tipo de
archivo.
Después sigue los pasos del asistente.
Importa la tabla sin crear una clave principal.
Para mayor referencia, regresa al Ejercicio
6. Importa una tabla de Excel.
Observa los datos de la tabla NUEVAS
ESPECIES y nota que el autor de cuatro de
las cinco especies es H.B.K. (Humbolt,
Bonpland y Kunth)
Esta combinación de autores ya no se
utiliza,
siendo
Kunth
lo
aceptado
actualmente.
Sin hacer nada, cierra la tabla.
Ahora
abre
una
nueva
CONSULTA,
haciendo clic en CREAR UNA CONSULTA
EN VISTA DISEÑO.
Agrega
únicamente
la
tabla
NUEVAS
ESPECIES.
Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.
47
Agrega el campo AUTOR.
Haz clic en el Menú CONSULTA.
Elige CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN.
En el renglón ACTUALIZAR A: escribe:
“Kunth”
En el renglón CRITERIOS: escribe “H.B.K.”
.
Access te indica que vas a actualizar 4 filas.
También te previene sobre la imposibilidad
de deshacer los cambios, es por eso que
para hacer este tipo de consulta debes de
tener mucho cuidado y estar muy seguro de
lo que haces.
Haz clic en SI.
48
.
Access te pregunta si quieres guardar la
consulta.
Haz clic en SI.
Asígnale el nombre CONS ACTUAL.
Abre la tabla NUEVAS ESPECIES y nota
que
los
autores
H.B.K
han
reemplazados por Kunth.
Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.
49
sido
EJERCICIO 18. HAZ UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN
Abre una nueva CONSULTA, haciendo clic
en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA
DISEÑO.
Agrega
únicamente
la
tabla
NUEVAS
ESPECIES.
Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.
Adiciona el campo GÉNERO a la consulta.
En el Menú CONSULTA, elige CONSULTA
DE ELIMINACIÓN.
En el renglón de CRITERIOS, escribe
“Spigelia”.
.
50
Access te indicará que vas a eliminar una
fila de la tabla NUEVAS ESPECIES y que
no podrás deshacer los cambios.
Haz clic en SÍ.
Cierra esta nueva consulta y guárdala con el
nombre: CONSUL ELIMINA.
Abre
nuevamente
la
tabla
NUEVAS
ESPECIES y te darás cuenta que el registro
de
Spigelia
speciosa
Kunth
desaparecido.
Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.
51
ha
EJERCICIO 19. HAZ UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS
Abre
una
nueva
consulta
en
VISTA
DISEÑO.
Agrega la tabla NUEVAS ESPECIES.
Agrega todos los campos.
En el Menú CONSULTA, elegir CONSULTA
DE DATOS ANEXADOS.
Aparecerá una ventana en donde te pide el
nombre de la tabla a la que quieras anexar
los datos especificados arriba.
Escribe ESPECIES para anexar los datos
de la tabla NUEVAS ESPECIES a la tabla
ESPECIES.
Nota que puedes anexar datos a tu base de
datos en la que estás trabajando o en otra
base de datos de Access.
Nota que aparece un nuevo renglón en tu
consulta llamado ANEXAR A: y que los
nombres de los campos coinciden en ambas
tablas.
.
52
Access te informa que vas a anexar 4 filas y
que una vez que hagas clic en SÍ, no vas a
poder deshacer los cambios.
Haz clic en SÍ.
Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombre
de CONSUL DAT ANEX.
Abre la tabla ESPECIES y corrobora que
cuatro registros están adicionados a tu
tabla.
Haz clic en CERRAR.
53
EJERCICIO 20. HAZ UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA
Abre
una
nueva
consulta
en
VISTA
DISEÑO.
Agrega las tablas COLECTAS, ESPECIES y
LOCALIDADES.
Agrega todos los campos de todas las
tablas, excepto su ID, ni los campos
NOMBRE CIENTÍFICO y LOCALIDAD de la
tabla COLECTAS.
En el Menú CONSULTA elige CONSULTA
DE CREACIÓN DE TABLA.
Enseguida te aparece la caja CREAR
TABLA y te pide que asignes un nombre a
la nueva tabla que estás creando y que le
especifiques si la vas a crear en la base de
datos que tienes abierta o en alguna otra ya
existente.
En el nombre de la tabla escribe INF TOTAL
y nota que ya está seleccionada BASE DE
DATOS ACTIVA.
Ahora haz clic en EJECUTAR y nota que te
aparece un aviso de que vas a pegar 7 filas
en una tabla nueva y te previene de que no
podrás deshacer cambios.
