# ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN

# ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN

M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013.
#
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
NCR-0264 1.1. Enviar
comunicaciones
(correos electronicos) a
los jefes de
dependencia informando
sobre el estado de la
ejecución del Plan Anual
de Adquisiciones de los
objetos a su cargo
1.10 La Oficina de Planeación envia quincenalmente
correo electrónico a los jefes de las dependencias y a los
enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado del
Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a los
atrasos y saldos por liberar o reprogramar.
2
1.2. Presentar en
reuniones semanales de
la Subdirección de
Operaciones el
seguimiento de la
ejecución al Plan Anual
de Adquisiciones
1.20 La Oficina de Planeación consolida la información del
estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la
ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos Comites de
y lo presenta en las reuniones semanales de seguimiento Seguimiento
(´Dependencias de la Subdirección, Programas y Altas
(Actas)
Consejerias y Proyecto Minas - UE) para la toma de
decisiones en el caso que se requiera.
3
1.3. Socializar el
procedimiento para la
elaboración, ejecución y
seguimiento al Plan
Anual de Adquisiciones.
1.30 La Oficina de Planeación, actualiza el procedimiento
incluyendo los lineamientos de la nueva legislación y las
Eventos de
orientaciones de Colombia Compra Eficiente y lo socializa socialización (Listas
a las dependencias usuarias
de Asistencia)
4
1.4. Definir y comunicar 1.40 La Subdirección de Operaciones envia comunicación
los lineamientos para la con lineamientos a los jefes de dependencia para la
Elaboración del Plan
elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2014.
Anual de Adquisiciones
2014.
1
5
1.5. Diseñar y ejecutar
un programa de
capacitación dirigida a
las dependencias
usuarios en temas
contractuales haciendo
énfasis en el principio de
Planeación.
ACTIVIDADES /
CANTIDADES
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
FECHA DE INICIO
MEDIDA
Responsable
En desarrollo
Comunicaciones de
Seguimiento
(Correo electrónico)
Comunicación con
lineamientos del
Plan Anual de
Adquisiciones.
1.50 El Área de Contratos elaborá un programa de
socialicación y sencibilización en temas contractuales de
acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en el
principio de planeación (talleres, tips informativos, charlas,
etc). Para el segundo semestre de 2013 se tiene previsto
realizar dos talleres sobre la elaboración de documentos Eventos
de estudios previos para las modalidades de contratación
y realizar tisp informativos sobre liquidación de contratos,
vigencia fiscal anual y resera presupuestal.
9 de 22,
40,9%
15/08/2013
31/07/2014
22 de 132
En desarrollo
16,6%
15/08/2013
31/07/2014
Oficina de
Planeación
Oficina de
Planeación
Finalizada
2 de 2
23/09/2013
30/09/2013
Oficina de
Planeación
Finalizada
1 de 1
2 de 5
40%
15/10/2013
31/10/2013
Oficina de
Planeación
En desarrollo
23/08/2013
31/07/2014
Oficina de
Planeación
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013.
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ACCIÓN DE MEJORA
1.6. Elaborar el Plan
Anual de Adquisiciones
2014
6
7
NCR-0265 2.1
Fortalecer el equipo
técnico de apoyo a la
gestión y supervisión
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
1.60 La Oficina de Planeación en coordinación con el Area
de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan Anual
Plan Anual de
de Adquisiciones 2014 de acuerdo con las necesidades
planteadas por las dependencias y teniendo en cuenta el Adquisiciones
Elaborado
presupuesto asignado para presentar a aprobación del
Subdirector de Operaciones.
ACTIVIDADES /
CANTIDADES
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
FECHA DE INICIO
MEDIDA
Finalizada
1 de 1
2.10 (1) Determinar las actividades requeridas de apoyo
técnico a la supervisión del convenio
10 de 10
2.11 (2) Elaborar los estudios y previos
10
2.13 (4) Verificar la documentación necesaria para la
contratación y solicitar ajustes o documentos adicionales
2 de 2
Profesionales
seleccionados
2 de 2
Documentos
completos
2 de 2
Memo de solicitud
2 de 2
Estudios de
seguridad
adelantados
2 de 2
Profesionales
contratados
2 de 2
2.14 (5) Solicitar la contratación de los 2 profesionales
11
2.15 (6) Adelantar el estudio de seguridad
12
13
2.16 (7) Adelantar la contratación de 2 los profesionales
de apoyo a la supervisión técnica del convenio
Oficina de
Planeación
01/03/2013
05/03/2013
AC Programas
Especiales
Finalizada
Estudios previos
realizados
2.12 (3) Seleccionar los 2 profesionales
9
01/11/2013
31/01/2014
Finalizada
Número de
actividades
8
Responsable
06/03/2013
07/03/2013
Finalizada
07/03/2013
25/06/2013
Finalizada
03/07/2013
16/08/2013
Finalizada
19/07/2013
30/08/2013
Finalizada
01/08/2013
30/08/2013
Finalizada
09/08/2013
10/09/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
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F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013.
