manual del usuario - Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla

manual del usuario - Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla

MANUAL DEL USUARIO
Manual del Usuario del Sistema de Visado Digital
© 2006, Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla
Todos los derechos reservados.
Queda prohibida la extracción y/o reutilización de la totalidad o de una parte del presente documento
sin la autorización expresa del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla
Noviembre, 2006
1. INTRODUCCION
La aplicación cliente de VISADO DIGITAL (VD) que se entrega para instalar en los estudios
de arquitectura, ha sido desarrollada en base a requerimientos establecidos por el Colegio
Oficial de Arquitectos de Sevilla, con la filosofía de facilitar la tarea a los usuarios del servicio, sin exigirles adquirir ningún software comercial ni equipamiento extra, a la vez que aprovechar las ventajas del soporte digital, para incorporar información y procesos que alivian
determinadas tareas administrativas en el estudio y en la gestión colegial.
Se constituye en una potente herramienta de gestión de trabajos e incorpora ayudas prácticas a la presentación de proyectos que le confieren un valor añadido al objetivo principal.
La integración del nuevo servicio de VISADO DIGITAL con el Sistema de Gestión de expedientes del Colegio es total, no existiendo diferencias en cuanto a numeración, control y tramitación con el visado tradicional, lo que permite consultar la tramitación on line en la página
web del Colegio (www.coasevilla.org) con independencia del sistema de visado que se utilice.
2. INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA DEL PROGRAMA
2.1. Requisitos recomendados del sistema
Se recomienda que el equipo sobre el que se realice la instalación de la aplicación VD tenga
los siguientes requisitos mínimos:
Sistema operativo
Procesador
Memoria RAM
Almacenamiento
Comunicaciones
Windows XP / 2003 / 2000 (con Service Pack)
Pentium IV 1,8 GHz
512 Mb
200 Mb espacio libre en disco duro
Conexión a Internet
2.2. Procedimiento de instalación y puesta en marcha
La aplicación se encuentra incluida en el CD facilitado por el COAS, en el que además se
incluye la siguiente documentación:
-
Manual de la instalación
Manual del usuario
Manual del driver postcrip
Adobe Acrobat Reader 6.0 (visualizador externo PDF)
Una vez introducido el disco en la lectora de CD debe de iniciarse automáticamente la instalación. En caso de no ejecutarse automáticamente abrir el explorador de Windows y ejecutar
el fichero COASvd_setup.exe
Durante la instalación se solicitará la clave de instalación que figura en el documento de
solicitud de certificado de firma electrónica que previamente se ha tenido que solicitar al
COAS.
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El programa solicitará que se introduzca, de manera opcional, una password (a definir por
el usuario) para permitir el funcionamiento del programa. En caso de no introducirse se permitirá el acceso al programa de cualquier persona, incluso permitirá que se puedan descargar los documentos una vez visados. Se recomienda que, por motivos de una cierta seguridad, se haga uso de la password.
Cuando se instale el certificado de firma electrónica se requerirá que se introduzca la clave
de activación de firma, que igualmente viene indicada en la solicitud de dicho certificado.
Todos los ficheros y bases de datos relacionados con el programa de VD lo hacen en la siguiente ruta:
C:\Archivos de programas\COAS Visado Digital
Una vez el programa esté completamente operativo, pulsando en el icono de la aplicación
que se instala en el escritorio, se abre la pantalla de presentación.
Desde esta pantalla abre el manual del usuario completo en formato PDF. Desde cualquier
otra se constituye en ayuda específica
Muestra informa sobre la versión del programa y teléfonos de contacto en caso de problemas de instalación
Cierra el programa
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Posicionando el cursor sobre una línea (área) del menú principal que aparece en la columna
de la izquierda, se abre una ventana de ayuda que nos ilustra sobre las funciones que pueden realizarse desde cada área de menú.
Haciendo clic sobre una opción del menú principal, ésta queda resaltada mediante un cambio de color y abre un menú secundario con las opciones de trabajo en que se organiza.
Posicionando el cursor sobre las líneas del menú secundario, aparece una ventana emergente que explica el contenido y haciendo clic sobre una opción, quedará resaltada mediante un cambio de color abriendo la ventana de trabajo correspondiente.
De esta manera sabemos en cada momento el área de menú principal y la opción de menú
secundario sobre la que trabajamos, y podemos echar un vistazo rápido al programa, a través de la ayudas en ventanas emergentes, antes de conocer en profundidad cada una de
sus prestaciones.
2.3. Actualizaciones de la aplicación
Las actualizaciones de la aplicación se realizan on line. Con cada conexión al Colegio, automáticamente el programa consulta la existencia de una nueva versión de la aplicación y en
su caso la descarga e instala. También forman parte de las actualizaciones los cambios que
se produzcan en la estructura-guía de los documentos.
