Instrucciones para el Diligenciamiento del Cuestionario De

Transcripción

Instrucciones para el
Diligenciamiento del Cuestionario
De Registro SIPROE
Achilles South Europe SL Unipersonal
NIT: 900055797-2 ♦ Carrera 13 Nº 96 – 67, Oficina 402, Bogotá D.C. - Colombia
Tel.: +57 (1) 6222324 ♦ Fax: +57 (1) 6222346
Email: [email protected] ♦ Website: www.achilles.com/es/Achilles-colombia/
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INTRODUCCIÓN
Las empresas interesadas en participar en SIPROE, deben solicitar su inscripción en la página web
www.siproe.com/ecopetroloql/Administracion/web.aspx/web.aspx. Una vez recibida su solicitud,
esta deberá ser revisada para su aprobación de inicio del registro. Una vez sea aprobada le será
remitida la confirmación de dicha solicitud y los datos de acceso (un nombre de usuario y una
contraseña) a su correo electrónico, con la cual podrá acceder a su cuestionario de registro en
línea. En este cuestionario deberá proporcionar una información detallada de su empresa y de los
productos y/o servicios que ofrece.
Para proceder con el registro, su empresa debe remitir igualmente una serie de documentos que
permitirán realizar la validación de la información diligenciada en el cuestionario de registro, por
lo tanto es importante evitar introducir datos que no cuenten con soportes documentales. Los
documentos a remitir son los que se mencionan en la siguiente sección de este documento, y
deben ser enviados a la siguiente dirección:
Achilles South Europe SL Unipersonal.
Carrera 13 Nº 96-67, Ofc. 402
Bogotá, Colombia
Tlf: +(57 1) 6222324
Una vez remitido el cuestionario y enviada la documentación solicitada a Aquiles, se verificarán y
validarán las respuestas. Finalizado el proceso, se le notificará el resultado del mismo, indicándole
los productos o servicios para los cuales se ha registrado. Es importante resaltar que una vez
cerrado el proceso, la información del cuestionario on-line sólo se podrá visualizar; es decir, será
bloqueado su cuestionario por motivos de control y seguridad internos del departamento, y no
podrá ser modificada.
Una vez que su empresa se haya registrado, su información se incorporará a la base de datos
SIPROE y será consultada por Ecopetrol. Así, su empresa podrá ser localizada fácilmente a través
de los distintos mecanismos de búsqueda que ofrece la base de datos.
Tel.: +57 (1) 6222324 ♦ Fax: +57 (1) 6222346
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DOCUMENTACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES ECOPETROL
Para proceder al Registro efectivo de su Compañía, se le solicitará que, además de completar el Cuestionario
Web, remita al Departamento de Registro la siguiente Documentación:
Con carácter obligatorio:
1. Certificado de Existencia y Representación Legal (Original, con fecha de expedición
inferior a 90 días calendario) otorgado por la Cámara de Comercio.
2. Certificado de inscripción, clasificación y calificación (Registro de Proponentes) (Original y
vigente), otorgado por la Cámara de Comercio (Solo en caso que la empresa disponga de este
documento).
3. Estados Financieros: Balance General, y Estado de Pérdidas y Ganancias de los últimos dos
ejercicios terminados. Firmados por el Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal (si aplica)
4. Certificación Bancaria (Original o copia simple con fecha de expedición inferior a 90 días
calendario) de las cuentas referenciadas en el cuestionario.
5. R.U.T. (Registro Único Tributario)
6. Certificación de Experiencia (Contratos, Facturas, Certificaciones de Contratante, Órdenes de
Compra, Actas de Liquidación). El documento remitido debe contener como mínimo la siguiente
información:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nombre del Contratante
Dirección
Nombre del Contacto / Teléfono
Numero de Contrato / Numero de Orden
Fecha de Inicio / Fecha de Finalización
Objeto del Contrato
Valor del Contrato (para experiencias con valor indeterminado, estimado,
máximo o aun en ejecución, se debe enviar soporte(s) adicional(es) sobre el
valor realmente ejecutado)
Para experiencias bajo la figura de Unión temporal o Consorcio, debe anexarse además del soporte,
el acta de constitución de la UT o el consorcio (copia simple).
