Carta Circular 2015 01 - Oficina del Contralor Electoral

Carta Circular 2015 01 - Oficina del Contralor Electoral

OFICINA DEL CONTRALOR ELECTORA
tONTRALOR ElECTORAl
SECRE !ARIA
WWW.CONTRALOR[L[CTORAL.GOV.PR
1015 OCT J q PM 5: 08
Carta Circular OCE-CC-2015-01
Partidos políticos, candidatos, aspirantes, comités de todo tipo definidos en la Ley 222-2011,
según enmendada
ADOPCIÓN DE MANUAL SOBRE CONTROLES INTERNOS
Esta Carta Circular se promulga a los fines de establecer los controles internos mínimos que debe
tener cada comité definido en la Ley 222-2011, según enmendada, mejor conocida como "Ley
para la Fiscalización del Financiamiento de las Campañas Políticas en Puerto Rico" (en adelante
"Ley 222").
La Ley 222 delega en la Oficina del Contralor Electoral (en adelante "OCE") la encomienda de
fiscalizar todo lo relativo a los ingresos y gastos que se realizan con fines electorales, procurando
a su vez que el financiamiento de las campañas políticas en Puerto Rico transcurra de manera
transparente.
A los fines de lograr la transparencia en el financiamiento de las campañas
políticas, el Artículo 7.000 (a) de la Ley 222 dispone que "[c]ada partido político, aspirante,
candidato, funcionario electo o los agentes, representantes o a través de sus comité de campaña
o comités autorizados y los comités de acción política, deberán llevar una contabilidad completa
y detallada de todo donativo o contribución recibida en y fuera de Puerto Rico y de todo gasto
por éste incurrido[ ...]." El cumplimiento cabal con este requisito del Artículo 7.000 (a) se logra
mediante el establecimiento de un sistema de controles internos por los comités.
Muchas de las faltas detectadas por la OCE en auditorías, la investigación de querellas y en el
análisis de los informes, algunas de las cuales conllevaron la imposición de multas
23 5
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TEL.: 787-332-2050 1 FAX: 787-332-2065
2
administrativas, se pudieron haber evitado si se hubiera adoptado y aplicado un sistema de
medidas de control interno que evitaran o minimizaran la ocurrencia de la falta en cuestión.
Un sistema de control interno representa el conjunto de medidas o procesos implementados y
consistentemente seguidos por el partido, aspirante, candidato o comité, para manejar y mitigar
su exposición al riesgo de errores e incumplimiento con la ley, y aumentar la probabilidad de
lograr sus metas y objetivos. El sistema debe ser diseñado y aplicado de acuerdo al volumen,
tipo y características de las actividades realizadas por el partido, aspirante, candidato o comité.
Mantener un sistema adecuado de control interno promueve la confiabilidad de la información
declarada en los informes radicados ante la OCE, propicia la transparencia y confiabilidad en los
procesos contables, promueve el uso eficiente de las donaciones recibidas, salvaguarda la
propiedad adquirida, entre otros beneficios.
Por lo cual, en virtud de los poderes conferidos por la Ley 222, se promulga esta carta circular
para adoptar el Manual Sobre Controles Internos (en adelante "Manuai"L el cual se adjunta y
hace formar parte de esta Carta Circular. El Manual establece las medidas mínimas de controles
internos que debe establecer por escrito y seguir todo partido, aspirante, candidato y comité
bajo la jurisdicción de la OCE, de forma que puedan cumplir lo más cabalmente posible con su
obligación de llevar una contabilidad completa y detallada de todo ingreso y gasto, a tenor con
la Ley 222.
Las medidas de controles internos, cuya adopción es requerida mediante esta Carta Circular,
constituyen requisitos mínimos y no limita el que un comité adopte medidas de controles
internos adicionales, según la complejidad de sus operaciones. Los auditores de la OCE estarán
disponibles para aclarar dudas y ofrecer recomendaciones para el más cabal cumplimiento con
las disposiciones de esta Carta Circular.
La OCE estará corroborando el cumplimiento con lo dispuesto en esta Carta Circular por parte de
los Comités luego de sesenta (60} días de su promulgación y notificación. Todo aquel Comité que
3
se registre luego de la emisión de esta carta, tendrá sesenta (60) días para cumplir con sus
requerimientos.
El incumplimiento con esta carta circular constituirá una infracción al Artículo 7.000 de la Ley 222
y el comité se expone a que se le impongan multas administrativas, a tenor con lo dispuesto en
el Reglamento Núm. 14 sobre Imposición de Multas Administrativas ante la Oficina del Contralor
Electoral.
Nada de lo aquí dispuesto se interpretará como que limita o restringe la facultad de la Oficina del
Contralor Electoral para disponer por carta circular o reglamento requisitos adicionales a los
establecidos en este documento.
Dada en San Juan, Puerto Rico a 14 de octubre de 2015.
JUNTA DE CONTRALORES ELECTORALES
Contralor Electoral
COHTRALOR
ELECT
SECRETARIA ORAL
ZUI5 OCT 1 q PH
5: 09
MANUAL SOBRE CONTROLES INTERNOS
Partidos, Aspirantes, Candidatos y Comités
©2015 Oficina del Contralor Electoral
Todos los derechos reservados
TABLA DE CONTENIDO
.1
l.
Introducción
11.
Sistema de Control Interno
......................................... . . . ..... .......................................................................................
.......................................... . . . .....................................................................
Segregación de funciones
111.
A.
Comités con un total de ingresos y gastos igual o menor de $15,000.00 por año:
B.
Comités con un total de ingresos y gastos mayor de
c.
Consideraciones finales .
IV.
.......
.
......
Estructura financiera del comité
V.
Cuenta bancaria
VI.
Donativos
....
3
.........................
3
......................................................................................................... . . .
..
.
.
$15,000.00 por año: ..................................... 4
................................................................................................
. ..
.
.
. . ..
.
..
. ..
.
.................................................... ........
S
.......................................................
7
. . . ....................................................................... . .
8
...
..
.
.. 4
.... . . ............................
................................................. . . . . ..............
.......................................
. .. . . . .. . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
A.
Límite de Donativos ..........................................................................................................................
B.
Identificación de donantes
c.
Donativos de personas jurídicas
D.
Donativo de un comité a otro, gastos coordinados
E.
Donativos de un aspirante o candidato a su propia campaña
F.
Designación de recaudadores o personas que reciben donativos
G.
Depósito de donativos y entrada en REI
.............. . . . . . .................... .................................................................... . .
........ . . . .
.
. ....
.
........ . . . . . . ....................................................................
. .................................................................. . . . .
. .
......
..
2
....... ..............
.
. . . . . . . . . . . ............................................
.
..
.
............ . .....
.
. ....
......
. ..
.
.
..
.
..............................
....... . . . .
.. .
.
.
........
...
.
. . ...
9
11
12
14
14
15
16
VIl.
Gastos .............................................................................................................................................
17
VIII.
Actos políticos colectivos................................................................................................................
18
A.
Actos políticos colectivos con boletos
19
B.
Actos políticos colectivos sin boletos
c.
Hoja de control para cada acto político colectivo
D.
Informe de acto político colectivo ..................................................................................................
Caja menuda ("petty cash")
IX
.
.. . .
.........
..
............
. . .. . ... . . .
..............
20
................................. . . . ........ .................
21
...............................
..........
. .
.
..
..
.
..
..
............................................................................................
Otras medidas de control interno importantes
XI.
.
21
........................................................................................................... 22
Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
X.
............. . . .. . . . . ............. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .......................................
............................. . . . ...................................... .......
23
24
A.
Conciliación de cuenta bancaria .....................................................................................................
24
B.
Registro e inventario de propiedad
25
c.
Mantenimiento de documentos de resguardo ("backup") ............................................................
Anejos
........................................................ . .......................................
. . . . . . . . . . . ..... . . .................................... . . . . . . . . . . . ................................... . . . . . . . . . . ................................ . . . . . . . . . . .
Anejo
1-
Modelo de formulario sobre titularidad de cuenta bancaria y quién donará
. . . .. . . ..................
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26
26
¡¡
Anejo 2- Modelo de Registro de Suplidores y Facturas
..........................................................................
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Anejo 3- Modelo de Hoja de Control para Acto Político Colectivo
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Anejo 4- Modelo de Hoja de Apertura de Caja Menuda
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.......................................................
......................................... .......... ....... . . . . . . . . .....
Anejo 5- Modelo de Registro de Transacciones para Caja Menuda
Anejo 6- Modelo de Registro de Cuentas por Pagar
. ........................... .........................
............................................................................
Anejo 7- Modelo de Registro de Cuentas por Cobrar
....................... ................. ...................................
30
31
31
1
l.
