O JUN, 2015

Transcripción

O JUN, 2015

DIRECTIVA
VERSIÓN:
CÓDIGO:
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DI-343-GG/OCF/002
01
FEC. APROB:
PÁGINA:
1/13
O JUN, 2015
RESOLUCIÓN SECRETARIAL
-2015-SGEN/RENIEC
ACCIONES DE CONTROL A LOS PROCESOS
DE LOS ÓRGANOS DE LINEA
PRIMERA VERSIÓN
ACCIONES DE CONTROL A LOS PROCESOS DE LOS ÓRGANOS DE LINEA
ÍNDICE
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I.
OBJETIVO
II.
ALCANCE
III.
BASE LEGAL
IV.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
V.
RESPONSABILIDADES
VI.
DISPOSICIONES GENERALES
VII.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
VIII.
VIGENCIA
IX.
APROBACIÓN
X.
ANEXO
Anexo N° 01: Representación de la Estructura del Control Interno del
RENIEC.
PRIMERA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL NOV? 2015-SGEN/RENIEC
I.
DI-343-GG/OCF/001
OBJETIVO
Establecer disposiciones para la ejecución de las acciones de control a los
procesos de los Órganos de Línea del Registro Nacional de Identificación y
Estado Civil - RENIEC; en el marco del Sistema de Control Interno (SCI) que
contribuye al establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de
control interno conducentes al logro de los objetivos institucionales y la cultura de
control institucional, a través de la mejora continua.
II.
ALCANCE
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La presente Directiva es administrada por la Oficina de Control y Fiscalización,
en adelante OCF, sus disposiciones son de aplicación y cumplimiento obligatorio
por todos los Órganos de Línea y sus unidades orgánicas dependientes. Es de
conocimiento para toda la entidad.
III.
BASE LEGAL
3.1. Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y
Estado Civil, del 12 de julio de 1995.
3.2. Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones, del 01 de octubre de 1997.
3.3. Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, del 28 de mayo de
2000 y su modificatoria.
3.4. Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República, del 23 de julio de 2002.
3.5. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del 11 de
abril de 2001 y sus modificaciones.
3.6. Ley N° 26300, Ley de los Derechos de Participación y Control Ciudadanos,
del 03 de mayo de 1994.
3.7. Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública, del 13 de
agosto de 2002.
3.8. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, del 18
de abril de 2006.
3.9. Ley N° 27408, Ley que establece la atención preferente a las mujeres
embarazadas, las niñas, niños, los adultos mayores, en lugares de
atención al público, del 24 de enero de 2001 y su modificatoria.
3.10. Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, del 20 de agosto
de 2011,
3.11. Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, del 4 de julio de 2013 y Fe de Erratas
del 6 de julio de 2013.
3.12. Decreto Supremo N° 015-98-PCM, que aprueba el Reglamento de
Inscripciones del RENIEC, del 25 de abril de 1998, y sus modificaciones,
3.13. Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, aprueban Texto Único Ordenado de
la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
del 24 de abril del 2003.
PRIMERA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL Nyt-2015-SGEN/RENIEC
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DI-343-GG/OCF/001
3.14. Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, aprueban el Reglamento de la Ley
de Transparencia y Acceso de la Información Pública, del 7 de agosto de
2003.
3.15. Decreto Supremo N° 033-2005-PCM, que aprueba Reglamento del
Código de Ética de la Función Pública, del 19 de abril de 2005.
3.16. Decreto Supremo N° 096-2007-PCM, que regula la fiscalización posterior
aleatoria de los procedimientos administrativos por parte del Estado, del 14
de diciembre de 2007.
3.17. Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, que aprueba Reglamento de la Ley
de Firmas y Certificados Digitales, del 19 de julio de 2008.
3.18. Decreto Supremo N° 042-2011-PCM, que establece la Obligación de las
Entidades del Sector Público de contar con un Libro de Reclamaciones, del
08 de mayo de 2011.
3.19. Decreto Supremo N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley N° 29783, Ley
de Seguridad y Salud en el Trabajo, del 25 de abril de 2012.
3.20. Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública, del 09 de enero 2013.
3.21. Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, aprueban Reglamento General de
la Ley N° 30057. Ley del Servicio Civil del 13 de junio de 2014 y Fe de
Erratas, de 25 de junio de 2014.
