PROCEDIMIENTO GASTOS DE OPERACIÓN

PROCEDIMIENTO
GASTOS DE OPERACIÓN
CÓDIGO
FECHA DE REVISIÓN
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01/Abril/2016
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1. PROPÓSITO
Establecer los lineamientos a seguir para solicitar anticipos y realizar la comprobación de gastos
de operación.
2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades relacionadas con la comprobación de gastos de operación,
realizados en Universal Internacional Services S.A. DE C.V.
3. LINEAMIENTOS
Realizar el archivo de bancos, desglosando los comprobantes de gastos de operación
Verificar que existan los fondos en Bancos, para proceder con la realización de los cheques y/o
efectivo que se obtenga.
4. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
ANTICIPOS PARA MANIOBRAS Y DESCONSOLIDACIÓN
1.
Recolector de Guía y/o
Tramitador y Ejecutivo
de Tráfico
Elabora la Solicitud de… UIS-FO-AD-01 y entrega al Auxiliar Contable para
el pago de los gastos de operación, previa autorización del Jefe de Tráfico ; en
caso del pago de maniobras por Transferencia, los Ejecutivos envían
mediante correo electrónico al Gerente de Administración y Finanzas la
solicitud; cuidando los siguientes aspectos:
a) Marcar en el formato: Cheque o Transferencia.
b) Indicar el número de cuenta si se trata de Transferencia.
c) Confirmar que el Recolector y/o Tramitador tenga disponible su tarjeta
para retirar el efectivo.
d) Las solicitudes no deben presentar tachaduras o enmendaduras, ni rotas.
Nota: En caso contrario, se suspenderá la entrega de fondos.
2.
Auxiliar Contable
Recibe la Solicitud de… UIS-FO-AD-01 autorizada. Verifica que no existan
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adeudos de comprobación de gastos por cheques expedidos anteriores al
solicitado en ese momento y notifica el Gerente de Administración y
Finanzas.
¿Existen cheques pendientes por comprobación de gastos?
Si: Suspende la elaboración del cheque hasta que no haya adeudo.
No: Pasa a la actividad del punto 5
Nota: Si la Comprobación de gastos que hace Recolector de Guías y/o
Tramitador no se realiza en el tiempo establecido en el presente
procedimiento y se presenta al día siguiente, el Auxiliar Contable cuenta con
30 minutos a partir de la Comprobación para realizar la entrega de fondos.
En caso de que exista algún adeudo de comprobación de gastos con causas
justificadas, pide autorización al Gerente de Administración y Finanzas.
3.
Gerente de
Administración y
Finanzas
¿Valida y autoriza la entrega de Cheques o Transferencias?
Si: Entrega la Solicitud de… UIS-FO-AD-01 al Auxiliar Contable y pasa a la
actividad del punto 5
No: Informa al Jefe de Tráfico y suspende la entrega de fondos. En casos
especiales o delicados, solicitará directamente la autorización del Director
General.
En el caso de gastos realizados por transferencia, una vez realizado el pago
notifica al Auxiliar Administrativo para que ingrese al Sistema Fox la captura
de dichos fondos.
4.
Gerente de
Administración y
Finanzas
Recibe indicaciones del Director General para liberar los fondos y entrega la
Solicitud de… UIS-FO-AD-01 al Auxiliar Contable para continuar con el
procedimiento.
5.
Auxiliar Contable
Recibe la Solicitud de… UIS-FO-AD-01, elabora los cheques en ese
momento, solicita las firmas respectivas. Posteriormente ingresa al Sistema
Fox, en la opción “Captura de Cheques”, utilizando las siguientes opciones:
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BCMR000000 por los cheques expedidos.
CAJA000000 por efectivo entregado, ocupando dígitos mes/día/año
Confirma al Jefe de Trafico que cuenta con los fondos solicitados para el
Recolector de Guía y/ o Tramitador.
6.
Recolector de Guía y/o
Tramitador
Revisa que estén correctas las cantidades, firma de recibido el cheque, y
realiza los pagos correspondientes. (Ver Procedimiento de Manual de
Operaciones Aeropuerto)
ANTICIPOS PARA FLETES AÉREOS
7.
Recolector de Guía y/o
Tramitador
En el caso de que la guía a recolectar venga con el flete al cobro, notifica este
hecho al Ejecutivo de Tráfico.
Nota: Los fondos recibidos para el pago de maniobras y/o
desconsolidaciones no podrán ser utilizados para el pago de fletes aéreos.
8.
Ejecutivo de Tráfico
Con la información proporcionada por el Recolector de Guía y/o Tramitador,
y verificando previamente las condiciones del cliente que se trate, elabora
Solicitud de… UIS-FO-AD-01 indicando importe del Flete y la Línea Aérea
y/o Consolidadora de Carga a la que se le hará el pago:
Cliente con Financiamiento: Turna a Gerente de Administración y Finanzas
para realizar Transferencia.
