El Área de Caja. • Depósitos y Cancelación de Cuentas. • El Manejo

Transcripción

• El Área de Caja.
• Depósitos y Cancelación de Cuentas.
• El Manejo de las Cuentas de Huéspedes.
• El Cierre de Turno del Cajero.
Créditos
Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería,
dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos
de la Republica de Nicaragua y el Gran Ducado de Luxemburgo.
Compilación y Adecuación de Contenido:
Leonel Hernández Fariña
Revisión y Aprobación:
Miriam Espinoza
Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra,
haciendo referencia a la fuente.
Managua, Nicaragua
Diciembre 2008.
Unidad I:
Materiales y Equipos del Cajero de Recepción
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar los diferentes equipos y
materiales a utilizar en el área de caja, haciendo énfasis en su utilización y cuidados a tener en
cuenta.
UNIDAD I: Materiales y Equipos del Cajero de Recepción
El Cajero de Recepción: Funciones y Herramientas de Trabajo.
Importancia
El Área de Caja pertenece al departamento de Recepción.
El Área de Caja
En los hoteles con un gran número de habitaciones, ésta
área es considerada prácticamente independiente del Área
de Teléfono y el Área de Reservaciones y las funciones de la
misma se le otorgan al Cajero de Recepción, bajo el control
del Gerente de Habitaciones y el Supervisor de Recepción.
En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones
de una caja central. Ya en este caso, el recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservacionista y
cajero, debido a que no existe la división de áreas del Departamento de Recepción, como en el caso de hoteles
con mayor número de habitaciones.
El sistema de trabajo del Área de Caja, puede manejarse ya sea manual, o informatizado, en dependencia
del tipo de hotel en que nos encontremos, sus recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento
de Contabilidad de cada empresa hotelera.
Los cajeros de del Área de Recepción, deben seguir los procedimientos administrativos establecidos por el
hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y Facturación amable y diligente. El cajero de Recepción,
es un miembro del Departamento de Recepción, pero trabaja según las normas que recibe del Departamento
de Contabilidad del Hotel.
La persona que ocupa el cargo de cajero debe presentar siempre un aspecto impecable, al igual que el resto
del personal de Recepción. A menudo se trata del empleado que recibe, mantiene permanente contacto y
despide al huésped durante su estadía y por ello es especialmente importante, que la impresión que le brinde
al cliente sea la más grata posible.
Funciones del Área de Caja
Las funciones específicas del Área de Caja son:
•
•
•
•
•
•
•
Control de Cargos Realizados por los Huéspedes.
Cambio de Moneda Extranjera.
Manejo de Cajas de Seguridad.
Recepción de Depósitos a Clientes de Eventos.
Cobro de Cuentas de Huéspedes.
Cierre de Caja
Control del uso de los Impresos
Facturación y Caja
1
Control de Cargos Realizados por los Huéspedes
Todos los consumos efectuados por los huéspedes a través de la caja de recepción y/o a través de las
diferentes áreas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitación que
corresponda. Éste proceso puede llevarse de manera manual o a través de sistemas hoteleros.
El Área de Caja
Cambio de Moneda Extranjera
Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las políticas
de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al huésped, la posibilidad de pagar su cuenta
en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dólar americano como
segunda moneda y a nivel nacional en la mayoría de los casos se aceptan tanto córdobas, dólares americanos
y/o euro como forma de pago.
Para las operaciones de cambio de dólares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente
es la oficial y además cobran un porcentaje de comisión por cada cambio, que le realizan a sus huéspedes.
Manejo de Cajas de Seguridad
Las cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huéspedes, sin cargo alguno. La utilización
de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el huésped deposita sus valores y el
hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de
las cajas, puesto que no lo controla.
El huésped es responsable por la llave (convencional o magnética) ya que es única. Si ésta se pierde el hotel
deberá romper la cerradura y este costo será incluido en la cuenta del huésped.
Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, según su ubicación: Sistema
Central y Sistema Habitacional.
Sistema Central
Estas cajas están ubicadas en el Área de Recepción, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a
todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepción controle cada caja y solicite al huésped la
firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrón debería consumar el
hecho en la Recepción, donde siempre hay personal del hotel.
Sistema Habitacional
Este tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro
del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo
del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, código electrónico o tarjeta de crédito personal del
huésped.
2
Facturación y Caja
Recepción de Depósitos a Clientes de Eventos
Esta función es realizada por el Cajero de Recepción generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no
se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depósito y/o cancelación de los eventos que
se realizan en el hotel. Estos depósitos y/o cancelaciones por eventos son reportados en los movimientos de
caja como cualquier otra cancelación de habitación de un huésped.