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3. AREAS DEL MENÚ
El menú principal de funciones del programa se compone de tres apartados principales con
sus correspondientes apartados:
VISADO DIGITAL
Es el motor de la aplicación. Se constituye en una herramienta de gestión de trabajos, con ayudas para la preparación de documentos. Genera, modifica, firma, envía y recibe documentos en formato PDF.
Menús secundarios: Preparar documento, firmar, enviar al COAS y recibir del COAS
UTILIDADES
Permite diversas utilidades sobre los documentos de los que ya se han
generado los PDF: preparar separatas de un documento, visualizar
documentos (documentos originales, documentos visados y otros) para realizar comprobaciones, impresión de documentos o realizar copias de seguridad.
Menús secundarios: Generar separatas, abrir documento PDF, copia
de seguridad en .zip, copia de seguridad en CD/DVD, eliminación de
trabajos y eliminación de documentos
BASE DE DATOS
Corresponde a la gestión de certificados de los arquitectos que han de
firmar los distintos documentos.
Menú secundario: Colegiados
Elegida una opción de trabajo del menú secundario se activa la zona de trabajo de la pantalla, mostrando la ventana de entrada de datos. Cada opción tiene su ayuda específica a la
que se accede pulsando el icono
De esta forma el programa ofrece dos niveles de ayuda, uno básico y otro pulsando el icono
de ayuda, que nos ilustra sobre el manejo de los formularios que se abren en la zona de
trabajo.
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4. MENÚ VISADO DIGITAL
4.1. Preparar documentos
En esta opción se permite preparar un documento para ser visado en formato digital PDF.
La herramienta desarrollada para preparar documentos es el núcleo central de la aplicación
y se utiliza tanto para crear trabajos (expedientes) y documentos, como para modificarlos.
Se trata de una útil guía de redacción de proyectos con una estructuración basada en las
Normas de Presentación de Trabajos Profesionales del COA de Sevilla, dándose la opción
de estructurar los documentos conforme al CTE o no, junto con ayudas sobre el contenido
que debe incluirse en cada parte que compone el documento final.
Un TRABAJO (expediente) puede estar compuesto de múltiples documentos, por ejemplo si
el expediente es un proyecto de edificación puede constar de los siguientes documentos:
-
Anteproyecto
Proyecto Básico
Proyecto de Ejecución
Estudio de Seguridad y Salud
Otros documentos (certificados, informes, etc…)
Cuando damos de alta un trabajo hay que crear obligatoriamente el documento Comunicación del Encargo Profesional. La aplicación se ocupa de recordarlo antes de permitir el envío
a visado. Esta obligatoriedad no implica orden, es decir, se puede crear primero el documento “Proyecto Básico” y luego la Comunicación de Encargo correspondiente.
Seleccionada la opción PREPARAR DOCUMENTOS, aparece la siguiente pantalla de trabajo:
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En la primera tabla se rellena un formulario en el que se da nombre al TRABAJO y seleccionamos el GRUPO al que pertenece.
Pondremos un nombre al expediente que sirva para la localización interna en el estudio y no
necesariamente tiene que definir por extensión el contenido del encargo profesional.
El trabajo a desarrollar puede ser “Proyecto Básico, de Ejecución y Dirección de Obras de Vivienda
Unifamiliar Aislada”, pero internamente podemos denominarlo “CASA PEREZ”.
Es por tanto un criterio que sólo sirve a nuestra gestión particular y que no se transmite al Colegio
en ningún momento.
A continuación se elige el GRUPO al que pertenece el trabajo que vamos a abrir de entre los
que propone el programa.
-
Demolición.
Edificación.
Informes, Certificados, Tasaciones, etc…
Parcelación y Planeamiento.
Urbanización.
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Las columnas que aparecen con el texto en azul son rellenadas automáticamente por el
programa conforme va completando la información y nos sirven datos relativos al trabajo,
tales como el número en nuestra base de datos, la fecha y hora de creación y el objeto del
trabajo.
En la segunda tabla de la pantalla seleccionamos el TIPO DE DOCUMENTO que vamos a
preparar. En función del grupo de trabajo marcado, el programa nos propone automáticamente los tipos de documentos entre los que habremos de elegir.
Relleno el formulario de la segunda tabla, pulsamos en el icono Crear/Modificar y pasaremos a la página de ayuda a la GENERACIÓN DEL DOCUMENTO, que es el núcleo de la
aplicación.
Las celdas en azul nos dan información sobre el estado y la fecha de los documentos
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4.1.1. Generador de documentos
La funcionalidad de esta segunda pantalla es facilitar la conversión de todos sus ficheros de
trabajo en un fichero único, en formato PDF, que será el que después de firmado electrónicamente, enviaremos al colegio para su posterior visado digital. Presenta el aspecto del explorador de Windows con 4 columnas.
En la primera columna aparece la estructura de carpetas del disco duro. Si hacemos clic en
una de ellas podemos ver en la segunda columna el contenido de la misma.
