Manual de Promoción y Activación de curso escolar Infantil y

Transcripción

Dirección General de Ordenación Académica
Manual de Promoción y Activación de curso escolar Infantil y
Primaria Concertados
Introducción
Una vez finalizados el proceso de admisión y la matriculación de los alumnos nuevos, el
proceso natural a seguir es la activación del curso escolar siguiente.
INICIO DE
CURSO
Admisión
Matrícula
(Opcional)
Comprobar la
configuración
de grupos
ACTIVACIÓN
DE
CURSO
Para comenzar con el proceso de activación del curso escolar debemos seguir los
siguientes pasos:
PASO 1:

Editar la relación de grupos para el curso 2012/2013 de dichos alumnos

Editar la promoción de los alumnos matriculados en Educación Infantil en el
curso 2011/2012

Realizar la promoción

Notificación vacantes de matrícula
PASO 2:

Editar la relación de grupos para el curso 2012/2013 de dichos alumnos

Editar la promoción de los alumnos matriculados en Educación Primaria en el
curso 2011/2012

Realizar la promoción

Notificación vacantes de matrícula
PASO 3

Activación de curso
El esquema de estos tres pasos es el que se especifica a continuación
Educación
Infantil
1.1. Editar
1.2. Editar
1.3. Realizar
Grupos
Promoción de
alumnos
Promoción
1.4 Notificación
vacantes
matrícula
ACTIVACIÓN
DE
CURSO
Educación
Primaria
2.1. Editar
2.2. Editar
2.3. Realizar
Grupos
Promoción de
alumnos
Promoción
2.4 Notificación
vacantes
matrícula
1
Para realizar el proceso de activación debemos ir desde el módulo de Admisión a la
opción Matrícula/Promoción y Activación de Curso Escolar.
Es NECESARIO INICIAR el nuevo curso escolar ANTES de realizar la activación del
mismo.
En caso de intentar activar el curso sin haberlo iniciado previamente, la aplicación
muestra la siguiente ventana:
Una vez que el curso esté iniciado, al entrar a la opción de Promoción y activación de
curso escolar, la aplicación muestra la siguiente ventana:
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La promoción al curso 2012/2013 la vamos a realizar en dos pasos. Por un lado, y a
partir del día siguiente al plazo ordinario de matrícula para los alumnos de Educación
Infantil y 1º de Primaria, se promocionarán todos aquellos alumnos que en el curso
11/12 cursaron Educación Infantil y por otro, a partir del día siguiente del plazo
ordinario de matrícula para los alumnos de 2º a 6º de Primaria, se promocionarán
aquellos alumnos que en el curso actual cursaron Educación Primaria.
En esta primera ventana aparece marcada por defecto Educación Infantil, pulsamos
Seleccionar para continuar.
La aplicación mostrará la siguiente ventana:
El proceso de activación se realiza a través de 3 pasos que forman el proceso, tal y
como indica la pantalla anterior:

Editar Relación de Grupos.

Editar Promoción de Alumnos.

Realizar Promoción.
A continuación lo vemos detalladamente.
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Editar relación de grupos
Desde esta opción estableceremos la relación que hay entre los grupos existentes en el
curso actual y los del curso siguiente.
Paso 1: Editar
relación de
grupos
1.1. Editar
grupos: Indicar la
relación de
grupos
Paso 2: Editar
promoción de
alumnos
1.1. Editar relación de grupos
Al entrar a esta opción la aplicación presenta una pantalla que recoge los siguientes
datos:

Grupo Origen: Muestra el listado de grupos del curso actual

Letra Origen: Indica la letra correspondiente a los grupos de origen.

Grupo Destino: Recoge el listado de grupos del curso siguiente.