Haz clic en SÍ.
54
Ahora cierra la consulta y guárdala con el
nombre CREACION TABLA.
Abre la tabla INF TOTAL y verifica la
información en la nueva tabla.
Nota que los campos CORENA y MEXU,
tienen datos númericos en lugar de casillas
de verificación.
En vista diseño puedes cambiar esto en las
propiedades de cada campo, en la pestaña
GENERAL, en FORMATO elegir SÍ/NO y en
la pestaña BÚSQUEDA elegir CASILLA DE
VERIFICACIÓN. Guarda los cambios.
55
CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS
56
¿QUÉ ES UN FORMULARIO?
TABLA
CONSULTA
INFORME
Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos en
un formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Él nos sirve para
navegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus informes de
una manera fácil. El uso de formularios en una base de datos ayuda a los usuarios
no familiarizados con Access a consultar nuestra base de datos fácilmente.
Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una única
presentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de una tabla
o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o editar los registros
existentes. Además, un formulario puede ser creado basado en otros formularios o
informes y no precisamente en tablas o consultas.
57
DIAGRAMA DE TRANSICIÓN DE PANTALLAS
58
CUADRO DE HERRAMIENTAS
Botón de Comando
Etiquetas
Salto de
Página
Botón de Opción
Selecciona
Objetos
Grupo de
Opciones
Cuadro de
Texto
Cuadro
Combinado
Casilla de
Verificación
Marco de
Objeto
Subformulario /
Independiente
Subinforme
Imagen
Botón de
Alternar
Asistente para Controles
Rectángulo
Control Ficha Más Controles
Marco de Objeto
Dependiente
Línea
Cuadro de Lista
USO DE HERRAMIENTAS
Etiqueta
Línea
Rectángulo
Cuadro
de Texto
Cuadro
Combinado
Botones
de
Alternar
Casillas de
Verificación
Imagen
Cuadro de
Lista
Botón de
Comando
59
PROPIEDADES DE FORMATO
Botón
Botón
Minimizar Maximizar
Título
Botón
Cerrar
Cuadro de
Control
Selector de
Registros
Barra de
desplazamiento
vertical
Barra de
desplazamiento
horizontal
Botones de
Desplazamiento
Las propiedades del formato de los formularios son las herramientas para cambiar
la presentación de los mismos.
Título:
Especifica el título del formulario
Barras de desplazamiento:
Especifica si las barras de desplazamiento
vertical y horizontal son desplegadas
Selectores de registro:
Especifica si este selector es desplegado
Botones de desplazamiento: Especifica si estos botones son desplegados
Ajuste de tamaño automático: Especifica si el ajuste de tamaño automático de
la ventana del formulario es utilizado
Centrado Automático:
Especifica si el formulario es centrado
automáticamente en la pantalla al abrirlo
Estilo de los bordes:
Especifica el tipo de borde
Cuadro de control:
Especifica si el cuadro de control es desplegado
Botones Minimizar Maximizar: Especifica si estos botones son desplegados
Botón Cerrar:
Especifica si este botón es desplegado
60
EJERCICIO 21. HAZ UN FORMULARIO DE UNA TABLA
En la ventana de Base de datos, haz clic en
FORMULARIOS.
Haz clic en CREAR FORMULARIO EN
VISTA DISEÑO.
Enseguida te aparece la vista diseño de un
FORMULARIO.
Nota que además te aparece el Cuadro de
Herramientas.
Haz doble clic en el cuadrito negro de la
esquina superior izquierda del formulario.
Te aparecen las propiedades del formulario.
Haz clic en la pestaña DATOS.
Ahora haz clic en la flecha hacia abajo de
ORIGEN DEL REGISTRO para desplegar la
lista de tablas y consultas disponibles.
Elige COLECTAS.
Cierra las PROPIEDADES.
61
En la vista diseño del formulario, te
aparecerá
una
ventana
con
la
tabla
COLECTAS y la lista de campos que ésta
contiene.
Haz clic en el campo COLECTOR y sin dejar
de presionar el botón del mouse, arrastra el
campo hasta la cuadrícula de diseño del
formulario y suelta el botón del mouse. Te
aparecerá del lado izquierdo la etiqueta del
campo y a la derecha, el campo. Puedes
mover ambos, posicionándote sobre ellos, o
bien, puedes mover cada uno por separado,
situándote en la esquina superior izquierda,
en donde te aparezca una mano negra con
el dedo índice señalando hacia arriba.
