Devoluciones

Devoluciones
1. DESCRIPCIÓN:
Entrega en efectivo de saldos a favor del cliente, originados por una reclamación o por un pago doble.
2. CANAL DE ATENCIÓN:
.:: Oficinas de Atención al Cliente
.:: Escrito
.:: Telefónico (Línea de Atención al Cliente 018000 912432)
3. FORMATO:
.:: Solicitud de visto bueno para rebajas y/o devoluciones.
Nota: Estos formatos los debe adjuntar al expediente debidamente diligenciados, el trabajador que tramita la
devolución.
4. CLIENTE:
Persona natural o jurídica que acredite el pago de la factura.
5. DOCUMENTOS:
1. Persona natural:
.:: Fotocopia de la cédula de ciudadanía
.:: Facturas canceladas en original o el comprobante de pago que emita el punto de recaudo autorizado,
cuando el pago no se haya realizado con la factura
2. Persona Jurídica:
.:: Fotocopia de la cédula del representante legal
.:: Facturas canceladas en original o el comprobante de pago que emita el punto de recaudo autorizado,
cuando el pago no se haya realizado con la factura
.:: Certificado de existencia y representación legal con expedición no superior a 90 días. Si el peticionario no
es el representante legal, se debe aportar el poder o la autorización para realizar el trámite.
.:: RUT con vigencia superior a noviembre de 2012
Para ambos casos si el cliente solicita que la devolución se realice a través de consignación, el cliente deberá
aportar el certificado Bancario donde se informe nombre completo, número de cédula, Entidad, tipo y número
de cuenta.
Notas:
.:: Cuando se trate de una devolución por pago doble, se puede aceptar una sola factura. El trabajador
deberá anexar el pantallazo de la forma SIEC (Consulta de pagos), en la cual se valida el pago doble.
.:: Si el pago se realizó a través de débito automático o cualquier medio virtual, el cliente debe adjuntar el
movimiento de la cuenta donde se pueda verificar el nombre del titular, número de la cuenta y la confirmación
del pago realizado, con el fin de validar que el pago si corresponda a la instalación indicada por el cliente. Si
el pago es realizado por página web, el cliente deberá adjuntar el comprobante de la transacción.
6. REGISTRO:
.:: Cuando se trata de pago doble, se ingresa al SIEC como petición bajo la cuasa "pago doble".
.::
Cuando se trata de devoluciones por saldos a favor, se ingresa al SIEC como petición bajo la causa
"Devolución o traslado de saldo a favor”..:: Para ambos casos, cuando se tramite la respuesta en SIEC, se
registra la siguiente información: .:: Valor de la devolución .:: Tipo de devolución: Efectivo o consignación
a cuenta bancaria. Si es por consignación, informar tipo y número de cuenta, la cual debe estar a nombre
de la misma persona que haya generado la solicitud inicial. .:: Detallar el número de las facturas
canceladas presentadas por el cliente.
7. OBSERVACIONES:
.:: Cuando exista un saldo a favor, se le sugiere al cliente que se le acreditará en su cuenta SIEC para que se
cruce con las próximas facturas hasta agotar su monto. Tambien se le puede sugerir, que este se le podría
trasladar a otra cuenta SIEC, sea que esté a su nombre o no.
.:: Si el cliente no acepta la aplicación del saldo a favor, se procede con el trámite de devolución.
.:: Para la matrícula en One World, se debe tener en cuenta que si la devolución corresponde a una dirección
rural, se le debe solicitar al usuario una dirección
con nomenclatura, o indicar la vereda o corregimiento a la cual pertenece la instalación (cuenta) rural.
.:: En el formato de devolución “Formato para Matricula de Proveedores “Pago Único”, en el campo “Motivo de
la matrícula” debe quedar claramente la
información del motivo por el cual se está realizando la devolución:
.:: Si es por reclamos, se debe informar los meses que refacturaron y el número de la PQR.
.:: Si es por pago doble, los números de los cupones, las fechas de los pagos y valores, además informar
cuando parte del saldo a favor se haya aplicado a otro mes (indicar mes). Si el pago se realizó en un punto
de recaudo autorizado sin la factura, relacionar el número de comprobante de pago emitido por el punto de
recaudo.