3.22. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba Normas de
Control Interno, del 03 de noviembre de 2006.
3.23. Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG, que aprueba "la Guía para
la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del
Estado", del 30 de octubre de 2008.
3.24. Resolución de Contraloría N° 273-2014-CG, que aprueba las Normas
Generales de Control Gubernamental, del 13 de mayo de 2014.
3.25. Resolución Jefatural N° 475-2011/JNAC/RENIEC, que aprueba el Acta
de Compromiso para la Implementación del Control Interno del RENIEC y
Constituye el Comité de Control Interno del RENIEC, del 21 de setiembre
de 2011.
3.26. Resolución Jefatural N° 124-2013-JNAC/RENIEC, que aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones y la Estructura Orgánica del
RENIEC, del 11 de abril de 2013.
3.27. Resolución Jefatural N° 184-2013-JNAC/RENIEC, aprueba el Texto
Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) del Registro Nacional de
Identificación y Estado Civil, y sus modificatorias, del 06 de junio de 2013.
3.28. Resolución Jefatura! N° 221-2013-JNAC/RENIEC, que reconstituye el
"Comité de Control Interno del RENIEC", del 09 de julio de 2013.
3.29. Resolución Gerencial N° 000001-2014/GG/OCF/RENIEC, que aprueba el
Instructivo IN-206-GG/OCF/001 "Instructivo para el Registro de Riesgos en
los Formatos de Identificación de Riesgos y Matriz de Riesgos Contenidos
en las Guías de Procedimientos del RENIEC", primera versión, del 2 de
abril 2014.
3.30. Resolución Secretaria! N° 029-2014/SGEN/RENIEC, que aprueba la
Directiva DI-200-GPP/001 Lineamientos para la Formulación de los
PRIMERA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N9Y-2015-SGEN/RENIEC
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DI-343-GG/OCF/001
Documentos Normativos del RENIEC - quinta versión, del 30 de mayo de
2014.
IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1. Acciones de Control
Conjunto de labores de evaluación y verificación; objetiva y sistemática;
previa, concurrente y posterior; efectuada por la OCF sobre los actos y
resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los
recursos, bienes y operaciones institucionales.
4.2. Actividades de Control
Labores específicas de control previo, concurrente y posterior efectuado
por los Órganos de Línea y sus dependencias, que sirven de instrumentos
de control con el propósito de asegurar el funcionamiento de los procesos
a su cargo, mejorar su capacidad y eficiencia, así como evaluar sus
resultados.
4.3. Administrados
Personas Naturales o Jurídicas que participan en el procedimiento
administrativo.
4.4. Autoevaluación
Técnica que permite a la entidad o cada unidad orgánica medir la
efectividad de los controles en los procesos que interviene y los resultados
de la gestión, verificando su capacidad para cumplir metas y los resultados
a su cargo.
4.5. Autorregulación
Establecer de manera participativa las normas, procesos y procedimientos
bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia.
4.6. Autocontrol
Capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel
jerárquico, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar
correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de
su función.
4.7. Control Interno
Proceso integral efectuado por el titular, directivos y demás servidores
públicos, diseñado para enfrentar los riesgos y para dar seguridad
razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se
alcanzarán los objetivos institucionales. Se aplica en el planteamiento de la
estrategia a todos los niveles de la entidad.
4.8. Control Concurrente
Verificación de la ejecución de controles realizados en los procesos
durante el desarrollo de las actividades propias de los mismos. Este tipo
de control está orientado a corregir las deficiencias, conforme estas se
vayan presentando en el desarrollo del proceso.
4.9. Control Posterior
Verificación de los resultados de los procesos luego de ser realizados, para
evaluar la calidad de los bienes o servicios prestados a los ciudadanos.
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RESOLUCIÓN SECRETARIAL N°//-2015-SGEN/RENIEC
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Este tipo de control es ejecutado por los supervisores o por los módulos de
aseguramiento de la calidad de los procesos.
4.10. Control Previo
Verificación del cumplimiento de las normas y disposiciones establecidas
en materia de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y
protección de los recursos y bienes de la entidad, dicho cumplimiento
anticipa la ocurrencia de acontecimientos (riesgos) que podrían
desencadenar la materialización de eventos negativos para la institución.