La aplicación de Visado Digital no obliga a cambiar las normas de trabajo de los usuarios. La estructura de carpetas y subcarpetas con que habitualmente organizamos nuestro trabajo es totalmente
libre. No obstante aquellos arquitectos que sean usuarios de visado digital obtendrán mayor rendimiento de su tiempo cuanto mas organizados sean en la elaboración de sus documentos como explicaremos mas adelante.
En la tercera columna aparece una guía de redacción del documento que vamos a preparar. Esta guía obedece Normas de Presentación de Trabajos Profesionales vigentes en el
COAS tanto para trabajos a los que les es de aplicación el CTE como a los que no.
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En función del tipo de documento elegido, la aplicación nos propone la estructura guía
correspondiente.
La mecánica de PREPARAR DOCUMENTOS consiste en arrastrar los ficheros correspondientes desde nuestras carpetas de trabajo a las carpetas adecuadas de la columna guía de redacción del documento.
Los documentos sencillos del tipo INFORMES, CERTIFICADOS, etc. y los de PLANEAMIENTO se han resuelto su estructura con una carpeta única.
En todas las estructuras-guía de los distintos documentos se ha incluido una carpeta de Documentos no sellables en la que se incluirán aquellos documentos relacionados con el
“proyecto” y que no han de ser visados (justificante del pago de ASEMAS, cartas y notas
dirigidas al arquitecto de visado relacionadas con el proyecto, etc.)
Se recomienda que los documentos administrativos que acompañan al “proyecto” que
se está preparando (solicitud de licencia, impreso de estadística de la edificación y cualquier
otro que sea necesario para tramitar el documento ante la administración) y que hayan de
estar visado, se envíen como nuevo documento del trabajo del tipo “LICENCIAS Y OTROS
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS A VISAR”. De esta manera la numeración que lleva
impresa el sello de visado corresponderá con el número de páginas del documento.
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Arrastrando ficheros de trabajo a las carpetas correspondientes a nuestra columna guía vamos componiendo el documento que deseamos preparar para el visado digital.
El fichero arrastrado cambia a color azul en la segunda columna para indicarnos los que ya
hemos pasado a la columna guía.
Cuando una carpeta de la columna guía, tercera columna, tiene contenido, cambia a color
verde y haciendo clic en ella, dicho contenido se muestra en la cuarta columna.
Una vez hayamos completado el proceso de trasladar ficheros a la columna guía, es conveniente comprobar que todas las carpetas han cambiado de color, es decir que tienen contenido, y que los ficheros que contienen son los deseados y están en el orden adecuado.
Para ordenar los ficheros basta con cambiarles el nombre (tal como se hace habitualmente
en Windows), anteponiéndoles, a los nombres que ya que tienen, una relación correlativa de
dígitos (01, 02, 03, etc.) para establecer el orden deseado de los ficheros.
El orden de los ficheros es MUY IMPORTANTE, ya que tras la aplicación, además de
crear un único fichero PDF, genera un índice y numera todas las páginas del documento.
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Hechas las comprobaciones necesarias, pasamos a generar el fichero PDF. Para ello haremos clic en el icono de la barra de herramientas CREAR PDF
Como ya se ha indicado anteriormente, la aplicación VISADO DIGITAL genera los PDF y
luego los une en un único fichero, confecciona el índice y numera las páginas del documento.
Mientras realiza esta operación aparece una barra de estado que nos ilustra sobre el proceso. Una vez finalizado, aparecerá el mensaje “DOCUMENTO GENERADO CON ÉXITO” y
nos preguntará si deseamos visualizarlo.
Si contestamos afirmativamente veremos en pantalla el documento en formato PDF. Con el
índice en la columna de la izquierda. Es conveniente volver a comprobar el documento, ahora ya en el formato de intercambio con el COAS y cerciorarse que se ajusta exactamente al
documento que deseamos visar.
Finalmente cerramos el visualizador de PDF y guardamos el documento generado.
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4.1.2. Tipos de ficheros admitidos
Los ficheros admitidos por la aplicación VD para su posterior conversión a PDF son:
TIPO DE FICHERO
EXTENSIÓN
Textos
.doc / .rtf / .txt / .pdf / .ps / .eps
Gráficos
.bmp / .jpg / .jpeg / .tif / .tiff / .pdf / .gif / .png
CAD
.pdf / .ps
Pero ¿Cómo hemos de preparar los planos antes de incorporarlos al apartado correspondiente de la columna guía de redacción del documento?
Los ficheros de tipo CAD (*.dwg y otros), para su incorporación a la estructura guía del documento han de ser impresos previamente en formato PDF desde el programa de diseño
asistido (Autocad, Archicad, etc.), para lo que se requerirá que se tenga instalado algún programa comercial que permita esta operación (Adobe writer, PDF Creator o similar). Ver en
anexo como imprimir en PDF desde Autocad.
