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LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS COMO TRABAJARLO EFICIENTEMENTE Coordinado por: Sra. Ana M. Feliciano, Coordinadora de Post Award OCTUBRE 2015 TEMAS A DISCUTIR EN TALLER Reglamentaciones Propuesta Aprobada y su Presupuesto: Lo que debemos conocer Subawards y Subcontratos Manejo eficiente de los fondos: Ana Feliciano/Irma Colón Licencias acumuladas Cierres de proyectos: cómo prepararnos Auditorías Informes de Progreso de Proyectos y Subcontratados Informes de Tiempo y Esfuerzo Uso de la AMEX Corporativa Integración de Compras, Pre-Intervención (parcialmente) y Recursos Humanos a la División de Post Award Trámites de Compras: Julia Ramos, Agente Comprador Trámites de Recursos Humanos: Carmen Aponte, Analista de Recursos Humanos Trámites de Pre-Intervención: Lilliam Méndez, Pre-Interventor PROPÓSITO DE LA DIVISIÓN DE POST AWARD EN EL RECINTO DE RÍO PIEDRAS Administrar eficientemente los fondos de los proyectos externos del Recinto de Río Piedras Orientar a los directores de proyectos y administradores en cuanto al uso adecuado de los fondos que administran Apoyar a los proyectos de fondos externos en sus gestiones administrativas LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO PROYECTO Propósito: ¿Cuál es la función principal de tu proyecto? La importancia de leer y entender la propuesta que estamos administrando ¿Qué actividades están contempladas? ¿Cuáles fueron los gastos contemplados en el presupuesto? LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO PROYECTO Reglamentaciones generales aplicables a nuestro proyecto: http://graduados.uprrp.edu/dafe/institutional-policies.html Federales: 2CFR Chapter 1 & II, Part 200 “Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards; Final Rule” Particulares de la Agencia Universitarias: Cert. 14, 15 y 16 relacionadas a Tiempo y Esfuerzo Memorando de Presidencia R-1213-35/R-1213-23 UPR Handbook of Policies and Procedures for Sponsored Programs Circulares 11 y 12 del 2012-2013 RRP Procesos de Recursos Humanos, Propiedad, Compras, Pre-intervención Cert. 36 y 37 de la Junta de Síndicos 2009-10 LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO PROYECTO Particularidades del “Grant Award”: La importancia de leer cuidadosamente el documento de otorgación de fondos, ya sea: “grant award”, contrato o subcontrato: ¿Conoces tus “grant award terms and conditions”? ¿Hay algunas restricciones adicionales (special terms and conditions)? ¿Conoces el periodo de vigencia, hasta cuando tengo para utilizar el dinero? LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO PROYECTO Presupuesto: ¿Cómo esta compuesto? ¿Tiene fondos restrictos para participantes? ¿Qué gastos se pueden cubrir con estos fondos? ¿Este proyecto contempla otorgación de subawards? ¿Cuál es el compromiso de tiempo de dedicación del personal clave en tu propuesta? ¿La dedicación es “in kind” o es por descargue? Mi agencia, ¿me permite llevar sobrante de dinero de un periodo presupuestario a otro? Solicitud de Transferencias de fondos entre partidas: ¿Conoces el máximo autorizado? Hay nuevo formulario que será requerido para cualquier petición de esta naturaleza Solicitud de ajuste de gastos EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE ADMINISTRO Subawards y Subcontratos: ¿Cuál es la responsabilidad del PI y el Administrativo en estos casos? ¿Qué reglamentación les aplica? ¿Cómo debo de gestionar este trámite? Importancia de Periodo de Vigencia ..\SUBAWARD PROCESS\PRE-AWARD PROCESS FOR A SUBAWARD.docx ..\SUBAWARD PROCESS\POST AWARD PROCESS FOR A SUBAWARD.docx EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE ADMINISTRO: USO ADECUADO DE AMEX Es importante conocer la reglamentación aplicable al uso de la tarjeta corporativa (Circular 15-25 Oficina de Finanzas, AC) Máximo de cargos mensuales: $10,000 (excluyendo gastos de viaje); $2999 por compra Es necesario que haya una Solicitud y Autorización de Orden de Viaje debidamente aprobada previo a cargar cualquier gasto de viaje a la tarjeta. Esta prohibida la adquisición de equipo mayor capitalizable con la tarjeta corporativa (ver excepción) No se permite gastos de viaje en Puerto Rico para estudiantes No se permitirá pagar gastos por demora con la tarjeta corporativa, estos son responsabilidad del investigador Todo informe de gastos y solicitud de pago de AMEX debe de estar firmado por: Investigador dueño de tarjeta y el administrativo a cargo de cada cuenta afectada por el informe. EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE ADMINISTRO: OTROS ASUNTOS IMPORTANTES Licencias Acumuladas: Deben utilizar al máximo los días acumulados. El gobierno federal no ve con buenos ojos pagos de liquidaciones de licencias al cierre de proyectos o renuncias. Cierres de Proyectos: El proceso de cierre de todo proyecto comienza cuando nos otorgan la subvención. Auditores ven sospechoso cuando proyectos hacen compras extraordinarias en los últimos 6 meses de la subvención, particularmente cuando es equipo Estas compras de último momento deben ser bien justificadas Todo proyecto debe de hacer inventario de materiales al momento de su cierre. Este inventario no puede exceder de $5,000 en valor. El someter informes de progreso tardíos es motivo de señalamiento por parte de los auditores y puede redundar en pérdida de otorgación de fondos para la institución. Todo subcontrato otorgado requiere informes de progreso al menos anualmente y facturación al menos trimestralmente. EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE ADMINISTRO: OTROS ASUNTOS IMPORTANTES Informes de Tiempo y Esfuerzo: ¿Cuán importante son? La importancia de la buena comunicación con el personal en “Post Award” a cargo de mi proyecto Recursos comunicación: emails, teléfono, cita para reunión personal http://graduados.uprrp.edu/dafe/ REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO CERTIFICACIÓN NÚM. 30 (2008-2009) DE LA JUNTA DE SÍNDICOS Presentado por: Julia D. Ramos, Agente Comprador División de Post Award, UPR-Río Piedras PROPÓSITO ADIESTRAMIENTO Orientar de manera general sobre los cambios más importantes y las innovaciones del nuevo reglamento y procesos para proyectos de Fondos Externos administrados por la División de Post Award Aclarar dudas Recabar sobre la importancia de generar un expediente administrativo completo y conforme a las