El documento debe provenir de la empresa contratante. No son aceptadas autocertificaciones.
7. Formato de Certificación de Experiencia. (Se adjunta a este documento). Cada Certificación de
experiencia debe tener en su primera página, de manera obligatoria, este formato debidamente
completado. No se aceptaran certificaciones de experiencia que no tengan este formato en su
primera página.
Si son incluidos en el cuestionario, también será obligatorio presentar una copia de los siguientes
documentos:
8. Certificación de Auto retenedores – Expedido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales)
9. Certificados de Gestión de la Calidad
10. Certificado de Gestión Medioambiental
11. Certificado de Auditoria Consejo Colombiano de Seguridad (Calificación RUC)
12. Certificado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
13. Certificados adicionales relacionados
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DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO
El cuestionario de registro cuenta con cinco secciones que deben ser diligenciadas:
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
Datos Generales.
Personal.
Información Financiera.
Sistemas de Gestión
Bienes y Servicios.
A continuación encontrara una ayuda para el diligenciamiento de cada una de las secciones:
Datos Generales
Esta sección se divide en cinco subsecciones
1. Información General: En esta sección debe completar los datos generales de la empresa
2. Información Personal: Información de la persona contacto para todo lo relacionado con el
registro.
3. Personal Clave: En esta sección debe diligenciarse la información sobre el personal clave
de la empresa. (Presidente (o equivalente), Gerentes y Representantes Legales).
4. Centros de Trabajo: Información sobre su oficina principal y demás sucursales u oficinas
que tenga la empresa.
5. Declaración: Debe responder “si” o “no” a las preguntas de esta sección.
Personal
1. Recursos Humanos: Distribución de empleados directos y subcontratados para los últimos 2 años.
Información Financiera
Esta sección se divide en cuatro subsecciones
1. Societaria / Tributaria: En esta sección debe completar la información que se le solicita,
soportándose en los siguientes documentos:
a. Certificado de inscripción y representación legal otorgado por la Cámara de
Comercio
b. Registro Único Tributario.
c. Registro de Proponentes otorgado por la Cámara de Comercio (en caso de poseer
este documento).
2. Banco / Revisor Fiscal: Debe colocar la información del revisor fiscal principal tal como
aparece en el Certificado de Existencia y Representación Legal. En caso de empresas
extrajeras, debe colocar los datos del auditor de sus estados financieros. De igual modo,
debe incluir la información de su cuenta bancaria.
3. Datos Financieros Clave: Información de los estados financieros de los últimos dos años
finalizados.
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4. Compañías Asociadas: En caso de que su empresa consolide sus cuentas con una casa
matriz, debe colocar la información de esta. Igualmente debe indicar las compañías con
las cuales mantenga algún tipo de sociedad, indicando el tipo de asociación.
Sistemas de Gestión
Esta sección se divide en cinco subsecciones
1. Calidad: En caso de poseer algún tipo de certificación de calidad, debe colocar la
información que aparece en el certificado. En caso de poseer mas de un certificado, puede
agregarlo utilizando la opción “Agregar Nueva Certificación”
2. Medio Ambiente: En caso de poseer algún tipo de certificación medioambiental, debe
colocar la información que aparece en el certificado. En caso de poseer mas de un
certificado, puede agregarlo utilizando la opción “Agregar Nueva Certificación”
3. Seguridad Industrial y Salud Ocupacional: En caso de poseer algún tipo de certificación de
Seguridad y Salud Ocupacional, debe colocar la información que aparece en el certificado.
4. RUC: Información del Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de
Seguridad, salud Ocupacional y Medio Ambiente
para contratistas del Sector de
Hidrocarburos - RUC
5. Otras Certificaciones: Información de cualquier otro certificado del que disponga la
empresa. En caso de poseer mas de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción
“Agregar Nueva Certificación”
6. Responsabilidad Social Empresarial. Debe responder “si” o “no” a las preguntas de esta
sección
Bienes y Servicios
En esta sección, debe incluir los bienes y servicios que su empresa está en capacidad de ofrecer.
