UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA TITULO DE CARGO: JEFE

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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
JEFE DE CONTABILIDAD
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
DIRECTOR FINANCIERO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
Contador Público
profesional
EDUCACION
titulado, con matrícula
y
tarjeta
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Estudios complementarios y/o de especialización en
administración de empresas y/o finanzas.
EXPERIENCIA
Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la Universidad y velar por su
permanente actualización.
Elaborar, en coordinación con la Dirección Financiera, los estudios para formular las estrategias de carácter contable
de la Universidad.
Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la Universidad, de
conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes.
Consolidar y preparar los estados financieros de la Universidad y realizar los análisis correspondientes para ser
presentados a la Rectoría y a la Consiliatura, por intermedio de la Dirección Financiera.
Refrendar, con la firma del Contador y su matrícula vigente, el Balance General Consolidado y los estados
financieros de la institución.
Preparar la declaración de ingresos y patrimonio de industria y comercio de la Universidad, para ser presentado ante
las entidades estatales competentes.
Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en el desarrollo, operación y mantenimiento del sistema
contable de la Universidad.
Analizar, confrontar y proponer a la Dirección Financiera los ajustes entre los registros contables y las cifras de los
inventarios físicos. (controla y delega)
Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar para el cumplimiento de las funciones y
normas de la dependencia e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas.
Elaborar el proyecto de presupuesto de la dependencia, de acuerdo con los formularios y parámetros suministrados.
Rendir, a través de la Dirección Financiera, los informes relacionados con su área.
Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los
servicios que presta el Departamento de Contabilidad.
Elaborar las planillas y liquidar las facturas para efectuar los pagos de Retención en la Fuente.
Informar trimestralmente sobre las pérdidas y bajas de equipos, bienes o elementos.
Realizar la autoevaluación de la dependencia.
Revisión cuidadosa de los cheques girados comprobantes de egreso y transferencias bancarias.
Revisión de correspondencia para distribución en el departamento.
Velar para que el Balance y Estado de resultados se presente dentro de las fechas estipuladas.
Revisión de las declaraciones de retención en la fuente y presentación en medios electrónicos.
Revisión y elaboración de las declaraciones de Industria y Comercio.
Elaboración de la Declaración de Renta y presentación en medios electrónicos.
Elaboración de comprobantes de títulos valores.
Refrendar con la firma del Contador y su Tarjeta Profesional, los Estados Financieros consolidados de la Institución.
Acompañamiento al arqueo de los títulos valores.
Presentación de Estados Financieros Consolidados de la Universidad a órganos Superiores de la Universidad.
Supervisar las labores diarias del los empleados del departamento.
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MANUAL DE FUNCIONES
27. Redactar la correspondencia que por importancia así lo requiera y firmar la que preparen los demás empleados del
Departamento.
28. Coordinar y evaluar las labores del personal adscrito al departamento.
29. Resolver las consultas que formulen los empleados (Armenia –Bogotá) bajo control y demás personal de la
Universidad, relativa a las actividades propias del Departamento.
30. Responder por la conservación, utilización y mantenimiento de los equipos instalaciones y demás elementos de su
departamento.
31. Presentar las firmas pertinentes de las Declaraciones Tributarias.
32. Asistir a Consejos, Comités y reuniones, en las cuales sea asignada mi participación.
33. Revisar y analizar la información contable que envía la sucursal de Armenia.
34. Responder por los requerimientos que realice las entidades que nos controlan. como la DIAN, Tesorería Distrital
Ministerio de Educación.
35. Cumplir con las funciones que implica el desempeño del cargo y las que me indique mi jefe inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que elabora y porta para entidades gubernamentales
Directa (documentos contables)
Directa (control de activos fijos)
Directa (con toda la comunidad universitaria)
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)
ELABORO
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APROBO
NOMBRE:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
BOGOTÁ
COMPETENCIA
Contador Público
profesional
EDUCACION
titulado, con matrícula
y
tarjeta
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Estudios complementarios y/o de especialización en
administración de empresas y/o finanzas.
