TEORÍA Y GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES EJE 2 2º Año

TEORÍA Y GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES EJE 2 2º Año

TEORÍA Y GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
EJE 2
2º Año
UNIDAD II: La Organización y su Gestión.
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La Administración. Concepto, Objeto, Principios de la Administración.
Procesos Administrativos: Planeamiento, Gestión y Control.
Factor Humano: Conducción y Liderazgo.
Estructura Organizacional. Niveles Jerárquicos. División Vertical. División Horizontal.
Estructura Organizacional y Estrategia.
Resolución de Problemas y toma de decisiones.
1. La Administración. Concepto, Objeto, Principios de la Administración.
La Administración. Concepto y Objeto de Estudio
La Administración puede considerarse una ciencia social cuyo objetivo de estudio son las organizaciones
y su gestión. Recordemos que toda organización es un sistema compuesto por personas, que se trata de
un sistema social en donde los individuos interactúan en pos de un fin en común. Este beneficio puede
ser económico o social dependiendo de los fines que persiga la organización.
Como podemos ver este punto es prácticamente un repaso y una profundización de algunos temas
vistos durante el Eje 1 de la materia, es decir, durante el primer semestre.
Más precisamente podríamos definir a la Administración como la Ciencia Social que se ocupa del
proceso administrativo y sus etapas: la planificación, organización, dirección y control de las
organizaciones.
Esta definición es más específica que el concepto expuesto en la Evolución de las Ideas sobre
Administración del primer Eje. Como recordarán la evolución de las ideas sobre administración nos
muestra diferentes escuelas que surgieron como consecuencia de la evolución histórica del hombre. Hoy
en día la Administración Moderna de la organización está centrada en la estrategia y enfocada en las
necesidades de cliente.
Si nos concentramos en cada etapa del proceso administrativo:
Planificar: es un proceso que tiene varias etapas pero comienza estableciendo cuál es la
VISIÓN de la organización, cuál es su MISIÓN, cuáles serán sus objetivos, cuáles serán sus
estrategias y políticas organizacionales y cómo se llevarán a cabo. En general se habla de
planificación a corto, mediano y largo plazo. La planificación de largo plazo abarca entre 5 y 10
años, la de mediano plazo entre 1 año y 5 años y el corto plazo es la planificación anual que por
lo general gira alrededor de lo que se conoce como presupuesto anual.
Organizar: implica conocer cuál es la estructura organizacional y poder responder QUIÉN va a
llevar a cabo la tarea organizativa, por lo tanto es preciso contar con un organigrama que defina
responsabilidades y obligaciones. También se requiere poder responder la pregunta CÓMO se
van a llevar a cabo las tareas y CUÁNDO se van a llevar a cabo las actividades cotidianas. Por
lo general para establecer el cómo y el cuándo suelen utilizarse herramientas de diseño como el
Proceso de Negocio y Cursogramas que establecen, dentro de una secuencia temporal, cómo se
van a realizar las tareas.
Dirigir: tiene que ver con la capacidad de influir, persuadir y convencer que se lleva a cabo
mediante el ejercicio de LIDERAZGO sobre otros individuos con el fin de alcanzar los objetivos
fijados. Se basa en la toma de decisiones tanto utilizando modelos lógicos como también
intuitivos. Recordemos que a nivel gerencial las decisiones suelen ser de tipo no estructurado y
por ende, quien las lleva a cabo necesariamente debería contar con una buena dosis de
adaptabilidad ante los cambios, creatividad e intuición para ver la oportunidad.
Controlar: consiste en la medición de los resultados, es decir de lo realizado o ejecutado de
modo de poder compararlo con los objetivos y metas fijados. De esta manera se detectan
desvíos de lo planificado y se pueden tomar las medidas necesarias para corregir el rumbo. El
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control necesariamente debe llevarse a cabo en todos los niveles de la pirámide organizacional,
abarca a toda la organización.
Cabe aclarar que las etapas de organizar y dirigir se muestran separadas para una mayor claridad pero
forman parte de la etapa del proceso administrativo que se conoce como GESTIONAR ya que la
organización (QUIÉN, CÓMO Y CUÁNDO) es llevada a cabo o dirigida por una o más personas,
dependiendo de la etapa jerárquica en la que nos encontremos en el Organigrama, que ejercen el
LIDERAZGO.