Introducción
La Ley 222-2011, según enmendada (en adelante "Ley 222") delega en la Oficina del Contralor Electoral
(en adelante "OCE") la encomienda de fiscalizar todos los aspectos de los ingresos que se reciben y los
gastos que se realizan con fines electorales, con el fin de velar por que el financiamiento de las campañas
políticas en Puerto Rico transcurra de manera transparente, evitando aún la apariencia de corrupción. A
tales fines, el Artículo 7.000 (a) de la Ley 222 dispone que 11[c]ada partido político, aspirante, candidato,
funcionario electo o los agentes, representantes o a través de sus comité de campaña o comités
autorizados y los comités de acción política, deberán llevar una contabilidad completa y detallada de todo
donativo o contribución recibida en y fuera de Puerto Rico y de todo gasto por éste incurrido[ ...]." (Énfasis
nuestro).
El cumplimiento cabal con este requisito del Artículo 7.000 (a) requiere que el personal a cargo de las
finanzas de los comités de campaña de los partidos políticos, aspirantes, candidatos, al igual que los
comités de acción política y demás comités bajo la jurisdicción de la Ley 222 (en adelante referidos en
conjunto como "comité" o "comités") sean consistentemente disciplinados en el manejo de sus ingresos
y gastos. Una de las herramientas para que los distintos comités logren cumplir con este importante
requisito de Ley consiste en establecer un sistema de controles internos.
Muchas de las faltas detectadas en las auditorías realizadas por la OCE, en la investigación de querellas y
en el análisis de los informes radicados ante la Oficina, algunas de las cuales conllevaron la imposición de
multas administrativas, se pudieron haber evitado con la adopción de un sistema de medidas de control
interno que evitaran o minimizaran la probabilidad de ocurrencia de la falta en cuestión.
Un sistema de control interno se compone del conjunto de medidas o procesos implementados y
consistentemente seguidos por un comité para manejar y mitigar su exposición al riesgo de errores e
incumplimiento con la ley, y aumentar la probabilidad de lograr sus metas y objetivos. El sistema debe
ser diseñado y aplicado de acuerdo al volumen, tipo y características de las actividades realizadas por el
comité.
Mantener un sistema adecuado de control interno promueve la confiabilidad de la información declarada
en los informes radicados ante la OCE, propicia la transparencia y confiabilidad en los procesos contables,
promueve el uso eficiente de las donaciones recibidas, salvaguarda la propiedad adquirida, entre otros
beneficios.
2
Este Manual define con más detalle qué constituyen controles internos y establece medidas de controles
internos a incluirse en el sistema que sea adoptado por cada comité.
Las medidas establecidas y las
recomendaciones presentadas no limitan la discreción de un comité de adoptar medidas adicionales o
ajustar alguna recomendación provista en este Manual a las necesidades del comité.
11.
Sistema de Control Interno
Se conoce como sistema de control interno a aquel conjunto de procesos diseñados para razonablemente
asegurar que una organización logre sus metas en cuanto a una operación efectiva y eficiente,
cumplimiento con las leyes y las regulaciones que le aplican y la protección de sus bienes. En el caso de
los comités, el sistema de control interno debe asegurar que los informes sometidos a la OCE en
cumplimiento con la Ley 222 sean certeros y confiables.
Ningún sistema de control interno es perfecto, por lo cual, estos aseguran razonablemente el
cumplimiento con las metas mencionadas, reduciendo el riesgo de que algún error o un acto intencional
de fraude pase desapercibido.
La clave del éxito de cualquier sistema de control de riesgo está en la
integridad, conocimiento y competencia de las personas a cargo de implantar cada medida adoptada.
Cada proceso de control interno se relaciona con uno o más de los siguientes elementos, los cuales están
íntimamente relacionados entre sí:
l.
Ambiente de control: Medidas para limitar el número de personas con acceso a las finanzas del
comité a las mínimas necesarias para realizar las funciones, evitando que una sola persona tenga el
control total sobre alguna transacción.
El personal debe estar debidamente adiestrado en la
implantación de las medidas que le corresponden.
2.
Actividades de control: Políticas internas y procedimientos, adoptados por escrito, que aseguran
que los riesgos de pérdida sean minimizados.
3.
Evaluación de riesgos: El comité debe conocer los riesgos de pérdida monetaria y no monetaria que
tiene ante sí. Algunos activos, como el dinero en efectivo, son más propensos a malversarse que
otros, por lo cual, el comité debe tomar medidas para atajar el riesgo.
4.
Supervisión: El sistema debe evaluarse y, de ser necesario, modificarse según sea necesario, de
forma que los procesos sean efectivos y apropiados según las circunstancias.
S.
Seguimiento: Una vez se detecta una deficiencia de control interno, el tesorero con la anuencia del
presidente del comité debe tomar medidas para minimizar el riesgo y cumplir con los requisitos de
la Ley 222.
No se debe perder de perspectiva que el sistema que adopte e implante cada comité debe ajustarse a sus
necesidades particulares. Es decir, el sistema de control interno del comité de un partido principal, según
3
definido por la Ley 222, debe ser más complejo que el de un partido local por petición, debido al número
mayor de transacciones y el alto volumen de donativos que se espera maneje un partido principal.
El sistema de control interno debe ser preparado por el tesorero y avalado por el presidente o el cuerpo
rector del comité, según aplique. Cualquier enmienda al sistema también debe ser preparada por el
tesorero y avalada por el presidente o el cuerpo rector del comité.
La correcta implantación de un sistema de control interno minimiza la probabilidad de que la OCE le haga
señalamientos al comité y, por ende, minimiza la probabilidad de que se le impongan multas
administrativas.
A continuación se describen en más detalle varias medidas de control interno que deben tomar los
comités para garantizar su más cabal cumplimiento con los requisitos de la Ley 222.
Segregación de funciones
111.
Una de las principales medidas que debe tomar un comité para minimizar la probabilidad de fraude
interno o apropiación ilegal de dinero u otros activos del comité es segregar, hasta donde sea posible, las
funciones financieras del comité. Es decir, se debe evitar que una misma persona trabaje la totalidad de
una transacción.
De esta forma, en el caso de desembolsos, más de una persona pasa juicio sobre
razonabilidad, necesidad o conveniencia de una transacción antes que el comité desembolse dinero para
realizarla o, en el caso de donativos, más de una persona sigue el tracto de un donativo desde su llegada
hasta su depósito en la cuenta del comité.
No existe una regla fija sobre cuantas personas deben intervenir en las transacciones de un comité. El
número de personas debe ser el mínimo necesario para evitar que una sola persona tenga el control de
la totalidad de una transacción. Como regla general, mientras más transacciones y recursos maneja un
comité, más personas necesita para manejar con transparencia sus finanzas.
Las recomendaciones
presentadas a continuación constituyen medidas mínimas de segregación de funciones.
A.
Comités con un total de ingresos y gastos igual o menor de
Un comité cuyo total de ingresos y gastos sumen
$15,000.00
por año:
$15,000.00 al año o menos deberá contar con, al menos,
dos personas en el manejo de sus finanzas, uno de los cuales ejecutará funciones, mientras que el otro
ejerce funciones supervisoras, de pre autorización y de autorización, según el caso. Estos comités deben
tener, como un mínimo, deben cumplir con las siguientes medidas de segregación:
4
l.
Ambas personas, uno de ellos el tesorero, firmen los cheques que gire el Comité.
2.
Una persona se encargue de procesar todas las transacciones de ingresos y gastos del comité,
incluyendo el recibo de ingresos, el depósito de ingresos en la cuenta bancaria, la preparación de
cheques y cualquier otra función directamente relacionada con las transacciones.
3.
En este caso, el tesorero se encarga de revisar las facturas, justificaciones y los bienes y servicios
recibidos, antes de firmar un cheque, según sea el caso; custodiar, contabilizar y cuadrar la caja
menuda; conciliar las cuentas bancarias con las transacciones realizadas; registrar los donativos
recibidos; preparar y radicar los informes requeridos por la Ley 222 en REI; custodiar los récords;
custodiar la chequera; recibir y revisar los estados de cuenta bancarios y realizar cualquier otra
función que garantice la transparencia de las transacciones.
B.
Comités con un total de ingresos y gastos mayor de $15,000.00 por año:
Si un comité cuenta con un total de ingresos y gastos que sumen más de
$15,000.00 por año, las funciones
se deben segregar entre más de dos personas. Al menos, las siguientes funciones deben estar segregadas,
es decir, no deben ser realizadas por las mismas personas:
l.
Quien recibe donativos no debe registrar los donativos ni depositarlos a la cuenta bancaria ni
realizar gastos;
2.
Quien deposita en la cuenta bancaria, no debe realizar gastos;
3.
Quien administra la caja menuda no debe estar autorizado a realizar gastos de la caja menuda;
4.
La conciliación de cuentas bancarias y el registro de las transacciones en el sistema de Registro
Electrónico de Informes ("REI") debe ser realizado por una o más personas que no participen en
la ejecución de transacciones de donativos o gastos.
El tesorero del comité deberá nombrar por escrito y asignarle las funciones correspondientes a personas
de su confianza. Preferiblemente, el tesorero debe participar en las funciones descritas en el inciso 4,
toda vez que la Ley 222 le impone la responsabilidad principal sobre la corrección de la información
contenida en los informes financieros que presenta ante la OCE.
