owl intranet knowledgebase - Facultad de Ciencias Económicas

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OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE
Autores:
CAROLINA ACOSTA CIFUENTES
DIEGO ARMANDO BARRAGÁN MURILLO
Director Unidad de Informática:
Tutor Investigación:
Coordinadores:
Henry Martínez Sarmiento
Carlos José Acuña Daza
Olga Lucia Bravo Ballén
Coordinador Servicios de E-Learning:
Daniel Alejandro Ardila
Analista de Sistemas de Información:
Álvaro Enrique Palacios
Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Adelaida Amaya Pinzón
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
BOGOTÁ D.C.
JUNIO DE 2005
OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE
Director Unidad de Informática:
Tutor Investigación:
Henry Martínez Sarmiento
Auxiliares de Investigación:
Andrés Ricardo Romero
Daniel Enrique Quintero
Diana Janneth Organista
Diego Fernando Rubio
Guillermo Alberto Ariza
Islena del Pilar González
Jeffer Cañón Hernández
Jenny Teresa Jaramillo
Jhonny Anderson Carmona
Juan Felipe Rincón
Leidi Diana Rincón
Leidy Viviana Aviles
Leydy Johana Poveda
Liliana Paola Rincón
María Alejandra Enríquez
María Teresa Mayorga
Martha Rubiela Guevara
Meiby Viviana Uyabán
Sandra Mónica Bautista
Natalia Ibeth Cifuentes
Nubia Yolima Curarían
Renzo Alejandro Clavijo
Ricardo Alejo Oliver
Sandra Milena Cárdenas
Sergio Rodríguez Orozco
Sonia Janeth Ramírez
Winkler Cruz Sandoval
Yaneth Adriana Cañón
Este trabajo es resultado del esfuerzo
perteneciente a la Unidad de Informática.
de
todo
el
equipo
Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por
cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa
autorización de la Universidad Nacional de Colombia.
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
BOGOTÁ D.C.
JUNIO DE 2005
Owl Intranet Knowledgebase
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3
1.
RESUMEN ................................................................................................ 7
2.
ABSTRACT ............................................................................................... 7
3.
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 8
4.
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 9
5.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN........................................................... 10
6.
OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS ........................................ 11
6.1
MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL.............................................. 11
6.2
SERVIDOR WEB APACHE ...................................................................... 12
6.3
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP ...................................................... 14
7.
PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE ......................... 17
8.
INTERNET INFORMATION SERVER ............................................................ 21
8.1
INSTALACIÓN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER ................. 26
8.2
CONFIGURACIÓN DE INTERNET INFORMATION SERVER ........................... 28
8.3
AGREGAR UNA PÁGINA WEB EN INTERNET
9.
INFORMATION SERVER ....... 30
FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE .............................. 36
9.1
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CARPETAS ........................................ 39
9.2
PERMISOS MANEJADOS EN LAS CARPETAS Y
ARCHIVOS ...................... 40
9.2.1
Política por defecto para los archivos nuevos .................................... 41
9.2.2
Política por defecto para las carpetas nuevas ................................... 42
9.3
BARRA DE MENÚ SUPERIOR ................................................................. 43
9.4
CREAR NUEVOS USUARIOS .................................................................. 49
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
3
9.5
EDITAR USUARIOS CREADOS ............................................................... 50
9.6
AGREGAR GRUPOS .............................................................................. 51
9.7
EDITAR GRUPOS ................................................................................. 52
9.8
OPCIONES DE VISUALIZACIÓN ............................................................. 53
10.
10.1
POLITICAS PARA LA UIFCE ...................................................................... 55
POLÍTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE OWL EN LA UIFCE ..... 56
11.
METODOLOGÍA ....................................................................................... 58
12.
CONCLUSIONES ..................................................................................... 59
13.
WEBGRAFÍA ........................................................................................... 60
4
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Ventana principal del Servidor Web Apache ....................................... 13
Ilustración 2 Funcionamiento de un servidor Web ................................................. 14
Ilustración 3 Ventana principal de PHP Versión 4.3.10 ........................................... 16
Ilustración 4 Ventana de MYSQL ......................................................................... 18
Ilustración 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase .............................. 20
Ilustración 6 Panel de control de Windows ........................................................... 22
Ilustración 7 Ventana de Agregar o quitar programas ............................................ 23
Ilustración 8 Ventana Asistente para componentes de Windows .............................. 24
Ilustración 9 Ventana de Instalación de Internet Information Server ....................... 25
Ilustración 10 Ventana principal de Internet Information Server ............................. 26
Ilustración 11 Página Web de PHP....................................................................... 27
Ilustración 12 Ventana de PHP bajo IIS ............................................................... 28
Ilustración 13 Ventana Administración de equipos ................................................ 29
Ilustración 14 Ventana Propiedades para un sitio Web ........................................... 30
Ilustración 15 Ventana Ubicación de la carpeta del servidor Web ............................ 31
Ilustración 16 Ventana Ubicación de Owl en el servidor Web IIS ............................. 32
Ilustración 17 Ventana Propiedades de owl_intranet ............................................. 33
Ilustración 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS .................... 34
Ilustración 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS ...................................... 35
Ilustración 20 Ventana principal de Owl Intranet .................................................. 36
Ilustración 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet ..................................... 37
Ilustración 22 Ventana Agregar carpetas en Owl ................................................... 43
Ilustración 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl .................................... 45
5
Ilustración 24 Ventana Agregar una nota en Owl .................................................. 46
Ilustración 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta ......................................... 47
Ilustración 26 Ventana de visualización de carpetas y archivos ............................... 48
Ilustración 27 Ventana de visualización expandida de archivos y carpetas................ 49
Ilustración 28 Ventana Agregar usuarios ............................................................. 50
Ilustración 29 Ventana Editar usuarios ................................................................ 51
Ilustración 30 Ventana Agregar grupo ................................................................. 52
Ilustración 31 Ventana Editar o borrar grupo ........................................................ 53
Ilustración 32 Barra de opciones ......................................................................... 53
6
1. RESUMEN
Esta investigación tiene como fin conocer el sistema manejador de
documentos Owl Intranet Knowledgebase, un software libre que
permite la administración de carpetas y archivos, usando como soporte
un servidor Web, un manejador de base de datos y el lenguaje de
programación PHP.
Gracias al desarrollo de esta investigación se logró identificar su
aplicación en la Unidad de Informática y comunicaciones de la Facultad