Cobro de Cuentas de Huéspedes
•
•
•
•
•
•
Solicitud de Llave de Habitación y Caja de Seguridad.
Consulta de cómo se Desarrollo la Estancia.
Revisión de la Habitación.
Ingreso a la Cuenta de Consumos de Última Hora.
Presentación y Cobro de la Cuenta.
Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel.
Cierre de Caja
Este proceso es realizado por cada Cajero de Recepción, al finalizar el turno y consiste en la entrega
del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos correspondientes a cada transacción al
Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Además este proceso incluye el arqueo que el Cajero
realiza a su fondo de efectivo.
Controlar el Uso de los Impresos
El Cajero de Recepción, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier
falta en el orden consecutivo de la numeración al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones
y/o Supervisor de Turno.
Materiales y Equipos del Área de Caja
Equipo
Definición Técnica
Computadora
Se utiliza con el objetivo de
ingresar cargos a las cuentas
de los huéspedes, facturación
y cierres de caja, todas éstas
actividades se realizan contando
o no, con un sistema hotelero
Facturación y Caja
Imagen
3
El Área de Caja
El proceso de check out se inicia cuando el huésped, después de haber dejado libre la habitación, entrega
la llave en Recepción. En este proceso se mantiene el último contacto del huésped con el hotel e implica una
serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada:
El Área de Caja
4
Equipo
Impresora
Se utiliza para imprimir los
reportes relacionados con la
ocupación del hotel, Lista de
Huéspedes, Facturas, Fichas de
Registro y Estados de Cuenta.
Fax
Se utiliza para el envío de
documentos a los huéspedes tanto
internacionales como nacionales,
tales como confirmaciones de
reservaciones.
Ponchadora
Se utiliza para obtener una
impresión de la tarjeta de
crédito al momento del check
in, cuando ésta es dejada en
garantía de pago.
P.O.S.
Punto de Venta.
Point of Sale
Se utiliza para obtener los
preautorizados de las tarjetas
de crédito de los huéspedes y
para realizar los cobros a las
tarjetas de crédito al momento
del check out. Permite imprimir
los reportes de todas las
transacciones realizadas por los
recepcionistas durante su turno,
además de realizar el cierre de
las transacciones que se realizan
por turno
Troqueladora
La
troqueladora,
realiza
las mismas funciones que
la ponchadora manual y su
diferencia radica en que la
troqueladora se puede utilizar
únicamente conectada a la
corriente eléctrica
Facturación y Caja
Imagen
Calculadora
Utilizada para verificar los saldos
de las cuentas de los huéspedes
y/o para realizar los cambios de
moneda extranjera a córdobas.
Radio Comunicadores
Se utiliza para revisar la
habitación antes de la salida
del huésped y para verificar los
consumos de última hora en el
minibar de la habitación
Lápiz detector de dólares
Se utiliza para
autenticidad de
americanos
Imagen
El Área de Caja
Equipo
verificar la
los dólares
Cajas de Seguridad
Las cajas de seguridad, son
utilizadas en el Departamento
de Recepción para resguardar
el efectivo utilizado por los
recepcionistas durante su turno.
Las cajas de efectivo pueden ser
asignadas de manera personal
a cada recepcionista o puede
existir una caja única para todos
los recepcionistas
Sellos
Los sellos son colocados en la
factura de
cancelación del
huésped al momento del check
out.(PAGADO/ CANCELADO). Y
el sello de RECIBIDO es colocado
en las correspondencias que son
dejadas para los huéspedes en
Recepción
Facturación y Caja
5
El Área de Caja
Equipo
Cajas de Seguridad y
Llaves Maestra
Estas cajas son utilizadas para
resguardar los valores de los
huéspedes. Cada caja tiene
doble cerradura, una para la
llave maestra que permanece en
el Departamento de Recepción
y la otra para ser entregada al
huésped. Únicamente con las dos
llaves, es posible abrir cada caja
Software para Llaves
Electrónicas y Llaves
Electrónicas.
Este sistema es utilizado para
configurar las llaves electrónicas,
de acuerdo a la habitación
asignada al momento del Check
In
Materiales
Imagen
1. Materiales de Oficina:
• Papel
• Engrapadoras
• Lápices
• Bitácora de caja
• Sobres membretados
• etc.
2. Reloj de Pared
3. Rack de llaves
4. Rack de habitaciones
5. Porta Check - In
6. Campana para botones
6
Imagen
11 12 1
2
10
9
3
4
8
7 6 5
Facturación y Caja
1 2
3
6
8 9 10
7
4
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Formatos del Área de Caja
Formatos para Asignar Cajas de Seguridad a los Huéspedes.