Haz lo mismo, con los campos NÚMERO
DE COLECTA, FECHA DE COLECTA,
LOCALIDAD,
OBSERVACIONES
y
NÚMERO DE DUPLICADOS.
En
los
campos
LOCALIDAD
y
OBSERVACIONES haz más grande la caja
del campo para que se despliegue toda la
información.
Alinea los campos a tu gusto.
62
Haz doble clic en el cuadrito negro de la
esquina superior izquierda del formulario
para ver las propiedades.
En la pestaña FORMATO, haz clic en el
renglón TÍTULO y escribe CAPTURA DE
COLECTAS.
Ahora cambia los valores como se indican
Cierra las Propiedades del formulario y haz
clic
en
VISTA
FORMULARIO,
para
visualizar tu formulario.
Nota que aparecen tus datos de la tabla
COLECTAS. Navega en los diferentes
registros que tienes y nota que en la
pestaña superior aparece el título de tu
formulario.
Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombre
CAPTURA DE COLECTAS.
63
EJERCICIO 22. CREA BOTONES EN TU FORMULARIO
Haz clic en la vista Diseño de tu formulario
CAPTURA DE COLECTAS.
En el CUADRO DE HERRAMIENTAS haz
clic en la opción para crear botones de
comando.
Ahora haz clic en donde quieres que
aparezca tu botón.
Enseguida te aparecerá el ASISTENTE
PARA BOTONES DE COMANDO.
Haz clic en la Categoría OPERACIONES
CON FORMULARIOS y enseguida en la
acción CERRAR FORMULARIO.
Te aparecerá una opción en donde puedes
elegir una imagen para tu botón, o bien,
escribir un texto.
Deja la opción que te presenta por default y
haz clic en FINALIZAR.
64
Repite la operación anterior, pero ahora
elige la acción ACTUALIZAR DATOS DEL
FORMULARIO y enseguida haz clic en
FINALIZAR.
Ahora haz clic en vista FORMULARIO y
prueba que funcionen los botones.
Cuando hagas clic en tu botón CERRAR,
Access te pedirá que guardes los cambios,
así que haz clic en SÍ.
Cuando presiones el botón ACTUALIZAR,
no notarás nada, ya que sólo funciona
cuando capturas nuevos registros.
Siguiendo el procedimiento anterior, haz lo
mismo para la tabla ESPECIES, de manera
que al final el formulario sea idéntico a la
figura de la izquierda. Para lograr que tu foto
se vea completa, en la vista diseño, haz clic
con el botón derecho sobre ella y elige
PROPIEDADES.
En el renglón MODO DE CAMBIAR EL
TAMAÑO, elige ZOOM.
65
EJERCICIO 23. HAZ UN FORMULARIO QUE ABRA OTROS FORMULARIOS
Crea un nuevo formulario para la tabla
COLECTAS y haz el mismo procedimiento
anterior,
incluyendo
sólo
los
campos
indicados en la figura de la izquierda.
Asígnale el nombre DETERMINACIONES.
Inserta un botón nuevo en tu formulario
DETERMINACIONES.
Te aparecerá nuevamente el Asistente.
Elige la categoría OPERACIONES CON
FORMULARIOS
y
la
acción
ABRIR
FORMULARIO.
Access te presenta la lista de formularios
que existen en tu base de datos.
Elige el formulario ESPECIES.
66
Ahora Access te da dos opciones, una para
presentar
información
formulario
seleccionado
presentar
el
formulario
específica
y
con
otra
todos
del
para
los
registros.
Elige la segunda opción.
Ahora escribe ADICIONAR ESPECIE, en la
opción TEXTO.
Haz clic en la VISTA FORMULARIO y
prueba tu nuevo botón.
Guarda los cambios en tu formulario
DETERMINACIONES.
67
EJERCICIO 24. HAZ LA PANTALLA DE BIENVENIDA DE TU BASE DE DATOS
FORMULARIOS.
Haz clic en CREAR FORMULARIO EN
VISTA DISEÑO.
En el Cuadro de Herramientas, haz clic en
la herramienta ETIQUETA. Luego haz clic en
tu nuevo formulario y escribe BASE DE
DATOS DE BOTÁNICA.
Asígnale fuente ARIAL de 12 Puntos.
Si el texto no cabe en tu caja, sitúa el cursor
en cualquier esquina y haz doble clic.
Haz clic en el botón IMAGEN
y
enseguida dibuja un cuadro en donde
quieras insertar tu imagen.
