Procedimientos Generales Revisión, evalua- ción y planifica

Procedimientos Generales Revisión, evalua- ción y planifica

Procedimientos Generales
TÍTULO:
REFERENCIA: RGN11
EDICIÓN:
Revisión, evaluación y planificación del Sistema
Integrado de Gestión.
CANCELA A:
EDICIÓN:
1/24.03.04
PÁGINA:
1
DE:
4
AFECTA A: Toda la empresa
EDICIÓN Y CONTROL:
APROBACIÓN Y FECHA:
RAD
Gerente General
GERENCIA RESPONSABLE:
RAD
OBJETO
Definir el método que regule el análisis de los resultados y del funcionamiento del Sistema Integrado de
Gestión de Red Eléctrica del Sur, así como la programación anual de acciones de mejora derivada de
dichos análisis.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La evaluación de todas las unidades organizativas, procesos y procedimientos sujetos al Sistema Integrado de Gestión, así como la programación y seguimiento de todos los proyectos incluidos en los programas anuales de proyectos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud ocupacional.
RESPONSABILIDADES
GERENTE GENERAL
•
Aprobar los Programas Anuales de Proyectos del SIG las posibles modificaciones a los mismos propuestas como consecuencia del seguimiento semestral.
•
Realizar la revisión del SIG determinando las acciones de mejora a tomar y los posibles cambios en
las Políticas.
COMITE DE GERENCIA
•
Validar la propuesta del Programa Anual de Proyectos del SIG, presentarla a la Gerencia General
para su aprobación y distribuirla, una vez aprobada, a las Unidades Implicadas.
•
Aprobar el informe para la revisión del SIG y presentarlo a la Gerencia General para su revisión.
UNIDADES ORGANIZATIVAS IMPLICADAS
Obtener la información del funcionamiento de los procesos incluidos en el Sistema Integrado de
Gestión de los que son responsables y enviarla al RAD para su inclusión en los informes para la revisión del Sistema Integrado de Gestión.
•
•
Proponer proyectos para los Programas Anuales de Proyectos del SIG.
•
Realizar el seguimiento semestral de los proyectos de los Programas Anuales de su competencia y
proponer, si procede, las modificaciones a los proyectos que considere pertinentes.
•
Realizar la evaluación final de cumplimiento de los proyectos de los Programas Anuales y proponer
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las acciones a tomar que se consideren necesarias cuando no se hayan cumplido totalmente los
hitos del proyecto.
•
Presentar los resultados del seguimiento semestral del Programa Anual de Proyectos al Comité de
Gerencia para su conocimiento y revisión de las modificaciones que se propongan.
RAD
•
Elaborar el informe para la revisión del Sistema Integrado de Gestión y presentarlo al Comité de Gerencia para la realización de la revisión.
•
Elaborar conjuntamente con las Unidades Organizativas implicadas el Programa Anual de Proyectos
del SIG.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1.
REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
a. ANALIZAR LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA
Las Unidades Organizativas responsables de los procesos en el Sistema Integrado de Gestión
obtendrán la información de los resultados y del funcionamiento de los mismos, y los enviarán a
los RAD para la elaboración del informe para la revisión del Sistema Integrado de Gestión.
b. ELABORAR EL INFORME PARA LA REVISIÓN DEL SISTEMA
El informe constará de la siguiente información referida a sus ámbitos de actuación correspondientes:
• Desviaciones de auditorías
• Satisfacción de los clientes
• Reclamaciones de los clientes
• Análisis de resultados de los indicadores de procesos
• Evaluación de riesgos laborales
• Análisis de informes de accidentes, incidentes y vigilancia de la salud
• Cumplimiento de los objetivos anuales
• Anomalías
• Acciones correctoras y preventivas
• Seguimiento de acciones acordadas como consecuencia de revisiones anteriores
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DE:
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• Cumplimiento del Programa anual de Proyectos del SIG
• Cambios que afectan al SIG
• Información actualizada de los aspectos medioambientales, requisitos, mediciones y desviaciones.
• Cambios o nuevos requerimientos legales o normativos.
• Propuestas de mejora para el ejercicio siguiente
• Validez de la Política de Calidad / Medio ambiente / Seguridad y Salud Laboral
El informe será presentados por el RAD a los miembros del Comité de Gerencia para su validación y posterior entrega al Gerente General para su aprobación.
c. REALIZAR LA REVISIÓN DEL SISTEMA
Será realizada por los miembros del Comité de Gerencia y aprobada por el Gerente General. En
la revisión se incluirá, si procede, la actualización de la Política de Calidad / Medio Ambiente / Seguridad y Salud Laboral. El resultado de la revisión se recogerá en un acta de revisión que incluirá
las acciones de mejora aprobadas, relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema o la mejora de los productos.
Las acciones acordadas por el Comité de Gerencia y Gerencia General en la revisión del SIG tendrá el siguiente tratamiento:
• Se incluirán en los Programas anuales de Proyectos del SIG para el año siguiente, donde se
procederá a su definición detallada incluyendo los recursos necesarios para su realización. Las
fichas de proyecto correspondientes (modelo RQ005), se incluirán como anexo del acta de revisión.
• Cuando la acción acordada tenga un carácter puntual y no sea operativo su definición como
proyecto se abrirá una acción correctora o preventiva para su control y seguimiento.
d. ARCHIVO
El RAD conservará como registro del SIG el Informe para la Revisión del Sistema Integrado de
Gestión y el Acta de Revisión del Sistema Integrado de Gestión.