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ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
2.17 (8) Entregar la información necesaria para adelantar
el apoyo a la supervisión del convenio
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
Información
remitida
2.18 (9) Atender las recomendaciones de los profesionales
Informes de apoyo
que apoyen la supervisión
a la supervisión
revisados
2.2 Adelantar procesos 2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las obras
de seguimiento y control para el recibo
Alcances técnicos
verificados
ACTIVIDADES /
CANTIDADES
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
FECHA DE INICIO
MEDIDA
Finalizada
100% de 100%
8 de 8
15 de 15
2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras
Número de visitas
realizadas
17
2.22 (12) Elaborar informes de verificación
18
2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras
19
Informes de
verificación
realizados
30 de 30
Requerimientos de
ajustes a las obras
realizados
100% del 100%
Requerimientos
cumplidos
100% del 100%
22
13/05/2013
31/12/2013
Finalizada
14/05/2013
31/12/2013
Finalizada
14/05/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
31/12/2013
Finalizada
Informes revisados
2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la
supervisión del convenio
02/05/2013
31/12/2013
Finalizada
14/05/2013
31/12/2013
Finalizada
2.25 (15) Revisar los informes emitidos por FONADE
21
16/09/2013
31/12/2013
Finalizada
100% del 100%
2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones
20
21/08/2013
31/12/2013
Finalizada
Responsable
2 de 2
Informes solicitados 100% del 100%
25/09/2012
31/12/2013
Finalizada
01/08/2012
31/12/2013
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013.
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ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
2.27 (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del
convenio No.330-12/212011 al mes
23
2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y
seguimiento al interior de la Alta Consejería para
Programas Especiales para hacer seguimiento al plan de
acción del convenio
2.29 (19) Adelantar una auditoría interna
24
25
2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto
incumplimiento de las obligaciones
26
27
28
29
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
CANTIDADES
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
FECHA DE INICIO
MEDIDA
Finalizada
Comités operativos
celebrados
5 de 5
Reuniones de
coordinación y
seguimiento
realizadas
5 de 5
Auditoría interna
realizada
1 de 1
Proceso adelantado
por presunto
incumplimiento de
las obligaciones
NCR-0267 3.1. Enviar
comunicaciones
(correos electronicos) a
los supervisores de
contratos y ordenadores
de gasto informando
sobre los contratos que
se encuentran atrasados
en su ejecución.
3.10 La coordinación de presupuesto enviara
semanalmente correo electrónico a los supervisores de los
contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la Oficina
de Control Interno de Gestión y el Jefe del Área
Financiera), para que tome las medidas necesarias para
cumplir con los plazos establecidos y si hay saldos que no Correo electrónico
se van a ejecutar informar oportunamente a los
ordenadores del gasto para que estos soliciten su
liberación.
3.2. Enviar circular
estableciendo los plazos
para el trámite y pago
de obligaciones para el
cierre de la vigencia
fiscal
3.20 La Subdirección de Operaciones enviara circular a
todos los supervisores y funcionarios de la entidad
informando los plazos máximo para el tramite de la
documentación exigible para el pago o constitución de
cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la
Entidad.
3.3. Capacitar a los
supervisores de los
contratos
3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una
sensibilización a los supervisores de contratos, con el fin
de concientizarlos sobre los deberes y las obligaciones
frente a la ejecución de los recursos del Presupuesto
General de la Nación.
06/03/2013
20/12/2013
Finalizada
28/08/2013
20/12/2013
Finalizada
10/07/2013
20/12/2013
Responsable
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
AC Programas
Especiales
Finalizada
1 de 1
10/05/2013
10/05/2013
AC Programas
Especiales
Finalizada
16 de 16
01/09/2013
20/01/2014
Area Financiera
Finalizada
Circular
1 de 1
01/11/2013
15/12/2013
Area Financiera
Finalizada
Capacitación
1 de 1
01/11/2013
30/11/2013
Area Financiera
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013.
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30
31
ACCIÓN DE MEJORA
3.4. Solicitar al
Ministerio de Hacienda y
Crédito Público Dirección General del
Presupuesto Público
Nacional, autorización
de cupo de vigencias
futuras
NCR-0266 4.1 Dar
cumplimiento a los
numerales 1,2 y 5
articulo 4 del Acuerdo
N° 042
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
3.40 Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección General del Presupuesto Público Nacional,
autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos
procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere la
Solicitudes
vigencia fiscal del 2013,
4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica.
Foliación
ACTIVIDADES /
CANTIDADES
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
FECHA DE INICIO
MEDIDA
Finalizada
17 de 17
34
35
4.13 Establecer un procedimiento sobre la entrega de las
carpetas para archivo que garantice la aplicación del
Acuerdo 042
Area Financiera
612 de 700
01/09/2013
31/01/2014
30/04/2014
En desarrollo
Area Contratos
Rótulos
520 de 700
01/09/2013
31/01/2014
30/04/2014
En desarrollo
Area Contratos
Índices
520 de 700
01/09/2013
31/12/2013
30/04/2014
Finalizada
Area Contratos
4.12 Realizar el Indice de conformidad con la normatividad
vigente de la información.
33
01/01/2013
13/12/2013
En desarrollo
4.11 Rotular cada una de las carpetas de los procesos
contractuales.
32
Responsable
Procedimiento
4.2 Realizar
4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE,
transferencias primarias las carpetas de los contratos de conformidad con la tabla
según el Plan de
de retención documental
Transferencia
Transferencias
1 de 1
01/09/2013
Area Contratos
13/09/2013
23/09/2013
En desarrollo
460 de 700
01/09/2013
31/01/2014
30/04/2014
Area Contratos