Llave de Seguridad
Fecha: ______________
El Área de Caja
Llave No. ________
Yo: _____________________________________, autorizo a la ENAH,
a realizar el cargo de U$50.00 dólares americanos a mi cuenta,
en caso de extraviar la llave de seguridad # _____, la cual me
comprometo a entregar al momento de mi salida de la Escuela.
Firma del Recepcionista
Firma del Huésped.
Función
Este formato respalda a la organización, en el caso de que sea necesario cobrar (únicamente por pérdida)
la llave de la caja fuerte que se le asignó al huésped, al momento de solicitar este servicio.
Control de Utilización de Cajas de Seguridad.
Fecha
Nombre
Huésped
Número
Habitación
Número
de Caja
Hora
Firma
Huésped
Firma
Recepcionista
Función
Este formato, es llenado por el Cajero de Recepción, en cada ocasión que el huésped solicita acceso a su
caja fuerte, en caso de que éstas se encuentren en el Área de Recepción. Al terminar de utilizar la caja fuerte,
el huésped únicamente firma el control de acceso.
Facturación y Caja
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Control de Caja de Seguridad/ Safety Deposit Key Record.
Llave Num./ Key No.
Fecha/ Date
Nombre del Huésped/ Guest Name
Habitación Num./ Room No.
Dirección/ Adress
El Área de Caja
FIRMA/ SIGNATURE
NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO
NAME AND SIGNATURE OF THE CAHIER
Importante: La Escuela Nacional de Hotelería, se hace responsable únicamente hasta la
cantidad de C$ 5,000.00 córdobas
Para su protección, no tenemos duplicado de su llave y es necesario comunicarse con la
compañía Mosler para que abran su caja y este proceso en algunos caso toma hasta 48 hrs.,
el costo es de U$ 100.00 dólares americanos. La Cia Mosler no trabaja sábados, domingos o
días festivos.
MUCHAS GRACIAS. LA GERENCIA
Important: The maximum liability of the Escuela Nacional de Hotelería is C$ 5000.00
córdobas.
For your protection we have no duplicate keys. When the key is lost we must call the
Mosler Company to open your box and in some cases it takes as long as 48 hours with an
aproximate cost of US 100.00 american dollars. Mosler Co does not work Saturday, Sunday
or Holiday
THANK YOU THE MANAGER
------------------------------------------------------------------Mediante la presente hago entrega de la llave de la caja de seguridad Nº ____ y certifico
que todos los bienes depositados han sido retirados y están en mi poder, por lo que relevo
de toda responsabilidad a la ENAH.
I hereby surrender my key to box Nº ____and certify that all property placed or stored
incide has been withdrawn and is now in my posesión. Therefore I hereby relieve ENAH from
all responsability.
FECHA DE ENTREGA/ DATE ISSUED
FIRMA/ SIGNATURE
NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO/ NAME AND SIGNATURE OF CASHIER.
Función:
Este formato es entregado al huésped por el Cajero de Recepción, cuando las cajas de seguridad se
encuentran en las habitaciones y en el Área de Recepción solo se hace entrega de la cerradura de la caja de
seguridad.
8
Facturación y Caja
Pago de Moneda Extranjera
Control de Pagos en Moneda Extranjera
Ruc: 150266-9504
No. 6753
Nombre: ___________________________________________________
Moneda Extranjera
Pasaporte: ________________
Tipo de Cambio
Comisión
Total Moneda
Extranjera
El Área de Caja
Nacionalidad: __________________
Hab. No. ___________
Córdobas
Total Córdobas
Cantidad en Letras: __________________________________________________________________
En Concepto de: _____________________________________________________________________
Firma Huésped Firma Cajero
Función
Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para recibir depósitos (en Dólares/Euros), por
habitación o para la cancelación parcial o total de el consumo de los huéspedes. Es importante solicitar la
firma del huésped para respaldar la operación.
Facturación y Caja
9
Cambio de Moneda Extranjera
El Área de Caja
Función
Control de Cambio de Moneda Extranjera
Ruc: 150266-9504
Este formato es utilizado por
el Cajero de Recepción, para
realizar cambio de Dólares/
Euros a moneda nacional. En este
formato se refleja la comisión del
2% que cobra el hotel por realizar
esta transacción. Es importante
solicitar la firma del huésped para
respaldar la operación.