C. Consideraciones finales
En todo caso, al considerar cómo segregará las funciones financieras del comité, el tesorero debe tener
en cuenta que durante el año electoral habrá un aumento en las actividades financieras del comité, al
aumentar la cantidad de donativos recibidos y los gastos incurridos por el comité. Es deber del tesorero
S
proyectar cómo aumentará la actividad financiera del comité en el año electoral y tomar las medidas de
control que entienda necesarias para mejorar la eficiencia de la segregación de funciones en el comité.
Las medidas de segregación de funciones para los comités con ingresos y gastos igual o menores de
$15,000.00 aplicarían en general,
pero no consideran las circunstancias particulares de cada comité. Por
lo cual, es responsabilidad del tesorero determinar si en su caso particular las funciones financieras deben
segregarse entre más de dos personas.
Igualmente, la segregación de funciones aplicables a comités con ingresos y gastos mayores no
constituyen de modo alguno un listado taxativo.
Es responsabilidad del tesorero identificar qué otras
funciones adicionales del comité son conflictivas y deben estar segregadas.
De tener duda sobre cómo trabajar la segregación de funciones en su comité, el tesorero debe consultar
a un profesional en el campo de la contabilidad. La OCE cuenta con un grupo de auditores prestos a asistir
a los comités, libre de costo, con en el establecimiento de segregación de funciones. Comuníquese con la
OCE y oriéntese.
IV.
Estructura financiera del comité
El Artículo
6.005 de la
Ley 222 exige que todo aspirante o candidato nombre un tesorero para su comité.
Opcionalmente, el candidato o aspirante podrá nombrar un sub tesorero que, en ausencia del tesorero,
realizará sus funciones. Ambos puestos deben ser ocupados por residentes de Puerto Rico, quienes deben
aceptar su cargo por escrito en la Declaración de Organización del comité. Igualmente, el Artículo
6.007
de la Ley 222 exige que todo comité tenga un tesorero.
Por otro lado, para la Declaración de Organización, el Artículo
6.001 de la
Ley 222 establece la figura del
custodio de récords. Esta persona es la encargada de custodiar los libros y documentos contables del
comité.
Fuera de las figuras del tesorero, el custodio de récords y, opcionalmente, el sub tesorero, la Ley 222 no
establece requisitos adicionales para conformar la estructura del cada comité. La estructura financiera
de cada comité debe ser establecida según las necesidades particulares de cada uno, las cuales
dependerán en gran medida de la cantidad de ingresos que reciba, la cantidad de gastos en que incurra y
el número de transacciones que realice.
6
Cabe señalar que, además de los deberes asignados al tesorero por los Artículos 6.008 y 6.009 de la Ley
222, el presidente del comité -que en el caso de los comités de campaña es el aspirante o el candidato­
puede asignarle otras funciones al tesorero.
adicionales al subtesorero.
Igualmente el presidente puede asignarle deberes
Entre las funciones que el presidente le puede asignar al tesorero o al
subtesorero, o que el propio presidente puede asumir, está la de ser custodio de records.
Cualesquiera que sean las funciones que se asignen al presidente, tesorero o subtesorero, estas deben
constar por escrito.
Dado que la Ley 222, en su Artículo 6.009, impone al tesorero la responsabilidad de presentar todo
informe requerido por la Ley y dar fe de su veracidad, bajo juramento, so pena del delito de perjurio,
corresponde a este designar por escrito a las personas autorizadas a realizar cualquier función financiera
en el comité, incluyendo, pero sin limitarse a las siguientes: recaudar fondos, registrar donativos, hacer
depósitos de donativos, firmar cheques, hacer compras, registrar compras, solicitar dinero de la caja
menuda, manejar la caja menuda, conciliar cuentas, entrar información en el sistema REI. Nótese que,
además, la Ley 222 tipifica como delito la presentación de informes falsos ante la OCE.
En cuanto al acceso a REI, se recomienda que el número de personas que pueda accederlo para entrar
información sea el mínimo necesario, de forma que el tesorero pueda ejercer mejor control y pueda
radicar los informes completos y a tiempo.
Si el comité contará con recaudadores para asistirle a levantar fondos, éstos deben ser designados por el
tesorero, quien debe orientarlos sobre la información que debe requerirle a los donantes, incluyendo a
aquellos que puedan hacer donativos en especie. Cuando el tesorero o la persona designada reciba los
donativos del recaudador, este debe requerirle una hoja firmada con la información de los donantes,
según aplique, la cantidad recaudada por cada donante, fechas de recaudo y cualquier otra información
que se entienda necesaria.
Corresponde al tesorero orientar y entrenar a cada persona que nombre sobre las funciones y
responsabilidades que realizará.
El siguiente ejemplo presenta la estructura de un comité en el cual el tesorero nombró personas para
ejercer ciertas funciones financieras.
Nótese que la figura encargada directamente de la estructura
financiera es el tesorero, quien responde directamente al presidente, aspirante o presidente del comité.
7
Presidente 1 Aspirante 1 Candidato
Tesorero
Autorizado a recaudar
�
Subtesorero
Autorizado a comprar
Requendos por Ley
Autorizado a Depositar
Autorizado a registrar
donativos
transacciones en REI
Opcionales
Cabe señalar que en el caso de los comités de acción política, comités de fondos segregados o de gastos
independientes, el tesorero responde a la figura o cuerpo rector, según lo definan los estatutos internos
de la entidad.
V.
Cuenta bancaria
El Artículo 6.011 de la Ley 222 requiere que todo comité designe un banco autorizado a hacer negocios
en Puerto Rico como su depositario exclusivo. La institución financiera deberá abrir y mantener la cuenta
de todo comité debidamente registrado en la OCE, siempre y cuando el comité cumpla con las
disposiciones locales y federales que rigen las instituciones bancarias.
Nótese que, previo a abrir la
cuenta, el comité debe registrarse en la OCE. Si el comité entiende necesario tener más de una cuenta
bancaria, la podrá abrir siempre y cuando sea en la misma sucursal bancaria.
A los fines de evidenciar su registro ante la OCE, el comité debe procurar y obtener en la Secretaría de la
OCE una certificación de registro, la cual debe presentar en la institución financiera donde abra la cuenta.
Ausculte en la institución bancaria sobre la necesidad de obtener un número de identificación patronal.
De necesitarlo, puede obtenerlo en línea accediendo https://www.apply-gov.us/tax-id/.
Como parte de sus controles internos, y según requerido por el Artículo 6.011 de la Ley 222, toda
contribución recibida directa o indirectamente por el comité debe ser depositada en su cuenta.
Igualmente, todo desembolso realizado por el comité se hará mediante cheque girado contra la cuenta,
excepto cuando se trate de un desembolso de la caja menuda (cuyos fondos se nutren de cheques en
efectivo para dicho propósito, girados de la cuenta bancaria).
8
Por lo cual, es imperativo que la cuenta que abra el comité provea una chequera.
Para ejercer mejor control sobre el uso de la cuenta, sólo el tesorero y una segunda persona que designe
el tesorero, con la anuencia del presidente, deben estar autorizados a firmar los cheques del comité. Esta
segunda persona puede ser el propio presidente. El tesorero, a su vez, debe estar autorizado a cerrar la
cuenta.
Previo a abrir la cuenta, debe examinar las alternativas que le ofrezca el banco, tomando en cuenta el
balance mínimo requerido por el banco, la accesibilidad a los balances de cuenta y a las transacciones
realizadas a través del Internet, al igual que los cargos por servicio facturados por el banco por diversos
conceptos tales como: no mantener el balance mínimo en la cuenta, límite de cheques a girar dentro de
un periodo y los cargos por girar cheques adicionales, entre otros.
VI.
Donativos
El Artículo 2.004 (23) de la Ley 222 define un 1/donativo" como:
(a) aportación de dinero o de cualquier cosa de valor, incluyendo, pero sin limitarse al pago o
reembolso de gastos administrativos, salarios, bonos, aportaciones, utilidades, equipo, materiales
y servicio, así como promesas, anticipos y garantías a un partido político, aspirante, candidato o
comité de campaña, o agente, representante o comité autorizado de cualesquiera de los
anteriores;
(b) toda aportación de dinero, especie o cualquier cosa de valor hecha en o para cualquier
actividad de recaudación de fondos que se celebre para beneficio de un partido político,
aspirante,
candidato
o
comité
con
fines
eleccionarios,
incluyendo
banquetes,
sorteos,
cumpleaños, maratones y otros;
(e)
aportaciones en apoyo de, o para oponerse a la formación de un partido político o ideología
política, y en apoyo de la selección o rechazo de personas claramente identificadas que hayan
anunciado su intención de convertirse en aspirantes o candidatos.
