guía: verificar la ejecuciónpresupuestal para el cierre de proyectos

guía: verificar la ejecuciónpresupuestal para el cierre de proyectos

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Código: U-GU-12.001.010
Versión: 0.0
GUÍA: VERIFICAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL PARA EL
Página: 1 de 5
CIERRE DE PROYECTOS
PROCESO: PRESUPUESTO
SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
GUÍA:
VERIFICAR LA EJECUCIÓNPRESUPUESTAL PARA
EL CIERRE DE PROYECTOS
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Código: U-GU-12.001.010
Versión: 0.0
GUÍA: VERIFICAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL PARA EL
Página: 2 de 5
CIERRE DE PROYECTOS
PROCESO: PRESUPUESTO
SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA GUÍA
OBJETIVO: Revisar la ejecución presupuestal de los proyectos activos en proceso de liquidación y validarla con
el acta de liquidación firmada o recibo a satisfacción o comunicación de la oficina de planeación y establecer los
valores a transferir, cuando haya lugar a ello.
ALCANCE: Inicia con la generación del reporte de la ejecución presupuestal del proyecto en el SGF – QUIPU y
finaliza con la identificación de los montos a transferir o la devolución de recursos. Aplica para las dependencias
encargadas del manejo presupuestal de Unimedios y de la Gestión General en el Nivel Nacional, de Sede y de
Facultad de la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. Apropiaciones presupuestales: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por autoridad competente,
para ser ejecutadas o comprometidas durante una vigencia fiscal.
2. ATI – Autorización de Transferencias Internas: Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar
un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos.
3. Proyecto de extensión: Aquél que se establece en desarrollo de un convenio o contrato celebrado entre la
Universidad, como contratista, y un tercero, como contratante, y que tiene un objeto y un presupuesto
específico, que se deriva de la ejecución de alguna de las modalidades de extensión definidas en el Acuerdo
036 de 2009.
4. Registro Presupuestal del Compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación
presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos
sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.
5. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de
las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional
de Colombia.
6. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de
diciembre de cada año.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién
ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia
dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. La revisión de la información presupuestal de un proyecto de extensión, investigación y soporte institucional
debe efectuarse sobre los registros efectuados en el SGF – QUIPU, generando los reportes
correspondientes.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA GUÍA
Verificar la información para cierre de Proyectos
1. Para cerrar presupuestalmente un proyecto, con base en el acta de liquidación o recibo a
satisfacción, el responsable designado por el área de Presupuesto debe revisar la información
registrada en el SGF – QUIPU con el fin de proceder a realizar las transferencias correspondientes.
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Código: U-GU-12.001.010
Versión: 0.0
GUÍA: VERIFICAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL PARA EL
Página: 3 de 5
CIERRE DE PROYECTOS
PROCESO: PRESUPUESTO
SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
2. Para cerrar presupuestalmente un proyecto de soporte institucional, se requiere comunicación de la
oficina de planeación, el responsable designado por el área de Presupuesto debe revisar la
información registrada en el SGF – QUIPU.
Para llevar a cabo la revisión, se debe consultar y generar los siguientes reportes de ejecución
presupuestal del proyecto por las siguientes rutas en el SGF- QUIPU:
a) Esta es la ruta que se debe seguir en el SFG-QUIPU para consultar los saldos de los
documentos generados en el proyecto.
SGF- QUIPU
Proyecto>Consultas>Saldos Documentos
b) Esta es la ruta que se debe seguir en el SFG-QUIPU con la cual se validan las transferencias
que se han realizado para el proyecto.
SGF- QUIPU
Proyecto reportes Unal >Reportes>Proyectos>Transferencias
c) Esta es la ruta que se debe seguir en el SFG-QUIPU para realizar el seguimiento a la ejecución
del proyecto en todas las vigencias.
SGF- QUIPU
Reportes Unal >Reportes>Proyectos> Ejecu. Todas Vigenc.
d) Esta es la ruta que se debe seguir en el SFG-QUIPU para generar el reporte de la ejecución
acumulada por proyecto.
SGF- QUIPU
Proyecto>Reportes>Ejec Gtos>Sin Recur
Este reporte muestra la ejecución acumulada por proyecto sin identificar la fuente de
financiación detallando los diferentes rubros presupuestales, desde la apropiación hasta el pago
en un año determinado
e) Esta es la ruta que se debe seguir en el SFG-QUIPU para generar el reporte de los movimientos
de un proyecto por imputación.