exigencias reglamentarias aplicables. VIGENCIA El nuevo Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico, Certificación Núm. 30 (2008-2009) de la Junta de Síndicos, entró en vigor el 26 de diciembre de 2008. Fue Registrado en el Departamento de Estado como el Reglamento Núm. 7618. Este Reglamento derogó el Reglamento para la Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios, Certificación Núm. 22 (19951996) según enmendado, y toda otra certificación, norma, reglamento o comunicación en conflicto con el nuevo Reglamento. A partir del 26 de diciembre de 2008, las adquisiciones de bienes y servicios en todas las unidades del Sistema Universitario deberán realizarse conforme a las disposiciones de este nuevo Reglamento. REGLAMENTOS Base Legal: Ley de la Universidad de Puerto Rico, Ley 1 del 20 de enero de 1966 Sección 14.10.13 Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley 170 – 12 de agosto de 1988, según enmendada PARTE I – DISPOSICIONES GENERALES Propósito (Art. 3) Establecer las normas y procedimientos Agilizar adquisición Asegurar óptima calidad Incorporar mecanismos modernos (Ej. Internet) para mayor eficiencia y reducción de costos APLICACIÓN (ART. 3) Aplica a: toda transacción de adquisición de bienes y servicios no personales en: Unidades institucionales Administración Central Junta de Síndicos (incluye Sistema de Retiro) Encargados proyectos de investigación. No aplica a: compraventas efectuadas por unidades institucionales que adquieren bienes para venderlos y cobrar por los mismos (Ej: Editorial, librerías); adquisiciones de los recursos informativos efectuadas por las bibliotecas del sistema universitario; Asuntos relacionados con mejoras permanentes; Transacciones, adquisiciones o gastos expresamente excluidos o reglamentados por disposiciones especiales aprobadas mediante certificación de la Junta de Síndicos. (Ej. Telecomunicaciones, anuncios) PRINCIPIO DE DISPONIBILIDAD Autoriza a la Junta de Subasta a evaluar la adquisición para fines educativos o investigativos a un mayor costo en situaciones en que, por no estar disponible en el momento en que se necesite: existe el riesgo de que el costo sea mayor que lo que se va a economizar, o de que acarrearía un menoscabo en la misión y servicios de la UPR. El análisis debe realizarse de acuerdo con las circunstancias particulares de cada situación y debe documentarse en el expediente. GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7) Solicitante debe cerciorarse de contar con los fondos en la partida correspondiente para cubrir el costo total estimado (incluyendo transportación y entrega). Solicitante crea una requisición a través del sistema SIA la cual recibe el agente comprador seleccionado. La requisición debe estar completa, esto es descripción, documentos en anejo y la información completa de contacto del usuario. Aquellas que requieran aprobaciones de otras unidades como DTAA y otros deben ser dirigidas a esas unidades antes de ser sometidas al comprador. Debe seleccionar como su agente comprador a Julia Ramos para que la misma sea tramitada por la División de Post Award. GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.E) Cuando las cotizaciones recibidas por la Oficina de Compras excedan en un 25% o más el costo estimado, se deberá informar al solicitante y obtener su autorización escrita para proceder con la compra, si existen los fondos disponibles. La Oficina de Compras sólo podrá variar o modificar las características, condiciones o especificaciones del bien requerido luego de consultar y obtener el consentimiento escrito del solicitante, el cual podrá solicitarse y autorizarse por medios electrónicos (Ej. facsímil o correo electrónico) GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.I) CONTINUACION La Oficina de Compras no tendrá que identificar los suplidores cuando el solicitante provea las referidas tres cotizaciones escritas, pero tendrá la responsabilidad de evaluar y aprobar la validez de la información suministrada y evaluar a los suplidores identificados por el solicitante, conforme a los criterios expresados en Artículo 7.I. MODALIDADES DE COMPRAS Compras Directas (Artículos 8-17) < $3,000 > $3,000 - $50,000 Excepciones – irrespectivo de la cuantía > $50,000 Request for Proposal (RFP) • Solicitud de propuestas selladas (Artículo 18) Subasta (Artículos 19-24) • Tradicional, Sistémica, Conjunta • Excepción < $50,000 (Artículo 9.B) COTIZACIONES RENGLON MENOR < DE $3,000 Una cotización formal Justificaciones y Aprobaciones: (DTAA) Compras de tecnologías, OPASO, OPDF y otros Tarjetas de Créditos Autorizadas RENGLON MAYOR > DE $3,000 Mínimo tres cotizaciones por escrito y en expresa contestación de una solicitud de la Universidad y emitidas por un representante autorizado por el suplidor Justificaciones y Aprobaciones: (DTAA) Compras de tecnologías, OPASO, OPDF y otros. Recomendación del departamento solicitante COMPRAS QUE PODRÍAN SER EXENTAS DEL PROCESO DE SUBASTA FORMAL Compras contra contratos o subastas vigentes (de otras unidades o dependencias de gobierno estatal) (Art. 10) Emergencias – Decretadas por la Rectora (Art. 12) Único fuente de abasto o proveedor disponible – Se requiere certificación único suplidor (Art. 13) Nota: Deben adjuntarse los documentos para que se pueda proceder con dicha excepción. COMPRAS EXCEPCIONALES EN CASO DE EMERGENCIA (ART. 12) Emergencia – suceso o situación de naturaleza excepcional que ocasione una necesidad inesperada e imprevista y que requiera una acción inmediata por la Universidad que conlleva una adquisición con carácter de urgencia por estar en riesgo la vida, salud o seguridad de personas, propiedad, operaciones o servicios de la Universidad (Art. 4.H) Debe ser determinada por el Presidente o Rector. Justificada en el expediente La Oficina de Compras solicitará tres ofertas, sin anuncio o subasta. Se ejercerá extremo cuidado en la selección del suplidor por parte del Presidente, Rector o funcionario en quien delegue. Mejores intereses de la Universidad. COMPRA DE ÚNICA FUENTE DE ABASTO (ART. 13) Excepcional Este tipo de compra se podrá utilizar sólo cuando el solicitante y la Oficina de Compras determinen que: no existe competencia en el mercado y sólo existe una única fuente de abasto o un único suplidor disponible: “Se refiere a aquella situación en que hay una sola persona natural o jurídica que está