manual de instrucciones

Transcripción

MANUAL DE
INSTRUCCIONES
MANUAL DE INSTRUCCIONES
Gestor Andaluz para el Turismo HOtelero
Contenido
1.
Acceso al sistema. ...................................................................................................... 2
2.
Componentes de Channel Manager............................................................................ 3
3.
Carga de Disponibilidad y Actualización ...................................................................... 5
4.
Carga de Tarifas y Actualizaciones .............................................................................. 6
5.
Restricción estancia mínima por canal ........................................................................ 7
6.
Cierre de ventas ......................................................................................................... 8
7.
Agente prioritario y Protección de overbooking ......................................................... 9
8.
Establecimiento de un Mark Up ............................................................................... 11
9.
Informes del Channel Manager. ............................................................................... 12
10.
Preguntas más frecuentes. ....................................................................................... 13
11.
Ayuda....................................................................................................................... 15
1
1. Acceso al sistema.
El acceso al Channel Manager de Gatho se realiza a partir de la introducción de
Usuario y Contraseña del establecimiento en la página web (parte superior a la
derecha):
http://www.gatho.es
En caso de pérdida de la contraseña puede hacer uso del botón Recuperar
Contraseña para solicitar una nueva.
Si no estuviese registrado en el sistema puede utilizar el botón “Regístrese Ahora”
para solicitar su alta en esta herramienta.
2
2. Componentes de Channel Manager.
Las siete pestañas del menú superior muestran las diferentes opciones a las que se
puede acceder desde el Channel Manager de Gatho.
Las más importantes desde el punto de vista de uso de la herramienta son:

Rates & Availability (Tarifas & Disponibilidad): pestaña a usar para:
Comprobar tarifas y disponibilidades/cupos cargadas en los diferentes
canales para las distintas fechas.
Modificar las tarifas base de los canales que para una determinada
fecha.
Modificar la disponibilidad / cupo. Establecer cierre(s) de ventas.
Establecer los valores correspondientes a una estancia mínima
determinada.

Lives Rates (Tarifas aplicadas actualmente por canal): esta pestaña permite
chequear los precios finales y márgenes aplicados para cada canal.

Log (cambios): esta pestaña permite acceder a una bitácora en la que se
muestra información sobre los cambios realizados en el Channel Manager.

Property (establecimiento): pestaña en la que se recoge la información que
Gatho tiene sobre el establecimiento (nombre hotel, dirección, teléfono,
persona de contacto…) y que será la que se transmite a todos los canales
incluyendo un área de texto libre.

Channel (Canales o Agencias on line): esta pestaña proporciona información
útil sobre y gestionar:
-
Selección de agentes prioritarios.
-
Aplicar y modificar los márgenes aplicados para cada canal sobre las
tarifas de venta base
3
En la parte superior aparecen los canales que se encuentran activos
(status) en el Channel Manager. Adicionalmente, permite comprobar de
un vistazo cuáles son los canales que hemos seleccionado como
prioritarios (Priority Channels). Además, aquí se muestran los mark
up (margen) respecto a la tarifa base para cada uno de los canales
activos.
En la parte inferior, se resumen el conjunto de canales asociados a
Gatho e integrados en el Channel Manager.

Bookings (Reservas) y Reports (Informes): Estas dos opciones proporcionan
información sobre la evolución de las reservas por canal y el estado de las
mismas (cancelada, modificada, confirmada).

Help (ayuda). Glosario de términos en los que se intenta responder a las
principales dudas que puedan surgir al usuario.
Fuera del menú de opciones, en esta pantalla principal, se encuentra también la
siguiente información:

Parte izquierda: Noticias y artículos de interés relacionados con la gestión de la
distribución hotelera (Hotel News Resource) y videos demostrativos sobre el
funcionamiento del Channel Manager (Demo Movies).

Parte central: Información de utilidad proporcionada a través del Blog
específico de la herramienta (Recent Blog Entries) y del centro de mensajes y
nuestro centro de mensajes (Message Centre).