Para finalizar este punto, el objeto de estudio de la Administración son las organizaciones.
Recomendamos repasar lo desarrollado durante el primer semestre.
Principios de la Administración
Para este tema nos remitimos al último punto del Eje 1
2. Procesos Administrativos: Planeamiento, Gestión y Control.
El Proceso de Planeamiento
La planificación nos permite coordinar los esfuerzos y los recursos escasos de cualquier
organización para lograr de esta forma un desempeño eficiente. Por lo tanto involucra tanto las acciones
de la gerencia tendientes a establecer los objetivos así como a determinar con qué recursos éstos se
alcanzarán.
El resultado de la función administrativa de planificación es un PLAN que comprende tres elementos:
objetivos, cursos de acción y recursos.
Los objetivos son enunciados cuantitativos y cualitativos de lo que se propone lograr una organización.
Recordemos que una condición para que se trate de un objetivo es que debe poder ser cuantificado y
eso sirve justamente para poder evaluar el desempeño de la organización. Es decir el desempeño entre
lo planificado y lo realmente realizado.
Los cursos de acción son las estrategias y tácticas planificadas para poder lograr los objetivos.
Las estrategias, como seguramente han podido ya comprender de la realización de las actividades
realizadas durante el punto anterior, consisten en los diferentes diseños o maneras en que la
organización encarará sus actividades con el fin de poder lograr los objetivos. Lógicamente cualquier
estrategia deberá ser coherente con la misión, la visión y los objetivos de la organización. Por lo general,
en el caso de las empresas, las estrategias suelen girar en torno a dos ejes: el mercado o el producto. El
mercado presta atención a la entidad más importante con la cual interactúa cualquier organización, es
decir, los clientes.
Los recursos, tanto materiales como humanos, restringen los cursos de acción justamente porque los
recursos son aquellas cosas o personas con las que contamos para llevar a cabo las estrategias y como
la principal característica de los recursos es su escasez, la consecuencia es que las alternativas o cursos
de acción se verán reducidas o restringidas a la realidad. Justamente es por esta característica de la
escasez de los recursos, que es tan importante la planificación.
La planificación debe existir en todos los niveles de la empresa y por ello es que se habla de
Planeamiento Estratégico, Táctico y Operativo ya que se hace referencia a la división en tres niveles
de la pirámide organizacional.
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Estos tres tipos de planeamiento se diferencian en el alcance o magnitud de la decisión sobre lo que se
decide y sobre el tiempo que involucra. Por ejemplo la planificación estratégica suele ser de largo plazo,
en cambio la planificación operativa suele ser de corto plazo.
El Proceso de Gestión
La gestión es la acción conducente a transformar los propósitos en realidades. De aquí que la función de
gestión y dirección es fundamental porque implica comprender la organización en su totalidad y tener la
capacidad de lograr convertir los objetivos en realidad. De allí que hoy en día sea tan importante temas
como la Comunicación y el Liderazgo en lo que a las áreas gerenciales se refiere. Estos aspectos son
tan importantes porque tienen relación directa con la administración de uno de los recursos más
importantes, el recurso humano. Es por esto que este tema se desarrollará extensamente en el siguiente
punto.
El Proceso de Control
Este proceso se encarga de comparar el rendimiento real, resultado de la gestión, en relación con el
rendimiento esperado o pronosticado durante el planeamiento. Es decir, el rendimiento esperado es el
planificado y manifestado a través del PLAN, ya se trate del Estratégico, Táctico u Operativo. El control
tiene por fin verificar si se han cumplido o no los diferentes objetivos planificados.
Es por esto, porque la planificación abarca todos los niveles, que el control también debe abarcarlos.
Otra interpretación no tendría sentido, sino ¿para qué planificar si luego no será evaluado el rendimiento
real con el previsto?
Una cuestión importante es que los planes deben servir para no sólo para prever y organizar las
actividades y recursos sino que no tienen que perder de vista que la organización es un todo, un sistema
y por lo tanto debe existir una coherencia interna entre los distintos niveles de la organización.
Como ejemplo de un tipo de plan de corto plazo tenemos los Presupuestos.