En el caso que no se disponga de una aplicación comercial para generar PDF, se pueden
imprimir los planos mediante un dispositivo POSTSCRIP (creándose ficheros .ps) para
definir los atributos de impresión (equivalencia de colores con gruesos de líneas, formato de
impresión, etc.), algo similar a lo que se hace al transformar los ficheros de CAD a formato
.PLT para enviarlos a imprimir. Este dispositivo se instala conjuntamente con la aplicación
de VD.
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A la vista de las peculiaridades que presentan los dispositivos POSTSCRIPT aportados por los programas de CAD, con la aplicación VISADO DIGITAL entregamos un driver denominado GENERIC
POSTSCRIPT, que se ha comprobado funciona correctamente con los programas de CAD más habituales.
Así pues, los planos NO PUEDEN trasladarse en sus formatos originales (*.dwg y otros) a la columna
guía, sino que previamente hemos de imprimirlos en un dispositivo virtual POSTSCRIPT que incorpore los atributos de impresión, para trasladarlos cuando tengan formato .PS, y aquí surge otra cuestión que es importante conocer.
Todos hemos sufrido la sorpresa de enviar un documento a copistería y comprobar que lo que en
nuestra pantalla e incluso en nuestro plotter del estudio sale bien, luego en la copistería sale mal. Es
decir: falta una línea de borde, no está centrado el plano en el formato de papel, etc.
Esto es debido a que el área de impresión de cada periférico es particular. Un formato A-1 ISO de
841x594 mm. no puede ser impreso por ningún periférico alimentado con una hoja DIN A-1, pues
todos ellos tienen márgenes de impresión menor que el formato teórico.
Cuando trabajamos de forma tradicional esto tiene sus inconvenientes, pero cuando tenemos un
proyecto visado digitalmente y lo queremos imprimir esta circunstancia tiene que estar prevista.
Naturalmente hay trucos: al mandar imprimir un fichero. PDF podemos utilizar la función centrar y
ajustar a la página y de esta forma, con una pequeña pérdida de escala, obtendremos un resultado
correcto. Otro sería colocar una hoja de mayor tamaño (OVERSIZE) que el A-1, como el A-1 plus,
pero luego tendríamos que recortar el papel sobrante.
En resumen, si queremos utilizar formatos normalizados de papel (lo que supone un ahorro en la
copistería y en la manipulación, cortado, plegado, etc.) es muy importante que conozcamos cual es el
área útil de impresión del periférico con el que vamos a trabajar para adaptar el recuadro interior de
nuestro dibujo en pantalla a dicha área útil.
4.1.3. Otros iconos del Generador de Documentos
Guardar el documento
En cualquier momento podemos guardar el trabajo realizado para continuar el proceso en otra sesión. El programa nos preguntará ¿Está listo el documento para ser firmado? Lógicamente contestaremos NO, hasta que tengamos preparado el documento completo.
En caso afirmativo el programa VISADO DIGITAL nos conduce paso a paso hasta
completar el proceso.
Borrar contenido de la cuarta columna
Pulsando este icono se borran todos los ficheros que aparecen en la cuarta columna y
que corresponden con el contenido de una carpeta de la columna guía.
Para eliminar un fichero concreto procederemos como habitualmente se realiza en
Windows, es decir se hace clic sobre el fichero con el botón derecho y se elige eliminar del menú contextual.
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Visualizar documentos PDF generados
Los ficheros PDF generados pueden ser visualizados en cualquier momento, para ello
basta hacer clic en el icono y la aplicación abre nuestro documento en Acrobat Reader, programa de libre distribución que se adjunta con el CD de la Instalación.
Modificar la orientación de un documento en el formato PDF
Por error o por comodidad a la hora de imprimir hojas del documento (pdf o Postscript) algunas pueden aparecer giradas en el PDF generado. Esta circunstancia, aparte de hacer incómoda la visualización, producirá la consecuencia indeseable de que el
sello de visado se sitúe el un lugar inadecuado, ya que el sistema automático de sellado es incapaz de discriminar la posición del dibujo en el formato.
Al hacer clic sobre el icono se abre un editor auxiliar de PDF que permite efectuar las
correcciones de orientación.
Seleccionaremos en el índice de la columna de la izquierda la hoja que no tenga la
orientación adecuada, para corregirla.
Realizaremos los cambios de orientación de las páginas que necesitemos utilizando los icoy finalmente fijaremos la posición en el documento con el icono
nos
do el programa auxiliar el PDF queda corregido.
. Cerran-
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Cuando la comprobación es definitivamente positiva, volvemos a hacer clic en el botón de
guardar par a salvar el fichero PDF corregido.
A continuación tendremos la opción de firmar el documento o no, posponiendo en este caso
su firma para más adelante.
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Cuanto más escrupulosos seamos en la organización de nuestro documento, más ventajas obtendremos de la aplicación VISADO DIGITAL.
Cierto es que para pequeños documentos no tiene gran importancia, pero cuando nos enfrentamos a
uno extenso, con más de 500 hojas de textos y/o más de 100 planos las cosas cambian.