No. 5674
Nombre: __________________________________
Hab. No. ___
Nacionalidad: ______________ Pasaporte: ________________
Moneda
Extranjera
Tipo de
Cambio
Comisión
Córdobas
Menos %
Total Moneda
Extranjera
Total
Córdobas
Cantidad en Letras: _______________________________________
Firma Huésped RECIBO
Recibo Pago Córdobas
Fecha: __________
Función
Nombre:______________________________ Hab. No._______
Cantidad en números: _____________
Cantidad en letras: ____________________________________
_____________________________________________________
Por concepto de: ______________________________________
_____________________________________________________
Efectivo:
Firma Huésped
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Firma Cajero
Firma Cajero
Facturación y Caja
Este formato es utilizado por el
Cajero de Recepción para recibir
depósitos (en moneda local) por
habitación o para la cancelación
parcial o total del consumo de los
huéspedes. Es importante solicitar la
firma del huésped para respaldar la
operación.
Desembolso
Función
Desembolso
Fecha: ____________
Nombre: _________________________________
Observaciones
No. 0025
Hab. No. ___
El Área de Caja
respaldar cualquier anticipo
de efectivo (en moneda local
o extrajera) solicitado por
los huéspedes. Al realizar
cualquier desembolso, también
es necesario cobrar comisión
(5%) la cual se refleja en el
formato MISCELÁNEO
Valor
Firma Cajero
Ajustes y Descuentos
Ajuste
Función
Fecha: ____________
No. 1155
Nombre: _____________________________________________
Hab. No. ______________
Valor : ____________________
CONCEPTO:
Preparado:
Caja de
Recepción
Firma Huésped:
Gerente de Habitaciones
Facturación y Caja
retirar cargos de las cuentas de los
huéspedes (total o parcialmente),
estos cargos pueden ser retirados
porque el huésped, se niega a
pagar un consumo o servicio y/o
porque un vale fue cargado por
equivocación a la cuenta del
cliente. La cantidad a ajustar, se
refleja en córdobas, explicando
la razón del ajuste, previamente
autorizado por el supervisor de
turno, el gerente de habitaciones
o el gerente de turno.
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Misceláneo
El Área de Caja
Función
Misceláneos
Este formato es utilizado
por el Cajero de Recepción,
para reflejar las comisiones que
recibe el hotel por cambio de
moneda extranjera. También
es utilizado para reflejar la
comisión que el hotel cobra
por adelanto de efectivo a
los huéspedes, cuando esta
transacción se realiza ya sea a
través de su tarjeta de crédito o
cuando lo solicita en efectivo.
Fecha: ____________
Nombre: _________________________________
Observaciones
Factura
No. 0025
Hab. No. ___
Valor
Firma Cajero
Función
Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reflejar la cancelación de los servicios que el
hotel brindó al huésped a lo largo de su estadía.
Hotel Escuela ENAH
FACTURA Nº 11111
Nombre: _____________________________________________ Hab. Nº ________
Fecha Ingreso:__________ Fecha Salida: _________
Fecha
Descripción
Cargo
TOTAL
Acepto todos los cargos que aparecen en esta cuenta
los cuales he revisado a mi entera satisfacción.
Tarifa:
Total
TRASPASO A PARTICULARES
Firma del Huésped: ______________
Teléfono: 2559120 Fax: 2559121 Email: [email protected]
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Balance
Facturación y Caja
Remisión de Fondos
Remisión de Fondos
Fecha: ____________ ___________________
Departamento.: _________________________
Cajero: _______________________________ Turno de: _________________a.m. - p.m
El Área de Caja
Recibido:
Pagado:
Neto:
Sobrante o Faltante en Caja:
Importe a remitir:
CONTENIDO DEL SOBRE
Cheque según relación:
Billetes/Monedas de:
500
100
50
20
10
5
1
Contenido total:
Cambio pendiente de
reembolso:
Función
Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para enviar el total de Dólares y Córdobas que recibió
durante su turno, al Departamento de Contabilidad. Se entrega un sobre por Córdobas Recibidos, por Dólares
Pagados y por Dólares Cambiados
Facturación y Caja
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Planilla de Pagos
Planilla de Pagos.
Nombre del Cajero: ________________________
Fecha: __________________________________
Turno: __________________________________
El Área de Caja
Efectivo C$
Efectivo U$
TC
U$
TC
C$
INGRESOS
# Documento
Total
Efectivo C$
Efectivo U$
C$
U$
TC C$
TC C$
TC U$
TC U$
EGRESOS
# Documento
Total
Efectivo C$
Efectivo U$
C$
Total a Entregar
U$
Observaciones: __________________
______________________________
__________________________
__________________________
Efectivo C$
Efectivo U$
TC
U$
TC
C$
Recibí Conforme
Entregue Conforme
Función
Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reportar al Departamento de Contabilidad, las
facturas y formatos utilizados para recibir los depósitos y/o pagos y los desembolsos de efectivo, que los
huéspedes realizaron durante su turno.
14
Facturación y Caja
Formato para Salida del Huésped (Check Out).