Te
aparecerá
enseguida
la
ventana
INSERTAR IMAGEN.
Busca en C: Mis documentos/CURSO
ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo y
haz clic en ACEPTAR.
68
Enseguida, haz clic en la herramienta para
crear botones.
Haz clic en el sitio en donde quieres que se
localice tu botón.
El asistente se te despliega y selecciona la
categoría
OPERACIONES
FORMULARIOS
y
la
acción
CON
ABRIR
FORMULARIO.
Selecciona el formulario CAPTURA DE
COLECTAS y haz clic en SIGUIENTE.
69
Selecciona la opción ABRIR FORMULARIO
Y MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS.
En la siguiente ventana, elige TEXTO y
escribe CAPTURAR COLECTAS.
Puedes hacer a tu agrado el tamaño de tu
botón.
Ahora, siguiendo el mismo procedimiento,
agrega dos botones más para los otros dos
formularios que tienes en tu base de datos
(DETERMINACIONES y ESPECIES).
70
Una vez que incluiste los otros dos botones,
ve a las propiedades de tu formulario,
haciendo doble clic en el cuadro negro de la
esquina superior izquierda.
Cambia los valores como se indican en la
figura de la izquierda.
Cierra tu ventana de propiedades.
Inserta un nuevo botón debajo de los demás
y elige la categoría APLICACIÓN y la acción
SALIR DE LA APLICACIÓN.
Haz clic en VISTA FORMULARIO.
Haz clic en el botón STOP.
Guarda
tu
formulario
con
el
nombre
BIENVENIDOS.
Vuelve a abrir tu base de datos y tu
formulario y prueba los otros botones.
71
EJERCICIO 25. UTILIZANDO LA FUNCIÓN AUTOFORMULARIO
En tu ventana de Base de datos, selecciona
TABLAS
y haz
un
clic
en
la
tabla
LOCALIDADES.
Ahora
haz
clic
en
el
AUTOFORMULARIO
Access
.
automáticamente
formulario
de
la
botón
te
tabla
crea
un
seleccionada
(LOCALIDADES).
Nota que abajo te muestra una tabla con los
registros
relacionados
de
la
tabla
COLECTAS, es decir, cuales colectas están
registradas en cada localidad.
Esta función se llama SUBFORMULARIO.
Ahora puedes ir a vista diseño y modificar a
tu
antojo
el
formulario
creado
automáticamente y tmbién puedes modificar
las propiedades de formato.
Guarda tu nuevo formulario con el nombre
LOCALIDADES.
Ahora abre tu formulario BIENVENIDOS y
crea un botón para abrir el formulario
LOCALIDADES que acabas de crear.
72
CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS
73
¿QUÉ ES UN INFORME?
Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos de
tablas o de consultas.
La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se
pueden utilizar asistentes.
Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta, etc.
74
EJERCICIO 26. CREA UN INFORME BÁSICO
INFORMES.
Haz doble clic en CREAR UN INFORME EN
VISTA DISEÑO.
Se te despliega la ventana del informe.
Despliega también las
propiedades
del
mismo y la caja de herramientas.
En las propiedades del informe, en el
renglón
ORIGEN
DEL
REGISTRO,
selecciona la consulta BÁSICA.
Nota que la ventana de los campos de la
consulta BASICA se te despliega.
Cierra las propiedades del informe.
Haz clic en el campo FAMILIA y sin soltar el
botón,
arrástralo
hasta
el
espacio
de
DETALLE. Haz clic en la etiqueta del campo
y con el botón derecho elige CORTAR.
Sitúate en ENCABEZADO DE PÁGINA y
pega la etiqueta.
Haz lo mismo con los campos GÉNERO,
ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN.
75
Alinea los campos como se indica en la
figura anterior.
Ahora haz clic en VISTA PRELIMINAR para
ver los datos de la consulta BASICA.
Haz clic en GUARDAR y asígnale a tu nuevo
informe el nombre LISTA1.
Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.
76
EJERCICIO 27. CREA UNA ETIQUETA
INFORMES y haz doble clic en CREAR UN
INFORME EN VISTA DISEÑO.
Se te despliega la ventana del informe.
Despliega también las
propiedades
del
mismo y la caja de herramientas. En las
propiedades del informe, en el renglón
ORIGEN DEL REGISTRO, selecciona la
consulta BÁSICA.
Nota que la ventana de los campos de la
consulta BASICA se te despliega. Ahora
cierra el espacio Encabezado de página, tal
y como se muestra en la figura de al lado.
