Universidad Tecnológica de Querétaro
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Universidad Tecnológica de Querétaro Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2012.05.21 11:09:43 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del Proyecto: MANUAL DE PROCESOS DE DOCUMENTACIÓN PARA CARGAR COMPETENCIAS Empresa: Bombardier Aerospace México S.A de C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES Presenta: RESÉNDIZ RIVAS CLAUDIA IVONNE *Asesor de la UTEQ* Ing. David Vázquez Rea. *Asesor de la Empresa* Ing. Erick Arch Rodríguez Santiago de Querétaro, Qro. Mayo del 2012 Resumen En la empresa Bombardier Aerospace México desarrollo un proyecto llamado “manual de procesos de documentación para cargar competencias o entrenamientos laborales”, el cuál ayudo a tener una mejor administración de los trabajadores teniendo una flexibilidad en las necesidades de producción. El objetivo del manual es establecer un proceso para documentar las competencias aplicables a Bombardier México, el cual se estableció un formato para crear una competencia que debe ser aprobado antes de capturar la base de datos. Asegurando que no se repitan las competencias y planear la capacitación del personal que lo requiera. Cada unidad de producción ocupan diferentes competencias y certificaciones, es importante identificar si son básicas o específicas y solo los supervisores y los agentes de métodos pueden crear una competencia, deberán llenar el formato llamado A, entregándolo después al departamento de aprendizaje organizacional son los encargados de planear y proporcionar las capacitaciones a los empleados. Toda competencia que sea creada debe de estar basada bajo normas oficiales o documentos aprobados por la empresa. El departamento de aprendizaje organizacional son los que aprueban las nuevas competencias, verifica su vigencia y da seguimiento a los entrenamientos faltantes de los empleados. El manual ayudará para cualquier duda que se tenga al crear y capturar una competencia de cualquier unidad de producción. (Estandarización, Capacitación, Productividad) 2 Abstract Bombardier Aerospace in Mexico developed a project called "manual documentation processes to load competences or training," which helped get a better administration of workers having a flexible production needs. The objective of the manual is to establish a process for documenting the competences applicable to Bombardier Mexico, which was established to create a competition format to be approved before capturing the database. Ensuring that competences are, not repeated and plan the training of personnel required. Each production unit occupy different competences and certifications, it is important to identify if and only basic or specific supervisors and agents can create a competitive methods must fill out the form called A, surrendering after the organizational learning department are responsible for plan and provide training to employees. Any competition that is created must be based on official rules or documents adopted by the company. The organizational learning department will approve the new powers, checks its validity and tracks training missing of employees. The manual will help for any questions you will have to create and capture a competition of any unit. (Standardization, Training, Productivity) 3 Dedicatorias Les dedicó a mis hijos Grettel Jael y Alejandro Aldair que siempre me dieron una sonrisa de apoyo para terminar mis estudios profesionales, los cuales fueron la razón de seguir estudiando para brindarles un mejor futuro y ejemplo a seguir. A mis padres Martha Rivas y José Reséndiz que siempre tuve su apoyo, que estuvieron con mis hijos en los momentos de alegría, de tristezas, de triunfos, de enfermedad en los que estuve ausente para realizar mis estudios y el trabajo. Sin ellos no hubiera podido terminar mis estudios. ¡GRACIAS! 4 Agradecimientos Le agradezco a mi esposo Porfirio León por haberme apoyado a seguir con mis estudios desde el primer momento que le dije que quería seguir superándome. En las noches de desvelo siempre tenía unas palabras de fortaleza para continuar y no darme por vencida, su presencia era mi pilar para seguir de pie y continuar con lo que empecé. Que fue padre y madre en el tiempo que estuve ausente por ir a la universidad y terminar mi carrera profesional. Le agradezco a mi madre Martha Rivas por el apoyo incondicional que tuve para seguir estudiando y trabajando. ¡GRACIAS! 