Función
Este formato es entregado por el Cajero de Recepción, al huésped
únicamente cuando ha cancelado su cuenta con el hotel. Lo anterior
con el objetivo de que el botones, tenga la seguridad de que ningún
huésped sale del hotel sin haber pagado su factura por los servicios
que se le han brindado.
Room No. ___________
Fondo de Caja de Recepción.
Cashier ___________
Como cualquier otro empleado que maneja dinero, cada Cajero de
Recepción tiene a su cargo un fondo de caja facilitado por la empresa
(individual ó un solo fondo, el cual es entregado y recibido por cada
cajero que termina e inicia turno respectivamente).
PLEASANT TRIP
El cajero es responsable de su fondo, y en cualquier momento
podrá hacérsele un arqueo de comprobación.
De contarse con un sistema hotelero, a cada Cajero de Recepción,
se le asignara un código personal (iniciales, clave o código secreto)
para hacer uso del software de gestión hotelera, este código permite
identificar todas las operaciones en que cada cajero interviene.
Los Cajeros de Recepción también dispondrán en el mostrador de su propio cajón con llave, y tendrá una
de las cajas de seguridad del hotel para guardar su fondo, así como su material de trabajo cuando no esté en
turno, lo anterior únicamente en el caso de que cada Cajero tenga un fondo asignado.
Movimientos de Caja de Recepción.
Todos los movimientos (ingresos y egresos de efectivo) que realice el Cajero de Recepción a través de su
caja, deberán de registrarse en la Planilla de Pagos. Este proceso incluye tres momentos:
• Apertura de Caja.
• Registro de Ingresos.
• Egresos y Cierre de Caja.
Apertura de Caja. Cada turno de caja de recepción (dependiendo del hotel) debe hacer la apertura y el
cierre de las operaciones de caja.
Para la apertura deben anotarse en los formatos correspondientes los siguientes datos:
•
•
•
•
Nombre del Cajero de Recepción
Fecha de Turno
Hora de Turno de Trabajo
Número de los últimos comprobantes empleados por el turno anterior, para demostrar ingresos y egresos.
Facturación y Caja
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El Área de Caja
PLEASE HAND THIS CARD
TO BELL BOY
Fondo Fijo, que es la cantidad en efectivo, que establece el Departamento de Contabilidad, para realizar
las operaciones del Cajero de Recepción. Por lo general los hoteles establecen la utilización de dos fondos
fijos: uno en córdobas y otro en dólares americanos.
Arqueo del Dinero Recibido como Fondo Fijo. (En caso de que el cajero del turno anterior haya
realizado cualquier movimiento de caja que altere el total del fondo fijo que establece el Departamento de
Contabilidad.
El Área de Caja
Firma de los Cajeros de Recepción, tanto del que entrega turno como del que recibe turno.
Registro de Ingresos y Egresos. Todos los ingresos de dinero (en efectivo y/o tarjeta de crédito) y los
egresos en efectivo (córdobas y/o dólares) deben registrarse con el importe correspondiente y número de
comprobante utilizado. En algunos hoteles también se anota en la Planilla, el nombre del huésped que realiza
el pago.
Cierre de Caja. Al terminar su turno de trabajo, el Cajero de Recepción debe cerrar su planilla, para que
el siguiente turno le reciba, el fondo de caja. Para el cierre de caja (córdobas y dólares) se debe aplicar la
siguiente formula:
Fondo Fijo + Ingresos – Egresos + Sobrante – Faltante = Total a Remitir.
16
Facturación y Caja
Unidad I:
Principales Tipos de Depósitos y Cancelación de
Cuentas de Huéspedes.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar los diferentes tipos de
depósitos y cancelación de cuentas de los huéspedes
Unidad I: Principales tipos de depósitos y cancelación
de cuentas de huéspedes.
Manejo de depósitos y cancelación de cuentas de huéspedes
Dinero en Efectivo.
Las formas más utilizadas por los huéspedes para realizar depósitos por habitación y/o para cancelación de
cuentas son:
•
•
•
•
•
•
Efectivo
Tarjeta de Crédito
Cuenta por Cobrar
Cheques de Viajero
Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras.
Cuenta Canje.
Efectivo
En este tipo de pago, debe tenerse en cuenta la legitimidad de los billetes recibidos. Actualmente hay gran
cantidad de sistemas (económicos y accesibles) para la detección de billetes falsos. Es importante contar
frente al huésped el dinero recibido, lo mismo que el cambio que entregamos.
Si la estancia se garantizó mediante un pago por adelantado, se ajustará el importe total de lo gastado,
devolviendo o cobrando la diferencia que corresponda al momento del check out.
Depósitos y Cancelación de Cuentas
Tarjeta de Crédito.