EXPERIENCIA
Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.
FUNCIONES:
1.
Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la Universidad y velar por su
permanente actualización.
2. Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la Universidad, de
conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes.
3. Consolidar y preparar los Estados Financieros de la Universidad y realizar los análisis correspondientes, para ser
presentados a la Rectoría y a la Consiliatura, por intermedio de la Dirección financiera.
4. Preparar las declaraciones Tributarias de la Universidad, para ser presentado ante las Entidades Estatales
competentes.
5. Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en del desarrollo, operación y mantenimiento del sistema
contable de la Universidad.
6. Analizar, confrontar y proponer a la Rectoría los ajustes entre los registros contables y las cifras de los inventarios
físicos.
7. Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar, para el cumplimiento de las funciones y
normas de la Dependencia, e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas.
8. Rendir los informes relacionados con el área a los Órganos Superiores de la Institución.
9. Proyectar respuestas ante los entes externos de control tal como la DIAN, Ministerio de Educación etc. En lo que le
compete al área contable.
10. Elaborar información anual de Medios Magnéticos para ser presentados a la DIAN y SNIES.
11. Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los
servicios que presta el Departamento de Contabilidad
12. Trabajar en coordinación con la Seccional Armenia con todos los procesos contables.
Registro e informes
Directa
Directa por los que porta y elabora entidades gubernamentales
N/A
Directa
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)
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ELABORO
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APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ANALISTA DE CONTABILIDAD
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Técnico en carreras administrativas y/o contables
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos contables.
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Contabilizar las nominas la universidad, alimentando los códigos contables, novedades, parámetros, tipos de nomina,
terceros y auxiliares de cuenta, modificando los comprobantes e imprimiendo los comprobantes que arroja la interfaz
Contabilizar las provisiones de aportes parafiscales, empresas promotoras de salud, pensión, administradora de
riesgos profesionales, prestaciones sociales; alimentando los códigos contables, novedades, parámetros, terceros y
auxiliares de cuenta, modificando los comprobantes e imprimiendo los comprobantes que arroja la interfaz, haciendo
los ajustes mes a mes del pago vs. Provisión.
Analizar, codificar, elaborar hojas de trabajo y digitar los comprobantes de causación diferidos de publicitad, de
conformidad a los lineamientos dispuestos por la Jefatura del Departamento
Analizar, codificar y elaborar las hojas de trabajo y elabora los comprobantes de causación de ingreso recibidos por
anticipado.
Suministrar la información que requiera la unidad de Licitaciones de la Universidad, para presentarse en cada una de
las que va a participar.
Elaborar las hojas de trabajo, codificar y digitar los comprobantes de provisión de pago de impuesto de industria y
comercio.
Elaborar, digitar y codificar los comprobantes de los movimientos de los fondos patrimoniales SENA y de
DONACIONES controla las cuentas correspondientes conforme a los extractos y demás documentos.
Recepcionar, clasificar, codificar y contabilizar los comprobantes de notas crédito y débito bancarios.
Digitar correctamente los datos de entrada sobre actualización de archivos al maestro de cuentas auxiliares y terceros
Codificar, digitar y causar los contratos de arrendamiento elaborando los comprobantes e Informando al Jefe del
Departamento al finalizar el cada uno el estado de los mismos para suministrar la información pertinente a Asesoría
Jurídica para la expedición del respectivo PAZ y SALVO o la gestión del recaudo de los cánones pendientes.
Codificar, digitar y causar los contratos por convenios y licitaciones suscritos por la Universidad elaborando las
hojas de trabajo y comprobantes debidamente refrendados e informando las inconsistencias que se presenten en el
suministro de la información presentando los análisis solicitados y respectivos, elaborando cuadro anual del estado
de los mismos incluyendo en esto los adquiridos a través de Uniones Temporales.
