Proposed Policy Revision

Política No. 6000
COMPRAS
Todas las compras de equipos, materiales y suministros se harán de acuerdo con las leyes y
reglamentos aplicables, incluyendo el Capítulo 143 del Artículo 8 de los Estatutos Generales
de Carolina del Norte, la política de la Junta y los reglamentos y procedimientos de compras.
Se espera que todos los empleados involucrados en las compras estén familiarizados con
estos requisitos.
El superintendente, o su designado, se asegurarán de que las especificaciones escritas de los
productos deseados sean de carácter descriptivo y claro e incorporen los requisitos de calidad
y las necesidades de servicio de la Junta. Aunque no hay un número mínimo de ofertas,
propuestas o cotizaciones que se requiera para la compra de aparatos, productos, insumos y
equipos, ya sea una oferta formal o informal, se alienta al superintendente obtener por lo
menos dos cotizaciones cuando sea posible.
El oficial de finanzas y cualquier personal adicional que se considere apropiado por el
superintendente revisarán la presentación de ofertas, propuestas o cotizaciones para
determinar si responden a las especificaciones del distrito, y hará recomendaciones al
superintendente. El superintendente o designado adjudicarán el contrato en base a las
recomendaciones o harán una recomendación a la Junta para la adjudicación del contrato por
la Junta de conformidad con esta política.
Los equipos, materiales e insumos deben ser adquiridos de conformidad con los siguientes
requisitos. Las compras no se dividirán con el propósito de evadir cualquiera de los
requisitos de esta política, ley estatal o cualquier reglamento adoptado por el superintendente
para la implementación de esta política.
6000.1
LICITACIÓN FORMAL
La compra de aparatos, suministros, materiales o equipos por gastos de
$90.000 o más debe ser asegurada a través del proceso de licitación
competitiva regido por G.S. 143-129.
El superintendente, en consulta con el oficial de finanzas, está autorizado por
la Junta para determinar el mejor método para licitar formalmente un producto
o, en su caso, utilizar una de las excepciones a la licitación formal como se
establece a continuación. El oficial de finanzas se encargará de supervisar el
uso de cualquier método de compra y se asegurará de que todos los requisitos
legales se cumplan, incluyendo la publicidad, las licitaciones en sobres
cerrados, el mantenimiento de los registros y la apertura pública de ofertas. El
oficial de finanzas tendrá la autoridad para determinar si se requieren fianzas
de licitación. La Junta autoriza el uso de anuncios en el periódico, anuncios
electrónicos o ambos para licitaciones formales; sin embargo, el
superintendente tiene la autoridad para determinar qué método se utilizará
para una compra específica o categorías de compras.
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Las concesiones se otorgarán al mejor licitante o licitantes responsables cuya
oferta/propuesta cumpla con los requisitos y criterios establecidos por la
Junta, teniendo en cuenta la calidad, el rendimiento y el tiempo especificado
en la propuesta para la ejecución del contrato. Todos los contratos adjudicados
deben ser por escrito.
La Junta permite el uso de los siguientes procesos para los contratos que
requieran de licitación formal.
1. Licitaciones competitivas en sobres cerrados: una licitación en sobre
cerrado (o llamado a licitación) puede utilizarse para solicitar el costo de
bienes particulares al proporcionar especificaciones detalladas de
antemano.
2. Subasta inversa: de conformidad con G.S. 143-129.9(a)(1), la Junta puede
usar las subastas inversas como alternativa a los procedimientos de
licitación en sobre cerrado. Para propósitos de esta política, la subasta
inversa significa un proceso de compra en tiempo real en que los licitantes
compiten para ofrecer productos al precio de venta más bajo en un entorno
abierto e interactivo. El superintendente, en consulta con el oficial de
finanzas, determinará si las subastas inversas son apropiadas para una
compra específica o categoría de compras. Para llevar a cabo una subasta
inversa, el oficial de finanzas puede utilizar a un tercero, puede utilizar el
sistema estatal de adquisición electrónica o, si el equipo apropiado está
disponible, puede llevar a cabo la subasta a través del equipo del distrito
escolar.
3. Excepciones a las licitaciones formales: cualquiera de los procesos
descritos a continuación se pueden utilizar en lugar de hacer una licitación
formal, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos de la ley estatal.
6000.2
LICITACIÓN INFORMAL
La compra de aparatos, suministros, materiales o equipos por gastos de $5.000
a $90.000 debe ser asegurada a través de o con la aprobación por escrito del
oficial de finanzas mediante el proceso de licitación informal regido por G.S.