Tengamos presente que el fichero final que vamos a obtener es un PDF que contiene el documento
completo, que genera un índice interactivo y numera las páginas correlativamente y en total. Ello nos
permite haciendo clic en el índice ir a una página concreta o al inicio de la carpeta determinada.
Ejemplo: si hacemos clic en la memoria descriptiva nos aparecerá en pantalla la primera página de
dicha memoria.
Si hacemos clic en el índice sobre plano 25 del grupo arquitectura nos llevará directamente a dicho
plano.
¿Pero qué ocurre con documentos extensos como un Presupuesto o un Pliego de Prescripciones
Técnicas?
La verdad es que si el índice solo nos lleva a la primera página no nos está facilitando mucho la vida,
por ello para documentos extensos y concretamente en los apartados MEDICIONES Y PRESUPUESTOS Y PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES es conveniente crear un
fichero por cada capítulo y así obtendremos luego un índice pormenorizado que nos facilita enormemente la gestión del documento.
La aplicación VISADO DIGITAL se encarga de construir el fichero PDF del documento en cuestión
sin que el arquitecto tenga que adquirir programas comerciales como ACROBAT WRITER, pero hay
muchos arquitectos que disponen de él.
Una forma fácil de generar unas Mediciones o un Pliego indexado es generar un PDF mediante
ACROBAT y posteriormente generar el bookmark o índice con esta aplicación. Salvado ya directamente en PDF lo incluimos en la carpeta correspondiente de nuestra columna guía.
Otra forma sin necesidad del WRITER es salvar un fichero DOC por cada capítulo de la Medición o el
Pliego y así, una vez generado el PDF completo, el índice nos llevará a la primera página de cada
capítulo.
Es muy importante señalar que la aplicación VISADO DIGITAL permite obtener separatas de un documento. Es obvio señalar que cuanto mejor organizado esté el documento más potente será el extractor de separatas, pero de esto hablaremos extensamente al comentar las UTILIDADES del programa.
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4.1.4. Formulario del documento Comunicación de Encargo
En la pantalla de PREPARAR DOCUMENTOS marcamos el trabajo deseado y en la segunda tabla seleccionamos el documento Comunicación de Encargo. Aparece la pantalla siguiente:
En una sola ventana muestra la barra de herramientas disponibles y dos registros en el que
se muestra el Nº del documento y el grupo de trabajo en el que se ha incluido. El número
identificativo del documento se compone de:
nº instalación . nº del trabajo . nº del documento
Este número sirve para gestionar los archivos que se almacenan, envían, etc, y lo pone automáticamente la instalación siendo en la operativa general, transparente al usuario.
Si el trabajo ya está abierto en el Colegio con algún documento visado por el sistema tradicional (en papel) , hay que advertirlo en la ventana de ¡Atención!
Aparece una ficha con seis pestañas de las que por defecto se activa automáticamente la
primera, correspondiente a Arquitecto/s.
Esta ventana obliga a rellenar los datos identificativos del arquitecto y el tipo de intervención
en el trabajo cuyo encargo se comunica al COAS.
Si previamente, en la función BASES DE DATOS hemos alimentado los de los arquitectos
que habitualmente colaboran en el estudio, pulsando en el símbolo ▼ a la derecha del campo correspondiente al número de colegiado se abre una persiana que muestra la base de
datos de arquitectos; marcamos el deseado y con doble clic se incorpora al formulario.
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Si deseamos incorporar un nuevo arquitecto que no está en la base de datos, podemos
hacerlo desde aquí. Los campos señalados con negrita son de obligada cumplimentación.
A continuación se rellena el registro Forma de Intervención.
Igualmente pulsando en el símbolo ▼ aparece una ventana que muestra los posibles tipos
de intervención. Elegimos y haciendo doble clic sobre ella se incorpora el formulario.
En el caso de que el Tipo de Intervención del o los arquitectos sea Colaborador, en la pantalla aparece un formulario para rellenar los datos del proyectista y/o director con el que se
produce la colaboración.
En el caso de que el arquitecto actúe como técnico de una sociedad, habrán de rellenarse
los campos correspondientes al CIF, la Razón Social y el domicilio de la sociedad.
Completada la ventana de la pestaña arquitectos pasamos a la siguiente que es la de Colaborador/es Externos. Si el colaborador externo ya está incorporado en nuestra base de
datos, podremos buscarlo como siempre pulsando el icono ▼ que aparece en el campo CIF
de lo contrario habremos de rellenar uno a uno los datos solicitados.
Completada la ficha de colaboradores externos pasamos a la de Promotores y procedemos
a rellenar los campos.
En cualquiera de las pestañas, se nos avisará de la obligatoriedad, si procede, de rellenar
algún campo que hayamos dejado vacío.