No se considerará 1/donativo":
(a) la mera presencia, como tampoco expresiones de un aspirante o candidato a favor o en contra
de un partido, aspirante, candidato, movimiento, ideología o alternativa electoral en una
actividad;
(b) los servicios personales o profesionales prestados por voluntarios;
(e)
el pago por una persona natural de sus propios gastos de viaje, si el pago se hace
voluntariamente y no media un acuerdo o entendido de que dichos gastos serán repagados a la
persona;
(d) un préstamo o línea de crédito o crédito rotatorio hecho en el curso ordinario de los negocios
por una institución financiera autorizada para hacer negocios en Puerto Rico bajo tasas de interés,
términos y condiciones generalmente disponibles a cualquier miembro del público sin
9
consideración a que dicha persona sea oficial público, candidato, aspirante o partido político, y
siempre y cuando éste no se use con la intención de ocultar un donativo o de evadir las
limitaciones que impone esta Ley;
(e) actividades de inscripción de electores;
(f) el pago hecho por un comité municipal o central de un partido político de los costos de
preparar, exhibir o distribuir una papeleta modelo, plancha impresa u otro listado de tres (3)
candidatos o más a puestos electivos en Puerto Rico, excepto que esta cláusula no aplicará a los
costos incurridos por dicho comité para la difusión de dicha papeleta modelo, plancha u otro
listado en medios televisivos, radiales, electrónicos o en periódicos, revistas u otros medios
similares para realizar anuncios políticos al público en general;
(g) el pago hecho por un comité municipal o central de un partido político de los costos de
materiales de campaña (tales como pins, calcomanías, volantes o "flyers", boletines y carteles)
utilizados por los voluntarios de dichos comités en apoyo de candidatos de dichos partidos,
siempre que:
(i) tales pagos no sean para sufragar el costo de materiales a utilizarse en medios televisivos
o radiales o en periódicos, revistas u otros medios similares para realizar anuncios políticos al
público en general;
(ii) tales pagos se sufraguen con donativos, sujeto a los límites y prohibiciones establecidos
en esta Ley; y
(iii) tales pagos no se sufraguen con donativos hechos a un aspirante o candidato; y
{h) el pago de una comunicación no coordinada o que no tenga fines electorales.
Los controles internos que establezca el comité respecto al recibo de donativos son especialmente
importantes, toda vez que el Artículo 5.000 de la Ley 222 establece que hacer o recibir donativos, contrario
a sus disposiciones, hace del donativo uno ilegal.
Las penalidades por realizar o recibir donativos
contrarios a la Ley 222 varían, según el artículo de Ley violentado, y podría acarrear multas administrativas
o la formulación de cargos criminales. Véase Reglamento Núm. 14 sobre Imposición de Multas ante la
Oficina del Contralor Electoral y Artículos 13.001 al 13.003 de la Ley 222.
A continuación se presentan varias disposiciones importantes de la Ley 222 sobre el recibo de donativos,
cuyo cumplimiento requiere que el comité haya establecido controles internos adecuados para lograr su
cumplimiento.
A.
Límite de Donativos
El Artículo 5.001 de la Ley 222 establece que:
Ninguna persona natural podrá, en forma directa o indirecta, hacer donaciones en o fuera de
Puerto Rico a un partido político, aspirante, candidato, comité de campaña, comité autorizado o
a un comité de acción política en exceso de dos mil seiscientos dólares
($2,600). La Junta de
10
Contralores Electorales ajustará este límite para que refleje la tasa de inflación en Puerto Rico,
pero el límite resultante del ajuste se redondeará al centenar más cercano. [... ].
Debemos señalar que el pago directo de bienes o servicios por parte de un donante para beneficio del
comité, al igual que el préstamo de materiales, equipos, vehículos o cualquier otro bien mueble o
inmueble constituye un donativo en especie. Estos donativos deben ser valorados según su justo valor en
el mercado. El justo valor en el mercado es aquel precio que hubiera tenido que pagar el comité por el
bien, el uso del bien, o el servicio obtenido de haberlo adquirido mediante compra o alquiler. El valor de
los donativos en especie cuenta para efectos de determinar si un donante se excedió del límite de
donativos. Es decir, si un donativo en especie hace que un donante rebase el límite anual de donativos
establecido, el comité debe devolver al donante la cantidad de dinero correspondiente al exceso.
Cabe señalar, además, que cualquier préstamo de dinero de una persona al comité se considerará y se
reportará como un donativo sujeto a los límites dispuestos por Ley.
Sólo se considerarán préstamos
aquellos que pueda obtener el comité de una institución financiera autorizada y con oficinas en Puerto
Rico. En este caso, el comité debe conservar en sus archivos la documentación del préstamo.
El comité debe establecer los controles necesarios para evitar depositar o entrar en REI cualquier donativo
proveniente de donantes que hayan excedido el límite de donativos establecido por la Ley 222. El comité
puede establecer las herramientas que entienda necesarias para evitar entrar donativos en exceso. A los
fines de asistirle con el establecimiento de dicho control, el sistema REI provee una herramienta que
genera un informe llamado Listado de Balance de Donantes, el cual permite determinar cuánto ha donado
una persona al comité en un año particular.
En la figura se muestra una pantalla de REI y el lugar en el cual puede acceder el Listado de Balance de
Donantes.
Oficina áe(
CONTRALOR ELECTORAL
candidato
!seleccione Candidato...
C.mbi•r 1
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'• Perfil de Usuario
Cuenta REI para los Auditores
REI-Partidos Politicos
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2013 Octubre- Diciembre 2013
02/07/2014
Fecha Transacción: 7/14/2015 1:39:04 PM
Periodo:
Fecha Documento:
Periodo:
2013 Octubre - Diciembre 2013
02/07/2014
7/2/2015 4:27:34 PM
Fecha Documento:
Fecha Transacción:
11
Si encuentra que algún donante se excedió del límite, entonces deberá devolverle el exceso del donativo.
Además de la antes descrita herramienta, al entrar un donativo en REI, el sistema le indicará si el donativo
es excesivo, en cuyo caso, deberá revertir la entrada y proceder a devolver el donativo en exceso.
A los fines de determinar si un donante se sobrepasó de los límites, debe tomar en consideración, además,
los siguientes factores:
l.
Donativos de cónyuges se cuentan por separado. Es decir, el límite de donativos aplica a cada
uno de ellos individualmente, sin importar que estén bajo el régimen de sociedad de bienes
gananciales o bajo capitulaciones matrimoniales con separación total de bienes.
2.
Se pueden aceptar donativos de una persona menor de 21 años de edad, siempre y cuando esté
emancipado y presente evidencia de su emancipación mediante un documento oficial.
Dicho
documento puede ser uno de los siguientes: (a) certificado emitido por el Registro Demográfico a
tales efectos, (b) sentencia final y firme de emancipación emitida por un Tribunal,
(e)
certificado
de matrimonio.
3.
Si hay varios donantes en un mismo instrumento de pago, el donativo se divide en partes iguales,
salvo que en el instrumento se especifique a cuánto corresponde el donativo de cada persona.
Cualquier exceso de donativo que se detecte, se determinará de acuerdo a la distribución que se
hizo del donativo y se devolverá la porción que corresponda al donante o donantes que hayan
incurrido en el exceso.
B.
Identificación de donantes
A tenor con el Artículo 5.003 (a) de la Ley 222:
Todo donativo de doscientos (200) dólares o más requerirá que se identifique al donante con su
nombre y apellidos, dirección postal, el nombre de la persona o entidad a quien se hace el
donativo y un número de identificación, tales como: número electoral emitido por la Comisión
Estatal de Elecciones, número de licencia de conducir de Puerto Rico o en su defecto podrá
proveer número de una identificación emitida por el gobierno estatal o federal que contenga el
nombre legal completo de la persona, fecha de nacimiento de la persona, el género de la persona,
el número de licencia de conducir o el número de la tarjeta de identificación, una foto digital de
la persona, la dirección de la residencia principal de la persona, la firma de la persona, dispositivos
físicos de seguridad diseñados para prevenir cualquier tipo de manipulación, falsificación o
duplicación de la identificación para propósitos fraudulentos.
12
Es imperativo que el tesorero oriente a toda aquella persona que designe para trabajar en los distintos
aspectos del proceso de trámite de donativos sobre la importancia de identificar correctamente a los
donantes, solicitando de estos toda la información requerida por el Artículo 5.003 (a) de la Ley 222.
La persona que reciba los donativos además de pedir la información requerida para identificar al donante,
debe verificar el nombre que aparece como donante en el instrumento de pago. Si el nombre en el cheque
no corresponde al donante, entonces deberá:
l.
Indagar a nombre de quién está la cuenta.
2.
Si el donante indica que la cuenta de donde se gira está a nombre suyo o a nombre de su cónyuge,
con quien se casó bajo el régimen de sociedad legal de gananciales, obtenga del donante una
declaración firmada a tal efecto previo a aceptar el donativo.
3.
Si el donante indica que la cuenta de donde se gira no pertenece a él ni a su cónyuge, devuelva el
donativo.
A los fines de facilitar la obtención de la declaración firmada del donante, se recomienda que el comité
tenga disponibles unos formularios pre impresos para que sean llenados por el donante con la afirmación
que corresponda, según el caso. Véase Modelo de formulario, Anejo l.
La persona encargada de entrar los donativos en REI debe tener especial cuidado en evitar que un donante
se repita en el sistema. Si la información provista por el donante no puede ser validada en REI, entonces
debe comunicarse con el donante para rectificar la información. Si la información provista por el donante
es validada y el donante ya existe en el sistema, entonces debe escoger el donante provisto por el sistema
y no crear un nuevo donante. Solamente se crea un nuevo donante cuando el donante no está en el
sistema. Para aclarar dudas sobre este particular, debe consultar el manual de REI o comunicarse con la
OCE.