143-131.
El superintendente, en consulta con el oficial de finanzas, está autorizado por
la Junta para determinar el mejor método para licitar informalmente un
producto. El oficial de finanzas se encargará de supervisar el uso de cualquier
método de compra y se asegurará de que todos los requisitos estatales se
cumplan, incluido el mantenimiento de los registros de todas las ofertas
presentadas. Las concesiones se otorgarán al mejor licitante o licitantes
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responsables cuya oferta o propuesta cumpla con los requisitos y criterios
establecidos por el distrito escolar, teniendo en cuenta la calidad, el
rendimiento y el tiempo especificado en la propuesta para la ejecución del
contrato. En el caso de ofertas bajas idénticas entre dos o más licitantes
receptivos y responsables, el oficial de finanzas deberá, a su discreción, hacer
que la concesión sea en el mejor interés del sistema escolar.
1. Licitaciones competitivas en sobres cerrados: los requisitos de la
licitación informal pueden cumplirse mediante el uso de licitaciones en
sobres cerrados. El oficial de finanzas puede determinar los métodos
apropiados para solicitar licitaciones en sobres cerrados.
Las
especificaciones de licitación incluirán la hora, fecha y lugar para la
apertura de las ofertas. Ningún anuncio para la licitación es necesario (a
menos que el proceso de licitación formal se utilice); sin embargo, el
oficial de finanzas puede anunciar las licitaciones como él/ella estime
conveniente.
2. Cotizaciones: los requisitos de licitación informal pueden cumplirse por la
solicitud de cotizaciones de los posibles proveedores. Las cotizaciones
pueden ser solicitadas y presentadas a través de fax, correo electrónico o
por teléfono. Las cotizaciones telefónicas deben ponerse por escrito antes
de adjudicar un contrato final. Las cotizaciones por escrito deben ser en
papel con membrete del proveedor o un formulario de cotización oficial, y
deben incluir una firma autorizada.
3. Subasta inversa: una subasta inversa se puede utilizar para solicitar ofertas
informales, en consonancia con el proceso previsto en el apartado de
licitación formal.
4. Excepciones a las licitaciones informales: cualquiera de los procesos
descritos a continuación como excepciones se pueden utilizar en lugar de
una licitación informal, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos
de la ley estatal.
6000.3
COMPRAS POR DEBAJO DEL RANGO DE LICITACIÓN INFORMAL
Las compras de equipos, materiales y suministros que cuesten menos de
$5.000 serán otorgadas bajo las condiciones que fomentan la competencia
entre los proveedores. Las decisiones de compra deben tomarse después de
considerar el precio, la calidad, la idoneidad para la necesidad específica y la
puntualidad de la entrega y el rendimiento. Dos cotizaciones deben ser
recibidas por cada compra cuando sea posible. Los contratos relevantes del
sistema escolar y del estado deben ser revisados para determinar si la Junta
está recibiendo el mejor valor. El cumplimiento de esta política deberá ser
documentado por las compras entre $2.500 y $5.000. La Junta se reserva el
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derecho de no firmar un contrato con cualquier proveedor o contratista cuando
el rendimiento en cualquier contrato anterior se haya encontrado
insatisfactorio por el superintendente o la Junta.
6000.4
LICITACIÓN ELECTRÓNICA
De conformidad con G.S. 143-129.9(a)(2), el sistema escolar puede recibir
ofertas electrónicamente, además o en lugar de las ofertas impresas. Si las
ofertas electrónicas se utilizan para las compras que se deben licitar
formalmente, se deben diseñar procedimientos de recepción de ofertas
electrónicas para garantizar la seguridad, autenticidad y confidencialidad de
las ofertas hasta por lo menos en la misma medida que las ofertas impresas.
El superintendente, en consulta con el oficial de finanzas, determinará si las
licitaciones electrónicas son apropiadas para una compra específica o
categoría de compras.
6000.5
EXCEPCIÓN A LAS LICITACIONES FORMALES E INFORMALES
REQUISITOS
El sistema escolar puede utilizar las siguientes opciones de compra en lugar de
la licitación competitiva. La licitación formal o informal no es necesaria si se
utiliza cualquiera de estos procesos. El oficial de finanzas es responsable de
la recopilación de información para documentar la base para el uso de las
excepciones a los requisitos de licitación competitiva. El superintendente, en
consulta con el oficial de finanzas, determinará si el uso de una de las
siguientes excepciones es apropiado para una compra o un grupo de compras.