5 Índice Resumen 2 Abstract 3 Dedicatorias 4 Agradecimientos 5 Índice 6 I. Introducción 7 II. Antecedentes 10 III. Justificación 11 IV. Objetivos 11 V. Alcances 12 VI. Fundamentación teórica 13 VII. Plan de actividades 16 VIII. Recursos materiales y humanos 18 IX. Desarrollo del proyecto 19 X. Resultados obtenidos 21 XI. Análisis de riesgos 22 XII. Conclusiones 23 XIII. Recomendaciones 24 XIV. Glosario 25 XV. Referencias bibliográficas 26 Anexos 27 6 I. Introducción Para Bombardier Aerospace son muy importantes sus trabajadores, la calidad de sus productos, y tener personal capacitado. La empresa se preocupa por; la integridad física de sus trabajadores, en mejorar la calidad de sus productos y tener a sus trabajadores capacitados para sus procesos de producción. En la unidad de producción uno ensambla partes de estructuras de diferentes clases de aviones como “v-stab de Q400”, “las puertas de emergencia del C series”, “fuselaje de CL850”. En la unidad de producción dos, ensamblan las partes de estructuras como son “v-stab”, “pylon”, “tail cone”, “tanque”, “bladder”, “pisos”, “sub assy”, también se instalan los sistemas hidráulicos y eléctricos del avión global express, el cuál es el producto estrella de Bombardier Aerospace. En las unidades de producción tres y cuatro se realizan los ensambles eléctricos de varios contratos de Bombardier como “CRJ”, “Q400”, “global express”. En la unidad de producción diez se ensamblan las partes de las alas, fuselaje, sistemas hidráulicos y eléctricos del nuevo proyecto Learjet 85 son de material compuesto. 7 Existen normas oficiales como ISO 9000, OHSAS, Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social y documentos de la empresa como BAPS, FAA; que rigen que procesos deben de tener certificaciones y entrenamientos en los procesos de producción. El departamento de aprendizaje organizacional de la empresa se da a la tarea de elaborar el proyecto “manual de procedimientos para cargar una competencia”, y documentar todas las competencias y entrenamientos de los empleados sindicalizados y no sindicalizados. Este departamento tiene como principal función la de planear, desarrollar cursos de capacitación y entrenamiento conforme a las necesidades de la empresa, a su vez documentarlas para apoyo a los supervisores de producción en la toma de decisiones en la administración de sus trabajadores a cargo. El manual de procesos de documentación para cargar competencias contiene información sobre los programas “catálogo de competencias” y “catálogo de entrenamientos”, incluye los procedimientos para documentar o crear una competencia y las siguientes preguntas: ¿quién puede cargar o crear una competencia?, ¿cómo se hace?, ¿cuándo se crea una competencia?, cualquier duda que se tenga en relación del tema. Incluye las áreas y puestos que intervienen precisando su responsabilidad y participación, y auxilia en la inducción del puesto, capacitación y adiestramiento del personal. 8 Esperando como resultado tener un manual de procesos para documentar las competencias laborales de los empleados sindicalizados y no sindicalizados en todas las unidades de producción y dar capacitación a los empleados para cubrir su polivalencia de habilidades y así cumplir con las normas que rigen el procedimiento de Bombardier Aerospace México Manufacturing Center. Existe información del desarrollo del proyecto que es confidencial y exclusiva de la empresa y no esta autorizada la difusión. 