Manual de Usuario KITE Asefma

Manual de Usuario
Plataforma KITE
Guía de Usuario
Guía de Usuario
Índice
¿QUÉ ES KITE?
pag 3.
INICIO
pag 4.
MI PERFIL
pag 5.
GENTE
pag 9.
CELDAS
pag 12.
ARTÍCULOS
pag 15.
GRUPOS y COMUNIDADES
pag 17.
NOTIFICACIONES
pag 18.
Guía de Usuario
Qué es Kite
KITE es una plataforma de soporte que pone a los miembros de una organización u organizaciones en el
contexto de un canal de colaboración en la que se reflejen conexiones temáticas y propicien acciones de
intercambio de conocimiento y colaboración.
KITE integra en el entorno social de la red la Unidad de Conocimiento, asociada a un workflow
configurable en sus pasos y roles que permite el modulado de procesos de conocimiento con distintos
objetivos.
La configuración y parametrización de KITE permite habilitar
canales para la GESTIÓN y la SOCIALIZACIÓN de los distintos
tipos de contenidos que se tengan en cuenta para conformar una
Configuración / parametrización
base de conocimiento.
Funcionalidades de GESTIÓN
Funcionalidades de REDES SOCIALES
A través de “Celdas de Conocimiento”
Grupos, comunidades, wikis, notificaciones,
para capturar y organizar los registros de
documentos compartidos, seguimiento de
los tipos de conocimiento considerados
temas, comunicaciones e identificación de
en el modelo. El desarrollo de cada
expertos, son algunas de las utilidades que
“celda” está regulado por “Procesos o
KITE ofrece para instrumentar una red
Workflows”, los cuales se parametrizan
corporativa, que facilite la comunicación y el
y permiten distinguir entre diferentes
intercambio de conocimiento entre las
etapas dentro de un mismo registro.
personas que forman parte de ella.
Guía de Usuario
Inicio
Acceso a la Plataforma
Para entrar en la plataforma KITE deberá utilizar los datos de USUARIO y CONTRASEÑA proporcionados a
través de correo electrónico, e insertarlos en la pantalla de inicio.
A continuación se accede a la pantalla de INICIO (imagen nº1), donde el usuario tendrá una primera visión
de todo lo que esta aconteciendo en la plataforma a través del apartado “Lo último en tu red”.
En este apartado se muestran los últimos movimientos realizados por sus “colegas favoritos”, grupos y/o
comunidades a las que pertenece o “sigue”, movimientos en los artículos en los que participa y las
novedades que se hayan producido en aquellos elementos catalogados con etiquetas/categorías que el
usuario haya marcado como temas de interés.
Imagen nº1
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Perfil
El perfil es la cara visible de cualquier miembro de la red. Proporciona la ventana de presentación del
usuario a través de los registros y contenidos compartidos, así como a través de su fotografía, “estado” y
nube de etiquetas.
Desde su página de perfil, el usuario tiene acceso a todas las herramientas de creación de conocimiento
(artículos, celdas, ficheros compartidos, galería fotográfica y enlaces), además puede administrar sus
registros y acceder al resto de funcionalidades de la red (ver imagen nº2).
Imagen nº2
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Perfil
Imagen de Perfil
Para agregar una imagen de perfil, el usuario deberá situarse sobre el espacio destinado a ello, y clicar en
“Cambiar foto”. A continuación se accede a una nueva ventana donde, tras seleccionar el archivo deseado
en el pc, el usuario podrá subir la imagen a su perfil (ver imagen nº3).
Imagen nº3
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Perfil
Gestión de cuenta, privacidad y alertas
En cualquier momento el usuario podrá modificar tanto las opciones básicas de su cuenta (Nombre, email,
contraseña y zona horaria) como la configuración de alertas que recibe y privacidad . Para ello deberá situar
el cursor del ratón sobre el nombre del usuario en la esquina derecha de la pantalla (ver imagen nº4) y
seleccionar la opción “Cuenta” o “Configuración de Alertas”. En el primer caso, accederá a una pantalla en
la que, haciendo
clic en “Editar”, en cualquiera de las opciones disponibles, procederá a modificar
aquellos datos que desee (ver imagen nº5).
Imagen nº4
Imagen nº5
Guía de Usuario
Perfil
Así mismo, en el caso de hacer clic en la opción “Configuración de Alertas”, el usuario accederá a una
interfaz en la que podrá determinar la periodicidad de la recepción de las notificaciones en su email (de
inmediato, una vez al día o personalizado) (ver imagen nº6) y podrá también configurar su privacidad en el
sentido de determinar qué actividades realizadas por el usuario se van a mostrar de forma pública en la
plataforma (ver imagen nº7).
