SISTEMA DE CALIDAD DEL INSTITUTO NACIONAL DE CALIDAD

Transcripción

DIR – INS – 008
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD
1º EDICION
2001-02-16
DIRECTIVA DE GESTION PARA EL ASESORAMIENTO EN
BIENES Y SERVICIOS DE INFORMATICA DEL
ELABORADO POR:
OFICINA DE ESTADISTICA E INFORMATICA
Firma
REVISADO POR:
OFICINA EJECUTIVA DE RACIONALIZACION
Firma
APROBADO POR:
RESOLUCION JEFATURAL Nº 074-2001-J-OPD/INS
NUMERO
DE NOMBRE DE LA PERSONA A FECHA
DE NOMBRE DEL REGISTRADOR
EJEMPLAR
LA QUE SE ASIGNA
ASIGNACION
DESCRIPTORES: Planificación, elaboración y supervisión de requerimientos de bienes y servicios informáticos.
EL PRESENTE DOCUMENTO SE DISTRIBUYE COMO COPIA NO CONTROLADA.
LA OFICINA DE ESTADISTICA E INFORMATICA PROCESA LAS PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN Y ACTUALIZA LAS EDICIONES
VIGENTES DE ESTE DOCUMENTO
PROHIBIDA LA REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL, EXCEPTO CON AUTORIZACION DEL INS
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CONTENIDO
Página
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
I
II
1
OBJETIVO
1
2
CAMPO DE APLICACIÓN
1
3
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1
4
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
2
5
RESPONSABILIDADES
3
6
CONDICIONES GENERALES
6
7
DISPOSICONES GENERALES
7
8
ANEXOS
REQUERIMIENTO DE BIENES Y/O SERVICIOS INFORMATICOS,
PARA LA FORMULACION DEL CUADRO DE NECESIDADES E IMPREVISTOS:
7
Anexo A: F1-DIR-INS-008
Anexo B: F2-DIR-INS-008
Anexo C: F3-DIR-INS-008
Anexo D: F2-DIR-INS-008
EQUIPO DE COMPUTO (MONITOR, UCP, TECLADO)
IMPRESORA
SUMINISTROS
SERVICIOS
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INTRODUCCION
El Instituto Nacional de Salud, Organismo Público Descentralizado del Ministerio de Salud, es
una entidad conformante del Sistema Nacional de Informática, que tiene como objetivos
salvaguardar la integridad y seguridad de los datos, adaptándose las precauciones técnicas
para su almacenamiento y recuperación; y de otro lado, utilizar racionalmente los recursos
informáticos para asegurar el adecuado almacenamiento de la información en medios
magnéticos u ópticos.
La Oficina General de Asesoría Técnica, ha considerado de prioridad establecer normas que
regulen la participación de la Oficina de Estadística e Informática para la aplicación del Sistema
de Informática en la fase de planificación del Cuadro de Necesidades en los rubros de bienes y
servicios, entendiéndose como bienes: los equipos de cómputo (hardware) y programas de
programación (software), y como servicios, la contratación de personal especializado en la
materia, capacitación, mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.
La participación de la Oficina de Estadística e Informática, se verá, asimismo, reflejada en el
asesoramiento a la Oficina Ejecutiva de Logística para la recepción de los bienes adquiridos de
acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones, a través de un informe técnico, contribuyendo de esta
manera en proporcionar a la institución bienes y servicios de calidad y por ende permita brindar
un sistema de información gerencial para la oportuna toma de decisiones de la Alta Dirección.
El objetivo que persigue el presente documento, es que en forma conjunta los órganos que
solicitan recursos informáticos y los que gerencian las adquisiciones provean recursos de
calidad oportunamente, contando con la asistencia técnica de la Oficina de Estadística e
Informática de la Institución.
Es importante, la participación del trinomio: solicitante, adquiriente y asesor en el cumplimiento
efectivo de la presente directiva.
Oficina Ejecutiva de Racionalización
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DIRECTIVA DE GESTION PARA EL ASESORAMIENTO EN BIENES Y SERVICIOS DE INFORMATICA
DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD
1
OBJETIVO
1.1.
Establecer normas de gestión para el asesoramiento en las fases de planificación, elaboración y
supervisión del Cuadro de Necesidades de bienes y servicios informáticos de la institución.
1.2.
