6-Preparación de una Propuesta Paloma Fonseca
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6-Preparación de una Propuesta Paloma Fonseca
Preparación de una propuesta. Desde la idea inicial a la firma del contrato Paloma Fonseca Centro de Innovación y Transferencia de Tecnología de Andalucía CITAndalucía Córdoba, 15 de julio de 2010 Preparación de una propuesta al VII PM • ¿Cómo se plantea una propuesta? • • • • • • • • ¿Cómo debe ser un consorcio? ¿Cómo encontrar socios? ¿Cómo se estima un presupuesto? ¿Qué tipos de proyectos existen y cuál se ajusta mejor a mis necesidades? Tipos de costes ¿Qué es y cómo se redacta un acuerdo de consorcio? Derechos de propiedad intelectual: ¿cómo se distribuyen los resultados? Cuestiones específicas del sector (IST, bío, etc.) Proceso de una propuesta SI Idea ¿Innovación y Dimensión Int.? Apertura Convocatoria Consorcio Programa de Trabajo Consulta idea Convocatoria NO Elaboración y presentación de la propuesta Alternativas Guía del Solicitante Guía Financiera EPSS: Envío telemático Proceso de evaluación ESR PROYECTO Negociación y firma del contrato A.S., A.C. y DoW ¿Éxito? SI Alternativas NO Idoneidad de la idea Debe encajar TOTALMENTE en el Programa de trabajo Sólo se financia 1 vez • Hay que identificar el área (challenge challenge,, topic topic)) y la línea a la que más se ajuste la idea de proyecto. • En muchos casos es necesario asesoramiento externo (NCPs NCPs,, redes y entidades conocedoras del PM, etc.) • Se debe consultar al Punto de Contacto Nacional o a la Comisión si el proyecto es de envergadura. Idoneidad de la idea Fuente: CDTI Consorcio ¿Tiene ya relación con otras entidades de la UE? Búsqueda de socios… buscar y ser buscado Preparar un resumen adecuado del proyecto, concreto pero sin detalles: cuál es la idea básica y qué exigimos a los posibles socios. Via current project partners Via Cordis (partner search, data bases) Via NCPs’ network Via Commission events in your area Via brokerage events EEN – CESEAND: Enterprise Europe Network Red Europea - European Regions Research and Innovation Network Etc. Búsqueda de socios… buscar y ser buscado Consejos prácticos • Atención a los requisitos establecidos en la convocatoria: número de socios, países, presupuesto Documentación convocatoria • Ser exigentes: pedir experiencia y colaboración. No utilizar amigos si no encajan al 100% • Si nos ofrecemos como socios: proponer colaboración activa en la propuesta y tener preparado: Descripción de la entidad CVs cortos del personal clave. • “CERRAR” consorcio antes de empezar a redactar. • Organizar/asistir a una reunión FACILITA el trabajo y las relaciones con los socios. • Llevar un control de tareas de cada socio , responsabilidad, plazo Un buen consorcio… • Tiene una buena distribución geográfica • Incluye pymes • Es multidisciplinar, complementario, completo. • Se conocen bien los socios • Se reacciona con agilidad en fase de propuesta • El coordinador TIENE LA ÚLTIMA PALABRA…. En fase de propuesta. Roles y responsabilidades •Coordinator (Project manager manager):project ):project direction, cost control, EC contact (reporting)) (reporting • WP Leaders Leaders:: deliver work package results, reporting • Participants (Contractors): deliver participants contribution • Subcontractors Subcontractors:: carry out specific tasks, Getting started… • Idea innovadora y carácter transnacional de • Nuestra idea encaja con el Topic • Esquema de financiación: Varios esquemas de financiación en VII PM, pero sólo algunos serán válidos para el Topic de la convocatoria Cordis Código de Identificación del Participante Participant Identification Code: PIC Legal Entity Appointed Representative: LEAR Unique Registration Facility: URF Cada entidad dispondrá de un código único que la identifica PIC. Una única persona (LEAR) de la organización lo gestiona en una web única llamada URF. El LEAR gestiona un PIC en el URF http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager/participants/portal Documentación de referencia For each call, a set of documents is available: Text of the call (published in Official Journal of the EU) Call fiche (part of the Work Programme) Work