4.11. Control Gubernamental
Es la Supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la
gestión pública, en atención al grado de eficiencia, transparencia y
economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de
política y planes de acción. (Art.6° Ley N°27785).
En el ejercicio de sus atribuciones, los órganos del Sistema Nacional de
Control aplican de manera obligatoria los principios del control
gubernamental establecidos por Ley, que sirven como criterio interpretativo
e integrador para la aplicación de las normas generales y como parámetros
para la actuación del personal de los órganos del Sistema.
4.12. Cultura de Control
Conjunto de costumbres, conocimientos y actitudes respecto al grado de
desarrollo de los controles dirigidos a dar respuesta a los riesgos.
4.13. Fiscalización de Campo
Acción de control desarrollada por la OCF orientada a verificar el
cumplimiento de las normas legales, disposiciones y normativa interna,
dentro del contexto del control interno, en el ámbito de los Órganos de
Línea y sus dependencias.
4.14. Fiscalización Posterior
Actividad de control que comprende la verificación mediante el sistema de
muestreo, de la autenticidad de las declaraciones, documentos
sustentatorios, información, traducciones y otros relevantes,
proporcionados por el administrado en un procedimiento administrativo.
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4.
4.15. Gestión de Riesgos
Proceso diseñado para identificar eventos potenciales que podrían afectar
a la entidad y permite administrar el riesgo dentro de los límites aceptados,
proporcionando la seguridad razonable para el logro de sus objetivos. El
mismo que será efectuado por la Alta Dirección, las gerencias y el personal
de la entidad en todos los niveles.
4.16. Monitoreo
Consiste en la evaluación continua de los procesos y operaciones de la
entidad, involucra la recopilación periódica, procesamiento y análisis de
datos e información, con el propósito de asegurar que los insumos, planes
de trabajo, resultados priorizados, cumplimiento de plazos según normativa
vigente, atención de calidad al ciudadano y otras acciones requeridas de
acuerdo a los planes establecidos, garantizando la idoneidad y calidad de
los mismos. A diferencia de la supervisión, el monitoreo se puede efectuar
sin ir al terreno, permitiendo adoptar medidas correctivas de manera
oportuna.
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4.17. Normas de Control Interno
Normas Generales de Control Interno son disposiciones de obligatorio
cumplimiento para las entidades del Estado, su implementación
garantizará el ejercicio de la entidad con eficiencia, calidad, objetividad e
idoneidad, fundamentándose en los principios de autogestión, autocontrol y
autorregulación.
La organización del Sistema del Control Interno se fundamenta en una
estructura basada en cinco componentes, interrelacionados entre sí,
integrados al proceso de gestión institucional, los cuales son los siguientes:
a. Ambiente de Control.- Es la base del sistema de Control Interno, está
relacionado con las actitudes y acciones del Titular, directivos y demás
servidores, sus valores y el ambiente en el que desempeñan sus
actividades dentro de la institución.
b. Evaluación de Riesgos.- Proceso global de identificación, análisis y
estimación de riesgos; permite determinar las prioridades de gestión del
riesgo mediante la comparación de los resultados de la calificación y el
grado de exposición al riesgo.
c. Actividades de Control Gerencial.- Está relacionado a las políticas,
métodos, procedimientos y otras medidas que establece la entidad,
corno parte de las operaciones, a fin de asegurar se apliquen las
acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos, así como
para realizar una gestión eficiente y eficaz.
d. Información y Comunicación.- Los sistemas de información y
comunicación permiten generar, procesar y transmitir información
relevante y confiable sobre las actividades y eventos externos e
internos, para el oportuno conocimiento y control de sus operaciones,
así como para el logro de los objetivos institucionales.
e. Supervisión.-
Todos los procesos deben ser supervisados
continuamente, lo que permite a la entidad valorar la calidad de la
gestión y del sistema de control interno. Medir los avances dará lugar a
reaccionar oportunamente y efectuar los ajustes pertinentes.
4.18. Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que interactúan
añadiendo valor, transformando elementos de entrada en resultados.
4.19. Riesgo
Probabilidad de ocurrencia de una situación o evento que pueda
obstaculizar el desarrollo de las funciones del proceso y afectar el logro de
sus objetivos.