Otorgar asistencia técnica para la recepción de bienes y servicios informáticos, previo informe
técnico.
1.3.
Racionalizar los bienes informáticos de acuerdo a las necesidades del servicio.
2
CAMPO DE APLICACION
2.1
La presente norma técnica es aplicable a los órganos, programas y/o proyectos del INS.
2.2
La norma técnica está sujeta a los dispositivos legales, reglamentarios y normas aplicables al INS.
2.3
La presente norma técnica esta enmarcada dentro del Sistema Nacional de Informática y
Telecomunicaciones que incluye la documentación que regula las actividades del INS, como
herramienta de apoyo en las diferentes funciones, tareas y/o actividades donde se aplique la
automatización de procesos de información.
3
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1
Decreto Supremo Nº 002-92-SA, Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de
Salud.
4.2
Resolución Ministerial Nº 178-95-SA/DM, Reglamento de Organización y Funciones del Instituto
Nacional de Salud.
4.3
Decreto Legislativo N° 909-2000 “Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2001’
4.4
Decreto de Urgencia N° 128-2000 “racionalidad y Límites en el Gasto Público para el Año Fiscal
2001’
4.5
Ley N° 26850, “Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado”
4.6
Decreto Supremo N° 012-2001, ‘Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado’
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4.7
Decreto Supremo N° 013-2001, “Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado”.
4.8
Resolución Ministerial 294-99-SA-DM, “Procedimientos para Racionalizar la Compra o
Potenciamiento de Computadoras, Software, Equipos Médicos y Otros, en concordancia a la
Problemática del Año 2000”.
4
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1.
bienes informáticos: Comprende aquellos bienes de uso para el procesamiento automático
de datos: hardware, software, licencias.
4.2.
disco zip: Suministro para el almacenamiento de información.
4.3.
drive zip: Unidad de lectura/escritura de discos zip.
4.4.
hardware: Conjunto de componentes materiales de un sistema informático. Cada una de las
partes físicas que forman un computador, incluido sus periféricos.
4.5.
informe técnico: Documento emitido por personal técnico de informática, detallando hechos
o datos que puedan ayudar en una evaluación.
4.6.
licencia: Autorización legal del uso del software.
4.7.
modem: Modulador-demodulador. Dispositivo de interconexión de una línea de comunicación
y un dispositivo de tratamiento de datos o terminal.
4.8.
OEI: Oficina de Estadística e Informática
4.9.
OEL: Oficina Ejecutiva de Logística.
4.10.
OGAI: Oficina General de Asesoría Técnica
4.11.
OGAT: Oficina General de Asesoría Técnica
4.12.
ordenador: Computadora o estación de trabajo
4.13.
servicios informáticos: Conjunto de servicios orientados a generar el procesamiento
automático de datos en los siguientes rubros:
Ampliación de infraestructura informática
Desarrollo de sistemas de información
Soporte en hardware y/o software
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Instalación de redes, comunicaciones de voz y datos, relacionados con los sistemas
informáticos
Alquiler de equipos de cómputo y comunicaciones
Servicio de impresión
Servicio de digitación, digitalización, (scaneado), entre otros
Contratación de personal.
4.14.
SIE: Sistema Nacional de Informática y Estadística.
4.15.
scanner: Dispositivo que tiene la facultad de traducir los caracteres escritos o las imágenes en
un mapa de puntos, en una corriente de bits. Una vez digitalizado el objeto que se “escanea”,
el ordenador puede leer esta información y manipularla.
4.16.
software: Término genérico que designa al conjunto de programas de distinto tipo (sistema
operativo y aplicaciones diversas) que hacen posible operar en el computador.
5
RESPONSABILIDADES
EN MATERIA DE ADQUISICION
5.1.
De la Oficina de Estadística e Informática
5.1.1.
Participar en las etapas de planificación, elaboración y supervisión del Cuadro de Necesidades de
bienes y servicios informáticos o requerimiento imprevistos, a través de la emisión de los informes
técnicos respectivos .
5.1.2.
Actualizar conocimientos de la tecnología de la información
5.1.3.
Supervisar técnicamente los bienes o servicios adquiridos, a solicitud de la Oficina Ejecutiva de
Logística, para:
a)
b)
c)
Realizar pruebas de los equipos adquiridos (computadoras, impresoras y otros)
Efectuar control de calidad de los suministros y accesorios, tipo muestreo (recomendable
en lotes grandes) al momento de su recepción.
