P-Card - Tecnológico de Monterrey
Transcripción
P-Card - Tecnológico de Monterrey
Autorizado por: Abasto Título: Purchasing Card (P-Card) Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey Fecha de Fecha Mayo 2014 Emisión Rev. Vicepresidencia de Administración y Finanzas Código: EGR 1.3.2 Responsable de contenido Dirección de Abasto I.- Objetivo Establecer los lineamientos para el uso de la tarjeta Purchasing Card (P-Card) para fines exclusivos de adquisiciones urgentes y/o excepciones al proceso de compras centrales autorizadas en beneficio de las Instituciones del Tecnológico de Monterrey. II.- Alcance Para todos los Colaboradores de las Instituciones del Tecnológico de Monterrey que requieren hacer uso de la tarjeta Purchasing Card (P-Card) para adquisiciones urgentes y/o excepciones al proceso de compras centrales. III.- Terminología Adquisiciones urgentes compras del área que necesitan ser adquiridas en un periodo menor a 3 días. Excepciones: cuando la compra requiera que el pago se realice exclusivamente por medio de tarjeta de crédito. IV.- Responsables de operación Usuario: responsable de Purchasing Card (P-Card), titular encargado de la administración y operación de la tarjeta V.- Políticas 1. El Usuario puede utilizar la P-Card en los siguientes casos: a. Para realizar compras urgentes cuyo monto no exceda de $50,000 pesos o su equivalente en Moneda Extranjera y que no puedan ser realizadas por el proceso de compras centrales debido a una necesidad justificada de una entrega menor a 3 días hábiles. b. Para realizar adquisiciones de bienes o servicios cuya forma de pago sea exclusivamente por medio de Tarjeta de Crédito siempre y cuando su compra haya sido aprobada por medio del sistema Reflexiona o los medios de aprobación dispuestos por la Institución. Para las compras superiores a $50,000 pesos o su equivalente en Moneda Extranjera, antes de pagar el bien o el servicio, el usuario debe seguir el proceso de aprobación en Reflexiona y contar con orden de compra antes de la realización del servicio o la solicitud o compra del bien. Asimismo, las compras de boletos de avión, comidas, gastos de viaje deben ser liquidados por medio de Tarjeta Corporativa de Gastos de Viaje. 2. El Usuario que realice compras por medio de una P-Card no requiere de una orden de compra y debe consultar en el Portal MiEspacio los convenios existentes con el proveedor requerido para realizar sus compras con la P-Card, de esta manera se asegura que el proveedor aplique los precios en convenio. 3. El mal uso de la P-Card por parte del Usuario causará la suspensión de la tarjeta de acuerdo a lo establecido en la carta responsiva. Para tal efecto se considera mal uso de la P-Card las siguientes acciones (descritas en forma enunciativa mas no limitativa): Compra de bienes o servicios que no sean para el uso exclusivo y autorizado de la Institución así como la utilización indebida de la tarjeta. Fraccionamiento de adquisición o costo de servicios a través de múltiples transacciones con el fin de eludir la transacción límite. El uso de la tarjeta por cualquier persona o cualquier departamento que no sea el titular de la tarjeta autorizada. La falta de obtener y mantener la documentación soporte (factura, comprobantes de entrega, etc.) para todas las transacciones de tarjetas. Fallo del titular de la tarjeta y / o del aprobador para reportar y entregar las transacciones en forma oportuna al área de contabilidad correspondiente. Asignación de cargos a cuentas de los proyectos patrocinados en una manera que es incompatible con federales u otras guías. 4. El trámite, uso y comprobación de la P-Card se realizará de acuerdo a la política EGR 1.3 Tarjetas Corporativas. VI.- Anexos VII.- Referencias VIII.-Control de cambios Rev. Fecha Ubicación Cambio IX.-Contacto(s) para dudas Dirección de Abasto ([email protected])