Cierra las propiedades.
En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz
clic en el botón INSERTAR IMAGEN
.
Haz clic en el espacio de trabajo DETALLE
de tu informe.
Se te desplegará una ventana para que
elijas una imagen.
Busca en C: Mis documentos/CURSO
ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo
77
Ahora haz clic con el botón derecho sobre la
imagen
del
escudo
y
aparecerán
las
propiedades de la imagen.
En la pestaña FORMATO, en el renglón
MODO DE CAMBIAR EL TAMAÑO, elige:
ZOOM. Notarás que tu imagen aparece
completa. Cierra las propiedades de la
imagen. Con los cuadros negros de las
esquinas de la imagen, puedes adecuar a tu
gusto el tamaño de la misma.
En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clic
en
el
botón
ETIQUETA
y
escribe
UNIVERSIDAD VERACRUZANA con tipo de
letra Times New Roman tamaño 9 en negritas.
Repite la operación y escribe HERBARIO
CORU con tipo Verdana tamaño 9 en negritas.
Haz clic en CUADRO DE TEXTO
y escribe
Familia con tipo Arial tamaño 11 en negritas y
centrado. Con el botón derecho del mouse
elige Color de fondo o relleno y elige el color
gris claro. Borra la etiqueta de este campo.
Haz clic en CUADRO DE TEXTO
y luego
en tu espacio de trabajo. Te aparecerán dos
cajas, borra la caja de la etiqueta que dice
TEXTO y en la otra escribe:
=Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])
Ahora elige tipo de letra Arial tamaño 12, en
cursivas y negritas y centrado.
78
Haz
lo
mismo
otra
vez
y
escribe
=Recortar(“Determinó: “ & [Determinó])
Así tienes que hacer lo mismo para los
demás
campos,
los
cuales
son
especificados en el siguiente cuadro.
=Recortar(“Loc: “ & [Localidad] & “.”)
=Recortar(“Área Natural Protegida: “ & [ANP])
=Recortar(“Delegación “ & [Delegación] & “, México, D. F.”)
=Recortar(“Coord: “ & [Coord N] & “ N ” & [Coord W] & “ E “)
=Recortar(“Obs: “ & [Observaciones])
=Recortar(“Colector: “ & [Colector])
Ingresa los campos ALTITUD, NOMBRE
COMÚN, FECHA DE COLECTA
Y
NÚMERO DE COLECTA y arréglalos como
en la figura de al lado. La etiqueta de
Altitud, cámbiale el nombre por msnm. y la
de Número de colecta, bórrala.
Al finalizar tu informe, haz clic en el botón
RECTÁNGULO
y dibuja un marco para tu
etiqueta. Haz clic con el botón derecho sobre el
rectángulo y elige color d fondo, eligiendo
Transparente. Una vez listo tu informe, haz clic
en el botón VISTA
y se tiene que ver como
la figura de al lado. Ahora salva tu informe con el
nombre ETIQUETA. Haz clic en ACEPTAR y
cierra el informe.
79
EJERCICIO 28. CREA UNA LISTA DE ESPECIES CON FORMATO
En la ventana de tu base de datos, haz clic
en INFORMES y luego en CREAR UN
INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.
Ahora se te despliega el asistente.
Elige la consulta BÁSICA e incluye los
campos FAMILIA,
GÉNERO,
ESPECIE,
AUTOR y NOMBRE COMÚN.
Para lo anterior usa el botón con la flecha
hacia la derecha marcado en la imagen de
al lado.
En esta ventana, incluye sólo el campo
FAMILIA con el mismo botón de la ventana
anterior.
80
En la siguiente ventana, puedes ordenar los
registros alfabéticamente.
Elige el campo GÉNERO en primer lugar y
luego el campo ESPECIE.
Ahora puedes aplicar diferentes modos de
presentación de los datos.
Elige ALINEAR A LA IZQUIERDA 1 y
orientación VERTICAL.
Ahora
puedes
aplicar
un
diseño
predeterminado a tu informe.
Elige FORMAL.
81
En
la
siguiente
ventana,
tienes
que
asignarle un nombre a tu informe.
Escribe LISTA FLOR.
El asistente te despliega ahora la lista que
hicimos.
Nota
que
el
formato
no
es
muy
recomendable para una lista de especies.
Ahora editaremos este informe, así que haz
clic en el botón VISTA DISEÑO
.
Haz clic en el título del informe y sustitúyelo
por LISTA DE ESPECIES IMPORTANTES
y centra el título.