Soliciatr una demostración de los software adquiridos o desarrollados.
5.1.4.
No está autorizado a la recepción directa de bienes o servicios informáticos. Se entiende por
“recepción directa” , la recepción de un bien sin la intervención de la Oficina de Almacén.
5.1.5.
Si durante la supervisión, la Oficina de Estadística e Informática encuentra algún problema de
funcionamiento de los equipos adquiridos y se encuentren dentro de la garantía vigente, será
comunicado a la OEL para las acciones respectivas, adjuntando el correspondiente informe
técnico. Solo el proveedor puede instalar, destapar, revisar y reparar el equipo y/o componentes
adicionales (Drive Zip, Scanner, Modem y otros).
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5.1.6.
Es potestad de la OEI solicitar demostración de bienes y/o servicios, a través de la OEL.
5.1.7.
Supervisar los servicios externos de la especialidad solicitados por la institución, emitiendo un
informe técnico para la conformidad del servicio.
5.2.
De la Oficina Ejecutiva de Logística
5.2.1.
Realizar única y exclusivamente el proceso de adquisición de bienes y/o servicios informáticos,
como lo establece la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento y lo
estipulado por el Sistema de Abastecimiento.
5.2.2.
Elaborar el Cuadro de Necesidades bienes y/o servicios informáticos con el asesoramiento de la
OEI.
5.2.3.
Participar con la OGAT, para los requerimientos imprevistos de bienes y/o servicios informáticos.
5.2.4.
Los requerimientos imprevistos deben contar con el visto bueno de la Dirección General
correspondiente y con el Informe Técnico de la OEI y la autorización del Jefe y/o Subjefe.
5.3.
De las Oficinas y Direcciones Generales
5.3.1.
Cumplir y hacer cumplir la presente directiva de acuerdo a la fase que corresponda para la
adquisición de bienes y servicios informáticos de calidad y en forma oportuna
5.3.2.
Remitir a la OGAT, los requerimientos de bienes y/o servicios para el Plan Anual de
Adquisiciones, el mismo que debe contar con el informe técnico de OEI.
5.3.3.
Solicitar a la OGAT, los requerimientos imprevistos de bienes y/o servicios informáticos, previo
informe técnico de OEI.
5.3.4.
Informar por escrito y en forma oportuna a la OGAT, cualquier problema de funcionamiento o
defecto de los equipos informáticos recibidos.
5.3.5.
Solicitar el servicio de mantenimiento recuperativo a través de comunicación telefónica, escrita o
verbal, para su evaluación técnica por OEI.
5.4.
De los usuarios
5.4.1.
Cumplir con lo establecido en la presente directiva.
5.4.2.
Remitir a la Oficina o Dirección General pertinente, los requerimientos de bienes y/o servicios de
informáticos debidamente justificados para el desarrollo de sus funciones y/o actividades no
programadas
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5.4.3.
Asegurar que los requerimientos imprevistos cuenten con el visto bueno de la Oficina o Dirección
General pertinente.
5.4.4.
Informar oportunamente a la Oficina o Dirección General correspondiente, cualquier problema de
funcionamiento en los equipos o defecto en los materiales recibidos.
EN MATERIA DE DISTRIBUCION
5.5.
De la Oficina de Estadística e Informática
5.5.1.
Programar la distribución de bienes y/o servicios, sin interrumpir las labores del personal.
5.5.2.
Proponer la redistribución de equipos de cómputo, accesorios y/o partes con elevado sentido de
racionalidad y austeridad
5.5.3.
Documentar y mantener actualizada la información de distribución de los bienes y/o servicios de
cómputo en coordinación con la OEL, mediante los reportes que emita esta última.
5.5.4.
El personal calificado de la OEI está autorizado para destapar, revisar y reparar los equipos de
cómputo y/o componentes adicionales (Drive Zip, Scanner, Módem, etc.), con garantía vencida.
5.5.5.
Durante la redistribución de los bienes o servicios, no debe realizarse cambios expontáneos, ni
modificar la documentación, que previamente ha sido aprobado por la Oficina o Dirección General
correspondiente y la OEI.
5.5.6.
De no existir el mobiliario necesario para la ubicación de los bienes y/o servicios a ser
distribuidos, se suscribirá un documento entre la aprobación de la Oficina o Dirección General
correspondiente y la OEI, indicando las condiciones temporales en que éstos se han distribuido.
