MANUAL ANTISPAM

Manual de Gestión del Nuevo Servicio de
Antispam y Antivirus Avanzado
Es muy tópico insistir en la importancia que hoy en día tiene el correo electrónico
en nuestras vidas y sobre todo en el ámbito profesional, pero no por ello deja de
ser una realidad y como consecuencia, desde este Consejo siempre hemos
pretendido poner a disposición de nuestros Colegiados, todos los avances
tecnológicos que mejoren la calidad de nuestros servicios y de este en especial.
El spam se ha convertido en una auténtica lacra y es cada vez más difícil de
controlar, por tanto hemos optado por incorporar a nuestro Servicio de Correo
Electrónico, uno de los mejores sistemas de antispam y antivirus existentes en la
actualidad. Antes de afrontar este importante desembolso económico y decantarnos
por este producto, hemos probado con diferentes sistemas y metodologías de
filtrado. Basándonos en la experiencia acumulada de todos estos años, pensamos
que hemos elegido el producto más adecuado para nuestro colectivo
Hoy en día, es totalmente normal y sobre todo en la profesión de Agente Comercial,
establecer relaciones comerciales en cualquier parte del mundo, pero también es
bien conocido, la problemática que esto conlleva a la hora de administrar un
sistema de correo electrónico, que sea totalmente flexible pero seguro a la vez, y
que satisfaga todas las necesidades, cada vez mayores, de nuestros usuarios.
Creemos que la ventaja de este nuevo sistema radica en la potencia que confiere al
usuario final para personalizar su correo electrónico.
Cada configuración es totalmente personal y diferente del resto de los usuarios del
mismo sistema, por lo que cada usuario podrá catalogar de manera diferente lo que
considera spam y lo que no.
Evidentemente esta configuración personalizada, tiene por delante un sistema muy
potente que filtra, aprende y aísla al usuario de virus y bloquea por defecto la
mayoría de spam enviados por ips o dominios considerados spamers por numerosas
listas negras.
Con esta mezcla de protección por defecto sumada a nuestra propia forma de
catalogar el spam, obtendremos como resultado un servicio de correo electrónico
al más alto nivel profesional.
En este manual describiremos como administrar y configurar nuestro sistema
antispam y antivirus, con el fin obtener los mejores resultados.
Hemos dividido este manual en 4 secciones:




Recepción de mensajes desde el Servicio Antispam. y Virus Firewall
Uso de la interfaz de cuarentena
Cambio de las preferencias del usuario
Uso de Microsoft Outlook y Lotus Notes para que clasifiquen los
mensajes .
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Recepción de mensajes
Antispam y Virus Firewall
desde
el
nuevo
Sistema
El nuevo sistema le enviará dos tipos de mensajes:


Mensaje de Saludo o Bienvenida
Informe resumido o de síntesis de cuarentena
Mensaje de Saludo o Bienvenida
La primera vez que el sistema encuentra en cuarentena un correo
electrónico dirigido a Vd, el sistema le enviará un mensaje de bienvenida
con el texto en campo asunto tipo, Información de Cuarentena de su
cuenta de usuario.
Cuando Vd. reciba este email, el mensaje de bienvenida contendrá la
siguiente información:
Bienvenido al CGAC - Servicio Anti-Spam y Anti-Virus
Avanzado. Este mensaje contiene la información que necesitará
para acceder a su panel de Administración de Cuarentena de
Spam y preferencias.
Su cuenta ha sido definida con el siguiente nombre de usuario y
contraseña:
Nombre de usuario: <su dirección de correo electrónico>
Contraseña: <su password por defecto>
Acceda a su Cuarentena de Spam directamente utilizando el
siguiente enlace:
https://antispam.cgac.es:8004
Hemos de aclarar que el password para entrar en este sistema, es
totalmente diferente al que Vd. tiene asignado a su dirección de correo
electrónico. También conviene aclarar que podrá
generar un nuevo
password para este servicio, tantas veces como lo desee pinchando en
Crear nueva contraseña
Nota: El sistema le proporciona automáticamente la información de acceso
(nombre de usuario y de contraseña) y el link para acceder a la interfaz de
cuarentena. Es aconsejable guardar este mensaje.
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Informe resumido o de síntesis de cuarentena
El nuevo Sistema Anti-Spam y Virus Firewall le envía un informe diario de
resumen o síntesis de cuarentena para que pueda ver los mensajes en
cuarentena que no recibió.
Pinchando en los links que aparecen en estos mensajes, o tecleando
directamente desde su navegador https://antispam.cgac.es:8004 , le
aparecerá la siguiente pantalla.
Uso de la interfaz de cuarentena
Inicio de sesión en la interfaz de cuarentena
Para acceder a la interfaz de cuarentena:


Haga click en el enlace proporcionado en la parte inferior
del Informe de Síntesis de cuarentena.
Desde la página de acceso al sistema
https://antispam.cgac.es:8004 , escriba su nombre de
usuario y contraseña, y haga click en Login.
Insistimos en que la información de acceso se encuentra en el mensaje de
saludo enviado por el nuevo sistema Anti-Spam y Virus Firewall o en los
mensajes de síntesis de cuarentena.
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Una vez que hemos accedido al sistema, nos aparece la siguiente pantalla:
Usando su Bandeja de entrada de cuarentena
Después de entrar en la interfaz de administración de cuarentena, seleccione
la pestaña CUARENTENA, (aparece por defecto al entrar en nuestro interface
de administración) para ver la lista completa de los mensajes en
cuarentena.
Cuando empiece a usar la interfaz de cuarentena, Vd. debe ver esta lista
periódicamente y clasificar todos los mensajes como crea conveniente..
El nuevo Sistema Anti-Spam y Virus Firewall tiene un motor de aprendizaje
que gracias a estas pautas, podrá determinar si los futuros mensajes son
spam o no. El motor de aprendizaje es más eficaz con el paso del tiempo, a
medida que el sistema aprende de la forma que Vd. tiene de clasificar los
mensajes y de las reglas que se van estableciendo en su lista blanca y lista
negra.
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La siguiente tabla nos explica las acciones que se puede realizar desde esta
sección.
Acción
Enviar
Lista blanca
Descripción
Entrega el mensaje seleccionado a su buzón de correo
electrónico estándar.
Nota: Si usted desea clasificar un mensaje o agregar a su lista
blanca, asegúrese de hacerlo antes de entregar el mensaje a
su bandeja de entrada. Una vez que el sistema entrega un
mensaje, éste se elimina de la lista de cuarentena
Agrega el mensaje seleccionado a la lista blanca para que todos
los mensajes en el futuro de este remitente no sean
rechazados o entren en cuarentena a menos que el mensaje
contenga un virus o un archivo adjunto prohibido.
El Nuevo Sistema Anti-Spam y Virus Firewall agrega la
dirección de envío de correo electrónico tal y como aparece el
mensaje a su lista blanca personal.
Tenga en cuenta que algunos envíos comerciales pueden
provenir de uno de varios servidores como mail1.xxxxx.com y
un mensaje posterior puede provenir de mail2.xxxxx.com.
Borrar
Vea la sección sobre la gestión de sus listas blancas y listas
negras para obtener consejos sobre cómo introducir datos en
las mismas.
Elimina el mensaje seleccionado de la lista de cuarentena
Clasificar como spam
Clasificar como no spam
Vd. no podrá recuperar los mensajes que ha eliminado.
Clasifica el mensaje como spam
Clasifica el mensaje seleccionado como no spam.
Nota: Algunos correos electrónicos comerciales a gran escala
puede ser considerado útiles por algunos usuarios y spam por
los demás usuarios Por esta razón, la clasificación a nivel
global de ese tipo de mensajes pueden no ser muy eficaz. En
lugar de clasificar a escala global el correo electrónico
comercial, puede ser más eficaz añadirlo a su lista blanca (si se
desea recibir dichos mensajes) o lista negra (si no prefiere
recibirlos).
Aplicar Filtro
Desde los menús desplegables, podrá aplicar cualquier tipo de
filtro dentro de cualquiera de las partes que componen un
email (pantalla siguiente)
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Cambiar preferencias de usuario
Después de entrar en la interfaz de cuarentena, Vd. puede pinchar en
PREFERENCIAS para cambiar su contraseña, modificar la configuración por defecto
de la cuarentena y de filtrado de spam, así como administrar su lista blanca / lista
negra.
En definitiva se trata de, configurar su sistema de la manera más cómoda, útil y
eficaz para Vd.
Cambio de la contraseña de la cuenta
Para cambiar la contraseña de su cuenta, realice una de las siguientes:

Pinche en la pestaña PREFERENCIAS -> Seguridad.
En los campos correspondientes, escriba la contraseña anterior e introduzca
la nueva contraseña dos veces. Haga click en Guardar la contraseña
cuando haya terminado.
Cambiando la configuración de cuarentena
Como hemos recalcado anteriormente, Vd. desde este interface, tiene ahora
todo el control de cómo manejar su spam.
En la siguiente pantalla podrá ver todos los valores que por defecto están
asignados y que Vd. puede cambiar con toda libertad.
Es conveniente que antes de realizar cualquier cambio, lea los consejos que
aparecen a la derecha del campo a modificar, ya que están basados en la
experiencia de millones de usuarios y de un equipo altamente cualificado.
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La siguiente tabla nos explica las acciones que se puede realizar desde esta
sección.
Opciones de cuarentena
Habilitar Cuarentena
Descripción
Podemos elegir si queremos que el
sistema utilice cuarentena o no
Si selecciona SI, el sistema no enviará
los mensajes que estén en cuarentena a
su bandeja de entrada de correo
electrónico. Vd. podrá ver estos
mensajes desde la interfaz de
cuarentena.
Si selecciona NO, todos los mensajes
que han sido puestos en cuarentena
para Vd., serán enviados directamente
a su buzón de correo electrónico,
añadiendo en el campo asunto el prefijo
[CUARENTENA]
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Periodo de notificación:
El valor predeterminado es
diariamente. Pero el sistema sólo
envía informes de resumen de
cuarentena cuando uno o más de sus
correos electrónicos han sido puestos en
cuarentena.
Si selecciona NUNCA, podrá ver los
mensajes en cuarentena desde el
interfaz de cuarentena, pero no recibirá
los informes de resumen de cuarentena
en su email.
Dirección de Notificación:
Indicaremos la dirección de email donde
el sistema enviará los informes de
resumen de cuarentena.
Si dejamos este campo en blanco, el
sistema enviará los informes de
cuarentena a su dirección de email
Lenguaje preasignado:
Especificaremos el lenguaje que
queremos utilizar en nuestra
configuracón.
Activación y desactivación de barrido de spam de su correo
electrónico.
Por defecto esta opción esta deshabilitada, ya que sería ilógico tener un sistema de
filtrado de spam y virus para no utilizarlo.
Pero Vd. desde PREFERENCIAS -> Filtro de Spam puede cambiar la puntuación de
spam por defecto y los niveles que determinan cuando sus correos son marcados,
en cuarentena o bloqueados.
Cuando el sistema recibe un correo electrónico para Vd., anota la probabilidad de
spam de este mensaje. Esta puntuación va de 0 (spam definitivamente no) a 9
(definitivamente spam).
Basándose en este criterio, el sistema permite que el mensaje se entregue
normalmente, lo pone en cuarentena, o directamente lo bloquea.
Un ajuste de 10 para cualquier configuración deshabilita la opción.
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La siguiente tabla nos explica las acciones que se puede realizar desde esta
sección.
Configuración
Puntaje Spam
Use las preasignaciones del sistema:
Descripción
Seleccionar SI, para usar los valores
predeterminados
Seleccionar NO, para utilizar nuestros
propios valores
Aprendizaje Bayesiano
Reiniciar
Respalde la Base de datos Bayesiana
Borrará toda nuestra base de datos
acumulara de filtros bayesianos
aprendidos por el sistema.
Podremos guardar en nuestro
ordenador, una copia con nuestros
filtros actuales y en cualquier momento,
volver a copiarla en el sistema
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Agregar direcciones de correo electrónico y dominios a su lista
blanca y lista negra
Desde PREFERENCIAS -> Lista blanca / lista negra podrá especificar las direcciones
de correo electrónico y dominios de los que se desea o no desea recibir correos
electrónicos.
La Lista blanca es la lista de direcciones de correo electrónico o dominios de los
que siempre se desea recibir mensajes.
La única vez que el sistema bloqueará un mensaje de alguien que este en su lista
blanca se producirá cuando el mensaje contenga un virus o extensiones de archivo
adjunto no permitidas
La Lista negra contiene la lista de remitentes de los que Vd. nunca desea recibir
mensajes
Nota: Estos mensajes no son marcados o puestos en cuarentena y no se
pueden recuperar. El remitente no recibirá un aviso de que se ha eliminado
el mensaje, y Vd. tampoco.
La única vez que una dirección de correo electrónico en la lista negra entregará un
mensaje se producirá si la misma dirección de correo electrónico también figura o
aparece en la lista blanca.
Para ver su lista blanca o negra de remitentes, siga estos pasos:
Ir a PREFERENCIAS -> Lista blanca / Lista negra.
Toda la lista de las direcciones existentes en la lista negra y lista blanca aparece en
esta página.
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Para eliminar una entrada de la lista blanca o lista negra, haga click en el icono de
basura junto a la dirección.
Para añadir una entrada, escriba una dirección de correo electrónico en el campo
correspondiente y haga click en el botón Añadir.
Para editar el contenido y poder modificarlo pinchamos en botón Basura Editar y
podremos realizar cualquier cambio.
Consejos para configurar las lista blanca y negra
Al añadir direcciones a su lista blanca y lista negra, tenga en cuenta los siguientes
consejos:


Si introduce una dirección de correo electrónico completa, como
[email protected], sólo añadiremos un usuario a la lista correspondiente.
Pero, si escribimos un dominio, ejemplo yahoo.com, recibiremos o
bloquearemos emails de todos los usuarios de yahoo.com y de todos los
subdominios que pueda tener este dominio
Los envíos masivos con frecuencia provienen de dominios que no se parecen
al nombre de la empresa del sitio Web. Por ejemplo, puede que desee
recibir correo de historybookclub.com, pero encontrará que este sitio envía
su correo desde el dominio hbcfyi.com. Por tanto debe determinar realmente
cual es la dirección de de correo real, para poder introducirla en la lista
correspondiente.
Estos consejos son importantes, ya que un error puede hacer que bloqueemos o
permitamos recibir email de direcciones o dominos que en realidad no queremos.
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Cambiar el idioma de la interfaz de cuarentena
Vd. puede cambiar el idioma de la interfaz de cuarentena, mediante la selección del
idioma desde el menú desplegable en la esquina superior derecha.
Los idiomas soportados incluyen el chino, japonés, español, francés, y otros.
El idioma que seleccione sólo se aplicará a su interfaz de cuarentena, no al de
otros usuarios.
Uso de Microsoft Outlook y Lotus Notes para clasificar
mensajes
En lugar de utilizar su interface de cuarentena para clasificar sus mensajes de
correo electrónico, Vd. puede descargar un plug-in que permite clasificar los
mensajes desde Microsoft Outlook o Lotus Notes.
Pensamos que es mucho más flexible utilizar su interface de cuarentena para
clasificar sus mensajes, ya que Vd. puede disponer de otros clientes de correo
electrónico diferentes a estos.
Además le recordamos que Vd. también dispone de nuestro cliente de correo Web,
accesible desde http://www.cgac.es o cualquiera de nuestros portales colegiales.
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Descargar el plug-in de cliente
Para descargar el plug-in de cliente que se necesita para clasificar los mensajes de
Microsoft Outlook o Lotus Notes, vaya a la página de entrada de la interfaz de
administración y haga click en Obtenga los plugins de los clientes de Mail
aquí
Utilizando el Microsoft Outlook y Lotus Notes Plug-in
Después de descargar e instalar el plug-in, puede empezar a clasificar los mensajes
a través de dos botones que aparecerán en su cliente.
El primero botón (verde) marcará el mensaje como no spam y el segundo botón
(rojo) marcará el mensaje como spam.
El plug-in de Microsoft Outlook y Lotus Notes está configurado automáticamente
para:

Asociar a la lista blanca las direcciones de correo electrónico de mensajes
enviados y de nuevos contactos

Mover spam declarado mensajes a la carpeta Elementos eliminados en tu
cliente de correo
Para cambiar el comportamiento por defecto del plugin de Outlook, vaya al menú
Herramientas de su Cliente de Outlook y seleccionar la pestaña Opciones | Virus y
Spam Firewall.
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