Parte derecha: información sobre el tipo de cuenta que tiene suscrita y acceso
directo a las tareas más habituales del sistema (Regular Task).
4
3. Carga de Disponibilidad y Actualización
Para acceder a la pantalla, en la que se realiza la carga de disponibilidad, simplemente
hay que activar la pestaña Rates & Availability. Esta pestaña muestra una pantalla
como la mostrada a continuación.
En esta pantalla las diferentes funcionalidades están clasificadas por colores de la
siguiente manera:

Verde: Inventory (Disponibilidad / Cupo de Habitaciones).

Naranja: Minimum Stay (Estancia Mínima Aplicada).

Azul: Base Rate (Tarifa Base Aplicada).
Para realizar el cambio de disponibilidad, se visualiza el planning (una vez
seleccionada la fecha en el calendario) en el plazo de los próximos 7 o 14 días
(selección personalizada del plazo). Esta opción facilita la comprobación de la
disponibilidad futura existente. Tal y como se aprecia en la imagen, si se desea
cambiar la disponibilidad del tipo habitación individual (Single), por ejemplo, tan solo es
necesario situar el ratón en la casilla correspondiente, borrar la disponibilidad existente
y escribir la nueva. Una vez realizada esta operación, para que el sistema envíe esta
información a todos los canales hay que pulsar sobre el botón GO (Actualizar).
También es posible aplicar cambios para todos los datos que aparecen en la pantalla
de una sola vez. Por ejemplo, si se desea cambiar la disponibilidad para todos los días
que aparecen en pantalla, tan solo es necesario presionar sobre la palabra FILL que
aparece junto al tipo de habitación. En ese momento el sistema presentará una
ventana con el título Fill Row en la que es necesario introducir el dato deseado. Como
en el ejemplo anterior, para enviar los datos a todos los canales hay que presionar el
botón GO.
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Una de las características más interesantes del Channel Manager es que simplifica
enormemente la distribución on-line, ya que el inventario se descuenta de manera
automática a medida que se producen las ventas en los diferentes canales.
4. Carga de Tarifas y Actualizaciones
Para acceder a la pantalla dónde hay que realizar la carga de tarifas hay que activar la
pestaña Rates & Availability.
Para cambiar las tarifas, se debe utilizar el triángulo situado en la zona azul en la parte
izquierda del texto Base Rates (Tarifas Base), con esta acción se despliega una hoja
con las tarifas aplicadas a cada tipo de habitación. Sobre las tarifas que se indican en
esta tabla, es sobre las que se aplicarán los márgenes que luego se fijen (en la
pestaña “Channels”) para cada uno de los distintos canales. Los tipos de habitaciones
coinciden con los tipos de habitaciones cargados en el Inventario. Estos precios
pueden ser expresados con o sin IVA, todo depende de la configuración final de
precios existente en la agencia on-line integrada.
Al igual que en el ejemplo anterior, para realizar cambios en el precio para un
determinado día, tan sólo es necesario situar el ratón encima de la casilla
correspondiente al tipo de habitación que se desea modificar, en la fecha deseada, y
escribir el nuevo precio. Este cambio no se enviará a los canales hasta que el usuario
no pulse el botón GO, una vez pulsado, el nuevo precio se actualizará en todos los
canales.
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Al igual que en el caso anterior, también es posible aplicar un precio para un tipo de
habitación durante un período determinado. Tan sólo hay que pulsar la opción FILL
situada a la derecha de cada tipo de habitación y escribir el nuevo precio. En este caso
también, hay que pulsar el botón GO para que todos los cambios realizados se
transmitan a todos los canales.
5. Restricción estancia mínima por canal
Para acceder a la pantalla dónde imponer la restricción de estancia mínima hay que
dirigirse la opción Rates & Availability.
Para cambiar una estancia mínima para una determinada fecha es necesario abrir la
tabla Minimum Stay (Estancia Mínima). Para ello es necesario pulsar con el ratón en
el triángulo que aparece en la zona naranja a la izquierda de la palabra Minimum
Stay. A continuación, se despliega el conjunto de canales integrados en el Channel
Manager. Al usar esta función es necesario tener en consideración que solo afectará a
aquellos canales que lo permitan. Los canales que no permiten especificar información
