P-50502

PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN
Y EL CONTROL DEL FINANCIAMIENTO EN DIVISAS
ASIGNADO EN INTERÉS DE INTRODUCIR
EL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE FLOTA
Código: P- 50502-18
Versión: 2
ÍNDICE
Pág.
1
Alcance.
2
2
Términos y definiciones.
2
3
Responsabilidades.
2
4
Desarrollo.
3
4.1
Planificación anual.
3
4.2
Para las importaciones de los computadores de a bordo y sus agregados.
4
4.3
Para la contratación con COPEXTEL.
5
4.4
Para la contratación de los medios de transporte.
7
4.5
Para la contratación con otros suministradores.
7
4.6
Control financiero de las inversiones.
8
5
Registros.
8
6
Fuentes utilizadas.
8
Anexo 1. Aprobación.
9
Anexo 2. Solicitud de pago.
10
1
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN
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1.
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ALCANCE.
1.1
En este procedimiento se establece el control, ejecución y tramitación del financiamiento
asignado para la Tarea de Introducción del Sistema de Gestión y Control de Flota, así como
la contratación con los suministradores e importadores.
1.2
Los ejemplares de control del procedimiento están distribuidos hasta:
1. Todas las entidades vinculadas con la introducción del Sistema de Gestión y Control de
Flota a nivel nacional.
2.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
2. SGCF: Sistema de Gestión y Control de Flota.
3. DSGCF: Dirección de Sistema de Gestión y Control de Flota.
4. OACE: Organismo de la Administración Central del Estado.
5. OSDE: Organización Superior de Dirección Empresarial.
6. COPEXTEL: Corporación Copextel S.A. Sociedad Mercantil de nacionalidad cubana.
7. Base: Base de Transporte, Flota Pesquera, Granja Agrícola o cualquier otra forma
organizativa de Base donde se encuentra aplicado el Sistema de Gestión y Control de
Flota, teniendo las condiciones necesarias para la ejecución de los Procedimientos de
trabajo, la introducción de los datos primarios, la descarga de los datos de los
computadores de a bordo y la realización de los análisis primarios de los resultados del
SGCF.
8. Suministradores e importadores: Aquellas entidades que se encargan de suministrar los
medios técnicos e insumos necesarios para el desarrollo de la Tarea, pudiendo ser bajo
esquemas de compra en plaza o de importación.
9. Tarea: Tarea de Introducción del Sistema de Gestión y Control de Flota.
10. CL: Capacidad de Liquidez que permite ejecutar pagos en monedas convertibles y tramitar
instrumentos de crédito.
11. CUP: Peso Cubano.
12. CUC: Peso Convertible Cubano.
3.
3.1
RESPONSABILIDADES.
El Director de la Dirección de Sistema de Gestión y Control de Flota responde por:
1. Implementar las acciones necesarias para el conocimiento y uso de este Procedimiento
en todas las entidades que participan en el Sistema de Gestión y Control de Flota en la
República de Cuba.
2. Controlar la ejecución de las inversiones.
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3.2
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Los suministradores responden por:
1. Garantizar la entrega oportuna de los suministros previstos y previamente contratados
para el correcto desarrollo de la Tarea.
3.3
Los importadores responden por:
1. Garantizar la entrega oportuna de los suministros previstos y previamente contratados para
el correcto desarrollo de la Tarea.
2. La tramitación de los correspondientes CL para los pagos al exterior y su posterior
ejecución.
3.4
Los representantes oficiales de los OACE, OSDE y Empresas Nacionales responden por:
1. Realizar los trámites y contrataciones establecidas para que, en interés de esta tarea, les
sea aprobado el recurso financiero necesario y suministrado los medios presupuestados.
4.
DESARROLLO.
4.1
Planificación anual.
4.1.1 La Dirección de Sistema de Gestión y Control de Flota realiza la planificación del
presupuesto anual teniendo en cuenta las cifras directivas aprobadas por el Estado en
cuanto a la cantidad de bases y equipos previstos a incorporarse en el año en cuestión.