programme (including General introduction & General annexes) Guide for applicants: one per call and funding scheme Guidelines on Proposal Evaluation and Selection Procedures Read carefully all the documents Redacción de una propuesta Diseño de una propuesta Parte A: Contiene la información administrativa de la propuesta y de los participantes. La información requerida incluye un breve resumen del proyecto, detalles de contacto, presupuestos, etc. Compuesta por 3 formularios (Formularios en el EPSS) : A1: Summary A2: Participants A3: Budget Parte B: Memoria técnica y de gestión del proyecto: Incluye descripción del estado del arte, impacto, descripción de las actividades del proyecto, etc. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call Implementation Impact Ethical Issues IDIOMA: Inglés Parte A • The coordinator fills in the section A1 and section A3. • The participants (including the coordinator) each fill in section A2. • Subcontractors are not required to fill in section A2 and should not be listed separately in section A3. When you complete part A, please make sure that: • Numbers are always rounded to the nearest whole number • All costs are given in € (not thousands € ), and must exclude VAT (value added tax). A3: Budget • Deben ser reales. • Deben haber sido incurridos por el beneficiario. • Deben haber sido incurridos durante la duración del proyecto, • Excepción costes de informes finales (60 días tras final de proyecto). • Deberán determinarse de acuerdo con los principios y prácticas contables y de gestión habituales del beneficiario. • Deberán usarse para el único propósito de alcanzar los objetivos del Proyecto • Deben quedar registrados en las cuentas del beneficiario. • Tienen forzosamente que aparecer indicados en el presupuesto total estimado del Anexo I. A3: Budget Costes no financiables: • • • • • • • IVA Intereses Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras) Costes de cambio de moneda Costes declarados en otro proyecto comunitario Gastos excesivos Cualquier otro que no sea coste subvencionable A3: Budget Tipos de Gastos: Ejemplos: Gastos Directos Gastos Indirectos Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos químicos, etc. Ejemplos: Suministro eléctrico, agua, teléfono, alquileres, personal de administración, etc A3: Budget Categorías de costes directos: Personal Viajes y dietas Equipos Consumibles Subcontratación Auditorías A3: Budget • Gastos Indirectos Indirect costs, also called overheads, are all the structural and support costs of an administrative, technical and logistical nature which are cross-cutting for the operation of the beneficiary body‘s various activities and cannot therefore be attributed in full to the project. The nature of an indirect cost is such that it is not possible, or at least not feasible, to measure directly how much of the cost is attributable to a single cost objective. A3: Budget Cálculo de los costes indirectos reales - Normal Costes Reales Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos A3:Budget Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate) ¿Quién puede utilizarlo? Cualquier beneficiario. ¿En qué consiste? En calcular el overhead como un % fijo sobre: Gastos Directos - Gastos de subcontratación - Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros* * Si no realiza trabajo en las instalaciones del beneficiario A3: Budget Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate) ¿Cuál es el %? 20% Es el % habitual. Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos públicos sin ánimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigación no lucrativas. % 60% Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Necesario que el sistema contable de la organización no pueda determinar los costes indirectos. A3: Budget Overheads: Cálculo de gastos indirectos con un máx del 7% s/Gto Directos ¿Cuándo se utiliza? En el caso de: No incluye actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Acciones Coordinadas Acciones de soporte ¿Cuál es el %? Un 7% sobre: Gastos Directos - Gastos de subcontratación - Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros* * Si no realiza trabajo