Letra Destino: Muestra la letra asignada a los grupos del curso siguiente.
En esta pantalla debemos establecer la relación entre los grupos de ambos cursos, para
cada uno de los grupos de origen, y en función de los grupos de destino, la aplicación
propone una relación entre ellos.
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Por ejemplo, si en el curso 11/12 tenemos creado el grupo EI-1A, todos los alumnos que
promocionen de ese grupo pasarán el curso siguiente al grupo EI-2A.
En caso de que en el curso 12/13 no hubiese grupo EI-2A, la aplicación deja el espacio
en blanco, quedando esos alumnos sin grupo asignado, para hacerlo posteriormente
desde el apartado de Grupos.
Tenemos las siguientes opciones:
1. Si la relación que establece la aplicación por defecto es la adecuada,
pulsaremos el botón Aceptar para finalizar la acción.
2. Si la relación que establece el programa por defecto NO es la adecuada y para
el curso 2012/2013 deseamos configurar nuevamente la totalidad de los grupos
pulsaremos el botón No Agrupar Alumnos.
Al seleccionar esta opción la columna Grupo de destino aparece vacía, con lo
que se deberá asignar grupo a todos los alumnos desde el apartado Grupos (las
acciones que se deben realizar son las especificadas en el apartado
Configuración de Grupos que aparece al final de este documento).
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3. Si la relación que establece el programa por defecto es adecuada
PARCIALMENTE, y para el curso 2012/2013 debemos configurar nuevamente
alguno de los grupos, la aplicación presenta dos opciones:
 OPCIÓN 1: Podemos cambiar el grupo de destino cuando éste no
coincida con el que presenta la aplicación. Por ejemplo, si en el
curso 2011/12 tenemos creado el grupo I1C se propone por defecto
la promoción al I2C, pero queremos que los alumnos que
promocionen de ese grupo pasen al I2A en el curso siguiente, para
ello pulsaremos el botón Cambiar Grupo Destino.
Esto nos lleva a la pantalla de grupos, donde indicaremos el que
corresponda. Situándonos sobre él y pulsando el botón Seleccionar.
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 OPCIÓN 2: Podemos borrar el grupo de destino cuando queramos
cambiar la configuración de los grupos de un curso concreto.
Por ejemplo: En 3º de Infantil existen 3 grupos, I3A, I3B y I3C, con
el cambio de ciclo queremos organizar de nuevo estos grupos y que
sean totalmente distintos en 1º de Primaria.
Seleccionaremos el grupo de origen que deseamos cambiar y
pulsamos el botón Borrar Grupo de Destino, dejando vacía dicha
casilla.
Una vez que hayamos indicado la relación de grupos para el curso
escolar siguiente, pulsamos el botón Aceptar para finalizar el
proceso.
Una vez hecho esto debemos configurar los nuevos grupos desde el
apartado del módulo GIR Admisión Matricula/Grupos (las acciones
que se deben realizar son las especificadas en el apartado
Configuración de Grupos que aparece al final de este documento).
Editar promoción de alumnos
Desde esta opción se registra la promoción de los alumnos matriculados en el centro.
Paso2: Editar
promoción de
alumnos
2.1. Editar
promoción:
Indicar alumnos
que no
promocionan
Paso3: Activar
el curso escolar
siguiente
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2.1. Editar promoción de alumnos
Desde esta opción indicaremos si los alumnos que ya estaban matriculados en el centro
han promocionado o no al curso siguiente, y cuáles de los que tenían reserva de plaza
finalmente continúan en el centro. Para ello es imprescindible tener la información
detallada de qué ha pasado con alumnos matriculados en el centro, y que han
participado en el proceso de admisión.
Habrá que tener especial cuidado en la cumplimentación correcta del campo Actuación
de todos los alumnos del centro, especialmente de aquellos que hayan participado en
el proceso de admisión.
La aplicación presenta la siguiente ventana:
Esta pantalla recoge un registro de todos los alumnos que están matriculados en el
centro, para cada uno de ellos indica los siguientes datos:

Promociona: Indica si el alumno promociona o no promociona. Por defecto la
aplicación propone para cada alumno la misma acción que fue indicada en Previsión
de promoción.
Podemos realizar los cambios que sean oportunos sobre los valores que por defecto
presenta la aplicación, excepto para los alumnos que han participado en Admisión
y han obtenido plaza en otro centro.
Para indicar que un alumno finalmente NO promociona, debemos quitar el check de
dicha casilla. Para indicar que un alumno finalmente Promociona, debemos marcar el
check de dicha casilla.

Actuación: Indica si el alumno continúa o no continúa en el centro en el próximo
curso escolar.
Por defecto la aplicación propone la actuación que fue indicada para cada alumno en
Previsión de Promoción (los que fueran marcados en Previsión de Promoción como
“No Continúan” no aparecen en esta pantalla).
Podemos realizar los cambios que sean oportunos sobre los valores que por defecto
presenta la aplicación.
Para los alumnos que han participado en el proceso de Admisión y han obtenido
plaza en otro centro en la columna “Actuación” la aplicación mostrará “No
Continua”, no pudiendo ser editable dicha casilla. Estos alumnos aparecen en el
informe de GIR Admisión: I40ADM al que se accede desde el menú principal de la
aplicación: Informes y Listados/Informes y Listados de Solicitudes/I40ADM:
Relación Alumnos con Centro Final.
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
Apellidos y nombre de los alumnos.

Curso actual: Indica el curso en el que está matriculado el alumno.

Curso Promo: Indica el curso al que promociona el alumno.

Enseñanza Promoción: Indica la enseñanza a la que promociona el alumno.

Turno: Indica el turno al que promociona el alumno.