Si la garantía de la estancia se realizó con tarjeta de crédito,
debe cobrarse la diferencia al huésped al momento del check
out, quien decidirá la forma en que quiera cancelar el monto
total de su factura.
Para elaborar el voucher de la tarjeta de crédito, deben
tomarse en cuenta los siguientes pasos:
1. Solicitar la tarjeta de crédito y la identificación del
huésped.
2. Comprobar que el nombre del tarjetahabiente sea
el mismo que el de la ficha de registro.
3. Verificar que la tarjeta de crédito este vigente
(fecha de vencimiento).
4. Elaborar el voucher en Ponchadora ó deslizar la tarjeta de crédito por el P.O.S.
5. Solicitar la autorización correspondiente mediante el autorizador (P.O.S /Teléfono).
6. Una vez obtenida la autorización, solicitar la firma del huésped.
7. Entregar tarjeta de crédito e identificación al huésped.
Facturación y Caja
1
Carta de Compromiso de Pago
Cuando el hotel tiene acuerdos con empresas del Estado o Privadas, que se responsabilizan de los gastos de
los huéspedes que envían, se emitirá la factura correspondiente para que el huésped la firme. Posteriormente
según el acuerdo firmado, se cobrarán a la empresa las facturas generadas.
Ejemplo:
Managua, 10 de Julio 2008.
Sres.
Hotel Escuela Nacional de Hotelería
Área de Reservaciones.
Reciban cordiales saludos de nuestra parte.
Por medio de la presente, queremos dejar constancia de
que Mexce en Nicaragua, se hará cargo de todos los gastos en
que incurra el Lic. Luís Castillo, durante su estadía en el hotel,
comprendida, entre los días 16/05/08 al 20/05/08.
Favor enviarnos la factura a nuestras oficinas a nombre de
Mexce en Nicaragua
Agradeciendo su atención, les saludamos.
Arturo Cruz
Contador General.
2
Facturación y Caja
Cheques de Viajero.
Este tipo de cheques son emitidos por instituciones bancarias contra depósitos en efectivo y poseen impresa
la cantidad en números redondos: 10, 20,50 y 100, así como la firma del portador del cheque. Cuando se paga
con ellos, uno o varios según el monto de la cuenta, el huésped debe firmarlos realizar una segunda firma en
el cheque frente al Cajero de Recepción, quien deberá verificar que las dos firmas coincidan, para aceptar el
cheque como forma de pago o depósito por habitación.
Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras.
Cuando una persona compra un paquete turístico en una agencia de viaje, ésta le extiende un voucher, con
el cual canjeará el servicio utilizado previamente pagado a la agencia. El voucher se solicita generalmente al
momento del check in y le permite al hotel cobrarle al agente de viajes los servicios brindados a los clientes
que reciben por su intermediación.
Facturación y Caja
3
Cuenta Canje.
Muchos de los servicios que contrata el hotel como empresa (publicidad) son pagados parcial o totalmente
a sus proveedores con los servicios que ofrece, en este caso se extienden vales de canje al proveedor, con los
cuales cancelaran sus cuentas, los huéspedes que envíen estas empresas. En el cobro de este tipo de cuentas,
deberá tenerse en cuenta la información que se generó en la reservación y en el check in, en cuanto a: ¿Quién
paga la cuenta? y ¿Qué paga de ella?.
Ejemplo:
Managua, 10 de Julio 2008.
Sres.
Mario Fernández
Presentador Programa Buenas Noticias.
Reciba un cordial saludo de mi parte.
El motivo de la presente es confirmarle su habitación de
cortesía en nuestro hotel, para las noches del 17,18 y 19
del corriente mes, como canje por la publicidad que usted
hará del Hotel Milton en su programa de televisión Buenas
Noticias a partir del 20/07/08, por espacio de un mes. De
acuerdo a nuestra conversación, el chef del hotel, elaborará
un platillo dos veces por semana en su espacio de televisión,
con un tiempo al aire de 15 minutos como máximo.
Agradeciendo su amable colaboración, me despido.
Homero Castillo
Gerente General Hotel Milton
4
Facturación y Caja
Unidad I:
Control de Cuentas de Huéspedes.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar el procedimiento para
controlar las cuentas de los huéspedes de acuerdo a las normativas del Departamento de
Recepción.
Unidad I: Control de Cuentas de Huéspedes
La Revisión del Rack de Habitaciones
Cuentas de Huéspedes
Además cabe mencionar
que los cargos que no son
generados directamente por
el Cajero de Recepción a la
cuenta de los huéspedes,
16/08/08
806
IVA Teléfono Internacional
18
C$ 30.00
17/08/08
806
Teléfono Internacional
17
C$ 100.00
17/08/08
806
IVA Teléfono Internacional
18
C$ 15.00
Sub T.