de Ciencias Económicas, que maneja una gran cantidad de documentos,
lo suficientemente amplia, requiriendo el uso de este software para la
administración de los mismos.
2.
ABSTRACT
This investigation must like aim know the documents system Owl
Intranet Knowledgebase, a free software that allows to the
administration of folders and archives, using like support a Web server,
a manejador of data base and the programming language PHP.
Thanks to the development of this investigation were managed to
identify their application in the Unidad de Informática y Comunicaciones
of the Faculty of Economic Sciences, that handles a great amount of
documents, the sufficiently ample thing, requiring the use of this
software for the administration of such.
7
3.
INTRODUCCIÓN
Owl es un repositorio de documentación multiusuario o sistema basado
en el conocimiento. En Owl, los usuarios son capaces de capturar
documentos y asignarles atributos cada vez que un documento es
agregado. Otros usuarios pueden localizar los documentos usando la
estructura jerarquizada de carpetas o utilizando el método de búsqueda
integrado.
Un documento puede ser cualquiera de tipo electrónico o un archivo al
que un usuario puede acceder desde su computadora. Normalmente,
estos documentos pueden estar en procesadores de texto, hojas de
cálculo o archivos PDF, pero Owl no se limita sólo a los tipos de archivo
más comunes de oficina, ya que permite capturar la mayoría de archivos
de gráficos, y mostrarlos desde el sistema, ya sean archivos de audio,
video o archivos de programas ejecutables.
Owl es un sistema basado en PHP4, para ser usado en la Web por una
corporación, una empresa pequeña, un grupo de personas, o a nivel
personal. Owl ofrece una serie completa de características que hacen
que éste sea el único y placentero de usar, entre ellas se pueden
destacar:
Ambiente multiusos
Permisos de carpetas y archivos.
Permisos de grupo.
Acceso anónimo y la capacidad de registrarse uno mismo.
Conexión persistente.
Fácil de usar
Interfaz simple y clara.
Notificaciones para el administrador y el grupo.
Supervisión de archivos y de carpetas.
Buscador (herramienta integrada de búsqueda).
Permite la búsqueda de escritos de txt, ms-word y archivos de PDF.
Realiza operaciones (mover, enviar, suprimir, etc.).
Lectura de información en mp3, exhibiciones mp3 (artista, álbum,
calidad, etc.).
8
4. JUSTIFICACIÓN
Al realizar la investigación de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE se
pretende conocer el sistema comenzando por la instalación del mismo,
teniendo en cuenta los requisitos mínimos que se necesitan para su
adecuado uso, aprovechando las diferentes herramientas y componentes
con los que cuenta para, al final, llegar a la optimización del manejo de
documentos y archivos en una organización.
Dicho conocimiento sobre la herramienta OWL se hace necesario para
poder realizar la migración de la información, que actualmente maneja
la UIFCE en distintos repositorios, con el objetivo final de realizar un
control más eficiente del almacenamiento de información, con lo cual se
optimizarán recursos y se conseguirá un beneficio para todos los
integrantes de la organización, ya que contarán con una gran cantidad
de información centralizada, que permitirá ahorrar tiempo y hacer una
administración más adecuada de los recursos.
Para llegar a la meta hasta ahora planteada, se hace absolutamente
indispensable determinar el modelo de administración de la información
en la Unidad de Informática, lo cual compromete: definir qué tipo de
información se produce y de esta información cuál es susceptible de
almacenarse con el manejo de esta herramienta, identificar los
potenciales usuarios del sistema y definir las políticas para cada uno,
formular una estructura lógica y coherente de directorios o carpetas y,
en ultima instancia realizar una capacitación para los usuarios de esta
herramienta.
9
5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
General
Definir el modelo de administración de la información en la UIFCE y al
mismo tiempo conocer las generalidades, el funcionamiento y la
aplicación de la herramienta OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE, con
el fin de implementarla dentro de esta organización para optimizar las
funciones de almacenamiento y manejo de la información.
Específicos
Determinar qué información se produce y es susceptible de ser
almacenada y administrada utilizando la herramienta OWL.
Establecer quienes (individuos y/o grupos) deben tener acceso a
determinado tipo de información.
La organización lógica que se debe dar a la información (Estructura
de “directorios”) de acuerdo con los criterios anteriores.
Enviar a los involucrados las instrucciones precisas de cómo
almacenar la información en sus repositorios actuales como
preparación para la migración al sistema.
Crear un manual de referencia o una guía rápida de OWL INTRANET
KNOWLEDGEBASE, haciendo énfasis en la aplicación que puede tener
en una organización.
Manejar los elementos y componentes del sistema OWL INTRANET
KNOWLEDGEBASE.
Capacitar a nuestros compañeros monitores y directivos de la Unidad
de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas en el manejo
de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE al final del semestre, con el fin
de su posterior utilización.
10
6. OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS
Owl Intranet Knowledgebase es un programa especial para el manejo
de documentos compartidos en Internet, en el que se tiene la
posibilidad de abrir, modificar, actualizar y descargar los archivos que
se encuentran en tal sistema, además de establecer permisos y
restricciones a los diferentes usuarios que vayan a utilizar Owl.
Es necesario contar con un navegador de Internet para acceder a la
página Web de ingreso del programa; al usarlo, cada persona se deberá
identificar con su propio nombre de usuario y contraseña, dependiendo
de la configuración del sistema. Una vez que se haya ingresado con
éxito, se mostrará la página principal de Owl, donde la mayoría de las
operaciones del sistema Owl son realizadas.
Para instalar Owl Intranet Knowledgebase, se debe contar con unos
conocimientos mínimos de programación, además es necesario tener
un servidor Web, que almacene las páginas Web, un manejador de
base de datos, para tener la información respectiva en el momento en
que el usuario la requiera consultar, y el lenguaje de programación
PHP, para que sean más dinámicas las páginas Web y proporcionen una
mejor interfaz gráfica, además este sistema contiene archivos de este
tipo para su funcionamiento. Por lo tanto, al contar con todos estos
programas, se pueden crear páginas dinámicas y obtener información
de la base de datos para presentarla vía Web, este es el caso de Owl
Intranet Knowledgebase.
A continuación, se explica cada uno de los programas mencionados
anteriormente, describiendo su funcionamiento e instalación, dando una
perspectiva general de los mismos, para proseguir con la instalación del
sistema Owl.
6.1
MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL
Uno de los puntos fuertes de las páginas en PHP es la posibilidad de
aprovechar bases de datos mediante funciones de una simplicidad y
potencia muy agradecidas. Estas bases de datos pueden servir al sitio
Web para almacenar contenidos de una forma sistemática que permita
clasificarlos, buscarlos y editarlos rápida y fácilmente.
11
Una base de datos es un conjunto de tablas en las que se almacenan
distintos registros (artículos de una tienda virtual, proveedores o
clientes de una empresa, películas en cartelera en un cine, etc.). Estos
registros son catalogados en función de distintos parámetros que los
caracterizan y que presentan una utilidad a la hora de clasificarlos. Así,
por ejemplo, los artículos de una tienda virtual podrían catalogarse a
partir de distintos campos como un número de referencia, nombre del
artículo, descripción, precio, proveedor, etc.
Una de los manejadores de bases de datos más difundido es sin duda
alguna MySQL, y sirve en el caso de usar el servidor Web Apache, una
versión para Windows está disponible y puede ser descargada gratis.
MySQL es un servidor de bases de datos relacionales muy rápido y
multiusuario, usado sobre todo en Internet en conjunción con PHP. Es
software libre (licencia GPL) y es distribuido por la compañía sueca
MySQL AB.
6.2
SERVIDOR WEB APACHE
Apache es un servidor de páginas Web, un programa que permite
acceder a páginas Web alojadas en un computador. Apache es, sin
duda, la mejor solución en cuanto a servir páginas Web. Es un servidor