4.20. Seguimiento
Es la verificación de la evolución y el desarrollo de la implementación de
una recomendación de oportunidad de mejora. Permite medir el avance de
las acciones preventivas y correctivas con el fin que la recomendación de
oportunidad de mejora se efectivice.
4.21. Sistema de Control Interno
Conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
organización, procedimientos y métodos, incluyendo las actitudes de las
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autoridades y el personal, organizadas e instituidas en cada entidad del
Estado, para la consecución de sus objetivos.
4.22. Situaciones encontradas
Término usado para referirse a las deficiencias, desviaciones y/o
irregularidades en las actividades de las unidades examinadas por la OCF.
4.23. Supervisión
Es un proceso técnico, dinámico y permanente por el cual los niveles
superiores del personal encargado de la ejecución de las actividades de un
determinado proceso dirigen, revisan y participan activamente en el
mejoramiento de las actividades que desarrollan, coadyuvando de esta
manera a que el personal mejore su competencia profesional y la calidad
del resultado del servicio, cumpliendo los plazos y objetivos planteados.
V. RESPONSABILIDADES
De la Oficina de Control y Fiscalización
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5.1. La OCF de acuerdo a sus competencias establecidas en el ROF vigente,
efectuará acciones de control, que permitan cautelar el cumplimiento de
las normas legales y de la normativa interna vigente; optimizar el ejercicio
del control interno orientado a evaluar el funcionamiento de los procesos,
incorporando la gestión de riesgos, identificando los riesgos potenciales
que puedan afectar el logro de los objetivos y la cultura de control
institucional, con el propósito de mitigarlos. Este análisis permitirá proponer
mejoras en los mecanismos de control existentes o recomendar la
implementación de controles adecuados.
La representación gráfica de la Estructura del Control Interno del RENIEC,
se muestra en el Anexo N° 01 de la presente Directiva.
De los Órganos de Línea y sus dependencias
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5.2. Todo el personal, Gerentes, Sub Gerentes y Jefes de los Órganos de
Línea y sus dependencias, son responsables del funcionamiento de las
normas de control interno en el ámbito de su competencia y en función al
momento de su ejercicio: previo, concurrente y posterior, así como de
implementar, adecuar y mejorar los mecanismos de control existentes.
5.3. Los Gerentes, Sub Gerentes y Jefes de los Órganos de Línea y sus
dependencias son responsables de la ejecución de las estrategias
aprobadas por la máxima autoridad institucional; formulando mecanismos
apropiados de control interno; y vigilando la eficiencia del sistema de
control interno en sus unidades.
5.4. Los Gerentes, Sub Gerentes y Jefes de los Órganos de Línea y sus
dependencias son responsables de efectuar acciones conjuntas que
aseguren la implementación de las recomendaciones de las oportunidades
de mejora planteadas como resultado de las acciones de control realizadas
en sus unidades, debiendo proporcionar periódica y oportunamente
información confiable, completa y actualizada respecto al estado de tales
recomendaciones, hasta su total implementación y cuando lo requiera la
OCF.
En el ejercicio de sus atribuciones se aplicará los principios del Control
Gubernamental establecidos por Ley, en relación a las obligaciones para el
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RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° -2015-SGEN/RENIEC
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desempeño de sus labores sujetas a las normas de conducta, principios,
procedimientos y demás disposiciones aplicables.
5.5. Los Órganos de Línea y sus dependencias deben garantizar que los
factores internos y externos que podrían afectar negativamente el logro de
los objetivos de la entidad están siendo identificados y evaluados. Esta
evaluación debe abarcar, en sus respectivos ámbitos de competencia
funcional, todos los riesgos que la entidad podría enfrentar.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1. Los Órganos de Línea y sus dependencias, en coordinación con el Comité
de Control Interno, a través de la OCF realizarán acciones conjuntas para
implementar el Sistema de Control Interno, para lo cual deberán registrar
sus controles estableciendo formatos y otros estandarizados que permitan
una correcta evaluación de la ejecución de los procesos y proporcionen
información cuando ésta sea requerida por la OCF, a efecto de garantizar
la eficiencia en su empleo e impacto en la toma de decisiones.
6.2. La OCF informará a las áreas sujetas a las acciones de control, las
situaciones encontradas y las recomendaciones de las oportunidades de
mejora necesarias dentro del ámbito de sus funciones; y mantendrá
informada a la Gerencia General del resultado de las acciones de control
efectuadas.