Si creó un donante duplicado, debe comunicarse con la OCE para que se haga la corrección pertinente en
el sistema. Es responsabilidad del tesorero devolver cualquier donativo en exceso que surja si al sumar
los donativos del donante duplicado se excede del límite de donativos permitido por Ley.
C.
Donativos de personas jurídicas
Según el Artículo 5.006 de la Ley 222:
Ninguna persona jurídica podrá hacer donativos de sus propios fondos en o fuera de Puerto
Rico a partidos políticos, aspirantes, candidatos, comités de campaña, o a agentes,
representantes o comités autorizados de cualquiera de los anteriores, o a comités de acción
política sujetos a esa Ley que hagan donaciones o coordinen gastos entre sí. No obstante,
podrá establecer, organizar y administrar un comité que se conocerá como comité de fondos
13
segregados, que para el fin de donación y gastos se tratará como un comité de acción política
que deberá registrarse en la Oficina del Contralor Electoral, rendir informes y cumplir con
todos los requisitos impuestos por esta Ley. Entonces, sus miembros, empleados y sus
parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad podrán hacer aportaciones
que se depositarán en la cuenta bancaria establecida y registrada en la Oficina del Contralor
Electoral para estos efectos. De dicha cuenta bancaria, el comité, de fondos segregados podrá
hacerle donativos a partidos políticos, aspirantes, candidatos, y comités de campaña y
comités autorizados, así como a comités de acción política que hagan donaciones a cualquiera
de éstos.
El Artículo 2.004 {57) de la Ley 222 define una persona jurídica como 11[ ] la corporación, la entidad
•••
de responsabilidad limitada, la sociedad, la cooperativa, el fideicomiso, el grupo de personas que se
organiza como una asociación y la organización laboral. [... ]." Se excluye de la definición de persona
jurídica a los comités de acción política, partido nacional o local u otra organización política bajo el
Código de Rentas Internas de los Estados Unidos.
La persona jurídica que realice un donativo a un partido político, aspirante, candidato, comité de
campaña, comité de acción política o funcionario público en contravención al citado artículo está
sujeto a que se le procese criminalmente. Igualmente se expone el ejecutivo, director, gerente o
socio gestor que autorice el donativo. Véanse Artículos 13.001 y 13.002 de la Ley 222.
El tesorero y el personal que tramite los donativos deben ser debidamente adiestrados sobre el
cumplimiento con las disposiciones del Artículo 5.006. A tales fines, al revisar el instrumento de pago
usado para efectuar un donativo, debe estar pendiente al membrete del cheque o al remitente de un
cheque de gerente. Si de la faz del cheque se desprende el nombre de un negocio o el nombre de
una entidad, se deben seguir las siguientes medidas de control interno:
1.
Indagar a nombre de quién está la cuenta.
2.
Si el donante informa que la cuenta está a nombre de una persona jurídica, el cheque debe ser
devuelto.
3.
Si el donante informa que el negocio no está incorporado (es un 1/fulano de tal haciendo negocios
como" también conocidos como "DBA") y la cuenta está a su nombre, entonces se debe obtener
una declaración escrita y firmada del donante a tales efectos previo a aceptar el donativo.
4.
Si el donante informa que el negocio está incorporado, pero la cuenta está a nombre de la persona
natural del donante, entonces se debe obtener una declaración escrita y firmada del donante a
tales efectos previo a aceptar el donativo.
14
5.
Si el donante informa que la persona jurídica es un comité de acción política registrado en la OCE
o es un comité de fondos segregados registrado en la OCE, entonces se debe obtener una
declaración escrita y firmada del donante a tales efectos previo a aceptar el donativo.
6.
Luego de aceptar el donativo y, previo a su depósito en el banco y su registro en REI, se debe
corroborar en la página de Internet del Departamento de Estado si el negocio o entidad está
incorporado.1 De no estar incorporado, se recomienda imprimir en papel o electrónicamente la
página para sus archivos.
De aparecer incorporado, corroborar nuevamente con el donante la
titularidad de la cuenta.
7.
Para los casos en que el donativo se representa como realizado por un comité de acción política
registrado en la OCE o un comité de fondos segregados registrado en la OCE, se debe corroborar
si la entidad está debidamente registrada en la OCE solicitando una certificación a tales efectos a
la Secretaría de la OCE.2
A los fines de facilitar la obtención de la declaración firmada del donante, se recomienda que el comité
tenga disponibles unos formularios pre impresos para que sean llenados por el donante con la afirmación
que corresponda, según el caso. Véase Modelo de formulario,
Anejo
l.
D. Donativo de un comité a otro, gastos coordinados
Un comité puede realizar un donativo a otro comité sujeto a los límites anuales establecidos por Ley para
los donativos individuales dispuesto en el Artículo 5.001 de la Ley 222. Si un comité incurre en un gasto
coordinado con otro comité, ese gasto se considerará un donativo en especie realizado al segundo comité,
por lo cual, dicho gasto también estará sujeto al límite de donativos establecido en el Artículo 5.001 de la
Ley 222.
Un gasto coordinado no se considerará un donativo si los comités que participan en el gasto pagan partes
iguales. Cualquier diferencia en la aportación se considerará un donativo de parte del comité que aporta
la cantidad mayor al comité que aportó la cantidad menor. Tanto el comité considerado donante como
el comité considerado donatario deben entrar la información en los registros correspondientes.
E.
Donativos de un aspirante o candidato a su propia campaña
Todo aspirante o candidato puede donar a su propio comité de campaña de su peculio sin sujeción a límite
alguno. Los donativos deben ser realizados en cheque girado contra la cuenta personal del aspirante o
1
La información sobre si una entidad o negocio está incorporado se puede obtener en:
https://prcorpfi 1 ing. flhst. com/CorporationSearch .aspx
2
Para obtener electrónicamente la certificación sobre si un comité de acción política o comité de fondos segregados
está registrado en la OCE, puede solicitarla mediante correo electrónico a [email protected].
15
candidato y deben ser depositados en la cuenta de su comité de campaña. Igualmente, el aspirante o
candidato puede hacer donativos en especie a su comité de campaña pagado con su propio peculio.
Se considerará del propio peculio del aspirante o candidato, además, un donativo del cónyuge, siempre y
cuando estén casados bajo el régimen de sociedad de bienes gananciales. En caso que el cónyuge haga
donativos al comité de campaña, como medida de control interno, es responsabilidad del comité requerir
del aspirante o candidato un certificado de matrimonio y una declaración firmada por el aspirante o
candidato y el cónyuge afirmando que están casados bajo el régimen de sociedad de bienes gananciales.
Si el aspirante o candidato realiza un donativo en especie, el tesorero o la persona que este designe le
debe requerir al aspirante o candidato que provea la factura y el recibo que evidencien el pago por los
bienes donados.
De ello no ser posible, el tesorero o la persona que este designe debe solicitar una
declaración escrita al candidato en la que este indique el origen del donativo en especie y explique por
qué no pudo proveer una factura o recibo.
El tesorero debe advertirle al aspirante, candidato o su cónyuge que, de realizar donativos al comité de
campaña, están sujetos a divulgar el origen del dinero donado, a solicitud de la OCE en cualquier proceso
que realice a tenor con sus facultades en Ley. En cuyo caso, los estados de las cuentas bancarias y otros
documentos relacionados a las finanzas del aspirante, candidato o su cónyuge estarán sujetas a ser
requeridas por la OCE para ser examinadas.
Los donativos de los aspirantes o candidatos a sus comités de campaña se entrarán en el informe de REI
correspondiente bajo el concepto de otros ingresos.
Es menester aclarar que el aspirante o candidato a alcalde sólo puede donar al comité municipal hasta el
límite permitido por Ley. Aunque el comité municipal y el comité del aspirante o candidato pueden actuar
en coordinación, el comité municipal no deja de ser un organismo del partido político.
Por lo cual, el
comité municipal no solamente está facultado a actuar a favor del aspirante o candidato a alcalde, sino
que sirve a los intereses del partido político en general.
F.
Designación de recaudadores o personas que reciben donativos
De acuerdo a las necesidades del comité, el tesorero puede designar a una o más personas para que
recauden o reciban donativos.
La designación debe realizarse por escrito, detallando las funciones
delegadas a cada persona. La persona que recauda donativos podría, si el tesorero le asigna la función,
16
organizar actos políticos colectivos para recaudar fondos o estar a cargo de personas que ayuden en la
realización de colectas, ventas o cualquier otra actividad que genere fondos.
El tesorero puede, además, designar una o más personas que se encarguen de depositar los donativos en
la cuenta bancaria.
Será responsabilidad del tesorero adiestrar a las personas que designe para realizar las antes mencionadas
funciones en cuanto a: los límites de donativos vigentes, la identificación de donantes según requerida
por Ley, la prohibición de recibir donativos de personas jurídicas, cómo identificar si el donante es un
comité de acción política o un comité de fondos segregados, qué información requerirle al donante si del
cheque se desprende que puede estar girándose de una cuenta que no pertenece al donante o que
pudiera pertenecer a una persona jurídica.
