Consolidación del Archivo de Concentración de Pemex Refinación

Transcripción

Centro de Información Técnica y Administración de Archivos y Documentos
Consolidación del Archivo de
Concentración de Pemex Refinación
Tercera Reunión de Archivos del Gobierno Federal 2008
LAS SOLICITUDES DE SERVICIO SE TRANSFORMAN EN PRODUCTOS PARA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.
Nuestros Procesos de Servicio
CENTROS DE TRABA JO
PEMEX REFINACIÓN
CORPORATIVO
Y SUBSIDIARIAS
PLANEACION ESTRATEGICA
Y RECURSOS
S
S
O
E
L D
I E R
C L V
I
I
C
T
I
U
O
D
PATRIMONIAL
RIESGOS
SERVICIOS
GERENCIA DE
RECU RSOS HUMANOS
EVALUACION Y MEJORA
CONTINUA
RESPONSABILIDAD DE
LA GERENCIA
OPER ACIONES
INMOBILIARIAS
ENTIDADES
FEDERATIVAS
TERCEROS
C L I E N T E S
CONTROL DE BIENES
MUEB. E INMUEB
DESINCORPORACIÓN
P
R
O
D
U
C
T
O
S
DE INFORMACION
SEGUROS
FIANZAS / C ARTAS
DE CREDITO
GENER ALES
ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS
GENERAL/ES
GERENCIA DE
RECU RSOS FINANCIEROS
P R O V E E D O R E S
DE INFORMACION
GERENCIA DE
RECU RSOS MATERIALES
S
A
C
T
I D L
S E I
F L E
A
N
T
C
C
E
I
Ó
N
GERENCIA DE
TECNOLOGÍA Y PROCESOS INF.
TU CONTRIBUYES AL CUMPLIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS:
Nuestra Política
Proporcionar
servicios
que
cumplan con los requerim ientos de
nuestros clientes.
Nuestra Misión
Atender a nuestros clientes con:
- Eficacia
- Eficiencia
- Capacidad de respuesta
- Actitud positiva
Nuestra Visión
¡ La plena satisfacción de
nuestros clientes !
Objetivo: Contar con un área especializada en servicios de información que pueda satisfacer las
necesidades locales y regionales de los centros de trabajo de Pemex Refinacion que se encuentran en el
interior de la republica.
Servicios de Información:
• Bodega de Archivo de Concentración : Área que garantiza que la documentación transferida sea
conservada en condiciones económicas, adecuadas al volumen y las características de los materiales
semiactivos, correctamente organizada de modo que pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando
se requiera, auspiciando a la vez su adecuado manejo al prescribir el plazo de conservación precautorio.
• Bodega para Información Confidencial/Reservada: Área de archivo de concentración de acceso
restringido para la salvaguardar de la integridad de este tipo de información.
• Digitalización Masiva: Tecnología que permite la toma de imágenes de información, que por su carácter
sea necesaria e indispensable para las diferentes instancias de Pemex Refinación, así como la clasificación
electrónica de la misma, para su conservación y pronta consulta a través de la Intranet del Organismo.
• Microfilmación: Prestar el servicio de microfilmación de documentos, el cual sigue siendo utilizado por
algunas áreas de nuestro Organismo.
• Trituración: Contar con el equipamiento que permitiera la trituración y destrucción de la documentación
obsoleta, generada en este Organismo.
• Área de Consulta Documental: Cuenta con un área destinada a la consulta de la información que se
encuentra resguardada en estas instalaciones.
Diagrama de Flujo del Proceso: Servicios de Información
Planificar el
S. G. C.
Revisar el
S. G. C.
MEDICION,
ANALISIS Y
MEJORA
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
O
N
Responsabilidad de la Dirección
A
1
INFOR MA
AL
CLIENTE
C
L
I
E
N
T
E
Análisis
Documental
SUPTCIA.
CITAAD
Solicitud
de
Ser vicio o
Programa
de
Trabajo
Entrega / rec epción
préstamo /
Baja doc umental /
transferenci a sec undaria
Archivo de
Concentración
Imágenes
digitalizadas
Digitalización
Fojas
microfilmadas
Microfilmación
SI
Recepci ón
registra y
turna
Rep. e
Impr esión
Procede
Usos
Múltiples
NO
1
Trituración
Fojas
impres as
D
E
L
Realización
del evento
Trituración
Entrega recepción
préstamo,
resguardo
Bóveda de
Seguridad
Guarda
Guarda yy
Custodia
Custodia
Realización del Producto
Entrega / rec epción
préstamo /
Baja doc umental /
transferenci a sec undaria
A
Compr as
Infraestructura
Gestión de Recursos
B
C
L
I
E
N
T
E
Servicios CITAAD
Coordinación dedeArchivos
dede
Trámite
deldel
Organismo.