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Pasamos a continuación a la pestaña Objeto del Trabajo y en ella tecleamos el nombre
técnico del trabajo (vivienda unifamiliar aislada, edificio de 44 viviendas y locales, etc.), no
es válido “Casa Pérez” que es un identificador interno, y su emplazamiento.
Posteriormente definimos a quién hay que cargar los costes de visado y en que proporción
en la pestaña correspondiente y finalmente la/s Fase/s Encargada/s con la participación de
cada arquitecto en las diferentes fases.
El sistema plantea un porcentaje de participación en función del número de arquitectos que
intervienen, que puede ser corregido manualmente.
Completada la ficha con pestañas, solo queda señalar en la pantalla si el Arquitecto Encomienda al Colegio que proceda a gestionar en su nombre el cobro de los honorarios profesionales.
Una vez completo el formulario lo guardamos, lo que puede y debe hacerse en cualquier
momento de la sesión de trabajo, y pulsando el icono de la barra de herramientas CREAR
PDF generamos el documento que reproduce el impreso colegial, que una vez comprobado
se guarda de nuevo.
Los datos introducidos de promotores, colaboradores externos etc. se incorporan automáticamente a una base de datos que se nos mostrarán en sucesivas utilizaciones del programa.
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El Documento de Comunicación de Encargo tiene una trascendencia fundamental, ya que abre e
identifica para siempre, a menos que sea sustituido por otro Documento de Encargo, el expediente.
La aplicación VISADO DIGITAL exige del colegiado, la cumplimentación de un formulario donde se
recogen los datos que aparecen en el impreso que el Colegio tiene establecido para la Comunicación
del Encargo y algunos más que actualmente se interpretan o deducen de la práctica habitual.
4.1.5. Estado de los documentos
La aplicación, en cada momento, va informando de los distintos estados en los que se encuentra el documento. El conocer los estados es importante para que se completen las fases por las que ha de pasar un documento desde que se genera hasta que se recibe visado
del Colegio.
Los posibles estados en los que se puede encontrar un documento son:
1. En preparación
2. Terminado (sin firmar)
3. Terminado (falta com. encargo)
4. Firmado
5. Enviado al COAS
6. Registrado (sólo si es una comunicación de encargo)
7. Visado (pendiente de pago)
8. Pendiente por nota de visado
9. Visado y pagado
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4.2. Firmar documentos
Una vez preparado un documento y antes de enviarlo al COAS para su visado es necesario
firmar el documento.
El sistema de certificado electrónico elegido responde a los criterios de máxima seguridad
existente al día de hoy, la garantía de reconocimiento de la firma electrónica es absoluta.
Al seleccionar la opción FIRMAR se abre una página con dos ventanas, en la superior se
elige el documento a firmar y en la inferior se firma por todos los arquitectos que intervienen.
El sistema desarrollado avisará, en caso de expedientes nuevos, de la necesidad de preparar el preceptivo documento de encargo, si no se ha hecho con anterioridad.
La acción de FIRMAR encripta el documento para garantizar que se transmite por la red con
seguridad y pide la firma de los arquitectos, firma que podrá hacerse en sesiones diferentes
y consiste simplemente en introducir una clave que permite encriptar el documento con la
parte pública del certificado del colegio y firmar con la parte privada del certificado del colegiado.
MUY IMPORTANTE
La clave a introducir en el proceso de firma se define por primera vez al instalar el certificado. Esta
clave de firma se podrá modificar posteriormente en el menú Bases de Datos – colegiados.
Si se perdiera u olvidara la clave de firma será necesaria la realización de una nueva instalación, con
la emisión de otro certificado electrónico.
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Una vez que los documentos están firmados la página se cierra y el sistema nos propone la
siguiente acción, que sería enviar documento al COAS. Podemos aceptarla o simplemente
dar por terminada la sesión y enviar mas adelante.
4.3. Enviar documentos al COAS
Seleccionada esta función, el programa VD, abre la ventana que permite elegir un documento que pertenece a un trabajo para su envío al COAS. Solamente aparecen los documentos
que hayan pasado al estado de firmados.
En la barra de herramientas se activan cuatro iconos:
Visualizar documentos PDF generados
Enviar documentos al COAS
Si no está generado el documento “Comunicación de Encargo”, el programa nos advertirá de ello y nos remitirá al formulario correspondiente para su generación y firma.
Grabar a CD/DVD
Con esta opción, si se tiene instalado el programa de copia NERO versión 6.6 o superior, se podrá grabar directamente en un CD/DVD el documento encriptado y firmado
para, por ejemplo, llevarlo al COAS para su visado en momentos de saturación de la
red o de no disponer de una conexión a Internet de banda ancha.
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Copiar a una carpeta determinada
Este icono permite hacer una copia del documento firmado en una carpeta distinta a
las que por defecto usa la aplicación.
Una vez finalizada la transferencia de datos obtendremos un mensaje de comprobación como el de la pantalla de superior.
Por seguridad los documentos en formato PDF firmados son encriptados antes de enviarse por la
red.