Imagen nº6
Imagen nº7
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Gente
A través de la pestaña Gente el usuario podrá acceder al perfil de cualquier otro usuario dado de alta en la
plataforma haciendo clic en “Ver perfil”, o enviar un mensaje privado a cualquiera de ellos haciendo clic en
“Enviar Mensaje”.
Además, la herramienta proporciona diferentes vistas del listado de usuarios según las preferencias del
usuario (ver imagen nº8):
• Ordenar por orden alfabético según nombre.
• Ordenar por orden alfabético según apellido.
• Filtrar según los usuarios más recientes en la plataforma.
• Filtrar según los usuarios mas activos en la plataforma.
Imagen nº 8
Así mismo, el usuario podrá gestionar sus “Colegas Favoritos”. El agregar a un usuario como “Colega
Favorito” supone que en el feed personal se muestren todos los movimientos que ese usuario realiza en la
plataforma. Es una forma de “seguir” a personas cuya actividad resulta interesante para el usuario.
Para ello, se debe hacer clic en “Gestionar Colegas”, accediendo de ese modo a una interfaz donde se
muestra una dual list que contiene: en el lado izquierdo el total de usuarios de KITE y en el lado derecho
los favoritos. Para agregar un nuevo favorito tan sólo se le debe asignar al lado derecho de la lista y
guardar los cambios clicando en “Actualizar colegas favoritos” (ver imagen nº 9).
Guía de Usuario
Gente
Imagen nº 9
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Celdas
Una celda de conocimiento habilita un espacio de trabajo colaborativo para documentar y encapsular los
elementos que dan sustento al conocimiento aportado - estructura de trabajo (roles que intervienen),
estructura de contenido (descripciones, ficheros, enlaces, etc.) Cada tipo de conocimiento tiene una información que puede ser modulada según la naturaleza y
requerimientos de datos del mismo. En el caso de ASEFMA se han definido, inicialmente, dos categorías o
tipo de celda: Asociado a ASEFMA y Proyectos /Capacidades.
La pestaña “Celdas” ofrece una visión general (ver imagen nº 10) del número de celdas de conocimiento
que
se encuentran públicas en la plataforma, pudiendo acceder al listado de las mismas clicando en
cualquiera de las categorías.
Así mismo, haciendo clic en “Mis Celdas”, el usuario accederá a una vista de aquellas celdas que requieren
su atención, ya sea porque es el dueño o creador de la celda o bien porque ha sido asignado como
participante.
Imagen nº 10
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Cómo crear una celda
Celdas
Existen dos lugares en la plataforma a través de los cuales el usuario puede crear una celda. El primero de
ellos se encuentra en la pestaña “Celdas” (ver imagen nº 10), donde tras hacer clic en “Nueva Celda” se
abre el formulario de creación de la celda.
Otro modo de crear una celda, es situando el ratón en “Nuevo”. Tras hacerlo, se despliega un acceso
directo a la creación de diferentes elementos, entre ellos, la creación de nuevas celdas (ver imagen nº11).
Imagen nº 11
Por cualquiera de las dos formas, se llega el cuestionario de apertura de la celda, donde el usuario deberá
seleccionar en primer lugar la categoría de la celda que está creando (Asociado a ASEFMA o Proyectos /
Capacidades), podrá asociar la celda a una Comunidad de las disponibles, deberá asignar un título y podrá
añadir más participantes en la celda en caso de que se quiera dar permisos de edición a otro participante.
Así mismo, deberá etiquetar el registro con el fin de que la celda sea fácilmente localizable en un futuro
mediante el buscador de KITE.
A continuación veremos la estructura que tiene toda celda y las diferentes cuestiones a tener en cuenta a la
hora de de su creación.
Guía de Usuario
Estructura de una celda
Celdas
Como ya dijimos anteriormente, una celda de conocimiento habilita un espacio de trabajo colaborativo
para documentar y encapsular los elementos que dan sustento al conocimiento aportado.
Toda celda de conocimiento esta formada por:
• Estructura de información: contiene una serie de campos descriptivos, enlaces, recursos, etc.
parametrizables en función del tipo de conocimiento que se esté registrando
• Estructura de catalogación: en la que se reflejan los atributos de clasificación asociados a la celda, ya
sea haciendo uso de la taxonomía (categorías) o de la clasificación libre (etiquetas).