• Coordinación
Archivos
Trámite
Organismo.
• Archivo
Archivo de
deConcentración
Concentración
e Histórico
e Histórico
del del
Organismo.
Organismo.
• Digitalización y clasificación de documentos para su consulta vía Intranet e
Internet, a través del Sistema de Administración Documental (SAD).
• Digitalización Remota (MFD’s).
• Microfilmación de documentos.
• Impresión de formatos institucionales y artes gráficas.
• Guarda y Custodia de archivo jurídico y patrimonial.
• Bóveda de seguridad.
• Salas de usos múltiples, capacitación y videoconferencia.
• Area de conferencias (eventos especiales y exposiciones)
• Biblioteca técnica, hemeroteca y área de consulta física.
Esquema Funcional para la Organización de Archivos
Com ité de
Inform ación
Normativo
Coordinador de Archivos
Archivos de
deTrámite
Trámite
Archivos
Archivos
de Trámite
Archivo de
Concentración e Histórico
Funcional
Grupo de Trabajo de Organización de Archivos
de Pemex Refinación
Operativo
Gerencias de las
Unidades Administrativas
Centros de Trabajo
Centro de Información Técnica Administrativa y Acopio de Documentos
C I T A AD
Normativo
Comité de Información.
El Comité tiene definidas sus funciones en alcance a los
artículos 28 y 29 de la LFTA IPG y lo descrito en el
Reglamenteo de la LFTAIPG:
Normativo
Comité de
Información
Funcional
Archivosde
deTrámite
Trámite
Archivos
Archivos
de Trámite
Archivo de
Gerencias de las
Centros de Trabajo
Operativo
C IT A A D
• Recabar información y publicarla,
• Coordinar las actividades de la Unidad de Enlace,
• Clasificar y/o desclasificacar información solicitada,
• Supervisar la conservación y organización de los
archivos,
Entre las más relevantes.
El Comité esta formado, según lo indica el artículo 30 de
la LFTA IPG, por:
• El titular de la Subdirección de Finanzas y Admón.,
designado por el Director General,
• El titular de la Unidad de Enlace, y
• Representante de la Contraloría.
Asimis mo, concurren a él representantes de la Unidad
Jurídica, Dirección General, Subdirecciones de Pemex
Refinación y Gerencias de SUFA..
Funcional
Coordinación de Archivos. Sus funciones las define
Normativo
Comité de
Información
el AGN en los Lineamientos Generales publicados en el
DOF el 20 de febrero de este año, art. 6°:
• Debe apoyar al Comité de Información para la
Organización de Archivos,
• Coordinar Archivos de Támite, Concentración e
Histórico,
• Desarrollar operativamente la Organización de
Archivos.
Archivos de Trámite. Sus funciones están en los
Funcional
Archivosde
deTrámite
Trámite
Archivos
Archivos
de Trámite
Archivo de
Gerencias de las
Centros de Trabajo
Operativo
C IT A A D
Lineamientos Generales art. 10°:
• Debe integrar espedientes de archivo,
• Desarrollar con la Coordinación, la Organización de
Archivos de su Unidad Administrativa.
Archivos de Concentración e Histórico. Sus
funciones están en los Lineamientos Generales artículos
11° y 12°.
• Debe conservar precautoriamente la información,
• Elaborar inventarios de baja documental,
• Valorar los documentos de carácter histórico y dar
difusión de ellos.
Grupo de Trabajo. Será en órgano colegiado para
tomar desiciones y difusión de éstas hacia el interior del
Organis mo.
Operativo
Gerencias de las Unidades Administrativas y
Centros de Trabajo.
Normativo
Comité de
Información
Funcional
Archivo de
Archivosde
deTrámite
Trámite
Archivos
Archivos
de Trámite
Operativo
Gerencias de las
Centros de Trabajo
C IT A A D
Ellos recibirán la información nor mativa por el Grupo de
Organización de Archivos, para llevar a cabo la
integración de expedientes, inventarios y catálogos que
debén ser entregados al IFA I y AGN.
Centro de Información Técnica Administrativa y
Acopio de Docuementos (CITAAD).
Estará encargado de la aplicación operativa de los
programas para la organización de los archivos del
Organis mo, as í como del resguardo físico del Archivo de
de Concentración e Histórico de Pemex Refinación.
El CITAAD será encargado de difundir, a través de su
portal: formatos, procedimientos operativos, guias y
demás elementos que coadyuven a la conformación del
Cuadro General de Clasificación, Catálogo de
Disposición Documental e Inventario General, así como
cualquier otra información para la debida organización y
conservación de documentos.