Un presupuesto es un plan expresado en términos financieros sobre las operaciones y recursos de la
organización que se utilizarán para el logro de los objetivos establecidos por el nivel de alta gerencia.
Una característica es que no sólo considera las operaciones sino los recursos y debe estar expresado en
términos monetarios. Además es un ejemplo típico de planificación de corto plazo. A su vez si involucra
más de una función (más de un departamento) debe llevarse a cabo en forma coordinada e integrada
entre los diferentes departamentos o funciones involucrados.
En cambio los pronósticos son un tipo de plan que tiene como objetivo el largo plazo y son tenidos muy
en cuenta cuando se trata de la Planificación Estratégica. Lógicamente se basan en la situación actual e
histórica de la organización a la cual aplican técnicas de programación juntamente con la Investigación
de Mercados, Tendencias, encuestas, etc.
3. Factor Humano: Conducción y Liderazgo.
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Tema a desarrollar con posterioridad al punto 4 y 1
4. Estructura Organizacional. Niveles Jerárquicos. División Vertical. División Horizontal.
Estructura Organizacional
La estructura organizacional hace referencia a la forma en que las actividades de una organización se
dividen, organizan y coordinan.
En definitiva, la Estructura Organizacional es la forma que adopta la organización estableciendo pautas
de coordinación de la totalidad de los recursos para mejorar la relación y regulación de las actividades
que se realizan diariamente ( configuración estructural) y la define como la forma en que se divide el
trabajo.
La Estructura Organizacional puede clasificarse en: HORIZONTAL y VERTICAL.
La Estructura VERTICAL tiene que ver con cómo está organizada la toma de decisiones, la ejecución y
puesta en práctica de las mismas.
La estructura HORIZONTAL refleja los criterios utilizados para crear los diferentes departamentos, áreas
o sectores dentro de un nivel jerárquico y entre éstos.
Cada organización diseñará su propia estructura en función de su realidad, sus necesidades y
posibilidades.
Niveles Jerárquicos. Pirámide Organizacional. División Vertical.
La Pirámide
Organizacional es una
representación gráfica
que nos permite tener
una visión vertical de
la organización y su
vinculación con la
toma de decisiones.
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En la imagen podemos apreciar
tres divisiones, sin embargo en la
bibliografía son comunes también
considerar 4 divisiones como se
puede apreciar en la siguiente
imagen.
La pirámide tiene en cuenta la
división del trabajo y con ella se
pueden distinguir los niveles
jerárquicos y de autoridad. El nivel
superior, el Nivel Político, es aquél
en el que podemos encontrar a los
dueños de la organización y al
Gerente General, Presidente o
Director de la Institución. Es el
responsable de definir el negocio,
de las estrategias y las políticas
empresariales.
Políticas: son los lineamientos que guían y orientan la gestión de la empresa. Las estrategias
son las formas o maneras de llegar a realizar dichas políticas.
El nivel intermedio está formado o representado por las Gerencias Medias, por ejemplo el
Gerente Administrativo estaría representado en este lugar de la pirámide.
Este nivel suele dividirse para algunos autores en dos: Táctico y de Control Ejecutivo,
respectivamente. De modo tal de diferenciar quien dirige las tácticas para poder llevar a cabo
las estrategias y políticas decididas en el nivel superior de quien ejecuta dichas tácticas y
controla al nivel operativo. Sería el caso, por ejemplo, del Jefe de Personal.
El nivel inferior está representando aquellos departamentos donde se llevan tareas más bien de
tipo operativas y rutinarias de la organización.
Es de destacar que la diferencia entre los tipos de decisiones tiene que ver con esta concepción
de la división del trabajo y por lo tanto en el nivel superior el tipo de decisiones a tomar son no
estructuradas, es decir, cada decisión es particular y no rutinaria. A medida que vamos bajando
por la pirámide las decisiones son del tipo semiestructuradas hasta llegar al nivel más bajo
donde las decisiones son estructuradas, es decir previsibles y rutinarias.
Estructura Organizacional. División Horizontal
La estructura horizontal suele estar organizada mediante lo que se conoce como áreas departamentales
o departamentalización. También tiene su origen en la división del trabajo.