• WorkFlow: las celdas de conocimiento son conducidas a través de un flujo de trabajo compuesto por
diferentes etapas. En el caso de ASEFMA estas etapas son Registro y Publicación:
• Registro: etapa en la que el contenido de la celda tan sólo es visible para los usuarios que
participen en la elaboración de la misma. Es una etapa en la que se entiende que se está
cumplimentando o actualizando los campos de información de la celda, y por ello es invisible
a los usuarios que no participen en dicha tarea.
• Publicación: etapa en la que la celda está publica y es visible para todos los usuarios de la
plataforma.
Para pasar de una etapa a otra, el editor de la celda deberá hacer clic en “Cambiar estado”, botón que
se encuentra al final de la celda.
• Estructura de trabajo (participantes): la estructura de trabajo (participantes) de la celda se representa
visualmente para identificar en todo momento a las personas o grupos de trabajo que asumen un
determinado rol en la celda, pudiéndose, además, en todo momento iniciar conversaciones entre
ellos. En el caso de ASEFMA se han definido dos roles: Editor y Representante del Grupo 2:
• Editor: rol que se asigna automáticamente al usuario creador de la celda. Tiene permisos de
edición de campos, asignación de participantes y cambio de etapa de la celda.
• Representante del Grupo 2: tiene permisos de edición de campos, asignación de participantes
y cambio de etapa de la celda.
En la imagen nº 12 se pueden apreciar las diferentes secciones descritas.
Guía de Usuario
Celdas
Work Flow
Estructura de
Catalogación
Estructura de
Información
Estructura de
Trabajo
(participantes)
Imagen nº 12
Guía de Usuario
Artículos
El concepto de artículo se fundamenta en el concepto de la tecnología wiki para poner a disposición de
cualquier usuario de la plataforma una herramienta a través de la cual publicar conocimiento en formato de
texto.
El artículo otorga al autor el control total sobre el contenido del mismo, pero permite la colaboración por
dos vías: mediante la invitación a otros coautores para escribir el artículo conjuntamente y mediante la
funcionalidad de comentarios, en la que cualquiera puede hacer aportaciones de texto y el autor
posteriormente puede incorporar al texto original si así lo desea.
Cada versión del artículo es además guardada y consultable, permitiendo observar la evolución del mismo,
recuperar versiones anteriores e incluso compararlas.
Desde la pestaña de artículos, el usuario dispondrá de una visión de todos los textos disponibles en la
plataforma, con un breve resumen y autor (ver imagen nº 13). Se podrá consultar cualquiera de ellos
clicando en el título del mismo, y también se podrá proceder a la elaboración de uno clicando en “Nuevo
Artículo”.
Nuevo Articulo
Imagen nº 13
Guía de Usuario
Artículos
Cómo crear un artículo
Para la creación de un nuevo artículo, el usuario deberá hacer clic en el botón “Nuevo Artículo” (ver
imagen nº13).
A continuación se despliega una ventana donde se ha de completar el título, resumen y texto del artículo
(ver imagen nº14).
Imagen nº 14
Una vez creado el artículo, el autor podrá acceder en cualquier momento a el para actualizar el contenido y
guardar otra versión, o bien para agregar a otros usuarios como coautores con el objetivo de que puedan
realizar sus aportaciones al texto (ver imagen nº15).
Actualizar
contenido
Administrar
Coautores
Imagen nº 15
Guía de Usuario
Grupos y Comunidades
Los grupos y comunidades proporcionan en KITE espacios de colaboración alrededor de una temática .
Tienen a su disposición las mismas herramientas que las de un usuario y funcionan de la misma forma ya
descrita: artículos, intercambio de documentos, enlaces, etc.
La diferencia entre Grupos y Comunidades radica en que una Comunidad esta creada de antemano y sus
miembros ya seleccionados, en cambio los grupos son de libre creación por cualquier usuario y pueden ser
de tres tipos en cuanto al proceso de membresía:
• de ingreso libre por cualquiera,
• de solicitud de ingreso con aprobación por los administradores y
• de ingreso sólo por invitación.
Este último caso es útil para aquellos grupos que desean que el contenido publicado dentro del entorno
del grupo esté sólo disponible y visible para sus miembros.
Guía de Usuario
Notificaciones
El usuario recibirá en su escritorio notificaciones en diferentes momentos. Puede recibir una notificación
cuando reciba un mensaje de otro usuario de la plataforma, cuando una celda o registro requiera de su
atención ya que ha sido incorporado como participante, cuando se le asigne como coautor en un articulo o
cuando cualquiera de sus publicaciones reciba un comentario, entre otros casos.
El lugar donde se indican dichas notificaciones se puede apreciar en la siguiente imagen (imagen nº 16).
Notificaciones
Imagen nº 16