capacitada y dispuesta a suplir el bien o prestar el servicio que se interese, en el momento y bajo las condiciones en que se solicita.” (Art. 4.NN) Debe constar evidencia en el expediente. COMPRA DE ÚNICA FUENTE DE ABASTO (ART. 13) CONTINUACIÓN La Oficina de Compras, con anuencia de solicitante, considerará si se puede: Modificar requisitos, sin perjudicar el propósito y la calidad de bien o servicios. Si de existir competencia fuera de Puerto Rico, esta puede extenderse al mercado local. De no ser posibles ninguna de las dos alternativas anteriores (por falta de anuencia u otra razón relacionada al mejor interés institucional) se procederá a la compra directa al único suplidor o única fuente de abasto. COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES ESPECIALIZADOS PARA USO EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON PROPUESTAS APROBADAS (ART. 15) Los equipos y materiales especializados que el Investigador Principal del Proyecto determine que son necesarios para el desarrollo y uso de una investigación con propuestas aprobadas y fondos concedidos para adquirir equipo y materiales, podrán adquirirse mediante compra directa y estarán exentos de subasta. Equipos y materiales especializados Trámite de la orden con carácter prioritario Requisición completa con especificaciones y certificaciones del investigador principal del proyecto Primera opción son subastas y contratos vigentes Funciones y responsabilidades del investigador CONTRATO POR PERIODOS ANUALES O ESPECÍFICOS (ART. 16) Contrato por períodos anuales o específicos: Compras con carácter recurrente. Contratos anuales o periodo específico (fechas) que no exceda año fiscal. Cantidades determinadas o indeterminadas Precios preacordados Compras se van efectuando según la necesidad. Si excede de $50,000 conlleva subasta. CONTRATO POR PERIODOS ANUALES O ESPECÍFICOS (ART. 16) CONTINUACION Cuando la cantidad de bienes a adquirirse es indeterminada: Pedir oferta a base de precio unitario Se podrán incluir en la requisición cantidades estimadas Estimado no es compromiso de adquirir cantidad específica durante la vigencia del contrato. Sí se garantizará el precio unitario durante el periodo contractual. ARRENDAMIENTO FINANCIERO (ART. 17) Arrendamiento financiero o “lease”: Se paga a plazos, por un tiempo determinado. Con o sin pago de un valor residual al final del contrato. Contiene al menos uno de los siguientes requisitos: Se transfiere la titularidad del bien a la UPR al finalizar el término. Opción a compra del bien a un valor menor que el justo valor del mercado, de ejercerse la opción. El término del contrato es igual o más del 75% de vida útil. Total de pagos mínimos (excluyendo seguros, mantenimiento u otros gastos administrativos) es igual o más de 90% del justo valor en el mercado del bien arrendado. Nota: Si excede de $50,000 conlleva subasta. ENMIENDA CLASIFICACIÓN EQUIPO CAPITALIZABLE Y NO CAPITALIZABLE Circular 14-18 Oficina de Finanzas AC y Circular #2 Año 14-15 RRP Fecha efectividad: 1 de julio de 2014 Equipo mayor capitalizable: Costo es igual o mayor a $5,000 Códigos de gastos a utilizarse: 7600-7699 AMEX no podrá ser utilizada para la compra de este equipo Equipo menor no capitalizable: Costo entre $1,000 y $4,999.99 Códigos de gastos a utilizarse: 7300-7399 Materiales: todo artículo cuyo costo sea menor o igual a $999.99 (códigos 6xxx) Existen excepciones para clasificar un material como equipo menor (equipo tecnológico, muebles, vida útil más de 2 años, entre otros). Los códigos 7500-7599 ya no serán utilizados Códigos para gastos de envio y de instalación para estos equipos capitalizables (7655 y 7656) REQUISICIONES Deben de escoger bajo “Buyer” a Julia Ramos para que la misma sea atendida directamente por la División de Post Award Nota: Existen unidades que tienen delegados compradores para realizar compras de hasta $1,000 o $3,000 a quien también pueden dirigirles la requisición en primera instancia. Descripción completa Mínimo una cotización formal Anejos: cotización, cartas, otros (to buyer, to supplier, to approver, NO INTERNAL TO REQUISITION) Información del peticionario/departamento Renovaciones de contratos – hacer referencias a órdenes anteriores, documentar; Servicio no Bienes. NOTAS ADICIONALES Órdenes de instalación y de servicios requieren pólizas (esto afecta que la orden salga con prontitud). Tambien pueden solicitarse documentos de acuerdo a la cuantía que sume la orden. El proceso de adquirir no termina cuando se recibe el bien o servicio, hay que certificarlo como recibido para que el suplidor pueda recibir su pago. Uso adecuado de los códigos agiliza el proceso. Manual de códigos disponible en enlace Oficina de Compras Órdenes de viaje (pasajes, otros), requieren solicitud de permiso de orden de viaje firmada por el Decano, justificación de viaje, evidencia de la actividad. Órdenes de alimentos requieren hoja de solicitud aprobada y firmada por director y decanos, así como la lista de asistencia de la actividad. Pueden solicitarse otros documentos a discreción del comprador para salvar los mejores intereses de la Institución. RECOMENDACIONES Enviar copia del presupuesto de la propuesta aprobada Enlace Oficina de Compras (Reglamento y Manual de Códigos): http://decadm.uprrp.edu/compras/compras.php Enlace DTAA: http://asetec.uprrp.edu/ Correo Electrónico Comprador: [email protected]; [email protected] Nuevo número de extensión: 86756 ACCIONES DE PERSONAL TRÁMITES Y PROCESOS A SEGUIR PARA PROYECTOS DE FONDOS EXTERNOS Carmen J. Aponte, Analista de Recursos Humanos III Unidad de Apoyo a la Creación e Investigaciٴón División de Post Award DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LOS NOMBRAMIENTOS (ESPECIAL / TAREA PARCIAL) DOCENTES Y NO DOCENTES Y CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUFRAGADOS POR FONDOS EXTERNOS (INGRESO) A. NOMBRAMIENTOS (D y ND) /CONTRATOS DE SERVICIOS (D) POR PRIMERA VEZ I. Documentos que proveerá el candidato seleccionado: 1. Expedientes Académicos Oficiales Originales (TODOS LOS GRADOS) 2. Certificación Reconocimiento de Grado (Universidades Extranjeras o no acreditadas en EEUU) (SOLO PERSONAL DOCENTE) 3. Curriculum Vitae actualizado (SOLO PERSONAL DOCENTE) 4. Examen Médico- Certificado médico privado donde certifique que está en condiciones para trabajar. I. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PROVEER EL CANDIDATO SELECCIONADO 5. Certificado de Antecedentes Penales (original y reciente) 6. Certificado de nacimiento (original y copia) 7. Fotocopia de la tarjeta de seguro social (deberá estar firmada) 8. Declaración Jurada sobre estatus contributivo (últimos cinco (5) años) Aplica cuando el empleado no ha rendido planilla en los últimos cinco (5) años previos a la contratación o parte de ellos. 9. Copia Planillas Contribución sobre Ingresos, si aplica. I. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PROVEER EL CANDIDATO SELECCIONADO 10. Si es extranjero, evidencia de tarjeta de residencia, visa o documento de naturalización. Visa H-1 • Tarjeta de Arribo I-94 • Notificación de autorización de Visa H-1B y período de vigencia del estatus I-797A • Copia del Formulario Labor Condition Application for H-1B – Non immigrants – ETA-9035 • Copia de la hoja del anuncio publicada Visa J1 • SD 2019, I-94, Visa y Pasaporte OPT • Tarjeta de trabajo/ cualquier otro documento requerido 11. Si se trata de un Extranjero No Residente deberá presentar la Planilla de Contribución sobre Ingreso • Para información sobre visados, puede comunicarse al Decanato de Estudiantes: Visado Empleados Sandra I. Echevarría Rivera Coordinadora de Movilidad Docente Relaciones Internacionales Decanato de Estudiantes Tel. 787-764-0000 Ext. 86207 Visado Estudiantes (OPT) Luis F. Irizarry Ramírez, M. Arq. Decano Auxiliar de Relaciones Internacionales, PDSO, RO Decanato de Estudiantes Tel. 787-764-0000 Ext. 86249 787-763-7450 I. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PROVEER EL CANDIDATO SELECCIONADO 12. Documentos requeridos cuando el empleado devengue más de $16,000 por año contributivo: a. Certificación de Radicación de Planilla (últimos 5 años previos a la contratación)- Modelo SC2888 b. Certificación de Deuda del Departamento de Hacienda- Modelo SC6096 c. Certificación de Deuda CRIM (válido por 90 días) d. Certificación de ASUME (válido por 90 días) 13. En caso que proceda de una Agencia Gubernamental, deberá incluir, según aplique: a. Autorización Licencia sin Sueldo - Agencias ELA b. Copia de carta de renuncia- Aceptación de la misma si se produjo en el último mes (Agencias ELA o Municipios) Las certificaciones pueden solicitarse a través del enlace http://www2.pr.gov/Pages/default.aspx. Si lo solicita en este enlace, debe incluir la validación del documento, el cual se obtiene a través del enlace https://serviciosenlinea.gobierno.pr/validacionelectronica/ II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE 1. Hoja de Trámite de Documentos de Personal No Docente (Formulario RP-OP-366) 2. Autorización para Nombramiento o Contratación de Personal No Docente (Formulario RP-OP- 373) 3. Autorización para Nombramiento o Contratación de Personal Docente (Formulario RP-OP- 370) 4. Recomendación Comité de Personal del Departamento o su equivalente (Aplica al Personal Docente) 5. Certificación del Empleado sobre Política Institucional/Preparación Académica-Rev. Abril 11 (Aplica al Personal Docente con grado de maestría o menos y contratado por una jornada de trabajo de siete créditos o más) - Se completa una sola vez 6. Certificación del Decano y Director sobre Política de Requerimiento de Grado Doctoral Rev. Abril 11 (Aplica al Personal Docente con grado de maestría o menos y es contratado por una jornada de trabajo de siete créditos o más) II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE 7. Solicitud de anuencia al Rector (Docente con bachillerato o menos) 8. Anejo a Nombramiento-Rev. Jun 12 (solo original D y ND) o Contrato de Servicios - Rev. Jul 14 (Forma ORH-040) (original y una copia D) 9. Borrador de Carta de Renovación de Nombramiento Rev. Jul 14 10. Juramento de Fidelidad y Toma de Posesión del Cargo o Empleo (original y dos (2) copias) (No aplica a contratos de servicios) 11. Solicitud de Examen (OP-RRP-001) 12. Certificado de Exención para la Retención (Forma 499-R-4) 13. Notificación de Nombramiento, Contrato de Servicio, Compensación Adicional o Cambio (Modelo ORH-T-002) (original y una copia) 14. Historial Datos Personales Rev. Mar 10 (Modelo ORH-T-001) 15. Verificación Elegibilidad para Empleo (Forma I-9) II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE 16. Solicitud de Sueldo Máximo Cotizable y Designación de Beneficiarios de Retiro • Aplica a nombramiento especial, temporero o contrato de servicio (T/C) de 9 meses o más y tarea parciales (18 horas o más) de 9 meses en adelante. • No aplica a estudiantes ni profesores visitantes. 17. Certificación Sobre Plan Médico (solo una vez) 18. Carta sobre aportación patronal de plan médico, si aplica 19. Certificación sobre Políticas Institucionales (RP-ORH-T003) Rev. Ago. 13 20. Solicitud de Autorización para Iniciar el Reclutamiento de Personal Pensionado (OCP-38), (ver formulario para documentos adicionales requeridos) 21. Forma 125A (Tiempo y Esfuerzo) 22. Enmienda a Contrato de Servicios (RP-OP-36) y copia del contrato firmado por el Rector, cuando aplique. 23. Carta de Autorización a tenor con Ley 100 del 27 de junio de 1956 (contratos de servicios a tarea parcial para empleado de otras agencias de gobierno) B. RENOVACIÓN NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES/ CONTRATO DE SERVICIOS DOCENTES EN IGUALDAD DE CONDICIONES: I. Documentos que deberá proveer el empleado: 1. Si es extranjero, evidencia de tarjeta de residencia, visa o documento de naturalización, según aplique. 2. En caso que proceda de una Agencia Gubernamental, deberá incluir la autorización conforme la Ley 100 o de Licencia sin Sueldo. 3. Documentos relacionados con estatus contributivo de Hacienda, ASUME y CRIM (si aplica) 4. Declaración Jurada sobre estatus contributivo (últimos cinco (5) años, si aplica). 5. Copia Planillas Contribución sobre Ingresos, si aplica. II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE: 1. Carta dirigida al Rector solicitando autorización para la renovación del nombramiento especial o tarea parcial. 2. Hoja de Trámite de Documentos de Personal No Docente (Formulario RP-OP-366). 3. Autorización para Nombramiento o Contratación de Personal Docente-Rev. Abril 11 (Formulario RP-OP- 370) (incluir copia 370 anterior). 4. Certificación del Decano y Director sobre Política de Requerimiento de Grado Doctoral Rev. Abril 11 (Recertifica solo el Decano de la unidad contratante) - Personal Docente solamente. 