Además, el tesorero debe requerir de las personas que recaudan o reciben donativos un desglose por
escrito de los donativos recaudados o recibidos, incluyendo el nombre de los donantes (si no son
donativos anónimos}, los elementos de identificación requeridos por Ley, la cantidad donada, fecha y la
actividad o lugar dónde se obtuvo el donativo.
~
G. Depósito de donativos y entrada en REI
Luego de recibidos los donativos, el tesorero o la persona a quien designe debe verificar que se le haya
requerido a los donantes la información requerida por Ley para su identificación. Si la información del
donante está incompleta, incorrecta o hay alguna duda, se debe contactar al donante para aclarar la
misma, previo a depositar el cheque en la cuenta bancaria.
En caso que se detecte un donativo en exceso, el mismo debe ser devuelto al donante mediante correo
certificado con acuse de recibo o confirmación de entrega.
El comité debe conservar copia de la carta
enviada en la cual se le explica al donante la razón de la devolución, al igual que copia del cheque mediante
el cual se le devolvió dinero al donante. Una vez recibe el acuse de recibo u obtiene la confirmación de
entrega, el comité debe guardar copia en sus expedientes. Igualmente debe conservar copia del cheque
cancelado luego de su canjeo por el donante.
Previo a su depósito a la cuenta bancaria del comité, todo cheque debe ser fotocopiado o escaneado.
Se debe tener siempre presente que todo donativo en cheque o efectivo debe depositarse en la cuenta
bancaria del comité.
17
VIl.
Gastos
El Artículo
2.004 (33)
de la Ley
222
define un gasto como "cualquier pago de dinero, aportación o de
cualquier cosa de valor, incluyendo pero sin limitarse a, promesas, anticipos y garantías." Sobre los gastos,
el Artículo
6.008
(e) le impone al tesorero la obligación de mantener records de:
[E]I nombre y dirección de toda persona a quien se haga un desembolso, así como la fecha,
cantidad y propósito del mismo, y de ser ese el caso, el nombre del partido, candidato o aspirante
para cuyo beneficio se hizo el desembolso y el puesto al que aspira el candidato o aspirante.
También mantendrá un recibo o factura y cheque cancelado para cada desembolso de doscientos
cincuenta
(250) dólares o más.
Así mismo, a tenor con el Artículo
6.011
de la Ley
222,
todo desembolso hecho por el comité debe
realizarse mediante cheque, salvo que haya establecido y utilice una caja menuda para realizar gastos
menores de
$250.00.
Por lo cual, el tesorero debe establecer los controles internos necesarios para cumplir cabalmente con
tales obligaciones de Ley y debe adiestrar al personal que designe, si alguno, para realizar gestiones
relacionadas con la compra de bienes y servicios.
Además de conservar toda aquella documentación relacionada a los desembolsos y asegurarse que tiene
fondos en la cuenta de banco antes de emitir un cheque, el comité debe mantener un registro de
suplidores y facturas para todo pago de
$250.00 o más, que contenga la siguiente información:
fecha de
desembolso, nombre y dirección del suplidor, concepto del desembolso, número del cheque usado para
pagar, cantidad del desembolso, el número de factura y cualquier otra información que el tesorero
entienda necesaria. REI provee un registro de suplidores y facturas, toda vez que dicha información debe
entrarse en los informes. Opcionalmente, el tesorero puede mantener un registro en papel, para el cual
puede usar los formularios modelo provistos. Véase Modelo de registro de suplidores y facturas, Anejo
2.
Para mantener un mejor control de los desembolsos del comité, el comité debe adoptar, por escrito, de
las siguientes medidas de control interno:
l.
Todos los cheques deben estar debidamente numerados con un número único.
2.
Todo cheque debe girarse con la firma de dos personas.
3.
Las firmas de los cheques deben ser a mano.
4.
No se deberán firmar cheques usando un sello de goma, impresora o cualquier otro medio.
S.
No mantener cheques pre-firmados.
18
6.
Conservar los cheques nulos ("void") en un expediente.
7.
Mantener un expediente (en papel o digital) por suplidor o concepto, con copia de todas las
facturas y recibos relacionados a los desembolsos.
8.
Identificar las facturas pagadas para evitar duplicidad de pagos.
9.
Evitar hacer un pago basado en un estado de cuenta, a menos que el mismo incluya la factura.
10. Al remitir pagos por correo debe enviarlos a la dirección de los acreedores.
11. Si envía un pago mediante entrega personal, la persona que hará la gestión debe firmar un recibo
por el cheque y, cuando lo entregue, debe obtener del acreedor o su representante un acuse de
recibo, que puede ser una copia del cheque en la que el acreedor firme el acuse de recibo o un
formulario que prepare el comité a tales efectos.
Al entrar la información sobre los gastos incurridos en REI debe asegurarse de completar todos los campos
que ofrece el sistema y que cada gasto es entrado en el anejo correcto según su categoría.
VIII.
Actos políticos colectivos
Según dispone el Artículo 7.000 (b) de la Ley 222, se considera un acto político colectivo:
Toda actividad sufragada con las aportaciones de distintas personas dirigida a recaudar fondos
para promover la elección o derrota de un candidato, aspirante, ideología, consulta o partido,
saldar cuentas pendientes, otorgar un reconocimiento, dar un homenaje o celebrar onomásticos,
se considerará un acto político colectivo que deberá ser informado a la Oficina del Contralor
Electoral [ ... ].
Aquellas actividades que, aunque se sufraguen con aportaciones de distintas personas, no estén dirigidas
a recaudar fondos no se consideran actos políticos colectivos. Tampoco se califica como un acto político
colectivo una actividad en la que incidentalmente el comité recibe algunos donativos sin haberlos
solicitado.
Algunos ejemplos de actividades comúnmente celebradas por los comités que no se
consideran actos políticos colectivos son las siguientes: "rallies" o caravanas, caminatas, parrandas,
trullas, reuniones, convenciones o cualquier otro tipo de actividad multitudinaria cuyo propósito no sea
la recolección de fondos.
Otras actividades que no se califican como actos políticos colectivos, aunque se realizan para recaudar
fondos, son las rifas, ventas de comestibles o cualquier otro artículo, ya sea en quioscos o puerta a puerta.
Los productos de estas ventas se reportan como otros ingresos en los informes que se rinden a la OCE.
19
Para que una actividad califique como un acto político colectivo debe cumplir con ambos requisitos, ser
sufragadas con aportaciones de distintas personas y estar dirigidas a recaudar fondos.
Actos políticos
colectivos comúnmente celebrados son aquellos que se requiere al donante entregar un donativo mínimo
pre determinado y pre impreso en un boleto, para entrar a la actividad. Generalmente los boletos se
reparten y la cantidad del donativo solicitado varía según la cantidad de público esperada, el lugar en que
se celebra la actividad, las probabilidades de triunfo del aspirante o candidato, el acceso que tendrían los
participantes en la actividad al aspirante o candidato, entre otros factores. A cambio del donativo, el
donante entra a la actividad, en la cual puede tener, o no, comida y bebida incluida o puede comprarla.
Ejemplo de estas actividades son
los cumpleaños, homenajes, fiestas, bailes, pasadías, bingos, entre
otros.
Otro ejemplo de acto político colectivo celebradas por los comités de campaña y partidos políticos son
los maratones. Generalmente se celebran en un lugar de acceso público y se transmiten por radio. En
estos se piden donativos de cualquier cuantía, por lo cual se reciben muchos donativos en efectivo
menores de
$200.00.
recaudadores.
Para estas actividades, algunos comités les asignan cuotas de recaudo a sus
En el caso de los comités de los partidos principales o sus candidatos a gobernador, las
cuotas de recaudo son asignadas a los presidentes de los comités municipales.
En los maratones, al
recibirse muchos donativos en efectivo y al intervenir muchas personas, se disminuye la capacidad del
tesorero de velar por los recaudos.
Para los actos políticos colectivos se deben establecer los controles internos que se describen a
continuación. El tesorero puede adoptar controles internos adicionales, según lo entienda necesario, de
acuerdo a las necesidades del comité.
A. Actos políticos colectivos con boletos
Los boletos usados para actos políticos colectivos deben indicar, además del nombre, fecha y lugar de la
actividad, a beneficio de qué comité se realiza la actividad, la cantidad del donativo y debe tener un
número único asignado.
El comité debe crear un listado de las personas a las que se les entregaron
boletos, ya sea para solicitarle un donativo directamente o para que busquen donantes. El listado debe
incluir nombre, dirección postal, teléfono, correo electrónico, los números de los boletos entregados y la
fecha en que se los entregó.
En la entrada a la actividad, las personas encargadas de recibir el donativo deben informar a los donantes
sobre el propósito de la actividad, a nombre de quién se realizará el donativo y el límite de donativo anual.