9 II. Antecedentes Cada unidad de trabajo es diferente a las demás pero tienen similitud en sus procesos por eso existen competencias básicas, competencias específicas, y competencias de seguridad para poder ensamblar aviones, con el proceso tan detallado que se lleva al ensamblar un avión se determinó que debe de existir una lista de todos los trabajadores, para saber que competencias tienen cada uno de ellos y saber en qué estación de trabajo están actualmente. Para mejorar en la administración de los trabajadores y en la calidad del producto, para evitar accidentes laborales dentro de la compañía es necesario tener capacitados a los trabajadores en las operaciones que se estén realizando en el proceso de ensamblaje, tomando en cuenta que hay operaciones que necesitan capacitaciones especiales en algunos procesos de producción y se deben conocer quiénes son las personas certificadas para hacer el trabajo. No existe manual que tenga los procedimientos para crear una competencia, como cargar en la base de datos en las unidades de producción. Por la necesidad de la empresa se creó el manual de procesos para documentar las competencias de los empleados. 10 III. Justificación Estandarizar los procesos de documentación de competencias en las unidades de producción. En una auditoria interna se encontró una no conformidad en el departamento de aprendizaje organizacional, la cual era que no existía un proceso definido para documentar las competencias de los empleados. Se propuso el manual de procesos de documentación de competencias para cumplir y cerrar la no conformidad encontrada en la auditoría. IV. Objetivo Elaborar un manual de las competencias laborales de los empleados de Bombardier Aerospace México, que ofrece el departamento de aprendizaje organizacional. 11 V. Alcances El proyecto impacta, las unidades de producción de Bombardier Aerospace México Manufacturing Center, dando a conocer la relación de las competencias que tiene cada empleado para tener una administración correcta de los recursos humanos. En la primera etapa se identificó los servicios que ofrece el departamento de aprendizaje organizacional. En la segunda etapa se determinaron los roles y responsabilidades de los departamentos involucrados para este proyecto. En la tercera etapa se realizó el manual de procesos para documentar competencias bajo los lineamientos de documentación de la empresa, y se mapeo los procesos que se tienen para cargar una competencia o entrenamiento en los catálogos de competencias y de entrenamientos. En la cuarta etapa se planeó las capacitaciones faltantes en cada estación de trabajo y se capacitará a los empleados conforme a las necesidades de producción. 12 VI. Fundamentación teórica La competencia laboral ha ido surgiendo como un marco de referencia para la administración y desarrollo de personal para las organizaciones, en las que el proceso de adaptarse y adelantarse a los cambios del entorno se representa como un factor determinante y es una condición que dará la pauta para el crecimiento y desarrollo de las organizaciones. Recursos humanos ha originado las necesidades de administrar, evaluar, tener adaptabilidad al cambio, responsabilidad social y contratar a gente competente. “En esta última necesidad que dice “contratar gente más competente”, surge aquí la interrogante ¿qué es una gente competente? se define como aquella que sabe, "que tiene los conocimientos", adicionalmente "tiene habilidades", por otro lado también " representa las actitudes". La conjunción de estos tres ingredientes da como resultado una gente productiva y Rentable”1. Hay una relación de competencias laboral y la norma ISO 9000, se explica a continuación. ¿Qué son las normas de competencia laboral? Son la expresión estandarizada de una descripción de competencias laborales identificadas previamente. 1 Obed Z. Medina Chacón. HR Manager, Hanes México Operations (Sara lee), nueva Rosita Coahuila, y Rosita casual wear plant. de http://www.monografias.com/trabajos14/competencialaborales/competencialaborales.shtml#intro 13 La norma está conformada por los conocimientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, que se identificaron en el análisis funcional, para un desempeño competente en una determinada función productiva. En este sentido, es un instrumento que permite la identificación de la competencia laboral requerida en una cierta función productiva. Para conocer una técnica de competencia laboral usualmente incluye2: · Lo que una persona debe ser capaz de hacer · La forma en que puede juzgarse si lo que hizo está bien hecho · Las condiciones en que la persona debe demostrar su competencia · Los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar lo que hizo. ¿Qué son las normas ISO? ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la “Organización Internacional de Normalización”. Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación, como los métodos de auditoría. El ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. 2 Ibarra Almada Agustín, presentación en power point “conocer “en el seminario andino sobre formación basada en competencia laboral, (1998), Bogotá. www.cinternet.org.uy 14 Las normas ISO 9000 desembocan en un proceso de certificación, el cuál asegura a la institución portadora el reconocimiento de que desarrolla sus procesos desde una perspectiva de gestión de la calidad total. El certificado de calidad es un claro mensaje para los clientes sobre la alta probabilidad de encontrar la satisfacción a sus necesidades en una organización que se preocupa por desarrollar sus actividades en un marco de calidad total En las normas ISO y las acciones de capacitación el primer aspecto en común; cabe citar el requisito 4.18 de la ISO 9000: la empresa debe establecer y mantener procedimientos documentados para identificar las necesidades de capacitar a todo el personal que ejecuta actividades que afectan a la calidad. El personal que ejecuta tareas asignadas de manera específica, debe estar calificado en base a educación, capacitación y/o experiencia adecuadas según se requiera. Deben mantenerse registros apropiados relativos a la capacitación. También, en los apartes 18.1.1, 18.1.4, 18.2, 18.3.1 y 18.4 de la norma se encuentran recomendaciones sobre la identificación de necesidades de capacitación, la capacitación de supervisores, la importancia de la evaluación, la medición de la calidad y el reconocimiento al desempeño.3 3Mertens Leonard, Baeza Mónica, un mayor detalle en: OIT/CIMO/CONOCER. La norma ISO 9000 y la competencia laboral, (1998), México. http://temp.oitcinterfor.org/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/complab/xxxx/esp/xxvii.htm 15 VII. Plan de actividades Se utilizó un diagrama de Gantt para tener un plan de las actividades del proyecto y estar dentro de los tiempos programados de cada una de las actividades. El diagrama de Gantt permite saber como planear el proyecto en cada una de las etapas, si hay retraso en las fechas de entrega o estaban conforme a los tiempos programados. El diagrama es una ayuda visual para identificar cuanto tiempo duró cada actividad planeada del proyecto. El proyecto cumplió con la fecha de terminó programada, satisfaciendo las necesidades del departamento de aprendizaje organizacional. Se reportó 2.5 horas por día de avance del proyecto programación de la empresa. El cuadro indica las fechas de interrupción durante el proyecto de estadía. Suspensiones fecha 10/02/2012 02/03/2012 05/03/2012 16/03/2012 19/03/2012 05/04/2012 06/04/2012 18/04/2012 20/04/2012 25/04/2012 motivo revisión revisión incapacidad revisión ley ley ley vacaciones revisión vacaciones días 1 1 7 1 1 1 1 1 1 1 16 Diagrama de Gantt Actividades Planeadas Definición del proyecto y recopilación de datos TP TR Definición del proceso y procedimientos BAM TP TR Definición del proceso de control de competencias TP TR Validación de proceso de control de competencias TP TR Generación de procedimientos dentro del proceso TP TR Validación de procedimientos TP TR Mapeo de proceso de control de entrenamientos TP TR Validación de proceso de control de entrenamientos TP TR Generación de procedimientos dentro del proceso TP TR Validación de procedimientos TP TR Proceso de autorización del proyecto en la empresa Fecha de inicio Duración 16/01/2012 16/01/2012 26/01/2012 29/01/2012 05/02/2012 11/02/2012 15/02/2012 19/02/2012 25/02/2012 26/02/2012 06/03/2012 12/03/2012 16/03/2012 17/03/2012 26/03/2012 26/03/2012 05/04/2012 05/04/2012 15/04/2012 17/04/2012 26/04/2012 10 13 10 13 7 8 7 7 7 15 10 5 10 9 10 10 10 12 10 8 15 Fecha de término días de retraso 26/01/2012 29/01/2012 05/02/2012 11/02/2012 12/02/2012 19/02/2012 22/02/2012 26/02/2012 03/03/2012 12/03/2012 16/03/2012 17/03/2012 26/03/2012 26/03/2012 05/04/2012 05/04/2012 15/04/2012 17/04/2012 25/04/2012 25/04/2012 11/05/2012 3 1 8 2 2 3 Gráfica de Gantt 9/1/12 29/1/12 18/2/12 9/3/12 29/3/12 