4.1.2 Los órganos de servicios técnicos, teniendo en cuenta las cifras directivas aprobadas,
presentan propuestas de inversiones y sostenimientos para el año en cuestión, al
Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo de la Tarea, que evaluará y aprobará su incorporación
al Plan Anual.
4.1.3 El presupuesto aprobado por el Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo de la Tarea se solicita
al Estado para su ubicación en el V Departamento del MINFAR.
4.1.4 Una vez aprobado el financiamiento se solicita al Ministerio de Economía y Planificación
las modificaciones a las correspondientes Fichas de Inversión para los OACE, OSDE,
CAP y Empresas Nacionales, propuestos a incorporar al Sistema de Gestión y Control de
Flota.
4.1.5 El V Departamento del MINFAR notifica la acreditación de las asignaciones de fondos a
la DSGCF del MITRANS.
4.1.6 La DSGCF tramita los desgloses correspondientes a cada una de las asignaciones
acreditadas por el V Departamento del MINFAR.
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4.2
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Para las importaciones de los computadores de a bordo y sus agregados.
4.2.1 Las contrataciones de los computadores de a bordo, sus agregados y demás, se
realizarán por mediación del importador designado, para lo cual se establecerán las
relaciones contractuales correspondientes entre la entidad encargada de los servicios
técnicos y la empresa importadora.
4.2.2 Las contrataciones se realizarán teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución
358/2006 del Ministerio de Comercio Exterior, donde se estipula el pago fraccionado
condicionado contra los documentos de embarque y la certificación de los parámetros de
calidad atribuidos a la mercancía.
4.2.3 La tramitación de las correspondientes CL para los pagos al exterior y su posterior
ejecución, corren por la entidad importadora.
4.2.4 La DSGCF someterá a la aprobación del Ministro del Transporte, las ofertas comerciales
del suministrador de los computadores de a bordo, para la adquisición de equipamiento
para la Tarea, donde se especificarán los precios de la mercancía, su flete y seguro, así
como las formas de pagos. Esto permitirá determinar si las operaciones previstas están
dentro de los presupuestos aprobados para la Tarea y agilizar el resto de la tramitación
en el comité de contrataciones.
4.2.5 En todo momento se mantendrá lo establecido en la Tarea No. 14 del Programa de
Introducción, referente a la necesidad de Certificación por parte del MININT de los
parámetros de calidad y fiabilidad de los medios importados.
4.2.6 La entidad importadora pagará el 80% del costo de las mercancías contratadas al
suministrador de los computadores de a bordo contra la presentación de los documentos
de embarque especificados en el contrato de importación, en función de las
disponibilidades de liquidez existentes. Para esta operación deben contar con el
documento emitido por la DSGCF, donde el Ministro aprueba las correspondientes
ofertas.
4.2.7 La entidad importadora pagará el 20% restante del costo de la mercancía contratada al
suministrador de los computadores de a bordo contra la presentación del documento de la
DSGCF, donde se presente el dictamen favorable del Laboratorio de Ensayos
Especializados (CIDT MININT), encargado de evaluar el cumplimiento de los parámetros
de calidad de la mercancía y el acta de recepción de los productos por parte de la entidad
de servicios técnicos.
4.2.8 La DSGCF mediante documento expresará la autorización para la ejecución y tramitación
de los pagos.
4.2.9 La entidad importadora mantendrá informada a la DSGCF en referencia a las
transferencias realizadas al suministrador de los computadores de a bordo en ocasiones
de los pagos realizados.
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4.2.10 Una vez recibida la mercancía, la entidad importadora emitirá factura en ambas monedas
a la entidad de servicios técnicos.
4.2.11 La entidad importadora presentará a la DSGCF del MITRANS el expediente con las
facturas debidamente firmadas, la certificación de la recepción de las mercancías y las
copias de los contratos de suministro.
4.2.12 La entidad de servicios técnicos presentará en la DSGCF el cheque en CUP por el
contravalor del CUC reflejado en las facturas presentadas por la entidad importadora con
la que se procederá a realizar el pago desde el V Departamento del MINFAR a dicha
entidad.