El proceso de transmisión tiene una duración que depende fundamentalmente de la velocidad de la
línea que tenemos contratada, no existiendo por parte del Colegio impedimento a cualquier conexión
(modem RTB, RDSI, ADSL)
Una vez se ha enviado el documento al COAS el SISTEMA VISADO DIGITAL instalado en el COAS,
hará las comprobaciones necesarias para validar la firma y emite un acuse de recibo de que dicho
documento ha sido recibido.
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4.4. Recibir documentos del COAS
Seleccionada esta función, se abre una ventana en la que aparece una visión de nuestro
buzón de la aplicación VD. En ella se muestran avisos de varios tipos como pueden ser notificaciones de recepción de documentos por parte del COAS, notas de visado, notas de caja
y, naturalmente, documentos visados.
Los documentos visados no pasan a nuestro buzón hasta que no hayan sido abonados los
coste de visado (a través de la página web o en caja)
Descargar contenido del buzón
Pulsando el icono el sistema descarga el contenido del buzón y lo coloca en nuestro
ordenador.
Descarga documentos desde CD/DVD
Con esta opción se permite incorporar a nuestra aplicación, ficheros de documentos
visados desde CD/DVD.
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VISADO DIGITAL es 100% compatible con la aplicación de gestión del COAS de tal manera que el
seguimiento de la tramitación del documento puede hacerse a través de la Web.
El Colegio mantendrá el actual sistema de avisos para los dos procedimientos (digital y papel).
Al descargar nuestro buzón podemos encontrarnos como en el visado tradicional, con NOTAS de
VISADO. Si dichas notas implican correcciones al documento, habremos de introducirlas con la opción MODIFICAR y volver a generar un PDF que contiene el refundido del documento original mas
las correcciones. Así tenemos la garantía de que el documento PDF está siempre actualizado.
El documento actualizado se vuelve firmar y a enviar al COAS
Si una nota de visado se resuelve mediante aclaración presencial, telefónica, vía e-mail o cualquier
procedimiento que no implique modificación del documento, este será visado sin tener que enviar
nada.
Los documentos VISADOS descargados, se incorporan a nuestra aplicación en estado VISADO y
pueden ser visualizados e impresos, para lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones
que se han hecho anteriormente respecto a este asunto.
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4.5. Sello de visado. Ubicación
El sello de visado que se implanta con el sistema de visado digital, difiere con respecto al
utilizado en el visado de documentos en papel. El nuevo sello presenta como novedad la
inclusión del número de páginas del documento, además de mantener el número del expediente y la fecha de visado.
El diseño del sello de visado digital es el siguiente, utilizándose el color azul para la mayoría
de los documentos y el verde sólo para los de planeamiento:
Debido a la automatización del proceso de sellado es muy importante tener en cuenta a la
hora de confeccionar los documentos la ubicación del sello de visado, ya que el sistema no
reconoce la correcta posición de cada hoja, colocando el sello siempre en un lugar concreto.
El sello de visado se colocará en la esquina superior derecha de un formato A4. En el caso
de que el formato del papel sea mayor, por ejemplo en los planos, se considerará las dimensiones de un A4 desde el vértice inferior derecho de la hoja. Se recomienda tener en cuenta
esta apreciación a la hora de diseñar las cartelas para evitar, en lo posible, que se solape
con el sello de visado.
A continuación se expresa gráficamente la ubicación del sello de visado:
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5. MENU UTILIDADES
5.1. Generar separatas
Esta potente herramienta incluida en el programa de VD permite confeccionar separatas, es
decir, extraer partes de un documento que ya ha sido convertido en un solo fichero PDF.
Supongamos que ya tenemos nuestro documento preparado y guardado en formato PDF.
Existen diversas razones por las que con frecuencia se nos solicitan separatas del mismo
que recojan información sobre un determinado aspecto del proyecto (cumplimiento de normativa específica, sobre una instalación concreta, etc.).
La función GENERAR SEPARATAS está disponible tanto para el documento preparado
como para el documento ya visado, es decir, se pueden extraer separatas antes y después
de visar el documento.
Al pulsar la opción GENERAR SEPARATAS se abre un potente gestor de PDF que solicita
elegir el documento del que deseamos extraer la separata. Como internamente nuestros
ficheros se identifican con un número es conveniente mirar antes el número en la pantalla de
preparar documentos.
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Una vez seleccionado se abre la herramienta de gestión de documentos PDF que permite,
marcando en el índice, extraer las páginas que deseamos para incorporarlas a la separata.
Para ello haremos clic en el botón
de la barra de herramientas y marcamos, en la columna de la izquierda, las casillas de los documentos que queremos incorporar a la separata.
La aplicación también permite indicar manualmente las páginas que queremos que compongan la separata introduciendo sus números o rango de números (1, 2, 4, 35-80, etc.).