2.
PROGRAMAS ANUALES DE PROYECTOS DEL SIG
a. ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL
Los Responsables de cada Unidad Organizativa incluirán como proyectos del programa anual las
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de Gestión.
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acciones acordadas en las respectivas Revisiones del Sistema según lo establecido en el procedimiento RGN03. Se podrán incluir otros proyectos de mejora, fruto del análisis de funcionamiento
del SIG realizado a lo largo del año anterior, a propuesta de otras Unidades Organizativas o directamente por el RAD.
Los proyectos se describirán en el Modelo RQ005 (Anexo 2) y deberán ser aprobados según corresponda por los Responsables de las Unidades Organizativas. El conjunto de los proyectos del
SIG acordados con las Unidades Organizativas responsables constituirán el Programa Anual de
Proyectos del SIG.
b. APROBAR EL PROGRAMA ANUAL
Una vez acordada la definición detallada de los proyectos con las Unidades Organizativas responsables de los mismos, el Comité de Gerencia presentará los Programas Anuales de Proyectos
del SIG para su aprobación por el Gerente General.
c. DISTRIBUCIÓN
Después de su aprobación, los Programas Anuales serán distribuidos por los Responsables de
cada una de las Unidades Organizativas a todas las unidades implicadas.
d. SEGUIMIENTO
Cumplido el primer semestre del año las Unidades Organizativas responsables de cada proyecto
realizarán el seguimiento de su cumplimiento determinando, si es necesario, las modificaciones
pertinentes al proyecto. El resultado del seguimiento se cumplimentará en el modelo RQ005 y será enviado para su control al Responsable de cada Unidad Organizativa.
El Responsable de cada Unidad Organizativa, enviará el resultado del seguimiento de los Programas Anuales al Comité de Gerencia para su conocimiento y aprobación de las posibles modificaciones que se propongan.
e. EVALUACIÓN FINAL
Al finalizar el año cada Unidad Organizativa responsable realizará una evaluación final del cumplimiento de sus proyectos, pudiendo proponer acciones adicionales en el caso de que no se
hayan cumplido plenamente los hitos del proyecto. El resultado de la evaluación final será enviado
al Comité de Gerencia.
Los resultados finales de los Programas Anuales serán incorporados a los respectivos Informes
para la Revisión del Sistema de ese mismo año.
ANEXO 1:
Flujograma.
REFERENCIA: RGN11
EDICIÓN:
CANCELA A:
EDICIÓN:
1/24.03.04
PÁGINA:
1
DE:
INICIO
U.O
ANALIZAR LA
INFORMACIÓN
DEL SISTEMA
RAD
ELABORAR
INFORME
REVISION DEL
SISTEMA
C.G.
REVISA EL INFORME
REALIZA LA REVISIÓN
DEL SISTEMA
G.G.
APRUEBA
REVISIÓN DEL
SISTEMA
RAD
ARCHIVO DE ACTA
E INFORME
REVISIÓN DEL
SISTEMA
U.O.
ELABORAR
PROGRAMA
ANUAL
G.G.
APROBAR
PROGRAMA
ANUAL
Pag 2
RQ005
Proyectos del
SIG
2
ANEXO 1:
Flujograma.
REFERENCIA: RGN11
EDICIÓN:
CANCELA A:
EDICIÓN:
1/24.03.04
PÁGINA:
2
DE:
2
Pag 1
U.O.
DISTRIBUCIÓN
DEL PROGRAMA
ANUAL
U.O.
REALIZAR EL
SEGUIMIENTO
RQ005
Proyectos del
SIG
C.G.
REVISIÓN DEL
PROGRAMA
U.O
EVALUACION
FINAL
RAD
INCORPORACIÓN
A INFORME
REVISIÓN AÑO
SIGUIENTE
FIN
RAD: representante de la Alta Dirección
U.O.: Unidad Organizativa
C.G.: Comité de Gerencia
G.G.: Gerencia General
ANEXO 2:
RQ005, Planificación del Sistema
Integrado de Gestión
REFERENCIA: RGN11
EDICIÓN:
2/17.10.05
RGN11
EDICIÓN:
1/24.03.04
CANCELA A:
PÁGINA:
1
DE:
1
PERIODO: 20XX
1. DATOS IDENTIFICATIVOS
Nº proyecto:
Descripción:
Periodo de ejecución:
Unidad organizativa responsable
Periodo de Ejecución
2. DESPLIEGUE DEL PROYECTO
PERIODO
Hitos del proyecto
Hitos del Proyecto
U.O.
Peso
I
II
III
IV
•
•
•
•
•
•
3. MÉTRICAS DE CONTROL
Indicadores
Valor Objetivo
Periodo I
Valor Objetivo Periodo
II
Valor Objetivo Periodo
III
Valor Objetivo Periodo IV
Observaciones
Presupuesto Estimado: 0 dólares
4. APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO
Unidad Organizativa
Responsable
Fecha
Firma Supervisor
(1er. Trimestre)
Fecha
Responsable Aprobación
Fecha
Avance
Firma Supervisor
(2do. Trimestre)
Fecha
Avance
Firma Supervisor
(3er. Trimestre)
Fecha
Avance
Responsable de la
Evaluación
Fecha
Avance