1. Compras de otros organismos gubernamentales: de conformidad con G.S.
143-129(e)(3), el distrito escolar puede contratar para la compra,
arrendamiento o adquisición de otros aparatos, suministros, materiales o
equipos a cualquier otro organismo federal, estatal o local.
2. Emergencias especiales: de conformidad con G.S. 143-129(e)(2), la
licitación competitiva no es necesaria en casos de emergencias especiales
relacionadas con la salud y la seguridad de las personas o sus bienes. Para
que exista una emergencia bajo el estatuto, los siguientes factores deben
existir: (1) la emergencia debe estar presente, inmediata y existente; (2) el
daño no puede ser evitado con medidas de carácter temporal; y (3) la
emergencia no debe ser auto-creada por la Junta.
3. Compras en grupo competitivas: de conformidad con G.S. 143-129(e)(3),
el sistema escolar puede hacer compras a través de un programa de
compras en grupo por licitación competitiva, a través del cual otra entidad
usa un proceso competitivo para establecer contratos en nombre de varias
entidades a precios de descuento.
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4. Contrato estatal por plazo determinado: de conformidad con G.S. 143129(e)(9), el sistema escolar puede comprar los productos incluidos en los
contratos estatales por plazo determinado con el proveedor del estado por
el precio estipulado en el contrato estatal, si el proveedor está dispuesto a
extenderle al sistema escolar los mismos precios o más favorables, y los
términos y condiciones establecidos en el contrato estatal.
5. Artículos de fuente única: de conformidad con G.S. 143-129(e)(6), con la
aprobación de la Junta, el sistema escolar puede comprar un artículo a
través de un contrato de fuente única bajo las siguientes circunstancias: (1)
cuando la competencia de rendimiento o precio no está disponible; (2)
cuando un producto necesario está disponible en una fuente de
abastecimiento única; o (3) cuando la estandarización o compatibilidad es
la consideración primordial. Al solicitar una compra conforme a la
excepción de fuente única, el oficial de finanzas proporcionará a la Junta
la documentación que justifique el uso de la excepción.
6. “Acarreo” o contratos de licitación previa: de conformidad con G.S. 143129(g), con la aprobación de la Junta, el sistema escolar puede comprar a
cualquier proveedor que, en los últimos 12 meses, tenga un contrato para
suministrar el artículo necesario al gobierno federal, a cualquier gobierno
estatal, o a cualquier otro organismo o subdivisión política del gobierno
federal o cualquier gobierno estatal. Antes de recomendar una compra
mediante la excepción de acarreo, el oficial de finanzas se asegurará de
que se cumplan los siguientes requisitos: (1) el precio y otros términos y
condiciones del contrato sean al menos tan favorables como el contrato
anterior; (2) el contrato se celebró después de un proceso público de
licitación formal sustancialmente similar al exigido por los Estatutos
Generales de Carolina del Norte; (3) se utiliza el mismo proveedor; y (4)
la notificación de la intención de adjudicar el contrato sin licitación se
anuncia públicamente por lo menos 10 días antes a la reunión de la Junta
programada periódicamente en la que se aprobará el contrato. Antes de
aprobar el contrato, la Junta debe determinar que el uso del contrato es en
el mejor interés del sistema escolar.
7. Compras de bienes y servicios de tecnologías de la información: de
conformidad con el G.S. 143-129(e)(7), el sistema escolar puede comprar
o alquilar tecnologías de la información a través de contratos establecidos
por la Oficina Estatal de Servicios de Tecnologías de la Información. El
oficial de finanzas trabajará con el departamento de tecnologías de la
información para asegurarse de que estas compras satisfagan las
necesidades del sistema escolar.
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8. Además, el sistema escolar también puede comprar bienes y servicios de
tecnologías de la información mediante el uso de una solicitud de
propuesta (RFP) de conformidad con G.S. 143-129.8, siempre que se
cumplan los siguientes requisitos: (1) la notificación de la solicitud se
proporciona en conformidad con los requisitos de notificación de
licitación formal; y (2) los contratos se adjudican a la persona o entidad
que presente la mejor propuesta global según se determine por el oficial de
finanzas y el superintendente. La RFP debe describir el alcance del
trabajo, los términos y condiciones generales, las especificaciones del
producto que necesita el sistema escolar y el proceso de solicitud. Las
RFP se evaluarán utilizando el método de "mejor valor" como se define en
G.S. 143-135.9(a)(1), de modo que el sistema escolar pueda seleccionar la
solución tecnológica más adecuada para alcanzar los objetivos de la Junta.