5. Solicitud de anuencia al Rector (candidato docente con bachillerato o menos) - Personal Docente solamente. II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE: 6. Recomendación del Comité de Personal o su equivalente. 7. Anejo a Nombramiento-Rev. Jun 12 (original solamente) o Contrato de Servicios-Rev. Jul 14 (ORH-040) (original y una copia). 8. Borrador de carta de renovación de nombramiento. 9. Notificación de Nombramiento, Contrato de Servicio, Compensación Adicional o Cambio (Modelo ORH-T-002) (original y una copia). 10. Forma 125-A. 11. Cualquier otro documento que sea requerido. TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS (INGRESO) Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad Contratante PERSONAL NO DOCENTE PERSONAL DOCENTE 1. Refiere a la División de Clasificación y 1. Refiere al Decanato de Asuntos Académicos: Reclutamiento ORH: a) Formulario 370 original a) Autorización para Nombramiento o b) Credenciales académicas originales Contratación de Personal No Docente c) Certificación Reconocimiento de Grado Modelo 373 y la descripción detallada d) Curriculum Vitae de las tareas e) Recomendación Comité de Personal del b) De tener un posible candidato incluirá: Departamento o su equivalente I. Expedientes académicos del f) Certificación del Decano y Director sobre candidato Política de Requerimiento de Grado II. Certificación de experiencias Doctoral III. Solicitud de empleo g) Solicitud de anuencia al Rector (candidato con bachillerato o menos) 2. Envía los otros documentos del nombramiento/contrato de servicios y la forma 125-A a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award. 48 TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS (INGRESO) División de Clasificación y Reclutamiento/Decanato de Asuntos Académicos PERSONAL NO DOCENTE (ORH) 1. Evalúa las tareas y verifica que el candidato cumpla con los requisitos de preparación académica y experiencia. PERSONAL DOCENTE (DAA) 1. Evalúa el candidato cumpla con los requisitos de preparación académica y experiencia. 2. 2. Certifica en el Modelo 373 la clasificación asignada y salario. 3. 3. Envía la 373 a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award. Certifica la forma 370. Refiere la 370 a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award. TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS (INGRESO) Unidad de Apoyo de la División de Post Award 1. Verifica y evalúa los documentos sometidos para la formalización del nombramiento/contrato de servicios. 2. Refiere la 125-A y T-002 a la División de Post Award para aprobación de fondos. 3. Recibe T-002 con VO.BO. fondos, copia de la 125-A y 373/370 aprobadas. 4. Certifica y remite el nombramiento o contrato para la firma del Rector. 5. Ingresa la transacción en el sistema HRS al recibir el nombramiento o contrato firmado por el Rector. 6. Envía documentos originales a la Oficina de Recursos Humanos, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia digitalizada de los mismos. 50 TRÁMITE DE RENOVACIÓN DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES/CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTE EN IGUALDAD DE CONDICIONES Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad Contratante 1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award todos los documentos de renovación de nombramiento/contrato de servicios y la forma 125-A. Unidad de Apoyo de la División de Post Award 1. Verifica y evalúa los documentos sometidos para la formalización del nombramiento. 2. Refiere la 125-A y T-002 a la División de Post Award para aprobación de fondos. 3. Recibe T-002 con VO.BO. fondos y copia de la 125-A. 4. Certifica y remite los documentos para la firma del Rector. 5. Ingresa la transacción en el sistema HRS, una vez recibe los documentos firmados por el Rector. 6. Remite los documentos originales a la ORH, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia de los mismos. 51 TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS Renovaciones del Personal Docente El Decano de la unidad contratante reevaluará y recertificará las años. cualificaciones académicas cada tres Si las funciones, responsabilidades y términos del nombramiento cambian sustancialmente, se requerirá la intervención y evaluación del DAA. Renovaciones del Personal No Docente Si las funciones, responsabilidades y términos del nombramiento cambian sustancialmente, se requerirá la intervención y evaluación de la ORH. RECOMENDACIONES SOBRE NOMBRAMIENTOS Y CONTRATOS DEL PERSONAL DOCENTE Y NO DOCENTE 1. Identificar necesidades de reclutamiento de personal a corto y a largo plazo. 2. Comenzar proceso de reclutamiento con suficiente antelación. Ingresos: 30 días de anticipación Renovaciones bajo las mismas condiciones: 20 días de anticipación 3. Los documentos de contratación deberán ser sometidos con toda la documentación requerida. 4. Comunicarse con la ORH, con el DAA y con la División de Post Award de tener alguna duda o desear aclarar algún asunto relacionado con el proceso. 5. Utilizar la versión revisada de los documentos y eliminar de los archivos las versiones anteriores. 53 COMPENSACIONES ADICIONALES PERSONAL DOCENTE PERIODO DE VERANO Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad 1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award: a. Modelo T-002 de Compensación Adicional y forma 125A con las firmas e información requerida. En el inciso #30 de la T-002 deberá indicarse todas las compensaciones adicionales o compromisos que tenga el empleado dentro y fuera de nuestro Recinto. Asegurarse que no exista conflicto de horario. Unidad de Apoyo de la División de Post Award 1. Verifica y evalúa la compensación adicional. 2. Refiere la 125A y T-002 a la División de Post Award para aprobación. 3. Una vez aprobada, registra la transacción en la Nómina. 4. Refiere original a la ORH, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia de la misma. 54 COMPENSACIONES ADICIONALES PERSONAL DOCENTE TAREA INCIDENTAL Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad 1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award la T-002 de Compensación Adicional con las firmas e información requerida. La T-002, en su inciso #27, debe indicar horario, horas de dedicación tareas realizadas y justificación de la cantidad a pagar. Esta justificación debe incluir la forma en que se determinó la paga. En el inciso #30, debe indicar el programa de clases o tarea principal y todas las compensaciones adicionales o compromisos que tenga el empleado dentro y fuera de nuestro Recinto. Unidad de Apoyo de la División de Post Award 1. Verifica y evalúa la compensación adicional. 