Elaborar los cuadros de Estímulos de cumplimiento, eficacia y productividad conforme a los Acuerdos y
Resoluciones expedidos por la H. Consiliatura o Rectoría e indicaciones pertinentes, cada vez que lo requiera la
administración elaborando la provisión o comprobantes pertinentes.
Colaborar con la Asistente y el Jefe del Departamento, para presentar oportunamente los Balances de Comprobación
mensuales, el Balance General anual y los Estados Financieros correspondientes debidamente soportados con el
análisis de saldos de las cuentas que lo conforman.
Analizar, codificar y digitar los comprobantes de ajuste sobre el balance de comprobación mes a mes.
Elaborar el comprobante de cierre del ejercicio anualmente.
Elaborar el comprobante del resultado del ejercicio una vez aprobado el balance de la vigencia anterior.
Las demás funciones que le asignen el superior inmediato y las que impliquen el desempeño del cargo
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MANUAL DE FUNCIONES
Registro e informes
N/A
Directa por los que elabora
N/A
Directa
Directa (con la comunidad universitaria)
ELABORO
NOMBRE:
REVISO
NOMBRE:
APROBO
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ANALISTA DE INVENTARIOS
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Técnico en carreras administrativas y/o contables.
HABILIDADES
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos y contables.
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Recibir y Revisar los inventarios cada una de las dependencias de la Universidad Confrontados de un periodo a otro.
Revisar la codificación Interfaz de Entradas y Salidas del Almacén; contabilizar entradas Biblioteca generando los
comprobantes de contabilidad respectivos.
Analizar las cuenta de proveedores y anticipos, efectuando los ajustes resultantes del análisis de cuentas y digitando
el comprobante de contabilidad respectivo.
Asistir en Representación del Departamento a las entregas de elementos devolutivos de propiedad de la Universidad.
Recopilar los documentos requeridos para anexar a la carta de reclamaciones ante la compañía aseguradora referente
los siniestros que se presenten sobre los bienes de la institución.
Actualizar los datos de entradas archivo maestro de los terceros que se presentan por el almacén.
Revisar la interface de los Ajustes por inflación mes a mes con su respectiva codificación.
Contabilizar la rendición de anticipo a trabajadores, y contrato de obra civil, generando el comprobante de
contabilidad respectivo.
Realizar el comprobante de diferidos mes a mes de licencia para computador, software, y seguros del estado.
Revisar la interface de los comprobantes de contabilidad relacionados con la depreciación de activos fijos.
Realizar hojas de trabajo de los elementos devolutivos que se van adquiriendo y verificar el inventario enviado por
las dependencias de la universidad.
Revisar la codificación contable de las entradas y salidas generadas por el departamento de compras y suministros.
Analizar la cuenta de balance de proveedores y anticipo a trabajadores generando el comprobante de contabilidad.
Las demás funciones que se me asignen por el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo.
Registro e informes
N/A
Directa por los que porta y elabora
N/A
Directa
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE CONTABILIDAD I
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico, preferiblemente estudios en el área
contable.
HABILIDADES
FORMACION
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Controlar el flujo de documentos provenientes de Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Tesorería, Almacén,
Centro de Ayudas Audiovisuales, Talento Humano, etc. Traslado de Bancos con sus respectivos soportes,
comprobante de ingresos y egresos de almacén, relación de costos de papelería, liquidaciones de prestaciones
sociales, nóminas, etc.
Digitar correctamente los datos de entrada sobre actualización de los archivos maestros de las cuentas y títulos de
contabilidad.
Registrar los préstamos de documentos pertenecientes a esta dependencia.
Revisar y organizar todos los documentos con sus soportes en forma consecutiva para ser empastados y enviarlos al
archivo central.
Conciliar pagos de aportes parafiscales con los saldos del balance.
Grabar los pagos por traslados bancarios como son salarios por pagar, bonificación extraordinaria, prima
extraordinaria, incentivos, liquidaciones, actividades realizadas por los profesores.