Cliente No Financiado: Notifica directamente al cliente para solicitarle el
depósito y espera que le envíe el comprobante respectivo.
9.
Gerente de
Administración y
Finanzas
Con la Solicitud de… UIS-FO-AD-01 realiza la Transferencia solicitada,
notifica al Ejecutivo de Tráfico y le envía comprobante.
10.
Ejecutivo de Tráfico
Imprime el comprobante de pago del Flete Aéreo y entrega al Recolector de
Guía y/o Tramitador para presentarla a la Línea Aérea y/o Consolidadora de
Carga y continúa con el despacho. (Ver Procedimiento de Manual de
Operaciones Aeropuerto).
11.
Recolector de Guía y/o
Asigna un consecutivo de TRFX000000 en Sistema Fox, ingresando en
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Tramitador
“Captura Cheque” ocupando los dígitos mes/día/año.
Entrega al Gerente de Administración de Finanzas y/o Auxiliar Contable el
Comprobante Correspondiente.
COMPROBACIÓN DE GASTOS
12.
Recolector de Guía y/o
Tramitador
13.
Jefe de Tráfico
Ingresa al Sistema Fox en la opción “Captura de Comprobaciones” para
registrar las facturas por los gastos de operación realizados durante el día;
revisa el total de gastos e identifica el importe de la devolución de efectivo y
registra este dato en “Captura de Cheques”. Posteriormente imprime la hoja
de Comprobación de Gastos y presenta al Jefe de Tráfico para revisión y
autorización y, en su caso para el cierre de la comprobación.
Revisa y verifica la comprobación de gastos diariamente
¿Está de acuerdo con la comprobación de gastos y se encuentra completa la
información?
Si: Ingresa al Sistema Fox y realiza el Cierre de la Comprobación.
No: Determina dudas, aclara diferencias y firma la comprobación de
enterado.
14.
Recolector de Guía y/o
Tramitador
Realiza la comprobación de gastos el mismo día en que recibe los fondos. En
caso de reconocimiento aduanero, reexpedición de flete o despacho cercano
al cierre del horario laboral, la comprobación se hace al día siguiente,
indicando dentro de la misma comprobación el número de pedimento o
referencia por el cual no se realizó oportunamente la comprobación.
15.
Auxiliar Contable
Recibe la comprobación de gastos de operación, revisa los excedentes o
faltantes de los fondos entregados.
16.
Jefe de Tráfico
Verifica que el personal haya realizado la comprobación de gastos, con las
anotaciones correspondientes en caso de que la comprobación se realice al
día siguiente.
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17.
Recolector de Guía y/o
Tramitador
Dará seguimiento a los comprobantes provisionales y de los que se reciban
posteriormente vía electrónica; cuando haya recuperado el o los
Comprobantes de Gastos, ingresa al Sistema Fox, lo registra en la
comprobación y entrega al Auxiliar Contable anotando en la copia de cada
comprobante entregado, a qué comprobación o comprobaciones
corresponden. ¿Con el registro del o de los nuevos comprobantes, está
completa la información de la Comprobación de Gastos?
Si: Regresa a la actividad del punto 13.
No: Continúa con el seguimiento de comprobantes pendientes.
Nota: En caso que el comprobante sea requerido de manera urgente para
agilizar el proceso de facturación, lo podrá entregar directamente el Jefe de
Tráfico, realizando él mismo lo descrito en esta actividad.
18.
Jefe de Tráfico
Para realizar la comprobación de gastos por Maniobras a Crédito, asignará a
uno de sus colaboradores para que ingrese al Sistema Fox en la opción
“Captura de Cheques” para registrar el encabezado, utilizando la siguiente
opción:
AAAC000000/WECM000000 por el total de facturas recolectadas durante el
día, agregando mes/día/año
El colaborador continúa con la comprobación en la opción “Captura de
Comprobaciones” turna al Jefe de Tráfico para su revisión, quien realiza el
cierre de la misma una vez que se confirmen que ya no tienen pendientes por
este concepto; finalmente pedirá al colaborador que entregue la
Comprobación de Gastos al Auxiliar para incorporar cada comprobante al
expediente que corresponda, completar la información y que continúe con la
facturación, considerando para ello el procedimiento de Facturación UIS-PRAD-03).
Fin del Procedimiento
5. REFERENCIAS
Código
ISO 9000:2005
Documento
Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos.
Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario
(definiciones)
NMX-R-026-SCFI-2009
Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados
ISO 9001:2008
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por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de
Comprobación.
Nuevo Esquema de Empresas Certificadas “Socio Comercial
Certificado” “Perfil del Agente Aduanal”.
NEEC
6. DEFINICIONES
N/A
CONTROL DE CAMBIOS
No. DE REVISIÓN
FECHA
MOTIVO