C$ 5,143.00
IVA
C$ 771.45
Total
C$ 5,914.45
Facturación y Caja
1
Manejo de las Cuentas de Huésped
Los cargos, son el soporte de un servicio en la cuenta abierta de un huésped de hotel. Es decir el cargo se
produce cuando un cliente hace un determinado consumo y su costo es agregado a su estado de cuenta. El
cargo tiene como justificante el llamado vale o comanda, el cual es generado en el área del hotel en donde el
huésped realizó el consumo o solicitó el servicio. Desde la llegada de los sistemas hoteleros, algunos cargos se
generan automáticamente a
las cuentas de los huéspedes
Hotel ENAH.
(hospedaje, llamadas) y
Emitido: 20/08/2008
otros son ingresados a los
Hora:
13:40:10
sistemas
manualmente
Hab:
806
(restaurante,
lavandería,
Resumen de Cuenta Personal
internet, fotocopias, fax,
masaje, doble ocupación,
Nombre del Huésped: Diego Hernández
pagos de taxi, adelantos de
Empresa: Federación Mexicana de Football
efectivos, lustre de zapatos,
etc.). Independientemente
Fecha
Habitación
Concepto
Código
Monto
del sistema de trabajo con
11/08/08
806
Habitación
01
C$ 1500.00
11/08/08
806
IVA
Habitación
02
C$ 225.00
el que cuente el hotel,
11/08/08
806
Habitación
Transfer
201
01
C$ 1,330.00
el Cajero de Recepción,
11/08/08
806
IVA Habitación Transfer 201
02
C$ 199.50
deberá estar pendiente de
12/08/08
806
Teléfono Local
03
C$ 95.00
los cargos en las cuentas
12/08/08
806
IVA Teléfono Local
04
C$ 14.25
de los huéspedes, para
12/08/08
806
Doble Ocupación
11
C$ 750.00
evitar cobros excesivos a los
12/08/08
806
IVA Doble Ocupación
12
C$ 112.50
clientes o cobros inferiores al
12/08/08
806
Internet Transfer 201
13
C$ 68.00
12/08/08
806
IVA
Internet
Transfer
201
14
C$ 10.20
monto total de las cuentas.
13/08/08
806
Minibar
07
C$ 190.00
Un detalle a tener en cuenta
13/08/08
806
IVA Minibar
08
C$ 28.50
es que los cargos tienen una
13/08/08
806
Desembolso Transfer 201
15
C$ 380.00
numeración consecutiva, lo
13/08/08
806
IVA Desembolso Transfer 201
16
C$ 57.00
que facilita el identificar
14/08/08
806
Restaurante
09
C$ 360.00
individualmente cada uno de
14/08/08
806
IVA Restaurante
10
C$ 54.00
ellos, independientemente
14/08/08
806
Teléfono Local Transfer 201
03
C$ 20.00
14/08/08
806
IVA Teléfono Local Transfer 201
04
C$ 3.00
que éste haya sido generado
14/08/08
806
Teléfono
Local
Transfer
201
03
C$ 85.00
por el Cajero de Recepción
14/08/08
806
IVA Teléfono Local Transfer 201
04
C$ 12.75
o por el encargado de
15/08/08
806
Lavandería
05
C$ 65.00
cualquier otra área del
15/08/08
806
IVA Lavandería
06
C$ 9.75
hotel.
16/08/08
806
Teléfono Internacional
17
C$ 200.00
Manejo de las Cuentas de Huésped
también son entregados por los
responsables de las diferentes áreas del
hotel al Cajero de Recepción, puesto
que es en éste departamento donde
se encuentra el Rack de Habitaciones,
lugar donde se resguardan todos los
consumos de los huéspedes.
Saldo Excedido de Huéspedes.
Se consideran saldos excedidos
aquellos en los cuales el crédito del
huésped ha superado un saldo límite al
permitido por la gerencia y la política
de créditos del hotel, por lo que se
procederá a comunicar
al cliente
dicho saldo excedido para su posterior
liquidación. Este límite de crédito no
es igual para todos los huéspedes, pues
presentará variantes en dependencia la
estadía de cada cliente y sobre todo
estará en dependencia de la garantía de
pago que el Cajero de Recepción haya
solicitado al momento del check in.
Hotel ENAH.
Emitido : 20/08/2008
Hora : 13:40:10
Hab
: 806
Resumen de Cuenta Maestra.