Archivos (Administración del Ciclo de Vida de la Información)
Estrategia General en Pemex Refinación
PEMEX Refinacion cuenta con
mas de 100 centros de trabajo dentro
del territorio nacional.
Para satisfacer las necesidades de
servicios de información, se crearan 7
CENTROS, que junto con el CITAAD
abarcaran las regiones norte, noroeste,
pacifico, bajío, golfo, sur, sureste y
central.
La mayor cantidad de Documentación
es generada por el Sistema Nacional de
Refinerías, por lo que se pretende que
los CITAAD REGIONALES se instalen
dentro de los terrenos de las refinerías,
reduciendo hasta en un 50% el costo de
los mismos.
NORTE
NOROESTE
BAJIO
GOLFO
PACIFICO
SURESTE
CENTRAL
CITAAD
SUR
REGIONALES
Manual de procedimientos del Archivo de Concentración
Proceso de liberación deProceso
espaciospara la asignación y Proceso para la documentación
Indica la elaboración del registro para la
de oficina de grandes volúmenes
registro de la información que que ha perdido sus valores
eliminación o la transferencia secundaria.
de información para su guarda
ingresa el archivo de
primarios y retirarla del archivo
Se presenta ante el Archivo General de
precautoria
concentración.
liberando espacios.
la Nación o la Sria. de Hacienda.
Recepción de
Recepción y
Archiv o de la
Transferencia
control
documentación
primaria
documental
semiactiva
Préstamo
Baja y retiro
documental
documental
Selección
Selección de
de
Registro y baja
documentación
documentación
de expedientes
en
en retiro
retiro
depurados
Transferencia
secundaria
Establece y mantiene un adecuado
Proceso para permitir a los usuarios
Proceso selectivo
Indica
(expurgo)
la liberación
de
en espacios de Archivo
control de cajas, de la documentación
el acceso fácil y confiable adocumentación
su
para mantener
de Concentración,
control de de información que
semiactiva para una oportuna y rápida información documental .la información que procederá
debe ser transferida
a retirarse al Archivo de Histórico
recuperación de información .
del Archivo de Concentraciónpara
CITAAD.
su consulta pública.
Criterios Específicos para Pemex Refinación,
elaborados por la Coordinación de Archivos y el
Grupo de Trabajo de Archivos del Organismo
Autorizados conforme al acuerdo 13.03/2007 de
la 13ª. Sesión Ordinaria del Comité de
Información, celebrada el 18 de octubre de
2007)
Plan de Expurgo, Organización y Baja Documental para
Pemex Refinación.
•
Identificación de “TIPOS DOCUMENTALES”
1.
Encontrar el Cuadro General de Clasificación Archivística de la
instancia Administrativa a la que corresponda.
2.
Enlistar todos los tipos documentales identificados.
3.
Marcar con una señal en el Cuadro de Clasificación los tipos
documentales que pertenecen a la instancia administrativa a la que
pertenece.
Regresar
Elaborar
Enviar los
Determinar
listados
listados por
listados al
valor
analizados a las
expediente
CITAAD
documental
Unidades
Administrativas
Envío de cajas
al CITAAD
Organización y Clasificación de Archivos
Sistema de Administración de Archivos y Documentos
Características
Organización
Series Docum entales
(Productos Documentales)
Períodos de Retención
20052006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Consultas
CITAAD
SAAD
Expedientes
Sistem a de Adm inistración
de Archivos y Documentos
Topografía
(Ubicación Física)
Ciclo de vida de la información
RM SAAD
Diagrama de gestión archivística de Pemex Refinación
Alta y Edición de Expedientes (Clasificación)
Clasif icación
Expedientes Físicos
Digitalización de
Documentos
Documentos Electrónicos
Usuarios
Expedientes Electrónicos
Records Manager
(Trámite y Concentración)
Documentos electrónicos
Kofax
Administrador
Empresarial
de Contenido
Instrumentos
De Control
Disposición
Baja
9Cuadro
9Catálogo
9Guía Simple
9Inventario
9Portada Expediente.
9Códigos de Barra
Histórico
9Consultas
9Flujos de Trabajo
9Ciclos de Vida
9Inteligencia de Contenido
9Trabajo Colaborativo
9Control de Gestión
9Sistema de control de
cajas para archivo de
concentración por radio
frecuencia
Acceso con user y
password
El sistema está personalizado
La base de la administración
de los expedientes es el
Los usuarios administran los
Catálogo de Disposición
expedientes, los tomos y las
etiquetas de identificaciónDocumental (CADIDO)
El usuario, así como la administración del Archivo de
Concentración, tienen la posibilidad de generar reportes de
los expedientes capturados
Lic.NLEGF3
Ev aluación
Objetiv o
de
Calidad
2005
–
2007
Atender en los plazos establecidos la totalidad de las
solicitudes de los clientes manteniendo el parámetro de
excelente en el indicador del desempeño.