sobre estancias mínimas no aparecerán en esta tabla. El funcionamiento de esta tabla
es similar a las anteriores, se puede cambiar el valor de una sola casilla o cambiar el
valor de una fila completa usando el botón FILL. Las casillas deben rellenarse con
números que significan noches de estancia mínima. Para finalizar, es necesario pulsar
sobre el botón GO para que los cambios sean transmitidos a todos los canales.
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6. Cierre de ventas
La opción Rates & Availability permite realizar el cierre de ventas para fechas
particulares. Tras pulsar esta opción, se accede a la pantalla de disponibilidad y
tarifas. La primera fila de la tabla, justo encima de la fila donde aparecen las fechas,
aparece la palabra Close (Cerrar).
Al pulsar esta palabra se puede apreciar como automáticamente la disponibilidad para
todas las ofertas y/o habitaciones en la fecha indicada cambia a 0. Para finalizar y
transmitir la información a todos los canales es necesario pulsar GO.
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Una vez cerradas las ventas pueden volver a abrirse, para ello es necesario añadir
disponibilidad para cada día de ese periodo y actualizar (utilizando el botón GO).
Puede encontrar información de cómo hacerlo consultando el Apartado 3.
7. Agente prioritario y Protección de overbooking
El Channel Manager permite limitar disponibilidad de manera automática a uno(s)
canal(es) mediante la función de agente prioritario. Esta tarea se realiza desde la
pestaña Channels. Supóngase el siguiente caso:
Se desea que el cupo para estas agencias online del hotel sea 5 habitaciones, y
solamente puedan ser vendidas a través de nuestro propio motor de reservas y
además por el canal “X”” e “Y”, entonces los pasos que se deben seguir son los
siguientes.
1. Pulsar la pestaña Channels.
2. Seleccionar el número de habitaciones que se desea fijar como límite en
“protección de Overbooking”. Para ello:
a. En la parte inferior derecha de la pantalla (en color azul) aparece
una opción bajo la denominación Overbooking Protection Setting
(Configuración para la protección de overbooking).
b. Junto al texto Low availability Thershold se debe indicar el
número de habitaciones que se desea establecer como límite.
Cuando ese límite es alcanzado, el Channel Manager se encargará
automáticamente de que SOLAMENTE exista disponibilidad en los
canales seleccionados como prioritarios (Priority Agents).
c.
Para aceptar los cambios es necesario pulsar el botón Update
que aparece junto al recuadro del límite de disponibilidad.
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Una vez fijada la protección de overbooking es importante asignar correctamente los
canales prioritarios “X” e “Y”, que serán los únicos por los que se comercialice una vez
alcanzado dicho límite. La selección de los Agentes Prioritarios se realiza desde la
pestaña Channels. Los pasos a seguir para ello son los siguientes:
1. En la parte superior de la pantalla, se encuentra el listado completo de canales
que tenemos activados y que son gestionados a través del Channel Manager.
2. Se puede convertir cualquiera de ellos (o varios) en Canal Prioritario. Para lo
cual es necesario situar el ratón en la línea en la que se encuentra el canal
elegido, en este ejemplo “X” e “Y”, y pulsar sobre palabra Edit (editar) en color
verde, que se encuentra al final de la fila.
3. Al pulsar Edit se pueden realizar dos acciones:
a. Establecer un Mark Up (ver siguiente punto).
b. Seleccionar que el canal se convierta en Agente Prioritario. Para ello
hay que marcar con el ratón la casilla de selección que aparece en la
columna titulada Priority Channel.
4. Para que la elección se guarde en el sistema y se tenga en cuenta se debe
pulsar el botón Save (Guardar).
El proceso para quitar un canal como Agente Prioritario es el mismo pero en sentido
inverso: la casilla bajo la columna de Priority Agent debe quedar desmarcada.
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Una vez hecho esto, el sistema queda configurado para que una vez que se alcance
una determinada disponibilidad (Low availability Thershold) se cierre el inventario de
todos los canales a excepción de aquellos que están marcados como Agentes
prioritarios (Priority Agent).
8. Establecimiento de un Mark Up
Los precios cargados como Base Rate pueden llevar incluido o no el IVA y no