Cada categoría seleccionada de estar soportada como mínimo por una experiencia.
Antes de comenzar a añadir sus productos y servicios, por favor descargue el Catálogo de
Productos y Servicios que le ayudara a ubicar dichos productos dentro de las diferentes
categorías con las que cuenta el sistema.
Para añadir un Bien/Servicio, seleccione el botón "Agregar", ubicado en la barra de herramientas
de la sección. Accederá a la ventana de Selección de Categoría. Una vez haya definido la
categoría que corresponde al producto o servicio que está añadiendo accederá a la pantalla de
Información detallada del Producto/Servicio donde debe describir su producto o servicio con sus
propias palabras, además de completar la información correspondiente a las carpetas de
información General, Calidad y Medio Ambiente y Referencias.
En la descripción del Bien/Servicio describa su producto/servicio de forma concreta, completa y
detallada. Es esencial que los términos utilizados sean los habituales en sus relaciones con los
clientes, ya que las búsquedas en su base de datos se basan muchas veces en el texto recogido
en este campo.
En caso de Bienes, debe seleccionar si su empresa es Fabricante, Distribuidor o Agente. En caso
de seleccionar Distribuidor o Agente, deberá colocar la información del Fabricante.
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Para agregar las experiencias, debe tomar en consideración lo siguiente:
1. Cada categoría agregada en el cuestionario de contener al menos una experiencia. De lo
contrario dicha categoría será eliminada del cuestionario.
2. Un mismo contrato puede ser anexado a varias categorías, sin embargo debe indicar que
porcentaje de ese contrato aplica para cada una de las referencias. La suma de estos
porcentajes, no debe sumar más del 100%.
3. Cada experiencia agregada en el cuestionario, debe estar debidamente soportada por uno
o varios de los documentos mencionados anteriormente. Al enviar los documentos,
recuerde que cada experiencia debe tener en su primera página el formato de certificación
de experiencias debidamente completado.
Diligenciamiento de Experiencias
A continuación encontrará una descripción de la información que debe ser incluida en el
cuestionario de registro en el apartado de Experiencias:
Cliente
Ciudad
Número de Contrato
/ Orden de Compra
Valor total del
Contrato
% del Contrato para
esta Especialidad
% de Especialidad
hecho por Ud.
Desde (Año)
Hasta (Año)
Objeto y Alcance
/Descripción
Nombre del cliente o empresa contratante, tal como aparece en la
certificación de experiencia remitida para la validación
Ciudad donde está localizado el cliente
Numero de Contrato, orden de compra, factura, etc. Tal como aparece
en la certificación de experiencia remitida para la validación
Valor total del contrato. El valor del contrato debe estar expresado en
alguna de las monedas aceptadas en el sistema.
Porcentaje del contrato que aplica para esta especialidad en específico.
Muchas veces los contratos tienen varios alcances o Temas y es
necesario conocer su experiencia específica en cada Tema. La suma
de estos porcentajes dentro de un mismo contrato no debe superar el
100%.
En caso de Uniones Temporales, Consorcios, etc, debe indicar el
porcentaje de la especialidad realizado por Usted. Si realizó la
totalidad de la especialidad, por favor coloque 100%
Año de inicio del contrato
Año de Finalización.
Objeto o alcance del contrato tal como aparece en el documento
enviado para la validación
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Certificación de Experiencias
Nombre de la Empresa:
No SIPROE:
Tipo de Documento:
Contrato
Factura
Certificación del Contratante
Orden de Compra
Acta de Liquidación
Otro
Datos del Documento:
Nombre del Cliente:
Numero del Contrato
Fecha del Contrato
Valor Total del Contrato (En
Pesos Colombianos)
Porcentaje del Contrato para las distintas Especialidades a las cuales está asociado:
Código de la Categoría
Porcentaje del Contrato
Comentarios:
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