muy robusto y seguro, y además usado en la mayoría de los servidores
Web. Instalando Apache con soporte PHP y una base de datos se
conseguirá satisfacer todas las necesidades en cuanto a servir páginas
Web.
El servidor Web Apache se puede descargar en la página de la Fundación
Apache,
en
http://www.apache.org.
En
la
dirección
URL
http://httpd.apache.org/ se encuentra una sección en particular para el
servidor HTTP (Protocolo de transmisión utilizado en la Web), en la que
se tiene que buscar el enlace para la descarga.
Una vez descargado, se debe instalar ejecutando el archivo obtenido, a
continuación aparecerá un asistente que guiará el proceso de instalación
del servidor. Durante el proceso se debe especificar el nombre del
dominio y del servidor, el cual puede ser "localhost", también solicita
una dirección de correo, en este caso, cualquiera que se desee. Además
pregunta si se desea que el servidor responda en el puerto 80 para
12
todos los usuarios o si sólo se active para el usuario actual en el puerto
8080, cuando se inicie manualmente, lo normal es que se active para
todos los usuarios.
Con estos datos queda configurado el Apache inicialmente. En cualquier
momento se puede editar al gusto o las necesidades de cada persona.
Para ello se debe editar el fichero httpd.conf, que se encuentra en el
directorio de instalación de Apache, que se ha indicado durante el
proceso de instalación.
Una vez instalado, el Servidor Apache se pone en funcionamiento. Para
comprobar que el servidor está activo y funciona correctamente se
puede abrir un explorador y probar a acceder a la URL http://localhost,
que es el propio servidor. Si se han seguido los pasos de instalación
correctamente, en la página Web aparecerá el mensaje de bienvenida
del servidor.
Ilustración 1 Ventana principal del Servidor Web Apache
13
6.3
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP
PHP es un lenguaje de programación de estilo clásico, es decir, trabaja
con variables, sentencias condicionales, bucles, funciones, etc., además
no es un lenguaje de marcas como podría ser HTML, XML o WML, está
más cercano a JavaScript o a C.
Pero a diferencia de Java o JavaScript que se ejecutan en el navegador,
PHP se ejecuta en el servidor, por eso permite acceder a los recursos
que tenga el servidor, por ejemplo, una base de datos. El programa PHP
es ejecutado en el servidor y el resultado enviado al navegador, que
normalmente es una página HTML, pero igualmente podría ser una
pagina WML.
Al ser PHP un lenguaje que se ejecuta en el servidor no es necesario que
el navegador lo soporte, es totalmente independiente, pero sin
embargo, para que las páginas PHP funcionen, el servidor, donde están
alojadas, debe soportar PHP.
Ilustración 2 Funcionamiento de un servidor Web
Existen dos formas de configurar PHP para trabajar con el servidor Web
Apache, instalarlo como un módulo o como CGI, éste significa Common
Gateway Interface y consiste en definir una manera en la que un
servidor Web interactúe con programas externos generadores de
contenido, los cuales son a menudo denominados programas CGI o CGI
scripts. Este es el modo más común y simple de crear contenido
dinámico en el sitio Web. Para instalar PHP como un CGI hay que seguir
los siguientes pasos:
14
1. Se
debe
descargar
PHP,
versión
4.3.1,
en
la
página
http://www.php.net. Existen dos versiones, una que tiene un
instalador, y otra que es un fichero ZIP. Hay que descargarse esta
última.
2. Una vez descargado, hay que descomprimirlo a una carpeta que se
puede nombrar PHP, y su ubicación será en el disco local C:, es decir,
en la raíz, de modo que no necesariamente tiene que estar en la del
Servidor Web Apache.
3. En la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado PHP4ts.dll, que
se debe mover a la carpeta: C:\WINDOWS\system.
4. A continuación, en la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado
php.ini-recomended. Hay que copiar este fichero en la carpeta
C:\Windows, y renombrarlo a php.ini. En este fichero se encuentra
toda la configuración de PHP, y las modificaciones en la configuración
de PHP (mostrar Errores, variables globales etc.) se encuentra dentro
del mismo.
5. Una vez realizado estos cambios, queda indicarle al Servidor Apache,
donde se encuentra instalado PHP, para ello hay que editar el fichero
httpd.conf que se encuentra en la carpeta conf, específicamente en la
de
instalación
de
Apache
(por
defecto
C:\Archivos
de
programa\apache group\apache2\conf). Se abre el fichero, y se sitúa
al final del mismo, para escribir las siguientes líneas:
ScriptAlias /php/ "c:/php/"
AddType application/x-httpd-php .php
Action application/x-httpd-php "/php/php.exe"
En ellas se indica donde se encuentra el ejecutable de php, y lo
asocia a los ficheros .php que se encuentren dentro de Apache. A
continuación reiniciar el servidor Apache.
6. Por último, para probar la nueva instalación, es recomendable crear
un fichero php en el bloc de notas con el siguiente contenido:
<? phpinfo();?>
15
Luego se guarda dentro de la carpeta raíz de documentos de Apache
(C:\Archivos de programa\Apache Group\Apache2\htdocs), con un
nombre terminado en .php, por ejemplo info.php
Para ejecutarlo, a través de un navegador, se escribe la dirección
http://localhost/info.php y aparecerá una pantalla como la que se
muestra a continuación.
Ilustración 3 Ventana principal de PHP Versión 4.3.10
16
7. PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE
Al tener instalado estos tres programas se procede a instalar Owl
Intranet Knowledgebase, para ello se debe descargar de la siguiente
página http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444 la versión
0.73, está comprimido como un archivo tar.gz, se descomprime, y esta
carpeta llamada Intranet se mueve a la carpeta del Servidor Web, en
este caso, Apache. A continuación se explican los pasos a seguir para la
instalación de Owl Intranet Knowledgebase después de haberlo
descargado:
1.
En el manejador de base de datos MySQL se debe crear una base de
datos, en el menú Herramientas, y se le asigna el nombre de
Intranet.
2.
Abrir el archivo mysql-tables.sql, donde se encuentran las tablas
necesarias para el funcionamiento de Owl Intranet Knowledgebase,
y que quedarán en la base de datos Intranet.
3.
Establecer los permisos para los usuarios que accedan a la base de
datos Intranet. En el Menú Herramientas, se escoge la opción de
User-Manager, en Add User se especifica el nombre del usuario y la
contraseña, y en From host se le indica que sea localhost. El usuario
debe contar con los siguientes privilegios: crear, insertar,
seleccionar, eliminar, actualizar sobre la base de datos. Es
importante que la base de datos en la que se creó la cuenta de
usuario esté conectada con MySQL-Front.
17
Ilustración 4 Ventana de MYSQL
4.
Editar owl.php con el editor que se desee, el archivo se encuentra
sobre
el
directorio
de
configuración
(C:\Archivos
de
programa\ApacheGroup\Apache2\htdocs\intranet\config);
se
necesita cambiar las siguientes líneas para obtener el Owl con el
que se va a trabajar:
 Cambiar la línea „$default->owl_fs_root‟, en la que se indica
donde se encuentra la carpeta Intranet descomprimida
(C:\Archivos
de
programa\Apache
Group\Apache2\htdocs\intranet).
 Cambiar la ubicación del directorio de documentos, generalmente
es la misma que se indicó anteriormente.
 Especificar la línea '$default->owl_use_fs‟, dependiendo de las
necesidades, es un decisión importante que no puede ser
olvidada, si se fija verdadero, los archivos cargados en el sistema
18
Owl se almacenan en el directorio de documentos en el disco duro,
y si es falso, los archivos se almacenan en la base de datos, es
decir, trabajan solamente con el mySQL.
 Seleccionar el idioma que usará Owl en „$default->owl_lang‟. Por
defecto, Owl cuenta con las siguientes opciones: brasileño,
búlgaro, chino, checo, danés, holandés, inglés, francés, húngaro,
italiano, noruego, portugués, ruso, y español.
En caso de usar un idioma distinto al inglés, se debe descargar el
archivo comprimido, dependiendo del idioma que se desee de la
siguiente página:
http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444
Al descargarlo completamente, se debe descomprimir y ubicar la
carpeta donde se encuentra el Servidor Web.
 Cerciorarse que la siguiente línea esté escrita así: „$default>owl_fs_root/phplib/db_mysql.inc‟
 Cambiar el „$default->owl_db_user‟, para escribir el nombre del
usuario que se creó en la base de datos Intranet.
 Cambiar la línea de „$default->owl_db_pass‟, para escribir la