SERVICIO
SOL
RECIBID AS
SOL
ATENDID AS
DIGITALIZACION Y
DIGITALIZACION
REMOTA
Solicitudes
27,330
PRODUCCION
Atendidas Objetiv o
en tiempo cumplido
27,323
99.9 %
SERVICIO
Parámetro (porcentaje)
Excelente = 90 – 100 Regular = 70 – 79
Bueno = 80 – 89
Malo < 70
SOL
RECIBID AS
SOL
ATENDIDAS
SALAS USOS MULTIPLES
imágenes
PRODUCCION
participantes
2005
96
96
2,720
2005
1,888
1,888
1,164,847
2006
105
105
3,005
2006
6,079
6,079
1,447,861
Ene - Sep 2007
90
90
2,420
Ene - Sep 2007
13,814
13,807
1,288,167
Subtotal
291
291
8,145
Subtotal
21,781
21,774
3,900,875
TRITURACION
ARCH CONCENTRACION
cajas
hojas
2005
2
2
2,250,000
2005
414
407
1,981
2006
11
11
1,320,000
2006
239
239
1,453
Ene - Sep 2007
1
1
2,508
Ene - Sep 2007
175
175
881
Subtotal
14
14
3,572,508
Subtotal
828
821
4,315
MICROFILMAC ION
imágenes
BOVEDA SEGURIDAD
piezas
2005
71
71
1,724
2005
25
25
556,295
2006
77
77
2,126
2006
21
21
349,320
Ene - Sep 2007
56
56
1,737
Ene - Sep 2007
15
15
166,874
Subtotal
204
204
5,587
Subtotal
61
61
1,072,489
REPRODUCCION E IMP
impresiones
SERV MOV Y TR ASLAD OS
eventos
2005
1,392
1,392
1,392
2005
34
34
133,459
2006
1,500
1,500
1,500
2006
38
38
126,185
Ene - Sep 2007
1,140
1,140
1,140
Ene - Sep 2007
47
47
169,947
Subtotal
4,032
4,032
4,032
Subtotal
119
119
429,591
Diapositiva 24
Lic.NLEGF3 total de producción...son imágenes?
Lic. Nicté Loi Edith Guerrero Flores, 10/06/2008
Administración Unica de Contenidos
Digitalización
Remota
MFD’s
Expediente
Físico o
Electrónico
Recepción y
Digitalización
•
•
•
•
•
Control de Gestión
Intranet
Cuentas por pagar
IDC, IDT
Sistema Comercial
Dirección General
Estaciones de Servicio
Consultas
SAP Client
•
•
•
•
•
•
•
b
Proceso SAP
Atributos
Clasificación Archivística
Taxonomía
Registros
Flujo de Trabajo
Permisos
Almacenamiento
Administrador
Empresarial
de Contenidos
Certificación
de documentos
digitales
Clasificación
Archiv ística
b
b
b
Gestión de Solicitudes
de Información
Administración
Ciclo de vida
e-mail|
Organización y Clasificación de Archivos
Características
Organización
Series Docum entales
(Productos Documentales)
Períodos de Retención
20052006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Consultas
CITAAD
SAAD
Expedientes
Sistem a de Adm inistración
de Archivos y Documentos
Topografía
(Ubicación Física)
Control de Gestión
Gestión
Solicitud
Solicitud
Sistema
Control de
Gestión
Gestión
Respuesta
Respuesta
Intranet
CITAAD
Administrador
Empresarial
de Contenidos
Gestión Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Solicitudes
Unidades de Enlace
Ciudadanos
15%
Organización
ERP / SAP
85%
Administrador
Empresarial
de Contenidos
Unidades Adm inistrativas
Docum entos
Asociados
Archivo
Administración de Contenidos para SAP
Integrando Objetos de SAP y Documentos
CITAAD
Administrador
Empresarial
de Contenidos
Clientes
Em pleados
Materiales
Ordenes
Docum entos
Asociados
Listas de
Im presión
$
Docum entos
de Entrada
Docum entos
de Salida
Data Archive
File
Proyecto de Ampliación CITAAD
AREA DE AMPLIACION
Lic.NLEGF4
Proyecto de Ampliación CITAAD
Diapositiva 31
Lic.NLEGF4 EN INTRANET DICE QUE SON 8,320
Lic. Nicté Loi Edith Guerrero Flores, 11/06/2008
¿Que valor representan los Servicios de Información?
Gente:
Prestadores de
Servicio que Agregan
Valor
Servicios de
Información
Tecnología:
Procesos:
Agrega Valor
Generadores de
CITAAD Valor

Consolidación del Archivo de Concentración de Pemex Refinación

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