discriminan entre los diferentes canales. Como es sabido, no en todos los canales los
precios llevan incluidos todos los impuestos. También sucede que en ocasiones, por
razón de costes, el establecimiento tiene interés en aplicar discriminación de precios
no lineal. Para situaciones como esta el Channel Manager nos ofrece la opción de
establecer un Mark Up determinado. Es importante tener en cuenta que, el Channel
Manager está preparado para tratar a cada canal de manera personalizada.
Para establecer un Mark Up, se deben seguir los mismos pasos que en el caso de la
elección de los Agentes Prioritarios:
1. En la pestaña Channels, la parte superior de la pantalla muestra el listado de
todos los canales activados y gestionados a través del Channel Manager.
2. Para establecer el Mark Up de un canal se debe pulsar sobre la palabra Edit
(editar) en color verde, que aparece a la derecha de la fila.
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3. En el recuadro que aparece en la columna marcada como Mark Up se debe
escribir el margen que se aplicará para incrementar o disminuir la tarifa base
(5%, 16%, -8%...) para ese canal.
4. Para que la selección se actualice en el sistema, se debe pulsar el botón Save
(Guardar).
9. Informes del Channel Manager.
El Channel Manager proporciona información estadística útil sobre la evolución diaria
de las reservas realizadas a través de los diferentes canales activos. Para comprobar
esta información existen dos alternativas:
1. En la pestaña Bookings, desde la que se puede ver la evolución de las
reservas:
a. De manera global para un conjunto de fechas.
b. Por cada canal para un conjunto de fechas.
c. Búsqueda por número de reservas.
d. Fecha en la que se han realizado las reservas y estado de las mismas.
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2. En la pestaña Report. Dentro de esta opción se detalla la información de las
reservas por estado y de los cambios realizados en el Channel Manager por el
usuario (fecha y hora).
10. Preguntas más frecuentes.
¿Puedo poner los precios con decimales?
Si. El Channel Manager está preparado para la carga de valores decimales.
¿Quién se encarga de actualizar las claves de los canales que cambian cada
mes?
El hotel es el responsable de remitir al soporte de Andalucía Lab en el momento de
conocerlas las nuevas claves disponibles. En cualquier caso, nuestro sistema al tratar
de actualizar la integración nos remite un mensaje de error en el que nos comunica
que existe una nueva clave y que contactemos con el establecimiento.
¿Cómo sé que la información se ha transmitido de forma correcta a todos los
canales?
Las integraciones son XML (99% fiables). Si se produce algún error, el equipo de
soporte de la herramienta se pondrá en contacto con su establecimiento.
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¿Cómo se puede cerrar un solo canal?
Mediante la elección de agente prioritarios. Seleccionamos esa opción para todos los
canales que deseamos marcar como prioritarios y reducir la disponibilidad al límite
seleccionado como overbooking. El sistema automáticamente cerrará aquellos canales
que no se han seleccionado como prioritarios.
Es muy importante, actuar para los cierres con esta opción. No se debe, bajo ningún
concepto, inactivar el canal puesto que si se inactiva, una futura activación supone
volver a configurar y mapear todo el establecimiento desde el Dpto de Soporte de la
herramienta.
¿Cómo cargo los precios, sin IVA o con IVA?
Como el establecimiento prefiera y le resulte más cómodo. Todo depende de cómo
tenga que cargar los precios mayoritariamente en los canales con los que trabaje.
El IVA es posible ajustarlo en cada canal como un Mark Up.
¿Cuál es la máxima antelación con la que puedo poner disponibilidad?
No existe limitación. El límite lo pone el canal.
¿Cómo añado nuevos productos u ofertas de temporada?
No hay límite. A la hora de configurar el Channel Manager, simplemente tenemos que
añadir el nuevo tipo de habitación u oferta creada.
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11. Ayuda.
Para cualquier duda o consulta póngase en contacto con el equipo técnico de
Andalucía Lab:
Andalucía Lab
Avda. Ricardo Soriano 72
Regus Edifcio Golden, Portal B, 1ª Planta
Marbella - Málaga
Tel: (+34) 951 704 630
[email protected]
[email protected]
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