18/4/12 8/5/12 Definicion del proyecto y recopilación de datos TP TR Definicion del proceso y procedimientos BAM TP TR Definicion del proceso de control de competencias TP TR Validación de proceso de control de competencias TP TR Generación de procedimientos dentro del proceso TP TR Validación de procedimientos TP TR Mapeo de proceso de control de entrenamientos TP TR Validación de proceso de control de entrenamientos TP TR Generación de procedimientos dentro del proceso TP TR Validación de procedimientos TP TR Proceso de autorización del proyecto en la empresa Elaboró: Claudia Ivonne Reséndiz Proyecto: manual de procesos para cargar competencias TP= TIEMPO PROGRAMADO TR = TIEMPO REALIZADO Empresa: Bombardier Aerospace México TIEMPO NO CONSIDERADO EN EL PROYECTO 17 VIII. Para el desarrollo Recursos materiales y humanos del proyecto no se requirieron materiales extraordinarios. Y los materiales de recursos humanos fueron compañeros de apoyo para información necesaria de las unidades de producción: Departamento de aprendizaje organizacional Departamento de producción. Departamento de analista de documentación. Departamento de métodos. Departamento de recursos humanos. 18 IX. Desarrollo del Proyecto El desarrollo del proyecto es general por decisiones de la empresa. Definición del Proyecto En esta etapa se dio a conocer el porqué del proyecto y toda explicación a desarrollar. Definición de proceso y procedimientos de BAM Se comenzó a recopilar información de los documentos de estandarización aplicables a Bombardier México, se realizó el formato para crear una competencia o entrenamiento antes de ser aprobada para cargarla en el sistema, ver anexo 1. El resto de la información es confidencial y exclusiva de la empresa, no esta autorizada su difusión. Mapeo de procesos de control de competencias Se realizó un mapeo de proceso ver anexo 2, de cómo se crea una competencia con la información recolectada de los departamentos de aprendizaje organizacional, métodos y producción ayudaron a realizar paso a paso el procedimiento para crear una competencia. Validación de proceso de control de competencias Se revisó el desarrollo del proyecto para hacer correcciones y se acepta el avance del proyecto. 19 Generación de procedimientos dentro del proceso Se analizó los procedimientos del proceso de cómo se puede documentar una competencia y se realizan procedimientos para documentarlos en el manual a realizar. Validación de procedimientos Se entregó la corrección de la última revisión y se autorizó para continuar con el proyecto. Mapeo de procesos de control de entrenamientos Se realizó un mapeo de proceso de cómo se crea un entrenamiento es el mismo proceso de competencias pero en entrenamientos. Validación de proceso de control de entrenamientos Se revisó la información de entrenamientos y se autorizó el avance para continuar. Generación de procedimientos dentro del proceso Se realizó los procedimientos para crear un entrenamiento y se anexaron al manual para establecer las diferencias entre una competencia y un entrenamiento. Validación de procedimientos Se aceptó los procedimientos establecidos en el mapeo para crear un entrenamiento y se revisa la última corrección. 20 Validación Final Se verificó y se autorizó la información para realizar el manual ya con la información aceptada por el departamento de aprendizaje organizacional para poderla presentar a los departamentos de métodos y producción están autorizados para crear una competencia o entrenamiento. X. Resultados Obtenidos Se aprobó el manual de procesos para documentar como se crea una competencia o entrenamiento de los trabajadores de Bombardier Aerospace México, siendo un manual claro, conciso, y entendible para tener el control del personal que elabora en la empresa. Se dio a conocer el manual a los diferentes departamentos relacionados con el tema para estar informados en la misma línea y cualquier duda del tema. Y comenzando a utilizar de inmediato para su control del personal y hacer cambios del personal si es necesario. Se cumplió con lo establecido del proyecto y satisfaciendo las necesidades que había en el departamento de aprendizaje organizacional. 