2. Refiere T-002 a la División de Post Award para aprobación. 3. Una vez aprobada, registra la transacción en la Nómina. 4. Refiere original a la ORH, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia de la misma. RECOMENDACIONES SOBRE COMPENSACIONES ADICIONALES 1. Verificar que el documento de compensación adicional contenga las firmas requeridas. 2. Especificar horario, días y tarea de la compensación adicional. 3. Indicar en el formulario todos los compromisos y tareas vigentes que tiene asignado el empleado en el periodo de la compensación. Asegurarse que no exista conflicto de horario. 4. Utilizar el Modelo de T-002 diseñado por la División de Post Award. 5. Radicar los documentos de compensación conforme a las fechas establecidas por la División de Post Award. 56 DIFERENCIAL EN SUELDO DEL PERSONAL NO DOCENTE SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos 1. Refiere a la División de Clasificación y Reclutamiento de la Oficina de Recursos Humanos (ORH): a. Solicitud Para la Concesión de Diferencial en Sueldo para el Personal No Docente (OCRH-17) con las firmas requeridas. b. Comunicación en la que se justifica la acción solicitada. c. Descripción detallada de las tareas. División de Clasificación y Reclutamiento 1. Evalúa la solicitud y de ser necesario solicita información adicional. 2. Determina la clasificación y la retribución por hora conforme a las tareas. 3. Refiere el diferencial a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award para la aprobación de fondos. DIFERENCIAL EN SUELDO DEL PERSONAL NO DOCENTE SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS Unidad de Apoyo de la División de Post Award 1. Refiere 125-A y el diferencial para la aprobación de Post Award. 2. Envía el diferencial para la firma al Decanato de Administración. 3. Registra el diferencial aprobado en el Sistema HRS, enviará documento original a la Oficina de Recursos Humanos, copia a la Oficina de Nóminas y retendrá copia del mismo. DISTRIBUCIÓN DE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad 1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award: a. Modelo T-002- Incentivo Institucional b. Modelo T-002- Distribución de Sueldo c. Forma 125 A-Original Los incentivos que no estén debidamente autorizados en los documentos de la propuesta requieren tramitar la aprobación del Rector. 59 DISTRIBUCIÓN DE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL Unidad de Apoyo de la División de Post Award 1. Revisa la T-002 de Distribución de Sueldo y del Incentivo. 2. Refiere la 125-A, la Distribución de Sueldo y el Incentivo para la evaluación y aprobación de fondos de Post Award. 3. Una vez obtenga la aprobación de la Distribución de Sueldo, remite el Incentivo original y copia de la Distribución y de la Forma 125-A a OPEP. 4. Recibe Incentivo autorizado por OPEP. 5. Ingresa el Incentivo en el sistema HRS, envía los documentos originales a ORH y retiene copia digitalizada de los mismos. 60 DISTRIBUCIÓN DE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto 1. Realiza los ajustes de cuentas en el Sistema de Información, conforme a la distribución de cuentas indicada en la distribución de sueldo y forma 125 A. 2. Otorga la aprobación de fondos para el pago del Incentivo. 3. Remite el Incentivo original a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award. 61 RECOMENDACIONES SOBRE DISTRIBUCIÓNDE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL 1. Indicar en la T-002 de la distribución de Sueldo el Programa Académico vigente del Claustral. 2. Radicar los documentos con suficiente antelación. 3. Verificar que los documentos incluyan las firmas y autorizaciones requeridas. 4. Tomar en consideración otras distribuciones de cuentas ya procesadas. Reflejar las mismas en la nueva distribución. 5. Utilizar el Modelo de T-002 diseñado por la División de Post Award. 6. Comunicarse con la ORH y con la Oficina de Post Award de tener alguna duda con el proceso. 62 FORMULARIOS Los modelos de T-002 para la distribución de sueldo, incentivo, compensación de verano y compensación adicional por tarea incidental están disponibles en el siguiente enlace: http://graduados.uprrp.edu/dafe/self-training.html. Es importante que utilicen el formulario correcto, ya que los mismos contienen encasillados pre-llenos. CONTÁCTANOS Carmen J. Aponte Muñiz Analista de Recursos Humanos III Unidad de Apoyo División de Post Award Decanato de Estudios Graduados e Investigación Primer Piso Dirección electrónica: [email protected] Teléfono 787-764-0000, ext. 86748 63 TRÁMITE DE: 1. REEMBOLSOS O PAGOS DIRECTOS DE SERVICIOS RECIBIDOS 2. PAGOS DE ÓRDENES DE COMPRA 3. CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE PAGO DIRECTO 4. VIAJES Lilliam Méndez, Pre-Interventor División de Post Award PAGOS DIRECTOS SUPLIDORES QUE CONCEDIERON CRÉDITO (CIRCULAR 51) Número de suplidor correcto en el renglón #4 del comprobante (si es una compañía debe incluir número de seguro social patronal y si es individuo o DBA debe incluir seguro social del individuo. Suficientes fondos disponibles en la cuenta para los códigos correspondientes Factura original con la certificación de ética firmada y fechada. SUPLIDORES QUE CONCEDIERON CRÉDITO (CIRCULAR 51)CONT. Carta explicativa que justifique claramente las razones que impidieron realizar el trámite mediante orden de compra. Si el gasto fue de $250.00 o menos la carta debe estar dirigida a la Sra. Samarie Cunningham, Directora de Finanzas. Si el gasto sobrepasa los $250.00 la carta debe dirigirse al Lcdo. Ismael García, Ayudante Ejecutivo del Rector, Dr. Carlos E. Severino. Certificado de registro de comerciante Las firmas incluidas en los renglones #27 y #28 del comprobante son las correctas, están legibles y se encuentran registradas en Pre intervención. GASTOS DE ALIMENTOS Solicitud para incurrir en gastos con todas las firmas requeridas previo a la actividad Comprobante de desembolsos u orden de compra Factura con la certificación de ética firmada y fechada y registro de comerciante Lista de participantes ESTIPENDIOS Convenio de estipendio - se trabaja basado en lo que