4.2.13 La DSGCF tramitará el pago a la entidad importadora de la parte en CUC con el
V Departamento MINFAR, mediante la solicitud de pago (Anexo 2) y la documentación
establecida en el contrato junto con el cheque por el contravalor, siguiendo el principio del
80% contra los documentos de embarque y el 20% contra el dictamen favorable del CIDT
MININT y el informe de recepción de la mercancía de la entidad de servicios técnicos.
4.2.14 La DSGCF entregará copia de transferencia realizada por el V Departamento MINFAR a
la entidad importadora.
4.2.15 Cualquier cambio será modificado en las cláusulas contractuales que no se
correspondan con estas indicaciones, en los contratos correspondientes entre el
suministrador de los computadores de a bordo y sus agregados y la entidad importadora,
así como entre la entidad importadora y la entidad de servicios técnicos.
4.3
Para la contratación con COPEXTEL.
4.3.1 Una vez aprobado y situado el financiamiento en el V Departamento MINFAR, la DSGCF
del MITRANS comunicará a COPEXTEL, las personas responsabilizadas por cada
OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional para la ejecución del proyecto, en cuanto a los
renglones que esta suministrará para la Tarea. La cifra por proyecto de equipamiento e
insumos a entregar a cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional por parte de
COPEXTEL, desglosada por entidades.
4.3.2 Cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional define la(s) persona(s) jurídica(s)
encargada(s) de la contratación con COPEXTEL del equipamiento e insumos previstos
para sus entidades subordinadas, independientemente de su ubicación territorial.
4.3.3 Cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional, firmará Contrato con las Divisiones de
COPEXTEL, para el pago en CUP de la moneda total facturada.
4.3.4 En el contrato cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional especificará a COPEXTEL
la certificación de las personas autorizadas a firmar facturas y recibir mercancías por cada
entidad, especificando en cada caso nombre completo, carné de identidad y la firma. Este
contrato tendrá validez por un año fiscal a partir de la fecha de su firma.
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4.3.5 En el contrato firmado entre cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional y las
correspondientes divisiones de COPEXTEL quedará especificada la forma y lugar para
realizar la entrega, el pago y las condiciones para los servicios de posventa.
4.3.6 COPEXTEL elaborará centralmente un expediente para cada entidad con la(s) oferta(s)
del equipamiento e insumos incluidos en el proyecto, enviándola(s) a la DSGCF del
MITRANS para su aprobación. En dicho expediente se deben incluir copias de los
contratos firmados entre los OACE/ OSDE/ CAP y Empresas Nacionales y las divisiones
de COPEXTEL que amparan cada oferta.
4.3.7 La DSGCF del MITRANS, con las ofertas y los contratos correspondientes, verificará que
se encuentre dentro del marco establecido en las inversiones aprobadas, emitiendo el
documento de aprobación (Anexo 1) a la firma del Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo.
4.3.8 La DSGCF del MITRANS enviará copia de la aprobación debidamente firmada por el
Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo a COPEXTEL para proceder con el suministro. En el
documento en cuestión debe quedar especificado en cada caso: OACE/ OSDE/ CAP y
Empresas Nacionales, entidad, números de ofertas e importes en Moneda Total y CUC.
Se comunicará de estas aprobaciones a los OACE/ OSDE/ CAP y Empresas Nacionales
involucrados en cada decisión.
4.3.9 Cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresas Nacionales, una vez cumplida la indicación
anterior, solicitará a COPEXTEL que se realice la distribución del equipamiento e insumos
autorizados, previo cumplimiento de las formalidades establecidas y pactadas en los
contratos.
4.3.10 COPEXTEL, a través de su red nacional, procederá a la facturación y entrega del
equipamiento e insumos, asegurándose que en cada caso, las facturas sean firmadas por
las personas relacionadas en las certificaciones entregadas por los OACE/ OSDE/ CAP y
Empresas Nacionales.
4.3.11 La facturación por COPEXTEL se realizará de acuerdo a las normas establecidas en la
Empresa para los proyectos vinculados con los programas priorizados.
4.3.12 Para el caso particular de las computadoras asignadas por la Dirección del País y
distribuidas por la División MPC de COPEXTEL en CUP, cuando lleguen al destino final
no podrán ser abiertas las cajas si no se encuentra presente el representante de
COPEXTEL del Territorio encargado de su instalación y puesta en marcha.