Centro Final: Indica el centro en el que han obtenido plaza los alumnos que han
participado en el proceso de Admisión.
Para marcar en la aplicación si un alumno promociona o no promociona al curso
siguiente y si continua o no continua en el centro hay que hacer doble click sobre
cualquiera de las casillas de las columnas “Promociona”, “Actuación”, “Apellidos” o
“Nombre” del alumno a promocionar, esta acción nos lleva a la siguiente pantalla:
En función de si el alumno promociona o no promociona se marcara o desmarcara el
chek de Promociona, y en el campo “Actuación” se seleccionara del despegable lo que
corresponda en cada caso, “Continúa” o “No Continúa” en el centro al curso que viene.
Por defecto la aplicación muestra el listado general de alumnos del centro, para
búsquedas más concretas utilizaremos los filtros de la parte superior de la pantalla.
Por ejemplo, si queremos visualizar únicamente los alumnos de 2º de Primaria para
indicar qué alumnos no promocionan, pulsamos el botón de búsqueda del campo “Curso
Actual”:
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Al pulsar el botón de búsqueda se muestra la pantalla de estructura de enseñanzas
donde seleccionaremos el curso deseado.
Para indicar el curso correspondiente nos situamos sobre él y pulsamos el botón
Seleccionar, lo que lleva de nuevo a la pantalla de edición de promociones:
Pulsamos el botón Filtrar, para aplicar el filtro y visualizar por pantalla los alumnos del
curso seleccionado.
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La aplicación muestra a los alumnos que habiendo participado en el proceso de
Admisión han obtenido plaza en otro centro.
La aplicación los mostrara en color gris, en la columna “Actuación” pondrá “No
Continúa” y se añade una nueva columna que es “Centro Final” en la que se cargará el
centro en el que el alumno ha obtenido plaza para el curso que viene.
El centro no va a tener editables ninguna de las columnas “Promoción” y
“Actuación” para estos alumnos.
Esta información deberá cotejarse con la que aparece en el informe de GIR Admisión:
I40ADM, al que se accede desde el menú principal de la aplicación: Informes y
Listados/Informes y Listados de Solicitudes/I40ADM: Relación Alumnos con Centro
Final.
En el momento de editar la promoción habrá que tener impreso el informe y comprobar
que en Actuación, para los alumnos que en el citado informe tengan un centro
adjudicado distinto al de procedencia se muestre No continua.
Una vez que hayamos verificado los datos que nos presenta la aplicación sobre la
promoción de TODOS los alumnos y sobre si continúan o no en el centro, y hayamos
hecho los cambios oportunos, pulsamos el botón Aceptar para finalizar la acción.
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Realizar Promoción
Pulsaremos el botón Realizar Promoción para confirmar el proceso de promoción de los
alumnos al curso siguiente.
La aplicación mostrará el siguiente mensaje:
Una vez pulsado el botón Sí, se mostrará la siguiente pantalla de confirmación:
La ejecución de este proceso genera una matrícula en el curso 2012/2013 a todos los
alumnos que han cursado infantil en el centro y que tengan el valor “Continua” en el
campo Actuación.
Cuando concluya el proceso de promoción de los alumnos de Infantil, repetiremos el
proceso con los alumnos de Primaria, una vez que finalice el periodo ordinario de
matrícula para los alumnos de 2º a 6º de Educación Primaria.
NOTA: Si en el centro se imparte Enseñanza Secundaria Obligatoria, a
los alumnos de 6º de Educación Primaria que promocionen y continúen
en el centro se les dará de baja con motivo Fin de Etapa y se les creará
una nueva matrícula en 1º de ESO.
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NOTIFICACIÓN DE VACANTES DE MATRÍCULA
La Notificación de Vacantes de Matrícula para los centros que gestionan enseñanzas de
Educación Infantil y Primaria, tiene como finalidad conocer la matrícula total de alumnos
de estas enseñanzas, una vez concluido el plazo ordinario establecido para formalizar la
matrícula de los nuevos alumnos.
Este proceso se gestiona de forma automática, es decir, una vez realizada la
promoción del curso escolar, se genera automáticamente una Notificación de Vacantes
de Matrícula, que va a recoger los datos finales de alumnos matriculados.
Para consultar la información de la notificación de vacantes realizada, podremos hacerlo
desde la opción del menú principal: Vacantes / Notificación de vacantes de matrícula.
Accederemos a la siguiente pantalla:
La primera Notificación de Vacantes de Matrícula que se genere, contendrá sólo los
datos de matrícula de los alumnos de Educación Infantil y 1º de Primaria, esta
notificación se completará automáticamente una vez concluido el plazo ordinario de
matrícula de nuevos alumnos de 2º a 6º de Primaria, y realizada la promoción de curso
para los alumnos de estos cursos que ya están en el centro, desde la aplicación de
gestión.