5.5.7.
Las supervisiones serán realizadas por el personal de la OEI autorizado, al menos una vez al mes
y no necesariamente la visita puede ser por motivo de supervisión programada.
5.5.8.
El personal de la OEI que identifique un bien fuera del lugar asignado e inventariado, tiene la
obligación de presentar el informe correspondiente.
5.6.
De la Oficina Ejecutiva de Logística
5.6.1.
Mantener un registro actualizado de los bienes informáticos del INS en forma integral, incluyendo
los programas y/o proyectos a su cargo como parte del Patrimonio Institucional.
5.6.2.
Elaborar información trimestral de los bienes y/o servicios informáticos en forma integral, indicando
los usuarios asignados.
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5.7.
De las Oficinas y Direcciones Generales
5.7.1.
Solicitar mediante comunicación escrita a la OEI, los cambios de los bienes y/o servicios
informáticos, el mismo que será atendido previo informe técnico. Debe entenderse también por
bienes a cualquier parte o conjunto de partes de un equipo de cómputo. Un equipo de cómputo
está conformado por: CPU, monitor, mouse, teclado e impresora de ser necesario.
5.7.2.
Los cambios producidos sin la participación de la OEI, serán de entera responsabilidad del Director
General y personal que haya dispuesto los cambios o traslados, sin eximir del costo del bien.
5.8.
De los usuarios
5.8.1.
Evitar realizar cambios permanentes y/o temporales de los bienes y/o servicios de informática
distribuidos y asignados, sin la autorización de la Oficina o Dirección General correspondiente y de
OEI.
5.8.2.
Solicitar al Director General correspondiente, mediante oficio, cualquier cambio o traslado de los
equipos de informática asignados a su área.
6.
CONDICIONES GENERALES
6.1.
La OGAT, coordina y presta asesoramiento a través de OEI, a las Oficinas y Direcciones
Generales en la formulación del Cuadro de Necesidades de bienes y servicios informáticos.
6.2.
La OGAT, a través de la OEI, establece prioridades para la formulación del Cuadro de
Necesidades en cuanto a bienes y/o servicios informáticos.
6.3.
La OGAT, a través de la OEI, participa a solicitud, en las convocatorias a concursos públicos y/o
licitaciones públicas de bienes y/o servicios informáticos, emitiendo el informe técnico respectivo.
6.4.
La OGAT, a través de la OEI, verifica la conformidad de las especificaciones técnicas de las
Ordenes de Compra – Guía de Internamiento, emitiendo las observaciones pertinentes a través del
informe técnico.
6.5.
La OEI, elabora el Plan de Supervisión sobre el buen uso y funcionamiento de los recursos
informáticos adquiridos.
6.6.
La OEI como resultado del Plan de Supervisión, evalúa y propone a la Alta Dirección, a través de
la OGAT, la redistribución de los bienes y/o servicios teniendo en cuenta características y
necesidades institucionales.
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6.7.
La OEI planifica, en coordinación con las Oficinas y Direcciones Generales del INS, la distribución
de los bienes y/o servicios de informática. Se entiende por distribución, no al transporte, sino a la
ubicación física dentro de un área de trabajo.
6.8.
La OEI supervisa la ejecución del Plan de Distribución, sin intervenir en el transporte.
7.
DISPOSICIONES ESPECIALES
7.1.
La OGA, bajo responsabilidad, para realizar cualquier adquisición de bienes y/o servicios
informáticos, programados o no programados, necesariamente debe contar con el informe técnico
de la OEI/OGAT y autorización del Jefe o Subjefe del INS
7.2.
La OEL/OGA mantendrá informado mensualmente a la OEI/OGAT sobre las adquisiciones de
bienes y/o servicios informáticos, bajo responsabilidad.
8.
ANEXOS
8.1.
Forma parte de la presente directiva los formularios para los Requerimientos de bienes y/o
servicios informáticos, para la formulación del Cuadro de Necesidades e imprevistos.
F1-DIR-INS-008 Equipo de Cómputo (Monitor, UCP, Teclado)
F2-DIR-INS-008 Impresora
F3-DIR-INS-008 Suministros
F4-DIR-INS-008 Servicios

SISTEMA DE CALIDAD DEL INSTITUTO NACIONAL DE CALIDAD

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