Sin embargo, en situaciones donde el oficial de finanzas considere que la
compra es muy compleja o no sea capaz de determinar con claridad cuál
es la solución óptima para el sistema escolar, se podrá utilizar el método
de "solicitud basada en la solución" o "alianza entre el gobierno y el
proveedor". El oficial de finanzas puede negociar con el proponente para
obtener un contrato final que satisfaga las mejores necesidades del sistema
escolar, siempre y cuando las modificaciones basadas en tales
negociaciones no priven a los proponentes o los posibles proponentes de la
oportunidad de competir por el contrato y no resulten en la adjudicación
del contrato a otra persona o entidad que hubiera sido si las
modificaciones se hubieran incluido en la RFP.
9. Compras de gasolina, combustible y petróleo: de conformidad con G.S.
143-129(e)(5), el sistema escolar puede comprar gasolina, combustible y
derivados del petróleo sin el uso de una licitación competitiva formal. Sin
embargo, las compras están sujetas a los requisitos de licitación informal
antes mencionados.
10. Productos utilizados: de conformidad con G.S. 143-129(e)(10), el sistema
escolar puede comprar aparatos, suministros, materiales o equipos usados
anteriormente sin utilizar la licitación competitiva formal.
11. Materiales de enseñanza: de conformidad con G.S. 115C-522(a), el
requisito formal o informal no se exigirá para la compra de libros
publicados, manuscritos, mapas, folletos y periódicos.
6000.6
REQUISITOS DE E-PROCUREMENT
Como lo requiere la ley, la Junta utilizará el sistema de Adquisición
Electrónica ("e-procurement") de Carolina del Norte para facilitar la compra
electrónica de bienes y servicios. El personal del sistema escolar cumplirá
con las normas establecidas por la Junta de Educación del Estado para que el
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sistema escolar pueda cumplir con e-procurement. A partir del 1º de julio de
2005, el oficial de finanzas deberá garantizar que el sistema escolar gaste por
lo menos 35 por ciento de sus fondos no comprometidos restantes para ese
año fiscal en comprar suministros, equipos, materiales, programas
informáticos y otros bienes tangibles a través del sistema de e-procurement
del estado. Para el siguiente año fiscal, el sistema escolar debe utilizar el 40
por ciento de los fondos en el año fiscal para comprar a través del sistema de
e-procurement.
6000.7
CONTRATOS DE ALQUILER CON OPCIÓN DE COMPRA Y OTROS
CONTRATOS FINANCIADOS CON EL PASO DEL TIEMPO.
Los contratos de alquiler con opción de compra, contratos que incluyen
opciones de compra y contratos de alquiler durante la vida del equipo deben
cumplir con la licitación y los requisitos de G.S. 143-129 y 143-131. El
oficial de finanzas se asegurará de que dichos contratos cumplan los requisitos
legales de G.S. 115C-528 y las disposiciones de la política de la Junta.
6000.8
USO DE LOS CONTRATOS DEL SISTEMA ESCOLAR POR PLAZO
DETERMINADO
El sistema escolar puede crear y utilizar contratos por un plazo determinado
para los artículos que se compran habitualmente por el sistema escolar. Si los
gastos estimados para un artículo de rutina bajo el contrato por plazo
determinado son superiores a $90.000, el contrato debe licitarse formalmente.
Si el gasto estimado se encuentra entre $5.000 y $90.000, el contrato debe
licitarse informalmente. El oficial de finanzas puede incorporar el uso de un
contrato por plazo determinado en las especificaciones de la licitación. Si se
utilizan contratos por plazo determinado, los contratos serán creados y/o
revisados por el abogado de la Junta, en consulta con el oficial de finanzas.
6000.9
EMPRESAS HISTÓRICAMENTE SUBUTILIZADAS
La Junta reafirma el compromiso del estado para fomentar la participación de
empresas históricamente subutilizadas en las funciones de compra. La Junta
cumplirá con todos los requisitos legales y las normas de la política.
6000.10
INFORMES
El superintendente o designado deberá presentar a la Junta un informe
trimestral de la información de las compras de más de veinticinco mil dólares
($25.000).
6000.11
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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El superintendente deberá establecer normas y procedimientos para la
aplicación de esta política.
Referencia legal: G.S. 115C-522; cap. 143, artículo 8; 143-129, -129.9, -131, -135.9
Adopción: 18 de mayo de 2006