contraseña que se especificó para la base de datos Intranet.
 Cambiar el „$default->owl_db_host‟, para escribir el hostname
que se especificó en la cuenta de usuario, y desde donde se está
conectando el servidor de MySQL.
 Cambiar el „$default->owl_db_name‟, para escribir el nombre de
la base de datos, por lo general es Intranet.
 Establecer „$default->admin_login_to_browse_page‟, si se indica
falso, la interfaz del administrador es presentada después de la
conexión ya como administrador dentro del sistema Owl Intranet
Knowledgebase.
5.
Al haber editado el archivo owl.php, se abre el navegador de
Internet (Internet Explorer, Modzilla, Nestcape Navigator), para
19
acceder a la siguiente página Web http://localhost/intranet/, si se
hace desde el equipo local o si es desde otro equipo, la dirección IP
del equipo donde se encuentra el servidor. Para empezar a utilizar
Owl, es necesario escribir el nombre de usuario y la contraseña
respectiva, que por defecto es "admin" con la contraseña "admin".
Ilustración 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase
20
8.
INTERNET INFORMATION SERVER
Teniendo en cuenta que en la Unidad de Informática y Comunicaciones
se maneja el servidor Web Internet Information Server IIS, se vio la
necesidad de realizar la instalación de este servidor y observar su
funcionamiento con Owl, todo esto tiene la intención de utilizar la
herramienta en uno de los servidores actuales de la UIFCE en los cuales
se maneja dicho servidor. A continuación, se presenta la forma en la
que se debe instalar el IIS para que Owl funcione bajo este servidor.
Para instalar Owl Intranet Knowleggebase es necesario contar con un
Servidor Web, anteriormente se mencionó Apache, disponible para
descargarlo en Internet, pero también existe una herramienta
proporcionada por Windows, Internet Information Server, en la cual se
pueden almacenar páginas Web directamente en la máquina local y así
disponer de las mismas desde otros equipos.
Internet Information Server 5.1 es un servidor Web integrado al sistema
operativo de Windows, y permite trabajar sobre plataformas
desarrolladas en .NET, para las páginas Web, que estén bajo este
entorno. Además, tiene la funcionalidad de ser un servidor FTP, servidor
de grupos de noticias o servidor de envío de correo electrónico. Otra de
las ventajas importantes con IIS, es que puede trabajar con programas
externos mediante CGI o ISAPI y en especial con la tecnología Microsoft
Active Server Pages (ASP).
A continuación, se explican los pasos que se deben seguir para instalar
Internet Information Server.
1. Desplegar el Menú Inicio, escoger Panel de Control y seleccionar la
opción de Agregar o quitar programas, en la cual se encuentran los
componentes de Windows.
21
Ilustración 6 Panel de control de Windows
2. En la siguiente ventana que aparece se debe escoger Agregar o
quitar componentes de Windows, que se encuentra en la parte
izquierda de la misma.
22
Ilustración 7 Ventana de Agregar o quitar programas
3. En la ventana Asistente para componentes de Windows se busca el
componente de Windows que se quiere agregar, en este caso,
Servicios de Internet Information Server (IIS), se selecciona y se da
clic en Siguiente.
23
Ilustración 8 Ventana Asistente para componentes de Windows
En algunas ocasiones, es necesario contar con el CD de Windows XP
Professional Service Pack 2, en caso de tener este sistema operativo
en el equipo, para poder instalar este componente en el equipo, o de
lo contrario será imposible agregarlo al mismo.
24
Ilustración 9 Ventana de Instalación de Internet Information Server
4. Al tenerlo instalado, Internet Information Server crea una página
predeterminada, que solamente se puede visualizar desde el equipo
local, si se accede a la misma desde otros equipos, la página
mostrará que está en construcción. Esta es la ventana principal del
servidor Web al comprobar su instalación, en caso de mostrar error
en la misma, se debe verificar si la instalación se realizó
correctamente.
25
Ilustración 10 Ventana principal de Internet Information Server
5. Con Internet Information Server instalado se puede navegar a ciertas
páginas, que por defecto trae este componente para acceder a la
administración del mismo.
8.1
INSTALACIÓN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION
SERVER
Si se decide usar Internet Information Server, es necesario contar con
un lenguaje de programación en el cual esté soportado, el más común
es PHP, pero teniendo en cuenta que debe ser una versión especial para
este servidor Web, que funciona bajo Windows.
Por lo tanto, se debe descargar la versión 4.3.11 de la siguiente página
Web: http://www.php.net/downloads.php, en la cual se encontrará dos
26
versiones de PHP, para este caso, será PHP 4.3.11 installer, la
compatible con Internet Information Server.
Ilustración 11 Página Web de PHP
Después de haberlo instalado, se comprobará si está funcionando
correctamente, para ello, en la raíz de C: se encuentra una carpeta
llamada Inetpub, dentro de ella otra carpeta, wwwroot, en donde está
un archivo llamado info.php, el cual proporciona toda la información
relacionada al servidor Web y al lenguaje de programación.
Para visualizar toda esta información, se debe escribir la siguiente
dirección URL: http://ui-odin/info.php, para verificar si el servidor Web
que está usando PHP es Internet Information Server; a continuación se
muestra la ventana que debe aparecer al acceder a la página
anteriormente mencionada.
27
Ilustración 12 Ventana de PHP bajo IIS
8.2
CONFIGURACIÓN DE INTERNET INFORMATION SERVER
Para almacenar una página Web es necesario tener instalado Internet
Information Server, así que para administrar esta herramienta se debe
ir a Menú Inicio, seleccionar MI PC, darle clic contrario y escoger la
opción Administrar, la ventana que se abre permitirá el control de las
páginas Web, permitiendo realizar modificaciones, otorgando permisos,
especificando rutas de acceso, etc.
A continuación, se muestra la consola de administración de Internet
Information Server, a la cual se debe acceder para la configuración del
mismo en cuanto a la información Web que se quiera publicar.
28
Ilustración 13 Ventana Administración de equipos
Si previamente en el equipo se instaló el servidor Web Apache, éste
usará el puerto 8080, de modo que para Internet Information Server se
debe especificar otro puerto como 8181 u 8282, este paso es necesario
cambiarlo en la opción de Sitio Web predeterminado, dándole clic
contrario, escogiendo Propiedades y en la pestaña de Sitio Web se
establece la dirección del IP del equipo y el puerto TCP.
Además, se puede especificar el directorio donde se guardarán los
archivos de la página Web, indicando la ruta de acceso local, en el caso
de escoger la opción un directorio de este equipo, porque también se
puede acceder a un recurso compartido de otro equipo o tener la
posibilidad de tener una redirección hacia una dirección URL.
29
Ilustración 14 Ventana Propiedades para un sitio Web
8.3
AGREGAR
UNA
PÁGINA
INFORMATION SERVER
WEB
EN
INTERNET
Al publicar una página Web, se deben almacenar los archivos de la
misma en el disco duro del servidor, es decir, en la carpeta Inetpub, en
la cual debe estar almacenada la carpeta de Owl, que previamente se ha
descargado, de modo que se especificará el nombre de la misma, para
que al acceder al programa desde el navegador, sea con éste
especificado anteriormente.
30
Ilustración 15 Ventana Ubicación de la carpeta del servidor Web
Al haber copiado la carpeta de owl en la carpeta del servidor, en este
caso se nombró owl_intranet, por defecto, quedará almacenada en el
servidor Web Internet Information Server, el cual puede visualizarse en
la consola de administración de equipos, específicamente en Sitio Web
predeterminado, que se encuentra en la parte izquierda de la misma.
31
Ilustración 16 Ventana Ubicación de Owl en el servidor Web IIS
Es necesario establecer los permisos que tendrá la página Web, para ello
se debe dar clic contrario sobre la carpeta de owl_intranet, escoger
Propiedades y en la pestaña de Directorio, seleccionar las diferentes
opciones en cuanto a esto se refiere, de acuerdo al acceso que se quiera
que tengan los usuarios a la misma.
32
Ilustración 17 Ventana Propiedades de owl_intranet
En Owl Intranet Knowledgebase es indispensable especificar cuál es el
documento predeterminado, es decir, el necesario para que se pueda
acceder a la página Web principal, por defecto, Internet Information
Server está configurado con los siguientes tipos de archivo:




Default.asp
Default.htm
Index.htm
Iistart.asp
Pero como Owl trabaja sobre el lenguaje de programación PHP, entonces
se debe agregar un nuevo tipo de archivo, para este caso es index.php,
para que al entrar a la siguiente página Web http://uiodin.fce.unal.edu.co:8282/owl_intranet no se presente ningún tipo de
problema al acceder a la misma.
33
De modo que en la pestaña de Documentos, entrando previamente a las
propiedades de la carpeta owl_intranet, se agrega el documento que se
necesita para el programa de Owl, en este caso, index.php, se especifica
este nombre en el cuadro de diálogo Agregar documento
predeterminado y se da clic en Aceptar.
Ilustración 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS
Luego de haber adicionado
entrar a la página principal
Web Internet Information
archivos y las carpetas que
el documento predeterminado, se procede a
de Owl, la cual está soportada en el servidor
Server, así quedará lista para agregar los
se deseen almacenar en este sistema.
34
Ilustración 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS
35
9. FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE
Al trabajar en el sistema Owl Intranet Knowledgebase, se hace
indispensable el uso de Internet, contar con un usuario y contraseña
para logearse y así acceder al programa, dependiendo de lo establecido
por el administrador del mismo.
En el programa, se puede visualizar el usuario con el que se está
trabajando, al usar el programa por primera vez se debe entrar con la
sesión de administrador, el cual corresponde a admin como nombre de
usuario y la contraseña corresponde igual que el nombre del usuario.
Si el nombre de usuario y la contraseña son correctos, se accederá al
programa, de lo contrario saldrá la misma ventana principal de Owl en la
que se indica que hay un error al ingresar.
Ilustración 20 Ventana principal de Owl Intranet
36
En primera instancia, Owl proporciona una interfaz gráfica amigable, con
varios íconos, cada uno de ellos indica su función respectiva en el
sistema, además el nombre del usuario, en este caso, el administrador
del sistema.
Ilustración 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet
37
A continuación, se explica cada uno de los íconos que aparecen al entrar
al programa de Owl.
Iconos
Modificar preferencias HTML
Modificar preferencias del sitio
Visor de sucesos
Descripción
Permite cambiar la visualización de la
página en cuanto al color y estilo de
algunos objetos de la misma.
Cambia
preferencias
del
correo,
examinador de archivos, de settings de
registro, para usuarios autoregistrados, etc.
Muestra las sesiones iniciadas de los
usuarios establecidos en Owl, indicando la
acción y la fecha en la que entró en el
sistema.
Muestra lo que ha realizado cada usuario
en el sistema, por ejemplo, los archivos y
carpetas que ha agregado respectivamente.
Permite establecer una noticia de interés
para un usuario o grupo en particular.
,
Visor de estadísticas de Owl
Administración de noticias
Configuración del tipo de documento
Herramienta de copia de seguridad
Permite crear los tipos de archivo,
especificando el campo, el tamaño y el
idioma, respectivamente.
Realiza una copia de seguridad de los
archivos que estén en el programa de Owl.
Papelera de reciclaje
Muestra los archivos que
eliminados en Owl Intranet.
Crear un nuevo usuario
Permite crear nuevos usuarios para que
puedan acceder al sistema, especificando la
contraseña y los permisos que va a tener el
mismo.
Cambia
los
aspectos
que
fueron
establecidos al crear un nuevo usuario.
Modificar datos del usuario
han
sido
Revisar el contenido de archivos
Muestra las carpetas creadas o archivos en
Owl, con su descripción y el usuario que la
añadió.
Modificar un grupo
Permite cambiar el nombre del grupo o
eliminarlo del sistema de Owl.
Salir del sistema
Permite salir del sistema correctamente.
Tabla 1 Explicación de los iconos de Owl Intranet
38
9.1
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CARPETAS
En Owl Intranet Knowledgebase, se pueden crear carpetas, subcarpetas
y dentro de las mismas almacenar archivos, y establecer los permisos
que va a tener cada usuario en el manejo de los mismos. Esta clase de
estructura se conoce como jerárquica, la misma que se maneja en
cualquier computador para la organización de carpetas y archivos que se
encuentran en el disco duro del mismo.
De modo que con la sesión de Administrador, se establecen los criterios
que se pretenden que sean usados en el sistema. A continuación, se
explican las diferentes acciones que se pueden realizar con las carpetas
y archivos que se encuentran en Owl, con su respectivo icono.