Una vez seleccionadas las páginas que componen la separata, pulsando el botón extraer
páginas,
el sistema nos solicita nombre y carpeta de destino de la separata y se genera automáticamente un fichero PDF con las páginas solicitadas.
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Recordamos la conveniencia de preparar los documentos lo mejor posible a efectos de manipulaciones posteriores.
Por ejemplo, sería imposible extraer en una separata el capítulo de mediciones correspondiente a
una estructura si previamente no aparece desglosado en el índice del documento, es decir, si no se
ha introducido como tal en la columna de guía para la confección de documentos.
La misma observación cabe hacer al Pliego y a los Anexos. Sería imposible extraer de forma automática un capítulo de Pliego o un anexo si previamente no se ha desglosado.
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5.2. Abrir documentos PDF
Esta utilidad nos facilita abrir el fichero PDF de un documento, para visualizarlo y/o imprimirlo, dando a elegir entre los siguientes tipos de documentos:
-
Originales (antes de ser visados)
-
Visados
-
Notas de visado
-
Acuses de recibo
-
Otros documentos
Abre una pantalla que a través de dos ventanas permite la selección del Trabajo y el Documento que pretendemos visualizar.
Pulsando en la barra de herramientas el botón VER PDF podemos ver e imprimir el documento seleccionado.
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5.3. Copia de seguridad (.zip)
Esta opción es simplemente para realizar copias de seguridad de nuestra aplicación (incluyendo bases de datos y ficheros generados en un fichero comprimido (*.zip)
Al pulsar esta opción se permite seleccionar el directorio y nombre del fichero de la copia de
seguridad que vamos a crear.
5.4. Copia de seguridad en CD/DVD
Esta opción es similar a la anterior, pero permite grabar directamente en un CD/DVD la copia de seguridad del sistema, para lo cual es preciso tener instalado el programa Nero versión 6.6 o superior. La pantalla de trabajo es como sigue:
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5.5. Eliminar trabajo
La aplicación VD permite gestionar nuestros trabajos, eliminando aquellos que por cualquier
motivo hayan quedado obsoletos.
Al elegir la opción ELIMINAR TRABAJOS, aparece una pantalla en la que seleccionamos y
eliminamos el expediente obsoleto.
y el programa nos solicitará confirmación para eliMarcado el trabajo, hacemos clic en
minarlo. Contestando SI, el trabajo queda eliminado y no se podrá recuperar salvo que
tengamos una copia de seguridad del mismo.
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5.6. Eliminar documentos
Esta opción es similar a la anterior, pero en relación con los diferentes documentos de un
trabajo que hayan podido quedar obsoletos.
Es de resaltar que pueden borrase todos los documentos de un trabajo a excepción del documento de encargo, que es necesario mantener por contener información precisa para la
gestión interna. Si deseamos eliminar un documento de encargo, habremos de eliminar el
expediente completo.
La pantalla de trabajo es como sigue:
y el proSeleccionado el documento deseado del trabajo en cuestión, haremos clic en
grama nos pedirá confirmación para proceder a eliminar el documento marcado, el cual no
se podrá recuperar salvo que tengamos una copia de seguridad del mismo.
Si previamente queremos asegurarnos del contenido del mismo visualizándolo, podemos
hacerlo pulsando el icono
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6. MENU BASES DE DATOS
6.1. Colegiados
La base de datos de arquitectos colegiados habrá de alimentarse para poder generar los
certificados relativos a firma electrónica y rellenar cómodamente el formulario del documento
de comunicación de encargo.
Guardar los datos introducidos
Limpiar los datos de la pantalla
Borrar ficha del colegiado
Genera/importa certificado electrónico
Permite importar un certificado desde un fichero (.ccer), para, por ejemplo instalar el certificado de otro colegiado que haya de firmar algún documento.
Así mismo sirve para generar el certificado por primera vez, para lo cual el programa solicitará la clave de activación de firma que aparece en la solicitud-contrato del certificado electrónico solicitado al COAS.
Visualizar un certificado
Con esta opción se permite visualizar el contenido de un certificado instalado
Cambiar clave de firma electrónica
Cambio de la clave de firma electrónica, solicitará que se introduzca la clave actual y después
la nueva clave.
Exportar certificado
Podremos crear una copia del certificado, ya sea de seguridad o para importarla posteriormente a la instalación de otro compañero para poder firmar un documento.
Salir del menú
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7. ANEXOS
7.1. Esquema de trabajo del sistema de visado digital
A continuación se acompaña un esquema del sistema de trabajo con la aplicación de visado
digital, en el que se han indicado los aspectos más importantes a tener en cuenta en la tramitación de un documento para su visado digital.
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7.2. Generación de ficheros PDF desde Autocad
A continuación se incorporan los procedimientos y configuraciones necesarias para generar
ficheros PDF desde Autocad (versión 14, 2002 y 2005) para lo cual es necesario tener el
programa Adobe Acrobat.
Esta información ha sido elaborada por el Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid.
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