21 XI. Análisis de riesgos Los riesgos que se observaron del proyecto del manual de procesos de documentación de competencias laborales se fundamento en actualizar cualquier cambio que se realice en el manual, al proceso que se tiene para documentar las competencias, para que no se pierda el objetivo del proyecto que es establecer los procesos de cómo documentar una competencia o entrenamiento. Cualquier cambio del personal que este dentro del departamento de aprendizaje organizacional debe de estar enterado del manual para utilizarlo. Si no se utiliza la última revisión podrían omitir cualquier cambio que tuviera el manual. 22 XII. Conclusiones El manual para documentar las competencias fue un proyecto que le sirvió a la compañía para cubrir una necesidad que había en la administración de sus empleados por el departamento de aprendizaje organizacional. Es un manual de gran ayuda para el departamento de capacitación que es el autorizado para crear competencias si son requeridas en las unidades de producción, y cumpliendo con las normas aplicables a Bombardier Aerospace México Manufacturing Center. En el manual encontraran ayudas visuales para saber como llenar el formato para crear competencias, y todos los pasos explicados a detalle con un lenguaje claro y entendible para cualquier persona autorizada. . 23 XIII. Recomendaciones En el manual se puede auditar periódicamente para actualizar los cambios en el proceso de documentación de competencias. Para ahorro de la compañía en las capacitaciones internas recomendaría aprovechar cada empleado pueda ser un capacitador de otros empleados en los temas de su especialidad y no gastar en recursos externos. Evaluar al personal a capacitar para detectar si la competencia a crear es necesaria, en ocasiones se puede presentar problemas de actitud en el personal o problemas laborales, y no es necesaria la capacitación lo que requiere es supervisión personalizada. 24 XIV. Glosario OHSAS: Occupational Health and Safety Assessment Series BAPS: Bombardier Aerospace Process Specification FAA: Federal Aviation Administration ISO La Organización Internacional para la Estandarización o International Organization for Standardization. Catálogo de Competencia: Base de datos para cargar las competencias de los trabajadores de soporte y producción. Catálogo de Entrenamiento: Base de datos para cargar los entrenamientos de los trabajadores de soporte y producción. Competencia Básica: Son competencias que se desarrollan en la “UNAQ” para entrar a laborar a Bombardier Aerospace en producción. Competencia Específica: Son competencias especiales de producción que se tienen en cada estación de trabajo para realizar tareas criticas. Empleados sindicalizados: Personal de producción de todas las áreas de procesos de la empresa. Empleados no sindicalizados: Brindan el soporte técnico a las áreas de producción 25 XV. Bibliografía Ibarra Almada Agustín, presentación en power point “conocer” en el seminario andino sobre formación basada en competencia laboral, (1998), Bogotá. www.cinternet.org.uy Obed Z. Medina Chacón. HR Manager, Hanes México Operations (Sara lee), nueva Rosita Coahuila, y Rosita casual wear Plant. http://www.monografias.com/trabajos14/competencialaborales/competencialabo rales.shtml#intro Mertens Leonard, Baeza Mónica, un mayor detalle en: OIT/CIMO/CONOCER. La norma ISO 9000 y la competencia laboral, (1998), México. http://temp.oitcinterfor.org/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/complab/ xxxx/esp/xxvii.htm 26 ANEXO 1 “FORMAT A” FORMAT TO CREATE COMPETENCE / TRAINING BOMBARDIER PRODUCTION GENERAL REQUERIMENTS DATE APPLICATION: (YY-MM-DD) APPLICANT NAME: PRODUCTION UNIT: AREA MOTIVES NAME OF COMPETENCE / TRAINING: OBJETIVE OF THE COMPETENCE / TRAINING : JUSTIFICATION OR EVIDENCE : ORGANIZATIONAL LEARNING REFERENCE INFORMATION COMPETENCE TRAINING ACTUAL COMPETENCE (TRAINING ONLY) Instruction: Mark an X SPECIAL : BASIC SPECIFIC TYPE OF COMPETENCE: QUALIFICATION CERTIFICATION CATALOG CATALOG EXISTENCE : COMPETITION TRAINING NOT STATUS : DATE OF APPROVAL APPROVAL INFORMATION ACCEPTED NAME REJECTED SIGNATURE NOTES FORMAT CREATED BY CLAUDIA RESENDIZ RIVAS 27 ANEXO 2 “MAPEO” Realizado por Claudia Ivonne Reséndiz Rivas 28