6.3. Los Órganos de Línea y dependencias sujetos a las acciones de control
por parte de la OCF, deberán formular, revisar y actualizar de manera
permanente los documentos normativos que regulan sus procesos, en
concordancia a las disposiciones de la presente directiva.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Estructura de las Acciones de Control y Actividades de Control
7.1. Para un adecuado cumplimiento de las Acciones de Control y Actividades
de Control, según la responsabilidad y competencia funcional de los
órganos involucrados en la presente directiva, se ha clasificado de
acuerdo al siguiente detalle:
CLASIFICACIÓN
DETALLE
RESPONSABLE DE
SU EJECUCIÓN
Orientada a verificar el cumplimiento de las normas
Fiscalización de
Campo
legales, disposiciones y normativas internas, así
como la gestión administrativa y operativa, dentro
del contexto del control interno.
*Implementación de recomendaciones
Acciones de Control
Seguimiento y
de las Oficina de Control y
Fiscalización
oportunidades de mejora, formuladas por la OCF en
sus informes de Acciones de Control.
Monitoreo
* Al Resultado consolidado de las Actividades de
Control de los Órganos de Linea y sus
dependencias.
Supervisión
actividades de los procesos de los órganos de línea
y sus dependencias.
* Aspectos administrativos y operativos de las
Actividades de
Control
Fiscalización
Posterior
Seguimiento y
Monitoreo
* A los procedimientos de aprobación automática
TUPA.
*A los procedimientos de evaluación previa.
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dependencias
* Proceso de implementación de Recomendaciones
de Acciones de Control formuladas por la OCF.
*Al cumplimiento de Leyes y normativas vigentes.
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RESOLUCIÓN SECRETARIAL NVI-2015-SGEN/RENIEC
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Fiscalización de Campo
7.2. La OCF realizará fiscalizaciones de campo en el ámbito correspondiente a
los Órganos de Línea y sus dependencias, con la finalidad de constatar el
cumplimiento de las normativas internas y mandatos legales vigentes,
relacionados a la gestión operativa y administrativa; asimismo para
comprobar si el estado de implementación de las recomendaciones de las
oportunidades de mejora es consistente con la información suministrada en
los informes resultantes de las actividades de control a su cargo.
7.3. La OCF presentará a la Gerencia General el Plan de las Fiscalizaciones de
Campo, para su aprobación y gestión de los recursos necesarios ante el
órgano competente
7.4. La OCF efectuará las fiscalizaciones de campo Programadas en el Plan
Operativo Institucional - POI, así como No Programadas ante la existencia
de hechos que lo ameriten.
7.5. La OCF verificará en el lugar fiscalizado los aspectos del cumplimiento de
las leyes, normativas vigentes y disposiciones internas de los órganos
responsables.
7.6. Culminada la acción de control, la OCF entregará un Acta de Fiscalización
de Campo suscrita por el equipo fiscalizador y el responsable del área
fiscalizada.
7.7. Recibido el informe de la OCF, los órganos fiscalizados deberán informar
en un plazo de veinte (20) días hábiles sobre las acciones de
implementación de las recomendaciones de las oportunidades de mejora
realizadas.
7.8. La OCF evaluará el informe recibido de los órganos fiscalizados y
contrastará con los sustentos documentales adjuntos al Sistema de
Trámite Documentario (SITD).
7.9. Los órganos fiscalizados deberán reportar mensualmente el avance de la
implementación de las recomendaciones de las oportunidades de mejora
hasta su total culminación.
Seguimiento y Monitoreo OCF.
7.10. La OCF efectuará el seguimiento y monitoreo a:
a. El proceso de implementación de las recomendaciones de las
oportunidades de mejora formuladas por la OCF en sus informes de
Acciones de control, coordinando con las áreas evaluadas la remisión
oportuna de su información y sustentos respectivos.
b. El resultado consolidado de las Actividades de Control que realizan
los Órganos de Línea y sus dependencias:
- Supervisiones operativas y administrativas relacionadas a sus
procesos y sub procesos, cuyos informes serán remitidos de manera
bimensual a la OCF.
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- Fiscalizaciones Posteriores de los Procedimientos de Aprobación
cuyos informes serán remitidos
Automática del TUPA,
semestralmente a la OCF.
