¿ESTÁ MI EMPRESA PREPARADA PARA LICITAR?.

¿ESTÁ MI EMPRESA PREPARADA PARA LICITAR?.

¿ESTÁ MI EMPRESA PREPARADA PARA LICITAR?. CONOZCA LAS
CINCO CLAVES PARA AFRONTAR CON ÉXITO UNA LICITACIÓN
PÚBLICA.
Modificaciones en los contratos del sector público como medida de
apoyo a las PYMES.
En un momento en el que los procedimientos para la selección de los
contratistas de la Administración Pública constituyen el único medio para
garantizar una compra pública eficiente de medicamentos y productos
Sanitarios, las empresas tienen que estar preparadas para afrontar una serie
de tareas que son comunes en la mayoría de las licitaciones, en los términos
del Real Decreto Legislativo 3/2011 de 14 de noviembre por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
No podemos olvidar que los plazos previstos para licitar son muy reducidos y
que las prisas de última hora pueden jugar una mala pasada a los potenciales
licitadores.
Si la empresa no está preparada, aumenta el riesgo de quedar excluida de la
licitación por un defecto de forma que, en definitiva, perjudicará al interés
público puesto que la Administración contratante tendrá menos ofertas entre las
que elegir la más ventajosa.
La nueva normativa Europea sobre contratación pública en proceso de
aprobación, incluye una apuesta clara por facilitar a las PYME el acceso a los
contratos públicos con medidas como la simplificación de la documentación
preparatoria de las plicas.
En cualquier caso, toda empresa que quiera contratar con la Administración,
tiene que estar preparada.
Conozcamos cinco claves para afrontar con éxito una licitación pública:
1.- Asegúrese de que dispone de la información de las licitaciones que se
publican.
Es fundamental disponer de información sobre las licitaciones, publicadas en
los boletines oficiales y en las plataformas de contratación. Hay que acceder a
ella a diario para no perder días de trabajo en la preparación de la oferta.
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2.- Prepare el “master file” de contratación de la empresa.
Hay que tener disponible la documentación que acredita la capacidad de
contratar, la solvencia económica, financiera, técnica y profesional y, en
general, toda aquella que con carácter general se requiere repetitivamente en
las licitaciones por exigencia del Texto Refundido de la Ley de Contratos del
Sector Público.
Mientras no se implanten en España las nuevas directrices europeas de
reducción de las cargas administrativas (pasaporte europeo), las empresas que
quieran optar entrar en el proceso de licitación, tienen que aportar una serie de
documentación original o en copia compulsada por autoridad administrativa o
notario público.
Veamos un ejemplo (sin perjuicio de que cada procedimiento es un “mundo” y
deben de leerse con detenimiento los requerimientos del pliego):
Capacidad Contratar

Copia legitimada ante Notario del certificado de inscripción de la
empresa en el Registro de Licitadores de la Comunidad Autónoma en la
que se quiera licitar junto con la declaración responsable acreditativa de
la vigencia de la documentación. En su defecto, escritura de constitución
y cualquier otra que suponga una modificación sustancial de sus
estatutos; escritura de apoderamiento; documento nacional de identidad
del apoderado; bastanteo de la escritura de poder realizado por los
servicios jurídicos de la Comunidad Autónoma.

Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar
con el sector público.

Certificado positivo de la Agencia Estatal Tributaria acreditativo de que la
empresa está al corriente de pago de sus obligaciones tributarias con la
Hacienda Estatal.

Certificado acreditativo de que la empresa está al corriente de pago de
sus obligaciones tributarias con la Comunidad Autónoma en la que se
licita.

Copia legitimada ante Notario del Alta de la empresa en el Impuesto de
Actividades Económicas.
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
Último recibo acreditativo de pago del Impuesto de Actividades
Económicas.

Declaración responsable acreditativa de que la empresa no se ha dado
de baja en la matrícula del Impuesto de Actividades Económicas.

Certificado positivo de situación de cotización a la Seguridad Social.
Solvencia Económico-Financiera

Informe de solvencia bancaria.

Justificante de la existencia de un seguro de responsabilidad civil.