se estipula dentro del convenio. Es importante que el convenio se complete en todas sus partes. Estipendios de 3 meses o menos debe incluir comprobante de desembolsos, certificación del proyecto y lista de participantes con cantidad a pagar a cada uno. ÓRDENES DE COMPRA ÓRDENES DE COMPRA: PAGOS REGULARES o Ya generada la orden, se le envía al suplidor para que entregue o brinde los bienes o servicios. o Una vez entregados, el suplidor debe entregar la factura con certificación de ética firmada y fechada (suplidores en Puerto Rico) a la Unidad de Apoyo y un conduce al departamento que recibe los bienes o servicios o a la oficina de recibo y entrega. o Después de haber recibido los bienes y/o servicios, el departamento debe enviar la hoja de estatus de orden de compra en la Oficina de Recibo y Entrega para que ellos emitan el informe de recibo en el sistema. ÓRDENES DE COMPRA: PAGO POR ANTICIPADO o o o Orden de compra con cotización que incluya el logo de la compañía, precios, artículos y debe indicar que el pago se requiere por anticipado. Los artículos y precios deben ser los mismos que en la orden de compra. Si se requiere pago mediante wire transfer debe incluir el documento requerido por el pagador. ÓRDENES DE COMPRA: PAGO POR ANTICIPADO o Tan pronto se reciba el servicio o mercancía: enviar a la Sra. Julia Ramos el informe de recibo (Certificación de Estatus de Orden de Compra) enviar a la Sra. Lilliam Méndez la factura que indique que el pago fue recibido (factura con balance en cero $0.00) Sin estos dos documentos no se puede completar el proceso de la orden de compra. CONTRATOS NUEVO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS Unidad Genera el contrato Finanzas Registro en el Contralor Facultad Decano endosa carta al Rector Rectoría Asesoría Jurídica 30 días antes de inicio contrato Post Award Preintervención de contrato y aprobación fiscal Regresa contrato a Post Award para procesar pago CONTRATOS (IMPORTANTE) Todos los documentos deben estar en la oficina de Asesoría Jurídica con por los menos 30 días de anticipación a la fecha de inicio. Para procesar el pago correspondiente de los contratos, debe enviar: Comprobante de desembolsos Factura original con la certificación de ética firmada Desglose de tareas realizadas firmadas por la persona contratada y el investigador principal (PI) CONTRATOS INDIVIDUOS Contrato (Rev. Enero/2014) Carta al Rector por conducto del Decano de su Facultad (nuevo) Anejo (Rev. Julio/2014) Certificación de otorgamiento Forma I-9 con justificantes (vence 2016) Hoja de recibo políticas institucionales (Rev. Oct/2012) Registro de comerciantes (residentes de PR) Certificación disponibilidad de fondos (fondos institucionales o externos) Ley 100, si aplica Evidencia gastos a reembolsar Si no ha rendido planilla en los últimos 5 años: Declaración jurada del Departamento de Hacienda Certificación de Deuda Certificación de radicación de planilla MAYORES DE $16,000.00 Certificación deuda (modelo SC 6096) Radicación planillas (modelo SC 6088) CRIM ASUME Seguro social para choferes Desempleo e incapacidad CONTRATOS COMPAÑÍAS Contrato (se debe indicar representado por “fulano de tal” en todos los lugares en que se indica el nombre de la compañía) Anejo Certificación de otorgamiento Incorporación Certificación buena pro (good standing) Resolución corporativa Certificación póliza FSE Registro de comerciantes Hoja recibo políticas institucionales Relevo de hacienda (si aplica) De ser extranjera la compañía, requiere autorización Depto. Estado para hacer negocios en PR Si no ha rendido planilla en los últimos 5 años: Declaración jurada del Departamento de Hacienda Certificación de Deuda Certificación de radicación de planilla MAYORES DE $16,000.00 Certificación deuda (modelo SC 6096) Radicación planillas (modelo SC 6088) CRIM ASUME Seguro social para choferes Desempleo e incapacidad CLÁUSULA CONTRIBUCIONES En los casos en que se indica que no ha rendido planilla de contribución sobre ingresos en los últimos cinco (5) años o en una fracción de ellos, deberá someter una declaración jurada indicando los años y las razones para no haber rendido. AMERICANOS NO RESIDENTES Contrato Anejo Certificación de otorgamiento Forma I-9 con justificantes Hoja de recibo políticas institucionales Certificación disponibilidad de fondos (fondos institucionales o externos) Planilla EXTRANJERO NO RESIDENTE Extranjero no residente es para efectos nuestros aquella persona que tiene permiso de residencia en Estados Unidos Contrato Anejo Certificación de otorgamiento Forma I-9 con justificantes Copia tarjeta residencia Hoja recibo políticas institucionales Planilla EXTRANJEROS CON B-1, WB En adición al contrato, anejo, Certificación de Otorgamiento, I-9 con justificantes, hoja de recibo de las políticas, planilla, evidencia de los gastos a reembolsar: Visa I-94 Carta de invitación Certificación de servicios recibidos Deben ser llevados al programa de visitantes extranjeros CONTRATACIÓN JUBILADOS En adición a: contrato, certificación de otorgamiento, anejo, etc. Carta justificación al Rector Modelo OCP-38 (debe ser completado en la agencia donde trabajaba la persona y en recursos humanos del Recinto) Certificado de salud Certificación sistema retiro Certificación del jubilado indicando si tiene o no otros compromisos de trabajo en otras agencias CONTRATOS ARRENDAMIENTO 1- División Post Award 2- Asesor Legal 3- Decano Administración 4- Registro de Contratos Normas Uniformes de Contratación Gubernamental Listado de Participantes Agenda de la Actividad Tres (3) Cotizaciones Orden de Viaje (si participan empleados) Carta al Decano de Administración explicando propósito de la actividad, costo y cuenta Registro de Comerciante del local u hotel ENMIENDA A CONTRATO -------------------COMPARECEN--------------------------DE UNA PARTE: El Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico, seguro social patronal 66-043-3760, representado en este acto por su Rector Dr. Carlos E. Severino Valdez, mayor de edad, casado y vecino de San Juan, Puerto Rico en virtud de la autoridad que le confiere la Ley Número 1 del 20 de enero de 1966, según enmendada, en adelante denominada “RECINTO”.-----------DE LA SEGUNDA PARTE: Fulano de Tal, con número de seguro social XXX-XX-XXXX, mayor de edad, (soltero o casado) y vecino de (pueblo), Puerto Rico, SEGUNDA PARTE de aquí en adelante.