Verificar la correcta codificación en la interface de nómina de administrativos, pasantes y aprendices, servicios
profesionales y docentes y realizar los ajustes correspondientes e incluir la respectiva interface al aplicativo de
contabilidad, de acuerdo al sistema de causación para su posterior pago.
Verificar la correcta codificación de provisiones y apropiaciones generadas por las nóminas de administrativos y
docentes.
Codificar y grabar el presupuesto de ingresos y egresos de la seccional.
Revisar la grabación del presupuesto con sus respectivos códigos y valores.
Grabar manualmente en el aplicativo de presupuesto en cuanto a ingresos: devoluciones; y en cuanto a gastos:
inversiones y liquidaciones definitivas de prestaciones sociales.
Imprimir todos los informes mensuales al cierre de cada mes para enviar a Bogotá y para la Seccional (Balance de
comprobación, anexos de cartera, libro mayor y balance, saldo de balance, comprobante de diario, libros auxiliares,
ejecución presupuestal de ingresos y egresos).
Colaborar en la verificación de inventarios físicos.
Registrar los traslados bancarios.
Incluir interface de procesos manuales de nómina.
Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del
cargo.
Registro e informes
N/A
N/A
Directa
Directa (con todos los procesos)
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NOMBRE:
REVISO
NOMBRE:
APROBO
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
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TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE CONTABILIDAD II
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
contable.
HABILIDADES
FORMACION
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y elaborar el respectivo formato para ser firmados por las
personas autorizadas.
Llevar al día los libros auxiliares de bancos y elaborar diariamente el estado de tesorería.
Revisar y clasificar las cuentas provenientes de ingresos (proceso académico).
Analizar las cuentas contables de acuerdo a su naturaleza.
Apoyar al Jefe de Contabilidad en la realización de informes cuando se requieren con mucha urgencia.
Registrar, evaluar y ajustar las novedades de relación con entidades como el Icetex, bancos e fiduciarias.
Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del
cargo.
Registro e informes
N/A
Directa por los que elabora.
N/A
Directa
Interna N/A
Externa (inducción aprendices SENA)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE CONTABILIDAD III
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
contable.
HABILIDADES
FORMACION
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
Elaborar conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorro que maneja la Universidad y solicita por
escrito las notas débito y crédito pendientes mensualmente según conciliaciones bancarias.
Elaborar la contabilización de los ajustes que se requieran mensualmente sobre bancos.
Realiza el cuadro mes a mes del movimiento de contabilidad y el libro auxiliar de bancos elaborando los ajustes
necesarios.
Registrar, evaluar y ajustar las novedades de relación con entidades como el Icetex, bancos e fiduciarias.
Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo.
Registro e informes
N/A
Directa por los que elabora (libros de bancos)
N/A
Directa
Interna N/A
Externa (con entidades gubernamentales)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
EMISION
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CODIGO: M-06-62MF
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26/11/2010
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
SECRETARIA CONTABILIDAD
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
contable.
HABILIDADES
FORMACION
EXPERIENCIA
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Redactar y/o transcribir las cartas, memorandos y demás documentos que solicita el jefe y demás personal del
departamento.
Recibir de la sección de pagaduría los comprobantes de egreso para su clasificación y archivo; al igual que los
comprobantes de formas continuas de manera consecutiva.
Clasificar, distribuir y archivar toda la información contable. (comprobantes de contabilidad), emitidas diariamente
por el personal del departamento.
Recibir, realizar las llamadas y comunicar oportunamente todos los mensajes del departamento.
Archivar la correspondencia recibida y emitida por el departamento.
Realizar oportunamente los pedidos de los elementos de papelería requeridos por la dependencia.
Recibir, radicar, distribuir y controlar oportunamente la correspondencia y demás documentos que ingresan y salen de
la dependencia.
Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo.
Registro e informes
N/A
N/A
N/A
Directa (con todos los procesos)
ELABORO
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APROBO
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:

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