K2B fortalece la gestión en las Divisiones Administración e

K2B fortalece la gestión en las Divisiones Administración e

CASO DE ÉXITO
K2B fortalece la gestión en las Divisiones
Administración e Informática del Poder Judicial
Cliente
Poder Judicial
Sector
Público
“En la División Administración tenemos un antes y un después con K2B.”
Maite Bonino
Directora del Departamento de la División Administración del Poder Judicial.
División Administración e Informática
País
Contexto
Uruguay
Desafíos y Oportunidades
• Modificar el modo de trabajo
tradicional con tareas manuales.
• Reflejar la realidad del
Poder Judicial en la solución
tecnológica. La Dirección General de los Servicios Administrativos (D.G.S.A.) de
forma genérica se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar
los servicios administrativos del Poder Judicial, a su cargo, así como los
servicios de asistencia y apoyo con ella relacionados, sin perjuicio de todo
otro que le fuera encomendado por la Suprema Corte de Justicia. Sus
atribuciones se ejercen sobre todas las dependencias del Poder Judicial
en materia administrativa, sin perjuicio de las facultades propias de la
Suprema Corte de Justicia y de las que esta atribuya a otros órganos.
La D.G.S.A. tiene a su cargo Sub Direcciones Generales: Administrativa
y Jurisdiccional, Divisiones, dentro de ellas Div. Administración e
Informática, y varios Departamentos que dependen de las Divisiones.
Objetivos del Proyecto
• Unificar la información global
de la división y hacer más fácil
el acceso.
• Generar transparencia en el
Stock de activos fijos e insumos.
El Poder Judicial (PJ) cuenta aproximadamente con 470 sedes
distribuidas en todo el país. Es a causa de dicha descentralización
que surgió en la División Administración la necesidad de mejorar la
gestión de solicitudes de recursos, del stock de bienes de consumo
y del inventario de Activo Fijo, mediante la racionalización, mejora y
automatización de los procesos involucrados en dichas áreas.
• Lograr actualizar el inventario en
todas las sedes.
Solución
• Hacer más ágil el proceso de
pedido y entrega de materiales
en la sede correspondiente.
El PJ optó por K2B persiguiendo tres objetivos claves para su gestión:
Unificar la información global de la división y hacer más fácil el acceso.
Generar transparencia en el Stock de activos fijos e insumos. Y lograr
actualizar el inventario en todas las sedes.
Claves de la implementación
• Apoyar al funcionario del Poder
Judicial en el uso de K2B.
• Trabajar coordinadamente
entre el equipo de K2B y los
funcionarios del Poder Judicial.
• Definición clara de objetivos.
• Apoyo continuo por parte de la
gerencia y dirección de proyecto
del PJ.
El Proyecto denominado SINPRO (Sistema de Inventarios y Proveeduría)
tuvo como objetivo la implementación de 4 módulos: Administración,
Solicitudes, Almacenes y Activo Fijo. Los usuarios acceden a K2B a
través del portal Web del PJ que se encuentra integrado al mismo.
Una vez dentro del sistema, de acuerdo a los roles asignados, pueden
realizar desde actividades operativas hasta consultas de información
para la toma de decisiones.
¿Por qué K2B?
1.Por ser un sistema 100% Web.
2.Por adaptar la solución a las
necesidades de la organización.
3.Por ser un sistema sólido.
4.Por la responsabilidad,
seriedad y profesionalismo
demostrado por el equipo de
trabajo.
Beneficios
1.Mayor control y transparencia
en los procesos.
2.Información en tiempo real.
3.Inventario Actualizado.
4.Sistema flexible que se
adapta a las exigencias de la
organización.
K2B funciona en las oficinas de la División Administración desde el 1º
de octubre del 2012 y desde entonces ha impactado fuertemente en
el trabajo diario de la organización. “El inventario cambió 100%. Ahora
es mucho más rápido, todos los pedidos son online y automáticamente
el sistema da la baja del stock. El stock es certero, tiene un destino y
un lugar físico preestablecido. El fin del proceso es que el inventario
quedara actualizado y se logró.” Destacó Maite Bonino, Directora del
Departamento de la División Administración del Poder Judicial.
Con esta solución, la División Administración logró automatizar
los procesos. “Ingresamos la orden de stock e inmediatamente el
Departamento de Proveeduría queda informado de lo que estamos
comprando. Al ser entregado el bien ante una solicitud de cada sede, se
genera el alta en el inventario de la misma y concomitantemente la baja
del stock en el Depto. de Proveeduría. Ahora, con K2B no dependemos más
de una persona que realice una declaración jurada de cada movimiento,
con lo cual ganamos tiempo y optimizamos la información.” Acotó
Bonino.
Contáctenos
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La ejecución del proyecto se realizó respetando los plazos establecidos.
En lo referente a la modalidad de trabajo y la eficiencia en la realización
de tareas se observó la profesionalidad del equipo de proyecto así
como el cumplimiento del plan establecido.
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