SGF- QUIPU
Proyecto>Reportes>Mov X Proy X Impu.
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Código: U-GU-12.001.010
Versión: 0.0
GUÍA: VERIFICAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL PARA EL
Página: 4 de 5
CIERRE DE PROYECTOS
PROCESO: PRESUPUESTO
SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
Este reporte muestra los movimientos de un proyecto por imputación en una vigencia detallando
los rubro presupuestales, identificando la fuente de financiación (nación o propios), excepto las
cancelaciones y reintegros de la vigencia. En este se detalla los certificados de disponibilidad
presupuestal, los registros presupuestales por beneficiario, las órdenes de pago y los egresos.
3. Con base en la información anterior se deben verificar los siguientes aspectos:
a) Apropiaciones asignadas al proyecto en el ingreso por niveles rentísticos y en el gasto
por rubros presupuestales: Dichas apropiaciones deben corresponder a las autorizadas para
la vigencia mediante acto administrativo inicial y sus modificaciones presupuestales.
b) Presupuesto de ingresos: Su recaudo debe corresponder al aforo fijado y no deben figurar
unidades de caja vigentes, ni recaudos que no correspondan al proyecto.
c) Recaudo del presupuesto de ingresos: Debe corresponder al recaudo programado del
proyecto y no debe ser inferior a los compromisos celebrados y registrados presupuestalmente.
d) Apropiaciones presupuestales financiadas con excedentes de vigencias anteriores: Si el
proyecto tiene este tipo de apropiaciones, debe presentar el 100% de ejecución en los ingresos
en el nivel rentístico de “Saldos de apropiación de contratos o convenios de ejecución”.
e) Ejecuciones presupuestales: No se debe presentar ejecuciones presupuestales con valores
negativos (disponibilidad, registro, obligación y pago).
f) Valores ejecutados en el presupuesto de gastos del proyecto: no deben superar las
apropiaciones autorizadas.
g) Certificados de Disponibilidad Presupuestal: Confirmar que aquellos que presentan saldos,
realmente no van a ser comprometidos para poder solicitar su anulación.
h) Compromisos presupuestales de la vigencia: Todos los compromisos presupuestales del
proyecto debe efectuarse el pago. En caso contrario debe existir el acta de anulación o el acto
administrativo correspondiente.
i) Revisión de las reservas presupuestales y cuentas por pagar: Todas las reservas y las
cuentas por pagar deben estar pagadas en el SGF – QUIPU. En caso de que la reserva
presupuestal no se haya pagado en su totalidad deberá cancelar el saldo con el acto
administrativo correspondiente.
j) Movimientos de Tesorería: La tesorería correspondiente debe haber efectuado todos los
movimientos relacionados con el proyecto, tales como reintegros, legalización de avances,
recaudo de ingresos, obligaciones y pagos.
k) Cuenta bancaria: En el caso de que el proyecto tenga cuenta bancaria especifica según el
convenio o contrato firmado con la entidad aportante, se requiere realizar los pagos de
rendimientos financieros generados y cerrar la cuenta bancaria especifica con copia del acta de
liquidación o solicitud de la entidad financiadora.
l) Facturas pendientes por cobrar. Verificar que la totalidad de las facturas expedidas con cargo
al proyecto se encuentren totalmente pagadas, de lo contrario el director del proyecto deberá
realizar las acciones pertinentes para garantizar su recaudo, cancelación o anulación según la
liquidación del contrato o convenio.
m) Modificaciones presupuestales. Se debe efectuar las modificaciones presupuestales
requeridas para los rubros de las transferencias del Acuerdo 036 de 2009 y los excedentes, de
acuerdo con la normativa de la Universidad vigente.
Fin de la Guía.
Código: U-GU-12.001.010
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Versión: 0.0
GUÍA: VERIFICAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL PARA EL
Página: 5 de 5
CIERRE DE PROYECTOS
PROCESO: PRESUPUESTO
SUBPROCESO: EJECUTAR LOS GASTOS
Amanda Almanza Celis
REVISÓ
CARGO
Asistente Administrativo
CARGO
FECHA
1 de junio de 2016
FECHA
ELABORÓ
Socorro Cardozo
Miranda
Cielo Murcia Moreno
Ingrith Paola Rivera
Jefe División Nacional de
Gestión Presupuestal,
Contratistas Universidad
Nacional de Colombia.
7 de junio de 2016
APROBÓ
Gerardo Ernesto
Mejía Alfaro
CARGO
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo.
FECHA
01 de julio de
2016