Nombre del Huésped: Marcelo Barquero
Empresa:
Federación Mexicana de Football
Fecha
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
19/08/08
Habitación
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
806
Concepto
Habitación
IVA Habitación
Habitación Transfer 201
Nota: Facturar a nombre de: Grupo Casa Real
Código
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
01
02
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
C$
Monto
1500.00
225.00
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
1,330.00
199.50
17.460.00
2,619.00
20,079.00
Cierre de Cuentas de Huéspedes
Al tener conocimiento de que un huésped, ha avisado de su salida del hotel, el Cajero de Recepción,
deberá llamar por teléfono y/o radio comunicador a todos las áreas donde puedan haber cargos pendientes de
ingresar (sistema ó rack de habitaciones) por cualquier consumo de última hora, para que puedan ser incluidos
en la cuenta de la persona que va saliendo del hotel. Generalmente esto se aplica al Área de Restaurante por
desayunos y al Responsable de Minibares.
El huésped después de que el Cajero de Recepción le muestra su estado de cuenta y si está de acuerdo con
los cargos que en el se le presentan, pagará su cuenta en efectivo, mediante tarjeta de crédito o la firmará para
ser cargada a crédito según lo acordado. En el caso de cuentas a crédito el Cajero de Recepción, comprobará
que la factura tiene todos los datos y soportes necesarios para pasarla al cobro (carta de compromiso de pago,
voucher de la agencia y soportes de consumo). Siempre es aconsejable que el cliente firme la factura final en
señal de conformidad con sus cargos.
En caso de que el huésped, no acepte uno o varios cargos de su estado de cuenta, el Cajero de Recepción,
deberá mostrarle los vales en los cuales se justifican los montos cargados a su habitación, los cuales muestran
la fecha en que se generó el cargo y además reflejan la firma del huésped. Si después de haber justificado
los cargos, el huésped continua negándolos el Cajero de Recepción, deberá informarle a su Supervisor de Área
y/o Gerente de Habitaciones, para que autoricen un Ajuste a la cuenta del huésped, en caso de considerarlo
necesario.
2
Facturación y Caja
Unidad I:
Consolidación de Ingresos y Egresos del Cajero.
Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de Identificar el procedimiento para
realizar el cierre de caja, de acuerdo a las normativas del Departamento de Recepción.
Unidad I: Consolidación de Ingresos y Egresos del Cajero
Cierre de Turno.
El trabajo del Cajero de Recepción debe realizarse en forma ordenada y cuidadosa. Al final de cada turno, el
cajero cerrará la relación de los movimientos de su caja (córdobas y dólares) en la Planilla de Pagos y cuadrará
con la cantidad que indica el ordenador (en caso de contar con un sistema hotelero). En caso de no contar con
un sistema hotelero, el Cajero de Recepción, deberá totalizar sus ingresos y egresos (córdobas y dólares) en
la Planilla de Pagos y cuadrar sus montos en efectivo y tarjetas de crédito manualmente. De igual manera el
Cajero de Recepción deberá enviar a Contabilidad la cantidad total en dólares que se recibió de los huéspedes
en concepto de cambio de moneda extranjera, para su posterior reembolso en córdobas.
El Cajero de Recepción se asegurará sobre todo del arqueo de su caja antes de entregar el turno y repasará
todas las operaciones que han tenido lugar en su turno de trabajo.
El Cajero de Recepción nunca recibirá el turno con trabajo pendiente del turno anterior y/o con faltantes
de efectivo ó tarjeta de crédito, sin que esto haya sido anotado en las observaciones de la Planilla de Pagos,
por el Cajero que esta saliendo de turno.
El dinero en efectivo que envía cada Cajero de Recepción en concepto de pagos recibidos y cambios
realizados al finalizar su turno al Departamento de Contabilidad, deberá ser entregado en sobres de remisión
y depositados en una caja fuerte, para su posterior revisión de parte del Cajero General del Hotel.
Las copias de las facturas pagadas y las facturas de crédito, también deben ser depositadas en un espacio
determinado por el Departamento de Contabilidad, para su posterior revisión por parte del auditor nocturno
del hotel.
Resumen de Pasos para el Cierre de Caja.
Consolidar en la Planilla los ingresos y egresos en córdobas y dólares, realizados en el turno.
Consolidar en la Planilla el total de pagos recibidos en tarjeta de crédito.
Cerrar sobres de Remisión: Pagos Córdobas, Pagos Dólares y Cambios Dólares.
Generar el reporte y cierre de tarjetas de crédito en el P.O.S.
Anotar en la bitácora de cajeros los montos que se están enviando al Departamento de Contabilidad.
Guardar el fondo de efectivo en la caja departamental, en caso de que cada Cajero de Recepción trabaje
con un fondo individual y no sea un fondo para todos los turnos.
Facturación y Caja
1
El Cierre de Turno del Cajero
•
•
•
•
•
•

El Área de Caja. • Depósitos y Cancelación de Cuentas. • El Manejo

Transcripción

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