4.3.13 En todos los casos deberá hacerse efectiva la distribución del equipamiento y los insumos
pactados en los contratos en un período no superior a los 15 días de entregada la
certificación por la DSGCF del MITRANS al OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional que
corresponda.
4.3.14 COPEXTEL se encargará centralmente de incorporar a los expedientes de cada entidad
las facturas correspondientes con el equipamiento e insumos suministrados, verificando
que las facturas hayan sido firmadas por las personas autorizadas en las certificaciones
emitidas por los OACE/ OSDE/ CAP y Empresas Nacionales.
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4.3.15 Los OACE/ OSDE/ CAP y Empresas Nacionales, a partir de los expedientes conformados
y conciliados, emiten el cheque correspondiente al valor de la moneda total en CUP.
4.3.16 Los expedientes de cada base con las facturas firmadas y certificadas, los contratos de
suministro y los cheques por el valor total en CUP correspondientes al valor de la parte en
CUC de cada factura, serán presentados por COPEXTEL a la DSGCF del MITRANS para
la ejecución del pago en CUC. Se exceptúan de este trámite las computadoras asignadas
por la Dirección del País y distribuidas por la División MPC de COPEXTEL en CUP.
4.3.17 La DSGCF tramitará este pago con el V Departamento del MINFAR, mediante la
presentación de la aprobación debidamente firmada por el Segundo Jefe del Grupo
Ejecutivo, las facturas debidamente firmadas y certificadas que avalen la recepción de los
medios e insumos por parte de la entidad de destino; y las copias de los contratos de
suministro que amparan las facturas presentadas.
4.3.18 Conjuntamente con el trámite, la DSGCF entregará al V Departamento del MINFAR el
cheque emitido por COPEXTEL por el contravalor en CUP, al tipo de cambio vigente con
relación al CUC el día que se confeccionó el instrumento bancario.
4.4
Para la contratación de los medios de transporte.
4.4.1 La contratación de los medios de transporte presupuestados para las entidades
vinculadas con el SGCF se ejecutarán a través de la empresa importadora seleccionada,
para lo cual se establecerán las relaciones contractuales correspondientes entre cada una
de las entidades autorizadas y dicha empresa importadora.
4.4.2 El pago de estos medios de transporte lo realizarán las entidades en CUP al valor en
moneda total de las facturas, la parte en CUC lo tramita la empresa importadora según
procedimientos establecidos con el V Departamento del MINFAR.
4.4.3 La DSGCF presentará centralmente al V Departamento del MINFAR copia de la
aprobación firmada por el Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo.
4.5
Para la contratación con otros suministradores.
4.5.1 Para la contratación del equipamiento y los servicios presupuestados para la Tarea, que
no estén previsto ejecutar con los suministradores mencionados en los tópicos
anteriores, las entidades responsabilizadas presentarán propuestas de contrato a la
DSGCF, para su aprobación por el Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo de la Tarea. En
estos contratos debe quedar reflejado que las entidades que reciben el servicio o
producto pagan en CUP el valor en moneda total, y que la parte en CUC se pagará por
mediación del V Departamento del MINFAR, previa acreditación y pago del contravalor.
4.5.2 Para realizar el pago en CUC las entidades correspondientes presentarán a la DSGCF
del MITRANS el expediente con el contrato correspondiente, las facturas debidamente
firmadas, la certificación de la recepción de la mercancía o servicio y el cheque por el
contravalor en CUP, al tipo de cambio vigente con relación al CUC el día que se
confeccionó el instrumento bancario.
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4.6
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Control financiero de las inversiones.
4.6.1 Los gastos bancarios en CUC asociados a las tramitaciones de instrumentos bancarios se
asumirán con cargo al financiamiento transferido, y su contravalor en CUP se pagará por el
MITRANS, a la presentación de la certificación de su gasto por el V Departamento del
MINFAR.
4.6.2 La DSGCF del MITRANS, realizará conciliaciones mensuales, de los importes contratados y
pagados con todas las entidades suministradoras e importadoras.