20
Se recomienda que se tengan tarjetas o formularios en blanco para que los donantes provean la
información para su identificación requerida por el Artículo 5.003 de la Ley 222. Se recomienda que el
donante provea su información aún si el donativo fuera menor de $200.00 a los fines que el tesorero
pueda cumplir con lo requerido en el Artículo 6.008 (e) de la Ley 222, identificando si el donante
contribuyó con más de mil dólares anuales, o determinar si incurrió en exceso de donativos que haya que
devolverle, según dispone el Artículo 5.001 de la Ley 222.
Si el comité tiene a su disposición una computadora portátil PC con Internet Explorer y acceso al Internet
en el lugar de la actividad, podría usarla para que una de las personas con acceso a REI pueda corroborar
la información de los donantes con el sistema y entrar aquellas en las que no se detecten problemas. Esto
permite que, de haber alguna duda o problema con la información provista por el donante o de detectarse
que hay un donativo en exceso, se pueda aclarar o resolver el asunto con el donante durante el transcurso
de la actividad.
�
Luego de la actividad, el tesorero o la persona que este haya designado, debe conciliar el número de
boletos entregados con el número de boletos recibidos con donativos. Una vez identificados los boletos
no utilizados y las personas a quienes se les entregó, debe procurar la devolución de los mismos.
Los
boletos no utilizados no constituyen cuentas por cobrar, toda vez que los donativos son voluntarios, por
lo cual no se deben reportar como tal en el informe de la actividad o en el informe periódico de ingresos
y gastos.
La información de identificación de los donantes debe verificarse y, de estar incompleta o errónea, se
debe contactar al donante para aclarar la información. De detectarse un exceso en el donativo, el mismo
debe devolverse.
B.
Actos políticos colectivos sin boletos
El tesorero de un comité debe designar personas de su entera confianza para realizar funciones
financieras del comité. La confianza es indispensable, sobre todo al celebrarse actos políticos colectivos
en los que no medie el control adicional que representan los boletos numerados.
En estas actividades el tesorero debe exigirles a las personas que recauden el dinero o tengan a cargo un
lugar específico o punto en el cual realicen el recaudo que, al final de la jornada, le entregue el dinero
recaudado junto con una hoja de control firmada que identifique la fecha del recaudo, el nombre, teléfono
y dirección postal de la persona que recaudó, lugar y método de recaudo y, de ser posible, la cuantía
21
recaudada. De haber recibido donativos de
$200.00 o más, debe incluir la información requerida por Ley
para la identificación de donantes.
Si el dinero fue contado por el recaudador, el tesorero o la persona designada lo volverá a contar en
presencia de quien entregó el dinero. De no haberse contado, se cuenta por primera vez frente a quien
entregó el dinero. Cualquier diferencia encontrada debe aclararse y anotarse en la hoja de control, la cual
debe ser firmada por ambos.
C.
Hoja de control para cada acto político colectivo
Por cada acto político colectivo que se celebre, el tesorero o la persona que él designe debe mantener
una hoja de control que identifique de forma única cada actividad. El documento debe contener, según
aplique la siguiente información: tipo de actividad, nombre dado a la actividad, fecha, lugar, número de
asistentes, cantidad total de dinero recaudado, gastos incurridos, donativos en especie recibidos
(incluyendo su justo valor en el mercado y la información del donante). Además, según aplique, debe
contener la siguiente información: número de cada boleto usado y el nombre del donante, información
requerida por Ley para cada donante, fecha del donativo, medio de donación y la cantidad del donativo.
Véase Modelo de Hoja de Control para acto político colectivo, Anejo 3.
Si el encargado de organizar y realizar el acto político colectivo es un recaudador, entonces el recaudador
firmaría la hoja de control, certificando la corrección de la información y la entregaría junto con los
recaudos al tesorero o la persona que este designe, que además verificará que la cantidad de dinero
recibida coincida con la informada en la hoja de control y que la información provista esté completa y
correcta.
D.
Informe de acto político colectivo
En cuanto a los actos políticos colectivos, el Artículo
7.000 de la Ley 222 exige lo siguiente:
(e) Cuando en cualquier acto político colectivo, incluyendo "mass meetings", maratones,
concentraciones, pasadías u otros actos similares, se efectúe cualquier recaudación de dinero, el
partido político, aspirante, candidato o comité deberá, luego de efectuado el mismo ,informar al
Contralor Electoral:
{1} el tipo de acto político celebrado;
{2} un estimado de buena fe del número de asistentes al mismo; y
{3} un estimado de buena fe de la cantidad aproximada de dinero recaudado. Dicha
{20}
notificación deberá radicarse en la Oficina del Contralor Electoral dentro de los veinte
días laborables siguientes a la fecha en que se haya celebrado la actividad en cuestión.
22
Disponiéndose que a partir dell de octubre del año en que se celebren elecciones generales
hasta el último día de dicho año, los partidos y candidatos a Gobernador deberán presentar
dicha notificación en la Oficina del Contralor Electoral el día laborable siguiente a la fecha en
que se haya celebrado la actividad en cuestión.
(d) Comenzando el primero {lro) de octubre del año anterior al de las elecciones generales, los
partidos y candidatos a gobernador deberán rendir el informe al que se refiere el inciso (a) de este
Artículo ante la Oficina del Contralor Electoral mensualmente antes del decimoquinto {15to) día
del mes siguiente al que se informa.
El tesorero o la persona a quien este designe deben tener presente que, dentro de los 20 días laborables
siguientes a la celebración de la actividad deben notificar a la OCE la información requerida por Ley sobre
la misma.
Esta notificación se radica electrónicamente. A su vez, los ingresos obtenidos y los gastos
incurridos en la actividad deben reportarse en el informe periódico de ingresos y gastos que presente en
la OCE en el periodo correspondiente a la fecha que el comité obtuvo el ingreso o la fecha en que
desembolsó el gasto.
�IX.
Caja menuda ("petty cash")
Opcionalmente, el comité puede operar una caja menuda para sufragar con dinero en efectivo aquellos
gastos menores de $250.00.
La cantidad de dinero a mantener en la caja menuda es discrecional del
comité, según sus necesidades. El dinero para abrir la caja menuda, y luego para reabastecerla, provendrá
de un cheque en efectivo ("cash") del comité que cambiará en el banco, el cual indicará "caja menuda" o
"petty cash" en el área de memo en el cheque. Al establecer la caja menuda, el tesorero debe redactar y
firmar un documento que contenga la siguiente información y cualquier otra información que el comité
entienda necesaria: fecha de comienzo, cantidad a mantener en la caja, persona que la administrará,
personas autorizadas a solicitar fondos de la caja, tipos de gastos que cubrirá la caja, persona a cargo de
hacer conciliaciones y velar por su buen uso. Véase Modelo de hoja de apertura para caja menuda, Anejo
4.
El tesorero, o la persona que este designe, debe conservar toda la documentación (recibos, facturas, etc)
referente a los gastos realizados con dinero de la caja menuda. La persona responsable por la custodia
de la caja menuda debe mantenerla en un lugar seguro.
A los fines de mantener control sobre los desembolsos de la caja menuda, la persona encargada de
custodiar la caja debe mantener un registro de transacciones de caja menuda que contenga la siguiente
información y cualquier otra información que el tesorero entienda necesaria: fecha de desembolso,
23
nombre del suplidor, concepto de desembolso, cantidad del desembolso, persona a quien se le entregó
el dinero. Véase Modelo de registro de transacciones para caja menuda,
Anejo
S.
Además de las medidas de control antes descritas, el tesorero o la persona que este designe deberá hacer
un cuadre de la caja menuda.
La frecuencia con la que se haga el cuadre será discrecional del comité,
tomando en cuenta el volumen de transacciones realizadas con cargo a la caja menuda.
Para hacer el
cuadre, se seguirá el procedimiento siguiente:
1.
Contar el dinero en la caja.
2.
Sumar todos los recibos de las transacciones cargadas a la caja menuda.
3.
Sumar el dinero y las cuantías de los recibos.
4.
Sumar el cheque o cheques que se hayan girado para abastecer y reabastecer la caja menuda.
S.
La suma del dinero y las cuantías de los recibos (inciso
3)
debe ser igual al monto del cheque o
cheques que se hayan girado para abastecer y reabastecer la caja menuda (inciso
4).
Si se
encuentra una diferencia, esta se documenta y se informa al tesorero o la persona que este haya
designado para que investigue la causa.
.
X
�
Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar de los comités comparten unas características. Para
considerarse como tales deben ser cuentas vencidas, líquidas y exigibles al cierre del periodo cubierto por
el informe de ingresos y gastos correspondientes.
A modo de ejemplo, si un comité recibe una factura por cualquier servicio durante el periodo que cubre
un informe, digamos de enero a marzo, no la paga, pero la misma vence dentro del siguiente periodo de
abril a junio, esa factura no constituye una cuenta por pagar en el periodo de enero a marzo, pues la
misma aún no ha vencido, por lo cual aún no es líquida ni exigible. La factura se convierte en una cuenta
por pagar si la misma no se paga dentro del periodo de abril a junio.
