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FARMACIA PRÁCTICA
INFORM@TICA
Recopilación de los datos mensuales
avanzada
ara seguir esta ficha y alguna de las próximas
P
es imprescindible que el lector haya realizado
la ficha anterior aparecida en el mes de julio. Si
por alguna razón no disponen de ella o tienen
alguna duda, ruego que se pongan en contacto
con el autor a través de la dirección de correo
electrónico abajo indicada para solventarlo.
En la mencionada ficha construimos lo que
será la entrada de datos diarios de la farmacia
que nos proporcionará el programa de gestión. Así,
por un lado, introducimos el efectivo de caja y,
por otro, la parte del importe de las recetas a abonar por la Seguridad Social o las mutuas correspondientes. Esto nos servirá para controlar la evolución del giro de la farmacia, así como la concordancia entre lo que se nos debe y lo realmente
facturado.
Solamente con estos datos ya podemos realizar
un primer gráfico de las ventas en un mes determinado. Para ello, en el menú de barras escogeremos «INSERTAR», «GRÁFICO...» y en la pantalla que aparece escogeremos la pestaña «TIPOS
ESTÁNDAR» y señalaremos «LÍNEAS» (fig. 1),
eligiendo la opción que se muestra en esa figura.
Avanzaremos con «SIGUIENTE» y en «RANGO
DE DATOS» clicaremos sobre el icono que se
muestra con una flecha roja en la figura 2. En este
momento seleccionaremos de la fila 2 desde la
celda D2 a la Y2 y, volviendo a clicar en el mismo
icono de la pantalla que se nos muestra en la parte
superior, volveremos a la pantalla anterior.
A continuación seleccionamos la pestaña
«SERIE» y aparece seleccionado «Serie1», a la
que vamos a cambiar de nombre por el de «Caja»
escribiéndolo directamente en la ventana «NOMBRE:». En la ventana «RÓTULOS DEL EJE DE
CATEGORÍAS(x)» clicaremos el mismo icono y
en la pantalla resultante seleccionaremos las celdas de la fila 13, desde la D13 a la Y13. Con esto
hemos creado un gráfico con el importe diario de
la caja en efectivo.
Para completar la información vamos a realizar
lo mismo con el giro total diario. Para ello, sin
movernos de la misma pantalla y debajo de la
ventana «SERIE» seleccionaremos «AGREGAR»
y en la ventana «NOMBRE:» escribiremos «Giro
total». Siguiendo el mismo proceso que antes,
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Figura 1
Figura 2
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Figura 3
Truco 1
Cómo corregir un gráfico con datos erróneos
Si una vez que tenemos el gráfico en pantalla observamos
que los datos no son los correctos, con el cursor encima del
fondo del gráfico pulsamos el botón derecho del ratón y nos
aparecerá una pantalla en la que deberemos seleccionar
«DATOS DE ORIGEN...». De esta manera aparece nuevamente
la pantalla de introducción de rango de datos. ■
Figura 4
seleccionaremos en la ventana «VALORES:» las
celdas de la fila 11 desde la celda D11 a la Y11.
Obtendremos una pantalla como la de la figura 3.
A continuación pulsaremos «SIGUIENTE» y
tendremos la pantalla de la figura 4 con las ventanas en blanco y que llenaremos tal como se muestra. Con las otras pestañas disponibles podemos ir
experimentando los resultados obtenidos con las
distintas modificaciones y, una vez satisfechos,
pulsaremos «SIGUIENTE», donde se nos pedirá
si queremos insertar el gráfico en una hoja independiente o en la misma hoja de datos, eligiendo
en nuestro caso en una hoja independiente.
Dado que, lógicamente, cuantos más datos tengamos más información nos proporcionará el gráfico, vamos a simular que llegamos a final de mes
y ya hemos llenado todos los datos diarios. El gráfico resultante se muestra en la figura 5.
Pasando el puntero por encima de cualquier
punto del gráfico nos aparece su valor tal como se
ve en la figura 6.
MEJORAR LA PRESENTACIÓN
Una vez tenemos el gráfico construido de un
modo estándar, podemos personalizarlo. Así, si
con el cursor encima de la línea del gráfico pulsamos el botón derecho del ratón, se nos abre una
pantalla en la que seleccionando la pestaña
«TRAMAS» nos aparecen las opciones de la figu-
5Figura 5
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Figura 6
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Figura 7
Truco 2
Cómo obtener un gráfico con el día de la semana
En una línea de la hoja que no utilicemos colocaremos el día
de la semana a la que corresponde el día de los datos. Posteriormente, en el apartado «RANGO DE DATOS» de la figura
2, introduciremos las celdas que contengan los días de la
semana y que acabamos de crear. De este modo obtendremos un gráfico que nos dará información sobre la oscilación
de los datos según el día de la semana del mes estudiado. ■
ra 7, con las que podemos configurar el tipo, el
color, el estilo y el tamaño de línea.
Si con el cursor encima del recuadro de leyenda
pulsamos el botón derecho del ratón, nos aparece
la pantalla de la figura 8, en la que podremos
configurar este apartado tanto en su presentación
como en su colocación respecto al gráfico.
OTRAS APLICACIONES
El método que hemos seguido para la confección
del gráfico de giro total y del efectivo de caja lo
podemos aplicar para obtener gráficos sobre el
número de recetas o del importe de la aportación
del beneficiario respecto al total del importe de
las recetas.
Más adelante, cuando tengamos resultados de
otros meses y de otros ejercicios, podremos empezar a sacar conclusiones sobre el comportamiento
de la oficina de farmacia y así poder tomar las
medidas oportunas en materia de recursos humanos y materiales. ■
Figura 8
NOTA
Ante cualquier problema o duda, es posible contactar con
el autor a través de la siguiente dirección electrónica:
[email protected].
JORDI VINTRÓ
Farmacéutico comunitario.
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