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Los datos numéricos de Alumnos Matriculados van a ir modificándose durante todo el
curso escolar, con la gestión de altas y bajas de matrícula que se realicen desde la
aplicación.
A partir de estos datos, y de los puestos escolares, se van manteniendo actualizados los
datos de matrícula y las vacantes de los centros, para las distintas enseñanzas y cursos.
Las notificaciones de vacantes de matrícula van a generar dos informes de matrícula que
estarán disponibles en la opción del menú principal: Informes y Listados/Informes de
Matrícula/Formulario E-8: Datos de matrícula (datos junio)/Formulario E-8: Datos de
matrícula (dinámico)
Uno de estos informes (datos Junio) recoge los datos de matrícula en una fecha concreta.
El otro informe (dinámico) recoge siempre los datos de matrícula en el momento en el
que se realiza la consulta.
Activar curso escolar
Una vez realizada la promoción de todos los alumnos del centro, al entrar a la opción del
menú "Promoción y Activación de Curso escolar", la aplicación muestra la siguiente
ventana.
Desde esta opción se realiza la activación del curso escolar siguiente. Este proceso envía
al histórico los datos del curso anterior, marcará como activo el nuevo curso y realizará la
matrícula definitiva de los alumnos que promocionan en el centro.
Paso 3:
Activar curso
escolar
(Opcional)
Paso 4:
Comprobar la
configuración de
grupos
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Una vez pulsado el botón Activar Curso Escolar la aplicación presenta la siguiente
pantalla, confirmando que el proceso se ha realizado de forma correcta.
Si intentamos volver a activar un nuevo curso se mostrará la siguiente ventana, ya que el
proceso de activación es único.
NOTA IMPORTANTE: mientras NO está activado el nuevo curso escolar
2012-2013, sigue estando activo el curso 2011-2012 lo que implica que
se pueden seguir dando de baja a alumnos en el curso 2011-2012 (la
fecha límite de la baja es de 30-08-2011). Una vez que se produce la
ACTIVACIÓN del nuevo curso escolar 2012-2013, el curso 2011-2012
pasa a ser un curso "histórico" y la operación anteriormente
mencionada ya no se pueden hacer en el mismo. Por ello la activación
del curso escolar estará disponible a principios del mes de Septiembre.
(Se comunicara mediante nota GIR la fecha exacta de la disponibilidad
del botón Activar Curso Escolar).
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Configuración de grupos
Si en el apartado de Edición de grupos (pag. 4 de este documento) la relación entre
grupos que establece la aplicación por defecto es la adecuada, y por tanto ya hemos
indicado el grupo de destino de todos los alumnos, entonces no será necesario que
realicemos este último paso.
Por el contrario si debemos realizar algún cambio en los grupos configurados para el curso
siguiente, seguiremos las indicaciones detalladas a continuación para efectuar esos
cambios.
Desde esta opción gestionaremos los grupos que se hayan configurado para las distintas
enseñanzas y cursos.
La pantalla que presenta la aplicación tiene el siguiente formato:
Si pulsamos Buscar muestra un listado de todos los grupos que tengamos creados, para
búsquedas más concretas podemos utilizar los filtros de la parte superior de la pantalla.
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Para CREAR UN NUEVO GRUPO pulsamos el botón Añadir lo que llevará a la siguiente
pantalla.
En primer lugar tenemos que indicar el tipo de grupo que vamos a crear, seleccionando la
opción Estudio.
Para este tipo de grupo debemos completar los datos de la enseñanza y curso a que hace
referencia.
Así mismo se indica el nombre, descripción y letra del grupo.
En el caso de aquellos centros que tengan grupos mixtos se activa la casilla
correspondiente. En esos casos no se debe indicar la enseñanza a la que hace referencia
el grupo.
Una vez creados los distintos grupos debemos completar la lista de alumnos que van a
formar cada uno de ellos, para ello pulsamos el botón Añadir, este paso nos lleva a la
pantalla de alumnos dónde seleccionaremos todos aquellos que forman el grupo.
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Podemos realizar una selección múltiple para incluir en un grupo a varios alumnos a la
vez.
Para ello, debemos situarnos delante del primer registro que deseamos seleccionar y
hacer un click con el ratón. Mantenemos pulsadas una de las siguientes teclas
dependiendo de los registros que deseamos seleccionar.
Control: Para seleccionar registros no correlativos.
Mayúsculas. Para seleccionar registros correlativos.
Y vamos haciendo un click delante de cada registro que queramos
seleccionar.
Una vez que tengamos todos los registros sombreados se pulsa el botón Seleccionar para
incluirlos en el grupo.
Por último, en la pantalla de grupos debemos pulsar el botón Aceptar para concluir la
operación.
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