- Fiscalizaciones Posteriores de los Procedimientos de Evaluación
Previa, cuyos informes serán remitidos de manera bimensual a la
OCF.
- Seguimiento y monitoreo al proceso de implementación de las
recomendaciones de las oportunidades de mejora formuladas por la
OCF, cuyos informes serán remitidos mensualmente a la OCF.
rARIA
- Seguimiento y monitoreo relacionados al cumplimiento de normas
legales y normativas vigentes que se indican, entre otros que el
Legislativo establezca, relacionados al amparo de los derechos de
los administrados que acceden a los servicios del RENIEC; cuyo
resultado consolidado será remitido a la OCF por el Órgano
responsable, según el ámbito de su competencia:
•
Decreto Supremo N° 042-2011-PCM, que obliga a las
Entidades del Sector Público contar con un Libro de
Reclamaciones,
debiendo
las
unidades
orgánicas
involucradas reportar mensualmente al órgano responsable
institucional, con copia a la OCF.
•
Ley N° 28683 — "Ley de Atención Preferente" debiendo las
unidades orgánicas involucradas reportar mensualmente a su
Gerencia, con copia a la OCF.
•
Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, debiendo las unidades orgánicas
involucradas reportar mensualmente a su Gerencia, con copia
a la OCF.
7.11. Las OCF elaborará el informe correspondiente al resultado del seguimiento
y monitoreo a su cargo, el cual será derivado a la Gerencia General, con
copia a las áreas involucradas.
De la información
7.12 La OCF solicitará información contenida en medios físicos y/o virtuales que
considere necesario para verificar, confirmar o contrastar, validar, etc. los
hechos que le permita determinar un juicio de posibles deficiencias,
desviaciones e irregularidades en las actividades de determinados
procesos sujetos a las acciones de control por parte de la OCF.
7.13. La OCF analizará y verificará la información suministrada por los Órganos
de Línea necesaria para el cumplimiento de las acciones de control de su
competencia, la misma que debe ser exacta, objetiva, válida, completa,
oportuna, consistente, confiable y actualizada.
7.14. Además de la información suministrada por el área evaluada, la OCF podrá
hacer uso de medios y equipos necesarios para evidenciar las situaciones
encontradas durante las acciones de control.
7.15. Los Órganos de Línea deberán anexar a sus informes, la documentación
de sustento que permita validar su contenido.
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11
DI-343-GG/OCF1001
Del resultado de las acciones de control
7.16. Como resultado de las acciones de control desarrolladas, la OCF elaborará
el informe correspondiente, cuya estructura, presentación y redacción
estará de acuerdo a las formalidades establecidas por la entidad, la cual
deberá contener, las deficiencias, desviaciones e irregularidades
detectadas en los procesos, así como los posibles riesgos y los efectos
asociados a éstos, recomendando la prioridad de su atención a los
aspectos críticos; a fin de promover acciones de mejora, correctivas,
preventivas u otras necesarias en la conducción y ejecución de las
actividades evaluadas.
7.17. Los informes de la OCF serán comunicados oportunamente a la Gerencia
General, a los Órganos de Línea y dependencias evaluadas, a fin de que
disponga a las áreas involucradas la implementación de las
recomendaciones de las oportunidades de mejora.
7.18. De detectarse incumplimiento de funciones que conlleve a presuntas
responsabilidad administrativa, civil o penal, serán informadas al equipo de
trabajo de Investigaciones de la OCF para las diligencias correspondientes,
derivándose copia del informe y anexando las evidencias preliminares
obtenidas, a fin de que se inicie el proceso investigatorio y se determine la
responsabilidad del(los) presunto(s) implicado(s).
7.19. Los informes de la OCF correspondientes al seguimiento continuo al
resultado de las acciones de control a cargo de la OCF serán comunicados
oportunamente a la Gerencia General, para la toma de decisiones
respectivas, considerando que las propuestas y sugerencias contenidas en
los referidos informes, están orientados al mejoramiento y optimización de
los procesos, procedimientos y controles evaluados.
VIII. VIGENCIA
Entrará en vigencia a partir de su aprobación.
IX.
APROBACIÓN
Será aprobada mediante Resolución Secretarial.
X.
ANEXO
PRIMERA VERSIÓN
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N°c-2015-SGEN/RENIEC
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O JUN, 2015

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