Los departamentos pueden organizarse en base a diferentes criterios:
1. FUNCIONAL: se considera la función o actividad del sector o área, siendo las más usuales:
comercialización (ventas), producción, finanzas, administración, personal, etc.
2. POR PRODUCTO: se organiza el trabajo en función de los productos y/o servicios que ofrece la
empresa. Este criterio se utiliza generalmente cuando el proceso de producción de los diferentes
productos son muy diferentes entre sí. Ejemplo: las fábricas de electrodomésticos pueden
organizar el área de producción con un sector de heladeras, otro de cocinas, etc.
3. POR CLIENTE: se asocian las actividades vinculándolas por la demanda específica que cada
tipo de cliente efectúa, priorizando gustos, nivel de calidad, y atención requerida para cada
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público. Ejemplo: una empresa productora de vestimenta puede tener los locales de ventas
diferenciados, prenda para mujeres, prenda para hombres y prendas para niños.
4. POR ZONA GEOGRÁFICA: se reúnen las actividades de acuerdo con la localización en la que
se realizan , siempre y cuando la cualidad regional sea la distinción que hace viable la zona
geográfica. Ejemplo: las diferentes sucursales de un Banco y también, aunque no se trata de una
empresa, la Universidad Tecnológica Nacional ofrece distintas carreras teniendo en cuenta la
ubicación de las distintas Facultades Regionales.
Organigrama y Sociograma
El Organigrama es una representación gráfica de la estructura, tanto horizontal como vertical, de una
organización en un momento determinado.
Seguidamente en forma gráfica se define lo que es un organigrama y se lo vincula a los Principios de
Administración.
A modo de resumen puede decirse que se representa con rectángulos cada una de las áreas, sectores o
departamentos diseñados y con líneas la relación de dependencia entre cada uno de ello. El área de
mayor jerarquía se ubica arriba y se van graficando hacia abajo las áreas subordinadas.
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El Sociograma es una representación
gráfica de la estructura informal de
una organización.
Seguidamente mostramos un
esquema entre organigrama y
sociograma en forma comparativa.
Si observamos el Organigrama
podemos inferir que la Pirámide
Organizacional está implícita en éste.
En cierto modo, el Organigrama, lo
que hace es explicitar cómo están
organizadas las actividades dentro de
cada nivel decisorio.
Gráfica obtenida en: Cátedra Sistemas y Organizaciones – UTN Fac. Reg. Mendoza
En la imagen puede
apreciarse que se han
superpuesto las
imágenes del
Organigrama y de la
Pirámide
organizacional para
que quede clara la
relación entre ambas
gráficas.
Fuente imagen: Tecnologías de Control Fainstein y Otros, Editorial AIKE
Pirámide Organizacional, Sistema de Información y Decisiones
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Como podemos apreciar, tanto las
decisiones como la información
están presentes a lo largo (y a lo
ancho)
de
la
pirámide
organizacional. Sin embargo, tanto
las decisiones del nivel superior
requieren información diferente
respecto de la que necesitan los
otros niveles.
En el más alto nivel de la
pirámide, a nivel político (o
estratégico en algunos trabajos)
las decisiones a tomar no son
estructuradas y requieren un tipo
de información especial.
Esta clase de información está relacionada con los Sistemas de Información para la Toma de
Decisiones a Nivel Gerencial o Sistemas de Información de Nivel Superior. Puede decirse que a
este nivel la información es la materia prima de la actividad estratégica y la información es también
la forma que adopta el resultado de dicha actividad. Esta información es resumida, en forma de
gráficas, tabular y de agrupamientos.
En el nivel intermedio, cuyas funciones son ejecutivas y de control, las decisiones a tomar son
semi estructuradas y la información necesaria es la correspondiente a los Sistemas de Soporte a
las Decisiones. En estos sistemas la información necesaria es capta de los Sistemas de
Transacciones generando la información pertinente con mayor detalle que la del nivel superior.
Finalmente en el nivel operativo las decisiones en su mayor parte son estructuradas y la
información es provista por Sistemas Transaccionales. Estos sistemas son los que permiten
registrar las operaciones diarias de las organizaciones. Captan datos, los procesan y emiten
información que sirve de base para el nivel superior. Esta información es detalla y casi exenta de
gráficos e información a nivel total o agrupamiento.
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