82
Ahora en la etiqueta FAMILIA, añade dos
puntos (:) y haz más chica la etiqueta, para
que puedas situar más cercano el campo
FAMILIA a su etiqueta.
Borra
las
etiquetas
de
los
campos
GÉNERO, ESPECIE, AUTOR Y NOMBRE
COMÚN y todas las líneas existentes.
Ahora también borra los campos GÉNERO,
ESPECIE y AUTOR.
Añade en su lugar un campo vacío haciendo
clic en el botón CUADRO DE TEXTO
y
escribe dentro de ese campo:
=Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])
Tu informe está listo. Para verlo, haz clic en
el botón VISTA PRELIMINAR
.
Ahora tu informe tiene un formato de lista de
especies.
Guarda tu informe y ciérralo.
83
CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS
84
¿QUÉ ES UN MACRO?
Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente
establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros se
ejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operación
definida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un
formulario”.
Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estar
haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos.
Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo macros,
pero con la ayuda de un asistente.
85
EJERCICIO 29. CREA UN MACRO PARA MAXIMIZAR Y RESTAURAR
MACROS y luego en NUEVO.
Ahora tienes que especificar la acción que
ejecute tu macro.
Haz clic en el primer renglón de la columna
ACCIÓN y busca la acción MAXIMIZAR.
Luego cierra el macro y asígnale el nombre
MAXIMIZAR.
Ahora en la Ventana de base de datos, haz
clic en INFORMES y luego haz doble clic en
LISTA FLOR.
Nota que la ventana se abre en tamaño
normal, no maximizada.
Haz clic en VISTA DISEÑO.
86
Sitúate en la barra superior del informe, haz
clic
con
el
botón
derecho
y
elige
PROPIEDADES.
En la ventana de PROPIEDADES, elige la
pestaña EVENTOS y en el renglón AL
ABRIR, elige MAXIMIZAR.
Cierra la ventana de PROPIEDADES.
Haz clic en VISTA PRELIMINAR.
Nota que ahora se te despliega el informe
con la ventana maximizada.
Cierra el informe, guarda los cambios y
vuelve a abrirlo para verificar que funcione
el macro.
Ahora
crea
un
macro
con
la
acción
RESTAURAR, guárdalo con ese mismo
nombre y en el informe LISTA FLOR, abre
las
PROPIEDADES,
elige
la
pestaña
EVENTOS y en el renglón AL CERRAR,
elige RESTAURAR.
Cierra el informe y guarda los cambios.
Ahora abre y cierra el informe otra vez para
verificar que funcionen ambos macros.
87
CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES
88
EXPORTAR, IMPORTAR Y ANALIZAR UNA TABLA DE EXCEL
En esta sección aprenderás a utilizar el Asistente para analizar tablas, el cual te
sirve para que a partir de la importación de una tabla de Excel, puedas diseñar
fácilmente una base de datos relacional en Access.
89
EJERCICIO 30. EXPORTA E IMPORTA UNA TABLA A EXCEL
En la ventana de base de datos, haz clic en
TABLAS, luego en la tabla INF TOTAL y luego
haz clic con el botón derecho y elige EXPORTAR.
Inmediatamente, se te abrirá una ventana en
donde se te pedirá que indiques en donde
quieres guardar el archivo.
Elige
la
dirección:
C:
Mis
UTILES/
El nombre del archivo será INF TOTAL.
En la opción GUARDAR COMO TIPO, elige
Microsoft Excel 97- 2002.
Haz clic en EXPORTAR.
Cierra la base de datos.
Ahora crea una nueva base de datos,
haciendo clic en BASE DE DATOS EN
BLANCO.
90
ACCESS te pedirá que le digas en dónde y
con cual nombre vas a guardar la nueva
base de datos.
Elige la siguiente ruta:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/
Ahora en Nombre de archivo escribe
ANALIZAR y haz clic en CREAR.
Ahora
abre
la
nueva
base
de
datos
ANALIZAR.
En la parte blanca de la ventana de la base
de datos, haz clic con el botón derecho.
Elige la opción IMPORTAR.
Ahora te pedirá que elijas el archivo a
importar. Busca el archivo en:
C:
Mis
documentos/CURSO
ACCESS/ARCHIVOS ÚTILES/
En
la
opción
Tipo
de
Archivo,
elige
Microsoft Excel.
Elige el archivo INF TOTAL y haz clic en
IMPORTAR.