---------- CONTINUACIÓN ENMIENDA -----------------------EXPONEN---------------------------Que las partes formalizaron un contrato el (fecha), el cual quieren enmendar y así lo hacen sujeto a las siguientes cláusulas y condiciones: CLAUSULAS A ENMENDAR Cláusula 1: Se añade cuenta 09-20-xxxxxx-3220 $ ----- Cláusula 2: “Facultad de ---------------” Cláusula 4: En adición realizará las siguientes funciones (descripción del trabajo a realizar) Cláusula 5: esta enmienda es efectiva al (fecha) Cláusula 5A: cantidad de horas Cláusula 6: $xxxxx.xx por hora, mensual, período CONTINUACIÓN ENMIENDA Cláusula 7: Mensual o al Finalizar la enmienda Las demás cláusulas y condiciones del contrato permanecen inalteradas. De conformidad con todo lo expuesto, AMBAS PARTES firman esta enmienda en (pueblo) Puerto Rico, hoy ________________________. “Fulano de Tal” Decano Facultad Carlos E. Severino Valdez ORIENTACIÓN SOBRE TRÁMITE DE Lilliam Méndez Pagán [email protected] SECCIÓN DE VIAJES Ordenes de Viajes en y fuera de PR Liquidaciones de Viajes Comprobantes de Desembolsos relacionado a trámites de Viajes Autorizaciones de Vehículo Privado SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE Completada con datos del solicitante: Nombre Dirección Postal y Residencial Correo Electrónico Indicar si es docente, no docente, estudiante, investigador o visitante. Si es visitante debe incluir: Ciudadano Americano - Pasaporte Extranjero Pasaporte I-94 – Ponchada con visa WB o B1 Carta de Invitación SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE (CONTINUACIÓN) Propósito del Viaje: Explicar todas las actividades oficiales que se van a realizar. Fechas: Itinerario tentativo del viaje Gastos que cubren desde un día antes de comenzar las actividades oficiales y un día después de finalizadas. Debe viajar en la clase más económica que esté disponible Debe hospedarse en el hotel más económico posible, en una habitación estándar. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE (CONTINUACIÓN) Los fondos deben estar asignados a las cuentas correspondientes. Costo estimado del viaje: Gastos relacionados al viaje, tanto los que se van a otorgar al solicitante como lo que se va a pagar mediante comprobantes con los justificantes necesarios. Firmas y Fechas Requeridas: Solicitante Director Decano TODA SOLICITUD DE VIAJE FUERA DE LOS ESTADOS UNIDOS DEBERÁ SER AUTORIZADO POR LA DIVISIÓN DE POST AWARD. CARGOS DE GASTOS DE VIAJES A LA AMEX PREVIO A QUE LA SOLICITUD ESTÉ AUTORIZADA, NO ESTAN PERMITIDOS LIQUIDACIONES DE VIAJES Fecha del Viaje Descripción del Viaje: Lugar y Actividad a la que asistió Hora de salida y de regreso, según “boarding pass” Dietas: Se toman en consideración, de acuerdo a la actividad oficial, hora de salida y regreso y se descuenta comidas incluidas en registro o inscripción y hotel. LIQUIDACIONES DE VIAJES (CONTINUACIÓN) Transportación: Aérea, según evidencia incluida. Debe viajar en la clase más económica que esté disponible. Terrestre, según evidencia incluida o desglose incluido. Alojamiento: Se tomará en consideración, según evidencia, solamente costos de alojamiento y “taxes” establecidos por el hotel. Solamente se considera a la persona autorizada a viajar. Las evidencias deben tener el balance en cero. Debe hospedarse en el hotel más económico posible, en una habitación estándar. LIQUIDACIONES DE VIAJES (CONTINUACIÓN) Otros gastos: Describir los gastos adicionales individualmente con las evidencias necesarias. Debe indicar lo que se le anticipó versus los gastos incurridos para saber si corresponde reembolso, o debe incluir remesa. Firmas y Fechas: Solicitante Director Decano (si hay gastos en exceso o gastos no autorizados en Orden de Viaje) En países extranjeros debe imprimir el cambio de moneda utilizando la página de internet www.oanda.com Las liquidaciones fuera de Puerto Rico tienen un término de 30 días calendario después de la fecha de regreso y en Puerto Rico 10 días para ser entregadas. Informe de Viaje (Labor Realizada) COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS Nombre del solicitante Dirección postal Nombre del administrativo, extensión y correo electrónico. Número de Seguro Social (Si tiene número de suplidor creado en sistema, puede incluirlo) Número de cuenta con fondos disponibles Descripción del Viaje Evidencias COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS (C0NTINUACIÓN) Firmas y Fechas: Solicitante Director Decano Si el pago es a un suplidor, la factura debe tener certificación de ética firmada y registro de comerciante. En los pagos de millaje cada milla equivale a .50 centavos, debe incluir desglose de fechas y peajes. Las millas de pueblo a pueblo se calculan a través de la página de internet www.dtop.gov.pr Cuando se utilizan vehículos oficiales debe indicar número de vehículo. Cuando una persona solicita reembolso por un pago que realizó para alguna actividad en Puerto Rico deberá enviar el comprobante de desembolsos pasada la actividad. Los reembolsos no pueden exceder 90 días calendario. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA USO DE VEHÍCULO PRIVADO Nombre del Solicitante Puesto que ocupa Oficina donde presta servicios Núm. de Licencia de Conducir Núm. de Tablilla del Vehículo Modelo, Marca y Año del Vehículo Periodo por el cual se solicita autorización (Debe ser un año, ya sea natural o año fiscal) Explicar las razones para la necesidad del uso Firmas y Fechas: Solicitante, Director y Decano Copia de licencia del vehículo y licencia de conducir SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA USO DE VEHÍCULO Recinto de Río Piedras 1. Unidad Institucional 2. Dependencia 3. Dirección 4. Autorización Núm. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA USO DEL VEHÍCULO PRIVADO 5. Nombre del solicitante PARA USO DEL FUNCIONARIO O EMPLEADO SOLICITANTE 9. Número de Licencia del Vehículo 6. Puesto que ocupa 10. Marca 7. Oficina donde presta servicios 11. Modelo 8. Núm. Licencia de Conducir 12. Período por el Cual Solicita Esta Autorización 13. Explique la conveniencia o necesidad de utilizar el vehículo privado 14. 15. Firma del Solicitante Fecha 16. Aprobada Firma del Funcionario que recomienda Fecha PARA USO DEL FUNCIONARIO QUE APRUEBA 18. Denegada por las siguientes razones 19. 17. Período de Vigencia Firma Autorizada Fecha GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN Preguntas???