Declaración responsable acreditativa de la cifra global de los negocios
de la empresa en el curso de los tres últimos años.
Solvencia técnica-profesional

Relación de los principales suministros realizados por la empresa en el
curso de los tres últimos años.

Certificados acreditativos de la buena ejecución de los suministros
realizados. Alguno del objeto del contrato.
Otros documentos

Declaración responsable acreditativa de que la empresa no pertenece a
ningún grupo empresarial.

Declaración responsable acreditativa del compromiso de la empresa de
guardar sigilo de la información a la que tenga acceso como
consecuencia de la ejecución del contrato.

Declaración responsable acreditativa de la certeza de los datos
aportados en el presente expediente de contratación.

Hoja resumen de datos del licitador a efectos de notificaciones.
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3.- Preparase para la licitación electrónica
La utilización de medios electrónicos (correo electrónico, firmas electrónicas,
etc.) en las compras públicas es el objetivo principal de la Unión Europea,
quien ha fijado el 2016 como fecha límite para la implantación de la compra
pública electrónica total en todos los procedimientos de selección de los
proveedores de la Administración.
En nuestro país encontramos ya algunas licitaciones que se llevan a cabo de
forma totalmente electrónica, por lo que las empresas que quieran optar a
convertirse en licitadoras deben prepararse para este nuevo reto. Las firmas
electrónicas, el conocimiento de las plataformas electrónicas (Por ejemplo,
Vortal Health, Pixelware), acceso sin restricciones a Internet, digitalización de la
documentación, etc son algunos de los primeros pasos que deben darse para
acceder a la licitación electrónica.
4.- Definir una oferta económica y técnica competitiva de acuerdo con las
especificaciones de los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de
prescripciones técnicas por las que se rige la convocatoria.
La Adjudicación depende de muchos componentes:

Conocer adecuadamente las necesidades del organismo convocante
mediante una lectura profunda de los pliegos de cláusulas
administrativas particulares y de prescripciones técnicas por los que se
rige la convocatoria.

Formalizar una oferta económica competitiva acorde con el presupuesto
máximo de licitación.

Formalizar una oferta técnica que se ajuste a las prescripciones técnicas
y a los criterios de valoración recogidos en la convocatoria fijándose en
la ponderación establecida para cada uno de ellos.
5.- Y tras la adjudicación:

Si la empresa resulta adjudicataria, hay que cumplir las obligaciones
asumidas con la formalización del contrato.
Todo aquello que se haya ofertado debe cumplirse una vez formalizado
el contrato. En otro caso, se podrán imponer una serie de penalizaciones
económicas, pudiendo la Administración proceder a la resolución del
contrato.
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Y este hecho, puede dar lugar a una sanción consistente en la
imposición de una prohibición de contratar con el sector público.

Si la empresa no resulta adjudicataria, puede ejercerse el derecho al
recurso cuando el órgano de contratación haya incumplido los principios
esenciales que deben regir los procedimientos de selección de los
contratistas del sector público (publicidad, transparencia, igualdad, libre
concurrencia).
El recurso especial en materia de contratación administrativa constituye
la principal herramienta para la defensa de los derechos del licitador no
adjudicatario, en aquellos casos en los que el órgano de contratación
haya incumplido las normas del procedimiento.
EN CONCLUSIÓN: Según datos del Ministerio de Industria, los
potenciales compradores públicos sujetos al régimen de contratación
recogido en el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector
Público son más de 10.000. Recordemos que en el momento actual
conviven 17 ministerios, 17 Comunidades Autónomas con sus
correspondientes consejerías, 2 ciudades autónomas (Ceuta y Melilla),
41 diputaciones provinciales, 10 cabildos y consejos insulares, más de
8.100 municipios y casi 1.900 entes dependientes de las Comunidades
Autónomas.
Las empresas deben por tanto estar preparadas para realizar ofertas
competitivas garantizando la satisfacción del interés público y la
selección de las ofertas económicamente más ventajosas.
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Tesera de Hospitalidad, una consultora independiente, con sede en Madrid,
pionera en ofrecer asesoramiento legal, auditorías de procesos, formación y
servicios de colaboración a los departamentos de licitaciones de los
proveedores de los órganos de la Administración Pública.
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