Histórico del archivo: Muestra cuándo fue modificado el archivo,
por quien fue creado y la versión del mismo.

Borrar archivo: Elimina el archivo montado o carpeta creada en
Owl Intranet Knowledgebase.

Modificar las propiedades del archivo: Permite cambiar el nombre,
propietario, grupo, los permisos, agregar una descripción del mismo.

Mover el archivo: Permite cambiar la ubicación del archivo a una
nueva carpeta establecida en el programa.

Actualizar el archivo: Permite colocar el archivo seleccionado con
nuevas modificaciones que se le ha hecho al mismo.

Descargar el archivo: Permite descargar y guardar el archivo en el
computador.

Agregar un comentario a un archivo: Agrega comentario u
observaciones del archivo o la carpeta seleccionada.
39

Bloquear el archivo: Bloquea el archivo para los usuarios
registrados en Owl, sólo permite ver el histórico del mismo. Para
desbloquearlo se usa el mismo icono.

Mandar el archivo por correo: Envía el archivo por correo
electrónico.

Monitorear el archivo: Permite conocer los cambios realizados por
algún usuario, de modo que será notificado por correo.

Detener el monitorizado del archivo: Detiene el monitoreo del
archivo.


Ver el archivo: Abre el documento en la página del navegador.
Descargar el archivo: Descarga y guarda los archivos que se
encuentran en la carpeta seleccionada en el escritorio del computador
como un archivo comprimido.
9.2
PERMISOS
ARCHIVOS
MANEJADOS
EN
LAS
CARPETAS
Y
Para trabajar en Owl Intranet Knowledgebase, específicamente en el uso
de carpetas y archivos, es necesario contar con ciertos permisos
establecidos por el administrador, dependiendo de la sesión de usuario y
del control que se quieran dar a los mismos. Existen ocho opciones que
permiten el manejo de los archivos y carpetas en el sistema, según las
necesidades de cada uno de los usuarios y las restricciones que se
quieran aplicar.
 Leer: Con este permiso, se puede acceder al archivo o la carpeta.
 Escribir: Le permite al usuario actualizar o cambiar el archivo en el
sistema.
 Borrar: El usuario puede eliminar el archivo o carpeta del sistema.
 Descargar: El usuario tiene la posibilidad de descargar el archivo a su
computador.
40
Al explicar las cuatro opciones que se puede realizar en el sistema, a
continuación se explican los diferentes criterios que tiene Owl para el
manejo de los archivos y las carpetas.
9.2.1
Política por defecto para los archivos nuevos
 Cualquiera puede leer/descargar: No se tiene restricción al leer los
archivos, además de descargarlos.
 Cualquiera puede leer/escribir/descargar: Permite el acceso a los
archivos a cualquier usuario o grupo que esté registrado en el
sistema.
 Tú grupo puede leer/descargar: Sólo los miembros de un grupo
especificado tiene permisos para la lectura y descarga de los
archivos.
 Tu grupo puede leer/escribir/descargar: Esta opción le permite a los
miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos.
 Solamente tú puedes leer/escribir/descargar: Sólo el propietario de la
carpeta donde se encuentran los archivos tiene permisos para leer,
escribir y descargar.
 Tú grupo puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Le permite a
los miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos, pero
no borrarlos.
 Cualquiera puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Los usuarios o
miembros de un grupo tienen la posibilidad de leer, escribir y
descargar los archivos pero no la de borrarlos.
 El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar y cualquiera
puede leer: Sólo el grupo especificado tiene permisos para leer,
escribir y descargar los archivos, paro los demás usuarios les permite
el acceso a los mismos sólo para leerlos.
 El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar (NO BORRAR) y
cualquiera puede leer: Esta opción le permite a los miembros del
grupo especificado leer, escribir y descargar los archivos, con la
41
limitación de no poderlos borrar, y para los demás usuarios o grupos
tan sólo les permite leerlos.
9.2.2
Política por defecto para las carpetas nuevas
 Cualquiera puede leer esta carpeta: Todos los usuarios o grupos
creados en el sistema pueden leer el contenido de una carpeta.
 Cualquiera puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Cualquier
usuario o grupo tiene la posibilidad de agregar archivos y borrar la
carpeta.
 Tú grupo puede leer esta carpeta: Los miembros del grupo pueden
leer el contenido de la carpeta.
 Tú grupo puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opción
le permite a los miembros del grupo agregar archivos a una carpeta y
borrarla en caso de ser necesario.
 Solamente tú puedes agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta
opción sólo puede ser utilizada para los propietarios de la carpeta.
 Tú grupo puede agregar archivos a esta carpeta: Le permite a los
miembros del grupo sólo agregar archivos en una carpeta.
 Cualquiera puede agregar archivos a esta carpeta: Todos los usuarios
o miembros de algún grupo pueden agregar archivos en una carpeta.
 El grupo seleccionado puede agregar archivos y borrar esta carpeta y
cualquiera puede ver sus contenidos: Los miembros del grupo tienen
la opción de agregar archivos y borrar la carpeta donde están
almacenados, para los demás usuarios o grupos sólo pueden leer el
contenido de la carpeta.
 El grupo seleccionado puede agregar archivos a esta carpeta y
cualquiera puede ver sus contenidos, NO BORRAR: En una carpeta,
los miembros de un grupo pueden agregar archivos y otros usuarios
leer los contenidos de los mismos, la restricción para los dos casos es
que no tienen la posibilidad de borrarlos.
42
9.3
BARRA DE MENÚ SUPERIOR
En Owl Intranet Knowledgebase se encuentra una barra de herramientas
en la parte superior derecha, la cual contiene 5 botones, que permiten al
usuario agregar carpetas, URL, notas, documentos, así como contraer o
expandir la vista de la página actual. A continuación, se explica cada
uno de ellos.

