Untitled - B-kin

Índice
1.
Configuración de B-kin CRM plugin para Outlook. ................................................................ 3
1.1. Conexión ........................................................................................................................ 4
1.2. Elementos a sincronizar .................................................................................................. 4
1.3. Opciones ........................................................................................................................ 5
1.3.1
Opciones de idioma ................................................................................................ 5
1.3.2
Estados de la actividad............................................................................................ 5
1.3.3
Resolución de conflictos de sincronización .............................................................. 6
2
Sincronizar ......................................................................................................................... 7
3
Sincronizar un elemento .................................................................................................... 7
4
Progreso de la sincronización ............................................................................................. 8
5
Actualización de B-kin CRM plugin para Outlook ................................................................ 8
1. Configuración de B-kin CRM plugin para Outlook.
Una vez instalado el programa que se puede descargar de este enlace:
http://www.b-kin.com/spacews/install/setup.exe
Aparecerá en la barra de tareas, junto al reloj, un nuevo icono con una “B”. Haciendo clic sobre él
con el botón derecho del ratón se muestra el menú de la aplicación que nos permitirá configurar y
lanzar la sincronización.
Haciendo clic en Configurar, se muestra una ventana con la siguiente información:
En esta ventana tenemos tres pestañas. Conexión, Elementos a sincronizar y Opciones.
1.1. Conexión
Aquí introduciremos el usuario y la contraseña del usuario cuyos elementos del CRM vamos a
sincronizar. Este usuario y contraseña son los que utiliza para acceder a su B-kin CRM en Internet.
Haciendo clic en Comprobar información del usuario verificamos que este usuario y contraseña son
correctos.
Para configurar el usuario:
1. Hacemos clic en Aplicar los cambios
2. Hacemos clic en Guardar.
1.2. Elementos a sincronizar
En la pestaña Elementos a sincronizar podemos seleccionar si deseamos sincronizar todos los
elementos o sólo candidatos y/o cuentas y/o contactos. Podemos también seleccionar sincronizar
todos los candidatos cuentas o contactos o sólo aquellos en los que el usuario es responsable en el
CRM (Mis).
Asimismo podemos establecer que las actividades en las que el usuario figura como responsable en
el CRM sean creadas en Outlook como citas o tareas o las dos cosas.
Además si el usuario es administrador de B-kin CRM o dispone de permisos sobre las actividades de
otros usuarios puede sincronizar estas actividades de otros usuarios creándolas como citas y/o
tareas. Para ello podemos seleccionar de que usuarios de CRM deseamos sincronizar las actividades.
Una vez seleccionados los elementos a sincronizar hacemos clic en Aplicar y luego en Guardar.
1.3. Opciones
1.3.1 Opciones de idioma
En la pestaña Opciones podemos establecer el idioma del plugin en la sección Idioma.
1.3.2 Estados de la actividad
Aquí selecciona la equivalencia entre los estados no comenzada y completada de Outlook con los
estados que implica que una actividad está no comenzada y completada definidos en el CRM.
1.3.3 Resolución de conflictos de sincronización
Durante el proceso de sincronización puede ocurrir que el mismo elemento que tratamos de
sincronizar se haya modificado tanto en el CRM como en el Outlook.
En este caso hay que indicar al plugin con qué información nos quedamos:



Siempre con la del CRM.
Siempre con la de Outlook.
La que tenga la fecha de modificación mas reciente.
Hay que señalar que conflictos de sincronización son sobre datos existentes. Es decir sobre la
modificación de datos. NUNCA SOBRE LA ELIMINACIÓN.
Si eliminamos una actividad, cuenta, contacto o candidato en Outlook NO SE ELIMINA EN EL CRM
aunque hayamos seleccionado que prevalezca Outlook.
Si deseamos eliminar un elemento del CRM deberemos hacerlo siempre en B-kin CRM.
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Sincronizar
En el menú de la aplicación haciendo clic en Sincronizar, se sincronizarán todos los elementos del
plugin según los parámetros que le hayamos indicado en la configuración:
De esta manera mantendremos toda la información sincronizada entre Outlook y B-kin CRM.
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Sincronizar un elemento
Si se quiere sincronizar sólo una de las carpetas creadas por el plugin B-kin CRM, seleccionar
exclusivamente el elemento que se desee del menú.
De esta forma sólo se sincroniza la información entre B-kin CRM y Outlook que exista en la carpeta
seleccionada y no la del resto de elementos.
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Progreso de la sincronización
Al hacer clic en sincronizar elemento o sincronizar todo el plugin de B-kin CRM muestra el cuadro de
progreso de la sincronización que nos informa de los registros creados, modificados y borrados. La
fecha de la última sincronización y la actual.
Nos informa también del éxito o las posibles incidencias que se puedan dar en el proceso y el tiempo
que tarda el plugin en realizar el proceso de sincronización.
5 Actualización de B-kin CRM plugin para Outlook
B-CRM plugin para Outlook detecta automáticamente cuando está conectado a Internet si existe una
nueva versión del software.