4.6.3 La DSGCF del MITRANS y el V Departamento del MINFAR realizarán conciliaciones
mensuales, de los importes contratados y pagados, así como de los saldos existentes en cada
una de las aprobaciones. Se invitarán a las entidades suministradoras de ser necesario.
4.6.4 El control, ejecución y tramitación de los instrumentos bancarios derivados de la contratación
del financiamiento asignado a la adquisición de los medios e insumos necesarios para la
Tarea se centralizará en el V Departamento del MINFAR.
4.6.5 El financiamiento transferido con este fin se utilizará únicamente en la adquisición de los
medios e insumos previamente aprobados y no podrán desviarse para adquirir otros no
incluidos en dicha asignación. Para variar las cantidades, los renglones y los precios
presupuestados, el Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo tramitará la autorización expresa del
Ministro de las FAR.
4.6.6 El financiamiento presupuestado para el año al Grupo Empresarial GEOCUBA para sus
tareas vinculadas con el Sistema de Gestión y Control de Flota, se controlarán y
ejecutarán según los procedimientos establecidos por el Ministerio de las Fuerzas
Armadas Revolucionarias para sus entidades subordinadas, quedando fuera del alcance
del presente. No obstante, para garantizar el control centralizado de todo el
financiamiento asignado a la tarea, en los primeros cinco días de cada mes el Grupo
Empresarial GEOCUBA presentará a la DSGCF del MITRANS, informe contentivo de lo
ejecutado en el mes anterior y el acumulado, certificado por el V Departamento del
MINFAR.
4.6.7 Cada OACE/ OSDE/ CAP y Empresa Nacional realizará los trámites establecidos para
que en interés de esta Tarea, le sea aprobada la inversión para la adquisición en CUP de
la cifra por proyecto indicada en cada caso.
5.
REGISTROS.
1. R1/P-50502-18: Aprobación. /DSGCF / Permanente / Copia dura.
2. R2/P-50502-18: Solicitud de pago. / DSGCF / Permanente / Copia dura.
6.
FUENTES UTILIZADAS.
1. MITRANS. P-51003-01 Procedimiento para la elaboración y control de los documentos y
registros del Sistema.
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ANEXO 1
APROBACIÓN
R1/P-50502-18
No. ____
Aprobado: _______________________
Nombre, Apellidos y Firma
Segundo Jefe del Grupo Ejecutivo
Por la decisión número __________con fecha ___________ se acordó:
“Ejecutar los medios presupuestados para la tarea para el año _________ según los
procedimientos establecidos”.
Esta decisión ampara la siguiente oferta:
No. Oferta
Proveedor
Importe CUC
Importe CUP
Estos medios se contratarán
por la Empresa _____________________ de la
OSDE_______________ del OACE_____________ en función de lo establecido en el
presente procedimiento.
Los renglones comprendidos dentro de la oferta de referencia corresponden con lo
presupuestado para ________________ dentro del presupuesto _______ para la tarea en el
año _______.
DIRECCIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE FLOTA
MINISTERIO DEL TRANSPORTE
La Habana, ____de ________ de _______.
“Año del ___________________________________”
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ANEXO 2
SOLICITUD DE PAGO
R2/P-50502-18
La Habana, ____ de ___________de ________.
“Año del _______________________________”
A: V Departamento MINFAR.
De: Dirección de Gestión y Control de Flota
Ministerio del Transporte.
Asunto: Solicitud de Pago.
Mediante la presente le solicitamos que se ejecute el pago por transferencia bancaria o
cheque a la cuenta ____________________ por el valor de ________ CUC a favor de
la entidad suministradora ___________________. Como pago de la cotización o factura
No.____________ aprobada por el Ministro del Transporte el día___________.
Estos renglones se encuentran dentro del presupuesto aprobado para la tarea.
No. Cheque No. Factura
Presupuesto/
Aprobación
Importe
Acápite
OACE/
OSDE/
CAP/ Emp.
Nac.
TOTAL
Se anexa el expediente de la operación, las facturas y el cheque por el contravalor.
Respetuosamente,
________________________
Director SGCF
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