Cabe señalar que las cuentas por cobrar de un comité incluyen créditos, reembolsos de depósitos,
devoluciones, entre otros.
Un boleto para asistir a un acto político colectivo que no fue devuelto no
constituye una cuenta por cobrar del comité, toda vez que los donativos no son exigibles.
Como medida de control in�erno, el tesorero debe mantener un registro de cuentas por pagar para cada
acreedor, el cual detalle: nombre, fecha de la cuenta, concepto, balance inicial, fecha de abono, número
de cheque, cuantía de abono, balance.
Igualmente, debe mantener un registro de cuentas por cobrar
24
para cada deudor incluyendo la misma información detallada anteriormente. REI provee un registro de
cuentas por pagar y por cobrar. Opcionalmente, el tesorero puede mantener un registro en papel, para
el cual puede usar los formularios modelo provistos. Véase Ejemplo de Registro de Cuentas por Pagar y
Cuentas por Cobrar,
Anejos 6 y 7.
Una vez surge una cuenta por pagar, la misma debe registrarse en REI.
Cada abono realizado a cada
cuenta por pagar debe ingresarse en REI bajo la cuenta por pagar correspondiente, de forma que el
sistema haga el ajuste a la deuda.
Igualmente, una vez surge una cuenta pro cobrar, la misma debe
registrarse en REI y, posteriormente, se debe registrar en REI cada abono realizado por el deudor, de
forma que el sistema haga el ajuste a la acreencia. De esta forma, los registros se mantienen al día.
Otras medidas de control interno importantes
XI.
Las medidas de control interno que se incluyen a continuación son relevantes y de igual categoría que las
medidas antes discutidas. Sin embargo, debido a que las mismas relativamente más sencillas de explicar,
se incluyeron en esta sección.
A.
Conciliación de cuenta bancaria
Al recibo de cada estado de cuenta, el tesorero o la persona que este designe debe realizar una
conciliación de la cuenta bancaria con las hojas de depósito, recibos, facturas pagadas y demás
documentos que cubran el periodo del estado de cuenta.
Preferiblemente, la conciliación de cuenta debe realizarse antes de radicar el informe en REI.
Sin
embargo, de ello no ser posible (por las fechas en que el banco emite los estados de cuenta y los periodos
que estos cubren), la conciliación de la cuenta debe realizarse, además, contra los informes radicados en
REI.
De haber una discrepancia, el tesorero o la persona que este designe debe hacer la investigación
correspondiente a los fines de detectar por qué se refleja la discrepancia y tomar la acción correctiva que
corresponda.
Si la acción correctiva tomada afecta alguna transacción registrada en REI, entonces el tesorero es
responsable de enmendar el informe correspondiente, según se lo requiere el Artículo 6.009 (e) de la Ley
222.
25
B.
Registro e inventario de propiedad
El comité debe mantener un registro de la propiedad mueble o inmueble que adquiera con los donativos
que reciba. Además, debe realizar un inventario de dicha propiedad al menos anualmente y documentar
el mismo, haciendo constar cualquier pérdida de propiedad, ya sea por robo, deterioro natural, rotura,
etc. Igualmente, si el comité vende o dona alguna propiedad, debe hacer el ajuste correspondiente en el
registro.
Si el comité da en donación alguna propiedad a otro comité, debe tener en cuenta que el donativo está
sujeto a los límites de donativos impuestos por Ley. Por lo cual, cualquier exceso debe ser pagado por el
comité donatario al comité donante.
La compra de propiedad debe constar en los informes de ingresos y gastos en el anejo correspondiente a
propiedad.
Igualmente, si el comité vende una propiedad, debe reportar el ingreso en el informe de
ingresos y darla de baja en el sistema REl. Si la propiedad se pierde o daña, también deberá hacer el ajuste
en el anejo de propiedad en REI.
El registro e inventario de propiedad no incluirá bienes fungibles como comida, bebidas, materiales de
oficina, entre otros artículos.
C.
Mantenimiento de documentos de resguardo ("backup")
El comité debe mantener copia, ya sea en papel o digital, de todos sus documentos. Se recomienda que,
al menos, el tesorero y el presidente del comité mantengan copia de la totalidad del expediente.
Una
buena alternativa es que el comité use un servicio de nube (el cual puede ser gratuitos o pagando una
cantidad
mensual,
dependiendo
el
espacio
de
almacenaje
requerido)
para
guardar
toda
su
documentación.
Recuerde que el comité debe tener sus archivos accesibles y disponibles para su examen por la OCE en
caso que se requiera como parte de una auditoría al comité, la investigación de una querella contra el
comité o cualquier proceso investigativo o corroborativo sobre cumplimiento con la Ley 222 que realice
la OCE.
Es responsabilidad solidaria del presidente y el tesorero del comité cumplir con cualquier
requerimiento que, dentro de sus facultades en Ley, le realice la OCE.
26
Anejos
Anejo 1- Modelo de formulario sobre titularidad de cuenta bancaria y quién donará
El donante deberá llenar marcar en cada encasillado que corresponda y proveer la información
requerida en el documento.
Yo
' O mayor de edad O menor de edad legalmente emancipado, con número de
-------
identificación
_____
______
____
$
en mi
O licencia de conducir O tarjeta electoral O otro (especifique)
y número de teléfono
, con dirección postal
, declaro que intereso hacer un donativo al Comité [Nombre del Comité] por la cantidad de
____
mediante el cheque número
institución bancaria
, a girarse de la cuenta núm.
__
______
abierta en la
__________
La cuenta bancaria antes descrita está a nombre de: (escoja una alternativa)
O está a mi nombre.
O mi cónyuge
____________,
con quien contraje nupcias bajo el régimen de sociedad
legal de gananciales. El donativo será realizado O a mi nombre O a nombre de mi cónyuge O a
nombre de ambos en partes iguales O$
__
a mi nombre y$
__
a nombre de mi cónyuge. (En caso
que el cónyuge done) El número de identificación en la O licencia de conducir O tarjeta electoral O
otro (especifique) de mi cónyuge es
su teléfono es el
, su dirección postal es
y
______
O
, el cual es un O comité de fondos segregados O comité de acción política
debidamente registrado en la Oficina del Contralor Electoral. En donativo es realizado a nombre del
mencionado comité.
Y para que así conste, hago esta declaración sobre hechos que me constan de personal y propio conocimiento
y entendiendo que la información aquí provista se someterá a la Oficina del Contralor Electoral, la cual tiene la
facultad en Ley de corroborar la veracidad de la información y, de entenderlo necesario, tomar las medidas
que procedan a nivel administrativo o hacer referidos al Secretario de Justicia o cualquier otra entidad
gubernamental con jurisdicción.
Nombre en letra de molde y firma
27
Anejo 2- Modelo de Registro de Suplidores y Facturas
Facturas con importes mayores que $250.00
Fecha
Suplidor
Dirección
Concepto
Cheque
Núm.
Factura
Total
28
Anejo 3- Modelo de Hoja de Control para Acto Político Colectivo
Añadir espacios en la tabla, según la necesidad.
Fecha y hora:
Lugar donde se celebró la actividad:
Si es una residencia, nombre del dueño:
Nombre del organizador:
Tipo de Actividad:
Nombre de la Actividad:
Número de Asistentes:
Ingresos recaudados:
Gastos:
Ingreso neto:
Donantes:
Núm. Boleto
Nombre y dirección postal
Núm. Id.
Medio de
Fecha
donativo
Cantidad
donada
Donativos
en especie
Nombre y dirección postal
Núm. Id.
Descripción del
Fecha
Valor
Fecha
Total
donativo
Gastos:
Núm.
Nombre y dirección postal
Núm.
Factura
de suplidor
Cheque
Concepto
Asumo la responsabilidad de notificar al Comité si advengo en conocimiento de que algún donativo no
se realizó de acuerdo a las disposiciones de la Ley 222-2011, según enmendada.
Firma del Organizador:
29
Anejo 4- Modelo de Hoja de Apertura de Caja Menuda
Caja Menuda del Comité
Fecha de comienzo:
Cantidad:
Persona Responsable de Administrar:
Personas Autorizadas a Solicitar Fondos:
Gastos que Cubrirá:
Encargado de cuadre y fiscalización de la caja:
Firma del Tesorero:
Firma del Presidente:
30
Anejo S- Modelo de Registro de Transacciones para Caja Menuda
Registro de Caja Menuda
Cantidad Inicial:
Fecha
Dinero
Entregado a:
Suplidor a
quien se pagó
Concepto
Cantidad
entregada
Sobrante
Balance
de caja
Iniciales de
encargado
31
Anejo 6- Modelo de Registro de Cuentas por Pagar
Nombre de Acreedor:
Dirección:
Fecha de cuenta:
Concepto:
Número de Factura:
Cantidad adeudada:
Fecha de pago
Núm. de Cheque
Total de abono
Balance a pagar
Anejo 7- Modelo de Registro de Cuentas por Cobrar
Nombre de Deudor:
Dirección:
Fecha de cuenta:
Concepto:
Número de Factura:
Cantidad adeudada:
Fecha de pago
Núm. de Cheque
Total de abono
Balance adeudado