en las instalaciones del beneficiario A3: Part B Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Importe de los Gastos elegibles del proyecto x % de financiación de la CE = Contribución Financiera Comunitaria Condicionado por Tipo de organización Resto de Entidades PYMEs Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones de investigación no lucrativas Actividad Investigación y Desarrollo Tecnológico Demostración Management y Otras Actividades A3: Budget Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Actividad Pymes/OPIS/ Uni Otros Investigación y desarrollo tecnológico 75% 50% Demostración 50% 50% Otras actividades 100% 100% Ejemplo: Una Universidad, durante el primer periodo de un proyecto, ha tenido gastos por importe de 130.000,00 €. El desglose por actividades es el siguiente: Actividad Gastos Incurridos en € % de Contribución Financiera Contribución Financiera Investigación y desarrollo tecnológico 75.000,00 75% 56.250,00 Demostración 35.000,00 50% 17.500,00 Otras actividades 20.000,00 100% 20.000,00 Total 130.000,00 93.750,00 Ejemplo Beneficiary (university-SME) in a project which has RTD, demonstration and management activities DIRECT COSTS: RTD costs: EUR 100,000 Demonstration costs: EUR 100,000 Management costs: EUR 100,000 Calculation of the Indirect costs: RTD costs: EUR 100,000 x.60% = EUR 60,000 Demonstration costs: EUR 100,000 x.60% = EUR 60,000 Management costs: EUR 100,000 x60% = EUR 60,000 Reimbursement: RTD costs: 75% of (EUR 100,000 + EUR 60,000) = EUR 120,000 Demonstration costs: 50% of (EUR 100,000 + EUR 60,000) = EUR 80,000 Management costs: 100% of (EUR 100,000 + EUR 60,000) = EUR 160,000 Total to be reimbursed = EUR 360,000 Parte B • Estructura: 1. 2. 3. 4. 5. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call Implementation Impact Ethical Issues Consideration of gender aspects Respetar limitación de páginas e indicaciones de formato Part B: S/T Quality 1.1 Concept and objectives 1.2 Progress beyond the state of the art (CP)/ Contribution to the co-ordination of high quality research (CSA)/ 1.3 S/T methodology and associated work plan (CP)/ Quality and effectiveness of the support mechanisms, and associated work plan (CSA Part B: S/T Quality Part B: S/T Quality Part B: S/T Quality Part B: S/T Quality Part B: Implementation 2.1 Management structure and procedures 2.2 Individual participants 2.3 Consortium as a whole: i) Subcontracting ii) Other countries iii)) Additional partners 2.4 Resources to be committed Part B: Impact 3.1 Expected impacts listed in the work program 3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Part B: Ethical Issues Part B: Ethical Issues Part B: Gender Considerations Presentación de la propuesta • • • Mediante EPSS (Electronic Proposal Submission System) 1 etapa 2 etapas: Necesario preparar propuesta preliminar corta Si es evaluada favorablemente: preparación de propuesta definitiva Evaluación Elegibility IAR = Individual Assessment Report CR = Consensus Report Evaluación Evaluación Evaluación Cada criterio puntúa igual: 1 a 5 Cada criterio tiene un umbral: 3 Nota global mínima para aprobación: 10 Evaluación Cada criterio puntúa igual: 1 a 5 Cada criterio tiene un umbral: 3 Nota global mínima para aprobación: 10 Utilizar toda la ayuda disponible… • • • • • • • • • • • • • CDTI : http://www.cdti.es CITAndalucía: www.citandalucia.es SOST: http://www.sost.es CORDIS (7PM): http://cordis.europa.eu/fp7 VII PM (UE): http://ec.europa.eu/research/fp7 Documentos en CORDIS: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Envío de propuestas (EPSS): http://cordis.europa.eu/fp7/epss_en.html Puntos Nacionales de Contacto: http://cordis.europa.eu/fp7/ncp_en.html Socios en CORDIS: http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html Apuntarse como expertos: https://cordis.europa.eu/emmfp7 Derechos de Propiedad Intelectual: http://www.ipr-helpdesk.org Solicitud de Información: http://ec.europa.eu/research/enquiries Viabilidad financiera PYMEs: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialviability-checktool-v3.xls Gracias por su atención Paloma Fonseca CITAndalucia Área de Programas Internacionales [email protected]