Crear una nueva carpeta: Con este botón es posible crear
carpetas en la estructura jerárquica de Owl, indiferentemente del sitio
donde se encuentre ubicado el usuario, que en ese momento se le
está indicando donde va a quedar esa nueva carpeta. En la siguiente
ventana se pueden ver las opciones para la creación de una nueva
carpeta.
Ilustración 22 Ventana Agregar carpetas en Owl
43
Nombre: Se especifica el nombre que va a tener la nueva carpeta,
de ser posible, debe ser claro y entendible para que los demás
usuarios comprendan de qué se trata el contenido de la carpeta.
Propietario (Grupo): Se escoge el propietario o el grupo de quien
está creando la carpeta, si no se especifica alguna opción, por
defecto, el sistema elegirá automáticamente el usuario que en ese
momento está usando el sistema.
Políticas: Dependiendo de los permisos que se quieran otorgar a
la carpeta, se escoge la opción de acceso a la misma.
Descripción: Es posible describir el contenido de la carpeta, y se
visualizará debajo del nombre principal en la página principal de
Owl.

Crear un enlace Web: Owl Intranet permite agregar
direcciones Web para acceder a recursos tanto en la Intranet como
en Internet, al escoger esta opción aparecerá la siguiente ventana en
la cual se especifican la URL, el título, palabras clave, entre otras.
44
Ilustración 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl

Agregar una nueva nota: En Owl se pueden agregar
notas a la carpeta donde se encuentre ubicado el usuario
actualmente, de modo que al crear una nueva, genera un archivo de
texto que puede ser modificado ejecutando la acción propiedades del
archivo.
45
Ilustración 24 Ventana Agregar una nota en Owl

Agregar un nuevo fichero: Owl permite agregar
archivos de cualquier tipo, tales como procesadores de texto, hojas
de cálculo, presentadores de ideas, entre muchos otros, al hacer clic
en el botón Examinar de la página principal que aparece al iniciar
sesión en Owl, muestra las carpetas y archivos creados. Al estar
ubicado en una carpeta, esta opción permite agregar archivos a la
misma especificando que tipo de documento es, el título del mismo,
el propietario y los permisos de seguridad.
46
Ilustración 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta

Cambiar a vista reducida: Esta opción permite escoger
la cantidad de información que se visualizará en la página principal,
dependiendo del gusto de cada usuario, en este caso, será reducida,
permitiendo ver la totalidad de carpetas y archivos que contengan el
sistema.
47
Ilustración 26 Ventana de visualización de carpetas y archivos