91
EJERCICIO 31. IMPORTA Y ANALIZA UNA TABLA DE EXCEL
Ahora se te mostrará el Asistente para
Importación de hojas de cálculo.
Te preguntará si la primera fila contiene los
títulos de las columnas.
Haz clic para activar esta casilla.
Te
pregunta
ahora
en
donde
deseas
almacenar los datos.
Elige En una nueva tabla.
92
En la siguiente ventana sólo haz clic en
SIGUIENTE.
Ahora se te pregunta si deseas asignar una
clave principal.
Deja la opción que tiene por default .
Ahora tienes que activar la casilla que te
pregunta si deseas que el asistente analice
la estructura de la tabla después de importar
los datos.
Ahora el asistente te informa que ha
finalizado la importación del archivo.
A continuación te pregunta si deseas
continuar con el análisis de los datos de la
tabla importada.
Haz clic en SI.
93
Las dos primeras ventanas del Asistente
para analizar tablas, te explican cómo
funciona y qué es lo que puedes hacer con
este asistente.
Lee
cuidadosamente
y
haz
clic
en
SIGUIENTE en ambas.
Esta ventana te pregunta si deseas que el
asistente decida cómo separar tus datos en
distintas tablas o si tú quieres decidir.
Haz clic en No, quiero decidir yo.
Luego haz clic en SIGUIENTE.
Ahora tienes que elegir los campos que
deseas se muevan a otra tabla, pero que se
encuentren
relacionados
con
la
tabla
principal (Tabla 1).
Elige los campos: FAMILIA, GÉNERO,
ESPECIE, AUTOR, NOMBRE COMÚN y
FOTOS y arrástralos afuera de la Tabla 1.
94
Inmediatamente te aparecerá otra ventana
pidiéndote que le asignes un nombre a la
nueva tabla.
Escribe ESPECIES.
Nota que la nueva tabla está relacionada ya
con la Tabla 1.
Ahora haz lo mismo con los campos:
LOCALIDAD,
DELEGACIÓN,
ANP,
ENTIDAD, COORD N, COORD W, ALTITUD
y TIPO DE VEGETACIÓN.
Asígnale el nombre LOCALIDADES.
Nota que ahora tienes la Tabla 1, la tabla
ESPECIES y la tabla LOCALIDADES y las
dos últimas están relacionadas con la tabla
principal.
95
En esta ventana, el asistente te informa que
ya no necesita más información y te
pregunta si quieres crear una consulta para
que conserves la tabla original.
Haz clic en Sí, crear la consulta.
Ahora haz clic para desactivar la casilla de
mostrar Ayuda.
Inmediatamente te muestra la consulta con
la información de la tabla original
Cierra la consulta.
Verifica las relaciones de tu base de datos
haciendo clic en el ícono correspondiente.
Sustituye el nombre de la tabla 1 por
COLECTAS.
Verifica también el contenido de las tablas
que creaste. Nota que la tabla original se ha
conservado como tabla, con el nombre
original.
Cierra la base de datos ANALIZAR.
96
INICIA TU BASE DE DATOS COMO UNA APLICACIÓN
El objetivo de esta sección es que con unos simples comandos puedas iniciar tu
base de datos como si fuera una aplicación, es decir que cuando hagas clic en tu
base de datos no te muestre la ventana de la base de datos, sino que te muestre
los formularios que creaste para su manejo y que además no te muestre botones
para modificar el diseño de tu base de datos. Esto es muy útil cuando tu base de
datos es utilizada por personas que no están familiarizadas con el manejo de
Access y sólo tienen que apretar los botones que tú creaste.
97
EJERCICIO 32. INDICA LAS OPCIONES DE INICIO DE TU BASE DE DATOS.
Abre la base de datos PRÁCTICA.
Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de
Menús y elige INICIO.
En la ventana que te aparece, en: Título de
la aplicación, introduce PRÁCTICA.
En: Icono de la aplicación, busca el archivo
MSN en la siguiente dirección:
C: Mis
ÚTILES. En: Mostrar formulario/página,
elige BIENVENIDOS. Ahora desactiva todas
las casillas de verificación, excepto USAR
LAS TECLAS ESPECIALES DE ACCESS.
Ahora cierra y vuelve a abrir tu base de
datos.
Nota que ahora te abre tu formulario
BIENVENIDOS, que todas las barras de
menús no están presentes, y que el icono
de tu base ahora es la mariposa de MSN.
Navega por tu base de datos y luego
ciérrala.