Cambiar a vista expandida: Al haber escogido la
opción de Reducir vista, se activa el botón de Expandir Vista en Owl
Intranet, para que el contenido de archivos y carpetas se visualicen
de una forma más amplia, agregando otras opciones a los mismos.
48
Ilustración 27 Ventana de visualización expandida de archivos y carpetas
9.4
CREAR NUEVOS USUARIOS
En Owl se pueden tener varios usuarios para que inicien sesión cada vez
que quieran utilizar el programa, de modo que al crearlos se especifica
el nombre completo, el de usuario con su respectiva contraseña, si
pertenece a algún grupo previamente definido o el que por defecto trae
el programa (administradores, anónimos, administrador de archivos),
entre otros aspectos.
49
Ilustración 28 Ventana Agregar usuarios
9.5
EDITAR USUARIOS CREADOS
Si se desea modificar algún aspecto del usuario, está la opción de Editar
usuario en la página principal de Owl, al hacer clic, se abrirá una
ventana en la cual aparecerán los mismos ítems como si se fuera a crear
un nuevo usuario, además permite eliminar un usuario, es decir, no
podrá iniciar sesión para acceder al programa.
50
Ilustración 29 Ventana Editar usuarios
9.6
AGREGAR GRUPOS
Al crear nuevos usuarios para que accedan al programa, también se
pueden definir grupos para estructurar y organizar los mismos, de modo
que después de haberlos establecido se especifica a qué grupo va a
pertenecer el usuario de acuerdo a los permisos que se quieran que
tenga el mismo y las acciones que podrá realizar en el manejo de
carpetas y archivos.
Al oprimir el botón de Crear un nuevo grupo, aparecerá una casilla para
digitar el nombre que tendrá el grupo y luego se procede a agregarlo en
el sistema.
51
Ilustración 30 Ventana Agregar grupo
9.7
EDITAR GRUPOS
Después de haber creado un grupo en Owl, se puede cambiar el nombre
al grupo, para eso está la opción de Editar grupos, que modifica el grupo
que se haya seleccionado, también se puede visualizar los usuarios que
pertenecen al mismo o eliminarlo definitivamente.
52
Ilustración 31 Ventana Editar o borrar grupo
9.8
OPCIONES DE VISUALIZACIÓN
En la parte inferior de la página donde se encuentran las carpetas y
archivos que se han creado en Owl Intranet, hay una serie de opciones
que permiten conocer el estado de los archivos y lo que se ha realizado
con los mismos., así que a continuación se explica cada una de ellas.
Ilustración 32 Barra de opciones
53
 Marcar/desmarcar casillas de verificación: Permite seleccionar las
carpetas o archivos en caso de querer eliminarlos, moverlos a otra
carpeta o enviarlos por correo electrónico.
 Nuevos: Muestra la cantidad de archivos nuevos que han sido
colgados en el programa por diferentes usuarios y grupos.
 Actualizados: Permite ver la cantidad de archivos que han sido
actualizados por los usuarios y por los grupos.
54
10.
POLITICAS PARA LA UIFCE
Para que el repositorio de documentos sea usado adecuadamente por
los miembros de la Unidad de Informática y Comunicaciones, es
necesario determinar una serie de políticas que ofrezcan los
lineamientos necesarios con respecto a los privilegios o permisos de
utilización.
Inicialmente, se pensó que todos los miembros de la UIFCE debían tener
una carpeta en Owl para que pudiesen acceder a sus documentos de
una manera más práctica y eficiente; después de realizar un análisis de
las necesidades de los miembros, en los cuales se cuentan a los
monitores, coordinadores, al director y a los IT manager, se hizo
evidente que no todos debían tener una carpeta personal en algún
equipo.
Realmente la exclusión es para los IT manager, debido a que ellos
cuentan con un equipo personal en el cual manejan gran parte de los
documentos que soportan su actividad diaria, los cuales gozan de total
privacidad pues ningún monitor puede acceder a sus contenidos por la
red y esta prohibido por política que los monitores trabajen en los
equipos de los IT; este dictamen es entendible, ya que cada uno de los
IT maneja información confidencial y de manejo delicado a la cual, como
es natural, los monitores no deben acceder.
Los monitores no tendrán carpeta personal en el repositorio debido a
que la capacidad de almacenamiento o Storage del servidor no podría
soportar tal cantidad de información, por consiguiente, los monitores
continuarán manejando una carpeta personal en los equipos de
investigación, la cual tendrá una capacidad de un GIGABYTE (1Gb) para
que los monitores almacenen allí todos sus documentos personales, por
ejemplo, sus trabajos o documentos académicos.
Lo que se pretende con este apartado es ofrecer unas políticas básicas
que permitan el buen funcionamiento de la herramienta Owl, y que se
facilite su uso y administración por parte de los responsables. Las
políticas descritas a continuación obedecen a un estudio sobre las
necesidades de la UIFCE y el potencial de los recursos con que se
cuenta, realizado por los integrantes de la presente investigación. Sin
embargo, podrán ser modificadas, dependiendo de las necesidades
55
emergentes o las disposiciones de la coordinación o dirección de la
dependencia.
10.1 POLÍTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE OWL
EN LA UIFCE
1. Los IT manager tendrán una cuenta de usuario de sólo lectura para
revisar los documentos de investigación, en caso de ser tutor, o si
son un apoyo para algún grupo de trabajo, igualmente.
2. Los monitores, los coordinadores y el director de la Unidad tendrán
cuenta para poder acceder al sistema Owl.
3. Existirá solamente una carpeta principal para cada grupo de trabajo,
las cuales estarán ubicadas directamente en la raíz del repositorio.
4. Los líderes de grupo serán responsables por el contenido, la
información y estructura de su carpeta.
5. Existirá solamente una carpeta principal para cada grupo de
investigación, las cuales estarán ubicadas directamente en la raíz del
repositorio.
6. Los integrantes de los grupos de investigación se harán responsables
de del contenido, la información y la estructura de sus carpetas
correspondientes.
7. Las directivas deberán tener acceso de lectura a todas las carpetas y
documentos del repositorio, salvo en los casos que el director
disponga lo contrario.
8. Inicialmente, los monitores solo tendrán acceso a sus carpetas de
investigación y grupo respectivas. En la eventualidad que algún
monitor necesite acceder a los documentos de otro u otros grupos
deberá comunicarlo al líder de grupo o a alguno de los miembros de
la investigación según sea el caso.
56
9. Los administradores de las carpetas de investigación o de los grupos
de trabajo decidirán si les otorgan permisos a los IT manager
dependiendo si es el tutor de la investigación o un apoyo para las
labores de un grupo de trabajo.
57
11.
METODOLOGÍA
La investigación desarrollada en el semestre implicó tener conocimientos
sobre el funcionamiento de un servidor Web, un manejador de base de
datos y del lenguaje de programación PHP, por lo tanto, se empezó por
consultar manuales de estos programas y posteriormente, instalar Owl
Intranet Knowledgebase, el cual está soportado en los mismos.
En el transcurso del trabajo fue necesario conocer las dos clases de
servidores Web que existen para almacenar páginas Web, Apache
Server e Internet Information Server, en especial este último, ya que es
éste el que actualmente maneja la Unidad de Informática para todo lo
concerniente a servicios Web.
Se decidió documentar tanto los programas que debe usar
obligatoriamente
Owl
Intranet
Knowledgebase,
así
como
el
funcionamiento del mismo, de modo que este documento es un manual
completo de los puntos básicos e importantes que se deben tener en
cuenta para empezar a manejar este software.
Luego de haber usado Owl Intranet Knowledgebase, se determinó las
necesidades de información en la Unidad de informática en cuanto al
manejo de documentos y archivos, estableciendo las políticas para los
distintos grupos de usuarios, para tener así un mejor control y una
administración de los mismos. Para ello, se tuvo en cuenta las
sugerencias y opiniones de los coordinadores de esta dependencia, ya
que ellos son quienes deben fijar los lineamientos de este proceso de
manejo de archivos.
58
12.
CONCLUSIONES
Se realizó una investigación no sólo de Owl Intranet Knowledgebase,
si no que también fue necesario consultar manuales de otros
programas, los cuales son indispensables para el funcionamiento de
este software, además de contar con conocimientos suficientes sobre
el manejo de páginas Web.
Se logró desarrollar un completo manual de Owl Intranet
Knowledgebase, el cual es una herramienta muy útil para el manejo
de documentos en una organización, que facilita la organización y la
administración de los mismos.
La investigación que se llevó a cabo este semestre, permitió conocer
la aplicación de un software de manejador de documentos dentro de
la Unidad de Informática, con pronta y útil aplicación para la
información que maneja los grupos de trabajo de esta dependencia.
Se establecieron las políticas necesarias para el repositorio de
documentos en Owl Intranet Knowledgebase, que se deben tener en
cuenta para el manejo de archivos entre los miembros de la Unidad
de Informática.
59
13. WEBGRAFÍA
http://www.desarrolloweb.com/articulos/306.php?manual=34
http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror
http://quark.fe.up.pt/ApachES/manual-es/howto/cgi.html
http://www.programacion.net/articulos/apache.php
http://quark.fe.up.pt/ApachES/manual-es/howto/cgi.html
http://geneura.ugr.es/~gustavo/apache/
http://www.desarrolloweb.com/articulos/1094.php
http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror
http://jamesthornton.com/php/spanish/security.html
http://www.htmlpoint.com/php/guida/php_03.htm
http://terra.es/personal/tamarit1/instalacion_servidor/php/
http://www.webestilo.com/php/php00.phtml
http://www.linuxdata.com.ar/index.php?idmanual=apachss.htm&ma
nuale=1
http://www.desarrolloweb.com/articulos/1379.php?manual=41
http://sourceforge.net/projects/owl/
60

owl intranet knowledgebase - Facultad de Ciencias Económicas

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