98
PROTEGE TU BASE DE DATOS CON UNA CONTRASEÑA
Access permite que protejas las bases de datos que creas, mediante la asignación
de un password o contraseña. Existe también la opción de asignar usuarios y
contraseñas particulares para cada usuario, pero el ejercicio se limitará a
establecer una sola contraseña para la base de datos.
99
EJERCICIO 33. ASIGNA UNA CONTRASEÑA A LA BASE DE DATOS
Abre la base de datos PRÁCTICA. Para que
tu base de datos te muestre la ventana de la
base de datos, mantén oprimida la tecla
SHIFT.
Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de
Menús y elige SEGURIDAD, luego elige
ESTABLECER CONTRASEÑA PARA LA
BASE DE DATOS.
Access te indicará que para establecer una
contraseña necesitas abrir la base de datos
en modo exclusivo.
Haz clic en ACEPTAR y cierra la base de
datos, pero no cierres Access.
Haz clic en el botón Abrir
y en el botón
de abrir, elige la opción Abrir en modo
exclusivo.
Recuerda mantener oprimida la tecla SHIFT
para que la base de datos abra mostrando
la ventana de la base de datos. También
puedes abrir tu ventana de base de datos
haciendo clic en F11, pero sólo te mostrará
esta ventana, no te mostrará ningún menú.
100
Haz clic nuevamente en HERRAMIENTAS
de la Barra de Menús y elige ESTABLECER
CONTRASEÑA
PARA
LA
BASE
DE
DATOS.
Ahora Access te pedirá que ingreses una
contraseña y que confirmes esa contraseña.
Escribe curso en minúsculas y confirma la
contraseña, es decir, vuelve a escribir curso
en Confirmar contraseña.
Cierra la base de datos.
Abre nuevamente tu base de datos y nota
que ahora te solicita que ingreses la
contraseña de la base de datos.
Escribe curso y haz clic en ACEPTAR.
Cierra la base de datos, haciendo clic en el
botón rojo (STOP).
101
COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS
Esta es una herramienta que nos va a permitir, como su nombre lo dice,
compactar y reparar cualquier error que tenga nuestra base de datos, en términos
prácticos, compacta los espacios vacíos que tiene nuestra base de datos,
haciéndola más pequeña en cuanto a tamaño de archivo, haciéndola de esta
manera, más fácil de abrir.
102
EJERCICIO 34. COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS
Abre el EXPLORADOR DE WINDOWS
y
busca tu base de datos en:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.
Checa el tamaño de tu base de datos.
Ahora abre tu base de datos, manteniendo
oprimida la tecla SHIFT, para que te muestre
la ventana de base de datos y todos los
menús.
Enseguida,
haz
clic
en
el
menú
HERRAMIENTAS.
Selecciona UTILIDADES DE LA BASE DE
DATOS.
Escoge COMPACTAR Y REPARAR BASE
DE DATOS.
La base de datos se volverá a abrir, cierra la
base de datos.
Abre nuevamente el EXPLORADOR DE
WINDOWS y busca tu base de datos.
Checa su tamaño.
La base de datos se tuvo que hacer más
pequeña.
103
CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS
Finalmente, puedes crear un acceso directo desde el escritorio de Windows para
abrir tu base de datos y poderla manejar como una aplicación. De esta manera,
los usuarios no tienen que buscar el destino de la base de datos, sólo tienen que
abrirla desde el escritorio.
104
EJERCICIO 35. CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS
Desde el escritorio de Windows, haz clic con
el botón derecho en cualquier parte de tu
pantalla y elige NUEVO y después elige
ACCESO DIRECTO, tal y como se muestra
El asistente te pedirá que le indiques en
donde se encuentra localizada tu base de
datos, haz clic en EXAMINAR y busca tu
base de datos en la siguiente ubicación:
C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.
Ahora te solicita que le asignes un nombre a
tu acceso directo.
Teclea PRÁCTICA.
105
Ahora haz clic en tu acceso directo y
haciendo nuevamente clic con el botón
derecho, elige PROPIEDADES.
En la ventana de propiedades, haz clic en el
botón CAMBIAR ICONO.
En la ventana que se abre, busca el icono
de un arbolito. Haz clic sobre él.
En la ventana de PROPIEDADES, haz clic
en ACEPTAR.
Ahora tu Acceso Directo está listo para
usarse.
Haz doble clic sobre él para abrir tu base de
datos.
Cierra tu base de datos.
FELICIDADES!!!
HAZ FINALIZADO EL CURSO.
106

Introducción al diseño y manejo de Bases de Datos en

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